PEDOMAN PENGELOLAAN KEGIATAN HIBAH UNDP PROJECT MANAGEMENT IMPLEMENTATION GUIDELINE

BAPPENAS

PMIG PEDOMAN PENGELOLAAN KEGIATAN HIBAH UNDP PROJECT MANAGEMENT IMPLEMENTATION GUIDELINE

2009

Transparansi, Keselarasan, Kepemilikan,Harmonisasi dan Akuntabilitas

PEDOMAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN KEGIATAN HIBAH UNDP

(Project Management Implementation Guideline - PMIG) “Transparansi, Keselarasan, Kepemilikan, Harmonisasi dan Akuntabilitas”

Versi 1 2009

Disusun bersama oleh Kementerian Negara PPN/ Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS) dan United Nations Development Programme Indonesia

Direktorat Pendanaan Luar Negeri Multilateral Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan Nasional / Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS)

PEDOMAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN KEGIATAN HIBAH UNDP (Project Management Implementation Guideline – PMIG) Diterbitkan oleh Direktorat Pendanaan Luar Negeri Multilateral Bappenas

ISBN: 978-602-95100-0-3

Cetakan pertama September 2009 Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang

Penanggung Jawab : Deputi Bidang Pendanaan Pembangunan Koordinator

: Direktur Pendanaan Luar Negeri Multilateral

Tim Penyusun : Ade Kuswoyo, Justin Shone, Agustin Arry Yanna, Indra Maizir, Lukas Adhyakso, Saito Nainggolan, Miranda Tahalele, Gi-Soon Song, Handoko, Angger Wibowo, Bakhtiyor Kamraev.

Kontributor : Bappenas: Syafril Basir, Yan P. Pangaribuan, Zaenal Arifin, Kuswiyanto,Samsul Widodo, Tati Lies Aryati, Sugeng Wahyu Hendarto. Departemen Keuangan: Rinardi Rusman, Zandy Akbar, Naseer, Adrian Coto, Dodi Rahdiana, Yusdhani Siregar, Muhamad Yusuf, Sudarmanto, Hageng Suryo Nugroho, Sumaryanti, Masyar Resmawan, Ferry Irawan, Sofyan Helmi. Sekretariat Negara: Widi Prasetyo, Netty Trenggonowati. Departemen Luar Negeri: Sutadi. Departemen Hukum dan HAM: Bambang S, Prabowo, Iwan Rustiawan. LKPP: Ikak Patriastomo. UNDP: Kristanto Sinandang, David Smith, Teuku Rahmatsyah, Imelda, Aris Harnanto, Florentina Madar, Ali Sani Uyara, May Hendarmini.

Editor dan Layout : Egi B. Suarga

Direktorat Pendanaan Luar Negeri Multilateral Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan Nasional / Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS) Jl. Taman Suropati no. 2 Jakarta Pusat 10310 Telp : (021) 3160159 Fax : (021) 31934203 http://www.bappenas.go.id

Pedoman Pelaksanaan Manajemen Proyek (PMIG)

KATA PENGANTAR

Pedoman Pelaksanaan Pengelolaan Kegiatan Hibah UNDP (Project Management Implementation Guideline-PMIG) disusun dibawah koordinasi Kementerian Negara PPN/ Bappenas bekerjasama dengan UNDP. PMIG berisi penjelasan mengenai mekanisme dan kebutuhan minimal yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan kegiatan hibah UNDP. PMIG merupakan adaptasi peraturan yang berlaku di Indonesia dengan prosedur dan kebijakan yang berlaku di UNDP (UNDP Programme and Operations Policies and Procedures-POPP). Penyusunan PMIG merupakan salah satu langkah Pemerintah dalam melaksanakan agenda Komitmen Jakarta yang telah ditandatangani pada tanggal 12 Januari 2009 dengan mengikuti prinsip-prinsip dan semangat Deklarasi Paris, yaitu: Kepemilikan, Harmonisasi, Efisiensi, Efektivitas, Keterbukaan, Kompetisi, Transparansi, Kesetaraan dan Akuntabilitas. PMIG akan menjadi sarana bagi Pemerintah Indonesia dan UNDP untuk mengoptimalkan pelaksanaan kerjasama dalam rangka pengurangan kemiskinan, pembangunan kapasitas sumber daya manusia dan kelembagaan, penguatan tata pemerintahan, serta percepatan pencapaian target MDGs. PMIG diharapkan dapat menjadi pedoman bagi pelaksanan program dan kegiatan serta memastikan seluruh aktivitas dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif. Ruang lingkup PMIG melingkupi mekanisme perencanaan dan pengusulan kegiatan, organisasi dan kelembagaan, pengadministrasian dana hibah, pelaporan, pemantauan dan evaluasi serta audit, dan penutupan kegiatan. Bappenas dan UNDP akan membentuk tim review yang bertugas melakukan review terhadap PMIG secara berkala, untuk mengakomodasi perubahan kebijakan dan prosedur baik dari Pemerintah Indonesia maupun UNDP. Proses review akan melibatkan seluruh pihak yang terkait melalui suatu proses partisipatif. Dengan demikian, diharapkan PMIG dapat menjadi living document yang akan mengakomodasi perubahan kondisi dan kebijakan terkait pengelolaan hibah luar negeri Pemerintah.

i


Bappenas dan UNDP mengharapkan agar PMIG ini dapat memberikan manfaat terutama dalam mendukung pelaksanaan kegiatan dan meningkatkan kerjasama antara Pemerintah Indonesia dan UNDP. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam proses penyusunan PMIG, terutama perwakilan dari Departemen Keuangan, Departemen Luar Negeri, Sekretariat Negara, Departemen Hukum dan HAM, Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP) serta pihak-pihak lain yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu. Kami menanti proses review selanjutnya yang akan dilaksanakan oleh tim review PMIG setiap tahun untuk memperbaharui dokumen ini.

Lukita Dinarsyah Tuwo Deputi Bidang Pendanaan Pembangunan Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS)

Håkan Björkman Country Director United Nations Development Programme (UNDP) Indonesia

ii


DAFTAR SINGKATAN DAN ISTILAH

APBN ATLAS AWP BAPPENAS BPKP BUMN BUN CCF CDR CPAP CPD DIM DIPA DIPK DRPHLN-JM DRPPHLN DSA FACE FS HACT IMTA IP Keppres KPPN LoA MDGs MOSS MYFF

Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Piranti lunak (software) yang digunakan oleh UNDP, memuat data-data resmi UNDP Annual Work Plan Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Badan Usaha Milik Negara Bendaharan Umum Negara – dalam hal ini Menteri Keuangan Country Cooperation Framework Combined Delivery Report Country Programme Action Plan Country Programme Document Direct Implementation Modality Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Daftar Isian Pengusulan Kegiatan Daftar Rencana Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri–Jangka Menengah Daftar Rencana Prioritas Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri UN Daily Subsistence Allowance Funding Authorization and Certificate of Expenditure Feasibility Study / Dokumen Studi Kelayakan Proyek UN Harmonized Approach for Cash Transfer Izin Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing Implementing Partner (sebelumnya dinamakan Executing Agency) Keputusan Presiden Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Letter of Agreement – Nota kesepahaman mengenai daftar dukungan yang akan diberikan UNDP Millennium Development Goals – Tujuan Pembangunan Milenium UN Minimum Operating Security Standards Multi Year Funding Framework

iii


NIM NoD NPD NPPHLN OAI PA/KPA PAC PB PBB Permenneg PHLN PIP Pipeline PM PMIG PMU POPP PP PPK PPN PSC QWP RKA-KL RPJMD RPJMN RRF SHD SKPD SMART SNPK SOP SP3 ToR UNBOA

iv

National Implementation Modality Notice of Disbursement National Project Director Naskah Perjanjian Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri UNDP Office of Audit and Investigation (sebelumnya dinamakan OAPR) Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran Project Appraisal Committee Project Board (sebelumnya dinamakan Steering Committee atau Biro Kerjasama UNDP) Perserikatan Bangsa-Bangsa Peraturan Menteri Negara Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri Project Initiation Plan Daftar indikatif kegiatan yang akan mendapat pembiayaan berupa pinjaman dan/atau hibah Project Manager Project Management Implementation Guideline Project Management Unit Project and Operations Policies and Procedures Peraturan Pemerintah Pejabat Pembuat Komitmen Pajak Pertambahan Nilai Project Steering Committee Quarterly Work Plan Rencana Kerja Anggaran – Kementerian Lembaga Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional Project Result and Resource Framework Sustainable Human Development Satuan Kerja Pemerintah Daerah Specific, Measurable, Achievable, Relevant and TimeBound Strategi Nasional Penanggulangan Kemiskinan Standard Operating Procedure Surat Perintah Pembukuan / Pengesahan Terms of Reference United Nations Board of Auditors


UNDAF UNDG UNDP WA

United Nations Development Framework United Nations Development Group United Nations Development Programme Withdrawal Application

v


DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ................................................................................. i DAFTAR SINGKATAN DAN ISTILAH ........................................................ iii DAFTAR ISI ............................................................................................ vi DAFTAR GAMBAR ..................................................................................viii BAB 1 PENDAHULUAN .......................................................................... 1 1.1. Sekilas mengenai UNDP .............................................................. 2 1.2. Permasalahan ............................................................................. 4 1.3. Tujuan ........................................................................................ 5 1.4. Ruang Lingkup ............................................................................ 5 1.5. Mekanisme Review PMIG ............................................................. 6 1.6. Sekilas Gambaran Dokumen Pendukung .................................... 7 BAB 2 TAHAP PERENCANAAN KEGIATAN ............................................. 9 2.1. Pendahuluan ............................................................................... 9 2.2. Penyusunan Concept Note dan PIP Berdasarkan Country Programme (CPD dan CPAP) ........................................................ 10 2.3. Tahap Pengusulan dan Penilaian Kegiatan .................................. 11 2.4. Tahap Persiapan ......................................................................... 12 2.4.1. Struktur Organisasi Kegiatan ............................................ 13 2.4.2. Rencana Keuangan Kegiatan ............................................. 17 2.5. Harmonized Approach for Cash Transfer (HACT) ...........................18 2.5.1. Pelaporan untuk Kegiatan, Monitoring dan Evaluasi HACT.19 2.6. Standar Minimum Operasi Keamanan (MOSS) ............................ 20 2.7. UNDP Country Office Cost Recovery ............................................. 20 BAB 3 PELAKSANAAN KEGIATAN HIBAH UNDP ....................................23 3.1. Start up Workshop ....................................................................... 23 3.2. Mekanisme Penarikan Dana Hibah UNDP ................................... 23 3.2.1. Ruang Lingkup dan Landasan Peraturan ...........................23 3.2.2. Prinsip-Prinsip Umum .......................................................24 3.2.3. Mekanisme Pencantuman Dana Hibah UNDP dalam DIPA..25 3.2.4. Pengelolaan Rekening Kegiatan ......................................... 26 3.2.5. Mekanisme Penarikan Dana Hibah UNDP ..........................29 3.2.6. Pengeluaran Kegiatan yang Tidak Dapat Dibiayai Hibah UNDP ................................................................................32 3.2.7. Mekanisme Pengesahan atas Realisasi Dana Hibah ........... 32 3.2.8. UNDP Country Office Support Services ................................35 3.3. Pengadaan Barang dan Jasa ....................................................... 36 3.3.1. Prinsip Dasar .................................................................... 36 3.3.2. Pemilihan Mekanisme Pengadaan ......................................36 3.4. Mekanisme Perubahan/ Revisi Dokumen Kegiatan ......................37 3.5. Lain-Lain .................................................................................... 39 3.5.1. Perjalanan Dinas ...............................................................39 3.5.2. Permohonan Visa dan Perizinan Bagi Tenaga Ahli Asing..... 39 3.5.3. Perpajakan ........................................................................ 40

vi


BAB 4 MONITORING, PELAPORAN, EVALUASI, DAN AUDIT ................... 43 4.1. Gambaran Umum ........................................................................ 43 4.2. Monitoring ................................................................................... 43 4.2.1. Pelaporan Triwulanan ........................................................ 45 4.2.2. Laporan Tahunan .............................................................. 47 4.2.3. Laporan Akhir .................................................................... 47 4.3. Evaluasi Kegiatan ........................................................................ 48 4.4. Audit ........................................................................................... 50 4.4.1. Audit Terhadap Pelaksanaan Proyek .................................. 50 4.4.2. Audit Internal (Internal Audit) ............................................. 51 4.4.3. Audit Eksternal (External Audit) ......................................... 51 4.4.4. HACT Assessment .............................................................. 52 BAB 5 ASET DAN PENUTUPAN PROYEK ................................................ 53 5.1. Aset Kegiatan ............................................................................... 53 5.2. Penutupan Kegiatan .................................................................... 53 LAMPIRAN-LAMPIRAN Lampiran A1. Jakarta Commitment .......................................................... 55 Lampiran A2. Dokumen-Dokumen Pendukung dalam Peraturan Pemerintah ....................................................................... 63 Lampiran A3. Check List on POPP Project Management ............................ 73 Lampiran A4. Example of UNDP Country Office Support Services .............. 83 Lampiran A5. Daftar Lampiran B Dalam Bentuk Soft Copy (CD) .............. 87

vii


DAFTAR GAMBAR GAMBAR 2.1. Tahapan Perencanaan Kegiatan Hibah UNDP ..................... 10 GAMBAR 2.2. Struktur Organisasi Kegiatan .............................................. 17 GAMBAR 3.1. Mekanisme Pencantuman Kegiatan Hibah UNDP dalam DIPA ................................................................................... 25 GAMBAR 3.2. Pengelolaan Rekening Kegiatan ........................................... 26 GAMBAR 3.3. Mekanisme Setoran Tunai (Direct Cash Transfer) ................. 30 GAMBAR 3.4. Mekanisme Penggantian Pembiayaan Pendahuluan (Reimbursement) ................................................................. 30 GAMBAR 3.5. Mekanisme Pembayaran Langsung (Direct Payment) ............ 31 GAMBAR 3.6. Mekanisme Pelaksanaan Langsung (Direct Agency Implementation) .................................................................. 32 GAMBAR 3.7. Mekanisme Penarikan Dana Hibah UNDP ........................... 33 GAMBAR 3.8. Mekanisme Pengesahan Realisasi Hibah UNDP ................... 35

viii

Bab 1 - Pendahuluan

BAB

1

PENDAHULUAN

P

emerintah Indonesia dan mitra kerja pembangunan telah menandatangani dokumen Komitmen Jakarta pada tanggal 12 Januari 2009 (Jakarta Commitment- Lampiran A1). Komitmen Jakarta berisi kesepakatan untuk melaksanakan langkah-langkah bersama bagi peningkatan efektifitas dalam pemanfaatan pinjaman/hibah luar negeri menuju tercapainya efektifitas pembangunan nasional di Indonesia. Penandatanganan ini menunjukkan bahwa pengelolaan pinjaman dan hibah luar negeri (PHLN) di Indonesia semakin diperkuat sejalan dengan kepentingan nasional. Dokumen Komitmen Jakarta ditandatangani oleh 26 mitra kerja sama pembangunan baik multilateral maupun bilateral, salah satunya adalah UNDP yang merupakan bagian dari PBB di Indonesia. UNDP adalah salah satu mitra Pemerintah yang menyalurkan pendanaan dalam bentuk hibah. Sesuai dengan Country Programme Document (CPD) periode 2006-2010, UNDP mempunyai fokus kerjasama dalam bidang tata pemerintahan dan demokratisasi, pembangunan sumber daya manusia dan upaya pencapaian Millennium Development Goals (MDGs), pengurangan kerentanan terhadap krisis, rehabilitasi dan rekonstruksi Aceh dan Nias pasca tsunami, serta pengelolaan lingkungan hidup yang berkelanjutan dan pemanfaatan energi yang lebih efisien dan efektif. Sebagai tindak lanjut dari penandatangan Komitmen Jakarta, Pemerintah dan UNDP akan terus melakukan upaya bersama untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan kerjasama dalam pembangunan. Salah satunya adalah melalui penyusunan Project Management Implementation Guideline (PMIG). Penyusunan PMIG bertujuan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dengan mengutamakan harmonisasi, kepemilikan nasional, dan penggunaan sistem pemerintah dalam pelaksanaan kegiatan hibah UNDP di Indonesia.

1


1.1. Sekilas Mengenai UNDP UNDP adalah salah satu lembaga pembangunan dan pendanaan dibawah PBB. Tujuan utama UNDP adalah pengembangan sumberdaya manusia berkelanjutan (Sustainable Human Development/SHD). Melalui SHD, UNDP mendukung kesempatan masyarakat dalam memanfaatkan potensi yang dimilikinya. Penekanan konsep ini adalah kesetaraan dan persamaan distribusi pembangunan, integritas sosial, dan perlindungan lingkungan hidup bagi generasi yang akan datang. Deklarasi Milenium (Lampiran B52) adalah landasan yang menjadi fokus UNDP dan pengembangan rencana strategisnya (Lampiran B47). Kantor perwakilan UNDP di Indonesia dikepalai oleh Resident Resepresentative yang pada saat ini juga menjabat sebagai UN Resident Coordinator. Resident Representative dibantu oleh seorang Country Director yang bertanggungjawab terhadap urusan kerjasama program pembangunan, seorang Deputy Resident Representative yang bertanggung jawab dalam operasional dan seorang Deputy Country Director yang bertanggung jawab dalam program. Sebagai mitra pembangunan dan lembaga pemberi hibah, UNDP melaksanakan kerjasama kegiatan dengan Pemerintah Indonesia tidak saja melalui pendanaan proyek hibah, namun juga melalui beberapa bentuk kerjasama antara lain: a. b. c. d. e.

Technical Advisory Services/Development Services; Advokasi Kebijakan; Memfasilitasi Kerjasama Multi-stakeholders (UN-Donor Coordination); Funding for Catalytic Intervention ; Producing and Sharing of Knowledge.

UNDP adalah salah satu inisiator dan pengemban (caretaker) dari MDGs. MDGs merupakan basis dan landasan kerjasama antara UNDP dengan pemerintah di seluruh dunia. Berdasarkan dokumen ini, UNDP mengembangkan rencana strategis dan rencana kerja untuk masing-masing negara.

2

Bab 1 - Pendahuluan

Dalam lingkup nasional di Indonesia, kerjasama UNDP fokus pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2004-2009 dan dokumen lainnya yang merefleksikan strategi sektoral dan kondisi nasional, seperti Strategi Nasional Penanggulangan Kemiskinan (SNPK) dan hasil laporan pencapaian MDGs di Indonesia. Rencana jangka menengah UNDP di Indonesia tercermin dalam UNDP Country Programme Document (CPD) (Lampiran B54) yang sebelumnya disebut UNDP Country Cooperation Framework (CCF). CPD terdiri dari rencana prioritas kerja yang akan dilaksanakan dalam jangka menengah selama 5 tahun. CPD dalam bentuk yang lebih operasional tercermin dalam UNDP Country Programme Action Plan (CPAP) (Lampiran B28). CPAP mengakomodasikan program-program UNDP, output dan indikator serta rencana pendanaan untuk jangka menengah. Dokumen CPD dan CPAP yang berlaku saat ini adalah untuk periode 2006-2010. Pengembangan dan finalisasi dokumen CPD dan CPAP dilaksanakan secara bersama oleh UNDP dan Pemerintah Indonesia. Fokus utama UNDP di Indonesia periode 2006-2010 didetailkan dalam UNDP Country Programme Document (CPD). Untuk periode saat ini, fokus utama UNDP tersebut mengikuti prinsip-prinsip dalam Deklarasi Paris dan Komitmen Jakarta, yakni Pengembangan Kapasitas dan Kepemilikan. UNDP-Country Programme Document (CPD) periode 2006-2010 difokuskan pada: a. b. c. d. e.

Pengembangan sumberdaya manusia dan upaya pencapaian MDGs; Pengelolaan lingkungan hidup yang berkelanjutan dan penggunaan energi yang efektif; Mendukung pelaksanaan pemerintahaan yang demokratis; Pengurangan potensi krisis; Rehabilitasi dan rekonstruksi Aceh dan Nias.

Detail kerja dan fokus UNDP termasuk pelaksanaan proyek dan inisiatif kegiatan dapat dilihat di situs resmi UNDP : http://www.undp.org, sedangkan untuk spesifik Indonesia dapat dilihat di situs http://www.undp.or.id. Daftar Istilah yang digunakan UNDP baik dalam dokumen ini maupun dokumen terkait lainnya dapat dilihat pada Lampiran B24.

3


1.2. Permasalahan Pelaksanaan kerjasama antara Pemerintah Indonesia dan UNDP masih menghadapi beberapa permasalahan, antara lain: ? Hibah yang diberikan melalui kegiatan yang dilaksanakan belum

seluruhnya tercatat secara resmi dalam APBN sebagai pendapatan negara. Hal ini disebabkan sistem keuangan dan penyaluran dana hibah UNDP belum sepenuhnya sesuai dengan sistem keuangan dan anggaran Pemerintah; ? Permasalahan dalam teknis pelaksanaan kerjasama disebabkan adanya kendala teknis maupun administrasi. Salah satu penyebab kedua permasalahan di atas adalah adanya perbedaan dan kekurang-pahaman pengelola proyek terhadap peraturan dan mekanisme Pemerintah dan UNDP. Contoh permasalahan tersebut misalnya dalam hal perencanaan dan pengusulan proyek hibah luar negeri, mekanisme penyaluran dana hibah, prosedur pengadaan barang dan jasa, serta monitoring dan evaluasi. Permasalahan-permasalahan tersebut di atas perlu segera diatasi agar pelaksanaan kerjasama semakin memberikan manfaat yang lebih optimal di masa yang akan datang. Pada saat ini Pemerintah Indonesia sedang berupaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pemanfaatan hibah luar negeri. Pada tahun 2006, Pemerintah telah mengesahkan beberapa ketentuan yang berkaitan dengan teknis pengelolaan hibah luar negeri antara lain: a. Peraturan Pemerintah No. 2 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Pengadaan Pinjaman dan/atau Penerimaan Hibah serta Penerusan Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri; dan b. Peraturan Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas Nomor: PER.005/M.PPN/06/2006 Tentang Tata Cara Perencanaan dan Pengajuan Usulan Serta Penilaian Kegiatan yang Dibiayai dari Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri. Adanya ketentuan-ketentuan di atas perlu diikuti dengan upaya sinkronisasi dengan sistem yang berlaku di UNDP untuk pelaksanaan program dan kegiatan secara efektif. Berkaitan dengan hal ini, Pemerintah

4

Bab 1 - Pendahuluan

dan UNDP bekerjasama untuk menyusun Pedoman Pelaksanaan Pengelolaan Kegiatan atau Project Management Implementation Guideline (PMIG).

1.3. Tujuan Tujuan penyusunan Pedoman ini adalah: 1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kegiatan hibah UNDP; 2. Menjadi acuan bagi staf pemerintah yang mempunyai tugas mengelola hibah luar negeri dan staf pemerintah yang menjadi pelaksana kegiatan hibah UNDP; dan 3. Menjadi acuan bagi staf dan konsultan UNDP yang bertugas di Indonesia agar lebih memahami kondisi dan ketentuan pemerintah mengenai pengelolaan hibah luar negeri yang berlaku.

1.4. Ruang Lingkup Pedoman ini disusun berdasarkan ketentuan yang berlaku di internal Pemerintah Indonesia dan UNDP yang berkaitan dengan hibah luar negeri Pemerintah. Pedoman ini mengatur kegiatan yang dibiayai oleh hibah dari UNDP yang pelaksanaannya menggunakan Modalitas Implementasi Nasional (National Implementation Modality/NIM). Adapun untuk program/kegiatan yang menggunakan Modalitas Implementasi Langsung (Direct Implementation Modality/DIM), pelaksanaannya mengacu pada Project and Operations Policies and Procedures (POPP). Pedoman ini menjabarkan tahap pelaksanaan proyek sebagai berikut: a. Perencanaan, persiapan kegiatan dan penandatanganan Dokumen Kegiatan (Project Document); terdiri dari proses pengusulan, penilaian dan pencatuman dalam dokumen perencanaan pinjaman/hibah luar negeri, penyiapan kegiatan, sampai dengan tahap penandatanganan dokumen kegiatan. b. Pelaksanaan; terdiri dari penjabaran mengenai mekanisme penyaluran/pencairan dan pengadministrasian dana hibah, prinsipprinsip umum dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, perubahan/revisi dokumen kegiatan, dan mekanisme lain yang mencakup perihal perjalanan dinas, izin tinggal dan visa untuk tenaga ahli asing, bea masuk untuk barang import, dan perpajakan;

5


c. Pelaporan, pemantauan dan evaluasi, serta audit; terdiri dari penjabaran tentang mekanise pelaporan, pemantauan, evaluasi, serta mekanisme audit yang dilaksanakan terhadap kegiatan yang dibiayai hibah UNDP; dan d. Mekanisme penutupan kegiatan; berupa penjabaran mengenai tata cara penutupan kegiatan secara ringkas baik secara substansi maupun administrasi keuangan termasuk pemindahan aset kegiatan. Pengaturan untuk hal-hal yang bersifat lebih teknis sesuai dengan kondisi dan karakteristik proyek dituangkan dalam Project Document dan Standard Operating Procedures (SOP). Penting untuk diketahui, bahwa dalam kondisi khusus seperti bencana alam dan krisis, mekanisme pelaksanaan kegiatan yang dibiayai hibah UNDP tidak perlu mengikuti prosedur reguler yang dijabarkan dalam dokumen PMIG ini. UNDP memberikan fleksibilitas berdasarkan kondisi dan kebutuhan darurat1. UNDP akan menginformasikan kepada Bappenas perihal mekanisme yang diterapkan.

1.5. Mekanisme Review PMIG PMIG merupakan living document yang akan dimutakhirkan secara rutin sesuai dengan situasi dan kondisi nasional. Berkaitan dengan hal tersebut, Pemerintah Indonesia dan UNDP akan membentuk Tim Review yang akan melaksanakan proses review terhadap PMIG. Proses ini akan dilakukan setidaknya satu kali dalam satu tahun atau lebih jika diperlukan. Tim review PMIG setidaknya akan beranggotakan perwakilan dari Bappenas, Departemen Keuangan, dan UNDP.

1

Kebijakan mengenai kondisi khusus ini secara internal UNDP dapat di kategorikan berdasarkan

waktu dan mekanisme pengambilan keputusan sebagai berikut: Country Office Self Designation : Mekanisme penanganan krisis ini tidak dapat dilaksanakan lebih dari kurun waktu 3 bulan di tingkat Country Office UNDP Indonesia. Biro Regional untuk Asia Pasifik (RBAP) : Mekanisme penanganan krisis ini tidak dapat dilaksanakan melebihi batas kurun waktu 6 bulan di tingkat regional Asia Pasifik. UNDP Associate Administrator : Mekanisme penanganan krisis ini membutuhkan review tengah tahunan oleh Associate Administrator, yang akan menghasilkan keputusan apakah memperpanjang atau membatalkan penentuan jenis krisis berdasarkan status terakhir, rekomendasi dan justifikasi dari UNDP Resident Representative Indonesia.

6

Bab 1 - Pendahuluan

1.6.

Sekilas Gambaran Dokumen Pendukung

Lampiran-lampiran pada PMIG adalah dokumen-dokumen rujukan yang sangat penting bagi pelaksanaan kegiatan. Lampiran PMIG dibagi menjadi dua bagian; Lampiran A memuat dokumen-dokumen yang menjadi kunci pelaksanaan kegiatan bagi NPD, Executive Boards dan Project Manager. Lampiran A tersebut memuat : Komitmen jakarta, kutipan PeraturanPeraturan utama Pemerintah, Checklist POPP, dan deskripsi mengenai Country Office Support Service UNDP. Sedangkan lampiran B disertakan dalam bentuk soft copy (CD) dalam dokumen ini dan menyediakan dokumen-dokumen tambahan (silakan merujuk kepada lampiran A5 untuk seluruh isi lampiran B). Lampiran B akan sangat bermanfaat bagi Project Manager, karena memuat contohcontoh template detail yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan.

7


Halaman ini sengaja dikosongkan

8

Bab 2 - Tahap Perencanaan Kegiatan

BAB

2

TAHAP PERENCANAAN KEGIATAN

2.1. Pendahuluan

B

agian ini disusun untuk meningkatkan efektivitas proses perencanaan untuk kegiatan-kegiatan yang akan didanai hibah UNDP. Kegiatan yang dibiayai dari hibah luar negeri merupakan bagian dari upaya untuk mencapai sasaran RPJMN. Sumber daya yang bersumber dari luar negeri, termasuk hibah UNDP diarahkan untuk mencapai sasaran prioritas yang telah ditetapkan dalam RPJMN. Tahap perencanaan kegiatan yang akan didanai hibah UNDP secara umum adalah sebagai berikut: 1. Penyusunan Concept Note dan PIP berdasarkan Country Programme (CPD dan CPAP); 2. Pengusulan kegiatan secara resmi kepada Bappenas oleh calon implementing partner; 3. Persiapan substansi, kelembagaan dan administrasi; 4. Finalisasi dokumen kegiatan (project document) dan pertemuan Project Appraisal Committee (PAC); dan 5. Penandatanganan Project Document. Gambar berikut ini mengilustrasikan tahapan perencanaan kegiatan:

9


TAHAPAN

Kementerian / Pemda

BAPPENAS

Penyusunan Country Programme dan Identifikasi

Renstra/ RPJMD

RPJMN

Pengusulan Kegiatan

Usulan Kegiatan

Penilaian

DEPKEU

UNDP

Rencana Strategis

CPD

CPAP

ya

DRPHLN-JM/ Blue Book

Persiapan

Sinkronisasi

Pipeline Kegiatan

Penyiapan Readiness Criteria melalui PIP secara substansi, keuangan, organisasi, kelembagaan, dll DRPPHLN/ Green Book

Finalisasi

Penandatanganan

IPAC

Finalisasi Dokumen Kegiatan dan PAC Meeting

Penandatanganan Dokumen Kegiatan dengan UNDP

Penandatanganan Dokumen Kegiatan

Gambar 2.1. Tahapan Perencanaan Kegiatan Hibah UNDP

UNDP Indonesia telah menyusun daftar checklist detail untuk manajemen kegiatan berdasarkan POPP. Daftar ini melingkupi siklus proyek secara lengkap untuk menjustifikasi proses mulai dari perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan penutupan kegiatan. Diharapkan daftar checklist ini dapat digunakan oleh pelaksana kegiatan dan staf UNDP di Country Office. Daftar checklist dapat dilihat pada lampiran A3 pada dokumen ini.

2.2. Penyusunan Concept Note dan PIP Berdasarkan Country Programme (CPD dan CPAP) Untuk menerjemahkan CPD dan CPAP kedalam bentuk usulan kegiatan, UNDP menyusun concept note yang akan menjadi dasar komunikasi dengan pemerintah mengenai kegiatan yang akan dikerjasamakan kedepan. Usulan kegiatan dalam bentuk concept note kemudian dibahas secara internal UNDP untuk mendapatkan persetujuan dari pihak Senior Manager. Apabila disetujui, concept note akan menjadi masukan dalam penyusunan pipeline proyek dan akan dibahas lebih lanjut dengan Bappenas, calon Implementing Partner dan para pihak terkait lainnya dalam rangka penyusunan project result framework, dan draft dokumen kegiatan secara keseluruhan.

10


Dalam mendukung proses persiapan dan penyusunan dokumen kegiatan, UNDP dapat melaksanakan Project Initiation Plan (PIP). Hasil dari proses ini adalah konsep Dokumen Kegiatan yang sudah memenuhi semua aspek kesiapan proyek.

2.3. Tahap Pengusulan dan Penilaian Kegiatan Sesuai dengan PP No. 2/2006 dan Permenneg PPN No.5/2006, Kementerian Negara/Lembaga/ Pemerintah Daerah/BUMN dapat menyampaikan usulan kegiatan untuk dibiayai dari hibah luar negeri kepada Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas). Berkaitan dengan ketentuan diatas, dalam hal kerjasama dengan UNDP, konsep Dokumen Kegiatan yang sudah disusun oleh instansi calon pelaksana kegiatan dan UNDP harus diusulkan secara resmi kepada Bappenas. Usulan disampaikan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Pemerintah Daerah kepada Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas c.q. Deputi Bidang Pendanaan Pembangunan. Kegiatan yang diusulkan harus sesuai dengan Rencana Strategis Kementerian Negara/Lembaga, Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD), dan pagu indikatif untuk Kementerian Negara/Lembaga tersebut yang ditetapkan bersama oleh Bappenas dan Departemen Keuangan. Dalam mengajukan usulan kegiatan, terdapat beberapa kriteria dan persyaratan yang harus dipenuhi. Kriteria umum pengajuan hibah luar negeri adalah: a. Kegiatan sesuai dengan arahan dan sasaran RPJMN; b. Kegiatan dalam rangka pencapaian sasaran program yang merupakan prioritas pembangunan nasional; c. Harus mempertimbangkan kemampuan pelaksana proyek dalam melaksanakan kegiatan; d. Secara teknis dan pembiayaan kegiatan tersebut lebih efisien untuk dibiayai dari pinjaman dan/atau hibah luar negeri; dan e. Hasil kegiatan dapat dioperasikan oleh sumberdaya dalam negeri dan dapat diperluas untuk kegiatan lainnya. Persyaratan umum pengajuan usulan kegiatan untuk dibiayai dari hibah luar negeri adalah:

11


a. Pengisian Daftar Isian Pengusulan Kegiatan (DIPK) dan Ringkasan Kegiatan (Project Digest); b. Dokumen Studi Kelayakan Kegiatan (Feasibility Study Report/FS), dan c. Kerangka Acuan Kegiatan (Terms of Reference/ToR). Untuk UNDP, Dokumen Kegiatan mencakup hasil studi kelayakan dan kerangka acuan kegiatan. Dengan demikian, persyaratan pengusulan kegiatan adalah dengan menyertakan Dokumen Kegiatan, DIPK dan project digest. Format DIPK dan project digest telah disediakan oleh Bappenas sebagaimana dapat dilihat pada Lampiran A2 pada pedoman ini. DIPK dan project digest disusun oleh implementing partner sebagai bagian dokumen yang menjadi lampiran surat pengusulan kegiatan ke Bappenas. Bappenas akan menilai usulan kegiatan tersebut. Usulan kegiatan yang dinilai layak akan dimasukkan dalam Daftar Rencana Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri-Jangka Menengah (DRPHLN-JM) atau Blue Book. DRPHLN-JM berlaku dalam jangka menengah sesuai dengan masa berlaku RPJMN serta dapat diperbaharui dan disempurnakan setiap tahun sesuai dengan kondisi nasional. DRPHLN-JM selanjutnya akan diinformasikan kepada semua lembaga/negara donor. Kegiatan yang telah diidentifikasi dan persiapannya sudah dilaksanakan dapat dituangkan dalam UNDP Pipeline Projects. Pipeline projects ini masih merupakan daftar indikatif yang akan mendapatkan pembiayaan hibah dari UNDP dalam jangka menengah. Untuk kegiatan yang sudah mendapatkan indikasi pendanaan berdasarkan pipeline projects, dilaksanakan proses persiapan. Apabila dinilai sudah cukup layak, maka kegiatan tersebut akan dicantumkan dalam Daftar Rencana Prioritas Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri (DRPPHLN) atau Green Book. DRPPHLN adalah daftar kegiatan indikatif yang telah mendapat indikasi komitmen pendanaan dari donor. Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas menetapkan DRPPHLN paling lambat pada bulan Oktober setiap tahun.

2.4. Tahap Persiapan Setelah kegiatan masuk dalam DRPHLN-JM dan UNDP Pipeline Projects, selanjutnya dilakukan upaya untuk mempersiapkan kegiatan yang

12


bersangkutan melalui PIP. PIP dilaksanakan dengan melibatkan berbagai pihak terkait utamanya Bappenas, Departemen Keuangan, UNDP dan calon implementing partner. Hal-hal yang harus dicantumkan dalam Dokumen Kegiatan secara jelas antara lain adalah sebagai berikut: 1. Latar belakang (background) mengenai permasalahan yang dihadapi; 2. Analisis mengenai situasi (situation analysis) dan justifikasi mengenai pentingnya pelaksanaan kegiatan; 3. Tujuan dan ruang lingkup kegiatan; 4. Strategi yang akan dilaksanakan melalui kegiatan ini untuk mencapai tujuan yang diharapkan; 5. Struktur organisasi dan kelembagaan kegiatan yang akan dibentuk beserta tugas, fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing; 6. Matriks Project Results and Resource Framework (RRF); 7. Rencana kerja tahunan (Annual Work Plan/AWP), yaitu rencana pelaksanaan komponen kegiatan yang akan dilakukan pada tahun yang bersangkutan; 8. Tabel rencana keuangan (financial plan atau cost table) baik yang berasal dari pendanaan hibah maupun rupiah pendamping, beserta sistem penarikan (cash transfer) yang akan digunakan; 9. Matriks rencana penggunaan sistem pengadaan untuk berbagai komponen yang menjadi tanggung jawab NPD dan UNDP; 10. Draft Terms of Reference (ToR) untuk komponen konsultan yang akan direkrut untuk membantu pelaksanaan kegiatan; 11. Nota Kesepahaman mengenai Daftar Dukungan yang akan diberikan oleh UNDP melalui kegiatan yang bersangkutan (Letter of Agreement mengenai UNDP Country Support Services). Letter of Agreement (LoA) ini berisi matriks mengenai komponen kegiatan; 12. Signature page dan Lembar Ringkasan (Project Summary) pada bagian depan dokumen proyek tersebut; 13. Cost Recovery dan MOSS Compliance untuk pembentukan proyek; 14. Rencana penyerahan aset; dan 15. Parameter harmonisasi biaya. 2.4.1. Struktur Organisasi Kegiatan Dalam rangka menjamin agar kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik, struktur organisasi minimal yang harus ada dalam setiap kegiatan yang akan dibiayai hibah UNDP adalah sebagai berikut:

13


a. Project Board Project Board (PB) adalah forum pengambilan keputusan tertinggi dalam pelaksanaan kegiatan yang dibiayai UNDP. Keanggotaan PB minimum terdiri dari pihak/lembaga yang menjadi pelaksana dan/atau penanggung jawab kegiatan, penerima manfaat (senior beneficiary), dan UNDP atau donor yang lain (jika ada) yang berperan sebagai senior supplier. Komposisi PB akan menyesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi proyek. Untuk kegiatan di daerah, keanggotaan PB juga akan melibatkan pimpinan daerah setempat. Tugas dan tanggung jawab dari PB adalah memberikan arahan kebijakan terkait pelaksanaan proyek, melakukan review dan memberikan persetujuan atas usulan AWP dan laporan pelaksanaan kegiatan. Jika diperlukan, dalam rangka memperkuat koordinasi kelembagaan dan sinkronisasi kebijakan dengan pelaksanaan kegiatan, dapat dibentuk Project Steering Committee (PSC) yang mempunyai tugas memberi arahan kebijakan dengan keanggotaan stakeholder yang lebih luas. b. Implementing Partner Implementing Partner (IP) adalah instansi yang menjadi pelaksana dan penanggung jawab kegiatan yang akan dibiayai UNDP. Dengan demikian, sesuai dengan mekanisme UNDP, IP menjadi salah satu pihak yang menandatangani Dokumen Kegiatan bersama-sama dengan UNDP setelah mendapatkan persetujuan dari Pemerintah. IP mempunyai tugas untuk menunjuk pihak pelaksana proyek baik ditingkat pusat maupun daerah (untuk kegiatan yang sebagian kegiatannya dilaksanakan di daerah). c. Project Executive Project Executive dalam kegiatan yang dibiayai hibah UNDP disebut National Project Director (NPD). NPD adalah pelaksana kegiatan dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan. NPD ditunjuk oleh IP dan menjadi anggota dari Project Board atau Steering Committee. NPD harus mempertanggung jawabkan pelaksanaan kegiatan dan menandatangani Combined Delivery Report (CDR), Annual Work Plan (AWP) dan formulir FACE. Untuk kegiatan yang sebagian kegiatannya dilaksanakan di daerah, IP dapat menunjuk pelaksana kegiatan didaerah setelah berkoordinasi dan atas dasar penetapan dari pimpinan daerah yang bersangkutan. Tata kelembagaan dan hubungan kerja antara pelaksana proyek di pusat dan daerah di jelaskan secara lebih detail dalam SOP proyek.

14


Penunjukan NPD dilaksanakan secara resmi melalui Surat Keputusan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Utama kementerian/lembaga yang menjadi Implementing Agency kegiatan bersangkutan. Dalam rangka sinkronisasi dengan sistem nasional, NPD diharapkan menetapkan pengaturan dan hubungan kerja dengan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). NPD dapat sekaligus menjabat sebagai PPK, atau Kementerian/Lembaga dapat menunjuk pihak lain sebagai PPK sebagai bagian dari organisasi proyek. PPK untuk kegiatan yang dibiayai UNDP dapat dipisahkan dengan PPK untuk kegiatan lainnya sesuai dengan mekanisme yang berlaku. Hal ini dilakukan agar proses administrasi dan pertanggungjawaban proyek lebih fokus dan akuntabel. Pejabat yang menjadi NPD tidak harus merupakan pejabat setingkat Eselon II, melainkan dapat dari pejabat Eselon III atau pejabat fungsional. Untuk membantu pelaksanaan kegiatan, NPD dapat menunjuk Deputi NPD (DNPD) sesuai dengan kebutuhan. Tugas pokok dan tanggung jawab NPD, DNPD, dan hubungan kerja dengan PPK dituangkan secara ringkas dalam ToR. Struktur organisasi secara detail dapat ditetapkan sesuai dengan karakteristik kegiatan yang bersangkutan. d. Project Management Unit (PMU) Project Management Unit (PMU) atau Project Support Unit dapat dibentuk jika diperlukan dalam membantu pelaksanaan kegiatan dalam hal administrasi dan dokumentasi. Daftar checklist untuk melihat kapasitas pelaksana kegiatan yang akan menentukan bentuk dukungan yang diperlukan dalam PMU termasuk outline program dan tugas manajemen proyek terdapat dalam Lampiran B15 dan B14. Jika diperlukan, PMU akan dibentuk tidak sebagai struktur yang paralel dari kelembagaan pemerintah yang sudah ada, namun hanya memperkuat organisasi tersebut dalam rangka pelaksanaan kegiatan yang dibiayai UNDP. PMU tersebut dijalankan dengan mengedepankan kepemimpinan dan mendukung peningkatan staf pemerintah. PMU dapat terdiri dari personil kegiatan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal keuangan, administrasi, dan sekretaris. PMU juga dapat terdiri dari konsultan yang dikontrak dalam komponen manajerial maupun output manager.Untuk menjaga agar tugas kesekretariatan dan manajerial lainnya dapat dilaksanakan secara lebih baik diupayakan agar PMU dapat menempati ruang tertentu sehingga memudahkan koordinasi dan administrasi. Biaya untuk pengadaan tempat/kantor sebagai sekretariat proyek dibahas bersama dengan UNDP.

15


PMU minimal terdiri dari Project Manager. Project Manager adalah konsultan perorangan yang direkrut untuk membantu NPD dalam melaksanakan tugas harian dalam hal perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, dan monitoring dan evaluasi kegiatan. Project Manager membantu NPD dalam menyusun laporan yang akan disampaikan kepada Project Board dan UNDP. Pembagian tugas dan fungsi yang jelas antara NPD dan Project Manager sangat penting sehingga masing-masing dapat menjalankan fungsinya secara optimal. Tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab Project Manager dijelaskan secara rinci dalam ToR dan SOP kegiatan. f. Project Assurance Project Assurance adalah fungsi yang dilaksanakan oleh UNDP agar Project Board dapat melaksanakan fungsinya sesuai dengan yang seharusnya. Konsultan atau staf UNDP yang menjalankan fungsi Project Assurance akan memberikan masukan kepada anggota Project Board mengenai kinerja pelaksanaan kegiatan secara umum untuk menjadi bahan bagi anggota Project Board untuk memberikan masukan dan arahan kepada Project Executive atau NPD dan Programme/Project Manager. Tugas dan Fungsi Project Assurance adalah: i. Memastikan rencana kerja kegiatan disusun dan dikembangkan menurut standar dan kualitas prosedur manajemen yang berlaku; ii. Memastikan output kegiatan didefinisikan dan definisi aktivitas termasuk deskripsi dan kualitas kriteria telah tercatat dalam modul manajemen proyek ATLAS untuk memfasilitasi monitoring dan pelaporan; iii. Memastikan bahwa dokumen kegiatan final memenuhi standar berdasarkan status model operasi dari proyek bersangkutan; dan iv. Memastikan rekomendasi Project Board dilaksanakan dan revisi dalam dijalankan sesuai dengan prosedur yang diharapkan.

16


Project Board / Project Steering Committee Implementing Partner Pemberi Manfaat

Penerima Manfaat National Project Director (NPD)

Project Assurance

Project Management Unit (PMU)

Gambar 2.2. Struktur Organisasi Kegiatan

2.4.2. Rencana Keuangan Kegiatan Pada saat persiapan kegiatan, calon pelaksana kegiatan dan UNDP sudah harus menyepakati mekanisme penarikan dan penyaluran dana. Beberapa mekanisme yang dapat dilaksanakan adalah : a. Pembayaran langsung (direct payment); b. Rekening khusus; c. Reimbursement; dan d. Direct agency implementation untuk kegiatan yang dilaksanakan oleh UNDP. Pembahasan mengenai mekanisme ini melibatkan perwakilan dari Departemen Keuangan yaitu Ditjen Anggaran, Ditjen Perbendaharaan dan Ditjen Pengelolaan Utang, pelaksana kegiatan dan UNDP. Mekanisme yang disetujui akan dijabarkan secara lebih detail dalam dokumen kegiatan. Dokumen Kegiatan mencantumkan dana total (komitmen) untuk membiayai kegiatan secara keseluruhan. Sedangkan rencana penyerapan tahunan dituangkan dalam Annual Work Plan (AWP) dengan mengacu kepada lampiran B43. Rencana keuangan kegiatan yang menjadi landasan dalam pemrosesan dokumen anggaran adalah rencana keuangan yang tertuang dalam AWP. Rencana anggaran kegiatan termasuk kontribusi pemerintah (jika ada) sudah harus dimasukan kedalam Rancangan RKA-KL sehingga menjadi bagian dalam anggaran Kementerian/Lembaga sesuai dengan mekanisme yang berlaku.

17


Untuk dokumen kegiatan yang sudah ditandatangani namun proses pengadministrasiannya dananya belum selesai sehingga rekening belum dapat dibuka, implementing partner dapat melaksanakan kegiatan melalui UNDP Direct Payment modality dan Country Office Support Services (COSS). COSS dilaksanakan atas permintaan resmi NPD kepada UNDP. Pengusulan dan penarikan dana dari UNDP menggunakan sistem Result Oriented Budgeting dimana rencana penarikan dibuat dalam kurun waktu triwulanan (quarterly basis) sesuai dengan FACE form (Lampiran B13). Transfer dana hanya akan dilaksanakan setelah laporan pelaksanaan kegiatan pada kuartal sebelumnya dianggap memadai. Dana hibah UNDP tidak dapat dipergunakan untuk membiayai honor staf pemerintah yang menjadi pelaksana kegiatan, maupun staf pemerintah yang menjadi anggota dalam satu satu organ kegiatan termasuk panitia pengadaan. Dana hibah juga tidak diperkenankan untuk membiayai kegiatan diluar rencana sebelumnya, serta tidak dapat digunakan untuk membayar pajak. Pembayaran kepada pejabat Pemerintah akan mengikuti standar harmonisasi biaya yang disusun oleh UN (Lampiran B27), yakni harga satuan untuk per diem staf pemerintah dan biaya transportasi. Untuk honor kegiatan tertentu seperti narasumber, moderator, dan notulen dapat diberikan kepada staf pemerintah diluar pelaksana kegiatan terkait. Pemerintah dan UN akan melakukan review harmonisasi biaya secara berkala setidaknya satu kali dalam setahun. Instansi pemerintah yang menjadi pelaksana kegiatan diarahkan untuk berkontribusi baik melalui dana pendukung atau paralel funding melalui kegiatan lain yang dibiayai oleh rupiah murni atau sumber pembiayaan lainnya yang secara substansi saling memperkuat dengan kegiatan yang dibiayai hibah UNDP.

2.5. Harmonized Approach for Cash Transfer (HACT) Dalam rangka meningkatkan efesiensi dan efektivitas penyaluran hibah UNDP melaksanakan Macro dan Micro Assesment dalam kerangka HACT (Lampiran B11). HACT dilakukan dalam rangka menentukan kapasitas

18


manajemen proyek yang dilaksanakan dan model transfer pendanaan ke proyek. Model transfer pendanaan terdiri dari empat metode yang didasarkan pada persetujuan operasional serta dijelaskan dalam dokumen kegiatan, antara lain: · · ·

·

Direct cash transfer kepada pelaksana kegiatan, untuk kewajiban dan pengeluaran yang dilakukan dalam rangka pelaksanaan kegiatan; Direct payment kepada vendor atau pihak ketiga, dilakukan atas persetujuan pelaksana kegiatan; Reimbursement kepada pelaksana kegiatan untuk kegiatan yang dilaksanakan dengan pembayaran pendahuluan dari pihak pelaksana kegiatan; Direct agency implementation melalui lembaga UNDP atau lembaga terkait lainnya untuk kewajiban dan pengeluaran dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

HACT dilakukan sekali untuk setiap implementing parter dalam kurun waktu siklus program dan akan dilakukan ulang pada siklus program berikutnya. Biaya HACT assessment akan ditanggung proyek. Oleh sebab itu penting untuk melihat perkembangan kebutuhan kapasitas dan mengidentifikasin isu selama pelaksanaan HACT micro assessment atau bentuk review setingkat ini dari national implementing partner atau calon penanggung jawab dari kegiatan UNDP. Hasil laporan review ini harus juga mengidentifikasikan langkah-langkah terprogram yang harus diambil oleh UNDP sehingga kapasitas dari pengelola proyek dapat diperkuat. 2.5.1. Pelaporan untuk Kegiatan, Monitoring dan Evaluasi HACT NPD dengan dukungan dari staf proyek (PMU) mempersiapkan quarterly and annual work plan dan laporan perkembangan pencapaiannya untuk selanjutnya disampaikan kepada UNDP. Dalam rangka menjaga agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan yang direncanakan, UNDP melaksanakan serangkaian kegiatan dalam konteks HACT sebagai berikut: ·

Review/Spot check secara periodik terhadap laporan keuangan mengenai transfer dana (hal ini perlu dilaksanakan dan didokumentasikan secara rutin, atau dikaji berdasarkan kontrol internal);

19


·

Monitoring program dari kegiatan yang didukung oleh transfer dana UNDP dengan mengikuti standar UNDP serta melakukan kunjungan dan monitoring lapangan.

2.6. Standar Minimum Operasi Keamanan (MOSS) Konsep standar minimum operasi keamanan dikembangkan untuk merespon risiko-risiko bagi staf UNDP yang bekerja di lapangan. MOSS di desain untuk memenuhi standar minimum untuk sistem keamanan di lapangan, dengan menyiapkan mekanisme peningkatkan keamanan dari masing-masing staf. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi risiko, membentuk standar kriteria lapangan untuk meningkatkan tanggung jawab dan akuntabilitas. MOSS dibagi menjadi empat bagian yaitu: perencanaan keamanan, latihan bagi staf, telekomunikasi dan keamanan kantor. Dalam pendanaan UNDP, seluruh proyek harus memasukkan komponen kemanan agar memenuhi standar MOSS dan seluruh pendanaan UNDP harus memenuhi standar MOSS tersebut. Informasi detail mengenai standar harga perbaikan untuk MOSS dapat dilihat pada lampiran B53. Biaya cost recovery harus diintegrasikan dalam semua pendanaan kegiatan.

2.7. UNDP Country Office Cost Recovery Berdasarkan Keputusan UNDP Executive Board 98/2, kebijakan dan proses pembiayaan Cost Recovery harus diletakkan dalam setiap proyek untuk mempersiapkan dukungan operasional oleh kantor UNDP dan implementasi proyek. Biaya cost recovery adalah panduan harga untuk mengawal proyek dalam membuat perencanaan anggaran tahunan untuk proyek yang berhubungan dengan biaya operasional. Project budgetary provision akan melengkapi anggaran dari kantor UNDP yang dimungkinkan untuk mendukung, termasuk biaya sewa ruangan di kantor UNDP Jakarta dan biaya lainnya untuk mendapatkan dukungan dari kantor pusat UNDP. Cost recovery memiliki ketentuan hingga 5% dari total biaya barang dan jasa yang disediakan untuk pelaksanaan kegiatan oleh rekanan yang dikontrak secara langsung oleh UNDP, seperti kendaraan, jasa individu yang diperlukan bagi pelaksanaan kegiatan, konsultan, sewa ruangan,

20


sambungan internet, jasa keamanan (security guard), penggunaan listrik, biaya kebersihan, telekomunikasi, lembaga konsultan nasional dan internasional atau NGO (Non Government Organization), peralatan untuk keamanan dan sebagainya. Ketentuan mengenai cost recovery hingga 5% tersebut harus dicantumkan dalam AWP.

21



22

Bab 3 - Pelaksanaan Kegiatan Hibah UNDP

BAB

3

PELAKSANAAN KEGIATAN HIBAH UNDP

P

elaksanaan kegiatan hibah UNDP meliputi: (i) Start up workshop; (ii) mekanisme penarikan dana hibah; (iii) mekanisme pengadaan barang/jasa; (iv) revisi dokumen kegiatan; dan (v) bagian lain-lain yang mencakup perjalanan dinas, mekanisme pemrosesan visa dan izin tinggal bagi tenaga ahli asing, serta pembebasan bea masuk dan perpajakan.

3.1. Start-up Workshop Dalam rangka mempersiapkan pelaksanaan kegiatan, setelah unit pelaksana proyek dibentuk, perlu diselenggarakan start-up workshop yang bertujuan untuk memberikan informasi pokok kepada para pelaksana proyek mengenai pelaksanaan kegiatan, seperti proses registrasi, pembukaan rekening dan pencatuman dalam DIPA, proses penyusunan AWP dan pelaporan, mekanisme penarikan dan penyaluran dana hibah, prosedur pengadaan barang dan jasa, monitoring dan evaluasi, pelaporan, audit, serta HACT. Narasumber yang dilibatkan dalam proses ini berasal dari Bappenas, Departemen Keuangan, BPKP dan UNDP.

3.2. Mekanisme Penarikan Dana Hibah UNDP 3.2.1. Ruang Lingkup dan Landasan Peraturan Pada saat ini seluruh kegiatan yang dibiayai hibah UNDP adalah kegiatan capacity building yang merupakan kewenangan dan tanggung jawab pemerintah pusat. Dengan demikian, implementing partner proyek UNDP adalah pemerintah pusat. Untuk itu, mekanisme penarikan dan penyaluran dana yang akan dijabarkan dalam pedoman ini mengikuti sistem hibah pemerintah pusat.

23


3.2.2. Prinsip-Prinsip Umum Berdasarkan ketentuan dalam pengelolaan hibah luar negeri yang berlaku, prinsip-prinsip umum yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut: ? Semua penerimaan negara yang menjadi hak dan pengeluaran yang

menjadi kewajiban negara dalam tahun anggaran yang bersangkutan harus dimasukkan dalam APBN; ? Jumlah atau bagian dari jumlah pinjaman dan/atau hibah luar negeri yang dimuat dalam naskah perjanjian pinjaman dan/atau hibah luar negeri (NPPHLN) dicantumkan dalam DIPA; ? Dalam hal APBN telah ditetapkan, jumlah atau bagian dari jumlah pinjaman dan/atau hibah luar negeri dituangkan dalam APBNPerubahan; ? Dalam hal kerjasama UNDP langsung dengan organisasi non pemerintah maka dana hibah yang diberikan tidak melalui mekanisme anggaran dan belanja negara melainkan secara langsung antara UNDP dengan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian penyaluran hibah kepada organisasi pemerintah tidak tercatat sebagai penerimaan negara; ? Dalam hal kerjasama langsung antara UNDP dengan lembaga UN lainnya (bukan dalam bentuk sub-kontrak), hibah harus dilaporkan dalam APBN. Namun demikian, hibah tersebut dapat disalurkan melalui mekanisme Pemerintah atau mekanisme lain berdasarkan kebijakan dan prosedur lembaga UN yang bersangkutan. Berdasarkan hal-hal tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan pinjaman dan/atau hibah luar negeri pemerintah harus tercatat dalam mekanisme APBN yang berlaku di Indonesia. Keuntungan pencatatan tersebut antara lain: ? Fasilitas pembebasan pajak untuk pelaksanaan kegiatan pemerintah yang seluruh atau sebagian dananya dibiayai hibah luar negeri; ? Hibah yang diberikan dapat tercatat dalam laporan penerimaan PHLN Pemerintah Indonesia. Hal ini memberikan keuntungan tersendiri bagi UNDP.

24


3.2.3. Mekanisme Pencatuman Dana Hibah UNDP dalam DIPA Kegiatan yang dilaksanakan dengan menggunakan hibah UNDP harus tercatat dalam dokumen penganggaran (DIPA) di instansi yang akan melaksanakan kegiatan tersebut. Pencatatan hibah UNDP dapat dilakukan di dua instansi atau lebih tergantung dari kebutuhan dan karakteristik kegiatan. Mekanisme pencantuman kegiatan dalam dokumen DIPA dapat dilihat pada gambar 3.1. Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 006/PMK.02/2009 mengenai Mekanisme Perubahan APBN dan Perubahan DIPA 2009, revisi dapat dilakukan setiap saat dan dilaporkan kepada DPR kemudian. TAHAPAN

Implementing Partner

Departemen Keuangan UNDP

Pengelolaan Utang

Anggaran

Perbendaharaan

Dokumen Kegiatan Penandatanganan Prodoc/ AWP dan Grant Agreement

Registrasi Hibah

Dokumen kegiatan disampaikan kepada Departemen Keuangan

Permohonan Registrasi

Proses Registrasi

Nomor Registrasi

Permohonan Pencatatan di DIPA

Pencatatan di DIPA

Proses Pencatatan Hibah di DIPA

Koordinasi

Proses Penerbitan DIPA

Koordinasi

Surat Tanda Pencatatan Nomor di DIPA

Pemasukan dalam RKA

DIPA

Pembukaan Rekening

Permohonan Pembukaan Rekening

Evaluasi Permohonan

Persetujuan Pembukaan Rekening

Gambar 3.1. Mekanisme Pencantuman Kegiatan Hibah UNDP dalam DIPA

25


3.2.4. Pengelolaan Rekening Kegiatan Gambar dibawah menunjukkan skema proses persetujuan pembukaan rekening, pengajuan pembukaan rekening dan pelaporan.

Tahap

K/L/Kantor/Satker Bendahara Umum (PA/ KPA) Negara / Kuasa BUN

Bank Sentral/ Bank Umum/ Kantor Pos

Permohonan Pembukaan Rekening


Terlampir : 1. Copy dokumen anggaran 2. Surat Pernyataan penggunaan rekening

Evaluasi Permohonan


Pengajuan Pembukaan Rekening

Pengajuan Pembukaan Rekening

Evaluasi Pengajuan

Terlampir : Persetujuan pembukaan rekening

Rekening Kegiatan

Pelaporan Pembukaan Rekening

Pelaporan Keuangan

Pelaporan Pembukaan Rekening

Laporan Keuangan Terlampir: Daftar Rekening

Laporan Rekening

Laporan Keuangan

Gambar 3.2. Pengelolaan Rekening Kegiatan

26


3.2.4.1. Pembukaan Rekening Dalam rangka pelaksanaan kegiatan, UNDP dapat melakukan transfer dana ke rekening yang dibuka khusus untuk kegiatan sebagaimana tertuang dalam dokumen kegiatan. Untuk keperluan ini Implementing Partner (National Program/Project Director) dapat membuka rekening dengan persetujuan Bendahara Umum Negara, dalam hal ini adalah Menteri Keuangan. Persetujuan tersebut dapat dikuasakan kepada Kuasa Bendahara Umum Negara Pusat dan Kuasa Bendahara Umum Negara di Daerah. Kuasa Bendahara Umum Negara Pusat adalah Direktur Jenderal Perbendaharaan dan Kuasa Bendahara Umum Negara di Daerah adalah Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN). Permohonan persetujuan pembukaan rekening dalam rangka pelaksanaan penerimaan dan pengeluaran anggaran di lingkungan kementerian negara/lembaga disampaikan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Kantor/Satuan Kerja selaku Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran (PA/KPA) kepada Bendahara Umum Negara/Kuasa Bendahara Umum Negara, dengan menggunakan formulir yang tertuang dalam Lampiran I Peraturan Menteri Keuangan Nomor 57 tahun 2007, dengan dilampiri: a. Fotokopi dokumen pelaksanaan anggaran; dan b. Surat Pernyataan tentang Penggunaan Rekening, dengan menggunakan formulir dalam Lampiran II Peraturan Menteri Keuangan tersebut. Dalam hal dana hibah belum tercantum dalam DIPA, implementing partner dapat mengusulkan pembukaan rekening dengan melampirkan nomor registrasi dan Letter of Agreement bahwa kegiatan akan didaftarkan pada DIPA kementerian terkait. Permohonan persetujuan pembukaan rekening lainnya di lingkungan Kementerian Negara/Lembaga disampaikan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga kepada Bendahara Umum Negara/Kuasa Bendahara Umum Negara, dengan menggunakan formulir dan Surat Pernyataan tentang Penggunaan Rekening dalam Lampiran Peraturan Menteri Keuangan tersebut. Bendahara Umum Negara/Kuasa Bendahara Umum Negara Pusat berwenang menolak permohonan persetujuan pembukaan rekening yang diajukan apabila permohonan tersebut tidak memenuhi ketentuan yang

27


telah disebutkan diatas. Surat persetujuan atau penolakan Bendahara Umum Negara/Kuasa Bendahara Umum Negara Pusat menggunakan formulir dalam Lampiran III Peraturan Menteri Keuangan tersebut. Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Kantor/Satuan Kerja selaku Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran wajib melampirkan persetujuan tertulis dari Bendahara Umum Negara/Kuasa Bendahara Umum Negara sebagai persyaratan dalam pembukaan rekening pada Bank Sentral/Bank Umum/Kantor Pos. 3.2.4.2. Penutupan Rekening Setelah kegiatan selesai dilaksanakan secara substansi dan administrasi, rekening kegiatan ditutup. Sisa dana dalam rekening tersebut, baik yang berasal dari dana hibah yang ditrasfer dari UNDP atau akumulasi bunga di transfer kembali kepada UNDP. Penutupan rekening kegiatan dilaporkan kepada Departemen Keuangan sesuai dengan mekanisme yang berlaku. 3.2.4.3. Pelaporan Rekening dan Laporan Keuangan Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Kantor/Satuan Kerja selaku Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran wajib melaporkan rekening penerimaan dan/atau rekening pengeluaran serta rekening lainnya kepada Bendahara Umum Negara/Kuasa Bendahara Umum Negara, dengan menggunakan formulir dalam Lampiran IV Peraturan Menteri Keuangan tersebut, paling lambat 5 (lima) hari kerja sejak tanggal pembukaan rekening. Rekening penerimaan dan/atau rekening pengeluaran serta rekening lainnya harus dilaporkan dan disajikan dalam daftar lampiran pada Laporan Keuangan Kementerian Negara/ Lembaga/ Kantor/ Satuan Kerja yang bersangkutan dengan menggunakan formulir dalam Lampiran V Peraturan Menteri Keuangan tersebut. Daftar rekening penerimaan dan/atau rekening pengeluaran wajib disampaikan kepada Bendahara Umum Negara/Kuasa Bendahara Umum Negara setiap akhir semester. Berdasarkan Daftar Rekening tersebut, KPPN menggabungkan daftar rekening seluruh Kantor/Satuan Kerja dengan menggunakan formulir dalam lampiran V Peraturan Menteri Keuangan tersebut, dan dilampirkan pada Laporan Keuangan Pemerintah Pusat Tingkat Kuasa Bendahara Umum Negara KPPN setiap akhir semester.

28


3.2.5. Mekanisme Penarikan Dana Hibah UNDP Penarikan atau pencairan dana hibah UNDP dapat dilakukan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut: a. Penarikan melalui mekanisme Setoran Tunai (Direct Cash Transfer) o NPD mengajukan rencana kerja kegiatan triwulan pertama (QWPn) beserta rencana dana yang diperlukan dengan format FACE (Funding Authorization and Certificate of Expenditure). FACE Form ditandatangani oleh NPD. o UNDP melakukan evaluasi atas QWPn tersebut. Setelah QWPn disetujui, UNDP mentransfer dana yang diperlukan ke Rekening Kegiatan. o NPD beserta pihak terkait lainnya melaksanakan kegiatan yang telah direncanakan dalam QWPn yang telah disetujui UNDP tersebut. Pada akhir waktu pelaksanaan QWPn, NPD melaporkan hasil pelaksanaan QWPn dan mengajukan rencana kerja triwulan berikutnya (QWPn+1) beserta rencana dana yang diperlukan. NPD baru dapat mengusulkan penarikan dana berikutnya bila realisasi dari rencana penarikan sebelumnya sudah mencapai 90 persen atau lebih. o UNDP selanjutnya melakukan evaluasi terhadap laporan pelaksanaan QWPn dan rencana QWPn+1. Apabila UNDP menyetujui laporan pelaksanaan QWPn dan rencana kerja QWPn+1, UNDP mentransfer dana yang diperlukan ke Rekening Kegiatan. o Setiap FACE Form yang diajukan dilampiri dengan copy bank statement yang memperlihatkan closing cash balance untuk kuartal yang bersangkutan, rekonsiliasi pengeluaran keuangan terhadap balance cash yang formatnya sesuai dengan FACE Form. o NPD berkewajiban melakukan rekonsiliasi bank setiap bulannya dan mengelola semua dokumen yang berkaitan dengan rekening bank. o Bunga bank merupakan bagian dari dana hibah yang dicantumkan dalam FACE Form dan masuk dalam akun biaya lain-lain (miscellaneous). o Pada akhir kegiatan, NPD wajib mengembalikan sisa dana yang tersisa sesuai dengan laporan FACE Form terakhir kepada UNDP.

29


Jenis Penarikan Hibah

Direct Cash Transfer (rekening)

Indonesia UNDP

Evaluasi usulan QWPn

Transfer dana

Implementing Partner (NPD)

Responsible Parties

Vendor

Quarter Working Plan (QWPn)

Rekening Kegiatan

Pelaksanaan QWPn

Evaluasi pelaksanaan QWPn dan Pengajuan QWPn+1

Laporan QWPn dan Pengajuan QWPn+1

Gambar 3.3. Mekanisme Setoran Tunai (Direct Cash Transfer)

b. Penarikan dengan Cara Penggantian Pembiayaan Pendahuluan (Reimbursement). NPD melaksanakan kegiatan berdasarkan Annual Work Plan (AWP) yang telah disetujui dengan sumber pembiayaan dari pihak NPD sendiri atau dana lainnya yang bukan merupakan dana hibah UNDP yang telah dialokasikan untuk membiayai kegiatan yang telah disepakati. Segala tagihan yang timbul akibat pelaksanaan kegiatan tersebut dilaporkan kepada UNDP untuk mendapatkan penggantian. UNDP melakukan evaluasi atas laporan tagihan NPD tersebut. Apabila disetujui, UNDP melakukan transfer dana penggantian ke Rekening Kegiatan. Jenis Penarikan Hibah

Indonesia UNDP


Responsible Parties

Vendor

Pembayaran Pelaksanaan Kegiatan

Reimbursement

Evaluasi Tagihan

Tagihan

Transfer Dana

Rekening Kegiatan

Gambar 3.4. Mekanisme Penggantian Pembiayaan Pendahuluan (Reimbursement)

30


c. Penarikan dengan Cara Pembayaran Langsung (Direct Payment). NPD melaksanakan pelelangan untuk memilih pihak ketiga (vendor) untuk melaksanakan kegiatan dalam hal pengadaan barang/jasa. Pemilihan pihak ketiga berdasarkan mekanisme pengadaan yang telah disetujui oleh NPD dan UNDP. Setelah terpilih, NPD melakukan kontrak pelaksanaan dengan pihak ketiga. Pihak ketiga bertanggung jawab melaksanakan kegiatan dan/atau menyediakan barang/jasa. Tagihan yang timbul akibat pelaksanaan kegiatan tersebut diajukan kepada UNDP. UNDP melakukan evaluasi atas tagihan yang disampaikan pihak ketiga. Apabila disetujui, UNDP melakukan transfer dana ke Rekening Pihak Ketiga atas permintaan resmi dari NPD. Jenis Penarikan Hibah

Indonesia UNDP


Responsible Parties

Vendor

Pelelangan

Dokumen Lelang

Kontrak

Kontrak

Direct Payment Pelaksanaan Kegiatan/ Pengadaan

Evaluasi Tagihan

Transfer Dana

Tagihan

Tagihan

Rekening Vandor

Gambar 3.5. Mekanisme Pembayaran Langsung (Direct Payment)

d. Penarikan dengan Cara Pelaksanaan Langsung (Direct Agency Implementation) UNDP melaksanakan sendiri kegiatan yang telah disepakati. Seluruh dana yang telah dikeluarkan untuk pelaksanaan kegiatan tersebut disampaikan kepada NPD dalam bentuk Notice of Disbursement (NoD).

31


Jenis Penarikan Hibah

Indonesia UNDP


Responsible Parties

Vendor

Pelaksanaan kegiatan Direct Agency Implementation Jumlah Biaya Pelaksanaan

NoD

Gambar 3.6. Mekanisme Pelaksanaan Langsung (Direct Agency Implementation)

3.2.6. Pengeluaran Kegiatan yang Tidak Dapat Dibiayai Hibah UNDP Dalam pelaksanaan kegiatan, terdapat beberapa komponen pengeluaran yang tidak dapat dibiayai dengan dana hibah UNDP. Komponen-komponen tersebut antara lain adalah: ? Pengeluaran yang tidak berhubungan secara langsung dengan kegiatan yang dibiayai hibah UNDP; ? Biaya honor untuk staf pemerintah yang melaksanakan kegiatan yang dibiayai hibah UNDP termasuk dalam hal pembiayaan panitia pengadaan dan keanggotaan dalam lembaga pengawas, pengarah dan pelaksana kegiatan. 3.2.7. Mekanisme Pengesahan atas Realisasi Dana Hibah Dengan mengacu pada Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Departemen Keuangan No. Per-67/PB/2006 tentang Tata Cara Pembukuan dan Pengesahan atas Realisasi Hibah Luar Negeri Pemerintah yang Dilaksanakan Secara Langsung, tata cara pengesahan atas realisasi dana hibah adalah sebagai berikut: a. ·

·

32

Umum Kegiatan yang dilaksakan secara langsung oleh UNDP tercatat sebagai penerimaan negara apabila kegiatan yang bersangkutan tercatat dalam DIPA Kementerian Negara/Lembaga yang bersangkutan; Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran (PA/Kuasa PA) mencantumkan dana hibah yang diterima kedalam DIPA Kementerian Negara/Lembaga sesuai dengan ketentuan yang berlaku;


·

Hibah yang sudah diterima namun belum masuk kedalam DIPA/dokumen pelaksanaan anggaran dapat diproses untuk masuk ke dalamnya melalui mekanisme revisi/perubahan.

b. · ·

Mekanisme Pengesahan UNDP menyampaikan laporan pencairan dana hibah kepada NPD; PA/Kuasa PA pada instansi NPD menyampaikan Surat Permintaan Pengesahan atas realisasi hibah yang telah dicairkan sesuai dengan Form 2 (terlampir pada Perdirjen Perbendaharaan No. 67/2006) kepada KPPN Khusus; Permintaan pengesahan tersebut sekurang-kurangnya dilampiri dengan: (i) bukti transfer dana (Notice of Disbursement/NoD) dari UNDP, dan (ii) rekening koran hibah dari Bank yang disahkan oleh PA/Kuasa PA; KPPN Khusus meneliti kesesuaian Surat Permintaan Pengesahan tersebut dengan dana hibah yang tertuang dalam DIPA dan mencocokan jumlah pada sisa rekening koran ditambah realisasi harus sama dengan jumlah hibah pada bukti transfer; Atas dasar Surat Permintaan Pengesahan, KPPN Khusus menerbitkan Surat Pengganti Withdrawal Aplication (WA) sebagai dokumen pencatatan realisasi DIPA; Atas dasar Surat Pengganti WA, bukti transfer, dan rekening koran, KPPN Khusus menerbitkan Surat Perintah Pembukuan/Pengesahan (SP3) sebagai dasar pengeluaran dan penerimaan APBN sebesar nilai equivalen rupiah.

·

·

·

·

2

NoD

Implementing Partner

UNDP

3

Request

KPPN Khusus Jakarta VI

Project Account 1

4

WA

Transfer

Supplier / Consultant WA NoD SP3

SP3

: Withdrawal Application : Notice of Disbursement : Surat Perintah Pembukuan Pengesahan (Endorsement Letter)

Gambar 3.7. Mekanisme Penarikan Dana Hibah UNDP

33


Dalam pelaksanaan hibah luar negeri, Menteri/Pimpinan Lembaga atau kuasanya yang bertanggung jawab atas pengelolaan anggaran (PA/Kuasa PA) pada Kementerian Negara/Lembaga yang bersangkutan wajib mencantumkan dana hibah yang diterima ke dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Kementerian Negara/Lembaga sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Hibah yang sudah diterima namun belum masuk ke dalam DIPA/dokumen pelaksanaan anggaran harus segera diproses untuk masuk kedalamnya melalui mekanisme revisi. Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Khusus merupakan instansi vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Tugas pokok KPPN Khusus adalah melakukan proses pembayaran yang menggunakan dana pinjaman dan/atau hibah luar negeri, khususnya dalam bentuk valuta asing. KPPN Khusus menerima Surat Permintaan Pengesahan atas realisasi hibah yang diterima PA/Kuasa PA. Surat Permintaan Pengesahan tersebut sekurang-kurangnya dilampiri dengan: a. Bukti transfer dana (Notice of Disbursement/Debet Advice) dari pemberi hibah luar negeri; dan b. Rekening koran hibah dari Bank yang disahkan oleh PA/Kuasa PA. KPPN Khusus meneliti kesesuaian antara Surat Permintaan Pengesahan tersebut dengan dana hibah yang tertuang pada DIPA dan mencocokkan dana pada sisa rekening koran ditambah realisasi harus sama dengan jumlah hibah pada bukti transfer (NoD). Atas dasar Surat Permintaan Pengesahan, KPPN Khusus menerbitkan Surat Pengganti Withdrawal Application (WA) sebagai dokumen pencatatan realisasi DIPA. Atas dasar Surat Pengganti WA, bukti transfer, dan rekening koran, KPPN Khusus menerbitkan Surat Perintah Pembukuan/Pengesahan (SP3) sebagai dasar pengeluaran dan penerimaan APBN sebesar ekuivalen rupiah. Proses ini akan mengikuti Peraturan Menteri Keuangan Nomor 40/2009.

34


UNDP

NoD/ DA

Implementing Partner (NPD+PPK) NoD/ DA Rek. Koran Surat Permintaan Pengesahan

KPPN Khusus

@ Dana hibah pada DIPA @ Sisa Rekening Koran + realisasi

Evaluasi Kesesuaian

Surat Pengganti WA

SP3

SP3

Surat Perintah Pembukuan/ Pengesahan (SP3)

Gambar 3.8. Mekanisme Pengesahan Realisasi Hibah UNDP

Mekanisme administrasi dan/atau akuntansi hibah selanjutnya mengikuti Peraturan Menteri Keuangan No. 40/PMK.05/2009 tentang Sistem Akuntansi Hibah. 3.2.8. UNDP Country Office Support Services UNDP dapat menyediakan dukungan untuk melaksanakan kegiatan yang menjadi bagian dari tanggung jawab Implementing Partner atau NPD seperti: ? Identifikasi dan rekrutmen personel kegiatan; ? Identifikasi dan pelaksanaan kegiatan training; ? Pengadaan barang dan jasa; ? Penyaluran dana hibah kepada organisasi non pemerintah sebagai bagian proyek atas persetujuan NPD; ? Kesepakatan dengan lembaga UN yang lain atau pihak lainnya untuk melaksanakan kegiatan yang sudah tertuang dalam Dokumen Kegiatan. Country support services tersebut di atas dilaksanakan sesuai dengan Direct Agency Implementation (kegiatan yang dilaksanakan secara langsung oleh UNDP), untuk sebagian kegiatan yang telah dituangkan dalam dokumen kegiatan. Hal ini dapat dilaksanakan setelah adanya permintaan resmi dari

35


NPD. Rencana ruang lingkup kegiatan yang akan dilaksanakan melalui country support services dituangkan secara detail dalam lampiran project document/annual work plan. Standard Letter of Agreement antara UNDP dan Pemerintah yang akan mendasari pelaksanaan country support services dapat dilihat pada lampiran A4. Bagian kegiatan yang dilaksanakan melalui country support service berada di bawah tanggung jawab UNDP Resident Representative dan dilaksanakan dengan mengedepankan pengalaman, keahlian dari lembaga PBB lainnya jika diperlukan. Kantor perwakilan menyediakan dana untuk mendukung pelaksanaan country support services hanya jika services tersebut membutuhkan dana tambahan pada biaya operasional dari kantor perwakilan tersebut. Tambahan dana untuk pelaksanaan country support services dibebankan pada proyek dan harus mendapatkan persetujuan dari NPD. Biaya dan jadual pembayarannya harus dijabarkan dalam dokumen kegiatan. Aspek adminsitratif, keuangan dan teknis pelaksanaan dari country support services terintegrasi dalam manajemen proyek secara keseluruhan.

3.3.

Pengadaan Barang dan Jasa

3.3.1. Prinsip Dasar Pelaksanaan pengadaan barang/jasa untuk kegiatan yang dibiayai UNDP harus mengedepankan prinsip-prinsip pengadaan yang efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel. 3.3.2. Pemilihan Mekanisme Pengadaan 1. Mekanisme pengadaan barang dan jasa yang dapat digunakan dalam pelaksanaan kegiatan adalah sebagai berikut: a. Mengikuti ketentuan pengadaan nasional sebagaimana tertuang dalam Keppres no 80 Tahun 2003, atau b. Mengikuti ketentuan pengadaan UNDP sebagaimana tertuang dalam POPP. 2. Jika mekanisme yang digunakan adalah Keppres no 80/2003, berdasarkan pasal 7 ayat 1b yang menyebutkan bahwa: “pengadaan barang/jasa yang sebagian atau seluruhnya dibiayai dari pinjaman dan/atau hibah luar negeri (PHLN) yang sesuai atau tidak bertentangan dengan pedoman dan ketentuan pengadaan barang/jasa dari pemberi pinjaman/hibah bersangkutan”. Dengan demikian, ketentuan-ketentuan dalam Keppres No 80 Tahun 2003 berlaku

36


sepanjang sesuai dan tidak bertentangan dengan ketentuan-ketentuan dari UNDP dan/atau ketentuan lain yang disepakati oleh Pemerintah Indonesia dan UNDP yang tercantum dalam Dokumen Kegiatan. Pemilihan mekanisme pengadaan dilakukan pada saat persiapan kegiatan dengan mempertimbangkan beberapa hal, antara lain: a. Kapasitas instansi calon pelaksana atau calon NPD, baik dalam hal kapasitas sumber daya manusia yang mempunyai kompetensi dalam bidang pengadaan, serta sumber daya keuangan (dari pembiayaan APBN) untuk mendukung pelaksanaan pengadaan; b. Urgensi kegiatan, waktu pelaksanaan pengadaan yang dibutuhkan untuk masing-masing komponen kegiatan harus menjadi pertimbangan dalam menentukan mekanisme yang akan digunakan. c. Kesepakatan mengenai pemilihan mekanisme pengadaan yang akan dilaksanakan dituangkan dalam Dokumen Kegiatan. Jika diperlukan, mekanisme pengadaan yang telah disepakati, dituangkan dalam SOP proyek, terutama untuk bagian yang sifatnya khusus terkait dengan ketentuan UNDP. d. Jika dengan alasan tertentu NPD tidak dapat melaksanakan pengadaan barang untuk komponen kegiatan yang menjadi bagian dari tanggungjawabnya, NPD dapat meminta UNDP untuk melaksanakan pengadaan (dengan mengikuti ketentuan UNDP). Untuk kasus tersebut, diperlukan adanya surat permintaan resmi dari NPD kepada UNDP.

3.4. Mekanisme Perubahan / Revisi Dokumen Kegiatan Dalam pelaksanaan kegiatan yang dibiayai hibah UNDP seringkali dibutuhkan adanya perubahan rencana pelaksanaan. Perubahan rencana kegiatan tersebut merupakan penyesuaian terhadap keadaan yang tidak bisa sepenuhnya sesuai dengan yang direncanakan. Seringkali terjadi perubahan yang disebabkan oleh beberapa hal antara lain: a. Perubahan kebijakan, baik internal pemerintah maupun UNDP; b. Perubahan kondisi sosial di sekitar lokasi kegiatan; c. Adanya bencana alam dan bencana sosial dilokasi pelaksanaan kegiatan; d. Adanya gejolak ekonomi yang berakibat pada perubahan anggaran biaya kegiatan; dan adanya kejadian tidak terduga lainnya.

37


Pedoman mengenai tata cara perubahan kegiatan adalah sebagai berikut: a. Perubahan antar komponen yang akan dilaksanakan pada tahun yang sama tanpa merubah jumlah hibah secara keseluruhan. Perubahan ini tidak mengubah substansi kegiatan secara umum sehingga tidak menimbulkan perubahan pada project document. Perubahan ini cukup diputuskan dalam Project Board atau Project Steering Committee. Usulan perubahan bisa berasal dari National Project Director (NPD) atau Kepala Unit di UNDP yang membawahi kegiatan yang bersangkutan. b. Perubahan substansi kegiatan, jumlah hibah dan kelembagaan pelaksana untuk mendanai kegiatan yang bersangkutan; Mekanisme perubahan yang menyangkut substansi, jumlah hibah dan kelembagaan tersebut adalah sebagai berikut:

38

·

National Project Director (NPD) menyampaikan usulan perubahan kepada UNDP. Jika usulan perubahan tersebut disetujui, UNDP mengirimkan surat usulan perubahan kepada Deputi Bidang Pendanaan Pembangunan Bappenas dengan tembusan kepada Direktur Pendanaan Luar Negeri Multilateral Bappenas, Direktur Pinjaman dan Hibah Departemen Keuangan, Unit Kerja Eselon I NPD yang bersangkutan;

·

Surat usulan perubahan disampaikan dengan menyertakan justifikasi perubahan, dokumen kegiatan yang sudah mengalami perubahan dan lembar ringkasan (summary) perubahannya;

·

Berdasarkan usulan perubahan tersebut, Direktur Pendanaan Luar Negeri Multilateral Bappenas menyampaikan memorandum kepada Direktorat Sektor terkait di Bappenas. Memorandum ini berupa permohonan tanggapan dan klarifikasi mengenai perubahan yang diusulkan. Apabila dianggap perlu maka Direktorat Pendanaan Luar Negeri Multilateral dapat melaksanakan pertemuan koordinasi untuk membahas usulan perubahan dimaksud.

·

Apabila usulan perubahan sudah dapat disetujui selanjutnya Deputi Bidang Pendanan Pembangunan menyampaikan surat persetujuan atas perubahan dokumen kegiatan yang ditujukan kepada UNDP dengan tembusan kepada Direktur Pinjaman dan Hibah Departemen Keuangan, Unit Kerja Eselon I NPD yang bersangkutan dan Kepala


SKPD yang menjadi koordinator proyek di daerah (untuk kegiatan yang dilaksanakan di daerah).

3.5.

Lain-Lain

Sub bagian ini menjabarkan secara ringkas mengenai mekanisme perjalanan dinas, pemrosesan/permohonan visa dan izin tinggal bagi tenaga ahli asing yang diperkerjakan baik di kantor perwakilan UNDP maupun dalam kegiatan yang dibiayai hibah UNDP, serta pembebasan bea masuk untuk barang impor dan perpajakan. 3.5.1. Perjalanan Dinas a. Biaya perjalanan dalam rangka pelaksanaan proyek sebagaimana tertuang dalam dokumen kegiatan dapat dibiayai oleh UNDP. b. Biaya yang ditanggung oleh UNDP adalah biaya tiket, uang harian (daily subsistence allowance/DSA), biaya perjalanan dari- dan keairport, dan biaya pajak perjalanan (misalnya airport tax). Besaran satuan harga yang berkaitan untuk DSA untuk setiap daerah ditentukan oleh UNDP berdasarkan assessment yang dilaksanakan bersama dengan UN Agencies yang lain, sehingga harga satuan yang ditetapkan sudah merupakan harga satuan hasil harmonisasi (harmonized rate). Besaran DSA harmonized dapat dilihat pada lampiran B27 . c. UNDP bekerjasama dengan UN Agencies yang lain dan pemerintah bersama-sama melaksanakan kaji ulang secara berkala setiap tahun mengenai besaran DSA Harmonized. d. Dalam kondisi tertentu, apabila pelaksana proyek menemui hambatan dan kendala dalam penerapan DSA Harmonized, NPD dapat berkonsultasi dengan UNDP untuk menentukan langkah operasional yang dibutuhkan agar kegiatan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi di lapangan tanpa melanggar ketentuan yang berlaku di UNDP. 3.5.2. Permohonan Visa dan Perizinan bagi Tenaga Ahli Asing Landasan permohonan visa dan perijinan bagi tenaga kerja asing mengacu pada beberapa peraturan terkait diantaranya Peraturan Pemerintah No.

39


32/1994 tentang Visa dan Ijin Masuk bagi Tenaga Kerja Diplomatik, Biasa dan Konsuler, dan Peraturan Pemerintah No.19/2007 tentang Pembiayaan untuk Ijin Tinggal, serta Buku Panduan mengenai Tenaga Ahli dan Perjalanan Keluar Negeri yang disusun oleh Sekretariat Negara. Dalam cakupan proyek yang diimplementasikan secara nasional (Proyek NIM), staf internasional yang dikontrak untuk melaksanakan kegiatan proyek perlu mendapatkan visa valid yang terdiri dari ijin tinggal, serta ijin masuk dan keluar sebelum datang ke Indonesia. Bagi tenaga asing yang dikontrak untuk mendukung pelaksanaan proyek, inisiasi untuk mengeluarkan surat permintaan visa dan ijin tinggal tenaga asing tersebut atau Government Administrative Formality (GAF) dilakukan oleh National Project Director (NPD) langsung kepada Sekretaris Negara dan Departemen Luar Negeri dengan melampirkan CV, TOR/Kerangka Acuan dan paspor/UNLP dalam permintaan yang diajukan. Selain itu, UNDP akan meng-endorse permintaan untuk GAF ini yang kemudian menjadi basis bagi Deplu untuk mengeluarkan visa serta ijin tinggal bagi tenaga asing tersebut. Untuk proses perpanjangan visa akan dilaksanakan dengan proses yang sama, dengan diperlukan tambahan persetujuan dari Departemen Ketenagakerjaan (surat IMTA). Bagi tenaga asing yang dikontrak dan ditempatkan di kantor UNDP, proses yang dilakukan adalah melalui mekanisme yang telah dilakukan yakni dengan surat permohonan UNDP kepada Sekretaris Negara dan Departemen Luar Negeri dengan melampirkan dokumen terkait yakni CV, TOR/Kerangka Acuan, dan Paspor/UNLP. 3.5.3. Perpajakan Perlakuan perpajakan untuk UNDP dapat dibedakan menjadi dua yaitu: a. Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. PMK-215/PMK01/2008 tentang Penetapan Organisasi-Organisasi Internasional dan Pejabat-Pejabat Perwakilan Organisasi Internasional yang Tidak Termasuk Subjek Pajak Penghasilan; Perlakuannya adalah sebagai berikut: i.

40

Untuk Pajak Penghasilan; penghasilan yang diterima oleh UNDP bukan merupakan Objek Pajak Penghasilan sepanjang memenuhi ketentuan dalam PMK tersebut di atas.


ii.

Untuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN); pihak UNDP dapat mengajukan permohonan pembebasan atau restitusi atas pajakpajak tersebut (apabila telah terlanjur dipungut) kepada Ditjen Pajak c.q. Kantor Pelayanan Pajak Badan dan Orang Asing dengan terlebih dahulu mengajukan surat rekomendasi ke Sekretariat Negara.

b. Berdasarkan PP No. 42 Tahun 1995 tentang Bea Masuk, Bea Masuk Tambahan, Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Penjualan atas Barang Mewah dan Pajak Penghasilan dalam Rangka Pelaksanaan Kegiatan Pemerintah yang Dibiayai dengan Hibah atau Dana Pinjaman Luar Negeri sebagaima telah diubah terakhir dengan PP No. 25 Tahun 2001, perlakuan perpajakan bagi pelaksana pekerjaan proyek dari UNDP dalam skema sebagai kontraktor/konsultan/pemasok utama dari kegiatan pemerintah yang telah tercatat dalam DIPA atau yang dipersamakan dengan DIPA adalah sebagai berikut: i.

Untuk pelaksanaan kegiatan pemerintah yang dibiayai hibah luar negeri, Pajak Penghasilan yang terutang atas penghasilan yang diterima atau diperoleh kontraktor, konsultan, dan pemasok (supplier) utama dari pekerjaan yang dilakukan dalam rangka pelaksana kegiatan pemerintah yang dibiayai dengan hibah atau dana pinjaman luar negeri ditanggung oleh pemerintah.

ii.

Atas penghasilan yang diterima orang pribadi termasuk tenaga ahli apabila merupakan kontraktor/konsultan/pemasok utama dari kegiatan pemerintah yang dibiayai dengan hibah luar negeri yang telah tercatat dalam DIPA atau yang dipersamakan dengan DIPA, Pajak Penghasilan-nya ditanggung oleh pemerintah.

iii.

Apabila UNDP meminta suatu badan dan/atau orang pribadi untuk melakukan pekerjaan yang berasal dari dana hibah luar negeri namun tidak tercatat dalam DIPA, maka Pajak Penghasilan atas penghasilan yang diterima atau diperoleh badan dan/atau orang pribadi tersebut tidak termasuk yang ditanggung oleh pemerintah.

41



42

Bab 4 - Monitoring, Pelaporan, Evaluasi dan Audit

BAB

4

4.1

MONITORING, PELAPORAN, EVALUASI DAN AUDIT

Gambaran Umum

M

ekanisme pelaporan untuk kegiatan yang dibiayai hibah yang disalurkan melalui UNDP terdiri dari pelaporan secara triwulanan (quarterly), laporan tahunan, dan laporan akhir (project completion

report).

4.2.

Monitoring

Tujuan dari monitoring dan evaluasi adalah untuk mengukur dan menilai performa kegiatan agar output dan outcome dapat dikelola secara efektif. Berdasarkan Komitmen Jakarta, Pemerintah dan UNDP akan mengembangkan mekanisme untuk melaksakan kegiatan monitoring dan evaluasi secara bersama-sama. Dalam kerangka pencapaian program, Bappenas dan UNDP melaksanakan kegiatan monitoring sebagai berikut: - Country Programme Review, dilaksanakan pada pertengahan (Mid Term Review) dan akhir pelaksanaan kegiatan (Final Review). Review ini dilakukan secara terprogram dan berkala untuk membahas mengenai hal-hal strategis dalam pelaksanaan kerjasama sesuai dengan ruang lingkup dan indikator yang disepakati.

43


-

Review pelaksanaan Country Programme Action Plan (CPAP Review) yang dilaksanakan paling sedikit sekali setiap tahun. Pelaksanaan CPAP review disinkronkan dengan pelaksanaan Country Programme Review. Review ini bersifat lebih teknis dengan membahas progres pencapaian dan permasalahan yang terjadi pada pelaksanaan kegiatan.

Pada tingkat pelaksanaan kegiatan, indikator pencapaian output harus digambarkan secara detail dalam dokumen kegiatan agar dapat dimonitor pencapaiannya dengan baik. NPD dan UNDP harus sudah menyepakati mekanisme monitoring kegiatan secara internal sebelum dokumen kegiatan ditandatangani. Koordinasi pelaksanaan monitoring di tingkat pengelolaan kegiatan menjadi tanggung jawab dari Programme/Project Manager. Jika diperlukan dan disetujui oleh NPD dan UNDP, untuk penanganan pelaksanaan monitoring dan evaluasi dapat mengangkat konsultan khusus yang memiliki kemampuan di bidang monitoring dan evaluasi. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan secara partisipatif dan berkala paling tidak satu kali dalam tiga bulan. Berdasarkan kalender monitoring & evaluasi CPAP (Lampiran B30), alat dan mekanisme monitoring adalah termasuk kunjungan lapangan, laporan kemajuan, serta laporan dan review berkala. Format dan pendekatan monitoring yang digunakan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi lokal dengan tetap mempertimbangkan standar minimum monitoring sesuai ketentuan UNDP. NPD dan UNDP harus menyepakati data baseline yang akan menjadi acuan dalam pelaksanaan monitoring proyek/program. Untuk mengimplementasikan kegiatan secara efisien, baik secara substansi maupun manajemen, acuan yang dapat dipakai adalah SMART (Specific – spesifik, Measurable – terukur, Achievable – dapat dicapai, Relevant – relevan, dan Time bound – Waktu pelaksanaan).

44


MATRIKS SMART

S

pecific (spesifik) : Hasil harus dapat melihat perubahan yang terjadi – perlu menjelaskan kondisi di masa yang akan datang secara khusus dari perspektif pengguna dan penerima manfaat kegiatan.

M

easurable (terukur) : Hasil, baik secara kualitatif maupun kuantitatif, harus mempunyai indikator yang terukur, dan harus mampu diakses untuk mengetahui apakah hasil dapat tercapai atau tidak.

A R T

chievable (dapat dicapai) : Hasil yang ingin dicapai harus dibuat sesuai kapasitas pelaksana kegiatan untuk diraih elevant (berkesesuaian) : Hasil harus dapat berkontribusi terhadap upaya pencapaian prioritas pembangunan nasional. imebound (waktu) : Pencapaian hasil harus memiliki waktu yang jelas untuk mencapai tujuan kegiatan.

tenggang

Kunjungan Lapangan Jika kegiatan dilaksanakan di daerah, pihak NPD dan UNDP harus mempunyai mekanisme kunjungan ke lapangan minimum satu kali dalam satu tahun. Kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka mencari masukan dan validasi laporan kemajuan kegiatan yang telah disusun oleh project/program manager. Kunjungan lapangan didokumentasikan dan menjadi salah satu masukan dalam perencanaan kegiatan ke depan. Jika diperlukan, Bappenas dan UNDP dapat melakukan joint field visit dalam rangka bagian dari pelaksanaan CPAP dan/atau CPD Review atau sesuai dengan kesepakatankesepakatan tertentu. 4.2.1 Pelaporan Triwulanan Pelaporan triwulanan terdiri dari beberapa isu antara lain: · Pelaporan dalam rangka penilaian kualitas pelaksanaan kegiatan. Pelaksana kegiatan diharapkan untuk mencatat dan melaporkan progres atau kemajuan dari pencapaian output yang tertuang dalam dokumen kegiatan. Laporan ini mencakup kerangka waktu dan pemanfaatan sumber daya. Konsep laporan disusun oleh Project/program manager, dan disetujui/disahkan oleh NPD.

45


·

Informasi yang tertuang dalam laporan triwulanan, menjadi dasar bagi program manager untuk melaksanakan: o Update Issues Log. Pelaporan triwulanan yang disampaikan oleh NPD akan menjadi input dalam sistem ATLAS dalam rangka memutakhirkan Issues Log. Hal ini bertujuan untuk memantau penyelesaian permasalahan (jika ada) yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan. o

Update Risks Log. Pelaporan triwulanan juga harus disertai dengan pemutakhiran terhadap Risks Log yang sudah tertuang dalam Dokumen Kegiatan. Jika ada potensi risiko yang baru ditemukenali dan mendapatkan kesepakatan dari Project Board untuk dilaporkan ke UNDP karena akan sangat mempengaruhi pelaksanaan kegiatan, perlu segera dicantumkan dalam sistem ATLAS supaya bisa termonitor dengan baik.

o

Lessons-learned Log. Hal ini dimaksudkan agar proses pembelajaran yang didapat pada pelaksanaan kegiatan dapat tercatat dengan baik sebagai bahan perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan selanjutnya serta penyiapan proyek di masa yang akan datang.

Penyusunan laporan triwulanan dilaksanakan oleh Project/Programme Manager berdasarkan arahan dari NPD untuk kemudian disampaikan kepada Project/Programme Board melalui Project Assurance. Jika diperlukan Project Board dapat melaksanakan pertemuan untuk membahas/me-review laporan dimaksud. Format laporan triwulanan menggunakan struktur seperti terlihat pada lampiran B17. Laporan ini harus diserahkan kepada UNDP paling lambat 7 (tujuh) hari setelah berakhirnya triwulan yang bersangkutan. Laporan triwulanan juga disampaikan kepada instansi yang bersangkutan sebagai bahan penyusunan laporan kinerja. Format pelaporan yang disampaikan kepada instansi harus disesuaikan dengan format yang berlaku untuk kegiatan yang dibiayai APBN. Teknis penyesuaian format dibahas antara pihak NPD, UNDP dan Biro Perencanaan pada instansi yang bersangkutan. Laporan triwulanan juga dapat disampaikan kepada semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan. Pada saat tahap perencanaan, para pihak yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan harus sudah

46


menyepakati mengenai mekanisme komunikasi, dan teknis penyusunan laporan termasuk jenis, jadual, ruang lingkup dan pihak-pihak yang harus dilibatkan dalam penyusunan laporan. 4.2.2. Laporan Tahunan Laporan tahunan disusun oleh project/programme manager atas dasar arahan dari NPD dan disampaikan kepada project board untuk mendapatkan pengesahan. Format laporan tahunan menggunakan format yang digunakan dalam penyusunan laporan triwulanan. Hal ini dimaksudkan agar setiap progres pencapaian kegiatan untuk setiap komponen pada setiap triwulan dapat tercatat secara berlanjut dan dilaporkan, termasuk permasalahan dan pembelajarannya. Berdasarkan laporan tahunan, Project Board melakukan review atas pelaksanaan kegiatan pada tahun yang bersangkutan. Hasil review dapat menjadi bagian dari laporan akhir kegiatan. Laporan tahunan dan hasil review-nya menjadi salah satu masukan dalam penyusunan rencana kerja tahun berikutnya. Laporan tahunan tersebut selanjutnya disampaikan kepada Bappenas, instansi yang bersangkutan dan UNDP. Dalam hal keuangan kegiatan, seluruh pengeluaran kegiatan selama tahun yang bersangkutan baik dari komponen yang menjadi tanggung jawab NPD maupun UNDP harus dituangkan ke dalam Combined Delivery Report (CDR). CDR bersumber dari sistem manajemen ATLAS dan mendapatkan pengesahan dari NPD. Pembagian pencatatan bagian pendanaan yang menjadi tanggung jawab NPD harus dipisahkan secara jelas dengan bagian yang menjadi tanggung jawab UNDP. Demikian halnya jika dalam pelaksanaan kegiatan terdapat komponen pembiayaan yang dilaksanakan oleh instansi lain (sebagai responsible party), harus digambarkan secara jelas dalam CDR. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan ketika pelaksanaan audit. 4.2.3. Laporan Akhir Setelah kegiatan berakhir, Programme/Project Manager atas supervisi dari NPD menyusun laporan akhir kegiatan. Ruang lingkup laporan ini mencakup substansi pencapaian output kegiatan, permasalahan dan upaya penyelesaian permasalahan tersebut, dan rekomendasi upaya yang harus terus dilaksanakan untuk menjamin keberlangsungan program/proyek. Laporan akhir kegiatan disampaikan kepada semua pihak yang terkait

47


seperti Bappenas, UNDP, instansi yang bersangkutan dan Departemen Keuangan. Laporan Khusus kepada Negara/Lembaga pemberi hibah Beberapa Negara/lembaga donor mensyaratkan beberapa hal spesifik dalam laporan kemajuan proyek. Hal ini harus dijelaskan dalam perjanjian kerjasama baik mengenai periode maupun format dan cakupan laporan.

4.3.

Evaluasi Kegiatan

Evaluasi proyek adalah upaya untuk mengukur dan menilai secara obyektif keberhasilan pelaksanaan kegiatan yang sebelumnya telah dilaksanakan. Tujuan dari evaluasi proyek adalah untuk mengetahui keberhasilan, kemajuan serta hambatan yang dihadapi dalam teknis pelaksanaan kegiatan tersebut, serta untuk menilai dan menyusun upaya perbaikan dalam rangka peningkatan pelaksanaan di masa yang akan datang. Evaluasi proyek difokuskan pada penilaian terhadap efisiensi dan efektivitas, relevansi dan kontribusi substansi terhadap pencapaian prioritas pembangunan nasional, serta posisi strategis dan kemitraan kelembagaan dalam pelaksanaan kegiatan. Evaluasi sangat penting untuk dilaksanakan terutama untuk menjamin keberlangsungan dan penyusunan program selanjutnya. Evaluasi harus dilaksanakan sebelum kegiatan tersebut direplikasi dan/atau dikembangkan dengan cakupan yang lebih luas. Mekanisme evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan yang dibiayai UNDP terdiri dari dua jenis yaitu mekanisme eksternal dan internal. Evaluasi eksternal hanya dilaksanakan untuk kegiatan yang memiliki durasi lima tahun atau lebih. Evaluasi eksternal dilaksanakan paling tidak dua kali, yaitu pada pertengahan dan akhir waktu pelaksanaan kegiatan. Sedangkan evaluasi internal harus dilaksanakan oleh seluruh kegiatan. Mekanisme evaluasi eksternal dan internal harus disepakati oleh NPD dan UNDP dan tertuang dalam dokumen kegiatan. Mekanisme evaluasi untuk kegiatan yang didanai oleh UNDP mengikuti prinsip-prinsip sebagai berikut: ? Mengelola hasil (Managing for results). Mekanisme evaluasi yang

dilaksanakan dalam rangka meningkatkan kinerja pencapaian hasil

48


kegiatan sesuai dengan yang direncanakan sehingga memberikan dampak optimal bagi masyarakat. Dengan demikian, evaluasi dapat dilaksanakan terhadap proses, produk atau hasil, pelayanan dan dukungan yang dilaksanakan oleh UNDP. Evaluasi juga difokuskan untuk memperbaiki desain program serta perencanaan strategis ke depan. ? Meningkatkan pembangunan dan hak asasi manusia. Evaluasi yang

dilakukan diarahkan untuk meningkatkan efektivitas dalam rangka pembangunan sumber daya manusia yang berupa pengembangan kapasitas, peningkatkan alternatif pilihan dan persamaan hak antara laki-laki dan perempuan. Evaluasi didasarkan pada nilai-nilai universal seperti kesamaan hak, keadilan, persamaan gender, dan menghormati perbedaan. ? Kepemilikan (ownership) nasional. Evaluasi harus diarahkan sejalan

dengan prioritas nasional, dan prosesnya dilakukan secara partisipatif dan inklusif. Mekanisme dan proses evaluasi diharapkan berkonstribusi pada peningkatan kapasitas nasional dan memperkuat jalinan kerjasama kelembagaan antara instansi yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan yang bersangkutan. ? Sistem

koordinasi PBB dan kemitraan global. Evaluasi yang dilaksanakan diharapkan dapat mendukung sistem koordinasi dan kerjasama UN Development Group (UNDG), dimana peran UNDP diharapkan semakin meningkat dalam rangka memperkuat kemitraan global.

Evaluasi harus menghasilkan rekomendasi mengenai langkah-langkah yang harus dilaksanakan agar hasil evaluasi dapat dilaksanakan. Beberapa langkah yang dapat dilaksanakan untuk menindaklanjuti hasil evaluasi adalah perubahan/revisi dokumen kegiatan yang dikarenakan adanya perubahan target dan rencana anggaran biaya kegiatan. Dalam kondisi tertentu, dapat diusulkan adanya pembatalan atau penutupan sebagian atau seluruh komponen kegiatan jika dianggap sudah tidak relevan dengan kondisi dan kebutuhan saat ini.

49


4.4.

Audit

Audit adalah bagian integral dari manajemen administrasi dan keuangan, serta bagian dari akuntabilitas UNDP. Program/proyek yang dibiayai oleh UNDP akan diaudit secara berkala dan hasilnya akan dilaporkan kepada UNDP Executive Board. Pada umumnya kegiatan yang didanai UNDP mengenal empat bentuk audit dan assessment sebagai berikut: ? Audit terhadap pelaksanaan proyek yang umum dilaksanakan; ? Internal Audit; ? External Audit; dan ? HACT Assessment.

4.4.1. Audit Terhadap Pelaksanaan Proyek Untuk kegiatan yang dilaksanakan dengan modalitas nasional (National Implementation Modality/NIM) baik yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah atau non-pemerintah, audit dilaksanakan untuk menjamin bahwa kegiatan tersebut dilaksanakan sebagaimana mestinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Ruang lingkup audit mencakup pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan, meliputi: i. Waktu pelaksanaan kegiatan yang akan diaudit adalah untuk periode satu tahun yaitu 1 Januari sampai dengan 31 Desember. ii. Komponen yang akan di audit adalah bagian pengeluaran yang menjadi tanggung jawab NPD. iii. Hal-hal yang akan diaudit adalah sebagai berikut: ? Rencana kerja ? Laporan kemajuan kegiatan ? Manajemen keuangan termasuk pengalokasian dana dan anggaran kegiatan ? Pengadaan barang/jasa ? Pengeluaran dan/atau penyerapan dana kegiatan ? Manajemen pengelolaan aset ? Organisasi proyek dan proses penerimaan/rekrutmen sumber daya manusia (SDM) ? Biaya-biaya lain yang berhubungan dengan kegiatan misalnya berkaitan dengan berakhirnya kegiatan dan proses pelepasan serta transfer aset.

50


Standar TOR untuk audit dapat dilihat pada lampiran B32. Selanjutnya auditor akan menyusun komentar dan rekomendasi berdasarkan audit yang telah dilaksanakan. Hasil audit akan disampaikan kepada NPD dan UNDP. Untuk kegiatan yang dilaksanakan secara langsung oleh UNDP (Direct Implementation Modality/DIM), audit dilaksanakan oleh Kantor Audit dan Investigasi (Office of Audit and Investigation/OAI) UNDP. Resident Representative UNDP akan menyampaikan usulan kepada OAI mengenai kegiatan mana yang akan di audit. Audit ini akan mencakup antara lain sebagai berikut: ? Pengeluaran proyek yang tercantum dalam CDR; ? Sistem akuntansi proyek; ? Mekanisme kontrol dan dan pembagian tanggung jawab dalam

pelaksanaan proyek; ? Prosedur pembayaran dan monitoring pencapaian kinerja penyedia

barang/jasa (kontraktor); ? Pemenuhan ketentuan; ? Persetujuan dan prosedur penganggaran proyek. 4.4.2. Audit Internal (Internal Audit) Auditor internal UNDP dapat memilih proyek tertentu untuk di audit. Proses audit akan mencakup beberapa aspek antara lain kesesuaian dengan standar UNDP dan kebijakan UN lainnya termasuk UNDAF dan pengaturan Program Bersama dimana UNDP menjadi salah satu komponennya. Pedoman audit internal UNDP 2003 dapat dilihat pada website internal OAI. 4.4.3. Audit Eksternal (External Audit) Pelaksanaan audit eksternal dilaksanakan oleh UN Boards of Auditors (UNBOA) yang telah berdiri pada tahun 1946 melalui Resolusi Sidang Umum PBB No.74 (1). Anggota dari UNBOA adalah auditor eksternal dari negara anggota yang secara bergilir dipilih pada Sidang Umum dan memiliki periode jabatan selama enam tahun. Pada saat ini yang menjadi anggota UNBOA adalah Filipina, Perancis dan Afrika Selatan. Untuk UNDP, penanganan audit eksternal akan dilakukan oleh Afrika Selatan. Tujuan audit eksternal adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari UNDP baik secara kebijakan maupun teknis dan praksis. Lingkup audit antara lain sebagai berikut:

51


-

Rekrutmen sumber daya manusia; Manajemen pengadaan dan kontrak; Manajemen pelaksanaan proyek; Result based management dan penganggaran; Biaya perjalanan; Manajemen Aset; Manajemen keuangan; Manajemen teknologi informasi dan komunikasi; Kerjasama kelembagaan dan koordinasi.

Audit eksternal dilaksanakan secara regular dengan cara mengunjungi beberapa proyek yang menjadi sampel audit yang hasilnya akan dilaporkan pada Sidang Umum PBB. Tidak ada jadwal tetap pelaksanaan audit eksternal untuk setiap Negara, tetapi diharapkan audit ini dapat dilaksanakan paling tidak satu kali dalam setiap 8-10 tahun. 4.4.4. HACT Assessment Kebijakan dan prosedur untuk HACT Assessment didasarkan pada dokumen yang dipublikasikan oleh UN Development Group (UNDG) pada September 2005. Dokumen ini tersedia untuk publik di situs UNDG yaitu http://www.undg.org dan dalam lampiran B11 dan lampiran B12. Kerangka Acuan untuk HACT Assessment akan disetujui dan dikonfirmasi oleh UNDP New York. HACT bertujuan untuk menurunkan biaya transaksi (transaction cost) dan meningkatkan harmonisasi dan efektivitas, serta peningkatan kapasitas dalam pengelolaan keuangan agar dapat member manfaat yang optimal. Hasil penilaian atau assessment akan menjadi dasar dalam penentuan tingkat risiko dan frekuensi pelaksanaan cek ke lapangan (spot check). Hasil HACT Assessment dan hasil audit akan saling melengkapi dalam rangka penguatan dan peningkatan efektivitas pengelolaan proyek ke depan. Dalam rangka pelaksanaan dan/atau tindak lanjut dari HACT Assessment, UNDP dapat melakukan spot check untuk memonitor pelaksanaan administrasi proyek. Frekuensi pelaksanaan spot check disesuaikan dengan hasil HACT Assessment terhadap instansi yang bersangkutan.

52

Bab 5 - Aset dan Penutupan Kegiatan

BAB

5

ASET DAN PENUTUPAN KEGIATAN

5.1. Aset Kegiatan

M

ekanisme pengalihan kepemilikan aset harus dibahas dan disetujui pada saat persiapan kegiatan (sebelum dokumen kegiatan ditandatangani). Proses pengalihan aset dapat dilakukan pada saat pelaksanaan kegiatan atau diakhir pelaksanaan kegiatan. Untuk aset yang kepemilikannya dialihkan kepada pemerintah pada saat kegiatan masih berjalan, pemerintah harus menyediakan dana pemeliharaan aset tersebut sampai dengan kegiatan selesai. Proses pengalihan dan pencatatan dilakukan melalui mekanisme yang berlaku.

5.2. Penutupan Kegiatan Suatu kegiatan dinyatakan selesai/ditutup secara operasional pada saat seluruh aktivitas kegiatan telah selesai dilaksanakan dan output telah tercapai. Sedangkan kegiatan dinyatakan selesai/ditutup secara finansial pada saat seluruh transaksi keuangan telah dilaporkan dan seluruh rekening telah ditutup. Suatu kegiatan harus ditutup secara finansial sesegera mungkin, paling lama 12 bulan setelah kegiatan ditutup secara operasional. Dokumen Kegiatan akan memuat periode kegiatan dan jika ada kebutuhan untuk memperpanjang kegiatan, harus dilakukan revisi Dokumen Kegiatan atau persetujuan revisi rencana kerja untuk periode kegiatan selanjutnya. Jika tidak ada perubahan besar terhadap substansi output dan perpanjangan kegiatan. Proses penutupan kegiatan dimulai pada saat kegiatan telah selesai mencapai output yang direncanakan, atau ketika terdapat keputusan untuk membatalkan/menutup kegiatan.

53


Proses penutupan kegiatan mencakup review tahap akhir kegiatan, penutupan, dan rekomendasi untuk keberlanjutan di masa mendatang. Proses ini dimulai ketika kegiatan telah berhasil mencapai output yang direncanakan atau ketika Project Board memutuskan untuk menghentikan kegiatan. Fokus dari proses ini adalah penyusunan bukti-bukti penyelesaian kegiatan, proses pembelajaran, manfaat, dan teknis pengambil alihan yang diperlukan. Aset-aset proyek selama tahap penutupan kegiatan harus dialihkan secara formal, dihapus atau ditransfer dari UNDP. Detail tahapan penutupan kegiatan, dapat merujuk lampiran A 3. Laporan CDR final disahkan oleh implementing partner dan auditor, kemudian diterima oleh UNDP yang otomatis akan segera menutup keuangan kegiatan. Berikut ini adalah beberapa rekomendasi beberapa hal terkait dengan penutupan kegiatan sebagai berikut: a) Memastikan fungsi Project Manager berjalan dengan baik pada saat proses penutupan kegiatan sehingga dapat melaksanakan proses pelaporan dan penutupan kegiatan sebagaimana mestinya. b) Memastikan bahwa semua laporan kegiatan yang dipersyaratkan telah selesai disusun dan disampaikan kepada para pihak terkait. c) Menyimpan dokumen dan arsip-arsip kegiatan untuk keperluan audit dan evaluasi d) Menyimpan dan menjaga agar output dan produk yang dihasilkan kegiatan dapat disampaikan dan diketahui oleh seluruh pihak yang membutuhkan. e) Memastikan bahwa upaya peningkatan kapasitas telah selesai dilaksanakan untuk mendukung upaya transfer pengetahuan dan teknologi kepada para penerima manfaat. Proses transfer pengetahuan dan teknologi harus menjadi bagian dalam laporan akhir pelaksanaan kegiatan.

54

LAMPIRAN


LAMPIRAN

A-1

JAKARTA COMMITMENT: AID FOR DEVELOPMENT EFFECTIVENESS INDONESIA’S ROAD MAP TO 2014

Government of Indonesia and its Development Partners

Indonesia and the international aid architecture As a middle-income country with a population of around 230 million, Indonesia faces a distinctive set of challenges relating to aid, and more broadly to development effectiveness. The Government of Indonesia’s relationship with international aid agencies is changing; the financing mechanisms at its disposal are taking new forms; and its development cooperation with other low and middle income countries is being further articulated. Given the country’s development successes and its position as a large Middle Income Country, Indonesia has a strong contribution to make efforts at improving the international aid architecture for all recipients including both Low Income Countries (LICs) and Middle Income Countries (MICs). Indonesia is a signatory to the Paris Declaration on Aid Effectiveness, and has committed to the aid effectiveness principles and commitments contained in the Declaration. Indonesia has been an active participant in the regional preparations for the Third High Level Forum on Aid Effectiveness, including through engaging with global mechanisms and through dialogue with other countries in the Asia region. The Government is committed to take forward the Accra Agenda for Action as well as the Monterrey Consensus, and the 2008 Doha Declaration on Financing for Development.

Indonesia's development challenge Notwithstanding the progress made so far, Indonesia continues to face significant development challenges, especially in the areas of poverty reduction, service delivery and decentralisation. Poverty rates have fallen to 15.4% in 2008, yet large numbers of Indonesians remain poor (around 35 million). Regional disparities is a key feature of poverty in the country, given the vast size and varying conditions in different parts of the country, and pockets of endemic poverty still remain. Further effort is still needed for Indonesia to meet all the MDGs targets. The implementation of decentralisation remains complex and continues to pose challenges. Improving public financial management and strengthening the accountability of local governments will be essential in order to increase the impact of public spending. The main constraint facing Indonesia in addressing the challenges and achieving its planned development outcomes is not merely the lack of financial resources but rather the utilization of the resources. Further by taking into account of the global financial crises, Indonesia and development partners have no choice but need to utilize all resources more effectively. Hence, there is a need as well as a challenge to translate the existing resources into better development outcomes. Indonesia’s overarching concern is to maximise the effectiveness of all its resources committed to development, including external assistance. It is in this context

55

that the aid effectiveness agenda becomes particularly relevant. External assistance is not simply a financial supplement to domestic resources, but complementary to these resources — playing a catalytic role in allowing Indonesia to access international knowledge and best practices, to enhance institutional capacity, and bring about strategic systems improvements.

The Indonesia Roadmap to strengthen aid for development effectiveness We have therefore prepared a roadmap to strengthen our aid effectiveness agenda – moving towards improved development effectiveness. The roadmap will respond to the above challenges, and support Indonesia's efforts to maximise the effectiveness of its aid in supporting development. This roadmap defines the policy direction towards development effectiveness up to 2014 and beyond, which includes priority actions that will be taken in the short term, by 2010, to move forward on the implementation of the Paris Declaration based on the results of the Paris Declaration Monitoring Survey, 2008. The principle of ownership implies that the policy direction will be in line with the national development strategies. We also recognize the importance of addressing gender issues in our development activities and aid effectiveness process. This roadmap sets out the strategic vision that we, along with our development partners, wish to commit, to based on the key pillars of our development effectiveness agenda. The agenda is based on the Paris Declaration principles and the Accra Agenda for Action commitments and develops a model for delivering development effectiveness in a Middle Income context.

I. Strengthening Country Ownership over Development a) Strengthening capacities and using stronger government systems The need to develop effective capacity is at the heart of Indonesia's development challenges, whether it be at the institutional, organizational or at the individual levels. The Government and development partners are all deeply engaged with this agenda, but results have so far been uneven. Indonesia looks to its development partners for continued capacity development support. Development partners share the view that all their interventions have some elements of capacity development embedded within them. In order to enhance capacity, the Government will articulate, and development partners will support the achievement of, capacity development objectives and targets within sector plans and thematic strategies, including skills and human resources development, organisational level capacity development as well as the creation of an enabling environment. We also propose to make capacity development a results area within different sectors to ensure adequate attention and follow-up. Development partners will align themselves more fully with the Government programmes and systems. Development partners will align their programming cycles with those of government, use the government format for reporting their assistance, and increasingly use the Government's financial management and procurement systems. Where they do not make use of systems, development partners will transparently state their rationale for not using government systems and indicate how they will work with the Government (including through capacity development) to align in the future. In the spirit of partnership, we will also encourage development partners to fully, sincerely and transparently untie their aid.

56

The Government will establish a mechanism at country level to determine, and to review, how effectively the Government and development partners can and do contribute to capacity development. This mechanism will be transparent and evidencebased, involving country level stakeholders, and covering the range of capacity development partners. The Government and development partners will make use of this mechanism to monitor, measure and potentially correct the effectiveness of their support to capacity development. b) Improving the international governance of aid and strengthening south-south cooperation Using its experience and its active participation in the governance of international aid organizations, global foundations and funds, as well as its strong network of relationships with other countries in the region and globally, the Government commits to work to strengthen the international aid architecture in ways that enhance its responsiveness to Indonesia’s needs as well as to those of other developing countries. Development partners will support the Government in this endeavour. As an emerging middle-income country with considerable development success, Indonesia has much to share with other countries in the region, and beyond, as well as opportunities to learn. Already involved in numerous elements of South-South cooperation for capacity development, the Government of Indonesia and development partners commit to further strengthening regional processes and institutions facilitating South-South cooperation. Efforts at South-South Cooperation will through time expand to include possibilities for financial assistance as well technical support from the Government of Indonesia.

II. Building More Effective and Inclusive Partnerships for Development a) Developing a new partnership paradigm Indonesia places a high value on the development resources that its partners contribute to the development of the country. Today, the importance of external assistance for Indonesia is not only a function of its volume, but rather of its quality and effectiveness – development partners will continue to seek to find creative solutions to Indonesia’s development challenges, making new knowledge and international best practices accessible. Development partners will align their strategies for providing development assistance to Indonesia within this new paradigm. Development partners commit to providing all their development assistance to Indonesia based on country demands. Development partners will review their implementation modalities and the mix of skills that they can make available at the country level in relation to these objectives of knowledge transfer as well as financial transfer. b) Strengthening existing aid instruments and shaping new ones Multi-donor trust funds have emerged as an important vehicle for development partners to support Indonesia's development—ranging from large multi-donor trust funds established to implement reconstruction programmes, capacity building activities and targeted development interventions such as the Multi-Donor Fund for Aceh and Nias, the Decentralization Support Facility and the Indonesian Partnership Fund for HIV/AIDS, to quite small and ad hoc trust funds to support very specific activities. These trust funds have enabled development partners to respond flexibly and rapidly to Indonesia’s priority needs including providing assistance at the sub national level, supporting policy and institutional reforms, effectively responding to unanticipated needs such as post-disaster

57

reconstruction and recovery efforts, and research and analysis. They have in some respects supported a programme based approach to aid delivery. While the Government supports the multi-donor support modality in principle, it recognizes that in some cases it may not necessarily contribute to convergence of ideas on critical development issues, nor even support the alignment and harmonisation agenda and the government's own interventions. This is especially so if the activities are executed by the development partners and the funding is not incorporated in the government's budget. In using the multi-donor support modality, the Government and development partners will put higher priority on programme based approach, supporting government programs and linking the priorities of Bappenas, Ministry of Finance, and concerned line ministries. Within existing multi-donor support such MDTFs, the Government and development partners will work together to strengthen alignment with government systems, including as an immediate first step aligning with the Government reporting systems. The Government and development partners commit to reducing the number of ad hoc freestanding trust funds. The Government will also issue clear cut guidelines for the mobilisation and management of multi-donor funds, and for the mainstreaming of multi-donor support program into government programming processes. Given the scale of Indonesia's development challenge its requirements for external assistance, and particularly technical assistance, are likely to continue over the medium term. The government will also seek to supplement the resources available for development and Government will diversify its development resources to include alternative sources of financing for development—including public-private partnerships, corporate social responsibility, global and domestic foundations, and trade and foreign investment. c) Expanding dialogue to include new actors As Indonesia continues to progress and consolidate its position as a Middle Income Country it will be working closely with its development partners, including private sector and civil society, to support its development efforts and to sustain and further consolidate its position. Partners such as those involved in public private partnerships, corporate social responsibility programming and Global Funds and Foundations, as well as traditional development partners, are expected to participate in a regular dialogue led by the Government to discuss progress. To this end, the Government will propose a regular dialogue mechanism to provide a platform for discussing the development agenda in line with the Jakarta Commitment. A spirit of genuine partnership, engagement and joint responsibility will guide the Government when inviting participants from civil society, private sector and traditional development partners to participate in this dialogue. The proposed dialogue mechanism will be an opportunity to meet and discuss progress towards the achievement of the Paris Declaration indicators by 2010 and further to discuss the full implementation of the Jakarta Commitments by 2014. It is expected that regular meetings will take place to take stock of the overall progress and challenges faced, but also that ad-hoc meetings can be organized as necessary if particular challenges are faced requiring joint high-level discussion.

58

Indonesia's need for external assistance will continue to decline through sustained and inclusive growth, the development of robust institutions, and the achievement of the Millennium Development Goals and other indicators of social and economic progress. In this context Indonesia will continue to have a strong relationship with its development partners. The need for dialogue and partnership will continue in order to effectively and jointly address the challenges relating to global public goods, climate change, the environment, and strategic global security issues.

III. Delivering and Accounting Development Results a) Strengthening a focus on, and capacity to manage by, development results As Indonesia moves forward with the preparation of its new Medium Term Development Plan (RPJM), a focus on outcomes and results will be further strengthened. The Government will further develop, and development partners will further support, strong frameworks for measuring and monitoring results within the RPJM and linked sector plans, as well establishing social accountability mechanisms that solicit, monitor and ensure implementation of feedback on the government's performance. Results will be linked to performance measurement and organizational effectiveness. Effective monitoring and evaluation are key elements of managing for results. We will strengthen our efforts to improve monitoring and evaluation (M and E), including basic data collection. The Government will further clarify the institutional framework for M and E and development partners will reduce parallel efforts at monitoring national development targets. A higher internal demand for M and E will be generated by involving national stakeholders in the review of implementation of the RPJM from a results perspective. Results-based M and E will be a powerful tool for ensuring the effectiveness of Indonesia’s development policies and the delivery of tangible results by the government. b) Working together to review progress across development partnerships The Government will seek supports from development partners based on their comparative advantages in providing needed support, in the specific areas where the Government sees a critical need for that support, and establishing a clear correlation of the inputs with the expected results. To this end, development partners will also integrate results frameworks into their cooperation strategies and programs, shifting their internal incentives to focus on sustainable results (going beyond the project level) and developing results based reporting systems. The Government and development partners will jointly carry out regular reviews on progress in implementing the commitments on aid for development effectiveness and improved development outcomes through an objective country level mechanism. To support the review of progress in the Jakarta Commitment and progress towards associated targets, the Government will establish an integrated Aid Information and Management System.

59

The Jakarta Commitment The Government invites development partners to join this commitment towards development effectiveness, to adopt the principles of aid effectiveness as articulated in the Paris Declaration as adapted to Indonesia's country context, and to adopt the Jakarta Commitment moving forward with the implementation of this roadmap. We will establish an Aid for Development Effectiveness Secretariat in BAPPENAS using our own resources and those of our development partners—particularly tapping their technical support to help us move forward together on this important agenda of enhancing development effectiveness in Indonesia. The Jakarta Commitment is to be based on the spirit of mutual respect, support and accountability. It represents a shared recognition between the Government and development partners to enhance the effectiveness of external financing in Indonesia. It enjoins upon the Government and development partners to make available appropriate resources, knowledge and capacity to implement the Jakarta Commitment. Whilst not legally binding, by adopting the Jakarta Commitment, all below development partners aspire to achieve the strong aspirations herein.

Jakarta, 12 January 2009

for the Government of Indonesia

60

List of Development Partners Adopting The Jakarta Commitment 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

Asian Development Bank (adopted on 12 January 2009) Government of Australia (adopted on 12 January 2009) Government of Japan (adopted on 12 January 2009) The Netherlands Government (adopted on 12 January 2009) Government of The Republic of Poland (adopted on 12 January 2009) World Bank (adopted on 12 January 2009) Austrian Embassy (adopted on 12 January 2009) Agence FranÇaise de Dévelopment (adopted on 12 January 2009) Canadian International Development Agency (adopted on 12 January 2009) Department for International Development of the United Kingdom (adopted on 12 January 2009) Delegation of the European Commission (adopted on 12 January 2009) Embassy of Finland (adopted on 12 January 2009) French Embassy (adopted on 12 January 2009) Embassy of the Federal Republic of Germany (adopted on 12 January 2009) Embassy of Italy (adopted on 12 January 2009) Japan International Cooperation Agency (adopted on 12 January 2009) Korea International Cooperation Agency (adopted on 12 January 2009) Royal Norwegian Embassy (adopted on 12 January 2009) New Zealand Agency for International Development (adopted on 12 January 2009) Embassy of Sweden (adopted on 12 January 2009) United States Agency for International Development/ Indonesia (adopted on 12 January 2009) United Nations System in Indonesia (adopted on 12 January 2009)

61


62

LAMPIRAN

A-2

DAFTAR ISIAN PENGUSULAN KEGIATAN I. Umum 1. Judul Kegiatan 2. Bentuk Kegiatan Bantuan Proyek Bantuan Teknik 3. Prioritas Bidang 4. Sasaran Prioritas Bidang 5. Instansi Penanggung Jawab Kementerian Negara / Lembaga Eselon I Usulan Kementerian Negara / Lembaga yang : Seluruhnya digunakan untuk kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Kementerian Negara / Lembaga tersebut. Seluruhnya / sebagian diterushibahkan kepada : Instansi Penerima Penerushibahan a. b. c. Pemerintah Daerah : Sebagai Pinjaman Daerah Inisiatif Sendiri Diinisiasi oleh Kementerian Negara / Lembaga Sebagai Hibah (hanya untuk usulan sumber dana hibah luar negeri) BUMN 6. Instansi Pelaksana a. b. c. d. 7. Durasi Pelaksanaan

bulan

8. Latar Belakang dan Alasan Pelaksanaan Kegiatan (justification) Dalam Bahasa Indonesia : Dalam Bahasa Inggris : 9. Tujuan Kegiatan Dalam Bahasa Indonesia : Dalam Bahasa Inggris :

63

10. Keterkaitan dengan Kegiatan Lain Lokasi

Instansi Pelaksana

Judul Kegiatan

Sumber Tahun Dana Pelaksanaan

II. Kegiatan 11. Lingkup Kegiatan Dalam Bahasa Indonesia : Dalam Bahasa Inggris : 12. Rencana Alokasi Dana untuk Komponen Kegiatan Kategori Komponen Kegiatan Kegiatan*)

Penggunaan Biaya (US$’000) Luar Negeri Lokal

Nilai Tukar : US$ 1 - Rp ______

*)Kategori Kegiatan : A. Jasa Konsultan B. Pekerjaan Konstruksi C. Pengadaan Barang dan Peralatan D. Pelatihan dan Pendidikan E. Selain yang diatas (sebutkan)

13. Sebaran Kegiatan Instansi Pelaksana

Prop

Lokasi Kota/Kab

Keterangan*)

Pembiayaan (US$’000)

*)Keterangan : A. Dikelola oleh Kementerian Negara / Lembaga B. Penerushibahan C. Penerusan Pinjaman

III. Pembiayaan 14. Bentuk Pinjaman dan / atau Hibah Luar Negeri Bentuk ? Pinjaman Lunak ? Fasilitas Kredit Ekspor / Pinjaman Komersial ? Hibah Total

Nilai (US$’000)

15. Nilai Pembiayaan Biaya (US$’000)

Dana Pendamping

Instansi Pelaksana Pinjaman

*)Sumber

64

1. APBN 2. APBD 3. Anggaran BUMN 4. Lain-lain (sebutkan)

Hibah

Sumber*)

Nilai (US$’000)

Total Biaya (US$’000)

16. Rencana Pengeluaran Pembiayaan Instansi Pelaksana

Total Biaya (US$’000)

Tahun Rencana Pengeluaran Pembiayaan 1

2

3

4

5

IV. Dokumen Persyaratan Pengusulan Kegiatan 17. Persyaratan Umum Ada

Tidak

18. Studi Terkait yang Pernah Dilakukan Judul Studi Yang Pernah Dilakukan

Ya

Tidak

Dilampirkan Dilampirkan

? Kerangka Acuan Kerja ? Dokumen Studi Kelayakan Kegiatan

Pelaksana Studi

Tahun Pelaksanaan

19. Persyaratan Khusus Usulan dari Kementerian Negara / Lembaga untuk : Penerushibahan kepada Pemerintah Daerah Prop Kab / Kota a. Daerah Penerima Penerushibahan terdiri dari : Lengkap Tidak Ya Tidak b. Surat Persetujuan Pemerintah Daerah Dilampirkan Penerushibahan atau penyertaan modal negara kepada BUMN Ada Tidak Ya Tidak Dilampirkan a. Surat Persetujuan Direksi BUMN Ada Tidak Ya Tidak Dilampirkan b. Surat Persetujuan Menteri yang bertanggung jawab di bidang pembinaan BUMN Usulan dari Pemerintah Daerah yang diteruspinjamkan (baik atas inisiasi Kementerian Negara / Lembaga maupun inisiatif Pemda sendiri) Ada Tidak Ya Tidak Surat Persetujuan DPRD Dilampirkan Usulan dari BUMN untuk penerusan pinjaman melalui Pemerintah Ada Tidak Ya Tidak Surat Persetujuan Menteri yang bertanggung Dilampirkan jawab di bidang pembinaan BUMN 20. Persiapan Kegiatan yang Telah Dilakukan Sudah Belum ? Telah disusun rencana kegiatan rinci ? Telah disusun indikator kinerja pelaksanaan kegiatan

bersama dokumen ini ? Telah ada pernyataan kesediaan dari Pemda / BUMN untuk menyiapkan dana pelaksanaan yang menjadi kewajiban Pemda / BUMN ? Telah dialokasikan dana pendamping untuk tahun pertama pelaksanaan kegiatan ? Telah ada rencana pengadaan tanah dan/atau pemukiman kembali, termasuk ketersediaan dana yang diperlukan ? Telah disusun rancangan pembentukan Unit Manajemen Proyek dan Unit pelaksana proyek ? Telah disusun rencana pengelolaan kegiatan

KEMENTERIAN NEGARA/LEMBAGA/ PEMERINTAH DAERAH/BUMN Cap (Tanda tangan) Nama dan Jabatan)

65

LAMPIRAN I PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN NOMOR PER/PB/2006 TENTANG TATA CARA PEMBUKUAN DAN PENGESAHAN ATAS REALISASI H I B A H L U A R N E G E R I P E M E R I N TA H YA N G DILAKSANAKAN SECARA LANGSUNG

SURAT PERMINTAAN PENGESAHAN

Pemberi Hibah

: ..................................................................................

Tanggal dan No. Financing Agreement : .................................................................................. No. Registrasi

: ..................................................................................

Tanggal dan No. DIPA

: ..................................................................................

Tahun Anggaran

: ..................................................................................

Departemen / Lembaga

: ..................................... Kode : .................................

Satuan Kerja

: ..................................... Kode : .................................

Lokasi

: ..................................... Kode : .................................

Fungsi

: ..................................... Kode : .................................

Sub Fungsi

: ..................................... Kode : .................................

Program

: ..................................... Kode : .................................

Kegiatan

: ..................................... Kode : .................................

Sub Kegiatan

: ..................................... Kode : .................................

MAK

: .....................................

Jumlah Pembayaran

: .....................................

Uraian Pembayaran

: .....................................

Terlampir bersama ini kami sampaikan dokumen-dokumen pendukung yang dibutuhkan. Demikian permintaan kami, atas kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, .................................. Pengguna Anggaran/ Kuasa PA

................................................ NIP .........................................

66

LAMPIRAN I PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN NOMOR PER/PB/2006 TENTANG TATA CARA PEMBUKUAN DAN PENGESAHAN ATAS REALISASI H I B A H L U A R N E G E R I P E M E R I N TA H YA N G DILAKSANAKAN SECARA LANGSUNG

SURAT PENGGANTI WITHDRAWAL APLICATION (WA) (Sehubungan pemberi hibah membayar langsung kepada penyedia jasa/memberikan dalam bentuk tunai)

Nomor : ........................................./ Tanggal : ....................................... 1. Grant / Hibah

: ...................................................................................

2. Nilai Aplikasi

: ...................................................................................

3. Nomor dan Tanggal NoD

: ...................................................................................

4. Nilai dalam SP3

: ...................................................................................

5. Cara Pembayaran

: ...................................................................................

6. Kontraktor / Penyedia Jasa

: ...................................................................................

7. Nomor Kontrak & Tanggal

: ...................................................................................

8. Nilai Kontrak

: ...................................................................................

9. Satker dan Kode Satker

: ...................................................................................

10. Nomor dan Tanggal DIPA

: ...................................................................................

11. Fungsi, Sub Fungsi, Program

: ...................................................................................

12. Kode Kegiatan / Sub Kegiatan / MAK

: ...................................................................................

13. MAP

: ...................................................................................

Kepala KPPN Khusus

................................... NIP ............................

67

LAMPIRAN VI PERATURAN MENTERI KEUANGAN NOMOR 57 / PMK 05 / 2007 TENTANG PENGELOLAAN REKENING MILIK KEMENTERIAN NEGARA / LEMBAGA / KANTOR / SATUAN KERJA MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

KOP SURAT Nomor Sifat Lampiran Hal

: S - ........................ / 2007 : ...................................... : ...................................... : Permohonan Persetujuan atas Rekening yang sudah dibuka

...................., 2007

Yth. ............................................................. 1) di ...................................... 2)

Menunjuk Peraturan Menteri Keuangan Nomor : ................../ PMK.05 / 2007 tentang Pengelolaan Rekening Milik Kementerian Negara / Lembaga / Kantor / Satuan Kerja, dengan ini dilaporkan bahwa sebelum berlakunya Peraturan Menteri Keuangan itu, kami telah melakukan pembukaan rekening

.................................... 3) pada ................................. 4) dengan

nomor rekening ................................. 5) untuk keperluan ..................................... 6). Sehubungan dengan hal tersebut, dimohon agar pembukaan rekening dimaksud dapat diterbitkan surat persetujuannya. Demikian disampaikan untuk dapat ditindak lanjuti sebagaimana mestinya. Atas kerjasamanya yang baik diucapkan terima kasih.

Kepala Kantor,

......................................... 7) NIP ......................................

68

LAMPIRAN II PERATURAN MENTERI KEUANGAN NOMOR 57 / PMK 05 / 2007 TENTANG PENGELOLAAN REKENING MILIK KEMENTERIAN NEGARA / LEMBAGA / KANTOR / SATUAN KERJA MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA


: S - ........................ / 2007 : ...................................... : ...................................... : Pernyataan Penggunaan Rekening

...................., 2007

Yth. ............................................................. 1) di ...................................... 2)

Menunjuk Peraturan Menteri Keuangan Nomor : ................../ PMK.05 / 2007 tentang Pengelolaan Rekening Milik Kementerian Negara / Lembaga / Kantor / Satuan Kerja, dengan ini kami menyatakan dengan sungguh - sungguh, sesuai dengan surat kami tanggal ............................... 3) Nomor ....................................... 4) hal permintaan persetujuan pembukaan rekening, untuk menggunakan rekening yang dibuka atas nama jabatan yaitu rekening ............................................. 5) pada ............................................ 6) hanya untuk keperluan ............................................................................... 7) Demikian disampaikan untuk dapat dimaklumi.

Kepala Kantor,

......................................... 8) NIP ......................................

69

LAMPIRAN III PERATURAN MENTERI KEUANGAN NOMOR 57 / PMK 05 / 2007 TENTANG PENGELOLAAN REKENING MILIK KEMENTERIAN NEGARA / LEMBAGA / KANTOR / SATUAN KERJA MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA


: S - ........................ / 2007 : ...................................... : ...................................... : ....................... 1) Pembukaan Rekening

...................., 2007

Yth. ............................................................. 2) di ...................................... 3)

Menunjuk Peraturan Menteri Keuangan Nomor : ................../ PMK.05 / 2007 tentang Pengelolaan Rekening Milik Kementerian Negara / Lembaga / Kantor / Satuan Kerja dan surat Saudara tanggal ............................... 4) Nomor .................................. 5) hal Permohonan Pembukaan Rekening, dengan ini kami .................................... 6) pembukaan rekening : ...................................... 7) pada .......................................... 8) untuk keperluan ................................................................... 9) karena ............................................................................ 10) Demikian disampaikan untuk dapat dimaklumi.

...................................... 11)

....................................... 12) NIP .....................................

70

LAMPIRAN IV PERATURAN MENTERI KEUANGAN NOMOR 57 / PMK 05 / 2007 TENTANG PENGELOLAAN REKENING MILIK KEMENTERIAN NEGARA / LEMBAGA / KANTOR / SATUAN KERJA MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA


: S - ........................ / 2007 : ...................................... : ...................................... : Laporan Pembukaan Rekening

...................., 2007

Yth. ............................................................. 1) di ...................................... 2)

Menunjuk Peraturan Menteri Keuangan Nomor : ................../ PMK.05 / 2007 tentang Pengelolaan Rekening Milik Kementerian Negara / Lembaga / Kantor / Satuan Kerja, dengan ini dilaporkan bahwa berdasarkan surat persetujuan Menteri Keuangan tanggal ............................ 3) Nomor ................................... 4), kami telah melakukan pembukaan rekening ........................................ 5) pada ............................................... 6) dengan nomor rekening ............................................ 7) untuk keperluan ................................................................ 8) Demikian disampaikan untuk dapat dimaklumi.

Kepala Kantor,

......................................... 9) NIP ......................................

71

72

Kantor / Satuan Kerja

(2)

NO

(1)

(3)

Kementerian Negara / Lbg (4)

BA – Es. I (5)

Jenis Rekening (giro/deposito ) (6)

Nomor Rekening (7)

Nama Rekening

(9)

Bank/ Kantor Pos

(10)

Jumlah Uang

NIP ..............................................................

.....................................................................

.....................................................................

.....................................................................

(8)

Rek. Atas Nama

DAFTAR REKENING KEMENTERIAN NEGARA / LEMBAGA / KANTOR / SATUAN KERJA

MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

LAMPIRAN V PERATURAN MENTERI KEUANGAN NOMOR 57 / PMK 05 / 2007 TENTANG PENGELOLAAN REKENING MILIK KEMENTERIAN NEGARA / LEMBAGA / KANTOR / SATUAN KERJA

LAMPIRAN

A-3

CHECK LIST ON POPP PROJECT MANAGEMENT Annotated version of March 2009

Project Name

:

Award ID

:

Project Time Frame (yyyy – yyyy)

:

Current Project Status (select one)

: Justifying / Defining / Initiating / Running / Closing

Project Registered in DIPA

: YES / NO,

date if YES:

___/___/______

Project Account approved by MoF

: YES / NO,

date if YES:

___/___/______

Programme Staff

:

Unit

:

This checklist solicits information on UNDP Indonesia’s requirement to implement the Project Management Section as regulated in the Programme and Operations Policies and Procedures (POPP), previously known as the User Guide1 and relevant Government regulations. This checklist is a tool for (1) self-assessment by programme officer/manager; (2) monitoring and selective checks by Programme Unit Head across projects; and (3) quality assurance and strategic monitoring by the business leaders (HR, Procurement, Finance, Planning and M&E) for identifying further improvement. Ultimately, it is to help all people involved in the project management and assurance in understanding the requirements for good project implementation. For all on-going projects and projects in hard pipeline (a draft project document is ready), responsible Programme Officers should fill the relevant parts of this checklist (Justifying, Defining, Initiating, Running, Closing Stages) and update it every 6 months. A copy of filled checklist per project will be kept in project file (M&E section) and another copy will be sent to M&E focal point in each unit for unit level filing. Operations Units (Resource Management, Procurement, Admin and HR) and PMEU will review the filled checklists for monitoring and planning for briefing / training necessary for further internalizing the POPP.

1

http://content.undp.org/go/userguide/ for POPP. http://content.undp.org/go/userguide/results/project/?lang=en#top for project cycle.

73

CHECK LIST ON POPP PROJECT MANAGEMENT COMPLIANCE

REMARKS

NO

(Please provide explanation if the key processes are NOT implemented/compliance or N.A.)

KEY PROCESSES YES 1.

JUSTIFYING STAGE

1.1. Develop a Project Proposal / Concept Paper Is the proposed concept for a new project in line with UNDAF, Strategic Plan (2007 – 2011) CPD, and CPAP? Is the proposed concept is in line with the government priority and addressing policy /regulatory as well as implementation gap in the current government policy and was there any request / expressed demand from government? Has there been any assessment or research done to substantiate the proposed proposal or concept? Has there been any consultation with relevant government agency and potential donors for the development of this proposal? Any potential synergy with other programme unit within UNDP and any possibility of developing UN Joint Programme? How the capacity development incorporated in the proposal?

theme

is

Any cross cutting issues that have significant implication to strengthen the proposal were addressed? (gender, aid effectiveness, south-south cooperation, disaster risk reduction, rights based approach, etc. – please specify in the remark how any of these issues were addressed) 1.2. Submit an ATLAS Proposal to receive a Proposal IDi 1.3. Acquire approval from Country Director to proceed with the Project Proposal / Concept Paper 1.4. Secure capacity enough to develop (and implement project) at Unit level and identify resources that can be tapped from HQs, Regional Centers, CO and externally. 1.5. Project Status in the Atlas Project Management Module (PMM) updated from Justifying Stage to Defining Stageii

74

N.A.

COMPLIANCE

REMARKS

NO


KEY PROCESSES YES 2.

N.A.

DEFINING STAGE

2.1. Define the project Results and Resources Framework (RRF) including outputs, activity results/deliverables, and resources. 2.2. Undertake the “HACT Financial Management Capacity (Micro) Assessment” on potential Implementing Partner that will receive at least an annual amount of USD 100,000.iii 2.3. Undertake the “Capacity Assessment for Project Implementation”, using the latest template available in the POPP.iv 2.4. Determine implementation modality (NIM/DIM/NGO): Options of implementation modality are discussed with implementing partner and arrangement for internal capacity is devised accordingly (e.g. country office support service agreement requires more capacity at CO side) 2.5. Prepare Initiation Plan (optional / if budget required) v 2.6. Convene IPAC/PAC on the Initiation Plan. 2.7. Entering project annual work plan into Atlas in line with RRF and generate award in Atlas by manager level 1 or above 2.8. Activate the Atlas PMM by entering output definition, risks, budget and product description for initiation to Atlasvi and linking to relevant outcome in the project tree 2.9. Review and approval of Initiation Plan by Country Director and budget sent to KK 2.10. Project Status in the Atlas updated from Defining Stage to Initiating Stagevii

3.

INITIATING STAGE

3.1. Refine output indicators, baseline and targets in the draft Project Document. 3.2. Develop deliverable descriptions for each activities, as well as quality criteria, in the draft Project Document. Please refer to the Quality Management for Project Activity Results provided in the Project Document Template. viii

75

COMPLIANCE

REMARKS

NO


KEY PROCESSES YES 3.3. Finalize implementation arrangements with Implementing Partner, i.e. cash transfer modality, based on the outcome of the HACT / capacity assessment. 3.4. Sign Letter of Agreement between UNDP and the Implementing Partner for the Provision of Country Office Support Services (including Description of Support Services), if required. 3.5. Finalize project management organization structures and project roles and responsibilities:ix - Composition of Project Board is confirmed and functional for the IPAC and PAC. - Each role has been clearly understood by all parties (implementing agency, potential NPD, other project board members). 3.6. Negotiation on cost recovery with Donors: - GMS (minimum 7%) - ISS (following existing policy at CO) 3.7. Finalize project funding (signed contribution agreements, fund allocations from regular resources, CS/TF, etc.) and create budget (considering GMS, ISS and other costs as well as project / activity cost) 3.8. Prepare and monitoring the contribution schedule 3.9. Prepare Recruitment Plan in line with SOP. 3.10. Prepare Procurement Plan including - Identification of capitalized and non-capitalized assets to be procured, and security (MOSS) related equipment. - Specify assets disposal strategy including the timeline for the implementation of the strategy, as part of a Project Document. 3.11. Create Project Monitoring Plan in the draft Project Document (example: launching, project board meetings for regular review, publications and public events, reporting, HACT assurance activities including scheduled audit). 3.12. Open Initial Project Issues Log and Lessons Learned Log in the draft Project Document.x 3.13. Open and update Project Risk Log in the draft Project Document. 3.14. Convene IPAC on the draft Project Document and AWP.

76

N.A.

COMPLIANCE

REMARKS

NO


KEY PROCESSES YES

N.A.

3.15. Convene PAC on the revised draft Project Document and AWP and approve Project Document during the PAC meeting (in principle, conditional to some proposed revisions). PAC minutes should be signed by the chairperson 3.16. Bappenas provides technical clearance on the approved Project Document and AWP and the Ministry of Finance is informed. 3.17. Project Document with AWP for first year approved and signed by UNDP and Implementing Partner. 3.18. (PP2/2006) Implementing Partner to register the project at Ministry of Finance 3.19. (PP2/2006) Implementing Partner to include the project to their DIPA. 3.20. (PP2/2006) Implementing Partner request and obtain the approval of Ministry of Finance for opening a project bank account 3.21. Atlas PMM is populated on: - Output indicators, baseline and targets - Deliverable description & quality description - Plan Budget, as indicated in the AWP - Project Communication and Monitoring Schedule Plan - Project Issues Log and Lessons Learned Log - Project Risk Log 3.22. Project Status in the Atlas updated from Initiating Stage to Running Stage

4.

RUNNING STAGE

4.1. Project Board meets on quarterly basis to discuss / approve workplan, progress against workplan and challenges/lessons learned and to provide guidance to the project manager. (Project Board can convene for important decision as necessary)xi 4.2. Funds made available by ensuring the Authorized Spending Limit (ASL) availability through monitoring on the contribution schedule upon the receipt of funds: resources made available through direct cash transfer, direct payment, and/or reimbursement. 4.3. Ensure cost recovery against cost sharing agreement (GMS) and services provided (ISS and other support service at cost such as IT) reflected in the project budget and implemented in timely manner

77

COMPLIANCE

REMARKS

NO


KEY PROCESSES YES 4.4. Mobilise inputs to initiate activities, according to the TORs and specifications of goods and services Monitoring and Evaluation 4.5. Monitor progress of project deliverables as defined by the Deliverable Descriptions as scheduled in the Monitoring Plan. 4.6. Monitoring the foreign exchange gain/loss on contribution receipt against project budget, perform project budget revision due to any differences. 4.7. Update the Monitoring Plan in Atlas PMM. 4.8. Update Issues Log on a quarterly basis in Atlas PMM. 4.9. Monitor Risks and update Risk Log on a quarterly basis in Atlas PMM. 4.10. Update Lessons Learned log in Atlas PMM. 4.11. Prepare Project Quarterly Progress Report from Atlas PMM and review it. 4.12. Update output status 4.13. Prepare Annual Review Report 4.14. Conducted regular Project Review (annually), when necessary 4.15. Plan and sign next year’s AWP 4.16. Commission project evaluation in accordance with evaluation plan Harmonized Approach to Cash Transfer (HACT) 4.17. Prepare FACE Form and signed by UNDP & IP. 4.18. All cash transfer comply with FACE form 4.19. Schedule and implement Spot Checks. 4.20. Schedule and implement Programmatic Monitoring (Field Visit). 4.21. Schedule and implement regular / scheduled audits. 4.22. Schedule and implement Special Audit, if needed. Human Resources 4.23. Quarterly update Recruitment Plan 4.24. Create Request for Personnel Action / RPA when submitting request for recruitment/contract issuance / extension

78

N.A.

COMPLIANCE

REMARKS

NO


KEY PROCESSES YES

N.A.

4.25. Provide clear TOR, updated organization chart and get confirmation on job specification from HR 4.26. Ensure budget availability at least on medium range or step 5 for particular level based on job classification from HR 4.27. Conduct short listing process based on long listed candidate from HR 4.28. Proper documentation on following documents: - Advertisement - interview report - CAPC minutes for recruitment of NOC post under SC modality, approval of APP/ Ad hoc for FT / ALD post - CV , P11, birth certificate , last certificate of education for staff - Reference check process - Medical clearance - Medical insurance & pension for SC - Copy of contract - Other documentation in line check list 4.29. Ensure proper induction for new recruit (HR staff in respective duty station will have a schedule of induction programme ) & ensure entrance procedure implemented 4.30. Ensure proper implementation of service evaluation for SC holder and RCA for FT / ALD holder - for SC holders, personal workplan for service evaluation form to be completed in consultation with supervisor within 30 days from contract starting date - for SC holders, service evaluation to be done 2 months before contract expires - for FT/ALD holders to follow the RCA cycle 4.31. Ensure prior notification to HR for extension or any needs to bring to CAPC / ACP for SC holder with amount of contract up to USD 30,000 / USD 100,000. Submission should follow procurement manual. NEX Finances & NGO Execution Finances (POPP) 4.32. Cash Transfer Modalities discussed or reviewed and agreed (for revision) between IP and UNDP, based on inputs and findings from the HACT Micro Assessment. (see item 3.3)

79

COMPLIANCE

REMARKS

NO


KEY PROCESSES YES 4.33. Bank account opened by the Implementing Partner (not UNDP) under the name of the project, only for receiving UNDP funds and making payments related to the project. 4.34. NEX advance aging monitoring management compliance

for

advance

4.35. Settlement of 90% previous advance for new advance request. 4.36. Bank account managed with double signature. UNDP contract holder is not in any case a signatory of these accounts. 4.37. Prepare and certify FACE Form, at least on a quarterly basis. 4.38. Any interest earned on the project bank account from the advances is included by the IP in the FR/FACE and credited to the project, recording it as miscellaneous income. 4.39. Prepare CDR quarterly basis for review and take necessary action to correct any irregularities. 4.40. Prepare CDR for NPD to certify at the end of the year. Internal Control Framework (POPP) 4.41. Segregation of duties of the following post: i) Authorization to execute transactions, ii) Transactions recording, iii) Asset Custody, and iv) Reconciliation The first-three duties performed by different persons. 4.42. Segregation of duties of the following post: i) Ordering goods or services, ii) Receiving goods or services, iii) Transaction recording, and iv) Payment of goods and services The all four duties performed by different persons. Procurement 4.43. Consistently implement Procurement Plan (PP)

and

regularly

4.44. Create on time e-requisition in line with PP 4.45. Provide clear TOR/Spec/SOWs

80

update

N.A.

COMPLIANCE

REMARKS

NO


KEY PROCESSES YES

N.A.

4.46. Contribute to the shortlisting/evaluation stage 4.47. Submission of good quality CAP case 4.48. Submission of good quality SSA case 4.49. Follow up on CAP recommendation 4.50. Follow up on ACP recommendation 4.51. Contract management – monitoring deliverables and making payments against pre-set milestones 4.52. Submit on-time amendments

extension

for

Contracts

4.53. If project ended, Project Status in the Atlas PMM updated from Running Stage to Closing Stage.

5.

CLOSING STAGE

5.1. Prepare Final Project Review report by Project Manager, including Lesson Learned Report. xii 5.2. Conduct Final Project Review by Project Board. 5.3. Commission Project Evaluation. 5.4. Identify follow-on actions, as discussed in the final review meeting. 5.5. NDP notifies operational completion of the project 5.6. Operationally close the project. (no further project activities initiated after operational closure) 5.7. Process payments for outstanding obligations. Human Resources 5.8. Exit procedure implemented for staff resigning or whose contract ending 5.9. Exit questionnaire for each staff who completed assignment. 5.10. Proper notification in line with requirement under each contract modality. 5.11. Submission of all HR related documentation with accompanied list to track the document. Record management policy should be followed.

81

COMPLIANCE

REMARKS

NO


KEY PROCESSES YES

N.A.

Procurement 5.12. Follow up on contract/PO closure and payments, where applicable. 5.13. Submission of Performance Evaluation of a vendor (at the end of contract) 5.14. Transfer project assets and documents.xiii 5.15. Arrange the final audit if required. NEX Finances & NGO Execution Finances (POPP) 5.16. Prepare and submit final FACE Form. 5.17. Ensure that all financial transactions are in Atlas. 5.18. Remaining balance reimbursed to UNDP. 5.19. Ensure project accounts are closed by IP. 5.20. Review final CDR and sign by NPD. 5.21. Change project status in Atlas as “Closed” once no more financial transaction required (meaning financially closed) and upon uploading signed final CDR, asset transfer document (CAPC minutes) and final project review report

END NOTES (for more details and references, please refer to POPP) i

In Atlas financial module: grant>proposals>maintain proposal. Click on “add a new value” tap to create a new proposal In Atlas financial module: grants>awards>award profile. Set the “Status” to “defining”. For HACT micro assessment, consult with the CO focal point – Pak Sirman Purba (PMEU) and Pak Handoko (Admin) iv Checklist is available from http://content.undp.org/go/prescriptive/Project-Management---Prescriptive-ContentDocuments/download/?d_id=1360370&. Also refer to the http://content.undp.org/go/userguide/results/ppm-overview/implementing-partner/ for more information on implementing partner selection. v If immediate resources are required to help finalize the project design or begin certain activities of the project itself, an Initiation Plan should be prepared to supplement the draft Project Document, and should be submitted to the PAC. The Initiation Plan contains three elements (1) a standard cover page (2) a description of the activities/key deliverables and how they will be managed; and (3) a standard budget in the form of an Annual Work Plan (AWP). The Initiation Plan template can be found at http://content.undp.org/go/prescriptive/Project-Management---Prescriptive-ContentDocuments/download/?d_id=1352127. vi In Atlas: grants>project management>award summary. Fill the risk and issue logs and create monitoring plan. vii In Atlas financial module: grants>awards>award profile. Set the “Status” to “initiating”. viii For project document template, http://content.undp.org/go/prescriptive/Project-Management---Prescriptive-ContentDocuments/download/?d_id=1360364& ix For a standard project management organizational setup and explanation please see http://content.undp.org/go/userguide/results/ppm-overview/management-structure. A standard organizational structure is also given in the project document template. x Lessons learned log template can be found at http://content.undp.org/go/prescriptive/Project-Management--Prescriptive-Content-Documents/download/?d_id=1384630& ii

iii

xi

For detailed role of the Project Board, please refer to http://content.undp.org/go/userguide/results/ppmoverview/management-structure. xii For template for lessons learned project, please see http://content.undp.org/go/prescriptive/Project-Management--Prescriptive-Content-Documents/download/?d_id=1358955 xiii For asset transfer policy, please refer to http://content.undp.org/go/userguide/cap/aset-mgmt/aset-dspl/

82

LAMPIRAN

A-4

Template of UNDP Country Office Support Services Agreement

STANDARD LETTER OF AGREEMENT BETWEEN UNDP AND THE GOVERNMENT FOR THE PROVISION OF SUPPORT SERVICES Dear Sir, 1.

Reference is made to consultations between officials of the Government of Indonesia / Bappenas (Implementing Partner) (hereinafter referred to as “the Government”) and officials of UNDP with respect to the provision of support services by the UNDP country office for nationally managed programmes and projects. UNDP and the Government hereby agree that the UNDP country office may provide such support services at the request of the Government through its institution designated in the relevant programme support document, as described below.

2.

The UNDP country office may provide support services for assistance with reporting requirements and direct payment. In providing such support services, the UNDP country office shall ensure that the capacity of the Government-designated institution is strengthened to enable it to carry out such activities directly. The costs incurred by the UNDP country office in providing such support services shall be recovered from the administrative budget of the office.

3.

The UNDP country office may provide, at the request of the designated institution, the following support services for the activities of the programme: a. Identification and/or recruitment of project and programme personnel and technical expertise; b. Procurement of goods and services to undertake agreed activities; c. Administration of the donor basket fund; d. Management of grant agreements and related disbursements for project-related activities. (to be specified by each project)

4.

The procurement of goods and services and the recruitment of programme personnel by the UNDP country office shall be in accordance with the UNDP regulations, rules, policies and procedures. Support services described in paragraph 3 above shall be detailed in an annex to the programme support document or project document, in the form provided in the Attachment hereto. If the requirements for support services by the country office change during the life of a programme, the annex to the programme support document is revised with the mutual agreement of the UNDP Country Director and the designated institution.

5.

The relevant provisions of the Revised Basic Agreement for Technical Assistance signed 29 October 1954 between the United Nations, the International Labour Organisation, the Food and Agriculture Organisation of the United Nations, the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organisation, the International Civil Aviation Organisation, and the World Health Organisation and the Government of the Republic of Indonesia, the Standard Agreement on Operational Assistance signed 12 June 1969 between the United Nations, the International Labour Organisation, the Food and Agriculture Organisation of the United Nations, the United

83

Nations Educational, Scientific and Cultural Organisation, the International Civil Aviation Organisation, the World Health Organisation, the International Telecommunication Union, the World Meteorological Organisation, the International Atomic Energy Agency, the Universal Postal Union, the Inter-Governmental Maritime Consultative Organisation and the United Nations Industrial Development Organisation and the Government of the Republic of Indonesia and the Agreement signed 7 October 1960 between the United Nations Special Fund and the Government of the Republic of Indonesia including the provisions on liability and privileges and immunities, shall apply to the provision of such support services. The Government shall retain overall responsibility for the nationally managed programme through its designated institution. The responsibility of the UNDP country office for the provision of the support services described herein shall be limited to the provision of such support services detailed in the annex to the programme support document. 6.

Any claim or dispute arising under or in connection with the provision of support services by the UNDP country office in accordance with this letter shall be handled pursuant to the relevant provisions of the above mentioned agreements.

7.

The manner and method of cost-recovery by the UNDP country office in providing the support services described in paragraph 3 above shall be specified in the annex to the programme support document.

8.

The UNDP country office shall submit progress reports on the support services provided and shall report on the costs reimbursed in providing such services, as may be required.

9.

Any modification of the present arrangements shall be effected by mutual written agreement of the parties hereto.

10. If you are in agreement with the provisions set forth above, please sign and return to this office two signed copies of this letter. Upon your signature, this letter shall constitute an agreement between your Government and UNDP on the terms and conditions for the provision of support services by the UNDP country office for nationally managed projects.

Yours sincerely, ________________________ Signed on behalf of UNDP

_____________________ For the Government

84

DESCRIPTION OF UNDP COUNTRY OFFICE SUPPORT SERVICES

UNDP COUNTRY OFFICE SUPPORT SERVICES 1.

Reference is made to consultations between BAPPENAS, the institution designated by the Government of Indonesia and officials of UNDP with respect to the provision of support services by the UNDP country office for the nationally managed project PROJECT TITLE, “the Project”.

2.

In accordance with the provisions of the letter of agreement signed on DATE and the project document, the UNDP country office shall provide support services for the Project as described below.

3.

Support services to be provided:

Support services

Schedule for the provision of the support services

Cost to UNDP of providing such support services (where appropriate)

Amount and method of reimbursement of UNDP (where appropriate) Using ISS mechanism and Universal Price List

1. Identification and recruitment of June 2008 – April 2011 all project and programme personnel, including national and international consultants

According to Universal Price List

2.Procurement of goods and services

June 2008 – April 2011

3.Administration of the project basket fund

June 2008 – April 2011

According to Using ISS Universal Price mechanism and List Universal Price List According to Using ISS Universal Price mechanism and List Universal Price List According to Using ISS Universal Price mechanism and List Universal Price List

4.Administration and management June 2008 – April 2011 of the CSO grant scheme, including grant agreements with CSOs.

4.

Description of functions and responsibilities of the parties involved: Functions and responsibilities of the parties involved shall be in accordance with the provisions of the project document of PROJECT TITLE and in particular section 5 Management Arrangements.

85


86

LAMPIRAN

A-5

DAFTAR LAMPIRAN B DOKUMEN-DOKUMEN PENDUKUNG PELAKSANAAN KEGIATAN HIBAH UNDP DALAM BENTUK SOFT COPY (CD) Lampiran B1 Lampiran B2 Lampiran B3 Lampiran B4 Lampiran B5 Lampiran B6 Lampiran B7 Lampiran B8 Lampiran B9 Lampiran B10 Lampiran B11 Lampiran B12

Lampiran B13 Lampiran B14 Lampiran B15 Lampiran B16 Lampiran B17 Lampiran B18 Lampiran B19 Lampiran B20 Lampiran B21 Lampiran B22 Lampiran B23 Lampiran B24 Lampiran B25 Lampiran B26 Lampiran B27 Lampiran B28

: Peraturan Pemerintah (PP) No.2/2006 : Keppres No 80/2003 : Peraturan Menteri Negara PPN No.005/2006 : Peraturan Menteri Keuangan No.143/2006 : Peraturan Menteri Keuangan No.57/2007 : Peraturan Menteri Keuangan No.06/2009 : Peraturan Menteri Keuangan No.40/2009 : Peraturan Dirjen Perbendaharaan No.67/2006 : Paris Declaration on Aid Effectiveness 2005 : Enhanced Annual Work Plan : HACTAssessment in Brief : Guidelines for Assessing the Financial Management Capacity of Implementing Partners Receiving Cash from an Agency (Micro Assessment) and Frame Work for Cash Transfer to Implementing Partner : FACE Form : Programme and Project Management Roles : Check List of Capacity Assessment of Implementing Partner : UNDAF Results Matrix : Quarterly Progress Report Form : Field Visit Form : Annual Review Report : LPAC Check List :Get to know PRINCE 2 in 5 minutes :Glossary of Key Terms in Evaluation and Results-Based Management Harmonized Terminology : Project Brief Compositions : Glossary of Terms : Capacity Diagnostic Methodology User’s Guide : Accra Agenda Document :UN Indonesia Harmonised Rate Scale for per diem/ cost parameters for Government Officials :Country Programme Action Plan (CPAP)

87

Lampiran B29 Lampiran B30 Lampiran B31 Lampiran B32 Lampiran B33 Lampiran B34 Lampiran B35 Lampiran B36 Lampiran B37 Lampiran B38 Lampiran B39 Lampiran B40 Lampiran B41 Lampiran B42 Lampiran B43 Lampiran B44 Lampiran B45 Lampiran B46 Lampiran B47 Lampiran B48 Lampiran B49 Lampiran B50 Lampiran B51 Lampiran B52 Lampiran B53 Lampiran B54

88

: Millennium Development Goals Report : Indonesia CPAP Monitoring and Evaluation Plan 2006-2010 : Audit Check List : Audit Plan/ Audit Scope : Form of Audit follow up Action Plan : TOR for Project Positions and Responsibilities : Standard Agreements 1954, 1960, 1969,1971 : Quarterly Work Plan Template : NIM/ NEX Project Assets Register (updated quarterly) : CDR Report : Annual Statement of Cash Position : International Travel Expenses Claim : In-country Travel Authorization Template : Forms to Request for Validation of Grant Disbursement : Annual Work Plan Template : Annual Recruitment and Procurement Plan Template : UNDPApproach to Capacity Development : UNDP Multi Year Funding Framework (MYFF) : UNDP Executive Board Strategic Plan : DIPK Format : Draft of GOI Contract Template (for project staff/ consultants) : Draft Project Document Template : Draft Comparison of Chart of Accounts Between UNDP and GOI : Millennium Declaration : UNDP Cost Recovery Guidelines : UNDP Country Programme Document (CPD)

Direktorat Pendanaan Luar Negeri Multilateral Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan Nasional / Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS) Jl. Taman Suropati no. 2 Jakarta Pusat 10310 Telp : (021) 3160159 Fax : (021) 31934203 http://www.bappenas.go.id

ISBN: 978-602-95100-0-3

PEDOMAN PENGELOLAAN KEGIATAN HIBAH UNDP PROJECT MANAGEMENT IMPLEMENTATION GUIDELINE

Recommend Documents