PÁTY ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS INTERJÚ KÉZIRAT

InterMap Térinformatikai Tanácsadó Iroda 1037 Budapest, Viharhegyi út 19/c. Tel.: 06-1-212-2070, 06-1-214-0352, Fax: 06-1-214-0352 Honlap: www.intermap.hu, e-mail: [email protected]

PÁTY ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE

SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS

INTERJÚ KÉZIRAT

Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program „Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése” Pályázat „Páty polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” ÁROP-3.A.1/A-2008-0006 kódszámú pályázat keretében

2009

VIAD’ORO

KÖZIGAZGATÁSFEJLESZTÉSI TANÁCSADÓ ÉS SZOLGÁLTATÓ KFT. [email protected] 30-555-9096

1. A DÖNTÉSI MECHANIZMUS KORSZERŐSÍTÉSE Részterület neve a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerősítése a stratégiai menedzsment erısítése érdekében; Részterület eredménytermékei Az önkormányzati hivatal és az intézmények döntéshozói számára a stratégiai menedzsment módszertana, és az indokoltan kapcsolódó informatikai alkalmazások és eszközök használatának készségszintő elsajátításával kialakul és megerısödik a szervezet irányításának korszerő eljárásrendje. Csökken a döntési pontok száma, döntési folyamatok idıben felgyorsulnak, döntési szintek meghatározásában érvényesül a szervezeti szubszidiaritás elve, amelyet a hivatali szmsz-ben, munkaköri leírásokban, önkormányzati szintő jogszabályokban rögzítenek. Részterület indikátorai 1.a) döntési pontok csökkenésének aránya a döntéshozatalban 1.a) módosított munkaköri leírások száma Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának pénzügy-adóügyi, és a mőszaki irodájához és a pályázatkezeléshez tartozó ügytípusok irányítási és megvalósítási feladataihoz az ügymenetek szervezése során stratégiai tervezés nem kapcsolódik. A pénzügy-adóügy ügytípusaik eljárásrendjének megvalósítása éves terv szerint történik, legfıbb funkciója, hogy a költségvetés tervezéséhez nyújt adatszolgáltatást. Külön stratégiai tervezés nem érinti a pénzügy-adóügy ügytípus folyamatát, azt magasabb szintő jogszabályok, a hivatal szmsz-e és a munkaköri leírások határozzák meg. A gazdasági irodához tartozó ügytípusok esetében az irányítási és megvalósítási munkához kapcsolódik stratégiai tervezés az alábbiak szerint: pénzügyi terv 1 évre, közbeszerzési terv 1 évre, pénzkezelési szabályzat 2 évre, számviteli szabályzat 2 évre, belsı ellenırzés folyamatos, FEUVE utólagos vezetıi ellenırzés, gazdasági terv rövid és hosszú távra. A mőszaki irodához tartozó ügytípusok esetében stratégiai tervezésre nem lehet idı. Az ügyintézı szerint 4 fı számára nehéz lenne hosszabb idıtávra tervezni. A pályázatkezelés ügytípus megvalósításához stratégiai tervezés csak olyan pályázatok esetén kapcsolódik, melyeken biztos, hogy részt vesz az önkormányzat. Ebben az esetben fogalmazódnak meg konkrét igények, amelyeket a közszolgáltató intézmények vezetıi is bejelenthetnek. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pénzügy-adóügy ügytípus szervezéséért a jegyzı a felelıs vezetı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági ügytípus szervezéséért a felelıs munkatársak a pénzügyi irodavezetı és a jegyzı. A pénzügyi irodavezetı végzettsége agrármérnöki és önkormányzati közgazdasági diploma, amelye megfelelı a feladat ellátáshoz. A gazdasági iroda vezetıje szerepel a polgármesteri hivatal éves képzési tervében. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodához tartozó ügytípus szervezésért az mőszaki iroda vezetıje a felelıs. Az irodavezetı építész végzettségő. A végzettségek elegendıek a feladatok ellátáshoz

2

Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípusánál nincs egyszemélyes felelıs vezetı. Minden egyes szakpolitika képviselıje, illetve a közszolgáltató intézmények vezetıi a sajátját szakterületükért, intézményükért felelısek. Természetesen a támogatási szerzıdében van megnevezve a pályázat tényleges felelıs vezetıje. A pályázatkezelı ügyintézı személyes is érez felelısséget a pályázat sikeres lebonyolításával kapcsolatban, mert a megfelelı adminisztrációs támogatás nélkül nem halad elıre a pályázati projekt. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pénzügy-adóügy ügytípus során néhány esetben a kiadmányozást az ügyintézı végzi, például tájékoztató levél kiküldése esetén. A fizetendı adó megállapítását vagy annak törlését érintı határozatokat az adóügyi elıadó állítja össze. Az adóügyi elıadó közgazdasági szakközépiskolai végzettsége van. A hivatal képzési tervében nem szerepel az adóügyi elıadó továbbképzése, saját akaratából azonban szeretne részt venni továbbképzésen. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok eljárásában résztvevı munkatárs a pénzügyi iroda vezetıje. A pénzügyi irodavezetı végzettsége agrármérnöki és önkormányzati közgazdasági diploma, amelye megfelelı a feladat ellátáshoz. A pénzügyi iroda vezetıje szerepel a polgármesteri hivatal éves képzési tervében. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodához tartozó ügytípus eljárásában az irodavezetın kívül egy ügyintézı vesz részt. Az ügyintézı építész végzettségő. A végzettsége elegendıek a feladatok ellátáshoz A hivatal képzési tervében nem szerepel a mőszaki iroda munkatársainak továbbképzése. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípusának eljárásában dolgozó munkatárs a pénzügyi iroda irodavezetıjeként dolgozik, munkaköri leírásában nem szerepel a pályázatokkal kapcsolatos munka. Ezt a feladatot, informális felkérés alapján látja el. Egyébként a pénzügyi ügytípusok eljárásában dolgozik, felelıssége a pénzügyi az ügytípusoknál van. A pályázatkezelési ügytípus eljárásában résztvevı munkatárs beosztása pénzügyi elıadó. Személyes gyakorlata alapján készít pályázatot, nincs ez irányú szakképesítése senkinek. A pályázatkezelési ügytípus eljárásában résztvevı munkatárs nem tudja, hogy szerepel-e az éves képzési tervben. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervét a jegyzı állítja össze és terjeszti az önkormányzat képviselıtestülete elé. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervét önkormányzat képviselıtestülete fogadja el. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési terve elfogadásának szintje önkormányzati határozat. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének értékelését, esetleges felülvizsgálatát a jegyzı végzi. Az adóügyi és a mőszaki elıadó nem ismeri a hivatal éves képzési terve összeállításának folyamatát. A mőszaki iroda elıadója önként nem, csak utasítás alapján venne részt képzésen. Mőszaki képzési terv nincs, új jogszabály érvénybe lépése esetén eseti elıadást tartanak, amin az mőszaki iroda elıadója részt vesz. Új ügyintézıknek informális tapasztalat átadatást szoktak adni. A gazdasági iroda vezetıje szerint folyamatos jogkövetés és oktatáson való folyamatos részvétel jellemzi a szakterületét. A továbbképzést támogatja a jegyzı, bárki elmehet tanulni. Vezetıi kezdeménye-

3

zés is van, amikor kifejezetten elküldik továbbképzésre az ügyintézıket. De sok esetben az ügyintézık saját maguk jelzik az igényüket továbbképzés iránt. A SZALDO tagok megkapnak minden aktuális költségvetési, számviteli kiadványt. A SZALDO könyveket is rendszeresen vásárolják és jellemzı az ügyintézıkre az önképzés is. A pénzügyi iroda véleményezi a továbbképzési igények fedezetét, de általában az önkormányzat költségvetésében mindig van forrás a továbbképzésre. Továbbképzést érintı Informális javaslatokat a vezetık azonnal elfogadják. A megszerzett tudás automatikusan be kell, hogy épüljön a mindennapi munkába. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének konkrét értékelését, felülvizsgálatát senki nem végzi, még a képzés elvégzését igazoló dokumentumokat sem kérik be. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének elıkészítése tárgyévet megelızı év novemberében történik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervét a jegyzı terjeszti a képviselıtestület elé, költségvetése részét képezi az önkormányzat éves költségvetési tervének. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének végleges változatát az önkormányzat éves költségvetési tervének elfogadásával együtt fogadja el az önkormányzat képviselıtestülete. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének felülvizsgálata nem jellemzı. Az pénzügyi-adóügyi elıadó, a gazdasági iroda vezetıje, a mőszaki elıadó és a pályázatkezelı nem ismeri a hivatal éves képzési terve felülvizsgálatának folyamatát. Az pénzügyi-adóügy ügytípus folyamatai Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusához tartozó eljárás a helyi adóról (helyi adók: iparőzési adó, gépjármő-adó, talajterhelési díj, köztartozások, magánszemélyek kommunális adója, telekadó) szóló bevallással indul, amely az ügyfélszolgálathoz érkezik, onnan kerül a négyfıs adóügyi irodához. Az adóügy ügytípusa menetének köztes lépései a következık: 1. adóigazolás kiadása (helyi szerkesztéső formanyomtatványon), 2. adatellenırzés, 3. hiánypótlás (15 napon belül), 4. iktatás (ügyfélszolgálaton) után kerül az ügyintézıhöz. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügyi ügyintézı informatikai szakalkalmazás segítségével dolgozza fel az ügyiratot, iktatja, majd döntést, illetve határozatot hoz az ügyben. A döntés, illetve határozat új szerkezető formanyomtatványon készül. A döntést, illetve határozatot az ügyintézı megküldi az adózóhoz. Miután a térti vevény megérkezik a hivatalba, 15 napon belül jogerıre emelkedéssel végzıdik a határozathozatal. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusa menetéhez kapcsolódó dokumentumok típusa helyi adónemenként eltérı, csak a helyi iparőzési adó dokumentumát szabályozza PM rendelet. Az adó ügyintézéshez tartozó határozatokat formanyomtatványon dokumentálják.

4

Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusa menetéhez kapcsolódó dokumentumokat az adóügyi irodavezetı fogadja el, a jegyzı ellenırzi. A jegyzı bekérhet egyegy ügyiratot, fıként az adózó panasza, fellebbezése alapján, illetve felettes szerv kérése esetén. Panasz esetén szóban történik az egyeztetés, a visszacsatolás. A gazdasági irodához kapcsolható ügytípushoz tartozó folyamatok Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához kapcsolható ügytípushoz tartozó ügymenetek tervezéssel, jogszabályokkal, munkaköri leírásokkal és felelısök kiosztásával jól koordinálta. Az a gazdasági iroda vezetıje az ügyintézıvel folytatott informális megbeszélés alapján elıkészíti a jegyzı vagy a pénzügyi bizottság részére a döntést igénylı témákat. Összetettebb ügyek esetén informális megbeszélés történik egy adott szakpolitikáért munkatárs, pénzügyi ügyintézı és irodavezetı között. Az összetettebb ügyek során a megoldási lehetıségek keresése és elıkészítés után a jegyzı megvizsgálja a törvényi szempontok alapján a tervezett döntés tartalmát, s ez után kerül csak a pénzügyi bizottság elé. A pénzügyi bizottság elutasítás, illetve kiegészítési kívánalmak esetén az önkormányzattal szerzıdött külsı szakértı cégek is (pl. ügyvéd, közbeszerzési szakértı), belsı ellenır javaslatot tesznek az üggyel kapcsolatban. A szakértıi véleményekkel kiegészített dokumentáció kerül a képivelıtestület elé. Végsı döntést hozhat a képviselıtestület, a jegyzı, a polgármester és a pénzügyi bizottság is az ügytípustól függıen. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok az ügyintézı munkaköri leírása szerint, illetve jogszabály által leszabályozott munkavégzéssel, informális megbeszéléssel, továbbá a közszolgáltató intézmények vezetıinek írásos megkeresésével indulhat. A lakosság részére külön ügyfélfogadási idı van hétfın és szerdán. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok köztes lépései közé tartoznak az ügyintézık és vezetık közötti folyamatos szóbeli tájékoztatások, a javaslat-tervezetek szükség szerinti korrigálásra, a jogkövetés ellenırzése. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok befejezésekor az adott szakpolitika felelıséhez kötıdik a teljesítésigazolás. A vállalkozói, megbízási szerzıdésekben mindig meg van nevezve az önkormányzat felelıse. A vállalkozói, megbízási szerzıdésekben az önkormányzat részérıl megnevezett felelıstıl az önkormányzat döntéshozó és a jegyzı mindig kér beszámolót, és a beruházott termékek, vásárolt szolgáltatások felhasználásról mindig készül nyilatkozat is. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ügymenetei köztes lépéseihez kapcsolódó dokumentumok az iktatott dokumentumok, a testületi- és bizottsági elıterjesztések, a rendelet-tervezetek, az analitikus nyilvántartások, a számlázások és az értesítések. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ügymenetei köztes lépéseihez kapcsolódó dokumentumokat az ügyintézı készíti elı, az irodavezetı állítja össze, és a pénzügyi bizottság terjeszti elı a jegyzınek, a polgármesternek, az alpolgármesternek, illetve a képviselıtestületnek. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ügymenetei köztes lépéseihez kapcsolódó dokumentumok közül a határozatokat mindig a képvise-

5

lıtestület hozza, majd az üggyel kapcsolatos további döntéseket a polgármester, jegyzı, bizottság vagy az irodavezetı hozhat. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ügymeneteit érintıen a polgármesteri hivatalon belül mőködik belsı ellenırzés is. A a teljesítményértékelés pedig pénzbeli differenciálást is jelent. A gazdasági iroda vezetıjének is van ellenırzési joga az ügyintézık munkája felett. Az gazdasági irodához tartozó ügytípusokért felelıs személy külön nincsen megnevezve, de a gazdasági irodához tartozó ügytípusokhoz kapcsolódó dokumentumok aláírása mindenképpen önellenırzést, illetve vezetık ellenırzését igényli. A munkaköri leírásban foglaltaknak való megfelelés is az ellenırzés eszköze. Adott esetben el a gazdasági irodához tartozó ügytípusokhoz kapcsolódó ügymeneteket ellenırizheti a polgármesteri hivatal pénztárosa vagy a könyvelıje is. A központi költségvetésbıl származó források felhasználását az ÁSZ vizsgálja meg és ellenırzi. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ügymeneteirıl beszámolókat is készít az ügyintézı az ellenırzés érdekében. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában megfogalmazódott az igény a hivatali minıségbiztosítási rendszer kiépítésére és a visszacsatolásra. A mőszaki irodához tartozó ügytípusok folyamatai: • • • • • • •

• • • • • • • • •

beérkezik a hivatalba az ügyirat (a külsı ügyfél általában kézzel hozza be, kisebb esetben postán), következı lépésként iktatják, majd bekerül a mőszaki irodára, ezután az a kijelölt ügyintézıhöz kerül, az ügyintézı átvizsgálja hogy a szükséges iratok benne vannak-e az ügyiratban, hiány esetén hiánypótlás történik, ha minden irat rendben van és egyébként szükséges, akkor az ügyintézı állásfoglalást kérhet a szakhatóságoktól (változó a szakhatóságok mőködése 30 naptól-3 hónapig, családi házzal kapcsolatos ügy esetén nem kell szakahatósági állásfoglalás, ha csak használatba vételi engedélyt kérnek az ügyfelek. Ebben az esetben az ügyintézı csak átnézi a tervdokumentációt). helyszíni szemle, utána határozattervet készít az ügyintézı, amit átad a mőszaki iroda vezetıjének jóváhagyásra, majd a határozat sokszorosítása következik, Ezt követıen az összes lehetséges szomszédnak térti vevénnyel kimegy a határozattervezet, vagy az ügyintézı megkéri az ügyfelet, hogy szerezze meg az összes szomszéd hozzájárulását (a mőszaki iroda alkalmaz egy lemondó nyilatkozat sablont), 15 nap után jogszerősítik: pecséttel és aláírással el kell látni a határozat minden oldalát, a határozatot az ügyintézı írja alá (Használatbavételi engedély esetén csak a határozatot kell jogerıre emelni), Ha az érintettek élnek a fellebbezési jogukkal, ez 15 napot igényel a KET alapján, a fellebbezı kérelmet az elsı fokú szervhez nyújtják be (azaz a polgármesteri hivatalhoz), a polgármesteri hivatalban a fellebbezést iktatják, majd a mőszaki irodán belül ugyanazon ügyintézıhöz kerül.

6

•

ha az ügyintézı (illetve jegyzı) szerint a fellebbezés indokolt, akkor kijelölés kéréssel együtt továbbítják a közigazgatási hivatal felé a fellebbezést, vagy megváltoztatják az eredeti határozatukat, vagy saját hatáskörben új eljárást folytatnak le,

A mőszaki iroda ügyintézıje szerint nem lehet iratmintát készíteni a fellebbezéshez. A pályázatkezelés szakaszolása Már a pályázat költségvetésének tervezésénél pályázati önrész kerül elkülönítésre. Az önrész elkülönítésérıl a pénzügyi iroda javaslata alapján, a képviselıtestület dönt. Maga a pályázás tervszerőtlenül, rendszer nélkül történik. Például, ha egy közszolgáltató intézmény vezetıje talál egy pályázat felhívást, akkor bejön az irodavezetıhöz és informálisan tájékozódik. Megnézik a forrást, ha kell, átcsoportosítják a közszolgáltató intézmény költségvetését. A forrásról és a pályázatról készül egy összefoglaló elıterjesztés, melyet a pénzügyi bizottság elé visznek. A pénzügyi bizottság terjeszti elı a képviselıtestület részére. A képviselıtestület dönt a pályázaton való részvételrıl. Külsı cég ritkán ír pályázatot, inkább csak nagyobb volumenő projektek esetén, ezeket a képviselı testület nagyon komolyan veszi, igény tart a koordinációra is. Az elıkészítéseket ebben az esetben a pályázatíró cég végzi és minden dokumentum általában a pénzügyi osztályhoz kerül.( Rengeteg kudarc érte az önkormányzatot a pályázatok terén.) A képviselıtestületi döntést követıen a pályázati anyagokat tehát az intézményvezetık, vagy pénzügyesek, vagy szakpolitikának megfelelı kollega, vagy külsıs cég állítja össze és minden döntést igénylı dokumentumot a polgármester ír alá. A pályázatkezelés ügytípusának eljárása során szóban folyamatos tájékoztatást kap a hivatal vezetıje az elırehaladásról. A pénzügyi osztály koordinálja a pályázati projekt dokumentációnak adminisztrációs teendıit. A közszolgáltató intézmények esetén az intézményvezetık teljesen kézben tartják a pályázatukhoz kapcsolódó adminisztrációt Egy pályázat teljesítésigazolása az adott szakpolitikához felelısének feladata. A vállalkozói vagy megbízási szerzıdésben meg van nevezve az önkormányzat felelıse is. Beszámolót mindig kérnek a pályázat eredményeirıl és nyilatkozat is születik a felhasználásról. A pályázatkezelés ügytípusa eljárásainak elırehaladásáról nem szokott a képviselı testület információt kérni. Az ügytípushoz kapcsolódó iratokból csak azokat, amelyeket iktatni kell. Egy pályázathoz kapcsolódó dokumentumokat a pályázat témájához kapcsolódó szakpolitikának megfelelı ügyintézı vagy intézményvezetı, illetve az irodavezetı állítja össze, és a bizottság terjeszti elı a képviselıtestület elé. Normális esetben elıterjesztés készül a jegyzınek, a polgármesternek, az alpolgármesternek, a képviselıtestületnek. A határozatokat mindig a képviselıtestület hozza, majd az pályázatokkal kapcsolatban a polgármester dönt szóban, illetve. neki van aláírási joga is. 1. Mennyi ideig tartanak pénzügy-adóügy, a gazdasági irodához, a mőszaki irodához és a pályázatkezeléshez tartozó ügytípusok eljárásai? Megfelelı az eljárások gyorsasága? A nyilvánosságon keresztül mérhetı-e ügyfél megelégedettség? A pénzügy-adóügy ügytípus ügyintézési része percek alatt elkészül. A hivatalba bejövı ügyféllel szóban egyeztet az ügyintézı, esetenként (pl. panaszkezelés során pedig) a jegyzı. Az ügyfelek láthatóan elégedettek.

7

A gazdasági irodához tartozó ügytípus normál ügyintézési idı történik. Minden hónapban van egy testületi ülés, de sokszor ettıl is a pénzügyi bizottság ülésével együtt. Az alpolgármester a hajtóerı a folyamatok optimalizásában. A határidı általában azonnali, amit be is tartatnak. A gazdasági iroda ügyintézıje szerint az ügyfél elégedettsége nem érhetı. Ügyfél lehet a lakosság, civil és non-profit szervezetek, beszállítók, intézményvezetık, házi pénztár, szakpolitikának megfelelı kollegák, önkormányzati vezetık. Rugalmas ügyintézés jellemzi mindegyikkel a kapcsolatot, az elégedettség érdekében. Csak a pénztár nyitvatartási ideje van szigorú betartáshoz kötve. A mőszaki iroda ügyintézıje szerint Páty önkormányzata polgármesteri hivatala mőszaki irodájának szempontjából nem indokolt az ügyfél megelégedettség külön mérése, ugyanis csak az az ügyfél kerül látótérbe, aki nem volt „megelégedve”. Az ügyfélszolgálaton hozzáférhetık a mőszaki irodához tartozó ügytípus formanyomtatványai A mőszaki irodához tartozó ügytípus eljárásának 60 nap alatt kellene lezajlania. Nincs statisztika arra, hogy az ügyek mekkora arányában sikerül ez. Az ügyirat kb. 2 nap alatt, jut el a beadástól az irodára. Általában 60-90 nap a tényleges ügyintézési idı (tehát általában élni kell az egyszeri határidı módosítás lehetıségével is). Nem megfelelı a gyorsaság, de a jelen körülmények között ennyi idı alatt lehet elintézni. A pályázatkezeléshez tartozó ügytípus eljárásai szánt idı kiszámítható és normális, az eljárások gyorsaságán lehetne javítani. A pályázatkezeléshez tartozó ügytípus ügyfél megelégedettsége a nyilvánosságon keresztül nem mérhetı. A pénzügy-adóügy ügytípusainak menete a helyi adóról (helyi adók: iparőzési adó, gépjármő adó, talajterhelési díj, köztartozások, magánszemélyek kommunális adója, telekadó) szóló bevallással indul, amely az ügyfélszolgálathoz érkezik, onnan a négyfıs adóügyi irodához. A pénzügy-adóügy ügytípusai menetének köztes lépései a következık: adóigazolás kiadása (helyi szerkesztéső formanyomtatványon), adatellenırzés, hiánypótlás (15 napon belül), iktatás (ügyfélszolgálaton) után kerül az ügyintézıhöz. Az ügyintézı informatikai szakalkalmazás segítségével dolgozza fel az ügyiratot, iktatja, határozatot hoz. A határozat új szerkezető formanyomtatványon készül. A határozatot az ügyintézı megküldi az adózóhoz. Miután a térti vevény megérkezik a hivatalba, 15 napon belül jogerıre emelkedéssel végzıdik a határozathozatal. A pénzügy-adóügy ügytípusai menetéhez kapcsolódó dokumentumok típusa helyi adónemenként eltérı, csak a helyi iparőzési adó dokumentumát szabályozza PM rendelet. Az adó ügytípus ügyintézéshez tartozó határozatokat formanyomtatványon dokumentálják. Az adóügy ügytípus menetéhez kapcsolódó dokumentumokat az adóügy vezetı ügyintézıje fogadja el, a jegyzı ellenırzi. A jegyzı bekérhet egy-egy ügyiratot, fıként az adózó panasza, fellebbezése alapján, felettes szerv kérése esetén. Panasz esetén szóban történik egyeztetés – visszacsatolás. A gazdasági irodához tartozó ügytípusok eljáráshoz a kapcsolódó dokumentumokat általában az irodavezetı állítja össze. Az irodavezetı tart kapcsolatot a pénzügyi bizottsággal, amely a döntéstigénylı dokumentumokat elıterjeszti a képviselıtestületnek, továbbá az önkormányzat alkalmaz ügyvédet és közbeszerzési céget is. A belsı ellenırzés során is keletkeznek dokumentumok.

8

A gazdasági irodához tartozó ügytípusok menetéhez kapcsolódó dokumentumokat az adóügy vezetı ügyintézıje fogadja el, könyvelı, pénztáros, illetve a jegyzı ellenırzi. A mőszaki irodához tartozó ügytípusok eredményei: az üggyel kapcsolatos döntéshozatal, az ügyfél kötelezése. A mőszaki irodához tartozó ügytípusok kapcsolódó dokumentumok az alábbiak: a szakhatósági állásfoglalások, közútkezelıi hozzájárulás, földhivatali nyilvántartás (ez elérhetı elektronikusan). A mőszaki iroda részérıl akkor kerül elutasításra az ügyfél kérelme, ha nem felel meg valamilyen kritériumnak a kérelem, vagy nem reagál a hiánypótlásra az ügyfél. A kérelem elutasítása szintén speciális, nem lehet standardizálni valamennyi határozat indoklását. A kérelmek elutasításának egy részére van egy általános sablon a mőszaki irodán.. A mőszaki iroda ügyintézıjének ellenırzését a mázsai iroda vezetıje végzi folyamatos, informális megbeszélések keretében. A pályázatkezelés ügytípushoz kapcsolódó dokumentumokat általában a pályázatkezelést végzı ügyintézı állítja össze (pl. szükséges adatok, mellékletek begyőjtése). A pályázatkezelést végzı ügyintézı kapcsolatot tart a pályázatíró céggel, továbbá szakpolitikának megfelelı kollégákkal. A kivitelezı cégnek a rendelkezésére állnak adatszolgáltatással. A pályázatkezelést végzı ügyintézı egyes esetekben probléma felvezetés terén a beszállító és a megrendelı önkormányzat között közvetít. A közszolgáltató. intézmények esetén az intézményvezetı tartja kézben a pályázatkezeléshez kapcsolódó feladatokat. A pályázatkezelést végzı ügyintézı ezeken kívül kapcsolatot tart a pénzügyi bizottsággal, amely a pályázathoz kapcsolódó döntéseket elıterjeszti a képviselıtestületnek. Az önkormányzat alkalmaz ügyvédet és közbeszerzési céget is. A pályázatkezelés ügytípusa ügymeneteinek belsı ellenırzése során is keletkeznek dokumentumok. Szokásos iktatott dokumentumok: a pályázati felhívás szinopszisa, testületi döntésrıl határozat a pályázaton való indulásról, szerzıdések a pályázatíró céggel, támogatási szerzıdés, közbeszerzésrıl szerzıdés, kivitelezı céggel szerzıdés, ügyvédi ellenırzés, javaslat, PEJ-k és a VÁTI-val való levelezés iktatása. Postán történı adatszolgáltatás, értesítések iktatva szintén a dokumentumok közé kerülnek. Ellenırzések során készülı jegyzıkönyvek ÁSZ jegyzıkönyvek. A gazdasági irodához tartozó ügytípusok eredményeinek ellenırzése írásbeli beszámolók alapján történik. A gazdasági iroda ügyintézıje szerint a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ellenırzése megfelelı gyorsaságú. Elektronikus úton irodánként letölthetı nyomtatványok, dokumentumok vannak, bár a pénzügyi osztályon az ügyfelek irányába ez nem igazán jellemzı, inkább csak az adóügyön. Ügyfélszolgálat mőködik, de náluk nincs közvetlen kapcsolat, maximum telefonos kapcsolás. Interneten viszont hozzáférnek más kollégák fontosabb adataihoz, ami a munkájukkal kapcsolatos. Az ügyfél megelégedettség mérhetı ellenırzéssel és a pénzbeli juttatások differenciálásával. A mőszaki iroda ügyintézıjének ellenırzését a mázsai iroda vezetıje végzi folyamatos, informális megbeszélések keretében. A pályázatkezelés ügytípus ellenırzése során a pályázatot ellenırzı közremőködı szervezet által – a támogatási szerzıdés szerint – bekért dokumentumokat, elszámolásokat, jelentéseket, teljesítésigazolásokat kiadás elıtt a pénzügyi iroda ellenırzi. Az ellenırzés külsı hivatalos úton is történik, visszacsa-

9

tolása a jegyzıkönyv, a teljes pályázati dokumentációt általában a pénzügyi iroda rakja össze. A központi pénzeket az ÁSZ vizsgálja meg és ellenırzi. Egy pályázat ellenırzésének eredményeiért a polgármester tartozik teljes körő felelıséggel, neki van aláírási joga, de mindennek van írásban rögzített felelıse. A hivatalban érintett személyek felelnek a saját munkájukért, belsı ellenırzés mőködik. A pályázatkezelés ügytípus ellenırzésének gyorsasága megfelelı, eltérést a külsı megbízottakkal történı idıpont egyeztetés szokott okozni. A pályázatkezelés ügytípus ügyintézıje részt szokott venni képviselıtestületi üléseken. Az ügyfél megelégedettség mérhetı, ellenırzéssel és a pénzbeli juttatások differenciálásával. Az adóügy ügytípusnak külön eljárásrendje nincs, nem szerepel az ügyrendben – abban a pénzügy és a vagyonügy szerepel. A külön eljárásrend hiánya nem befolyásolja az adóügy ügytípusának menetét. A szükséges eljárások az adóügyi iroda négy fı munkatársának munkaköri leírásában benne vannak. A munkaköri leírásokat a jegyzı állítja össze, egyetértésben a dolgozókkal. Mivel a helyi jogszabályok elfogadás rendjének törvényi felügyelete megszőnt, ezért gazdasági irodához tartozó ügytípusok eljárásrendjéért a jegyzı a felelıs. A jegyzı munkáját két bizottság is segíti: a pénzügyi és településfejlesztési bizottság. A koordinációs munkákért az irodavezetı a felelıs. Van egy szervezési ügyintézı is, aki a titkárságról átveszi az anyagokat valamint megírja az elıterjesztéseket a bizottság részére. Errıl jegyzıkönyv készül, és ha a hatáskörébe tartozik határozat, illetve. döntés születik arról, hogy ki a felelıs és mit kell tenni. Ha nem döntéshozó a bizottság, akkor a javaslat a testület elé kerül, de a döntésbıl soha nem hagyják ki a pénzügyi bizottságot. A mőszaki irodához tartozó ügytípusnak külön eljárásrendje nincs, mivel a jogszabályok mindent leszabályoznak. Ami egyébként nem teljesen igaz, mivel ezek egy része keretjogszabály. Kapcsolódó jogszabályok: KET, 37/2007-es ÖTM , HÉSZ, OTÉK, A pályázatkezelés ügytípusnak leírt eljárásrendje nincs. A legfontosabb lépés, hogy a pályázat elkészítéséhez és megvalósításához a polgármester vagy a jegyzı kijelöli a felelıs ügyintézıket. A felelıs feladata a pályázat elkészítésének és megvalósításának koordinálása. A pályázat-felelıs a koordináció során elıterjesztéseket tesz a pályázatkezelés ügytípus ügyintézıjének, mint irodavezetınek, vagy a bizottságnak. A pályázat elıre menetelével kapcsolatos elıterjesztéseket a polgármester vagy a képviselı-testület fogadja el. Az adóügyi és a gazdasági iroda munkatársainak munkaköri leírásának esetleges módosítása pár nap alatt végrehajtható. De nem jellemzı a munkaköri leírás módosítása, mert az adóügyi feladatok nem változnak. A mőszaki irodához tartozó ügytípusnak külön eljárásrendje nincs, ezért módosítása, elfogadása sincs. A pályázatkezelés ügytípusnak külön eljárásrendje nincs, ezért módosítása, elfogadása sincs. Az adóügy ügytípusainak eljárásrendje elektronikusan a hivatal szerverén egy közös könyvtárban található meg. A gazdasági irodához ügytípusok eljárásrendje elektronikusan a hivatal szerverén egy közös könyvtárban található meg. A mőszaki irodához tartozó ügytípusoknak nincs eljárásrendje, tehát elektronikusan sincs meg.

10

A pályázatkezelés ügytípusnak nincs eljárásrendje, tehát elektronikusan sincs meg. Az adóügy ügytípusairól elıadói ív alapján a hivatal titkársága készít statisztikát. Az elemzésrıl, további lépésekrıl az ügyintézınek nincs tudomása. A gazdasági irodához tartozó ügytípusokról az irodának saját statisztikája nincs, csak felkérésre készítenek, minden adat analitikus nyilvántartásformájában rendelkezésre áll. A mőszaki irodához tartozó ügytípusról kötelezı a KSH felé havonta jelenteni: pl. a használatbavételi engedélyekrıl folyamatosan készül statisztika a KSH-nak. Éves statisztikai jelentéseket szintén kell készíteni a KSH-nak. A mőszaki irodához tartozó ügytípushoz kapcsolódó eljárások minısége érdekli a jegyzıt, de erre vonatkozóan nincs statisztika. A pályázatkezelés ügytípusnak nincs statisztikai statisztika (vagy más típusú) elemzése. Az adóügy ügytípus statisztikai mérésének feladatáról, a kapcsolódó folyamatokról az ügyintézınek nincs tudomása. A gazdasági irodához tartozó ügytípushoz kapcsolódó statisztikai mérésének feladatáról, a kapcsolódó folyamatokról az ügyintézınek nincs tudomása.

A mőszaki irodához tartozó ügytípushoz kapcsolódó statisztikai mérésének feladatáról, a kapcsolódó folyamatokról az ügyintézınek nincs tudomása. A pályázatkezelés ügytípusnak nincs statisztikai statisztika (vagy más típusú) elemzése. Az adóügy ügytípusai statisztikai mérésének kapcsolódó döntések folyamatáról az ügyintézınek nincs tudomása. A gazdasági irodához tartozó ügytípusokhoz kapcsolódó statisztikai mérésének feladatáról, a kapcsolódó folyamatokról az ügyintézınek nincs tudomása. A mőszaki irodához tartozó ügytípushoz kapcsolódó statisztikai mérésének kapcsolódó döntések folyamatáról az ügyintézınek nincs tudomása. A pályázatkezelés ügytípusnak nincs statisztikai statisztika (vagy más típusú) elemzése.

11

Részterület neve b) a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idı csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítı mutató javítása érdekében; Részterület eredménytermékei Az önkormányzati hivatal szervezeti felépítésének, az ügyintézés folyamatának korszerősítése történik a vezetık igényei, a munkatársak véleménye, illetve a felhasználók (állampolgárok, kkv-k) visszajelzései alapján. Figyelembe véve az EU és a hazai e-közigazgatással foglalkozó magas szintő tervdokumentumokat, megtörténik a szolgáltató önkormányzat kialakításához szükséges elektronikus ügyfélfogadó rendszer felállítása. Közvetlen kapcsolat épül ki a hivatal minél több ügyintézıje között (intraneten csoportmunka bevezetésével), idıpontfoglalással csökken az ügyfelek várakozási ideje, rugalmas ebédidı és összehangolt szabadságolások által - vezetıi kompetencia erısítés során – folyamatosan ügyfélbaráttá válik az ügyintézık rendelkezésre állása. Részterület indikátorai 1.b) intraneten egymással kapcsolatban álló ügyintézık aránya 1.b) egy ügyindításra jutó átlagos várakozási idı mértékének csökkenése Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának négyfıs adóügyi irodája – a napi ügymenete szerint – a hivatalon belül rendszeres, horizontális kapcsolatban áll a pénzügyi irodával, a mőszaki irodával, az igazgatási irodával. A kapcsolatokat közvetlenül a jegyzı felügyeli. A kapcsolatok nem bonyolultak, jegyzı és elıadó között gyorsan zajlanak. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának gazdasági irodájában nincs párhuzamos munkavégzés 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

szóbeli egyeztetések: kezdeményezı fél és az irodavezetı a források megteremtése: Irodavezetı és a pénzügy egyszerőbb esetekben elıterjesztés a jegyzınek és döntés születik: irodavezetı elıterjesztés a bizottságnak és egyes esetekben döntés születhet: irodavezetı elıterjesztés a bizottságnak: irodavezetı elıterjesztés a testületnek, ha minden részlet egyértelmő: bizottság elıterjesztés a testületnek bizottság (konzultálhat az önkormányzat által alkalmazott külsıs céggel is pl. ügyvéd, közbeszerzı, belsı ellenır) 8. döntéshozatal: testület és a bizottság 9. felelısök kijelölése: jegyzı, polgármester, illetve a szervezési ügyintézı Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának gazdasági irodájának munkatársa szerint a döntési idı gyorsítható lenne. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának mőszaki irodájában nincs párhuzamos munkavégzés, mert ugyanannak az embernek kell elbírálni az egész eljárást. Az ügyintézı szerint létszámot kell növelni a döntési folyamat gyorsításához. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus eljárásrendjének folyamata: 1. pályázati felhívás szinopszisának elkészítése intézményvezetık/szakpolitikáért felelıs munkatárs/ külsı cég/ polgármester/ testületi tag ötlete alapján – pályázatkezelı ügyintézı 2. pályázathoz szükséges források (pl. önerı) behatárolása: pályázatkezelı, pénzügyi elıadó 3. pályázat szinopszisának, önerı mértékének elıterjesztése a xx bizottságnak: pályázatkezelı

12

4. pályázati lehetıségek véleményezése, polgármester, alpolgármester, jegyzı tájékoztatása: bizottság 5. a pályázat koncepcióját, tervét a polgármester, alpolgármester, jegyzı kedvezı fogadtatása esetén a képviselı-testület elé terjeszti: a bizottság 6. ha a képviselı-testület elfogadta a pályázat szakmai és pénzügyi koncepcióját, megtörténik a pályázat elıkészítéséhez, megvalósításához a felelısök kijelölése: polgármester, jegyzı 7. támogatási szerzıdés aláírása: polgármester 8. közbeszerzés elıkészítése, lebonyolítása: közbeszerzı cég 9. bizottság tájékoztatása a közbeszerzés eredményérıl: közbeszerzı cég 10. közbeszerzés eredményének elıterjesztése a képviselıtestületnek: bizottság 11. közbeszerzés eredményének elfogadása, kapcsolódó döntések: képviselı-testület 12. szerzıdés tervezet elıkészítésében résztvevık: polgármester, alpolgármester, jegyzı, bizottság, külsı szerzıdéses ügyvéd, a projektért felelıs személy Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának négyfıs adóügyi irodája – a napi ügymenete szerint – a hivatalon belül rendszeres, horizontális kapcsolatban áll a pénzügyi irodával, a mőszaki irodával, az igazgatási irodával. A kapcsolatokat közvetlenül a jegyzı felügyeli. A kapcsolatok nem bonyolultak, jegyzı és elıadó között gyorsan zajlanak. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának gazdasági irodájának munkatársa szerint nincs folyamatos tájékoztatás a különbözı szervezeti egységek között. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának gazdasági irodájához tartozó ügytípusok a hivatalon belül érintik a döntéshozókat (polgármester, alpolgármester jegyzı, testület), az irodavezetıt, a bizottságot, a belı ellenırzést, a szakpolitikák képviselıit, az intézményvezetıket. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának mőszaki irodája feladatai ellátásához jellemzıen az iktatás kapcsolódik, és ha lenne, akkor az irattár. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának nincs helye az irattár elhelyezéséhez. Az egyes irodában vannak az akták, csak egy részét tudták a hivatal pincéjében elhelyezni. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus során az alábbi szervezeti egységek érintettek: polgármester, alpolgármester, jegyzı, képviselı-testület, bizottság, belsı ellenırzés, szakpolitikák felelısei, intézményvezetık. Az adóügy ügytípusaihoz tartozó egy ügy ügyintézési ideje nem lépi túl a jogszabály szabta 30 napos határidıt. Az adóügyek feldolgozása folyamatos, várakozási idı nincs (eseti, rendkívüli csúszás lehet). Belsı ügyfélként a vezetı adóügyi ügyintézı információkat inkább kér más irodától, nem pedig ad. A gazdasági irodához kapcsolódó ügytípusokhoz tartozó egy ügy ügyintézési ideje nem lépi túl a jogszabály szabta 30 napos határidıt. A gazdasági irodához kapcsolódó ügytípus ügyintézésére jellemzı a rugalmas munkavégzés, pontos feladat ismerete mellett optimális. A helyettesítés is megoldott. Hivatalon kívül inkább az ügyfélszolgálat végzi a feladatokat. Az mőszaki irodához tartozó egy ügy ügyintézési ideje nem lépi túl a jogszabály szabta 30 napos határidıt A hiánypótlási felhívás ügyintézési ideje 15 nap KET alapján. Az ügyfelek általában nem tudják erre a határidıre beszerezni a hiánypótló iratokat, beszerezni, de nem utasítják el az ügyfelet, noha a KET alapján el kellene. Egy ügyre jutó idı változó: 2 órától napokig is eltarthat. A helyszíni szemle ideje általában egy óra (jegyzıkönyvet vesznek fel). A részeredmény a szakhatósági állásfoglalás: 2-3 héttıl akár 2-3 hónapig is eltarthat, mire sikerül beszerezni.

13

A pályázatkezelés ügytípus ügyintézési ideje nincs pontosan tervezve, a pályázatkezelı koordinálja saját belátása szerint, a pályázati felhívás szerinti idıpontokat betartva. A pályázatkezelés ügytípus egy ügyre jutó idı hivatalon belül nem becsülhetı az eltérı nagyságú projektek miatt, a hivatalon kívüli idıtartam néha lassú a külsı ügyfelekkel valót kapcsolattartás lassúsága miatt. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusához tartozó ügyek éves száma évente 100 db ügyirattal nı, 2009-ben 420 db volt több. A helyi adók közül az iparőzési adóügyek darabszáma a legmagasabb 700 db. A gazdasági irodához tartozó ügytípusok tartozó ügyek (lépések) napi, heti, havi, éves számát nem ismeri az ügyintézı. A mőszaki irodához tartozó ügytípusok tartozó ügyek (lépések) napi, heti, havi, éves számát nem ismeri az ügyintézı. A pályázatkezeléshez tartozó ügytípusok tartozó ügyek (lépések) napi, heti, havi, éves számát nem ismeri a pályázatkezelı ügyintézı. Véleménye szerint a legtöbb idıt és feladatot a pályázat elıkészítése igényel. Bár az önkormányzatot sok kudarc éri a pályázatok elıkészítése során, az ötletek befogadására nagy a nyitottság, mivel az rendelkezésre álló önerı mértéke nincs maximalizálva. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusai intézéséhez jelenleg nincs elektronikus ügyfélkapcsolat Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az a gazdasági irodához tartozó ügytípusok intézéséhez jelenleg nincs elektronikus ügyfélkapcsolat, csak e-mail. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodához tartozó ügytípusok ügyintézéséhez intézéséhez jelenleg nincs elektronikus ügyfélkapcsolat Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezeléshez ügytípus intézéséhez tartozó ügytípus ügyintézéséhez intézéséhez jelenleg nincs elektronikus ügyfélkapcsolat Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusok intézéséhez jelenleg nincs intranet a munkatársak között. Közös meghajtó áll rendelkezésre. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához, tartozó ügytípusok ügyintézéséhez jelenleg nincs intranet a munkatársak között. Közös meghajtó áll rendelkezésre, ahol egymás anyagait elérik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodához tartozó ügytípusok ügyintézéséhez jelenleg nincs intranet a munkatársak közös. Közös meghajtó áll rendelkezésre, ahol egymás anyagait elérik Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus intézéséhez jelenleg nincs intranet a munkatársak.

14

Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügyi irodában minden nap 7.30-kor kezdenek, az ebédidı 12.00-13.00 óra között van. Az adóügyi iroda zárása hétköznaponként eltérı: hétfı: 16.30, kedd,csütörtök: 16.00, szerda: 17.00 , péntek. 12.00 óra. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az gazdasági irodában minden nap 7.30-kor kezdenek, az ebédidı 12.00-13.00 óra között van, kb. 30 perc (de mindenki haza jár ebédezni, ez nagyon rugalmas, családbarát hozzáállás a hivatal vezetıje részérıl). Az gazdasági iroda zárása: hétfı: 16.30, péntek. 12.00 óra. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodában minden nap 7.30-kor kezdenek, az ebédidı 12.00-13.00 óra között van. Az mőszaki iroda zárása hétköznaponként eltérı: hétfı: 16.30, kedd,csütörtök: 16.00, szerda: 17.00 , péntek. 12.00 óra. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelı ügyintézı minden nap 7.30-kor kezd, az ebédidı 12.00-13.00 óra között van (30 perc). Az pályázatkezelı zárása hétköznaponként eltérı: hétfı: 16.30, kedd,csütörtök: 16.00, szerda: 17.00 , péntek. 12.00 óra. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügyi iroda munkatársai közül a családosok jellemzıen iskolaszünetre, ünnepekre idızítik szabadságaik kivételét. A nyári szabadság kivételét a munkatársak egyeztetik,nincs ütközés. Helyettesítést megbeszélik egymás között, a jegyzı engedélyezi. Páty önkormányzati hivatala gazdasági irodájában a helyettesítés jól megoldott, nincs szükség különösebb túlórára. A kollégák napi feladatát gond nélkül át tudják venni egymástól. A szabadságoknak nincs jellemzı idıszaka. Páty önkormányzati hivatalában a mőszaki iroda ügyintézıje és irodavezetıje egymás feladatait át tudják venne teljes egészében, így a szabadságolással nincs gond. Azonban az idıszakos helyettesítés nem megoldott. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípusában résztvevı ügyintézı szabadságolásának nincs jellemzı idıszaka. A pályázatkezeléshez tartozó ügytípusokban résztvevı ügyintézı helyettesítése viszonylag jól megoldott. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügyi iroda ügyfélbarát eljárása, hogy ügyfél írásos kérelme alapján adóhátralék kifizetésére részletfizetéses kedvezményt nyújtanak, akár hosszabb idıre is. Ügyfélbarát megoldás az is, hogy igény esetén az ügyfélfogadás rendjén túl is fogadnak ügyfelet. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági iroda ügyfélbarát eljárása, ha rugalmas az ügyintézést, gyakori a kommunikációt és a tájékoztatás. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki iroda ügyfélbarát eljárása, ha folyamatos tájékoztatják az ügyfelet, valamint gyors és hatékony az ügyintézés. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus ügyfélbarát eljárása a rugalmas ügyintézés, a gyakorik kommunikáció a pályázat tervezésében és megvalósításában résztvevı hivatali és külsıs munkatársakkal. Az adóügyi ügyintézı szerint Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a dolgozók nem állnak egymással intranetes kapcsolatban.

15

A gazdasági iroda ügyintézıje szerint Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a dolgozók nem állnak egymással intranetes kapcsolatban.

A mőszaki iroda ügyintézıje szerint Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az összes kapcsolatban van egymással. A pályázatkezelı ügyintézı szerint Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a dolgozók nem állnak egymással intranetes kapcsolatban.

16

Részterület neve c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); Részterület eredménytermékei Az önkormányzati hivatal szmsz-e és a dolgozók munkaköri leírásainak indokolt módosítása során, alkalmazva az e-közigazgatás ajánlásait, illetve az informatikai alkalmazásokat (pl. csoportmunka) magas fokon összehangolttá válnak a hivatali front office, ügyintézés ügyfélszolgálat folyamatai. Az 1.b) részterület teljesülésével összhangban az ügyfélszolgálat fejlesztése minél több ügyleírás rövid, érthetı közzététele (pl. önkormányzati honlapon), illetve hozzáférhetıvé tétele (brosúrák, kifüggesztett tájékoztató útmutatók) Részterület indikátorai 1.c) elektronikusan hozzáférhetı ügyleírások aránya 1.c) intraneten egymással kapcsolatban álló ügyintézık aránya

Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában mőködik ügyfélszolgálat, egy fıfıállású köztisztviselı látja el a kapcsolódó feladatokat. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának ügyfélszolgálata az igazgatási irodán belül mőködik. Az ügyfélszolgálatot ellátó egy fıállás köztisztviselınek az irodavezetı a közvetlen fınöke. Az irodavezetı közvetlen fınöki a hivatalvezetı, vagyis a jegyzı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatának eljárásrendje nincs kidolgozva. Az ügyfélszolgálat mőködését az irodavezetı és a jegyzı értékeli. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatának mőködését az irodavezetı és a jegyzı folyamatosan, napi rendszerességgel értékeli. A folyamatos értékelést hasznosnak tartják. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatának eljárásrendje nincs kidolgozva, ezért elektronikus változata sincs. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének értékelését évente egyszer történik, összevonva a nagyobb szervezeti egység, az igazgatási iroda tevékenységének statisztikai alapú elemzésével. Az elemzést az igazgatási iroda vezetıje végzi el, írásban terjeszti elı a jegyzınek, aki a jelentést figyelembe veszi az ügyfélszolgálatot ellátó egy fı fıállású köztisztviselı teljesítményértékelése során. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének statisztikai alapú elemzése nem történik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének folyamatos, napi szintő értékelésé elsısorban az igazgatási iroda vezetıje jegyzı felé tett szóbeli tájékoztatása alapján történik. Az igazgatási iroda vezetıjétıl kapott írásos dokumentumok (iktatókönyv alapján megállapítható, hogy az ügyfélszolgálat ügyintézıje hány ügyet intézett el) a éves teljesítményértékelést segítik. Az ügyfélszolgálat ügyvitelének figyelemmel kísérését az iktatórendszer segíti.

17

Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének értékelésének eredményeirıl a jegyzı dönt, évente egyszer. A értékelésrıl szóló visszacsatolása évente egyszer, szóban történi az ügyfélszolgálatot ellátó egy fı fıállású köztisztviselı felé. Az értékelés az ügyek számának összesítésén túl kiterjed az ügyfélszolgálati munka minıségére is, az ügyintézı ügyfelek felé mutatott emberi hozzáállására, toleranciára. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének értékelésének eredményeivel összefüggı jegyzıi döntések folyamatát nem kell módosítani. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata mőködésérıl a hivatalban kifüggesztett plakátok tájékoztatják az ügyfeleket. A plakátok ismertetik, hogy melyik ügyben melyik ügyintézıhöz fordulhat az ügyfél. Az önkormányzat honlapján folyamatosan karbantartott információk támogatják az önkormányzati hivatal szolgáltató színvonalát. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatával kapcsolatos elektronikus ügyintézés fejlesztésére még nincs a hivatal felkészülve. Az önkormányzat honlapján az őrlapok letöltésére van lehetıség (CLBPS 2. szint). Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatával kapcsolatos elektronikus ügyintézését jelenleg nem lehet rendszeresen mérni. Becslés alapján állapítható meg, hogy az ügyintézéshez szükséges őrlapok letöltését a lakosság kb. 5 %-a használja. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az ügyfélszolgálat elektronikus megoldásainak statisztika elemzése nem történik, így döntések sem kapcsolódnak hozzá. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának honlapján elektronikusan egy ügyleírás sem érhetı el. Igény van rá, a pályázat során egy részük teljesítendı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a minden ügyintézı kapcsolatban áll egymással intraneten keresztül.

18

Részterület neve d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerősítése, átalakítása; Részterület eredménytermékei A döntés-elıkészítési folyamatok rövidítése, illetve a döntési pontok számának csökkentése, valamint a nyilvánosság szélesítése érdekében korszerő irányítási rendszereket (PQM), illetve informatikai eszközöket (portál) vezetünk be. Folyamatos hivatali deregulációs eljárás megindítása (összhangban az 1.a) részterület eredményeivel). Nyilvánosság véleményének visszacsatolása a döntési, szabályozási folyamatokba, papíralapú felkészítı anyagok helyett egyre nagyobb arányban elektronikus adathordozón állnak a döntés-elıkészítı információk a választott tisztségviselık rendelkezésére (gyorsabb felkészülési lehetıség miatt a testületi üléseken, a megszokottnál több napirendi pont megvitatására, több döntés meghozatalára nyílik lehetıség.). Részterület indikátorai 1.d) egyszerősített folyamatok aránya 1.d) a képviselı testület tagjai számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok aránya

A képviselıtestület üléseinek napirendjét a jegyzı állítja össze és küldeti ki a képviselıknek. A testületi ülések jegyzıkönyveit kijelölt testületi tagok hitelesítik, a testület döntéseit – határozatokat, rendeleteket a jegyzı készíti végleges tartalmi és formai alakba. Páty önkormányzata képviselıtestületének 14 fı képviselı tagja van. A testületnek öt állandó bizottságai: 1. 2. 3. 4. 5.

pénzügyi-ügyrendi, településfejlesztési és gazdálkodási, közoktatási-közmővelıdési közbiztonsági környezetvédelmi-egészségügyi

A civil szervezetek aránya a bizottságokban: kb. 10 % Páty önkormányzata képviselıtestülete üléseire napirend szerint bekerülı anyagok elıkészítése során az egyes bizottságok bizottsági üléseinek elıkészítenek egy-egy témát, majd annak írásos dokumentációját egy adott bizottság elnöke eljuttatja a jegyzıhöz. A polgármester, a jegyzı szóban egyezteti a bizottság elıterjesztését, majd a jegyzı elıkészíti egy adott bizottsági anyaghoz kapcsolódó rendelettervezetet és visszaküldi a benyújtó bizottsághoz véleményezésre, esetleg kiegészítı javaslat megfogalmazása céljából. Egy adott bizottság tagjai egyeztetés után elfogadják a jegyzı által számukra megküldött tervezetet, visszajuttatják a jegyzıhöz, aki aztán a jegyzı hivatalos formában, megfelelı alakisággal ellátva kiküldi a képviselıknek az anyagokat, így terjeszti a képviselıtestület elé. Szükség esetén a képviselıtestület visszaadja a dokumentációt az adott bizottságnak, újraegyeztetésre (amelynek célja általában érdekérvényesítés) Páty önkormányzata által fenntartott közszolgáltató intézmények vezetıinek lehetıségük van az önkormányzat képviselıtestülete elé önállóan napirendi pontként elıterjesztést kezdeményezni a jegyzınél, azonban ez nem jellemzı.

19

Páty önkormányzat képviselıtestülete elé önállóan napirendi pontként elıterjesztés civil kezdeményesre is érkezhet. Ennek tipikus esete: a zaj- és rezgésvédelemmel kapcsolatos rendelet igényét civil szervezet jelentette a jegyzınek. A jegyzı a civil szervezet által benyújtott kezdeményezı dokumentumot továbbítja a kapcsolódó bizottsághoz, és aztán megy a rendes útján. Páty önkormányzat képviselıtestülete elé benyújtásra kezdeményezett dokumentumok, a véleményezés, illetve a rendelet elıkészítéshez tartozó anyagok nem kötöttek alakisághoz, de maga a rendelet már kötött Páty önkormányzata képviselıtestülete üléseire a határozati javaslatokat és a rendeletterveket a jegyzı készíti el, és terjeszti elı. A dokumentumok megfelelı alakisággal, azonosító számmal ellátottak, hogy a változások követhetıek legyenek. A képviselı testület tagjai csak papírlapon kapják meg a dokumentációt. Igény van elektronikus adathordozóra, ez a pályázat során teljesítendı. Páty önkormányzata képviselıtestületében jogszabályalkotás, szabályozás elfogadásának rendje a határozati javaslat, illetve a rendelettervezet tárgyától függıen változik. A költségvetés elfogadása a legidıigényesebb, A többi döntés elıkészítése jellemzıen az adott bizottság munkájától függ, a kezdeményezéstıl számítva általában 1-1.5 hónap. A helyi jogszabály hatályossága és érvényessége szintén az elıterjesztés tárgyától függ. A helyi jogszabályok határozatok és rendeletek azokat elfogadó testületi ülés utáni elsı munkanapon kerülnek kihirdetésre és lépnek hatályba. Az adórendeleteket általában tárgyév január 1.-én lépnek hatályba. Páty önkormányzatánál helyi jogszabály (határozat, rendelet) elindítását vagy módosítását a képviselıtestület tagjai, bizottságai, illetve bármely helyi lakos, vállalkozás vagy szervezet kezdeményezheti. Írásos javaslatával a jegyzıhöz kell fordulnia. A jegyzı, ha megalapozottnak tartja a módosítás kezdeményezését a hivatalos úton terjeszti az érintett bizottság elé, amely megvitatás elfogadás (vagy elutasítás) után visszaküldi a jegyzınek. A jegyzı pedig elıkészíti és beterjeszti a módosítást a képviselıtestület számára. Páty önkormányzatánál helyi jogszabály (határozat, rendelet) módosításának kifejezetten van alakisága, amelyhez a jegyzı (testület) ragaszkodik. Páty önkormányzata képviselıtestületének éves munkaterve van. A munkaterv tartalmát az elızı évek gyakorlata szerint a jegyzı állítja össze, a polgármester jóváhagyja és a jegyzı a pénzügyi-ügyrendi bizottságon keresztül terjeszti elfogadásra a képviselıtestület elé. A képviselıtestület tárgyév január hónapjában tárgyalja meg a tárgyévi munkatervet, javaslatot tehetnek annak kiegészítésére, módosítására. A javaslatokat a jegyzı terjeszti elı a képviselıtestület ülésére. Kötelezı témája a munkatervnek a MÁK felé a költségvetés, illetve a zárszámadás elfogadása. Páty önkormányzata képviselıtestülete nem tart szünetet, sıt beruházások miatt egy hónapon belül több ülésük is van.. Az ülések idıpontjai nincsenek konkrétan meghatározva, mind a rendes, mind a rendkívüli testületi üléseket a jegyzı hívja össze. A polgármester és a jegyzı részérıl egyaránt kívánatos, hogy Páty önkormányzata képviselıtestületének tagja képzésen vegyenek részt.

20

Páty önkormányzata képviselıtestülete üléseinek ideje változó, a napirendek nagy száma (esetenként több mint 30), és az ülések sok esetben este nyolcig tartanak, vagy elhúzódnak éjszákig. A képviselık szeretik a munkájuk, szívesen viszik a közügyeket. Rendkívüli ülések éves száma kb. négy db, általában 1-2 napirendi pontot tárgyalnak. Páty önkormányzata képviselıtestülete üléseinek jegyzıkönyvei (kivéve a zárt üléseké) a központi TERKA rendszerben, döntései a KÖZADAT rendszerben találhatók elektronikusan. A dokumentumok papíralapon megtekinthetık az állampolgárok, civil szervezetek és vállalkozások számára. Korábban a könyvtárban, jelenleg az önkormányzati hivatalban tekinthetık meg a jegyzıkönyvek és az egyéb dokumentumok. Állampolgári igény a betekintésre nincs. Páty önkormányzata képviselıtestülete üléseinek jegyzıkönyvei és döntései, illetve testület éves munkájáról szóló beszámoló rövidítve megjelenik a település honlapján. A jegyzı felügyeli a honlap fejlesztését szerzıdés alapján végzı külsı cég munkáját. A honlap tartalomfejlesztése iránti igény szerint tervezik az üvegzseb törvény szerinti kívánalmak betartását, és törvények közreadását (pl. Ötv.) is. Pátyon az állampolgári aktivitás kismérető, kevés lakossági visszajelzés az önkormányzat munkájáról, de a nyilvánosság alkalmainak és a visszacsatolás lehetıségeinek több színterét is nyújtja az önkormányzat. Állampolgári bejelentésrıl, kezdeményezésrıl a jegyzı dönti el, hogy indokolt-e, megfelelı fontossággal rendelkezik-e. Ha indokolt a kezdeményezés, akkor a jegyzı a képviselıtestület elé terjeszti. Példa: a kerékpárút kiépítésével kapcsolatban egyaránt volt támogató és kritikus lakossági észrevétel is, amiket a döntés-elıkészítésbe visszacsatoltak. Pátyon a nyilvánosság eléggé rétegezett, többszintő: egyházak rendszeresen tartanak rendezvényeket, a civil szervezetek (pl. nyugdíjas klub) ugyancsak, 4-5 db-ot évente. A kkv-kra nem jellemzı jelenleg a nyilvánosságon való aktív részvétel. Páty önkormányzata képviselıtestülete üléseinek jegyzıkönyvei a központi TERKA rendszerben, döntései a KÖZADAT rendszerben találhatók elektronikusan. A testületi ülések jegyzıkönyveit kijelölt képviselık hitelesítik a testületi ülést követı 4-5 napon belül. A testületi ülésekrıl hangfelvétel (ritkábban videófelvétel) készül, amit átírnak és archiválnak A dokumentumok papíralapon megtekinthetık az állampolgárok, civil szervezetek és vállalkozások számára. Korábban a könyvtárban, jelenleg az önkormányzati hivatalban tekinthetık meg a jegyzıkönyvek és az egyéb dokumentumok. Állampolgári igény a betekintésre nincs. Az államigazgatási hivatal a testület döntéseinek törvényességi ellenırzését végzi. A dokumentumokat elektronikus úton adja át az önkormányzati hivatal az államigazgatási hivatalnak, ahonnan az észrevételek, módosítási javaslatok is elektronikusan éreznek meg. Páty község önkormányzata és államigazgatási hivatal közötti kapcsolat kiemelkedıen jó. Páty önkormányzata rendeletalkotási, illetve egyéb szabályozási folyamataihoz kapcsolódnak IKT megoldások. Elektronikus változatban a település honlapján elérhetık: a nyilvános testületi ülések jegyzıkönyvei. A képviselık papíralapon kapják meg az elıterjesztéseket, ami túl sok. Igény van rá, hogy a képviselık elektronikusan férjenek hozzá az elıterjesztésekhez. Ez a pályázat céljai között szerepel.

21

Páty önkormányzata rendeletalkotási, illetve egyéb szabályozási folyamataiban a képviselı testület tagjai számára nincsenek elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok. Igény van rá, a pályázat céljai között szerepel.

22

Részterület neve e) a hivatal belsı szervezeti egységei közötti együttmőködés javítása; Részterület eredménytermékei A munkavégzés, az ügyviteli folyamatok és a belsı kommunikáció hatékonyságnövelése érdekében infokommunikációs eszközöket és eljárásokat vezetünk be, erısítünk meg meglévıket (intranet, csoportmunka, portál). (Összehangoltan az 1.b) részterület megvalósításával.) Minél több teljes ügymenet lesz átlátható a hivatali dolgozók számára. A döntési pontok számának csökkentése lerövidíti az egy ügyre fordított munkaidıt. Az infokommunikációs eszközök alapján történı közös, valósidejő kommunikáció erısíti az egyre több üggyel kapcsolatos egyre több eljárás pontosságát, gyorsaságát és egyenszilárdságát. Részterület indikátorai 1.e) a vállalt ügymenetekre jutó átlagos munkaidı mértékének csökkenése 1.e) intraneten egymással kapcsolatban álló ügyintézık aránya

Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei között az információ részben elektronikus úton közlekedik. Az ügyiratok követése az iktatórendszeren keresztül valósítható meg. Élı, személyes kapcsolat is van a szervezeti egységek között: aktuális témákban, de legalább évente 3-4 irodavezetıi értekezletet hív össze a jegyzı. Többre a hivatal kis létszáma miatt nincs szükség. Az értekezletek jellemzı témái: a döntési mechanizmus áttekintése, az elvárt eredmények megfogalmazása. Páty önkormányzati hivatalának szervezeti egységek közötti információ áramlásban a munkavállalók közötti személyes kapcsolattartás napi szinten folyamatos. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti információáramlás (egyeztetések egy-egy ügyben, tájékoztatás az ügyintézés elırehaladásáról, egyedi problémák megbeszélése) nincs külön szabályozva, de tervezik Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti információáramlás (egyeztetések egy-egy ügyben, tájékoztatás az ügyintézés elırehaladásáról, egyedi problémák megbeszélése) nincs külön szabályozva, de tervezik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti, a hivatal vezetıje (jegyzı) által összehívott egyeztetések évi 4-5 esetben fordulnak elı, több alkalomra nincs szükség. Irodavezetık nem kezdeményeznek értekezleteket, mert a döntéseiket túlnyomó részben önállóan hozzák, beszámolót, visszacsatolást a jegyzı felé az irodavezetık szóban teszik meg. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti információáramlás informatikai támogatottságára jelenleg az iktatórendszer áll rendelkezése. Más egyébre (pl. csoportmunka) jelenleg nincs lehetıség, de igénylik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti papíralapú információáramlás (egyeztetések egy-egy ügyben, tájékoztatás az ügyintézés elırehaladásáról, egyedi problémák megbeszélése) tipikus esetei a következık: eseti (ritka: 2 db/év) adóügyi vagy mőszaki területen. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti információáramlás (egyeztetések egy-egy ügyben, tájékoztatás az ügyintézés elırehaladásáról, egyedi problémák megbeszélése

23

nem az ügyintézık között, hanem a jegyzı és az irodavezetık között szóban történik problémás esetekben papíralapon. De igény van az IKT támogatottságra (pl. e-mail, elektronikus őrlapok stb.). Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti információáramlás gyorsítását IKT eszközökkel tervezik gyorsítani. A vezetık részérıl erıs az igény a rendszeres értekezletek megtartására. Az irodavezetık közremőködésével lezajló információáramlás (a jegyzı felé) gyorsítja az ügyintézést, nem köti le az ügyintézıket a jelentési kötelezettség. Egyébként az ügyintézık tartják a határidıket. Problémákat a létszámhiány okoz: pl a mőszaki iroda létszámhiánnyal küzd: 4 ember munkáját 2 státuszban dolgozó munkatárs látja le. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti intranet kapcsolat az összes munkatárs között megvan.

24

Részterület neve f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; Részterület eredménytermékei Az önkormányzati hivatal szmsz-e és a dolgozók munkaköri leírásainak indokolt módosítása során (pl. nevesítjük a koordináció formális személyi és szervezeti elvárásait), alkalmazva az e-közigazgatás ajánlásait, illetve az informatikai alkalmazásokat (pl. csoportmunka, portál) átláthatóbbá vélik a szervezeti egységek (horizontális) tevékenysége a munkatársak számára is. (Összehangoltan az 1.b) és az 1.e) részterület megvalósításával.) A hivatal vezetıje (jegyzı) és hivatal szervezeti egységek (osztályok, irodák) vezetıi között – meghatározott jogosultsági szintek alapján - hivatali intraneten keresztül döntés-elıkészítési adatkommunikáció bevezetése történik, folyamatosan bıvítve a métaadatokkal (is) leírható ügyek számát. Részterület indikátorai 1.f) módosított munkaköri leírások száma 1.f) intraneten egymással kapcsolatban álló vezetık aránya

Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció a pénzügyi és az adóügyi iroda, valamint az igazgatásügyi és az építésügyi (mőszaki) iroda dolgozói között szóban történik. Tipikus esetek: használatba vételi vagy bontási engedély (adóügyi és az építésügyi- mőszaki iroda), bevallások feldolgozása (adóügyi és a pénzügyi iroda), szakhatósági megkeresések. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli a gazdasági irodának kapcsolata van szinte minden ügytipussal. A pályázatkezelés ügytípus során Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli kapcsolat az adóügyi, a pénzügyi, az igazgatásügyi szervezeti egységeket és a mőszaki irodát érinti. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordinációnak van hivatalon belüli írásos, elfogadott eljárásrendje. Az irodák közötti napi együttmőködést a jegyzı felügyeli. Jegyzı utasításba adja: hogy a mőszaki iroda értesítse az adóügyi irodát építési, bontási, használatbavételi vagy telek-összevonási engedély kiadása során. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a pályázatkezelés ügytípust érintı, szervezeti egységek közötti koordinációnak nincs a hivatalon belüli írásos, elfogadott eljárásrendje. A pályázatkezelés ügytípusához kapcsolódó egy-egy dokumentum életútját lehet követni, a követés kommunikációs támogatása általában telefonon történik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció az ügyintézık között jellemzıen szóban történik, a munkatársak önállóan kezdeményezik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti együttmőködés informális típusa része személyes kapcsolatokon alapul. Tipikus esetei: fénymásolás, nyomtatás. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belül, az adóügyi szervezeti egységben csak belsı koordináció zajlik, az irodavezetıvel történı megbeszélés.

25

Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belül régebben hivatal dolgozóinak informális tájékoztatásával kezdıdött a hét Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének elektronikus változata rendelkezésre áll, minden munkatárs hozzáfér. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának adóügyi irodája vezetı eladója, a mőszaki iroda elıadója, illetve a pályázatkezelı ügyintézı a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének elektronikus változatát még nem látta, nem ismeri. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció statisztika elemzése csak a kötelezı módon történik (vagy más típusú elemzése nincs). Kapcsolódó formanyomtatványokra igény van Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának gazdasági irodája ügyintézıje szerint a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének statisztika (vagy más típusú) elemzése nincs. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának adóügyi irodája vezetı eladója szerint a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének statisztika (vagy más típusú) elemzése nincs. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának pályázatkezelı ügyintézıje szerint a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének statisztika (vagy más típusú) elemzése nincs. (A pályázatkezelı ügyintézı analitikus nyilvántartásokat készít.) Mivel Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció statisztika elemzése nem nyilvános, ezért ezzel kapcsolatos ügyfél megelégedettség nem mérhetı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának adóügyi irodája vezetı eladója, a gazdasági iroda ügyintézıje, a mőszaki elıadó és a pályázatkezelı ügyintézı szerint a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének statisztika (vagy más típusú) elemzése nincs, tehát gyorsasága, ügyfél megelégedettség nem mérhetı Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció statisztika elemzése az ügyrend alapján történik, ezért ezzel kapcsolatos külön döntések nincsenek. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának adóügyi irodája vezetı eladója, a gazdasági iroda ügyintézıje a mőszaki elıadó és a pályázatkezelı ügyintézı szerint a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének statisztika (vagy más típusú) elemzése nincs, tehát kapcsolódó döntések sincsenek. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordinációt jelenleg nem támogatják elektronikus megoldások (csoportmunka, workflow stb.), de hivatal vezetıje, az önkormányzat és a hivatal dolgozói igénylik. A pályázat során megvalósul Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció módosítására a jegyzı szerint nincs igény. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció módosítására az ügyintézık szerint nagyon nagy igény van Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának vezetıi közötti intranet kapcsolat minden vezetınek rendelkezésére áll. Az elıadóknak nincs.

26

Részterület neve g) az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása; Részterület eredménytermékei Az önkormányzati hivatal és intézmények szmsz-e és a vezetık munkaköri leírásainak indokolt módosítása során (pl. nevesítjük a tervezés és az ellenırzés formális személyi és szervezeti elvárásait), alkalmazva az e-közigazgatás ajánlásait, illetve az informatikai alkalmazásokat. (Összehangoltan az 1.a) és az 1.d) részterületek eredményeivel.) Az önkormányzati hivatal és az intézmények döntéshozói számára a stratégiai menedzsment módszertana, és az indokoltan kapcsolódó informatikai alkalmazások és eszközök használatának készségszintő elsajátításával korszerősödik a szervezet irányításának eljárásrendje, figyelemmel a szubszidiaritás elvére. Azonos döntési kompetenciájú, azonos döntési területő, azonos hatás- és felelısségi körrel rendelkezı vezetık munkaköri leírásának átvilágítása után a beosztások számának és kiterjedtségének optimalizációja, illetve indokolt esetben a döntési területek, hatás- és felelısségi körök összevonása történik meg. Részterület indikátorai 1.g) módosított munkaköri leírások száma 1.g) módosított, csökkentett döntési-, hatás- és felelısségi körök aránya

Páty önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıi készítik elı az intézmény szmsz-ét és az intézmények szakmai programját. Az intézmény vezetıje továbbítja a dokumentumokat a jegyzıhöz, aki önállóan a jogszabályok és határidık szempontjából ellenırzi, majd elıterjesztésre készíti a képviselı testület ülésére. Az alapító okiratokat, szmsz-t a testület rendelettel, a szakmai programokat határozattal hagyja jóvá. Az intézményvezetık az intézmények éves költségvetésének tervét az önkormányzati hivatal pénzügyi irodájának nyújtják be, áttekintés után kerül az éves költségvetési tervbe. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıi készítik elı az intézmény szmsz-ét és az intézmények szakmai programját. Az intézmény vezetıje továbbítja a dokumentumokat a jegyzıhöz, aki önállóan a jogszabályok és határidık szempontjából ellenırzi, majd elıterjesztésre készíti a képviselı testület ülésére. Az alapító okiratokat, szmsz-t a testület rendelettel, a szakmai programokat határozattal hagyja jóvá. Az intézményvezetık az intézmények éves költségvetésének tervét az önkormányzati hivatal pénzügyi irodájának nyújtják be, áttekintés után kerül az éves költségvetési tervbe. Az intézmények szakmai programjai régiek, nincsenek meg elektronikusan, de igény van rá. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények szmsz-ei régiek, részben már nem aktuálisak, új készítésére nem fogalmazódott meg igény. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıje továbbítja a szakmai tervdokumentumokat a jegyzıhöz, aki önállóan a jogszabályok és határidık szempontjából ellenırzi, majd elıterjesztésre készíti a képviselı testület ülésére, amely a szakmai programokat határozattal hagyja jóvá. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények szmsz-ének, tervezési programjainak módosítását az intézmény vezetıje kezdeményezheti a jegyzın keresztül a képviselıtestület felé. Erre azonban még nem volt példa.

27

Páty önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıi szakmai kompetenciájához tartozik az intézmény szakmai programjának összeállítása, döntési joga van az intézmény munkatársai bér és járulékokat érintı költségvetésének összeállításában, felelıssége a szakmai terv és (a dologi költségvetéssel kiegészített) intézményi költségvetési terv betartásában. Az intézményvezetık kinevezése, munkájuk értékelése a polgármester és képviselıtestület feladata, az intézmények dolgozóinak munkájának felügyelete és értékelése az intézményvezetı feladata. A képviselıtestület rendelkezik az intézmény létszámáról, az intézmény vezetıjének csak a keretlétszám kitöltésével kapcsolatban leeht önálló döntése. Az intézmények költségvetési tervét tárgyévet megelızı év november végéig nyújtja be az intézményvezetı a pénzügyi irodán keresztül a jegyzınek, aki a testület szakbizottságai ( pénzügyi, oktatási) elé terjeszti megvitatásra. Páty önkormányzata által fenntartott intézményeket érintı döntések, ellenırzések közé tartozik a mőködési engedély kiadó hatóság rendszeres külsı ellenırzése, a szakmailag kompetens módszertani szervezet ellenırzése, az Ász ellenırzése. Az ellenırzések alapján az intézményvezetıvel közösen a jegyzı intézkedési tervet készít, amelyet a jegyzı elfogadásra (határozat) a testület elé terjeszt. A testületi határozatban elfogadott intézkedési tervet eljuttatják a MÁK-hoz. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények tevékenységérıl évente egy bizottsági meghallgatáson az intézmény vezetıje számol be. A beszámolót a bizottság a jegyzın keresztül a testület elé terjeszti, amelynek elfogadó és jóváhagyó hatásköre van. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények és az önkormányzati hivatal közötti koordináció szolgáltatóvá tételének elektronikus megoldásai jelenleg nincsenek. A pályázatból megvalósítandó. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények és az önkormányzati hivatal közötti elektronikus alapú koordinációra van igény, amit belsı portál segítségével valósítanának meg. A pályázatból megvalósítandó. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıi és dolgozói rendszeresen vesznek részt továbbképzéseken.. Az intézményvezetıknek kötelezı szakvizsgázniuk, az önkormányzati hivatal dolgozó az államigazgatási hivataltól kapják meg az éves továbbképzési tervet. A jegyzı tervezi meg az éves képzési tervet – a testület határozatban jóváhagyja – a munkatársak pedig tudomásul véve a döntést, részt vesznek a képzéseken. Páty önkormányzata a munkatársak önálló, egyedi képzési kezdeményezéseit mindig támogatja, például tanulmányi szerzıdés vagy tanulmányi szabadság formájában. A többcélú kistérségi tárulás szervezi és finanszírozza a közös logopédust, illetve a hátrányos helyzetőekkel foglalkozó szakembert.

28

Részterület neve h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerősítése, illetve az intézményektıl érkezı visszacsatolás beépítése a hivatal mőködésébe;

Részterület eredménytermékei A rendszeres információáramlás technikai feltételeit portál fejlesztéssel, tartalmi feltételeit tartalommenedzsment fejlesztésével, illetve az önkormányzati hivatal és az intézmények szmsz-e és a dolgozók munkaköri leírásainak indokolt módosítása során (pl. nevesítjük a kommunikáció formális személyi és szervezeti elvárásait) erısítjük meg. (Összehangoltan az 1.a) és az 1.g) részterületek megvalósításával). Az interaktív, illetve elektronikus kommunikációval a kiterjed a kapcsolattartás és csökken a döntési folyamatok, döntés elıkészítés ideje, illetve csökken a papíralapon közlekedı információk mennyisége. Részterület indikátorai 1.h) az intézmények vezetıi számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok aránya

Páty önkormányzata által felügyelt intézményekkel a rendszeres információ áramlás legjelentısebb tárgya az intézmények éves költségvetésének megtervezése és elfogadása. Az önkormányzat rendesen bázisalapú ciklusterv alapján készíti költségvetését, ennek megfelelıen az önkormányzata által felügyelt intézmények is hasonló módon terveznek. A költségvetés tervezésének általános folyamata a következı: önkormányzata által felügyelt intézmények vezetıi saját hatáskörben elkészítik az intézmények éves költségvetésének tervét, amely általában az intézmények munkavállalóinak bér és járulék költségeit tartalmazza, illetve az állami normatíva felhasználását az intézmények vezetıi az intézmények éves költségvetésének tervét az önkormányzat költségvetésének tervezése elıtti idıszakban (általában tárgyévet megelızı év november hónapja) bemutatják a jegyzınek a jegyzıvel történı egyeztetés az intézmény saját hatáskörben tervezett bér és járulékok költségtervén túl érinti az intézmény dologi költségvetését, amelynek tervét azonban a jegyzı készíti elı az intézményvezetı és jegyzı egyeztetése során elkészült intézményi költségvetés tervét a jegyzı terjeszti a rendes éves költségvetési terv részeként a testület elı, amely módosíthatja, illetve elfogadhatja önkormányzati rendelet szintő helyi jogszabályban az intézmények szakmai programját (pl. az iskola pedagógia programját, illetve annak indokolt módosítását) az intézmény vezetıje készíti el, és nyújtja be a jegyzıhöz, aki a testület elé terjeszti, a testület pedig önkormányzati határozat szintő helyi jogszabályban fogadja el az intézmények alapító okiratát, szmsz-ét a (egyeztetve az intézmény vezetıjével)jegyzı állítja össze és terjeszti a testület elé, amely önkormányzati határozat szintő helyi jogszabályban fogadja el az intézmények nyilvános szakmai rendezvényeikrıl, programjaikról szóban tájékoztatják a polgármestert, a jegyzı felé írásban részvételre kérı meghívó érkezik

29

a polgármesteri hivatal szmsz-t (annak módosítását) a jegyzı állítja össze és terjeszti a testület el, amely önkormányzati rendelet szintő helyi jogszabályban fogadja el A polgármesteri hivatal és az önkormányzat által felügyelt intézmények közötti információáramlásnak külön kijelölt felelıse egyik oldalról sincs. Az intézmény vezetıje és a jegyzı között a napi kapcsolat személyes, a hivatalban zajlik. A polgármesteri hivatal és az önkormányzat által felügyelt intézmények közötti szakmai információ nagyobb részét a költségvetés tervezés döntés-elıkészítéséhez szükséges dokumentumok alkotják. Ezeken túl jelentısebb információt az intézmény belsı ellenırzési tervének elıkészítése igényli. Az intézmények vezetıi részt vesznek az intézmény belsı ellenırzési tervének elıkészítésében. A belsı ellenırzési tervet (illetve annak tartalmát) a jegyzı terjeszti elı, a testület fogadja el önkormányzati rendelet szintő helyi jogszabály formájában a tárgyévet megelızı év november 15. napjáig. A belsı ellenırzésrıl szóló jelentést a jegyzı fogadja be. Amennyiben a belsı ellenırzés módosítási javaslatot, észrevételt tartalmaz, a jegyzı intézkedési tervet készít, amely megvalósítása kötelezı érvényő az intézmény vezetıjére nézve. Az intézmény belsı ellenırzésének jelentését az éves zárszámadással együtt (tárgyév május vége) a jegyzı terjeszti a testület elé, amely a zárszámadással együtt önkormányzati rendelet szintő helyi jogszabály formájában. A testületi elfogadás idıpontjáig a belsı ellenırzésben megfogalmazott észrevételek, ajánlások alapján a jegyzı saját hatáskörben tesz intézkedéseket. Egyéb területek, amelyekrıl az intézményvezetık tájékoztatás adnak vagy kérnek: rendkívüli kiadások, pályázatok Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának támogatására jelenleg nem áll rendelkezésre informatikai támogatás. Azonban mind a hivatal vezetıje, mint az intézmények vezetıi igénylik, és a pályázat során megvalósítandó. Az intézmények vezetıi számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok jelenleg nem állnak rendelkezésre. Azonban mind a hivatal vezetıje, mint az intézmény vezetıje igényi, és a pályázat során megvalósítandó.

30

Részterület neve i) a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb mőködésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása Részterület eredménytermékei Költséghatékonyság elemzés, tervdokumentum-szintő szakmai, illetve jogszabály-alkotási javaslatok készülnek a költségvetés tervezésére, a hivatali folyamatok átvilágítása és rendszerzése után javaslatok készülnek a pazarló és kevésbé hatékony, erıforrásokat (emberi, anyagi, pénzügyi, idı, technikai, szervezeti) indokolatlanul lekötı, felemésztı folyamatelemek kiszőrésére, módosítására. (Összehangoltan az 1.g) és az 1.h) részterületek megvalósításával.) Csökken a párhuzamos, redundáns információ-áramlás, kommunikáció mennyisége, idıráfordítása. Azonos döntési kompetenciájú, azonos döntési területő, azonos hatás- és felelısségi körrel rendelkezı vezetık munkaköri leírásának átvilágítása után a beosztások számának és kiterjedtségének optimalizációja, illetve indokolt esetben a döntési területek, hatás- és felelısségi körök összevonása történik meg. Részterület indikátorai 1.i) módosított, csökkentett döntési-, hatás- és felelısségi körök aránya

Páty önkormányzata által fenntartott közintézmények erıforrás kérdéseit az intézményvezetık kezelik, mert részben önálló intézményként mőködnek. Személyi vagy státuszbıvítést érintı kérdéseken túlmenıen az intézmény vezetıje önálló. Az erıforrások kezelését érintı döntések szabályozása az intézmény szmsz-ében található. Páty önkormányzata által fenntartott közintézmények szakmai eredményeirıl az intézményvezetı készít éves beszámolót írásban, amelyet a jegyzıszóban terjeszt a képviselıtestület elé, amely határozatban elfogadja. A közintézmények vezetıi negyedéves pénzügyi jelentést készítenek a célelıirányzat felhasználásáról, havi jelentést a tartozásállomány alakulásáról. A beszámolókat a jegyzı terjeszti a képviselıtestület elé, amelyek csak tájékoztató információt jelentenek, elfogadni vagy határozatot hozni róla nem kell. A közös fenntartású intézmények költségvetésérıl a társult önkormányzatok közösen döntenek, a közintézmények vezetıi a szakmai kérdésekben Páty önkormányzati hivatalának számolnak be. Páty önkormányzata által fenntartott közintézmények mőködésének célvizsgálatát évente külsı cég végzi el az önkormányzat megbízásából. Az intézmények belsı ellenırzését az önkormányzat által éves megbízási szerzıdés keretében alkalmazott belsı ellenır végzi el. AZ önkormányzat éves megbízási szerzıdés keretében könyvvizsgálót is alkalmaz. Páty önkormányzata által fenntartott közintézmények költségvetés tervezetérıl az intézményvezetı készít éves beszámolót írásban, amelyet a jegyzıszóban terjeszt a képviselıtestület elé, amely az éves költségvetés megvitatása során az önkormányzat költségvetésének keretében rendeletben elfogadja. A közintézmények vezetıi negyedéves pénzügyi jelentést készítenek a célelıirányzat felhasználásáról, havi jelentést a tartozásállomány alakulásáról. A beszámolókat a jegyzı terjeszti a képviselıtestület elé, amelyek csak tájékoztató információt jelentenek, elfogadni vagy határozatot hozni róla nem kell. A közös fenntartású intézmények költségvetésérıl a társult önkormányzatok közösen döntenek, a közintézmények vezetıi a szakmai kérdésekben Páty önkormányzati hivatalának számolnak be.

31

Páty önkormányzata által fenntartott közintézmények költségvetésében takarékosságra hosszú távon nincs esély a forrásszőke miatt. Páty önkormányzata által fenntartott közintézmények mőködésének hiányosságai csak forráshiányból fakadnak. Kiemelkedı hiányosságok nincsenek. Testületi döntés született azonban abban, hogy az óvodai étkezési díj nem vagy késı befizetése miatt a kézpénzes befizetést felváltották a banki átutalással.

32

Részterület neve j) a hivatal mőködését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérı mutatószámok bevezetése Részterület eredménytermékei Megtörténik a pályázatban megnevezett ügytípusokra (szervezeti egységek és személyek szintjére) lebontott kvantitatív és kvalitatív mutatók, monitoring eljárások kialakítása, pontosan definiált mőködési és szolgáltatási célrendszer kiépítése, mérési pontok behatárolása, visszacsatolás az szmsz-be és a munkaköri leírásokba, elıtte ezek átvilágítása. A pályázatban megnevezett ügytípusok mérési rendszerét pilotnak tekintjük, melynek eredményeit, tanulságait fokozatosan beépítjük a többi ügytípusba is, és kiterjesztjük a hivatal teljes mőködésére. Részterület indikátorai 1.j) rendszeresen mért közszolgáltatások aránya

Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességé mérése a munkatársak között személyre lebontott elvárások szerint a teljesítményértékelés keretében minden év novemberében történik Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának adóügyi irodájától a képviselıtestület, illetve a hivatalvezetı (jegyzı) azt várja el, hogy minél több adó legyen befizetve, eredményesek legyenek a helyszíni felderítések. (A helyszínek kiválasztása adóügyi nyilvántartás alapján történik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának mőszaki irodájától a képviselıtestület, illetve a hivatalvezetı (jegyzı) azt várja el, hogy a határidık be legyenek tartva. Az eredmények iránti elvárás nem dokumentált Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának pályázatkezelı ügyintézıjétıl azt várják el, hogy egy pályázat elıkészítése és egy pályázat utókövetése során pontos munkavégzés történjen. A munkavégzés eredményességét belsı ellenırzés, nyertes pályázat esetén külsı ellenırzés is értékeli. A pályázatkezelı a pályázat elırehaladásáról, illetve teljesítésérıl beszámolókat készít a bizottságnak, amely elıterjeszti a képviselı-testületnek. A pályázat utókövetése során a pályázatkezelı táblázatos nyilvántartást vezet a határidıkrıl, kimutatást a teendıkrıl várható dátum szerint. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípus legfontosabb eredménye, ha minél több adó van befizetve. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala mőszaki irodájának legfontosabb eredménye a meghozott döntés. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus legfontosabb eredménye, ha a döntéstámogatáshoz pontos, gyors, friss információk állnak rendelkezésre. Fontos elvárás hogy, pontos munkavégzés történjen, a pályázatkezelı a határidıket betartsa, és átlátható legyen minden adminisztráció. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípushoz kapcsolódóan negyedévenként történik informális zárás, év végén pedig formális jelentés. Az adóügyi iroda éves jelentésében egyaránt

33

szerepelnek az adóhátralékok és a túlfizetések. Az adóügyi iroda az éves jelentést átadja a pénzügyi irodának, ahol elıkészítik az éves költségvetés tervezéséhez. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodához tartozó ügytípus ügymeneteihez kapcsolódóan a mőszaki iroda irodavezetıje tart informálisan ellenırzést. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus ügymeneteihez kapcsolódóan a pénzügy, az irodavezetı, a bizottság, a kiválasztott felelıs, a polgármester tart ellenırzést. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményessége szintjének megtartása, illetve növelése anyagi jutalmazással motiválja a jegyzı: a jutalmazás a teljesítményértékelés alapján történik. A jutalmazás nem automatikusan történik, két forrása van: jegyzı keretbıl a jegyzı dönt önállóan a jutalmazottakról és a jutalom mértékérıl. Az önkormányzat rendelkezik jutalmazási alappal, melynek felhasználására a képviselıtestület tehet javaslatot. A jutalmazás rendjében célprémium nem szerepel. Minden dolgozó kap jutalmat, de nem ugyanolyan mértékben. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérı mutatószámok még nincsenek kidolgozva. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességének célrendszere és mérési eljárása nem szerepel a hivatal, illetve az intézmények szmsz-ében, hanem a dolgozók munkaköri leírásában. A mőszaki iroda ügyintézıjének minden feladata szerepel a munkakörleírásában. A pályázatkezelıi munkakör önállóan nincs rögzítve sem szmsz-ben, sem munkaköri leírásban. Általánosságban a pénzügyi iroda feladatellátásába tartozik Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességének célrendszerét általános szinten a testület tárgyév február hónapjában határozatban állapítja meg. Az egyes dolgozókra vonatkozóan a teljesítményértékelési dokumentumban szerepelnek személyre szólóan az elvárások . Ezeket a jegyzı szóban ismerteti egyenként a dolgozókkal, átadáskor megbeszélik a célrendszer tartalmát és a dolgozó visszajelzését a jegyzı figyelembe veszi. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményessége mérésének értékelési szempontjait a jegyzı határozza meg. Az elvégzett feladatok minısítésére tízes skálán nyugvó szempontrendszert alkalmaznak. Az értékelés meghatározó módját és eljárást a teljesítményértékelés eljárásrendje határozza meg. Az értékelési szempontok megfogalmazásánál a jegyzı figyelembe veszi a dolgozó véleményét is. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményessége mérésének fıbb elemeit a költségvetés határozza meg (pl. a jutalmazás anyagi kereteit). A jegyzı megfogalmaz egyedi elvárásokat, amely alapján döntheti úgy, ha gyengébb a dolgozó teljesítménye, akkor módosul a feladatrendszer, és erkölcsi motivációval serkenti jobb és eredményesebb munkára a dolgozót a jegyzı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások mérésének eredménye a hivatal központi rendszerében van nyilvántartva

34

Részterület neve k) szervezeti szintő teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése Részterület eredménytermékei Megtörténik a szervezeti egységek és személyek szintjére lebontott kvanitatív és kvalitatív mutatók, monitoring eljárások kialakítása, pontosan definiált teljesítmény-célrendszer kiépítése, mérési pontok behatárolása, visszacsatolás az szmsz-be és a munkaköri leírásokba, elıtte ezek átvilágítása (összehangoltan az. 1.j) részterület megvalósításával). Jutalmazás rendszerének korszerősítése történik, átláthatóbbá válik az elvárások és a motivációk eszközrendszere. Részterület indikátorai 1.k) korszerősített teljesítményértékelés alapján jutalmazott dolgozók aránya Páty önkormányzata hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményessége szintjének megtartása, illetve növelése anyagi jutalmazással motiválja a jegyzı: a jutalmazás a teljesítményértékelés alapján történik. A jutalmazás nem automatikusan történik, két forrása van: jegyzı keretbıl a jegyzı dönt önállóan a jutalmazottakról és a jutalom mértékérıl. Az önkormányzat rendelkezik jutalmazási alappal, melynek felhasználására a képviselıtestület tehet javaslatot. Páty önkormányzata hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményessége szintjének megtartása, illetve növelése anyagi jutalmazással motiválja a jegyzı: a jutalmazás a teljesítményértékelés alapján történik. A jutalmazás nem automatikusan történik, két forrása van: jegyzı keretbıl a jegyzı dönt önállóan a jutalmazottakról és a jutalom mértékérıl. Az önkormányzat rendelkezik jutalmazási alappal, melynek felhasználására a képviselıtestület tehet javaslatot. Páty önkormányzata hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményessége szintjének megtartása, illetve növelése anyagi jutalmazással motiválja a jegyzı: a jutalmazás a teljesítményértékelés alapján történik. A jutalmazás nem automatikusan történik, két forrása van: jegyzı keretbıl a jegyzı dönt önállóan a jutalmazottakról és a jutalom mértékérıl. Az önkormányzat rendelkezik jutalmazási alappal, melynek felhasználására a képviselıtestület tehet javaslatot. Páty önkormányzata hivatala szervezeti egységeinek értékelési rendjének megváltoztatására jelenleg nincs igény. Páty önkormányzata hivatalában bevezették a korszerősített teljesítményértékelést, amely eljárás korábban valamennyi dolgozót érintett, de ma 25 fıbıl 19 fıt. A teljesítményértékelés néhány egyedi esetben mérlegeléssel is történhet.

35

Részterület neve l) a projekt szemlélet megerısítése. Részterület eredménytermékei Projektmenedzsment módszertanának indokoltan kiválasztott elemeinek beépítése az szmsz-be, és a hivatal vezetıje (jegyzı) és hivatal szervezeti egységek (osztályok, irodák) vezetıi munkaköri leírásaiba. Mivel újszerő szemlélet, fontos a képzés, illetve egy kiemelt terülten (ügymeneten) pilot elvégzése, a teljes körő bevezetéshez best practices tapasztalatok szerzése érekében. Nélkülözhetetlen informatikai eszközök (MS Excel, Visio, Project Manager) alkalmazásának készségszintő elsajátítása. (Összehangoltan az 1.f) részterület megvalósításával.) Részterület indikátorai 1.l) módosított munkaköri leírások száma 1.l) projekt-tervezést támogató szoftvert használó munkatársa száma

Páty önkormányzati hivatalának vezetıi és az új dolgozói körében már van érdeklıdés a projektszemlélet iránt, több esetben alkalmazzák már. Páty önkormányzati hivatalának vezetıi a projektszemléletet általában a pályázati projektek (pl. hulladékgyőjtı pályázat) megvalósítása során alkalmazzák. Hatósági ügyek elvégzésében vagy közszolgáltatások ellátásában a projektszemléletet nem jellemzı. Páty önkormányzati hivatalában a projektszemléletet bevezetése az egyedi hatósági ügyek eljárásában nem lehetséges (hiszen azt magasabb szintő jogszabály határozza meg), de a közszolgáltatások ellátásában lehet rá mód. Erre most nincs példa, de nyitottak rá. Páty önkormányzati hivatalában a projektmenedzsment képzésben a jegyzı vett részt. Páty önkormányzati hivatalában a projektmenedzsmentet jelenleg nem támogatja IKT eszköz, és PM sw-t sem használnak.

36

2. A KÖLTSÉGVETÉSI GAZDÁLKODÁS EREDMÉNYESSÉGÉNEK JAVÍTÁSA Részterület neve a) pénzügyi és gazdálkodási felelısségvállalás szabályozása; Részterület eredménytermékei Az önkormányzat hivatalának szmsz-e, illetve a döntéshozók munkaköri leírásai módosítása a meglévı szabályozási eljárásrend költséghatékonyság elemzés mérési keretrendszerének módszertana alapján. Az e-információszabadság elıírásaik megfelelésének elérése. (Összehangoltan az 1.d), az 1.i) és a 2.b) részterületek megvalósításával.) Az érvényben lévı ciklusprogram egy befejezett és egy folyamatlévı beruházásának átvilágítása az alábbi módszertanok indokoltan kiválasztott eljárása alapján (best practice célú pilot elvégzése). • költség-haszon elemzés (CBA): • költség-hatékonyság elemzés (CEA): • több szempontú elemzés (multi-criteria analysis, MCA): • kockázat elemzés (RA): • érzékenység elemzés (SA): • eGEP Mérési Keretrendszer A részterület indikátorai 2.a) módosított munkaköri leírások száma 2.a) átvilágított beruházások száma 2.a) új felelısségvállalással irányított beruházások aránya

Páty önkormányzati hivatalának pénzügyi és gazdálkodási felelısségvállalás szabályozása a hivatal szmsz-ben van rögzítve. Páty önkormányzati hivatalának pénzügyi és gazdálkodási felelısségvállalásának eredményességét jelenleg nem mérik

37

Részterület neve b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása Részterület eredménytermékei Az önkormányzat hivatalának szmsz-e, illetve a döntéshozók és a szakterületen dolgozók munkaköri leírásai módosítása a meglévı tervezési eljárásrend költséghatékonyság elemzés mérési keretrendszere módszertana alapján (összhangban a 2.a) részterület eredményeivel). A stratégiai tervezés elıírásainak megfelelés elérése: gördülı tervezés, stratégiahangolás, monitoring, jelentések, PQM. A költségvetés teljesítése során a folyamatok, vállalások szakaszonkénti ellenırzése, folyamatos minıségirányítás, kockázatkezelési terv készítése, vezetık kompetenciabıvítése. Részterület indikátorai 2.b) módosított munkaköri leírások száma 2.b) stratégiai tervezés módszertana alkalmazásának aránya a költségvetés tervezésében

Páty önkormányzata ötéves stratégiai programmal rendelkezik, amelyet 2006-ban fogadtak el. Az intézmények igényei, a könyvelı jelentései alapján a költségvetés tervét a pénzügyi iroda közremőködésével a jegyzı terjeszti elı a testületnek. A beterjesztésnek (figyelemmel a központi költségevetés elfogadásának idıpontjával) tárgyév február 15.-éig meg kell történnie, a testületnek rendelettel kell elfogadni 30 napon belül. A költségvetés tervének elkészítésében most már elfordulnak civil kezdeményezések is, korábban ez nem volt jellemzı. A jelenlegi tervezés kétütemő bázislapú ciklusterv. Módosításra, javaslatra nyitottak. Páty önkormányzatának választott tisztségviselıi és a polgármesteri hivatal vezetıi jelenleg nem ismerik a stratégiai tervezés módszertanát. Igény van rá, a pályázat keretében képzés során megvalósítandó. Bár Páty önkormányzatánál a stratégiai tervezés a kapcsolódó szakmai ismeretek jelenlegi hiánya miatt nem terjed el, a beruházásoknál, fejlesztéseknél viszont jelentkezik a stratégiai tervezés, annak kiterjesztése iránti elkötelezettséget még nem érezni a képviselıtestületben. A stratégiai tervezés bevezetésének elınyeit látják Páty önkormányzatánál, de akadálynak érzik, hogy felsıbb szinten (szakigazgatás) sincs még stratégiai tervezés bevezetve. Továbbá a normatív finanszírozás, a ciklusterv gátat szab a stratégiai tervezés bevezetésének. A képviselıtestület is idegenedik a stratégiai tervezés esetleges bevezetésétıl. Páty önkormányzatánál a stratégiai tervezés bevezetését jelenleg képzés nem támogatja. Páty önkormányzatánál a stratégiai tervezést IKT eszköz nem támogatja. A testület félé benyújtott költségvetési táblák papírlapúak, igény van elektronikus adathordozóra, amely a pályázat keretei között megvalósítandó.

38

Részterület neve c) tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés elıkészítése és elfogadása között Részterület eredménytermékei Az önkormányzat hivatalának szmsz-e, illetve a döntéshozók és a szakterületen dolgozók munkaköri leírásai módosítása a meglévı tervezési eljárásrend költséghatékonyság elemzés mérési keretrendszere módszertana alapján. A stratégiai tervezés elıírásainak megfelelés elérése: gördülı tervezés, stratégiahangolás, monitoring, jelentések, PQM. A költségvetés elkészítése költséghatékonysági elemzések módszertanának alkalmazásán, az elfogadása pedig a döntéshozók széleskörő döntéstámogatásán (szakpolitikai prioritások definiálásán, monitoring jelentéseken, ex ante értékeléseken, kvantitatív és kvalitatív indikátorok bemutatásán és elemzésén) alapul (összehangoltan a 2.a) és a 2.b) részterületek megvalósításával. Részterület indikátorai 2.c) módosított munkaköri leírások száma 2.c) stratégiai tervezés módszertana alkalmazásának aránya a költségvetés elıkészítése és elfogadása

Az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés elıkészítése és elfogadása közötti tartalmi és eljárási kapcsolatok a következık: A pénzügyi teljesítések értékelése a gazdasági ellenırzési folyamatába van beépítve. A szakmai teljesítések értékelése a szakmai szervezetek ellenırzési folyamatába van beépítve. Páty önkormányzatánál szakpolitikák szakmai és pénzügyi képviseletét a képviselıtestület bizottságai látják el. Például a környezetvédelmi bizottság egy tagja rendelkezik környezetvédelmei alapvizsgával. Páty önkormányzata szakpolitikák tervezését és értékelését a képviselıtestület bizottságai végzik. Páty önkormányzata szakpolitikák felelısei a képviselıtestület bizottságai. A hatás- és felelısségi körrıl a hivatal szmsz-ének mellékletei gondoskodnak. Az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés elıkészítése és elfogadása közötti tartalmi és eljárási kapcsolatok a következık: A pénzügyi teljesítések értékelése a gazdasági ellenırzési folyamatába van beépítve. A szakmai teljesítések értékelése a szakmai szervezetek ellenırzési folyamatába van beépítve. Páty önkormányzatánál szakpolitikák szakmai és pénzügyi képviseletét a képviselıtestület bizottságai látják el. Például a környezetvédelmi bizottság egy tagja rendelkezik környezetvédelmei alapvizsgával. Páty önkormányzati hivatalában nincsenek felelısei az egyes szakpolitikáknak azok a képviselıtestület bizottságaihoz vannak delegálva.

39

Páty önkormányzata szakpolitikák felelısei a képviselıtestület bizottságai, amelyek tárgyévet megelızı év október-november hónapjában felmérést készítenek az egyes szakpolitikák állapotáról, kapcsolódó igényeirıl, tervdokumentumairól, amelyeket az egyes bizottság feldolgoz és a jegyzın keresztül a testület elé terjeszti, amely dönt az erıforrásigényekrıl Páty önkormányzatánál az egyes szakpolitikákhoz nem kapcsolódnak mérési eljárások. Páty önkormányzatánál az egyes szakpolitikák tervezése során nem alkalmazzák a stratégiai tervezés módszertanát.

40

Részterület neve d) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata; Részterület eredménytermékei A hivatal szmsz-ébe, a szakterületen dolgozók munkaköri leírásába beépül stratégiai tervezés módszertana (+ gördülı tervezés, hangolás, monitoring). A költségvetés elkészítése költséghatékonysági elemzések módszertanának alkalmazásán, az elfogadása pedig a döntéshozók széleskörő döntéstámogatásán (jelentéseken kvantitatív és kvalitatív indikátorok bemutatásán és elemzésén) alapul. (Összhangban az 1.d), az 1.h), a 2.a), és a 2.b) részterületek megvalósításával.). A költségvetés elıkészítésével kapcsolatos interaktív, illetve elektronikus kommunikációval csökken a kapcsolattartás és döntési folyamatok, döntés elıkészítés ideje, illetve csökken a papíralapon közlekedı információk mennyisége Részterület indikátorai 2.d) módosított munkaköri leírások száma 2.d) az intézmények vezetıi számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok aránya 2.d) módosított, csökkentett döntési-, hatás- és felelısségi körök aránya

Páty önkormányzata költségvetésének elkészítéséért a jegyzı felel, aki a tervezési munkában a hivatalon belül a bizottságok munkájára támaszkodik. Az önkormányzat által fenntartott intézmény(ek) vezetı(i) saját hatáskörükben elkészítik az intézmény(ek) intézményi költségvetési terét, amely az intézményben dolgozó közalkalmazottak bér és járulékainak tervezésébıl áll. Az intézmények dologi kiadásainak tervezését a jegyzı végzi el. Az intézmények költségvetés tervezetét az intézmény vezetıje nyújtja be a jegyzınek. A döntés-elıkészítés folyamatát meghatározza a központi költségvetés elfogadásának idıpontja, hiszen az tartalmazza a normatív támogatás elemeit A jegyzı állítja össze az önkormányzat éves költségvetésének végleges tervét, amelyet a képviselıtestület elé terjeszt. A képviselıtestület a beterjesztett éves költségvetési terv elfogadásáról rendeletben dönt. A költségvetési terv mellé csatolt dokumentumok: részletes indoklás, rendeletterv, táblázatok. Az önkormányzat éves költségvetési tervének képviselıtestület elı történı beterjesztése a tárgyév február15.-i megtörténik, a terv megvitatása és elfogadása ettıl kezdıdıen 30 napon belül megtörténik Páty önkormányzata költségvetésének elkészítéséhez és elfogadásához döntés-támogatási eszközök a hivatal szmsz-ében szabályzatban találhatók. Páty önkormányzata költségvetésének elkészítéséhez és elfogadásához stratégiai tervezés módszertanát nem alkalmazzák. Páty önkormányzata költségvetésének elkészítéséhez és elfogadásához egyéb módszertant nem alkalmaznak. Egyes pályázatok egyedi költségvetése, annak tervezése esetileg igényelhet egyéb módszertant. Páty önkormányzata éves költségvetés tervének megvitatása és az elfogadása a testület nyilvános ülésén történi, amelyen bármely állampolgár, akár társadalmi szervezet képviseletében is részt vehet.

41

Azonban ezt a lehetıséget nem használják k az állampolgárok, érdeklıdés nem tapasztalható. A költségvetés tervdokumentumai nem nyilvánosak, de az elızı év sarokszámai megjelennek a település honlapján. Az intézmények vezetıi készítik el az intézmény éves költségvetés tervezetét, amelyben az intézmény közalkalmazottainak bér- és járulékai szerepelnek Páty önkormányzata éves költségvetés tervének megvitatása és az elfogadása folyamatához jelenleg IKT támogatottságként egy pénzügyi rendszert alkalmaznak. A jegyzı állítja össze az önkormányzat éves költségvetésének végleges tervét, amelyet a képviselıtestület elé terjeszt. A képviselıtestület a beterjesztett éves költségvetési terv elfogadásáról rendeletben dönt. A költségvetési terv mellé csatolt dokumentumok: részletes indoklás, rendeletterv, táblázatok. Az önkormányzat éves költségvetési tervének képviselıtestület elı történı beterjesztése a tárgyév február15.-i megtörténik, a terv megvitatása és elfogadása ettıl kezdıdıen 30 napon belül megtörténik. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények költségvetési tervét tárgyév január végére kéri be a jegyzı. Páty önkormányzati hivatalában költségvetés készítését érintı képzést, továbbképzést jelenleg a pénzügyi iroda vezetıjénél alkalmaznak. Javasolt a képzés kiterjesztése más szakirányú munkatárs felé is. Az intézmények vezetıi számára betekinthetı a döntés-elıkészítı dokumentáció, de nem kapják meg automatikusan, csak a saját intézményükét ismerik. Nincs alapos IKT támogatottság sem. Csak excel

42

Részterület neve e) új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása Részterület eredménytermékei Döntéshozók tájékoztatása, illetve pilot elvégzése (2.a) részterület megvalósítása) után az önkormányzat vezetıi kiválasztják azokat az eljárásokat, melyeket bevezetni kívánnak: költség-haszon elemzés (CBA), költség-hatékonyság elemzés (CEA); több szempontú elemzés (multi-criteria analysis, MCA); kockázat elemzés (RA); érzékenység elemzés (SA); eGEP Mérési Keretrendszer. (Összhangban az e) részterület megvalósításával.) (Összehangoltan a 2.a) részterület eredményeivel.) A költségvetés elıkészítésével kapcsolatos interaktív, illetve elektronikus kommunikációval csökken a kapcsolattartás és döntési folyamatok, döntés elıkészítés ideje, illetve csökken a papíralapon közlekedı információk mennyisége. Részterület indikátorai 2.e) költséghatékonyság számítás módszertana alkalmazásának aránya a költségvetés tervezésében és végrehajtásában 2.e) hivatal vezetıi számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok aránya 2.e) intraneten egymással kapcsolatban álló vezetık aránya

A jegyzı állítja össze az önkormányzat éves költségvetésének végleges tervét, amelyet a képviselıtestület elé terjeszt. A képviselıtestület a beterjesztett éves költségvetési terv elfogadásáról rendeletben dönt. A költségvetési terv mellé csatolt dokumentumok: részletes indoklás, rendeletterv, táblázatok. Az önkormányzat éves költségvetési tervének képviselıtestület elı történı beterjesztése a tárgyév február15.-i megtörténik, a terv megvitatása és elfogadása ettıl kezdıdıen 30 napon belül megtörténik A jegyzı állítja össze az önkormányzat éves költségvetésének végleges tervét, amelyet a képviselıtestület elé terjeszt. A képviselıtestület a beterjesztett éves költségvetési terv elfogadásáról rendeletben dönt. Az önkormányzat éves költségvetési tervének képviselıtestület elı történı beterjesztése a tárgyév február15.-i megtörténik, a terv megvitatása és elfogadása ettıl kezdıdıen 30 napon belül megtörténik Páty önkormányzata költségvetésének tervezéséhez és végrehajtásához döntés-támogatási eszközök nem kapcsolódnak Páty önkormányzata költségvetésének tervezéséhez és végrehajtásához stratégiai módszertant nem alkalmaznak. Páty önkormányzata költségvetésének tervezési és végrehajtási folyamatában egyéb módszertant mint a bázisalapú ciklusterv, nem alkalmaznak. Az intézmények vezetıi készítik el az intézmény éves költségvetés tervezetét, amelyben az intézmény közalkalmazottainak bér- és járulékai szerepelnek

43

Páty önkormányzata éves költségvetés tervének megvitatása és az elfogadása a testület nyilvános ülésén történik, amelyen bármely állampolgár, akár társadalmi szervezet képviseletében is részt vehet. Azonban ezt a lehetıséget nem használják ki az állampolgárok, érdeklıdés nem tapasztalható. A költségvetés tervdokumentumai nem nyilvánosak, de az elızı év sarokszámai igen Páty önkormányzata részérıl új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása elfogadásának folyamatát érintıen képzést, továbbképzést nem terveznek Páty önkormányzata költségvetésének tervezési és végrehajtási folyamatában egyéb módszertant mint a bázisalapú ciklusterv, nem alkalmaznak. Változtatásra van igény, de nem életszerő, mert nem bonyolult a költségvetés. Az intézmények vezetıi számára betekinthetı a döntés-elıkészítı dokumentáció, nincs alapos IKT támogatottság sem. Csak excel Intraneten keresztül nem állnak kapcsolatban egymással a hivatal és az intézmények vezetıi, de igény van rá, és a pályázat során megvalósítandó. Páty önkormányzatánál jelenleg új költségvetés tervezési és végrehajtási technikákat nem alkalmaznak. Tehát IKT támogatottsága nem releváns. A jegyzı tervezi, a testület majd dönt róla.

44

Részterület neve f) közbeszerzési eljárások lebonyolítása; Részterület eredménytermékei A stratégia és a költségvetés összekapcsolásának, illetve a költséghaszon elemzések eredményei alapján erıs döntéstámogatási kompetencia áll rendelkezésre a közbeszerzési eljárások tervezésének, lebonyolításának és ellenırzésének korszerősítésére. Az e-információszabadság betartása, a nyilvánosság megteremtése széleskörő visszacsatolást tesz lehetıvé. A hivatal szmsz-ébe, a szakterületen dolgozók munkaköri leírásába beépül a közbeszerzési eljárások folyamatvezérlése, a folyamatos információszolgáltatás (aktualizált ajánlatok, ellenırzéseken alapuló jelentések) egészítik ki a döntéstámogatás erısítését. A közbeszerzési eljárások folyamatának, illetve eredményeinek nyilvánosságán, a vélemények visszacsatolásán keresztül erısödik a társadalmi elfogadottság. (Összehangoltan a 2.a) és a 2.c) részterületek megvalósításával.) Részterület indikátorai 2.f) módosított munkaköri leírások száma 2.f) hivatal vezetıi számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok aránya 2.f) folyamatvezérelt közbeszerzések aránya

Kérdések Páty önkormányzatának közbeszerzési koncepcióit a pénzügyi iroda vezetıje, a testület közbeszerzési bizottsága és egy külsı közbeszerzési tanácsadó cég egyezteti. A koncepciót a pénzügyi iroda vezetıje terjeszti a jegyzın keresztül a testület elé. A testület közbeszerzési bizottsága külsı közbeszerzési tanácsadó cég közremőködésével elkészíti az ajánlatkérést, közzéteszi, az ajánlatokat a külsı közbeszerzési tanácsadó cég elbírálja, majd a testület közbeszerzési bizottsága tárgyalja meg, és terjeszti a testület elé. A jegyzı nem is szerepel a folyamatban. A közbeszerzésrıl a képviselıtestület dönt. Páty önkormányzatánál a közbeszerzés lebonyolításához jelenleg közbeszerzési szabályzat áll rendelkezésre, mint döntés-támogató eszközök. Az ÁSZ 2007-ben ellenırizte és rendben találta. A döntéstámogatáshoz külsı szakértı céget vesz igénybe az önkormányzat, amelynek részérıl a közbeszerzési bizottság vesz részt az egyeztetésben

Páty önkormányzatánál a közbeszerzés lebonyolításához jelenleg nem kapcsolódik stratégiai tervezés. Páty önkormányzatánál a közbeszerzés lebonyolításához a Kbt. iránymutatásain túl nem alkalmaznak egyéb technikákat. Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolításában az intézménye vezetıje az intézményt érintı beruházás során (pl. iskolaépület felújítása) konzultációs joggal élhet,

45

Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolításának jelenleg nincs nyilvánossága, így felelıse sem. Jogszabályban elıírt nyilvánosságot sem tartják be (üvegzseb trv.) Elektronikusan sincs információ. De tervezik. A pályázat során megvalósítandó cél. Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolításának folyamatához jelenleg nem terveznek képzéseket. A pénzügyi iroda munkatársa rendelkezik a megfelelı képzettséggel.. Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolításánál a közbeszerzési eljárások lebonyolításának ideje megfelelı. A határidık betarthatók, nem kell változtatni. A külsı cég munkájával elégedettek. Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolítását IKT eszközök nem támogatják, nincs erre szükség, mert külsı cég végzi a kacsolódó szakmai eljárásokat..

Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolításával kapcsolatban elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok jelenleg nincsenek, csak papíralapon. Igény van arra, hogy a hivatal belsı portálján jelen legyen.

46

Részterület neve g) környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése; Részterület eredménytermékei A stratégai környezetvizsgálat módszertana ajánlások szintjén beépül a döntéstámogatás folyamataiba. A folyamatos információszolgáltatás (aktualizált ajánlatok, ellenırzéseken alapuló jelentések) egészítik ki döntéstámogatás erısítését. A közbeszerzési eljárások folyamatának, illetve eredményeinek nyilvánosságán, a vélemények visszacsatolásán keresztül erısödik a társadalmi elfogadottság. (Összhangban a 2.e) részterület eredményeivel). A közbeszerzésekben meghatározott környezetvédelmi, energiahatékonysági, újrahasználhatósági stb. követelményeken keresztül, illetve ezeknek szemléletformáló továbbgyőrőzésével környezeti fenntarthatóság közvetetten befolyásolhatói. Az eredmények felhasználásával jogszabályalkotásra születnek javaslatok az új közbeszerzési eljárások környezetbarát elvárásinak megfogalmazásához. Részterület indikátorai 2.g) környezetbarát közbeszerzést szabályozó rendelet

Páty önkormányzatánál a környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetésével kapcsolatban elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok jelenleg nincsenek.

47

Részterület neve h) pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzés javítása Részterület eredménytermékei Döntéshozók tájékoztatása, illetve pilot elvégzése után az önkormányzat vezetıi kiválasztják azokat az eljárásokat, melyeket bevezetni kívánnak: költség-haszon elemzés (CBA); költség-hatékonyság elemzés (CEA); több szempontú elemzés (multi-criteria analysis, MCA); kockázat elemzés (RA); érzékenység elemzés (SA); eGEP Mérési Keretrendszer. A hivatal szmsz-ébe, a szakterületen dolgozók munkaköri leírásába beépülnek a PQM módszertanán alapuló tervezési folyamatok teljesítménycéljai. A folyamatos információszolgáltatás (aktualizált ajánlatok, ellenırzéseken alapuló jelentések) egészítik ki döntéstámogatás erısítését. A teljesítési és ellenırzési eljárások folyamatának, illetve eredményeinek nyilvánosságán, a vélemények visszacsatolásán keresztül erısödik a társadalmi elfogadottság. (Öszszehangoltan a 2e) és a 2f) részterületek megvalósításával Részterület indikátorai 2.h) módosított munkaköri leírások száma 2.h) költséghatékonyság számítás módszertana alkalmazásának aránya a költségvetés végrehajtásában 2.h) hivatal vezetıi számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok aránya

Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzés belsı ellenırzési terv alapján készül, folyamatba építetten évközben. A pénzügyi iroda készíti elı a pénzügyi adatlapokat, beszámolókat és írásban és adja át a testület pénzügyi-ügyrendi bizottságának, amely megvitatás után a jegyzın keresztül a testület elé terjeszti. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzés belsı ellenırzési terv alapján készül, folyamatba építetten évközben. A pénzügyi iroda készíti elı a pénzügyi adatlapokat, beszámolókat és írásban és adja át a testület pénzügyi-ügyrendi bizottságának, amely megvitatás után a jegyzın keresztül a testület elé terjeszti. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzéshez döntéstámogatási eszközök jelenleg nem kapcsolódnak. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésnél jelenleg a stratégiai tervezés módszertana nincs jelen Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésben a belsı ellenırzése kívül külsı auditort alkalmaznak. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésnek folyamatában részben vesznek részt az intézménynek felelısei, attól függıen, milyen jelegő az ellenırzés, mire terjed ki. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésnek nyilvánossága jelenleg az ellenırzés jelentését értékelı testületi ülésen jelenik meg. A bizottsági ülés elıtt keletkezı dokumentumok nem nyilvánosak.

48

Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzéséhez a pénzügyi iroda vezetıjének továbbképzését tervezik Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésének rendje éves terv szerint történik Az ellenırzési tervet a képviselıtestület hagyja jóvá a tárgyévet megelızı év végén. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésének jelenleg nincs IKT támogatottsága. Az igény meg van rá, a pályázat során megvalósítandó. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésben hivatal vezetıi számára nem állnak rendelkezésre elektronikusan döntés-elıkészítı dokumentumok. Az igény meg van rá, a pályázat során megvalósítandó.

49

3. A PARTNERSÉG ERİSÍTÉSE Részterület neve a) szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére; Részterület eredménytermékei A rendszeres tájékoztatás technikai feltételeit portál fejlesztéssel, tartalmi feltételeit tartalommenedzsment fejlesztésével, illetve az önkormányzati hivatal és az intézmények szmsz-e és a dolgozók munkaköri leírásainak indokolt módosítása során (pl. nevesítjük a nyilvánosság és a tájékoztatás formális személyi és szervezeti elvárásait) erısítjük meg. (Összehangoltan a 2. g) részterület megvalósításával) Részterület indikátorai 3.a) módosított munkaköri leírások száma 3.a) kommunikációs és PR terv, koncepció

Páty önkormányzati hivatalában lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásához nem kapcsolódnak külön döntés-elkészítési folyamatok. Javasolt az eljárásrend kidolgozása a honlap tartalommenedzsment eljárásrendjével egybe kapcsolva Páty önkormányzati hivatalában lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásáért és a döntések nyilvánossá tételéért jelenleg felelıs nincs megjelölve. Páty önkormányzati hivatalában a döntések nyilvánossá tételéhez jelenleg egyéb technikákat nem alkalmaznak. Páty önkormányzati intézményeiben a döntések nyilvánossá tételéhez jelenleg felelıs nincs megjelölve. Páty önkormányzati hivatalában a döntések nyilvánossá tételében nincs felelıs. Külön szabályozásban, munkaköri leírásban még nem jelenik meg. Páty önkormányzati hivatalában a döntések nyilvánossá tételéhez kapcsolódóan képzést, továbbképzést terveznek. Páty önkormányzati hivatalában a döntések nyilvánossá tételének nincsenek idıpontjai. Páty önkormányzata jelenleg nem rendelkezik kommunikációs vagy PR tervvel, koncepcióval. Páty önkormányzati hivatalában a döntések nyilvánossá tételének jelenleg nincs IKT támogatottsága. Azonban a honlap tartalomfejlesztése iránt igény van, ez a pályázat során megvalósítandó.

50

Részterület neve b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa; Részterület eredménytermékei A rendszeres tájékoztatás technikai feltételeit portál fejlesztéssel, tartalmi feltételeit tartalommenedzsment fejlesztésével, illetve az önkormányzati hivatal és az intézmények szmsz-e és a dolgozók munkaköri leírásainak indokolt módosítása során (pl. nevesítjük a kapcsolattartás formális személyi és szervezeti elvárásait) erısítjük meg. (Összehangoltan a 2.g) részterület megvalósításával). . Hivatali kommunikációs és PR terv alapján megszervezzük a sajtófigyelés és -elemzés gyakorlatát, a panaszok kezelését. A képviselıtestület állandó és ad hoc bizottságai munkájában részt vesznek a társadalmi szervezetek képviselıi. A vállalkozások részvétele színtereihez nyilvános fórumok számának és alkalmainak növelését vállaljuk.. Részterület indikátorai 3.b) módosított munkaköri leírások száma 3.b) azon önkormányzati bizottságok aránya, amelyekben civil és a vállalkozói szféra képviselıi részt vesznek 3.b) vélemények fogadásával, panaszkezeléssel foglalkozó rovat az önkormányzat honlapján

Páty önkormányzata részérıl a nyilvánosság folyamatát szabályozó dokumentum jelenleg nincs az önkormányzatnál, ezért eljárásrend sem létezik, munkaköri leírásokban sem szerepel Páty önkormányzatánál a rendszeres tájékoztatáshoz jelenleg nem állnak rendelkezésre technikai feltételeit Páty önkormányzatánál jelenleg nem állnak rendelkezésre az internetes tartalommenedzsment fejlesztésének feltételei, de a pályázat során megvalósítandó. A nyilvánosság folyamatát szabályozó dokumentum jelenleg nincs az önkormányzatnál, ezért eljárásrend sem létezik, munkaköri leírásokban sem szerepel. Páty önkormányzata jelenleg nem rendelkezik kommunikációs vagy PR tervvel, koncepcióval. Egyes pályázatokhoz azonban feltétel, egy elkészült alapján ki lehet terjeszteni települési szintre. Páty önkormányzatánál jelenleg nincs rendszeres a sajtófigyelés és -elemzés, panaszkezelés. Páty önkormányzata képviselıtestület állandó és ad hoc bizottságainak munkájában részt vesznek a társadalmi szervezetek képviselıi. Pátyon a vállalkozások nem veszek részt nyilvános fórumokon, ilyen alkalmakra nincs igény. Páty önkormányzata képviselıtestületének bizottságainak munkájában nem vesznek részt civil és a vállalkozói szféra képviselıi Páty önkormányzatnak honlapján jelenleg nincs panaszkezeléssel foglalkozó rovat. Tervezik és a pályázat során megvalósítandó.

51

Részterület neve c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba; Részterület eredménytermékei A képviselıtestület állandó és ad hoc bizottságaiba tagokat küldenek a partnerek. A döntés-elıkészítés tervdokumentumai, a projektek megvalósítása ellenırzésének eredményei nyilvános fórumokon (valós, internetes) hozzáférhetı. A párbeszéd kereteit a horizontális alapelvek érvényesülését jogszabályalkotás támogatja. (Összehangoltan a 3.a) és a 3.b) részterület megvalósításával.) Részterület indikátorai

Páty önkormányzata partnerei: önkormányzati társulások, többcélú társulás, Pátyi Ipari Park, Pátyi Vagyonkezelı. A partnerség építése a polgármester és az alpolgármester személyéhez, nem pedig a hivatalhoz kapcsolódik. Páty önkormányzata képviselıtestület állandó és ad hoc bizottságaiba külsı partnerek delegálnak tagokat: településfejlesztési koencpció kialakításához ipari park megalapításához, szabályozási tervek megvitatásához. Páty önkormányzati hivatalában döntés-elıkészítés tervdokumentumai, a projektek megvalósítása ellenırzésének eredményei nem férhetık hozzá nyilvános fórumokon Páty önkormányzatánál a horizontális alapelvek érvényesülése jelenleg nincs jelen.

52

Részterület neve d) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó mőködési mód elterjesztésére. Részterület eredménytermékei A rendszeres tájékoztatás technikai feltételeit portál fejlesztéssel (szakmai csoportképzı portál), tartalmi feltételeit tartalommenedzsment fejlesztésével, illetve az önkormányzati hivatal és az intézmények szmsz-e és a dolgozók munkaköri leírásainak indokolt módosítása során (pl. nevesítjük a kapcsolattartás formális személyi és szervezeti elvárásait) erısítjük meg. (Összehangoltan a 3a), a 3b) és a 3c) részterület megvalósításával.) Növeljük az önkormányzat honlapjának nyilvánossággal foglalkozó rovatainak számát, egyes rovatok interaktivitásának mértékét. Részterület indikátorai 3.d) módosított munkaköri leírások száma 3.d) vélemények fogadásával, panaszkezeléssel foglalkozó rovat az önkormányzat honlapján

Igény van rá. Szakmai csoportképzı portál

53