PEMBANGUNAN WEBSITE SEBAGAI MEDIA INFORMASI PADA PERPUSTAKAAN FAKULTAS BIOLOGI UNIVERSITAS GADJAH MADA
Naskah Publikasi
Diajukan Oleh : R. NURWIGUNADI 09.22.1030
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER “AMIKOM” YOGYAKARTA 2011
Development Website For Media Information The Library Faculty of Biology, Gadjah Mada University
Pembangunan Website Sebagai Media Informasi Pada Perpustakaan Fakultas Biologi Universitas Gadjah Mada
R. Nurwigunadi Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA Abstract
Libraries in higher education is one of the lecture facilities. By maximizing the function of libraries is expected to be very helpful to students in finding the material base tuition and books the other sciences. Search data books or catalogs of books that have been done is still not online or a student looking for a book title should enter the library because it does not have its own website. To facilitate students to find the books you want and not have to go to the library first, students can check the title of the book through the library website. For this reason and to add other information about the library and to introduce a wider library to be accessible not only biology UGM students only, the authors designed a building a library website that can assist students in accessing the catalog of books and other information about this library. In this paper the authors build a website for the Faculty of Biology, Univerisity of Gadjah Mada library software with PHP as server-side scripting, MySQL as database, Apache web server as a home server, Macromedia Dreamweaver as a web design or web editors, internet explorer as a web browser, notepad as a text editor , adobe photoshop as a design image.
Keywords : Website, library and media information
1. Pendahuluan Pada era komputerisasi seperti sekarang ini, internet merupakan media penyampaian informasi yang efektif dan efisien. Hal ini karena internet tidak terbatas pada ruang dan waktu, dengan jaringan internet kita dapat menjelajah kemana pun dan kapan pun asalkan tersambung ke jaringan internet. Perkembangan di dunia internet sekarang ini sangat pesat dan telah menuntut banyak orang untuk memanfatkan ‘dunia maya’ dalam setiap aktifitasnya di ‘dunia nyata’. Berkat kemajuan teknologi komputer dan jaringan komunikasi data, sekarang internet dengan mudah dapat dinikmati dan dimanfaatkan sebagian besar masyarakat dunia, termasuk Indonesia. Internet sudah banyak diaplikasikan dalam berbagai bidang kehidupan antara lain hiburan, pendidikan, perdagangan dan lain-lain. Perpustakaan Fakultas Biologi Universitas Gadjah Mada yang saat ini belum memanfaatkan fasilitas ‘dunia maya’, ingin memanfaatkan teknologi internet sebagai media informasi untuk membantu para mahasiswa jurusan biologi khususnya dan kalangan dunia pendidikan umumnya agar lebih mudah dalam pencarian katalog buku yang ada di perpustakaan Fakultas Biologi UGM.
Karena sistem yang selama ini
berjalan jika para mahasiswa ingin mencari buku-buku yang ada di perpustakaan harus datang berkunjung ke perpustakaan. Dengan dibangunnya website perpustakaan tentunya akan mempermudah bagi para mahasiswa dalam mengakses judul buku dan memesan melalui internet tanpa harus datang dulu ke perpustakaan. Berkenaan dengan permasalahan di atas di dalam jurnal ini penulis tertarik mencoba untuk merancang dan membangun website perpustakaan Fakultas Biologi UGM dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman, MySQL sebagai database, Macromedia Dreamweaver sebagai editor dan desain webnya, Adobe Photoshop sebagai desain gambar dengan judul “Pembangunan Website Sebagai Media Informasi Pada Perpustakaan Fakultas Biologi Universitas Gadjah Mada”.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Informasi Informasi menurut Gordon B. Davis adalah data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan. Sedang menurut Barry E. Casting
yatiu hasil dari pengolahan data yang diorganisasikan dan berguna kepada orang yang menerimanya. Kualitas informasi secara singkat terdiri dari tiga hal : a. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan akan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. b. Tepat Waktu Informasi harus tersedia tepat pada waktu saat dibutuhkan. Suatu informasi yang sudah usang tidak diperlukan lagi, untuk itu diperlukan informasi yang tepat dan cepat, karena informasi merupakan faktor pendukung di dalam pengambilan keputusan. Jika pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. c. Relevan Di dalam suatu organisasi, informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar relevan dengan masalah yang dihadapi, misi dan sasaran/tujuan dari organisasi tersebut. Informasi yang disampaikan mempunyai keterkaitan atau hubungan dengan masalah yang akan digunakan bersama informasi tersebut. Kebutuhan informasi tiaptiap orang berbeda, maka informasi untuk setiap orang berbeda-beda.
2.2 Perpustakaan 2.2.1 Konsep Dasar Perpustakaan Pengertian perpustakaan terdiri dari beberapa macam, menurut Basuki (1991) perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca bukan untuk dijual.
2.2.2 Perpustakaan Digital Perpustakaan Digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi tesebut melalui perangkat digital (Sismanto, 2008).
2.3 Internet Secara harfiah, internet (kependekan dari kata “internetwork”) adalah rangkaian komputer yang terhubung ke beberapa jaringan lain. Ketika komputer terhubung secara global dengan menggunakan TCP/IP sebagai protokol pertukaran paket data (packet switching communication protocol), maka rankaian jaringan komputer yang besar ini dapat dinamakan internet.
3. Analisis 3.1 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah maka kita harus melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, efisiensi, ekonomi, pengendalian dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan sebutan PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah, yang pada akhirnya dapat kita simpulkan masalah utamanya
dengan jelas dan lebih spesifik, sehingga
nantinya dapat disimpulkan beberapa usulan yang dapat membantu perancangan sistem baru yang lebih baik.
3.1.1 Analisis Kinerja (Performance) Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga tujuan sasaran dapat segera tercapai. Kinerja dapat diukur dengan jumlah produksi (Throughtput) dan waktu jawab (Response time). Throughtput maksudnya adalah banyaknya pekerjaan atau kegiatan yang dapat dikerjakan dalam satu satuan waktu, sedangkan response time adalah waktu yang digunakan untuk menyesuaikan diri akibat adanya perubahan aktifitas. Berdasarkan penelitian langsung yang telah dilakukan, dapat diketahui bahwa sistem penyampaian informasi masih dilakukan dengan cara offline yaitu pencarian informasi mengenai katalog buku-buku yang ada di perpustakaan dan informasi tentang jam buka dan informasi lainnya harus datang langsung ke perpustakaan. Hal ini tentunya sangat
mempengaruhi
kinerja
sistem
informasi,
karena
di
dalam
prosesnya
membutuhkan banyak waktu. Ada beberapa prosedur yang harus dipenuhi sehingga dapat disimpulkan bahwa, diperlukan suatu cara yang lebih baik guna meningkatkan kinerja secara optimal.
3.1.2 Analisis Informasi (Information) Proses penyampaian informasi yang saat ini berlangsung masih menggunakan sistem yang offline dan menggunakan media cetak seperti selebaran yang dirasa kurang begitu membantu dalam mensosialisasikan informasi yang diterima oleh para mahasiswa. Masalah ini harus diatasi, yaitu dengan membuat sistem informasi yang lebih berkualitas yang mempunyai jangkauan yang lebih luas. Kualitas dari suatu informasi (quality of information) bergantung dari tiga hal, yaitu : 1. Akurat (accurate) Beararti informasi harus terbebas dari kesalahan-kesalahan yang tidak biasanya atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. Pada system lama penyajian informasi masih menggunakan cara manual atau disampaikan langsung karyawan penyebarannya terbatas. 2. Tepat pada waktunya (timelines) Berarti informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka berakibat fatal untuk organisasi. Pada sistem konvensional untuk memperoleh informasi memnutuhkan waktu yang agak lama dan juga harus menghubungi pemberi informasi yang bersangkutan. 3. Relevan (relevance) Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Pada sistem lama sudah bisa disebut relevan tetapi masih kurang efisien. Pada sistem ini diharapkan agar lebih efektif.
3.1.3 Analisis Ekonomi (Economy) Analisis ekonomi dilakukan untuk melihat adakah peningkatan terhadap manfaatmanfaat, keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. Pada sistem lama informasi pada perpustakaan Fakultas Biologi UGM masih bersifat manual yaitu informasi yang ditempel di papan pengumuman dan menggunakan brosur yang membutuhkan biaya yang tidak sedikit.
3.1.4 Analisis Pengendalian (Control) Analisis pengendalian dilakukan untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahankesalahan serta kecurangan yang mungkin terjadi. Suatu sistem yang terkendali dengan baik dapat terhindar dari kesalahan dan penyalahgunaan sistem, serta untuk menjamin keamanan data dan informasi yang ada. Pada sistem lama dokumen pada perpustakaan Fakultas Biologi UGM masih berupa arsip-arsip sehingga pada saat diperlukan agak membutuhkan waktu lebih lama dan penyebaran informasi jadi memakan waktu lama.
3.1.5 Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi berbeda dengan ekonomi. Ekonomi berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang dapat digunakan dengan sebaik mungkin dengan pemborosan yang paling minim, sistem yang lama masih kurang efisien karena kebutuhan untuk mendapatkan informasi bagi pengguna tidak diperoleh dengan cepat. Waktu tidak efisien karena dalam penyampaian informasi harus datang langsung ke perpustakaan sehingga membutuhkan waktu yang tidak sedikit apalagi hari Sabtu dan hari Minggu libur.
3.1.6 Analisis Pelayanan (Services) Analisis pelayanan dilakukan untuk mengetahui adakah pengingkatan yang dihasilkan oleh sistem yang ada. Sistem yang lama penyampaian informasi masih belum maksimal, karena penginformasian terhadap masyarakat pendidikan juga terbatas. Belum adanya pegawai yang khusus menangani pelayanan dalam bidang informasi sehingga informasi yang didapatkan agak sukar didapat.
4. Perancangan Sistem 4.1 Perancangan Flowchart Sistem Keterangan Simbol Flowchart yang digunakan :
: Simbol untuk proses data melalui keyboard
: Simbol untuk proses komputerisasi
: Simbol untuk proses penyimpanan file / data
: Simbol dokumen yang berupa kertas, misalnya: printout, formulir dan sebagainya
: Melambangkan garis arah sistem / arah proses
Penjelasan flowchart
sistem diatas dimulai dari proses penyiapan data-data secara
manual yang berhubungan dengan sistem yang akan dibangun, mislanya data buku yang tersedia diinputkan kedalam tabel buku. Data-data buku ini memerlukan data-data tabel lain yaitu tabel penerbit dan table pengarang. Dari tabel buku nantinya dapat menghasilkan data daftar buku.
4.2 Perancangan Data Flow Diagram (DFD) Perancangan model dilakukan secara logikal mode dengan menggunakan notasi-notasi yang ada pada DFD (Data Flow Diagram) dengan tujuan untuk memberikan penjelasan tentang fungsi-fungsi dari sistem secara logikal. DFD merupakan salah satu model yang digunakan dalam sistem, cara menggunakan informasi yang tersimpan dan pemindahan antar fungsi dan system. DFD memfokuskan pada aliran data dari dan kedalam sistem yang sekaligus memproses data-data tersebut. Komponen-komponen dasar dari setiap program komuter ini digambarkan secara detail dan digunakan untuk menganalisis keakuratan dan kompetensi sistem.
Pendekatan perancangan model yang dilakukan secara logikal model, untuk memberikan penjelasan tentang fungsi-fungsi dari sistem secara logikal akan bekerja kepada penggunanya. Untuk menggambarkan proses dari fungsi tersebut notasi-notasi pada DFD (Data Flow Diagram) Keterangan Simbol Diagram Alir Data : : Simbol input, digunakan untuk mewakili proses memasukkan data
: Simbol proses terdefinisi, digunakan untuk menunjukkan suatu operasi
: Simbol tempat penyimpanan, digunakan untuk menyimpan file
4.3 Relasi Antar Tabel
4.4 Manual Program 4.4.1 Manual Instalasi Instalasi aplikasi program ke dalam komputer lokal : 1. Instalasi program sistem operasi dalam hal ini Windows XP, pastikan xampp-win321.7.3 telah terinstal setelah itu baru source program diletakkan di sub direktori C:\xampp\htdocs\katalog_buku 2. Jalankan program start Apache dan start Mysql 3. Jalankan browser mozilla firefox kemudian klik http://localhost/katalog_buku, maka akan tampil halaman index atau halaman home.
4.4.2 Halaman Antar Muka 4.4.2.1 Halaman Home Merupakan halaman utama atau index yang berisi berbagai menu dan link untuk memudahkan user didalam mencari informasi yang diinginkan. Setiap kali user mengalami kesulitan maka langsung saja kembali ke home. Adapun tampilan dari halaman utama/index tersebut adalah :
4.4.2.2 Halaman Katalog Buku Berisi halaman yang digunakan untuk pencarian buku.
4.4.2.3 Halaman Saran Buku Baru Berisi tentang halaman untuk pengunjung yang menyarankan untuk pengadaan buku baru.
4.4.2.4 Halaman Statistik Berisi halaman grafik tentang jumlah pengadaan buku berdasarkan tahun pengadaan.
4.4.2.5 Halaman Buku Tamu Halaman ini menampilkan informasi tentang data-data yang berupa pesan maupun kesan pengunjung setelah mengunjungi situs tersebut.
4.4.2.6 Halaman Utama Admin Halaman ini digunakan oleh admin untuk menginput dan mengedit berbagai permasalahan seperti katalog buku, link, menyetujui buku tamu, melihat saran buku baru dan lain-lain.
4.4.2.7 Halaman Admin Katalog Buku Halaman ini digunakan oleh admin untuk menginput dan mengedit data-data katalog buku.
4.4.2.8 . Halaman Admin Link Halaman ini digunakan oleh admin untuk menambah, mengedit dan menghapus link-link yang ada.
4.4.2.9 Halaman Admin Buku Tamu Halaman ini digunakan untuk menyetujui dan menghapus isi buku tamu dari pengunjung situs.
4.4.2.10 Halaman Admin Web Menu Halaman ini digunakan admin untuk mengisi dan mengedit pada home dan layanan.
5. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan oleh penulis, dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan adanya Perpustakaan Fakultas Biologi UGM online yang berbasis web, memudahkan para mahasiswa, khususnya mahasiswa biologi UGM untuk dapat mengakses data katalog buku perpustakaan di manapun asalkan online tanpa harus datang dulu ke perpustakaan untuk mengecek ketersediaan buku yang dicari.
b. Dengan adanya website tersebut, mahasiswa juga dapat untuk menyarankan buku baru yang belum ada di perpustakaan untuk diadakan. c.
Bagi Perpustakaan Fakultas Biologi UGM, dengan adanya website ini dapat meminimalkan biaya promosi dan informasi tentang Perpustakaan Fakultas Biologi UGM yang dapat diakses oleh cakupan wilayah yang lebih luas sehingga dapat lebih dikenal luas oleh masyarakat.
d. Sedangkan kelemahan sistem web ini adalah masih lemahnya aspek keamanan dan pengelolaan halaman situs.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto.HM.. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. Melwin Syafrizal, M.T.. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Andi Offset. Yogyakarta. Mulyana, Y.B..2008. Trik membangun Situs Menggunakan PHP dan MySQL dengan Dreamweaver. Gava Media. Yogyakarta. Nugroho, Bunafit. 2004. PHP dan MySQL Dengan Editor Dreamweaver MX. Andi Offset. Yogyakarta. Sismanto.
2008.
Manajemen
Perpustakaan
Digital.
http://mkpd.wordpress.com
/2008/09/08/kupas-buku-manajemen-perpustakaan-digital.
diakses
21
Desember 2008. Sunarfrihantono, Bimo, ST.. 2002. PHP dan MySQL untuk Web. Andi Offset.Yogyakarta. Wahyono, Teguh.. 2004. Sistem Informasi, Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi. Graha Ilmu. Yogyakarta. Yudhi Purwanto. 2001. Singkat Tepat Jelas Pemrograman Web dengan PHP. PT.Elex Media Komputindo. Jakarta.
