PROSEDUR MUTU DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU (PM-STT ) BAGIAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN (BPMP STT-PLN)

PROSEDUR MUTU DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU (PM-STT-420-00-01)

BAGIAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN (BPMP STT-PLN)

SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLN JAKARTA

G(

l;,

\..-.

SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLN YAYASAN PENDIDIKAN DAN KESETAHTERAAN PT. PLN (PERSERO)

Kampus : Menara PLN, Jl. Lingkar Luar Barat, Duri Kosambi, Cengkareng, Jakarta Barat.l 17S0 Telp. 021 '5440342,5440344 Fax. 021-5440343 Website : www.sttptn.ac.id E-mait : [email protected]

KEPUTUSAN KETUA SEKOLAH TINGGI TEKNIK YAYASAN PENDTDIKAN DAN KESEJAHTERAAN PT.PLN (PERSERO) Nomor : O i3 .SIVZ n?0d-l Tentang Penetapan ProsedurMutu Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

KETUA SEKOLAH TINGGI TEKNIK-PLN

\[, n [nbang

: a. Bahwa sesuai Manual Mutu salah satu dokumen yang diperlukan b.

untuk melaksanakan Sistem Penjamin Mutu Internal (SpMI) adalah adanya Prosedur Mutu Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Bahrva untuk pemberlakuan prosedur tersebut perlu ditetapkan, yang dituangkan dalam Keputusan Ketua

1. undang-undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010, tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan pendidikan J. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor l9 Tahun 2005 tentang 2.

Standar Nasional Pendidikan 4. Peraturan

Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor

73

Tahun 2009, tentang Perangkat Akeditasi Program Studi Sarjana (S1) 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. oo rahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 6. Keputusan Badan Pengurus Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan pr.

PLN (Persero) No. 039.I(Pend/YPK-PLNlt99B tanggal I April 1998 7. Keputusan Badan Pengurus Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan pr. PLN (Persero) No. 096.K /?EG/YPK-PLN/2010 tanggal r3 Desember 2010 8. Statuta STT-PLN Tahun 2011 9. SK Ketua Nomor :37015W2/L1201I tentang Manual Mutu

MEMUTUSKAN

SEKOLAH TINGGI TEKNIK - PLN YAYASAN PENDIDIKAN DAN KESEIAHTNNEEN PT. PLN (PERSERO)

Kampus: Menara PLN, Jl. Lingkar Luar Barat, Duri Kosambi, Cengkareng, Jakarta Barat 117S0 Telp' 021-5440342,5440344 Fax. 021-5440943 Website : www.sttptn.ac.id E-mait : [email protected]

MEMUTUSKAN llenetapkan PERTAMA

Menetapkan Prosedur Mutu Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu di Lingkungan STT-PLN, sebagaimana tercantum dalam lampiran Keputusan ini.

KEDUA

Pemberlakuan dan Pelaksanaan Prosedur Mutu Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu dilaksanakan secara bertahap dan berkelanjutan

hTTIGA

Semua biaya sebagai akibat diterbitkannya keputusan

ini

dibebankan

kepada anggaran STT-PLN

hIENIPAT

Keputusan

ini berlaku terhitung

mulai tanggal ditetapkan,

dengan

ketentuan bahwa apabila dikemudian hari ternyataterdapat kekeliruan pada penetapan ini akan diperbaiki sebagaimana mestinya.

Ditetapkandi : J akarta Pada tanggal :Xo Januai}}lZ

Ketua,

LEGINO

l:-:'-san

Kepada Yth:

i,:tua YPK-PLN i,:tua BPH STT-PLN L'aket I, II,III, IV K:t'aa Jurusan & Ketua Program Diploma Kepala Lembaga Kepala Bagian

PROSEDUR MUTU DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU Kode Dokumen

: PM-STT-420-00-01

Revisi ke

: 0

Tanggal

: 23 Desember 2011

Diajukan oleh

: KBPMP

Drs. Prayudi, MM.,MT. Diperiksa oleh

: Wakil Ketua I

Dr. Ir. Uno Bintang Sudibyo Disetujui oleh

: Ketua

Dr. Ir. Supriadi Legino

PROSEDUR MUTU

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

iv dari viii halaman

KATA PENGANTAR

Sekolah Tinggi Teknik PLN (STT-PLN) mulai tahun 2011 menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal mengacu pada standar internasional sistem mutu ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007 sebagaimana telah dijelaskan pada Manual Mutu. Berdasarkan manual mutu dan mengacu pada persyaratan dokumentasi sistem mutu ISO 9001:2008, prosedur sistem dokumentasi manajemen mutu ini dijelaskan tata cara penerapan dan dokumentasi SPMI di STT-PLN. Berdasarkan Standar Akademik, Kebijakan Akademik, Manual Mutu dan Standar Mutu disusun Prosedur Sistem Dokumentasi Manajemen Mutu dimana diantaranya memuat Prosedur Pengendalian Dokumen Induk, Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu, dan Prosedur Pengendalian Rekaman. Dalam penerapan prosedur mutu ini perlu adanya evaluasi untuk kelancaran, perbaikan sistem, keamanan, kenyamanan dan tertib administrasi, untuk itu diperlukan saran dan usulan perbaikan dari semua pemangku kepentingan demi terwujudnya penjaminan mutu di STT PLN. Adanya prosedur mutu ini, diharapkan semua dokumen dan rekaman di lingkungan STT-PLN dapat mudah untuk ditelurusi dan dilacak keberadaanya. Pada akhirnya, semoga Prosedur Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang melaksanakan sistem penjaminan mutu di lingkungan STT-PLN.

Jakarta, 23 Desember 2011 Ketua

Dr. Ir. Supriadi Legiono

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

v dari viii halaman

CATATAN PERUBAHAN No Revisi

Halaman

Bagian Yang Diubah

Disetujui Oleh

Tanggal

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

vi dari viii halaman

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN No

Pemegang Dokumen

1

Sekretariat Sistem Manajemen Mutu (QMR)

2

Status Dokumen

No Copy

Master

Master

Dokumen versi WEB

Dikendalikan

00

3

Ketua

Dikendalikan

01

4

Wakil Ketua Bidang Akademik

Dikendalikan

02

5

Wakil Ketua Bidang Administrasi Umum dan Keuangan

Dikendalikan

03

6

Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan Kerjasama

Dikendalikan

04

7

Wakil Ketua Bidang Alumni dan Kerjasama

Dikendalikan

05

9

Senat STT

Dikendalikan

06

8

Ketua Jurusan/Ketua Program

Dikendalikan

07-12

10

Sekretaris Jurusan

Dikendalikan

13-17

14

Kepala Lembaga

Dikendalikan

18-19

15

Kepala Bagian

Dikendalikan

20-29

16

Kepala Laboratorium

Dikendalikan

30

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

vii dari viii halaman

DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL SK KETUA PENGESAHAN PROSEDUR MUTU HALAMAN PENGESAHAN KATA PENGANTAR CATATAN PERUBAHAN DISTRIBUSI PEMEGANG COPY DOKUMEN DAFTAR ISI DAFTAR LAMPIRAN I Tujuan II Ruang Lingkup III Referensi IV Istilah dan Definisi V Format dan Identifikasi Dokumen VI Tanggung Jawab dan Wewenang VII Prosedur 6.1. Prosedur Pengendalian Dokumen Induk 6.2. Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu 6.3. Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu VIII Kriteria Keberhasilan IV Formulir dan Lampiran

i iii iv v vi vii viii 1 1 1 1 4 9 11 11 12 13 14 14

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

viii dari viii halaman

DAFTAR LAMPIRAN Judul Lampiran Lampiran 1. Kode Unit Kerja Lampiran 2. Format Halaman Judul Lampiran 3. Format Halaman Pengesahan Lampiran 4. Format Halaman Isi Dokumen Lampiran 5. Borang Daftar Induk Dokumen Internal Lampiran 6. Borang daftar induk dokumen eksternal Lampiran 7. Borang daftar distribusi dokumen Lampiran 8. Borang daftar rekaman mutu Lampiran 9. Formulir catatan perubahan Lampiran 10. Borang Daftar Penarikan Dokumen Lampiran 11. Borang Berita Acara Pemusnahan Dokumen Lampiran 12. Borang Daftar Dokumen Yang Dimusnakan

Halaman 14 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

1 dari 26 halaman

I. TUJUAN 1.1. Prosedur ini memberikan pedoman dalam penyusunan dan dokumentasi sistem manajemen mutu untuk memastikan akurasi, konsistensi, dan kelengkapan sistem yang dibutuhkan dalam pelaksanaan SPMI STT-PLN. 1.2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai.

II. RUANG LINGKUP Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen sistem penjaminan mutu internal STT-PLN. Dokumen yang dimaksud dalam prosedur mutu ini adalah : 2.1. Dokumen induk, yang terdiri atas visi, misi, Rencana Induk Pengengembangan (RIP), Statuta, Pedoman Peraturan Akademik dan Petunjuk Teknis Kemahasiswaan, Standaa Akademik dan Kebijakan Akademik 2.2. Dokumen Mutu terdiri atas Manual Mutu (MM), Standar Mutu, (SM) Prosedur Mutu (PM), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen eksternal yang berkaitan dengan mutu. 2.3. Dokumen Audit, yang terdiri atas Manual Audit, Prosedur Audit, Borang Akreditasi Program Studi, dokumen eksternal yang terkaiy dengn dokumen audit.

III. REFERENSI 3.1. Manual Mutu STT PLN (MM-STT-01) 3.2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan Dokumentasi ISO 9001:2008, klausul 4.2.

IV. ISTILAH DAN DEFINISI 4.1. Dokumen mutu adalah sistem dalam bentuk tulisan (hardcopy atau softcopy) yang mengandung ketentuan-ketentuan yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan aktivitas, proses, dan kegiatan terkait dengan layanan akademik yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. 4.2. Dokumen Internal adalah setiap referensi yang ditetapkan dan diterapkan institusi dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu mencakup antara lain:

PROSEDUR MUTU


4.3.

4.4.

4.5.

4.6.

4.7. 4.8.

4.9.

4.10.

Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

2 dari 26 halaman

4.2.1. Dokumen sistem manajemen mutu 4.2.2. Peraturan akademik 4.2.3. Standar akademik 4.2.4. Kebijakan akademik 4.2.5. Statuta 4.2.6. Rencana Induk Pengembangan 4.2.7. Dll. Dokumentasi sistem manajemen mutu STT disusun berdasarkan hierarki sebagai berikut : 4.3.1. Manual Mutu 4.3.2. Standar Mutu 4.3.3. Prosedur Mutu 4.3.4. Instruksi Kerja/ dokumen setara 4.3.5. Borang/Formulir/ lampiran Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi yang menerangkan tentang kebijakan penetapan, pendokumentasian, penerapan dan pemeliharaan sistem manajemen mutu layanan akademik. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk atau layanan akademik yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000). Standar mutu (SM) adalah dokumen yang menjelaskan suatu pernyataan berisi kriteria tolok ukur untuk menetapkan dan atau mengevaluasi mutu dari suatu hal. Prosedur Mutu (PM) adalah dokumen yang menerangkan tentang tanggung jawab dan tugas fungsi jabatan, kriteria keberhasilan kegiatan dalam sistem manajemen mutu. Instruksi kerja (IK) adalah dokumen yang menerangkan secara rinci langkahlangkah teknis dalam suatu kegiatan untuk memastikan hasil efektif dan sesuai dengan yang direncanakan. Dokumen setara merupakan dokumen internal yang antara lain terdiri atas : 4.10.1. Pedoman 4.10.2. Satuan Acara Perkuliahan (SAP) 4.10.3. Rencana Kegiatan Pembelajaran Semester (RKPS)

PROSEDUR MUTU


4.11. 4.12. 4.13.

4.14.

4.15.

4.16.

4.17.

4.18.

4.19.

Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

3 dari 26 halaman

4.10.4. Petunjuk praktikum 4.10.5. Handout / Modul Kuliah 4.10.6. Kaidah penyusunan soal ujian 4.10.7. Dll Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi Formulir/lampiran adalah dokumen rekaman hasil kegiatan penerapan sistem manajemen mutu. Rencana mutu adalah dokumen spesifik terkait layanan akademik yang konsisten terhadap persyaratan dokumentasi sistem manajemen mutu yang disusun untuk tujuan memastikan tercapainya persyaratan mutu layanan akademik tertentu. Dokumen terkendali adalah dokumen yang dalam peredarannya dikendalikan oleh Dokumen Kontrol dan apabila ada perubahan/diganti dengan dokumen baru, maka dokumen lama akan ditarik dari peredaran. Dokumen ini harus dilengkapi tanda tangan Ketua atay Manajer Representatif (MR) dan ditempel STT-PLN Dokumen tak terkendali adalah dokumen yang peredarannya tidak dikendalikan oleh Dokumen kontrol dan apabila dokumen lama ada perubahan tidak ditarik kembali. Dokumen yang tidak ada tanda tangan pengesahan dan atau persetujuan Ketua dan stampel STT-PLN dianggap sebagai dokumen tidak terkendali Dokumen kontrol adalah dokumen untuk mengendalikan dokumen yang berisi daftar dokumen,distribusi dokumen, revisi dokumen, keterangan terkendali/tidak terkendali Pendistribusian Dokumen Internal Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang Dikendalikan, diberi nomor, serta stempel “ DIKENDALIKAN “, ”No.Copy” (untuk dokumen dalam bentuk hardcopy) dengan warna MERAH di halaman muka. Untuk dokumen dalam bentuk softcopy dapat diakses dengan password dan diberi No Copy 00. Dokumen Internal Sistem Manajemen Mutu (hardcopy) yang didistribusikan kepada pihak lain yang berkepentingan terhadap dokumen tersebut distempel “TIDAK DIKENDALIKAN” dengan warna BIRU dihalaman muka. Dokumen Internal SMM (softcopy) yang didistribusikan kepada pihak lain yang berkepentingan terhadap dokumen tersebut distempel ”DIKENDALIKAN” dengan pemakaian password dan akses yang dibatasi. Dokumen (hardcopy) dikendalikan hasil revisi yang telah diberlakukan diberi stempel ”DIKENDALIKAN”, No. Copy, serta dokumen lama harus ditarik dari peredaran dan dinyatakan tidak berlaku diberi stempel “KEDALUARSA” dengan warna merah termasuk Master Dokumen.

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

4 dari 26 halaman

V. FORMAT DAN IDENTIFIKASI DOKUMEN 5.1. Manual mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut : 5.1.0. Halaman pengesahan 5.1.1. Catatan Perubahan 5.1.2. Kata Pengantar 5.1.3. Daftar Isi 5.1.4. Pendahuluan 5.1.5. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu 5.1.6. Definisi dan Istilah 5.1.7. Sistem Manajemen Mutu 5.1.8. Tanggung Jawab Manajemen 5.1.9. Pengelolaan Sumber Daya 5.1.10. Realisasi Layanan Pendidikan 5.1.11. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu 5.2. Standar Mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut : 5.2.0. Halaman pengesahan 5.2.1. Visi dan Misi 5.2.2. Rasionale 5.2.3. Pihak yang bertanggung jawab memenuhi standar 5.2.4. Definisi Istilah 5.2.5. Pernyataan Isi standar 5.2.6. Strategi 5.2.7. Indikator 5.2.8. Dokumen terkait 5.2.9. Referensi 5.3. Prosedur Mutu disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut : 5.3.0. Halaman pengesahan 5.3.1. Catatan Perubahan 5.3.2. Kata Pengantar 5.3.3. Daftar isi 5.3.4. Tujuan 5.3.5. Ruang lingkup 5.3.6. Referensi 5.3.7. Istilah dan Definisi 5.3.8. Tanggung jawab dan Wewenang atau pihak terkait 5.3.9. Prosedur 5.3.10. Kriteria Keberhasilan 5.3.11. Formulir dan Lampiran terkait

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

5 dari 26 halaman

5.4. Instruksi Kerja memuat informasi yang disusun berdasarkan ketentuan format sebagai berikut: 5.4.0. Halaman Pengesahan 5.4.1. Catatan Perubahan 5.4.2. Kata Pengantar 5.4.3. Tujuan 5.4.4. Ruang Lingkup 5.4.5. Penanggung jawab Pelaksanaan Instruksi kerja 5.4.6. Peralatan dan Bahan (bila dipersyaratkan) 5.4.7. Tahapan dan Target 5.4.8. Formulir Terkait 5.5. Dokumen Setara mengikuti ketentuan format yang berlaku di STT dan Jurusan, 5.6. Penomoran Manual Mutu mengikuti ketentuan sebagai berikut :

MM‐STT‐XX 5.6.1. MM : Manual Mutu 5.6.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.6.3. XX : No. Urut Manual Mutu 5.7. Penomoran STANDAR MUTU mengikuti ketentuan sebagai berikut :

SM-STT-YY-XX 5.7.1. SM : Standar Mutu 5.7.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.7.3. YY : Nomor urut kode standar mutu 5.7.4. XX : No. urut dari sub standar mutu 5.7.5. Nomor urut standar mutu mengikuti ketentuan sebagai berikut : No Kode 00 01 02 03 04 05 06 07

Judul Standar Belum ada standar/prosedur wajib Standar Isi Standar Proses Standar Kompetensi Standar Dosen dan Tenaga kependidikan Standar Sarana dan Prasarana Standar Pengelolaan Standar Pembiayaan

PROSEDUR MUTU


No Kode 08 09 10 11 12 13 14

Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

6 dari 26 halaman

Judul Standar Standar Penilaian Pendidikan Standar Penelitian Standar Pengabdian Kepada Masyarakat Standar Kemahasiswaan Standar Suasana Akademik Standar Sistem Informasi Standar Kerjasama

5.8. Penomoran PROSEDUR MUTU yang mengacu pada standar mutu dan klausul ISO mengikuti ketentuan sebagai berikut :

PM-STT-YYY-KSM-XXX 5.8.1. PM : Prosedur Mutu 5.8.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.8.3. YYY : No. mengacu pada klausul 5.8.4. KSM : Nomor kode standar mutu yang mengacu pada butir 5.7.5 5.8.5. XXX : No. urut prosedur dari klausul bersangkutan 5.9. Penomoran INSTRUKSI KERJA untuk setiap unit kerja mengikuti ketentuan sebagai berikut :

IK-STT-ZZZ-XXX 5.9.1. IK : Intruksi Kerja 5.9.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.9.3. ZZZ : Kode Unit Kerja 5.9.4. XXX : No. urut instruksi kerja 5.9.5. Kode Unit Kerja mengikuti ketentuan sebagaimana pada lampiran 5.10. Penomoran DOKUMEN SETARA atau DOKUMEN INTERNAL unit kerja mengikuti ketentuan sebagai berikut :

DOK-INT-STT-ZZZ -XXX 5.10.1. DOK : Dokumen 5.10.2. INT : Internal

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

7 dari 26 halaman

5.10.3. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.10.4. ZZZ : Kode unit kerja 5.10.5. XXX : no. urut 5.10.6. Kode unit kerja mengikuti ketentuan pada butir 5.9.5 5.11. Penomoran FORMULIR/BORANG yang merujuk Prosedur Mutu mengikuti ketentuan sebagai berikut :

FO-STT-PM-XXX-L.YYY 5.11.1. FO : Formulir Mutu 5.11.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.11.3. PM : Prosedur Mutu 5.11.5. XXX : No. prosedur mutu 5.11.6. L : Lampiran 5.11.7. YYY : No. urut formulir. 5.12. Penomoran FORMULIR/BORANG yang merujuk Instruksi Kerja mengikuti ketentuan sebagai berikut :

FO-STT-IK-ZZZ-XXX-L.YYY 5.12.1. FO : Formulir 5.12.2. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.12.3. IK : Instruksi Kerja 5.12.4. ZZZ : Kode unit kerja 5.12.5. XXX : No urut instruksi kerja 5.12.6. L : Lampiran 5.12.7. YYY : No. urut 5.12.8. Kode unit kerja mengikuti ketentuan pada butir 5.9.5. 5.13. Penomoran Dokumen Eksternal unit kerja mengikuti ketentuan sebagai berikut :

DOK-EKS-STT-ZZZ -XXX 5.13.1. DOK : Dokumen 5.13.2. EKS : Eksternal 5.13.3. STT : Sekolah Tinggi Teknik PLN 5.13.4. ZZZ : Kode unit kerja 5.13.5. XXX : No. Urut dokumen 5.13.6. Kode unit kerja mengikuti ketentuan pada butir 5.9.5.

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

8 dari 26 halaman

5.14. Persyaratan keabsahan halaman judul dokumentasi sistem manajemen mutu memuat informasi dengan urutan sebagai berikut : 5.14.1. Jenis Dokumen 5.14.2. Nama dokumen 5.14.3. Nomor dokumen 5.14.4. Logo STT-PLN 5.14.5. Identitas STT-PLN 5.14.6. Tahun persetujuan 5.14.7. Format halaman pengesahan dokumentasi terlampir 5.15. Persyaratan keabsahan halaman pengesahan dokumentasi sistem manajemen mutu memuat informasi dengan urutan sebagai berikut: 5.15.1. Logo STT PLN 5.15.2. Jenis Dokumen 5.15.3. Nama dokumen 5.15.4. Nomor dokumen 5.15.5. Nomor revisi 5.15.6. Tanggal berlaku 5.15.7. Persetujuan pihak berwenang 5.15.8. Format halaman pengesahan dokumentasi terlampir 5.16. Persyaratan keabsahan isi dokumentasi sistem manajemen mutu meliputi harus memuat informasi : 5.16.1. Logo STT PLN 5.16.2. Jenis dokumen 5.16.3. Nama dokumen 5.16.4. Nomor dokumen 5.16.5. Nomor revisi 5.16.6. Tanggal berlaku 5.16.7. Jumlah halaman 5.16.8. Isi dokumen 5.16.9. Format keabsahan halaman isi dokumen terlampir.

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

9 dari 26 halaman

VI. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG : Tanggung jawab dan wewenang tiap fungsi jabatan dalam pembuatan, pemeriksaan, pengesahan dan distribusi dokumen dapat dilihat pada matriks berikut : Jenis Dokumen Pengendalian

Manual Mutu

Standar Mutu

Prosedur Mutu

Instruksi Kerja

PEMBUATAN [Baru/Revisi]

QMR/BPMP

QMR/BPMP/TIM STANDAR MUTU

TIM UJM-TIM ISO

Tenaga Kependidikan Pada Unit Terkait

DIPERIKSA [Baru/Revisi]

Pembantu Ketua I Bidang Akademik

Pembantu Ketua I Bidang Akademik

QMR/BPMP

Kepala Unit Kerja Terkait

DISETUJUI [baru/Revisi]

Ketua

Ketua

Ketua

Ketua Jurusan/Wakil Ketua Unit Kerja Terkait

PENYIMPANAN MASTER

BPMP

BPMP dan B

BPMP

BPMP

PENDISTRIBUSIAN PENARIKAN, dan PEMUSNAHAN

BPMP dan BSRT

BPMP dan BSRT

BPMP dan BSRT

BPMP dan BSRT

Rincian tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : 6.1. QMR/BPMP/ Tim ISO/Tim UMM 6.1.1. Membuat Manual Mutu/Standar Mutu/Prosedur Mutu yang baru /revisi 6.1.2. Menyerahkan Manual Mutu, Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru /revisi kepada QMR/Wakil Dekan Bidang Akademik. 6.2. Wakil Dekan Bidang Akademik/QMR/BPMP 6.2.1. Memeriksa Manual Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru /revisi

PROSEDUR MUTU


6.3.

6.4.

6.5.

6.6.

6.7.

6.8.

6.9.

Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

10 dari 26 halaman

6.2.2. Menyerahkan Manual Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru/revisi kepada Ketua. Tenaga kependidikan pada Unit Kerja 6.3.1. Membuat Instruksi Kerja yang baru /revisi 6.3.2. Menyerahkan Instruksi Kerja yang baru /revisi kepada Kepala Unit Kerja terkait Kepala Unit Kerja 6.4.1. Menerima Instruksi Kerja yang baru/ revisi dari tenaga kependidikan pada Unit Kerja terkait. 6.4.2. Memeriksa Instruksi Kerja yang baru / revisi 6.4.3. Menyerahkan Instruksi Kerja yang telah diperiksa kepada Ketua Jurusan/ Wakil Ketua terkait Ketua Jurusan/Wakil Ketua 6.5.1. Menerima Instruksi Kerja yang baru/revisi dari Kepala Unit Kerja terkait 6.5.2. Menyetujui Instruksi Kerja baru/ revisi 6.5.3. Menyerahkan Instruksi Kerja yang baru/ revisi yang telah disetujui kepada QMR/Sekretariat BPMP. Ketua 6.6.1. Menerima Manual Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru/revisi dari Wakil Ketua Bidang Akademik/QMR/BPMP 6.6.2. Menyetujui Panduan Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu baru/revisi 6.6.3. Menyerahkan Panduan Mutu/Standar Mutu dan Prosedur Mutu yang baru/ revisi yang telah disetujui kepada QMR/Sekretariat BPMP. Senat 6.7.1. Ketua Senat bertanggungjawab mengesahkan dokumen induk 6.7.2. Sekretaris Senat bertanggung jawab menentukan masa berlakunya dokumen induk 6.7.3. Sekretaris Senat mengendalikan dokumen induk sesuai prosedur Pengendalian Dokumen Induk Sekretariat BPMP 6.8.1. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha dokumen mutu sesuai prosedur Pengendalian Dokumen Mutu 6.8.2. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha rekaman mutu sesuai prosedur Pengendalian Rekaman Mutu Sekretariat BSRT 6.8.1. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha dokumen mutu sesuai prosedur Pengendalian Dokumen Mutu 6.8.2. Mengendalikan dan melaksanakan tata usaha rekaman mutu sesuai prosedur Pengendalian Rekaman Mutu

PROSEDUR MUTU


VII.

Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

11 dari 26 halaman

PROSEDUR

7.1. Prosedur Pengendalian Dokumen Induk Kegiatan Mengusulkan dokumen baru/revisi Menyerahkan dokumen baru/revisi lengkap identitasnya Menerima dan mengkaji dokumen baru/revisi Mengesahkan atau persetujuan dokumen baru/revisi Menerbitkan dokumen : stempel ASLI, menggadakan: SALINAN Mendistribusikan dokumen dengan memberikan tanda dokumen terkendali Menerima dan menyimpan dokumen baru/revisi yang telah disyahkan Mengendalikan dokumen dengan dokumen kontrol Mengkaji ulang dan merevisi dokumen secara periodik Melakukan revisi dokumen baru dengan masukan pihak terkait Mengendalikan dokumen mencegah pemakaian dokumen lain

Pihak terkait

Sekretaris Ketua Senat

Ketua Senat

Waktu

Dokumen yang digunakan

1 FO-STT-PM-42000-01-L.03

2

FO-STT-PM-42000-01-L.03

3 4 5

FO-STT-PM-42000-01-L.05

6

FO-STT-PM-42000-01-L.07

7

7

11

FO-STT-PM-42000-01-L.07 FO-STT-PM-42000-01-L.08

8 9

FO-STT-PM-42000-01-L.03

10

12

FO-STT-PM-42000-01-L.09

13

FO-STT-PM-42000-01-L.05

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

12 dari 26 halaman

7.2. Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu Kegiatan Mengusulkan dokumen baru/revisi Menyerahkan dokumen baru/revisi lengkap dengan identitasnya Menerima dan mengkaji dokumen baru/revisi Mengesahkan atau persetujuan dokumen baru/revisi Menerbitkan dokumen baru atau revisi : stempel ASLI dan menggadakannya : SALINAN Mendistribusikan dokumen dengan memberikan tanda dokumen terkendali Menerima,menyimpan dan mengganti dokumen baru/revisi yang telah disyahkan Mengendalikan dokumen dengan dokumen kontrol Mengajukan usulan revisi bila ada perubahan Mengkaji ulang dan merevisi dokumen secara periodik Melakukan revisi dokumen dari masukan pihak terkait Mengendalikan revisi dokumen mencegah pemakaian dokumen lain

Pihak terkait

BPMP

Wakil Ketua I/ MR

Ketua

Waktu


1 FO-STT-PM-420-0001-L.03 FO-STT-PM-40-0001-L.04

2

3 4

FO-STT-PM-420-0001-L.05

5

FO-STT-PM-420-0001-L.07

6

7

FO-STT-PM-420-0001-L.03

7

7

11

10

8

FO-STT-PM-420-0001-L.05 FO-STT-PM-420-0001-L.08 FO-STT-PM-420-0001-L.08

9 12

13

14

FO-STT-PM-420-0001-L.09 FO-STT-PM-420-0001-L.05

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

13 dari 26 halaman

7.3. Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu Kegiatan Menerima dokumen baru/revisi Menyimpan dokumen sesuai daftar distribusi Mengendalikan rekaman dokumen dan kegiatan lengkap dengan identitasnya Melaporkan rekaman dokumen dan kegiatan dalam hradcopy dan soft copy ke BPMP Meneriman dan menyimpan rekaman dokumen baru/revisi Mengkaji ulang rekaman setiap 6 bulan dan musnahkan bila kadaluarsa yang dipantau oleh Waket I Mengolah data rekaman setiap 6 bulan dengan BSRT Menerima laporan borang pengendalian rekaman

Unit terkait

BPMP

BSRT

Wakil Waktu Ketua I/MR


1 FO-STT-PM420-00-01-L.08

2

3 FO-STT-PM420-00-01-L.08

4

FO-STT-PM420-00-01-L.08

5

6

6

7

7

6

6 bulan sekali

FO-STT-PM420-00-01-L.11 FO-STT-PM420-00-01-L.12 FO-STT-PM420-00-01-L.05

8

FO-STT-PM420-00-01-L.12

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

14 dari 26 halaman

VIII. KRITERIA KEBERHASILAN 7.1. Kemudahan dokumen untuk dipahami,diterapkan dan dikembangkan.

IX. FORMULIR DAN LAMPIRAN TERKAIT Lampiran 1. : KODE UNIT KERJA FO-STT-PM-420-00-01-L.01 Kode Unit Kerja 100 101 102 103 104 201 202 203 204 205 206 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 311 401 401 402 403 404 405 406 407 408 409 410

Nama Unit Kerja Ketua Wakil Ketua Bidang Akademik Wakil Ketua Bidang Administrasi dan Keuangan Wakil Ketua Kemahasiswaan Wakil Ketua Alumni dan Kerjasama Jurusan Teknik Elektro S1 Jurusan Teknik Mesin S1 Jurusan Teknik Sipil S1 Jurusan Teknik Informatika S1 Program D.III Teknik Elektro Program D.III Teknik Mesin Lembaga Penelitian dan Perpustakaan Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat BPMP BPSI Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Bagian Akuntansi dan Keuangan Bagian Sumber Daya Manusia Bagian Sekretariat dan Rumah Tangga Bagian Koordinasi Kegiatan Kemahasiswaan Pusat Jasa Teknik Kelistrikan Proyek Studi Kelistrikan Seksi Pengajaran Seksi Pengolahan Data Akademik Seksi Perpustakaan Seksi Administrasi Penelitian Seksi Anggaran dan Keuangan Seksi Akuntansi Seksi Perencanaan Pegawai dan Fasilitas Seksi Administrasi Sumber Daya Manusia Seksi Perkantoran Seksi Rumah Tangga Seksi Pemeliharaan Fasilitas

PROSEDUR MUTU


Kode Unit Kerja 411 412 413 414 415 501 502 503 504 511 512 513 514 515 521 522 523 524 531 532 533 541 542 543 544 551 561 562 601 602 603 604 605

Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

15 dari 26 halaman

Nama Unit Kerja Seksi Pembinaan Kegiatan Mahasiswa Seksi Konseling Mahasiswa Seksi Administrasi PKM Seksi Pengumpulan Data Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan Laboratorium Fisika Dasar Laboratorium Kimia Dasar Laboratorium Bahasan Inggris Laboratorium Sains dan Teknologi Laboratorium Dasar Teknik Elektro Laboratorium Elektronika Industri Laboratorium Mesin-mesin Listrik Laboratorium Sistem Pengukuran dan Kontrol Laboratorium Jaringan Tenaga Listrik Laboratorium Konversi Energi Laboratorium Fenomena Dasar Mesin Laboratorium Proses Produksi Laboratorium Ilmu Logam Laboratorium Ukur Tanah Laboratorium Mekanika Tanah Laboratorium Ilmu Beton Laboratorium Komputer Dasar Laboratorium Multimedia Laboratorium Linux Laboratorium Simulasi dan Pemodelan Bengkel Teknik Elektro Bengkel Teknik Mesin Studio Gambar Kompartemen Matematika Kompartemen Fisika Kompartemen Bahasan Inggris Kompartemen Kimia Kompartemen Bahasa Indonesia

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

16 dari 26 halaman

Lampiran 2 : FORMAT HALAMAN JUDUL FO-STT-PM-420-00-01-L.02

JENIS DOKUMEN (FONT CALIBRI – 30) (MANUAL MUTU, PROSEDUR MUTU, INSTRUKSI KERJA) JUDUL DOKUMEN (FONT CALIBRI FONT 30)

LOGO STT PLN

IDENTITAS UNIT KERJA HURUF CALIBRI-FONT 18

SEKOLAH TINGGI TEKNIK-PLN JAKARTA TAHUN XXXX HURUF CALIBRI FONT-24

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

17 dari 26 halaman

Lampiran 3 : FORMAT LEMBAR PENGESAHAN FO-STT-PM-420-00-01-L.03

JENIS DOKUMEN (FONT CALIBRI – FONT 26) JUDUL DOKUMEN (FONT CALIBRI – FONT 26) JENIS HURUF CALIBRI FONT 14 Kode Dokumen : Diisi kode dokumen Revisi ke

: Diisi revisi ke-xx

Tanggal

: Diisi tanggal persetujuan

Disusun oleh

: Ketua Tim Pembuat/SPMI Tanda tangan Nama Penyusun

Diperiksa oleh

: Jabatan pemeriksan tanda tangan Nama Pejabat Pemeriksa

Disetujui oleh

: Jabatan yang menyetujui Tanda tangan dan cap Nama Pejabat Yang Menyetujui

Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

18 dari 26 halaman

JENIS DOKUMEN MUTU HURUF CALIBRI FONT 16 BLOD

Kode

ISI KODE DOKUMEN

Tanggal

TANGGAL PENGESAHAN

JUDUL DOKUMEN MUTU HURUF CALIBRI FONT 14 BOLD

Revisi ke

0

PROSEDUR MUTU


Lampiran 4 : FORMAT HALAMAN ISI DOKUMEN FO-STT-PM-420-00-01-L.04

FORMAT HEADAR

Halaman:

ISI DOKUMEN MUTU Sub Judul

: Jenis huruf FONT CALIBRI FONT 14 BOLD Spasi antara sub judul dengan isi 2 spasi

Isi Dokumen : Jenis huruf FONT CALIBRI FONT 12 Jarak spasi antar baris spasi 1. Paragraf rata kanan kiri Cara pengetikan : Lihat Format dan Identifikasi Dokumen

XX dari yy halaman

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

19 dari 26 halaman

Lampiran 5 : BORANG DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL FO-STT-PM-420-00-01-L.05

DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL TAHUN XXXXX No Judul Dokumen

Kode Revisi Persetujuan Tanggal Jumlah Masa Keterangan Dokumen keterbit halaman simpan

Yang mengesahkan Ketua/Wakil Ketua/MR

Yang membuat BRST/BPMP

(...................................)

(.................................)

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

20 dari 26 halaman

Lampiran 6 : BORANG DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL FO-STT-PM-420-00-01-L.06 DAFTAR INDUK DOKUMEN ENTERNAL TAHUN XXXXX No Judul Kode Pembuat/ Penerbit Tanggal Jumlah Masa Keterangan Dokumen Dokumen Pengarang terbit halaman simpan


Yang membuat BSRT/BPMP

(...................................)

(.................................)

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

21 dari 26 halaman

Lampiran 7 : BORANG DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN FO-STT-PM-420-00-01-L.07

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN Nama Dokumen/Borang Nomor Kode Bentuk dokumen Revisi keTanggal terbit Copy ke-

: .................................................................................... : .................................................................................... : .................................................................................... : .................................................................................... : ....................................................................................

Unit Kerja yang Menerima

Tanggal

Tanda tangan Penerima

Menyetujui, BSRT/BPMP

Petugas yang mendistribusikan

(...................................)

(.......................................)

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

22 dari 26 halaman

Lampiran 8 : BORANG DAFTAR REKAMAN MUTU FO-STT-PM-420-00-01-L.08 DAFTAR REKAMAN MUTU TAHUN XXXXX No Judul Kode Revisi Dokumen Dokumen

Filling (Lokasi Retensi Penyimpanan) (Masa Berlaku)

Metode Keterangan Penyimpanan


Yang membuat BSRT/BPMP

(...................................)

(.................................)

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

23 dari 26 halaman

Lampiran 9 : BORANG CATATAN PERUBAHAN FO-STT-PM-420-00-01-L.09

CATATAN PERUBAHAN Jenis Dokumen Nama Dokumen Kode Dokumen No Revisi

`

: .............................................................................................. : .............................................................................................. : ..............................................................................................

Halaman

Bagian Yang Diubah

Disetujui Oleh

Tanggal

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

24 dari 26 halaman

Lampiran 10 : BORANG DAFTAR PENARIKAN DOKUMEN FO-STT-PM-420-00-01-L.10

DAFTAR PENARIKAN DOKUMEN Nama Dokumen/Borang Nomor Kode Bentuk dokumen Revisi keCopy ke-

: .................................................................................... : .................................................................................... : .................................................................................... : ....................................................................................

Unit Kerja yang Menyerahkan

Tanggal

Tanda tangan Yang Menyerahkan

Menyetujui, BSRT/BPMP

Petugas yang menarik dokumen

(.......................................)

(........................................)

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

25 dari 26 halaman

Lampiran 11 : BORANG BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN FO-STT-PM-420-00-01-L.11 BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN Pada ini .......................... tanggal ..................... bulan ...................... Tahun ..... yang bertanda tangan dibawah ini : 1. Nama : ............................................................................................. Jabatan : Ka Seksi Rumah Tangga di BSRT 2. Nama : ............................................................................................. Jabatan : Ka. Seksi Sekretariat BPMP 3. Nama : .............................................................................................. Jabatan : Wakil Manajemen/Wakil Ketua I/Kabag Terkait Bahwa berdasarkan penilai kembali dokumen telah melaksanakan pemusnahan dokumen yakni : Nama Dokumen : .............................................................................................. Kode dokumen : .............................................................................................. Revisi ke: .............................................................................................. Tanggal terbit : .............................................................................................. Yang sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang Dimusnaskan/Diserahkan terlampir sebanyak ....................................... lembar, penghancuran secara total dengan cara ......................................................

Saksi-saksi Ka.Seksi Sekreratiat BPMP

Ka. Unit Terkait Ka. Seksi Rumah Tangga BSRT

(.................................................)

(.................................................)

Wakil Manajemen/Waket/Kabag Terkait

(..................................................)

PROSEDUR MUTU


Kode

PM-STT-420-00-01

Tanggal

23 Desember 2011

Revisi ke

0

Halaman:

26 dari 26 halaman

Lampiran 12 : BORANG DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN FO-STT-PM-420-00-01-L.12

DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN No Judul Kode Revisi Dokumen Dokumen

Tanggal terbit Unit Kerja dokumen

Metode Pemusnahan

Tanggal Wakil Manajemen

(.........................................)

Tanggal pemusnahan

2011

PROSEDUR MUTU DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU (PM-STT ) BAGIAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN (BPMP STT-PLN)

Recommend Documents