PENGERTIAN MUTU dan SISTEM MUTU. Learning Outcomes

11/11/2016

PENGERTIAN MUTU dan SISTEM MUTU Setia Budi Sasongko Sekretaris LP2MP UNDIP

Lembaga Pengembangan & Penjaminan Mutu Pendidikan

Quality for Development

Learning Outcomes • Partisipan memahami pentingnya Penjaminan Mutu bagi keberlangsungan sebuah Perguruan Tinggi



1

11/11/2016

Pengertian MUTU 

sesuai dengan ‘standar’



sesuai dengan harapan ‘pelanggan’



sesuai dengan harapan ‘pihak-pihak terkait’



sesuai dengan yang ‘dijanjikan’



semua karakteristik produk dan pelayanan yang memenuhi persyaratan dan harapan



3

Karakteristik Mutu (berkaitan dengan): a)

Fisik

b)

Fungsi

c)

Waktu/Umur

d)

Purnalayan



4

2

11/11/2016

3 Tipe Penjaminan Mutu a) Penjaminan Mutu PRODUK: Memastikan mutu produk b) Penjaminan Mutu PROSES: Memastikan mutu suatu proses. c) Penjaminan Mutu SISTEM: Memastikan mutu sistem (semua proses) Masukan

Proses

Keluaran

Pihak terkait



5

Satu Siklus SPM-DIKTI



3

11/11/2016

Unsur Mutu SPMPT Masukan - GBPP/SAP - Mahasiswa - Pengajar - Piranti dan Peralatan - Lingkungan - Anggaran - Dokumen - Peraturan

Pihak-2 Terkait (Stakeholders)

Keluaran

Proses

- Proses instruksi, - Kegiatan pendukung: riset, administrasi akademik, - Layanan akademik,

- Lulusan - Pencapaian lain - Institusi Penddkn Tinggi - Pasar Tenaga Kerja - Orang Tua Mhs. - Pemerintah - Alumni


7


Organigraf PROSES PEMBELAJARAN Mahasiswa Baru Interaksi di kelas

Perpustakaan dan Informasi

Program pendukung pembelajaran

Proses Pembelajaran

Praktikum dan Tugas Akhir Pembelajaran berbasis ICT

Sistem Evaluasi

Tutorial dan latihan-latihan Hubungan Luas Mendunia Kerjasama kepakaran yang luas Laboratorium Bahasa

Lulusan Berkualitas Tinggi Lembaga Pengembangan & Penjaminan Mutu Pendidikan

Quality for Development Lembaga Pengembangan &

B-8 8

Penjaminan Mutu Pendidikan

4

11/11/2016

Formulasi Penjaminan Mutu E:

Evaluasi

D: Dokumentasi

- Laporan Evaluasi Diri - Pedoman/Pengembangan

I:

Implementasi - Praktek dan Pemahaman

A:

Audit

- Pengecekan terhadap Kinerja yang ‘dijanjikan’ 9



Manfaat dan Keterbatasan Penjaminan Mutu 

Meningkatkan kesadar an terhadap mutu



Peningkatan standar mutu



Kerjasama lebih profesional



Mudah ditelusuri



Diperlukan waktu lebih pada tahap awal



Diperlukan lebih banyak dokumentasi



10

5

11/11/2016

Pengertian Sistem Mutu (SM) Lembaga Pengembangan &Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan Pengembangan &

B-11

Quality forPenjaminan Development Mutu Pendidikan

11

(LP2MP)

Sistem Mutu (SM) Sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses, dan sumberdaya untuk melaksanakan manajemen mutu. Biasa didokumentasikan / dituangkan dalam bentuk DOKUMEN



12

6

11/11/2016

Tujuan Dokumentasi SISTEM MUTU: 

Komunikasi internal





Rujukan kegiatan dan kebijakan

Penetapan ruang lingkup dan kerjasama



Perencanaan dan pemantauan



Audit dan informasi umpan balik





Petunjuk teknis pekerjaan Pelatihan staf baru



13

Sifat Dokumen SISTEM MUTU 

Jelas dan memiliki nomor indeks/ berurutan



Berklasifikasi (rahasia/tak rahasia)



Dapat ditelusuri (terkendali)



Mudah diakses



Disimpan dengan baik



Ada penanggungjawabnya



Memuat waktu/tanggal pembuatan dan pemeriksaan



Selalu diperbaharui Berbentuk cetakan atau media elektronik.





7

11/11/2016

Struktur dan Format Dokumen Sistem Mutu 

Struktur dan format harus didefinisikan dan didokumentasikan oleh unit kerja (fakultas; departemen/prodi).



Dokumen dapat berbentuk cetakan dan/atau media elektronik.


15


Penyusunan / Pengembangan

Sistem Dokumentasi 1.

Gugus Penjaminan Mutu (GPM) menganalisis Hasil Evaluasi Mutu apakah telah sesuai atau menyusun Standar Mutu baru.

2.

Tim Pembuat Dokumen merancang, MP (Manual Prosedur), BO (Borang), IK (Instruksi Kerja) dan DP (Dokumen Pendukung).

3.

Gugus Penjaminan Mutu mengkaji rancangan dokumen.

4.

Pimpinan unit kerja menyetujui dokumen Sistem Mutu.


B-16


8

11/11/2016

Persiapan Penyusunan SISTEM DOKUMENTASI 1.

2. 3.

Pimpinan menunjuk orang/tim yang kompeten, mewakili satu/ beberapa fungsi, untuk menjadi koordinator persiapan dokumen. Penggunaan dokumen dan rujukan yang sudah ada dapat mempersingkat waktu pengembangan dokumen. Pengembangan dokumen oleh pihak yang terlibat proses dan kegiatan akan menumbuhkan rasa memiliki dan keterlibatan staf, serta mempermudah pemahaman persyaratan yang diperlukan.



17

Metode Penyiapan

SISTEM DOKUMENTASI 1. Tentukan Sistem Penjaminan Mutu berdasar Standar Mutu yang dipakai. 2. Kumpulkan data tentang Sistem Penjaminan Mutu yang ada dengan berbagai cara, a.l.: kuesioner, wawancara, lokakarya. 3. Daftar dan pilih dokumen Penjaminan Mutu yang sesuai dengan kegunaannya. 4. Lakukan pelatihan terhadap pihak yang terlibat dalam penyiapan dokumen. 5. Mintalah dan dapatkan tambahan sumber dokumen/acuan dari unit-unit kerja. Lembaga Pengembangan & Penjaminan Mutu Pendidikan


18

9

11/11/2016

Metode Penyiapan

SISTEM DOKUMENTASI (lanjutan…)

6.

Tentukan struktur dan format dokumen yang dipilih.

7.

Siapkan bagan alir untuk menjelaskan proses (didalam sistem mutu) yang telah ada.

8.

Analisis bagan alir untuk perbaikan dan kemungkinan pelaksanakannya.

9.

Lakukan uji coba untuk validasi dokumen.

10. Kaji dan setujui dokumen sebelum disebarluaskan.



19

Cara Pengendalian

DOKUMEN 1. Klasifikasikan dokumen sesuai dengan fungsi kegunaannya. 2. Lakukan analisis kegiatan organisasi untuk identifikasi bahwa setiap dokumen ada kaitannya dengan unit kerja. 3. Unit kerja hanya menyimpan dokumen yang diperlukan. 4. Beri nama dan nomor acuan pada setiap dokumen, agar dapat diacu saat ada perubahan atau mudah dicari saat diperlukan.



20

10

11/11/2016



11

PENGERTIAN MUTU dan SISTEM MUTU. Learning Outcomes

Recommend Documents