PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.01
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
O
1/
1.Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman dalam struktur, pengorganisasian, penyusunan dan pengendalian sistem manajemen mutu. 2.Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi setiap dokumen yang diperlukan di Politeknik Negeri Semarang dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 3.Uraian Umum 3.1 Sistem manajemen mutu disusun berdasarkan persyaratan ISO 9001:2008 mencakup kebijakan mutu, sasaran mutu, dan empat tingkat dokumentasi sebagai berikut:
Level I Level II
Manual Mutu Prosedur Mutu
Level III
Instruksi Kerja/Manual/Job sheet/Modul dan Catatan Mutu
3.2 Untuk memastikan tercapainya setiap persyaratan mutu disusun rencana mutu yang konsisten terhadap persyaratan sistem manajemen mutu terdokumentasi (manual mutu, prosedur mutu, dan instruksi kerja). 3.3 Manual mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut : a. Ruang lingkup b. Referensi d. Kebijakan sistem manajemen mutu e. Dokumen terkait 3.4 Prosedur mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut : a. Tujuan b. Ruang Lingkup c. Uraian umum d. Prosedur e. Lampiran
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.01
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
2/
3.5 Instruksi kerja disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut: a. Judul b. Tujuan c. Ruang Lingkup d. Peralatan e. Tahapan dan target f. Formulir terkait 3.6 Manual/Job sheet/Modul disusun berdasarkan kebutuhan setiap Lab/Bengkel dengan ketentuan mencakup informasi sebagai berikut: a. Nama Lab/Bengkel b. Judul c. Nomor Manual/Job Sheet/Modul d. Tanggal Terbit e. Nomor Revisi f. Dibuat/Pembuat Disetujui 3.7 Penomoran pendokumentasian sistem manajemen mutu mengikuti ketentuan sebagai berikut : 3.7.1.
Manual mutu
:
MM +
MM
:
Manual Mutu
1 3.7.2.
1
1
: Sub klausul (Ref. Standar ISO 9001:2008)
1
Contoh . MM 4.1.
:
Persyaratan umum
Prosedur Mutu
:
PM +
PM
:
1
1
2
2
1 1 Prosedur Mutu
2
2
: Sub klausul (Ref. Standar ISO 9001:2008) :
Nomor
urut
prosedur
mutu
dari
sub
klausul
bersangkutan. Contoh: PM 4.2.1.
:
Prosedur mutu nomor urut kesatu untuk sub klausul 4.2. Prosedur Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
3.7.3.
Instruksi Kerja
:
IK -
IK
:
Instruksi Kerja
1
1
1
-
2
2
2
1
1
1
:
Kode sub bagian/UPT/Jurusan
2
2
2
:
Nomor urut instruksi dari sub bagian yang bersangkutan
yang
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.01
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
3.7.4.
Rencana Mutu
: RM -
RM
:
Rencana Mutu
1
1
1 -
2
1
1
1
:
Kode unit kerja
2
2
2
:
Nomor urut Rencana Mutu
3.7.4.1.
2
3/
2
Kode unit kerja dan sub unit kerja ditetapkan sebagai berikut: 3.7.4.1.1. UPP
= UPT-PP
3.7.4.1.2. P2M = UP2M 3.7.4.1.3. KOM = UPT KOMPUTER 3.7.4.1.4. PUS
= UPT PERPUSTAKAAN
3.7.4.1.5. AAK
= Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
3.7.4.1.6. BAK = Sub Bagian Akademik dan Kemahasiswaan 3.7.4.1.7. PSI
= Sub Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi
3.7.4.1.8. KUA = Koordinator Urusan Akademik 3.7.4.1.9. KUM = Koordinator Urusan Kemahasiswaan 3.7.4.1.10. USA
= Koordinator Sub Urusan Sarana Akademik
3.7.4.1.11. PBM = Koordinator Sub Urusan Proses Belajar Mengajar 3.7.4.1.12. AUK = Bagian Administrasi Umum dan Keuangan 3.7.4.1.13. STU
= Sub Bagian Tata Usaha
3.7.4.1.14. SBK
= Sub Bagian Kepegawaian
3.7.4.1.15. KUT
= Koordinator Urusan Tarkum
3.7.4.1.16. KRT
= Koordinator Urusan Kerumahtanggaan
3.7.4.1.17. KUK
= Koordinator Urusan Keuangan
3.7.4.1.18. SUK
= Koordinator Sub Urusan Kerumahtanggaan
3.7.4.1.19. SUP
= Koordinator Sub Urusan Perlengkapan
3.7.4.1.20. BHS = UPT BAHASA 3.7.4.1.21. PKS = UPKS 3.7.4.1.22. PBJ
= Pengadaan Barang/Jasa
3.7.4.1.24. ISO
= Sekretariat ISO
3.7.4.1.25. INF
= Prodi Tek. Infokom
3.7.4.1.26. TEL
= Prodi Tek. Telekomunikasi
3.7.4.1.27. ELK
= Prodi Tek. Elektronika
3.7.4.1.28. LTK
= Prodi Tek. Listrik
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.01
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010 4/
Halaman
3.7.4.1.29. SIP
= Prodi Tek. Konstruksi Sipil
3.7.4.1.30. GED = Prodi Tek. Konstruksi Gedung 3.7.4.1.31. KEN
= Prodi Tek. Konversi Energi
3.7.4.1.32. MSN = Prodi Tek. Mesin 3.7.4.1.33. KEU
= Prodi Keuangan dan Perbankan
3.7.4.1.34. AKT
= Prodi Akuntansi
3.7.4.1.35. ADB = Prodi Administrasi Bisnis 3.7.4.1.36. SI
= Jurusan Teknik Sipil
3.7.4.1.37. EL
= Jurusan Teknik Elektro
3.7.4.1.38. ME
= Jurusan Teknik Mesin
3.7.4.1.39. AK
= Jurusan Akuntansi
3.7.4.1.40. AN
= Jurusan Administrasi Niaga
3.7.4.1.41. JRK = Tenik Jaringan Radio dan Komputer 3.7.4.1.42. KAK = Komputerisasi Akuntansi 3.7.4.1.43. PPG = Prodi Teknik Perawatan dan Perbaikan Gedung 3.7.4.1.44. PBS = Perbankan Syari’ah 3.7.4.1.45. MBI = Manajemen Bisnis Internasional 3.7.5
Penomoran formulir ditetapkan berdasarkan ketentuan sbb: 3.7.5.1.
Formulir terkait prosedur mutu : PM PM 1
1
1 /L
1
2
: Prosedur Mutu 1
1 : Nomor Urut Prosedur Mutu
1
L
: Lampiran : Nomor urut lampiran
2 Contoh 3.7.5.2.
1
: PM 4.2.01/L1 formulir standar untuk Manual Mutu
Formulir Instruksi Kerja: IK - 1 IK 1
1
1
2
2
2
1
:
Instruksi Kerja
:
Kode unit kerja
:
Nomor
urut
bersangkutan
1
- 2
formulir
2
dari
2
unit
kerja
yang
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.01
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
4.
5/
Prosedur 4.1 Tim ISO 9001:2008/MR ISO 9001:2008 4.1.1 Menyiapkan Manual Mutu, Prosedur Mutu, dan Rencana Mutu. 4.2 Direktur 4.2.1.
Menetapkan manual mutu. 4.2.1.1.
Manual Mutu Dokumentasi sistem manajemen mutu tingkat pertama yang menjabarkan mengenai kebijakan mutu, tanggung jawab dan kebijakan sistem.
4.2.2.
Menetapkan prosedur mutu 4.2.2.1.
Prosedur Mutu Dokumentasi sistem manajemen mutu tingkat kedua yang menjabarkan proses manajemen mengenai pelaksanaan kebijakan dan hubungan antar personil, fungsi jabatan dan antar bagian.
4.2.3.
Menetapkan rencana mutu 4.2.3.1.
Rencana Mutu Dokumentasi sistem manajemen mutu yang menjabarkan mengenai rangkaian proses operasi, verifikasi dan validasi, sumber daya dan fasilitas yang digunakan untuk memastikan tercapainya persyaratan mutu setiap pelayanan.
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.01
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
4.3.
6/
Kepala Bagian / Kepala UPT/Kajur/Ka Prodi /Ka Lab/Ka Bengkel 4.3.1.
Menetapkan Instruksi Kerja/Manual/ Job Sheet /Modul dan Catatan Mutu 4.3.1.1.
Instruksi Kerja Dokumentasi sistem manajemen mutu tingkat ketiga yang menjabarkan uraian rinci mengenai bagaimana operasi dijalankan di lingkup kerja.
4.3.1.2
Manual Dokumentasi sistem manajemen mutu tingkat ketiga yang menjabarkan uraian rinci mengenai bagaimana pengoperasian peralatan
4.3.1.3
Job Sheet Dokumentasi sistem manajemen mutu tingkat ketiga yang menjabarkan uraian rinci mengenai bagaimana pelaksanaan pengerjaan tugas
4.3.1.4
Modul Dokumentasi sistem manajemen mutu tingkat ketiga yang menjabarkan uraian rinci mengenai materi perkuliahan
4.3.1.5.
Catatan Mutu Dokumentasi sistem manajemen mutu yang digunakan untuk mendukung dan sebagai bukti penerapan sistem manajemen mutu di Politeknik Negeri Semarang.
4.3.2.
Menerapkan, mengevaluasi dan melaksanakan perubahan-perubahan yang diperlukan mencakup instruksi kerja dan catatan mutu.
4.4.
Pusat Dokumen ISO 9001:2008/Sekretariat 4.4.1.
Mendokumentasikan dan mengendalikan dokumentasi sistem manajemen mutu berdasarkan prosedur PM. 4.2.02.
5.
Lampiran PM 4.2.01/L1
Formulir Standar untuk Manual Mutu
PM 4.2.01/L2
Formulir Standar untuk Prosedur Mutu
PM 4.2.01/L3
Formulir Standar untuk Instruksi Kerja
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.01
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
Value adding activities Information Flow
7/
