PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM SIMARDI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM “SIMARDI” DI KANTOR ARSIP DAN  PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan  Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) dalam Bidang  Manajemen Administrasi

Oleh : Hidayat Jati Sugandha D.1506024

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2009

PERSETUJUAN

PENGURUSAN SURAT DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM SIMARDI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH  KOTA SURAKARTA

Disusun Oleh : Hidayat Jati Sugandha D 1506024

Disetujui untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji  Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing, 

Dra. Suprapti NIP 130543172

PENGESAHAN

PENGURUSAN SURAT DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM SIMARDI DI KANTOR ARSIP  DAN PERPUSTAKAAN DAERAH  KOTA SURAKARTA

Disusun Oleh : Hidayat Jati Sugandha D 1506024 Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Tim Penguji 1.

Pada Hari

: Selasa

Tanggal

: 7 Juli 2009

Nama

Penguji 1

Tanda tangan

Drs. Suharsono, MS

                              

NIP. 130 794 467 2.

Penguji 2

Dra. Suprapti

                              

NIP. 130 543 172                                                   Mengetahui,            Dekan, 

Drs. Supriyadi SN, SU NIP. 19530128 198103 1 001

             Ketua Program

 Drs. Sakur, MS. NIP. 19490205 198012 1 001

MOTTO

JALANI HIDUP DENGAN SENYUM JADILAH DIRIMU SENDIRI JANGAN MUDAH PUTUS ASA GUNAKAN WAKTU SEBAIK MUNGKIN

Persembahan :

 Untuk  Untuk  Untuk  Untuk

Allah SWT keluargaku yang selalu mendukungku teman-teman yang selalu menemani kekasihku

PERNYATAAN

Nama : Hidayat Jati Sugandha NIM

: D 1506024

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ PENGURUSAN SURAT DENGAN  MENGGUNAKAN   SISTEM   SIMARDI   DI   KANTOR   ARSIP   DAN   PERPUSTAKAAN   DAERAH  KOTA SURAKARTA” adalah betul­betul karya sendiri. Hal­hal yang bukan karya saya dalam tugas  akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi  akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,  29 Juni 2009 Yang membuat pernyataan, 

Hidayat Jati Sugandha

KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat dan  hidayahnya sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik. Sholawat dan salam senantiasa 

tercurah kepada Nabi Muhammad SAW beserta keluarganya dan sahabat­sahabatnya. Tugas   akhir   ini   merupakan   salah   satu   syarat   untuk   memenuhi   sebagian   persyaratan   dalam  memperoleh sebutan vokation Ahli Madya (A. Md.) dalam bidang Manajemen Administrasi, Fakultas  Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Adapun judul dari tugas akhir ini  adalah  ”Pengurusan   Surat   Dengan   Menggunakan   Sistem   Simardi   Di   Kantor   Arsip   Dan  Perpustakaan Daerah Kota Surakarta”. Terselesaikannya Tugas Akhir ini tidak lepas dari dukungan, bimbingan dan bantuan dari banyak  pihak. Oleh sebab itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Ibu Dra. Suprapti, selaku pembimbing yang berkenan meluangkan waktu untuk membimbing dan  mengarahkan dalam penyusunan tugas akhir ini. 2. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas  Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak  Drs. H. Sakur, MS selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi,  Fakultas  Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Drs. Ali, M. Si selaku Sekretaris  Program Diploma III Manajemen Administrasi,  Fakultas  Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Bapak Dwi Moeljadi, SH selaku pimpinan Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta  dan Bapak M. Yuhri selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip, yang telah memberikan izin untuk  mengadakan pengamatan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. 6. Bapak Sri Wahyudi selaku     pembimbing di lapangan, beribu­ribu terima kasih penulis haturkan  atas kesediaannya untuk memberikan pengarahan dan bimbingan dalam penyusunan tugas akhir ini. 7. Semua karyawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. 8. Teman­teman yang memberi dorongan dan semangat baik dalam suka dan duka. 9. Semua   pihak   yang   tidak   dapat   disebutkan   satu   persatu   yang   turut   membantu   dalam   proses  penyusunan Tugas Akhir sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini sangat sederhana dan masih banyak kekurangan. Akan  tetapi, dengan adanya kekurangan ini semoga tidak mengurangi baik arti maupun manfaatnya terutama  bagi para pembaca.

Surakarta, 29 Juni 2009

Hidayat Jati Sugandha

ABSTRACT        Hidayat jati Sugandha, D. 1506024, LETTER MANAGEMENT BY USE OF SISTEM SIMARDI  AT OFFICE ARCHIVES AND CITY REGION LIBRARY SURAKARTA, Final Task reporting,  Studi's program Administration Management, Program diploma III, Social Science and Politics  faculty, Sebelas Maret  University, 2006, 43 pages.    Correspondence constitutes one of white­collar type or about job administration which often be  done by swasta's government and also body body and along with era developing, administration system  performance so effected with science and technology developing therefore writer take title “ Letter  Management With Sistim Simardi at Office archives and City Region library Surakarta ” by intent for  meeting a portion stipubting deeping to get Vokation's mention An Old Hand At Madya( A. Md. ) in  Administration Management Area and knows letter management procedure with Simardi. Base that  reason,   therefore  writer   make   problem   formula:   How   is   letter   handle   by  use   of  Simardi  at   Office  Archives   And   City   Region   library   Surakarta   and   What   interference   that   is   faced   in   apply   that  kearsipan's application at Office Archives and Surakarta's Region library?  In do writer watch utilize descriptive watch type where watch did by figures or depict observing  object situation present moment base aught fact to solve a period. In this watch available 2 data source  which is primary data sources via interview and observation gets role and, and secondary data source  via supportive books in observing. 

Incoming letter management procedure cover letter acceptance, pengentrian is letter in Simardi,  forwarding therewith sheet letter disposition to chairman of to be filled and presented at by processor  unit accords to fill lead disposition, laid up letter did by file orderer at filling cabinet by use of storage  system bases subjek / problem.  Outward letter handle procedure cover letter concept that made by pengonsep is given goes to  Administration for rectified. Letter concept already been corrected given unto by lead to be given initial  then is backed to Administration to be done pengentrian at Simardi then is distributed appropriate  destination address which tertera in letter.  In Simardi's application implement there are some interference as: it needs past master, medium  and prasarana and its reducing budget lents fund. That thing gets to be settled by arranged its technical  guidance about Simardi, medium buy and prasarana applicabling to runs Simardi and be allocated  special budget for software preserve or hardware which is utilized to run Simardi. 

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL                                                                                                              i PERSETUJUAN                                                                                                                     ii PENGESAHAN                                                                                                                      iii MOTTO                                                                                                                                     iv PERSEMBAHAN                                                                                                                  v KATA PENGANTAR                                                                                                         vi ABSTRAK                                                                                                                                 ix    DAFTAR ISI                                                                                                                             xi DAFTAR GAMBAR                                                                                                            xiii DAFTAR BAGAN                                                                                                                  xiv BAB I

PENDAHULUAN                                                                                    1 A. Latar belakang masalah                                                                         1 B. Perumusan masalah                                                                   4 C. Tujuan pengamatan                                                                    4

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA                                                                         5 A. TINJAUAN PUSTAKA                                                                         5

1.

Pengertian surat                                                                   5

2.

Pengertian surat menyurat                                                            5

3.

Tujuan dan fungsi surat                                                    6

4.

Jenis surat                                                                            6

5.

Bagian­bagian surat                                                                         8

6.

Penanganan surat                                                               10

7.

Prosedur penanganan surat                                                           12

B. METODE PENGAMATAN                                                  13

BAB III

1.

Lokasi pengamatan                                                                          13

2.

Jenis pengamatan                                                               13

3.

Sumber data                                                                                        14

DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI                                             15 A. Gambaran Lembaga                                                                 15 B. Sejarah Instansi                                                                                         15 C. Struktur Organisasi                                                                    17 D. Visi Dan Misi                                                                             22 E. Tujuan Dan Sasaran                                                                   23

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN                       24 A. Prosedur penanganan surat                                                     24 B. Cara penanganan surat dengan Simardi                                          28 C. Hambatan yang dihadapi                                                                       41

BAB V

PENUTUP                                                                                                   42 A. Kesimpulan                                                                                          42 B. Saran                                                                                                       43

DAFTAR PUSTAKA                                                                                                          44 DOKUMENTASI                                                                                                                   45 DAFTAR RALAT                                                                                                                  46 LAMPIRAN­LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar

            Halaman

3. Pengentrian tanggal terima surat                                                                       29  4. Pengentrian nomor urut surat                                                                            30 5. Pengentrian nomor surat                                                                                       31 6. Pengentrian nama berkas                                                                                      33 7. Pengisian isi informasi surat                                                                              34 8. Pengisian tempat berkas                                                                                       35 9. Pengisian kolom tingkat perkembangan                                                        36 10. Pengisian tanggal diteruskan                                                                              37 11. Pengisian unit pengolah                                                                                       38 12. Pengentrian surat keluar                                                                                       39 13. Lembar disposisi surat keluar                                                                           40

DAFTAR BAGAN

Bagan

Halaman

1. Prosedur surat masuk menurut Sutarto                                                            12 2. Prosedur surat keluar menurut Sutarto                                                            13 3. Struktur organisasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan  Daerah Kota Surakarta                                                                                18 4. Prosedur surat masuk menurut Bp. Sri Wahyudi, S. Sos.                                 26 5. Prosedur surat keluar menurut Bp. Sri Wahyudi, S. Sos.                                 28

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah       Istilah surat dapat diartikan sebagai alat komunikasi tertulis yang berasal  dari pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk penyampaian warta. Surat  setelah dipakai maka surat disimpan sebagai arsip. Ada juga istilah lain yang  sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records  adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam  bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk  disimpan   sebagai   bahan   pembuktian   atau   pertangunggjawaban   atas   suatu  peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti  surat, tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu setiap  lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.          Surat   menyurat     merupakan   salah   satu   jenis   pekerjaan   kantor   atau  pekerjaan tata usaha yang rutin dilakukan oleh badan pemerintah maupun  badan   swasta.   Kegiatan   surat   menyurat   dilakukan   dari   penciptaan   atau  penerimaan   surat   sampai   dengan   tahap   penyimpanan   surat.   Kegiatan   yang  berhubungan   dengan   penyimpanan   surat­surat   dan   dokumen   inilah   yang  selanjutnya   disebut   kearsipan.   Kearsipan   memegang   peranan   penting   bagi  kelancaran   jalannya   organisasi,   yaitu   sebagai   sumber   dan   pusat   rekaman  informasi bagi suatu organisasi.                         Dewasa ini kinerja sistem administrasi perkantoran sangat terpengaruh  dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam hal ini berkaitan  dengan   terciptanya   dokumen   maupun   surat.   Teknologi   informasi   sangat  berpengaruh   dalam   menciptakan   dan   mengerjakan   dokumen   atau   surat.  Aplikasi   kearsipan   ”SiMARDi­Offline”   yang   merupakan   kepanjangan   dari  Sistim   Informasi   Manajemen   Arsip   Dinamis   adalah   merupakan   hasil   dari 

1

sebuah pemikiran sebagai upaya untuk membendung masalah klasik tentang pengelolaan kearsipan  mulai dari unit pengolah sampai dengan Lembaga Kearsipan Daerah.  Ketidakseimbangannya   volume   arsip   yang   sangat   besar   dengan   minimnya   penyediaan   tenaga  pengolah di pusat arsip yang ada di satuan kerja maupun di lembaga kearsipan menjadikan dilema  yang tak kunjung selesai. Pada umumnya arsip­arsip yang terdapat di Satuan Kerja tidak mampu  dilakukan   pengolahan   yang   memenuhi   standar   (akurat,   sistimatis   dan   tepat   waktu),   yang  menyebabkan arsip­arsip lambat laun menjadi terbengkalai dan pada akhirnya menjadi barang kumuh  yang teresidu di sudut­sudut ruang kerja. Kemudahan tersebut memberikan dampak akan banyaknya  arsip   yang   tercipta   sehingga   hal   tersebut   memerlukan   perhatian   khusus   bagi   lembaga   kearsipan  daerah. Sehubungan dengan perkembangan jaman dan era globalisasi serta kemajuan teknologi dan  informasi yang semakin mempunyai peran penting maka pola kinerja manajemen kearsipan harus  secepatnya   menerapkan   sistem   manajemen   yang   berorientasikan   pada   teknologi   informasi.   Surat  memerlukan pengendalian dan pengelolaan khusus oleh tenaga ahli yang berkompeten dalam bidang  surat­menyurat   agar   surat­surat   yang   tercipta   dapat   terselamatkan     dan     dapat   dipertanggung  jawabkan.   Permasalahan   yang   masih   sering   dijumpai   dalam   manajemen   kearsipan   yaitu   dalam  penyediaan   sarana   dan   prasarana.   Faktor­faktor   yang   mempengaruhi   dalam   penanganan   cepatnya  penciptaan arsip dan dokumen termasuk di dalamnya surat masuk dan surat keluar yaitu keterbatasan  SDM   dalam   hal   ini   terbatas   dalam   jumlah   serta   penguasaan   ilmu   yang   relevan   dalam   bidang  kearsipan. Selain itu juga kurangnya kebijakan pimpinan terhadap manajemen kearsipan. Sehubungan  dengan   derasnya   penciptaan   surat   maka   penanganan/pengolahan   surat   dibagi   menjadi   2   bagian  pengolahan yaitu : F.

Surat   yang   telah   tercipta   dalam   rentang   waktu   lalu   maka   penanganannya   harus  secara semi otomasi, sehingga surat tersebut akan tertata rapi apabila dilakukan pengolahan  secara manual.

G.

Arsip­arsip yang akan lahir melalui penciptaan surat masuk dan keluar di seluruh  SKPD akan dilaksanakan melalui aplikasi kearsipan yaitu “Simardi­Offline”, hal itu bertujuan  agar  lalu lintas  surat masuk dan  keluar pendeskripsiannya untuk menciptakan kartu  kendali  surat dapat terekam melalui pengentrian data surat masuk dan keluar.

      Dengan dilakukannya otomasi penanganan surat maka konsentrasi Lembaga Kearsipan Daerah  untuk membenahi banyaknya arsip yang telah tercipta dapat dilaksanakan dengan lebih fokus dan  terarah, sementara itu surat yang akan lahir sudah mengalami proses penataan dan pemilahan surat, 

permanen, musnah dan dinilai kembali secara otomatis melalui aplikasi kearsipan. Pengurusan surat  masuk   dan   surat   keluar   di   Kantor   Arsip   dan   Perpustakaan   Daerah   Kota   Surakarta   telah  menggunakan   suatu   aplikasi   yang   bernama   “Simardi”   (Sistem  Informasi  Manajemen  Arsip  Dinamis). Aplikasi tersebut merupakan aplikasi kearsipan untuk menampung perekaman data lalu  lintas surat masuk dan surat keluar di seluruh SKPD yang belum siap menyediakan sistem jaringan.  Aplikasi ini di instal oleh petugas pengendali surat agar merekam data surat masuk dan keluar serta  memiliki kemampuan untuk mengolah arsip (Manufer, Penataan dan Penerbitan DPA Permanen,  Musnah dan Dinilai Kembali). Setelah mengentri data di “Simardi” maka dilakukan penyimpanan  arsip   dalam   hal   ini   surat.   Surat     yang   disimpan   merupakan   surat   yang   mempunyai   nilai   atau  kegunaan tertentu maka perlu diperhatikan bagaimana prosedur dan bagaimana cara penyimpanan  yang  baik,  cepat dan tepat sehingga mudah ditemukan kembali bila sewaktu diperlukan.  Untuk  menyelenggarakan penyimpanan surat yang aman, awet, efisien dan luwes perlu ditetapkan asas  penyimpanan yang disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan kantor.           Pelaksanaan otomasi kearsipan dilaksanakan bertujuan untuk efisiensi biaya yaitu diupayakan  penerapan aplikasi kearsipan tidak harus menuntut penambahan pembaharuan perangkat keras bagi  Satuan   Kerja   Perangkat   Daerah   (SKPD),   namun   sedapat   mungkin   dapat   dilakukan   dengan  perangkat keras yang telah tersedia. Untuk lebih tepat sasaran dan sistematis dalam pelaksanaannya  maka software yang akan dikembangkan menyediakan/menyesuaikan kondisi di lapangan. Maka  pengembangannya akan diupayakan untuk membangun : C.

Simardi­Offline

D.

Simardi­OnLine

E.

Simardi­Web Base

F.

Simardi­Public Service

G.

Simardi­Administrator Jaringan

H.

Simardi­MPD

B. Perumusan masalah          Semua instansi baik swasta maupun pemerintah tidak lepas dari kegiatan kearsipan yang di  dalamnya terdapat beberapa macam kegiatan. Kegiatan kearsipan pasti dilakukan di setiap instansi  baik   pemerintah   maupun   swasta   biasanya   berawal   dari   surat   masuk   dan   surat   keluar.   Maka  berdasarkan latar belakang yang dikemukakan penulis di atas, permasalahan dalam pengamatan ini 

dapat dirumuskan sebagai berikut : 14. Bagaimana penanganan surat masuk dan keluar dengan dengan menggunakan Simardi di Kantor  Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. 15. Apa hambatan yang dihadapi dalam menerapkan aplikasi kearsipan tersebut di Kantor Arsip  dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. C. Tujuan Pengamatan Tujuan dari pengamatan yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut : 1. Tujuan objektif: D. Untuk mengetahui cara pengurusan surat dengan menggunakan “Simardi­Offline” di Kantor  Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. E. Untuk   mengetahui   prosedur   penanganan   surat   masuk   dan   keluar   di   Kantor   Arsip   dan  Perpustakaan Daerah Kota  Surakarta  2. Tujuan subjektif Sebagai   salah   satu   syarat   untuk   memperoleh   sebutan   Ahli   Madya   (A.   Md.)   pada   Program  Diploma   III   Manajemen   Administrasi,   Fakultas   Ilmu   Sosial   dan   Ilmu   Politik,   Universitas  Sebelas Maret Surakarta.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA  DAN  METODE PENGAMATAN

A. Tinjauan Pustaka           Administrasi   dapat   diartikan   sebagai   suatu   rangkaian   tindakan  penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk  mencapai   tujuan   tertentu.   Sedangkan   administrasi   menurut   Soewarno  Handayaningrat (1986:2) adalah  kegiatan yang meliputi catat mencatat, surat  menyurat,  pembukuan  ringan, ketik  mengetik,  agenda dan  sebagainya yang  bersifat   teknis   ketata   usahaan   (   Clerical   Work   ).   Maka   Tata   Usaha   adalah  bagian kecil dari administrasi yang akan dibahas. H.

Pengertian Surat                Surat merupakan sarana berkomunikasi untuk menyampaikan suatu  maksud   secara   tertulis   ke   pihak   lain   atau   alat   penyampaian   pesan   dari  pengirim kepada penerima yang berwujud tulisan pada kertas atau lainnya. Menurut I. G. Wursanto ( 1994 : 11 ) Surat adalah suatu alat penyampaian  informasi   atau   keterangan­keterangan   (keputusan,   pernyataan,  pemberitahuan, permintaan dan sebagainya) secara terulis dari satu pihak  ke pihak lain. Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat mempunyai bebrapa  fungsi yaitu sebgai : •

Perwakilan pengirim/penulis

•

Pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut

•

Bahan bukti

•

Alat untuk memperpendek jarak

2.   Pengertian Surat Menyurat Surat  menyurat   dapat  dikatakan  sebagai  hubungan  timbal   balik   antara  dua   belah  pihak   yang   berkomunikasi   secara   tertulis   atau   melalui   surat   dapat   disebut   sebagai  korespondensi.   Menurut The Liang Gie (1986 : 63 ) Korespondensi adalah hubungan antara  suatu pihak dengan pihak lain yang dilakukan dengan perantaraan surat­surat. 5 3.  Tujuan dan Fungsi Surat Tujuan penulisan surat yaitu untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain baik atas  nama pribadi maupun yang lain, pesan tersebut dapat   berupa : pemberitahuan, permintaan,  pertanyaan,   jawaban,   dll.   Menurut   Basir   Barthos   (1990:36)   Fungsi   surat   yang   utama   yaitu  sebagai alat penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima yang berwujud tulisan pada  kertas atau lainnya. Surat juga mempunyai fungsi lain selain fungsi utama yaitu seperti :  a. Wakil dari pengirim/penulis b. Bahan pembukti c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut d. Alat pengukur kegiatan organisasi e. Sarana memperpendek jarak 4.   Jenis Surat Menurut A.W. Widjaja (1993:27) macam­macam surat dikelompokkan berdasarkan  11 macam ukuran yaitu :  10. Menurut tujuan surat k.

Surat pemberitahuan

l.

Surat perintah

m.

Surat permohonan

n.

Surat laporan

o.

Surat susulan

p.

Surat peringatan/teguran

q.

Surat panggilan 

r.

Surat keputusan 

s.

Surat kuasa

t.

Surat pengantar 

u.

Surat pesanan

22. Menurut sifat dan isinya w.

Surat dinas

x.

Surat pribadi

y.

Surat dagang

26. Menurut bentuknya aa.

Surat biasa

bb.

Surat telegram 

cc.

Suat wesel

dd.

Memo dan nota

ee.

Surat pengantar

32. Menurut prosedur gg.

Surat masuk

hh.

Surat keluar

35. Menurut jangkauannya jj.

Surat intern

kk.

Surat ekstern

38. Menurut nilai isi surat mm.

Surat rutin

nn.

Surat non rutin

D.

Menurut jumlah penerima surat  e.

Surat biasa

f.

Surat edaran

g.

Surat pengumuman

H.

Menurut urgensi penyelesaiannya i.

Sangat segera/kilat

j.

Segera

k.

biasa

L.

Menurut kegunaannya m.

Konsep

n.

Asli

o.

Petikan

p.

Turunan/salinan

q.

lampiran

R.

Menurut keamanan isinya s.

Sangat rahasia 

t.

Rahasia

u.

Biasa 

V.

Menurut pengirimannya w.

Dibawa sendiri

x.

Dengan kurir

y.

Dengan pos/telegraf

z.

Pos antar departemen

5.  Bagian­Bagian Surat      Menurut Drs. A.W. Wdjaja (1993 : 18), bagian surat adalah merupakan kelompok­kelompok  pada sebuah surat, segingga susunan surat jelas baik sesuai dengan peraturan surat menyurat  resmi  Bagian­bagian surat yang lengkap terdiri dari : 6. Kepala  surat/kop surat Kepala surat berfungsi untuk mencerminkan bahwa surat tersebut adalah resmi/dinas yang  kegunaannya   untuk   memudahkan   mengetahui   nama   dan   alamat   kantor/perusahaan   juga  keterangan yang lainnya. 7. Tanggal, bulan dan tahun surat Pada surat dinas penulisan nama kota tidak perlu dicantumkan karena sudah ada pada kop  surat, sedangkan pada surat yang tidak berkop/pribadi penulisan kota harus diikutkan. 8. Nomor surat Hanya digunakan pada surat resmi saja, hal itu bertujuan untuk memudahkan pengaturan  dalam pengarsipan. 9. Lampiran surat Sesuatu/dokumen­dokumen yang disertakan dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan  isi surat.

10. Perihal/isi surat intisari, pokok­pokok penting, maksud dan tujuan secara singkat. 11. Alamat surat Dalam surat resmi di depan nama seseorang tidak perlu mencantumkan sebutan   Bapak,  Tuan dan sebagainya tetapi jabatan, pangkat atau gelarnya saja. 12. Salam pembuka Berfungsi untuk menghormati, tanda penghargaan dan tanda kasih sayang dari pengirim  kepada penerima. 13. Isi surat/batang tubuh surat Terdiri dari tiga bagian : F.

Alinea pembuka

G.

Isi surat yang sesungguhnya

H.

Alinea penutup

14. Salam penutup Baik   pada   surat   dinas   maupun   surat   pribadi   salam   penutup   mempunyai   fungsi   sebagai  berikut : a.

Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima

b.

Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima

c.

Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima.

15. Tembusan  Merupakan salinan surat yang dikirimkan kepada pihak­pihak lain yang terkait dengan isi  surat dan ditulis di sebelah kiri. 16. Inisial Merupakan tanda pengenal nama dari pengetik/pengonsep surat tersebut. 17. Cap surat/stempel surat Merupakan tanda sahnya surat, biasanya terdapat pada surat resmi  dan pemakaiannya harus  mengenai tanda tangan. 6.  Penanganan Surat Menurut   Sutarto   (1992:231)   dalam   menangani   surat   terdapat   beberapa   langkah   yang  harus dilakukan baik menangani surat masuk maupun surat keluar, antara lain :

a.

Penanganan surat masuk 1.

Penerimaan Langkah pertama yaitu   membuka dan membaca isi surat untuk kemudian diteruskan  kepada yang berhak Cara pengurusan penerimaan surat : a.

Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

b.

Meneliti ketepatan alamat

c.

Menggolongkan surat sesuai jenisnya

d.

Menanda tangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai tanda bahwa  surat sudah diterima

2.   Membuka surat  Surat­surat rahasia dan tertutup lainnya diberi stempel jam dan tanda tanggal terima  surat pada amplop bagian belakang. Sedangkan surat­surat yang dapat dibuka distempel  pada surat di bagian belakang. Selanjutnya petugas meneliti apakah lampirannya sesuai  dengan apa yang  tertulis pada surat, ada atau tidaknya tembusan dan lain­lain. 3.   Mengelompokkan surat Surat­surat dikelompokkan menjadi satu berdasarkan susunan kronologis tanggal surat,  kemudian diserahkan kepada petugas pencatat surat. 16. Menilai surat Oleh petugas  pencatat surat dinilai untuk menentukan mana yang penting dan  mana  yang   rutin/biasa.   Jika   surat   sudah   ditentukan   golongannya,   masing­masing   golongan  dikelompokkan menurut asal surat dan disusun secara kronologis. 17. Mencatat surat penting Keterangan­keterangan yang perlu dicatat : a. tanggal penerimaan surat b. nomor urut surat masuk c. mencoret huruf K (keluar, karena yang sedang diproses adalah  surat masuk) d. isi ringkas e. memberi kode klasifikasi f. memberi indeks

g. dari mana surat itu berasal h. kepada surat itu ditujukan i. tanggal dan nomor surat j. pengolahan surat 18. Mengarahkan surat Setelah   surat   dicatat   pada   kartu   kendali   rangkap   3,   surat   diserahkan   kepada   unit  pengolah bersama kartu kendali II berwarna hijau dan kartu kendali III berwarna merah.  Sedangkan   kartu   kendali   I   berwarna   putih   ditinggal   kepada   petugas   pengarah  (pengendali). b. Penanganan surat keluar 1.

Mencatat surat keluar Untuk surat yang akan dikirim keluar dicatat pada kartu kendali rangkap 3. surat yang  telah   ditanda   tangani   oleh   pimpinan   pengolah   dicatat   petugas   pengolah   yang  bersangkutan. 

2. Penyampaian 

Setelah   surat     dicatat   pada   kartu   kendali   rangkap   3,   maka   arsip   surat   keluar  bersama­sama dengan kartu kendali I dan II disampaikan pada unit kearsipan untuk  distempel dan aslinya dikirim.



Kartu kendali I berwarna putih diserahkan kepada pengarah



arsip   surat   dicap   jam   dan   tanggal   keberangkatannya   atau   pengirimannya   di  bagian belakang arsip surat.



Kemudian   arsip   surat   bersama­sama   dengan   kartu   kendali   II   berwarna   hijau  disampaikan kepada pengolah.



Oleh pengolah kartu kendali II berwarna hijau tersebut diparaf dan dikembalikan  kepada pengarah dan selanjutnya diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan  sebagai pengganti arsip karena arsip surat disimpan pada pengolah.



Oleh pengolah arsip surat tersebut diklip menjadi satu dengan kartu kendali III  berwarna merah.

3. Penyimpanan arsip surat Arsip surat disimpan bersama­sama dengan konsep surat serta kartu kendali III. Arsip  surat jawaban disimpan menjadi satu map dengan surat masuk.

7. Prosedur penanganan surat I.

Prosedur surat masuk Bagan 2.1. Bagan prosedur surat masuk

Surat masuk

Penerima 

Pencatat 

Pengarahan 

Penata surat

pengolah

b) Prosedur surat keluar

Sumber : Sutarto, (1992:236)

         Bagan 2.2. Bagan prosedur surat keluar Pencatatan surat

Penyampaian surat

Penyimpanan surat             Sumber : Sutarto, (1992:236)

B.  Metode Pengamatan  Lokasi Pengamatan Dalam pengamatan ini penulis mengambil lokasi pengamatan di Kantor Arsip dan Perpustakaan  Daerah Kota Surakarta, yang beralamatkan di jalan kepatihan No. 3 Surakarta  Jenis Pengamatan Di dalam pengamatan ini untuk penulisan Tugas Akhir, penulis menggunakan jenis pengamatan  deskriptif, yaitu pengamatan yang bertujuan untuk menggambarkan, memaparkan, menuturkan  dan menganalisa data­data yang ada.

 Sumber Data o Sumber Data Primer Yaitu   data   yang   diperoleh   dari   sumber   data   secara   langsung   melalui   wawancara   dan  observasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. o Sumber Data Sekunder Yaitu   sumber   data   yang   dipeoleh   secara   tidak   langsung   melalui   buku­buku   yang  berhubungan dengan pengamatan ini, sehingga dapat digunakan sebagai pelengkap data.

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI

A.  Gambaran Lembaga       Dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi ini  penulis   mengambil   objek   tentang   Pengurusan   Surat   dengan   Menggunakan  Sistem “Simardi” di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta  yang   beralamatkan   di   jalan   Kepatihan   No.   3   Surakarta   57129   telp.   (0271)  643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yang sekarang ini merupakan  pindahan dari kantor di jalan Kolonel Sutarto no. 174 A yang sekarang ini  digunakan sebagai depo (tempat untuk menyimpan) arsip. Kantor Arsip Dan  Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan  Daerah  Kota Surakarta Nomor : 6 Tahun 2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan  merupakan   unsur   penunjang   Pemerintah   Daerah   di   bidang   kearsipan   dan  perpustakaan   daerah   dipimpin   oleh   seorang   kepala   kantor   yang   dalam  melaksanakan tugas berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota  melalui Sekretaris Daerah. B.

Sejarah kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta           Kantor   Arsip   dan   Perpustakaan   Daerah   Kota   Surakarta   dibentuk  berdasarkan Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor  Arsip   dan   Perpustakaan   Daerah   Kota   Surakarta,   penyelenggaraan   urusan  pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah  Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun setelah ada  keputusan   Menteri   Dalam   Negeri   No.   28   Tahun   1992,   maka   susunan  organsasi   dan   tata   kerja   Sekretaris   Wilayah   Daerah   Pemerintah   Kota  Surakarta menjadi pola maksimal.      Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan jawaban  atas   Surat   Gubernur   Kepala   Daerah   Tingkat   I   Jawa   Tengah   tanggal   28 

15

September 1992 No. 061/29056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan tentang peningkatan pola  organisasi   Sekretariat   Wilayah/Daerah   Tingkat   II   yang   merupakan   kelanjutan   dari   surat  Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan  permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta  menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan  surat   persetujuan  atas  perubahan susunan organisasi  dan tata kerja  Sekretariat Wilayah/Daerah  Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat itu dikeluarkan pada tanggal 8 Oktober 1992 No.  061/2597/SJ.           Berdasarkan   atas   Surat   Keputusan   Menetri   Dalam   Negeri   tersebutlah   disusun   Peraturan  Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan  Tata   Kerja   Sekretariat   Wilayah/Daerah   dan   Sekretariat   DPRD   Tingkat   II   Surakarta.   Atas   hal  tersebut, terbentuklah Paraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D No. 6 tanggal 22 April 1993,  yang   disyahkan   dengan   keputusan   Gubernur   Kepala   Daerah   Tingkat   I   Jawa   Tengah   No.  183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993.        Selanjutnya Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak dua kali, perubahan  pertama   dengan   Peraturan   Daerah   Kotamadya   Daerah   Tingkat   II   No.   2   Tahun   1996   Tentang  Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993  Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD  Kotamadya   Daerah   Tingkat   II   Surakarta.   Kemudian   Peraturan   Daerah   dirubah   lagi   dengan  Pertauran Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 Tentang Perubahan  Kedua   Peraturan   Daerah   Kotamadya   Daerah   Tingkat   II   Surakarta   No.   1   Tahun   1993   Tentang  Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II  Surakarta. Perubahan kedua Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya  Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D No. 12.                 Dengan   adanya   Peraturan   Daerah   Kotamadya   Daerah   Tingkat   II   Surakarta   Tentang  Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang  Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II  Surakarta tersebut, maka penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan masih ditangani  oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta.      Kemudian, dengan adanya Undang­Undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah  yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggung jawab, 

maka demi kelancaran Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Kota Surakarta perlu adanya penataan  kembali perangkat Pemerintah Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 84  Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan  Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran Daerah Kota Surakarta  Tahun 2001 No. 14 seri: D 12 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Surakarta Perangkat  Daerah Kota Surakarta.       Dengan adanya Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 tersebut, maka dibentuklah  Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan  pemerintah di bidang kearsipan. Peraturan daerah ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan  Walikota   Surakarta   No.   36   Tahun   2001   Tentang   Pedoman   Uraian   Tugas   Kantor   Arsip   dan  Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kemudian terbit lagi Peraturan Walikota Surakarta No. 32  Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan  Daerah Kota Surakarta. C. Struktur Orgaisasi           Struktur   organisasi   Kantor  Arsip   dan   Perpustakaan   Daerah   Kota   Surakarta   disusun   untuk  membantu   dalam   pencapaian   tujuan   organisasi   secara   lebih   efektif.   Dengan   adanya   tujuan  organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang  dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.           Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6  Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kota Surakarta, maka ditetapkan Peratutan Walikota  tentang   Penjabaran   Tugas   Pokok   dan   Fungsi   serta   Tata   Kerja   Kantor   Arsip   dan   Perpustakaan  Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota  Surakarta  sesuai dengan   Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran  Tugas   Pokok   ,   Fungsi   dan   Tata   Kerja   Kantor   Arsip   dan   Perpustakaan   Daerah   Kota   Surakarta,  mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut :  

18

Bagan 3.1.

 Bagan struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

KEPALA

KELOMPOK  JABATAN  FUNGSIONAL

SEKSI  PENGELOLAAN  ARSIP

SUB BAGIAN  TATA USAHA

SEKSI  PENGELOLAAN  PERPUSTAKAAN

SEKSI  PELAYANAN  PERPUSTAKAAN

Sumber : Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakrta, 2009

           Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota  Surakarta   yaitu   Kantor   Arsip   dan   Perpustakaan   Daerah   dalam   melaksanakan   tugas   dipimpin  seorang   Kepala   Kantor   yang   berkedudukan   di   bawah   dan   bertanggung   jawab   kepada   Walikota  melalui   Sekretaris   Daerah.   Tugas   pokok   Kantor   Arsip   dan   Perpustakaan   Daerah   yakni  melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan.           Untuk melaksanakan tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi  sebagai berikut:  J.

Penyelenggaraan kesekretariatan kantor

K.

Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan

L.

Pengelolaan dan pelayanan arsip

M.

Pengelolaan perpustakaan

N.

Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan

O.

Penyelenggaraan sosialisasi

P.

Pembinaan jabatan fungsional

         Di bawah ini merupakan   tanggung jawab, fungsi dan tugas masing­masing bagian  dalam  struktur organisasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : I.

Kepala Kantor Kepala   Kantor   mempunyai   tugas   sebagai   motivator   dan   innovator.   Cakupan   tugas­tugasnya  merupakan ruh yang dapat menggerakkan seluruh unsur, baik berupa sumber daya manusia,  dana maupun lainnya untuk dapat dikelola dan dimanfaatkan menjadi kekuatan­kekuatan yang  potensial   bagi   instansi.   Kegiatan   utama   yang   diemban   adalah   pelayanan   masyarakat   yang  membutuhkan suatu informasi bersumber dari buku, dokumen dan media informasi lainnya.

J.

Subbagian Tata Usaha Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas  melakukan penyiapan perumusan kebijakan   teknis,  pembinaan,   pengkoordinasian   penyelenggaraan   tugas   secara   terpadu,   pelayanan   administrasi  dan   pelaksanaan   di   bidang   Tata   Usaha,   meliputi   :   perencanaan,   evaluasi   dan   pelaporan,  keuangan, umum dan kepegawaian.

K.

Seksi Pengelolaan Arsip Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis,  pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan arsip, meliputi : pembinaan teknis kearsipan,  pengelolaan arsip dinamis inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan  kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.

L.

Seksi Pengelolaan Perpustakaan Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan  teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan perpustakaan, meliputi : pengadaan,  pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan  oleh Kepala Kantor.

M.

Seksi Pelayanan Perpustakaan Seksi  Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan 

teknis,  pembinaan  dan  pelaksanaan  di  bidang  pelayanan  perpustakaan,  meliputi  :  pelayanan  sirkulasi   dan   referensi,   pendidikan   pemakai   dan   penyebarluasan   informasi   serta   pembinaan  perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor. N.

Jabatan Fungsional Jabatan   Fungsional   mempunyai   tugas   sesuai   dengan   Jabatan     Fungsional   masing­masing  berdasarkan peraturan perundang­undangan yang berlaku.

         Di bawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor Arsip Dan Perpustakaan  Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut : I.

Kepala   Kantor,   Subbagian   dan   Seksi   dalam   melaksanakan   tugasnya   berdasarkan  peraturan perundang­undangan yang berlaku dan kebijakan yang yang ditetapkan oleh Walikota.

J.

Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya memperhatikan  prinsip­prinsip   manajemen   yang   meliputi   perencanaan   pengorganisasian,   pelaksanaan,  monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masing­masing.

K.

Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan  Pejabat   Fungsional   wajib   menerapkan   prinsip   koordinasi,   integrasi   dan   sinkronisasi   secara  vertikal maupun horizontal baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam lingkungan  Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokoknya masing­masing.

L.

Kepala   Kantor,   Kepala   Subbagian   dan   Kepala   Seksi   bertanggung   jawab   dalam  memimpin,   mengkoordinasikan   dan   memberikan   bimbingan   serta   petunjuk­petunjuk   bagi  pelaksanaan tugas bawahannya masing­masing.

M.

Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti dan mematuhi  petunjuk­petunjuk   dan   bertanggung   jawab   pada   atasan   masing­masing   serta   menyampaikan  laporan tepat pada waktunya.

N.

Dalam   menyampaikan   laporan   masing­masing   kepada   atasan,   tembusan   laporan  dapat disampaikan kepada satuan  organisasi lain di lingkungan kantor yang secara fungsional  mempunyai hubungan kerja.

O.

Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan   Kepala  Seksi   dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih  lanjut dan dijadikan bahan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan.

P.

Kepala   Subbagian,   Kepala   Seksi   dan   Pejabat   Fungsional   menyampaikan   laporan  kepada Kepala Kantor dan berdasarkan hal tersebut Kepala Subbagian Tata Usaha menyusun  laporan berkala Kepala Kantor kepada Walikota melalui Sekda.

          Di   bawah   ini   merupakan   peraturan   tentang   kepegawaian   yang   ada   di   Kantor   Arsip   dan  Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi : 41.

Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan  perundang­undangan yang berlaku.

42.

Kepala   Kantor,   Kepala   Subbagian,   Kepala   Seksi   dan   pejabat   fungsional   di   lingkungan  kantor   diangkat   dan   diberhentikan   oleh   pejabat   yang   berwenang   sesuai   peraturan  perundang­undangan yang berlaku.

D. Visi dan Misi Dalam   pelaksanaan   kegiatan,   Kantor   Arsip   Dan   Perpustakaan   Daerah   Kota   Surakarta  mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut : 19. Visi “Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur bertumpu pada informasi” 20. Misi u.

Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan ilmiah.

v.

Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar membaca.

w.

Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang modern.

x.

Menjadikan   arsip   dan   perpustakaan   sebagai   pusat   ilmu   pengetahuan   dan   teknologi  (IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta pendidikan.

y.

Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai Pembina kearsipan dan  perpustakaan di instansi dan mayarakat.

E. Tujuan dan Sasaran Tujuan merupakan implementasi atau penjabaran dari misi dan merupakan sesuatu yang akan  dicapai atau dihasilkan pada kurun waktu tertentu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun. Sasaran  merupakan  penjabaran dan tujuan secara  terukur yang akan dicapai  secara  nyata dalam  jangka 

waktu   tahunan,   semesteran   atau   bulanan.   Sasaran   merupakan   bagian   integral   dalam   proses  perencanaan strategis Pemerintah Daerah. Fokus utama sasaran adalah tindakan dan alokasi sumber  daya dalam kegiatan organisasi. 

BAB IV PEMBAHASAN          Surat   merupakan  komunikasi  tertulis  yang  dibuat   dan  atau   diterima  oleh  instansi   berkenaan   dengan   pelaksanaan   tugas   pokok   dan   fungsi   intansi   yang  bersangkutan. Penanganan surat menyurat menyangkut aktivitas organisasi untuk  menjamin   penyaluran   informasi   tertulis   dari   tempat   satu   ke   tempat   yang   lain.  Dalam   bab   ini   penulis   akan   menguraikan   hasil   pengamatan   penulis   selama  melaksanakan   kegiatan   Kuliah   Kerja   Manajemen   Administrasi   pada   tanggal   9  Februari   sampai   8   April   di   Kantor   Arsip   Dan   Perpustakaan   Daerah   Kota  Surakarta. Dalam hal ini penulis akan membahas tentang pengurusan surat dengan  menggunakan sistim “Simardi” di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota  Surakarta.            Dalam keputusan Menpan no. 71 tahun 1993 tentang pedoman umum tata  persuratan dinas disebutkan bahwa surat adalah pernyataan tertulis dalam segala  bentuk   dan   corak   yang   digunakan   sebagai   sarana   komunikasi   untuk  menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain   sesuai dengan ketentuan  yang   berlaku.   Pengurusan   surat   adalah   kegiatan   mengirim   dan   menerima  informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Karena itu kegiatan pengurusan  surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirim surat keluar saja tetapi  juga meliputi kegiatan pengarahan dan penyaluran  surat ke unit­unit kerja, serta  teknis pengiriman surat ke alamat yang dituju. 26.

Prosedur Penanganan Surat       Berikut ini merupakan penjabaran dari hasil pengamatan penulis di Kantor  Arsip   Dan   Perpustakaan   Daerah   Kota   Surakarta   tentang   pengurusan   surat  dengan sistim Simardi. Hal tersebut antara lain : 27.

Surat Masuk

         Dalam sebuah organisasi hendaknya ada yang berketerampilan dalam bidang korespondensi  untuk melaksanakan kegiatan surat menyurat guna mencapai tujuan organisasi. Adapun prosedur penanganan surat masuk di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota  Surakarta  yaitu : q.

Penerimaan  surat Dalam   penerimaan   surat   dilakukan 

24

dengan   meneliti   kelengkapan     surat   yang 

terdapat dalam surat apakah sudah sesuai dengan yang tertera dalam surat. Di Kantor Arsip Dan  Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang bertugas menerima surat yaitu Ibu Trining Tyas Tuti. r.

Pengentrian surat dalam Simardi Setelah   surat   diterima   dan   diperiksa   kelengkapan   surat   kemudian   surat   dientri   ke   dalam  Simardi.

s.

Penyampaian surat Setelah surat dientri dalam Simardi kemudian surat diserahkan kepada pimpinan agar pimpinan  mengetahui isi dan maksud surat, serta agar pimpinan mengisi lembar disposisi setelah itu surat  didistribusikan ke unit pengolah sesuai dengan disposisi yang diisi pimpinan untuk menindak  lanjuti surat.

t.

Penyimpanan Surat Surat   yang   telah   ditindak   lanjuti   maka   diserahkan   kepada   penata   berkas   untuk   ditata   dan  disimpan di filing kabinet dengan menggunakan sistim penyimpanan menurut subjek (masalah)  yaitu sistem penyimpanan yang disesuaikan dengan masalah yang tertera pada surat, dimana  permasalahan tersebut diwujudkan berupa angka seperti yang tertera dalam pola klasifikasi.  Misalnya : undangan kodenya 005      Berdasarkan uraian di atas maka dapat digambarkan alur penanganan surat masuk di Kantor  Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut. (Lihat bagan 4.1 hal.  26)

Bagan 4.1.

Bagan Prosedur Surat Masuk Surat masuk

Penerima 

Pengentrian dalam  Simardi

Pimpinan

Penerima

Unit Pengolah

Penerima

Penata berkas Sumber : wawancara dengan Bp. Sri Wahyudi, S. Sos. 28.

Surat Keluar          Dalam organisasi selain terdapat surat masuk juga ada surat keluar, surat keluar tersebut  dapat berupa surat balasan dan dapat juga berupa surat pengantar. Surat pengantar adalah suatu  naskah yang digunakan sebagai pengantar untuk mengirimkan sesuatu naskah dinas atau barang  dan sebagainya yang pada umunya tidak memerlukan penjelasan. Sebelum melakukan pengiriman surat keluar, terdapat beberapa langkah penanganan yang  harus dilakukan. Langkah­langkah tersebut antara lain : 

xxi.

Pembuatan konsep surat Pengonsepan surat di Kantor Arsip Dan perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilakukan oleh  pengonsep dengan memperhatikan petunjuk dan pengarahan dari pejabat/pimpinan,  surat 

yang dibuat tidak boleh menyimpang  dari catatan yang telah diberikan. xxii.

Surat diserahkan ke Tata Usaha Konsep surat yang berupa tulisan tangan maupun diketik kemudian diajukan  ke bagian Tata  usaha untuk dikoreksi isi dan susunannya, apakah sudah tepat isi dan susunannya.

xxiii.

Surat diserahkan ke Pimpinan Setelah diterima bagian Tata Usaha lalu surat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapat  persetujuan dari pimpinan, setelah disetujui maka pimpinan akan memberi paraf pada surat. 

xxiv.

Dikembalikan pada Bagian Tata Usaha Setelah surat disetujui dan diberi paraf pimpinan lalu surat dikembalikan ke Bagian Tata  Usaha untuk dilakukan proses selanjutnya.

xxv.

Pengentrian surat Setelah dikembalikan ke Bagian Tata Usaha kemudian surat dientri dalam Simardi.   Hal  tersebut supaya mempermudah dalam pengurusan surat serta dapat mempermudah dalam  proses pencarian surat apabila sewaktu­waktu dibutuhkan.

xxvi.

Pendistribusian surat Setelah surat dientri dalam program Simardi lalu surat didistribusikan oleh Bagian   Tata  Usaha ke alamat tujuan yang tertera dalam surat.       Berdasarkan uraian di atas maka dapat digambarkan alur penanganan surat keluar di Kantor  Arsip Dan perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : (lihat bagan 4.2 hal 28)

      Bagan 4.2.         Bagan Prosedur Surat Keluar  

Konsep surat

Tata Usaha

43. 44.

Pimpinan

45.

Tata Usaha

Pengentrian

Pendistribusian

Sumber : Wawancara dengan Bpk. Sri Wahyudi, S. Sos. 29.

Cara Penanganan Surat dengan Simardi      Dalam Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, telah terjadi otomasi penanganan  arsip dan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dimana penanganannya telah  menggunakan  aplikasi kearsipan yang disebut dengan “Simardi” (Sistem Informasi Manajemen ARsip DInamis ).  Simardi   yaitu  suatu   aplikasi   kearsipan  yang  dapat   dipergunakan  bagi   penyelenggaran   kearsipan  pemerintah dalam menangani perekaman data surat masuk dan surat keluar. Aplikasi ini dapat memformulasikan secara otomatis terhadap penentuan jadwal retensi arsip  yang telah diformulasikan pada pemilihan klasifikasi suatu surat yang telah tersedia pada operasi  pengentrian surat masuk dan keluar sehingga setiap record data surat akan dapat dijalankan melalui  suatu proses pengelolaan arsip sejak masa aktif sampai dengan masa statis.       Berdasarkan uraian di atas, berikut ini merupakan cara penanganan surat masuk dan surat keluar  dengan menggunakan aplikasi Simardi di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta : o.

Surat masuk Dalam menangani surat masuk terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan yaitu :

xvi.

Pengetikan data tanggal terima surat Klik tombol tanggal maka hasilnya akan ditampilkan tanggal kalender, pilih tanggal dan  bulan serta tahun yang dikehendaki kemudian klik tanggal yang dimaksud, maka elemen  kolom entri akan berubah tanggal sesuai dengan tanggal yang diklik. Demikian pula dengan  pengisian tanggal surat. (lihat gambar 4.1)

                       Gambar 4.1.        Gambar pengentrian tanggal terima surat   

Sumber : Kantor Arsip  Dan Perpustakaan  Daerah 

  

Kota Surakarta xvii.

Tahap  pengentrian  data   nomor  urut   surat  (nomor  agenda  surat  masuk)

Ketik nomor agenda sesuai dengan nomor urutan terakhir, nomor agenda ini telah diatur  secara otomatis komputer akan menolak nomor ganda pada tahun yang sama. Untuk proses  pengentrian selanjutnya nomor agenda ini akan menampilkan secara otomatis nomor agenda  selanjutnya dan tidak perlu mengetiknya pada kolom tersebut. (lihat gambar 4.2)                                Gambar 4.2.              Gambar pengentrian nomor urut surat

    Sumber : Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta xviii.

Ketiklah data nomor surat sesuai dengan nomor surat yang tertera pada surat yang diterima.  Pengetikan nomor surat tidak ada ketentuan apapun yang membatasinya, jadi kita  dapat  mengetikkan bebas sesuai dengan nomor surat yang kita terima. (lihat gambar 4.3)

      Gambar 4.3.                                         Gambar pengentrian nomor surat

              Sumber : Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah                                           Kota Surakarta

xix.

Tahap pengisian data klasifikasi Untuk menjadi perhatian jika surat yang dimaksud berasal dari perusahaan   atau institusi  lainnya atau lembaga non pemerintah maka sudah dapat dipastikan pada penulisan nomor  surat   tidak   mencantumkan   klasifikasi   seperti   tata   persuratan   pemerintah.   Walaupun  demikian pengentrian klasifikasi harus tetap diisikan sesuai dengan analisa pendeskripsian  masalah yang tergambarkan pada surat tersebut. Cara pengentrian dapat dilakukan langsung  dengan nomor klasifikasi yang telah diarahkan pengendali surat kemudian tekan   tombol  TAB,   agar   komputer   segera   menampilkan   isian   masalah,   jadwal   retensi   arsip   secara  otomatis.  

xx.

Tahap pengisian nama berkas Pengentrian nama berkas diberikan ketentuan pengisian yaitu jika pengisian nama berkas  dikehendaki harus melalui table yang telah disediakan dengan menekan tombol table berkas  yang terletak disisi kiri kolom isian, klik tombol tersebut maka komputer akan menampilkan  daftar   tabel   berkas   yang   telah   dientrikan   melalui   icon   Tabel   Berkas   pada   menu   Tolbar.  Ketentuan ini dimaksudkan supaya pengisian data berkas identik dengan data kalsifikasi  yang tersedia pada klasifikasi yang telah ditentukan.  (lihat gambar 4.4. hal. 33)

xxi.

Tahap pengisian indeks surat Pengisian ini tidak ada ketentuan yang membatasi cara pengisian, pemberian indeks dapat  secara   spesifik   membedakan   dan   menegaskan   terhadap   maksud   surat   tersebut,   sehingga  indeks surat ini dapat dihimpun dalam satu kelompoknya. Hal ini jika dibutuhkan laporan  data   surat   berdasarkan   indeks   surat   maka   dapat   menyajikan   laporan   yang   akan  mengelompok berdasarkan indeks surat, dan mempermudah dalam penelusuran data surat  berdasarkan indeks surat.