Management System Guideline

Management System Guideline Boj proti korupci Oznámení typu „whistleblowing“ (včetně anonymních) přijatá společností ENI a jejími dceřinými společnostmi v Itálii a v zahraničí Příloha E

REFERENČNÍ MSG: msg-c-anc-eni spa-ita-AllE-r02

msg-md14-eni_cr-r02-cze-allE

msg-md14-eni_cr-r02-cze-allE 1 Tento dokument je ve vlastnictví spol. Eni SpA, která si k němu vyhrazuje všechna práva.

Obsah 1.

ÚVOD ............................................................................................................................................. 3 1.1

Účel ......................................................................................................................................... 3

1.2

Oblast použití .......................................................................................................................... 3

1.3

Způsob zavedení ...................................................................................................................... 3

2.

DEFINICE, ZKRATKY A AKRONYMY ..................................................................................... 4

3.

Základní principy ............................................................................................................................ 6

4.

PROVOZNÍ ZPŮSOBY .................................................................................................................. 7 4.1

Přijímání Oznámení ................................................................................................................. 7

4.2

Řízení....................................................................................................................................... 7

4.2.1

Předběžná kontrola .......................................................................................................... 7

4.2.2

Přezkum ........................................................................................................................... 9

4.2.3

Archivace....................................................................................................................... 10

5.

MONITORING NÁPRAVNÝCH KROKŮ ................................................................................. 10

6.

PODÁVÁNÍ ZPRÁV .................................................................................................................... 10

7. OZNÁMENÍ TÝKAJÍCÍ SE OVLÁDANÝCH SPOLEČNOSTÍ OBCHODOVANÝCH NA BURZE .................................................................................................................................................. 11 8.

KÁZEŇSKÁ OPATŘENÍ ............................................................................................................. 11

9.

KONTROLA, ARCHIVACE, UCHOVÁNÍ A VYSLEDOVÁNÍ DOKUMENTACE ............... 12

10. ŠÍŘENÍ A ZAVÁDĚNÍ................................................................................................................. 12 11. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A JEJICH OCHRANA .................................................... 13 12. SEZNAM DODATKŮ .................................................................................................................. 13 Dodatek E.1 – Informační sdělení podle ustanovení čl. 13 zákona č. 196/2003 o zpracování osobních údajů souvisejících s Oznámeními ........................................................................................................ 14 Dodatek E.2 – Formulář pro získání souhlasu se zpracováním osobních údajů souvisejících s Oznámeními .......................................................................................................................................... 17 Dodatek E.3 – Protikorupční manifest .................................................................................................. 18


1.

ÚVOD

1.1

Účel

Tento předpisový nástroj upravuje postup přijímání, analýzu a zpracování Oznámení podávaných kýmkoli (zaměstnanci nebo třetími osobami) a doručovaných nebo předávaných osobně v důvěrné nebo anonymní formě. Tato Příloha splňuje požadavky stanovené v zákoně Sarbanes-Oxley Act z roku 2002, Organizačním, řídícím a kontrolním modelu vypracovaném podle zákona č. 231 z roku 2001 a Systému řízení proti korupčnímu jednání společnosti Eni S.p.A. Tato Příloha je součástí protikorupčních předpisových nástrojů společnosti Eni stanovených Systémem řízení proti korupčnímu jednání společnosti Eni S.p.A.

1.2

Oblast použití

Ustanovení obsažená v této Příloze se vztahují na celý personál společnosti Eni. Společnost Eni vyvine maximální úsilí, které lze podle okolností rozumně očekávat, aby společnosti a jiné subjekty, na nichž se společnost Eni účastní jinak než s rozhodujícím vlivem, splňovaly standardy uvedené v této Příloze a přijímaly a udržovaly účinný systém interní kontroly v souladu s požadavky stanovenými zákony upravujícími boj proti korupci. Za tímto účelem odpovědné osoby, které v těchto společnostech a jiných společnost Eni určila, učiní vše potřebné, aby byly přijaty standardy uvedené v této Příloze. Významné okolnosti v sobě zahrnují majetkové účasti společnosti Eni na společnostech a jiných subjektech (joint venture a sdružení) a zákony a předpisy ve státech, ve kterých společnosti nebo jiné subjekty jsou usazené, nebo kde se nachází jejich základna pro provádění podnikatelských činností. Řízení Oznámení a příslušné zpracování osobních údajů pro účely jejich ochrany provádí společnost Eni S.p.A. i v zájmu ovládaných společností s vyloučením ovládaných společností obchodovaných na burze, které mají svůj vlastní samostatný řídící systém pro oznamování za dodržení ustanovení použitelných zákonů včetně zejména zásady nutnosti, přiměřenosti a povolení zpracování osobních údajů tak, jak jsou stanoveny v zákoně o ochraně osobních údajů, a dále v souladu s příslušnými ustanoveními specifických interních předpisových nástrojů. V každém případě je zachována provozní a řídící samostatnost ovládaných společností a dále pokyny vydané správcem osobních údajů ve smyslu ustanovení následující kapitoly 11 se zajištěním potřeb utajení při provádění Řízení.

1.3

Způsob zavedení

Tuto Přílohu společnost Eni S.p.A. zavede okamžitě. Ve shodě s ustanoveními odstavce 1.3 Systému řízení proti korupčnímu jednání všechny ovládané společnosti tuto Přílohu zavedou bezodkladně, nejpozději však do 31. března 2015, a to na základě rozhodnutí představenstva (nebo příslušného orgánu, oddělení či funkce stanovené v řídícím modelu ovládané společnosti, pokud se týká společností bez představenstva). Se zachováním v platnosti shora uvedeného ustanovení a pokud se týká vztahů a informačních toků mezi společností Eni a jí ovládanými společnostmi obchodovanými na burze, tato Příloha se použije s omezením na ustanovení kapitoly 7, jejíž obsah bude rovněž zaveden bez možnosti odkladu. Všechny ovládané společnosti musí protikorupčnímu úseku právního oddělení společnosti Eni a oddělení pro organizaci společnosti Eni S.p.A. sdělit datum přijetí tohoto protikorupčního předpisového nástroje. Tato Příloha ruší a nahrazuje následující předpis společnosti Eni S.p.A.: Oznamování korupčního jednání i anonymní povahy přijímaná společností Eni a jí přímo či nepřímo ovládanými společnostmi vydaný formou přílohy E k systému řízení protikorupčních jednání ze dne 21. ledna 2013.


2.

DEFINICE, ZKRATKY A AKRONYMY

Pojmy, které jsou uvedeny v systému řízení protikorupčního jednání, mají tentýž význam i pro tuto Přílohu. V doplnění k těmto významům lze následující pojmy vykládat i takto: Zákon o ochraně osobních údajů: jedná se o zákon č. 196 ze dne 30. června 2003 ve znění pozdějších změn a doplnění Dozorčí rada Eni: jedná se o dozorčí radu společnosti Eni S.p.A. Výbor pro přijímání oznámení: jedná se o víceúsekový interní orgán, jehož úkoly a funkce jsou podrobněji popsány v ustanovení odstavci 4.2.1 a násl., a skládá se z následujících osob: i) vedoucí oddělení pro právní a regulační záležitosti ii) vedoucí oddělení lidských zdrojů a organizace iii) vedoucí interního auditu společnosti Eni S.p.A. U Oznámeních týkajících se závažných skutečností je Výbor pro přijímání oznámení doplněn o vedoucího administrativního a účetního oddělení společnosti Eni S.p.A. Systém řízení ochrany osobních údajů: jedná se o systém řízení ochrany osobních údajů schválený představenstvem společnosti Eni S.p.A. dne 12. prosince 2013, ve znění pozdějších změn a doplnění. Dozorčí a kontrolní orgán/orgány: jedná se o dozorčí orgán i v postavení výboru pro audit ve smyslu ustanovení zákona Sarbanes-Oxley Act (nebo jemu na roveň postavený podobný orgán na základě práva cizího státu, které se případně použije) a orgán dohledu zřízený podle ustanovení čl. 6 zákona č. 231 z roku 2001 u ovládaných společností nebo u společnosti Eni S.p.A, pokud je tak stanoveno. Tříměsíční zpráva o oznámeních: obsahuje zejména Oznámení SCIGR, která byla přijata v průběhu příslušného čtvrtletí, a spisy k Oznámením SCIGR, u nichž se požaduje archivace a které se týkají společnosti Eni S.p.A. a jí ovládaných společností neobchodovaných na burze. Oznámení: jedná se o jakékoli Oznámení, které společnost Eni přijme a jehož předmětem je jednání jakékoli povahy, i pouhé nekonání, ze strany personálu společnosti Eni nebo třetích osob, a které bylo uskutečněno v rozporu: i) s Etickým kodexem; ii) se zákony, předpisy, interními směrnicemi nebo nařízeními orgánů, nebo jednání, která jsou schopna způsobit škodu či ohrozit i jen dobré jméno společnosti Eni. Pro účely zahájení Řízení a vyřízení se Oznámení dělí na tyto dvě skupiny: - Oznámení SCIGR: jedná se o Oznámení související s interním systémem kontroly a řízením rizik. Za takovéto Oznámení se pro účely udržování systému interní kontroly a řízení rizik společnosti Eni v účinném stavu považují veškerá Oznámení, jejichž předmětem je nedodržování zákonů a jiných externích předpisů a dále předpisů přijímaných v rámci interního systému společnosti včetně podezření na spáchání podvodu na majetku společnosti anebo poskytnutí firemních údajů, a dále skutečnosti, které jsou i jen zdánlivě schopné vyvolat správní odpovědnost právnických osob ve smyslu ustanovení zákona č. 231 z roku 2001. Do této skupiny nepatří nedostatky, které byly odhaleny organizačními strukturami společností a zdokumentovány v rámci interních kontrol provozu a kontrol stanovených kontrolním systémem společnosti Eni o poskytování finančních údajů; - Oznámení AM: jedná se o Oznámení související s jinými než shora uvedenými záležitostmi a v rozporu s Etickým kodexem. Za takováto Oznámení se považují všechna sdělení, jejichž předmětem je porušení předpisů a zásad obsažených v Etickém kodexu a která nespadají do kategorie Oznámení SCIGR (např. záležitosti související s firemní etikou, případy mobbingu, obtěžování, konflikty související s řízením personálu apod.).


Případná Oznámení, která nelze kvalifikovat jako Oznámení SCIGR ani jako Oznámení AM, nespadají do oblasti použití tohoto předpisového nástroje a budou postoupena příslušným oddělením, aby je tato přijala a vyřídila na základě příslušných předpisů.1 Anonymní Oznámení: jedná se o Oznámení, ve kterém osobní údaje o oznamovateli nejsou uvedeny a ani jej nelze jednoznačně identifikovat. Oznámení podaná ve zlé víře: jedná se o Oznámení, které je na základě výsledků Řízení nepodložené a vzhledem k průkazným objektivním elementům dokládá zlou víru oznamovatele směřující k nespravedlivému poškození oznamované osoby anebo společnosti. Podrobné oznámení: jedná se o Oznámení, které obsahuje oznamovatelem vylíčené skutky, události a okolnosti, jež tvoří základ domnělého porušení, např. typ spáchaného porušení, příslušné období, hodnotu, příčinu, účel, dotčené nebo zapojené společnosti, oddělení, osoby, úseky nebo jiné subjekty, neshody v rámci systému interní kontroly atd. Takové Oznámení se podává v dostatečně podrobném stupni tak, aby příslušné orgány společnosti mohly alespoň rámcově určit rozhodné elementy užitečné pro účely ověření podloženosti Oznámení. Podrobná Oznámení se mohou dále rozdělit na dvě skupiny: - Ověřitelná podrobná oznámení: pokud vzhledem k obsahu Oznámení lze na základě přezkumných metod, které jsou k dispozici, provést ověření jeho podloženosti; - Neověřitelná podrobná oznámení: pokud vzhledem k obsahu Oznámení nelze na základě přezkumných metod, které jsou k dispozici, provést ověření jeho podloženosti, a z tohoto důvodu nelze přistoupit ke zjištění porušení podle kapitoly 4.2.2. Oznámení týkající se významných skutečností: jedná se o Oznámení provozních neshod nebo podvodů: - u kterých lze na základě údajů vykázaných v účetnictví, zákonného auditu účetnictví nebo interní kontroly hlášení o finančních údajích vyčíslit významný dopad na údaje z účetní závěrky společnosti Eni S.p.A. nebo jí ovládané společnosti co do kvantity nebo kvality. Dopad je významný co do kvantity, pokud je stejný nebo vyšší než 20 % mezní hmotné hodnoty2 stanovené v předpisu Management System Guideline pro interní kontrolu společnosti Eni hlášení o finančních údajích s odkazem na parametry konsolidované a provozní účetní závěrky společnosti Eni S.p.A. předchozího roku. Dopad je významný co do kvality, pokud provozní neshody nebo podvody jsou schopné ovlivnit hospodářská a investiční rozhodnutí potenciálních příjemců hlášení o finančních údajích, anebo - která se týkají členů orgánů společnosti Eni a přímých podřízených předsedy představenstva a pověřených členů představenstva společnosti Eni S.p.A. a dále předsedů představenstva, pověřených členů představenstva a finančních ředitelů ovládaných společností obchodovaných na burze a předsedů představenstva a pověřených členů představenstva společností Versalis a Syndial, anebo - která mají významný dopad na systém interní kontroly a řízení rizik podle názoru jednoho nebo více členů Výboru pro přijímání oznámení u Oznámení, které mu bylo předloženo Týmem pro přijímání oznámení. Tým pro přijímání oznámení: jedná se o interní víceúsekový orgán, jehož úkoly a funkce jsou podrobněji popsány v kapitolách 4.2.1 a 8, a skládá se z přímého podřízeného vedoucího oddělení pro právní a regulační záležitosti, vedoucího oddělení lidských zdrojů a organizace, vedoucího interního auditu a ředitele oddělení pro administrativu a účetnictví společnosti Eni S.p.A. Třetí osoby: jedná se o subjekty, které mají zájem navazovat obchodní vztahy se společností Eni (např. obchodní partneři, odběratelé, dodavatelé, auditorské společnosti, poradci, spolupracovníci a akcionáři obecně).

Např. Oznámení týkající se činností obchodní povahy (reklamace průvodek, faktur pod.). Management System Guideline (systém interní kontroly společnosti Eni hlášení o informačních údajích) nařizuje, aby hmotné mezní hodnoty byly stanoveny administrativním oddělením společnosti na základě formálně zdokumentované metodiky a byly odsouhlaseny auditorskou společností. Kontrola shody mezních hodnot se provádí pravidelně jednou za rok a je sdílena a dokládána v průběhu schůzek s kontrolními orgány, jejichž předmětem je prezentace výsledků vhodnosti a účinnosti zavedeného systému interní kontroly hlášení o finančních údajích. 1 2


3.

Základní principy

Základní principy procesu řízení Oznámení jsou následující: - Systém interní kontroly a řízení rizik (SCIGR): systém SCIGR je souhrn nástrojů, organizačních struktur, předpisů a firemních pravidel směřujících k zajištění zdravého, korektního a soudržného vedení společnosti vzhledem k představenstvem vytyčeným cílům prostřednictvím příslušného postupu identifikace, nastavení, řízení a dohledu nad hlavními riziky a dále prostřednictvím strukturalizace příslušných toků zaměřených na zajištění řádného oběhu informací. Tento systém je zaváděn i do těch nejzákladnějších organizačních struktur řízení společností a musí být ve shodě s dobrou praxí. Účinný systém SCIGR usnadňuje přijímání odpovědných rozhodnutí a snaží se zajistit ochranu majetku společnosti, účinnost a efektivitu podnikových systémů řízení, spolehlivost finančních informací a dodržování zákonů, předpisů, stanov společnosti a interních předpisových nástrojů.3 - nezávislost a odbornost oddělení interního auditu: oddělení interního auditu své činnosti provádí společně se zajištěním a udržením v platnosti potřebných podmínek nezávislosti, povinné objektivity, kompetence a profesní péče stanovené v mezinárodních standardech pro odborný výkon interního auditu, v Etickém kodexu vydaném institucí Instute of Internal Auditors (IIA) a Etickém kodexu společnosti Eni. - zaručení utajení a anonymita Všichni členové personálu společnosti Eni, kteří obdrží Oznámení anebo jsou z jakéhokoli titulu zapojeni na Řízení a projednání Oznámení, jsou povinni zajistit maximální utajení o oznámených osobách a skutečnostech za použití zásad a způsobů komunikace, které jsou nutné pro ochranu osobní totožnosti a důstojnosti osob uvedených v Oznámení, a dále anonymitu oznamovatelů tak, aby osoba, která Oznámení podává, nemohla být vystavena žádnému odvetnému opatření a aby v každém případě bylo zabráněno získání jejích osobních údajů osobami, jež nejsou zapojeny na Řízení ani na projednání Oznámení, které je upraveno tímto předpisovým nástrojem společnosti Eni. Se zachováním shora uvedeného je sdělování těchto údajů ze strany oddělení interního auditu pro účely Řízení a projednání Oznámení povoleno: - směrem k následujícím osobám/subjektům: a) Výboru pro přijímání oznámení; b) Týmu pro přijímání oznámení; c) vrcholným představitelům oddělení, která jsou Oznámením dotčena; d) organizačním strukturám pověřeným provádět ověření Oznámení. - v případech kdy je jejich znalost nevyhnutelně nutná pro porozumění oznamovaným skutečnostem anebo pro provádění příslušných činností souvisejících s Řízením anebo projednáním; - pro účely podávání zpráv je sdělování těchto informací ze strany oddělení interního auditu rovněž povoleno ve směru k osobám, kterým je určena Čtvrtletní zpráva o oznámeních (viz kapitola 6); - ochrana proti Oznámením podaným ve zlé víře: Společnost Eni vyzývá všechny členy personálu společnosti Eni, aby na všech úrovních spolupracovali a vytvářeli atmosféru vzájemného respektu, důstojnosti, cti a dobrého jména každé osoby4. Společnost Eni podnikne veškeré kroky proti nespravedlivému, diskriminačnímu nebo pomlouvačnému jednání mezi pracovníky. Z tohoto důvodu společnost Eni zaručuje náležitou ochranu proti Oznámením podaným ve zlé víře a zakazuje podobné případy a subjekty/společnosti, jež by se staly předmětem Oznámení podaných ve zlé víře, o tom bude informovat. - koordinace mezi činnostmi Týmu pro přijímání oznámení a činnostmi orgánů dohledu zřízených u společnosti Eni S.p.A. a jí ovládaných společností neobchodovaných na burze Se zachováním v platnosti samostatnosti a nezávislosti orgánů dohledu zřízených u společnosti Eni S.p.A. a jí ovládaných společností neobchodovaných na burze oddělení interního auditu zajišťuje

3 4

MSG – systém interní kontroly a řízení rizik Viz odstavec 5.1 kapitola 1 Etického kodexu.


koordinaci mezi činnostmi, které provádí Tým pro přijímání oznámení, a činnostmi, které jsou v kompetenci uvedených orgánů dohledu.

4.

PROVOZNÍ ZPŮSOBY

Činnosti uskutečňované v rámci procesu řízení Oznámení jsou popsány v následujících kapitolách.

4.1

Přijímání Oznámení

Společnost Eni pro účely usnadnění přijímání Oznámení zavádí veškeré možné způsoby komunikace, zejména: - řádná pošta (adresa: Eni S.p.A., Direzione Internal Audit /Ředitelství interního auditu/, P.le E. Mattei 1, 00144, Řím, Itálie); - faxové číslo (mezinárodní zelená linka – fax: +39 06 597 27335); - hlasová schránka (mezinárodní zelená linka – hlasová schránka: +39 06 598 27323); - elektronická pošta (adresa elektronické pošty: [email protected]); - komunikační nástroje na intranetových stránkách (portál myeni: http://myeni.eni.it/irj/portal), internet spol. eni (adresa: http://www.eni.com); - v sídlech společnosti, která neumožňují volný přístup k infopointům, příslušná oddělení lidských zdrojů musí zajistit přítomnost alternativních nástrojů pro sběr Oznámení (např. příslušné schránky, tzv. yellow box). Společnost Eni zajistí způsob automatického odpovídání z adresy no reply pro informování oznamovatele: i) že došlo k převzetí Oznámení; ii) že oznamovatel může být kontaktován pro získání případně dalších elementů pro Řízení; iii) že oznamovatel může zasílat další informace/elementy, o kterých se dozví, pro účely doplnění a nebo aktualizace skutečnosti, jež je předmětem původního Oznámení. Příprava a udržení shora uvedených způsobů komunikace musí být zaručeny oddělením interního auditu, dále musí být zachovány konkrétní způsoby poskytování informací zavedené modelem 231 (viz kapitola 3.2.2). Oddělení interního auditu a orgány dohledu zajišťují vzájemné předávání přijatých Oznámení podle svých kompetencí. Personál společnosti Eni, který obdrží Oznámení jinou cestou než uvedenými způsoby, je musí včas, v originálním vyhotovení a s příslušnými přílohami postoupit příslušnému oddělení určenému oddělením interního auditu za dodržení zásady maximálního utajení a tak, aby byla chráněna identita oznamovatele a čest oznámených osob, a aniž by byla ohrožena účinnost následujících činností ověřování.

4.2

Řízení

Oddělení interního auditu zajišťuje, aby byly provedeny veškeré vhodné kontroly skutečnosti, která byla předmětem Oznámení, a jež lze provést prostřednictvím některé z následujících činností, se zajištěním co možná nejkratší doby této fáze a za dodržení zásady objektivity, kompetence a odborné péče. 4.2.1 Předběžná kontrola Cílem předběžné kontroly je roztřídit přijatá Oznámení pro účely jejich identifikace, zda Oznámení budou zpracována podle tohoto předpisového nástroje a zda Oznámení obsahují předpoklady pro zahájení následující fáze přezkumu. Činnosti oddělení interního auditu:


a) v okamžiku obdržení Oznámení prostřednictvím komunikačních kanálů uvedených v předchozí kapitole 4.1 oddělení interního auditu zadá příslušné údaje do Systému řízení, monitoringu a hlášení o oznámeních5; b) oddělení interního auditu zašle veškerá přijatá Oznámení Týmu pro přijímání oznámení, svolá jej a poskytne mu další podpůrné informace a elementy pro provedení činností, jimiž je pověřen; c) oddělení interního auditu zašle společností Eni přijatá Oznámení spadající do kompetence ovládaných společností obchodovaných na burze na příslušné oddělení interního auditu (viz kapitola 7). Činnosti Týmu pro přijímání oznámení: d) zkontroluje přijatá Oznámení pro účely zjištění, zda spadají do oblasti použití tohoto předpisového nástroje. Oddělení interního auditu postoupí obdržená Oznámení neoznačená jako Oznámení na příslušná oddělení, aby je tato přijala a vyřídila na základě příslušných předpisů6; e) rozdělí Oznámení podle jejich obsahu na Oznámení SCIGR a Oznámení AM; f) z Podrobných oznámení identifikuje ta, která lze označit jako Ověřitelná podrobná oznámení a Neověřitelná podobná oznámení; g) pokud to bude považovat za užitečné pro účely doplnění předběžné kontroly, může od oddělení interního auditu požadovat provedení dalších kontrol, i od dotčených úseků společnosti nebo jinak zapojených osob; h) navrhne archivaci těchto Oznámení: i) Oznámení, která nebylo možné označit jako Podrobná oznámení; ii) Oznámení, která jsou zjevně nepodložená nebo podaná ve zlé víře7; iii) Oznámení obsahující skutečnosti, které již byly v minulosti předmětem specifických činností přezkumu a byly již archivované dozorčí radou společnosti Eni, a pokud z Řízení nevyvstaly nové informace takové, na základě kterých by bylo třeba přistoupit k další kontrole; iv) Neověřitelná podrobná oznámení, u kterých se nepovažuje za nutné zahájit fázi přezkumu podle ustanovení odstavce 4.2.2; v tomto případě se tento postup odůvodní a posoudí se případné zaslání dotčené organizační struktuře doporučení k zavedení případných nápravných kroků; v) Ověřitelná podrobná oznámení, u kterých na základě výsledků Řízení prováděného ve smyslu předchozího písmene g) nebylo třeba zahájit následující fázi přezkumu podle odstavce 4.2.2. Činnosti oddělení interního auditu: i) zanese žádost o archivaci podanou Týmem pro přijímání Oznámení podle ustanovení písmene h) přímo do Čtvrtletní zprávy o oznámeních a předloží ji dozorčí radě společnosti Eni (viz kapitola 4.2.3). Ve vztahu ke zbylým Ověřitelným podrobným oznámením po předchozím bodu i): j) postoupí Oznámení AM příslušným orgánům dohledu zřízeným u společnosti Eni S.p.A. a jí ovládaných společností neobchodovaných na burze, i v postavení orgánu pro dohled nad Etickým kodexem, k jejich kontrole a vyřízení; tyto orgány ve smyslu platných ustanovení Modelu 231 nebo Etického kodexu provedou nejúčinnější kontrolu, vyhodnotí příslušné výsledky a poskytnou oddělení interního auditu informace o výsledcích své kontrolní činnosti, i o případně provedené archivaci těchto Oznámení. k) v dohodě s Týmem pro přijímání oznámení vydá informaci o otevření spisu k Oznámení SCIGR: i) příslušným vrcholným představitelům společnosti Eni i těm, kteří vedou ovládané společnosti neobchodované na burze; ii) Výboru pro přijímání oznámení;

V této fázi oddělení interního auditu zaprotokoluje originál Oznámení prostřednictvím příslušného elektronického formuláře (viz i následující kapitola 9 – Kontrola, archivace, uchování a vysledování dokumentace). 6 Např. oznámení týkající se činností obchodní povahy (reklamace průvodek, faktur apod.) 7 Se zachováním v platnosti těchto posledně uvedených Oznámení činností uvedených v následující kapitole 8 – Kázeňská opatření. 5


iii) oddělení, které je pověřeno poskytováním právní pomoci v oblasti systému interní kontroly, pro provedení příslušných vyhodnocení; l) zadá do Systému řízení, monitoringu a hlášení o oznámeních veškeré informace obsažené ve spisu k Oznámení. V případě Oznámení významných skutečností oddělení interního auditu o tom bezodkladně vyrozumí předsedu správní rady společnosti Eni, aby tento mohl posoudit, zda je třeba svolat její mimořádné zasedání, Výbor pro přijímání oznámení a Tým pro přijímání oznámení. Dále na prvním nejbližším zasedání oddělení interního auditu informuje dozorčí radu společnosti Eni8 o Oznámeních a výsledcích předběžné fáze a o záležitostech, které spadají do působnosti orgánu dohledu společnosti Eni S.p.A. V případě Oznámení významných skutečností týkajících se ovládaných společností neobchodovaných na burze oddělení interního auditu o tom vyrozumí příslušnou dozorčí radu a orgán dohledu. Činnosti prováděné v rámci Řízení a týkající se oznámených skutečností, u nichž je známo, že probíhá vyšetřování ze strany orgánu veřejné správy (např. obecného nebo zvláštního soudního orgánu, správního orgánu nebo jiných nezávislých orgánů vykonávajících funkce dohledu a kontroly), a dále postupování dalších zpráv nebo auditů těmto orgánům podléhají předchozímu schválení oddělení Chief Legal & Regolatory Affairs, které může rozhodnout o jejich přerušení. 4.2.2 Přezkum Cílem činností přezkumu Oznámení je provést vlastní specifické šetření, analýzu a vyhodnocení podloženosti či nepodloženosti oznámených skutečností a dále sdělit případná doporučení pro přijetí potřebných nápravných kroků v dotčených podnikových oblastech a postupech, které jsou předmětem Oznámení a o nichž odpovědné osoby vyhotoví specifický akční plán. Oddělení interního auditu zajišťuje realizaci celého přezkumu: i) přímo přebíráním informací a podkladů potřebných pro přezkum od dotčených organizačních struktur, nebo ii) prostřednictvím příslušných vedení společnosti Eni se zapojením organizační úrovně, i vedení ovládaných společností obchodovaných na burze, která zajistí nezávislost přezkumu; iii) prostřednictvím vedení HSEQ, pokud se Oznámení vztahuje za záležitosti HSE9. V případech ii) a iii) pověřená oddělení zavádějí a koordinují nejúčinnější přezkum i za využití příslušných oddělení/kanceláří a oddělení interního auditu zasílají závěrečnou zprávu s průvodní dokumentací. Ve fázi řízení vedoucí oddělení interního auditu společnosti Eni vyhodnotí případné zahájení spotového auditu10 a přihlédne k procesním zásadám a způsobům upraveným referenčním předpisovým rámcem pro činnosti interního auditu11 a poskytne o tom informační sdělení předsedovi představenstva, pověřeným členům představenstva a orgánům dozoru společnosti Eni S.p.A. V případě provádění auditu orgány dozoru a dohledu společnosti Eni S.p.A. přezkoumají zprávu o auditu obsahující přezkum Oznámení. Na závěr tohoto přezkumu oddělení interního auditu postoupí informační sdělení k archivaci Výboru pro přijímání oznámení u příležitosti zaslání Čtvrtletní zprávy o oznámeních.

Dozorčí rada může i za asistence organizačních struktur společnosti pověřit nezávislé poradce nebo odborníky v rozsahu, který bude považovat za potřebný k provádění svých úkolů (viz např. předpis o výkonu činností v kompetenci dozorčí rady společnosti Eni S.p.A. ve smyslu zákonů Spojených států). 9 Záležitosti související se zdravím, bezpečností, životním prostředím a veřejným pořádkem (např. Management System Guideline – HSE) 10 Oddělení interního auditu zahájí přezkum obsahu Oznámení zahájením auditu a na začátku provede: i) ověření, zda je naplánován nebo již probíhá audit o skutečnosti, která je dotčená Oznámením; ii) pokud tomu tak není, zahájí spotový audit, a pokud to z časového hlediska lze, zařadí tento audit do plánu auditů následujícího roku; iii) pokud tomu tak je, vyhodnotí, zda je možné použít analýzu obsaženou v auditu s přihlédnutím ke shodě obsahu Oznámení s obsahem auditu prováděného podle plánu a počtu/rozsahu zkoumaného Oznámení. 11 Internal Audit Charter – Příloha A k MSG – systém interní kontroly a řízení rizik schválený dne 14. března 2013, ve znění pozdějších změn a doplnění 8


4.2.3

Archivace

Na závěr přezkumu oddělení interního auditu vyhotoví a zašle žádost o archivaci nejdříve Týmu pro přijímání oznámení a poté Výboru pro přijímání oznámení, které mohou: - schválit zanesení žádosti o archivaci do Čtvrtletní zprávy o oznámeních12 předkládané dozorčí radě společnosti Eni ke schválení, nebo - požádat o další přezkum/došetření13. Po získání kladného vyjádření k žádosti k archivaci nejdříve od Týmu pro přijímání oznámení a poté od Výboru pro přijímání oznámení oddělení interního auditu ji zanese do Čtvrtletní zprávy o oznámeních, kterou předloží dozorčí radě společnosti Eni ke kontrole. Dozorčí rada společnosti Eni schválí žádost o archivaci obsaženou ve zprávě, a pokud to bude považovat za potřebné, požádá oddělení interního auditu o provedení dalších činností přezkumu14. Dozorčí rada společnosti Eni S.p.A. v řízení o přezkumu Čtvrtletní zprávy o oznámeních vyhodnotí spisy k Oznámením případně zaslaným výboru interní kontroly a řízení rizika, které bude považovat za významné z hlediska jejich dopadu na systém interní kontroly a řízení rizik. Čtvrtletní zpráva o oznámeních se pouze pokud se týká spisů, které spadají do kompetence společnosti Eni S.p.A., předkládá ke kontrole orgánu dohledu společnosti Eni S.p.A., který může u záležitostí týkajících se správní odpovědnosti právnických osob podle zákona č. 231/01 nařídit oddělení interního auditu provedení dalších činností přezkumu.

5.

MONITORING NÁPRAVNÝCH KROKŮ

Pokud z Řízení vyvstanou nápravné kroky k zavedení do systému interní kontroly a řízení rizik15, je v odpovědnosti managementu jednotlivých úseků/procesů, které jsou zapojeny na přezkumu, vypracovat plán nápravných kroků pro účely odstranění zjištěných kritických záležitostí. Oddělení interního auditu průběžně monitoruje jejich zavádění.

6.

PODÁVÁNÍ ZPRÁV

Oddělení interního auditu zajišťuje vypracování Čtvrtletní zprávy o oznámeních. Na závěr přezkumu ze strany dozorčí rady společnosti Eni oddělení interního auditu postoupí tuto Čtvrtletní zprávu o oznámeních: - předsedovi dozorčí rady společnosti Eni S.p.A. - pověřenému členu představenstva společnosti Eni S.p.A. - auditorské společnosti společnosti Eni S.p.A. - členům Výboru pro přijímání oznámení a vedoucímu oddělení pro administrativu a účetnictví společnosti Eni S.p.A.16 - členům Týmu pro přijímání oznámení - oddělení pověřenému poskytováním právní pomoci v oblasti systému interní kontroly a ohledně Oznámení spadajících do příslušné kompetence: Komunikační kanály týkající se Čtvrtletní zprávy o oznámeních jsou podrobně popsány v kapitole 6 této Přílohy. Po provedení dalších šetření/dodělání se postup vrací k bodu 4.2.2. 14 Dozorčí rada může pověřit i za využití různých organizačních struktur společnosti nezávislé poradce a odborníky v rozsahu, který považuje za potřebný pro provádění svých úkolů (viz pravidla pro provádění funkcí dozorčí rady společnosti Eni S.p.A. ve smyslu předpisů Spojených států. V takovém případě se postup vrací ke kapitole 4.2.2. 15 Upozorňuje se, že nápravné kroky, které vyvstaly v návaznosti na Oznámení, se mohou týkat nejen zlepšení systému interní kontroly, ale i řízení anebo kázeňských opatření proti zaměstnancům anebo proti třetím osobám. 16 Oddělení interního auditu pro CFRO zajišťuje, aby veškeré informace o podvodech zjištěných v návaznosti na Oznámení podle tohoto předpisu byly k dispozici pro účely certifikace stanovené v bodu 5.B části 302 zákona Sarbanes-Oxley Act a dále pro účely Fraud Risk Assessment. 12 13


- orgánu dohledu společnosti Eni S.p.A. - vrcholným představitelům vedení, i vedení ovládaných společností neobchodovaných na burze - vrcholným představitelům17 každé dotčené ovládané společnosti neobchodované na burze a dále orgánům pro kontrolu a dohled18 každé jednotlivé ovládané společnosti neobchodované na burze.

7. OZNÁMENÍ TÝKAJÍCÍ SE OVLÁDANÝCH SPOLEČNOSTÍ OBCHODOVANÝCH NA BURZE Případně zřízená oddělení interního auditu ovládaných společností obchodovaných na burze: - samostatně zajišťují řízení Oznámení; - zajišťují postoupení Čtvrtletního hlášení o oznámeních příslušným vrcholným představitelům (CEO nebo funkci obdobné) a orgánům dozoru a dohledu a dále vrcholným představitelům (CEO nebo funkci obdobné) a orgánům dozoru a dohledu dále ovládaných společností; - zajišťují včasné postoupení oddělení interního auditu společnosti Eni Oznámení, která obdrží, a týkajících se společnosti Eni S.p.A. nebo jí ovládaných společností neobchodovaných na burze a dále Oznámení týkajících se významných skutečností ovládaných společností obchodovaných na burze a jimi ovládaných společností; - zajišťují včasné postoupení oddělení interního auditu společnosti Eni spisu k Oznámení závažné skutečnosti, který poté archivují příslušné orgány dozoru a dohledu. Aby dozorčí rada společnosti Eni mohla vykonávat své pravomoci podle ustanovení odstavce 1 článku 151 TUF (úplného znění zákona o finančních činnostech), ovládané společnosti obchodované na burze zajišťují včasné postoupení dozorčí radě Čtvrtletního hlášení o oznámeních obsahujícího Oznámení, která obdržely v příslušném čtvrtletí, a dále Oznámení určená k archivaci schválené příslušnými orgány dozoru a dohledu s uvedením případných Oznámení, která byla vyhodnocena jako významná z hlediska jejich dopadu na systém interní kontroly a řízení rizik. Ovládané společnosti obchodované na burze dále včas informují Tým pro dohled nad právními záležitostmi společnosti Eni S.p.A. (TEAMPEG) o případných Oznámeních, i anonymní povahy, splňujících podmínky uvedené v ustanovení článku 3.1 přílohy E – Dohled nad právními záležitostmi k MSG – Právní záležitosti pro zahájení následujících činností.

8.

KÁZEŇSKÁ OPATŘENÍ

Společnost Eni zajistí potrestání každého nezákonného jednání, kterého by se personál společnosti Eni dopustil a jež by vyplynulo v návaznosti na činnosti přezkumu Oznámení vedené ve smyslu tohoto předpisového nástroje. Podle ustanovení následujících odstavců této kapitoly společnost Eni v každém případě vynaloží maximální úsilí, které lze rozumně požadovat, pro účely zabránění případnému jednání personálu Eni, jež by bylo v rozporu s protikorupčními zákony anebo touto Přílohou. S odkazem na použití tohoto předpisového nástroje a v případě, kdy z výsledků Řízení vyplynou: - Oznámení podaná ve zlé víře, Tým pro přijímání oznámení na návrh oddělení lidských zdrojů a organizace společnosti Eni ve spolupráci s oddělením HR dotčené společnosti (pokud se jedná o zaměstnance) rozhodne o případných kázeňských opatřeních, která budou proti nim zavedena,

17

CEO nebo funkci obdobné. Toto informační sdělení se vypracovává jako doplněk k činnostem kontroly a dohledu, které jsou těmto orgánům vlastní. Přezkum, který provádí oddělení interního auditu společnosti Eni S.p.A., nemění oprávnění ani samostatnost, jež jsou vlastní orgánům kontroly a dohledu dotčené společnosti ve smyslu firemních předpisů a zákonů. Ohledně záležitostí týkajících se správní odpovědnosti právnických osob podle zákona č. 231/2001 a jak uvedeno v ustanovení odstavce 3.3 Modelu 231, orgány dohledu ovládaných společností mohou v případě potřeby využít externích zdrojů pro uskutečňování jednotlivých kontrol v tom rozsahu, který považují za potřebný podle samostatných pravomocí k provádění iniciativ a kontroly, jež jim svědčí podle ustanovení písmena b) odstavce 1 článku 6 zákona č. 231/2001). 18


průběžně monitoruje jejich zavedení a zajišťuje, aby byly dotčené osoby anebo společnosti včas informovány; - podezřelá nezákonná jednání nebo jednání porušující zákonné předpisy jedním nebo více zaměstnanci společnosti Eni, oddělení interního auditu dále postoupí výsledky Řízení kompetentnímu oddělení lidských zdrojů ve smyslu Přílohy B – Podrobné informace k přezkumu podezřelých nezákonných jednání k MSG – lidské zdroje. Oddělení interního auditu pravidelně přijímá provedená vyhodnocení v tomto ohledu od oddělení lidských zdrojů. Společnost Eni přijme příslušná kázeňská opatření podle ustanovení Modelu 231 a kolektivní pracovní smlouvy nebo jiných celostátních předpisů, které lze použít proti zaměstnanci společnosti Eni, jenž i) bude v návaznosti na provedený přezkum Oznámení odpovědný za porušení protikorupčních zákonů, předpisu MSG pro boj proti korupci anebo jiných interních či externích předpisů týkajících se Oznámení SCIGR anebo Oznámení AM, anebo ii) dobrovolně neuvede nebo neoznámí případná porušení ani výhrůžky nebo odvetné kroky proti jiným osobám, které případná porušení oznámí. Kázeňská opatření jsou přiměřená intenzitě a rozsahu zjištěných nezákonných jednání a mohou vést i k rozvázání pracovního poměru.

9. KONTROLA, ARCHIVACE, UCHOVÁNÍ A VYSLEDOVÁNÍ DOKUMENTACE Oddělení interního auditu nezávisle přezkoumá a vyhodnotí interní kontroly, aby zajistilo a ověřilo dodržování požadavků uvedených v této Příloze na základě vlastního ročního plánu auditu, který schválilo představenstvo společnosti Eni S.p.A. Veškerá oddělení a funkce zapojené na činnostech, které jsou upraveny tímto předpisovým nástrojem, zajišťují – každá v rozsahu své vlastní působnosti a i za využití informačních systémů – uchování, archivaci a vysledování údajů a informací a listinné nebo elektronické dokumentace tak, aby byla možná rekonstrukce jednotlivých fází řízení. Pro účely zajištění řízení a vysledování Oznámení a provedení příslušného Řízení oddělení interního auditu zavede a udržuje v aktualizovaném stavu Systém řízení, monitoringu a hlášení o Oznámeních, do kterého zaznamenává spisy k Oznámením a zajišťuje archivaci všech příslušných podkladů. Za tímto účelem oddělení interního auditu zajišťuje uchování původní dokumentace o Oznámeních do příslušných listinných anebo elektronických archivů na základě nejvyšších standardů bezpečnosti a utajení společnosti Eni. Originální listinná anebo elektronická dokumentace musí být uchována po dobu nejméně deseti let. Operativní složky týkající se Řízení a auditu o Oznámeních se uchovávají v archivu oddělení interního auditu. Zpracování osobních údajů zapojených osob anebo uvedených v Oznámení je chráněno ve smyslu platných předpisů a podnikových postupů upravujících ochranu osobních údajů.

10.

ŠÍŘENÍ A ZAVÁDĚNÍ

Tento předpisový nástroj je třeba maximálně rozšířit. Se zachováním v platnosti jednotlivých forem šíření a přijímání dokumentace ve smyslu předpisu MSG – Předpisový systém tento předpisový nástroj: - vedoucí oddělení firemních záležitostí a řízení společnosti Eni S.p.A. předá každému členu představenstva, dozorčí rady a orgánu dohledu i odpovědné osobě za Etický kodex společnosti Eni S.p.A.; - CEO/MD jednotlivých ovládaných společností předá každému členu představenstva, dozorčí rady a orgánu dohledu i odpovědné osoby za Etický kodex těchto společností; - všem zaměstnancům společnosti Eni prostřednictvím vyvěšení na místa určená pro firemní sdělení. msg-md14-eni_cr-r02-cze-allE 12 Tento dokument je ve vlastnictví spol. Eni SpA, která si k němu vyhrazuje všechna práva.

Tato Příloha bude zveřejněna na internetových a intranetových stránkách společnosti Eni S.p.A. a ovládaných společností; každá ovládaná společnost dále zajistí překlad tohoto předpisového nástroje do místního jazyka pro účely jeho co nejúčinnějšího rozšíření a porozumění. Shora uvedené osoby zajistí – pokud to spadá do jejich působnosti – další předání a zasílání tohoto předpisového nástroje při změnách pracovníků anebo změnách organizační struktury společnosti. Oddělení lidských zdrojů společnosti Eni S.p.A. a ovládaných společností zajistí – pokud to spadá do jejich působnosti – předání tohoto předpisového nástroje zaměstnancům při jejich přijetí do pracovního poměru. Dále každá ovládaná společnost a odpovědné osoby za provozovny zajistí vyvěšení přílohy E3 – Protikorupční manifest na příslušná místa tak, aby byl k dispozici zaměstnancům společnosti Eni a třetím osobám, a zajistí jeho překlad do místního jazyka pro účely co nejúčinnějšího rozšíření a porozumění.

11.

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A JEJICH OCHRANA

Správcem osobních údajů je ve smyslu ustanovení písmena f) odstavce 1 článku 4 a článku 28 zákona o ochraně osobních údajů (dále jen: Správce) a pro účely řízení Oznámení právnická osoba: Eni S.p.A. nebo italská či zahraniční jí ovládaná společnost. Tím je u nich založeno postavení Správce osobních údajů ve shodě s ustanoveními předpisu MSG – Ochrana osobních údajů. V případě ovládaných společností, jejichž sídlo se nachází v zemích, které nejsou členy Evropské unie, tyto zajistí jmenování zpracovatele osobních údajů v Itálii ve smyslu a s účinky ustanovení odstavce 2 článku 5 zákona o ochraně osobních údajů a dále podle ustanovení předpisu MSG – Ochrana osobních údajů. Zpracovatelem osobních údajů je ve smyslu ustanovení článku 29 zákona o ochraně osobních údajů (dále jen: Zpracovatel) odpovědná osoba za oddělení společnosti Eni, v jehož působnosti je řízení Oznámení (ke dni vydání této Přílohy se jedná o oddělení interního auditu, v jehož působnosti je řízení Oznámení), a to na základě příslušné jmenovací listiny vydané Správcem osobních údajů (osobně odpovědnou osobou za dodržování záležitostí souvisejících s ochranou osobních údajů) a v souladu se zákonnými ustanoveními a ustanoveními předpisu MSG – Ochrana osobních údajů. Zpracovatel osobních údajů zpracovává osobní údaje za dodržení platných předpisů a předpisu MSG – Ochrana osobních údajů na základě pokynů, které mu Správce osobních údajů udělí. Pokyny udělené Správcem osobních údajů upravují plnění v oblasti ochrany osobních údajů, které Zpracovatel zavádí v rámci přijetí, analýzy a zpracování osobních údajů a dále v rámci uchování, ochrany a archivace Oznámení. Pro tyto účely se připojuje Informační sdělení vypracované podle ustanovení čl. 13 zákona o ochraně osobních údajů pro účely zpracování osobních údajů souvisejících s Oznámeními (viz Dodatek E.1) a Informační sdělení pro získání příslušného souhlasu (viz Dodatek E.2) v poslední verzi aktualizované podle změn příslušných právních předpisů. Informační sdělení (viz Dodatek E.1), které bude používáno způsoby a ve lhůtách stanovených v pokynech udělených Správcem osobních údajů, se připojuje k tomuto předpisovému nástroji i pro účely zajištění co nejúčinnějšího povědomí, šíření, zveřejnění a informovanosti personálu Eni. Správci osobních údajů okamžitě postoupí obdržená Oznámení od společnosti Eni (oddělení interního auditu) způsoby a ve lhůtách stanovených v tomto předpisovém nástroji.

12.

SEZNAM DODATKŮ

Dodatek E.1 – Informační sdělení podle ustanovení čl. 13 zákona č. 196/2003 o zpracování osobních údajů souvisejících s Oznámeními Dodatek E.2 – Formulář pro získání souhlasu se zpracováním osobních údajů souvisejících s Oznámeními Dodatek E.3 – Protikorupční manifest msg-md14-eni_cr-r02-cze-allE 13 Tento dokument je ve vlastnictví spol. Eni SpA, která si k němu vyhrazuje všechna práva.

Dodatek E1 – Informační sdělení podle ustanovení čl. 13 zákona č. 196/2003 o zpracování osobních údajů souvisejících s Oznámeními Vážený pane, vážená paní, podle ustanovení zákona č. 196 ze dne 30. června 2003 o ochraně osobních údajů Vám sdělujeme, že tento zákon zajišťuje chráněné zpracování osobních údajů fyzických osob (viz písmeno i) článku 4). Ve smyslu ustanovení čl. 13 zákona č. 196 ze dne 30. června 2003 a ve vztahu k osobním údajům, které společnost Eni S.p.A.19 shromažďuje v souvislosti s Přílohou MSG – Boj proti korupci pojmenované: „Oznamování korupčního jednání i anonymní povahy přijímaná společností Eni S.p.A. a ovládanými společnostmi v Itálii a v zahraničí“, ve znění pozdějších změn a doplnění, Vás informujeme o následujícím: 1. Účel zpracování osobních údajů Účelem zpracování osobních údajů je řádné a úplné řízení přílohy MSG – Boj proti korupci pojmenované: „Oznamování korupčního jednání i anonymní povahy přijímaná společností Eni S.p.A. a ovládanými společnostmi v Itálii a v zahraničí“, ve znění pozdějších změn a doplnění, vydané společností Eni S.p.A. společně s [...] a přijaté každou jí ovládanou společností prostřednictvím formálního právního jednání a dále veškeré související a následné činnosti. Příprava tohoto předpisového nástroje, podle kterého se bude postupovat při oznamování, splňuje náležitosti interní kontroly společnosti a průběžného monitoringu firemních rizik, jež jsou konkrétně v zákoně uvedeny. 2. Správce osobních údajů Správcem osobních údajů je společnost Eni S.p.A.20 se zákonným sídlem v ____________. 3. Zpracovatel osobních údajů Zpracovatelem osobních údajů týkajících se Oznámení je na základě jmenovací listiny vydané Správcem osobních údajů odpovědná osoba za konkrétní oddělení společnosti Eni, v jehož působnosti jsou vztahy s orgány dozoru v rámci oddělení interního auditu21, které mimo jiné zajišťuje činnosti řízení Oznámení, jež společnost Eni S.p.A. a jí ovládané společnosti v Itálii a v zahraničí obdrží. 4. Způsob zpracování osobních údajů a) Zpracování osobních údajů se provádí způsobem nebo souborem způsobů uvedených v ustanovení písmena a) odstavce 1 čl. 4 zákona o ochraně osobních údajů: shromažďování, evidence, organizace, uchování, konzultace, zpracování, změna, třídění, výběr, porovnání, využití, propojení, blokování, sdělení, vymazání a zničení údajů. b) Zpracování údajů, které se Vás týkají, bude prováděno za dodržení zásady korektnosti, povolení, transparentnosti a ochrany utajení. c) Jednotlivé způsoby mohou být prováděny za použití i elektronických nebo jinak automatizovaných nástrojů. d) Zpracování osobních údajů provádí Správce osobních údajů anebo Zpracovatel osobních údajů. e) Správce zajišťuje zavedení bezpečnostních opatření směřujících k zaručení ochrany osobních, citlivých a právních údajů.

Vložte obchodní firmu společnosti Eni S.p.A. nebo jí ovládanou společnost, která je Správcem osobních údajů. Vložte obchodní firmu společnosti Eni S.p.A. nebo jí ovládanou společnost, která je Správcem osobních údajů. 21 Ke dni jmenování Zpracovatele osobních údajů shora uvedeným oddělením je: DINAU/RAOC. Z tohoto důvodu jsou zachovány v platnosti případné další změny v označení tohoto oddělení. 19

20


Typ zpracovávaných údajů Zpracování údajů se může kromě obecných osobních údajů týkat i citlivých osobních údajů, tj. informací, na základě kterých lze zjistit rasový a etnický původ, náboženské, filozofické nebo jiné přesvědčení, politické názory, příslušnost k politickým stranám, odborovým organizacím, sdružením nebo spolkům náboženského, filozofického, politického nebo odborového charakteru, a dále osobní údaje, na základě kterých lze dovodit zdravotní stav nebo sexuální orientaci podle ustanovení písmena d) odstavce 1 článku 4 zákona o ochraně osobních údajů nebo právních údajů, tj. informace, na základě kterých lze zjistit opatření podle písmen od a) do o) a od r) do u) odstavce 1 článku 3 výnosu prezidenta Italské republiky č. 313 ze dne 14. listopadu 2002 o rejstříku trestů, vyměřené správní sankce závislé na trestné činnosti a příslušné probíhající trestní řízení nebo postavení odsouzeného či vyšetřovaného ve smyslu ustanovení článků 61 a 61 TSŘ a písmena e) odstavce 1 článku 4 zákona o ochraně osobních údajů. 6. Poskytnutí osobních údajů Se zachováním v platnosti dobrovolnosti poskytnutí osobních údajů obecného, citlivého a právního charakteru úzce souvisí s účelem provádění činností podle bodu 1. Případné odmítnutí dotčené osoby sdělit osobní údaje podle bodu 5 vede k nemožnosti splnění činností uvedených pod bodem 1. 7. Zpracování osobních údajů Shora uvedené údaje se zpracovávají ve smyslu ustanovení písmena a) odstavce 1 článku 4 zákona o ochraně osobních údajů v sídle Správce osobních údajů anebo v sídle společnosti Eni S.p.A., a to oddělením, které bylo pro tyto účely určeno a v jehož působnosti je řízení Oznámení, a které zajistí veškeré činnosti potřebné pro účely zpracování i prostřednictvím zadání osobních údajů do elektronických anebo listinných databází. 8. Sdělování a šíření osobních údajů Osobní údaje obsažené v Oznámeních mohou být sdělovány anebo sdělovány orgánům společnosti a fyzickým osobám jednotlivých interních kanceláří a oddělení, které jsou vyjmenovány v Příloze E předpisu MSG – Boj proti korupci pojmenovaného „Oznamování korupčního jednání i anonymní povahy přijímaná společností Eni S.p.A. a ovládanými společnostmi v Itálii a v zahraničí“, právnímu oddělení společnosti Eni S.p.A. anebo jí ovládaných společností a soudním orgánům pro účely zahájení právní ochrany anebo kázeňského řízení souvisejícího s Oznámením, jiným ovládaným společnostem v Itálii nebo v zahraničí, pokud je tento údaj může zajímat nebo tvořit předmět přezkumu, a dále auditorské společnosti anebo poradcům společnosti Eni S.p.A. nebo jí ovládaných společností. Zákonné povinnosti a ochrana práv ze strany Správce a fyzických nebo právnických osob, které jsou jakkoliv dotčeny anebo na Oznámení zapojeny, zůstávají tímto nedotčeny. 9. Uchovávání osobních údajů Originální dokumentace v listinné nebo elektronické podobě a týkající se Oznámení se uchovává po dobu nejméně deseti let. 10. Poskytování osobních údajů do zahraničí Osobní údaje mohou být poskytovány do států Evropské unie a jiných států vzhledem k Evropské unii pro splnění účelů uvedených v bodu 1. 11. Práva subjektu osobních údajů Ustanovení článku 7 zákona o ochraně osobních údajů subjektu osobních údajů umožňuje uplatnění konkrétních práv, mezi nimiž právo na získání potvrzení o existenci nebo neexistenci osobních údajů, byť by nebyly ještě evidovány, a vyrozumění o tom v přehledné formě od Správce osobních údajů. Subjekt osobních údajů je oprávněn dozvědět se o původu těchto údajů, jejich účelu a způsobu zpracování, zavedené metodě v případě prováděného zpracování za pomoci elektronických nástrojů, dozvědět se identifikační údaje o Správci osobních údajů, Zpracovateli osobních údajů, pokud byl tento jmenován, a osobách, kterým mohou být sdělovány nebo které se o nich mohou dozvědět jakožto Zpracovatelé na území státu nebo jinak odpovědné nebo pověřené osoby. Subjekt osobních údajů je dále oprávněn údaje aktualizovat, opravovat, 5.


doplňovat, vymazávat, přeměňovat na anonymní formu, blokovat údaje zpracovávané v rozporu se zákonem včetně těch, u nichž není třeba jejich uchování ve vztahu k účelu, pro který byly shromážděny a poté zpracovány, a dále získat potvrzení, že o shora uvedených krocích byly, i pokud se týká jejich obsahu, informovány ty osoby, kterým byly tyto údaje sděleny nebo jinak předány, vyjma případů, kdy toto plnění nelze provést nebo by bylo spojené s vynaložením prostředků zjevně neúměrných k chráněnému právu. Z oprávněných důvodů Subjekt osobních údajů může zpracování osobních údajů, které se jej týkají, odepřít. Způsob výkonu shora uvedených práv je upraven ustanovením článků 8 a 9 zákona o ochraně osobních údajů tak, jak byl přijat v rámci příslušných interních předpisů společnosti Eni. Pro uplatnění práv uvedených v ustanovení článku 7 zákona o ochraně osobních údajů se Subjekt osobních údajů může obrátit na Zpracovatele osobních údajů se sídlem na následující adrese: odpovědná osoba za oddělení INAU/SFS, vedení interního auditu Eni S.p.A., nám. p.le Enrico Mattei 1, PSČ 00114, Řím, nebo napsat do schránky elektronické pošty privacysegnalazioni@com. 12. Zveřejnění Společnosti Eni S.p.A. a jí ovládané společnosti zajistí zveřejnění a rozšíření tohoto informačního předpisu na intranetových a internetových stránkách společnosti Eni S.p.A. a jí ovládaných společností, konkrétněji s sekcích věnovaných Oznámení (pokud jsou založeny). Připojuje se vzor Prohlášení, které je třeba řádně podepsat a vrátit na důkaz souhlasu a Povolení zpracování poskytnutých osobních údajů včetně sdělení anebo šíření uvedeným osobám. v (místo), dne _______________


Dodatek E 2 – Formulář pro získání souhlasu se zpracováním osobních údajů souvisejících s Oznámeními Vážená Eni S.p.A.22 Věc: Povolení a souhlas podle ustanovení zákona č. 196 z roku 2003 Po obdržení Informačního sdělení podle ustanovení článku 13 zákona č. 196 z roku 2003, které se připojuje ve formě přílohy k tomuto Prohlášení, a v návaznosti na osobní údaje, jež společnost (Eni S.p.A.23) získá v rámci řízení Oznámení, níže podepsaný uděluje výslovný souhlas se zpracováním svých osobních údajů, i citlivých, způsoby a pro účely uvedené v Informačním sdělení včetně dalšího sdělování anebo rozšiřování shora uvedenými způsoby a účely.

místo a datum

podpis

22 23

Vložte obchodní firmu společnosti Eni S.p.A. nebo jí ovládané společnosti, která je Správcem osobních údajů. Vložte obchodní firmu společnosti Eni S.p.A. nebo jí ovládané společnosti, která je Správcem osobních údajů.


Dodatek 3 – Protikorupční manifest Máte nějaké skutečnosti, které byste chtěli oznámit společnosti Eni? Kdo může podat Oznámení? Všichni (zaměstnanci, dodavatelé, odběratelé, smluvní partneři, členové místních spolků atd.). Co je možné oznámit? Jakoukoli skutečnost, která ohrožuje pověst a vážnost společnosti Eni a jejích obchodních partnerů, včetně jednání personálu společnosti Eni nebo externích osob, jež ve svém zájmu navazují obchodní vztahy se společností Eni, a které porušuje Etický kodex a interní předpisy společnosti Eni nebo jiné zákonné předpisy nebo které v každém případě mohou poškozovat nebo ohrožovat její dobré jméno. Jak? Prostřednictvím následujících komunikačních způsobů: - řádná pošta (adresa: Eni S.p.A., Direzione Internal Audit /Ředitelství interního auditu/, P.le E. Mattei 1, 00144, Řím, Itálie); - faxové číslo: +39 06 597 27335; - hlasová schránka: +39 06 598 27323; - elektronická pošta: [email protected]); - prostřednictvím internetové stránky společnosti Eni: http://www.eni.com/portal/tools/processSegnalazione.do?locale=it IT; - v sídlech společnosti, která neumožňují volný přístup k infopointům, příslušná oddělení lidských zdrojů musí zajistit přítomnost alternativních nástrojů pro sběr Oznámení (např. příslušné schránky, tzv. yellow box). Může se podávat Oznámení anonymně? Společnost Eni zajišťuje maximální utajení a anonymitu. Co společnost Eni provede, jakmile Oznámení obdrží? Oznámení převezme tým kvalifikovaných pracovníků společnosti Eni a prověří v něm obsažené informace a zavede co nejúčinnější opatření (preventivní a kázeňská opatření, kroky pro odstranění rizika atd.). Zákaz odvetných kroků! Zaměstnanci společnosti Eni nebudou v žádném případě propouštěni, sesazováni, nebudou jim odnímány pracovní úkoly, nebude jim vyhrožováno, nebude proti nim vyvíjen žádný nátlak ani tolerováno žádné diskriminační chování v pracovněprávním poměru za to, že v dobré víře splnili svou zákonem danou oznamovací povinnost. Pro účely dalších informací o řízení Oznámení viz předpis Příloha E k MSG – Boj proti korupci „Oznamování korupčního jednání i anonymní povahy přijímaná společností Eni S.p.A. a ovládanými společnostmi v Itálii a v zahraničí“, který je k dispozici i na internetových stránkách www.eni.com.


Management System Guideline

Recommend Documents