PERAN MENTOR & COACH PADA PROYEK PERUBAHAN DIKLATPIM IV
PENJELASAN PEMBELAJARAN PEMBAHARUAN PROYEK PERUBAHAN
PEMBELAJARAN PEMBAHARUAN SISTEM DIKLAT
PRODUK
INPUT
PROSES OUTPUT
SISTEM DIKLAT POLA BARU
OUT COME
Masih adanya kelemahan dalam koordinasi, kolaborasi dan sinergi antara instansi
Masih adanya kelemahan dalam menuangkan visi Masih adanya kelemahan dalam kapasitas memimpin implementasi kebijakan strategis
KOMPETENSI
LATAR BELAKANG
DIKLAT KEPEMIMPINAN POLA BARU kepemimpinan merancang, menetapkan arah kebijakan kepemimpinan untuk memimpin implementasi arah kebijakan
DIKLATPIM POLA BARU
TUJUAN • Diklatpim tingkat IV membentuk kompetensi kepemimpinan operasional pada pejabat struktural eselon IV yang akan berperan dan melaksanakan tugas dan fungsi kepemerintahan di instansinya masing-masing.
TAHAP PENYELENGGARAAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
PEMIMPIN PERUBAHAN
5 Hari 60 Hari 17 Hari 5 Hari
13 Hari Tahap I: Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi
Tahap II: Breakthrough I: Taking Ownership
Tahap III Merancang Perubahan dan Membangun Tim
Tahap IV Breakthrough II: Leadership Laboratory
Tahap V: Evaluasi
AGENDA PEMBELAJARAN KONFIRMASI KEBUTUHAN PERUBAHAN
DIAGNOSA KEBUTUHAN PERUBAHAN
IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
RANCANGAN PROYEK PERUBHAN On Campus
BUKTI IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
PESERTA DENGAN KOMPETENSI
P E S E R T A
Off Campus
KETERKAITAN AGENDA PEMBELAJARAN PROYEK PERUBAHAN PESERTA DIKLAPIM IV
Penguasaan Diri
Diognosa Organisasi Inovasi
Proyek Perubahan
Tim Effektif PEMIMPIN PERUBAHAN
MENGAPA PERLU PROYEK PERUBAHAN?
PESERTA MAMPU MENERAPKAN KOMPETENSI YANG TELAH DIMILIKI
PROYEK PERUBAHAN merupakan INTI dari Diklat Kepemimpinan Pola Baru karena merupakan WAHANA bagi peserta untuk membuktikan kemampuan penerapan kompetensi kepemimpinan yang telah dimiliki (sertifikasi didasarkan pada keberhasilan proyek perubahan)
DEFINISI PROYEK PERUBAHAN salah satu kegiatan pembelajaran pada Diklat Kepemimpinan pola baru untuk mewujudkan dan menerapkan kompetensi Kepemimpinan yang telah dimiliki sesuai tingkat eseloneringnya kegiatan pembelajaran dimana sebagian besar waktunya non klasikal untuk melakukan terobosan /inovasi dilingkungan instansinya guna meningkatkan kinerja organisasi
DEFINISI PROYEK PERUBAHAN wahana untuk menerapkan kompetensi yang telah didapat dari baik pembekalan diklatpim maupun diklat teknis
tugas perorangan merupakan perubahan atau terobosan kebijakan instansi dalam rangka peningkatan kinerja organisasi
wahana untuk menerapkan kompetensi yang telah didapat dari baik pembekalan diklatpim maupun diklat teknis
PERAN DAN TUGAS MENTOR
PESERTA
COACH
STAKE HOLDER
Peserta
PERAN DAN TUGAS • Mempersiapkan bahan diperlukan dengan baik sebelum bertemu mentor dan coach. MENTOR • Berprakasa secara aktif dengan mentor dan coach serta COACH mengikuti arahan dan masukan mereka. STAKE HOLDER • Menggalang kerja sama dan kesepakatan dengan stakeholder. • Membuat laporan kegiatan Taking Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan.
MENTOR
PERAN DAN TUGAS
PESERTA COACH STAKE HOLDER
• Pembimbing dan pengawas serta berperan sebagai inspirator. • Memberikan dukungan penuh dalam merancang proyek perubahan. • Membantu memetakan agenda proyek. • Menjelaskan kontrak penyelesaian tugas dan memfasilitasi dalam menyelesaikan masalah.
COACH
PERAN DAN TUGAS
PESERTA MENTOR STAKE HOLDER
• Melakukan diskusi dan memberikan masukan dalam menyusun rancangan proyek perubahan. • Memonitor kegiatan peserta selama tahap taking ownership dan tahap laboratorium kepemimpinan. • Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan sebatas kewenangan coach. • Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap taking ownership dan tahap laboratorium kepemimpinan.
DESAIN DAN PRODUK PEMBELAJARAN DIKLATPIM
ON-CAMPUS
OFF-CAMPUS Breakthrough I Taking Ownership jmlh hari
Gagasan Projek Perubahan konfirm
Breakthrough II Lab Kepemimpinan jmlh hari
Laporan Hasil Pelaksanaan sebagai bahan seminar
Proyek perubahan
16
PROSES PENULISAN PROYEK PERUBAHAN
• Setelah mendapatkan penjelasan proyek perubahan ,melakukan diagnosa situasi problematik pada tugas organisasi. • Berfikir sistem untuk mencari gagasan alternatif terapi termasuk kejelasan tujuan dan manfaat. • Membuka wawasan dengan benchmarking • Memilih mentor dan konsultasi gagasan penulisan. • Memilih judul membuat desain awal proyek (proposal) • Diskusi dengan coach tentang proposal proyek perubahan.
PROSES PENULISAN PROYEK PERUBAHAN • PERBAIKAN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN DAN PERSETUJUAN MENTOR • PRESENTASI PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN PADA PRA SEMINAR DIDEPAN NARASUMBER,MENTOR DAN COACH • PENULISAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN DENGAN BIMBINGAN COACH DAN MENTOR. • IDENTIFIKASI STAKEHOLDER DAN PEMBENTUKAN TIMWORK • SETELAH MENDAPATKAN PEMBEKALAN IMPLEMENTASI PROYEK ,MEMIMPIN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN PADA TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN. • PRESENTASI PADA SEMINAR PROYEK PERUBAHAN.
PROSES PENULISAN PROYEK PERUBAHAN
GAGASAN AWAL
• Diagnose masalah & alternatif Terapi. • Desain awal Projek.(Penulisan Proposal) • Pilih Konselor & identifikasi . • Identifikasi Stakeholder (calon Timwork)
PENJELASAN PENYUSUNAN PROYEK PERUBAHAN
• Projek Perubahan Instan sional terpilih (feasibel & implemen table, scope dan content jelas) PENULISAN rancangan Proyek Perubahan Instansi
Pelaksanaan projek Perubahan Instansi dan Konsultasi
PRESENTASI • Atasan/konselor • Stakeholder • Coach
SEMINAR Proyek Perubahan Instansi
Perbaikan dan Evaluasi
DIAGNOSE MASALAH & SOLUSI
KINERJA
GAP STANDAR KINERJA
MASALAH
BUKTI MASALAH
SOLUSI
AREA PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL BIDANG ORGANISASI
Perombakan Struktur Organisasi, Rightsizing,Downsizing, Budaya Kerja
BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA
Carrier Path, Remunerasi, Rewards and Punishment, Placement dll
BIDANG TATALAKSANA & TATA KERJA
Tata Persuratan, Pengadaaan Barang dan Jasa, monitoring, kearsipan, pelaporan, penganggaran dll
BIDANG PROGRAM
Peningkatan Efisiensi dan efektifitas Program dan Kegiatan
RUANG LINGKUP KEGIATAN PROYEK PERUBAHAN
MENDIAGNOSA SITUASI PROBLEMATIK TUGAS ORGANISASI APA TANTANGAN YANG MEMERLUKAN PENYESUAIAN ATAU PERUBAHAN
APA YANG DIINGINKAN UNTUK MELAKUKAN PERUBAHAN APA PERMASALAHAN YANG TERJADI UNTUK MEMENUHI GAP ANTARA YANG DIINGINKAN DENGAN KONDISI EXISTING ORGANISASI
APA SAJA PILIHAN TEROBOSAN / INOVASINYA PILIH JUDUL PROYEK PERUBAHAN YANG DAPAT MENCERMINKAN TUJUAN DAN RUANG LINGKUP PROJEK PERUBAHAN BAGAIMANA PETA STAKEHOLDER TERKAIT BAGAIMANA STRATEGI PELAKSANAANNYA
SIAPA SAJA TIM KERJANYA DAN BAGAIMANA MEKANISME KERJANYA APA SAJA KIRA-KIRA KENDALA PELAKSANAANNYA
RENCANA KERJA PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
MEKANISME KERJA Perkenalan dengan Coach dan menyusun DESAIN AWAL RENCANA KERJA BERSAMA Melakukan DIAGNOSE organisasi untuk menemukan PERMASALAHAN yang memerlukan perubahan Memilih MENTOR yang cocok dan meminta ADVISE untuk memilih alternatip TEROBOSAN / INOVASI yang FEASIBEL dan IMPLEMENTABEL dengan waktu yang tersedia
Membuat PROPOSAL PROYEK dengan bimbingan petugas Coach dan advise dan persetujuan Mentor Mengidentifikasi dan MEMETAKAN pengaruh STAKEHOLDER terkait Presentasi Proposal Proyek kepada Nara sumber,coach dan mentor pada saat praseminar untuk mendapatkan masukan
Setelah ada masukan, Disusun RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN yang mencakup : Rencana Aksi dan Rencana Kerja Bersama Stakeholder Rencana Biaya. Pembentukan Timwork ,Organisasi Pelaksanaan dan Pembagian Tugas . Identifikasi Kendala dan Strategi Penanganan Kendala. Identifikasi Faktor-faktor Keberhasilan. Sistim Monitoring dan Pelaporan Memimpin Pelaksanaan Proyek Perubahan selama tahap Laboratorium dengan Menyusun JADWAL Pertemuan dengan Coach, Mentor dan Stake Holder dalam memimpin pelaksanaan Proyek terutama menghadapi kendala yang ada Presentasi hasil Pengalaman memimpin proyek perubahan pada Seminar Laboratorium Kepemimpinan
TIPS
• TIM KERJA harus SOLID sehingga perlu dikondisikan:
1. Punya KOMITMENT yang kuat. 2. Kejelasan WEWENANG dan TANGGUNG JAWAB. 3. Terdapat KOMUNIKASI yang BAIK. 4. Tersedia PRASARANA dan SARANA yang BAIK. 5. Terdapat DUKUNGAN dari masing masing ORGANISASI para STAKEHOLDER. 6. Semua aktifitas TERDOKUMENTASI dengan baik.
KEGIATAN PROYEK PERUBAHAN
Menyajikan hasil
Melaksanakan Merancang Mengkomunikasi
Diagnose
FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
JUDUL LATAR BELAKANG PERMASALAHAN
PERUBAHAN YANG INGIN DIWUJUDKAN STAKE HOLDER RENCANA AKSI PENUTUP
JUDUL
mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan
LATAR BELAKANG
PERMASA LAHAN
Menjelaskan isu dan inti permasalahan yang ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi
Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal. Masalah inti yang menjadi perhatian utama. Analisis Kondisi eksisting dan Benchmarking
PERUBAHAN YANG INGIN DIWUJUDKAN
STAKE HOLDER
Menjelaskan out come dan output dari Perubahan yang diinginkan. Menjelaskan Area,Isi dan Lingkup Proyek Perubahan. Menjelaskan keuntungan dan kerugian. Menjelaskan Kendala yang akan terjadi. Menjelaskan Strategi Pelaksanaan Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder. Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder. Memetakan FREQWENSI hubungan kerja Stakeholder
RENCANA AKSI
• Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan • Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan. • Menjelaskan Faktor-Faktor Keberhasilan • Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya. • Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM PELAPORAN
PENUTUP
PENUTUP
terimakasih
