Pengujian Dokumen Persyaratan Administrasi Belanja Pegawai
DIKLAT BENDAHARA PENGELUARAN APBN
Pengertian dan Dasar Hukum Pembayaran Belanja Pegawai
D
efinisi Belanja Pegawai adalah Kompensasi, baik dalam bentuk uang maupun barang yang diberikan kepada pegawai pemerintah,baik yang bertugas di dalam maupun di luar negeri sebagai imbalan atas
pekerjaan yang telah dilaksanakan, kecuali pekerjaan yang berkaitan dengan pembentukan modal.
Pengujian Pembayaran Belanja Pegawai Kelompok Gaji
D
alam pengertian sederhana, pengujian pada hakekatnya adalah jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa dan mengapa. Dengan kata lain bahwa apa yang tertuang dalam dokumen dan mengapa tagihan
tersebut dibayarkan. Dalam proses pengujian Penghasilan PNS kelompok gaji objek yang harus diuji adalah: a. Daftar Gaji DA.01.01 b. Kelengkapan persyaratan pembayaran. Pegawai Negeri Sipil berhak mendapatkan gaji yang adil dan layak, dalam implementasinya gaji yang adil dan layak yang dimaksud tentu tidak terbatas pada gaji bulanan yang diterima oleh para PNS akan tetapi juga terdapat komponen penghasilan lain selain gaji induk bulanan. Istilah gaji sebagaimana termaktub dalam Undang-Undang No. 43 tahun 1999 adalah sebagai balas jasa dan penghargaan atas prestasi kerja Pegawai Negeri yang bersangkutan. Penghasilan Pegawai Negeri Sipil yang berupa gaji terdiri dari :
a. Gaji Induk Bulanan b. Uang muka Gaji c. Kekurangan Gaji d. Uang Duka Wafat/tewas e. Gaji Terusan 1.
Pengujian Pembayaran Gaji Induk Gaji Induk adalah gaji yang dibayarkan kepada PNS setiap bulan sebagai bentuk balas jasa atas pekerjaannya. Gaji induk bulanan diberikan setiap awal bulan selama PNS tidak melakukan tindakan yang menyebabkan dihentikannya pembayaran gaji induk bulanan. Gaji induk bulanan terdiri dari seluruh komponen gaji sebagaimana tertuang dalam daftar gaji DA.01.01. Dalam pengujian pembayaran Gaji Induk harus memperhatikan berbagai perubahan-perubahan diatas karena akan memberikan dampak pada variabelvariabel yang berkaitan dengan sebab terjadinya perubahan tersebut. Daftar gaji pokok pegawai setiap tahun senantiasa berubah karena pada umumnya gaji PNS selalu dinaikkan oleh pemerintah setiap tahun. Dalam modul ini contoh pembayaran gaji menggunakan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2015 tentang Perubahan Ketujuh Belas Atas Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil. Untuk pembayaran Gaji Induk dilengkapi dengan: a. Daftar Gaji, Rekapitulasi Daftar Gaji, dan Halaman Luar Daftar Gaji ya ng ditandatangani oleh PPABP, Bendahara Pengeluaran, dan KPA/PPK; b. Daftar Perubahan d ata pegawai yang dit andatangani PPABP; c. Daftar Perubahan Potongan; d. Daftar Penerimaan Gaji Bersih pegawai untuk pembayaran gaji yang dilaksanakan secara langsung pada rekening masing - masing pegawai; e. Copy dokumen pendukung perubahan data pegawai yang telah dilegalis asi oleh Kepala Satker/pejabat yang berwenang meliputi Surat Keputusan (SK) terkait dengan pengangkatan Calon Pegawai Negeri, SK Pegawai Negeri, SK Kenaikan Pangkat, Surat Pemberitahuan Ken aikan Gaji Berkala, SK Mutasi Pegawai, SK Menduduki Jabatan, Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas, Surat atau Akta terkait dengan anggota keluarga
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
2
yang mendapat tunjangan, Surat Keterangan Penghentian Pembayaran (SKPP), dan surat keputusan yang me ngakibatkan penurunan gaji, serta SK Pemberian Uang Tunggu sesuai peruntukannya; f. ADK terkait dengan perubahan data pegawai; 7. ADK perhitungan pembayaran Bel anja Pegawai sesuai perubahan data pegawai; dan g. Surat Setoran Pajak Penghasilan (SSP PPh) Pasal 21.
2.
Pengujian Pembayaran Gaji Susulan Gaji Susulan dibayarkan karena
gaji pegawai yang bersangkutan belum
masuk dalam Gaji induk. Gaji susulan ini terjadi karena terdapat pegawai baru (pindahan atau baru diangkat) yang pembayaran gajinya belum ditampung dalam gaji induk karena SK pegawai yang bersangkutan diterima setelah daftar gaji induk dikirim ke KPPN. Untuk menampung pembayaran gaji bagi pegawai yang belum masuk ke daftar gaji induk maka dibuatkan daftar gaji susulan. Daftar tersebut dilengkapi dengan: a. SKPP b. Daftar Gaji Susulan , Rekapitulasi Daftar Gaji Susulan , dan halaman luar Daft ar Gaji Susulan yang ditandatangani oleh PPABP, Bendahara Pengeluaran, dan KPA/PPK; c. Daftar perubahan data pegawai yang ditandatangani oleh PPABP; d. copy dokumen pendukung perubahan data pegawai yang telah dilegalisasi oleh Kepala Satker/pejabat yang berwenang meliputi SK terkait dengan pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri/Pegawai Negeri, SK
Mutasi Pegawai, SK terkait
Jabatan, Surat Pernyataan
Pelantikan, Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas, Surat Keterangan Untuk Mendapatkan Tunjangan Keluarg a, Surat atau Akta terkait dengan anggota
keluarga
yang mendapat tunjangan,
dan
SKPP
sesuai
peruntukannya; e. ADK terkait dengan perubahan data pegawai; f. ADK perhitungan p embayaran Belanja Pegawai sesuai perubahan data pegawai; dan g. SSP PPh Pasal 21.
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
3
3.
Pengujian Pembayaran Uang Muka Gaji Uang muka gaji Diberikan kepada PNS yang dipindahtugaskan antar wilayah dan pindah kantor bayar KPPN. Uang muka gaji diberikan untuk membantu pegawai yang bersangkutan dalam pendanaan kepindahannya. Pengujian pembayaran Uang Muka Gaji adalah sebagai berikut : a. Diberikan sebesar 1x penghasilan untuk PNS bujangan dan 2x penghasilan untuk PNS berkeluarga. Diberikan tanpa tunjangan jabatan dan tunjangan beras kemudian dibulatkan. b. Uang Muka/Persekot gaji, tidak diberikan secara gratis, tetapi harus dikembalikan dengan cara mengangsur yang dipotong langsung dari daftar gaji induk, yaitu: 1) Untuk PNS bujangan diangsur maksimal 10x 2) PNS berkeluarga diangsur maksimal 20x.
Persyaratan pengajuan Uang Muka Gaji yang harus diteliti dan diuji adalah: a. Daftar Perhitungan Uang Muka Gaji, Rekapitulasi Daftar Uang Muka Gaji, dan halaman luar Daftar Uang Muka Gaji yang ditandatangani oleh PPABP, Bendahara Pengeluaran, dan KPA/P PK; b. Copy dokumen pen dukung yang telah dilegalisasi oleh Kepala Satker/pejabat yang berwenang berupa SK Mutasi Pindah,
Surat
Permintaan Uang Muka Gaji, dan Surat Keterangan Untuk Mendapatkan Tunjangan Keluarga ; 1) ADK terkait dengan p erubahan data pegawai; dan 2) ADK perhitungan pembayaran Bel anja Pegawai sesuai perubahan data pegawai.
4.
Pengujian Pembayaran Kekurangan Gaji Kekurangan gaji dibayarkan kepada PNS disebabkan hal-hal sebagai berikut: a. Surat pemberitahuan KGB yang terlambat diterima. b. SK kenaikan pangkat yang terlambat diterima c. SK perubahan status calon PNS menjadi PNS yang terlambat diterima d. SK pengangkatan/kenaikkan jabatan yang terlambat diterima;
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
4
e. Penyesuaian skala gaji yang terlambat dibayarkan; Besarnya kekurangan gaji adalah selisih antara penghasilan sebagaimana gaji induk bulanan sebagaimana keputusan tentang perubahan gaji dengan penghasilan sebagaimana gaji induk sebelum keputusan perubahan. Perhitungan selisih didasarkan pada bulan yang tertera dalam keputusan kepegawaian dengan bulan terakhir dibayarkan berdasarkan keputusan kepegawaian yang lama. 5.
Pengujian Pembayaran Uang Duka Wafat/Tewas (UDW/T) Uang duka wafat dan uang duka tewas mulai tahun anggaran 2007 akan dibayarkan oleh BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial). Namun untuk tahap transisi Bendahara satuan kerja masih terlibat dalam pelaksanaan pembayaran. Uang duka wafat Diberikan kepada ahli waris PNS yang meninggal dunia sebesar 3 kali penghasilan bruto tanpa tunjangan PPh pasal 21. Apabila status meninggal TEWAS maka besarnya 6 kali penghasilan bruto tanpa tunjangan PPh pasal 21. Pembayaran uang duka/wafat akan dilaksanakan oleh PT Taspen.
Pengujian dokumen pendukung agar dapat
dibayarkan uang Duka Wafat adalah : a. Daftar Perhitungan Uang Duka Wafat/Tewas, b. Rekapitulasi Daftar Uang Duka Wafat/Tewas, dan halaman luar Daftar Uang Duka Wafat/ Tewas yang ditandatangani oleh PPABP, Bendahara Pengeluaran, dan KPA/PPK; c. Daftar perubahan data pegawai yang ditandatangani oleh PPABP; d. SK Pemberian Uang Duka Wafat/ Tewas dari pejabat yang berwenang; e. Surat Keterangan dan Permintaan Tunjangan Kematian/Uang Duka Wafat/Tewas; f. Surat Keterangan Kematian/Visum dari Camat atau Rumah Sakit; g. ADK terkait dengan perubahan data pegawai; dan 7. ADK perhitungan pembayaran Bel anja Pegawai sesuai perubahan data pegawai.
Uang Duka Tewas adalah uang yang diberikan kepada ahli waris dari pegawai negeri yang tewas. Adapun ketentuan tentang tewas adalah: a. Meninggal dunia dalam dan karena menjalankan tugas;
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
5
b. Meninggal dunia dalam keadaan lain yang ada hubungannya dengan dinas, sehingga kematian itu disamakan dengan meninggal dunia dalam dan karena menjalankan tugas; c. Meninggal dunia yang langsung diakibatkan oleh luka atau cacat rohani/jasmani yang didapat dalam/atau karena menjalankan tugas; d. Meninggal dunia karena perbuatan anasir tidak bertanggung jawab atau sebagai akibat tindakan dari anasir itu. Ketentuan yang menyangkut pembayaran uang duka tewas bagi Pegawai Negeri adalah sebagai berikut : a. Uang duka tewas dibayarkan sebesar 6 (enam) kali penghasilan terakhir (seluruh penghasilan kecuali tunjangan pajak) sebulan tanpa potongan; b. Pembayaran uang duka tewas didasarkan pada surat keputusan pejabat yang berwenang setelah mendapat persetujuan dari Kepala BKN bagi PNS atau Kapolri/Kapolda bagi Anggota Polri atau Panglima TNI/Pangdam bagi Anggota TNI tentang pemberian uang duka tewas.
6.
Pengujian Pembayaran Gaji Terusan Gaji terusan dibayarkan kepada ahli waris dari PNS yang wafat/tewas sebelum
memasuki
usia pensiun.
Ahli
waris dalam hal ini adalah
isteri/suami/anak. Apabila seorang Pegawai misalnya Mr. X meninggal tanggal 20 Juni 2009. Apabila Mr. X belum kawin/menikah maka tidak berhak atas gaji terusan, kepada keluarga hanya diberikan Uang Duka Wafat. Namun apabila Mr. X sudah menikah maka kepada ahli warisa disamping Uang Duka Wafat juga diberikan gaji terusan selama 4 bulan berturut-turut mulai bulan Juli 2009. Besarnya gaji terusan dihitung sebagai berikut: a. Gaji terusan dibayarkan selama 4 (empat) bulan berturut-turut gaji terusan tidak dikenakan Potongan iuran perumahan (Taperum). b. IWP dikenakan hanya 2% dari gaji pokok + tunjangan keluarga c. Tunjangan beras dibayar dalam bentuk uang d. Angsuran hutang/sewa, tetap dipotong sesuai kondisi saat ini. Hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengujian atas pembayaran gaji terusan adalah batas akhir pembayaran. Dimana pembayaran atas gaji Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
6
induk yang terlanjur dibayarakan pada saat pegawai meninggal dicatat sebagai gaji terusan pertama. Dokumen yang harus disertakan antara lain: a. Daftar Perhitungan Terusa n Pengh asilan Gaji, b. Rekapitulasi Daftar Terusan Penghasilan Gaji, dan halaman luar Daftar Terusan Penghasilan Gaji yang ditandatangani oleh PPABP, Bendahara Pengeluaran, dan KPA/PPK; c. Daftar perubahan data pegawai yang dit andatangani oleh PPABP; d. Copy dokumen pen dukung yang telah dilegalisasi oleh Kepala Satker/pejabat yang berwenang berupa Surat Keterangan Kematian dari Camat atau Visum Rumah Sakit untuk pembayaran pertama kali; e. ADK terkait dengan perubahan data pegawai; f. ADK perhitungan pembayaran Belanja Pegawai sesuai perubahan data pegawai; dan g. SSP PPh Pasal 21.
Pengujian Pembayaran Belanja Pegawai Kelompok Non Gaji
P
Pegawai Negeri Sipil disamping penghasilan dari kelompok gaji juga mendapatkan penghasilan dari kelompok non gaji.
1.
Uang Lembur Uang lembur diberikan kepada PNS yang melaksanakan pekerjaan lembur, yaitu segala pekerjaan yang harus dilakukan oleh seorang PNS pada waktuwaktu tertentu diluar jam kerja yang ditetapkan bagi instansi tertentu. Kerja lembur hanya dilakukan untuk pekerjaan yang sifatnya sangat penting atau mendesak, sehingga penyelesaiannya tidak dapat ditangguhkan. Besarnya uang lembur untuk tiap-tiap jam kerja lembur bagi PNS ditentukan sesuai tarip yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan untuk masing-masing golongan. Untuk penentuan tarip mulai tahun 2016 tentang Standar Biaya tahun 2016 adalah sebagai berikut :
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
7
a. Golongan I
: Rp13.000,00/jam
b. Golongan II
: Rp17.000,00/jam
c. Golongan III :Rp.20.000,00/jam d. Golongan IV : Rp 25.000,00/jam pada hari kerja batasan maksimal 3 jam sehari dan 14 jam seminggu sedangkan pada hari libur boleh melebihi 3 jam sehari. Disamping uang lembur, kepada PNS yang kerja lembur diberikan pula uang makan lembur untuk golongan I dan II sebesar Rp 30.000,00; gol III sebesar Rp. 32.000,00 dan gol IV sebesar Rp. 36.000,00 sekurang-kurangnya 2 jam secara berturutturut. Pengujian terhadap dokumen pembayaran uang lembur adalah : a. Daftar Pembayaran Perhitungan Lembur dan Rekapitulasi Daftar Perhitungan Lembur
yang dita ndatangani oleh PPABP, Bendahara
Pengeluaran, dan KPA/PPK; b. Surat Perintah Kerja Lembur; c. Daftar Hadir Kerja selama 1 (satu) bulan; d. Daftar Hadir Lembur; dan e. SSP PPh Pasal 21.
2.
Uang Makan Uang Makan adalah uang yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang bekerja pada hari kerja. Uang makan diberikan sesuai jumlah hari kerja yang ada pada bulan berkenaan. Uang makan tidak diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang : a. Tidak hadir kerja b. Sedang menjalankan perjalanan dinas c. Sedang menjalani cuti d. sedang menjalani tugas belajar e. Sebab-sebab lain yang mengakibatkan Pegawai Negeri Sipil tidak hadir kerja Kepada Pegawai Negeri Sipil yang diperbantukan atau dipekerjakan pada instansi di luar satuan kerja induknya, uang makan dibayarkan oleh satuan kerja tempat kerja pegawai negeri sipil tersebut diperbantukan atau
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
8
dipekerjakan. Pembayaran uang makan didasarkan pada daftar hadir kerja dan dibayarkan sebulan sekali paling cepat awal bulan berikutnya, khusus uang makan bulan Desember dapat dibayarkan pada bulan berkenaan. Pembayaran uang makan dilakukan dengan mekanisme langsung dan dapat dimintakan untuk beberapa bulan sekaligus. Pembayaran uang makan dikenakan pajak penghasilan pasal 21 yang dihitung dari jumlah uang makan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Pegawai Negeri sipil Golongan ll /d ke bawah tidak dikenakan pajak. b. Pegawai Negeri Sipil Golonganl III/a ke atas dikenakan pajak sebesar 15%. Pengujian Kelengkapan dokumen pembayaran uang makan adalah: c. Daftar Perhitungan Uang Makan
yang ditandatangani oleh PPABP,
Bendahara Pengeluaran, dan KPA/PPK; dan d. SSP PPh Pasal 21. Bagi kantor-kantor tertentu yang berhubung tugas pokok dan fungsinya hari kerjanya lebih dari 22 hari kerja per bulan dapat diberikan uang makan lebih dari 22 hari kepada pegawainya. Ketentuan pemberian uang makan lebih dari 22 hari sebulan tersebut harus tercermin didalam RKA KL satuan kerja yang bersangkutan. Besar uang makan yang diberikan berdasarkan Standar Biaya Umum 2016 adalah sebesar: golongan I dan II sebesar Rp 30.000,00; gol III sebesar Rp. 32.000,00 dan gol IV sebesar Rp. 36.000,00
3.
Uang Tunggu Apabila
ada
penyederhaan
suatu
satuan
organisasi
Negara
yang
mengakibatkan adanya kelebihan Pegawai Negeri Sipil, maka Pegawai Negeri Sipil yang kelebihan itu disalurkan kepada satuan organisasi lainnya. Apabila penyaluran tidak mungkin dilaksanakan, maka ada dua kemungkinan yaitu : a. Pegawai Negeri Sipil dengan hak pensiun, apabila telah mencapai usia sekurang-kurangnya (lima puluh) tahun dan memiliki masa kerja pensiun sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun; b. Diberhentikan dengan hormat dari Jabatan Negeri dengan mendapat uang tunggu, apabila belum memenuhi syarat-syarat usia dan masa kerja. Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
9
Uang tunggu diberikan paling lama 1 (satu) tahun dan dapat diperpanjang tiap-tiap kali paling lama 1 (satu) tahun. Pemberian uang tunggu sebagaimana dimaksud tidak boleh lebih lama dari 5 (lima) tahun. Besarnya uang tunggu adalah : a. 80% (delapan puluh persen) dari gaji pokok untuk tahun pertama; b. 75% (tujuh puluh lima persen) dari gaji pokok untuk tahun-tahun selanjutnya. Uang tunggu diberikan mulai bulan berikutnya, dari bulan Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan diberhentikan dengan hormat dari Jabatan Negeri. Kepada Pegawai Negeri Sipil yang menerima uang tunggu, diberikan kenaikan gaji berkala, tunjangan keluarga, tunjangan pangan, dan tunjangan lain berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pegawai Negeri Sipil yang menerima uang tunggu diwajibkan : a. melaporkan diri kepada pejabat yang berwenang, setiap kali selambatlambatnya sebulan sebelum berakhirnya pemberian uang tunggu; b. senantiasa bersedia diangkat kembali pada suatu Jabatan Negeri. c. meminta izin lebih dahulu kepada pimpinan instansinya, apabila mau pindah alamat di luar wilayah pembayaran. Pegawai Negeri Sipil yang menerima uang tunggu, diangkat kembali dalam suatu Jabatan Negeri apabila ada lowongan. Pegawai Negeri Sipil yang menerima uang tunggu yang menolak untuk diangkat kembali dalam suatu Jabatan Negeri, diberhentikan dengan hormat sebagai Pegawai Negeri Sipil pada akhir bulan yang bersangkutan menolak untuk diangkat kembali. Pegawai Negeri Sipil yang menerima uang tunggu yang diangkat kembali dalam suatu Jabatan Negeri, dicabut pemberian uang tunggunya terhitung sejak menerima penghasilan penuh kembali sebagai Pegawai Negeri Sipil. Pejabat yang berwenang memberikan dan mencabut uang tunggu, adalah pejabat yang berwenang mengangkat dalam dan memberhentikan dari jabatan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
10
Surat Perintah Bayar (SPBy)
K
egiatan penatausahaan bermanfaat sebagai alat untuk melakukan kontrol dan monitoring terhadap setiap aktifitas yang dilakukan di satuan kerja. Penatausahaan belanja pegawai dilakukan atas
a. Dasar-dasar hukum kepegawaian b. Surat Keputusan Kepegawaian 1) SK CPNS 2) SK PNS 3) SK Jabatan 4) SK Kenaikan Pangkat 5) SK KGB 6) SKPP 7) SPMT Penatausahaan dilakukan dengan dua cara yaitu : a. Manual: Dokumen-dokumen dalam bentuk hardcopy yang disimpan dalam folder-folder b. Elektronis: Dokumen–dokumen dalam bentuk file elektonik dalam satu media penyimpanan data
Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
11
