Payroll Professional 2e editie sessie: Heet van de naald Carla Timmermans
Oktober 2010
Bonus : resultaatgebonden voordeel
2
Resultaatsgebonden bonus Bonus afhankelijk van meetbare resultaten in het bedrijf Vooraf vastgelegde collectieve doelstellingen Specifieke invoeringsprocedure (vakbondsafvaardiging : via CAO)
Vrij van belastingen én WN-bijdrage SZ Bevrijdende heffing voor de WG van 33% en aftrekbaar in vennootschapsbelasting Ten belope van maximum 2200 EUR per jaar per WN voor 2011 : 2358 €
3
Kostenvergoedingen
1. Wat?
Kosten die de werknemer betaalt maar die eigenlijk kosten zijn die te maken hebben met de uitoefening van de beroepswerkzaamheid van de werkgever WG moet dus terugbetalen
De terugbetaling is geen loon -Geen RSZ WN/WG -Geen VH werknemer -Fiscaal aftrekbaar voor WG
5
Loonbegrip RSZ-loonbegrip -Artikel 2 van de loonbeschermingswet Loon is elk voordeel in geld of in geld waardeerbaar Dat de werkgever aan zijn werknemer toekent als tegenprestatie van arbeid verricht krachtens de arbeidsovereenkomst Waarop de werknemer ingevolge zijn dienstbetrekking recht heeft ten laste van zijn werkgever, hetzij rechtstreeks, onrechtstreeks
Fiscale loonbegrip -Art. 31 WIB 92 Alle vergoedingen die, zelfs toevallig, uit hoofde of naar aanleiding van het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid worden verkregen uitgezonderd terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever
6
Wettelijke basis
Principe: kostenvergoeding = loon
-Fiscaal: wettelijke uitzondering voor ‘KEWG’ = belastingvrij (art 31, 2e lid 1° WIB)
-RSZ: expliciete uitsluiting voor ‘kosten ten laste van werkgever’ (art 19 §2 4° RSZ-uitvoeringsbesluit)
7
2. Voorwaarden - sociaal verplichte terugbetaling kosten door WG -inherent: vanzelfsprekend om AO te kunnen uitvoeren vb. Arbeidskledij, reiskosten -niet-inherent: expliciete verbintenis WG agv wet, CAO, AR, gebruik … vb. Dagvergoeding reële uitgaven in het kader van AOK en mag geen verrijking van de WN inhouden beantwoorden aan reële parameters: -reële kosten -forfaitaire kosten geen dubbeltellingen 8
Voorwaarden - fiscaal
Welke kosten vallen ten laste van de werkgever -Wordt niet gedefinieerd in de fiscale wetgeving -Rechtspraak, rechtsleer Een vergoeding, een som in geld aan de WN of bedrijfsleider betaald door de WG, als een terugbetaling van een uitgave of kost, die de WN voor rekening van zijn WG heeft moeten maken. De WN schiet voor …
9
Kostenvergoeding RSZ 2 soorten
1. Kosten op basis van documenten 2. Forfaitaire vergoedingen Weigerachtig Forfaits vrijgegeven
10
Terugbetaling van kosten obv documenten
-Werkelijk door de werknemer ondergane kosten
-Vb. Bonnetjes, telefoonrekeningen, …
-Nagaan of er geen element van voordeel alle aard is
11
3. Mogelijke terugbetalingen 1. Baan-, dag-, maaltijdvergoeding,… 2. Buitenlandse dienstreizen: korte en lange termijn 3. Gebruik eigen vervoer voor beroepsdoeleinden 4. Representatiekosten 5. Kledijkosten 6. Parkingtickets aan het werk 7. Bureaukosten
12
1. Eigen vervoer voor beroepsdoeleinden Fiscus Een forfaitaire vergoeding voor: -verplaatsing met eigen wagen in opdracht van werkgever -dekt de autokosten -forfait ambtenaar = € 0,3178 per kilometer (aanpassing per 1/7) -Administratie: max 24.000 km/jaar? RSZ-forfait vanaf oktober 2010 Tankkaart Fietsvergoeding aan € 0,20
13
CO2 -uitstoot en kilometervergoeding
Effectieve kost of toepassing forfait € 0,3178 -30% vergoeding voor brandstofverbruik 75% aftrekbaar -70% vergoeding voor resterende kosten zoals verzekering, aankoop, tax, slijtage,… aftrekbaar obv CO2 -uitstoot CO2 -uitstoot van de wagen van de WN privé is hier dus ook belangrijk + moet je ook kennen!!! Indien CO2 -uitstoot van de wagen van de WN niet gekend is, neem je hiervoor het laagste tarief aanpassen kostennota is hier aangewezen
14
CO2 -uitstoot
Aftrek
CO2 -uitstoot
Vanaf 1/1/2010 Diesel
Vanaf 1/1/2010 Benzine
< 60 g
100 %
< 60
100 %
60 – 105
90%
60 - 105
90%
105 -115
80%
105 – 125
80%
115 -145
75%
125 - 155
75%
145 -170
70 %
155 - 180
70 %
170 -195
60%
180 – 205
60%
> 205
50%
> 195 of indien 50% geen CO2 – uitstoot bekend 15
Aftrek
2. Baan-, dag-, maaltijdvergoeding,… RSZ: baan- en maaltijdvergoeding -Forfaitaire vergoeding voor ‘uithuizige’ werknemers geen gemiddelde: per dag te bekijken! Overnachting € 30 (avondmaal, logies en ontbijt) Zonder overnachting: € 14 € 6 maaltijdvergoeding indien WN niet anders kan dan extern lunchen € 8 overige kosten min. 4 uur/dag op de baan Langere opdracht bij zelfde opdrachtgever: forfait vervalt
16
2. Baan-, dag-, maaltijdvergoeding,… Fiscus: binnenlandse dienstreizen -Forfaitaire vergoeding voor ‘uithuizige’ werknemers per effectieve reis, geen gemiddelde enkel maaltijden en overnachting forfaits ambtenaren =
17
3. Bureaukosten ‘Thuis werken’ geeft extra kosten die inherent zijn aan de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Deze kosten zijn supplementair aan de hulpmiddelen die de werkgever ter beschikking moet stellen. Verschillende soorten -WN’ die een deel van hun werk thuis doen € 110,50 per maand Opname in functieomschrijving en binnen grenzen arbeidsduur Structureel en op regelmatige basis
-Huisarbeiders met specifieke AO 10% van het loon welke de thuisarbeid vertegenwoordigd
- Telewerkers 10% van het loon welke de thuisarbeid vertegenwoordigd
18
4. Kledijvergoeding Werkkledij in natura = arbeidsgereedschap of werkkleding - Gebruiken voor beroepsdoeleinden (uniform) RSZ: geen bijdragen WG/WN Fiscaal WN: geen voorheffing Fiscaal WG: aftrekbaar - Indien gebruik voor privé-doeleinden (=VAA) RSZ- bijdrage voor WG/WN Fiscaal WN: voorheffing Fiscaal WG: aftrekbaar
RSZ-forfait - € 0,73 per dag voor kledij en onderkledij die veelvuldig moet gewassen worden wegens de vuile werkomstandigheden - € 1,46 per dag voor aankoop werkkledij - € 1,46 per dag voor onderhoud werkkledij Werkkedij = overalls, veiligheidsschoenen, uniform,…
-€ 1,25 per dag voor gebruik eigen arbeidsgereedschap
19
5. Kosten verbonden aan auto RSZ: -De kosten die WG betaalt voor verplaatsing woon-werkverkeer zijn geen loon indien de kostprijs niet wordt overschreden. De parkingkosten die hieraan verbonden zijn, vallen hier ook onder. Fiscus: -De kosten voor woon-werkverkeer zijn soms belastingvrij. De parkingkosten mogen terugbetaald worden zolang er bewijzen kunnen geleverd worden. RSZ-forfait -€ 15 per maand voor kleine parkeerbedragen -€ 15 per maand voor car-wash indien de functie een voertuig van onberispelijke staat vereist -€ 50 per maand voor parking de veiligheid die vereist is voor het voertuig of de inhoud ervan Enkel indien het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden wordt gebruikt 20
6. Buitenlandse dienstreizen : Fiscus Korte dienstreis in het buitenland -Vertrek en terugkomst binnen 24 u met min 10 u afwezig zijn -1 dag tussen 2 overnachtingen -Max 30 kalenderdagen aaneensluitend Vergoeding voor kleine kosten (maaltijden, drank, bus, taxi,…) Niet: transport- en hotelkosten Obv bedragen toegekend aan de ambtenaren -2 mogelijkheden Landenlijst (zie www.sdworx.com) Forfait 37,18 € per dag, ongeacht het land het meest voordelige mag toegepast worden
-RSZ ? Volgt de fiscus 21
6. Representatiekosten - sociaal Representatieve, commerciële en hogere functies met klanten contacten,… Kaderleden met representatieve functies -Netwerking met (potentiële) klanten, leveranciers, ambtenaren, politici, bankiers, vertegenwoordigers van patronale en syndicale organisaties,… -Om de kosten op te vangen van netwerking Zeer diverse inhoud Forfaitaire raming gedetailleerde overeenkomst bedragen specifiëren per post
22
Representatiekosten - fiscaal Alles soorten kosten: bureau-, studie-, telefoon-, onthaalkosten,… Forfaitaire raming (maandelijks forfait) door werkgever via een kostendossier -totaalbedragen van € 125 tot € 500 -steeds een feitenkwestie (bewijs)!
23
7. Volledig forfaitaire kosten
-Kunnen toegestaan worden -Contract met aanvaardbare onderbouwde bedragen (policy) -Voorafgaandelijk akkoord van de fiscus kan voor vergoedingen > € 125 -Bedragen vergoeding (praktijk) schommelen tussen € 50 en € 320.
24
4. Mogelijke policies
Policy ivm indienen kostennota
Policy ivm kostenforfait
Policy voor buitenlandse reizen
25
1. Policy ivm indienen kostennota Wat wordt er terugbetaald: -Traktatie, parkingtickets, maaltijdvergoeding, teamevents, vervoer, aankopen,… Praktisch: -Na afloop van elke maand en LG ondertekent -Staving met originele bewijsstukken -Gedetailleerd en op geijkt document Tijdstip en manier van terugbetaling -Storting via boekhouding, loonlijn, cash Mogelijkheid tot voorschot?
26
2. Policy ivm kostenforfait Bescherming WG naar RSZ en fiscus Bescherming WG naar WN (ontslag) Voorafgaandelijk akkoord vragen Inhoud: -Onderscheid bedrag mbt functies, intern/extern, sector -Alles in detail oplijsten -Afwezigheden en doorbetaling -Wat kan er nog ingediend worden op gewone kostennota bv. geen kleine parkingtickets
27
Kijk vooral naar wat er eigen is aan -Uw organisatie -Uw bedrijfsactiviteit -Uw verschillende werknemerscategorieën -Uw mogelijkheden om arbeidsgereedschap niet altijd vooraf te voorzien -… Hierdoor kan je voor verschillende werknemerscategorieën een oplijsting maken zonder telkens per WN een forfait te moeten samenstellen
28
3. Travelpolicy Regels mbt tewerkstelling in het buitenland Occasionele trips buitenland
-Vervoer wagen/vliegtuig/trein -Verblijfskosten buitenland -Welke kosten inbrengen -Dagvergoedingen (landenlijst) -Gebruik kredietkaart -Onvoorziene omstandigheden -Afgesloten verzekeringen -Gedrag -Facturen/tickets bijhouden 29
5. Bewijslast - sociaal
De programmawet van 23 december 2009, die een aantal maatregelen omvat om sociale fraude te bestrijden, voorziet vanaf 1 januari 2010 een omkering van de bewijslast naar de werkgever. WG moet reële karakter van de kosten kunnen aantonen naar RSZ bij betwisting -dubbel bewijs: kost is GEEN loon én kost beantwoordt aan voorwaarden voor uitsluiting loonbegrip
Hoe? -preventief dossier samenstellen -verwijzen naar akkoorden met fiscus? -verwijzen naar overheid?
30
Bewijslast - fiscaal Rechtspraak: -Wettelijk vermoeden van niet-belastbaarheid in hoofde van de werknemer -Administratie moet positief bewijs leveren dat de vergoedingen loon zijn
Administratie: Werkgever moet dubbel bewijs leveren: 1. vergoeding dekt kosten eigen aan werkgever en 2. vergoeding is er werkelijk aan besteed
Werkgever moet actief meewerken
31
6. Kostenakkoorden - fiscaal Informeel akkoord -met plaatselijke ambtenaar, vooraf of n.a.v. controle
Formeel akkoord (= ruling) -met DVB (Dienst Voorafgaande Beslissingen) van FOD Financiën -voorafgaand -schriftelijk, nav concrete situatie, met kostendossier -derden, hoven en rechtbanken niet gebonden
32
Kostenakkoorden - sociaal Geen voorafgaandelijke akkoorden mogelijk
Formeel akkoord,voor enige betwisting Geen wettelijke basis
Bij betwisting Opstellen van dading, compromis
Wederzijdse uitwisseling van informatie met de fiscale instellingen ?
33
7. Fiscale aandachtspunten Werkgever ficheverplichting: op fiscale fiches 325.10 en 281.10 “kosten eigen aan werkgever JA bewijzen JA ernstige normen Effectief bedrag
Geen dubbelboekingen Geen aangifte werkelijke beroepskosten in PB door WN voor dezelfde kosten
34
Sociale aandachtspunten
Sinds 2002 moet het bedrag van de kostenvergoedingen op de op de maandelijkse loonbrief of op de individuele rekening vermeld worden (KB van 08.08.80 art.16, par.1, punt 8)
Tip: 1x per jaar de bedragen opvragen bij de de boekhouding en 1 totaalbedrag ‘boeken’ op december (! Niet giraal)
35
8. Controletermijnen Fiscus: -3 jaar tenzij fraude wordt bewezen + 2 jaar RSZ: -3 jaar sinds 1/1/2009
Bij eerdere controle voor deze topic wordt er niet teruggegaan naar vorige inkomstenjaren (vertrouwensbeginsel) Indien geen eerdere controle termijnen 3 (– 5 jaar)
36
Sanctionering bij herkwalificatie - fiskaal Niet of niet-correct opgestelde fiches: werkgever geen aftrekbare beroepskost of aanslag geheime commissielonen (309%)
Herkwalificatie tot loon: -WG Geen aftrekbare beroepskost Aanpassing belastbaar resultaat van de onderneming Te weinig bedrijfsvoorheffing doorgestort Verrekend in de personenbelasting van de WN
-WN Herziening personenbelasting van de werknemer
37
Sanctionering bij herkwalificatie - sociaal Herkwalificatie tot loon -RSZ WG en WN op bedrag dat reële kosten overschrijdt enkel te betalen door WG -Bijdrageopslag 10% -Verwijlintrest 7% op jaarbasis
Sanctie omwille van onvolledige of onjuiste aangifte 50,00 € + 4,00 € per tewerkstellingslijn
38
9. Te onthouden!!
Forfaitaire kostenvergoedingen zijn geen loon en dus vrij van belastingen en socialezekerheidsbijdragen -in verband met ondernemingsactiviteit -redelijk bedrag -werkelijk bestaand Vrijstelling blijft steeds feitenkwestie ! Belang preventief kostendossier!
39
Opzegtermijn hogere bediende
40
Opzegtermijnen bij loon > € 30.327 Art. 82 WAO •
ten vroegste op ogenblik van opzegging
•
bij gebreke aan akkoord, beslist de rechter
•
wettelijke min. en max. termijnen moeten gerespecteerd worden
Bedoeling Overeenkomst sluiten op ogenblik dat bediende in minder ondergeschikte positie zit.
41
Opzegtermijn Eerst ontslag, daarna akkoord over de termijn
Verbreking : vanaf dag van de verbreking
Opzegging : vanaf dag van de aangetekende verzending
Opzegging met deurwaardersexploot : vanaf dag van betekening van het exploot
42
Opzegtermijn Welke termijn in opzeggingsbrief ?
1. Afgesproken termijn ? 2. Termijn volgens Claeys ? 3. Wettelijke minimum ?
43
Opzegtermijnen bij loon > € 30.327 • Arrest Arbeidshof Antwerpen Ontslag van verpleegster (=knelpuntberoep) Formule Claeys : 7 maanden Rechter : 3 maanden • Arrest Arbeidshof Brussel Ontslag van slager (= knelpuntberoep) Formule Claeys : 27 maanden Rechter : 20 maanden
44
