Jurnal Ilmu Hukum Pascasarjana Universitas Syiah Kuala
7 Pages
ISSN 2302-0180 pp. 135- 141
PENGELOLAAN SISTEM JARINGAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI HUKUM PADA BAGIAN HUKUM SEKRETARIAT DAERAH KOTA BANDA ACEH Irfan Ishak1, Iskandar A. Gani2, Mujibussalim2 1)
Magister Ilmu Hukum Program Pasca Sarjana Universitas Syiah Kuala 2) Fakultas Hukum Universitas Syiah Kuala Banda Aceh
Abstract : Advances in information technology that is a combination of the computer and communications can provide enormous benefits to the progress of the Indonesian nation, realized that one of them is the dissemination of legal information, because the public can participate So also play a role in the formation process of law, abide by and watched, in addition to it is also very supportive of the tasks in making a decision because the availability of a complete and fast information. Realizing the importance of the Network Documentation and Information Law (JDIH) government issued Presidential Decree. 91 Year 1999 on National Legal Systems Documentation Network. And the City of Banda Aceh have started in 2007, but after more than five years of existence JDIH Banda Aceh was not considered sitnifikan role. Based on the survey results revealed that the legal basis for the implementation of the Law Information Network Documentation (JDIH) up to this time has been very inadequate both in principle and technically, from 1999 to 2012 there were at least 8 Regulation Legislation that can be used as the legal basis for the management and development JDIH. JDIH and implementation are still many obstacles that has not been properly JDIH maxima it is evident from the number of visits and the benefits felt by the public. It is recommended that JDIH Banda Aceh to improve understanding of the human resources komprensif studied all legislation relating to JDIH order to better understand the purpose and role JDIH existence. And to all parts associated with JDIH management would be able to see the obstacles faced in order to find a way out, so JDIH Banda Aceh was empowered as opinion networking media, building community participation in the discussion of each of Banda Aceh Qanun also as a means of dissemination of all forms legal information that can be known and accessible to the public easily, cheaply and quickly. Keywords: Documentation, Information Law, Banda Aceh
Abstrak : Kemajuan teknologi informasi yang merupakan perpaduan dari pada komputer dan komunikasi dapat memberikan manfaat yang sangat besar terhadap kemajuan bangsa Indonesia, menyadari hal tersebut salah satunya adalah penyebarluasan informasi hukum, karena dengan bagitu masyarakat dapat turut serta berperan dalam proses pembentukan hukum, mematuhi dan mengawasi, disamping itu juga sangat mendukung tugas-tugas dalam mengambil keputusan karena ketersedian informasi yang lengkap dan cepat. Menyadari arti penting dari pada Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) pemerintah menerbitkan KeputusanPresiden No. 91 Tahun 1999 tentangSistemJaringanDokumentasiHukumNasional. Dan Pemerintah Kota Banda Aceh telah memulainya pada tahun 2007, namun setelah lebih dari lima tahun keberadaan JDIH Kota Banda Aceh belum dirasa sitnifikan perannya.Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa dasar hukum pelaksanaan Jaringan Dokumentasi Informasi Hukum (JDIH) sampai dengan saat ini sudah sangat memadai baik secara prinsip maupun teknis, sejak tahun 1999 sampai dengan 2012 setidaknya terdapat 8 Peraturan Perundang-Undangan yang dapat dijadikan landasan hukum bagi pengelolaan maupun pengembangan JDIH. Dan dalam implementasinya JDIH masih banyak terdapat kendala yang menyebabkan belum maksimanya JDIH sebagaimana mestinya hal tersebut terlihat dari jumlah kunjungan maupun manfaat yang dirasakan oleh masyarakat. Disarankan agar JDIH Banda Aceh dapat meningkatkan pemahaman SDM dengan dipelajari secara komprensif seluruh Peraturan Perundang-undangan yang berkaitan dengan JDIH agar dapat lebih memahami tujuan keberadaan JDIH serta perannya. Dan kepada seluruh bagian yang terkait dengan pengelolaan JDIH kiranya dapat melihat kendala-kendala yang dihadapi agar dapat ditemukan jalan keluarnya, sehingga JDIH Banda Aceh benar diberdayakan sebagai media penjaringan opini,
135 -
Volume 2, No. 1, Agustus 2013
Jurnal Ilmu Hukum Pascasarjana Universitas Syiah Kuala membangun partisipasi masyarakat dalam pembahasan setiap Qanun Kota Banda Aceh juga sebagai sarana sosialisasi segala bentuk informasi hukum agar dapat diketahui dan diakses oleh masyarakat secara mudah, murah dan cepat. Kata Kunci : Jaringan Dokumentasi Informasi Hukum Kota Banda Aceh
perannya dalam upaya peningkatan pemahaman
PENDAHULUAN
Meningkatnya
hukum
terhadap pengetahuan hokum bagi aparat
masyarakat dengan mematuhi dan menjalankan
penegak hukum, aparatur pemerintah dan
hukum dengan baik, maka masyarakat semakin
segenap lapisan masyarakat.
merasakan
bahwa
kesadaran
hukum
adalah
suatu
kebutuhan. Begitupun juga kelancaran arus informasi hukum yang disebarluaskan melalui saluran komunikasi atau infrastruktur informasi modern yang pada prinsipnya sangat banyak membantu
dalam
penyelenggara
pelaksanaan
negara,
penegak
tugas hukum,
akademisi bahkan bagi masyarakat itu sendiri. Sesudah
adanya
komputer,
timbul
kecendrungan pada hamper semua Negara di dunia untuk memuat peraturan perundangundangan dalam system teknologi informasi yang
dapat
memuat
semua
peraturan
perundang-undangan dan dokumentasi hokum lainnya untuk diakses semua orang baik di dalam maupun luar negeri. Teknologi informasi pada bidang hukum, khususnya dalam pelaksanaan dokumentasi dan penyebarluasan informasi mengenai produkproduk hukum dan peraturan perundangundangan sangat diperlukan bagi pembangunan
KAJIAN KEPUSTAKAAN
Dokumentasi Sebagai Sumber Informasi Penerapan e-Government akan menghasilkan sejumlah dokumen dalam bentuk elektronik. Dokumen tersebut dihasilkan melalui proses elektronik yang melibatkan masyarakat, dunia usaha,
dan
lembaga
pemerintah.
Sistem
Manajemen Dokumen Elektronik (E-Record Management/ERM)
yang
baik
akan
mendukung : a. pertukaran informasi yang efektif serta interoperabilitas yang lebih baik antar lembaga pemerintah; b. menyediakan
sumber
informasi
yang
berkualitas dan otentik; c. prinsip-prinsip
administrasi,
proteksi
ataupun transparansi informasi; d. pertukaran, ekstrasi, dan perangkuman informasi
lintas
lembaga
pemerintah.
(Indarjit, Richardus Eko, 2004 : 122)
dibidang hukum itu sendiri pada khususnya sebagai bagian dari pembangunan nasional pada umumnya. Dokumentasi hukum yang tertata dengan baik dan lengkap serta penyebaran informasi hukum yang terselenggara dengan cepat dan akurat sangat penting arti dan
Untuk memenuhi persyaratan akuntabilitas dan melayani kebutuhan internal, maka setiap lembaga pemerintah harus dapat menyimpan dokumen yang terkait dengan keputusan dan transaksi yang dilakukannya. Dokumen perlu Volume 2, No. 1, Agustus 2013
- 136
Jurnal Ilmu Hukum Pascasarjana Universitas Syiah Kuala diakui sisi, dikelola, dan disimpan dalam
50%
sebuah
pengembangan
sistem
yang
mampu
memelihara
modal
baru
digunakan
untuk
informasi
untuk
sistem
integritas serta keasliannya. Untuk menerapkan
menunjang
pencapaian
sistem ERM yang baik dibutuhkan pemahaman
menunjang
dan
yang baik tentang dokumen dan system
pelaksanaan
tugas/pekerjaan
informasi yang mendukungnya;
tingkatan
a. Prosedur akuisisi dan penciptaan dokumen sebagai bagian dari sistem administrasi; b. Prosedur
penyimpanan
tujuan
organisasi,
mempermudah
organisasi,
aktifitas
pada
agar
semua
pelaksanan
tugas/pekerjaan dapat dicapai secara maksimal, efektif, dan efisien.
dokumen
Sesungguhnya yang dimaksud dengan
elektronik yang dirancang untuk menjamin
system
integritas,
komputer. Sistem Informasi yang menggunakan
kualitas
dan
keamanan
dokumen;
informasi
tidak
harus
melibatkan
komputer biasa disebut system informasi
c. Prosedur untuk menjamin kemudahan dan
berbasis
komputer
(Computer-Based
kelancar-an akses semua dokumen selama
Information
diperlukan;
prakteknya, istilah system informasi lebih
d. Prosedur
untuk
evaluasi,
audit,
Systemsatau
CBIS).
Dalam
sering dipakai tanpa embel-embel berbasis
penjadwalan, serta pemusnahan dokumen
komputer
sesuai dengan peraturan yang berlaku;
komputer merupakan bagian yang penting.
e. Budaya kerja yang berorientasi pada pemanfaatan teknologi informasi;
untuk
semua
pengguna
dalam
kenyataannya
Yang dimaksudkan dengan system informasi disini adalah sistem informasi yang berbasis
f. Ketrampilan dan kompetensi pada bidang ERM
walaupun
komputer.
dan HASIL DAN PEMBAHASAN
pengelola dokumen. Sistem pengelolaan dokumen elektronik yang baik harus memiliki tiga unsure utama, yaitu :
LandasanHukumImplementasiSistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Momentum orde reformasi sebagai babak
a. Kebijakan, strategi, dan budaya kerja;
baru
b. Prosedur pengelolaan dokumen elektronik
demokratis, dibuktikan melalui amandemen
dalam suatu siklus hidup dokumen; c. Sistem
informasi
yang
mendukung
manajemen dokumen.
penyelengaraan
Undang-Undang
pemerintahan
Dasar
Negara
secara
Republik
Indoensia yang banyak membawa perubahan termasuk sisi pelayanan public sebagaimana kita ketahui bahwa amandemen UUD 1945
Teknologi Informasi Sebagai Alat Kerja Pemanfaatan sistem informasi dalam
sedikit banyak telah member warna dalam ketatanegaraan Indonesia, sejumlah peraturan
berbagai bidang pekerjaan meningkat secara
Perundang-Undangan
signifikansejak era 1980-an, dalam suatu
konsekuensi daripada amandemen konsitusi,
penelitian dilansir bahwa secara global sekitar
termasuk di dalamnya Peraturan Perundang-
137 -
Volume 2, No. 1, Agustus 2013
juga
lahir
sebagai
Jurnal Ilmu Hukum Pascasarjana Universitas Syiah Kuala Undangan
yang
dapat
dijadikan
sebagai
(UU ITE) merupakan sabuah langkah maju
landasan Implementasi Jaringan Dokumentasi
bagi
dan Informasi Hukum, di antaranya :
pengembangan cyber law,
1. Undang-Undang Dasar 1945.
Indonesia
dalam UU ITE
mengatur beberapa hal yang sangat krusial
“Setiap orang berhak untuk
Pasal28F
Bangsa
dalam
memberikan
jaminan
bagi
berkomunikasi dan memperoleh informasi
pemanfaatan teknologi informasi oleh
untuk
dan
pemerintah dalam memberikan layanan
lingkungan sosialnya, serta berhak untuk
publik, tentu sangat mendukung pula
mencari,
implementasi JDIH.
mengembangkan
pribadi
memperoleh,
menyimpan,
mengolah,
menyampaikan
informasi
memiliki, dan dengan
5. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
menggunakan segala jenis saluran yang
Hadirnya
tersedia”.
Tahun
2. Inpres nomor 6 Tahun 2001 tentang Kebijakan
Pengembangan
Undang-Undang 2008
Informasi
tentang
Publik
Nomor
14
Keterbukaan
merupakan
sebuah
dan
terobosan, karena Undang-undang tersebut
Pemanfaatan Telematika. Pada intinya
menunjukan keseriusan Pemerintah akan
Inpres
kepada
penyelengaraan pemerintahan berdasarkan
Untuk
asas-asas pemerintahan yang baik (good
ini
seluruh
menginstruksikan Pejabat
Negara
melaksanakan lebih lanjut pengembangan dan pendayagunaan Telematika dengan berpedoman
pada
Pengembangan
kerangka dan
kebijakan
governance). 6. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
Pendayagunaan
Kehadiran Undang-Undang Nomor 25
telematika. Juga memfasilitasi masyarakat
Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
untuk turut serta dalam pengembangan dan
telah
pendayagunaan telematika.
bagaimana penyediaan layanan terhadap
3. Inpres Nomor 3 Tahun 2003 tentang
memberikan
masyarakat
oleh
standar
mengenai
pemrintah.
Undang-
Kebijakan Pengembangan e-Government..
Undang ini juga semakin menguatkan
Adapun kebijakan yang tersebut dalam
peran JDIH.
Inpres tersebut adalah Menginstruksikan kepada
seluruh Pejabat Negara untuk
7. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
mengimplementasikan e-Government.
Sebagai Undang-Undang yang disahkan
4. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008
pada akhir tahun 2009, Undang-undang ini
tentang
Informasi
dan
Transaksi
semakin melengakapi landasan hukum
Elektronik.
implementasi
JDIH,
Lahirnya Undang Nomor 11 Tahun 2008
UndangUndang ini yang juga mengantikan
tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
UU sebelumnya yaitu Undang-Undang Volume 2, No. 1, Agustus 2103
melalui
- 138
Jurnal Ilmu Hukum Pascasarjana Universitas Syiah Kuala Nomor 7 Tahun 1971. tentang Ketentuan-
beberapa kendala maupun permasalahan yang
Ketentuan
dihapi oleh Bagian JDIH Kota Banda Aceh,
Pokok
Kearsipan.
Melalui
Undang-Undang yang baru definisi arsip sudah
diperluas
hardcopy
akan
tidak
saja
dokumen
tetapi
juga
dokumen
diantaranya : 1. Tidak adanya standar blue print Sitem Jaringan
softcopy.
Informasi
Jaringan
Dokumentasi
Tidak adanya Standar Operasional
dan
Prosedur (SOP) yang dapat dijadikan
Informasi Hukum Nasional
acuan bagi Subbag JDIH menyebabkan
Disahkannya Peraturan Presiden Nomor 33
dan
Hukum
8. Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun 2012 tentang
Dokumentai
Tahun
staf JDIH kesulitan dalam melaksanakan
2012
tentang
Jaringan
tugas-tugasnya. Sehingga sampai saat ini
dan
Informasi
Hukum
pengelolaannya masih sangat tergantung
Nasional. Pada tanggal 20 Maret 2012 juga
kepada kemampuan Sumberdaya yang ada.
Dokumentasi
sekaligus mencabut Keputusan Presiden
2. Tidak Optimal dalam Penganggaran
No. 91 tahun 1999 tentang Sistem Jaringan
Minimnya alokasi anggaran sering
Dokumentasi Hukum Nasional. Dalam
kali disebutkan sebagai salah satu kendala
Pasal 1 angka 1 disebutkan bahwa
dalam
“Jaringan Dokumentasi dan Informasi
namun sebaliknya ketersediaan angaran
Hukum
yang cukup juga bukan suatu jaminan
disingkat
Nasional
yang
JDIHN
selanjutnya
adalah
wadah
berbagai
bahwa
suatu
kegiatan
program
pemerintah,
kerja
dapat
pendayagunaan bersama atas dokumen
terlaksana dengan baik. Justru tidak sedikit
hokum
dan
contoh penyalahgunaan anggaran terhadap
merupakan
suatu proyek yang anggarannya berlimpah.
sarana pemberian pelayanan informasi
Maka mestinya dengan segala keterbatasan
hokum secara lengkap, akurat, mudah, dan
yang ada menuntut aparatur pemerintah
cepat.”
khususnya
secara
berkesinambungan,
tertib,
terpadu,
serta
bagian
mengoptimalkan Kendala dalam pengelolaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum di Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Banda Aceh
JDIH
agar
dapat
sumber dana yang
tersedia. 3.
Kurangnya Perhatian oleh Pejabat Pemko
Sampai dengan Saat ini JDIH Banda
Kurangnya perhatian oleh Pjabat
Aceh telah memasuki tahun kelima, namun
Pemko Banda Aceh sangat dirasakan sejak
harus
manfaat
dibentuknya JDIH sampai saat ini, hal
signifikan dari keberadaan JDIH Kota Banda
tersebut terbukti dalam penganggaran,
Aceh, hal tersebut karena masih terdapat
dimana bisa dilihat dalam pengajuan
berbagai kendala yang dihadapai, dari hasil
anggaran operasional tahunan, JDIH belum
pengamatan dan wawancara dapat diinventarisir
mendapat perhatian sebagaimana mestinya,
139 -
diakui
belum
dirasakan
Volume 2, No. 1, Agustus 2013
Jurnal Ilmu Hukum Pascasarjana Universitas Syiah Kuala sehingga
4.
apa
rencana
Kurangnya sosialisasi JDIH diakui
pengembangan tidak dapat dilaksanakan
oleh banyak pihak, baik oleh internal
dengan baik dan cepat.
Pemko Banda Aceh, Dinas-dinas atau
Kurangnya Pemahaman dan Kesadaran
Bandan-badan
Dalam
yang
menjadi
ukur
akademisi
program
tidak
Dengan minimnya sosialisai menyebabkan
mempublikasi
rancangan
ketidaktahuan mengenai keberadaan JDIH
membangun
partisipasi
maupun manfaat daripada JDIH itu sendiri,
masyarakat melalui komentar ataupun
sehingga manfaat daripada JDIH itu
diskusi yang interaktif. padahal sejak tahun
sendiri tidak dirasakan oleh masyarakat
2011 belanja publikasi Rancangan Qanun
luas.
dan
capaian
dimasukkan qanun
juga
(Raqan) melalui koran senilai 40 juta/1
8.
Sejak
luas.
terbentuknya
JDIH
Kota
harus ditambahkan memasukkan setiap
Banda Aceh sampai saat ini (Februari
rancangan qanun kedalam website agar
2013)
mendapat masukan dari masyarakat.
mendapat
Tidak Terintegrasi dengan Sosial Media
langsung maupun tidak langsung oleh
Tidak diragukan lagi kekuatan social media
dalam
membangun
Subbag
masyarakat
JDIH
respon
pada
belum
pernah
baik
secara
balik
umumnya
terhadap
partisipasi
sistem dokumentasi dan informasi hukum
publik, sosialisasi, maupun kampanye
yang telah dikembangkan, sehingga hal-hal
bahkan
apa saja yang perlu dibenahi juga sulit
bertransaksi
sekalipun.
Telah
banyak bukti bagaimana kekuatan social media dalam hal publikasi, sosialisai, upaya
6.
masyarakat
Tidak adanya feedback atas layanan JDIH
Raqan sudah tidak ada lagi maka mestinya
5.
maupun
lainnya,
tolok
kinerja
merumuskan
kelengkapan
membangun
partisipasi
publik,
untuk diketahui. 9.
Perubahan Struktur JDIH Salah satu Permasalahan mendasar dalam
maupun kampanye.
Organisasi JDIHN adalah seringkali terjadi
Struktur Birokrasi yang kaku
perubahan struktur, dimana setiap terjadi
Karakter birokrasi yang cenderung
perubahan
struktur
maka
kaku menyebabkan kekhawatiran para staf
membangun
JDIH dalam merespon setiap permintaan,
sebelumnya telah dilatih dengan berbagai
misalnya dalam memberikan jawaban atau
pelatihan ke-dokumentasian dan lebih jauh
komentar
lagi
dari
berbagai
pertanyaan
masyrakat yang disampaikan langsung
tidak
kembali
seperti
SDM
menciptakan
yang
kaderisasi,
sehingga tidak ada kesinambungan.
maupun yang dikirimkan melalui website JDIH. 7.
Minimnya
KESIMPULAN DAN SARAN sosialisasi
dan
publikasi
Kesimpulan
(internal) dan ekternal tidak pernah ada Volume 2, No. 1, Agustus 2103
- 140
Jurnal Ilmu Hukum Pascasarjana Universitas Syiah Kuala 1. Dasar hukum pelaksanaan Jaringan
2. Kepada seluruh bagian yang terkait
Dokumentasi Informasi Hukum (JDIH)
dengan pengelolaan JDIH kiranya dapat
sampai dengan saat ini sudah sangat
melihat kendala-kendala yang dihadapi
memadai baik secara prinsip maupun
agar dapat ditemukan jalan keluarnya,
teknis, sejak tahun 1999 sampai dengan
sehingga dapat tercapai apa yang
2012 setidaknya terdapat 8 Peraturan
menjadi tujuan JDIH. Selain itu JDIH
Perundang-Undangan
yang
dapat
harus benar-benar diberdayakan sebagai
dijadikan
hukum
bagi
media penjaringan opini, membangun
landasan
pengelolaan maupun
pengembangan
JDIH.
terdapat
dalam
kendala
yang
Aceh juga sebagai sarana sosialisasi segala bentuk informasi hukum agar
menyebabkan belum maksimanya JDIH
dapat
sebagaimana mestinya hal tersebut
masyarakat secara mudah, murah dan
terlihat dari jumlah kunjungan maupun
cepat.
manfaat
yang
dirasakan
diketahui
dan
diakses
oleh
oleh
masyarakat. sebagaimana kita ketahui
DAFTAR KEPUSTAKAAN
bahwa akses informasi juga merupakan
Agus, D., 2005. Mewujudkan good governance melalui pelayanan public. Jakarta: Gadjah Mada University Press Indarjit, R.C., 2004. Electronic Government. Yogyakarta: Penerbit Andi, Trilestari, E, W., 2004. Keikutsertaan Masyarakat dalam Membangun Kualitas Pelayanan Publik. Jurnal Ilmu Administrasi Vol. 1 No. 1. STIA LAN. Bandung.
bagian daripada hak setiap orang, apalagi informasi mengenai hukum dan kebijakan yang memang menginginkan partisipasi masyarakat luas baik dalam proses
penyusunan
maupun
penerapannya.
Saran 1. Untuk meningkatkan pemahaman SDM Subbag JDIH perlu dipelajari secara komprensif
seluruh
Peraturan
Perundang-undangan yang berkaitan dengan
JDIH
agar
dapat
lebih
memahami tujuan keberadaan JDIH serta perannya, agar bagian JDIH Pemko Banda Aceh dapat lebih efektif lagi dalam menjalankan tugasnya. 141 -
masyarakat
pembahasan setiap Qanun Kota Banda
2. Dalam implementasinya JDIH masih banyak
partisipasi
Volume 2, No. 1, Agustus 2013
