PENGELOLAAN KEARSIPAN PADA SUB BIDANG ADMINISTRASI SUMBER DAYA MANUSIA PT PLN (Persero) WILAYAH SUMUT
TUGAS AKHIR
Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh ALVON DANIEL SIANIPAR NIM 1105092068
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN 2014 i
KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah memberi kesehatan, kekuatan serta limpahan berkat dan anugerahNya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma 3 Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. Penulis menyusun Tugas Akhir ini berdasarkan Praktik Kerja Lapangan yang telah dilaksanakan pada Sub Bidang Administrasi Sumber Daya Manusia PT PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA yang dimulai pada tanggal 3 Februari 2014 dan berakhir pada 3 Maret 2014. Penulis menyadari bahwa tersusunnya Tugas Akhir ini tidak terlepas dari perhatian, bimbingan, motivasi, bantuan moral dan materil dan semua pihak baik langsung maupun tidak langsung. Untuk itu, dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Rosita, S.E., M.Si., Selaku dosen pembimbing I yang telah membantu dan membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 6. Edy Sahputra Sitepu, S.E., M.Si., Selaku dosen pembimbing II yang telah membantu dan membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. iii
7. Alemina, S.E., M.Si., selaku Wali Kelas AB-6D. 8. Seluruh Staff pengajar Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 9. Bapak Syarifuddin II selaku PLT. DM. Pengembangan SDM
PT
PLN
(PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA. 10. Seluruh pegawai PT
PLN (PERSERO) WILAYAH SUMATERA UTARA
khususnya di Sub Bidang Administrasi SDM yang telah membantu dalam mengumpulkan data yang diperlukan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. 11. Teman-teman penulis AB-6D serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, penulis mengucapkan terima kasih. Teristimewa penulis ucapkan untuk keluarga besar Sianipar dan semua keluarga yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu
terkhususnya untuk
Ayahanda J. Sianipar dan Ibunda L. Sinaga, terima kasih buat doa, motivasi dan semangat, curahan kasih sayang, dana dan semua yang telah saya peroleh. Semoga Tuhan semakin memberkati kita semua. Amin. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir
ini masih jauh dari
kesempurnaan, oleh karena itu penulis membuka diri buat setiap saran serta kritik yang bersifat membangun untuk persiapan di masa yang akan datang. Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat untuk menambah pengetahuan dan wawasan kita semua.
Medan,
Juli 2014
Penulis,
Alvon Daniel Sianipar NIM 1105092068 iv
ABSTRAK
Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan bisnis itu sendiri. Adapun tujuan pembuatan rekaman ini agar informasi dapat disiapkan segera apabila dibutuhkan. Informasi yang disampaikan secara efektif dapat membantu dalam pengembalian keputusan. Sumber-sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap organisasi dalam melaksanakan kegiatan pada kantor. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan ini adalah studi kepustakaan dan studi lapangan (observasi dan wawancara). Jenis sumber data adalah data primer dan sekunder. Analisis data menggunakan analisis deskriptif. Hasil penilitian menunjukkan bahwa sistem kearsipan yang digunakan pada Sub Bidang Administrasi Sumber Daya Manusia PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara adalah sistem perihal (subjek) dan sistem tanggal (kronologis). Asas penyimpanan yang digunakan adalah asas kombinasi yaitu gabungan dari desentralisasi dan sentralisasi. Peralatan penyimpanan arsip menggunakan dosir, lemari arsip, dan komputer. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan membuat tirai penutup ruangan, penaburan kapur pengusir serangga, dan adanya larangan merokok di ruangan arsip untuk menghindari bahaya kebakaran. Pemeliharaan dilakukan per semester atau enam bulan sekali. Pemusnahan arsip dilakukan dengan menggunakan mesin penghancur kertas ataupun dibakar. Dengan adanya pengelolaan kearsipan yang tepat, arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat ketika dibutuhkan kembali.
Kata Kunci: Arsip, Sistem Kearsipan
v
ABSTRACT
One of information that very important for business world record from this bisoness activity. The purpose creat of this record so that important can be finished as soon as possible when needed. Information which be delivered with effective can help in return conclution. For that the filling has rule as central of mind, source of information and equipment of control that very needed by each organization in do the activities at office. Data collection methods used in this paper is the library and field research (observation and interviews). The data source type is the primary and secondary data. Analysis of the data using the descriptive analysis. The result showed that filling system used in Sub Bidang Administrasi Sumber Daya Manusia PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara. Is the subject and date system. The principles of storage used combination principle is combination between decentralization and centralization principle. Archival storage equipment using dosir, cabinet and computer. The maintenance of record is done by making a curtain to cover the room, make chalk insect, and don’t smoke in the archieve room. The maintenance doing once of six month. The destroying of the archieve is making by paper destroyer machine or burned. With the appropriate filling system, archieve can be found back quickly and appropriately when needed again.
Key words: Archieve, Filling System
vi
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ......................................................................................... iii ABSTRAK .......................................................................................................... v ABSTRACT....................................................................................................... vi DAFTAR ISI ..................................................................................................... vii DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... x BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................................... 1 1.1
Latar Belakang Pemilihan Judul……………………………………...1
1.2
Rumusan Masalah……………………………………………………..2
1.3
Tujuan Penulisan……………………………………………………....2
1.4
Manfaat Penulisan……………………………………………………..2
1.5
Sistematika Penulisan…………………………………………………3
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................... 5 2.1
Pengertian Arsip dan Kearsipan……………………………………...5 2.1.1 Pengertian Arsip………………………………………………..5 2.1.2 Pengertian Kearsipan………………………………………….6
2.2
Fungsi Arsip…………………………………………………………….6
2.3
Tujuan Kearsipan………………………………………………………8
2.4
Prosedur Penyimpanan Arsip………………………………………...9
2.5
Asas Penyimpanan Arsip……………………………………………..10
2.6
Sistem Kearsipan………………………………………………………13
2.7
Peralatan atau Perlengkapan Penyimpanan Arsip………………...20
2.8
Penjagaan Arsip……………………………………………………….24
2.9
Pemusnahan atau Penyusutan Arsip……………………………….26 vii
BAB 3 METODE PENELITIAN ........................................................................ 28 3.1
Cara Pengumpulan Data……………………………………………..28
3.2
Jenis Sumber Data……………………………………………………29
3.3
Teknik Analisis Data………………………………………………….29
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................... 30 4.1
Gambaran Umum Perusahaan……………………………………...30 4.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara………………………………………………...30 4.1.2 Visi, Misi, dan Moto Perusahaan…………………………….33 4.1.3 Logo dan Makna Perusahaan………………………………..34
4.1.4 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara ……………………………………………………………36 4.2 Pengelolaan Kearsipan Pada Sub Bidang Administrasi Sumber Daya Manusia PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara………………………………………………38 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN .................................................................... 43 5.1 SIMPULAN……………………………………………………………..43 5.2 SARAN…………………………………………………………………44 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 45 LAMPIRAN
viii
DAFTAR LAMPIRAN
No.
Judul Lampiran
1
Struktur Organisasi
2
Daftar Kode Masalah PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara
3
Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai
4
Surat Keputusan Kenaikan Grade
5
Surat Keputusan Kenaikan Level Kompetensi
6
Surat Keputusan Mutasi Jabatan
7
Surat Keputusan Pembinaan Skala Grade dan Skala Gaji Dasar Sebagai PhDP
8
Surat Keputusan Penetapan Kriteria Talenta
9
Daftar Pertanyaan
ix
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Pemilihan Judul Setiap pekerjaan atau kegiatan bisnis baik itu di sektor pemerintahan
maupun swasta memerlukan suatu data dan informasi untuk mendukung kelancaran
aktivitas
perusahaan
terutama
dalam
pencapaian
tujuan
di
perusahaan tersebut. Salah satu sumber data dan informasi itu terdapat pada arsip. Arsip merupakan suatu kumpulan warkat atau dokumen yang disusun dan disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan yang berfungsi sebagai sumber informasi dan alat pengingat. Dalam suatu perusahaan arsip tersebut diperlukan untuk keperluan intern maupun ekstern. Untuk keperluan intern arsip tersebut digunakan sebagai penyaji informasi dan data baik kepada karyawan maupun bagi pimpinan, pengambilan keputusan atau kebijakan bagi pimpinan. Sedangkan untuk keperluan ekstern yaitu membantu pelayanan terhadap pelanggan masyarakat. Mengingat betapa pentingnya arsip bagi suatu perusahaan maka penyimpanannya
tidak
boleh
dilakukan
dengan
sembarangan
melainkan
diperlukan sistem kearsipan yang baik dan benar sebagai bahan bukti yang otentik untuk digunakan baik di masa sekarang ataupun yang akan datang. Sistem kearsipan yang baik dan benar adalah sistem yang mudah dilaksanakan, praktis, ekonomis, mudah dimengerti dan apabila pada waktu arsip diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Apabila sistem yang digunakan tidak tepat, maka arsip tersebut akan sulit ditemukan dan menghabiskan waktu yang lama sehingga akan mengganggu
1
2
aktivitas pekerjaan. Selain dengan adanya sistem penyimpanan yang baik dan benar, juga diperlukan peralatan penyimpanan arsip dan pemeliharaan arsip-arsip tersebut. Meskipun arsip berperan penting bagi suatu perusahaan atau organisasi, tetapi masih banyak perusahaan yang belum melakukan penataan arsip dengan baik.
Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang tidak tertera dengan baik dan
kurangnya pemeliharaan terhadap arsip tersebut.
Berdasarkan uraian di atas
maka penulis tertarik dalam memilih judul mengenai “Pengelolaan Kearsipan Pada Sub Bidang Administrasi Sumber Daya Manusia PT
PLN (Persero) Wilayah
Sumatera Utara”. 1.2
Rumusan Masalah Adapun
rumusan
masalah
penulisan
Tugas
Akhir
ini
adalah
“Bagaimana Pengelolaan Kearsipan pada Sub Bidang Administrasi Sumber Daya Manusia PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara?” 1.3
Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui
pengelolaan kearsipan pada Sub Bidang Administrasi Sumber Daya Manusia PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara. 1.4
Manfaat Penulisan Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini adalah:
1. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang pengeloaan arsip pada Sub Bidang Administrasi Sumber Daya Manusia PT
PLN (Persero) Wilayah
Sumatera Utara. 2. Sebagai bahan masukan kepada Sub Bidang Administrasi Sumber Daya Manusia PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara.
3
3. Sebagai bahan informasi dan referensi bagi pembaca khususnya mahasiswa Politeknik Negeri Medan. 1.5
Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN Pada bagian ini menguraikan tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, manfaat penulisan dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Pada bagian ini menguraikan tentang pengertian arsip dan kearsipan, fungsi arsip, tujuan kearsipan, asas penyimpanan arsip, prosedur penyimpanan arsip, sistem kearsipan, peralatan atau perlengkapan penyimpanan arsip, penjagaan arsip, serta pemusnahan atau penyusutan arsip. BAB 3 METODE PENELITIAN Pada bagian ini menguraikan tentang cara pengumpulan data yang digunakan seperti penelitian kepustakaan, penelitian lapangan melalui wawancara dan observasi, jenis-jenis sumber data yaitu data primer dan sekunder, serta teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bagian ini menguraikan tentang gambaran umum perusahaan seperti sejarah dan perkembangan perusahaan, makna logo perusahaan, visi, misi dan motto perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan pengelolaan kearsipan pada Sub Bidang Administrasi Sumber Daya Manusia PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara.
4
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bagian ini menguraikan tentang simpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan, serta saran yang mungkin diperlukan dalam memperbaiki kekurangan-kekurangan dalam perusahaan terutama dalam hal kearsipan.
'
