PENERAPAN SOFTWARE APLIKASI NCI BOOKMAN VERSI 2.40 DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PENERAPAN SOFTWARE APLIKASI NCI BOOKMAN VERSI 2.40 DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan

Oleh Aji Wirawan D 1808003

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011

commit to user


digilib.uns.ac.id

MOTTO

Ilmu yang bermanfaat betapapun kecilnya, merupakan pembendaharaan dan kekayaan yang luar biasa(Q.S, Al-Baqarah : 269)

Orang yang berjiwa besar memiliki dua hati ; satu hati menangis dan yang satu lagi bersabar(Khahlil Gibran)

Yang namanya orang kuat bukanlah orang yang banyak menjatuhkan lawan. Tetapi orang kuat sejati ialah orang yang sanggup mengontrol dirinya ketika sedang marah (HR. Bukhari Muslim)

commit to user ii


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada : 1. Orang tuaku yang selalu memberikan perhatian dan doanya untukku 2. Adikku yang selalu menjadi penyemangat untuk maju 3. Teman-teman DIII Perpustakaan angkatan 2008 4. Almamaterku dan seluruh Pustakawan

commit to user iii


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK Aji Wirawan, 2011. PEMANFAATAN SISTEM AUTOMASI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA, Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta Tugas Akhir ini bertujuan untuk menjawab pertanyaan 1) bagaimanakah sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta? 2) apa kegunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta? 3) hambatan apa saja yang dialami dari penggunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta? 4) bagaimana cara mengatasi hambatanhambatan yang dialami dari penggunaan system automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta? Metode yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah metode observasi, metode wawancara, metode studi kepustakaan, metode dokumentasi, berlokasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Hasil Tugas Akhir menunjukkan bahwa:1) Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan sistem pelayanan campuran (mixedst access) dipergunakan oleh perpustakaan dalam pelayanan kepada pemustaka, 2) Penggunaan OPAC sebagai penelusuran informasi yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu program aplikasi NCI BookMan versi 2.40 sangat membantu dalam hal pelayanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 3) Program aplikasi NCI BookMan versi 2.40 merupakan sistem automasi yang dimanfaatkan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam pelayanan sirkulasi, seperti : peminjaman, pengembalian dan perpanjangan, serta pembuatan kartu anggota perpustakaan, 4) Hambatan dari sistem automasi yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah minimnya pustakawan yang mengerti dalam pengoprasian sistem automasi NCI BookMan versi

commit to user iv


digilib.uns.ac.id

2.40, masalah saluran listrik yang kerap padam. Meskipun demikian setiap hambatan pasti ada pemecahannya dalam usaha mengoptimalkan layanan kepada user. Kata Kunci : Sistem Automasi – OPAC - NCI BookMan versi 2.40

commit to user v


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr. Wb. Alhamdulillah hirobbil’alamin segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmatnya dan ridhoNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir yang berjudul “PEMANFAATAN SISTEM AUTOMASI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA” yang disusun guna memenuhi salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) di bidang perpustakaan. Terselesaikannya Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan serta dukungan berbagai pihak yang telah diberikan kepada penulis. Rasa syukur dan terima kasih penulis sampaikan terutama kepada Allah SWT yang selalu memberikan rahmat dan ridhoNya serta kepada : 1. Orang tua penulis yang selalu memberikan dukungan sepenuhnya dan selalu ada di setiap langkah penulis. 2. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M. Si, selaku pembimbing Tugas Akhir dan juga selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 3. Bapak Drs. Widodo,M.Sos Sc, selaku penguji Tugas Akhir 4. Bapak Drs. H. Supriyadi SN. SU., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 5. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Perpustakaan FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis

commit to user vi


digilib.uns.ac.id

6. Ibu Dra. Siti Muryati, MM., selaku Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang telah memberikan izin dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di kantor tersebut 7. Seluruh staf dan karyawan kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta yang telah banyak membantu melengkapi data-data yang penulis butuhkan 8. Teman-teman DIII Perpustakaan angkatan 2008 yang telah banyak membanyu dan memberikan motivasi dalam penyelesaian Tugas Akhir ini 9. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih ada kekurangan, baik dalam hal penyajiannya maupun penyusunannya. Oleh karena itu, segala kritik dan saran yang membangun akan penulis terima dengan kerendahan hati. Penulis berharap semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi pembaca pada umumnya. Wassalamu’alaikum wr. wb.

Penulis

commit to user vii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL …………………………………………………..…………..…. i HALAMAN PERNYATAAN………………………………………..……………… ii HALAMAN PENGESAHAN …………………………………….………………… iv HALAMAN MOTTO ……………………………………………….………………...v HALAMAN PERSEMBAHAN………………………………….…………………. vi ABSTRAKSI …………………………………………………………………….… .vii HALAMAN KATA PENGANTAR ………………………………………...….…. viii HALAMAN DAFTAR ISI ……………………………………………………….…. xi HALAMAN DAFTAR BAGAN………………………………………………...… xiv HALAMAN DAFTAR TABEL …………………………………………………..... xv BAB I PENDAHULUAN 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

Latar Belakang …….………………………………………………….1 Rumusan Masalah ..………………………………………………….2 Tujuan ……………………………………………………………….3 Metode Pengumpulan Data ………………………………………….4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA/LANDASAN TEORI 2.1.

Pengertian Perpustakaan ………..………………………………….…6

2.2.

Fungsi Perpustakaan ……..…………………………………………. .7

2.3.

Jenis Perpustakaan ………………………………………………..….. 9

2.4.

Layanan Perpustakaan ……..………………………..….………..…11

2.5.

Pengertian Teknologi Informasi …………………………………….11

2.6.

Pengertian Otomasi …………………………………………...……..11

commit to user viii


digilib.uns.ac.id

2.7.

Perangkat Keras / Hardware ………….…………………………..….13

2.8.

Perangkat Lunak / Software …………………………………….…..16

2.9.

Perlengkapan Pendukung ………………………………………..…..17

2.10.

Jaringan Komputer………….………………………………….…….18

2.11.

Sumber Daya Manusia …………………………………………...….19

2.12.

Open Source Software …………………………………………..…..20

BAB III GAMBARAN UMUM KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA 3.1.

Sejarah ………………….………………………….……………… 24

3.2.

Visi dan Misi ………………………………………….…………….27

3.3.

Struktur Organisasi ……………….……………………………… .27

3.4.

Tugas dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta …………………………….……………………..……….30

3.5.

Sumber Daya Manusia ……………….……………………………..31

3.6.

Gedung dan Ruangan Perpustakaan …………………………...…….32

3.7.

Sumber Dana ………………….………………………………….….33

3.8.

Sarana dan Prasarana ….……………..……………………….…….33

3.9.

Koleksi …………………………….………………….……………34

3.10.

Layanan .…………………………………………………………….38

BAB IV PEMBAHASAN 4.1.

Sistem Otomasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ……………………………………………………………..47

commit to user ix


digilib.uns.ac.id

4.2.

Kegunaan Sistem Otomasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ………………………………………………..……..55

4.3.

Hambatan…………………………………………………………….56

4.4.

Pemecahan Masalah ……….…………………………………….…..57

BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ……………………………………………….……….……59 5.2. Saran .....................................…...…………………………………..…..60 DAFTAR PUSTAKA …………..…………………………………………………,.61 LAMPIRAN

commit to user x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR BAGAN

Bagan 1. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah……………28

commit to user xi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Daftar Karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

....…..……………………………………………………………32

Tabel 2. Sarana dan Prasarana………………………………………………… 33 Tabel 3. Koleksi Buku………….………………………………………………35 Tabel 4. Koleksi Audio Visual…………………………………………………38

commit to user xii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah Perpustakaan adalah suatu ruangan bagian dari gedung / bangunan atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah dicari dan di pergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk pembaca. (Sutarno NS. 2003 : 7) Sejalan dengan perkembangan teknologi dan informasi di zaman yang semakin maju, perpustakaan sebagai pelayanan akan kebutuhan informasi maka di tuntut untuk berkembang dengan memanfaatkan Teknologi Informasi (TI) supaya lebih maksimal dalam mencapai tujuan. Penggunaan TI khusunya computer di perpustakaan sudah dimulai sejak tahun 1960-an di beberapa perpustakaan Amerika Utara dan Inggris. Dengan adanya Teknologi Informasi, perpustakaan mengembangkan berbagai sistem layanan. Karena itu setiap perpustakaan telah memiliki sistem automasi yang membantu segala aktifitas di perpustakaan. Automasi merupakan proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan teknologi informasi. Dengan bantuan dari teknologi informsai, maka beberapa pekerjaan yang dilakukan secara manual dapat dipercepat dan

commit to user 1


digilib.uns.ac.id 2

diefesiensikan. Automasi perpustakaan juga dapat membantu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan mudah untuk ditelusuri kembali. (http://librarycorner.org/2007/02/28/otomasi-perpustakaan/) Maka dari itu pustakawan dapat menggunakan waktu lebih untuk mengembangkan perpustakaan, karena semua pekerjaan telah diambil alih komputer. Dalam Layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta telah menggunakan sistem Automasi. Sistem Automasi layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Derah Kota Surakarta menggunakan program aplikasi NCI BookMan versi 2.40 merupakan kelanjutan dari Bookman versi 2.30 dengan beberapa fasilitas tambahan pengelolaan koleksi majalah atau jurnal dan denda. BookMan versi 2.40 dilengkapi dengan web yang memungkinkan penelusuran via internet, termasuk fasilitas administrasi webnya yang dapat di lakukan sendiri oleh perpustakaan. 1.2.Rumusan Masalah Rumusan masalah yang diambil penulis berdasarkan tujuan pada penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1.2.1.Bagaimanakah sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta?

commit to user


digilib.uns.ac.id 3

1.2.2.Apa kegunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta? 1.2.3.Hambatan apa saja yang dialami dari adanya penggunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta? 1.2.4.Bagaimana cara mengatasi hambatan-hambatan yang dialami dari adanya

penggunaan

sistem automasi

di Kantor

Arsip

dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?

1.3.Tujuan Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah : 1.3.1

Untuk mengetahui bagaimana sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakata.

1.3.1

Untuk mengetahui kegunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakata.

2.3.1

Untuk mengetahui hambatan dari sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta.

3.3.1

Mengetahui langkah-langkah yang dilakukan perpustakaan untuk mengatasi hambatan-hambatan yang dihadapi dalam penggunaan sistem automasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

commit to user


digilib.uns.ac.id 4

1.4.Metode Pengumpulan Data Praktek Kerja Lapangan ini di laksanakan mulai tanggal 14 Februuari 2011 sampai dengan 25 Maret 2011, bertempat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. 1.4.1.

Metode Observasi Metode Observasi adalah suatu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan langsung pada suatu objek yang akan diteliti (Arikunto, 1996:27). Penulis melakukan pengamatan langsung dan terlibat langsung dalam kegiatan yang menggunakan otomasi perpustakaan.

1.4.2.

Metode Wawancara Metode Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara bertanya langsung (berkomunikasi langsung) dengan responden (Suratno dan Lincolin Arsyad. 1998:92). Dalam metode ini penulis melakukan wawancara langsung dengan sumber informasi yaitu petugas untuk menanyakan seputar kegiatan yang menggunakan otomasi perpustakaan.

commit to user


digilib.uns.ac.id 5

1.4.3.

Metode Studi Kepustakaan Metode Studi Pustaka yaitu cara pengumpulan data yang digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengolahan data dan menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa teori-teori yang

diterima

kebenaranya

di

dalam

berbagai

literature

(Nawawi,1994:23). Penulis menggunakan pustaka atau literature sebagai acuan atau rujukan dalam penulisan tugas akhir ini. 1.4.4.

Metode Dokumentasi Teknik pengumpulan data yang tidak langsung ditujukan kepada subyek penelitian. (Irawan Suhartono,2008:70). Penulis menggunakan dokumen-dokumen dari peristiwa masa lalu yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA/LANDASAN TEORI

2.1.Pengertian Perpustakaan Dalam Kamus Bahasa Indonesia, pustaka artinya kitab,buku. Dalam bahasa Inggris dikenal dengan nama library. Istilah ini berasal dari kata Latin liber atau libri artinya buku. Dari kata Latin tersebut, terbentuklah istilah liberaries yang artinya tentang buku. (Sulistyo Basuki,1991:3) Perpustakaan adalah tempat atau sebuah ruangan yang digunakan untuk menyimpan bahan pustaka baik material ataupun non book material yang disususn berdasarkan tata urutan tertentu supaya mudah untuk dicari oleh pembaca. Selain untuk menyimpan buku, perpustakaan juga dapat digunakan sebagai sarana rekreasi bagi pengguna. (Lasa HS,1990:48) Berdasarkan SK Menpan No. 132 Tahun 2003 dinyatakan bahwa perpustakaan itu adalah unit kerja yang memiliki sumber daya manusia, ruangan khusus dan koleksi bahan pustaka sekurang-kurangnya terdiri dari 1000 judul dari berbagai disiplin ilmu yang sesuai dengan jenis perpustakaan yang

bersangkutan

dan

dikelola

menurut

Hermawan.S,2006:12)

commit to user 6

sistem

tertentu.(Rachman


digilib.uns.ac.id 7

Dari ketentuan di atas, sebuah perpustakaan harus memiliki unit kerja, yaitu suatu lembaga yang memiliki status resmi, memiliki sumber daya yang mampu mengelola perpustakaan, memiliki koleksi minimal 1000 judul yang sesuai dengan pemustaka, dan memiliki sistem pengelolaan yangn standar. 2.2.Fungsi Perpustakaan Secara umum fungsi perpustakaan adalah sebagai berikut: a. Khazanah menyimpan karya manusia Perpustakaan berfungsi sebagai tempat penyimpanan karya tulis, karya cetak dan karya rekam yang dibuat oleh manusia. Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai arsip bagi produk-produk yang dihasilkan masyarakat sebagai khazanah budaya bangsa. b. Sumber informasi Perpustakaan memiliki berbagai koleksi yang didalamnya terdapat informasi. Pemustaka dapat memperoleh berbagai jenis informasi baik yang bersifat khusus maupun umum. c. Fungsi rekreasi Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai rekreasi karena di perpustakaan terdapat fasilitas yang bersifat rekreatif. d. Fungsi pendidikan Perpustakaan adalah bagian yang tidak terpisahkan dalam dunia pendidikan, sekaligus juga sebagai lembaga pendidikan, terutama pendidikan informal. e. Fungsi budaya Bahan pustaka merupakan bagian dari hasil budaya dan karya umat manusia. Hanya perpustakaanlah lembaga yang selalu menghimpun. Menyimpan, dan melestarikannya dari generasi ke generasi.

commit to user


digilib.uns.ac.id 8

f. Fungsi penelitian Penelitian memerlukan informasi unyuk mengetahui apa yang sudah. Sedang atau apa yang harus diteliti. Perpustakaan diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi penelitian. g. Fungsi pengambilan keputusan Koleksi perpustakaan dapat dijadikan sebagai bahan rujukan dalam pengambilan keputusan. Data dan laporan masa lalu dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan. Suatu keputusan akan tepat diambil apabila didukung dengan data dan fakta yang akurat. (Rachman Hermawan.S,2006:24-27)

Fungsi suatu perpustakaan yang dapat disebut sebagai pusat sumber informasi harus memenuhi cirri-ciri sebagi berikut : a. b. c. d.

e. f.

g.

Tempat dihimpunnya segala macam informasi. Baik dalam bentuk tercetak, terekam maupun digital Tempat diolahnya berbagai macam sumber informasi Tempat disebarluaskannya segala macam sumber informasi ke segenap anggota masyarakat pengguna yang membutuhkannya Dalam hal-hal tertentu berfungsi sebagai tempat lahirnya informasi, misalnya informasi tentang pengembangan perpustakaan Tempat dipeliharanya segala jenis informasi Tempat pewarisan budaya bangsa. Disini perpustakaan merupakan tempat untuk melestarikan budaya bangsa sehingga karya-karya lama masih disimpan terutama di Perpustakaan Nasional Masih banyak lagi tugas-tugas atau fungsi perpustakaan berkaitan dengan pelestarian dan pemanfaatan untuk kepentingan manusia pada masa sekarang maupun yangn akan dating.(PawitM.Yusup,1988:20-21)

commit to user


digilib.uns.ac.id 9

2.3.Jenis Perpustakaan Jenis-jenis perpustakaan dibagi menjadi 7 (tujuh) yaitu : a. Perpustakaan Internasional Perpustakaan internasional adalah perpustakaan yang didirikan oleh 2 negara atau lebih atau perpustakaan yangn merupakan bagian sebuah organisasi internasional. b. Perpustakaan Nasional Fungsi utama perpustakaan nasional adalah menyimpan sebuah bahan pustaka yang tercetak dan terekam yang diterbitkan di suatu Negara. Perpustakaan nasional mereupakan perpustakaan utama dan paling komprehensif yang melayani keperluan informasi dari penduduk suatu negara. c. Perpustakaan Umum dan Perpustakaan Keliling Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum. Ciri perpustakaan umum adalah terbuka untuk umum, dibiayai oleh dana umum dan jasa yang diberikan pada hakikatnya bersifat Cuma-Cuma. Sedangkan perpustakaan keliling adalah bagian dari perpustakaan umum yang mendatangi pemakai dengan menggunakan kendaraan (darat maupun air). Secara umum perpustakaan keliling berfungsi sebagai perpustakaan umum yang melayani masyarakat umum yang tidak terjangkau oleh pelayanan perpustakaan umum. d. Perpustakaan Swasta (Pribadi) Perpustakaan swasta (pribadi) artinya perpustakaan yang dikelola pihak swasta atau pribadi dengan tujuan melayani keperluan bahan pustaka bagi kelompok, keluarga atau individu tertentu. e. Perpustakaan Khusus Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan sebuah departemen, lembaga Negara, lembaga penelitian. Organisasi massa, militer, industry, maupun perusahaan swasta. f. Perpustakaan Sekolah Perpustakaan Sekolah adalah perpustakaan yang bergabung pada sebuah sekolah, dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan,

commit to user


digilib.uns.ac.id 10

dengan tujuan utama membantu sekolah untuk mencapai tujuan khusus sekolah dan tujuan pendidikan pada umumnya. g. Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, bahan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya yang dikenal dengan nama Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat). (Sulistyo Basuki,1991:42-51)

Dari jenis-jenis perpustakaan di atas maka Kantor Arsip dan Perpustakaan

daerah

Kota

Surakarta

termasuk

dalam

jenis

perpustakaan umum yang ada di kota Surakarta. Perpustakaan ini melayani semua lapisan masyarakat baik orang tua, dewasa, remaja maupun anak-anak. 2.4.Layanan atau Jasa Perpustakaan Layanan/jasa perpustakaan yang lazim dimanfaatkan pemustaka antara lain, jasa ruang baca dan peminjaman bahan pustaka, jasa fotokopi, jasa referensi atau rujukan, jasa penelusuran informasi, jasa pinjam antar perpustakaan, jasa penyusunan literature sekunder, jasa penerjemah, jasa penjilidan, jasa konsultasi dan bimbingan pembaca, jasa kesiagaan informasi, jasa penyebaran informasi teknis, jasa analisis informasi, dan jasa pelatihan.(Purwoko&Sri Suharmini,2006:224)

commit to user



2.5.Pengertian Teknologi Informasi Sebagai sumber informasi perpustakaan dapat mengembangkan layanan melalui Teknologi Informasi (TI) yang sudah berkembang pesat pada abad ini. Dalam perpustakaan, TI dapat diaplikasikan diberbagai kegiatannya seperti layanan sirkulasi, pengolahan koleksi, layanan informasi, dll. Karena mampu mempercepat kinerja, kecepatan kinerja yang dapat meningkatkan layanan di perpustakaan. Pengertian Teknologi Informasi menurut Haag dan Keen (1996) : “Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan proses informasi.( http://id.shvoong.com/societyand-news/2012515-pengertian-teknologi-informasi/)

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan saat ini sudah menjadi ukuran untuk mengetahui tingkat kemajuan dari perpustakaan tersebut. Bukan lagi anggapan perpustakaan hanya ruangan atau gedung untuk menyimpan banyak buku. 2.6.Pengertian Otomasi Otomasi merupakan teknologi informasi yang digunakan oleh perpustakaan dalam pengolahan bahan pustaka, inventarisasi, katalogisasi, keanggotaan, sirkulasi dan berbagai kegiatan lainnya.Otomasi sebenarnya lebih tepat disebut Teknologi Informasi yakni teknologi elektronika yang

commit to user



digunakan untuk pengumpulan, penyimpanan, pengolahan dan pemanfaatan informasi.(Lasa HS,2007:217) Adapun tujuan automasi perpustakaan adalah : 2.6.1. Untuk meningkatkan pelayanan,mempercepat dan mengefisiensikan pekerjaan 2.6.2. Memberikan kebebasan dalam hal akses informasi 2.6.3. Untuk memenuhi tuntutan perkembangan teknologi saat ini 2.6.4. Untuk meningkatkan citra perpustakaan 2.6.5. Untuk menyebarkan informasi yang ada 2.6.6. Untuk mengembangkan kerjasama Dalam automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung, dan terkait satu dengan lainnya. Unsur-unsur tersebut antara lain : 2.1.1.1.1.

Komitmen pengelola perpustakaan Seluruh pengelola perpustakaan dituntut untuk berinisiatif untuk mewujudkan automasi perpustakaan. Hal ini perlu dilakukan dengan diskusi yang efektif diantara mereka.

commit to user



2.1.1.1.2.

Dukungan pimpinan Dukunagn pimpinan sangatlah di butuhkan, karenanya para pengelola perpustakaan harus mampu meyakinkan pimpinan untuk memberikan dukunagn dan dorongan penuh.

2.1.1.1.3.

Dana Dukungan dan dorongan dari pimpinan tidaklah hanya secara moral saja, akan tetapi yang pasti dukungan ketersediaannya anggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana yang di butuhkan.

2.1.1.1.4.

Pengguna Pengguna disini adalah pemustaka (pengunjung perpustakaan). Memberikan kemanfaatan kepada pengguna adalah salah satu target dari tujuan aoutomasi perpustakaan.

Dalam aplikasinya, automasi perpustakaan sangat berkaitan dengan beberapa komponen antara lain dibawah ini : 2.7.Perangkat Keras / Hardware 2.7.1. Komputer Komputer merupakan perangkat keras yang digunakan dalam proses pengolahan informasi. Pengertian dari komputer itu sendiri adalah

commit to user



“perangkat elektronik yang dapat menerima masukan(input), dan selanjutnya melakukan pengolahan (process) untuk menghasilkan keluaran (output) berupa informasi, perangkat utama untuk melakukan tindakan tersebut juga terdiri atas perangkat masukan (input devices) perangkat proses (process devices) dan perangkat keluaran (output devices) yang ditambah dengan perangkat penyimpanan data atau informasi (storage devices).” (Aji Supriyanto, 2005 : 3) Dari pengertian diatas dijelaskan bahwa komputer memiliki beberapa perangkat utama antara lain : a. Perangkat Masukan / input devices Fungsi perangkat keras input adalah untuk mengumpulkan data dan mengonversinya ke dalam suatu bentuk yang dapat diproses oleh komputer. Peralatan masukan yang paling umum adalah papan tombol atau keyboard. Peralatan lainnya adalah mouse, yang digerakan dengan tangan untuk mengatur suatu penunjuk (pointer) pada layar komputer. b. Perangkat Proses / process devices Fungsi perangkat keras pemrosesan adalah untuk temu kembali (retrievel) dan menjalankan (execute) instruksi-instruksi (software) yang diberikan kepada komputer. Pemrosesan dapat terdiri dari pelaksanaan penghitungan dan kegiatan logis lainnya, seperti membandingkan. Komponen perangkat keras pemrosesan yang

commit to user



paling penting adalah central processing unit (CPU) dan memori utama (main memory). CPU atau prosesor adalah otak komputer. CPU membaca dan menginterpretasikan perangkat lunak serta mengkoordinasikan kegiatan pemrosesan yang sedang berlangsung. CPU terdiri atas VGA, memory , RAM , USB card ,Audio card. c. Perangkat Keluaran / output devices Fungsi perangkat keras keluaran adalah untuk menampilkan informasi yang dihasilkan oleh sistem komputer. Informasi adalah keluaran baik dalam bentuk hardcopy seperti pada kertas maupun softcopy seperti pada layar monitor. Bentuk lain softcopy adalah suara. Perangkat output terdiri atas monitor, printer, speaker. d. Perangkat Penyimpanan / storage devices Fungsi perangkat keras penyimpanan adalah untuk menyimpan perangkat lunak dan data dalam bentuk yang relative permanen, yang mudah untuk ditemu-balik ketika dibutuhkan untuk pemrosesan. Perangkat keras penyimpanan melayani fungsi seperti yang dilakukan oleh office filing system, tetapi datanya disimpan dalam bentuk sinyal elektro-magnetik, biasanya pada magnetic

commit to user



disk atau optical disk, bukan pada kertas. Contoh perangkat keras penyimpanan adalah Disket, CD, USB, DVD. 2.8. Perangkat Lunak / Software Selain perangkat keras / hardware, dalam automasi perpustakaan juga membutuhkan perangkat lunak atau software dalam aplikasinya. “Perangkat lunak (software) adalah perangkat abstrak yang merupakan bagian utama selain hardware dari sistem komputer. Tanpa adanya software, computer adalah sebuah rongsokan elektronik, yang tidak berguna sama sekali. Hardware akan “hidup” dan memiliki fingsi jika digunakan bersamasama dengan software-nya.” (Aji Supriyanto, 2005 : 36) Dari pengertian di atas menyimpulkan bahwa peran software penting dalam aplikasi Teknologi Informasi atau dalam konteks ini adalah automasi. Software dan hardware berjalan bersama-sama dan saling melengkapi dalam operasional TI. Jenis perangkat lunak, dibedakan menjadi 2 jenis yaitu : a.

Operating system software , yaitu oerangkat lunak yang merupakan operasi dasar komputer, mengelola dan mengatur sumber daya komputer dan mengoperasikan perangkat lunak aplikasi ke komputer.

b.

Application software , yaitu perangkat lunak aplikasi menjalankan tugas-tugas yang bersifat umum kepada pengguna.

commit to user

yang



2.9. Perlengkapan Pendukung Perlengkapan pendukung adalah komponen yang merupakan mesin atau alat dalam proses aplikasi automasi. Contoh perlengkapan pendukung seperti : scanner, compact disk, dan CD-ROM a. Scanner Scanner adalah suatu alat elektronika yang berfungsi untuk mengkopi file dalam bentuk kertas ke dalam buku bentuk file teks, dokumen maupun gambar dan hasilnya akan ditampilkan pada layar monitor komputer dan kemudian dapat diubah atau dimodifikasi sesuai dengan apa yang diinginkan. b. CD-ROM Compact disc / CD merupakan perangkat penyimpanan yang dapat menyimpan file-file berupa teks, dokumen, dan audio-visual. CR-ROM terbuat dari resin yang dilapisi permukaan yang sangat reflektif seperti alumunium. Informasi direkam secara digital sebagai lubang-lubang , mikroskopis pada permukaan yang reflektif. Proses ini dilakukan dengan menggunakan lasser yang berintensitas tinggi. Permukaan yang berlubang ini kemudian dilapisi oleh lapisan bening dan akan disinari oleh laser berintensitas rendah sementara motor

commit to user



memutar disk dan kemudian terefleksikan dan dideteksi oleh fotosensor yang kemudian dikonversi menjadi data digital. 2.10. Jaringan Komputer Jaringan komputer merupakan bagian dari perkembangan automasi perpustakaan. Jaringan computer di butuhkan karena adanya kebutuhan atau pemanfaatan bersama. Komponen perangkat keras jaringan antara lain komputer sebagai server dan kline. Network Interface Card (LAN Card terminal kabel / Hub), jaringan telepon atau radio dan modem. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan computer adalah sebagai berikut : a. Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN,WAN) b. Lokasi dari hardware : computer, kabel, panel distribusi dan sejenisnya. c. Protokol komunikasi yang digunakan d. Menentukan staf yang bertanggung jawab terhadap pembangunan jaringan. 2.11. Sumber Daya Manusia Teknologi Informasi tidak hanya berupa perangkat keras ataupun perangkat lunak, namun juga mengenai sumber daya manusia yang ada.

commit to user



Kebutuhan sunber daya manusia yang dibutuhkan dalam pengoperasian sistem automasi perpustakaan antara lain : a. DataBase Administration Jabatan ini bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional dari basis data. Pengaturan siapa yang bias mengakses segala data merupakan tugas seorang DataBase Administrator. Berbeda dari organisasi atau perusahaan pada umunnya yang hanya menyimpan data tekstual “biasa”, Seorang DataBase Administrator mempunyai tantangan tersendiri, karena jenis data yang disimpan lebih beragam. Jika basis data tidak dapat beroperasi maka seluruh koleksi di dalamnya tidak dapat diakses. Mekanisme backup agar selalu aman dan recovery jika terjadi kerusakan data., juga menjadi tanggung jawabnya. b. Network Administration Jabatan ini bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional jaringan komputer di dalam lingkungan organisasi. Jika jaringan komputer tidak dapat beroperasi maka pengguna tidak dapat menggunakan dan mengakses komputer yang ada.

commit to user



c. System Administration Jika seorang DataBase Administration lebih fokus pada kumpulan data koleksi yang ada, maka seorang system administration lebih terfokus terhadap sistem computer yang meliputi, sistem operasi, utilitas-utilitas, serta program aplikasi yang ada di dalamnya. 2.12.

Open Source Software Free software adalah perangkat lunak yang dilengkapi dengan kode sumber dapat digunakan oleh siapa saja dan bebas untuk dikembangkan sendiri oleh pemakai (sepanjang lisensi memperkenankannya). Untuk mendapatkannya bisa saja gratis ataupun membayar dengan harga yang relatif murah. Open source merupakan istilah yang dikemukakan oleh Eric Reymond pada tahun 1998 dan dimaksudkan untuk menghilangkan makna “free” pada istilah free open source telah ada dikarenakan makna ambigu yang timbul karena dalam Bahasa Inggris kata “free” dalam arti gratis maupun kebebasan. Hak-hak yang disediakan open source sebagai berikut : 2.12.1.1.1. Hak untuk membuat salinan program dan mendistribusikan salinan tersebut. 2.12.1.1.2. Hak untuk mengakses kode sumber sebagai syarat untuk bisa melakukan pemodifikasian.

commit to user



2.12.1.1.3. Hak untuk melakukan pengembangan terhadap program. Dalam

perkembangannya

Pemanfaatan

Teknologi

Informasi

(TI)

bertujuan : a.

Meringankan pekerjaan.

b.

Memudahkan dan memperlancar pelaksanaan tugas pustakawan.

c.

Mempercepat proses temu kembali informasi.

d.

Memperlancar kerjasama informasi.

e.

Meningkatkan pelayanan informasi dan memanfaatkan teknologi informasi. Teknologi Informasi dapat diaplikasikan pada kegiatan pengadaan,

inventarisasi, katalog, sirkulasi, bibliografi, indeks dan penelusuran literature. Sedangkan Sulistyo Basuki (1991:87) berpendapat “ Teknologi Informasi adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah serta menyebarkan informasi. Salah satu tujuan perpustakaan adalah temu balik informasi, artinya menemukan informasi yang disimpan oleh perpustakaan serta perpustakaan lain. Temu balik informasi menyangkut kendali sumber dan materi perpustakaan, eksploitasi informasi serta isi dokumen ”. Teknologi Informasi mempunyai peran yang sangat penting dalam pelayanan perpustakaan di jaman modern seperti sekarang ini . Selain

commit to user



bermanfaat bagi pengguna namun juga sangat menolong pekerjaan para pustakawan. Manfaat penerapan Teknologi Informasi di dalam perpustakaan (Wahyu Supriyanto,2008:23) : a.

Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.

b.

Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan.

c.

Meningkatkan citra perpustakaan.

d.

Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global. Saat ini perpustakaan telah banyak memanfaatkan berbagai macam

bentuk teknologi informasi yang telah muncul dan diterapkan dalam pekerjaan di perpustakaan. Penerapan Teknologi Informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain : 1. Teknologi Informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistic dan sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagi bentuk Automasi Perpustakaan.

commit to user



2. Teknologi Informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam satu sistem informasi, tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia, dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang didukung keduanya. Penerapan teknologi informasi ini merupakan suatu perubahan layanan yang mengharuskan para pustakawan memodernisasi pelayanan dan menerapkan teknologi informasi dalam kegiatan sehari-harinya. Dengan menerapkan teknologi informasi yang ada, menjadikan mudah bagi pustakawan. Pustakawan juga harus terus mengikuti perkembangan teknologi yang ada.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III GAMBARAN UMUM KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

3.1.Sejarah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun, setelah ada keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan organisasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintahan Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan jawaban atas Surat Gubernur Kepala daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 28 September 1992 No. 061/29056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan tentang peningkatan pola organisasi Sekretariat Wilayah/daerah Tingkat II yang merupakan kelanjutan dari Surat Walikota Madya Kepala Daerah Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan surat persetujuan atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat ini dikeluarkan pada tanggal 8 Oktober 1992 No. 061/2597/SJ.

commit to user 24



Berdasarkan atas Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri tersebut, selanjutnya disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal tersebut, terbentuklah Peraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D No. 6 tanggal 22 April 1993, yang disyahkan dengan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993. Selanjutnya, Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak dua kali, perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II No. 2 tahun 1996 tentang Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta. Kemudian Peraturan Daerah dirubah lagi dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Perubahan kedua Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D No. 12. Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II Surakarta No. 1 tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta tersebut, maka penyelenggaraan urusan

commit to user



pemerintahan di bidang kearsipan masih ditangani oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta. Kemudian, dengan adanya Undang-Undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggungjawab. Demi kelancaran penyelenggaraan tersebut, Pemerintahan Daerah Kota Surakarta merasa perlu adanya penataan kembali perangkat Pemerintahan Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran daerah Kota Surakarta tahun 2001 No. 14 seri: D 12 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta. Dengan adanya Peraturan Daerah kota Surakarta no. 6 Tahun 2001 tersebut, maka dibentuklah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan. Peraturan daerah ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan Walikota Surakarta No. 36 tahun 2001 tentang Pedoman Uraian Tugas kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kemudian, muncul Peraturan Walikota Surakarta no. 32 Tahun 2008 tentang Penjabatan tugas pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

commit to user



3.2.Visi dan Misi Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut : 3.2.1. Visi “Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur bertumpu pada informasi” 3.2.2. Misi a. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan ilmiah. b. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar membaca. c. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang modern. d. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta pendidikan. e. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai Pembina kearsipan dan perpustakaan di instansi dan masyarakat. 3.3.Struktur Organisasi Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan sutau struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi. commit to user



Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kota Surakarta, maka ditetapkan Peraturan Walikota tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi Kantor Arsip dan Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta. Mengenai bagan struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : Bagan 1 Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

KEPALA

KELOMPOK

SUB BAGIAN

JABATAN

TATA USAHA

FUNGSIONAL

SEKSI

SEKSI

SEKSI

PENGELOLAAN

PENGELOLAAN

PELAYANAAN

ARSIP

PERPUSTAKAAN

PERPUSTAKAAN

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2009

commit to user



Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : 1. Kepala kantor Kepala Kantor mempunyai tugas sebagai motivator dan innovator. Cakupan tugastugasnya adalah menggerakan seluruh unsure, baik berupa sumber daya manusia, dana maupun lainnya untuk dapat dikelola dan dimanfaatkan menjadi kekuatankekuatan yang potensial bagi instansi. Kegiatan utama yang diemban adalah pelayanan masyarakat yang membutuhkan suatu informasi bersumber dari buku, dokumen dan media informasi lainnya. 2. Subbagian Tata Usaha Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis,

pembinaan,pengkoordinasian

penyelenggaraan

tugas

secara

terpadu,

pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi : perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian. 3. Seksi Pengelolaan arsip Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan arsip, meliputi : pembinaan teknis kearsipan, pengelolaan arsip dinamis inaktif dan statis memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang di tetapkan oleh Kepala Kantor.

commit to user



4. Seksi Pengelolaan Perpustakaan Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan perpustakaan, meliputi : pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor. 5. Seksi Pelayanan Perpustakaan Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelayanan perpustakaan, meliputi : pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai dan penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor. 6. Jabatan Fungsional Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan Fungsional masingmasing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 3.4. Tugas dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 1) Tugas Pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta yang berkedudukan di Kota Surakarta, merupakan unsur penunjang pemerintahan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah. Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu Kantor arsip dan Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin seorang Kepala Kantor

commit to user



yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah yakni melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan. 2) Fungsi Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan c. Pengelolaan dan pelayanan arsip d. Pengelolaan perpustakaan e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan f. Penyelenggaraan sosialisasi g. Pembinaan jabatan fungsional 3.5. Sumber Daya Manusia Jumlah personalia yang terlibat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kota Surakarta ada 29 orang. (lihat table 3.1) Tabel 1 Daftar Karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Februari 2011

commit to user



NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

NAMA Dra. Siti Muryati, MM M. Ndandung K., SH Haryanto Daryana Budiningsih Tri Suyanto Anis Widhaningsih, SE Selvia Berthisani Sri Mulyanti Nina Dewi Muhammad Yuhri Arief Heri Wiyana,S.SI Budi Sofyan Hadi Damayanti Mieke Darwati Sriyari Muhammad Arif Mutaqin,S.Sos Suparsi Warsito Agus Madiyono Hermawanto Trining Tyastuti Fatimah Rohaniwati Agus Sunaryo Rachmadi Sri Rahayu,S.Pd Umi Sudarjani Sri Wahyudi,S.Sos Kurniawati,Ama Reny Wahyuningsih,SH

JABATAN Kepala Kantor Ka. Sub. Bag. TU Staff TU Staff TU Staff TU Staff TU Staff TU Staff TU Staff TU Staff TU Kepala Seksi Arsip Staff Arsip Staff Arsip Staff Arsip Staff Arsip Kepala Seksi Pelayanan Staff Pelayanan Staff Pelayanan Staff Pelayanan Staff Pelayanan Staff Pelayanan Staff Pelayanan Staff Pelayanan Staff Pelayanan Kepala Seksi Teknis Staff Teknis Staff Teknis Staff Teknis Staff Teknis

PANGKAT/GOL. Pembina Tk.I/IV/b Penata Tk.I/III/d Penata III/c Penata III/c Penata Muda Tk.I/III/b Penata Muda Tk.I/III/b Penata Muda Tk.I/III/b Penata Muda Tk.I/II/b Pengatur Muda Tk.I/II/d Pengatur Muda /II/a Penata Tk.I/III/d Penata Muda Tk.I/III/b Penata Muda Tk.I/III/b Penata Muda Tk.I/III/b Pengatur Muda Tk.I/II/b Penata Tk.I/III/d Penata III/c Penata III/c Penata Muda Tk.I/III/b Penata Muda Tk.I/III/b Penata Muda III/a Pengatur Muda II/a Pengatur Tk.I/II/d Pengatur II/c Penata Tk.I/III/d Penata III/c Penata Tk.I/III/b Penata Muda III/a Pengatur Muda II/a

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011

3.6. Gedung dan Ruang Perpustakaan Gedung Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari 4 (bagian), yaitu bagian layanan, teknis, administrasi, dan arsip. Gedung ini terdiri dari dua lantai, yaitu lantai satu adalah bagian layanan, sedangkan lantai dua adalah bagian teknis,

commit to user



administrasi, arsip. Luas gedung 554m2 dengan sertifikat No. AH371769. Gedung tersebut bekas gedung DKRP dan KB. 3.7. Sumber Dana Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memperoleh sumber dana dari pemerintah, baik dari pusat maupun pemerintah daerah yang mengalokasikan anggaran perpustakaan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Selain itu, sumber dana juga diperoleh dari pendaftaran anggota dan denda keterlambatan pengembalian buku. 3.8. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dapat dilihat pada table 3.2. Tabel 2 Sarana dan Prasarana NO

NAMA BARANG

JUMLAH

1

Meja

20

2

Kursi

78

3

Rak

12

4

Papan kegiatan

1

5

Almari buku

4

6

Kotak catalog

2

7

Brangkas

1

8

Kulkas

1

commit to user



9

Jam dinding

7

10

AC

5

11

Telepon

5

12

Mesin ketik

3

13

White Board

4

14

Mesin fotokopi

1

15

Komputer

7

16

Printer

4

17

Kipas angin

3

18

Dispenser

4

19

Mobil perling

4

20

Sepeda motor

2

21

Filing cabinet

5

22

Laptop

2

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011 3.9.Koleksi Koleksi yang dimiliki Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta tiap tahunnya mengalami peningkatan jumlah koleksi. (lihat table 3.3) Tabel 3 Jumlah Keseluruhan Buku Sampai Dengan tanggal 03 Maret 2011 GOLONGAN

Judul

Eksemplar

000

3.810

3.997

commit to user



100

2.155

2.834

200

1.737

1.945

300

4.696

5.730

400

843

957

500

1.066

2.002

600

5.697

6.490

700

1.095

1.213

800

2.066

2.479

900

1.055

1.213

FIKSI

5.802

6.967

Jumlah

30.289

35.827

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011 Sedangkan jumlah koleksi yang ada di mobil keliling ada 3.811 judul dengan jumlah eksemplar 6.129. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memiliki berbagai jenis koleksi, diantaranya adalah : 1. Koleksi Umum Koleksi umum ada yang menyebutkan koleksi sirkulasi yaitu koleksi yang bias di pinjam dan dibawa pulang.

commit to user



2. Majalah Majalah adalah kumpulan berita, artikel, cerita, dan sebagainya yang dicetak dengan lembaran kertas ukuran plano kuarto atau folio, dijilid dalam bentuk buku. Majalah biasanya terbit teratur seminggu sekali, dua minggu sekali atau satu bulan sekali. Pemberian kode yang dipakai adalah kode huruf dengan angka, kode ini dapat dipakai sebagi cirri penempatan majalah atau tanda majalah. Koleksi majalah yang terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta meliputi, Penyebar Semangat, Kartini, Femina, Media Pustaka, Motor, Civitas, Tempo, India Prespektif, Gadis, Hidup, T & T, Matra, dan lain-lain. Majalh ini berasal dari pembelian dan hadiah. 3. Surat Kabar Surat kabar adalah kumpulan berita, artikel, cerita, iklan, dan sebagainya yang dicetak dalam lembaran kertas ukuran plano, terbitan secara teratur, bias setiap hari atau seminggu sekali. Surat kabar yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, antara lain Solopos, Suara Merdeka, Kompas, Joglo semar, dan lain-lain. Surat kabar dari pembelian yang berlangganan. 4. Referensi Buku referensi adalah buku yang isinya tidak untuk dibaca secara keseluruhan tetapi digunakan sebagai alat konsultasi. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta disamping menyediakan buku koleksi umum juga menyediakan buku referensi, antara lain ensiklopedia, kamus, buku tahunan, biografi, bibliografi, buku pegangan dan

commit to user



pedoman, buku petunjuk atau direktori, sumber-sumber ilmu murni (geografi), indeks dan abstrak serta penerbitan-penerbitan pemerintah. Perbedaan antara koleksi umum dan referensi, antara lain : a. Buku-buku referensi hanya dapat dibaca ditempat atau tidak boleh dipinjam dan dibawa pulang. b.Koleksi umum dapat di pinjam dan dibawa pulang c. Koleksi referensi dalam nomor pustaka (call number) dibubuhi tanda “ R” (Reference Book). Khusus koleksi bahasa Belanda dibubuhkan tanda “LB” (Leeszaal Bibliotheek) d. Koleksi umum tidak ada tanda “R” e. Tempat penyusunan koleksi referensi dipisahkan dari koleksi umum 5. Audio Visual Koleksi audio visual adalah koleksi bukan cetak atau non buku yaitu dalam bentuk soft copy atau bentuk digital. Biasanya koleksi ini berupa CD, flashdisk, CDROM, Kaset, dan koleksi bentuk mikro. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta hanya memiliki jenis CD dan alat-alat untuk memutarnya. Audio visual ini berasal dari pembelian dan hadiah atau bawaan dari buku. Tabel 3.4 Jumlah Koleksi Audio Visual NO 1 2

ASAL JUMLAH KEPING Hadiah 58 100 Pembelian 17 17 75 117 Jumlah Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Februari 2011

commit to user



6. Koleksi Khusus Koleksi khusus adalah koleksi yang sudah langka, sulit diperoleh, dan mempunyai nilai informasi yang penting. Koleksi khusus ini tidak bisa dipinjam atau dibawa pulang tetapi hanya bisa di baca di tempat atau difotokopi. Koleksi khusus ini antara lain biografi tokoh-tokoh penting Indonesia, buku mengenai seluk-beluk suatu kota, buku mengenai kebudayaan suatu daerah. 3.10.

Layanan Sistem pelayanan suatu perpustakaan adalah hal yang sangat penting untuk

diketahui oleh pustaka pada umumnya dan pustakawan pada khususnya. Pada dasarnya dikenal adanya dua macam sistem pelayanan perpustakaan, yaitu : 1. Sistem pelayanan terbuka (opened access), yaitu suatu sistem pelayanan dimana pemustaka diberi kebebasan untuk mencari dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki. 2. Sistem pelayanan tertutup (closed access), yaitu suatu sistem pelayanan dimana pemustaka tidak diberi kebebasan untuk mencari dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki, petugas perpustakaanlah yang mengembalikannya. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang dibuka secara resmi pada tanggal 21 Agustus 1971 menggunakan sistem pelayanan terbuka (opened access) untuk public service, mengingat : a. Jumlah petugas yang sedikit b. Keinginan untuk lebih mengutamakan service kepada pemustaka.

commit to user



Kemudian, karena jumlah bahan pustaka dan pemustaka yang semakin meningkat, sehingga resiko kehilangan bahan pustaka lebih besar, maka Kepala Perpustakaan mengambil suatu kebijaksanaan baru dalam penggunaan sistem pelayanan perpustakaan. Mulai tanggal 21 agustus 1979, sistem pelayanan campuran (mixedst access) dipergunakan oleh perpustakaan dalam pelayanan kepada pemustaka. Sistem pelayanan campuran yaitu sistem pelayanan dimana pemustaka diberi kebebasan tetapi tidak pernah untuk mencari dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dengan kata lain sistem terbuka dan sistem tertutup kedua-duanya dipergunakan. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memberikan layanan kepada pemustaka antara lain : 1) Layanan Arsip, yaitu layanan bagian tempat penyimpanan surat menyurat. 2) Layanan Administrasi, yaitu layanan tentang kepengurusan institusi. 3) Layanan Teknis, yaitu bagian pengolahan bahan pustaka. Pengolahan bahan pustaka dilakukan setiap koleksi diterima, baik berasal dari hadiah, pembelian maupun tukar menukar bahan pustaka, Tahap-tahap pengolahan koleksi : a) Stempel, terdiri dari dua stempel yaitu kepemilikan dan stempel inventarisasi b) Pencatatan pada buku induk dan inventarisasi c) Klasifikasi, dilakukan untuk mempermudah penelusuran dan penempatan koleksi dengan cepat dan tepat. Sistem klasifikasi yang dipakai adalah DDC (Dewey Decimal Classification) atau klasifikasi Persepuluh Dewey.

commit to user



d) Katalogisasi, sistem yang digunakan adalah Anglo-American Cataloging Rule 2 (AACR2) yang merupakan standar katalogisasi internasional. e) Pasca Katalogisasi, yaitu kegiatan setelah katalogisasi, diantaranya adalah label buku, kartu buku, kantong buku, slip tanggal kembali (date due slip). f) Ekspedisi, yaitu kegiatan penyerahan bahan pustaka ke bagian sirkulasi disertai bukti penyerahaan koleksi dari bagian pengolahan. g) Filling (penyusunan kartu catalog) h) Shelving (penyusunan koleksi di rak) 4) Layanan Sirkulasi Layanan sirkulasi adalah proses peminjamaan, pengembalian bahan pustaka dan kartu anggota. Disamping menggunakan teknologi informasi (otomasi) berupa alat barcode reader dan perangkat pendukungnya, juga masih digunakan cara manual. Syarat menjadi anggota perpustakaan antara lain : 1. Penduduk Surakarta, pelajar/mahasiswa, karyawan, dan lain-lain 2. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota perpustakaan 3. Mendapatkan pengesahan a. Umum/swasta dari kepala/sekretaris kelurahan b. Pelajar dari kepala sekolah c. Mahasiswa dari Dekan/Pembantu Dekan, Direktur, Ketua Jurusan d. Karyawan dari kepala kantornya

commit to user



e. ABRI dari komandan dan kesatuan 4. Menyerahkan 2 (dua) lembar pas foto ukuran 3x4 5. Menyerahkan 1 (satu) lembar fotokopi kartu pelajar/kartu mahasiswa/identitas lainnya 6. Menyerahkan 1 (satu) lembar fotokopi KTP/identitas diri 7. Pendaftar tercatat sebagai anggota perpustakaan yang sah apabila kepadanya telah diberikan “Kartu Anggota” 8. “Kartu anggota” berlaku 1 (satu) tahun 9. “Kartu anggota” tidak boleh dipinjamkan kepada orang lain 10. Membayar biaya administrasi sebesar Rp. 3.500 Jam pelayanan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : Senin s/d Kamis

: 08.00 – 15.00 WIB

Jumat

: 08.00 – 11.00 WIB

Sabtu

: 08.00 – 13.00 WIB Pada hari minggu melakukan pelayanan perpustakaan keliling di Balai

Kambang Surakarta mulai pukul 08.00 – 12.00 WIB.

commit to user



Tata tertib peminjaman koleksi adalah sebagai berikut : a. Peminjam bacaan 1. Peminjaman Keluar (dibawa pulang) 2. Peminjaman di tempat (tidak dibawa pulang sma dengan dibaca di ruang baca perpustakaan). b. yang boleh melakukan peminjaman keluar adalah 1. Semua anggota yang telah memenuhi syarat 2 Yang boleh melakukan peminjaman di tempat adalah : semua orang yang ingin menggunakan perpustakaan, dengan lebih dahulu mengisi buku pengunjung. c. Bacaan yang tidak boleh dipinjam keluar adalah 1. Buku referensi : kamus, ensiklopedia, buku petunjuk atau pedoman, indeks, abstrak, biografi, sumber geografi dan lain-lain. 2. Undang-undang dan peraturan pemerintah termasuk kitab undang-undang 3. Majalh, surat kabar 4. Table-tabel/data statistic, peta, dan sebagainya 5. Buku-buku yang jarang terdapat/termasuk manuskrip 6. Lain-lain, bacaan yang menurut pertimbangan pimpinan perpustakaan sebaiknya tidak dipinjamkan keluar commit to user



d. Setiap anggota berhak meminjam bacaan apa saja dari perpustakaan dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Untuk peminjaman tidak dipungut pembayaran 2. Untuk setiap peminjaman harus diperlihatkan “kartu anggota” e. Setiap anggota hanya diperbolehkan meminjam keluar sebuah buku pada tiap peminjaman keculai “anggota” yang sedang menyelesaikan suatu pekerjaan ilmiah (research, thesis, disertasi, skripsi, dsb) dapat meminjam 2 (dua) buku yang mana harus dibuktikan dengan suatu keterangan/pernyataan tertulis dari yang berwenang yang mendapat persetujuan dari pimpinan perpustakaan. f. Apabila buku yang sedang dipinjam belum dikembalikan, anggota tidak dapat meminjam buku yang lain. g. Jangka waktu peminjaman keluar ditetapkan : 1. Untuk buku fiksi ditetapkan 1 (satu) minggu atau 7 (tujuh) hari terhitung dari hari peminjaman 2. Untuk buku non fiksi ditetapkan 2 (dua) minggu atau 15 (lima belas) hari terhitung dari hari peminjaman h. Apabila perlu buku-buku non fiksi dapat diperpanjang 2 (dua) minggu lagi terhitung dari hari peminjaman dengan catatan perpanjangan tidak diperbolehkan, apabila ada anggota lain yang memesannya.

commit to user



i. Buku yang dipinjam harus dikembalikan selambat-lambatnya pada tanggal yang ditetapkan sebagai tanggal “habis” waktu peminjaman (date due). j. Terhadap keterlambatan pengembalian (over due) dikenakan denda sebesar Rp. 200,00 per eksemplar setiap hari keterlambatan. k. Para peminjam yang telah melalaikan kewajibannya mengembalikan buku lebih 1 (satu) bulan diberi peringatan untuk segera menunaikan kewajiban agar tidak kena sanksi pencabutan hak pinjam. l. Para anggota perpustakaan yang telah melalaikan kewajibannya/mengabaikan peringatan tersebut diatas, dicabut haknya sebagai peminjam pada perpustakaan sekurang-kurangnya

6

(enam)

bulan.

Sanksi

ini

tidak

menghapuskan

kewajibannya untuk mengembalikan buku yang masih dipinjam. m. Apabila buku yang dipinjam hilang, peminjam harus segera melaporkan kepada perpustakaan dan menggantikan dengan buku baru yang serupa dengan yang hilang/jika tidak dapat menggantikan dengan buku baru, membayar kerugian sebesar harga dari buku (harga terakhir buku). n. Para pengunjung dilarang mencabut kartu-kartu catalog yang ada dalam kotak katalog. o. Segala sesuatu yang belum diatur dalam tata tertib ini diatur tersendiri. 5. Layanan Locker Layanan locker adalah penyediaan fasilitas untuk menitipkan tas atau barang-barang yang tidak boleh dibawa masuk perpustakaan. commit to user



6. Layanan Referensi Layanan referensi adalah suatu kegiatan layanan yang berupa pemberian bantuan kepada pengguna perpustakaan agar dapat menemukan informasi yang dibutuhkan. 7. Layanan Penelusuran Informasi Layanan penelusuran informasi adalah suatu kegiatan layanan untuk mencari kembali dokumen/informasi yang pernah ditulis atau diterbitkan mengenai suatu obyek tertentu. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan 2 (dua) jenis penelusuran yaitu dengan computer dan manual. 8. Layanan Ruang Baca Layanan

ruang

baca

berupa

penyediaan

fasilitas-fasilitas

untuk

membaca/belahar di ruang perpustakaan. Fasilitas yang disediakan adalah berbagai jenis koleksi perpustakaan, meja ,kursi, penerangan, computer penelusuran dan AC. 9. Layanan Fotokopi Layanan fotokopi adalah penyediaan fasilitas pengadaan informasi tertulis atau tercetak untuk keperluan studi dan penelitian. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memiliki 1 (satu) buah msein fotokopi. 10. Layanan Perpustakaan Keliling Perpustakaan keliling dilaksanakan ke daerah-daerah yang belum terjangkau oleh layanan perpustakaan menetap. Layanan perpustakaan keliling ini

commit to user



tiap harinya dilaksanakan. Biasanya dilaksanakan di sekolah-sekolah, lembaga pemerintah, dan taman rekreasi. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta memiliki 4 (empat) mobil keliling yang terdiri dari 2 (dua) bus keliling, mobil pintar, dan SIKIB ( Solidaritas Istri Kabinet Indonesia Bersatu). Mobil pintar biasanya jalan pada hari minggu, yaitu di taman rekreasi Balai Kambang Surakarta. Di dalam mobil pintar terdapat televise, VCD, laptop, dan mainan anak-anak. Hal ini dilakukan untuk dapat menarik minat pemustaka terutama anak-anak. Sedangkan bus keliling dan SIKIB tiap hari jalan sesuai dengan jadwal, baik dari petugas maupun tempat yang dituju.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN

4.1.Sistem Otomasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Dalam Layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta telah menggunakan sistem otomasi. Sistem otomasi layanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Derah Kota Surakarta menggunakan program aplikasi NCI BookMan versi 2.40 merupakan kelanjutan dari Bookman versi 2.30 dengan beberapa fasilitas tambahan pengelolaan koleksi majalah atau jurnal dan denda. BookMan versi 2.40 dilengkapi dengan web yang memungkinkan penelusuran via internet, termasuk fasilitas administrasi webnya yang dapat di lakukan sendiri oleh perpustakaan. 1. Sekilas Tentang NCI BookMan versi 2.40 NCI

BookMan

adalah

software

manajemen

administrasi

perpustakaan, yang dibuat dan digunakan untuk seluruh jenis perpustakaan, baik perpustakaan khusus atau perpustakaan umum. NCI BookMan merupakan software aplikasi windows (under windows) yang compatible dengan :

commit to user 47



·

Microsoft Wondows 95

·


·

Microsoft Wondows NT

·

Microsoft Wondows ME

·


·

Microsoft Wondows XP

·

NCI BookMan didesain untuk digunakan baik secara stand alone computer (single user) atau jaringan computer (multi user). Pada pemakaian computer dengan menggunakan sistem multi user, NCI BookMan memanfaatkan utilitas share directory pada software Windows 95, Microsoft Wondows 98, Microsoft Wondows NT, Microsoft Wondows ME, Microsoft Wondows 2000, Microsoft Wondows XP. NCI BookMan dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) aplikasi,

yaitu : a. Aktifitas Menu aktifitas berfungsi untuk menangani kegiatan perpustakaan sehari-hari, seperti pengolahan data anggota, sirkulasi (peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan peminjaman buku), penelusuran koleksi serta pengadaan koleksi perpustakaan.

commit to user



b. Koleksi Menu koleksi berfungsi untuk menangani pengolahan data koleksi perpustakaan (dalam hal ini koleksinya adalah buku dan majalah/jurnal. c. Manajemen User Menu manajemen user berfungsi untuk menangani pembatasanpembatasan terhadap user sesuai wewenang dan hak akses yang diberikan oleh pengelola perpustakaan. d. Laporan Menu laporan akan menghasilkan 4 (empat) bagian, yaitu : laporan keanggotaan perpustakaan, laporan aktifitas perpustakaan, laporan koleksi perpustakaan serta laporan statistic. 2. Manajemen User Setiap user akan menggunakan NCI BookMan harus didaftarkan terlebih dahulu sesuai dengan wewenang dan hak akses yang diberikan oleh pengelola perpustakaan. Hal ini ditujukan untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan seperti kesalahan sumber data (update data) oleh pelaku sistem (user) yang seharusnya tidak memiliki hak akses terhadap suatu fungsi di dalam sistem tersebut.

commit to user



3. Koleksi Buku merupakan kelompok koleksi perpustakaan berupa referensi, literature, narasi, karya ilmiah dsb, hasil karya seseorang atau beberapa orang atau suatu badab (lembaga) yang diterbitkan dan dibukukan. Data buku yang akan dijadikan acuan adalah, ISBN, judul buku, judul seri, kolasi, keterangan penerbit (Impresum), jenis buku, asal buku (Negara), bahasa buku, bibliografi, keterangan indeks, keterangan edisi, klasifikasi buku, abstraksi, subjek dan pengarang. Disertakan juga data image dari cover buku bersangkutan. Dari setiap buku, akan dianggap memiliki minimal satu buah eksemplar buku. Data eksemplar buku yang akan dicatat adalah No. Registrasi (No. Induk), keterangan perolehan, keterangan lokasi dan akan diberikan No. Barcode serta status buku untuk keperluan sirkulasi. Pencetakan label Barcode. Adalah mencetak nomer eksemplar koleksi yang menggunakan teknologi barcode pada kertas khusus atau kertas label lainnya. Label barcode akan ditempelkan pada koleksi yang akan dibaca dengan scanner barcode pada proses sirkulasi. Selain buku, NCI BookMan versi 2.40 juga dapat mengelola koleksi majalah/jurnal. Pada koleksi majalah/jurnal, data yang dicatat adalah informasi majalah dan mulai nama majalah, kala terbit, Impresum,

commit to user



volume, nomer dan tahun terbit, topik serta judul artikel dari masingmasing majalah tersebut. Untuk artikel dapat dimasukkan pula data pengarang, subjek, klasifikasi serta abstraksi dan cover dari artikel tersebut. 4. Aktifitas a. Pengolahan data anggota, meliputi pencatatan identitas anggota, mengklasifikasi jenis anggota (peminjam), menentukan batas waktu anggota (masa berlaku) dan menyediakan atau memberikan kartu anggota bernomer barcode yang dapat dicetak setiap saat. Sedangkan data anggota yang dicatat adalah nama anggota, alamt anggota yang meliputi informasi kota, kode pos, dan nomer telepon, alamat alternative, masa berlaku keanggotaan, jenis anggota (peminjam) dan data image (photo) anggota. b. Sirkulasi, adalah kegiatan peminjaman, perpanjangan peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan (dalam hal ini hanya koleksi buku). Koleksi perpustakaan yang disirkulasi adalah koleksi yang telah ditentukan oleh pengelola perpustakaan bahwa koleksi tersebut dapat dipinjamkan kepada anggota perpustakaan. c. Pencetakaan katalog, selain aktifitas penelusuran langsung terhadap data koleksi dapat juga dilakukan dengan melihat kartu katalog hasil pencetakan. Pencetakan kartu katalog dapat

commit to user



digolongkan menjadi katalog pengarang, katalog judul, katalog subjek, katalog seri dan katalog pengarang tambahan. d. Pencetakan Call Number, dapat dibatasi sesuai dengan kebutuhan dengan nginformasikan criteria data yang akan dicetak. Data yang akan dicetak pada label call number meliputi data klasifikasi, sebagaian data pengarang dansebagian data judul. Call number mengikuti aturan yang berlaku pada kepustakaan Indonesia. e. Pengadaan koleksi perpustakaan, aktifitas pengadaan koleksi yang akan ditangani meliputi pengolahan data supplier, pemesanan koleksi (order), penerimaan pesanan, dan transfer data pengadaan ke koleksi perpustakaan. Data supplier yang akan dicatat meliputi data nama supplier, alamat yang terdiri dari kota, kode pos, nomer telepon, nomer fax dan contact person. Sedangkan data pesanan meliputi

nomer

order,

tanggal

pesan,

atau

koleksi

dan

jumlahpesanan. Jika data pesanan sudah diterima maka data yang akan dicatat adalah tanggal terima, jumlah koleksi yang akan diterima. Sebagai tambahan dapat juga dicatat data yang berisi keterangan nomer surat pesanan atau order atau referensi lain yang berhubungan dengan proses pengadaan tersebut.

commit to user



5. Laporan Laporan yang akan dihasilkan dikelompokkan menjadi 4 (empat) bagian, yaitu laporan keanggotaan perpustakaan, laporan aktifitas perpustakaan, laporan koleksi perpustakaan, dan laporan statistik. a. Laporan

keanggotaan

perpustakaan

berisi

daftar

anggota

perpustakaan yang dapat diklasifikasikan berdasarkan nama anggota, nomer anggota, dan jenis peminjaman (contoh : dosen, mahasiswa, karyawan, direksi dsb) yang memiliki criteria batas peminjaman koleksi, batas jumlah koleksi dan nilai acuan denda bagi keterlambatan pengembalian koleksi perpustakaan. b. Laporan aktifitas perpustakaan terdiri dari laporan aktifitas yang berhubungan dengan sirkulasi koleksi, laporan pengadaan koleksi, dan laporan denda koleksi. Laporan aktifitas sirkulasi koleksi meliputi laporan koleksi yang harus kembali pada waktu (tanggal) tertentu, laporan koleksi yang telah kembali pada waktu tertentu, laporan koleksi yang belum kembali pada waktu tertentu serta pencetakan surat keterlambatan. Pencetakan surat pemberitahuan keterlambatan didasarkan pada criteria dan formula yang telah ditentukan. Data anggota yang tersaring itulah yang akan dijadikan acuan untuk banyaknya surat

commit to user



pemberitahuan yang akan dicetak. Surat pemberitahuan berisi pesan (template) yang dapat diubah sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Dalam surat tersebut juga diinformasikan data koleksi yang belum dikembalikan oleh anggota bersangkutan sampai tanggal tertentu. c. Laporan pengadaan berisi data atau daftar koleksi yang sedang dilakukan pemesanan dan koleksi yang sudah diterima dari proses pengadaan koleksi perpustakaan. d. Laporan denda dibagi 2 (dua), yaitu laporan harian dan bulanan. Laporan denda harian berisi keterangan detail dari data anggota, buku yang dipinjam, jumlah hari keterlambatan, denda per hari, total denda yang harus dibayar serta total denda yang dibayar anggota. Sedangkan laporan denda bulanan berisi rekapitulasi pendapatn denda per hari. Besarnya denda ditentukan melalui setup jenis peminjam di aktifitas anggota. e. Laporan koleksi perpustakaan terdiri dari laporan koleksi buku, beserta laporan eksemplar dan edisi yang dimiliki. f. Laporan statistic merupakan laporan dalam bentuk table dan grafik yang berhubungan dengan keanggotaan dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Meliputi laporan statistic 10 koleksi yang paling sering dipinjam berdasarkan judul, subjek dan pengarang, laporan

commit to user



statistic 10 anggota yang sering meminjam, laporan 10 kelompok peminjam yang sering meminjam. 6. Penggunaan Manual Operasi NCI BookMan Untuk

mempermudah

menggunakan

manual

operasi

NCI

BookMan menyertakan beberapa ketentuan sederhana. a. Instruksi yang berkaitan dengan entry keyboard/mouse, dicetak tebal (bold), dan tombol yang ditekan ditulis dalam tanda kurung (< >), misalnya ketik klik print dan tekan <enter>. b. Menu yang ada pada NCI BookMan ditulis dengan cetak miring dan huruf tebal, misalnya klik Penelusuran.

4.2.Kegunaan Sistem Otomasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Otomasi tidak akan lepas dari yang namanya teknologi. Komputer adalah suatu alat untuk membantu pustakawan dan pemustaka untuk menemukan informasi yang dibutuhkan. Faktor yang paling menentukan dalam penelusuran informasi dengan komputer adalah adanya pangkalan data. Yang dimaksud pangkalan data adalah sama dengan perpustakaan komputer elektronik dimana informasi mengenai buku-buku, artikel majalah, artikel

commit to user



surat kabar, laporan penelitian, standar, paten dan informasi lainnya dapat disimpan dalam komputer. Kegunaan sistem otomasi di Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah: a. Kecepatan menjawab perintah penelusuran yang diberikan b. Teliti, mampu bekerja secara cepat, tepat dan efektif c. Tersedianya fasilitas pendukung yang semakin berkembang dengan cepat karena terjadinya peningkatan pangkalan data, perkembangan jaringan telekomunikasi dan lain-lain d. Kebutuhan pemakai yang menginginkan informasi dengan cepat dan tepat. 4.3.Hambatan Hambatan yang dihadapi dengan adanya sistem otomasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, yaitu : a. Apabila listrik padam, maka kegiatan tidak dapat berjalan. Karena semua kegiatan sirkulasi menggunakan sistem otomasi. b. Masih sedikit pustakawan yang mengerti tentang pengoprasian dari sistem otomasi yang ada (NCI BookMan versi 2.40) c. Pemustaka

banyak

yang

mengeluh

bahwa

catalog/OPAC tersedia, tetapi dalam rak tidak ada.

commit to user

informasi

didalam



d. Kemampuan pustakawan dalam menyikapi pradigma Teknologi Informasi masih sangat rendah. e. Pustakawan belum sepenuhnya memiliki sikap percaya diri, sebagai mitra diskusi kepada pemustaka untuk memberikan informasi yang ada. f. Kurang adanya pengetahuan bagi pemustaka tentang bagaimana cara melakukan penelusuran informasi.

4.4.Pemecahan Masalah Pemecahan masalah adalah pemecahan untuk hambatan yang dihadapi, antara lain : a. Apabila listrik padam, sebaiknya diperlukan pengadaan alat pengganti tenaga listrik seperti gen set, mesin diesel dll yang secara otomatis mengganti tenaga listrik bila saluran listrik padam. Hal ini dilakukan untuk menyajikan layanan optimal perpustakaan. b. Pelatihan khusus mengenai sistem otomasi yang ada, sehingga proses dalam kegiatan tidak hanya bergantung pada beberapa pustakawan ataupun staf. c. Kadang antara katalog/OPAC dengan rak tidak sesuai. Hal ini kemungkinan, bahan pustaka slah letak, sedang dipinjam, dalam perbaikan, rusak maupun terselip. Dalam melakukan penjajaran bahan

commit to user



pustaka harus sesuai dengan peraturan, sehingga pemustaka tidak mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran. Seandainya dalam melakukan penelusuran tidak ditemukan informasi yang diinginkan maka bertanyalah kepada pustakawan atau petugas yang ada. d. Pustakawan menyadari fungsi sebagai “pelayan informasi”, sehingga harus bias mensosialisai kegiatan temu kembali informasi yang di butuhkan oleh pemustaka. e. Pustakawan harus mau dan mampu sebagai mitra diskusi kepada pemustaka untuk memberikan informasi yang ada. f. Diadakannya sosialisai perpustakaan tentang sistem auotomasi guna melakukan penelusuran informasi.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP

5.1. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari pembahasan di atas adalah : 5.1.1 Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan sistem pelayanan campuran (mixedst access) dipergunakan oleh perpustakaan dalam pelayanan kepada pemustaka. 5.1.2 Penggunaan OPAC sebagai penelusuran informasi yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu program aplikasi NCI BookMan versi 2.40 sangat membantu dalam hal pelayanan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. 5.1.3 Program aplikasi NCI BookMan versi 2.40 merupakan sistem automasi yang dimanfaatkan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam pelayanan sirkulasi, seperti : peminjaman, pengembalian dan perpanjangan, serta pembuatan kartu anggota perpustakaan. 5.1.4 Hambatan dari sistem automasi yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah minimnya pustakawan yang mengerti dalam pengoprasian sistem automasi NCI BookMan versi 2.40, masalah saluran listrik yang kerap padam. Meskipun demikian setiap hambatan pasti ada pemecahannya dalam usaha mengoptimalkan layanan kepada user.

commit to user 59



5.2. Saran Saran yang dapat disampaikan penulis untuk Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta antara lain adalah : 5.2.1. Pustakawan harus memiliki rasa peduli dengan perkembangan perpustakaan sebagai pusat informasi. 5.2.2. Pustakawan harus mau menerima perkembangan teknologi yang ada dan harus berani memanfaatkan teknologi tersebut. 5.2.3. Pegawai perpustakaan seharusnya berasal dari orang-orang yang berlatar belakang

ilmu

perpustakaan

atau

mengalami

latihan

tentang

ilmu

perpustakaan. 5.2.4. Letak buku dalam rak lebih diperhatikan lagi nomor klasifikasinya, karena banyak nomor yang salah letak rak. 5.2.5. Meningkatkan dan mengoptimalkan pemberdayaan SDM melalui pelatihan, seminar maupun lokakarya. 5.2.6. Buku-buku yang sudah using atau jarang dimanfaatkan oleh pemustaka, sebaiknya ditarik dari rak, agar rak tidak terlalu penuh dan mudah dalam penjajaran buku kembali sehingga temu balik informasi akan mudah dan cepat. 5.2.7. Koleksi audio visual sebaiknya ditata di rak sehingga masyarakat tahu bahwa ada koleksi audio visual. 5.2.8. Membangun gedung yang khusus dirancang untuk perpustakaan.

commit to user

PENERAPAN SOFTWARE APLIKASI NCI BOOKMAN VERSI 2.40 DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

Recommend Documents