Payroll Professional 2e editie sessie: Efficiënt communiceren over de payroll
[email protected] [email protected]
Doel van deze workshop
Deze workshop wil u inzicht geven in proactieve en reactieve communicatie en ook al enkele praktische handvaten meegeven, zodat u de eerstvolgende communicatie in uw organisatie optimaal kan organiseren.
2
Proactief of reactief? Proactief: vooraf, op eigen initiatief Reactief: in reactie op vragen, opmerkingen,…
Kies zeker voor proactieve communicatie als de ontvangers: - effecten zullen ondervinden - actie moeten ondernemen In deze situaties is vaak combinatie proactief-reactief nodig.
3
De proactieve aanpak : het communicatieplan
4
1.
Doel van de communicatie bepalen : “…, zodat…”
2.
Doelgroep afbakenen : wie wel, wie niet
3.
Doelgroep verkennen (voorkennis, houding, interesses,…)
4.
Kanaal en aanpak (push/pull) kiezen -
Schriftelijk (mail, brief, intranet, prikbord,…)
-
Mondeling (presentatie, individueel)
Push of pull? Push: initiatief van de verzender mail, brief, persoonlijk aanspreken, verplichte infosessies Pull: initiatief gaat uit van de ontvanger intranet, info beschikbaar op personeelsdienst, niet-verplichte infosessies Belangrijke informatie of indien actie wordt verwacht (“need to know”) Push (minstens voor de kernboodschap) Extra achtergrondinformatie of optionele informatie (“nice to know”) Pull (minstens voor de context) 5
Schriftelijk of mondeling? Voordeel schriftelijk - Indien complex dan kan je herlezen - Kan worden bewaard - Vermijdt discussie want staat zwart op wit - Economisch want kan in één keer naar grote groepen Voordeel mondeling - Bijsturing/nuancering mogelijk tijdens brengen booschap - Feedback en vragen mogelijk tijdens brengen boodschap - Ondersteuning non-verbaal mogelijk
Voor belangrijke zaken bij voorkeur combinatie van beide
6
De proactieve aanpak : het communicatieplan
7
1.
Doel van de communicatie bepalen : “…, zodat…”
2.
Doelgroep afbakenen : wie wel, wie niet
3.
Doelgroep verkennen (voorkennis, houding, interesses,…)
4.
Kanaal en aanpak (push/pull) kiezen -
Schriftelijk (mail, brief, intranet, prikbord,…)
-
Mondeling (presentatie, individueel)
5.
Kernboodschap vastleggen : kort – krachtig – klantstandpunt
6.
Opbouw voorbereiden : 5 basis stappen
Logische opbouw in doelgerichte communicatie 5 basis stappen
8
1.
“Betreft : ”
2.
Kernboodschap op kop (Executive Summary)
3.
Dan pas meer uitleg voor wie de achtergrond wil weten
4.
Een concreet voorbeeld ter illustratie
5.
Contact : waar kan men terecht met verdere vragen?
De proactieve aanpak : het communicatieplan
9
1.
Doel van de communicatie bepalen : “…, zodat…”
2.
Doelgroep afbakenen : wie wel, wie niet
3.
Doelgroep verkennen (voorkennis, houding, interesses,…)
4.
Kanaal en aanpak (push/pull) kiezen -
Schriftelijk (mail, brief, intranet, prikbord,…)
-
Mondeling (presentatie, individueel)
5.
Kernboodschap vastleggen : kort – krachtig – klantstandpunt
6.
Opbouw voorbereiden : 5 basis stappen
7.
Check: Duidelijk? Acceptabel? (2nd opinion, try-out,…)
Uitsmijter
Interne communicatie is een hygienefactor. Ze wordt als evident beschouwd zolang ze goed verloopt. Pas als het misgaat – en dus te laat – krijgt communicatie plots de volledige aandacht. filmpje
10
Succes!
De proactieve aanpak : het communicatieplan
12
1.
Doel van de communicatie bepalen : “…, zodat…”
2.
Doelgroep afbakenen : wie wel, wie niet
3.
Doelgroep verkennen (voorkennis, houding, interesses,…)
4.
Kanaal en aanpak (push/pull) kiezen -
Schriftelijk (mail, brief, intranet, prikbord,…)
-
Mondeling (presentatie, individueel)
5.
Kernboodschap vastleggen : kort – krachtig – klantstandpunt
6.
Opbouw voorbereiden : 5 basis stappen
7.
Check: Duidelijk? Acceptabel? (2nd opinion, try-out,…)
De reactieve aanpak : LEON Luisteren
andere voelt zich “gehoord” en kalmeert
Erkennen
probleem of gevoel erkennen, begrip tonen
Oplossing
oplossing formuleren (eigen belang mee in balans!)
Nazorg
afspraken opvolgen, nadien nog eens informeren,…
L
(N) E
13
O
