PENGOLAHAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN DI PERPUSTAKAAN SISTEM JARINGAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI (SJDI) BADAN PEMBINAAN HUKUM NASIONAL (BPHN) CILILITAN JAKARTA TIMUR Skripsi Diajukan Untuk Memenuhi Syarat-syarat Mencapai Gelar Sarjana Strata Satu (S1) Pada Jurusan Ilmu Perpustakaan
Disusun Oleh : ABDUSSALAM MUKHTAR NIM : 106025001041
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1432 H / 2011 M
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa : 1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan memperoleh gelar Strata 1 (S1) di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Jika di kemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya atau merupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, 7 Juli 2011
Abdussalam Mukhtar
ABSTRAK
ABDUSSALAM MUKHTAR Pengolahan Koleksi peraturan perundang-undangan di Perpustakaan Badan pembinaan hukum nasional
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pengolahan koleksi di Perpustakaan sistem jaringan dokumentasi dan informasi badan pembinaan hukum nasionaldan kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan pengolahan serta mengetahui solusi terhadap kendala-kendala yang dihadapi Perpustakaan sistem jaringan dokumentasi dan informasi badan pembinaan hukum nasional dalam kegiatan pengolahan. Penelitian menggunakan metode kualitatif dimana data diperoleh melalui kajian pustaka, observasi, dan wawancara yang dilakukan penulis dengan informan yang memahami objek penelitian penulis. Berdasarkan hasil penelitian, diketahui bahwa pelaksanaan pengolahan koleksi sudah berjalan dengan baik tetapi hasil yang dicapai belum dapat dikatakan baik, karena masih banyaknya peraturan-peraturan di dalam gudang yang belum diolah. Kendala yang dihadapi oleh perpustakaan dalam kegiatan pengolahan adalah banyaknya peraturan yang belum diolah dikarenakan pemasukannya yang tidak sebanding dengan jumlah SDM. Untuk mengatasi kendala-kendala yang dialami oleh perpustakaan, maka solusinya adalah dengan mengatur pemasukan peraturan-peraturan.
i
KATA PENGANTAR
Assalamu‟alaikum Wr. Wb Segala puji dan syukur kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya serta hidayah-Nya yang tiada henti dalam memelihara dan membimbing penulis pada proses penyusunan skripsi ini yang berjudul “Pengolahan peraturan perundang-undangan di perpustakaan sistem jaringan dokumentasi dan informasi badan pembinaan hukum nasional (BPHN) ”. Meskipun ada hambatan namun hal tersebut merupakan proses pembelajaran. Alhamdulillah ya Robbal „Alamin. Shalawat teriring salam senantiasa kita sanjungkan kepada pemimpin besar dunia yang mereformasi kehidupan jahiliyyah menuju manusia yang berakhlakul karimah yaitu Nabi Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat khususnya dan kita selaku umat yang Insya Allah selalu taat kepadaNya. Skripsi ini disusun dengan tujuan utama sebagai proses penyatuan dan pembelajaran mengenai ilmu-ilmu yang di dapat selama perkuliahan dan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP). Dalam proses dan penyusunan skripsi ini, banyak sekali pihak-pihak yang turut membantu baik secara moril maupun materil sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis mengucapakan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terwujudnya penulisan skripsi ini yaitu kepada :
ii
1. Bapak Dr. H. Abd. Wahid Hasyim, M.Ag. Selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Bapak Drs. Rizal Saiful Haq, MA, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 4. Bapak Rosa Widyawan, MA, selaku Dosen Pembimbing dalam penulisan skripsi ini, yang telah meluangkan waktu dan kesebarannya memberikan masukan dan bimbingan kepada penulis selama proses penulisan skripsi ini. 5. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Adab dab Humaniora, khusunya Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan segala pengetahuan dan ilmu kepada mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan. 6. Bapak Imron Gunawan, SH.,SI selaku Kepala Perpustakaan yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian di Perpustakaan Badan pembinaan hukum nasional Jakarta Timur
serta
memberikan kemudahan kepada penulis, penulis mengucapkan terima kasih atas segala kebaikannya. 7. Theodrik Simorangkir S.H., M.H, Ninik Hariwnati S.H., LL.M., Pak Mursalim serta segenap staf Perpustakaan yang dengan senang hati membantu dan memudahkan penulis dalam melakukan observasi dan wawancara. Penulis mengucapkan terima kasih atas kerja sama dan segala kebaikannya.
iii
8. Kepada kedua orang tua yang teramat sangat berjasa dalam kehidupan penulis Bapak Syaifuddin Sidik semoga Allah memberikan kasih dan sayang-Nya kepadamu serta Ibunda Suroyah tercinta semoga Allah memberikan dunia dan akhirat ini kepadamu, terima kasih atas segala dukungan yang tiada henti-hentinya memberikaan semangat dan doa dengan tulus ikhlas kepada penulis, penulisan skripsi ini kudedikasikan untuk kalian. 9. Kakakku Abdul Aziz Mukhtar serta adik-adikku Yulia Izzawati, dan Syahriful Mukhtar, terima kasih telah memberikan segala do’a, bantuannya dan motivasinya. 10. Kawan-kawan seperjuangan Underground Movement atau IPI ’06 : Bung Gels, Ipoy, Q-wyl, Bang Aths, Tb “bt aneh”, Adhit, Heri, Dani, Meta, Ayu, Winda, Sonia, Nurfah, Ophi dan lain-lain. Bersama-sama untuk meraih satu tujuan yang pasti demi masa depan. 11. Iis Awalia yang selama ini baik dan menyemangati penulis dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini. Terima kasih telah menjadi motivasi dan inspirasi tersendiri dalam hidup penulis. 12. Seluruh kawan-kawan Jipers baik alumni, senior, maupun junior : Wayan, Budi, Ade, Rofiq, Iphoenk, Munir, Agus “Q-Think”, Ridho, Davie, Achenk, Bassam, Bagus, Lanna, Jihan, Radit, Syafiq, Haikal, Arif dan lain-lain. Tetap jaga kebersamaan dan kekeluargaan Jipers yang telah terbentuk sejak lama, mungkin sulit untuk merangkai kata, namun tak sulit untuk mengatakan “One Frame One Family”.
iv
13. Dan kepada semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu namun tidak mengurangi rasa hormat penulis kepada kalian semua. Terima kasih atas bantuan, dukungan, dan doanya. Akhir kata semoga skripsi ini dapat bermanfaat terutama bagi penulis dan juga para pembaca lainnya. Amin.
Jakarta, Mei 2011
Penulis
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ...................................................................................................... i KATA PENGANTAR .................................................................................... ii DAFTAR ISI ................................................................................................... vi DAFTAR TABEL .......................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... x
BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ................................................................ 1 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ............................................ 4 C. Tujuan Penelitian........................................................................... 5 D. Manfaat Penelitian......................................................................... 5 E. Metodologi Penelitian ................................................................... 5 F. Sistematika Penulisan.................................................................... 8
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian pengolahan bahan pustaka ........................................... 10 B. Langkah-langkah pengolahan ........................................................ 13 1. Inventarisasi .............................................................................. 13 2. Katalogisasi ............................................................................. 16 a. Deskripsi bibliografi ………………………………...……16
vi
vii
b. Katalogisasi subyek …… ………………...……………..23 3. Kelengkapan pustaka …………………………..…………….30 4. Penyusunan koleksi di rak …………………………..……….31 C. Pengertian dokumen …………………………………………….…32 D. Sumber dokumen ………………………………………………….33 E. Jenis – jenis dokumen ……..………………………………………34 F. Penyimpanan dokumen ……………………………………………36 G. Pengertian perundang-undangan ………………………………….39 H. Lembaran lepas ……………….…………………………………...40 BAB III
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN BADAN PEMBINAAN HUKUM NASIONAL
A. Sejarah Singkat .............................................................................. 42 B. Visi dan Misi ................................................................................. 43 C. Struktur Organisasi ....................................................................... 43. D. Sumber daya manusia ……………………………………………45 E. Koleksi Perpustakaan .................................................................... 46 F. Gedung perpustakaan .................................................................... 50 G. Keanggotaan .................................................................................. 50
BAB IV
HASIL PENELITIAN
A. Pengolahan .................................................................................... 51 1. Inventarisasi .............................................................................. 52 2. Pengelompokan peraturan perundang-undangan ..................... 53 3. Katalogisasi .............................................................................. 54
viii
4. Katalogisasi subyek .................................................................. .61 5. Penentuan subyek ..................................................................... .61 6. Penyusunan katalog peraturan……………………...…..……....63 7. Pembuatan tajuk entri utama………………………………..….63 8. Petunjuk pembuatan judul seragam…………………………….66 9. Deskripsi bibliografi…………………………………………....67 10. Penyusunan koleksi di rak……………………………………..70 B. Hambatan………………………………..……………….…...…..70 C. Solusi ............................................................................................. 71
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan.................................................................................... 72 B. Saran .............................................................................................. 73
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 74 LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
1. Tabel 1 : Tabel DDC, UDC dan LC ........................................................... 22 2. Tabel 2 : Tabel tambahan UDC.................................................................. 24
ix
DAFTAR GAMBAR
1. Contoh kartu entri utama ................................................................................ 20 2. Tampilan Menu Utama Online Public Access Cataloging (OPAC) BPHN ... 55 3. From entri peraturan ....................................................................................... 56 4. Koleksi peraturan ............................................................................................ 57 5. konvigurasi katalog peraturan perundang-undangan……...……………........58 6. Pengetikan kartu katalog utama ...................................................................... 59
x
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakng Masalah Dokumen hukum seperti peraturan perundang-undangan harus dikelola secara khusus, karena peraturan perundang-undangan mempunyai kekhususan, yaitu: 1. Mempunyai hirarkhi, 2. Mempunyai keterkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, 3. Mempunyai kekuatan mengikat berbeda dengan dokumen yang lain, 4. Diperlukan oleh badan legislatif, eksekutif, yudikatif, maupun oleh masyarakat umum, baik peneliti, akademisi atau masyarakat yang akan menuntut hak atau mempertahankan hak-haknya. Dokumen hukum membawa dampak bagi pengembangan ilmu hukum pada umumnya terkait dengan peran legislatif, eksekutif, yudikatif maupun peran pendidikan hukum, dalam membuat, melaksanakan, mengadili, mengevaluasi hukum khususnya yang tertuang dalam peraturan perundang-undangan, bahan hukum terkhusus peraturan perundangundangan harus disebarluaskan, diumumkan karena ada bahwa semua orang dianggap mengetahui hukum.1 Banyaknya dokumen peraturan perundang-undangan hukum yang disimpan oleh BPHN itu sendiri terdapat peraturan undang-undang pusat: Undang-Undang (UU),
Peraturan Pemerintah Pengganti
Undang-Undang
(PERPU), Peraturan Pemerintah (PP), Peraturan Presiden (PERPRES), Keputusan Presiden (KEPRES), dan Instruksi Presiden (INPRES). Peraturan perundangundangan departemen atau non departemen, peraturan perundang-undangan 1
Indyah respati, Pengantar pembuatan katalog peraturan perundang-undangan, badan pembinaan hukum nasional (Jakarta: BPHN, 2005. ), h. 1
1
2
daerah provinsi kabupaten atau kota. Konvensi atau perjanjian internasional. Putusan pengadilan atau yurispudensi. Undang-undang adalah peraturan umum dan formal. Dibentuk oleh pemerintah dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat, undang-undang mengatur persoalan-persoalan pokok dalam rangka melaksanakan hukum dasar negara. PERPU adalah peraturan pemerintah pengganti undang-undang adalah peraturan yang dibuat oleh pemerintah dalam keadaan memaksa. PP
adalah
perundang-undangan yang berisi aturan umum untuk melaksanakan undangundang atau PERPU. PERPRES adalah peraturan undang-undang yang berisi aturan umum. KEPRES
adalah peraturan yang bersifat khusus untuk
melaksanakan UUD 1945, TAP MPR, undang-undang atau Perpu, PP. INPRES adalah petunjuk-petunjuk dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat (pejabat) bawahannya.2 Adanya jaringan dokumentasi dan informasi hukum sangat membantu departemen-departemen, biro hukum, perpustakaan nasional, perpustakaan fakultas hukum, dan biro lembaga lainnya dimana BPHN sebagai pusat jaringan informasinya. Banyaknya
koleksi
peraturan
perundang-undangan
di
BPHN
menyebabkan pustakawan harus teliti dalam mengolah koleksi peraturan perundang-undang tersebut. Karena mengolah klasifikasi dan deskripsinya berbeda dengan mengolah koleksi buku. Kegiatan mengolah koleksi perundangundangan di BPHN meliputi katalogisasi, klasifikasi, deskripsi bibliografi, penyusunan koleksi di rak. Dengan sistem layanan di BPHN yang menggunakan 2
Amiroeddin Syarif, Perundang-undangan: dasar, jenis dan teknik membuatannya (Jakarta: Bina aksara, 1982), h. 32
3
sistem tertutup, maka akan mempermudah pustakawan untuk mencari literatur yang di butuhkan olah pengguna jika pengolahan koleksi peraturan dilakukan dengan tepat. Perpustakaan dinas atau “dokumentasi” yang ada di Biro Hukum atau bagian Hukum dan perundang-undangan, adalah unit penyedia atau tempat mencari informasi hukum, khususnya bagi instansi hukum, khususnya bagi instansi yang bersaangkutan dalam rangka penyelenggaran pemerintahan yang baik dan bersih. Disamping itu yang tidak kalah pentingnya adalah untuk memenuhi hak asasi sesama warga negara untuk memperoleh informasi hukum sesuai dengan ketentuan pasal 28F Undang-undang Dasar 1945. sebagai tempat utama mencari informasi dan sarana pemenuhan hak asasi manusia, tidak pada tempatnya lagi memandang perpustakaan hanya sekedar gedung atau kumpulan buku-buku bacaan. Perpustakaan dan pusat dokumentasi telah menyimpan ribuan bahkan ratusan ribu dokumen hukum yang direkam dalam berbagai media, (media tulis maupun media elektronik), dapat dipandang sebaagai sarana pembangunan dan pencerdasan bangsa. 3 Perpustakaan Pusat Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (PUSDOKINFO) BPHN sebagai salah satu perpustakaan khusus yang berada di bawah Departemen Kehakiman. Pengolahan yang dilakukan Perpustakaan pusat jaringan dokumentasi dan informasi hukum nasional BPHN terlihat dari sarana dan prasarana perlengkapan yang dimiliki oleh perpustakaan BPHN cukup untuk mengolah perpustakaan
3
Ibid., h. 18
4
Berdasarkan pemaparan diatas, penulis merasa tertarik untuk menggali lebih dalam masalah-masalah pengolahan peraturan perundang-undangan yang ada pada perpustakaan Pusat Jaringan Dokumentasi dan Informasi BPHN, kendala-kendala yang dihadapi dalam koleksi pengolahan perpustakaan, serta solusi terhadap kendala-kendala tersebut. Dengan demikian penulis tuangkan dalam sebuah skripsi dengan judul: “Pengolahan Peraturan Perundangundangan di Perpustakaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi (SJDI) Badan Pembinaan Hukum Nasional (BPHN) Cililitan Jakarta Timur”
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah Agar pembatasan skripsi lebih tearah serta tidak meluas, maka penulis memberikan batasan masalah yang akan diteliti pada perpustakaan Sistem jaringan dokumentasi dan informasi BPHN tentang pelaksanaan pengolahan peraturan perundang-undangan di perpustakaan sistem jaringan dokumentasi dan informasi (SJDI) badan pembinaan hukum nasional. Adapun rumusan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana pelaksanaan pengolahan peraturan perundang-undangan di Perpustakaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi (SJDI) BPHN Cililitan? 2. Apa saja kendala-kendala yang dihadapi perpustakan Sistem Jaringan Dokumentasi
dan
Informasi
perpustakaan? C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
(SJDI)
BPHN
dalam
pengolahan
5
Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui sejauhmana pelaksanaa pengolahan perpustakaan yang diterapkan di perpustakaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi (SJDI) BPHN Cililitan 2. Untuk mengetahui apa saja menjadi kendala-kendala yang dihadapi perpustakaan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi (SJDI) BPHN dalam peneglolaan perpustakaan Manfaat penelitian ini adalah: 1. memberikan sumbangsih pemikiran yang dapat memperkaya khazanah pengetahuan tentang masalah penolahan perpustakaan khusus 2. memberikan masukan-masukan yang berguna kepada perpustakaan pusat jaringan dokumentasi dan informasi BPHN serta memperluas dan memperdalam pengetahuan penulis tentang pengolahan peraturan perundang-undangan di perpustakaan. D. Metode penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah menggunakan metode deskriptif, yaitu metode penulisan yang menuturkan dan menafsirkan data yang berkenaan dengan fakta, keadaan, variable, dan fenomena yang terjadi saat penelitian langsung dan menyajikannya apa adanya.4 1. Jenis Penelitian Dalam
penelitian
ini
penulis
menggunakan
penelitian
kualitatif
sebagaimana menurut Bogdan dan Taylor, metodologi kualitatif adalah prosedur
4
Subana M, Dasar-dasar Penelitian Ilmiah. (Bandung: Pustaka Setia,2005), h. 89
6
penelitian yang menghasilkan data – data deskriptif berupa kata – kata tertulis atau lisan dari orang – orang dan perilaku yang diamati.5 2. Informan Informan adalah orang yang di manfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian6. Penentuan informan mencari tahu pihak yang paling memahami objek penelitian. Penelitian ini mengmbil informan satu dengan kriteria informan ini memahami peraturan perundang-undangan 3. Teknik pengumpulan data Pengumpulan data dalam penelitian ini disesuaikan dengan fokus dan tujuan penelitian. Data yang dikumpulkan berdasarkan data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh melalui wawancara yang diubah dari bentuk rekaman menjadi tulisan dan observasi. Untuk data sekunder diperoleh dari penelusuran data dan informasi dari dokumen atau catatan yang memiliki keterkaitan dengan objek penelitian. Adapun metode pengumpulan data yang dipakai 1. Penelitian kepustakaan (library research) dilakukan dengan cara mencari dan mempelajari teori-teori dari buku – buku dan sumber yang lain sesuai dengan topik skripsi. 2. Penelitian lapangan (field research) dilakukan dengan cara: a. Observasi
5
Lexy J. Moleong. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung:: Remaja Rosdakarya, 2007), h. 4 6
Ibid, h.90
7
Observasi adalah metode penelitian yang pengambilan datanya bertumpu pada pengamatan langsung terhadap objek penelitian.7 Observasi bertujuan untuk mendeskripsikan keadaan yang dipelajari dan aktifitas – aktifitas yang tengah berlangsung. Kemudian hasil dari observasi tersebut dicatat menjadi suatu catatan observasi yang berisi deskripsi hal – hal yang diamati secara lengkap dengan keterangan tanggal dan waktu. b. Wawancara Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu.8 Peneliti mengajukan beberapa pertanyaan yang telah peneliti siapkan kepada informan, lalu dijawab oleh pemberi data dengan bebas terbuka c. Dokumentasi Dokumentasi adalah yang dilakukan untuk mencari data yang berupa catatan, brosur, arsip, notulen rapat, agenda sebagainya.9 Dokumentasi bertujuan untuk 4. Teknik Analisa Data Data akan di analisa melalui tiga tahapan yaitu : 1. Reduksi data
7
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA – LAN Press., 1999), h. 63 8
Lexy J. Moleong. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung:: Remaja Rosdakarya, 2007), h. 186 9 Suharsimi Arikunto, Prosedur penelitian: Suatu pendekatan praktik, cet. 8, (Jakarta: Rineka Cipta,1992), h. 200
8
Data yang diperoleh penulis melalui observasi, wawancara dan kajian pustaka dicatat dengan rinci, mengelompokkan atau memilah – milah dan memfokuskan pada hal penting dengan demikian data yang didapat memberikan gambaran jelas. 2. Penyajian data Setelah data direduksi penulis melakukan penyajian dalam bentuk teks bersifat naratif. 3. Penarikan kesimpulan Data – data yang terangkum dan dijabarkan dalam bentuk naratif penulis buatkan kesimpulan. Kesimpulan digunakan untuk menjawab rumusan masalah. E. Sistematika penulisan Agar pembahasan bab demi bab ini skripsi ini terjalin secara sistematis, maka dalam skripsi ini penulis membaginya menjadi lima bab, adapun urutannya adalah sebagai berikut: BAB I
PENDAHULUAN Dalam bab ini dikemukakan latar belakang masalah, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan ditutup dengan sistematika penulisan
BAB II
TINJAUAN LITERATUR Bab ini memuat tinjauan literatur yang berkatian dengan msalah yang diteliti yakni berisi; pengertian dokumen, sumber dan jenis dokumen,
penyimpanan
dokumen,
pengertian
perundang-
undangan, lembaran lepas, dan langkah langkah pengolahan
9
BAB III
GAMBARAN
UMUM
PERPUSTAKAAN
SISTEM
JARIANGAN DOKUMENTASI dan INFORMASI BPHN Bab ini memuat gambaran umum Perpustakaan Pusat jariangan dokumentasi dan informasi BPHN, yang berisi: sejarah dan fungsi tujuan, struktur organisasi, serta koleksi dan fasilitas perpustakaan pusat jaringan dokumentasi dan informasi BPHN. BAB IV
HASIL PENELITIAN Bab ini memuat hasil penelitian yang terdiri dari tiga pokok permasalahan yakni; pengolahan perpustakaan Sistem jaringan dokumentasi dan informasi BPHN, kendala-kendala yang dihadapi perpustakaan SJDI BPHN dalam pengolahan perpustakaan.
BAB V
PENUTUP Berisi kesimpulan dan saran-saran.
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian pengolahan bahan pustaka Menurut Sulistyo basuki, pengolahan memiliki sinonim dengan istilah processing. Namun ada pula yang menyebutnya sebagai accessioning. Tapi perbedaan istilah tersebut sampai sejauh ini masih memiliki proses kegiatan yang sama. Karena pengolahan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima di perpustakaan sampai dengan siap dipergunakan oleh pengguna perpustakaan. Tujuannya adalah agar semua koleksi dapat ditemukan atau ditelusur dan dipergunakan dengan mudah oleh pemakai. Agar informasi atau bahan pustaka di perpustakaan dapat dimanfaatkan atau ditemukan kembali dengan mudah, maka dibutuhkan sistem pengelolaan dengan baik dan sistematis yang biasa disebut dengan kegiatan pengolahan (processing of library materials) atau pelayanan teknis (technical services). Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan biasanya mencakup beberapa kegiatan, dimulai dari pembinaan dan pengembangan koleksi, inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi, dan kelengkapan fisik buku.1 Kegiatan pokok yang biasa dilakukan dalam pengolahan meliputi penomoran induk atau nomor registrasi yang harus dicantumkan baik pada buku induk dan pada buku yang bersangkutan. Selanjutnya koleksi akan melewati tahap berikutnya untuk dikelompokan atau diklasifikasikan dan dibuatkan katalog dengan menggunakan acuan tertentu. 1
Sulistyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), h. 227.
10
11
Pengolahan bahan pustaka terdiri atas kegiatan-kegiatan memproses atau mengolah bahan pustaka agar siap dipinjam untuk dibaca atau di dengar oleh masyarakat pemakai. Pengolahan bahan pustaka terdiri atas kegiatan-kegiatan : 1. Mengklasifikasi 2. Mengkatalog 3. Melakukan verifikasi data bibliografi 4. Menentukan tajuk subjek 5. Menentukan kata kunci 6. Mengalihkan data bibliografi 7. Menyunting data bibliografi 8. Mengolah data bibliografi 9. Membuat anotasi 10. Membuat kelengkapan pustaka 11. Menyusun daftar tambahan pustaka 12. Menyusun bibliografi, indeks, dan sejenisnya 13. Membuat kliping 14. Membuat sari karangan Dari semua kegiatan di atas, untuk pengolahan bahan pustaka kegiatan yang harus dilakukan sekurang-kurangnya adalah mengklasifikasi, mengkatalog, membuat kelengkapan pustaka dan menyusun daftar pustaka tambahan.2 Karena dalam pengolahan bahan pustaka ada beberapa prosedur yang harus dilakukan, diantaranya adalah :
2
Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyaraka, (Jakarta: sagung seto, 2002) h. 103.
12
1. Memahami isi buku terlebih dahulu, dengan cara melihat judul buku, daftar isi, kata pengantar/pendahuluan, atau membaca secara keseluruhan, 2. Menentukan subjek buku tersebut, 3. Penggunaan bagan klasifikasi DDC, 4. Pemilihan notasi kelas atau nomor kode yang tepat, 5. Memberi nomor kode pada buku yang bersangkutan, 6. Membuat kartu katalog. 3 Pengolahan yang terorganisasi dengan baik akan memberikan dampak yang baik untuk kegiatan penelusuran temu kembali, karena kegiatan pengolahan ini sangat berkaitan dengan kegiatan penelusuran yang dilakukan oleh pemakai. Pengolahan yang sederhana dan mudah membuat para pemakai yakin akan penelusuran yang dilakukan. Dalam melakukan kegiatan pengolahan dibutuhkan bantuan berupa peralatan pengolahan, diantaranya adalah : 1. Kebijakan pimpinan untuk pengolahan sebagai pegangan. Hal itu untuk menciptakan konsistensi dan dijadikan pegangan dan rujukan agar pada masa yang akan datang tidak mudah diubah. Oleh karena itu hal-hal yang bersifat prinsip harus ditetapkan dengan keputusan atau kebijakan pimpinan, termasuk dalam hal pengolahan itu, 2. Buku Dewey Decimal Classification (DDC) terdiri atas bagan klasifikasi, indeks relatif, dan tabel, 3. Pedoman katalogisasi yang diterbitkan oleh Perpusnas RI, 4. Pedoman tajuk subjek (Perpusnas RI), 5. Thesaurus (Thesaurus),
3
Bulletin Bina Pustaka, vol : - (1981) no. 27-32, h. 14.
13
6. Alat atau perlengkapan (supplies) seperti slip buku, label, slip tanggal kembali dan kartu katalog, 7. Plastik sampul, 8. Alat tulis kantor (ATK) secukupnya.4 B. Langkah – langkah pengolahan Pegolahan bahan pustaka terdiri atas kegiatan-kegiatan memproses atau mengolah bahan pustaka agar siap dipinjam untuk dibaca atau didengar oleh masyarakat pemakai. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengolah bahan pustaka adalah sebagai berikut: 1. Inventarisasi Tahap pertama dari kegiatan pengolahan koleksi buku adalah mendaftar koleksi yang baru datang. Tahap mendaftar koleksi biasa dikenal dengan istilah inventarisasi. Inventarisasi adalah kegiatan : a. Mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk, b. Memberi nomor induk atau inventaris setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan, c. Majalah lepas dicatat dalam kartu majalah agar mudah diketahui volume dan nomor edisi yang diterima, d. Majalah yang dijilid diperlakukan sebagai buku, e. Memberi cap atau stempel milik pada setiap buku, pada halaman tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.5 Tahap inventarisasi memerlukan basis data inventaris, yang semula dikenal dengan nama buku induk atau buku inventaris. Basis data 4 5
Op.,cit, h.102 Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan, h. 81.
14
inventaris dapat dikatakan sebagai kumpulan catatan dalam bentuk matriks, mengenai identitas setiap buku yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan, yang pada umumnya mencatat hal-hal sebagai berikut : a. Tanggal pemesanan, b. Tanggal penerimaan, c. Tanggal pembayaran, d. Tanggal inventaris, e. Nomor inventaris, f. Judul, g. Pengarang, h. Edisi, i. Kota terbit, j. Penerbit, k. Tahun terbit, l. Jumlah (dibagi dua kolom untuk eksemplar dan judul), m. Bahasa (dibagi dua kolom untuk Indonesia dan asing), n. Sumber (hadiah, sumbangan, atau pembelian), o. Harga satuan (kalau sumber pembelian), p. Keterangan (digunakan apabila diperlukan). Sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut : a.
Pemberian cap perpustakaan Cap perpustakaan adalah stempel atau cap yang diberikan untuk mengetahui identitas yang menunjukkan bahwa koleksi tersebut milik
15
perpustakaan dan menghindarkan orang mengambil. Cap itu biasanya dibubuhkan pada tiga tempat (1) halaman di belakang judul, (2) di bagian tengah pada halaman tertentu yang dilakukan secara konsisten, dan pada bagian terakhir isi. Cap tersebut hendaknya tidak menggangu atau menutupi teks. b. Pemberian cap inventaris Cap inventaris adalah cap yang mencantumkan keterangan tentang nama instansi, nomor kelas, nomor induk, tahun diterima, dan sumber pengadaan. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman judul atau halaman akhir buku. c. Pemberian nomor registrasi atau nomor inventaris Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka atau campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukan identitas setiap koleksi perpustakaan. Nomor inventaris dapat dibuat untuk mencerminkan status asal koleksi yaitu berupa pembelian atau hadiah. Pemberian nomor inventaris sebaiknya secara berkelanjutan dan setiap koleksi hanya mempunyai satu nomor inventaris. Pemberian nomor inventaris dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan setiap perpustakaan.6 Manfaat data dari buku inventaris dapat digunakan untuk pembuatan laporan statistik. Data tersebut antara lain adalah : a. Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, b. Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya,
6
F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan,(Jakarta: segung seto, 2002) h. 38.
16
c. Jumlah eksemplar yang berbahasa Indonesia dan asing, d. Jumlah buku referensi, fiksi, dan lain-lain, e. Jumlah anggaran yang dikeluarkan.7 2. Katalogisasi Katalogisasi adalah Kegiatan atau proses pembuatan wakil ringkas dari bahan pustaka atau dokumen (buku, majalah, CD-ROM, mikrofilm, dll.). Istilah ini kadang-kadang juga meliputi klasifikasi bahan pustaka dan secara umum penyiapan bahan pustaka untuk digunakan pemakai.8 Pengolahan bahan pustaka atau katalogisasi adalah proses penelaahan dan pengolahan keterangan dan hal-hal penting dari bahan pustaka menjaadi catalog .9 Dalam pembuatan katalog kegiatannya dibagi menjadi dua macam, yaitu katalogisasi deskriptif (descriptive cataloging) dan katalogisasi subyek (subjective cataloging). Katalogiasasi deskriptif adalah kegiatan pembuatan katalog yang mencatat data bibliografi bahan koleksi perpustakaan yang merupakan identitas dari koleksi itu. Katalogisasi deskriptif pun terbagi dua yaitu pencatatan data deskripsi bibliografi dan penentuan tajuk-tajuk. Selain itu penciptaan suatu sistem katalog yang relatif lebih membantu memerlukan pula pembuatan penunjukan dan penunjukan silang. Misalnya penunjukan
7
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan, h. 85. Rusina sjahrial, Pedoman penyelenggaraan perpustakaan, (Jakarta: Djembatan, 2000),h. 40 9 Muh. Kalilani eryono. Buku materi pokok pengolahan bahan pustaka. (Jakarta: Unversitas terbuka, 1999), h. 3 8
17
dengan kata-kata lihat membimbing pengguna sistem katalog dari kata atau istilah yang tidak digunakan ke kata atau istilah yang digunakan a. Deskripsi Bibliografi Deskripsi buku yang menjadi dasar pembuatan deskripsi adalah halaman judul.10 Dalam satu deskripsi dicatat data-data bibliografi yang menurut AACR 2 ada 8 daerah. Masing-masing daerah kadang-kadang memiliki satu atau lebih unsur deskripsi. Misalnya pada daerah judul dan pernyataan kepengarangan mungkin saja ada beberapa unsur sebagai berikut : 1. Judul biasa 2. Judul paralel 3. Keterangan judul yang lain (anak judul) 4. Pernyataan kepengarangan yang pertama 5. Pernyataan kepengarangan kedua dan seterusnya, termasuk penerjemah, ilustrator, editor dan lain-lain Untuk mengenal suatu buku hendaknya diberi identitas yang cukup lengkap yang menurut AACR dibagi atas daerah-daerah (area) deskripsi sebagai berikut a. Daerah judul dan pernyataan penanggung jawab Judul biasa Judul paralel Judul lain atau informasi judul lain atau anak judul Keterangan ke pengarangan pertama
10
Ibid., h. 97.
18
Keterangan ke pengarangan ke dua dan / atau yang berikutnya b. Daerah edisi Keterangan edisi Keterangan ke pengarangan pertama Keterangan ke pengarangan kedua atau yang berikutnya c. Daerah rincian khusus material d. Daerah publikasi dan distribusi (Impresum) Tempat terbit pertama Tempat terbit kedua dan selanjutnya Penerbit Penerbit kedua dan selanjutnya Tahun terbit e. Daerah deskripsi fisik (Kolasi) Jumlah halaman/jumlah jilid Keterangan ilustrasi Ukuran Bahan
yang
diikutsertakan
(deskripsi
diikutsertakan) f. Daerah seri (Keterangan seri Keterangan sub-seri Penomoran dari seri atau sub-seri ISSN) g. Daerah catatan Catatan
dari
bahan
yang
19
Keterangan tentang catatan h. Daerah nomor standar dan istilah yang menunjukkan syarat kepemilikan kopinya yang lain (harga khusus dan lain-lain). ISBN Jilidan Harga 11 Katalogisasi dibagi menjadi tiga macam, yaitu: a. Katalogisasi sederhana, adalah kegiatan katalogisasi yang hanya mencantumkan informasi data bibliografis, tingkat (level) 1 berdasarkan Anglo American Cataloging Rules (AACR) II yaitu: Judul asli, pengarang, edisi, penerbit, tempat terbit dan nomor standar seperti International Standard Book Number (ISBN). b. Katalogisasi kompleks, adalah kegiatan katalogisasi yang mencantumkan informasi data bibliografis tingkat 1 ditambah anatara lain judul paralel, judul-judul seri, judul penerjemah, dan pengarang tambahan. c. Katalogisasi salinan adalah kegiatan menyalin data bibliografi bahan pustaka dari sumber bibliografi lain dengan atau tanpa menambah informasi yang diperlukan.12. Katalog merupakan daftar dokumen yang dimiliki unit informasi serta disusun menurut tata urutan tertentu, misalnya menurut pengarang,
11
Rizal saiful Haq, Deskripsi bibliografi buku dan serial (Jakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab, t.t.) h. 18 12 Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan : suatu pendekatan praktik (Jakarta: Sagung Seto, 2006), h. 183.
20
subyek, nama, geografis, maupun judul. Katalog menunjukkan lokasi sebuah dokumen; hal demikian tidak diberikan dalam bibliografi. Jadi, dokumen yang diterima oleh sebuah unit informasi harus dicatat dalam katalog. Apabila bahan pustaka yang tersimpan dalam perpustakaan tidak memakai katalog sebagai alat atau media temu balik, maka akan sulit bagi siapapun untuk menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan secara cepat, tepat, dan akurat. Lebih-lebih jika koleksi perpustakaan tersebut dalam jumlah yang amat besar. Agar tidak merepotkan di kemudian hari maka setiap perpustakaan, sekalipun baru memiliki koleksi dalam jumlah kecil tetap harus dibuatkan katalognya, sebab koleksi yang kecil lama-lama akan menjadi besar. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa tujuan utama katalog perpustakaan ialah membantu pemakai perpustakaan memperoleh dokumen seefisien mungkin.13 Adapun katalog perpustakaan mempunyai bentuk fisik yang bermacam-macam, yaitu sebagai berikut: a. Katalog buku (Printed Catalog) Katalog dalam bentuk buku merupakan katalog perpustakaan yang sudah lama dikenal masyarakat. Bentuknya seperti buku yang terdiri atas sejumlah halaman yang masing-masing halamannya dapat memuat datadata katalog yang dicetak dengan mesin cetak atau dengan mesin yang
13
Yaya Suhendar, pedoman katalogisasi: cara mudah membuat katalog perpustakaan (Jakarta: Kencana prenada, 2005), h. 2-3
21
lainnya. Kalau sekarang katalog buku hampir sama dengan kamus yang banyak kita kenal. Keuntungan katalog buku diantaranya dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan, serta dapat diletakkan pada berbagai tempat. Sedangkan kerugiannya ialah setiap kali perpustakaan mendapatkan bahan pustaka yang baru tidak bisa dimasukkan kedalam data-data yang telah tercetak pada katalog sebelumnya. Hal ini biasanya diatasi dengan membuat suplemen katalog, namun cara ini tidak bisa mengejar pertumbuhan buku. Oleh karena itulah, katalog perpustakaan dalam bentuk buku sudah jarang kita temukann pada perpustakaan-perpustakaan. b. Katalog berkas (Sheaf Catalog) Katalog berkas merupakan perkembangan lebih lanjut dari katalog buku. Bentuk katalog berkas yaitu berupa lembaran lepas dari kertas atau kartu ukuran 7,5 x 12,5 cm atau 10 x 15 cm. Masing-masing lembar berisi data-data katalog. Untuk menyatukan lembaran-lembaran lepas tersebut diberi lubang kemudian diikat menjadi satu. Atau tidak jarang juga disatuan dengan penjepit khusus. Untuk menguatkan katalog berkas biasanya pada bagain depan dan belakang dilindungi dengan karton tebal. Setiap lembar katalog berkas memuat satu data, masing-masng berisi 500 hingga 600 lembar. Berkas yang sudah terjepit/terjild kemudian disusun menurut nomor kelas. Keuntungan dari katalog berkas diantaranya praktis, pemakai tidak perlu berdasarkan bila ingin menggunakan katalog, karena masing-masing
22
pemakai cukup mengambil berkas yang diperlukannya. Kerugiankerugiannya ialah penyisipan data katalog baru memerlukan kerja keras karena harus membuka penjepit atau jilid c. Katalog kartu (card catalog) Katalog dalam bentuk kartu merupakan perkembangan lebih lanjut dari katalog berkas. Katalog ini dibuat dalam bentuk kartu berukuran 7,5x12,5 cm. Dengan ketebalan 0,025 cm (kurang lebih sama tebalnya dengan karton manila). Setiap kartu berisi satu data katalog. Keuntungan menggunakan katalog kartu dintaranya bersifat praktis, penambahan data katalog tidak mengalami kesulitan karena katalog baru tinggal menyisipkannya saja pada susunan katalog yang sudah ada sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. Kerugiannya ialah pemakai harus entri dalammenggunakannya kartu katalog disimpan pada suatu tempat (laci katalog) dan setiap kartu hanya memuat satu data katalog saja.14 d. Katalog online (OPAC) Katalog online ialah katalog yang terpasang pada komputer biasanya dihubungkan dengan sistem jaringan baik jaringan lokal (LAN) ataupun jaringan dalam skala yang luas (WAN). Katalog online juga disebut dengan On-line Public Access Catalogue (OPAC). Katalog online dikembangkan sebagai bagian dari otomasi perpustakaan. Pada umumnya katalog online tetap memuat informasi penting yang ada dalam sebuah 14
Ibid., h, 4-6.
23
dokumen seperti pengarang, judul dokumen, kota terbit, dan penerbit, serta informasi fisik tentang dokumen, dan lokasi penempatan dokumen. Katalog online banyak digunakan pada berbagai perpustakaan karena mempunyai banyak keuntungan, di antaranya adalah sebagai berikut : 2) Penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. 3) Penelusuran dapat dilakukan secara bersama-sama tanpa saling mengganggu. 4) Penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai pendekatan sekaligus, misalnya lewat judul, pengarang, subjek, tahun terbit, penerbit dan sebagainya, yaitu dengan memanfaatkan penelusuran Boolean Logic. 5) Rekaman bibliografi yang dimasukkan ke dalam entri katalog tidak terbatas. 6) Penelusuran dapat dilakukan dari beberapa tempat tanpa harus mengunjungi perpustakaan, yaitu dengan menggunakan sistem jaringan LAN (Local Area Network) atau WAN (Wide Area Network)15 b. Katalogisasi subyek Dalam katalogisasi subyek yang menjadi sasaran adalah penentuan entri subyek sebuah buku baik berupa subyek verbal maupun notasi
15
M. Amin Abdullah, Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi (Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab, 2007), h, 137.
24
klasifikasi, dan hasilnya di cantumkan dalam catalog. Klasifikasi adalah deskripsi isi untuk menentukan subyek utama sebuah dokumen serta satu atau dua subyek sekunder serta mengungkapkannya dalam istilah yang paling tepat dalam bahasa dokumenter yang digunakan. Bentuk lazim klasifikasi biasanya menuangkan deskripsi isi dalam bentuk angka. Adapun katalogisasi subjek adalah proses pembuatan catalog yang berkaitan dengan subyek/isi pustaka, dan akan selalu berhubungan dengan istilah subyek. 16 Dalam perkembangannya, sistem klasifikasi subjek ada yang menggunakan notasi atau tanda berupa huruf dan ada juga yang menggunakan angka. Berikut ini akan di uraian beberapa sistem klasifikasi yang telah digunakan oleh perpustakaan di seluruh dunia. Sistem Klasifikasi Perpustakaan Kongres / Library of Congress System (LC) merupakan
sistem
klasifikasi
yang
menggunakan
tanda
huruf.
Perpustakaan Library of Congress didirkan tahun 1800, tetapi bagan klasifikasi LC secara rinci baru diperkenalkan antara tahun 1899-1920 oleh Herbert Putnam, pustakawan pada Perpustakaan LC tahun 18991939. LC dikembangkan khusus untuk perpustakaan Library of Congress yang mempunyai koleksi sangat besar. LC juga membagi ilmu pengetahuan dalam beberapa kelompok atau kelas, hanya saja sandi atau kode yang digunakan bukan angka, melainkan huruf abjad. Notasi atau tanda huruf yang digunakan di dalam sistem itu17
16 17
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan, h. 103. Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 93.
25
No
Subyek
LC
DDC
UDC
1
Karya Umum dan Poligrafi
A
000
0
2
Filsafat dan Agama
B
100 dan 200
1 dan 2
3
Sejarah
4
Genealogi
E-F
5
Sejarah Amerika
G
6
Geografi, Antropologi
H
300
3
7
Ilmu Sosial
J
8
Ilmu Politik
K
9
Hukum
L
10
Pendidikan
M
11
Musik
N
12
Seni
P
400 dan 800
8
13
Bahasa dan Sastra
Q
500
5
14
Ilmu Pengetahuan atau ilmu murni
R
15
Kedokteran
S
16
Pertanian
T
600
6
17
Teknologi
U
18
Ilmu Kemiliteran
V
19
Ilmu Kelautan
Z18
20
Bibliografi dan Ilmu Perpustakaan
700
7
21
Kesenian, hiburan dan olahraga
90019
920
18
(kecuali
Amerika), C-O
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 93. 19 Towa P. Hamakonda dan J.N.B. Tairas, Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey (Jakarta: Gunung Mulia, 2006), h. 4.
26
Sejarah dan geografi Tabel 1 Tabel DDC, UDC dan LC Dalam UDC terdapat tabel tambahan yang didukung oleh satu seri simbol kombinasi dan singkatan seperti berikut :
Simbol +
/
Dibaca Tambah
Tabel Tambahan UDC Untuk Menyatakan
Contoh
Dokumen membahas
622+699 (pertambangan
dua topik
dan metalurgi)
Sampai dengan Penggabungan
335/359 (ilmu kemiliteran;
beberapa kelas
angkatan darat, laut, udara)
setahap :
Kolon
Hubungan antar
31 : 63 (statistik pertanian)
subjek =
Sama dengan
Subdivisi bahasa
=20 (dalam bahasa Inggris)
(0)
Nol dalam
Subdivisi bentuk
(03) (kamus, ensiklopedi)
kurung (1/9)
Kurung
Subdivisi tempat
(100) (internasional)
““
Tanda petik
Subdivisi waktu
“32” (musim)
(=0/9)
Sama dengan
Subdivisi bangsa
(=081) (orang primitif)
dalam kurung A/Z
A s.d. Z
Orang
820 Shaw (karya Shaw)
.00
Titik nol ganda
Sudut pandangan
.001 (pandangan teoritis;
20
F. Rahayuningsih, pengelolaan perpustakaan (Yogyakarta, Graha Ilmu, 2007), h. 50
27
program, rencana penelitian -0
-
Garis
Menyatakan sifat
penghubung
perorangan
Garis
Analisis khusus
-53.2 (anak-anak)
621.789-982 (pembungkusan vakum)21
penghubung Tabel II Tabel tambahan UDC
Sistem klasifikasi yang paling banyak digunakan perpustakaan adalah Dewey Decimal Classification (DDC). DDC diciptakan oleh Melvil Dewey pada tahun 1873 dan pertama kali diterbitkan pada tahun 1876. DDC membagi ilmu pengetahuan ke dalam 10 kelas utama, kemudian masing-masing kelas utama dibagi menjadi 10 divisi, dan selanjutnya masing-masing divisi dibagi lagi menjadi 10 seksi, sehingga dengan demikian DDC terdiri dari 10 kelas utama, 100 divisi dan 1000 seksi. Meskipun demikian, DDC masih memungkinkan diadakannya pembagian lebih lanjut daripada seksi menjadi sub-seksi, dari sub-seksi menjadi sub sub-seksi, dan seterusnya. Notasi atau tanda huruf yang digunakan di dalam sistem DDC. Dewey mempunyai alasan mengapa DDC dibagi menjadi 10 kelas utama dengan dimulai dari karya umum dan diakhiri dengan sejarah, alasannya yaitu karena antara bagian atau golongan 1 dengan golongangolongan berikutnya selalu ada hubungannya sampai pada akhir dari
21
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 93.
28
penggolongan itu.22 Di dalam klasifikasi DDC yang telah membagi kelas utama, divisi, dan seksi masih diperlukan tabel pembantu. Tabel pembantu berbentuk serangkaian notasi khusus yang digunakan untuk menyatakan aspek-aspek tertentu yang selalu terdapat dalam beberapa subjek yang berbeda. Tabel pembantu yang dipergunakan sebanyak 6 tabel pembantu, yaitu : 1. Tabel subdivisi standar (T1) 2. Tabel wilayah (T2) 3. Tabel subdivisi kesusastraan (T3) 4. Tabel subdivisi bahasa (T4) 5. Tabel ras, bangsa, kelompok etnis (T5) 6. Tabel bahasa-bahasa23 Sistem klasifikasi akan sangat membantu, baik bagi petugas dalam menyusun koleksi, maupun bagi pemakai, agar dapat dengan mudah mencari dan menemukan apa yang mereka perlukan, sehingga akan menghemat waktu dan tenaga.
22
Noerhayati Soedibyo, Pengelolaan perpustakaan jilid 2 (Bandung: Alumni, 1988), h. 163. Towa P. Hamakonda dan J.N.B. Tairas, Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey (Jakarta: Gunung Mulia, 2006), h. 3.
23
29
12.5 cm 10
Tanda Buku
1
Nama pengarang 2 Judul: Judul tambahan, atau judul alternatife, 3 pernyataan pengarang. 4 Edisi. 5 tempat terbit, penerbit, tahun terbit, 6 Jumlah halaman/Jilid. Ilus. Format buku. 7 (nama dan nomor seri)
7,5 cm 8 9
keterangan lain: setiap keterangan simulai baris baru. penjelasan
O
Gambar 1 Contoh entri kartu utama
Keterangan: 1 Nama pengarang: pengarang atau badan yang bertanggung jawab atas isi buku. Bagian ini disebut entri utama atau tajuk utama. 2
Judul: judul sebagai tertera pada halaman judul buku, diikuti judul bawahan, judul tambahan atau judul alternatife.
3
Pernyataan pengarang: sesudah judul disusul dengan nama pengarang. Jika buku ditulis oleh lebih dari satu pengarang, nama pengarang pertama diikuti nama pengarang kedua dan ketiga. Disini juga tempatnya menyebutkan ilustrator, penerjamah, penyadur dan sebagainya.
4
edisi: disini disebutkan edisi buku yang merupakan cetakan yang diperbarui.
5
Impresum: memuat tempat kedudukan penerbit yang utama, tempat penerbit dan tahun penerbit.
6
Kolasi: jumlah halaman atau jumlah jilid, keterangan adanya ilustrasi, ukuran buku, halaman buku tambahan dan sebagainya.
30
7
Keterangan seri: kalau buku merupakan bagian tertentu dari suatu seri, disebut nama seri dan nomor seri itu.
8
keterangan lain: keterangan adanya bibliografi, keterangan tentang isi buku yang perlu diketahui pembaca atau hubungan buku ini dengan buku lain.
9
Penjelasan: dicantumkan semua entri tambahan dimana kartu ditempatkan
10
Tanda buku: menunjukkan tempat buku dalam perpustakaan 3. Kelengkapan pustaka kelengkapan pustaka adalah kegiatan menyiapkan dan membuat kelengkapan pustaka agar pustaka itu siap dipakai, mudah dipergunakan, dan untuk memelihara agar koleksi tetap dalam keadaan baik. Kegiatan itu antara lain : a. Pembuatan label buku Pembuatan label buku memuat keterangan nomor notasi yang berisi nomor panggil atau kode klasifikasi, tiga huruf pertama pengarang, dan satu huruf pertama judul buku. Label itu ditempelkan pada punggung buku kira-kira 3 cm dari bawah. Label ini berguna sebagai petunjuk penyusun urutan penataan koleksi di rak dan untuk memudahkan pencarian koleksi kembali. b. Slip dan kantong buku Slip dan kantong buku memuat sebagian data yang diambil dari deskripsi katalog yang diringkas seperti nomor kelas atau notasi, tiga huruf pengarang, satu huruf pertama judul. Slip dan kantong buku ini ditempelkan pada bagian depan atau belakang buku (sesuai dengan kebijakan perpustakaan)
31
c. Slip tanggal kembali Tempatnya berdekatan dengan slip dan kantong buku. Gunanya untuk membubuhkan cap tanggal pengembalian. Pada saat buku dipinjam, maka slip di cap, slip buku diambil dari kantong buku dan dimasukkan dalam kantong peminjaman yang dibawa oleh anggota kemudian disimpan atau dijajarkan pada jajaran peminjaman di meja petugas. d. Kartu katalog Sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan sebagai pedoman dan dijajarkan menurut sistem tertentu (abjad/kamus, nomor kelas). Kartu katalog adalah wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu katalog dan koleksi harus sama. e. Sampul Untuk menjaga agar buku (koleksi) perpustakaan selalu dalam keadaan bersih, rapi, awet, dan tidak mudah rusak maka sebaiknya buku disampul plastik. 3. Penyusunan koleksi di rak Bahan pustaka selesai diproses dan kartu-kartu katalog di jajarkan menurut system tertentu. Kemudian bahan pustaka tersebtu harus segera disusun atau diatur pada rak buku untuk dilayankan kepada pemakai perpustakaan. Penyusunan buku di perpustakaan ada dua cara, yaitu: a.
Penempatan yang tetap (fix locations) artinya sekali ditempatkan seterusnya berada ditempat itu, jika ada penambahan koleksi akan ditaruh ditempat lain yang berdekatan dengan yang sudah ada.
32
b.
Penempatan relative atau tidak tetap (relative locations), artinya penempatan koleksi dapat berubah atau berpindah karena koleksi yang sama subjeknya harus terkumpul pada satu tempat, sehingga terpaksi menggeser atau pemindahan yang sudah ada. 24
C. Pengertian dokumen Istilah dokumentasi sudah dikenal sejak abad 16 di Inggris, hal itu terbukti dengan adanya berbagai tulisan yang menyebutkan documentation atau dokumentasi dalam bahasa Indonesia. Istilah dokumentasi ini baru dipopulerkan lagi pada tahun 1895 oleh Paul Otlet dan Henri La Fointaine, pengacara asal Belgia yang mendapat ilham dari konferensi internasional bibliografi di Brussel, yang mengatakan bahwa dokumentasi adalah pengawasan dan pencatatan terhadap semua buku yang terbit dari semua negara sepanjang masa. Menurut kamus besar bahasa Indonesia dokumentasi ialah 1 pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; 2 pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan-keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain).25 Menurut ensiklopedi nasional Indonesia dokumentasi ialah mencakup pekerjaan mengumpulkan, menyimpan, musyusun secara sistematis, mengolah, dan menyebarluaskan informasi tentang segala kegiatan manusia dalam segala macam bentuk dan bidang.26
24
25
Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan : suatu pendekatan praktik (Jakarta: Sagung Seto, 2006), h. 185.
Tim penyusun kamus pusat pembinaan dan pengembangan bahasa, Kamus besar bahasa Indonesia (Jakarta: balai pustaka,), h. 211 26 Ensiklopedi nasional Indonesia (Jakarta: Delta pamungkas, 2004), h.393.
33
Menurut saya dokumentasi sekumpulan bukti untuk mengolah dokumen yang dilakukan secara sistematis dalam bidang pengetahuan yang memuat bukti tercetak maupun tidak tercetak tertulis maupun tidak tertulis. Atau memuat mengenai suatu laporan suatu riset buku, maupun gambar-gambar yang dilakukan selektif hingga dapat bermanfaat bagi kepentingan masyarakat atau kemanusiaan dengan sebagai bukti. Dan tujuan dari dokumentasi menurut Sulistyo Basuki adalah kegiatan yang menyeleggarakan kegiatan dokumenter, dalam arti memilih dari informasi massa yang dibawa oleh berbagai wahana dan butir pengetahuan yang diperlukan, mengusahakan
agar informasi
tersebut
tersedia bagi
siapa saja
yang
memerlukannya, serta mengusahakan agar dokumen yang tersedia tetap utuh namun mutakhir. Dan kegiatan pendokumentasian ini tidak hanya berkaitan dengan menyimpan sejumlah dokumen menurut tata urutan yang logis, melainkan juga mencakup memori, ide pemilihan dan pengelompokkan konsep yang menghasilkan sintesis data. Dokumentasi harus memilah, menilai, menganalisis, menerjemahkan, dan menemubalikkan material yang mampu memenuhi kebutuhan yang selalu berubahdan berbeda antara satu bidang lain, sesuai dengan pengetahuan yang terus berkembang berbagai jenis pemakai, serta tujuan yang berlainan, apapun yang dituju informasi yang diberikan haruslah handal, dapat dipercaya, mutakhir dan tersedia.27 D. Sumber dokumen Sumber dokumen dapat dikelompokkan dalam tiga kategori, yaitu:
27
Sulistyo-Basuki, Teknik dan jasa dokumentasi, (Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1992), h. 4
34
1. Dokumen-dokumen yang bersumber dari aktivitas pemerintah, contoh; Undang-undang, peraturan pemerintah, dan sebagainya. 2. Dokumen-dokumen yang bersumber pada aktivitas-aktivitas halayak ramai, contoh; dokumen kebudayaan, dokumen kepartaian. 3. Dokumen-dokumen yang bersumber pada dunia pers, contoh; pengetahuan yang diperoleh dari surat kabar. Sumbernya dokumen dibagi empat golongan yaitu: 1. Dokumen pribadi adalah dokumen yang berasal dari perseorangan baik yang tercetak, gambar, ataupun benda-benda yang mempunyai arti penting bagi kepentingan pemiliknya. 2. dokumen
niaga
adalah
dokumen
yang
berhubungan
dengan
perdagangan/pemasaran hasil produksi dalam kurun waktun tertentu sehingga sewaktu-waktu dapat dipergunakan lagi sebagai tanda bukti yang obyektif, baik berupa bahan tertulis, tertulis atau benda-benda. 3. dokumen pemerintah adalah
surat tentang kebijakan-kebijakan dan
keputusan-keputusan serta peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah
dan
mempunyai
arti
penting
dalam
berlangsungnya
pemeritahan. 4. dokumen sejarah adalah dokumen/surat-surat penting yang berhubungan dengan riwayat perkembangan suatu negara dari zaman perjuangan manusia samapai merdeka atau samapai sekarang yang muncul dari perjalanan 28 E. Jenis-jenis dokumen
28
Juhana S M, Dokumentasi dan perpustakaan, ( Bandung : Armico, 1992), h. 27
35
Ciri dokumen dapat digolongkan ke dalam 2 kelompok besar yaitu kelompok berdasarkan ciri fisiknya dan kelompok berdasarkan ciri intelektualnya. Ciri fisik mencangkup tinggi, berat, tata letak, proses pembuatan, frekuensi waktu dan sejenisnya. Ciri intelektual menggunakan kriteria seperti tujuan dokumen, isi, subyek, jenis kepengarangan, sumber, metode penyebaran, keaslian karya, dan lain-lain. Karakteristik sebuah dokumen berpengaruh terhadap cara mengolahnya, berat, tinggi, kemasan (hardness), usia, status pengawetan, kelengkapan dokumen, dan jumlah merupakan faktor yang mempengaruhi pemilihan dan pendayagunaan dokumen. Sifat dokumen antara dokumen tekstual dengan dokumen nontekstual. Dokumen tekstual menyajikan isi seluruhnya atau pada hakekatnya dalam bentuk teks tertulis untuk kemudian dibaca oleh si pemakai. Dokumen tekstual mencakup buku, majalah, kartu, dokumen administratif, dokumen hukum, katalog, terbitan niaga, paten dan sebagainya. Dokumen non tekstual berisi teks tertulis, namun bagian paling penting adalah informasi yang disajikan dalam bentuk lain. Informasi yang disajikan dalam bentuk lain itu dimaksudkan untuk dilihat, didengar, atau dimanipulasi. Dan dokumen non tekstual terbagi atas: Dokumen ikonik berupa citra peta, atlas, cetak biru yang merupakan gambar atau denah dalam kertas berwarna biru, grafik, poster. Dokumen suara berupa rekaman suara “tape”, piringan hitam dan kaset. Dokumen audio visual berupa gabungan antara citra dengan suara termasuk didalamnya adalah film, pertunjukkan slaid, pita vidio, dan disk vidio. Dokumen bersifat material seperti
36
objek, sampel, karya artistik, monumen, buku braillie, dan mainan pengajaran. Dokumen campuran merupakan dokumen yang menggabungkan dokumen tekstual dan non tekstual menjadi satu dalam membahas sebuah subjek, misalnya buku dan kaset. Dokumen magnetik untuk pengolahan komputer, misalnya program yang memungkinkan melaksanakan tugas kalkulasi, pemilihan, simulasi, dan pengolahan serta berkas file29 F. Penyimpanan dokumen Penyimpanan dokumen pada unit dokumentasi dibagi tiga jenis yaitu: penyimpanan dokumen fisik asli, penyimpanan dokumen pengganti/tiruan, dan penyimpanan informasi yang terdapat dalam dokumen itu sendiri tanpa penyimpanan dokumen. 1. Penyimpanan dokumen fisik asli Yang berarti fisik dokumen itu sendiri yang disimpan misalnya bila dokumen itu berupa lembaran kertas maka akan tersimpan kertasdan kalau buku akan tersimpan dalam buku-buku. 2. Penyimpanan dokumen pengganti/tiruan Yang berarti yang disimpan adalah slide atau film dokumen bukan fisik dokumennya. 3. Penyimpanan informasi yang terdapat dalam dokumen Yang berarti bahwa yang disimpan adalah informasinya saja. Informasi tersebut menyimpan informasi dalam disket komputer berupa suara atau gambar dengan menggunakan alat elektronik.
29
Ibid, h. 38
37
Penyimpanan
dan
penataan
dokumen
fisik
menggunakan
sistem
kearsipan/filling, artinya penyimpanan surat dengan sistem penataan tertentu melalui prosedur sistematika sehingga sewaktu-waktu dapat ditemukan secara cepat dan tepat. Sistem pengarsipan/filing terdiri dari 5 bagian, yaitu: 1. Filing sistem abjad 2. Filing sistem subyek 3. Filing sistem nomor 4. Filing sistem wilayah 5. Filing sistem tanggal 30 Pada dasarnya dikenal dua bentuk penyimpanan dokumen yaitu (a) dokumen disimpan dalam bentuk aslinya, serta (b) dokumen disimpan tidak dalam bentuk aslinya melainkan diperkecil dalam bentuk mikro baik berupa fotocopy dalam bentuk lebih kecil atau microcard atau microfilm atau microfis. Semua dokumen (b) direproduksi dalam bentuk yang lebih kecil, reproduksi ini akan lebih menghemat ruang, dan berat dokumen akan jauh lebih ringan dari pada bentuk aslinya. Namun kerugian dari bentuk ini adalah diperlukan alat bantuk untuk membacanya, pengaturan suhu ruang yang cocok, perlengkapan yang tepat karena semua reproduksi dalam bentuk mikro banyak digunakan untuk dokumen berupa surat kabar, peta , dan bahan arsip. Pemilihan sistem penjajaran tergantung pada sifat dokumen, sering tidaknya dokumen digunakan, keperluan pemakai, serta tempat dan perlengkapan yang tersedia, disarankan agar unit dokumentasi tidak membeli dokumen yang 30
Juhana S M, Dokumentasi dan perpustakaan, ( Bandung : Armico, 1992), h. 88
38
memerlukan penyimpanan dan fasilitas pelestarian khusus sebelum unit dokumentasi mampu menggunakan fasilitas tersebut. Dan dilihat dari macamnya ada dua macam penjajaran yaitu penjajaran numerik dan sistematik. Pada penjajaran numerik, dokumen disusun menurut nomor urut penerimaan dokumen. Keuntungan penjajaran ini ialah sederhana, penerimaan dokumen tidak terbatas, serta menghemat tempat. Kelemahannya ialah pengarang dan subyek terpencar sehingga pemakai harus memeriksa katalog pengarang dan atau subjek untuk mengetahui letak dokumen atau untuk mengetahui subyek apa saja yang dimiliki unit informasi. Sedangakan pada penjajaran sistematik, dokumen disusun menurut isinya, disesuaikan dengan bagan klasifikasi. Dokumen yang terdapat pada setiap kelas kemudian dipilah lagi menurut abjad pengarang, keuntungan sistem ini ialah, mampu mengelompokkan dokumen menurut subjeknya serta pemakai dapat mengakses langsung ke rak. Kesulitan sistem ini ialah kesulitan penentuan subjek sebuah dokumen. Bila pengelompokan menurut subjek tidak tepat, informasi mengenai dokumen tersebut akan hilang. Kerugian lain ialah ruangan tidak dapat diatur secara efisien tergantung pada subjek yang ada bila terjadi perubahan subjek, keseluruhan koleksi harus ditata kembali. Namun apapun penjajaran yang dipilih, semua dokumen harus diberi nomor panggil, dan angka yang menunjukkan lokasi dokumen disimpan. 31 Simpan atau dokumen merupakan pekerjaan penataan, pemeliharaan, dan pendayagunaan dokumen sebaik mungkin. Koleksi dokumen merupakan investasi finansial serta intelektual untuk keperluan informasi, penelitian, karya sastra, serta
31
Sulistyo-Basuki, teknik dan jasa dokumentasi, (Jakarta: Gramedia pustaka utama, 1992), h. 37
39
keperluan lainnya. Semua itu penting bagi pengembangan serta penyebaran ilmu pengetahuan serta merupakan kekayaan nasional yang berharga. Oleh karena itu, simpanan dokumen harus dijaga. Bila dokumen hilang atau rusak maka hal tersebut berarti hilangnya salah satu bagian ilmu pengetahuan. Keadaan ini menjadi lebih parah bila dokumen yang hilang atau rusak tidak dapat diganti atau ditemukan kembali. Penempatan yang keliru juga dapat dianggap sebagai dokumen yang hilang karena tidak dapat ditemubalik.32 G. Pengertian perundang-undangan Istilah “perundang-undangan” mempunyai dua pengertian yang berbeda, yaitu: 1. perundang-undangan merupakan proses pembentukan/proses membentuk peraturan-peraturan negara, baik di tingkat pusat, maupun di tingkat daerah. 2. perundang-undangan adalah segala peraturan negara, yang merupakan hasil pembentukan peraturan-peraturan, baik di tingkat pusat maupun di tingkat daerah.33 Peraturan perundang-undangan ialah apa yang ada dalam bahasa Belanda disebut wetten in matereile zin atau padanannya di negara kita berujud dalam peraturan-peraturan negara berupa undang-undang kebawah34. Undang-undang adalah peraturan umum dan formal. Dibentuk oleh pemerintah dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat, undang-undang mengatur persoalan-persoalan pokok dalam rangka melaksanakan hukum dasar negara. PERPU adalah peraturan pemerintah pengganti undang-undang adalah 32
Ibid, h. 37-38 Maria farida, Ilmu perundang-undangan,(yogyakarta: kanisius, 1998). h, 3 34 Supardan modeong, Teknik perundang-undangan di Indonesia, (Jakarta, : perca, 2005). h,75 33
40
peraturan yang dibuat oleh pemerintah dalam keadaan memaksa. PP
adalah
perundang-undangan yang berisi aturan umum untuk melaksanakan undangundang atau PERPU. PERPRES adalah peraturan undang-undang yang berisi aturan umum. KEPRES
adalah peraturan yang bersifat khusus untuk
melaksanakan UUD 1945, TAP MPR, undang-undang atau Perpu, PP. INPRES adalah petunjuk-petunjuk dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat (pejabat) bawahannya.35 H. Lembaran lepas Salah satu dokumen yakni berupa dokumen tekstual yang berbentuk lembaran lepas, misalnya surat. Ada baiknya kita mengenal beberapa jenis surat yang sering digunakan di lingkup organisasi pemerintah maupun niaga Berdasarkan atas dasar isi dan asal surat : 1. Surat resmi atau surat dinas pemerintah a. Surat niaga b. Surat pribadi 2. Menurut maksud dan tujuan : a. Surat pemberitahuan b. Surat keputusan c. Surat perintah d. Surat permohonan e. Surat peringatan f. Surat penawaran dan sebagainya 3. Berdasarkan jaminan dan kemananan isinya: 35
Amiroeddin Syarif, Perundang-undangan: dasar, jenis dan teknik membuatannya (Jakarta: Bina aksara, 1982), h. 32
41
a. Surat sangat rahasia b. Surat rahasia c. Surat konfidensial d. Surat biasa 4. Atas dasar urgensi penyelesaiannya; a. Surat kilat khusus b. Surat amat segera c. Surat segera d. Surat biasa Sedangkan penggolongan jenis surat berdasarkan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan Dinas adalah sbb: 1. Atas dasar keaslian surat : a. Asli, maksudnya lembaran yang ditujukan kepada instansi sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju atau lembaran yang dinyatakan sebagai asli. b. Tembusan, yaitu tindasan atau carbon copy. c. Salinan atau turunan, yaitu lembaran hasil penggandaan. d. Petikan atau kutipan, yaitu lembaran yang berisi beberapa bagian yang diambil dari surat asli. 2. Atas dasar bobot informasinya : a. Surat penting b.
Surat biasa
3. Berdasarkan pengamanan informasi :
42
a. Sangat rahasia b. Rahasia c. Terbata d. Biasa 4. Berdasarkan penyampaian surat : a. Sangat segera 36
36
Dokumen tekstual lembaran lepas, artikel diakses http://kuliahilmuinformasidanperpustakaan. com/2009
pada
17
maret
2011,
dari
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN BADAN PEMBINAAN HUKUM NASIONAL
A. Sejarah Singkat perpustakaan Badan Pembinaan Hukum Nasional Pertama kali didirikan tanggal 30 Maret 1958 institusi ini bernama Lembaga Pembinaan Hukum Nasional (LPHN). sebagai badan khusus untuk melakukan pekerjaan pembinaan hukum nasional, peninjauan kembali perundang-undangan masa penjajahan secara sistematis yang dilandasi oleh cita-cita untuk mewujudkan Sistem Hukum Nasional. Perpustakaan yang terletak di jalan Mayjen Sutoyo, Cililitan, Jakarta Timur ini mulai aktif pada tahun 1975. Pendirian perpustakaan ini diawali dengan banyaknya informasi mengenai hukum seperti bahan dokumentasi hukum, peraturan perundang-undangan, yurisprudensi, dan bahan bidang hukum lainnya yang dibutuhkan oleh masyarakat dan pendirian perpustakaan ini diharapkan mampu memenuhi kebutuhan tersebut. Informasi tersebut kemudian dikumpulkan dan dikelola untuk memenuhi kebutuhan pengguna secara cepat dan optimal Secara struktural perpustakaan BPHN berada di bawah Pusat Jaringan Dokumentasi dan informasi hukum nasiomal. Jaringan Dokumentasi dan informasi hukum nasional merupakan sistem pendayagunaan bersama bahan dokumentasi hukum, peraturan perundang-undangan, bahan dokumentasi hukum lainnya secara terpadu, tertib, berkesinambungan dan merupakan sarana pemberian layanan informasi hukum terutama perundang-undangan secara cepat, tepat, dan akurat.
43
44
B. Visi dan Misi Sebagai sebuah organisasi, perpustakaan BPHN mempunyai visi dan misi yang dijadikan pedoman dalam melaksanakan kegiatan organisasinya. 1. Visi Terwujudnya sistem dan politik hukum nasional yang mantap dalam ragka tegaknya suremasi hukum dan hak asasi manusia. 2. Misi a. Menyusun perencanaan pembangunan hukum b. Melakukan pembinaan dan pengembangan hukum c. Meningkatkan dan memantapkan kesadaran hukum masyrakat d. Meningkatkan dan memantapkan jaringan dokumentasi dan informasi hukum1 C. Struktur Secara struktural, perpustakaan merupakan unit yang ada berada di bawah bidang jaringan dokumentasi. Sebagai pusatnya, jaringan dokumentasi berada di eselon 2, sementara perpustakaan yang hanya berupa unit berada di eselon 4. tingkat perbedaan struktur inilah yang dapat menyebabkan perbedaan terutama yang terkait kewenangan, sehingga pelaksanaan pemeliharaan dan penyimpanan koleksi belum dapat berjalan dengan maksimal. Untuk itu diperlukan pemahaman dan kerjasama yang baik antara semua pihak terkair sehingga dapat mewujudkan kegiatan pengelolaan dengan baik.
1
Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia RI, artikel diakses pada 25 februari 2011 dari http://bphn.go.id/index.php?action=info&info=main_visi
45
Badan Pembinaan Hukum Nasional
Sekertariat Badan
Pusat Penelitian dan Pengembangan Sistem Hukum Nasional
Pusat Perencanan Pembangunnan Hukum Nasional
Pusat Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional
Pusat Penyuluhan Hukum
Pusat dokumentasi dan informasi
Bidang publikasi hukum dan pelayanan teknis
Bidang pengolahan dan elektronik
Bidang jaringan dokumntasi informasi dan perpustaaann hukum
Subbidang penerbitan dan penyebarluasan hukum
Subbidang pengolahan pengembangan data base
Subbidang jaringan dokumentasi dan informasi hukum
Subbidang penyusunan program monitoring, dan pelayanan teknis
Subbidang pengembangan teknik pemrograman komputer dan jaringan elektronik
Subbidang pengolahan bahan informasi hukum
Subbidang Pemeliharaan data dan sarana teknologi informasi
Subbidang perpustakaan hukum
46
Kepala perpustakaan
Bagian pengolahan
Bagian pelayanan
Bagiaan publikasi
Bagian bendahara 2
D. SDM Penaganan perpustakaan khusus memerlukan seorang “ahli” dalam bidang / subyek yang ditangani. Hal ini akan mempermudah perpustakaan dalam memberikan apa yang menjadi tuntutan dan kebutuhan pemakainya. Untuk itu biasanya dalam perpustakaan khusus ini dibutuhkan seorang pustakawan yang mengerti dan paham akan bidang kerja/bidang yang ditangani oleh lembaga induknya. Sehingga kebutuhan akan “pustakawan khusus” adalah penting. Agar kegiatan perpustakaan berjalan dengan baik, selain diperlukan dana yang memadai untuk keberhasilan sebuah perpustakaan juga diperlukan sumber daya manusia yang mampu menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik. Pusdokinfo BPHN terdiri dari 20 orang staf yaitu : a. 1 Kepala perpustakaan Perpustakaan BPHN oleh bapak Imron Gunawan, SH., M.H. Peran kepala perpustakaan di BPHN adalah sebagia perantara antara setiap bagian seperti dalam
2
Departemen Hukum dan HAM Republik Indonesia. Jakarta, 2007
47
hal pengadaan bahan pustaka. Peran kepala perpustakaan salah satunya yaitu sebagai penyampai daftar judul yang akan di beli dari pustakawan kepada bendahara BPHN. b. 16 Staf bagian pengolahan Pada bagian pengolahan dalam perpustakaan BPHN ini terdapat 5 orang staf yang bertugas mengolah koleksi buku, 5 orang staf yang bertugas membuat kliping koran, 4 orang staf yang bertugas dalam pengolahan koleksi peraturan dan 2 orang staf yang bertugas dalam pengolahan majalah. c. 3 staf bagian pelayanan Pada bagian pelayanan, terdapat 3 orang staf yang memiliki spesifikasi tugas yang berbeda. 1 orang staf melayani pengguna dalam memenuhi kebutuhan akan buku, 1 orang staf melayani pengguna dalam memenuhi kebutuhan akan peraturan perundang-undangan dan 1 orang staf yang mempunyai tugas rangkap dalam memenuhi kebutuhan akan buku, peraturan perundang-undang maupun buku langka E. Koleksi Perpustakaan Koleksi yang ada di perpustakaan BPHN meliputi koleksi tercetak dan koleksi non cetak 1. Koleksi Tercetak Adapun jenis koleksi yang ada di perpustakaan Badan Pembinaan Hukum Nasional adalah: Buku, buku langka, tesis, karya ilmiah, majalah ilmiah (jurnal), surat kabar, kamus, kliping koran, ensiklopedi, CD ROM, yang ada hubungannya dengan hukum di indonesia maupun di luar negeri. a. Buku
48
Berdasarkan pangkalan data yang ada di perpustakan BPHN, koleksi sampai dengan bulan desember 2009 adalah sekitar 11.329 judul. Sistem klasifikasinya berpedoman pada UDC. Karena sebagian besar koleksi perpustakaan BPHN adalah koleksi bidang ilmu hukum, maka koleksi buku yang paling banyak adalah koleksi hukum yaitu pada kelas 34. b. Peraturan Kolekisi peraturan perundang-undang merupakan segala bentuk produk hukum yang dikeluarkan oleh lembaga yang berwenang mengeluarkannya tergantung jenis perundang-undangannya, misalnya undang-undang yang disahkan oleh Dewan Perwakilan Rakyat, Peraturan pemerintah oleh pemerintah, peraturan menteri oleh menteri, peraturan daerah oleh pemenritah daerah.3 Jumlah koleksi peraturan yang ada di perpustakaan BPHN adalah sekitar 9270 judul. Tempat penyimpanan koleksi peraturan dipisahkan dengan koleksi buku karena penerapan aturan untuk koleksi peraturan juga agak berbeda dengan koleksi buku meski sama-sama menggunakan skema klasifikasi UDC (Universal Decimal Classification) sebagai acuan untuk penentuan subjek. c. Majalah dan Jurnal Koleksi majalah yang ada di perpustakaan BPHN yaitu sekitar 20 judul. Majalah yang dilanggan oleh perpustakaan ini adalah khusus majalah-majalah yang berkaitan dengan hukum seperti : PPH New letter, berita mahkamah konstitusi, hukum dan HAM, majalah hukum nasional, mimbar hukum, dan 3
Sulistyo-basuki, Pengantar dokumentasi ( Bandung: Rekayasa sains, 2004), h. 37.
49
lain sebagainya. Pada awalnya majalah ini didapat dari hibah maupun melanggan, namun karena keterbatasan dana, majalah yang dilanggan dikurangi. Kedatangan majalah dicatat pada kartu induk majalah. Jurnal yang dilanggan juga berkaitan dengan kebutuhan perpustakaan tersebut yaitu informasi mengenai perkembangan hukum dan jurnal-jurnal hukum. d. Koran Setiap harinya, perpustakaan melanggan koran terbitan jakarta. Koran-koran yang dilanggan yaitu Republika, Suara Pembaharuan, Kompas, Koran Tempo, Suara Karya, Media Indonesia, dan Bisnis Indonesia. Setiap koran yang baru datang, sebagian ada yang ditaruh di rak koran sehingga pengguna dapat langsung membacanya, dan sebagian lagi diserahkan ke bagian pengolahan untuk dibuat kliping. Koran yang langsung ditaruh di rak koran merupakan koran yang terbit pada hari yang bersangkutan (terbitan terkini), sementara koran yang sudah lewat masa terbitnya di serahkan ke bagian pengolahan, di kliping di kertas kerja yang sudah terbitan dan disusun berdasarkan subjek yang telah ditentukan untuk kemudian menjadi artikel kliping yang akan dikeluarkan sewaktu-waktu ketika dibutuhkan. e. Buku Langka Buku langka yaitu buku yang sudah tua, langka, sulit untuk dijumpai dan jarang beredar di pasaran.
4
4
atau buku cetak yang memiliki makna khusus di
Ishvari Corea, “Encyclopaedia of Information and Library Science”, Vol. 8 (New Delhi: Akashdeep Publishing House, 1993), h. 2638.
50
luar isinya, buku langka jarang di dapat karena berbagai alasan yang tidak ada hubungannya dengan nilai pasar.5 Berdasarkan pangkalan data, jumlah koleksi buku langka yang ada di perpustakaan BPHN adalah sekitar 4.515 judul dengan berbagai subjek seperti hukum adat, hukum administrasi, hukum agraria, hukum dagang, hukum internasional, hukum islam, hukum perburuhan, hukum perdata, hukum tata negara. Terdapat juga jenis koleksi lain seperti himpunan peraturan, majalah hukum, umum (pidato, laporan pengacara), yuriprudensi (keputusan hakim, mahkamah agung). Semua itu merupaka hibah pada masa belanda berkuasa yang diperoleh dari mahkamah konsitusi dan sebagian yang beli. Buku-buku tersebut umumnya diterbitakan dari abad 16 sampai 19. Tempat penyimpanan buku langka ini juga dibedakan dengan koleksi buku pada umumnya, karena perawatan buku langka tentu saja berbeda dengan koleksi buku pada umumnya. Buku langka disimpan dilantai 5 gedung perpustakaan BPHN dengan satu orang staff yang melayani pengguna dengan kebutuhan buku langka ini, seringnya digunakan oleh para pengacara. 2. Koleksi Tak Tercetak Koleksi lain, selain koleksi tercetak adalah koleksi bukan buku seperti CD ROM yang merupakan hasil alih media dari koleksi-koleksi tercetak. Hal ini merupakan salah satu cara perpustakaan ini menjaga koleksi atau sebagai back-up dari koleksi perpustakaan tersebut. Koleksi-koleksi tercetak yang sudah di
5
Mary W. George, “The Elements of Library Research: What Every Student Needs to Know ( New Jersey: Pinceton University Press. 2008), h. 183.
51
alihmediakan ke dalam CD-ROM adalah koleksi peraturan. Penekanan alih media terhadap koleksi peraturan dimaksudkan karena peraturan merupakan hal penting yang harus di jaga karena berkaitan dengan keberlangsungan sebuah Negara. Peraturan digunakan sebagai dasar dalam melakukan kegiatan, dan peran perpustakaan BPHN menjadi sangat penting untuk menjaga keberadaannya agar tetap aman di tempat yang tepat. F. Gedung Perpustakaan Perpustakaan BPHN bertempat di Lokasi Pusat Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional berada di Gedung Hukum Nasional Lantai 2 Jl. Mayjen Sutoyo – Cililitan Jakarta Timur Perpustakaan terletak di lantai 2 gedung BPHN. Ruang pengolahan koleksi berada di lantai 3, sedangkan untuk ruang pelayanan berada di lantai 2. Selain itu, di lantai 3 juga ada satu ruangan yang berisi koleksi peraturan – peraturan. Dan untuk koleksi buku dan lainnya berada di lantai 2. Sementara untuk koleksi buku langka terletak di lantai 5 gedung BPHN. G. Keanggotaan Untuk peminjaman koleksi, setiap pengguna terlebih dulu menjadi anggota. Para anggota perpustakaan tidak terbatas pada orang-orang internal saja, tetapi meliputi para peneliti, praktisi hukum, dosen, birokrat pemerintah, masyarakat umum termasuk mahasiswa, dengan memenuhi persyaratan keanggotaan. Untuk kartu peminjaman bagi pegawai internal berwarna biru, sementara bagi masyarakay luar berwarna kuning. Orang-orang internal di BPHN otomatis menjadi anggota perpustakaan dan boleh meminjam koleksi perpustakaan. Namun untuk masyarakat
52
luar, persyaratan yang harus dipenuhi adalah dengan membawa foto berukuran 2x3 dua lembar dan surat keterangan dari instansi yang bersangkutan serta mengisi lembar keanggotaan. Anggota biasa (dalam hal ini masyarakat umum) tidak di izinkan untuk meminjam koleksi peraturan perundang-undangan dan hanya boleh baca ditempat atau dapat mengkopinya. Hal ini disebabkan terjadinya keterbatasan peraturan yang ada dan ketika dipinjamkan seringkali terjadi kehilangan.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini akan memaparkan tentang hasil observasi dan wawancara penulis dengan Petugas Perpustakaan bagian pengolahan. Observasi ini dilakukan kurang lebihnya selama 4 minggu yang diakhiri dengan wawancara terhadap Pustakawan yang bertugas pada bagian pengolahan koleksi. Pada bab 4 ini akan dijelaskan tentang hasil penelitian dan pembahasan mengenai Pengolahan Koleksi Khusus peraturan perundang-undangan di Perpustakaan BPHN Jakarta Timur yang diawali dengan observasi pada bagian pengolahan yang bertujuan untuk mengetahui proses kegiatan pengolahan koleksi umum. A. Pengolahan Setelah proses pengadaan bahan pustaka selesai yang dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengolahan bahan pustaka. Pengolahan bahan pustaka terdiri dari pengolahan koleksi umum dan pengolahan koleksi referensi. Koleksi umum adalah koleksi buku teks yang biasa dipinjamkan, dimana setiap babnya merupakan satu kesatuan yang saling berhubungan pokok dengan bahasannya. Sedangkan koleksi referensi adalah koleksi rujukan yang memberikan penjelasan tentang informasi tertentu atau secara tidak langsung dapat disebut juga sebagai petunjuk dalam mencari informasi. Kedua koleksi ini mempunyai
persamaan
dalam
kegiatan
pengolahan,
diantaranya
yaitu
inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi, kelengkapan pustaka dan penyusunan di rak. Sedangkan perbedaannya yaitu hanya pada penomoran kelas, untuk buku
53
54
diberikan nomor kelas tanpa tanda sedangkan untuk koleksi referensi diberikan nomor kelas dengan tanda berupa huruf ―R‖. Tanda ini untuk membedakan antara koleksi buku yang dapat dipinjam pemakai dan koleksi referensi yang tidak dapat dipinjam pemakai tetapi dapat digunakan di tempat khusus yang telah disediakan. Dalam pembahasan ini akan dibahas tentang pengolahan koleksi buku, peraturan, kliping koran. Berikut ini akan dibahas tentang langkah-langkah pengolahan koleksi peraturan perundang-undangan di Perpustakaan BPHN. 1. Inventarisasi Setelah pemeriksaan bahan pustaka dilakukan, maka tahapan selanjutnya dari kegiatan pengolahan di Perpustakaan BPHN adalah kegiatan inventarisasi. Kegiatan ini merupakan langkah awal dari kegiatan pengolahan bahan pustaka. Langkah awal dari kegiatan inventarisasi di Perpustakaan BPHN adalah : 1. Pemberian nomor Registrasi/inventaris Pemberian
nomor
registrasi/inventaris
diberikan
untuk
bahan
perundang-undangan yang baru datang, sebelum diolah lebih jauh yang pertama dilakukan dalam kegiatan inventaris yaitu pemberian nomor registrasi/inventaris dengan menginput data buku ke dalam buku induk. Penginputan data buku ini secara otomatis akan tersimpan dalam system dan system secara otomatis telah meyusun nomor registrasi/inventaris untuk buku yang baru di input. Kegiatan penginputan ini hanya mencatat hal-hal sebagai berikut : 1. Tanggal inventaris
55
2. Nomor urut 3. Bentuk peraturan 4. Tentang 5. Lembaran negara (LN), Tambahan Lembaran Negara (TLN) 6. Jumlah halaman 2. Pemberian Cap Perpustakaan Pemberian cap perpustakaan pada peraturan perundang-undangan di Perpustakaan BPHN diletakan pada 1 tempat, yaitu pada halaman di depan judul.
2. Pengelompokan Peraturan Perundang-undangan Setelah pemberian nomor registrasi/inventaris, cap perpustakaan. Kegiatan selanjutnya yaitu pengelompokan peraturan perundang-undangan. Berdasarkan UU No. 10 Tahun 2004 Pasal 7 ayat (1) jenis dan hirarki peraturan perundang-undangan adalah sebagai berikut : a.
UUD 1945
b.
Undang-undang (UU) / Peraturan Pusat (PERPU)
c.
Peraturan Pemerintah (PP)
d.
Peraturan Presiden (PERPRES
e.
Peraturan Daerah : i. Peraturan Daerah Provinsi ii. Peraturan Daerah Kabupaten/Kota iii. Peraturan Desa CATATAN :
56
Jenis peraturan perundang-undangan selain tersebut diatas, diakui keberadaannya dan mempunyai kekuatan hukum mengikat sepanjang diperintahkan oleh peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, seperti Peraturan Menteri, Peraturan Gubernur, Peraturan Bupati, Peraturan Walikota, dll. Jenis Instruksi dan Pengumuman Resmi yaitu : Keputusan, Instruksi, Pengumuman, Surat Edaran, Surat, Kawat, Memo produk dari Pemerintah Pusat maupun Daerah, Departemen dan Instansi bawahannya serta produk dari LPND. Jenis ini materinya bukan merupakan peraturan pelaksanaan dari peraturan yang lebih tinggi dan tidak mengatur umum. 3. Katalogisasi Setelah pemberian nomor registrasi/inventaris, cap perpustakaan, dan pengelompokkan peraturan perundang-undangan. Kegiatan selanjutnya yaitu katalogisasi. Katalogisasi merupakan kegiatan pengorganisasian bahan pustaka atau entri katalog yang bertujuan untuk memudahkan pemakai (user) dalam proses temu kembali informasi. Dalam kegiatan katalogisasi,
Perpustakaan
BPHN perundang-
undangan cenderung lebih memilih katalogisasi sederhana dalam proses katalogisasi. Hal ini dikarenakan proses katalogisasi sederhana hanya mencantumkan informasi data bibliografis berdasarkan AACR II : yaitu Tajuk Entri Utama, Judul Seragam, Bentuk, Nomor Peraturan, Tgl/Bln/Th. Penetapan, Tentang, Tempat Penetapan, Tahun Penetapan, Sumber 1, Sumber
57
2, Sumber 3, Sumber 4, Subyek 1,Subyek 2, Subyek 3, Singkatan Bentuk Peraturan, Lokasi Penyimpanan. Dalam perpustakaan BPHN, bentuk fisik katalog yang digunakan adalah katalog kartu dan katalog online atau dapat dikatakan bahwa Perpustakaan BPHN telah menerapkan sistem otomasi yang bernama CDS ISIS/WINISIS. Penerapan sistem otomasi CDS ISIS/WINISIS dapat membantu dan meringankan beban kerja yang bersifat rutin dan berulangulang serta dapat memberikan layanan yang efektif untuk pemakai. Dengan adanya CDS ISIS/WINISIS, maka kegiatan dalam mengolah peraturan dapat lebih cepat dan terstruktur. CDS ISIS/WINISIS dapat diakses oleh pustakawan dan pemakai. Berikut ini adalah tampilan utama menu yang di dalamnya buku, artikel, peraturan, kliping koran, buku langka.
Gambar 2 Tampilan Menu Utama Online Public Access Cataloging (OPAC) BPHN
58
Dengan menu ini pustakawan dapat melakukan kegiatan layanan teknis dan layanan pembaca atau publik. Begitu pun dengan pemakai, menu ini juga dapat diakses oleh pemakai dalam penelusuran buku, artikel, kliping koran, buku langka. Untuk memudahkan pemakai dalam penelusuran buku di OPAC, maka harus ada tenaga ahli dalam kegiatan katalogisasi. Adapun proses katalogisasi di Perpustakaan BPHN adalah sebagai berikut. peraturan yang telah di kelompokkan ke dalam
induk kemudian di entry ke dalam form entry
peraturan yang kerangkanya telah ada di dalam system. Di bawah ini adalah tampilan menu form entry peraturan.
Gambar 3 From entri peraturan
59
Dalam menu entry peraturan terdapat Tajuk entri utama, judul seragam, bentuk peraturan, nomor peraturan, tanggal penetapan, tentang peraturan, tempat penetapan, sumber-2, sumber-3, tln, catatan, subyek-1, subyek-2, singkatan bentuk, yang hanya dapat diisi oleh pihak perpustakaan khususnya bagian pengolahan data. setelah itu form entry peraturan di isi dan di simpan maka secara otomatis data akan tersimpan di dalam database. Di bawah ini adalah tampilan menu koleksi peraturan.
Gambar 4 Koleksi peraturan Dalam menu ini koleksi peraturan yang telah diinput dan tersimpan di database kemudian di periksa kembali ke OPAC untuk mengetahui masuk atau tidaknya data peraturan dan juga untuk mengetahui apakah data peraturan sudah lengkap atau belim. Sebelum data peraturan di input terlebih dahulu
60
dilakukan pemeriksaan terhadap data peraturan yang tujuannya untuk mengetahui apakah data peraturan sudah ada atau belum. Penerapan sistem otomasi di Perpustakaan BPHN sangat membantu dan meringankan kerja pustakawan serta memberikan layanan yang efektif untuk pemakai. Karena dengan adanya sistem otomasi pekerjaan pustakawan dapat diselesaikan lebih cepat. Sampai sejauh ini Perpustakaan BPHN lebih memilih menerapkan sistem otomasi dan belum mengarah ke sistem digitalisasi. Begitupun katalogisasinya masih mengacu ke AACR II. Sedangkan
badan
pembinaan
hukum
nasional
juga
masih
menggunakan kartu katalog
1 3
Indonesia [Peraturan Perundang-undangan] Undang-undang No. 1 Tahun 2009 tanggal 12 Januari 2009, Tentang Penerbangan.—Jakarta, 2009.
2 5
LL SETNEG 2009 : 267 hlm. LN 2009 (1) : 157 hlm. TLN 2009 (4957) : 110 hlm.
9
UU
BPHN
10
O
Gambar 5 konvigurasi katalog peraturan perundang-undangan
KETERANGAN GAMBAR : Unsur-unsur Katalog Peraturan Perundang-undangan : 1. Tajuk Entri Utama 2. Judul Seragam
6 7
PENERBANGAN – PERATURAN
8
4
61
3. Bentuk, Nomor Peraturan 4. Tanggal, Bulan dan Tahun Penetapan 5. Tentang 6. Tempat dan Tahun Penetapan 7. Sumber Teks 8. Subyek Peraturan 9. Singkatan Bentuk Peraturan 10. Lokasi Penyimpanan Pengetikan Katalog Peraturan KARTU KATALOG UTAMA 1 2
3
4 5
Indonesia. [Peraturan Perundang-undangan] Undang-undang No. 1 Tahun 2009 tanggal 12 Januari 2009, Tentang Penerbangan.—Jakarta, 2009.
6
LL SETNEG 2009 : 267 hlm. LN 2009 (1) : 157 hlm. TLN 2009 (4956) : 110 hlm.
7
PENERBANGAN – PERATURAN
8
UU
BPHN O
Gambar 6 Pengetikan kartu katalog utama
Keterangan Gambar : 1. 3 ketuk dari tepi atas 2. Tajuk Entri Utama diketik 8 ketukan dari tepi kiri 3. Apabila Tajuk Entri Utama tidak muat dalam satu baris baris, maka dilanjutkan pada baris dibawahnya, dengan mulai 10 ketukan dari tepi kiri.
9
62
4. Judul Seragam diketik mulai 12 ketukan dari tepi kiri. 5. Bentuk, nomor, tanggal, tentang, tempat dan tahun penetapan diketik mulai pada ketukan ke 12 dari tepi kiri, dan selanjutnya dimulai pada ketukan ke 10 dari tepi kiri. 6. Sumber teks diketik setelah turun 1.5 spasi dari tempat dan tahun penetapan, dimulai pada ketukan 12 dari tepi kiri. 7. Subyek peraturan diketik setelah turun 1.5 spasi dari Sumber Teks (diketik dengan huruf capital), dimulai pada ketukan ke 12 dari tepi kiri. 8. Singkatan bentuk peraturan diketik setelah turun 1.5 spasi dari subyek peraturan, dimulai pada ketukan ke 12 dari tepi kiri. 9. Lokasi penyimpanan diketik sejajar dengan singkatan bentuk peraturan (diketik dengan huruf capital) KATALOG SUBYEK
PENERBANGAN – PERATURAN Indonesia [Peraturan Perundang-undangan] Undang-undang No. 1 Tahun 2009 tanggal 12 Januari 2009, Tentang Penerbangan.—Jakarta, 2009. LL SETNEG 2009 : 267 hlm. LN 2009 (1) : 157 hlm. TLN 2009 (4956) : 110 hlm. UU
BPHN O
Gambar 7 Katalog subyek
63
CATATAN : Untuk pengetikan Katalog Subyek pada dasarnya sama seperti pengetikan Katalog Utama, hanya bedanya untuk Katalog Subyek, Subyeknya diketik di bagian atas dimulai pada baris ketiga dan diketik pada 12 ketukan dari tepi kiri dengan huruf kapital. 4. Klasifikasi Kegiatan berikutnya dari pengolahan adalah klasifikasi. Klasifikasi adalah penentuan masalah atau subjek yang dibicarakan oleh bahan pustaka tersebut. Setelah subjek peraturan perundang-undangan diketahui Kegiataan klasifikasi merupakan inti dari pengolahan koleksi buku yang nantinya akan digunakan pemakai dalam mengidentifikasi dan menentukan mudah atau tidaknya pencarian kembali bahan pustaka tersebut Pada Perpustakaan BPHN bagian peraturan perundang-undangan yang berbentuk lembaran lepas sistem klasifikasi yang digunakan adalah tidak menggunakan DDC, UDC, ataupun LC. BPHN menggunakan sistem sendiri yaitu klasifikasi berdasarkan tahun, karena mudah untuk pencarian dan tidak berbentuk
buku,
sedangkan
himpunan
dibuatkanynya
klasifikasi,
klasifikasinya menggunakan UDC klas 300. alasan menggunakan klasifikasi untuk himpunan karena himpunan berbentuk buku. 5. Penentuan Subyek Dalam menentukan Subyek harus melihat : BIDANG–SUBYEK-ASPEK Subyek-subyek ini penting sekali untuk penelusuran, yaitu : 1. Subyek peraturan tersebut akan di cantumkan dalam kartu katalog dalam jejakan;
64
2. Subyek peraturan tersebut akan menjadi dasar pembuatan kartu tambahan dengan tajuk subyek di atas; 3. Subyek peraturan tersebut penting untuk penyusunan katalog subyek yang akan disusun berabjad menurut subyeknya. Petunjuk Penentuan Subyek Peraturan perundang-undangan 1. Dasar Pemilihan a. Diambil dari materi yang diatur b. Harus dipertimbangkan, bahwa subyek yang dipilih diperkirakan akan dapat dipakai oleh pemakai informasi. 2. Istilah dan bahasa a. Memakai
bahasa
Indonesia
dengan
ejaan
yang
telah
disempurnakan b. Istilah asing yang sudah diindonesiakan c. Harus mengandung suatu pengertian 3. Penulisan a. Memakai kata dasarnya (tetapi apabila kata dasarnya mengandung suatu pengertian). Misalnya : PENDIDIKAN bukan DIDIK Demikian juga untuk kedua kata yang berlainan, untuk menentukan subyeknya didasarkan pada kegunaannya. Misalnya : KEDOKTERAN DAN DOKTER Keduanya dapat dipakai sebagai subyek karena mengandung arti yang berlainan. b. Dalam bentuk tunggal
65
Misalnya : BANK bukan BANK-BANK c. Dapat ditambahkan subyek lain untuk memperjelas. Misalnya : PAJAK PENGHASILAN – PERUBAHAN 4. Pengetikan Subyek a. Diketik dengan huruf kapital b. Apabila ada subyek lain yang memperjelas, pemisahannya dengan tanda hypen (-) Contoh : PAJAK PENGHASILAN – PENCABUTAN 6.
Penyusunan Katalog Peraturan a. Katalog Utama Katalog Utama disusun secara hirarkhis kronologis di dalam laci-laci katalog b. Katalog Subyek Katalog Subyek disusun secara alphabet di dalam laci-laci katalog
7.
Pembuatan Tajuk Entri Utama Yang menjadi Tajuk Entri Utama untuk karya peraturan adalah Badan Korporasi/Lembaga Pemerintah yang mengeluarkan peraturan yaitu : a. Untuk Badan Korporasi seperti (Bank, Badan, Lembaga, Perguruan Tinggi, dll.) dicatat langsung pada nama masing-masing. Contoh : Bank Indonesia Perpustakaan Nasional Universitas Indenesia
66
b. Badan Pemerintah yang melakukan tugas dasar Legislatif, Eksekutif dan
Yudikatif,
seperti
Departemen
Pemerintahan,
Angkatan
Bersenjata, Badan peradilan, Dewan Perwakilan, mencatat nama Negara di depan nama badan pemerintah tersebut. Contoh : Indonesia. Departemen Dalam Negeri Indonesia. Markas Besar Kepolisian Indonesia. Mahkamah Agung c. Badan bawahan yang tidak dapat dikenali tanpa badan induknya seperti : Biro, Seksi, dll. Mencatat nama badan induknya. Contoh : Indonesia. Departemen Perindustrian. Biro Hukum d. Untuk Peraturan/Keputusan/Instruksi dari Kepala Negara harus mencatat nama Negara, jabatannya yaitu Presiden, serta keterangan di dalam kurung tentang masa jabatan dan nama Kepala Negara (nama ditulis dengan ejaan bahasa Indonesia yang telah disempurnakan, ini hanya untuk keperluan pengolahan bahan dokumentasi). Contoh : Indonesia. Presiden (1945-1967 : Sukarno) Indonesia. Presiden (1968-1998 : Suharto) Indonesia. Presiden (1998-1999 : B.J. Habibi) Indonesia. Presiden (1999-2001 : Abdurrahman Wahid) Indonesia. Presiden (2001-2004) : Megawati Sukarno Putri) Indonesia. Presiden (2004-2014) : Susilo Bambang Yudoyono)
67
e. Untuk Peraturan/Keputusan/Instruksi/Surat Edaran dari Kepala Daerah, dengan mencatat nama daerahnya, dan jabatan dari Kepala Daerah tersebut. Contoh : Banten. Gubernur Tangerang. Walikota Tangerang. Bupati f. Untuk Peraturan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah mencatat langsung nama daerahnya : Contoh : Sulawesi Utara Catatan : Tajuk Entri Utama untuk suatu daerah yang mempunyai kekhususan Nangroe Aceh Darussalam Tajuk Entri utamanya
: Aceh
Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta Tajuk Entri Uatamanya : Jakarta Daerah Istimewa Yogyakarta Tajuk Entri Utamanya
` : Yogyakarta
g. Untuk ketentuan yang dikeluarkan oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, mencatat daerahnya, baru badan korporasinya. Contoh : Banten. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Jawa Tengah. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Jakarta. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Catatan :
68
Dalam hal menentukan Tajuk Entri Utama untuk daerah yang memakai nama yang sama untuk tingkat daerah yang berbeda, Tajuk Entri Utamanya memakai nama daerah dilengkapi dengan keterangan dalam kurung tentang tingkat daerahnya. Contoh : Tangerang (Kabupaten) Tangerang (Kota) Jambi (Provinsi) Jambi (Kota) 8. Petunjuk pembuatan judul seragam Judul Seragam ini merupakan sarana perpustakaan/pusdokinfo untuk menemukan kembali semua kartu-kartu katalog tentang suatu kelompok jenis peraturan perundang-undangan antara lain sebagai berikut : __________________________________________________________________ Jenis Peraturan Perundang-undangan
Judul Seragam
__________________________________________________________________ UU / PERPU
[Peraturan Perundang-undangan]
Peraturan Pemerintah
[Peraturan Perundang-undangan]
Peraturan Presiden
[Peraturan Perundang-undangan]
Peraturan Daerah
[Peraturan daerah]
(Provinsi/Kabupaten/Kota)
Peraturan Pelaksanaan : Keputusan Presiden
[Peraturan perundang-undangan]
Peraturan Menteri
[Peraturan perundang-undangan]
Keputusan Menteri
[Peraturan perundang-undangan]
Peraturan Gubernur
[Peraturan daerah]
Peraturan Bupati
[Peraturan daerah]
69
Peraturan Walikota
[Peraturan daerah]
Jenis Instruksi dan Pengumuman Resmi : Keputusan
[Instruksi, pengumuman, dsb.]
Instruksi
[Instruksi, pengumuman, dsb.]
Pengumuman
[Instruksi, pengumuman, dsb.]
Maklumat
[Instruksi, pengumuman, dsb.]
Surat Edaran
[Instruksi, pengumuman, dsb.]
Surat
[Instruksi, pengumuman, dsb.]
Kawat
[Instruksi, pengumuman, dsb.]
Radiogram
[Instruksi, pengumuman, dsb.]
Nota Dinas
[Instruksi, pengumuman, dsb.]
9. Diskripsi Bibliografi Secara garis besar pembuatan diskripsi bibliografi untuk bahan peraturan perundang-undangan adalah sama dengan bahan buku di perpustakaan lainnya. Perbedaannya hanya terdapat dalam rincian unsurunsurnya. Oleh karena itu aturan untuk deskripsi bibliografi peraturan perundang-undangan dibedakan dari yang untuk buku 1. Daerah judul dan keterangan tanggung jawab unsur-unsurnya adalah ; a. Bentuk Peraturan b. Nomor Peraturan c. Tanggal, Bulan dan Tahun d. Judul Peraturan 2. Daerah tempat dan tahun penetapan peraturan 3. Daerah sumber teks peraturan a. Singkatan Sumber Lembaran Negara
LN
70
Tambahan Lembaran Negara
TLN
Berita Negara
BN
Warta Cafi
WC
Himpunan Peraturan Negara
HPN
b. Tanggal Sumber Dalam hal sumber atau himpunan yang bersangkutan merupakan seri atau terbitan berkala harus dicantumkan jilid dan nomor seri dan tanggal terbitnya dalam hal terbitan berkala. Contoh : LN 2009 (1) TLN 2009 (4956) c. Halaman / Jumlah Halaman Dalam hal peraturan terbit di sumber yang diberi nomor halaman, harap dicatat nomor halaman. Contoh : LN 1985 (68) : 1491-1506 Dalam hal tidak diberi nomor halaman, ataupun lembaran lepas, maka dicatat jumlah halamannya. Contoh : HPDEPKUMHAM 2009
: 10 hlm.
LL SETNEG 2009
: 20 hlm
4. Daerah Subyek Daerah ini di isi dengan satu atau beberapa subyek yang di tulis dengan huruf kapital.
71
5. Daerah Singkatan Bentuk Daerah ini di isi dengan singkatan yang dibuat berdasarkan bentuk peraturan yang terdapat di diskripsi bibliografi untuk peraturan yang bersangkutan. Contoh : Undang-undang
UU
Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang
PERPU
Peraturan Pemerintah
PP
Instruksi Presiden
INPRES
Peraturan Daerah
PERDA
6. Daerah Lokasi Penyimpanan Di sudut kartu sebelah kanan bawah, dicantumkan kode untuk Unit Jaringan yang bersangkutan (yang membuat katalog). Contoh : SETJEN DEPKUMHAM ITJEN DEPKUMHAM DITJEN IMIGRASI CATATAN : 1. Apabila data yang diperlukan tidak terdapat pada bagian tersebut, maka harus diperiksa dalam peraturan itu sendiri, dan jika belum dapat diperoleh harus dinyatakan dalam kurung siku […]. 2. Dalam hal judulnya terlalu panjang, dapat dipotong dengan menempatkan tanda tiga titik dalam kurung siku […] pada bagian
72
yang dipotong, asalkan bagian yang dikutip cukup mencerminkan materi yang diatur dalam peraturan yang bersangkutan. 3. Huruf pertama dalam uraian ―tentang‖ diketik dengan huruf kapital, semua kata lain diketik dengan huruf biasa kecuali nama Negara, orang atau lembaga yang lazimnya di tulis dengan huruf kapital di huruf pertama. 4. Jika tidak ada tempat terbit yang jelas dalam peraturan tersebut, maka sebagai penggantinya dapat dipakai tempat instansi yang mengeluarkannya, yang biasanya ada di Jakarta untuk peraturan pusat, dengan menulisnya di dalam kurung siku [Jakarta]. 5. Di antara daerah judul dan daerah tempat dan tahun penetapan peraturan dipakai tanda titik dan dua tanda hubung : .— 10. Penyusunan koleksi dirak Tahap akhir dari kegiatan pengolahan adalah penyusunan koleksi di rak. Setalah koleksi peraturan selesai diolah, kemudian koleksi tersebut diatur dan disusun pada rak buku. Penyusunan
koleksi pada perpustakaan BPHN dilakukan dengan
penempatan yang tidak tetap (relative laocations). Hal ini dilakukan agar pustakawan dapat menemukan koleksi yang dicari dengan mudah. B. Hambatan Pada umumnya kendala atau hambatan yang dihadapi di perpustakaan BPHN dalam
kegiatan
pengolahan
khusus peraturan perundang-undangan
adalah terlalu banyaknya peraturan yang belum diolah karena pemasukan peraturan tidak sebanding dengan jumlah sumber daya manusia, karena yang
73
mengolah hanya 4 orang tenaga ahli di bagian peraturan perundang-undangan sedangkan yang lainyan belum
mendapatkan pelatihan dalam bidang ilmu
perpustakaan khususnya untuk bagian pengolahan peraturan. Selain yang disebutkan diatas hambatan yang di hadapi perpustakaan BPHN khususnya pada bagian pengolahan pada peraturan perundang-undangan adalah sarana kurang untuk tempat penyimpanan file. C. Solusi Untuk mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi pada BPHN , maka solusinya mengatur pemasukan peraturna dan, menambah tenaga professional di bidang perpustakaan serta memberdayakan sumber daya manusia yang ada dengan mengikuti pelatihan di bidang perpustakaan yang gunanya agar mereka yang kurang memahami cara-cara pengolahan dapat mengerti dan memahami cara-cara pengaolahan bahan pustaka sebenarnya dengan disiplin ilmu yang mereka miliki.
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan Berdasarkan data-data yang diperoleh melalui observasi dan wawancara dengan pihak perpustakaan badan pembinaan hukum nasional beserta staf pengolahan: Maka dapat di ambil kesimpulan bahwa: 1. Langkah-langkah pengolahan koleksi peraturan perundang-undangan dilakukan dengan 2 cara yaitu manual dan otomasi. 2. Di perpustakaan BPHN sendiri klasifikasi peraturan perundang-undangan menggunakan lembaran kertas itu sendiri klasifikasinya mengguanakan tahun dan himpunan atau buku menggunakan UDC menggunakan nomor kelas 300 3. Tajuk subyek di BPHN menggunakan buatan BPHN sendiri Kendala yang dihadapi oleh perpustakaan dalam melakukan kegiatan pengolahan bahan peraturan-peraturan perundang-undangan Banyaknya peraturan yang belum diolah karena pemasukan peraturan yang tidak sebanding dengan jumlah SDM
75
76
B. Saran 1. Perpustakaan sebaiknya menambah jumlah sumber daya manusia di bidang ilmu perpustakaan khususnya bagian untuk pengolahan 2. Perpustakaan sebaiknya lebih memacu kinerja SDM di bagian pengolahan 3. Petugas pada bagian pengolahan sebaiknya menggunakan tajuk subyek yang dimiliki dan mengacu pada pedoman tajuk subjek terbitan Perpusnas. 4. Petugas pada bagian pengolahan sebaiknya lebih mengembangkan wawasan pengetahuannya tentang perkembangan ilmu pengetahuan.
DAFTAR PUSTAKA
Abdullah, M. Amin.Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab, 2007 Biro Hukum Departemen Perdagangan. Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum : Pedoman Pengelolaan Dokumentasi Hukum, Jakarta: BPHN, 1984 Corea, ishyari “Encyclopaedia of Information and Library Science”, New Delhi: Akashdeep Publishing House, 1993. “Dokumen tekstual lembaran lepas” diakses pada tanggal 17 maret 2011, dari http://kuliahilmuinformasidanperpustakaan.com/2009 Departemen Hukum dan HAM Republik Indonesia. Jakarta, 2007 “Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia RI”, artikel diakses pada 25 februari 2011 dari http://bphn.go.id Ensiklopedi nasional Indonesia Jakarta: Delta pamungkas, 2004 Farida, maria. Ilmu perundang-undangan, Yogyakarta: kanisius, 1998 George, mary w. The Elements of Library Research: What Every Student Needs to Know, New Jersey: Pinceton University Press. 2008. Hamakonda, Towa P. dan Tairas, J.N.B.. Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey. Jakarta: Gunung Mulia, 2006. Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian Jakarta: STIA – LAN Press., 1999 Juhana. Dokumentasi dan perpustakaan, Bandung: Armico, 1992 M, Subana. Dasar-dasar penelitian ilmiah, Bandung; pustaka setia, 2005
77
78
Modeong, supardan. Teknik perundang-undangan di Indonesia, Jakarta: Perca, 2005 Moleong, lexy J. metodologi pelielitian kualitatif. Bandung: remaja rosdakarya, 2007 Rahayuningsih, F. pengelolaan perpustakaan. Yogyakarta; graha ilmu, 2007. Respati, indah. Pengantar pembuatan katalog peraturan perundang-undangan, Jakarta: BPHN, 2005 Rizal saiful haq, Deskripsi bibliografi buku dan serial. Jakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab, t.t Sjahrial, rusina, Pedoman penyelenggaraan perpustakaan, Jakarta: jembatan, 2000 Soeatminah. Perpustakaan kepustakawan dan pustakawan. Yogyakarta: kanisius, 1992 Soedibyo, noerhayati. Pengelolaan perpustakaan jilid 2. Bandung: Alumni, 1988. Suharsimi, arikunto. Prosedur penelitian: Suatu pendekatan praktik, Jakarta: Rineka Cipta, 1992. Suhendar, Yaya. pedoman katalogisasi: cara mudah membuat katalog perpustakaan Jakarta: Kencana prenada, 2005. Sulistyo basuki, dasar-dasar dokumentasi, Jakarta: universitas terbuka, 1996 Sulistyo basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan , Jakarta: Gramedia pustaka utama, 1993 Sulistyo basuki. teknik dan jasa dokumentasi, Jakarta: gramedia pustaka utama, 1992
79
Syarif, amiroediin, perundang-undangan: dasar, jenis dan teknik membuatnya, Jakarta: bina aksara, 1982 Supriyanto, Wahyu dan Muhsin, Ahmad. teknologi informasi perpustakaan Jakarta: kanisius, 2008. Sutarno NS. Manajemen perpustakaan: suatu pendekatan praktik. Jakarta: Sagung seto, 2006. Tim penyusanan kamus pusat pembinaan dan pengembangan bahasa, kamus besar bahasa Indonesia. Jakarta: balai pustaka.
