Patrick VAN ALBOOM Thetis 8. Procesmanagement als bron van efficiëntie – case bespreking Digimax FOD P&O 8. Management des processus comme source d’efficience - discussion du cas Digimax SPF P&O
Case Management of “Het bos door de documenten zien.” “La forêt ne cache plus les documents.”
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2/03/2015
Wat ik u wil vertellen Case Management Spaghetti de documents
Misère avec les documents
Een oplossing in cases
Digimax bij Fod P&O
Rendement?
Eerst … waarover spreken we? D’abord: de quoi parlons-nous? “We vinden veel documenten niet terug.” “Tout se trouve dans les mailbox!” “We weten niet van wie het document komt.” “Je ne peux pas savoir si ce dossier est complet.” “We hebben nog vele duizenden papieren dossiers.” “Notre archive est gigantesque. Cela coûte quand-même beaucoup?”
Documenten beheren is dikke miserie! Meerdere opslagsystemen: folders op gedeelde harde schijven; specifieke tools; websites; papieren dossiers; mailboxen; … Veel versies van documenten; weinig beheer Documenten moeilijk te traceren: wat zit waar? Meerdere systemen om te weten van waar een document komt en naar wie het moet gaan (CRM) ! Nous perdons un temps énorme! ! Nous avons de graves problèmes de qualité avec nos documents! ! Beaucoup de nos solutions ne partent pas d'une vision centrale de gestion des documents! ! Cela coûte une fortune !
Is dit een herkenbaar beeld? Reconnaissez-vous cet image?
Project Fod P&O Digimax Maximaal digitaal werken Papier verminderen Flows van documenten verbeteren
Efficiëntie & productiviteit in beheer documenten Kwaliteit Nieuwe werken voorbereiden Een voorbeeld zijn voor anderen
SPF P&O – Caractéristiques 450 employés (30/6/2014) +- 150 employés sont engagés dans la création de documents, la transmission, la validation, … Trafic journalier de documents entrants = 905 Papier IN 60 eMail IN 830 Autres IN 15 (p.e. BeConnected, file transfer, …)
Trafic journalier de documents sortants = 790 Papier OUT 115 eMail OUT 650 Autres OUT 25
Fod P&O – Kerncijfers 42.000 papieren dossiers (wetgeving – interpretatie & toepassing) Actieve dossiers = laatste jaar geconsulteerd
+-3.300 met 67.000 documenten 2.2000.000 relevante pagina’s > 4000 dozen in 3 locaties (archieven)
Opm: veel kwaliteitsproblemen!
Comment résoudre? Une vision sur la gestion de documents • Pensée centrale • Déploiement décentralisée & admettez une flexibilité
Enregistrement structuré des documents • Convivial • Métadonnées, taxinomie partagée pour ‘chacun’
Documents par flux • Indépendamment des processus • Documents par cas
Professionnalisation de la gestion de documents • Documentalist • Contrôle de qualité, métadonnées, métadonnées, compte rendu, …
De CASE van een vraag Een vraag komt via Fedweb binnen bij de dienst ‘Arbeidsvoorwaarden en Beloningsmanagement’: « Heb ik recht op xxx, gezien ik yyy » Om deze vraag te beantwoorden moet wetgeving worden geïnterpreteerd en toegepast. Om dat te kunnen doen moeten bestaande interpretaties en toepassingen worden geconsulteerd in het archief. Om uiteindelijk een document op te maken met het antwoord. En dat document eventueel te laten redigeren door anderen, valideren, …
Le CAS d’une procédure de recours Un employé fédéral n’est pas d'accord avec son évaluation et fera appel. Pour cela, il prend contact avec le SPF P&O Après quoi une procédure est commencée Dans cette procédure, plusieurs documents sont créés à des moments différents. Finalement, cela mène à une décision.
De CASE van een idee dat KB wordt De DG Human Resources en Loopbaan heeft een idee voor een verandering op het vlak van de reglementering Dit wordt uitgewerkt in documenten Er onstaat een verkeer van documenten met het kabinet Ambtenarenzaken Uiteindelijk wordt het een KB dat gevalideerd wordt volgens een formele procedure
Tous des CAS! Exemples des CAS dans des processus complètement différents Mais dans tous ces CAS, des documents sont créés qui sont reprises dans un flux. Et ce flux n’est jamais connaissable au préalable C’est là le but de la gestion - CASE MANAGEMENT
Componenten van een oplossing Maximaal digitaliseren
Inscannen actieve documenten Flows digitaliseren waar mogelijk
Proces
Documenten in cases Wie wat waar wanneer
ICT componenten
1 master opslagsysteem 1 set van data over zenders en ontvangers (CRM) 1 taxonomie & set van metadata
Organisatie documentalist
Kwaliteitsbewaking: taxonomie, reporting, QC Beheer gebruikers: rechten, opleidingen, documentatie Continue verbetering
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Retour au but Pour perdre moins de temps
Pour économiser
Pour faire moins de fautes 16
ROI Digimax Fod P&O 150 gebruikers van case management Eenvoudige implementatie ‘good enough’ Digitaliseren van actief archief Digitaliseren waar mogelijk: procesmanagement & reglementering 17
Retour sur investissement (ROI) Digimax Fod P&O Année 1 – 2015 – Coût: 525.745€ Mise en service 6 mois après implémentation. Année 2 – 2016 seuil de rentabililté Disparition des ETP pour le traitement du papier Disparition de la multitude de solutions semblables. Réduction du temps de recherche (éventuellement sans trouver) de 2hrs par semaine par utilisateur Réduction de la surface d’archivage Année 3 – 2017 Rendement: 500.000€ per jaar 18
Extrapolatie naar Federale Overheid 33% van alle ambtenaren worden gebruiker
+-80.000.000€ per jaar Kwaliteitsverbeteringen: digitaal werken, eenvoudiger flows, end-2-end werken met overheden, … 19
A propos… Saviez-vous que vous pouvez effectuer le plupart de vos envois recommandés aux citoyens par eBox? Parce que chaque citoyen dispose d’un eBox Cela ne vous coûte que le temps nécessaire pour adapter quelques règlements. Pour le SPF P&O, nous estimons le bénéfice à 40-100 jours de travail, en plus de la traçabilité améliorée. 20
