PÁTY ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS IRÁNYÍTÁS KÉZIRAT

InterMap Térinformatikai Tanácsadó Iroda 1037 Budapest, Viharhegyi út 19/c. Tel.: 06-1-212-2070, 06-1-214-0352, Fax: 06-1-214-0352 Honlap: www.intermap.hu, e-mail: [email protected]

PÁTY ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE

SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS

IRÁNYÍTÁS KÉZIRAT

Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program „Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése” Pályázat „Páty polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” ÁROP-3.A.1/A-2008-0006 kódszámú pályázat keretében 2009

VIAD’ORO

KÖZIGAZGATÁSFEJLESZTÉSI TANÁCSADÓ ÉS SZOLGÁLTATÓ KFT. [email protected] 30-555-9096

Szervezetfejlesztési felmérés: irányítás

1. Vezetıi felelısségvállalás 1.1. Az ügymenetek szervezésének felelıssége A pénzügy-adóügy ügytípusok eljárásrendjének megvalósítása éves terv szerint történik, egyik legfıbb funkciója, hogy a költségvetés tervezéséhez nyújt adatszolgáltatást. Külön stratégiai tervezés nem érinti a pénzügy-adóügy ügytípusok folyamatait, azt magasabb szintő jogszabályok, a hivatal szmsz-e és a munkaköri leírások határozzák meg. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pénzügy-adóügy ügytípus szervezéséért a jegyzı a felelıs vezetı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági ügytípusok szervezéséért a felelıs munkatársak a pénzügyi irodavezetı és a jegyzı. A pénzügyi irodavezetı végzettsége agrármérnöki és önkormányzati közgazdasági diploma, amelye megfelelı a feladat ellátáshoz. A gazdasági iroda vezetıje szerepel a polgármesteri hivatal éves képzési tervében. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodához tartozó ügytípusok szervezésért a mőszaki iroda vezetıje a felelıs. Az irodavezetı építész végzettségő. A végzettségek elegendıek a feladatok ellátáshoz Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípusánál nincs egyszemélyes felelıs vezetı. Minden egyes szakpolitika képviselıje, illetve a közszolgáltató intézmények vezetıi a sajátját szakterületükért, intézményükért felelısek. Természetesen a támogatási szerzıdében van megnevezve a pályázat tényleges felelıs vezetıje. A pályázatkezelı ügyintézı személyes is érez felelısséget a pályázat sikeres lebonyolításával kapcsolatban, mert a megfelelı adminisztrációs támogatás nélkül nem halad elıre a pályázati projekt. 1.2. A költségvetés felelıssége Páty önkormányzati hivatalának pénzügyi és gazdálkodási felelısségvállalás szabályozása a hivatal szmsz-ben van rögzítve. Páty önkormányzati hivatalának pénzügyi és gazdálkodási felelısségvállalásának eredményességét jelenleg nem mérik. Páty önkormányzata ötéves stratégiai programmal rendelkezik, amelyet 2006-ban fogadtak el. Az intézmények igényei, a könyvelı jelentései alapján a költségvetés tervét a pénzügyi iroda közremőködésével a jegyzı terjeszti elı a testületnek. A beterjesztésnek (figyelemmel a központi költségevetés elfogadásának idıpontjával) tárgyév február 15.-éig meg kell történnie, a testületnek rendelettel kell elfogadni 30 napon belül. A költségvetés tervének elkészítésében most már elfordulnak civil kezdeményezések is, korábban ez nem volt jellemzı. Páty önkormányzata költségvetésének elkészítéséért a jegyzı felel, aki a tervezési munkában a hivatalon belül a bizottságok munkájára támaszkodik. Az önkormányzat által fenntartott intézmény(ek) vezetı(i) saját hatáskörükben elkészítik az intézmény(ek) intézményi költségvetési terét, amely az intézményben dolgozó közalkalmazottak bér és járulékainak tervezésébıl áll. Az intézmények dologi kiadásainak tervezését a jegyzı végzi el. Az intézmények költségvetés tervezetét az intézmény vezetıje

2


Páty önkormányzata éves költségvetés tervének megvitatása és az elfogadása a testület nyilvános ülésén történi, amelyen bármely állampolgár, akár társadalmi szervezet képviseletében is részt vehet. Azonban ezt a lehetıséget nem használják k az állampolgárok, érdeklıdés nem tapasztalható. A költségvetés tervdokumentumai nem nyilvánosak, de az elızı év sarokszámai megjelennek a település honlapján. Az intézmények vezetıi készítik el az intézmény éves költségvetés tervezetét, amelyben az intézmény közalkalmazottainak bér- és járulékai szerepelnek Páty önkormányzata költségvetésének elkészítéséhez és elfogadásához döntés-támogatási eszközök a hivatal szmsz-ében szabályzatban találhatók. A jegyzı állítja össze az önkormányzat éves költségvetésének végleges tervét, amelyet a képviselıtestület elé terjeszt. A képviselıtestület a beterjesztett éves költségvetési terv elfogadásáról rendeletben dönt. A költségvetési terv mellé csatolt dokumentumok: részletes indoklás, rendeletterv, táblázatok. Az önkormányzat éves költségvetési tervének képviselıtestület elı történı beterjesztése a tárgyév február15.-i megtörténik, a terv megvitatása és elfogadása ettıl kezdıdıen 30 napon belül megtörténik Páty önkormányzata költségvetésének tervezéséhez és végrehajtásához döntés-támogatási eszközök nem kapcsolódnak Az intézmények vezetıi készítik el az intézmény éves költségvetés tervezetét, amelyben az intézmény közalkalmazottainak bér- és járulékai szerepelnek Páty önkormányzatának közbeszerzési koncepcióit a pénzügyi iroda vezetıje, a testület közbeszerzési bizottsága és egy külsı közbeszerzési tanácsadó cég egyezteti. A koncepciót a pénzügyi iroda vezetıje terjeszti a jegyzın keresztül a testület elé. A testület közbeszerzési bizottsága külsı közbeszerzési tanácsadó cég közremőködésével elkészíti az ajánlatkérést, közzéteszi, az ajánlatokat a külsı közbeszerzési tanácsadó cég elbírálja, majd a testület közbeszerzési bizottsága tárgyalja meg, és terjeszti a testület elé. A jegyzı nem is szerepel a folyamatban. A közbeszerzésrıl a képviselıtestület dönt. Páty önkormányzatánál a közbeszerzés lebonyolításához jelenleg közbeszerzési szabályzat áll rendelkezésre, mint döntés-támogató eszközök. Az ÁSZ 2007-ben ellenırizte és rendben találta. A döntéstámogatáshoz külsı szakértı céget vesz igénybe az önkormányzat, amelynek részérıl a közbeszerzési bizottság vesz részt az egyeztetésben Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolításában az intézménye vezetıje az intézményt érintı beruházás során (pl. iskolaépület felújítása) konzultációs joggal élhet, Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolításának jelenleg nincs nyilvánossága, így felelıse sem. Jogszabályban elıírt nyilvánosságot sem tartják be (üvegzseb trv.) Elektronikusan sincs információ. De tervezik. A pályázat során megvalósítandó cél.

3


1.3. A nyilvánosság felelıssége Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásához nem kapcsolódnak külön döntés-elkészítési folyamatok. Javasolt az eljárásrend kidolgozása a honlap tartalommenedzsment eljárásrendjével egybe kapcsolva Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásáért és a döntések nyilvánossá tételéért jelenleg felelıs nincs megjelölve. Páty önkormányzati intézményeiben a döntések nyilvánossá tételéhez jelenleg felelıs nincs megjelölve. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a döntések nyilvánossá tételében nincs felelıs. Külön szabályozásban, munkaköri leírásban még nem jelenik meg. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a döntések nyilvánossá tételéhez kapcsolódóan képzést, továbbképzést terveznek. Páty önkormányzata részérıl a nyilvánosság folyamatát szabályozó dokumentum jelenleg nincs az önkormányzatnál, ezért eljárásrend sem létezik, munkaköri leírásokban sem szerepel A nyilvánosság folyamatát szabályozó dokumentum jelenleg nincs az önkormányzatnál, ezért eljárásrend sem létezik, munkaköri leírásokban sem szerepel. 2. Az ügyfélszolgálat Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatának eljárásrendje nincs kidolgozva. Az ügyfélszolgálat mőködését az irodavezetı és a jegyzı értékeli. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatának mőködését az irodavezetı és a jegyzı folyamatosan, napi rendszerességgel értékeli. A folyamatos értékelést hasznosnak tartják. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének értékelését évente egyszer történik, összevonva a nagyobb szervezeti egység, az igazgatási iroda tevékenységének statisztikai alapú elemzésével. Az elemzést az igazgatási iroda vezetıje végzi el, írásban terjeszti elı a jegyzınek, aki a jelentést figyelembe veszi az ügyfélszolgálatot ellátó egy fı fıállású köztisztviselı teljesítményértékelése során. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének statisztikai alapú elemzése nem történik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének folyamatos, napi szintő értékelésé elsısorban az igazgatási iroda vezetıje jegyzı felé tett szóbeli tájékoztatása alapján történik. Az igazgatási iroda vezetıjétıl kapott írásos dokumentumok (iktatókönyv alapján megállapítható, hogy az ügyfélszolgálat ügyintézıje hány ügyet intézett el) az éves teljesítményértékelést segítik. Az ügyfélszolgálat ügyvitelének figyelemmel kísérését az iktatórendszer segíti. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének értékelésének eredményeirıl a jegyzı dönt, évente egyszer. A értékelésrıl szóló visszacsatolása évente egyszer, szóban történi az ügyfélszolgálatot ellátó egy fı fıállású köztisztviselı felé. Az értékelés az ügyek számának

4


összesítésén túl kiterjed az ügyfélszolgálati munka minıségére is, az ügyintézı ügyfelek felé mutatott emberi hozzáállására, toleranciára. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének értékelésének eredményeivel összefüggı jegyzıi döntések folyamatát nem kell módosítani. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatával kapcsolatos elektronikus ügyintézés fejlesztésére még nincs a hivatal felkészülve. Az önkormányzat honlapján az őrlapok letöltésére van lehetıség (CLBPS 2. szint). Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzés belsı ellenırzési terv alapján készül, folyamatba építetten évközben. A pénzügyi iroda készíti elı a pénzügyi adatlapokat, beszámolókat és írásban és adja át a testület pénzügyi-ügyrendi bizottságának, amely megvitatás után a jegyzın keresztül a testület elé terjeszti. 3. Eljárásrendek A gazdasági irodához kapcsolható ügytípusokhoz tartozó folyamatok Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához kapcsolható ügytípushoz tartozó ügymenetek tervezéssel, jogszabályokkal, munkaköri leírásokkal és felelısök kiosztásával jól koordinálta. Az a gazdasági iroda vezetıje az ügyintézıvel folytatott informális megbeszélés alapján elıkészíti a jegyzı vagy a pénzügyi bizottság részére a döntést igénylı témákat. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok befejezésekor az adott szakpolitika felelıséhez kötıdik a teljesítésigazolás. A vállalkozói, megbízási szerzıdésekben mindig meg van nevezve az önkormányzat felelıse. A vállalkozói, megbízási szerzıdésekben az önkormányzat részérıl megnevezett felelıstıl az önkormányzat döntéshozó és a jegyzı mindig kér beszámolót, és a beruházott termékek, vásárolt szolgáltatások felhasználásról mindig készül nyilatkozat is. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ügymeneteit érintıen a polgármesteri hivatalon belül mőködik belsı ellenırzés is. A a teljesítményértékelés pedig pénzbeli differenciálást is jelent. A gazdasági iroda vezetıjének is van ellenırzési joga az ügyintézık munkája felett. Az gazdasági irodához tartozó ügytípusokért felelıs személy külön nincsen megnevezve, de a gazdasági irodához tartozó ügytípusokhoz kapcsolódó dokumentumok aláírása mindenképpen önellenırzést, illetve vezetık ellenırzését igényli. A munkaköri leírásban foglaltaknak való megfelelés is az ellenırzés eszköze. A mőszaki irodához tartozó ügytípusok folyamatai: •

ha az ügyintézı (illetve jegyzı) szerint a fellebbezés indokolt, akkor kijelölés kéréssel együtt továbbítják a közigazgatási hivatal felé a fellebbezést, vagy megváltoztatják az eredeti határozatukat, vagy saját hatáskörben új eljárást folytatnak le,

A pályázatkezelés szakaszolása Egy pályázat teljesítésigazolása az adott szakpolitikához felelısének feladata. A vállalkozói vagy megbízási szerzıdésben meg van nevezve az önkormányzat felelıse is. Beszámolót mindig kérnek a pályázat eredményeirıl és nyilatkozat is születik a felhasználásról.

5


Egy pályázat ellenırzésének eredményeiért a polgármester tartozik teljes körő felelıséggel, neki van aláírási joga, de mindennek van írásban rögzített felelıse. A hivatalban érintett személyek felelnek a saját munkájukért, belsı ellenırzés mőködik. Az adóügy ügytípusnak külön eljárásrendje nincs, nem szerepel az ügyrendben – abban a pénzügy és a vagyonügy szerepel. A külön eljárásrend hiánya nem befolyásolja az adóügy ügytípusának menetét. A szükséges eljárások az adóügyi iroda négy fı munkatársának munkaköri leírásában benne vannak. A munkaköri leírásokat a jegyzı állítja össze, egyetértésben a dolgozókkal. Mivel a helyi jogszabályok elfogadás rendjének törvényi felügyelete megszőnt, ezért gazdasági irodához tartozó ügytípusok eljárásrendjéért a jegyzı a felelıs. A jegyzı munkáját két bizottság is segíti: a pénzügyi és településfejlesztési bizottság. A koordinációs munkákért az irodavezetı a felelıs. Van egy szervezési ügyintézı is, aki a titkárságról átveszi az anyagokat valamint megírja az elıterjesztéseket a bizottság részére. Errıl jegyzıkönyv készül, és ha a hatáskörébe tartozik határozat, illetve. döntés születik arról, hogy ki a felelıs és mit kell tenni. Ha nem döntéshozó a bizottság, akkor a javaslat a testület elé kerül, de a döntésbıl soha nem hagyják ki a pénzügyi bizottságot. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának gazdasági irodájában nincs párhuzamos munkavégzés A mőszaki irodához tartozó ügytípusnak külön eljárásrendje nincs, mivel a jogszabályok mindent leszabályoznak. Ami egyébként nem teljesen igaz, mivel ezek egy része keretjogszabály. Kapcsolódó jogszabályok: KET, 37/2007-es ÖTM , HÉSZ, OTÉK, A pályázatkezelés ügytípusnak leírt eljárásrendje nincs. A legfontosabb lépés, hogy a pályázat elkészítéséhez és megvalósításához a polgármester vagy a jegyzı kijelöli a felelıs ügyintézıket. A felelıs feladata a pályázat elkészítésének és megvalósításának koordinálása. A pályázat-felelıs a koordináció során elıterjesztéseket tesz a pályázatkezelés ügytípus ügyintézıjének, mint irodavezetınek, vagy a bizottságnak. • • •

pályázati felhívás szinopszisának elkészítése intézményvezetık/szakpolitikáért felelıs munkatárs/ külsı cég/ polgármester/ testületi tag ötlete alapján – pályázatkezelı ügyintézı ha a képviselı-testület elfogadta a pályázat szakmai és pénzügyi koncepcióját, megtörténik a pályázat elıkészítéséhez, megvalósításához a felelısök kijelölése: polgármester, jegyzı szerzıdés tervezet elıkészítésében résztvevık: polgármester, alpolgármester, jegyzı, bizottság, külsı szerzıdéses ügyvéd, a projektért felelıs személy

Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus során az alábbi szervezeti egységek érintettek: polgármester, alpolgármester, jegyzı, képviselı-testület, bizottság, belsı ellenırzés, szakpolitikák felelısei, intézményvezetık. 4. Képzés A hivatal képzési tervében nem szerepel az adóügyi elıadó továbbképzése, saját akaratából azonban szeretne részt venni továbbképzésen. A pénzügyi iroda vezetıje szerepel a polgármesteri hivatal éves képzési tervében. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodához tartozó ügytípus eljárásában az irodavezetın kívül egy ügyintézı vesz részt. Az ügyintézı építész végzettségő. A végzettsége elegen-

6


dıek a feladatok ellátáshoz A hivatal képzési tervében nem szerepel a mőszaki iroda munkatársainak továbbképzése. .A pályázatkezelési ügytípus eljárásában résztvevı munkatárs beosztása pénzügyi elıadó. Személyes gyakorlata alapján készít pályázatot, nincs ez irányú szakképesítése senkinek. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervét a jegyzı állítja össze és terjeszti az önkormányzat képviselıtestülete elé. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervét önkormányzat képviselıtestülete fogadja el. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési terve elfogadásának szintje önkormányzati határozat. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének értékelését, esetleges felülvizsgálatát a jegyzı végzi. Az adóügyi és a mőszaki elıadó nem ismeri a hivatal éves képzési terve összeállításának folyamatát. A mőszaki iroda elıadója önként nem, csak utasítás alapján venne részt képzésen. Mőszaki képzési terv nincs, új jogszabály érvénybe lépése esetén eseti elıadást tartanak, amin az mőszaki iroda elıadója részt vesz. Új ügyintézıknek informális tapasztalat átadatást szoktak adni. A gazdasági iroda vezetıje szerint folyamatos jogkövetés és oktatáson való folyamatos részvétel jellemzi a szakterületét. A továbbképzést támogatja a jegyzı, bárki elmehet tanulni. Vezetıi kezdeményezés is van, amikor kifejezetten elküldik továbbképzésre az ügyintézıket. De sok esetben az ügyintézık saját maguk jelzik az igényüket továbbképzés iránt. A SZALDO tagok megkapnak minden aktuális költségvetési, számviteli kiadványt. A SZALDO könyveket is rendszeresen vásárolják és jellemzı az ügyintézıkre az önképzés is. A pénzügyi iroda véleményezi a továbbképzési igények fedezetét, de általában az önkormányzat költségvetésében mindig van forrás a továbbképzésre. Továbbképzést érintı Informális javaslatokat a vezetık azonnal elfogadják. A megszerzett tudás automatikusan be kell, hogy épüljön a mindennapi munkába. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének konkrét értékelését, felülvizsgálatát senki nem végzi, még a képzés elvégzését igazoló dokumentumokat sem kérik be. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének elıkészítése tárgyévet megelızı év novemberében történik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervét a jegyzı terjeszti a képviselıtestület elé, költségvetése részét képezi az önkormányzat éves költségvetési tervének. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének végleges változatát az önkormányzat éves költségvetési tervének elfogadásával együtt fogadja el az önkormányzat képviselıtestülete. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének felülvizsgálata nem jellemzı. Az pénzügyi-adóügyi elıadó, a gazdasági iroda vezetıje, a mőszaki elıadó és a pályázatkezelı nem ismeri a hivatal éves képzési terve felülvizsgálatának folyamatát.

7


A polgármester és a jegyzı részérıl egyaránt kívánatos, hogy Páty önkormányzata képviselıtestületének tagja képzésen vegyenek részt. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıi és dolgozói rendszeresen vesznek részt továbbképzéseken.. Az intézményvezetıknek kötelezı szakvizsgázniuk, az önkormányzati hivatal dolgozó az államigazgatási hivataltól kapják meg az éves továbbképzési tervet. A jegyzı tervezi meg az éves képzési tervet – a testület határozatban jóváhagyja – a munkatársak pedig tudomásul véve a döntést, részt vesznek a képzéseken. Páty önkormányzata a munkatársak önálló, egyedi képzési kezdeményezéseit mindig támogatja, például tanulmányi szerzıdés vagy tanulmányi szabadság formájában. Páty önkormányzati hivatalában a projektmenedzsment képzésben a jegyzı vett részt. Páty önkormányzatának választott tisztségviselıi és a polgármesteri hivatal vezetıi jelenleg nem ismerik a stratégiai tervezés módszertanát. Igény van rá, a pályázat keretében képzés során megvalósítandó. Páty önkormányzatánál a stratégiai tervezés bevezetését jelenleg képzés nem támogatja. Páty önkormányzati hivatalában költségvetés készítését érintı képzést, továbbképzést jelenleg a pénzügyi iroda vezetıjénél alkalmaznak. Javasolt a képzés kiterjesztése más szakirányú munkatárs felé is. Páty önkormányzata részérıl új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása elfogadásának folyamatát érintıen képzést, továbbképzést nem terveznek Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolításának folyamatához jelenleg nem terveznek képzéseket. A pénzügyi iroda munkatársa rendelkezik a megfelelı képzettséggel.. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzéséhez a pénzügyi iroda vezetıjének továbbképzését tervezik 5. Mérés, értékelés 5.1. munkafolyamatok mérése, értékelése Az adóügy ügytípusairól elıadói ív alapján a hivatal titkársága készít statisztikát. Az elemzésrıl, további lépésekrıl az ügyintézınek nincs tudomása. A gazdasági irodához tartozó ügytípusokról az irodának saját statisztikája nincs, csak felkérésre készítenek, minden adat analitikus nyilvántartásformájában rendelkezésre áll. A mőszaki irodához tartozó ügytípusról kötelezı a KSH felé havonta jelenteni: pl. a használatbavételi engedélyekrıl folyamatosan készül statisztika a KSH-nak. Éves statisztikai jelentéseket szintén kell készíteni a KSH-nak. A mőszaki irodához tartozó ügytípushoz kapcsolódó eljárások minısége érdekli a jegyzıt, de erre vonatkozóan nincs statisztika. A pályázatkezelés ügytípusnak nincs statisztikai statisztika (vagy más típusú) elemzése. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességé mérése a munkatársak között személyre lebontott elvárások szerint a teljesítményértékelés keretében minden év novemberében történik

8


Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus ügymeneteihez kapcsolódóan a pénzügy, az irodavezetı, a bizottság, a kiválasztott felelıs, a polgármester tart ellenırzést. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességének célrendszere és mérési eljárása nem szerepel a hivatal, illetve az intézmények szmsz-ében, hanem a dolgozók munkaköri leírásában. A mőszaki iroda ügyintézıjének minden feladata szerepel a munkakörleírásában. A pályázatkezelıi munkakör önállóan nincs rögzítve sem szmsz-ben, sem munkaköri leírásban. Általánosságban a pénzügyi iroda feladatellátásába tartozik Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességének célrendszerét általános szinten a testület tárgyév február hónapjában határozatban állapítja meg. Az egyes dolgozókra vonatkozóan a teljesítményértékelési dokumentumban szerepelnek személyre szólóan az elvárások . Ezeket a jegyzı szóban ismerteti egyenként a dolgozókkal, átadáskor megbeszélik a célrendszer tartalmát és a dolgozó visszajelzését a jegyzı figyelembe veszi. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményessége mérésének értékelési szempontjait a jegyzı határozza meg. Az elvégzett feladatok minısítésére tízes skálán nyugvó szempontrendszert alkalmaznak. Az értékelés meghatározó módját és eljárást a teljesítményértékelés eljárásrendje határozza meg. Az értékelési szempontok megfogalmazásánál a jegyzı figyelembe veszi a dolgozó véleményét is. Páty önkormányzata hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményessége szintjének megtartása, illetve növelése anyagi jutalmazással motiválja a jegyzı: a jutalmazás a teljesítményértékelés alapján történik. A jutalmazás nem automatikusan történik, két forrása van: jegyzı keretbıl a jegyzı dönt önállóan a jutalmazottakról és a jutalom mértékérıl. Az önkormányzat rendelkezik jutalmazási alappal, melynek felhasználására a képviselıtestület tehet javaslatot. Páty önkormányzata hivatala szervezeti egységeinek értékelési rendjének megváltoztatására jelenleg nincs igény. 5.2. Az ügymenetek statisztikai elemzések Az adóügy ügytípusairól elıadói ív alapján a hivatal titkársága készít statisztikát. Az elemzésrıl, további lépésekrıl az ügyintézınek nincs tudomása. A gazdasági irodához tartozó ügytípusokról az irodának saját statisztikája nincs, csak felkérésre készítenek, minden adat analitikus nyilvántartásformájában rendelkezésre áll. A mőszaki irodához tartozó ügytípusról kötelezı a KSH felé havonta jelenteni: pl. a használatbavételi engedélyekrıl folyamatosan készül statisztika a KSH-nak. Éves statisztikai jelentéseket szintén kell készíteni a KSH-nak. A mőszaki irodához tartozó ügytípushoz kapcsolódó eljárások minısége érdekli a jegyzıt, de erre vonatkozóan nincs statisztika. A pályázatkezelés ügytípusnak nincs statisztikai statisztika (vagy más típusú) elemzése.

9


6. Intézmények Páty önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıi készítik elı az intézmény szmsz-ét és az intézmények szakmai programját. Az intézmény vezetıje továbbítja a dokumentumokat a jegyzıhöz, aki önállóan a jogszabályok és határidık szempontjából ellenırzi, majd elıterjesztésre készíti a képviselı testület ülésére. Az alapító okiratokat, szmsz-t a testület rendelettel, a szakmai programokat határozattal hagyja jóvá. Az intézményvezetık az intézmények éves költségvetésének tervét az önkormányzati hivatal pénzügyi irodájának nyújtják be, áttekintés után kerül az éves költségvetési tervbe. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıi készítik elı az intézmény szmsz-ét és az intézmények szakmai programját. Az intézmény vezetıje továbbítja a dokumentumokat a jegyzıhöz, aki önállóan a jogszabályok és határidık szempontjából ellenırzi, majd elıterjesztésre készíti a képviselı testület ülésére. Az alapító okiratokat, szmsz-t a testület rendelettel, a szakmai programokat határozattal hagyja jóvá. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények szmsz-ei régiek, részben már nem aktuálisak, új készítésére nem fogalmazódott meg igény. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıje továbbítja a szakmai tervdokumentumokat a jegyzıhöz, aki önállóan a jogszabályok és határidık szempontjából ellenırzi, majd elıterjesztésre készíti a képviselı testület ülésére, amely a szakmai programokat határozattal hagyja jóvá. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények szmsz-ének, tervezési programjainak módosítását az intézmény vezetıje kezdeményezheti a jegyzın keresztül a képviselıtestület felé. Erre azonban még nem volt példa. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıi szakmai kompetenciájához tartozik az intézmény szakmai programjának összeállítása, döntési joga van az intézmény munkatársai bér és járulékokat érintı költségvetésének összeállításában, felelıssége a szakmai terv és (a dologi költségvetéssel kiegészített) intézményi költségvetési terv betartásában. Az intézményvezetık kinevezése, munkájuk értékelése a polgármester és képviselıtestület feladata, az intézmények dolgozóinak munkájának felügyelete és értékelése az intézményvezetı feladata. A képviselıtestület rendelkezik az intézmény létszámáról, az intézmény vezetıjének csak a keretlétszám kitöltésével kapcsolatban leeht önálló döntése. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények tevékenységérıl évente egy bizottsági meghallgatáson az intézmény vezetıje számol be. A beszámolót a bizottság a jegyzın keresztül a testület elé terjeszti, amelynek elfogadó és jóváhagyó hatásköre van. Páty önkormányzata által felügyelt intézmények vezetıi saját hatáskörben elkészítik az intézmények éves költségvetésének tervét, amely általában az intézmények munkavállalóinak bér és járulék költségeit tartalmazza, illetve az állami normatíva felhasználását •

a jegyzıvel történı egyeztetés az intézmény saját hatáskörben tervezett bér és járulékok költségtervén túl érinti az intézmény dologi költségvetését, amelynek tervét azonban a jegyzı készíti elı

10


•

az intézmények alapító okiratát, szmsz-ét a (egyeztetve az intézmény vezetıjével)jegyzı állítja össze és terjeszti a testület elé, amely önkormányzati határozat szintő helyi jogszabályban fogadja el

A polgármesteri hivatal és az önkormányzat által felügyelt intézmények közötti információáramlásnak külön kijelölt felelıse egyik oldalról sincs. Az intézmény vezetıje és a jegyzı között a napi kapcsolat személyes, a hivatalban zajlik. Az intézmény belsı ellenırzésének jelentését az éves zárszámadással együtt (tárgyév május vége) a jegyzı terjeszti a testület elé, amely a zárszámadással együtt önkormányzati rendelet szintő helyi jogszabály formájában. A testületi elfogadás idıpontjáig a belsı ellenırzésben megfogalmazott észrevételek, ajánlások alapján a jegyzı saját hatáskörben tesz intézkedéseket. Páty önkormányzata által fenntartott közintézmények erıforrás kérdéseit az intézményvezetık kezelik, mert részben önálló intézményként mőködnek. Személyi vagy státuszbıvítést érintı kérdéseken túlmenıen az intézmény vezetıje önálló. Az erıforrások kezelését érintı döntések szabályozása az intézmény szmsz-ében található. 7. Értekezletek Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció statisztika elemzése csak a kötelezı módon történik (vagy más típusú elemzése nincs). Kapcsolódó formanyomtatványokra igény van Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának gazdasági irodája ügyintézıje szerint a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének statisztika (vagy más típusú) elemzése nincs. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának adóügyi irodája vezetı eladója szerint a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének statisztika (vagy más típusú) elemzése nincs. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának pályázatkezelı ügyintézıje szerint a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének statisztika (vagy más típusú) elemzése nincs. (A pályázatkezelı ügyintézı analitikus nyilvántartásokat készít.) 8. Stratégia Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának pénzügy-adóügyi, és a mőszaki irodájához és a pályázatkezeléshez tartozó ügytípusok irányítási és megvalósítási feladataihoz az ügymenetek szervezése során stratégiai tervezés nem kapcsolódik. A pénzügy-adóügy ügytípusaik eljárásrendjének megvalósítása éves terv szerint történik, legfıbb funkciója, hogy a költségvetés tervezéséhez nyújt adatszolgáltatást. Külön stratégiai tervezés nem érinti a pénzügy-adóügy ügytípus folyamatát, azt magasabb szintő jogszabályok, a hivatal szmsz-e és a munkaköri leírások határozzák meg. A gazdasági irodához tartozó ügytípusok esetében az irányítási és megvalósítási munkához kapcsolódik stratégiai tervezés az alábbiak szerint: pénzügyi terv 1 évre, közbeszerzési terv 1 évre, pénzkezelési szabályzat 2 évre, számviteli szabályzat 2 évre, belsı ellenırzés folyamatos, FEUVE utólagos vezetıi ellenırzés, gazdasági terv rövid és hosszú távra.

11


A mőszaki irodához tartozó ügytípusok esetében stratégiai tervezésre nem lehet idı. Az ügyintézı szerint 4 fı számára nehéz lenne hosszabb idıtávra tervezni. A pályázatkezelés ügytípus megvalósításához stratégiai tervezés csak olyan pályázatok esetén kapcsolódik, melyeken biztos, hogy részt vesz az önkormányzat. Ebben az esetben fogalmazódnak meg konkrét igények, amelyeket a közszolgáltató intézmények vezetıi is bejelenthetnek.

9. Szakpolitikák A pénzügyi teljesítések értékelése a gazdasági ellenırzési folyamatába van beépítve. A szakmai teljesítések értékelése a szakmai szervezetek ellenırzési folyamatába van beépítve. Páty önkormányzata szakpolitikák tervezését és értékelését a képviselıtestület bizottságai végzik. Páty önkormányzata szakpolitikák felelısei a képviselıtestület bizottságai. A hatás- és felelısségi körrıl a hivatal szmsz-ének mellékletei gondoskodnak.

Páty önkormányzati hivatalában nincsenek felelısei az egyes szakpolitikáknak azok a képviselıtestület bizottságaihoz vannak delegálva. Páty önkormányzata szakpolitikák felelısei a képviselıtestület bizottságai, amelyek tárgyévet megelızı év október-november hónapjában felmérést készítenek az egyes szakpolitikák állapotáról, kapcsolódó igényeirıl, tervdokumentumairól, amelyeket az egyes bizottság feldolgoz és a jegyzın keresztül a testület elé terjeszti, amely dönt az erıforrásigényekrıl

12

PÁTY ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS IRÁNYÍTÁS KÉZIRAT

Recommend Documents