TUGAS PUSTAKAWAN DALAM PENINGKATAN LAYANAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA TUGAS AKHIR

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

TUGAS PUSTAKAWAN DALAM PENINGKATAN LAYANAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Perpustakaan Oleh : SEPFRIEND AYU KELANA GIRI D1808043

PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011

commit to user


digilib.uns.ac.id

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini, NAMA

: SEPFRIEND AYU KELANA GIRI

NIM

: D1808043

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir JUDUL

PEMBIMBING

: TUGAS PUSTAKAWAN DALAM PENINGKATAN LAYANAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA : Drs. Harmawan, M. Lib

TANGGAL DIUJI

:

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar – benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah – olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta,

SEPFRIEND AYU KELANA GIRI NIM D1808043

commit to user ii


digilib.uns.ac.id iii

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan di bawah ini : NAMA

: SEPFRIEND AYU KELANA GIRI

NIM

: D1808043

Program Studi : DIII PERPUSTAKAAN Fakultas

: ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

Jenis Karya

: Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif ( Nonexclusive Royalty Free Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul : TUGAS PUSTAKAWAN DALAM PENINGKATAN LAYANAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA beserta instrument /desain/perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data ( data base ) , merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis ( Author ) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaaan dari pihak manapun. Dibuat di Pada Tanggal Yang membuat pernyataan

SEPFRIEND AYU KELANA GIRI NIM D1808043

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user v


digilib.uns.ac.id

MOTTO Do the right things, with the right way ( Denny Sumargo ) Tuhan yang mewakili pilihan kita, biarkan Dia memilih yang terbaik untuk kita. ( Mario Teguh ) Semakin banyak kita memperhatikan apa yang dikerjakan orang lain, semakin banyak kita belajar sesuatu untuk diri kita sendiri. ( Isaac Basnevis Singer ) Kemajuan dimulai pada saat kita mau menerima kelemahan – kelemahan dari kita sendiri untuk diperbaiki. ( Anonim ) Make it happen ( Penulis )

commit to user vi


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN This graduate paper is dedicate to : Niek Sutarni,

your place in my heart never be change, because you always in my heart for my all life. I miss you with all of my heart. Rest in Peace Mom… Sumarno,

thanks for your love, thanks for caring me, thanks for loving me, thanks for supporting me, thanks for always in my side. Forgive me,if I never tell you how much I love you… Endang Sulistyorini,

thanks for everything, thanks for your kindness, thanks for caring me… Devi Puspitarini,

thanks for your support, thank you so much… Danny Kelana Girry,

you’re my truly guardian angel, thanks for everything. Anything you do, if that’s make you happy,I’m the first person who always support you… Ramdhan Harjana,

thanks for always support me, thanks for your kindness, thanks for your love. Te amo. Septiana Sundari,

my lovely sister, thank you for your great support,thanks for be my best friend in my life, don’t forget me,will miss you Unni…

commit to user vii


digilib.uns.ac.id

ABSTRAKSI TUGAS PUSTAKAWAN DALAM PENINGKATAN LAYANAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA SEPFRIEND AYU KELANA GIRI Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan perpustakaan daerah yang dikelola oleh Pemerintah Kota Surakarta. Tugas pustakawan dalam peningkatan layanan perpustakaan adalah faktor penting dalam pengembangan perpustakaan khususnya perpustakaan daerah, dengan menggunakan metode pengamatan, wawancara, studi pustaka dan dokumentasi menyimpulkan bahwa layanan yang terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Pustakawan belum melaksanakan tugasnya sesuai dengan jenjang jabatan fungsional pustakawan tingkat terampil yang dimiliki sehingga tidak mampu mengelola layanan dengan maksimal bagi kebutuhan pengguna perpustakaan. Tugas pustakawan tingkat terampil meliputi : (1) pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka / sumber informasi yang kegiatannya adalah : pengembangan koleksi, pengolahan bahan pustaka / koleksi, penyimpanan dan melestarikan bahan pustaka serta pelayanan informasi ; (2) pemasyarakatan perpustakaan , dokumentasi, dan informasi yang kegiatannya adalah : penyuluhan, publisitas, dan pameran. Tugas pustakawan yang belum maksimal ini dipengaruhi oleh beberapa hambatan antara lain, sumber daya manusia pustakawan, sarana prasarana, gedung dan ruangan, manajemen, dan pemimpin yang kurang memberikan pengaruh dalam peningkatan pelayanan. Kendala – kendala ini yang dirasakan oleh pustakawan menjadi pemicu kurangnya pengoptimalan tugas pustakawan dalam meningkatkan layanan. Dengan adanya beberapa kendala yang dihadapi, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih mampu bertahan melalui upaya yang dilakukan pihak pustakawan maupun lembaga antara lain, pendidikan, motivasi kerja, dan pengajuan proposal Solo Education Park sebagai tindak lanjut hambatan berupa gedung dan sarana prasarana. Dengan upaya yang dilakukan tersebut, pihak lembaga masih menemukan hambatan, seharusnya pihak lembaga mampu mengurangi staf atau karyawan yang tidak kompeten, memberikan penghargaan kepada yang melakukan perubahan ataupun tindakan yang bermanfaat, serta sanksi yang tegas bagi yang lalai menjalankan tugas. keywords : (tugas pustakawan, layanan perpustakaan, peningkatan layanan)

commit to user viii


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Kuliah Kerja Pusdokinfo dan menyusun laporan Tugas Akhir yang berjudul “TUGAS PUSTAKAWAN DALAM PENINGKATAN LAYANAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA”. Penulis menyusun laporan ini berdasarkan data dan keterangan yang diberikan oleh pembimbing yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta selama pelaksanaan Kuliah Kerja Pusdokinfo (KKP). Penulis sangat menyadari bahwa dalam pelaksanaan kegiatan ini semuanya tidak akan terwujud dan berjalan lancar tanpa ada bantuan dari berbagai pihak. Dengan terselesainya penulisan dan penyusunan laporan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib. selaku Ketua Jurusan

Program Studi

Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja Pusdokinfo. 3. Bapak Drs. Harmawan, M.Lib. selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan selama melakukan penulisan Tugas Akhir ini. 4. Bapak Warsito, selaku pembimbing Kuliah Kerja Pusdokinfo di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. 5. Seluruh staf dan karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

commit to user ix


digilib.uns.ac.id x

6. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis. 7. Papa, Mama, Kakakku Danny Kelana Girry, Adikku Devi Puspitarini dan keluarga besarku, terima kasih atas segala motivasi, dukungan dan kasih sayangnya, kalian yang terbaik. 8. Ramdhan Harjana, yang telah memberikan dukungan dan motivasi serta kebahagiaan dan kasih sayang. 9. Septiana Sundari, sahabat terbaikku sekaligus teman seperjuangan dalam suka maupun duka, terima kasih atas nasehat dan dukungannya. 10. Sahabat – sahabatku di Kost Rinenggo, Hana, Githa, Fitri, dan Tiara, terima kasih untuk kisah terindahnya. 11. Sahabat – sahabatku di DIII Perpustakaan 2008, khususnya Dhian Anggraeni, Agustina Pujiastuti, Aji Wirawan, Giri Kurniadi, terima kasih atas dukungan dan kekompakannya selama ini. 12. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mohon segala saran dan kritik yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Akhir kata hanya Allah SWT yang mampu membalas budi baik yang telah diberikan kepada penulis. Penulis berharap, semoga dapat memberikan manfaat bagi pihak – pihak yang membutuhkan. Surakarta,

Penulis

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL

..............................................................................

i

HALAMAN PERNYATAAN ................................................................

ii

HALAMAN PERSETUJUAN ………………………………………......

iv

HALAMAN PENGESAHAN .................................................................

v

HALAMAN MOTTO .............................................................................

vi

HALAMAN PERSEMBAHAN ..............................................................

vii

ABSTRAKSI ……………………………………………………………. viii KATA PENGANTAR .............................................................................

ix

DAFTAR ISI

……………………………..............................................

xi

DAFTAR TABEL ……............................................................................

xv

DAFTAR BAGAN

xvi

..……………………...............................................

DAFTAR LAMPIRAN

.......................................................................... xvii

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang …………...................................................

1

1.2. Rumusan Masalah

.............................................................

4

1.3. Tujuan ................................................................................

4

1.4. Metode Penelitian ...............................................................

5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perpustakaan Umum ..........................................................

8

2.1.1. Ciri-ciri Perpustakaan Umum .................................

9

2.1.2. Tujuan Perpustakaan Umum ..................................

10

2.1.3. Fungsi Perpustakaan Umum ………….………...…

11

2.1.4. Misi Perpustakaan Umum …………….………..…

12

2.2. Pustakawan ………………………………………………..

13

commit to user xi


digilib.uns.ac.id xii

2.2.1. Jenjang dan Jabatan Pustakawan …………………

14

2.2.2. Peran Pustakawan ……………………..……….....

16

2.2.3. Tugas Pustakawan ……………………..………....

18

2.2.4. Pendidikan Pustakawan ……………….……….....

21

2.3. Layanan Perpustakaan …………………………………....

22

2.3.1. Kegiatan Pelayanan Perpustakaan ……………… ..

24

2.3.1. Sistem Layanan Perpustakaan ………………….....

25

2.3.2. Jenis – jenis Pelayanan ………………..……….....

27

BAB III GAMBARAN UMUM 3.1. Sejarah …….......................................................................

31

3.2. Visi dan Misi ……………………….................................

34

3.2.1. Visi ………………................................................

34

3.2.2. Misi …………………….........................................

34

3.3.

Struktur Organisasi ……………………………….............

35

3.3.1. Kepala Kantor …………………….......................

36

3.3.2. Jabatan Fungsional ……..........................................

36

3.3.3. Sub Bagian Tata Usaha ……...................................

36

3.3.4. Seksi Pengelolaan Arsip ………..............................

37

3.3.5. Seksi Pengelolaan Perpustakaan…….......................

37

3.3.6. Seksi Pelayanan Perpustakaan .................................

38

3.4. Tugas dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta .................................................

38

3.4.1. Tugas Pokok ……………………………………...

38

3.4.2. Fungsi ………….....................................................

38

3.5. Sumber Daya Manusia ……………….............................

39

3.6. Gedung dan Ruang Perpustakaan .....................................

40

3.7. Sumber Dana ……………………………..........................

40

commit to user


digilib.uns.ac.id xiii

3.8. Sarana Prasarana ……………………………… ................

41

3.9. Koleksi …………………………………….....................

42

3.9.1. Koleksi Umum ………………………………… ...

42

3.9.2. Majalah ………………………………………… ..

43

3.9.3. Surat Kabar …………………………………….. ..

43

3.9.4. Referensi ……………………………………….. ..

44

3.9.5. Audio Visual …………………………………… ..

44

3.9.6. Koleksi Khusus …………………………………. ..

44

3.10.Layanan …………………………………………………..

45

3.10.1. Layanan Arsip ………………………………….. ..

46

3.10.2. Layanan Administrasi …………………………. ...

46

3.10.3. Layanan Teknis …………………………………. ..

46

3.10.4. Layanan Sirkulasi ………………………………. ..

47

3.10.5. Layanan Loker …………………………………. ..

52

3.10.6. Layanan Referensi ……………………………… .

52

3.10.7. Layanan Penelusuran Informasi ……………….…

52

3.10.8. Layanan Ruang Baca …………………………..…

52

3.10.9. Layanan Fotokopi ………………………………. .

52

3.10.10.Layanan Perpustakaan Keliling ………………..…

53

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1. Analisis Masalah .................................................................

54

4.2. Pembahasan ………............................................................

57

4.2.1. Tugas Pustakawan....................................................

57

4.2.1.1. Bagian Teknis (Pengolahan Bahan Pustaka) ...................................................................

58

4.2.1.2. Bagian Pelayanan Perpustakaan ..............

60

4.2.2. Tugas Pustakawan Tingkat Terampil dalam Peningkatan Layanan ....................................

commit to user

66


digilib.uns.ac.id xiv

4.2.2.1. Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi...

66

1. Pengembangan koleksi .......................

67

2. Pengolahan bahan pustaka/koleksi .....

68

3. Penyimpanan dan melestarikan bahan pustaka …………………..........

69

4. Pelayanan informasi ............................

72

4.2.2.2. Pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi, dan informasi ………..........

79

1. Penyuluhan ………………… ............

79

2. Publisitas ……………………………

80

3. Pameran …………………………….

81

4.2.3. Hambatan - Hambatan .............................................

83

4.2.3.1. Sumber Daya Manusia Pustakawan ..........

83

4.2.3.2. Gedung / Bangunan dan Ruangan ............

84

4.2.3.3. Sarana / Prasarana .....................................

86

4.2.3.4. Manajemen …….......................................

87

4.2.3.5. Pemimpin ………….................................

89

4.2.4. Upaya yang Dilakukan .............................................

91

4.2.4.1. Pendidikan ………………………............

91

4.2.4.2. Motivasi Kerja ……...................................

92

4.2.4.3. Permohonan Pembuatan Solo Education Center ……………………………………………..

93

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan …….................................................................

95

5.2. Saran …………………………………….........................

97

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 3.1

Daftar Karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Februari 2011 ……………… ...................

40

Tabel 3.2

Sarana Prasarana ………………………… ..........................

42

Tabel 3.3

Jumlah Buku Selama 5 Tahun Terakhir ...............................

43

Tabel 4.1

Daftar Pustakawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah …………………………………………...................

commit to user

xv

57


digilib.uns.ac.id

DAFTAR BAGAN

Halaman Bagan 3.1

Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta …………………..…… ...................

commit to user

xvi

36


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Surat Permohonan Magang

Lampiran 2

Surat Keterangan Mahasiswa

Lampiran 3

Surat Tugas Kuliah Kerja Pusdokinfo

Lampiran 4

Surat Keterangan Pelaksanaan Kuliah Kerja Pusdokinfo

Lampiran 5

Form Penilaian Kuliah Kerja Pusdokinfo

Lampiran 6

Catatan Kerja Harian Mahasiswa

Lampiran 7

Presensi Kuliah Kerja Pusdokinfo Bulan Februari 2011

Lampiran 8

Presensi Kuliah Kerja Pusdokinfo Bulan Maret 2011

Lampiran 9

Form Pendaftaran Anggota

Lampiran 10 Form Referensi Lampiran 11 Jumlah Koleksi dan Pengunjung Perpustakaan Lampiran 12 Kartu Buku dan Slip Tanggal Kembali Lampiran 13 Label dan Kantong Buku Lampiran 14 Denah Bagian Pengolahan Bahan Pustaka ( Teknis ) Lampiran 15 Denah Bagian Pelayanan Perpustakaan

commit to user

xvii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Informasi merupakan bagian yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan manusia. Manusia membutuhkan informasi guna memperkaya pengetahuan mereka tentang perkembangan jaman yang semakin pesat. Informasi akan bermanfaat dengan baik apabila dikelola dan diorganisir secara benar oleh sebuah instansi atau lembaga seperti

perpustakaan.

Perpustakaan

bukan

hanya

sebagai

sarana

tempat

mengumpulkan, mengelola dan menyebar luaskan informasi, melainkan dapat juga sebagai penyedia informasi. Sehingga, informasi dapat dengan mudah didapatkan dan dimanfaatkan oleh masyarakat luas sebagai sarana referensi, pengambilan keputusan, rekreasi, dan sebagainya. Perpustakaan

sebagai

wadah

penyedia

informasi

harus

mampu

mengumpulkan, mengelola serta menyebar luaskan informasi dengan sebaik – baiknya. Semua usaha itu harus didukung dengan sumber daya manusia yang profesional dalam bidangnya, yaitu pustakawan. Pustakawan sebagai pengelola profesional dibidang perpustakaan harus mampu menjembatani semua proses penyediaan informasi untuk masyarakat. Peran aktif pustakawan akan sangat berpengaruh dalam perkembangan suatu perpustakaan, oleh karena itu pemerintah

commit to user 1


digilib.uns.ac.id 2

dalam UU No 43 Tahun 2007 menyebutkan bahwa pustakawan bertugas dan bertanggung jawab dalam melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Dengan demikian pustakawan merupakan elemen dasar yang penting bagi perkembangan dunia perpustakaan, pustakawan menjadi tolok ukur bagaimana sebuah perpustakaan mampu bertahan di era teknologi seperti saat ini. Selain pustakawan, faktor penting lain yang dapat dijadikan barometer keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan adalah layanan

yang diberikan

perpustakaan kepada masyarakat pemakai. Dari meja layanan inilah gambaran dan citra perpustakaan ditentukan, layanan yang baik akan memberikan kepuasan kepada pengguna serta mampu meningkatkan tingkat keterpakaian perpustakaan. Hal ini menjadi faktor penunjang dalam upaya pemanfaatan perpustakaan di era teknologi oleh masyarakat. Pustakawan jugalah yang nantinya menjadi penentu kualitas layanan yang dihadirkan kepada pengguna, karena peran pustakawan dalam peningkatan mutu layanan sangat penting. Oleh sebab itu, untuk mendapatkan perpustakaan yang mampu bersaing di era teknologi, perlu didukung oleh layanan yang baik yang dikelola oleh pustakawan yang profesional. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan perpustakaan umum yang dikelola oleh Pemerintah Kota Surakarta. Keberadaannya menjadi salah satu alternatif penyedia informasi bagi masyarakat kota Surakarta dan

commit to user


digilib.uns.ac.id 3

sekitarnya. Hingga saat ini, masyarakat masih memanfaatkannya dengan baik, bahkan masyarakat memanfaatkannya bukan hanya sekedar sebagai sarana penyedia informasi, melainkan juga sebagai sarana rekreasi yang cukup digemari. Tingkat keterpakaian perpustakaan daerah yang cukup tinggi ini harus didukung dengan pelayanan yang baik kepada pengguna perpustakaan, sehingga tingkat keterpakaian perpustakaan dapat ditingkatkan. Oleh sebab itu, pustakawan yang bekerja disana memiliki peran dan tugas yang berat serta tanggung jawab penuh dalam pengelolaan perpustakaan khususnya dalam peningkatan layanan bagi pengguna. Pustakawan diharapkan mampu mengemban tugas dan tanggung jawab terhadap peningkatan layanan di perpustakaan daerah tersebut, agar mampu bersaing dengan kecanggihan teknologi penyedia informasi. Sehingga eksistensi perpustakaan sebagai penyedia informasi tidak hilang dengan adanya gempuran teknologi, diharapkan perpustakaan masih menjadi pilihan kuat sebagai penyedia informasi bagi masyarakat. Penulis tertarik dalam mengkaji tugas yang dilakukan oleh pustakawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam meningkatkan layanan perpustakaan daerah sebagai sarana penyedia informasi bagi masyarakat. Oleh sebab itu,

dalam penulisan

Tugas

Akhir

ini

penulis

memilih judul

“TUGAS

PUSTAKAWAN DALAM PENINGKATAN LAYANAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA”.

commit to user


digilib.uns.ac.id 4

1.2 Rumusan Masalah Dari uraian latar belakang di atas, dapat diambil rumusan masalah sebagai berikut : 1.2.1

Bagaimana tugas pustakawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ?

1.2.2

Apakah tugas pustakawan tingkat terampil yang dilaksanakan dalam peningkatan layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah sesuai dengan standar ?

1.2.3

Apa hambatan - hambatan yang dihadapi pustakawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam melaksanakan tugasnya ?

1.2.4

Bagaimana upaya yang di lakukan oleh pustakawan dan lembaga agar pustakawan dapat bekerja dengan optimal ?

1.3 Tujuan Tujuan utama pembahasan Tugas Akhir dengan judul Peran Pustakawan dalam Peningkatan Layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah untuk mengetahui peran pustakawan dalam mengampu tugasnya dalam peningkatan layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta agar mampu bersaing dengan sarana penyedia informasi yang lain. Rincian tujuan penelitian sebagai berikut : 1.3.1

Untuk mengetahui apakah tugas pustakawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah sesuai dengan standar yang berlaku;

commit to user


digilib.uns.ac.id 5

1.3.2

Untuk mengetahui tugas yang dilaksanakan pustakawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam meningkatkan layanan;

1.3.3

Untuk mengetahui hambatan – hambatan yang dihadapi pustakawan dalam melaksanakan tugasnya;

1.3.4

Untuk mengetahui upaya yang ditempuh pustakawan dan lembaga dalam mengoptimalkan tugas pustakawan.

1.4 Metode Penelitian Penelitian tentang permasalahan ini dilakukan seiring dengan kegiatan Kuliah Kerja Pusdokinfo yang dilaksanakan pada tanggal 14 Februari 2011 sampai tanggal 25 Maret 2011, di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan No.3 Surakarta 57129 Telp. (0271) 643320. Pelaksanaan Kuliah Kerja Pusdokinfo sesuai dengan jadwal yang diberikan instansi terkait yaitu Senin sampai Kamis dimulai pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 14.00 WIB, dan pada hari Jum’at dimulai pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 11.00 WIB. Dalam pelaksanaannya terdapat tiga mahasiswa yang melakukan Kuliah Kerja Pusdokinfo di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta dan dalam melaksanakan tugas sehari – hari dibagi menjadi tiga divisi yaitu divisi Pelayanan Sirkulasi, divisi Teknis, dan divisi Tata Usaha, sedangkan pergantian divisi dilaksanakan setiap dua minggu sekali.

commit to user


digilib.uns.ac.id 6

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan beberapa teknik dalam pengumpulan data, antara lain : 1.4.1

Metode observasi / pengamatan langsung Pada metode ini peneliti hanya mengamati, mencatat apa yang terjadi.

Metode ini banyak digunakan untuk mengkaji pola perilaku pemustaka di perpustakaan ( Basuki, 2006 : 147 ). Dalam metode ini, penulis melakukan pengamatan situasi dilapangan yang dialami selama kegiatan Kuliah Kerja Pusdoinfo berlangsung, dari sanalah penulis mendapatkan data – data yang diperlukan dalam penulisan Tugas Akhir ini. 1.4.2

Metode wawancara terstruktur Metode wawancara terstruktur adalah wawancara dengan menggunakan

daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya. Pertanyaan yang sama diajukan kepada semua responden, dalam kalimat dan urutan yang seragam ( Basuki, 2006:110). Penulis melakukan tanya jawab dengan petugas dalam upaya pengumpulan data yang akan digunakan sebagai acuan dalam penulisan Tugas Akhir, dengan metode ini penulis mendapatkan gambaran langsung dari para pelaku lapangan. Staf yang di wawancarai antara lain: 1. Bapak M. Ndandung. K, SH

(Kepala Sub. Bag Tata Usaha)

2. Bapak Warsito

(Pustakawan Bag. Pelayanan Perpustakaan)

3. Ibu Suparsi

(Pustakawan Bag. Pelayanan Perpustakaan)

4. Ibu Trining Tyastuti

(Staf Bag. Pelayanan Perpustakaan)

5. Bapak Haryanto, S.Sos (Staf Tata Usaha)

commit to user


digilib.uns.ac.id 7

1.4.3

Metode studi pustaka Metode studi pustaka adalah cara pengumpulan data yang digunakan

sebagai acuan dan rujukan dalam pengolahan data dan menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa teori – teori yang diterima kebenarannya didalam berbagai literatur (Nawawi, 1994 : 23). Penulis memperoleh keakuratan data dengan melakukan penelusuran dan pengumpulan data dan informasi dari referensi pustaka (buku,jurnal ilmiah, koran, dll), yang didapat dari perpustakaan. 1.4.4

Metode dokumentasi Metode dokumentasi adalah mencari data tentang hal – hal atau variable

yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen, rapat dan lain – lain ( Arikunto, 1992 : 200). Dengan metode ini penulis memperoleh data dengan mengumpulkan dokumen – dokumen yang memiliki keterkaitan dengan kebutuhan data dalam penulisan Tugas Akhir yang dimiliki oleh instansi yang bersangkutan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan umum Perpustakaan merupakan salah satu sarana pendidikan sepanjang masa (long life education), dimana seluruh masyarakat dapat memanfaatkannya dengan efektif dan efisien. Selain itu perpustakaan menyediakan informasi yang sarat ilmu pengetahuan yang dapat digunakan sebagai sumber referensi, pengambilan keputusan, rekreasi, dan sebagainya. Perpustakaan umum adalah satu diantara jenis perpustakaan yang ada di Indonesia, dimana keberadaannya mampu menjawab kebutuhan masyarakat akan informasi. Menurut UU RI Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diperuntukkan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras, agama, dan status sosial ekonomi. Sedangkan menurut Sulistyo Basuki, perpustakaan umum adalah perpustakaan yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi, yang kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan ( Supriyanto dkk, 2006 : 145 ). Soetminah ( 1992 : 34 ) menyebutkan, perpustakaan umum adalah perpustakaan yang mempunyai fungsi melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan tingkat usia, tingkat sosial, tingkat pendidikan dan lain – lain.

commit to user 8


digilib.uns.ac.id 9

Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan untuk masyarakat umum yang meliputi seluruh lapisan masyarakat dalam radius wilayah tertentu ( Nurhadi, 1983 : 48 ). Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum adalah salah satu jenis perpustakaan yang ditujukan untuk masyarakat umum tanpa membedakan jenis kelamin dan status sosial pengguna, yang didanai oleh pajak atau retribusi dari masyarakat. 2.1.1 Ciri – ciri perpustakaan umum Sebagai sebuah lembaga yang bertujuan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat luas, perpustakaan umum memiliki perbedaan dengan perpustakaan – perpustakaan lain yang terdapat di Indonesia. Perpustakaan umum memiliki ciri – ciri sebagai berikut : 1. Terbuka untuk umum, pelayanannya tidak membedakan status sosial, usia, pendidikan, jenis kelamin, agama, dan lain sebagainya. 2. Penyelenggaraannya dibiayai oleh masyarakat baik melalui dana yang dihimpun oleh Pemerintah Provinsi, Kabupaten / Kota seperti (APBD), maupun oleh masyarakat langsung, secara perorangan atau kelompok. 3. Layanannya bersifat gratis atau cuma – cuma. 4. Koleksinya sangat beragam, disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat yang dilayaninya ( Hermawan dan Zen, 2006 : 31 ). Ciri – ciri yang disebutkan di atas inilah yang membedakan perpustakaan umum dengan perpustakaan lain di Indonesia. Selain dapat digunakan oleh masyarakat luas tanpa membedakan latar belakang, koleksi yang dihadirkan pun beragam sesuai dengan kebutuhan masyarakat pemakai.

commit to user


digilib.uns.ac.id 10

2.1.2 Tujuan perpustakaan umum Setiap perpustakaan yang berdiri didalam maupun diluar negeri memiliki tujuan yang berbeda satu sama lain, hal ini karena dipengaruhi oleh sektor yang dituju serta jenis koleksi yang dikembangkan oleh perpustakaan. Menurut Rachman dan Zen ( 2006 : 31 ), tujuan perpustakaan umum adalah sebagai berikut : a. Memberikan kesempatan kepada warga masyarakat untuk menggunakan bahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kesejahteraannya. b. Menyediakan informasi yang murah, mudah, cepat, dan tepat yang berguna bagi masyarakat dalam kehidupannya sehari – hari. c. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas melalui penyediaan bahan pustaka dan informasi. d. Bertindak selaku agen kultural, sehingga menjadi pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. e. Memfasilitasi masyarakat untuk belajar sepanjang hayat. Sedangkan tujuan perpustakaan umum dari Manifesto Perpustakaan Umum yang dikeluarkan UNESCO pada Tahun 1972 yaitu : a. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik. b. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat, dan murah untuk masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka yang sedang hangat di kalangan masyarakat. c. Membantu warga belajar untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka. d. Bertindak sebagai agen kultural, artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya dengan tugas menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat dengan cara : menyelenggarakan pameran budaya, menyelenggarakan pemutaran film, seminar yang dapat meningkatkan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni budaya ( Supriyanto dkk, 2006 : 144 ). Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum memiliki tujuan dimana masyarakat luas dapat memanfaatkannya setiap saat, karena perpustakaan umum memang ditujukan kepada masyarakat luas. Selain itu

commit to user



perpustakaan bertujuan sebagai wadah tumbuh kembang kebudayaan dan sebagai sarana belajar sepanjang hayat. 2.1.3 Fungsi perpustakaan umum Seperti tujuan perpustakaan umum yang telah diuraikan sebelumnya, perpustakaan umum juga memiliki fungsi. Fungsi perpustakaan umum adalah : ( Nurhadi, 1983 : 49 ) a. Mengumpulkan dan menyusun bahan pustaka yang menyangkut wilayah dan semua jenis penerbitan di wilayah serta bahan pustaka lainnya; b. Memberikan pelayanan dan pendayagunaan bahan – bahan pustaka; c. Menyelenggarakan layanan referensi; d. Memelihara bahan – bahan pustaka; e. Menyusun katalogus induk wilayah; f. Membantu pelaksanaan pemberian bimbingan teknis perpustakaan; dan g. Melaksanakan urusan tata usaha dan urusan rumah tangga perpustakaan wilayah. Kantor Perpustakaan Kabupaten / Kota mempunyai fungsi : (Kamah, 2001:45 ) a. Perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan b. Pelayanan penunjang, penyelenggaraan pemerintah kabupaten / kota dibidang perpustakaan c. Pengadaan dan pengolahan bahan pustaka d. Pelaksanaan penyusunan bibliografi, abstrak dan literature sekunder. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi perpustakaan antara lain, sebagai sarana penyedia informasi, memberikan layanan referensi, pemeliharaan

bahan

pustaka,

serta

sebagai

kepemerintahan dibidang perpustakaan.

commit to user

penunjang

penyelenggaraan



2.1.4 Misi perpustakaan umum Selain memiliki tujuan dan fungsi, keberadaan perpustakaan umum juga memiliki misi yang berbeda dengan perpustakaan – perpustakaan yang lain. Misi tersebut menjadi acuan guna memberikan pelayanan yang optimal bagi masyarakat pemakai. Misi utama yang terkait dengan informasi, melek huruf, pendidikan, dan budaya yang menjadi inti layanan perpustakaan umum, yakni : ( Sudarsono, 2006 : 160 ) a. Menciptakan dan menguatkan kebiasaan membaca sejak usia dini. b. Mendukung pelaksanaan bagi pendidikan formal maupun bagi perorangan yang belajar mandiri. c. Memberikan peluang bagi pengembangan kreativitas perorangan. d. Merangsang imajinasi serta kreativitas anak dan kaum muda. e. Mempromosikan warisan budaya, penghargaan atas seni, penemuan ilmiah dan inovasi. f. Menyediakan akses pada ekspresi budaya dan semua pertunjukan seni. g. Membina dialog antar budaya dan mendukung keanekaragaman budaya. h. Membantu budaya lisan. i. Menjamin akses atas semua jenis informasi kemasyarakatan bagi semua warga. j. Menyediakan cukup informasi bagi perusahaan, asosiasi, dan kelompok pemerhati setempat. k. Memberi kemudahan dalam pengembangan keterampilan akan ketidakbutaan informasi dan komputer. l. Membantu dan aktif dalam kegiatan pemberantas buta huruf pada semua tingkatan umur, dan bahkan memulainya apabila diperlukan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa menumbuhkan kreatifitas, mempromosikan budaya, menyediakan informasi,

menyediakan akses

bagi

perkembangan kebudayaan merupakan salah satu misi perpustakaan umum yang ditujukan kepada masyarakat pemakai.

commit to user



2.2 Pustakawan Perpustakaan berkembang dan meningkat dilatar

belakangi oleh

pustakawan yang berperan aktif dalam mengembangkan dan meningkatkan kualitas perpustakaan, sehingga perpustakaan mampu bersaing dengan berbagai macam sarana penyedia informasi yang ada. Menurut UU RI Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dari / atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Kata pustakawan berasal dari kata “pustaka”, dengan demikian penambahan kata “wan” diartikan sebagai orang yang pekerjaannya atau profesinya terkait erat dengan dunia pustaka atau bahan pustaka ( Hermawan dan Zen, 2006 : 45 ). Pustakawan adalah seorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu pengetahuan, dokumentasi dan informasi yang dimilikinya melalui pendidikan. Pustakawan adalah seorang yang berkarya secara professional dibidang perpustakaan dan informasi ( Hermawan dan Zen, 2006 : 45 – 46 ). Dalam Jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca, Gunawan dan Vitriani (2010:48) menyebutkan pustakawan adalah seseorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu pengetahuan, dokumentasi dan informasi yang dimiliki melalui pendidikan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan wajib dan harus dikelola oleh pustakawan yang ahli dibidangnya, yang memiliki pendidikan di bidang ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi.

commit to user



2.2.1 Jenjang dan jabatan pustakawan Dalam karir dan jabatannya pustakawan memiliki jenjang atau kelompok tersendiri yang dibedakan sesuai dengan pendidikan dan golongan yang didapat dari pengumpulan angka kredit, sehingga pustakawan sebagai jabatan fungsional dapat naik jabatan sesuai dengan angka kredit yang berlaku. Jenjang dan jabatan Pustakawan dibagi menjadi dua, yaitu : ( Supriyanto dkk, 2006 : 323 – 326 ) 1. Jabatan fungsional keahlian Jabatan Fungsional Keahlian adalah jabatan fungsional kualifikasi professional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang keahliannya. Lebih lanjut dikatakan bahwa, tugas utama Jabatan Fungsional Keahlian meliputi pengembangan pengetahuan, penerapan konsep dan teori, ilmu dan seni untuk pemecahan masalah, dan pemberian pengajaran dengan cara yang sistematis, dengan perkataan lain, sebagai berikut : a. Mensyaratkan kualifikasi professional dengan pendidikan serendah – rendahnya berijasah Sarjana ( Strata- 1 ); b. Meliputi kegiatan yang berkaitan penelitian dan pengembangan, peningkatan dan penerapan disiplin ilmu pengetahuan yang mendasari pelaksanaan tugas dan fungsi jabatan fungsional yang bersangkutan; c. Terikat pada etika profesi tertentu yang ditetapkan oleh ikatan profesinya ( IPI - Ikatan Pustakawan Indonesia ). Berdasarkan penilaian terhadap bobot jabatan fungsional, maka jabatan fungsional keahlian dibagi dalam 4 (empat) jenjang jabatan, yaitu : a. Jenjang utama, yaitu jenjang jabatan fungsional keahlian yang tugas dan fungsi utamanya bersifat strategis operasional yang mensyaratkan kualifikasi professional tingkat tertinggi, dengan kepangkatan mulai dari Pembina Utama Madya (IV/d) s/d Pembina Utama (IV/e). b. Jenjang madya, yaitu jenjang jabatan fungsional keahlian yang tugas dan fungsi utamanya bersifat strategis sektoral yang mensyaratkan kualifikasi professional tingkat tinggi, dengan kepangkatan mulai dari Pembina (IV/a) s/d Pembina Utama Muda (IV/c). c. Jenjang muda, yaitu jenjang jabatan fungsional keahlian yang tugas dan fungsi utamanya bersifat taktis operasional yang mensyaratkan

commit to user



kualifikasi professional tingkat lanjutan, dengan kepangkatan mulai dari Penata (III/c) s/d Penata Tingkat I (III/d). d. Jenjang pertama, yaitu jenjang jabatan fungsional keahlian yang tugas dan fungsi utamanya bersifat operasional yang mensyaratkan kualifikasi professional tingkat dasar, dengan kepangkatan mulai dari Penata Muda (III/a) s/d Penata Muda Tingkat I (III/b). 2. Jabatan fungsional keterampilan Jabatan Fungsional Keterampilan adalah jabatan fungsional kualifikasi teknisi atau penunjang professional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis di satu bidang ilmu pengetahuan atau lebih. Ada pun tugas Jabatan Fungsional Keterampilan meliputi pelaksanaan kegiatan teknis yang berkaitan dengan penerapan konsep dan metoda operasional di bidang ilmu pengetahuan tersebut serat pemberian pengajaran di bidang tertentu, dengan kata lain, sebagai berikut : a. Mensyaratkan kualifikasi teknisi professional dan / atau penunjang professional dengan pendidikan serendah – rendahnya Sekolah Menengah Umum atau Sekolah Menengah Kejuruan dan setinggi – tingginya setingkat Diploma III (D-3); b. Meliputi kegiatan teknis operasional yang berkaitan dengan penerapan konsep atau metode operasional dari suatau bidang profesi; c. Terikat pada etika profesi tertentu yang ditetapkan oleh ikatan profesi (IPI). Berdasarkan penilaian bobot jabatan fungsional, maka jabatan fungsional keterampilan dibagi dalam 3 (tiga) jenjang jabatan yaitu : a. Jenjang penyelia, adalah jenjang jabatan fungsional keterampilan yang tugas dan fungsi utamanya sebagai pembimbing, pengawas, dan penilai pelaksanaan pekerjaan pejabat fungsional tingkat di bawahnya yang mensyaratkan pengetahuan dan pengalaman teknis operasional penunjang beberapa cabang ilmu pengetahuan tertentu, dengan kepangkatan mulai dari Penata (III/c) s/d Penata Tingkat I (III/d). b. Jenjang pelaksanaan lanjutan, adalah jenjang jabatan fungsional keterampilan yang tugas dan fungsi utamanya sebagai pelaksana tingkat lanjutan dan mensyaratkan pengetahuan dan pengalaman teknisi operasional penunjang yang didasari oleh suatu cabang ilmu pengetahuan tertentu, dengan kepangkatan mulai dari Penata Muda (III/a) s/d Penatan Muda Tingkat I (III/b). c. Jenjang pelaksana, adalah jenjang jabatan fungsional keterampilan yang tugas dan fungsi utamanya sebagai pelaksana dan mensyaratkan pengetahuan dan pengalaman teknis operasional penunjang yang didasari oleh suatu cabang ilmu pengetahuan tertentu, dengan kepangkatan mulai dari Pengatur Muda Tingkat I (II/b) s/d Pengatur Tingkat I (II/d).

commit to user



Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa, tugas pustakawan dibedakan sesuai dengan jenjang jabatan yang di embannya, semakin tinggi tingkat jabatannya, semakin berat tugas dan tanggung jawab yang harus di emban. 2.2.2 Peran pustakawan Dalam kiprahnya dalam mengembangkan perpustakaan, pustakawan juga memiliki peran yang harus dilaksanakannya dengan baik. Dalam banyak hal, pustakawan memainkan berbagai peran (berperan ganda) yang dapat disingkat dengan akronim EMAS dengan rincian sebagai berikut : (Hermawan dan Zen, 2006 : 57 – 59 ) 1. Edukator Sebagai educator (pendidik), pustakawan dalam melaksanakan tugasnya harus berfungsi dan berjiwa sebagai pendidik. Sebagai pendidik, ia harus melaksanakan fungsi pendidikan yaitu mendidik, mengajar, dan melatih. Mendidik adalah mengembangkan kepribadian, mengajar adalah mengembangkan kemampuan berfikir, dan melatih adalah membina dan mengembangkan keterampilan. 2. Manajer Pada hakikatnya pustakawan adalah “manajer informasi” yang mengelola informasi pada satu sisi, dengan pengguna informasi pada sisi lain. Sebagai manajer pustakawan harus mempunyai jiwa kepemimpinan, kemampuan memimpin dan menggerakkan, serta mampu bertindak sebagai koordinator dan integrator dalam melaksanakan tugasnya sehari – hari. Pustakawan dalam perannya sebagai manajer juga harus dapat mengoptimalkan semua sumber daya yang tersedia di perpustakaan, baik yang berupa sumber daya manusia, sumber daya informasi, dana, termasuk sarana dan prasarana untuk mendukung tercapainya visi, misi perpustakaan. 3. Administrator Sebagai administrator pustakawan harus mampu menyusun, melaksanakan, dan mengevaluasi program perpustakaan, serta dapat melakukan analisis atas hasil yang telah dicapai, kemudian melakukan upaya – upaya perbaikan untuk mencapai hasil yang lebih baik.

commit to user



4. Supervisor Sebagai supervisor pustakawan harus: a. Dapat melaksanakan pembinaan professional untuk mengembangkan jiwa kesatuan dan persatuan antar sesama pustakawan, sehingga dapat menumbuhkan dan peningkatan semangat kerja, dan kebersamaan; b. Dapat meningkatkan prestasi, pengetahuan, dan keterampilan, baik rekan – rekan sejawat maupun masyarakat pengguna yang dilayaninya; c. Mempunyai wawasan yang luas, pandangan jauh ke depan, memahami beban kerja, hambatan – hambatan, serta bersikap sabar, tetapi tegas, adil, obyektif dalam melaksanakan tugasnya; d. Mampu berkoordinasi, baik dengan sesama putakawan maupun dengan para pembinanya dalam menyelesaikan berbagai persoalan dan kendala, sehingga mampu meningkatkan kinerja unit organisasi. June Abbas dalam artikel berjudul The Library Profession and The Internet : Implcation and Scenarios for Change (Sudarsono, 2006 : 148) menyatakan bahwa beberapa peran Pustakawan antara lain: a. Pustakawan sebagai gerbang menuju masa depan maupun masa lalu; b. Pustakawan sebagai guru atau yang memberdayakan sebagai guru; c. Pustakawan sebagai pengelola pengetahuan; d. Pustakawan sebagai pengorganisasian jaringan sumberdaya informasi; e. Pustakawan sebagai pengadvokasi pengembangan kebijakan informasi; f. Pustakawan sebagai mitra masyarakat; g. Pustakawan sebagai kolaborator dengan penyedia jasa teknologi informasi; h. Pustakawan sebagai teknisi kepustakawanan; i. Pustakawan sebagai konsultasi informasi. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa selain sebagai pendidik, pustakawan dapat berperan sebagai seorang manajer informasi yang bertugas mengelola informasi untuk dimanfaatkan kembali, selain itu pustakawan juga sebagai mitra bagi masyarakat, konsultan informasi, serta sebagai penyedia jasa teknologi informasi.

commit to user



2.2.3 Tugas pustakawan Pustakawan sebagai pengembang utama sebuah perpustakaan memiliki tugas yang harus di embannya. Tugas tersebut diberikan kepada pustakawan sesuai dengan jenjang jabatannya. Tugas pustakawan sesuai dengan jenjang jabatannya adalah sebagai berikut : ( Hermawan dan Zen, 2006 : 51 – 57 ) 1. Tugas pustakawan tingkat terampil Pustakawan tingkat terampil mempunyai tugas yang meliputi : a. Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka / sumber informasi. Kegiatannya : 1) Pengembangan koleksi adalah kegiatan yang ditujukan untuk menjaga agar koleksi perpustakaan tetap mutakhir dan sesuai dengan kebutuhan pemakai. 2) Pengolahan bahan pustaka / koleksi adalah kegiatan mendeskripsikan bahan pustaka dan menyiapkan sarana temu kembali informasi. 3) Penyimpanan dan melestarikan bahan pustaka adalah kegiatan menjaga penempatan koleksi perpustakaan yang ditujukan untuk memudahkan penemuan kembali. 4) Pelayanan informasi adalah memberikan bantuan dan jasa informasi kepada pemakai perpustakaan yang terdiri dari layanan sirkulasi, perpustakaan keliling, layanan pandang dengar, penyajian bahan pustaka, layanan rujukan, penelusuran literature, bimbingan membaca, bimbingan pemakai perpustakaan, membina kelompok pembaca, menyebarkan informasi terbaru atau kilat, penyebaran informasi terseleksi, membuat analisa kepustakaan, bercerita kepada anak – anak, dan statistik. b. Pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan Informasi. Kegiatannya : 1) Penyuluhan adalah pemberian keterangan atau penjelasan kepada masyarakat pemakai tentang manfaat dan penggunaan perpustakaan, dokumentasi, dan informasi. 2) Publisitas adalah menyebarluaskan informasi tentang kegiatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi kepada masyarakat luas melalui media cetak dan elektronik seperti : artikel, brosur, film, slide, situs-web dan lain – lain.

commit to user



3) Pameran adalah kegiatan mempertunjukkan kepada masyarakat tentang aktivitas, hasil kegiatan, dan kemampuan sumber informasi perpustakaan, dokumentasi, dan informasi disertai pemberian keterangan / penjelasan mempergunakan bahan peraga. 2. Tugas pustakawan tingkat ahli Pustakawan tingkat ahli mempunyai tugas yang meliputi : a. Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka / sumber informasi. Kegiatannya : 1) Pengembangan koleksi adalah kegiatan yang ditujukan untuk menjaga agar koleksi perpustakaan tetap mutakhir dan sesuai dengan kebutuhan pemakai. 2) Pengolahan bahan pustaka / koleksi adalah kegiatan mendeskripsikan bahan pustaka dan menyiapkan sarana temu kembali informasi. 3) Penimpanan dan pelestarian bahan pustaka adalah kegiatan menjaga penempatan koleksi perpustakaan yang ditujukan untuk memudahkan penemuan kembali, memperkecil kerusakan dan memperpanjang usia bahan pustaka. 4) Pelayanan informasi adalah memberikan bantuan dan jasa informasi kepada pemakai perpustakaan yang terdiri dari layanan sirkulasi, perpustakaan keliling, layanan pandang dengar, penyajian bahan pustaka, layanan rujukan, penelusuran literature, bimbingan membaca, bimbingan pemakai perpustakaan, membina kelompok pembaca, menyebarkan informasi terbaru atau kilat, penyebaran informasi terseleksi, membuat analisa kepustakaan, bercerita kepada anak – anak, dan statistik. b. Pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan Informasi. Kegiatannya : 1) Penyuluhan adalah pemberian keterangan atau penjelasan kepada masyarakat pemakai tentang manfaat dan penggunaan perpustakaan, dokumentasi, dan informasi. 2) Publisitas adalah menyebarluaskan informasi tentang kegiatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi kepada masyarakat luas melalui media cetak dan elektronik seperti : artikel, brosur, film, slide, situs-web dan lain – lain. 3) Pameran adalah kegiatan mempertunjukkan kepada masyarakat tentang aktivitas, hasil kegiatan, dan kemampuan sumber informasi perpustakaan, dokumentasi, dan informasi disertai pemberian keterangan / penjelasan mempergunakan bahan peraga.

commit to user



c. Pengkajian pengembangan perpustakaan, dokumentasi, dan informasi. Kegiatannya : Pengkajian perkembangan perpustakaan, dokumetasi, dan informasi adalah kegiatan mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data berdasarkan metodologi tertentu untuk mengetahui kondisi atau akar permasalahan yang ada, dan hasilnya diinformasikan kepada pihak lain dalam bentuk laporan. Kegiatan tersebut adalah sebagai berikut : 1) Melakukan pengkajian perpustakaan, dokumentasi, dan informasi. Pengkajian merupakan satu kesatuan kegiatan yang utuh, yang dilaksanakan melalui lima sub kegiatan, yaitu penyusunan instrument, pengumpulan, pengolahan, dan analisis data, serta perumusan, evaluasi dari penyempurnaan hasil kajian. 2) Melakukan pengembangan perpustakaan, dokumentasi dan informasi adalah kegiatan untuk memperoleh cara baru guna meningkatkan nilai tambah dari berbagau aspek pelaksanaan perpustakaan, dokumentasi, dan informasi yang sedang atau sudah berjalan, sehingga diperoleh hasil yang lebih optimal. 3) Menganalisis / kritik karya kepustakawanan adalah kegiatan membaca, menganalisis karya kepustakawanan orang lain baik dalam bentuk tulisan maupun informasi terekam lainnya yang selanjutnya dilaporkan dalam bentuk karya tulis baru berupa ulasan / kritik saran / tanggapan secara sistematis dan bersifat menyempurnakan karya tersebut. 4) Menelaah pengembangan di bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi, setiap naskah. Menganalisis / kritik karya kepustakawanan adalah kegiatan membaca, menganalisis karya kepustakawanan orang lain baik dalam bentuk tulisan maupun informasi terekam lainnya yang selanjutnya dilaporkan dalam bentuk karya tulis baru berupa ulasan / kritik saran / tanggapan secara sistematis dan bersifat menyempurnakan karya tersebut. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tugas pustakawan berbeda – beda sesuai dengan tingkat jabatan yang dimilikinya, karena kemampuan pustakawan dibedakan berdasarkan dengan jenjang jabatan yang dimiliki.

commit to user



2.2.4 Pendidikan Pustakawan Pendidikan merupakan bagian yang menentukan untuk meningkatkan kualitas anggota profesi, termasuk profesi sebagai pustakawan. Pembinaan dapat dilakukan melalui pendidikan, baik pendidikan formal, non-formal ataupun pendidikan informal. Berikut penjelasannya : 1. Pendidikan formal Pendidikan formal pustakawan dapat dilakukan pada tingkat diploma, sarjana, atau pascasarjana. Pendidikan formal adalah sarana tempat dimana pustakawan atau calon pustakawan mempersiapkan diri menjadi professional. Pendidikan ini diikuti baik bagi mereka yang akan terjun dalam dunia profesi, ataupun bagi mereka yang telah menjadi anggota profesi. Kegiatan pendidikan formal dilakukan oleh lembaga pendidikan formal, seperti perguruan tinggi yaitu universitas, akademi, institusi, sekolah tinggi dan sebagainya. Pembinaan pustakawan melalui pendidikan formal dapat dilakukan di lembaga – lembaga pendidikan tinggi, seperti universitas, institusi, atau yang sejenis yang menyelenggarakan program diploma, sarjana, magister atau doctor di bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi. Pendidikan formal seperti tersebut di atas, dapat dilakukan baik di dalam maupun di luar negeri ( Hermawan dan Zen, 2006 : 155 – 156 ). 2. Pendidikan nonformal Pembinaan melalui pendidikan nonformal adalah upaya peningkatan kualitas pustakawan secara bersama – sama, dan dapat dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan (diklat), penataran (up grading), symposium, seminar, lokakarya, kursus, magang (on the job training), studi banding, dan lain sebagainya. Merupakan bagian dari kegiatan pembinaan Perpustakaan Nasional RI mengadakan diklat penyetaraan yaitu melakukan pendidikan khusus untuk memasuki jabatan fungsional bagi mereka yang bekerja di perpustakaan dan pusat informasi. Diklat penyetaraan ini adalah diperuntukkan bagi mereka yang berpendidikan terendah D3 (sarjana muda non-perpustakaan), lamanya sekitar 480 jam pelatihan. Sedangkan bagi yang memiliki ijasah S1 (sarjana) untuk memasuki jabatan fungsional pustakawan harus mengikuti pendidikan penyetaraan sekitar 720 jam pelatihan (Hermawan dan Zen, 2006 : 158 – 159 ).

commit to user



3. Pendidikan informal Aktifitas yang dapat menjadi ajang pendidikan informal antara lain adalah berkaryawisata, bertukar pengalaman, kunjung mengunjungi antar sesame pustakawan, yang kesemuanya itu bertujuan untuk meningkatkan mutu profesi pustakawan di negara kita. Kunjungan kerja pustakawan di tempat lain dapat diartikan sebegai tiga L, yaitu : a. Lawatan; Lawatan dapat diartikan sebagai pertemuan silaturahmi, yaitu pertemuan antar sesame anggota profesi. b. Latihan; Latihan bermakna penyegaran dan “meng-uptodatekan” diri masing – masing anggota profesi. c. Lomba; Lomba mempunyai makna membandingkan (benchmarking) suatu karya orang lain, dengan karya dirinya sendiri secara fair, sehingga dapat dijadikan sebagai sarana instropeksi dan pemantapan sikap mental masing – masing anggota profesi (Hermawan dan Zen, 2006 : 159 – 160 ). Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pendidikan pustakawan dapat ditempuh dengan tiga langkah yakni pendidikan formal, pendidikan non formal, dan pendidikan informal. Pustakawan memiliki hak sendiri dalam menentukan pendidikan yang akan di ambilnya guna meningkatkan profesionalismenya. 2.3 Layanan perpustakaan Layanan

perpustakaan

merupakan

aspek

yang

penting

dalam

keberlangsungan suatu perpustakaan, layanan diberikan kepada pengguna agar pengguna mendapatkan kepuasan dari sarana yang dihadirkan. Layanan inilah yang nantinya menentukan mutu suatu perpustakaan, oleh sebab itu pustakawan harus mampu membina dan mengelola layanan di perpustakaan dengan baik. Seperti yang diuraikan di atas, bahwa layanan yang baik adalah layanan yang mampu memberikan kepuasan kepada pengguna. Adapun bentuk riil layanan perpustakaan tersebut antara lain : (Sutarno, 2006 : 90 – 91)

commit to user



1. Layanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan / yang dikehendaki masyarakat pemakai. 2. Berorientasi kepada pemakai. 3. Berlangsung cepat waktu dan tepat sasaran. 4. Berjalan mudah dan sederhana. 5. Murah dan ekonomis. 6. Menarik dan menyenangkan, dan menimbulkan rasa simpati. 7. Bervariatif. 8. Mengundang rasa ingin kembali. 9. Ramah tamah. 10. Bersifat informatif, membimbing, dan mengarahkan, tetapi tidak bersifat menggurui. 11. Mengembangkan hal – hal yang baru / inovatif. 12. Mampu berkompetisi dengan layanan di bidang yang lain. 13. Mampu menumbuhkan rasa percaya bagi pemakaian dan bersifat mandiri. Secara deskriptif (Fandy, 2002 : 23 ) mengemukakan bahwa layanan adalah suatu kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung antara seseorang dengan orang lain dalam menyediakan produk atau jasa, sedangkan melayani adalah membantu menyiapkan sesuatu yang diperlukan oleh seseorang. Layanan yang diberikan kepada pengguna seharusnya bukan hanya layanan yang biasa, melainkan layanan yang mampu memberikan tingkat kepuasan kepada pengguna yang disebut dengan layanan prima. Disebutkan Daryono ( 2010 : 3 ) dalam Jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca, bahwa layanan prima dapat diartikan sebagai upaya maksimal yang diberikan oleh pustakawan disuatu perpustakaan kepada pemustaka untuk memenuhi harapan dan kebutuhannya hingga tercapai kepuasan. Layanan perpustakaan sangat dipengaruhi beberapa faktor kualitas manusia, antara lain : 1. Kualitas Jasmani Kualitas ini sangat berhubungan dengan kesehatan, hal ini sangat berpengaruh terhadap kualitas diri individu secara keseluruhan. 2. Kualitas Psikologi Kualitas ini diukur dari tingkat pengembangan dan pendayagunaan potensi yang terdapat didalamnya, seperti bakat, minat/perhatian, kemampuan

commit to user



berpikir pengendalian emosi, kepedulian. Hal ini menyangkut aspek (a) keluaran dan kedalaman pengetahuan tingkat pemahaman dan ketajaman berpikir. Aspek ini berarti memiliki pengetahuan memadai berupa pengetahuan umum dan khusus di bidangnya. Disamping itu memiliki pola kemampuan yang baik dalam memahami kondisi kehidupan yang bersifat umum maupun bidang masing – masing (b) keterampilan atau keahlian yang memungkinkan untuk menjadi sumber daya manusia yang produktif. Oleh karena itu aspek ini sangat erat hubungannya dengan keluaran dan kedalaman pengetahuan, pemahaman dan ketajaman berpikir. Setiap keterampilan atau keahlian yang telah dikuasai perwujudannya dalam bekerja akan lebih efektif dan efisien apabila ditunjang dengan penguasaan pengetahuan yang cukup luas dan mendalam, kemampuan memahami yang tinggi dan proses berpikir cepat, realistik, dan obyektif. 3. Kualitas sebagai makhluk sosial Dilihat dari aspek ini memiliki sikap dan perilaku sosial yang positif. Perwujudan dalam kebersamaan, tidak sekedar mampu bergaul dengan orang lain, tetapi memiliki kepekaan dan kepedulian sosial yang tinggi. 4. Kualitas Kemandirian Kemandirian merupakan totalitas kepribadian yang harus dimiliki oleh setiap individu sebagai sumber daya manusia. Kemandirian merupakan sikap dan perilaku yang dapat mengantar manusia pada sukses dalam menjalankan kehidupan. 5. Kualitas Iman Ciri dari kualitas ini adalah harus mampu mewujudkan kehidupan secara spiritualitas, mampu mengendalikan diri untuk tidak melanggar perintah-Nya (Mardiyanto, 2007: 2). 2.3.1 Kegiatan pelayanan perpustakaan Sebagai lembaga yang bergerak dibidang pelayanan, perpustakaan memiliki beberapa jenis kegiatan pelayanan yang dilakukan guna meningkatkan kepuasan pengguna, sehingga pengguna memiliki keinginan untuk memanfaatkan kembali layanan yang diberikan perpustakaan. Kepuasan pengguna berpengaruh penting dalam upaya peningkatan pengunjung di perpustakaan, karena perkembangan dan eksistensi perpustakaan salah satunya dipengaruhi oleh tingkat kunjungan pengguna perpustakaan.

commit to user



Kegiatan pelayanan perpustakaan dapat dilihat dari dua sisi, yaitu dari sisi penyedia layanan dan dari sisi pemakai layanan. Dari sisi penyedia layanan, kegiatan pelayanan perpustakaan meliputi : 1. Pengadaan pustaka : pembelian, pelangganan, pencarian/pengumpulan 2. Penyiapan pustaka : antara lain, pemberian label dan katalogisasi 3. Pemberian layanan : antara lain, penempatan bahan pustaka di rak, pengeluaran bahan pustaka untuk dipinjamkan (sirkulasi), dan seringkali pula mencarikan bahan pustaka atas permintaan pengguna layanan 4. Pemeliharaan bahan pustaka : perbaikan dari kerusakan, pemeliharaan agar tidak rusak, penyimpanan dalam media lain (misal: dari buku ke CD-ROM) Selain itu, penyedia layanan juga menyediakan ruang beserta sarana prasarana yang diperlukan untuk kegiatan pengguna layanan perpustakaan.Dari sisi pengguna layanan, terdapat beberapa kegiatan sebagai berikut : 1. Mencari bahan pustaka : mencari dari katalog, menelusur di rak – rak buku 2. Membaca/memanfaatkan bahan pustaka (di ruang perpustakaan) 3. Meminjamkan pustaka (untuk dibawa ke luar perpustakaan) Seringkali pengguna layanan juga melakukan kegiatan menyalin isi pustaka dengan cara menulis di buku catatannya atau memfotokopi isi pustaka. Selain itu, sering pula pengguna layanan meminta staf perpustakaan untuk mencari bahan pustaka. Bahan pustaka yang dimaksud di atas meliputi media cetak (antara lain : buku, majalah, surat kabar), media elektronis (antara lain : berkas elektronis di disk, CD, internet ) dan media foto/slide (Amsri, 2007 : 47 ). Pelayanan inilah yang nantinya ditingkatkan oleh pustakawan guna memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan sekaligus meningkatkan tingkat kepuasan pengguna. 2.3.2 Sistem layanan perpustakaan Setiap perpustakaan perlu menentukan penggunaan sistem layanan yang akan diterapkan di perpustakaan tersebut, sehingga pengguna dapat memanfaatkan layanan dengan baik dan tidak mengalami hambatan. Dengan menentukan sistem pelayanan, pengguna dapat mengetahui bagaimana cara memanfaatkan layanan dengan baik.

commit to user



Menurut Darmono (2001:55) sistem layanan perpustakaan ada 2 (dua) yaitu: 1. Sistem layanan terbuka (opened access) Sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi perpustakaan. Pada sistem ini pemakai perpustakaaan dapat melakukan browsing bahan pustaka dari jajaran koleksi. 2. Sistem layanan tertutup (closed access) Sistem layanan tertutup adalah sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil sendiri bahan pustaka diperpustakaan. Pengambilan bahan pustaka harus melalui petugas perpustakaan, demikian juga dengan pengembalian bahan pustaka yang telah dipinjamnya. Sistem layanan perpustakaan ini bertujuan untuk memberikan keamanan kepada bahan pustaka atau koleksi sehingga koleksi yang tidak seharusnya dipinjam dengan alasan apapun masih tersimpan didalam rak, hal ini dapat mengurangi tingkat kehilangan dalam koleksi. Selain itu, untuk mengetahui tentang identitas peminjam bahan pustaka, oleh sebab itu jika terjadi penyalahgunaan dapat langsung ditelusuri. Setiap perpustakaan memiliki sarana dan prasarana yang tidak sama satu dengan yang lainnya, oleh sebab itu penerapan sistem pelayanan pun berbeda – beda dari masing – masing perpustakaan yang ada di Indonesia.

Darmono (2001 : 137) juga menjelaskan bahwa ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan perpustakaan dalam pemilihan suatu sistem antara lain : 1. Pertimbangan tingkat keselamatan koleksi perpustakaan, 2. Pertimbangan jenis koleksi dan sifat rentan dari koleksi. Untuk koleksi pandang dengar dan bentuk mikro pada umumnya layanan yang diberikan bersifat tertutup, 3. Perbandingan antara jumlah staf, jumlah pemakai, dan jumlah koleksi. Jika jumlah pemakai sangat besar maka perpustakaan cenderung memilih sistem pelayanan yang bersifat terbuka,

commit to user



4. Luas gedung perpustakaan. Pada umumnya perpustakaan yang menempati gedung yang sangat luas dengan jumlah tenaga pengelola yang relatif terbatas cenderung akan menggunakan sistem terbuka, 5. Rasio antara jam layanan dengan jumlah staf perpustakaan. Setiap sistem layanan memiliki beberapa kelebihan tetapi juga memiliki kekurangan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa, perpustakaan memiliki dua sistem pelayanan yaitu sistem layanan terbuka dan sistem layanan tertutup. Dengan adanya dua sistem tersebut, perpustakaan dapat menerapkan salah satu atau keduanya sekaligus tergantung dengan kondisi perpustakaan yang ada. 2.3.3 Jenis – jenis pelayanan Perpustakaan memiliki beberapa jenis layanan yang digunakan dalam upaya memuaskan pengguna, layanan ini diberikan secara cuma – cuma dengan tujuan agar pengguna tidak bosan

ketika mengunjungi

perpustakaan. Jenis

pelayanan

perpustakaan sebagai berikut : 1. Layanan sirkulasi 2. Layanan referensi 3. Layanan terbitan berseri 4. Layanan audio visual 5. Layanan penunjang Jenis layanan yang tersebut diatas akan diuraikan satu persatu dibawah ini. 1. Layanan sirkulasi Layanan

sirkulasi

digunakan

oleh

pengguna

mengembalikan dan memperpanjang koleksi yang diinginkannya.

commit to user

untuk

meminjam,



Rahayuningsih (2007 : 95) menyebutkan bahwa, pelayanan sirkulasi adalah layanan pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi. Namun layanan sirkulasi perpustakaan bukan hanya sekedar pekerjaan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi saja, melainkan suatu kegiatan menyeluruh dalam proses pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa sirkulasi. Sedangkan menurut Darmono (2001 : 141), pelayanan sirkulasi adalah layanan kepada pemakai perpustakaan berupa peminjaman bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Dalam layanan ini biasanya digunakan sistem tertentu, dengan aturan peminjaman yang disesuaikan dengan kondisi perpustakaan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dalam layanan perpustakaan terdapat pelayanan – pelayanan yang termasuk kedalam pelayanan sirkulasi yaitu peminjaman, pengembalian, perpanjangan, pembuatan kartu anggota dan sebagainya. 2. Layanan referensi Layanan referensi biasanya digunakan pengunjung dalam mencari bahan rujukan untuk penelitian atau laporan yang sedang dikerjakannya dan bahan rujukan ini hanya dapat dibaca di tempat. Darmono (2001 : 141) menyatakan bahwa, layanan referensi adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi - koleksi khusus seperti kamus, ensiklopedia, almanak, direktori, buku tahunan yang berisi informasi teknis dan singkat. Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan tetapi hanya untuk dibaca di tempat. Sedangkan menurut Rahayuningsih (2007 : 103) menyatakan bahwa, pelayanan referensi adalah suatu kegiatan untuk membantu penggunan perpustakaan dalam menemukan informasi yaitu dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi.

commit to user



Layanan referensi merupakan layanan yang ditujukan untuk memudahkan pengguna dalam mencari bahan pustaka berupa rujukan, sehingga pengguna dapat menggunakannya dengan mudah. 3. Layanan audio visual Layanan audio visual merupakan layanan berupa bahan non cetak yang digunakan oleh pengguna sebagai referensi dan penekanan terhadap suatu karya cetak. Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku pedoman (1994 : 47) dikemukakan bahwa, pelayanan audiovisual adalah kegiatan meminjam bahan pustaka audio visual kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapannya di dalam perpustakaan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan audio visual bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan karya non cetak sebagai sumber referensi. 4. Layanan terbitan berseri Layanan terbitan berseri merupakan layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan yakni berupa bahan pustaka yang terbit secara berkala, seperti majalah, koran, buletin,atau pun jurnal. Menurut Yusup (1995 : 58) terbitan berseri adalah bentuk publikasi yang ada pada umumnya memuat berbagai tulisan atau artikel, baik publikasi umum maupun yang khusus dari beberapa pengarang yang dianggap penting dengan waktu terbitan dan dalam jangka waktu yang tidak ditentukan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan terbitan berseri merupakan layanan yang menyediakan bahan pustaka yang memuat tulisan atau artikel yang terbit secara berkala atau pada waktu tertentu.

commit to user



5. Layanan penunjang untuk perpustakaan umum Perpustakaan umum merupakan jenis perpustakaan yang memiliki sekmen pasar yang luas yakni masyarakat umum, dengan jumlah pengguna yang beragam, sehingga layanan dalam perpustakaan umum perlu ditunjang dengan layanan lain, diantaranya : a. Layanan anak dan permainan anak, seperti play, games and kids. Perpustakaan harus menyediakan berbagai jenis permainan untuk mengembangkan daya kreativitas, imajinasi, motivasi dan kemampuan berpikir serta keingintahuan (couriusity) yang dirangsang melalui koleksi tersebut. b. Layanan mendongeng (story telling). Layanan ini sebaiknya dilakukan secara teratur, misalnya sebulan sekali yang dibawakan oleh petugas layanan anak atau pendongeng dari sanggar, gunanya untuk menarik pengunjung anak – anak, dan ikut melestarikan budaya mendongeng. Sumber cerita dapat diambil dari buku – buku di perpustakaan atau sumber yang lain. c. Disamping hal – hal tersebut perpustakaan umum perlu menyediakan layanan untuk para penderita cacat (disabilities). Dengan menyediakan koleksi dan fasilitas tertentu, seperti buku – buku dengan huruf braile (Sutarno, 2006 : 98). Dengan penambahan layanan yang dikhususkan untuk perpustakaan umum, diharapkan masyarakat lebih tertarik untuk memanfaatkan perpustakaan, bukan hanya sebagai penyedia informasi, tetapi dapat juga sebagai sarana rekreasi yang baik bagi anak – anak, maupun fasilitas yang memadai bagi penyandang cacat.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III GAMBARAN UMUM KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

3.1 Sejarah Sebelum berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dengan berdasarkan Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2001, penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun, pada tanggal 28 September 1992, Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah mengirimkan Surat dengan No. 061/29056 kepada Menteri Dalam Negeri. Surat Gubernur tersebut berisi usulan tentang peningkatan pola organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II yang merupakan kelanjutan dari Surat Walikota Madya Kepala Daerah Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Menteri Dalam Negeri menjawab surat tersebut dengan mengeluarkan surat persetujuan atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat /WilayahDaerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal, surat tersebut keluar pada tanggal 8 Oktober 1992 No. 061/2597/SJ. Dengan keluarnya Surat Keputusan

commit to user 31



Menteri Dalam Negeri tersebut, selanjutnya disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal tersebut maka terbentuklah Peraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D No. 6 tanggal 22 April 1993, yang kemudian disahkan dengan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993. Peraturan Daerah tersebut, mengalami perubahan sebanyak dua kali, perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya daerah Tingkat II No. 2 Tahun 1996 tentang Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta. Kemudian Peraturan Daerah dirubah lagi dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Perubahan kedua Peraturan daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D No. 12. Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta tersebut, maka penyelenggaraan urusan

commit to user



pemerintah di bidang kearsipan masih ditangani oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta. Kemudian, dengan adanya Undang – Undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggungjawab. Demi kelancaran penyelenggaraan tersebut, Pemerintah Daerah Kota Surakarta merasa perlu adanya penataan kembali perangkat Pemerintah Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran Daerah Kota Surakarta Tahun 2001 No. 14 Seri: D 12 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta. Dengan adanya Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 tersebut, maka dibentuklah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan. Peraturan Daerah ini kemudian ditindak lanjuti dengan Keputusan Walikota Surakarta No. 36 Tahun 2001 tentang Pedoman Uraian Tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kemudian, muncul Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

commit to user



3.2 Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mempunyai visi dan misi dalam melaksanakan tugas dan kegiatannya. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut : 3.2.1

Visi

“ Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur tertumpu pada informasi “ 3.2.2

Misi

a. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan ilmiah; b. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar membaca; c. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang modern; d. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta pendidikan; e. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai Pembina kearsipan dan perpustakaan di instansi dan masyarakat.

commit to user



3.3 Struktur Organisasi Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kota Surakarta, maka ditetapkan Peraturan Walikota tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Mengenai bagan struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : Bagan 3.1. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta KEPALA

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

SEKSI PENGELOLAAN ARSIP

SUB BAGIAN TATA USAHA

SEKSI PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

SEKSI PELAYANAN PERPUSTAKAAN

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2011

commit to user



Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing – masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : 3.3.1

Kepala kantor Kepala Kantor mempunyai tugas sebagai motivator dan innovator.

Cakupan tugas – tugasnya adalah menggerakkan seluruh unsur, baik berupa sumber daya manusia, dana maupun lainnya untuk dapat dikelola dan dimanfaatkan menjadi kekuatan – kekuatan yang potensial bagi instansi. Kegiatan utama yang di emban adalah pelayanan masyarakat yang membutuhkan suatu informasi bersumber dari buku, dokumen dan media informasi lainnya. 3.3.2

Jabatan fungsional Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan

Fungsional masing – masing berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku. 3.3.3

Sub bagian tata usaha Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan

perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi: perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian.

commit to user



3.3.4

Seksi pengelolaan arsip

Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan arsip, meliputi: pembinaan teknis kearsipan, pengelolaan arsip dinamis inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.

3.3.5

Seksi pengelolaan perpustakaan Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan

penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan perpustakaan, meliputi: pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor. 3.3.6

Seksi pelayanan perpustakaan Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan

penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelayanan perpustakaan, meliputi: pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai dan penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.

commit to user



3.4 Tugas dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 3.4.1

Tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang

berkedudukan di Kota Surakarta, merupakan unsur penunjang pemerintahan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah. Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin seorang Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yakni melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan. 3.4.2

Fungsi Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan c. Pengelolaan dan pelayanan arsip d. Pengelolaan perpustakaan e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan f. Penyelenggaraan sosialisasi g. Pembinaan jabatan fungsional

commit to user



3.5 Sumber Daya Manusia Jumlah personalia yang terlibat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ada 29 orang. (lihat tabel 3.1) Tabel 3.1 Daftar Karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Februari 2011 NO

NAMA

1.

Dra. Siti Muryati, MM

2.

M. Ndandung. K,SH

3.

Haryanto,S.Sos

4.

JABATAN Kepala Kantor

PANGKAT/GOL.

PEND.

Pembina Tk.I/IV/b

S2

Penata Tk.I/III/d

S1

Staff TU

Penata/III/c

S1

Daryana

Staff TU

Penata/III/c

DIII

5.

Budiningsih

Staff TU

Penata Muda Tk.I/III/b

SMA

6.

Tri Suyanto

Staff TU


SMA

7.

Anis Widhaningsih,SE

Staff TU


S1

8.

Selvia Berthisani

Staff TU

Pengatur Muda Tk.I/II/b

SMA

9.

Sri Mulyanti

Staff TU

Pengatur Tk.I/II/d

SMK

10.

Nina Dewi SES

Staff TU

Pengatur Muda/II/a

SMA

11.

Muhammad Yuhri

12.

Arief Heri Wiyana,S.SI

13.

Ka. Sub. Bag. TU

Kepala Seksi Arsip

Penata Tk.I/III/d

S1

Staff Arsip


S1

Budi Sofyan Hadi

Staff Arsip


DIII

14.

Damayanti Mieke. D

Staff Arsip


SMA

15.

Sriyari

Staff Arsip

Pengatur Muda Tk.I/II/b

SMA

16.

Muhammad Arif M, S.Sos

17.

Suparsi

Pustakawan

Penata/III/c

SMA

18.

Warsito

Pustakawan

Penata/III/c

SMA

19.

Agus Madiyono

Seksi Pelayanan


SMA

20.

Hermawanto

Seksi Pelayanan


SMA

Kepala Seksi Pelayanan

commit to user

Penata Tk.I/III/d

S1



21.

Trining Tyastuti

Seksi Pelayanan

Penata Muda/III/a

SMA

22.

Fatimah Rohaniwati

Seksi Pelayanan

Pengatur Muda/II/a

SMA

23.

Agus Sunaryo

Seksi Pelayanan

Pengatur Tk.I/II/d

SMK

24.

Rachmadi

Seksi Pelayanan

Pengatur/II/c

SMA

25.

Sri Rahayu,S.Pd

26.

Umi Sudarjani

Pustakawan

Penata/III/c

27.

Sri Wahyudi,S.Sos

Staff Teknis


S1

28.

Kurniawati,Ama

Pustakawan

Penata Muda/III/a

D2

29.

Reny Wahyuningsih,SH

Staff Teknis

Pengatur Muda/II/a

S1

Kepala Seksi Teknis

Penata Tk.I/III/d

S1 SMA

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011

3.6 Gedung dan Ruang Perpustakaan Gedung Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari 4 (empat) bagian, yaitu bagian layanan, teknis, administrasi, dan arsip. Gedung ini terdiri dari dua lantai, yaitu lantai satu adalah bagian layanan, sedangkan lantai dua adalah bagian teknis, administrasi, dan arsip. Luas gedung 554 m2 dengan sertifikat No. AH371769, gedung tersebut merupakan bekas gedung DKRP dan KB. 3.7 Sumber Dana Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memperoleh sumber dana dari pemerintah, baik dari pusat maupun pemerintah daerah yang mengalokasikan anggaran perpustakaan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan Anggaran Pendapatan dan Belanja daerah (APBD). Selain itu, sumber dana juga diperoleh dari pendaftaran anggota dan denda keterlambatan pengembalian buku.

commit to user



3.8 Sarana Prasarana Sarana dan prasarana yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dapat dilihat pada tabel 3.2. Tabel 3.2 Sarana Prasarana NO

NAMA BARANG

JUMLAH

1.

Meja

20

2.

Kursi

78

3.

Rak

25

4.

Papan Kegiatan

1

5.

Almari Buku

4

6.

Kotak Katalog

2

7.

Brankas

1

8.

Kulkas

1

9.

Jam Dinding

7

10.

AC

6

11.

Telepon

5

12.

Mesin Ketik

3

13.

White Board

4

14.

Mesin Fotokopi

1

15.

Komputer

7

16.

Printer

4

17.

Kipas Angin

3

18.

Dispenser

4

19.

Mobil Perling

4

20.

Mobil Dinas

1

21.

Sepeda Motor

2

commit to user



22.

Filling cabinet

5

23.

Laptop

2

24.

Mesin Press

1

25.

Mesin Pemotong Kertas

1


3.9 Koleksi Koleksi yang dimiliki Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta tiap tahunnya mengalami peningkatan, ini disebabkan oleh pengadaan koleksi dengan menggunakan anggaran APBD serta bantuan dari Perpustakaan Provinsi dan Perpustakaan Nasional. ( lihat tabel 3.3 ) Tabel 3.3 Jumlah Buku Selama 5 Tahun Terakhir Tahun

2006

2007

2008

2009

2010

Jumlah Koleksi

32.129

32.523

33.151

36.043

37.443


Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memiliki berbagai jenis koleksi, diantaranya : 3.9.1

Koleksi umum Koleksi umum merupakan koleksi yang bebas dipinjam oleh

pengunjung, meliputi berbagai macam tema, materi, serta disiplin ilmu, atau lebih sering dibedakan dengan istilah fiksi dan non fiksi. Fiksi merupakan koleksi yang berisi tentang hal – hal yang dianggap tidak real atau nyata, koleksi ini biasanya terdiri dari buku cerita, buku dongeng maupun novel.

commit to user



Sedangkan non fiksi adalah koleksi yang berisi hal – hal real atau nyata yang telah melalui tahap uji coba atau menyangkut tentang teori – teori dari pakar yang telah diuji kebenarannya. Pemberian kode atau call number sesuai dengan klasifikasi DDC untuk koleksi non fiksi, sedangkan untuk koleksi fiksi dibedakan dengan penulisan kode huruf. 3.9.2

Majalah Majalah merupakan kumpulan berita, artikel, cerita, opini, dan lain

sebagainya yang dicetak dengan lembaran kertas ukuran plano kuarto atau folio, dijilid dalam bentuk buku. Majalah merupakan jenis koleksi terbitan berkala yang terbit teratur dalam tempo seminggu sekali, dua minggu sekali atau satu bulan sekali. Pemberian kode yang dipakai adalah kode huruf dan angka, kode ini dapat dipakai sebagai ciri penempatan majalah atau tanda majalah. Koleksi majalah yang terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta meliputi Penyebar Semangat, Kartini, Femina, Media Pustaka, Motor, Civitas, Tempo, India Perspektif, Gadis, Hidup, T & T, Matra, dan lain – lain. Majalah ini berasal dari pembelian dan hadiah. 3.9.3

Surat kabar Surat kabar adalah kumpulan berita, artikel, cerita, iklan dan

sebagainya yang dicetak dalam lembaran kertas ukuran plano, terbit secara teratur, bisa setiap hari atau seminggu sekali.

commit to user



Surat kabar yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, antara lain Solopos, Suara Merdeka, Joglo Semar, dan Kompas. Surat kabar berasal dari pembelian yang berlangganan. 3.9.4

Referensi Buku referensi adalah jenis buku yang isinya tidak untuk dibaca

secara keseluruhan tetapi digunakan sebagai alat konsultasi. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta disamping menyediakan buku koleksi umum juga menyediakan buku referensi, antara lain ensiklopedi, kamus, buku tahunan, biografi, bibliografi, buku pegangan dan pedoman, buku petunjuk atau direktori, sumber – sumber ilmu murni (geografi), indeks dan abstrak serta penerbitan – penerbitan pemerintah. 3.9.5

Audio visual Koleksi audio visual adalah koleksi bukan cetak atau non buku yaitu

dalam bentuk soft copy atau bentuk digital. Biasanya ini berupa CD, flashdisk, CD-ROM, kaset, dan koleksi bentuk mikro. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta hanya memiliki jenis CD dan alat – alat untuk memutarnya. Koleksi Audio visual ini berasal dari pembelian dan hadiah atau bawaan dari buku. 3.9.6

Koleksi khusus Koleksi khusus adalah koleksi yang sudah langka, sulit diperoleh,

dan mempunyai nilai informasi yang penting. Koleksi khusus ini tidak bisa dipinjam untuk dibawa pulang tetapi hanya bisa dibaca di tempat atau di

commit to user



fotokopi. Koleksi khusus ini antara lain adalah biografi tokoh – tokoh penting Indonesia, buku mengenai seluk beluk suatu kota, buku mengenai kebudayaan suatu daerah, dan lain sebagainya. 3.10

Layanan Sistem pelayanan suatu perpustakaan adalah hal yang sangat penting untuk

diketahui oleh pemustaka pada umumnya dan pustakawan pada khususnya. Pada dasarnya dikenal adanya dua macam sistem pelayanan perpustakaan, yaitu : 1. Sistem pelayanan terbuka (opened access), yaitu suatu sistem pelayanan dimana pemustaka memiliki kebebasan untuk memilih dan mengambil koleksi sesuai dengan keinginannya. 2. Sistem pelayanan tertutup (closed access), yaitu suatu sistem pelayanan dimana pemustaka tidak memiliki kebebasan untuk mencari dan mengambil sendiri koleksi yang diinginkannya, melainkan petugas perpustakaanlah yang memiliki hak untuk mengambilkannya. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang dibuka secara resmi pada tanggal 21 Agustus 1971 menggunakan sistem pelayanan terbuka (opened access) untuk public service. Setelah keluarnya kebijakan dari Kepala Perpustakaan, mulai tanggal 21 Agustus 1979, pelayanan campuran dipergunakan oleh perpustakaan dalam pelayanan kepada pemustaka.

commit to user



Sistem pelayanan campuran yaitu pelayanan dimana pemustaka diberi kebebasan tetapi tidak penuh untuk mencari dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dengan kata lain sistem terbuka dan sistem tertutup, keduanya digunakan secara bersama – sama. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memberikan layanan kepada pemustaka antara lain : 3.10.1 Layanan arsip, yaitu layanan bagian tempat penyimpanan surat – menyurat. 3.10.2 Layanan administrasi, yaitu layanan tentang kepengurusan institusi. 3.10.3 Layanan teknis, yaitu bagian pengolahan bahan pustaka. Pengolahan bahan pustaka dilakukan setiap koleksi diterima, baik berasal dari hadiah, pembelian maupun tukar menukar bahan pustaka. Tahap – tahap pengolahan koleksi adalah sebagai berikut : a. Stempel, terdiri dari dua stempel yaitu stempel kepemilikan dan stempel inventarisasi. b. Pencatatan pada buku induk dan inventarisasi. c. Klasifikasi,

dilakukan

untuk mempermudah penelususran

dan

penempatan koleksi dengan cepat dan tepat. Sistem klasifikasi yang dipakai adalah DDC (Dewey Decimal Classification) atau Klasifikasi Persepuluh Dewey.

commit to user



d. Katalogisasi,

sistem

yang

digunakan

adalah

Anglo-American

Cataloging Rule 2 (AACR2) yang merupakan standar katalogisasi internasional. e. Pasca Katalogisasi, yaitu kegiatan setelah katalogisasi, di antaranya adalah pemasangan label buku, kartu buku, kantong buku, slip tanggal kembali (date due slip). f. Ekspedisi, yaitu kegiatan penyerahan bahan pustaka ke bagian sirkulasi disetai bukti penyerahan koleksi dari bagian pengolahan. g. Filling (penyusunan kartu catalog). h. Shelving (penyusunan koleksi di rak). 3.10.4 Layanan sirkulasi Layanan sirkulasi adalah proses peminjaman, pengembalian bahan pustaka dan pembuatan kartu anggota. Disamping menggunakan teknologi informasi (automasi) berupa alat barcode reader dan perangkat pendukungnya, juga masih digunakan cara manual. Syarat menjadi anggota perpustakaan antara lain : a. Penduduk Surakarta, pelajar/mahasiswa, karyawan dan lain – lain b. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota perpustakaan c. Mendapatkan pengesahan 1) Umum/swasta dari kepala/sekretaris kelurahan 2) Pelajar dari kepala sekolah

commit to user



3) Mahasiswa dari Dekan/Pembantu Dekan, Direktur, Ketua Jurusan (bukan kepala itu) 4) Karyawan dari kepala kantornya 5) ABRI dari komandan dan kesatuan d. Menyerahkan 2 (dua) lembar pas foto ukuran 3x4 e. Menyerahkan

1

(satu)

lembar

fotokopi

kartu

pelajar/kartu

mahasiswa/identitas lainnya f. Menyerahkan 1 (satu) lembar fotokopi KTP/identitas diri g. Pendaftar tercatat sebagai anggota perpustakaan yang sah apabila kepadanya telah diberikan “Kartu Anggota” h. “Kartu anggota” berlaku 1 (satu) tahun i. “Kartu anggota” tidak boleh dipinjamkan kepada orang lain j. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 3.500,Jam pelayanan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : Senin s/d Kamis

: 08.00 – 15.30 WIB

Jum’at

: 08.00 – 11.00 WIB

Sabtu

: 08.00 – 13.00 WIB

Pada hari Minggu melakukan pelayanan perpustakaan keliling di Balai Kambang Surakarta mulai pukul 08.00 – 12.00 WIB.

commit to user



Tata tertib peminjaman koleksi adalah sebagai berikut : a. Peminjaman bacaan 1) Peminjaman Keluar (dibawa pulang) 2) Peminjaman di tempat (tidak dibawa pulang sama dengan dibaca di ruang baca perpustakaan). b. Yang boleh melakukan peminjaman keluar adalah 1) Semua anggota yang telah memenuhi syarat 2) Yang boleh melakukan peminjaman di tempat adalah : semua orang yang ingin menggunakan perpustakaan, dengan lebih dahulu mengisi buku pengunjung. c. Bacaan yang tidak boleh dipinjam keluar adalah 1) Buku referensi : kamus, ensiklopedi, buku petunjuk atau pedoman. 2) Undang – undang dan peraturan pemerintah termasuk kitab undang – undang 3) Majalah, surat kabar 4) Tabel – table/data statistik, peta, dan sebagainya 5) Buku – buku langka/termasuk manuskrip 6) Lain – lain, bacaan yang menurut pertimbangan pimpinan perpustakaan sebaiknya tidak dipinjam keluar.

commit to user



d. Setiap anggota berhak meminjam bacaan apa saja dari perpustakaan dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Untuk peminjaman tidak dipungut biaya 2) Untuk setiap peminjaman harus diperlihatkan “kartu anggota” e. Setiap anggota hanya diperbolehkan meminjam keluar sebuah buku pada tiap peminjaman kecuali “anggota” yang sedang menyelesaikan suatu pekerjaan ilmiah (research, thesis, disertasi, skripsi, dsb) dapat meminjam 2 (dua) buku yang mana harus dibuktikan dengan suatu keterangan/pernyataan tertulis dari yang berwenang yang mendapat persetujuan dari pimpinan perpustakaan. f. Apabila buku yang sedang dipinjam belum dikembalikan, anggota tidak dapat meminjam buku yang lain. g. Jangka waktu peminjaman keluar ditetapkan : 1) Untuk buku fiksi ditetapkan 1 (satu) minggu atau 7 (tujuh) hari terhitung dari hari peminjaman 2) Untuk buku non fiksi ditetapkan 2 (dua) minggu atau 15 (lima belas) hari terhitung dari hari peminjaman, h. Apabila perlu buku – buku non fikdi dapat diperpanjang 2 (dua) minggu lagi terhitung dari hari peminjaman dengan catatan perpanjangan tidak diperbolehkan apabila ada anggota lain yang memesannya.

commit to user



i. Buku yang dipinjam harus dikembalikan selambat – lambatnya pada tanggal yang ditetapkan sebagai tanggal “habis” waktu peminjaman (date due) j. Terhadap keterlambatan pengembalian (over due) dikenakan denda sebesar Rp 200,- per eksemplar setiap hari keterlambatan. k. Para peminjam yang telah melalaikan kewajibannya mengembalikan buku lebih dari 1 (satu) bulan diberi peringatan untuk segera menunaikan kewajiban agar tidak kena sanksi penjabutan hak pinjam. l. Para

anggota

perpustakaan

yang

telah

melalaikan

kewajibannya/mengabaikan peringatan tersebut diatas, dicabut haknya sebagai peminjam pada perpustakaan sekurang – kurangnya 6 (enam) bulan.

Sanksi

ini

tidak

menghapuskan

kewajibannya

untuk

mengembalikan buku yang masih dipinjam. m. Apabila buku yang dipinjam hilang, peminjam harus segera melaporkan kepada perpustakaan, dan menggantikan dengan buku baru yang serupa dengan yang hilang/jika tidak dapat menggantikan dengan buku baru, membayar kerugian sebesar harga dari buku (harga terakhir). n. Para pengunjung dilarang mencabut kartu – kartu katalog yang ada dalam kotak katalog. o. Segala sesuatu yang belum diatur dalam tata tertib ini diatur tersendiri.

commit to user



3.10.5 Layanan locker Layanan locker adalah penyediaan fasilitas untuk menitipkan tas atau barang – barang yang tidak boleh dibawa masuk perpustakaan. 3.10.6 Layanan referensi Layanan referensi adalah suatu kegiatan layanan yang berupa pemberian bantuan kepada pengguna perpustakaan agar dapat menemukan informasi yang dibutuhkan. 3.10.7 Layanan penelusuran informasi Layanan penelusuran informasi adalah suatu kegiatan layanan untk mencari kembali dokumen/informasi yang pernah ditulis atau diterbitkan mengenai suatu objek tertentu. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan 2 (dua) jenis penelusuran yaitu dengan komputer dan manual. 3.10.8 Layanan ruang baca Layanan ruang baca berupa penyediaan fasilitas – fasilitas untuk membaca/belajar di ruang perpustakaan. Fasilitas yang disediakan adalah berbagai jenis koleksi perpustakaan, meja, kursi, penerangan, komputer penelusuran dan AC. 3.10.9 Layanan fotokopi Layanan fotokopi adalah penyediaan fasilitas penggandaan informasi tertulis atau tercetak untuk keperluan studi dan penelitian. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memiliki satu buah mesin fotokopi.

commit to user



3.10.10 Layanan perpustakaan keliling Perpustakaan keliling dilaksanakan ke daerah – daerah yang belum terjangkau oleh layanan perpustakaan menetap. Layanan perpustakaan keliling ini tiap harinya dilaksanakan. Biasanya dilaksanakan di sekolah – sekolah, lembaga pemerintah, dan taman rekreasi. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memiliki 4 (empat) mobil keliling yang terdiri dari 2 (dua) bus keliling, mobil pintar, dan SIKIB (Solidaritas Istri Kabinet Indonesia Bersatu). Mobil pintar biasanya jalan pada hari Minggu, yaitu di Taman Rekreasi Balai Kambang Surakarta. Di dalam mobil pintar terdapat televisi, VCD, laptop, dan mainan anak – anak. Hal ini dilakukan untuk dapat menarik minat pemustaka terutama anak – anak. Sedangkan bus keliling dan SIKIB tiap hari jalan sesuai dengan jadwal, baik dari petugas maupun tempat yang dituju.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Analisis Masalah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan perpustakaan daerah yang dikelola oleh Pemerintah Kota Surakarta. Awalnya perpustakaan ini terletak di Jl. Urip Sumoharjo, letaknya yang strategis berada di salah satu jalan protokol kota Surakarta, membuat perpustakaan ini mudah untuk dijangkau. Keberadaannya juga tepat berada disekitar wilayah akademik, berdekatan dengan SMP dan SD serta salah satu program studi dari Universitas Sebelas Maret. Selain jumlah pengunjung yang banyak, perpustakaan daerah ini mampu menjuarai beberapa lomba perpustakaan tingkat daerah. Namun, setelah di pindah ke gedung yang terletak di Jl. Kepatihan No.3, perpustakaan ini seolah kehilangan peminat. Gedung yang memiliki dua lantai ini merupakan bangunan lama, ruangan yang dimiliki jauh dari kata luas untuk pengelolaan sebuah perpustakaan, apabila menempatkan koleksi di lantai dua, bangunan tidak kuat untuk menopang puluhan buku. Sehingga seluruh koleksi diletakkan dilantai satu, termasuk koleksi referensi. Ruangan lantai satu yang tidak luas, harus menampung puluhan koleksi, ruang baca, meja sirkulasi, sekaligus ruang kerja para staf. Pencahayaan harus dibantu dengan cahaya lampu listrik, sehingga jika terjadi pemadaman lampu, ruangan terlihat gelap. Ventilasi yang dimiliki sangat

commit to user 54



kurang, hanya berpusat pada satu pintu keluar masuk, sehingga udara tidak berganti dengan baik, hal ini menyebabkan ruangan menjadi lembab dan pengap. Pelayanan merupakan salah satu faktor penting dalam sebuah perpustakaan, begitu pula pelayanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Pelayanan yang diberikan kurang optimal, hal ini membuat tingkat keterpakaian perpustakaan oleh masyarakat semakin rendah. Meskipun beberapa pengunjung masih setia memanfaatkannya, tetapi mereka menyayangkan pelayanan yang kurang optimal dari pengelola perpustakaan. Pelayanan yang kurang optimal ini dapat dilihat dari pelayanan yang diberikan, mulai dari pelayanan sirkulasi dimana pencatatan dilakukan dengan dua cara yakni manual dan automasi, pelayanan referensi yang terletak satu ruangan dengan koleksi yang lain, pelayanan terbitan berseri yang tidak tertata dengan rapi, pelayanan audio visual yang sebenarnya memiliki beberapa koleksi namun tidak disediakan untuk pengunjung, pelayanan penunjang yang tidak diberikan, serta pelayanan perling yang kurang sesuai. Pelayanan – pelayanan yang kurang maksimal ini masih diberikan kepada pengguna, puas atau tidaknya pengguna dalam memanfaatkan seluruh layanan yang ada tidak menjadi pertimbangan dari pihak pengelola perpustakaan. Layanan di perpustakaan akan menjadi layanan yang baik atau prima apabila didukung dengan peran aktif dari pustakawan, sebagai tenaga ahli yang diwajibkan mengelola perpustakaan. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memiliki empat jabatan fungsional pustakawan, tiga diantaranya

commit to user



mendapatkan jabatan tersebut dengan jalur diklat selama enam bulan, dan hanya satu staf yang menempuh jalur pendidikan akademik yakni diploma dua (D2) bidang perpustakaan. Berdasarkan pendidikan yang mereka miliki, mereka menempati jenjang kelompok jabatan fungsional yang berbeda, tiga staf yang memilih jalur diklat memiliki golongan III/c yang masuk ke dalam pustakawan tingkat terampil jenjang penyelia, sedangkan satu staf dengan pendidikan diploma dua memiliki golongan III/a yang masuk ke dalam pustakawan tingkat terampil jenjang pelaksanaan lanjutan. Perbedaan golongan ini berpengaruh pada tugas pustakawan, setiap jenjang pustakawan memiliki tugas yang berbeda – beda. Tabel 4.1 Pustakawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta No. Nama 1. Warsito

Golongan Jenjang Jabatan Penata/III/c Pustakawan Tingkat Terampil Jenjang Penyelia

2.

Suparsi

Penata/III/c Pustakawan Tingkat Terampil Jenjang Penyelia

3.

Umi Sudarjani

Penata/III/c Pustakawan Tingkat Terampil Jenjang Penyelia

4.

Kurniawati,Ama

Penata Muda/III/a

Pustakawan Tingkat Terampil Jenjang Pelaksanaan Lanjutan

Pendidikan SMA Diklat Pustakawan 6 bulan SMA Diklat Pustakawan 6 bulan SMA Diklat Pustakawan 6 bulan D2 Ilmu Perpustakaan


commit to user

Bagian Kerja Bagian Pelayanan Perpustakaan

Bagian Pelayanan Perpustakaan

Bagian Teknis / Pengolahan Bahan Pustaka Bagian Teknis/ Pengolahan Bahan Pustaka



Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, tugas pustakawan kurang sesuai dengan tugas yang dibebankan kepada masing – masing jenjang jabatan, sehingga pengelolaan perpustakaan dan peningkatannya kurang berjalan secara maksimal. Selain itu, keterbatasan tenaga pustakawan juga mempengaruhi

dalam

upaya

peningkatan

perpustakaan,

kebanyakan

staf

perpustakaan tidak memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan, oleh sebab itu mereka tidak mengetahui apa yang harus dilakukan guna meningkatkan dan mengelola perpustakaan. 4.2 Pembahasan Berdasarkan analisis masalah di atas, tentang kurang maksimalnya pelayanan yang terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, serta peran pustakawan yang kurang dalam menjalankan fungsinya sebagai pengelola perpustakaan, berikut pembahasan selengkapnya : 4.2.1 Tugas pustakawan Pustakawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta berjumlah empat orang, mereka di tempatkan pada dua bagian yakni bagian teknis dan bagian pelayanan perpustakaan. Empat pustakawan tersebut memiliki jenjang yakni Pustakawan Tingkat Terampil Jenjang Penyelia, dan Pustakawan Tingkat Terampil Jenjang Pelaksanaan Lanjutan. Tugas antara jenjang penyelia dan jenjang pelaksanaan

lanjutan

berbeda

karena

dibedakan

commit to user

berdasarkan

golongannya.



Kedudukan jenjang penyelia yang lebih tinggi memiliki peran sebagai pengawas, pembimbing dan penilai atas tugas yang dikerjakan oleh pejabat fungsional tingkat dibawahnya. Sedang tugas jenjang pelaksanaan lanjutan sebagai pelaksana tingkat lanjutan dari pejabat fungsional tingkat dibawahnya. Adapun pembagian tugas pustakawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sebagai berikut: “Berapa jumlah total pustakawan di sini dan apa saja tugas mereka Pak?” “Ada empat pustakawan dan tugas mereka dibagi menjadi dua bagian yaitu bagian teknis dan bagian layanan perpustakaan. Di bagian teknis mereka melakukan pengolahan buku, seperti katalogisasi, klasifikasi, stempel dan lainnya. Di bagian layanan mereka melayani peminjaman dan pengembalian serta pembuatan kartu anggota” ( Wawancara dengan Bapak Ndandung, Kepala Bagian Tata Usaha, 14 Februari 2011 ).

4.2.1.1

Bagian teknis ( pengolahan bahan pustaka ) Pada bagian teknis atau pengolahan bahan pustaka, terdapat dua pustakawan

dengan golongan III/c dan III/a dengan jenjang jabatan yaitu Pustakawan Tingkat Terampil jenjang Penyelia dan Pustakawan Tingkat Terampil jenjang Pelaksanaan Lanjutan. Adapun tugas keduanya di bagian ini adalah : 1. Inventarisasi ( registrasi bahan pustaka ) Kegiatan ini adalah mencatat identitas bahan pustaka pada buku induk atau kartu indeks (cardek) dan sejenisnya atau secara elektronis ke pangkalan data computer. Data pustaka yang didaftarkan pada buku induk meliputi : a. Nama pengarang b. Judul buku c. Tanggal terima di perpustakaan

commit to user



d. e. f. g. h. i.

Tahun terbit Edisi ke berapa Nama penerbit Tempat dan tahun terbit Sumber (membeli, sumbangan, atau lainnya) Keterengan lain yang dianggap perlu, seperti harga, jumlah eksemplar, dan seri (Sutarno, 2006 : 179).

2. Klasifikasi Klasifikasi berasal dari kata classification, dari kata to classify, yang berarti menggolongkan dan menempatkan benda – benda yang sama di suatu tempat. Sedangkan mengklasifikasi adalah kegiatan menganalisis bahan pustaka dan menentukan notasi yang mewakili subjek bahan pustaka dengan menggunakan system klasifikasi tertentu (Sutarno, 2006 : 180). Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, system klasifikasi yang digunakan adalah Dewey Decimal Classification (DDC). 3. Katalogisasi Katalogisasi merupakan proses mengatalog koleksi bahan pustaka di perpustakaan, seperti buku, majalah, koran, kliping, brosur, dan laporan. Hasil pekerjaan katalogisasi adalah catalog, yang berisi keterangan – keterangan yang lengkap tentang keadaan fisik bahan pustaka. Katalogisasi adalah kegiatan membuat deskripsi data bibliografi suatu bahan pustaka menurut standar atau peraturan tertentu (Sutarno, 2006 : 182). 4. Penjajaran kartu (file) Kartu – kartu catalog yang sudah selesai dibuat (ditik) sesuai dengan format, deskripsi isi dan jumlah yang diperlukan , kemudian dijajarkan (di-file) pada laci atau lemari catalog. Penjajaran kartu – kartu itu menurut urutan abjad atau kamus. Selanjutnya dipergunakan oleh pengunjung sebagai sarana mencari buku yang diperlukan (Sutarno, 2006 : 184 ).

commit to user



Tugas lain di bagian teknis seperti, stempel, pembuatan kelengkapan pustaka, ekspedisi dan shelving dilakukan oleh staf non pustakawan. Jumlah staf non pustakawan di bagian teknis adalah dua orang, mereka bertugas membantu jabatan fungsional pustakawan dalam melaksanakan tugasnya. “Di bagian teknis itu apa saja yang dikerjakan Pak untuk meningkatkan layanan?” “Ya, kalau ada bahan pustaka yang tiba ya diolah, kalau tidak ya tidak melakukan apa – apa, ini saja banyak bahan pustaka yang belum memiliki barcode, soalnya mesin barcode-nya rusak jadi hanya dibiarkan saja, di sini banyak sekali bahan pustaka yang rusak, tidak diperbaiki hanya dibiarkan didalam kardus – kardus ditumpuk, padahal alat – alat untuk memperbaiki sudah ada, ya saya tidak mau kalau saya yang kerja sendiri sedang yang lain hanya melihat, saya jadi ikut malas – malasan” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari hasil wawancara di atas, dapat di ambil kesimpulan bahwa petugas di bagian teknis baik yang pustakawan maupun non pustakawan tidak melakukan tugas apapun apabila tidak ada bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan, mereka juga tidak melakukan perbaikan kepada bahan pustaka yang sudah tidak layak untuk digunakan. 4.2.1.2

Bagian pelayanan perpustakaan Pada bagian pelayanan perpustakaan terdapat dua jabatan fungsional

pustakawan dengan golongan masing – masing III/c yang berarti memiliki jenjang jabatan pustakawan tingkat terampil jenjang penyelia. Adapun tugas keduanya di bagian ini adalah :

commit to user



1. Layanan sirkulasi a. Kartu anggota Layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan yang memungkinkan pengguna untuk melakukan pembuatan kartu anggota sebagai kartu keanggotaan perpustakaan dan sebagai syarat peminjaman bahan pustaka yang ada. Syarat dari pembuatan kartu anggota dirasakan oleh pengunjung terlalu sulit, sehingga banyak pengunjung yang merasa kerepotan dan tidak paham dengan maksud dari syarat tersebut. b. Peminjaman Layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan yang memungkinkan untuk melakukan peminjaman bahan pustaka yang diinginkan sesuai dengan batas waktu yang ditentukan, baik koleksi umum yang dapat dibawa pulang ataupun koleksi referensi yang hanya dibaca di tempat. Pencatatan peminjaman dilakukan dengan menggunakan dua cara yaitu cara manual dan menuliskan data di komputer dengan software NCI Bookman, selain itu kartu buku dimasukkan ke dalam rak sesuai dengan tanggal kembali. Cara manual ditempuh guna penentuan data statistik dari peminjam buku serta nomor klasifikasi yang sering dipinjam.

commit to user



c. Pengembalian Layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan yang memungkinkan pengguna untuk mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya sesuai dengan batas waktu yang ditentukan. Dalam

melakukan

proses

pengembalian

petugas

melakukan

penghapusan data di software NCI Bookman, setelah itu mencari kartu buku yang sesuai dengan tanggal kembali kemudian dimasukkan ke dalam kantong buku. Jika terlambat melakukan pengembalian, peminjam dikenai denda sebesar Rp 200,- per hari. d. Shelving (penyusunan koleksi di rak) Bahan pustaka yang selesai diproses atau selesai di baca oleh pengguna harus ditempatkan kembali ke dalam rak yang sesuai dengan nomor klasifikasi yang sudah ditentukan. Sehingga pengguna mudah dalam menemukan kembali bahan pustaka. Shelving tidak dilakukan oleh petugas perpustakaan, sehingga bahan pustaka terletak di nomor klasifikasi yang tidak sesuai, ini sangat menyulitkan pengguna yang melakukan pencarian menggunakan OPAC.

commit to user



2. Layanan referensi Layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan yang berisi bahan – bahan pustaka rujukan, seperti kamus, ensiklopedi, undang – undang, dan sebagainya yang tidak dapat dibawa pulang hanya dapat dibaca di tempat dengan meninggalkan identitas. Layanan yang diberikan pihak perpustakaan kepada pengguna kurang optimal, karena letak layanan referensi berada satu ruangan dengan koleksi umum, selain itu lemari tempat penyimpanannya terhalang oleh meja para staf perpustakaan. 3. Layanan terbitan berseri Layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan yang berisi koleksi terbitan berseri seperti koran, majalah. bulletin, dan sejenisnya yang terbit secara berkala. Namun layanan ini kurang optimal diberikan kepada pengguna perpustakaan, bahan koleksi ini dibiarkan berantakan dan tidak sesuai dengan urutan tanggal terbit, selain itu koleksinya tidak berurutan sesuai dengan edisi yang ada. 4. Layanan audio visual Layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan yang berisi koleksi non cetak, berupa CD-ROM, flashdisk, dll. Namun, layanan ini kurang optimal diberikan kepada pengguna, karena koleksinya tidak dipamerkan kepada pengunjung.

commit to user



5. Layanan penunjang Layanan penunjang meliputi : a. Layanan anak dan permainan Layanan ini ditujukan kepada pengunjung anak – anak, koleksi khusus untuk anak – anak tersedia, namun ruangan khusus untuk mereka tidak disediakan begitu pula dengan permainannya. b. Layanan mendongeng Layanan yang diberikan oleh pustakawan dengan tujuan menarik minat anak – anak dengan dunia membaca, namun layanan ini tidak dihadirkan di perpustakaan. c. Layanan bagi penyandang cacat Layanan ini bertujuan untuk memudahkan pengunjung yang memiliki kekurangan, namun layanan ini tidak diberikan kepada pengunjung. Beberapa tugas yang dilakukan pustakawan di bagian pelayanan perpustakaan ini dibantu oleh tenaga non pustakawan. Tenaga non pustakawan ini membantu di bagian peminjaman, pengembalian dan pembuatan kartu anggota, sedangkan untuk melakukan shelving dan pelayanan referensi mereka di rasa kurang mampu.

commit to user



“Pustakawan disini lulusan ilmu perpustakaan atau diklat Pak” “Tiga pustakawan yaitu saya, Bu Parsi dan Bu Umi itu dari diklat di Jakarta, kalau Mbak Kurnia itu D2 Perpustakaan, jadi kami bertiga termasuk golongan pustakawan jenjang penyelia dan Mbak Kurnia jenjang pelaksana lanjutan” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagaian Pelayanan Perpustakaan, 14 Februari 2011). Tugas pustakawan tingkat terampil jenjang penyelia adalah sebagai pembimbing, pengawas dan penilai pekerjaan yang dilakukan oleh jabatan fungsional dibawahnya, namun di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, pustakawan jenjang penyelia masih melaksanakan tugas pustakawan jenjang pelaksana, maupun jenjang pelaksanaan lanjutan. Hal ini dikarenakan kurangnya tenaga pustakawan pada kedua jenjang tersebut, pustakawan yang seharusnya menjadi pembimbing, pengawas, dan penilai masih ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan yang seharusnya sudah tidak dilaksanakan olehnya. Pustakawan jenjang pelaksanaan lanjutan berjumlah satu staf, pustakawan ini tidak mungkin melaksanakan seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan oleh pustakawan jenjang pelaksanaan lanjutan seorang diri. Oleh sebab itu, mau tidak mau pustakawan dengan jenjang yang lebih tinggi harus melakukan pekerjaan yang seharusnya sudah tidak dikerjakannya. Ketidak tepatan tugas pustakawan ini berakibat pada kurang optimalnya pekerjaan dan hasil akhir yang dicapai. Hal ini akan berdampak luas pada pengelolaan perpustakaan secara keseluruhan, karena pustakawan merupakan kunci dari keberhasilan pengelolaan perpustakaan.

commit to user



4.2.2

Tugas pustakawan tingkat terampil dalam peningkatan layanan Layanan yang terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta masih banyak kekurangan dan kelemahan, hal ini mengakibatkan tidak maksimalnya pemanfaatan masyarakat terhadap perpustakaan sebagai sarana penyedia informasi. Tugas yang dilaksanakan pustakawan pun pada akhirnya harus dipertanyakan, bagaimana bisa sebuah perpustakaan yang dikelola oleh pustakawan memiliki pelayanan yang kurang optimal bagi masyarakat pemakai? Tugas yang dilaksanakan pustakawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sejauh ini dapat dikatakan kurang khususnya dalam upaya peningkatan layanan yang telah ada. Mereka mempertahankan layanan yang ada tanpa berusaha untuk meningkatkannya menjadi jauh lebih baik. Pustakawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari empat pustakawan tingkat terampil, dengan tiga orang termasuk ke dalam jenjang penyelia dan satu orang termasuk ke dalam jenjang pelaksana lanjutan. Adapun tugas pustakawan tingkat terampil dalam peningkatan layanan yang ditinjau dari beberapa aspek, sebagai berikut : 4.2.2.1 Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan / sumber informasi Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi merupakan salah satu tugas yang harus dijalankan oleh pustakawan salah satunya berguna untuk meningkatkan layanan yang ada, tugas ini meliputi :

commit to user



1. Pengembangan koleksi Mengembangkan koleksi merupakan salah satu tugas dari pustakawan tingkat terampil, sehingga koleksi yang ada terus berkembang dari waktu ke waktu. Berikut pengembangan yang dilakukan pustakawan tingkat terampil di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta : a. Layanan sirkulasi (koleksi umum) “Koleksi umum ini didapat darimana Pak?” “Ada anggaran dari dana APBD dan bantuan dari perpustakaan provinsi, kami sering meminta bantuan untuk pengadaan bahan pustaka ke perpustakaan – perpustakaan besar, seperti perpustakaan nasional” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan memiliki anggaran dari dana APBD dan bantuan dari perpustakaan besar dalam upaya mengembangkan koleksi. b. Layanan referensi “Koleksi dilayanan referensi ini kenapa kurang mutakhir Pak?” “Layanan referensi kurang diminati oleh pengguna, sehingga kami jarang meminta bantuan untuk koleksi di layanan referensi” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari

hasil

wawancara

di

atas

dapat

disimpulkan

bahwa

pengembangan koleksi di layanan referensi kurang di perhatikan oleh pustakawan, koleksi yang ada kurang mutakhir dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi saat ini.

commit to user



c. Layanan audio visual “Pak kenapa di sini tidak ada layanan audio visual, apa tidak memiliki koleksinya?” “Koleksi audio visual ada, namun kami tidak memiliki tempat untuk memamerkan koleksi tersebut, jadi koleksi audio visual hanya saya simpan di laci” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi audio visual tidak dipamerkan kepada pengunjung dikarenakan masalah sarana dan prasarana yang kurang memadai. Dari ketiga layanan yang dimiliki oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, koleksi yang terdapat di masing – masing layanan tidak dikembangkan secara optimal oleh pustakawan, mereka cenderung mempertahankan apa yang ada, tanpa berniat untuk melakukan program pengembangan atau pun peningkatan. 2. Pengolahan bahan pustaka / koleksi Kegiatan yang dilakukan untuk mengolah bahan pustaka menjadi layak untuk dipinjamkan kepada pengunjung perpustakaan, selain itu untuk memudahkan temu kembali informasi. Berikut pengolahan bahan pustaka yang dilakukan pustakawan tingkat terampil di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta : ·

Layanan teknis (pengolahan bahan pustaka) “Apa saja yang dilakukan pustakawan dalam melakukan pengolahan bahan pustaka?” “Inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, stempel penjajaran kartu katalog, itu dilakukan kalau bahan pustaka sudah tiba, kalau tidak ada bahan pustaka yang datang, tidak melakukan apa – apa” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

commit to user



“Semua kegiatan itu dilakukan oleh dua pustakawan di bagian teknis saja?” “Inventarisasi, klasifikasi dan katalogisasi dilakukan oleh dua pustakawan tersebut, selebihnya seperti stempel, penempelan call number, kantong buku, dan kartu buku dilakukan oleh staf yang lain. Sedangkan penjajaran kartu katalog dilakukan oleh pustakawan, karena staf lain tidak tahu menahu masalah itu” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). “Proses klasifikasinya seperti apa Pak?” “Kalau koleksi umum disesuaikan dengan nomor klasifikasi DDC, kalau buku yang isinya cerita fiksi maka nomor klasifikasinya di awali dengan FIK, sedangkan majalah menggunakan kode huruf” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa pustakawan hanya melakukan pengolahan bahan pustaka jika bahan pustaka sudah datang, selain itu mereka tidak melakukan apapun. Tugas seperti inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi dan penjajaran kartu catalog dilakukan oleh dua orang pustakawan yang satu diantaranya hampir memasuki masa pensiun. Penomoran klasifikasi menggunakan struktur bagan DDC untuk koleksi non fiksi, sedangkan koleksi fiksi dan majalah menggunakan kode huruf. 3. Penyimpanan dan melestarikan bahan pustaka Kegiatan menjaga penempatan koleksi perpustakaan dengan tujuan memudahkan dalam penemuan kembali bahan pustaka. Berikut penyimpanan dan pelestarian yang dilakukan pustakawan tingkat terampil di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta :

commit to user



a. Layanan sirkulasi (koleksi umum) “Mengapa koleksi di sini tidak urut sesuai dengan nomor klasifikasi, ini bukankah menyulitkan pengunjung dalam proses temu kembali?” “Iya memang menyulitkan, namun kebanyakan pengunjung tidak menggunakan katalog yang telah kami sediakan, mereka lebih sering langsung datang ke rak – rak buku mencari sendiri dan mengembalikannya sendiri. Saya sudah berusaha menata sesuai dengan klasifikasi, tapi tidak ada yang membantu jadi saya kerepotan, maka tidak saya teruskan” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). “Bagaimana dengan pelestarian bahan pustaka di sini?” “Banyak bahan pustaka yang sudah tidak layak pakai yang hanya dibiarkan didalam kardus, tidak dilakukan perbaikan. Karena kurangnya kesadaran dari pustakawan maupun staf non pustakawan. Kalau saya sendiri yang mengerjakan, saya tidak bisa, makanya saya jadi ikut – ikutan cuek” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa pustakawan tidak melakukan shelving dengan baik maupun membantu pengunjung dalam menemukan bahan pustaka yang dicari. Selain itu mereka tidak melakukan pelestarian bahan pustaka yang merupakan tugas mereka, hal ini dikarenakan kurangnya kesadaran akan tugas yang diemban. b. Layanan referensi “Untuk melakukan proses temu kembali pada layanan referensi bagaimana Pak?” “Kami menyediakan katalog baik manual maupun OPAC, tapi pengunjung dapat menyebutkan koleksi seperti apa yang di minta, nanti akan diambilkan oleh petugas, karena pengunjung tidak boleh mengambil sendiri ataupun dibawa pulang hanya boleh dibaca di tempat dengan meninggalkan kartu identitas” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

commit to user



“Kenapa layanan referensi diletakkan satu ruangan dengan ruang koleksi umum, apa lagi letaknya terhalang oleh meja para staf?” “Ini masalahnya pada gedung yang kurang luas, awalnya layanan referensi diletakkan dilantai dua, namun usia gedung sudah tua tidak mampu menahan beban dari koleksi referensi, lantai dua jadi melengkung ke bawah, ini sangat membahayakan bagi lantai satu, maka layanan referensi dipindah ke lantai satu” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa proses temu kembali untuk koleksi di layanan referensi dilakukan oleh petugas, pengunjung dapat menggunakan OPAC maupun katalog manual untuk mendapatkan call number. Selain itu tempat penyimpanan layanan referensi terhalang oleh meja para staf, sehingga menyulitkan petugas dalam melakukan pencarian bahan pustaka yang diminta pengunjung. c. Layanan terbitan berseri “Mengapa koleksi terbitan berseri berantakan dan tidak dikelompokkan berdasarkan bulan terbit atau tahun terbit?” “Ini dikarenakan kurangnya tempat untuk meletakkan koleksi terbitan berseri, selain itu tidak ada pustakawan atau staf yang melakukan pengelompokan atau penjilidan, kemudian setiap selesai dibaca pasti diletakkan sembarangan tidak diurutkan kembali” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa pustakawan tidak melakukan pengelompokan atau penjilidan terhadap koleksi terbitan berseri, selain itu koleksi terbitan berseri diletakkan sembarangan.

commit to user



Tugas penyimpanan dan pelestarian bahan pustaka dilakukan sesuai dengan keadaan ruangan dan gedung yang di tempati, namun untuk tugas melakukan shelving atau penempatan kembali bahan pustaka sesuai dengan nomor klasifikasi tidak dilakukan dengan baik, selain itu pustakawan juga tidak melakukan tugasnya dalam melestarikan bahan pustaka yang sudah rusak. 4. Pelayanan informasi Memberikan bantuan dan jasa informasi kepada pemakai perpustakaan yang terdiri dari layanan sirkulasi, perpustakaan keliling, layanan pandang dengar, penyajian bahan pustaka, layanan rujukan, penelusuran literature, bimbingan membaca, bimbingan pemakai perpustakaan, membina kelompok pembaca, menyebarkan informasi terbaru atau kilat, penyebaran informasi terseleksi, membuat analisa kepustakaan, bercerita kepada anak – anak, dan statistik. Berikut pelayanan informasi yang dilakukan

pustakawan

tingkat

terampil

di

Kantor

Arsip

dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta : a. Layanan sirkulasi “Di sini sistem peminjaman dan pengembaliannya bagaimana Bu’?” “Kalau meminjam, nanti dicatat pakai komputer, ditulis nomor anggota sama nomor barcodenya. Kalau sudah ditulis lagi dibuku statistik, jenis peminjamnya siapa nanti digaris satu dikolom seperti pemilu itu Mbak, terus ini juga sama dibagian klasifikasi sama bahasanya ditandai juga. Terus kartu bukunya ditaruh di rak ini sesuai dengan tanggal kembali bukunya. Kalau mau mengembalikan kamu cek di komputer terus kamu cari kartu bukunya sesuai dengan tanggal kembalinya kalau sudah ketemu dimasukkan ke kantong buku terus dikembalikan ke rak. Kalau telat ya kamu minta dendanya telat sehari 200” (Wawancara dengan Ibu Suparsi, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

commit to user



“Kalau mau menjadi anggota perpustakaan bagaimana Bu’?” “Ya sesuai dengan peraturan yang ada, itu semua harus dipenuhi, nanti formulirnya bisa dibawa pulang diisi di rumah, bayarnya 3.500. Kalau mau memperpanjang ya bayar lagi, kalau tidak bayar ya tidak dibuatkan” (Wawancara dengan Ibu Trining, Staf bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahawa sistem peminjaman dan pengembalian kurang efisien karena membutuhkan banyak waktu dalam setiap prosesnya, selain itu peminjam dibiarkan menunggu terlalu lama pada saat proses peminjaman berlangsung dimana petugas harus melakukan dua kali pencatatan, selain proses peminjaman dan pengembalian, pembuatan kartu anggota memiliki syarat yang cukup sulit, pengguna perpustakaan sering mengeluhkan syarat – syarat yang harus mereka penuhi guna pembuatan kartu anggota perpustakaan, dengan demikian pelayanan informasi yang diberikan pustakawan kurang maksimal, selain itu petugas dan pustakawan di bagian sirkulasi kurang ramah terhadap pengunjung. b. Layanan perpustakaan keliling “Perpustakaan kelilingnya lumayan bagus, tapi koleksinya kurang merata ya Pak?” “Iya, sebenarnya saya sudah memilih – milih buku yang mau saya tata di mobil perling tapi belum saya masukkan soalnya tidak ada yang membantu, ada yang bilang sudah cukup koleksi untuk perling, jadi seadanya saja yang terdapat di mobil perling sekarang, padahal minat masyarakat di tempat – tempat yang kami kunjungi itu bagus” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

commit to user



Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa tingkat pemanfaatan masyarakat dengan adanya mobil perling dapat dikatakan cukup tinggi, namun hal itu tidak didukung dengan pelayanan maksimal pada koleksi yang ada, selain itu ada beberapa petugas perpustakaan keliling yang tidak melakukan tugasnya untuk mengunjungi lokasi yang telah ditentukan. Kurangnya tanggung jawab dan pelayanan yang baik dari petugas perpustakaan keliling ini pernah dikeluhkan oleh lembaga yang mendapat kunjungan perpustakaan

keliling,

padahal

antusias

masyarakat

dengan

kehadiran perpustakaan keliling tersebut sangat tinggi. c. Layanan pandang dengar (audio visual) “Bapak pernah memberitahukan adanya koleksi audio visual kepada pengguna perpustakaan?” “Tidak pernah, soalnya banyak yang tidak tahu tentang adanya koleksi lain selain buku, selain itu tidak ada sarana yang mendukung untuk menyajikan koleksi tersebut kepada pengguna” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Layanan audio visual atau pandang dengar tidak diberikan kepada pengunjung karena sarana untuk memamerkan koleksi ini tidak mendukung, selain itu juga dikarenakan kendala gedung yang memiliki ruangan yang sempit untuk menghadirkan seluruh layanan yang seharusnya ada di perpustakaan. d. Layanan rujukan (referensi) “Tingkat keterpakaian layanan rujukan di sini seperti apa Pak?” “Tingkat keterpakaiannya masih rendah, karena letaknya yang terhalang oleh meja para staf sehingga pengunjung tidak tahu bahwa itu koleksi rujukan, biasanya yang menggunakan layanan ini adalah kaum terpelajar” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

commit to user



Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa keberadaan layanan rujukan belum begitu dikenal oleh masyarakat, pemakainya hanya kaum terpelajar, walaupun demikian layanan rujukan harus dikelola dengan baik demi kepuasan pengunjung dan citra perpustakaan. e. Layanan penyajian bahan pustaka dan penelusuran literatur “Di sini apakah terdapat layanan penyajian bahan pustaka dan penelusuran literature Pak?” “Tidak ada, bahan pustaka dikelompokkan sesuai dengan nomor klasifikasi dan penelusuran hanya ada penelusuran katalog” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa layanan berupa penyajian

bahan

pustaka

dan

penelusuran

literatur

belum

dikembangkan oleh perpustakaan, hal ini dikarenakan sumber daya pustakawan yang bekerja kurang mengerti dengan teori baru ilmu perpustakaan saat ini, sehingga mereka tidak melakukan sebagian tugasnya. f. Layanan bimbingan membaca, membina kelompok membaca, dan bimbingan pemakai perpustakaan “Layanan yang berupa bimbingan membaca, kelompok membaca, dan bimbingan pemakai perpustakaan sudah ada Pak?” “Belum, kami belum melakukan layanan – layanan tersebut, karena kurangnya staf yang menguasai layanan – layanan perpustakaan” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

commit to user



Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa layanan bimbingan membaca dan pembinaan kelompok membaca belum dilaksanakan padahal hal ini sangat baik apabila diterapkan kepada anak – anak guna menumbuhkan budaya gemar membaca sedari dini. Selain itu layanan bimbingan pemakai perpustakaan juga belum dilaksanakan, hal ini sangat terlihat jelas dimana pengunjung tidak menggunakan katalog sebagai pilihan untuk melakukan temu kembali bahan pustaka, serta pengunjung kurang mengetahui apa saja layanan yang ada di perpustakaan tersebut. g. Layanan penyebaran informasi terbaru atau kilat, penyebaran informasi terseleksi, dan membuat analisa kepustakaan “Layanan yang berupa penyebaran informasi secara kilat atau informasi terseleksi dan analisa kepustakaan sudah dilaksanakan Pak?” “Dulu pernah kami laksanakan, seperti pembuatan kliping tentang suatu subjek tertentu, tapi lama kelamaan tidak ada lagi petugas yang melaksanakan tugas tersebut, jadi banyak kliping yang tidak terselesaikan alhasil tidak disajikan kepada pengguna” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa layanan yang meliputi penyebaran informasi terbaru atau kilat dan terseleksi serta pembuatan analisa kepustakaan pernah dilakukan oleh petugas maupun pustakawan, namun seiring berjalannya waktu tugas tersebut sudah tidak dilaksanakan lagi, sehingga banyak hasil pekerjaan yang tidak terselesaikan dengan baik.

commit to user



h. Layanan bercerita kepada anak – anak “Kalau layanan penunjang seperti story telling itu ada tidak Pak? Lantas kunjungan Adik – Adik dari PAUD itu apa merupakan agenda Perpustakaan?” “Kalau story telling belum ada, pustakawannya belum mampu melakukan seperti itu, karena pustakawannya sudah terlalu tua dan hampir mau pensiun. Kalau kunjungan PAUD itu bukan agenda perpustakaan, tapi memang mereka sendiri yang berkeinginan untuk datang ke sini” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa layanan bercerita kepada anak – anak tidak dilakukan, padahal ini merupakan salah satu layanan penunjang perpustakaan umum yang mampu menarik minat anak – anak untuk berkunjung ke perpustakaan dan mulai

menggemari

budaya

membaca,

hal

ini

dikarenakan

pustakawan yang bertugas dua diantaranya hampir memasuki masa pensiun sedangkan dua pustakawan yang lainnya mengurusi layanan – layanan yang lain, sehingga perhatian pustakawan dengan layanan – layanan untuk anak – anak sangat kurang. i. Statistik “Bagaimana dengan data statistik Pak, apakah pustakawan juga mengerjakan tugas ini?” “Iya, tugas ini harus dikerjakan sebagai laporan kepada pusat tentang tingkat kunjungan dan peminjaman di perpustakaan, namun data statistik ini tidak dipamerkan kepada pengunjung, karena tidak ada yang bersedia membuatnya” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

commit to user



Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa tugas pembuatan data statistik masih dilakukan oleh petugas perpustakaan, hal ini dilakukan untuk melaporkan data pengunjung dan peminjaman kepada pemerintah pusat sebagai lembaga tertinggi pengelolaan perpustakaan daerah, yang tidak dilakukan pustakawan adalah

pembuatan

data

statistik

yang

digunakan

untuk

menginformasikan kepada pengunjung tentang data statistik yang ada. Pelayanan

informasi

yang

telah

diberikan

kepada

pengguna

perpustakaan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah layanan sirkulasi, layanan perpustakaan keliling, layanan rujukan, sedangkan pelayanan informasi yang lain pernah diterapkan di perpustakaan tersebut namun sekarang tidak dilaksanakan lagi. Pemberian pelayanan informasi yang memadai kepada pengguna perpustakaan merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan oleh pustakawan sebagai pengelola perpustakaan. Tugas pendayagunan

pustakawan koleksi

tingkat

terampil

bahan pustaka /

yakni

sumber

pengorganisasian

informasi

yang

dan

meliputi

pengembangan koleksi, pengolahan bahan pustaka / koleksi, penyimpanan dan melestarikan bahan pustaka, serta pelayanan informasi sebagian telah dilaksanakan oleh pustakawan, namun tugas tersebut kurang dilaksanakan dengan optimal, sehingga tingkat kepuasan pengguna dengan layanan yang ada sangat kurang. Seharusnya pustakawan mampu melaksanakan tugas tersebut guna peningkatan dan pengembangan layanan serta peningkatan dan pengembangan perpustakaan pada umumnya.

commit to user



4.2.2.2

Pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi Pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi merupakan salah

satu tugas yang harus dijalankan oleh pustakawan yang berguna untuk meningkatkan layanan yang ada di perpustakaan, tugas ini meliputi : 1. Penyuluhan Pustakawan bertugas memberikan keterangan ataupun penjelasan kepada

masyarakat

pemakai

tentang

manfaat dan

penggunaan

perpustakaan, dokumentasi, dan informasi, hal ini dilakukan untuk meningkatkan tingkat kunjungan masyarakat terhadap perpustakaan, yang secara tidak langsung dapat mempengaruhi peningkatan layanan yang diberikan perpustakaan kepada masyarakat pemakai. “Petugas maupun pustakawan di sini tidak memberikan penyuluhan kepada masyarakat tentang manfaat perpustakaan Pak?” “Tidak, tidak ada agenda untuk memberikan penyuluhan kepada masyarakat, jadi kami juga tidak memberikan penyuluhan, masyarakat memang datang sendiri tanpa adanya penyuluhan dari kami” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). “Menurut Bapak, tingkat kunjungan yang relatif rendah ini diakibatkan kurangnya penyuluhan?” “Iya, banyak masyarakat yang tidak tahu bahwa perpustakaan daerah pindah, dan yang saya tahu mereka kesulitan mencari alamat perpustakaan daerah yang sekarang, saya mengetahui hal ini dari beberapa pengunjung yang datang” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). “Kenapa pustakawan tidak melakukan penyuluhan Pak?” “Karena tidak ada perintah dari atasan, dan belum pernah mengusulkan hal itu, ya saya pikir masyarakat tahu tentang keberadaan perpustakaan ini” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

commit to user



Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa pustakawan dan staf di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta tidak melakukan penyuluhan kepada masyarakat dikarenakan belum adanya agenda yang ditetapkan oleh pimpinan, selain itu mereka tidak memberikan usulan kepada pimpinan tentang pentingnya penyuluhan kepada masyarakat. Hal ini mengakibatkan tingkat kunjungan masyarakat rendah, dengan tingkat kunjungan yang rendah ini membuat pustakawan dan staf tidak peduli dengan peningkatan layanan yang seharusnya dikerjakannya. 2. Publisitas Penyebar luasan informasi tentang perpustakaan dan kegiatannya melalui media cetak dan elektronik seperti : artikel, brosur, film, slide, situs-web, dll. Hal ini dilakukan untuk memberitakan kepada masyarakat

tentang

keberadaan

perpustakaan

agar

masyarakat

menggunakan perpustakaan sebagai alternatif pencarian informasi. “Apa di sini tidak membuat brosur atau artikel yang disebar luaskan kepada masyarakat?” “Dulu pernah ada brosur, dan artikel tentang perpustakaan dan kegiatannya, tapi waktu tahun 90-an, sekarang sudah tidak membuat lagi, saya juga kurang tahu itu kenapa, mungkin kendala pada dana, yang pasti tiba – tiba itu sudah ditiadakan lagi, padahal itu bagus untuk peningkatan pengunjung” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). “Kalau situs website tentang perpustakaan ini ada Pak?” “Ada, baru saja membuat tapi sepertinya belum bisa digunakan, setiap dicari ada peringatan halaman tidak ditemukan, sepertinya masih harus dibenahi lagi” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

commit to user



Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa publisitas yang dilakukan oleh pustakawan sangat kurang, brosur dan artikel yang dahulu pernah dibuat, sekarang tidak dilakukan pembuatannya lagi, sedangkan situs website yang ada belum bisa diakses oleh masyarakat luas, hal ini semakin membuat tingkat keterpakaian perpustakaan oleh masyarakat sangat rendah, pengetahuan mereka tentang keberadaan perpustakaan daerah juga rendah. 3. Pameran Kegiatan mempertunjukkan kepada masyarakat tentang aktivitas, hasil kegiatan kepada masyarakat luas. Hal ini merupakan salah satu cara untuk

memperkenalkan

tentang

aktivitas

yang

dilakukan

oleh

perpustakaan, dengan demikian diharapkan masyarakat tertarik untuk datang dan memanfaatkan layanan – layanan di perpustakaan. “Perpustakaan ini pernah melakukan pameran Pak?” “Iya, jika ada acara – acara tertentu yang menyangkut dengan kebudayaan atau pun acara pendidikan kami mengusahakan untuk datang menggunakan mobil perpustakaan keliling, biasanya yang digunakan yaitu mobil pintar dan SIKIB karena mobilnya lebih menarik perhatian anak – anak apalagi didalamnya terdapat laptop yang bisa digunakan untuk anak – anak dalam melakukan pembelajaran” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). “Selain itu, apa perpustakaan pernah melakukan pameran tunggal di gedung perpustakaan sendiri?” “Belum pernah, kami tidak memiliki anggaran yang cukup untuk melakukan itu dan gedung yang tidak memadai, padahal itu sangat bagus untuk pengenalan kepada masyarakat” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

commit to user



Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan pameran memang dilakukan oleh pihak perpustakaan, namun itu dilakukan dengan mengikuti acara – acara tertentu dimana antusias masyarakat baik dewasa maupun anak – anak besar. Tetapi pameran tunggal yang dilaksanakan di gedung perpustakaan sendiri belum terlaksana dikarenakan masalah gedung yang tidak mendukung. Tugas pustakawan tingkat terampil yakni pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang meliputi penyuluhan, publisitas dan pameran, sebagian pernah dilaksanakan oleh pustakawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, namun pelaksanaan tugas tersebut kurang optimal mengingat masih banyaknya masyarakat yang kurang mengetahui tentang keberadaan perpustakaan daerah serta pelayanan apa saja yang terdapat di sana. Pemasyarakatan perpustakaan ini merupakan tugas yang sangat penting untuk pustakawan guna mengenalkan dan memberikan penjelasan tentang manfaat perpustakaan dalam penelusuran informasi. Apabila tugas pustakawan tersebut dapat dilaksanakan dengan baik oleh seluruh pustakawan guna pengelolaan perpustakaan, maka akan dihasilkan perpustakaan yang bermutu dan bernilai jual yang tinggi. Nilai jual inilah yang nantinya mampu menaikkan tingkat keterpakaian pengunjung perpustakaan, selain itu kepuasan pengunjung dengan layanan prima menjadi salah satu prioritas utama. Serta dapat menumbuhkan perpustakaan yang mampu bersaing di era teknologi seperti saat ini.

commit to user



4.2.3

Hambatan – hambatan Dalam upaya melakukan sebuah perubahan, tentu dalam perjalanannya

menemui hambatan dan kendala. Begitu pula, dalam proses peningkatan pelayanan yang dilakukan oleh pustakawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mereka juga menemui hambatan – hambatan yang mampu menjadi penghalang dalam perannya untuk meningkatkan layanan. Adapun hambatan yang ditemui pustakawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam melaksanakan perannya adalah : 4.2.3.1 Sumber daya manusia pustakawan “Saya dan Bu Umi sebentar lagi mau pension sebagai pustakawan, jadi tinggal dua pustakawan, pekerjaannya akan semakin berat, sepertinya dalam waktu dekat nanti kita akan mengajukan permohonan untuk memdapatkan pustakawan dari test CPNS, tapi itu baru rencana mudah – mudahan terlaksana karena di sini memang sangat membutuhkan pustakawan apalagi yang dari program pendidikan formal, mereka kan memiliki pengetahuan dalam pengembangan perpustakaan lebih bagus dan lebih baru dari kami yang hanya melalui program diklat” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta hanya memiliki empat pustakawan, dua diantaranya akan memasuki masa pensiun. Selain itu, jenjang jabatan fungsional pustakawan tidak seimbang, dimana terdapat tiga pustakawan dengan jenjang penyelia dan satu pustakawan dengan jenjang pelaksana lanjutan. Apabila tugasnya dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang berlaku, maka hanya satu pustakawan saja yang melakukan seluruh tugas yang terdapat di perpustakaan sebagai tanggung jawab atas jabatan sebagai pustakawan tingkat terampil jenjang pelaksanaan lanjutan.

commit to user



Selain kendala akan jenjang jabatan fungsional yang ada, kinerja pustakawan dapat dikatakan kurang maksimal. Seorang pustakawan mengakui bahwa dari seluruh pekerjaan yang terdapat di perpustakaan jika dilakukan oleh seorang pustakawan, maka pustakawan yang lain tidak bersedia untuk membantu. Hal tersebut membuat pustakawan yang memiliki semangat untuk melakukan perubahan menjadi ikut malas – malasan dan terkesan acuh terhadap perkembangan serta peningkatan layanan di perpustakaan. 4.2.3.2 Gedung / bangunan dan ruangan “Dulu letaknya bukan di sini, di Panggung sana Jln. Urip Sumoharjo, di sana dulu ramai, sampai sore kita buka, kadang hampir jam tutup masih banyak pengunjungnya, gedungnya luas, tapi karena sering bocor jadi dipindahkan ke sini. Gedung ini juga sudah tua, lantai dua itu sudah tidak bisa untuk menampung seluruh koleksi, nanti lantainya bisa melengkung turun, kurang aman” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Bangunan yang digunakan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta di Jl. Kepatihan No.3 Surakarta merupakan bangunan tua yang tidak layak jika digunakan sebagai gedung perpustakaan. Gedung tersebut memiliki dua lantai, lantai pertama digunakan sebagai layanan perpustakaan, sedangkan lantai kedua sebagai administrasi dan layanan pengolahan bahan pustaka. Ruangan yang digunakan sebagai tempat layanan perpustakaan tidak cukup nyaman untuk menampung seluruh koleksi, sebagai ruang baca, dan sebagai meja layanan sirkulasi. Selain ruangan yang sempit, ventilasi pun kurang dan pencahayaan harus dibantu dengan cahaya listrik. Sehingga jika terjadi pemadaman lampu, ruangan perpustakaan menjadi gelap dan mengurangi kenyamanan bagi pengguna.

commit to user



Suwarno (2009:80) menyebutkan aspek yang perlu diperhatikan pada unsur gedung adalah : 1. Lokasi, harus ditempat yang mudah dan ekonomis didatangi masyarakat pemakainya; 2. Luas tanah (jika perpustakaan menempati gedung tersendiri) diusahakan cukup menampung bangunan gedung, dengan kemungkinan perluasan dalam kurun waktu 10 – 15 tahun mendatang; 3. Luas gedung atau ruangannya harus cukup menampung ruang koleksi bahan pustaka, ruang baca dengan kapasitas minimal 10% dari jumlah masyarakat yang dilayani, ruang layanan, ruang kerja pengolahan dan administrasi; 4. Ruangan – ruangan lain yang diperlukan, seperti gedung dan kamar kecil; 5. Konstruksi, mencakup aspek kekuatan dan pengamanan; 6. Cahaya didalam ruangan harus terang; 7. Kesejukan didalam ruangan dan pertukaran udara / ventilasi harus baik; 8. Lingkungan yang tenang; 9. Tempat parkir kendaraan secukupnya; 10. Taman,dll. Sedangkan menurut Sutarno (2006:82), sebuah gedung yang dibangun dan diperuntukkan perpustakaan diharapkan memiliki sejumlah ruangan untuk menampung berbagai kegiatan perpustakaan. Ruangan – ruangan tersebut antara lain meliputi : ruangan koleksi, dengan kapasitas (daya tampung) bahan pustaka tertentu, misalnya untuk perpustakaan umum kabupaten / kota dapat menampung 20.000 – 30.000 judul buku, dan berbagai koleksi yang lain yaitu : 1. Ruangan bacanya dapat menampung jumlah pengunjung sekitar 30 – 40 orang (tempat duduk); 2. Ruangan koleksi referensi; 3. Ruangan koleksi pandang dengar (PD) untuk perpustakaan umum dan perpustakaan tertentu lainnya; 4. Ruangan kerja pengolahan; 5. Ruangan kerja tata usaha / administrasi; 6. Ruangan kepala perpustakaan; 7. Ruangan layanan, lemari catalog dan penitipan barang; 8. Ruangan lobi dan ruang pengumuman / pamer; 9. Ruang pertemuan dengan kapasitas tertentu, misalnya 75 – 100 orang; 10. Ruang gudang; 11. Kamar kecil, garasi secukupnya;

commit to user



12. Di luar gedung, diperlukan lahan parkir untuk mobil, motor pengunjung dan karyawan secukupnya, serta halaman dengan ingkungan yang hijau asri-taman. Hal – hal yang tersebut di atas belum diterapkan secara optimal oleh pihak pengelola perpustakaan, hal ini berdampak kepada seluruh sektor layanan yang terdapat di perpustakaan. Selain itu, mampu mengurangi angka kunjungan dari masyarakat pemakai. 4.2.3.3 Sarana / prasarana “Koleksi disini banyak sebenarnya tapi masih ada yang di kardus, soalnya rak bukunya kurang untuk menampung seluruh koleksi baik yang umum, terbitan berseri maupun yang audio visual. Kalau mau menambah rak sebenarnya bisa tapi ruangannya yang tidak memungkinkan, terlalu sempit untuk ruangan pelayanan perpustakaan.” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Sarana dan prasarana perpustakaan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dapat dikatakan kurang. Hal ini dapat dilihat dari kurangnya rak bahan pustaka baik bahan pustaka umum, terbitan berseri, atau audio visual. Hal ini menyebabkan sebagian besar bahan pustaka tidak di tampilkan di ruang koleksi. Selain rak bahan pustaka, lemari penitipan pun hanya seadanya, tidak memakai kunci pengaman, hal ini mengurangi tingkat keamanan bagi pengguna. Papan pengumuman / pamer pun tidak dimanfaatkan dengan baik, hanya di tempatkan sembarangan, hal ini menyebabkan pengunjung tidak mengetahui pengumuman – pengumuman terbaru tentang perpustakaan tersebut.

commit to user



Menurut Sutarno (2006:71), perlengkapan, peralatan, dan perabot sebuah perpustakaan tergantung kepada jenis dan besar kecilnya unit organisasi yang bersangkutan. Namun yang utma harus disediakan antara lain : 1. Rak bahan pustaka : buku, majalah, surat kabar, dan koleksi pandang dengar; 2. Lemari catalog; 3. Meja dan kursi baca; 4. Meja sirkulasi; 5. Mesin (tik, computer, foto kopi, jilid, dsb); 6. Meja kursi kerja; 7. Lemari penitipan; 8. Papan pengumuman / pamer; 9. Lemari arsip; 10. Telepon/ fax; 11. Jam dinding; 12. Peralatan kesekretariatan. Semua sarana dan prasarana tersebut di atas wajib di adakan oleh pengelola perpustakaan dengan jumlah dan kapasitas yang sesuai dengan kondisi dan keadaan perpustakaan. Sehingga masalah yang ada dapat dicegah atau pun ditanggulangi dengan cepat. 4.2.3.4 Manajemen Manajemen merupakan faktor penting dalam sebuah pengelolaan lembaga atau organisasi, melalui manajemen yang baik sebuah lembaga atau organisasi mampu berkembang dan berjalan dengan baik pula. Proses ini lah yang nantinya menjadi tolak ukur keberhasilan sebuah lembaga atau instansi. Pendapat James F. Stoner (1982) dalam Handoko (1993:8) yang dikutip oleh Lasa (2005:1), menyatakan bahwa manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan para anggota dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

commit to user



“Pemimpin di sini yang dulu pernah menjabat kurang perhatian dengan keadaan perpustakaan, malah tidak tahu menahu apa yang harus dilakukan, sehingga manajemen dan pengelolaannya sangat terganggu, kurang pengawasan, jadi para staf juga seenaknya sendiri, kurang pengarahan untuk staf” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011). Manajemen yang diterapkan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam pengelolaan perpustakaan dapat dikatakan kurang. Hal ini dapat terlihat jelas dari peningkatan sistem layanan perpustakaan yang tidak terjadi peningkatan, dengan demikian tujuan dari didirikannya perpustakaan ini tidak terlaksana dengan baik. Dalam proses perencanaan, belum ada upaya yang jelas untuk merealisasikan segala rencana yang ada. Sedangkan pengorganisasiannya kurang efektif, karena tenaga yang dimiliki belum memiliki satu tujuan yang sama yakni untuk meningkatkan pelayanan perpustakaan. Pengarahan yang diberikan oleh atasan kurang maksimal, sehingga tenaga kerja cenderung menganggap tujuan tersebut sebagai sesuatu yang sepele. Dari sisi pengawasan dapat dikatakan kurang, hal ini dikarenakan pemimpin atau pun kepala bagian tidak mengetahui dengan pasti tugasnya sebagai kepala bagian, sehingga mereka jarang melakukan pengawasan. Menurut Lasa (2005:52), menyatakan dalam penataan manajemen perlu dirumuskan dengan jelas tentang hal – hal berikut ini : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Visi, misi, dan tujuan perpustakaan Skill yang memadai Sumber daya yang sesuai Rencana kerja yang matang Insentif yang layak Perubahan sikap dan penampilan (performance) petugas.

commit to user



Pegawai perpustakaan perlu mengubah pola pikir dan penampilan. Anggapan tentang pemakai perpustakaan merepotkan petugas perlu diubah menjadi keyakinan bahwa pemakai adalah pelanggan (customer). Kepuasan pelanggan menjadi salah satu tujuan pelayanan suatu perpustakaan, dapat diukur dengan rumus : Satisfication = f (performance – expectation) 1. Apabila performance < expectation berarti pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan belum sesuai dengan harapan pemakai. 2. Apabila performance = expectation berarti pelayanan yang diberikan perpustakaan biasa – biasa saja. 3. Apabila performance > expectation, berarti pelayanan lebih baik dan memuaskan. Berdasarkan uraian di atas, manajemen merupakan faktor penting dalam suatu pengelolaan perpustakaan, dimana fokus utamanya adalah kepuasan bagi masyarakat pemakai. Dengan demikian citra perpustakaan yang baik akan didapat oleh masyarakat. 4.2.3.5 Pemimpin Pemimpin suatu lembaga atau organisasi harus mampu membawa anak buahnya untuk mewujudkan visi dan misi lembaga atau organisasi terkait sehingga tujuan yang akan dicapai dapat terlaksana, dengan demikian dalam sebuah lembaga atau organisasi dibutuhkan pemimpin yang piawai. Menurut Kartono (2005:39), pemimpin adalah pribadi yang memiliki kecakapan khusus, dengan atau tanpa pengangkatan resmi dapat mempengaruhi kelompok yang dipimpinnya, untuk melakukan usaha bersama mengarah pada pencapaian sasaran – sasaran tertentu. “Pemimpin maupun Kepala bagian pelayanan dan teknis itu tidak tahu menahu tentang seluk beluk perpustakaan. Mereka tahunya hanya tanda tangan, jadi misalkan ada usulan dari pustakawan untuk peningkatan layanan, kurang mereka perhatikan, atau pun usulnya seperti ini tapi nanti dirubah oleh mereka” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

commit to user



Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memiliki satu pemimpin terpusat yang menaungi beberapa sub bagian. Pemimpin instansi tidak memiliki pengetahuan yang cukup tentang pengelolaan perpustakaan, sehingga apabila mendapat usulan dari bawahan terutama pustakawan, pemimpin masih merasa ragu – ragu untuk menyetujui usulan tersebut. Sedangkan kepala bagian pelayanan teknis dan pelayanan perpustakaan, bukanlah tenaga kerja yang memiliki kecakapan di bidang perpustakaan, sehingga mereka tidak tahu bagaimana langkah yang tepat guna meningkatkan dan mengembangkan layanan yang ada. Pustakawan tidak mampu mengambil sikap dikarenakan mereka harus memperoleh persetujuan terlebih dahulu dari pemimpin, sedangkan pemimpin menganggap upaya – upaya yang diusulkan pustakawan tidak penting. Menurut Lasa (2005:303), kepemimpinan yang efektif minimal memiliki sifat – sifat sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Bertanggung jawab Mampu melihat masa depan Mampu mengorganisir dan mengarahkan potensi yang dimiliki Mampu menyeimbangkan potensi bawahan Menghargai bawahan Percaya diri dan luwes Mampu melakukan diplomasi Mampu mengendapkan ketegangan antar pribadi Mampu mempengaruhi orang lain.

Sifat – sifat tersebut di atas seharusnya mampu diterapkan pemimpin Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, guna peningkatan layanan yang terdapat di perpustakaan.

commit to user



4.2.4 Upaya yang Dilakukan Dalam upaya mengoptimalkan peran pustakawan dalam peningkatan layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, baik pustakawan maupun lembaga memiliki upaya tersendiri untuk bersama – sama menjalin kerja sama guna peningkatan peran pustakawan. Berikut, upaya yang dilakukan baik lembaga maupun pustakawan dalam pengoptimalan peran pustakawan : 4.2.4.1 Pendidikan Dalam upaya pengoptimalan peran pustakawan dalam peningkatan layanan perpustakaan, lembaga yang menaungi yakni Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta melakukan pengajuan permohonan pendidikan dan pelatihan (Diklat) kepada pusat, guna memberikan pendidikan kepada jabatan fungsional pustakawan. Hal ini dilakukan mengingat peran penting pustakawan guna kemajuan dan perkembangan perpustakaan, pustakawan sebagai pemegang peranan penting dalam kemajuan perpustakaan harus mendapatkan pendidikan yang terbaru tentang seluk beluk perpustakaan. “Pustakawan atau staf di sini beberapa kali dikirim untuk mengikuti diklat atau pelatihan – pelatihan singkat yang bertujuan untuk mengoptimalkan kinerja mereka dalam mengelola perpustakaan. Sehingga mereka memiliki ilmu pengetahuan terbaru tentang bidang perpustakaan. Kalau melakukan diklat biasanya dilakukan di luar kota selama beberapa minggu, pengirimannya juga bergantian, supaya merata ilmu yang didapat para staf atau pustakawan, perbedaannya biasanya dari diklat yang diambil, yang satu bagian ini, yang satunya bagian itu” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

commit to user



Pendidikan biasanya dilakukan di luar kota, dengan waktu yang beragam sesuai dengan diklat yang diambil. Pendidikan dan pelatihan ini, mengambil tema yang berbeda – beda disetiap tahunnya. Sehingga jika ingin mendapatkan pustakawan yang mampu menangani seluruh seluk beluk tentang perpustakaan maka pihak lembaga harus lebih sering mengirim stafnya untuk mengikuti diklat. 4.2.4.2 Motivasi kerja Motif atau motivasi (latin, motives) ialah : 1. Gambaran penyebab yang akan menimbulkan tingkah laku, menuju pada satu sasaran tertentu; 2. Landasan dasar, pikiran dasar, dorongan bagi seseorang untuk berbuat; 3. Ide pokok yang sementara berpengaruh besar terhadap tingkah laku manusia, biasanya merupakan satu peristiwa masa lampau, ingatan, gambaran fantasi, dan perasaan – perasaan tertentu ( Kartono,2005 :106). Staf maupun pustakawan pengelola Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam kiprahnya melakukan peningkatan dan perkembangan perpustakaan sering menjumpai kendala ataupun halangan. Oleh sebab itu, baik pemimpin dan para staf saling memberikan motivasi satu sama lain, agar mampu menumbuhkan semangat kerja guna peningkatan pelayanan perpustakaan. “Pemimpinnya ini baru ditempatkan, ini pemimpin baru, lebih bagus dari sebelumnya, lebih tertarik dan perhatian untuk mengembangkan dan meningkatkan layanan perpustakaan untuk pengguna. Selain itu pemimpinnya sering memberikan saran kepada bawahan, motivasi kerja agar pekerjaannya jauh lebih bagus dalam meningkatkan layanan perpustakaan” (Wawancara dengan Bapak Warsito, Pustakawan bagian Pelayanan Perpustakaan, 17 Februari 2011).

commit to user



Pemimpin Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sering memberikan motivasi atau dorongan kepada bawahannya agar mampu bekerja dengan baik untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan informasi juga dalam upaya mencapai tujuan organisasi yang telah ada. Adapun motivasi yang diberikan oleh pemimpin itu pada umumnya bermaksud untuk : 1. Meningkatkan asosiasi dan integrasi kelompok serta menjamin keterpaduan; 2. Manjamin efektivitas dan efisiensi kerja semua anggota kelompok; 3. Meningkatkan partisipasi aktif dan tanggung jawab social semua anggota; 4. Meningkatkan produktivitas semua sector dan anggota kelompok; 5. Menjamin terlaksananya realisasi – diri dan pengembangan diri pada setiap anggota kelompok. Dan memberikan kesempatan untuk melakukan ekspresi bebas ( Kartono, 2005 : 108 ). Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa motivasi dari atasan atau pemimpin sangat berpengaruh dalam peningkatan kinerja staf atau bawahan di sebuah lembaga. 4.2.4.3 Permohonan pembuatan Solo Education Park “Ini kita mau mengajukan proposal untuk Solo Education Center, sebagai permintaan untuk mendapatkan gedung baru, sarana dan prasarana yang lebih baik. Seandainya diwujudkan oleh Bapak Walikota ini akan menjadi yang pertama di Jawa Tengah, karena nanti akan ada pusat untuk kursus, ada kios untuk usaha misalkan warnet atau counter pulsa, tapi pusatnya tetap perpustakaan daerah, intinya kita akan membuat pusat dari edukasi untuk masyarakat Solo dan sekitarnya, kan nanti bias dijadikan alternatif untuk rekreasi bagi keluarga yang berbasis pada bidang pendidikan dan ilmu pengetahuan. Ya mudah – mudahan bisa diwujudkan sama Bapak Walikota, kami sangat berharap” (Wawancara dengan Bapak Haryanto, Staf Tata Usaha, 21 Maret 2011).

commit to user



Staf dan pemimpin Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta melakukan penyusunan proposal guna permohonan pembuatan Solo Education Park. Solo Education Park merupakan sarana yang menyediakan beberapa fasilitas yang ditujukan untuk masyarakat, kelak Solo Education Park ini akan dikelola oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, dimana perpustakaan daerah tetap menjadi pusat dari Solo Education Park. Selain itu pembuatan sarana tersebut merupakan salah satu langkah untuk mendapatkan gedung, sarana dan prasarana yang memadai untuk sebuah pengelolaan perpustakaan. Besar harapan staf dan pemimpin Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta kepada Walikota Surakarta agar permohonan tersebut dikabulkan. Dengan demikian Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta akan mendapatkan gedung baru, sarana dan prasarana yang memadai. Hal ini sangat penting, mengingat gedung dan sarana prasarana merupakan salah satu hambatan yang dihadapi oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam peningkatan layanan perpustakaan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan perpustakaan daerah yang dikelola oleh Pemerintah Kota Surakarta. Dalam melakukan pelayanan kepada masyarakat dan untuk meningkatkan layanan yang terdapat di perpustakaan guna memenuhi keinginan serta kepuasan pengguna, perpustakaan tersebut memiliki jabatan fungsional pustakawan yakni : 5.1.1 Pustakawan tingkat terampil yang terdiri dari empat orang pustakawan, dengan tugas yang meliputi : (1) pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka / sumber informasi yang kegiatannya adalah : pengembangan koleksi, pengolahan bahan pustaka / koleksi, penyimpanan dan melestarikan bahan pustaka serta pelayanan informasi ; (2) pemasyarakatan perpustakaan , dokumentasi, dan informasi yang kegiatannya adalah : penyuluhan, publisitas, dan pameran. Masing – masing dari tugas tersebut ada telah dikerjakan dan adapula yang belum dikerjakan, namun tugas yang telah dilaksanakan kurang berjalan secara optimal.

commit to user 95



5.1.2 Pustakawan tingkat ahli, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum memiliki jabatan fungsional pustakawan tingkat ahli, yang memiliki persyaratan adalah pendidikan serendah – rendahnya berijasah S1 bidang ilmu perpustakaan, dokumentasi, dan informasi atau bidang lain yang nantinya harus mengikuti program diklat ilmu perpustakaan. 5.1.3 Hambatan – hambatan yang dialami pustakawan dalam melaksanakan tugasnya dalam meningkatkan layanan perpustakaan antara lain : sumber daya manusia pustakawan dimana dua pustakawan yang saat ini bekerja akan memasuki masa pensiun, gedung yang terlalu kecil untuk sebuah pelayanan perpustakaan, sarana dan prasarana yang tidak memadai seperti kurangnya rak dan lemari untuk bahan pustaka baik cetak maupun non cetak, manajemen yang diterapkan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta berjalan kurang baik, dan pemimpin yang tidak tahu menahu tentang seluk beluk sebuah perpustakaan. 5.1.4 Upaya yang dilakukan oleh pustakawan dan lembaga untuk mengoptimalkan tugas pustakawan dalam peningkatan layanan antara lain : memberikan pendidikan dan motivasi kerja kepada rekan sejawat, atasan kepada bawahan, maupun usulan kepada atasan.

commit to user



Seluruh langkah terbaik ditempuh oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta demi kepuasan masyarakat pemakai dengan pelayanan yang diberikan kepada mereka. Kepuasan masyarakat pemakai inilah yang nantinya menjadi barometer perkembangan perpustakaan daerah yang dikelola. Dengan demikian perpustakaan daerah tetap bertahan dalam memberikan pelayanan yang optimal dalam rangka pemenuhan informasi kepada masyarakat luas di era teknologi informasi seperti saat ini. 5.2 Saran Dalam rangka mengoptimalkan peran pustakawan dalam peningkatan layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ada baiknya dilakukan tindakan sebagai berikut : 1. Pemberian hadiah atau penghargaan dari lembaga atas hasil yang telah dicapai pustakawan dalam peningkatan layanan perpustakaan; 2. Peneguran atau sanksi yang tegas bagi staf dan jabatan fungsional pustakawan yang lalai menjalankan kewajibannya dalam peningkatan pelayanan; 3. Perekrutan jabatan fungsional pustakawan sesuai dengan jenjang jabatan sehingga tugas pustakawan dapat disesuaikan dengan jenjang jabatan yang dimiliki; 4. Mutasi kerja atau pengurangan staf non pustakawan yang tidak memiliki kontribusi dalam peningkatan layanan perpustakaan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR PUSTAKA

Amsri. 2007. “Pelayanan Perpustakaan yang Didukung Oleh Kemajuan Teknologi Informasi”. Jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca, Vol. 23 Juli – Desember 2007

Arikunto, Suharsini. 1996. Prosedur Penelitian : Suatu Pendekatan Praktek. Yogyakarta : Rineka Cipta

Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama

_____________. 2006. Metode Penelitian. Jakarta : Wedatama Widya Sastra dan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia

Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama

Daryono. 2010. “Kompetensi Pustakawan dalam Memberikan Layanan Prima di Perpustakaan Perguruan Tinggi”. Jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca, Vol. 26 No. 2 Juli – Desember 2010

Fandy dan Anastasia Diana. 2002. Total Quality Management. Yogyakarta: Andi

Gunawan, Hendry dan Novita Vitriani. 2010. “Profesionalisme Pustakawan”. Jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca, Vol. 26 No. 2 Juli – Desember 2010

commit to user


digilib.uns.ac.id

Hermawan, Rachman dan Zulfikar Zen. 2006. Etika Kepustakawanan. Jakarta : Sagung Seto

Kamah, Idris. 2001. Pola dan Strategi : Pengembangan Perpustakaan dan Pembinaan Minat Baca. Jakarta : Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

Kartono, Kartini. 2005. Pemimpin dan Kepemimpinan. Jakarta : Raja Grafindo Media

Lasa HS. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta : Gama Media

Mardiyanto, Fx. 2007. “Penerapan Manajemen Mutu Terpadu untuk Pengembangan Layanan Perpustakaan”. WIPA, Vol. 10 Edisi Mei 2007

Nawawi, H. 1994. Penelitian Terapan. Yogyakarta : UGM Press

NS, Sutarno. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Sagung Seto

__________. 2006. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Sagung Seto

Nurhadi, Muljani A. 1983. Sejarah Perpustakaan dan Perkembangannya di Indonesia. Yogyakarta : Andi Offset

Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. 1994. Jakarta : Direktorat Jenderal Departemen Pendidikan Tinggi dan Pendidikan Nasional

Rahayuningsih, F. 2007. Pengelolaan Perpustakaan. Jakarta : Gema Insani

commit to user


digilib.uns.ac.id

Soetminah.1992. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius

Sudarsono, Blasius. 2006. Antologi Kepustakawanan Indonesia. Jakarta : Ikatan Pustakawan Indonesia

Supriyanto. et al. 2006. Aksentuasi Perpustakaan dan Pustakawan. Jakarta : Ikatan Pustakawan Indonesia Pengurus Daerah DKI Jakarta

Suwarno, Wiji. 2009. Psikologi Perpustakaan. Jakarta : Sagung Seto

Yusuf, Pawit M. 1995. Pedoman Praktis Mencari Informasi. Bandung : Remaja Rosda Karya

commit to user

TUGAS PUSTAKAWAN DALAM PENINGKATAN LAYANAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA TUGAS AKHIR

Recommend Documents