PELAKSANAAN KEARSIPAN DI PROGRAM STUDI ILMU ADMNISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI TANJUNGPINANG
NASKAH PUBLIKASI
OLEH
NURSHILA
Nama Pembimbing I : Wahjoe Pangestoeti, M. Si Nama Pembimbing II : Ramadhani Setiawan, M. Soc.Sc
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI TANJUNGPINANG 2016
SURAT PERSETUJUAN DOSEN PEMBIMBING
Yang bertanda tangan di bawah ini adalah Dosen Pembimbing Skripsi mahasiswa yang disebut di bawah ini : Nama
: Nurshila
NIM
: 100563201051
Jurusan Prodi : Ilmu Administrasi Negara Alamat
: Jln. Kuantan Gg. Putri Ledang Delapan
Nomor Telpon : 081270705068 Email
:
[email protected]
Judul Naskah : Pelaksanaan Kearsipan di Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Maritim Raja Ali Haji Tanjungpinang Menyatakan bahwa judul tersebut sudah sesuai dengan aturan tata tulis naskah Ilmiah dan untuk dapat di terbitkan . Tanjungpinang, Agustus 2016 Yang menyatakan
Dosen Pembimbing I
Dosen Pembimbing II
Wahjoe Pangestoeti, M.Si NINDN.0713097001
Ramadhani Setiawan, M. Soc.Sc NIND.1026058301
i
PELAKSANAAN KEARSIPAN DI PROGRAM STUDI ILMU ADMNISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MARITIMRAJA ALI HAJI TANJUNGPINANG Nurshila
[email protected] Wahjoe Pangestoeti, M.Si
[email protected] Ramadhani Setiawan, M. Soc.Sc
[email protected] ABSTRAK Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Maritim Raja Ali Haji Arsip merupakan objek yang penting dalam menjalankan sebuah aktivitas pekerjaan di kantor khususnya yang berhubungan dengan pelayanan administrasi. Arsip sebagai sumber ingatan dan informasi membantu mekanisme kerja dari seluruh pegawai instansi dalam pencapaian tujuan yang lebih efisien dan efektif. Maka untuk menjamin terlaksananya tugas-tugas organisasi khususnya dalam hal pelayanan administrasi dengan lancar, diperlukan adanya arsip-arsip yang utuh, otentik, dan terpercaya. Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui pelaksanaan kearsipan di Program Studi Ilmu Administrasi Negara FISIP Universitas Maritim Raja Ali Haji. Dijelaskan bahwa penelitian ini tidak menggunakan populasi dan sampel, melainkan key informan dan responden. Peneliti menentukan Wakil Dekan II FISIP sebagai key informan, sedangkan responden adalah Ketua Program Studi IAN, Sekretaris Program Studi IAN dan keseluruhan staf Program Studi Ilmu Administrasi Negara sesuai dengan lingkup permasalahan penelitian ini. Skripsi ini menggambarkan hasil penelitian yang berkenaan dengan kearsipan di Program Studi Ilmu Administrasi Negara FISIP UMRAH. Jenis penelitian yang dipakai adalah penelitian deskriptif yang kemudian dianalisa menggunakan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa belum diperhatikannya beberapa faktor yang dapat menunjang kearsipan dalam bekerja yaitu faktor ekonomis, keamanan, penempatan yang strategis, fleksibel, dan petugas arsip. Sebagai sebuah institusi yang bersentuhan langsung kepada masyarakat dalam hal pelayanan hendaknya Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIP lebih memperhatikan faktor-faktor yang dapat menunjang kearsipan demi terciptanya pelayanan yang lebih efektif dan efisien. Kata Kunci: kearsipan
ii
ABSTRACT Archive is an important object in performing a work activity in the office, especially relating to administrative services. Archive as a source of memories and information helps the mechanism of action of all employees of the agency in achieving more efficient and effective goal. So to ensure the implementation of organizational tasks, especially in terms of administration services fluently, the needed of intact, authentic, and reliable archives. The purpose of this study is to investigate the implementation of archives at the Department of Public Administration FISIP of Raja Ali Haji Maritime University. It was explained that this study did not use sample and population, but key informants and respondents. Researchers determine the Chairman of the Department as a key informant while the respondent is the whole staff of the Department of Public Administration in accordance with the scope of the problem of this research. This research describes the results of studies related to the archives at the Department of Public Administration of FISIP UMRAH. The type of research is descriptive research then analyzed using a qualitative approach. The research results showed that not noticed yet of some factors that can support the archival work that is economical, security, strategic placement, flexible, and archivist. As an institution that is in direct contact to the community in terms of service, Public Administration Department of FISIP should give more attention to the factors that can support archival services for the creation of a more effective and efficient services. Keyword : Archives
iii
pelayanan dalam suatu organisasi
Betapa pentingnya arsip dalam administrasi negara Indonesia dan bagi penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya telah disadari oleh pemerintah Republik Indonesia dengan ditetapkannya Peraturan Presiden No.19 Tahun 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional.
memerlukan sistem menajemen yang
Setiap pekerjaan dan kegiatan
tepat, dimana usaha yang dapat
kantor, baik pemerintah maupun
menunjang
tersebut
swasta memerlukan penyimpanan,
diperlukan informasi yang tepat dan
pencatatan serta pengolahan surat,
cepat. Salah satu informasi yang
baik kedalam maupun keluar dengan
penting
sistem
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Usaha
meningkatkan
manajemen
bagi
organisasi
adalah
tertentu
dan
dapat
kegiatan organisasi itu sendiri yang
dipertanggungjawabkan. Kegiatan ini
terekam dalam arsip. Dalam arti arsip
disebut dengan istilah Manajemen
tercipta sebagai akibat dari proses
Kearsipan.
kegiatan
yang
dilakukan
suatu
Menurut Amsyah (2003:2), setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip karena arsip adalah bukti rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Sesuai Undangundang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan
organisasi. Arsip merupakan salah satu aspek penting yang seringkali dilupakan kehidupan.
keberadaannya Padahal,
dalam arsip
mempunyai nilai urgensi yang tinggi. Arsip merupakan salah satu faktor yang menunjang kelancaran penyelenggaraan kegiatan di suatu instansi.
1
adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip sedangkan yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
masyarakat dengan penyelenggaran
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
efisien dan efektif. Informasi yang
urusan publik. Arsip
yang dimiliki
organisasi harus dikelola dengan baik sebab
validitas
pada
bidang
kearsipan akan sangat membantu tugas
pimpinan
mekanisme
serta
kerja
membantu
dari
seluruh
karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih
Politik Universitas Maritim Raja Ali
diperlukan
Haji Tanjungpinang sebagai lembaga
menghindari
salah
pemerintahan
mencegah
adanya
daerah
oleh
diharapkan
melalui
arsip
dapat
komunikasi, duplikasi
mampu menunjukkan peran nyata
pekerjaan dan membantu mencapai
dalam
implementasi
efisiensi kerja. Dengan bantuan data
Undang-Undang Nomor 25 Tahun
dan informasi yang benar dan teliti
2009
publik,
maka pengambilan keputusan dapat
khususnya dalam penyediaan arsip
dipertanggungjawabkan di kemudian
yang utuh, otentik, dan terpercaya
hari.
mendukung
tentang
untuk pelayanan
pelayanan
meningkatkan publik
dalam
kualitas
Menurut Sedarmayanti (2003:19), “peran arsip adalah sebagai alat utama ingatan organisasi, bahan atau alat pembuktian (bukti otentik), bahan dasar
rangka
memperoleh kepastian hukum antara
2
perencanaan dan pengambilan keputusan, barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip, serta sebagai bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.”
Semakin besar kontribusi arsip dalam mendukung kelancaran aktivitas organisasi, menunjukkan pula tingginya keberhasilan pengelolaan arsip.” Oleh sebab itu, arsip-arsip perlu
disimpan
dengan
Kesadaran akan pemahaman memperhatikan
faktor-faktor
bahwa peran arsip sebagai aspek penunjangnya agar mudah dan cepat penting yang harus dimiliki oleh ditemukan
kembali
apabila
pengelola kearsipan dan semua pihak diperlukan. Menurut Sedarmayanti yang berkepentingan terhadap arsip, (2003:43) untuk dapat menunjang terlebih lagi bagi para pengambil penyimpanan dan penemuan kembali kebijakan. Apabila kesadaran ini arsip
dengan
cepat
dan
tepat,
telah dipahami dan dihayati bersama, diperlukan
peralatan
dan
akan ada keselarasan bahwa tiap perlengkapan baik secara manual pihak akan melaksanakan tanggung maupun secara elektronis. Telah jawab masing-masing. dikatakan bahwa arsip mengandung Menurut Burhanudin (2009:1), “penyelenggaraan tata kearsipan yang baik harus dapat menjamin ketersediaan arsip yang memberikan kepuasan bagi pengguna (user) serta menjamin keselamatan arsip itu sendiri. Indikator keberhasilan penyelenggaraan arsip adalah sejauh mana kearsipan tersebut memberikan kontribusi dalam pencapaian tujuan organisasi.
informasi
yang
berguna
bagi
organisasi.
Jika
informasi
yang
diperlukan tidak segera diperoleh maka akan menghambat jalannya roda organisasi dan kemajuannya. Sedangkan (2000:125)
3
menurut
syarat
Gie pokok
penyimpanan arsip yang baik ialah
program pemerintah biasanya terarah
kemungkinan diketemukan kembali
pada implementasinya di tingkat
secara
kelurahan.
cepat
sewaktu
arsip
Hal
ini
dikarenakan
dibutuhkan. Pelaksanaan kegiatan
program-program
oleh suatu organisasi, dalam hal ini
berdampak langsung pada kelompok
organisasi birokrasi penyelenggara
masyarakat terkecil. Dengan begitu,
negara, harus terdokumentasi atau
program-program tersebut akan lebih
terarsipkan secara baik dalam tiap
tepat sasaran. Untuk mewujudkan
tahapannya
kesejahteraan masyarakat pedesaan
dan
dalam
tersebut
penyimpanannya tersimpan dalam
tersebut,
satu berkas yang mudah ditemukan
administrasi pemerintahan kelurahan
kembali. Hal ini akan memudahkan
yang baik mutlak diperlukan.
organisasi
untuk
dukungan
akan
Untuk
pelayanan
mendukung
mempertanggungjawabkan
terlaksananya tugas dan fungsinya,
kinerjanya.
Program Studi Ilmu Administrasi
Seperti halnya Fakultas Ilmu
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Ilmu Politik Universitas Maritim
Maritim
Raja
Raja
Ali
Haji
Ali
Haji
Tanjungpinang
Tanjungpinang merupakan bentuk
memerlukan data dan informasi yang
pemerintahan tingkat bawah yang
bersumber dari arsip. Fungsi dan
menjadi
bagi
peranan arsip sebagai pusat ingatan
stabilitas pemerintahan di tingkat
dan informasi serta sumber sejarah
yang lebih tinggi. Realisasi program-
perlu dikelola dengan baik dengan
landasan
utama
4
memperhatikan
faktor
penunjang
Maritim
Raja
Ali
Haji
agar dapat memperlancar seluruh
Tanjungpinang terdapat gejala-gejala
kegiatan dan proses pekerjaan kantor
atau fenomena sebagai berikut:
yang berhasil guna dan berdaya
a. Masih terdapat sarana kerja yang
guna.
Dalam
dapat
tidak memadai terutama dalam
informasi
penyimpanan data dan informasi
yang akurat dalam memecahkan
yang ada seperti penanganan data-
masalah administrasi pada umumnya.
data yang mudah rusak.
memberikan
Namun
hal
ini
pelayanan
di
dalam
kegiatan
b. Prosedur
ketata-usahaan
yang
perkantoran masih banyak pegawai
belum efektif terutama dalam
yang belum menyadarinya seperti
pencarian
kembali
data
dan
halnya arsip tidak tertata dengan rapi
informasi
kadang
kala
data
di dalam gudang dan masih terdapat
tersebut tidak bisa ditemukan.
beberapa
gejala
mendukung
yang
proses
tidak
c. Masih
kegiatan
terdapat
sistem
penyimpanan arsip yang belum
kearsipan.
standar.
Dari
hasil
pengamatan
d. Pemeliharaan
arsip
kurang
perhatian
seperti
penulis pada saat melakukan pra
mendapat
survei
objek
perawatan sarana penyimpanan
pelaksanaan
arsip maupun pengawasan keluar
dengan
penelitian
mengamati
yaitu
kearsipan di Program Studi Ilmu
masuknya arsip.
Administrasi Negara Fakultas Ilmu
e. Pemahaman
Sosial dan Ilmu Politik Universitas
pegawai
terhadap
pentingnya arsip masih kurang.
5
Dari
hasil
pra
penelitian
maupun penyusutan. Oleh karena itu
diperoleh jumlah data berkala arsip
demi kelancaran pelayanan suatu
di Program Studi Ilmu Administrasi
organisasi, maka perlu diperhatikan
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
faktor-faktor
Ilmu Politik Universitas Maritim
penyimpanan dan penemuan kembali
Raja Ali Haji Tanjungpinang sebagai
arsip.
berikut:
penunjang
Berdasarkan
uraian-uraian
tersebut maka penulis tertarik untuk
Tabel I.2 Jumlah Arsip Mahasiswa Aktif di Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Maritim Raja Ali Haji Tanjungpinang
mengadakan penelitian dengan judul “Pelaksanaan
Kearsipan
di
2011
Program Studi Ilmu Administrasi Arsip Negara Fakultas Ilmu Sosial dan 542
2012
Ilmu Politik 646 Universitas Maritim
2013
Raja Ali704 Haji Tanjungpinang Kota 677 Tanjungpinang”.
Tahun
2014 Sumber: Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Maritim Raja Ali Haji Tanjungpinang Tahun 2016
B. Perumusan Masalah
Dari
tersebut
penelitian yang baik. Berdasarkan
menunjukkan bahwa arsip bersifat
latar belakang tersebut, maka yang
dinamis sehingga arsip dari tahun ke
menjadi perumusan masalah dalam
tahun akan mengalami penambahan
penelitian ini adalah:
hasil
tabel
Dalam
sebuah
penelitian,
perlu dirumuskan masalah secara jelas
6
untuk
mendapatkan
hasil
“Bagaimana
yang
pelaksanaan
memberikan
kearsipan di Program Studi Ilmu
pemahaman
dan
Administrasi
Fakultas
pengetahuan
yang
dan Ilmu Politik
berhubungan
dengan
Ilmu
Negara
Sosial
kearsipan.
Universitas Maritim Raja Ali Haji Tanjungpinang
b. Secara
Kota
hasil
penelitian ini diharapkan
Tanjungpinang?” C. Tujuan
praktis,
dan
dapat
Kegunaan
menjadi
bahan
Penelitian
pertimbangan
1. Tujuan Penelitian
informasi tentang faktor-
Adapun yang menjadi tujuan penelitian
ini
adalah
ataupun
faktor
untuk
penunjang
kearsipan dalam sebuah
mengetahui pelaksanaan kearsipan di
organisasi
Ilmu Administrasi Negara Fakultas
seperti
Ilmu
Politik
Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Maritim Raja Ali Haji
Universitas Maritim Raja
Tanjungpinang Kota Tanjungpinang.
Ali Haji Tanjungpinang.
Sosial
dan
Ilmu
kegunaan
dari
penelitian
penelitian ini adalah :
dapat
dijadikan
Ilmu
akademis, ini
sebagai
tulis
untuk
menyelesaikan
studi
karya
a. Secara ilmiah, penelitian ini
Fakultas
c. Secara
2. Kegunaan Penelitian Adapun
pemerintah,
tingkat sarjana sekaligus
sebagai bahan masukan
menjadi
7
penambahan
referensi di perpustakaan
Dalam penelitian ini yang menjadi
Ilmu Administrasi Negara
konsep teori adalah:
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik pada bidang ilmu
1. Pengertian
sosial khususnya dalam
Kearsipan
bidang Ilmu Administrasi
kata "Arsip". Arsip pada prinsipnya mengandung
pengertian
defenitif
yang sama, namun demikian para
D. Konsep Teoritis Sebelum
melakukan
lebih
dan
Istilah Kearsipan berasal dari
Negara.
penelitian
Arsip
lanjut,
ahli
cenderung
memberikan
perlu
pengertian arsip yang berlainan satu
mengemukakan teori-teori sebagai
dengan lainnya, tergantung pada
kerangka
untuk
sudut pandang dan poin penekanan
menggambarkan dari sudut mana
utama yang diberikan didalamnya
penelitian menyoroti masalah yang
sebagaimana dikemukakan oleh Gie
dipilih.
(2006:37)
(2000:18) bahwa “arsip adalah suatu
adalah
kumpulan warkat yang disimpan
serangkaian asumsi, konsep dan
secara sistematis karena mempunyai
konstruksi, definisi dan proposisi
suatu kegunaan agar setiap kali
untuk menerangkan suatu fenomena
diperlukan
sosial secara sistematis dengan cara
ditemukan kembali.”
berpikir
Singarimbun
menyebutkan
teori
merumuskan hubungan antar konsep.
dapat
Barthos
secara
cepat
(2005:1)
menyebutkan arsip adalah setiap
8
catatan tertulis baik dalam bentuk
ditentukan
gambar ataupun bagan yang memuat
sedemikian rupa sehingga setiap
keterangan-keterangan
mengenai
kertas (surat) apabila diperlukan
sesuatu subyek (pokok persoalan)
dapat diketemukan kembali dengan
ataupun peristiwa yang dibuat orang
mudah dan cepat.”
untuk membantu daya ingatan orang
Beberapa pengertian lain mengenai
(itu) pula. Jadi yang termasuk arsip
arsip, akan dikemukakan dibawah ini
misalnya:
:
surat-surat,
kwitansi,
faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga,
kartu
organisasi,
penduduk,
foto-foto
dan
bagan
dalam Amsyah (2003:2), arsip
lain
adalah: 1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembagalembaga negara dan badanbadan pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Menurut Wursanto (2000:13) “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badanbadan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
cepat ditemukan kembali”.
berpendapat adalah
bahwa
penempatan
dahulu
a. Menurut UU No.7/1971/pasal 1
sebagainya.
Moekijat
terlebih
(2002:75) “kearsipan kertas-kertas
dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah
9
b. Menurut Lembaga Administrasi
disimpan secara tidak teratur akan
Negara (LAN) dalam Wursanto
menyebabkan proses temu kembali
(2000:47)
yang sukar.
Arsip sebagai segala kertas, buku, foto, film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaankebijaksanaan, keputusankeputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
2. Jenis Arsip Berdasarkan jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung dari segi jenis peninjauannya. Jenis arsip menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu: a) Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arsip ini tidak hanya berupa kertas atau surat saja, tetapi juga termasuk bahan tertulis atau bahan tercetak yang direkam dalam pita kaset, juga termasuk naskah-naskah, memorandum, nota, slide, foto dan lain-lain.
Berdasarkan uraian di atas dapat
disimpulkan
adalah
kumpulan
bahwa
arsip
surat
yang
mengandung arti dan mempunyai kegunaan baik kepentingan suatu
Berdasarkan instansi.
Kepentingan
nilainya
arsip
tersebut dinamis dibagi sebagai berikut :
berkaitan individu/pribadi/perorangan.
dengan 1) Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terusmenerus bagi kelangsungan pekerjaan di unit suatu organisasi/kantor. 2) Arsip in-aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung karena
Arsip
disimpan dengan metode tertentu sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Arsip yang
10
nilainya yang semakin menurun di unit suatu organisasi/kantor. b) Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan maupun ketatausahaan. Arsip tersebut cenderung mempunyai kepentingan dalam nilai sejarah dan disimpan ditempat yang lebih aman dan sulit dijangkau. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS). Contoh arsip statis adalah berkas Undang-undang, peraturan dan lain-lain. Arsip ini tidak diperlukan secara langsung tetapi dibutuhkan sebagai referensi untuk kegiatan lainnya.
3. Ciri-Ciri
Sistem
2.
3.
4.
Kearsipan
yang Baik Menurut
Sedarmayanti 5.
(2008:104) bahwa
ada
beberapa
faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan
dalam
kearsipan
sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip, yaitu
6.
sebagai berikut: 1. Kesederhanaan, sistem penataan yang dipilih dan diterapkan harus mudah
11
agar bukan hanya oleh satu orang saja yang mengerti melainkan juga dapat dimengerti oleh pegawai lain. Ketepatan menyimpan arsip berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Memenuhi persyaratan ekonomis, yaitu dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta biaya yang sederhana. Menjamin keamanan, arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian/kemusnahan dan harus aman dari bahaya seperti api, air, udara yang lembab, gangguan binatang dan lain-lain, sehingga penyimpanan harus ditempat yang benarbenar aman dari segala gangguan. Penempatan arsip hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis, maksudnya adalah agar tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit tanpa membuang banyak waktu dan tenaga. Sistem yang digunakan harus fleksibel, maksudnya adalah harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka
penyempurnaan dan efektivitas kerja. 7. Petugas arsip perlu memahami pengetahuan di bidang kearsipan.
penelitian
adalah
gunakan
oleh
Selanjutnya agar penemuan
1. Jenis Penelitian
kembali
arsip
dapat
cara
yang
peneliti
di
dalam
mengumpulkan data penelitiannya.”
terlaksana
Jenis penelitian ini adalah
dengan baik, maka beberapa syarat
deskriptif
dengan
pendekatan
yang harus ditaati adalah:
kualitatif.
Sugiono
(2009:11),
bahwa
“penelitian
menyatakan
1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu dan sistemnya harus mudah diingat. 2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah kata tangkap / indeks sebagai tanda pengenal. 3. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat. 4. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan. 5. Selanjutnya sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang bekerja secara detail tentang informasi.
deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel maupun lebih tanpa membuat suatu perbandingan, atau menghubungkan satu variabel dengan variabel lain”. Tujuan penelitian ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki. Selanjutnya
Singarimbun
E. Metode Penelitian (2006:4), Arikunto
menyebutkan
bahwa
(2010:151) “penelitian deskriptif dimaksudkan
menyebutkan
bahwa,
“metode
12
untuk pengukuran yang cermat untuk
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
fenomena sosial tertentu, peneliti
Universitas Maritim Raja Ali
mengembangkan
dan
Haji Tanjungpinang sebagai
tidak
salah satu instansi yang harus
menghimpun
konsep
fakta,
tetapi
menggunakan uji hipotesa”.
menyelenggarakan pelayanan
Sedangkan yang dimaksud
administrasi yang baik. Untuk
dengan pendekatan kualitatif yaitu
itu,
membuat
informasi
rangkaian
atau
proses
diperlukan
data
yang
dan
lengkap
penyaringan data atau informasi yang
dalam hal ini arsip sebagai
bersifat sewajarnya mengenai suatu
penunjang kegiatan.
masalah dalam kondisi, aspek atau bidang tertentu dalam kehidupan
3. Informan Penelitian
objeknya.
Metode digunakan
2. Lokasi Penelitian
menggunakan sebutan populasi dan
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
sampel
Ilmu Politik Universitas Maritim
memberikan
lokasi
Studi
informan.
informasi
dengan
pengertian ini maka informan dapat
penelitian tersebut yaitu karena: a. Program
melainkan
Informan merupakan orang yang
Raja Ali Haji Tanjungpinan. Adapun memilih
deskriptif
informasi dalam penelitian ini tidak
Program Studi Ilmu Administrasi
peneliti
adalah
yang
kualitatif, maka untuk memperoleh
Penelitian ini dilakukan di
alasan
penelitian
dikatakan sama dengan responden
Ilmu
Administrasi Negara Fakultas
13
apabila
pemberian
keterangannya
langsung dari sumber data yang
karena dipancing oleh pihak peneliti. Dalam
penelitian
dikumpulkan
ini
berhubungan
secara
khusus
langsung
dan
dengan
penentuan responden menggunakan
masalah yang diteliti. Data primer
teknik purposive sampling. Menurut
didapat
Sugiyono purposive sampling adalah
wawancara
teknik penentuan sampel dengan
masalah yang diteliti.
pertimbangan
tertentu
(Sugiyono,
melalui
observasi
berkaitan
dan
dengan
b. Data Sekunder
2011:67).
Data sekunder adalah data
Berdasarkan
teknik
pendukung yang melengkapi data
penentuan informan tersebut maka
primer, yang diperoleh dari jurnal-
ditentukan
jurnal penelitian, literatur dan buku-
informannya
adalah
Kepala Tata Usaha, 2 orang staf
buku
Program Studi Ilmu Administrasi
hubungannya dengan penelitian ini
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
untuk dijadikan sebagai landasan
Ilmu Politik Universitas Maritim
teori
Raja Ali Haji Tanjungpinang.
pemecahan yang dihadapi.
4.
5. Teknik dan Alat Pengumpulan
Jenis dan Sumber Data Dalam penelitian ini sumber
kepustakaan
dalam
yang
mencari
ada
alternatif
Data
data didapat dari:
a. Observasi Secara
a. Data Primer Data primer adalah yaitu data
observasi
penelitian yang diperoleh secara
umum, atau
pengertian pengamatan
merupakan suatu teknik atau cara
14
mengumpulkan data dengan jalan
yang lebih mendalam dan jumlah
mengadakan pengamatan terhadap
respondennya sedikit atau kecil.
kegiatan yang berlangsung. Sugiyono
Adapun
jenis
wawancara
(2009:166) mengemukakan bahwa
yang digunakan dalam penelitian ini
“teknik observasi merupakan suatu
adalah
proses yang komplek dan sulit, yang
Menurut
tersusun
dari
wawancara
biologis
dan
berbagai proses
proses
wawancara
terstruktur.
Sugiyono
(2009:194),
terstruktur
digunakan
psikologis
sebagai teknik pengumpulan data,
diantaranya yang terpenting adalah
apabila peneliti atau pengumpul data
pengamatan dan ingatan”. Dalam
telah
penelitian
ini
observasi
tentang informasi apa yang akan
digunakan
untuk
mengumpulkan
diperoleh. Oleh karena itu dalam
data tentang gambaran umum obyek
melakukan wawancara, pengumpul
penelitian.
data telah menyiapkan instrumen
teknik
mengetahui
penelitian
dengan
berupa
pasti
pertanyaan-
b. Wawancara pertanyaan Menurut
yang
alternatif
Sugiyono jawabannya pun telah disiapkan.
(2009:194), wawancara digunakan Wawancara
ini
dilakukan
sebagai teknik pengumpulan data terhadap staf dan kepala bagian tata apabila peneliti akan melaksanakan usaha di Program Studi Fakultas studi pendahuluan untuk menemukan Ilmu
Sosial
dan
Ilmu
Politik
permasalahan yang harus diteliti, dan Universitas Maritim Raja Ali Haji juga
apabila
peneliti
ingin Tanjungpinang
mengetahui hal-hal dari responden
15
yang
menjadi
informan
berkaitan
dengan
sehingga dapat dikemukakan tema
pelaksanaan kearsipan.
seperti yang disarankan oleh data. Dengan
c. Dokumentasi Menurut (2010:231),
teknik pengumpulan data seperti
yaitu
hasil wawancara dari responden dan
mencari data mengenai hal-hal atau variable
yang
berupa
hasil dokumentasi sesuai dengan
literatur,
indikator yang digunakan. Data dan
catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah, legger,
prasasti, agenda
notulen dan
data
kualitatif yang dikumpulkan melalui
Arikunto
dokumentasi
menyajikan
informasi yang bersifat kualitatif
rapat,
tersebut selanjutnya diinterpretasikan
sebagainya.
oleh penulis sesuai dengan tujuan
Misalnya literatur tentang kearsipan,
penelitian yang telah dirumuskan
faktor penunjang kearsipan, dan
sebelumnya. Untuk itu data primer
sebagainya.
dan sekunder yang sudah terkumpul akan diorganisir dan disusun. Setelah
F. Teknik Analisis Data
tersusun
Teknik analisis data yang digunakan
dalam
penelitian
kemudian
dilakukan
penafsiran dan pembahasan.
ini
adalah teknik analisa data kualitatif. Menurut
Patton dalam
BAB II
Moleong
LANDASAN TEORITIS
(2002:103) analisa data kualitatif
Cooper and Schindler dalam
adalah proses pengorganisasian dan
Sugiyono (2009:80), menyebutkan
pengurutan data ke dalam pola dan
bahwa
kategori serta satuan uraian dasar,
16
teori
adalah
seperangkat
konsep, definisi, dan proposisi yang
adalah fungsi tata penyelenggaraan
tersusun secara sistematis sehingga
terhadap komunikasi dan pelayanan
dapat digunakan untuk menjelaskan
warkat dari suatu organisasi.
dan meramalkan fenomena. Sebagai landasan
berpikir
menyelesaikan
atau
Menurut Terry dalam Gie
dalam
(2000:3), manajemen perkantoran
memecahkan
dapat
didefinisikan
masalah yang ada, perlu adanya
perencanaan,
pedoman
pengorganisasian
teoritis
yang
dapat
sebagai
pengendalian,
dan
pekerjaan
dijadikan sebagai bahan referensi
perkantoran,
dalam membantu proses penelitian.
mereka yang melaksanakannya agar
Mengkaji
faktor-faktor
serta
penggerakan
mencapai tujuan-tujuan yang telah
penunjang kearsipan di Kelurahan
ditentukan
Kampung Bulang yang merupakan
bersangkut paut dengan peredaran
unsur
pelaksanaan
hidup
di
bidang
perusahaan dari sejak penciptaannya
yang
melalui pemeliharaan, penyebaran,
dianggap relevan untuk menelaah
dan penyimpanannya kalau memiliki
fokus
nilai tetap atau pemusnaannya kalau
pendukung
pemerintah pelayanan,
daerah maka
masalah
Manajemen
konsep
adalah
konsep
Perkantoran
dan
data
lebih
dan
dahulu.
Ini
keterangan
usang.
Manajemen Kearsipan.
Selanjutnya manajemen
A. Manajemen Perkantoran Menurut Grager dalam Gie
mengenai
perkantoran,
Gie
(2000:4) menyatakan bahwa: “Pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan
(2000:2), manajemen perkantoran
17
rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran).”
Selanjutnya (2002:18),
dijelaskan secara
tugas/pekerjaan
Moekijat
garis
besar
kantor
itu
berhubungan dengan warkat-warkat dan
statistik-statistik,
dengan
komunikasi-komunikasi,
dengan
perhitungan, dengan perencanaan, dan dengan penemuan waktu.
Lebih
lengkapnya, Dalam
manajemen
perkantoran
hal
ini,
menurut
berarti Denyer yang dikutip oleh Moekijat
penerapan fungsi-fungsi manajemen (2002:23)
mengemukakan
fungsi
pada sarana dan sumber daya kantor kantor itu adalah untuk memberikan untuk mencapai tujuan dan sasaran pelayanan komunikasi dan warkat yang
ditetapkan,
dengan
cara secara rinci adalah:
memberdayakan
pegawai
sebaik1. Untuk menerima keterangan (misalnya surat-surat, harga-harga, kutipan-kutipan, dan sebagainya) 2. Untuk mencatat keterangan (misalnya persediaan, dan catatancatatan kepegawaian) 3. Untuk menyusun keterangan (misalnya dalam pembiayaan, pembukuan) 4. Untuk memberi keterangan (misalnya faktur-faktur penjualan, perkiraan-perkiraan)
baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan
dengan
tepat,
menggunakan metode yang paling baik, dan memberikan lingkungan yang kondusif. Gunanya kantor seperti yang dikemukakan (2002:22)
oleh adalah
Moekijat memberikan
pelayanan komunikasi dan warkat.
18
5. Untuk menjamin aktivaaktiva (misalnya pemeliharaan uang tunai, persediaan-persediaan).
individu dalam lingkungan kantor sebaliknya komunikasi ekstern adalah pertukaran opini atau pikiran yang datang dari luar lingkungan kantor.
Menurut Winardi (1990:9), pekerjaan
kantor
umumnya Sedangkan
menurut
berhubungan dengan empat macam Leffingwell dan Robinson dalam Gie aktivitas pokok, yaitu: (2000:14), pekerjaan kantor dapat 1. Catatan; misalnya data finansial, rekeningrekening, keterangan dan lain sebagainya merupakan bukti tertulis guna menyimpan atau meneruskan pengetahuan mengenai kejadiankejadian lampau. 2. Angka-angka dan perhitungan-perhitungan; menunjukkan jumlah dan trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan merupakan aktivitas dasar sebagian pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali sebagai tindakan membuat perbandingan antara data. 3. Penyimpanan produkproduknya sendiri; mencakup dokumendokumen kantor yang dapat digunakan pada masa yang akan datang. 4. Komunikasi intern dan ekstern; merupakan aktivitas penting dalam bidang pekerjaan kantor. Komunikasi intern sebagai pertukaran opini atau pikiran antara
dirinci
dalam
kegiatan-kegiatan
sebagai berikut: 1. Menerima pesananpesanan, mengantarkan, dan mengirimkannya dengan kapal. 2. Membuat rekening. 3. Sutat menyurat, mendikte, mengetik. 4. Menyimpan warkat. 5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan. 6. Mengurus, membagibagi, dan mengirimkan surat-surat pos. 7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat. 8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh. 9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
19
10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.
Winardi menyebutkan
paling banyak terdapat pada bidang manajemen perkantoran adalah: 1. Ketidakmampuan untuk mengerti hubungan-hubungan tepat kantor dengan bagianbagian lain dari perusahaan. 2. Pekerjaan kertas dilakukan secara berlebihan yang sebagian besar tidak perlu. 3. Kegagalan untuk menyederhanakan pekerjaanpekerjaan kantor. 4. Ketiadaan keseimbangan antara sentralisasi dan desentralisasi. 5. Penerapan azas-azasm mekanisasi tanpa motivasi. 6. Ketidaksediaan untuk mendelegasi, tingkat otoritas yang perlu untuk melaksanakan fungsi mereka dengan baik, kepada pihak bawahan. 7. Terbatasnya jumlah pengawas-pengawas yang merupakan pemimpin.
(1990:12) manajemen
dapat
diterapkan dalam bidang pekerjaan kantor. Ada macam-macam fungsi manajemen kantor; tetapi walaupun demikian aktivitas-aktivitas tersebut dapat dinyatakan sebagai berikut: 1. Menyediakan sesuatu organisasi kantor yang efektif, 2. Mengusahakan adanya fasilitas-fasilitas fisik yang baik di kantor, 3. Menspesifikasikan dan membeli alat-alat dan persediaan-persediaan (supplies), 4. Mengusahakan adanya fasilitas service dan komunikasi, 5. Mengusahakan adanya hubungan majikan pekerja yang memuaskan, 6. Menganalisis dan memperbaiki metode-metode kantor serta prosedurprosedur, 7. Mengawasi aktivitasaktivitas kantor.
Kantor terdiri dari beberapa komponen yaitu manusia, sarana, dan pekerjaan. Pengelolaan yang baik dan efektif dari ketiganya akan meningkatkan nilai yang tinggi bagi perusahaan.
Menurut
Maryati
(2008:5), peran penting manajemen Menurut Winardi (1990:15), perkantoran dalam perusahaan antara kesalahan-kesalahan
umum
yang lain:
20
1. Membantu pihak manajerial dalam membuat keputusan. 2. Membantu bagian lain memberikan pelayanan administrasi. 3. Membantu meningkatkan pelayanan pelanggan.
6. Menganalisis dan memperbaiki metode serta prosedur kerja, untuk mencari yang terbaik sebelum dijadikan standar kerja. 7. Membuat standar kerja yang akan digunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan kantor. 8. Mengarahkan pegawaipegawai kantor untuk bekerja dengan optimal.
Adapun kegiatan manajemen perkantoran
menurut
Maryati
(2008:8), meliputi: 1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan. 2. Menyediakan informasi yang tepat, agar dalam pengambilan keputusan pihak manajerial dapat menetapkan strategi yang tepat, sehingga jalannya roda organisasi mampu menggelinding ke depan dengan cepat. 3. Mengusahakan fasilitas pelayanan dan komunikasi, agar tercipta kinerja yang prima di dalam perusahaan. 4. Menentukan luasnya otomatisasi kantor yang diperlukan, agar tidak terjadi pemborosan yang berlebihan karena ketidaktepatan dalam strategi otomatisasi peralatan kantor. 5. Mengelola lingkungan fisik, agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih produktif dalam bekerja.
B. Manajemen Kearsipan Menurut
Soedjadi
(2000:97), titik berat arsip dalam kearsipan
adalah
pada
segi
penemuan kembali bukan pada penyimpanan. tertulis
Informasi
disimpan
kemungkinan
yang untuk
dipergunakan
pada waktu yang akan datang. Manajemen pengertian,
secara
sebagaimana
yang
dikemukakan oleh Follet yang dikutip oleh Sule dan Saefullah (2006:5)
adalah
“seni
dalam
menyelesaikan sesuatu melalui
21
orang lain. Management is the art
pengurusan arsip yang meliputi
of getting things done through
pencatatan,
pepole”.
pendistribusian,
Menurut
Manullang
pengendalian
pemeliharaan,
dan
penyimpanan, pengawasan,
(2009:15), pengertian manajemen
pemindahan dan pemusnahan.
dapat dilihat dari 3 pengertian
Jadi pekerjaan tersebut meliputi
yaitu: manajemen sebagai suatu
suatu siklus “kehidupan” warkat
proses, manajemen sebagai suatu
sejak lahir sampai mati.
kolektivitas
manusia
manajemen
sebagai
Menurut
Handoko
“manajemen dengan
dan
Menurut
ilmu.
Wahyono
(2000:10),
adalah
menyebutkan
untuk
dan
Pekerjaan
atau kegiatan
berhubungan arsip
dengan disebut
Manajemen Kearsipan. Menurut
kearsipan
arsip
1. Arsip sebagai ingatan atau memori Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bias mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.
mencapai tujuan-tujuan.”
Amsyah
bahwa
yaitu:
menginterpretasikan,
pengurusan
dalam
mempunyai beberapa kegunaan
menentukan,
yang
(2005:9-10)
dan
Manajemen Kearsipan Modern,
bekerja
orang-orang
Sugiarto
(2003:4), adalah
manajemen pekerjaan 22
2. Arsip sebagai bahan pengambil keputusan Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data atau informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dala berbagai media baik media elektronik maupun non elektronik. 3. Arsip sebagai bukti atau legalitas Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti –bukti apabila diperlukan. 4. Arsip sebagai rujukan historis Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan organisasi.
management
Dalam hal ini, Martono
dengan
(1994:4)
mengatakan
secara
singkat
disebut juga manajemen warkat, tidak lain adalah seluruh mata rantai aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat
tersebut
dimusnahkan
atau dilindungi secara permanen karena mempunyai nilai guna yang permanen”. Arsip perlu
suatu
dikelola
organisasi
dengan
baik
karena mempunyai fungsi dan nilai
guna
yang
sangat
diperlukan oleh suatu organisasi. Adapun nilai guna dari suatu arsip meliputi berbagai aspek sesuai dengan nilai guna yang dimilikinya. Menurut guna
“record
suatu
maksudnya: 23
Martono arsip
ALFRED,
nilai
disingkat yang
A = Administration Value / warkat yang bernilai administrasi L = Legal Value / warkat yang mempunyai nilai hukum F = Fiscal Value / warkat yang mempunyai nilai keuangan R = Research Value / warkat yang mempunyai nilai penelitian E = Education Value / warkat yang mempunyai nilai pendidikan D = Documentary Value / warkat yang mempunyai nilai dokumentasi Dari pendapat
kearsipan inilah informasi dan data yang otentik dan akurat dapat diperoleh dengan cepat dan mudah. Banyak penyelenggaraan
adalah
pendapatnya
di atas,
sebuah
proses
organisasi
diterimanya
dalam
dimana
yang berbagai
format dan jenis media, mulai dari
penciptaan,
pengunaan,
penyimpanan, dan penyusutan. Kearsipan organisasi
dalam
berfungsi
bahwa
fungsi
1. Sebagai alat menyimpan warkat 2. Sebagai alat bantu perpustakaan khususnya pada perusahaan besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi. Demikian pula arsip, surat, warkat yang menjadi milik perusahaan merupakan sekumpulan data yang berguna bagi perusahaan. 3. Dengan menyimpan warkat tersebut terdapat keputusan yang dambil merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan.
semua aspek arsip baik yang maupun
kearsipan
kearsipan yang baik adalah:
mengelola
diciptakan
dari
Anhar (1980:55), mengemukakan
dapat disimpulkan manajemen arsip
fungsi
suatu sebagai
penunjang kelancaran kegiatan operasional organisasi. Melalui 24
4. Kearsipan berarti menyimpan secara tepat dan teratur warkat penting mengenai kemajuan perusahaan. 5. Surat-surat dapat dilaksanakan ke sistematika tertentu kearah tercapainya efektivitas dan efisiensi kerja. 6. Melengkapi bila ada kasus yang membingungkan. 7. Memberikan keterangan-keterangan bila diperlukan. 8. Memberitahukan tentang kegiatankegiatan bersaing. 9. Bahan-bahan yang berhubungan dengan keputusan yang lalu dapat membantu perumusan kebijaksanaan di masa yang akan datang. 10. Pengambilan keputusan didasarkan atas system kearsipan yang baik.
dalam kesatuan sistem kearsipan,
Menurut
arsip dapat dipergunakan oleh
yaitu: 1. Arsip sebagai informasi 2. Arsip sebagai penelitian 3. Arsip sebagai sejarah 4. Arsip sebagai ingatan 5. Arsip sebagai komunikasi
sumber sumber sumber sumber sumber
Menurut Widjaja (1999:1) fungsi arsip yang sangat penting yaitu sebagai sumber informasi dan
dokumentasi.
Sebagai
sumber informasi maka arsip akan
dapat
membantu
mengingatkan petugas yang lupa mengenai Sebagai
Wiryatmi
sesuatu sumber
masalah.
dokumentasi
(1993:14), dikatakan bahwa arisp
pimpinan
organisasi
untuk
dapat dilihat dari fungsi arsip
membuat
atau
baik secara mikro maupun makro
keputusan secara tepat mengenai
mengambil
sesuatu masalah yang dihadapi.
25
Dari
pendapat
Soewito
dalam
Suhaedin
dapat disimpulkan bahwa fungsi
(2009:36)
tujuan
kearsipan
arsip
adalah:
bagi
tersebut
organisasi
banyak
manfaat
dalam
memberikan
berfungsi
sebagai
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman 2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan 3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan 4. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip 5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip 6. Untuk menjaga kelestarian arsip
komunikasi,
karena
Selain itu, Widjaja (1999:8)
mencapai
tujuan,
terutama
sebagai sumber informasi. Arsip berfungsi sebuah
sebagai
urat
organisasi
maupun
swasta
nadi
pemerintah karena
arsip
sarat akan nilai-nilai tentang data dan informasi. Selain itu arsip juga
dapat
jembatan
tiap-tiap bagian dalam organisasi
juga
erat hubungannya dengan bidang
kearsipan diantaranya:
kearsipan. Oleh karena itu arsip perlu
diatur
dengan
baiknya, agar dapat melancarkan pekerjaan kantor. fungsi,
penyelenggaraan memiliki
tujuan.
arsip
tujuan
1. Menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan. 2. Menyimpan surat setiap saat diperlukan. 3. Mengumpulkan bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelngkap.
sebaik-
Selain
mengungkapkan
pun
Menurut 26
keterangan
A. Banyak
bila
diperlukan,
faktor
yang
penyusunan dokumen secara up to
kearsipan
agar
date, serta sistem penggolongan yang
berjalan dengan baik dan lancar.
tepat. Selanjutnya dijelaskan Widjaja
Seperti
(1999:103)
tentang
kearsipan
yang
mempengaruhi
yang
Wursanto
dikemukakan (1991:30),
oleh sistem
kearsipan yang dijalankan oleh suatu
penggunaan
instansi
apabila
yang
mudah
memenuhi
dikatakan
baik
mempunyai
ciri-ciri:
dilaksanakan,
mudah
murah/ekonomis,
dimengerti,
tidak
baik
sistem
tepat,
faktor-faktor
penyimpanan
fasilitas
syarat,
yaitu:
kearsipan
dan
petugas
kearsipan yang memenuhi syarat.
memakan
Dalam penelitian ini, peneliti
tempat, mudah dicapai, cocok bagi
menggunakan
organisasi,
dapat
Sedarmayanti (2008:104) bahwa ada
mencegah kerusakan dan kehilangan
beberapa faktor yang menunjang dan
arsip,
perlu diperhatikan dalam kearsipan
fleksibel/luwes,
serta
pengawasan. (2002:20) dapat
mempermudah
Sedangkan mengatakan
dikatakan
memperhatikan
Sutarto
sehingga memudahkan penyimpanan
kearsipan
dan penemuan kembali arsip, yaitu:
baik
hal-hal
pendapat
jika
kesederhanaan, ketepatan, ekonomis,
sebagai
keamanan,
penempatan
yang
berikut: kepadatan, mudah dicapai,
strategis, fleksibel dan petugas arsip.
kesederhanaan,
Dari hasil wawancara terhadap key
keamanan,
kehematan, elastisitas, penyimpanan
informan
dokumen seminimalnya, pemberian
pengamatan
27
dan
responden di
serta
lapangan
menunjukkan bahwa Program Studi
hendaknya diletakkan pada pegawai
Ilmu Administrasi Negara FISIP
yang sering memerlukannya agar
UMRAH belum memperhatikan dan
dapat
melaksanakan
pekerjaan
faktor-faktor
yang
menciptakan yang
suatu cepat.
Faktor
dapat menunjang kearsipan agar
fleksibel
berjalan dengan baik. Adapun faktor
sesuai dengan kebutuhan organisasi
tersebut antara lain: faktor ekonomis,
dan perkembangann teknologi zaman
keamanan,
yang
sekarang. Sedangkan faktor petugas
strategis, fleksibel, dan petugas arsip.
arsip yang merupakan faktor penting
penempatan
Faktor kearsipan
ekonomis diharapkan
dalam
dalam
mampu
seharusnya
proses
diterapkan
menjalankan
hendaknya
memiliki
kearsipan pengetahuan
mengontrol anggaran atau biaya yang
dan pemahaman yang cukup pada
dikeluarkan penyimpanan
untuk
sarana
tata kelola arsip yang baik dan benar.
maupun
peralatan
Menurut Amsyah (2003:7-8),
kearsipan agar berkualitas dan tahan
kantor-kantor
lama
banyak
sehingga
pemborosan.
tidak
berhubungan
kegiatannya dengan
keamanan
pelayanan diharapkan mempunyai
diharapkan mampu menjaga arsip-
file yang dapat berjalan dengan
arsip penting agar tidak terjadi
efektif dan efisien. Oleh karena itu,
kerusakan yang disebabkan oleh
penting untuk diperhatikan faktor-
alam maupun kecuaian manusia.
faktor
Faktor penempatan yang strategis
kearsipan agar berjalan dengan baik
berarti
Faktor
terjadi
yang
sarana
penyimpanan
28
yang
dapat
menunjang
demi kelancaran sebuah pelayanan
arsip dan tingkat kemudahan
administrasi.
pengurusan arsip maka dapat BAB V
penulis simpulkan bahwa tempat
PENUTUP
penyimpanan arsip sebagai faktor penunjang
A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian
sebelumnya
dapat
dikatakan sederhana.
dan pembahasan yang telah penulis uraikan
kearsipan
2. Tanggapan responden terhadap
pelaksanaan
dimensi ketepatan yang diperoleh
kearsipan di Program Studi Ilmu
dari indikator tingkat kecepatan
Administrasi Negara FISIP UMRAH
dan tingkat ketepatan penemuan
dengan
kembali
menggunakan
teori
arsip,
maka
dapat
Sedarmayanti (2008:104) mengenai
diketahui bahwa penataan dan
faktor-faktor penunjang kearsipan
metode penyimpanan telah tepat
dari tujuh dimensi yang terdiri dari
sehingga
kesederhanaan, ketepatan, ekonomis,
faktor kearsipan.
keamanan,
penempatan
menunjang
faktor-
arsip
3. Selanjutnya tanggapan responden
strategis, fleksibel dan petugas arsip
terhadap dimensi ekonomis yang
dan hasil observasi yang penulis
dilihat melalui indikator tingkat
lakukan, dapat disimpulkan bahwa:
efisiensi penggunaan tempat dan
1. Hasil
responden
peralatan kearsipan dan tingkat
terhadap dimensi kesederhanaan
pemanfaatan peralatan kearsipan
yang diperoleh dari indikator
diperoleh
tingkat kemudahan menyimpan
penggunaan tempat atau ruang
tanggapan
29
kesimpulan
bahwa
dan
peralatan
ekonomis
arsip
dalam
belum
6. Berikutnya tanggapan responden
menunjang
terhadap dimensi fleksibel dilihat
faktor-faktor kearsipan.
dari indikator tingkat kesesuaian
4. Dari hasil tanggapan terhadap
sistem
yang
digunakan
dan
dimensi keamanan yang dilihat
kemungkinan perluasan sistem,
melalui
penulis
indikator
tingkat
menyimpulkan
bahwa
pemeliharaan arsip dan tingkat
sistem penyimpanan arsip belum
keamanan maka dapat penulis
fleksibel
simpulkan
faktor-faktor kearsipan.
bahwa
keamanan
dalam
menunjang
pengawasan dan pemeliharaan
7. Terakhir tanggapan responden
arsip sebagai faktor penunjang
terhadap dimensi petugas arsip
kearsipan
yang
belum
dilakukan
dengan maksimal. 5. Berdasarkan responden
tanggapan terhadap
dimensi
dilihat
dari
tingkat
pemahaman
terhadap
kearsipan
dan
tata tingkat
pemahaman
terhadap
penempatan arsip strategis yang
perlengkapan
dilihat
tingkat
kearsipan maka dapat penulis
kemudahan pengambilan arsip
simpulkan bahwa masih ada
dan tingkat keteraturan maka
beberapa
dapat
kurang
dari
indikator
ditarik
kesimpulan
dan
peralatan
petugas arsip paham
penempatan dan penataan ruang
kearsipan
dalam menunjang faktor-faktor
faktor-faktor kearsipan.
kearsipan belum strategis.
B. Saran-saran
30
dalam
tentang
yang tata
menunjang
Dalam
rangka
menunjang
untuk
pelaksanaan kearsipan yang baik
berbagai
keperluan
sekaligus.
maka penulis memberikan saran dari
2. Selain
memperhatikan dalam
faktor
hasil penelitian ini sebagai berikut:
ekonomis
1. Bagi pemimpin dan pegawai di
kearsipan yang baik, diperhatikan
Program Studi Ilmu Adm.Negara
juga
FISIP
Pemeliharaan
UMRAH
hendaknya
menunjang
faktor
keamanan.
arsip
memperhatikan faktor ekonomis
disimpan
dalam menunjang kearsipan yang
memadai dan standar sehingga
baik. Penggunaan tempat dan
aman dan jauh dari kerusakan.
peralatan kearsipan senantiasa
Disamping
mempertimbangkan sisi kuantitas
keluar masuknya arsip penting
yang diperlukan sehingga tidak
hendaknya menggunakan kartu
menghamburkan
kendali.
tidak
material
terjadi
dan
pemborosan
3. Faktor
pada
sebaiknya
sarana
itu,
lainnya
yang
pengawasan
yaitu
faktor
sedangkan sisi kualitas sebaiknya
penempatan arsip yang strategis.
mempertimbangkan
Perabotan
besarnya
maupun
biaya yang dikeluarkan sehingga
arsip
tidak terjadi penghematan semu.
disusun sesuai dengan urutan
Pemanfaatan peralatan kearsipan
penyelesaian arsip pada pegawai
diusahakan
yang membutuhkannya sehingga
yang
bercorak
serbaguna sehingga dapat dipakai
hendaknya
peralatan
pengambilan
31
dan
diletak
dan
pengurusan
arsip dapat mudah dilakukan
5. Faktor
(efektif).
terakhir
yang
perlu
diperhatikan dalam menunjang
4. Selanjutnya
faktor
fleksibel
kearsipan yaitu faktor petugas
dalam menunjang kearsipan perlu
arsip
mendapat
pegawai,mereka
perhatian
juga.
dalam
hal
ini
hendaknya
Fleksibel berarti perubahan untuk
dibekali
membuat suatu sistem menjadi
kearsipan dari tahap pembuatan
lebih
efektif
hingga pemusnahan arsip. Selain
Dengan
itu juga pemahaman akan cara
perkembangan teknologi zaman
penggunaan perlengkapan dan
ini,
penyimpanan
peralatan kearsipan juga harus
hendaknya menggunakan sistem
dibekali agar tidak mudah rusak
pengarsipan
dan proses kerja menjadi lancar.
mudah
dilakukan.
sistem
atau
otomatis
pengetahuan
(komputeriasi).
DAFTAR PUSTAKA Arikunto, Suharsimi. 2010. Manajemen Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta.
32
tentang
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen kersipan, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Anhar. 1980. Menyusun Surat dan Kearsipan. Jakarta: Depdikbud. Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara. Bungin, Burhan. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Pers. Burhanudin, TR. 2009. Pendekatan, Metode, dan Teknik Penelitian Pendidikan. Purwakarta: UPI. Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Handoko T. Hani. 2000. Manajemen. Yogyakarta: BPFE. Manullang. 2009. Dasar-Dasar Manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Martono. 1994. Record Manajemen dan Filling dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta: Karya Utama. Maryati, MC. 2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Jogyakarta: YKPN Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Unit Penerbit dan Pecetakan. Mills, Geoffrey., Standingford Oliver., Appleby Robert C. 1991. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta Barat: Binarupa Aksara. Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor. Bandung: Mandar Maju. Moleong, Lexy J. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosda Karya. Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius. Robbins, Stephen P. 2006. Perilaku Organisasi, Edisi kesepuluh. Jakarta: PT. Indeks Kelompok Gramedia Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memamfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju. . 2008. Tata Kearsipan dengan Memamfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju. Singarimbun, Masri dan Sofian Effendi. 2006. Metode Penelitian Survai. Jakarta: LP3ES. 2
Soedjadi. 2000. Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana. Sugiarto, Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media. Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung: CV. Alfabeta. Suhaedin, Enjang. 2009. Pengaruh Kemampuan Kerja Petugas Arsip Terhadap Efektivitas Kearsipan Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung. Skripsi pada FPEB UPI Bandung: Tidak diterbitkan. Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga. Sule, Saefullah. 2005. Pengantar Manajemen Edisi Pertama. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. Sutarto . 2002. Dasar-dasar University Press.
Organisasi.
Yogyakarta:
Gadjah
Mada
Warsoamisastro, A.J., Soepeket. 1981. Pengurusan Surat dan Kearsipan. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Widjaja, AW. 1999. Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. Jakarta: Raka Grafindo Pustaka. Winardi. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Mandar Maju . 2007. Manajemen Perilaku Organisasi (Edisi Revisi). Jakarta: Prenada Media Group. Wiryatmi, Endang. 1993. Arsip Dinamis dalam Informasi. Jakarta: Biro Tata Media Cipta. Wursanto, Ig. 2000. Kearsipan Jilid 1 dan 2.Yogyakarta: Kanisius. Yatimah, Durotul. 2005. Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang Keahlian: Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka Setia.
3
