Past performance. Een wijze les voor iedereen

Past performance Een wijze les voor iedereen

!

Past!performance:!een!wijze!les! voor!iedereen! Enschede,!augustus!2012! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Auteur! Marten!Lagemaat! Universiteit!Twente! [email protected]! Begeleiding! drs.!ing.!J.!Boes! Universiteit!Twente! Construerende!Technische!Wetenschappen! ir.!J.!Boutkan! Gemeente!Enschede! Stadsingenieurs!Enschede! J.!Rikkerink! Gemeente!Enschede! Stadsingenieurs!Enschede

!

!

!

Voorwoord!

Dit!onderzoek!vormt!de!eerste!stap!tot!het!mogelijk!gebruik!van!past!performance! bij!de!gemeente!Enschede.!Als!je!er!goed!over!nadenkt!is!de!methode!niks!nieuws.! Sterker!nog:!past!performance!is!iets!wat!je!eigenlijk!overal!tegenkomt.!! Een!jaarlijks!beoordelingsgesprek!bij!de!baas,!Thuisbezorgd!die!wil!weten!hoe!mijn! net!opgegeten!pizza!smaakte,!en!mijn!telecomprovider!die!vraagt!naar!mijn! gebruikersbelevenis!van!het!afgelopen!jaar.!Allemaal!beoordelingen!die!gevolgen! kunnen!hebben!voor!de!toekomst.! Hoewel!past!performance!in!feite!dus!niks!nieuws!is,!bleek!het!een!interessant!en! leerzaam!onderwerp!voor!de!eindopdracht!van!mijn!bachelor!te!zijn.!Bovendien! was!het!een!leuke!kans!om!een!kijkje!in!de!keuken!van!de!gemeente!Enschede!en! andere!opdrachtgevers!te!krijgen.! Als!onderdeel!van!de!uitvoering!heb!ik!gesproken!met!diverse!opdrachtgevers!en! opdrachtnemers.!Ik!wil!iedereen!bedanken!voor!het!enthousiasme!waarmee!ze!mij! tijdens!mijn!onderzoek!hebben!geholpen.!Ook!mijn!begeleiders,!Hans!Boes,!JanS Paul!Boutkan!en!Johan!Rikkerink,!wil!ik!hartelijk!bedanken!voor!alle!wijze!adviezen! en!de!geboden!ondersteuning.! Marten!Lagemaat!

!

!

Samenvatting!

In!het!huidige!aanbestedingsbeleid!van!de!gemeente!Enschede!verloopt!80%!van! het!aantal!aanbestedingen!onderhands.!Hierbij!worden!opdrachtnemers! geselecteerd!die!via!openbare!aanbestedingen!werk!bij!de!gemeente!hebben! verkregen!en!waarmee!positieve!ervaringen!zijn!opgedaan.!Stadsingenieurs! Enschede!en!Vastgoedbedrijf!Enschede!(onderdeel!van!gemeente!Enschede)!zijn!op! zoek!naar!een!methode!om!ervaringen!met!opdrachtnemers!op!objectieve!en! transparante!wijze!vast!te!leggen,!zodat!ze!een!houvast!kunnen!bieden!tijdens! aanbestedingen.!! In!het!kader!hiervan!is!de!gemeente!geïnteresseerd!in!het!gebruik!van!past! performance.!Dit!onderzoek!vormt!daarbij!een!eerste!verkenning.!De!hoofdvraag! van!het!onderzoek!is:! Hoe$kan$de$gemeente$Enschede$past$performance$invoeren$en$gebruiken$bij$ aanbestedingen?$ Op!basis!van!een!literatuurstudie!en!interviews!met!opdrachtgevers!die!past! performance!gebruiken!is!een!analyse!van!de!methode!gedaan.!Hierbij!zijn! ervaringen!vanuit!verschillende!contexten!naar!voren!gekomen.!Door!dit!te! vergelijken!met!randvoorwaarden!vanuit!de!gemeente!Enschede,!Netwerkstad! Twente,!en!opdrachtnemers!zijn!conclusies!en!aanbevelingen!gedaan!met! betrekking!tot!de!invoering!en!het!gebruik.! Past!performance!is!een!methode!waarbij!doormiddel!van!een!beoordeling! ervaringen!worden!vastgelegd.!Wanneer!er!voldoende!data!over!opdrachtnemers! beschikbaar!is,!kan!dit!gebruikt!worden!als!één!van!de!selectiecriteria!bij! aanbestedingen.!Dit!betekent!dat!de!prestaties!die!een!opdrachtnemer!levert,! gevolgen!kan!hebben!in!de!toekomst.!Dit!stimuleert!het!leveren!van!goede! prestaties.!Daarnaast!kunnen!beoordelingen!gebruikt!worden!als!aanzet!tot!dialoog! tussen!opdrachtgever!en!opdrachtnemer,!waardoor!er!gewerkt!kan!worden!aan! het!verbeteren!van!de!samenwerking.! In!eerste!instantie!is!het!alleen!nodig!een!beoordelingsmethode!te!ontwikkelen.! Hoe!de!beoordelingen!precies!gebruikt!worden!bij!aanbestedingen!is!pas!van! belang!wanneer!er!voldoende!ervaring!is!opgedaan!met!beoordelen!en!er!genoeg! data!voorhanden!is.!! Eén!van!de!vragen!die!speelt!is!welke!criteria!beoordeeld!moeten!worden.!Het! blijkt!dat!opdrachtgevers!die!ervaring!hebben!met!het!gebruik!van!past!

!

!

performance!zich!veelal!op!het!proces!richten.!Daarbij!gaat!het!dan!om!de!houding! en!het!gedrag!van!de!opdrachtnemer.!Het!beoordelen!van!de!kwaliteit!van!het! product!is!onnodig!doordat!dit!veelal!is!vastgelegd!in!het!contract.!Om!te! voorkomen!dat!de!methode!een!log!instrument!wordt,!moet!er!kritisch!worden! gekeken!naar!het!aantal!en!het!belang!van!criteria.!! Past!performance!blijkt!een!waardevol!middel!te!zijn!om!de!samenwerking!te! verbeteren.!Wanneer!er!op!basis!van!dubbele!eenzijdigheid!wordt!beoordeeld,! moet!zowel!opdrachtgever!als!opdrachtnemer!nadenken!over!de!prestaties!van!de! andere!partij!én!zichzelf.!Door!dit!naast!elkaar!te!leggen!kan!snel!duidelijk!worden! waar!verschillen!en!overeenkomsten!in!perceptie!liggen.!Het!is!van!belang!dat! beide!partijen!hiervoor!open!staan,!zodat!de!methode!tot!zijn!recht!kan!komen.!! Naast!het!gebruik!binnen!de!gemeente!Enschede!wordt!ook!een!samenwerking! met!gemeenten!binnen!Netwerkstad!Twente!overwogen.!Doordat!er!hierdoor! sneller!ervaringen!kunnen!worden!opgedaan,!kan!de!methode!sneller!volwassen! worden.!Door!beoordelingen!uit!te!wisselen!is!er!meer!data!over!opdrachtnemers! voorhanden.!Hierdoor!ontstaat!er!een!betrouwbaarder!beeld.!Door!zich!positief!te! onderscheiden!wordt!het!voor!opdrachtnemers!eenvoudiger!om!in!beeld!te!komen! van!een!grotere!groep!opdrachtgevers.!In!verband!met!de!uitwisseling!van! beoordelingen!is!het!wel!van!belang!dat!opdrachtgevers!samen!tot!één!methode! komen.!! Het!gebruik!van!past!performance!bij!onderhandse!aanbestedingen!sluit!het!meest! aan!bij!het!huidige!beleid!van!de!gemeente.!Door!een!minimumprestatieniveau!te! eisen!en!op!basis!van!een!ranglijst!te!selecteren!worden!opdrachtnemers! gestimuleerd!hun!prestaties!te!verbeteren!en!wordt!het!mogelijk!de!best! presterende!opdrachtnemers!op!nieuwe!werken!te!zetten.!

!

!

Inhoudsopgave! ! 1! Inleiding!........................................................................................................!1! 1.1! Aanleiding!.........................................................................................................!1! 1.2! Onderzoeksvragen!............................................................................................!2! 1.3! Onderzoekmethodiek!.......................................................................................!3! 1.4! Leeswijzer!.........................................................................................................!5! 2! Past!performance!..........................................................................................!6! 2.1! Begripsverkenning!............................................................................................!6! 2.2! Functie!..............................................................................................................!6! 2.3! Beoordelingsmethode!......................................................................................!8! 2.4! Gebruik!van!beoordelingen!............................................................................!11! 3! Praktijkervaringen!.......................................................................................!16! 3.1! Gebruik!van!past!performance!.......................................................................!16! 3.2! Beoordelingsmethode!....................................................................................!19! 3.3! Gebruik!van!beoordelingen!............................................................................!22! 4! Randvoorwaarden!.......................................................................................!26! 4.1! Gemeente!Enschede!.......................................................................................!26! 4.2! Netwerkstad!Twente!......................................................................................!28! 4.3! Opdrachtnemers!.............................................................................................!28! 5! Past!performance!model!voor!de!gemeente!Enschede!.................................!30! 5.1! Basis!van!het!model!........................................................................................!30! 5.2! Beoordelingsmethode!....................................................................................!31! 5.3! Gebruik!van!beoordelingen!............................................................................!33! Conclusies!..........................................................................................................!35! Aanbevelingen!...................................................................................................!37! Bijlagen! A! Beoordelingscriteria!..........................................................................................!40! B! Interviews!..........................................................................................................!41! C! Bijeenkomst!.......................................................................................................!43!

!

Past!performance:!een!wijze!les!voor!iedereen! Universiteit!Twente!en!gemeente!Enschede!

1 Inleiding!

In!het!eerste!hoofdstuk!wordt!de!aanleiding!en!doelstelling!van!het!onderzoek! toegelicht.!Vervolgens!wordt!de!methode!beschreven!op!basis!waarvan!het! onderzoek!is!uitgevoerd.!

1.1 Aanleiding! Meer!dan!80%!van!de!aanbestedingen!bij!Nederlandse!bouwprojecten!verloopt!op! traditionele!wijze!(Stichting!Aanbestedingsinstituut!Bouw!&!Infra,!2012).!Hierbij! wordt!het!project!gegund!aan!de!laagste!inschrijving.!Ook!bij!de!overige!20%!blijkt! slechts!in!een!kwart!van!de!aanbestedingen!de!prijs!niet!de!belangrijkste!rol!te! spelen.!De!focus!op!een!lage!inschrijving!heeft!gevolgen!op!het!verloop!van!het! bouwproces!(Kashiwagi,!2011):! •

•

•

De!kwaliteit!die!wordt!geleverd!neemt!af!doordat!een!opdrachtnemer! tegen!zo!laag!mogelijke!kosten!wil!voldoen!aan!niet!meer!dan!de!minimale! eisen!van!de!opdrachtgever.! Door!de!focus!op!een!lage!prijs!worden!opdrachtnemers!gestuurd!naar!het! leveren!van!slechts!de!minimaal!vereiste!kwaliteit,!waardoor!sturing,! toezicht!en!controle!vanuit!de!opdrachtgever!moet!toenemen.! Toename!van!sturing,!toezicht!en!controle!brengt!onnodige!kosten!met! zich!mee!en!verlaagt!de!effectiviteit!van!het!bouwproces.!!

Verschillende!studies!tonen!aan!dat!er!ruimte!is!om!de!kwaliteit!van! aanbestedingen!en!projectresultaten!te!verbeteren!(Van!Duren!&!Dorée,!2008).! Eén!van!de!genoemde!methodes!is!het!kijken!naar!de!prestaties!die!een! opdrachtnemer!in!het!verleden!heeft!geleverd.! Past!performance!is!een!instrument!waarbij!in!het!verleden!geleverde!prestaties! meespelen!bij!de!aanbesteding!van!nieuwe!projecten.!Voor!zowel!opdrachtgevers! als!opdrachtnemers!biedt!het!voordelen!(Kashiwagi,!2011).!! Opdrachtgevers!kunnen!dankzij!het!instrument!kwaliteit!een!grotere!rol!laten! spelen!in!aanbestedingen.!Opdrachtnemers!krijgen!meer!de!kans!om!zich!van! concurrenten!te!onderscheiden,!doordat!het!leveren!van!prestaties!boven!de! minimale!eisen!beter!beloond!kan!worden!en!niet!alleen!de!prijs!van!een! inschrijving!een!rol!speelt.!!!

1!

1!


Onder!andere!Rijkswaterstaat,!ProRail!en!de!Rijksgebouwendienst!hebben!het! gebruik!van!past!performance!geïmplementeerd!in!hun!aanbestedingsprocedures! (Kashiwagi!&!Kashiwagi,!2011).!Bij!de!gemeente!Enschede!zijn!ze!geïnteresseerd!in! het!implementeren!van!een!soortgelijk!systeem.!! Het!ontwikkelen!van!dit!systeem!kan!niet!zomaar!gebeuren.!Zo!moet!er! bijvoorbeeld!worden!nagedacht!over!(Van!Dijk,!2008):! • • •

Hoe!wordt!de!beoordeling!objectief!gehouden?! Hoe!krijgen!‘nieuwe’!spelers!een!kans?! Welke!criteria!worden!beoordeeld?!

Probleemstelling! De!gemeente!Enschede!wil!haar!aanbestedingsproces!uitbreiden.!In!het!huidige! beleid!is!niet!vastgelegd!hoe!ervaringen!uit!het!verleden!kunnen!worden!gebruikt! bij!nieuwe!aanbestedingen.!! Doelstelling! Het!doel!van!het!onderzoek!is!een!verkenning!van!de!mogelijkheden!van!past! performance!voor!de!gemeente!Enschede!door!het!uitvoeren!van!een! literatuuronderzoek!en!het!in!kaart!brengen!van!huidige!bevindingen!en! overwegingen!van!partijen!die!op!dit!moment!al!ervaring!hebben!met!toepassen! van!past!performance.! De!methode!moet!het!mogelijk!maken!om!ervaringen!met!een!opdrachtnemer!op! een!zo!objectief!mogelijke!manier!vast!te!leggen.!Deze!ervaringen!kunnen! vervolgens!worden!gebruikt!bij!nieuwe!aanbestedingen.!De!hoop!is!dat!goede! ervaringen!uit!het!verleden!ook!een!garantie!voor!de!toekomst!bieden.! Afbakening! Het!onderzoek!richt!zich!op!toepassing!van!past!performance!bij!Vastgoedbedrijf! Enschede!en!Stadsingenieurs!Enschede.!Deze!laatste!is!het!adviesS!en! ingenieursbureau!van!de!gemeente!Enschede!op!het!gebied!van!civiele!techniek,! cultuurtechniek,!aanbesteden!en!inrichting!van!de!openbare!ruimte!(Gemeente! Enschede,!2012).!Daarbij!wordt!ook!gekeken!hoe!de!gemeente!mogelijk!in! samenwerking!met!Netwerkstad!Twente!past!performance!kan!toepassen.!

1.2 Onderzoeksvragen! Ten!behoeve!aan!het!behalen!van!de!doelstelling!is!de!volgende!hoofdvraag! geformuleerd:! Hoe$kan$de$gemeente$Enschede$past$performance$invoeren$en$gebruiken$bij$ aanbestedingen?$ Om!de!hoofdvraag!te!beantwoorden!zijn!de!volgende!deelvragen!opgesteld:!! 1. 2.

Wat!is!het!huidige!aanbestedingsbeleid!van!de!gemeente!Enschede?!! Welke!mogelijkheden!biedt!past!performance?! 2!

2!


3.

4. 5.

Wat!zijn!de!ervaringen!van!partijen!die!past!performance!al!hebben! toegepast?! a. Wat!is!de!mening!van!deze!partijen!over!past!performance?! b. Op!welke!manier!is!past!performance!door!deze!partijen! ingevoerd?! c. Op!welke!wijze!gebruiken!deze!partijen!past!performance?! d. Welke!aandachtspunten!zijn!er!en!hoe!wordt!daar!mee! omgegaan?! e. Hoe!is!past!performance!ingepast!in!het!juridische!kader?! Welke!keuzes!zijn!van!belang!bij!de!vorming!van!beleid!op!het!gebied!van! past!performance!voor!gemeenten?! Hoe!kan!past!performance!gebruikt!worden!in!samenwerking!met! Netwerkstad!Twente?!

1.3 Onderzoekmethodiek! In!dit!onderzoek!zijn!een!viertal!stappen!genomen!om!te!komen!tot!het! eindresultaat.!Deze!stappen!zijn!weergeven!in!figuur!1:! ! Figuur!1!

Onderwerp( ( Doel( ( Randvoorwaarden( ( Hoe

Onderzoekvolgorde!

(

!

!

! Onderwerp! De!eerste!en!meest!globale!stap!is!een!verkenning!van!het!onderwerp.!Hierbij!is! gekeken!naar!de!mogelijkheden!van!het!instrument.!Deze!globale!verkenning!is! uitgevoerd!op!basis!van!een!literatuuronderzoek!en!interviews!met! ervaringsdeskundigen!op!het!gebied!van!past!performance.!! Doel! De!volgende!stap!betreft!het!kijken!naar!het!doel!van!het!instrument.!Wat!moet!er! mee!worden!bereikt?!Het!gaat!hierbij!om!de!doelstelling!van!de!gemeente! Enschede!en!Netwerkstad!Twente.!! Randvoorwaarden! Vervolgens!zijn!de!randvoorwaarden!van!betrokken!partijen!nader!bekeken,! waarbij!ook!eventuele!eisen!en!wensen!van!belang!zijn.!Hoe!zien!de!gemeente!

3!

3!


Enschede,!Netwerkstad!Twente!en!opdrachtnemers!de!invoering!en!het!gebruik! van!het!instrument!graag!verlopen?!! Hoe! De!laatste!stap!betreft!de!uiteindelijke!oplossing!en!vormt!het!antwoord!op!de! hoofdvraag.!Deze!stap!is!genomen!op!basis!van!een!analyse!van!de!verkregen! informatie.!! Het!beoogde!onderzoeksresultaat!is!een!past!performance!model!wat!aansluit!bij! de!onderzoeksvraag.!Vijf!bronnen!vormen!input!voor!dit!model.!Richting!de! betrokken!partijen!geeft!terugkoppeling!van!de!verkregen!inzichten!een!verdere! invulling!aan!het!model.!Dit!onderzoekmodel!is!weergeven!in!figuur!2.! !

Gemeente%Enschede% Literatuur% Past% performance% model%

Netwerkstad% Twente%

Interviews% Opdrachtnemers%

! ! Figuur!2! Onderzoekmodel!met!vijf! verschillende!bronnen!van! informatie.!

Literatuur! De!diverse!literatuur!die!beschikbaar!is!over!past!performance!dient!als!een! belangrijke!input!voor!de!vorming!van!het!model.!Door!diverse!organisaties!is! onderzoek!gedaan!naar!het!gebruik!van!de!methode.!Het!gaat!hierbij!zowel!om! praktijkervaringen!als!theorie.! Interviews! Aanvullende!informatie!wordt!verkregen!door!het!uitvoeren!van!interviews!met! ervaringsdeskundigen!op!het!gebied!van!past!performance,!waarbij!het! hoofdzakelijk!gaat!om!opdrachtgevers.!Deze!kennis!dient!om!extra!inzicht!te!krijgen! in!bijvoorbeeld!praktijkervaringen!en!ontwikkelingen!welke!(nog)!niet!beschreven! zijn!in!literatuur.! Een!overzicht!van!de!personen!die!zijn!geïnterviewd!en!de!gebruikte!vragenlijst!is! te!vinden!in!bijlage!B.! Gemeente!Enschede! De!focus!van!het!onderzoek!ligt!bij!het!gebruik!van!past!performance!bij!de! gemeente!Enschede.!Daardoor!spelen!de!doelstellingen!en!randvoorwaarden!van! deze!partij!een!belangrijke!rol.!Het!uiteindelijke!model!moet!daarbij!worden! afgestemd!aan!de!eisen!en!wensen!van!de!gemeente.!

4!

4!


Netwerkstad!Twente! In!aanvulling!op!de!randvoorwaarden!vanuit!de!gemeente!Enschede!moet!ook! gekeken!worden!naar!Netwerkstad!Twente,!aangezien!er!een!mogelijk!gebruik!van! past!performance!met!dit!samenwerkingsverband!wordt!overwogen.! Opdrachtnemers! Bij!opdrachtnemers!binnen!de!regio!Twente!is!(vrijwel)!geen!ervaring!met!past! performance.!Door!in!gesprek!te!gaan!met!opdrachtnemers!wordt!het!mogelijk!om! er!achter!te!komen!waar!voor!hen!de!aandachtspunten!liggen!en!hoe!zij!tegen!de! methode!aankijken.!! Om!hierachter!te!komen!is!een!bijeenkomst!georganiseerd!waarbij!ongeveer! twintig!opdrachtnemers!uit!de!regio!Twente!aanwezig!waren.!Middels!stellingen!is! gediscussieerd!over!diverse!aspecten!van!past!performance.!De!gebruikte! stellingen!en!een!verdere!toelichting!zijn!te!vinden!in!bijlage!C.!

1.4 Leeswijzer! Als!eerste!volgt!in!hoofdstuk!2!een!theoretische!verkenning!van!past!performance.! In!hoofdstuk!3!wordt!ingegaan!op!de!praktijkervaringen!die!naar!voren!zijn! gekomen.!Vervolgens!worden!in!hoofdstuk!4!de!randvoorwaarden!afkomstig!van! de!gemeente!Enschede,!Netwerkstad!Twente!en!opdrachtnemers!besproken.!Als! laatste!wordt!in!hoofdstuk!5!een!advies!gegeven!over!het!mogelijk!gebruik!van!past! performance!bij!de!gemeente!Enschede.! Bij!elk!hoofdstuk!volgt!afsluitend!een!korte!samenvatting.!Aan!het!eind!van!het! verslag!zijn!de!conclusies!en!aanbevelingen!opgenomen.!Tevens!zijn!er!drie!bijlagen! bijgevoegd:! • • •

Bijlage!A:!Een!overzicht!van!beoordelingscriteria!die!diverse! opdrachtgevers!gebruiken.!! Bijlage!B:!De!vragenlijst!die!de!basis!vormde!voor!de!interviews.! Bijlage!C:!Aanvullende!informatie!over!de!bijeenkomst!georganiseerd!voor! lokale!opdrachtnemers.!

5!

5!


2 Past!performance!

Dit!hoofdstuk!vormt!een!verkenning!van!het!instrument.!Daarbij!wordt!ingegaan!op! de!functies!die!het!instrument!biedt.!Vervolgens!wordt!gekeken!welke!theoretische! aspecten!van!belang!zijn!bij!de!beoordelingsmethode!en!het!gebruik!van! beoordelingen!bij!aanbestedingen.!

2.1 Begripsverkenning! Er!zijn!verschillende!termen!en! afkortingen!die!in!principe!allemaal! onder!de!noemer!past!performance! vallen.!Zo!wordt!de!term!afgekort! tot!PP!of!PaPer,!en!kan!er!ook!met! het!Nederlandse!prestatiemeten! naar!verwezen!worden.!!!

Past!performance!is!geen!gedefinieerd!begrip.!Volgens!PSIBouw!is!de!methode! bedoeld!voor!het!meten!van!de!prestaties!van!uitvoerende!bouwbedrijven!in! projecten!en!het!laten!meewegen!van!gemeten!prestaties!bij!de!aanbesteding!van! nieuwe!projecten!(Bakens,!2008).!Dit!strookt!met!de!definitie!van!het! Kenniscentrum!Aanbesteden!waar!past!performance!wordt!beschouwd!als!het! kwalitatief!beoordelen!van!aannemers!op!basis!van!geleverde!prestaties!in!het! verleden!ten!behoeve!van!de!selectie!(Koolwijk,!Geraedts,!&!ChaoSDuivis,!2005).!! Ook!in!het!aanbestedingsrecht!is!het!begrip!niet!strak!omlijnd!(Binnerts,!2012;! Petit,!2010).!Petit!hanteert!past!performance!als!een!systeem!waarmee!een! aanbestedende!dienst!bij!het!plaatsen!van!zijn!opdracht!vastgestelde!prestaties,! die!de!inschrijvers!leverden!bij!eerder!door!hen!uitgevoerde!opdrachten,! meeweegt!bij!de!bepaling!van!de!(meest)!geschikte!inschrijver.!! In!elk!geval!staat!vast!dat!het!gaat!om!een!methode!waarbij!geleverde!prestaties! worden!beoordeeld.!Deze!beoordelingen!kunnen!vervolgens!gebruikt!worden!bij! de!aanbesteding!van!nieuwe!projecten.!

2.2 Functie! De!hoofdfunctie!van!past!performance!is!het!verbeteren!van!de!kwaliteit!van!het! product!en!het!proces.!Vaak!is!de!verwachting!dat!wanneer!het!gehele! samenwerkingsproces!met!een!opdrachtnemer!wordt!verbeterd,!dit!ook!de! uiteindelijke!kwaliteit!ten!goede!komt.!! Er!wordt!op!verschillende!manieren!aan!deze!functie!bijgedragen.!Deze!zijn!op!de! volgende!pagina!weergeven!in!figuur!3.! ! 6!

6!


Verbeteren'kwaliteit'van' product'en'proces'

Verbeteren' samenwerking'

!

Figuur!3! Functies!past!performance!

Handboek!Prestatiemetingen!geeft! in!totaal!vijf!redenen!om!te!kiezen! voor!het!meten!van!prestaties:! leren,!oordelen,!! vergelijken,!afrekenen!en! transparant!maken.!

S:muleren'leveren' van'goede'presta:es'

Goed'presterende' opdrachtnemers'op' het'werk'krijgen'

!

! Verbeteren!samenwerking! Het!Handboek!Prestatiemetingen!(Nicis!Institute,!2010)!noemt!de!aanzet!tot!het! leren!van!elkaars!prestaties!één!van!de!redenen!om!te!kiezen!voor!prestatiemeten.! Het!is!belangrijk!om!te!beseffen!dat!het!leren!op!meerdere!niveaus!kan!werken.!! Door!de!vragenlijst!te!gebruiken!om!uit!te!vinden!hoe!de!opdrachtnemer!de! samenwerking!ervaart,!valt!er!voor!de!opdrachtgever!ook!wat!te!leren!(Het! Opdrachtgeversforum,!2011).!Wanneer!beide!partijen!hier!open!over! communiceren,!kan!er!samen!gewerkt!worden!aan!een!betere!en!professionelere! samenwerking.!!! Bovendien!kan!de!beoordeling!ervoor!zorgen!dat!impliciete!veronderstellingen! binnen!een!projectteam!aan!het!licht!komen.!Rijkswaterstaat!stelt!dat!past! performance!de!kans!geeft!om!veel!meer!als!één!team!te!opereren,!wanneer!er! intern!al!is!besproken!over!wat!je!van!je!eigen!prestaties!en!die!van!de!andere! partij!vindt.!Daarnaast!zorgen!de!beoordelingen!ervoor!dat!er!duidelijker! gecommuniceerd!moet!worden!over!elkaars!verwachtingen.!De!uiteindelijke! prestaties!die!een!partij!levert!kunnen!daardoor!beter!worden!afgestemd!op! datgene!wat!de!andere!partij!verwacht.!Zowel!Rijkswaterstaat!als!Arcadis!stellen! dat!dit!zal!bijdragen!aan!het!reduceren!van!faalkosten!(Arcadis,!2008;!Het! Opdrachtgeversforum,!2011;!Rijkswaterstaat,!2012).! Stimuleren!leveren!van!goede!prestaties! Het!laten!meewegen!van!geleverde!prestaties!bij!de!aanbesteding!van!nieuwe! projecten,!maakt!dat!het!leveren!van!zowel!goede!als!slechte!prestaties!ook!na! afronding!van!een!project!nog!gevolgen!kan!hebben!(Bakens!&!Van!Duren,!2008;! Koolwijk!et!al.,!2005).! Opdrachtnemers!krijgen!hierdoor!de!kans!om!zich!met!het!leveren!van!goede! prestaties!positief!te!kunnen!onderscheiden!van!concurrenten.!Dit!moet!volgens! Rijkswaterstaat!de!klantgerichtheid!van!opdrachtnemers!versterken!(2012).! Goed!presterende!opdrachtnemers!op!het!werk!krijgen! In!het!verlengde!van!het!vorige!punt!ligt!het!gevolg!dat!opdrachtgevers!voortaan! alleen!nog!samenwerken!met!opdrachtnemers!die!goed!presteren.!Rijkswaterstaat! noemt!het:!het!kaf!beter!van!het!koren!scheiden!(Het!Opdrachtgeversforum,!2011).!

7!

7!


Door!het!gebruik!van!past!performance!kan!dit!bovendien!op!een!transparante!en! objectieve!wijze!verlopen.! De!hoop!is!dat!goede!ervaringen!uit!het!verleden!een!garantie!vormen!voor!de! toekomst.!Past!performance!draagt!mogelijk!bij!aan!een!betere!beheersing!van! projecten,!doordat!er!alleen!wordt!samengewerkt!met!partijen!waarmee!in!het! verleden!positieve!ervaringen!zijn!geweest.!

2.3 Beoordelingsmethode! 2.3.1

Wat!beoordelen?!

Een!eerste!onderscheid!bij!de!vraag!wat!er!beoordeeld!moet!worden!is!het!verschil! tussen!projectS!of!bedrijfsniveau.!Bij!het!beoordelen!op!projectniveau!wordt! onderscheid!gemaakt!tussen!projecten,!welke!apart!beoordeeld!worden.!Hierdoor! kunnen!verschillen!tussen!projecten!naar!boven!komen.!Daartegenover!staat!het! beoordelen!op!bedrijfsniveau,!waarbij!alle!projecten!samen!worden!beoordeeld.! Hierdoor!valt!geen!onderscheid!te!maken!tussen!verschillende!projecten.!Het!heeft! ook!tot!gevolg!dat!er!minder!beoordelingen!moeten!worden!uitgevoerd.! Een!tweede!onderscheid!ligt!bij!het!onderwerp!van!de!beoordelingscriteria.!Hierbij! kan!in!hoofdlijnen!een!verdeling!worden!gemaakt!tussen!het!geleverde!product!en! het!proces!daarnaartoe.! Product! Wanneer!er!puur!naar!het!product!wordt!gekeken!gaat!het!om!de!kwaliteit!van!het! geleverde!werk.!Het!kan!daarbij!gaan!om!specifieke!aspecten!zoals!bijvoorbeeld!de! kwaliteit!van!de!gebruikte!materialen.!Daaraan!gerelateerd!zijn!bijvoorbeeld!ook:! • •

Is!het!project!binnen!de!planning!opgeleverd?! Zijn!omwonenden!gehinderd!tijdens!de!werkzaamheden?!

Het!gaat!hierbij!om!zoveel!mogelijk!meetbare!beoordelingscriteria,!welke!daardoor! de!schijn!krijgen!dat!ze!makkelijk!te!beoordelen!zijn.!Dat!hoeft!echter!niet!altijd!zo! te!zijn:!een!project!kan!misschien!wel!te!laat!zijn!opgeleverd,!maar!was!dit!wel!de! schuld!van!de!opdrachtgever?! Proces! Tegenover!het!beoordelen!van!het!geleverde!product!staat!het!beoordelen!van!het! verloop!van!het!proces.!Vaak!gaat!het!daarbij!om!de!houding!en!het!gedrag!van!de! opdrachtnemer,!gerelateerd!aan!bijvoorbeeld!de!volgende!punten:! • •

Hoe!verliep!de!samenwerking!tussen!opdrachtgever!en!opdrachtnemer?! Wat!was!de!houding!van!de!opdrachtnemer!in!communicatie!met! omwonenden?!

Bij!zowel!het!beoordelen!van!proces!als!product!is!subjectiviteit!aanwezig!is! doordat!het!de!mening!van!de!beoordelaar!betreft.!Wanneer!het!om!het!product!

8!

8!


gaat!is!het!beter!mogelijk!om!op!objectieve!wijze!een!oordeel!te!onderbouwen:!het! geleverde!product!kan!getoetst!worden!aan!kwaliteitseisen,!iets!wat!bij!het! beoordelen!van!het!proces!lastiger!is.!! Door!te!kijken!naar!het!proces!worden!beoordeling!beter!te!vergelijken,!omdat!er! geen!oordeel!wordt!gedaan!over!specifieke!capaciteiten!van!de!opdrachtnemer.!

Een!aannemer!die!goed!is!in!het!aanleggen!van!riolering!is!niet!per!definitie!ook! goed!in!het!aanleggen!van!wegen.!Een!aannemer!die!bij!de!aanleg!van!een!riool! adequaat!heeft!gecommuniceerd!met!de!opdrachtgever,!zal!dit!bij!de!aanleg!van! een!weg!waarschijnlijk!weer!zo!doen.!!! ! Bij!past!performance!wordt!gesproken!van!geobjectiveerde!subjectiviteit.!Door! steeds!dezelfde!vragen!te!beantwoorden!wordt!er!geprobeerd!te!structureren!en! objectiveren.!Het!effect!van!één!enkele!prestatie!op!het!eindoordeel!is!beperkt.! Door!een!dusdanige!hoeveelheid!beoordelingen!ter!beschikking!te!hebben!kan! subjectiviteit!worden!uitgevlakt!(Lemans,!2010).! 2.3.2

Belang!van!criteria!

Bij!het!beoordelen!van!prestaties!van!aannemers,!is!het!van!belang!de!prestaties!te! beoordelen!die!de!hoogste!prioriteit!hebben!bij!de!opdrachtgever!(Nicis!Institute,! 2010).!Hierbij!kan!voorrang!worden!gegeven!aan!criteria!waar!de!laagste! tevredenheid!wordt!ervaren!(Koolwijk!et!al.,!2005).!Dit!is!weergeven!in!figuur!4.! Om!extra!nadruk!te!leggen!op!criteria!kunnen!wegingsfactoren!worden!gebruikt.! ! Hoog!

Figuur!4! Tevredenheid/prestaties!diagram! op!basis!van!het!Concept!of! Optimum!Performance!(Matzler,! Bailom,!Hinterhuber,!Renzl,!&! Pichler,!2004)!

Tevredenheid% over%% presta2es%

Laag!

Lage%prioriteit% Hoge%tevredenheid% “Possible)Overkill”)

Lage%prioriteit% Lage%tevredenheid% “Low)Priority”)

Hoge%prioriteit% Hoge%tevredenheid% “Keep)up)the)good)work”)

Hoge%prioriteit% Lage%tevredenheid% “Concentrate)Here”)

Prioriteit%presta2es%

Hoog!

!

! Daarnaast!is!het!ook!van!belang!om!te!letten!op!de!toerekenbaarheid!van!criteria.! Een!indicator!waarop!een!organisatie!veel!invloed!heeft!is!niet!altijd!even!relevant.! Dit!is!weergeven!in!figuur!5.!Het!advies!is!om!te!zoeken!naar!indicatoren!die!zo!veel! mogelijk!rechtsboven!in!de!matrix!geplaatst!kunnen!worden!(Nicis!Institute,!2010).! !

9!

9!


Figuur!5!

Hoog!

Toerekenbaarheid!ten!opzichte! van!relevantie!van!indicatoren! (Nicis!Institute,!2010)!

Relevante,0maar0 las'g0toerekenbare0 indicatoren! Relevan'e! Toerekenbare,0maar0 weinig0relevante0 indicatoren!

Laag!

Toerekenbaarheid0

Hoog!

!

! Dekkingsgraad! Ook!moet!er!gekeken!worden!naar!de!dekkingsgraad!van!alle!criteria!tezamen.! Afgevraagd!moet!worden!in!hoeverre!de!gekozen!set!van!indicatoren!een!compleet! beeld!geeft!van!alle!relevante!prestaties.!! Een!te!lage!dekkingsgraad!kan!tot!gevolg!hebben!dat!er!door!opdrachtnemers! gewerkt!wordt!naar!de!beoordelingscriteria.!Op!aspecten!die!buiten!de!beoordeling! vallen!zullen!dan!geen!betere!prestaties!worden!geleverd.!Het!streven!naar!een!te! hoge!dekkingsgraad!waarbij!alles!beoordeeld!wordt,!kan!echter!tot!gevolg!hebben! dat!het!systeem!gecompliceerd!wordt!en!te!veel!beoordelingsaspecten!bevat.!! 2.3.3

Wie!beoordeelt?!

Er!zijn!meerdere!wijzen!waarop!een!beoordeling!kan!worden!uitgevoerd.!Meest! voor!de!hand!liggend!is!wanneer!de!opdrachtgever!eenzijdig!de!opdrachtnemer! beoordeeld.!Dit!proces!kan!echter!ook!tweezijdig!in!overleg!met!elkaar!gebeuren.! Een!derde!mogelijkheid!wordt!door!Rijkswaterstaat!dubbele!eenzijdigheid! genoemd.!Daarbij!voeren!opdrachtgever!en!opdrachtnemer!onafhankelijk!van! elkaar!dezelfde!beoordeling!uit.! Eenzijdig! Bij!eenzijdig!beoordelen!wordt!de!beoordeling!enkel!door!de!opdrachtgever! uitgevoerd!(figuur!6).!De!opdrachtnemer!heeft!geen!invloed!op!de!uitslag.!Hierdoor! is!de!opdrachtgever!vrij!met!het!geven!van!zijn!oordeel.!!! Figuur!6! Eenzijdige!beoordeling!vanuit! opdrachtgever!en!eventueel!ook! opdrachtnemer!

Opdrachtgever,

Opdrachtnemer,

!

Tweezijdig! Bij!een!tweezijdige!beoordeling!komen!beide!partijen!samen!tot!een!beoordeling! (figuur!7).!Dit!heeft!als!voordeel!dat!uiteindelijk!zowel!opdrachtgever!als! opdrachtnemer!het!eens!zijn!over!de!beoordeling.!Na!afronding!hoeft!er!daarom! geen!discussie!meer!plaats!te!vinden;!iets!wat!bij!een!eenzijdige!beoordeling!wel!

10!

10!


het!geval!kan!zijn.!De!rol!van!de!opdrachtgever!bij!de!totstandkoming!van!het! resultaat!wordt!beter!erkend.! Figuur!7! Tweezijdige!beoordeling!met! opdrachtgever!en!opdrachtnemer!

Opdrachtgever,

Opdrachtnemer,

!

Dubbele!eenzijdigheid! Bij!een!dubbele!eenzijdige!beoordeling!wordt!door!opdrachtgever!en! opdrachtnemer!afzonderlijk!van!elkaar!dezelfde!vragenlijst!ingevuld!(figuur!8).!Deze! vragenlijst!heeft!betrekking!op!de!andere!partij!maar!ook!de!beoordelaar!zelf.!De! verschillen!en!overeenkomsten!in!perceptie!zijn!op!deze!wijze!direct!zichtbaar! (Rijkswaterstaat,!2012).!Door!de!uitkomsten!te!bespreken!valt!er!voor!iedereen!iets! te!leren!(Het!Opdrachtgeversforum,!2011).!

Figuur!8!

Opdrachtgever,

Opdrachtnemer,

Opdrachtgever,

Opdrachtnemer,

Dubbele!eenzijdigheid!bij! beoordelingen!

!

In!een!afgeslankte!vorm!van!dubbele!eenzijdigheid!kan!er!voor!worden!gekozen!dat! opdrachtgever!en!opdrachtnemer!alleen!de!andere!partij!beoordelen.!Er!hoeft!dan! niet!over!de!eigen!prestaties!worden!nagedacht.!Hierdoor!wordt!de!omvang!van!de! beoordeling!beperkt,!maar!wordt!het!vergelijken!lastiger!gemaakt.!

2.4 Gebruik!van!beoordelingen! Voor!het!beoordelen!van!gegadigden!en!inschrijvers!worden!kwalitatieve! selectiecriteria!gebruikt.!Gunningscriteria!worden!gebruikt!voor!het!beoordelen! van!de!inschrijving!(PIANOo,!2012).!In!de!komende!paragrafen!wordt!als!eerste! gekeken!in!hoeverre!het!mogelijk!is!om!past!performance!te!gebruiken!bij!deze! criteria.! 2.4.1

Kwalitatieve!selectiecriteria!

Er!valt!onderscheid!te!maken!tussen!uitsluitingsgronden,!geschiktheidseisen!en! selectiecriteria!(Lemans,!2010;!PIANOo,!2012).!Ze!hebben!alle!drie!te!maken!met! het!beoordelen!van!de!gegadigde!of!inschrijver!zelf.!! Uitsluitingsgrond! Uitsluitingsgronden!zijn!bedoeld!om!bedrijven!die!niet!integer!zijn!uit!te!sluiten.! Het!stelsel!van!uitsluitingsgronden!is!gesloten.!Dit!houdt!in!dat!een!aanbestedende! dienst!geen!andere!uitsluitingsgronden!mag!bedenken!of!toepassen!dan!degene! die!in!het!Besluit!Aanbestedingsregels!voor!Overheidsopdrachten!(Bao)!staan! omschreven!(PIANOo,!2012).! Binnerts!bevestigt!dat!een!aanbestedende!dienst!op!basis!van!past!performance! een!aannemer!kan!uitsluiten!(2012).!Dit!is!echter!niet!eenvoudig.!In!het!algemeen!

11!

11!


is!uitsluiting!voor!opdrachten!mogelijk!op!voorwaarde!dat!de!uitsluiting! proportioneel!en!nietSdiscriminerend!is!(Petit,!2011).!! Uitsluiting!op!basis!van!past!performance!kan!volgen!wanneer!een!opdrachtnemer! ‘blijk!heeft!gegeven!van!aanzienlijke!of!voortdurende!tekortkomingen!bij!de! uitvoering!van!wezenlijke!voorschriften!uit!hoofde!van!een!vroegere!opdracht!of! vroegere!opdrachten!van!vergelijkbare!aard!bij!dezelfde!aanbestedende!dienst’! (Binnerts,!2012).!! Op!basis!daarvan!valt!te!concluderen!dat!het!uitsluiten!op!basis!van!een!eigen! beoordeling!mogelijk!is,!voor!zover!het!gaat!om!contracten!van!vergelijkbare!aard.! Daarnaast!moet!de!tekortkoming!‘aanzienlijke!of!voortdurende’!zijn!en!een! wezenlijke!contractverplichting!betreffen!(Binnerts,!2012).!Het!is!daarom! onwaarschijnlijk!dat!beoordelingen!gericht!op!de!houding!en!het!gedrag!van!de! opdrachtnemer!kunnen!dienen!als!uitsluitingsgrond.!! Bij!beoordelingen!die!zich!richten!op!de!kwaliteit!van!het!geleverde!product!is!dit! waarschijnlijker.!Er!zal!dan!echter!per!aanbesteding!moeten!gekeken!worden,!of!de! past!performance!van!een!inschrijver!of!gegadigde!voldoende!reden!vormt!tot! uitsluiting.!! Geschiktheidseisen! Met!geschiktheidseisen!kan!een!aanbesteder!toetsen!of!een!inschrijver!geschikt!is! om!een!opdracht!uit!te!voeren.!Hierbij!kunnen!eisen!worden!gesteld!aan! bijvoorbeeld!het!financiële!en!economische!draagvlak!of!de!technische!en! beroepsbekwaamheid!van!een!organisatie.!Een!gegadigde!of!inschrijver!dient! tenminste!aan!de!geschiktheidseisen!te!voldoen!om!deel!te!mogen!nemen!aan!de! verdere!procedure!(PIANOo,!2012).! Door!past!performance!als!geschiktheidseis!binnen!een!aanbesteding!toe!te!passen! kan!er!een!minimum!prestatieniveau!worden!vereist!van!opdrachtnemers.!! In!het!Bao!is!uitdrukkelijk!voorgeschreven!welke!bewijzen!gevraagd!mogen!worden! om!de!geschiktheid!te!toetsen.!In!het!kader!van!beroepsbekwaamheid!zijn!alleen! referenties!aangeleverd!door!de!opdrachtnemer!toegelaten!(Lemans,!2010;! PIANOo,!2012).!Dit!past!niet!bij!een!systeem!van!beoordelingen!afkomstig!van!de! opdrachtgever!zelf!(ChaoSDuivis,!2006).! Selectiecriteria! Om!het!aantal!gegadigden!te!beperken!tot!een!vooraf!bepaald!aantal!worden! selectiecriteria!gebruikt.!Selectiecriteria!liggen!in!het!verlengde!van! geschiktheidseisen.!In!het!Bao!staan!geen!beperkingen!genoemd!aan!het!stellen! van!selectiecriteria.!Wel!moeten!ze!voldoen!aan!algemene!beginselen:!objectief,! eenduidig,!transparant,!proportioneel!en!in!verhouding!tot!de!opdracht.!Voor!alle! gegadigden!moeten!de!criteria!op!dezelfde!manier!toegepast!worden.! Ook!over!de!uiteindelijke!methode!van!selecteren!schrijft!het!Bao!niets!voor.!Het! mag!door!weging!of!door!toekenning!van!punten.!Als!er!geen!selectiecriteria! gesteld!worden,!of!als!er!meer!dan!het!gewenst!aantal!gegadigden!voldoen!aan!de!

12!

12!


selectiecriteria,!is!het!mogelijk!om!door!loting!het!aantal!gegadigden!te!beperken! (PIANOo,!2012).! 2.4.2

Gunningscriteria!

Bij!de!gunning!kijkt!men!naar!welke!aanbieding!het!meest!aantrekkelijk!is.!Er!is!de! keuze!tussen!twee!gunningscriteria:! • •

Laagste!prijs;! Economisch!meest!voordelige!inschrijving!(emvi).!

Bij!het!gunnen!op!laagste!prijs!is!alleen!de!prijs!van!de!inschrijving!van!belang.! Gunnen!op!basis!van!emvi!biedt!meer!beoordelingsmogelijkheden.!Hierbij!wordt!de! keus!bepaald!op!grond!van!een!weging!van!scores!die!zijn!verkregen!op!meerdere! criteria.!Deze!hebben!betrekking!op!bijvoorbeeld!prijs,!kwaliteit!en!levertijd!van!de! inschrijving!(Gemeente!Enschede,!2009;!PIANOo,!2012).!! Volgens!Petit!is!een!essentiële!vereiste!aan!gunningscriteria!dat!zij!verband!moeten! houden!met!het!voorwerp!van!de!opdracht,!en!derhalve!niet!met!bijvoorbeeld!de! geschiktheid!van!de!inschrijver!(2010).!Doordat!past!performance!is!gekoppeld!aan! eerder!uitgevoerde!opdrachten!heeft!het!een!sterke!relatie!met!het!beoordelen! van!de!geschiktheid!van!de!inschrijver.!Hierdoor!kan!past!performance!niet! gebruikt!worden!als!gunningscriteria.! Wil!de!toepassing!van!past!performance!een!plaats!krijgen!bij!de!gunning!dan!zal! de!past!performance!direct!gekoppeld!moeten!kunnen!worden!aan!de!aanbieding! zelf!(Petit,!2010).!! Uitzondering! Ondanks!dat!uit!wetgeving!blijkt!dat!past!performance!niet!te!gebruiken!valt!tijdens! gunning,!wordt!dit!in!elk!geval!door!ProRail!wel!gedaan!(Lemans,!2010).!Alleen! bedrijven!die!beschikken!over!een!erkenning,!afgegeven!door!ProRail,!kunnen! inschrijven!voor!opdrachten.!Binnen!deze!erkenning!zijn!afspraken!gemaakt.!Daarin! is!onder!andere!opgenomen!dat!ProRail!de!geleverde!prestaties!beoordeeld!en! deze!resultaten!tijdens!gunning!gebruikt!bij!aanbestedingen.! Doordat!ProRail!gebonden!is!aan!het!Besluit!Aanbesteding!Speciale!Sectoren!(Bass)! heeft!het!de!mogelijkheid!tot!het!gebruik!van!een!erkenningsregeling.!Binnen!het! Bao!is!deze!regeling!niet!bruikbaar!(Lemans,!2010).!Daarnaast!is!bovendien! onduidelijk!in!hoeverre!deze!erkenningsregeling!houdbaar!is!binnen!de!regels!van! het!Europese!aanbestedingsrecht!(Lemans,!2010).!! 2.4.3

Aanbestedingsprocedures!

De!procedures!waaruit!gekozen!kan!worden!bij!aanbestedingen!zijn!op! verschillende!manieren!in!te!delen.!In!dit!onderzoek!wordt!de!classificatie! gehanteerd!zoals!gebruikt!door!de!gemeente!Enschede.!Daarbij!wordt!onderscheid! gemaakt!tussen!onderhandse,!nationale!en!Europese!aanbestedingen.!!

13!

13!


Onderhands! Onderhandse!aanbestedingen!kunnen!enkelS!of!meervoudig!verlopen.!Bij!een! enkelvoudig!onderhandse!procedure!wordt!één!partij!uitgenodigd!tot!inschrijving.! Bij!een!meervoudige!procedure!zijn!dit!meerdere!partijen.!De!opdracht!wordt!aan! één!van!deze!drie!partijen!gegund!op!basis!van!gunningscriteria.! In!de!praktijk!wordt!vaak!gewerkt!met!een!zogenaamde!groslijst!of!shortlist.!Hierop! staan!opdrachtnemers!waarmee!in!het!verleden!op!een!prettige!wijze!is! samengewerkt.!! Voor!het!selecteren!van!partijen!worden!kwalitatieve!selectiecriteria!gehanteerd,! waarbij!selectiecriteria!gebruikt!worden!om!de!keuze!te!beperken!tot!een!vooraf! bepaald!aantal.!Hierbij!bieden!uitsluitingsgronden!en!selectiecriteria!de! mogelijkheid!tot!inpassing!van!past!performance.!Doordat!het!gebruik!als! uitsluitingsgrond!gebonden!is!aan!randvoorwaarden,!is!een!koppeling!aan! selectiecriteria!aantrekkelijker.!Petit!bevestigt!dat!past!performance!kan!worden! gebruikt!ten!behoeve!van!het!selecteren!van!opdrachtnemers!(2010,!2011).!! Nationaal! Bij!nationaal!aanbesteden!wordt!er!gekozen!worden!tussen!een!openbare!en!nietS openbare!procedure.!Een!openbare!procedure!kent!één!ronde,!een!nietSopenbare! procedure!twee.!! De!nietSopenbare!procedure!begint!de!eerste!ronde!openbaar.!Hierbij!kan!ieder! bedrijf!zich!inschrijven!als!gegadigde.!Aan!de!hand!van!kwalitatieve!selectiecriteria! worden!minimaal!vijf!bedrijven!uitgenodigd!voor!de!tweede!ronde.!In!de!tweede! ronde!kunnen!bedrijven!hun!inschrijving!indienen.!Een!openbare!procedure!kent! alleen!deze!ronde.!Gunning!van!het!project!gaat!op!basis!van!de!inschrijving,! waarbij!vergeleken!wordt!op!basis!van!gunningscriteria.!In!tabel!1!is!een!overzicht! gegeven!van!de!eigenschappen!van!beide!procedures.! !

Tabel!1! Eigenschappen!van!een!openbare! en!nietSopenbare!nationale! procedure!bij!een!aanbesteding.!

!

Openbaar!

NietYopenbaar!

Rondes!

1!

2!

Selectiecriteria!

Nee!

Ja!

Gunningscriteria!

Ja!

Ja!

Duur!

8!weken!

16!weken!

Aantal!inschrijvingen!

Ongelimiteerd!

Te!beperken!(minimaal!5)!

!

Bij!een!nationale!openbare!procedure!bieden!alleen!uitsluitingsgronden!de! mogelijkheid!voor!de!koppeling!aan!past!performance.!De!toegevoegde!waarde!is! echter!beperkt!doordat!per!aanbesteding!moet!gekeken!worden!of!de!past! performance!van!een!gegadigde!voldoende!reden!vormt!uit!uitsluiting.! Bij!een!nietSopenbare!nationale!procedure!is!wel!mogelijk!om!selectiecriteria!te! gebruiken.!Hierdoor!zou!het!mogelijk!zijn!om!tijdens!de!selectiefase!op!basis!van! past!performance!gegadigden!te!selecteren.!

14!

14!


Er!blijken!in!elk!geval!twee!vragen!te!zijn:! • •

Wat!er!wordt!gedaan!met!bedrijven!die!zich!hebben!ingeschreven! waarvoor!geen!past!performance!aanwezig!is?! Hoe!krijgen!nieuwe!spelers!nog!een!kans,!wanneer!zowel!onderhands!als! bij!nationaal!aanbesteden!altijd!naar!partijen!gaat!waarvan!een!past! performance!voorhanden!is?!

Als!oplossing!op!de!eerste!vraag!zou!er!voor!bedrijven!waarvan!geen!past! performance!aanwezig!is,!een!neutrale!basisscore!kunnen!worden!gebruikt.!Het!is! echter!onduidelijk!in!hoeverre!hiermee!wordt!voldaan!aan!de!algemene!beginselen! die!van!toepassing!zijn!op!selectiecriteria.!Met!het!oog!op!proportionaliteit!is!het! denkbaar!dat!opdrachtnemers!de!kans!moet!worden!gegeven!om!op!een! alternatieve!wijze!hun!past!performance!aan!te!tonen!(Petit,!2011).! Bovendien!leidt!een!oplossing!voor!het!eerste!vraagstuk!tot!de!tweede!vraag:! wanneer!voldoende!partijen!een!past!performance!hebben!boven!deze!basisscore,! wordt!aan!nieuwe!spelers!geen!kans!meer!gegeven.!Naast!het!de!vraag!of!het! juridisch!mogelijk!is,!is!er!ook!de!vraag!of!een!dergelijk!situatie!wenselijk!is.! Wanneer!de!groep!van!opdrachtnemers!beperkt!wordt,!gaat!dit!mogelijk!ook! concurrentie!tegen.!Dat!kan!effect!hebben!op!de!prijsvorming.!! Europees! Alle!soorten!werken!vanaf!vijf!miljoen!euro!moeten!volgens!Europese!wetgeving! verplicht!Europees!worden!aanbesteed.!Ook!hierbij!is!er!de!keuze!tussen!een! openbare!en!nietSopenbare!procedure.!! Bij!een!Europese!aanbestedingen!gelden!dezelfde!uitgangspunten!als!bij!een! nationale!procedure.!Hierdoor!is!dezelfde!conclusie!van!toepassing.!Als!gevolg!van! een!hogere!aanbestedingssom!zullen!de!belangen!bij!een!Europese!procedure! waarschijnlijk!groter!zijn:!hierdoor!wordt!ook!het!gebruik!van!past!performance!als! selectiecriteria!lastiger.!Bovendien!is!bij!Europese!aanbestedingen!de!kans!nog! groter!dat!er!gegadigden!zullen!zijn!waarvan!geen!past!performance!aanwezig!is.!

Samenvatting! Past!performance!kan!gebruikt!worden!om!de!kwaliteit!van!het!product!en!het! proces!bij!projecten!te!verbeteren.!Dit!wordt!gedaan!door!opdrachtnemers!te! stimuleren!om!betere!prestaties!te!leveren.!Daarnaast!kan!op!basis!van!past! performance!gewerkt!worden!aan!het!verbeteren!van!de!samenwerking.! Bij!vormgeving!van!de!beoordelingsmethode!zijn!diverse!overwegingen!van!belang! op!het!gebied!van!te!beoordelen!criteria!en!het!beoordelingsproces.!Bij! aanbestedingsprocedures!valt!past!performance!te!gebruiken!als!selectiecriteria! waardoor!het!toepasbaar!is!bij!onderhandse!en!nietSopenbare!aanbestedingen.!

15!

15!


3 Praktijkervaringen!

Binnen!Nederland!zijn!verschillende!aanbestedende!diensten!die!ervaring!hebben! met!het!gebruik!van!past!performance.!Diverse!gemeenten!maar!ook!bijvoorbeeld! Rijkswaterstaat,!ProRail!en!de!Rijksgebouwendienst!zijn!al!langere!tijd!bezig!met!de! ontwikkeling!en!het!gebruik!van!de!methode.!! In!dit!hoofdstuk!wordt!ingegaan!op!de!ervaringen!die!daarbij!zijn!opgedaan.! Achtereenvolgens!worden!de!volgende!delen!besproken:!algemene!aspecten!van! het!gebruik,!vormgeving!van!de!beoordelingsmethode!en!de!wijze!waarop! beoordelingen!worden!gebruikt.!

3.1 Gebruik!van!past!performance! Doel!van!het!gebruik! Er!vallen!twee!groepen!opdrachtgevers!te!onderscheiden!bij!het!gebruik!van!past! performance.!Bij!een!deel!van!de!opdrachtgevers!die!gesproken!zijn!ligt!de!focus!op! het!gebruik!van!beoordelingen!bij!aanbestedingen.!Hierdoor!kunnen! opdrachtnemers!die!goed!presteren!op!nieuwe!werken!worden!gezet!en!wordt!het! leveren!van!goede!prestaties!gestimuleerd.!! Daartegenover!staan!de!opdrachtgevers!die!beoordelingen!óók!gebruiken!ter! verbetering!van!de!samenwerking,!waarmee!beoogd!wordt!zowel!eigen!prestaties! als!die!van!opdrachtnemers!te!verbeteren.!Om!te!zorgen!dat!past!performance! leidt!tot!een!verbetering!van!de!prestaties!zullen!de!beoordeling!als!basis!van! dialoog!moeten!worden!gebruikt:! •

•

Voor!opdrachtgever!en!opdrachtnemer!kan!dit!bijvoorbeeld!gebeuren! tijdens!de!bouwvergadering!van!een!project.!Ook!is!het!mogelijk!dat!een! opdrachtgever!en!opdrachtnemer!die!op!regelmatige!basis!samenwerken,! op!basis!van!meerdere!projecten!en!beoordelingen,!op!bedrijfsniveau!op! zoek!gaan!naar!meer!stelselmatige!verbeteringen.!Het!gaat!daarbij!om!het! presteren!van!zowel!opdrachtgever!als!opdrachtnemer.! Ook!intern!bij!de!opdrachtgever!zijn!de!beoordeling!als!evaluatie!te! gebruiken.!Dit!is!met!name!mogelijk!wanneer!er!ook!beoordelingen!zijn! uitgevoerd!door!de!opdrachtnemer.!Door!de!beoordelingen!te!vergelijken! is!het!mogelijk!dat!verschillen!tussen!projectteams!aan!het!licht!komen.!

16!

16!


Toepassingsgebied! Past!performance!wordt!door!opdrachtgevers!bij!diverse!contractvormen! toegepast.!Dit!varieert!van!traditionele!contractvormen!(RAW)!tot!geïntegreerde! contractvormen,!maar!er!zijn!bijvoorbeeld!ook!opdrachtgevers!die!past! performance!gebruiken!bij!raamcontracten.!! Enige!verdeeldheid!heerst!over!de!toepasbaarheid!van!past!performance!bij!RAWS contracten.!Niet!alle!opdrachtgevers!zien!dit!als!een!juiste!combinatie.!De!beperkte! vrijheid!van!een!opdrachtnemer!in!dergelijke!samenwerkingen!kan!worden!gezien! als!een!beperking.!Doordat!alles!is!vastgelegd!in!het!bestek,!zou!een!proactieve! houding!en!gedrag!van!de!opdrachtnemer!niet!van!belang!zijn.!! Opdrachtgevers!die!past!performance!wel!toepassen!bij!RAWScontracten!stellen! dat!ook!bij!die!contracten!het!nog!altijd!gaat!om!samenwerken!en!dat!houding!en! gedrag!daarbij!wel!degelijk!van!belang!zijn.!! Tevredenheid! Onder!de!opdrachtgevers!die!gesproken!zijn!heerst!tevredenheid!over!de!methode.! Uit!alle!gesprekken!blijkt!dat!past!performance!wordt!ervaren!als!een!systeem!wat! bijdraagt!aan!de!verbetering!van!de!kwaliteit!van!het!product!en!het!proces.! Een!aantal!opdrachtgevers!doen!beweringen!over!gevolgen!van!het!gebruik,!zoals! een!geconstateerde!reductie!in!faalkosten!en!benodigd!toezicht!en!een!betere! prijsvorming!voor!opdrachtnemers.!Het!bleek!niet!mogelijk!deze!beweringen! kwantitatief!te!onderbouwen.!! Samenwerkingsverbanden! In!Nederland!wordt!op!verschillende!niveaus!getracht!te!samenwerken!op!het! gebied!van!past!performance.!Dit!betreft!samenwerkingen!op!zowel!landelijk,! provinciaal!als!gemeentelijk!niveau.!! Op!het!moment!zijn!deze!verbanden!veelal!nog!in!een!verkennende!fase.!Een! daadwerkelijk!opererende!samenwerking!lijkt!nog!niet!voor!handen.!Vaak!starten! organisaties!in!eerste!instantie!zelf!met!het!gebruik!van!past!performance,!waarna! ze!vervolgens!proberen!op!basis!van!deze!methode!te!gaan!samenwerken.!Een! voorbeeld!hiervan!is!de!gemeente!Haarlem,!welke!al!enkele!jaren!bezig!is!met!het! gebruik!van!past!performance!en!momenteel!in!gesprek!is!met!naburige! gemeentes!uit!de!provincie!ZuidSHolland!(Gemeente!Rotterdam,!2012).! Ook!Rijkswaterstaat,!ProRail!en!de!Rijksgebouwendienst!hebben!geprobeerd! samen!te!werken!met!past!performance.!In!de!huidige!implementaties!van!deze! organisaties!is!dit!echter!nog!niet!van!de!grond!gekomen.!De!oorzaak!hiervan!ligt! bij!afwijkende!regelgeving!en!eisen!die!aan!de!methode!gesteld!worden.! Voor!het!aangaan!van!de!deze!samenwerkingen!zijn!meerdere!redenen:! •

Door!krachten!te!bundelen!kan!de!methode!zich!sneller!ontwikkelen.!Er! kan!van!elkaars!ervaringen!geleerd!worden!en!er!zijn!meer! praktijkervaringen!waarop!de!ontwikkeling!gebaseerd!kan!worden.!!

17!

17!


•

•

•

Wanneer!je!als!opdrachtgevers!als!een!blok!samenwerkt,!wordt!je!ook! voor!opdrachtnemers!meer!een!machtsblok!waarmee!rekening!moet! worden!gehouden.!Als!er!een!gestandaardiseerd!systeem!wordt!gebruikt! is!de!werking!bovendien!ook!duidelijker!voor!opdrachtnemers.!Dat!kan! ook!zorgen!voor!een!snellere!verandering!en!acceptatie!van!de!markt.! Wanneer!bij!een!samenwerking!beoordelingen!worden!uitgewisseld,!zal!er! meer!data!over!opdrachtnemers!voorhanden!zijn.!Dit!vergroot!enerzijds! de!gevolgen!van!beoordelingen!voor!opdrachtnemers,!waardoor!het! leveren!van!goede!prestaties!verder!gestimuleerd!wordt.!Daarnaast!wordt! het!voor!opdrachtgevers!mogelijk!om!met!nog!meer!zekerheid!de!juiste! opdrachtnemers!te!selecteren.! Opdrachtgevers!kunnen!van!elkaar!gaan!leren!op!het!gebied!van! samenwerken!met!opdrachtnemers.!Structurele!verschillen!in!de! beoordeling!van!de!prestaties!kunnen!reden!zijn!om!te!proberen!te! achterhalen!wat!hiervan!de!oorzaak!is.!!

Invoering! Veel!opdrachtgevers!zien!het!verkrijgen!van!draagvlak!tijdens!de!invoering!als!een! belangrijk!criterium!voor!het!behalen!van!succes!met!de!methode.!Dit!is! gerelateerd!aan!de!mate!waarin!zowel!opdrachtgever!als!opdrachtnemer!open! staan!voor!een!professionelere!samenwerking.! Beide!partijen!moeten!zich!kwetsbaar!durven!op!te!stellen,!open!staan!voor!kritiek! en!uiteindelijk!ook!willen!werken!aan!het!verbeteren!van!de!samenwerking!in!het! proces.!Het!betekent!dat!je!samen!moet!uitstralen!dat!je!naar!gezamenlijke! kwaliteitsverbetering!wilt.!!

Luuk!Bosch!Y!Rijkswaterstaat! Het$is$dus$niet$dat$je$kan$denken:$ik$koop$een$pakje$prestatiemeten,$daar$eet$ik$ een$koekje$van,$en$dan$snap$ik$hem.$ ! Als!gevolg!van!onvoldoende!draagvlak!kunnen!verschillende!problemen!naar!voren! komen:! •

•

•

Het!onderbouwen!van!beoordelingen!is!voor!directievoerders!en! projectleiders!niet!altijd!even!eenvoudig.!Wanneer!het!functioneren!van! een!opdrachtnemer!wordt!besproken,!komt!ook!het!eigen!functioneren! op!tafel.!Dit!kan!een!reden!zijn!tot!weerstand.! Ook!de!toegevoegde!waarde!van!de!methode!wordt!niet!altijd!ingezien.! De!gedachte!is!dan!dat!zolang!het!contract!tussen!opdrachtgever!en! opdrachtnemer!gevolgd!wordt,!het!wel!goed!is.!! Wanneer!het!doel!en!belang!van!de!beoordelingen!onduidelijk!is,!wordt! het!kans!vergroot!dat!de!uitvoering!van!de!beoordelingen!er!bij!in!schiet!of! onjuist!verloopt.!

18!

18!


3.2 Beoordelingsmethode! 3.2.1

Beoordelingscriteria!

De!meeste!opdrachtgevers!blijken!bij!het!beoordelen!op!het!proces!te!focussen.!De! uiteindelijke!kwaliteit!van!het!geleverde!werk!wordt!bij!veel!beoordelingen! weggelaten.!De!gemeente!Haarlem!zegt!hierover!het!volgende:!

Eddy!Roosen!–!Gemeente!Haarlem! Het$product$zat$eerst$wel$in$de$beoordeling,$alleen$dat$is$een$beetje$een$moeilijke$ discussie,$want$het$product$en$de$kwaliteit$van$het$product$is$helemaal$ vastgelegd.$Als$de$kwaliteit$van$het$product$onvoldoende$is,$dan$accepteer$je$het$ werk$gewoon$niet.$Daar$gaat$het$dus$eigenlijk$helemaal$niet$om,$dat$is$ uiteindelijk$altijd$goed.$Alleen$hoe$kom$je$tot$het$product,$dat$is$veel$ interessanter.$$ ! Houding!en!gedrag!worden!gezien!als!belangrijke!invloed!op!de!uiteindelijke! kwaliteit!van!het!werk!en!de!samenwerking!tussen!opdrachtgever!en! opdrachtnemer!(Rijksgebouwendienst,!2012;!Rijkswaterstaat,!2012).!! Bij!de!analyse!van!beoordelingscriteria!gebruikt!door!opdrachtgevers!die!past! performance!al!toepassen!blijken!er!een!aantal!criteria!te!zijn!die!vaak!beoordeeld! worden!(Gemeente!Groningen,!2009;!Gemeente!Haarlem,!2011;!Koolwijk!et!al.,! 2005;!Lemans,!2010;!Rijkswaterstaat,!2012):! • • • • • • •

Beheersing!en!kwaliteit!van!planning;! Kwaliteit!van!samenwerking;! Werkrelatie!en!verstandhouding;! Veiligheid!en!gezondheid;! Communicatie!en!houding!naar!omgeving;! Deskundigheid!en!beheersing;! Bespreken!van!wijzigingen!(meerS!en!minderwerk).!

Daarnaast!zijn!er!nog!diverse!andere!criteria!die!gebruikt!worden!of!waarvan! mogelijk!gebruik!wordt!overwogen.!Een!overzicht!van!deze!criteria!is!toegevoegd!in! bijlage!A.!Van!deze!criteria!is!niet!altijd!duidelijk!wat!er!precies!mee!bedoeld!wordt.! Bovendien!lijkt!er!vaak!enige!overlap!te!zijn!met!andere!criteria.! 3.2.2

Beoordelingsproces!

Wie!beoordeelt?! In!de!praktijk!werken!opdrachtgevers!veelal!met!eenzijdige!beoordelingen,!waarbij! alleen!de!opdrachtnemer!beoordeeld!wordt.!Het!verbeteren!van!prestaties!richt! zich!daarbij!dan!ook!met!name!op!de!prestaties!van!de!opdrachtnemer.!

19!

19!


PIANOo!heeft!ervaringen!verzameld!over!tweezijdig!beoordelen.!Reacties!op!het! instrument!waren!dat!het!te!veel!tijd!in!beslag!neemt!voor!zowel!de!opdrachtgever! als!opdrachtnemer!(Lemans,!2010).!Oorzaak!is!dat!er!een!afspraak!met! verantwoordelijke!personen!van!zowel!opdrachtgever!als!opdrachtnemer!gemaakt! moet!worden.!Daarnaast!is!er!de!kans!dat!beide!partijen!elkaars!oordeel! neutraliseren,!waardoor!niet!duidelijk!wat!de!opdrachtgever!nou!echt!van!de! opdrachtnemer!vindt.! Alleen!van!Rijkswaterstaat!is!bekend!dat!er!gewerkt!wordt!met!dubbele! eenzijdigheid.!In!vergelijking!met!een!eenzijdige!beoordeling!kan!bij!dubbele! eenzijdigheid!sneller!verschil!in!perceptie!aan!het!licht!worden!gebracht.!Dit!komt! doordat!beide!partijen!gedwongen!worden!ook!vanuit!de!schoenen!van!de!andere! partij!te!denken.!

Luuk!Bosch!Y!Rijkswaterstaat! Wij$zijn$al$sinds$1995$bezig$om$ons$zo$op$te$voeden$dat$onze$houding$en$gedrag$ ook$invloed$hebben$op$de$opdrachtnemer$(…).$It$takes$two$to$tango.$ ! Wanneer!beoordelen?! Om!een!project!in!zijn!geheel!te!kunnen!beoordelen,!zal!er!in!elk!geval!aan!het!eind! van!een!project,!tijdens!de!afronding,!beoordeeld!moeten!worden.!Dit!wordt! gedaan!door!alle!opdrachtgevers!die!gesproken!zijn.! Aanvullend!kan!ook!het!gebruik!van!tussentijdse!beoordelingen!overwogen! worden.!Dit!wordt!vaak!alleen!gedaan!bij!projecten!die!zich!over!langere!periodes! uitstrekken.!Hierdoor!kan!er!tussentijds!al!worden!gewerkt!aan!het!verbeteren!van! de!samenwerking.!Bovendien!kan!het!opdrachtnemers!een!extra!prikkel!geven!om! beter!presteren.! Bij!Rijkswaterstaat!wordt!er!voor!elk!project!elk!kwartaal!een! contractkwartaalscore!gevormd.!Deze!score!is!het!rekenkundig!gemiddelde!van! minimaal!één!en!maximaal!drie!contractmetingen!(beoordelingen).!Bij!afronding! van!een!contract!wordt!de!uiteindelijke!contractscore!bepaald!door!het!gewogen! gemiddelde!van!alle!contractmetingen.! Wanneer!er!alleen!een!eindbeoordeling!plaatst!vindt,!kan!er!middels!een! tussentijds!overleg!(zonder!beoordeling)!ook!worden!gesproken!over!de! verschillende!beoordelingscriteria.!Dit!kan!net!als!met!een!tussentijdse!beoordeling! een!extra!stimulans!geven.!Daarnaast!kan!het!voorkomen!dat!de!uiteindelijke! beoordeling!als!een!verrassing!voor!de!opdrachtnemer!komt.!!

20!

20!


3.2.3

Aandachtspunten!

Vraagstelling! Het!blijkt!dat!er!door!opdrachtgevers!verschillende!vormen!van!vraagstelling! gebruikt!worden.!De!wijze!van!vraagstelling!heeft!invloed!op!de!subjectiviteit!en! het!onderscheidend!vermogen!van!de!beoordeling.!In!hoofdlijnen!zijn!er!twee! mogelijkheden:! • •

De!beoordelaar!vragen!naar!zijn!oordeel!op!een!stelling!of!vraag!met!een! schaal!als!antwoordmogelijkheid!(1!–!10,!slecht!–!uitmuntend).!! De!beoordelaar!vragen!naar!zijn!oordeel!op!een!stelling!of!vraag!met! vaste!antwoordmogelijkheden!waaruit!de!meest!toepasbare!gekozen! moet!worden.!!

De!eerste!variant!is!eenvoudiger!te!realiseren!doordat!er!niet!hoeft!te!worden! nagedacht!over!welke!antwoorden!het!meest!aansluiten!bij!praktijksituaties.!De! kans!is!echter!aanwezig!dat!niet!altijd!duidelijk!is!welk!cijfer!aan!een!geleverde! prestatie!gekoppeld!moeten!worden.!Hierdoor!wordt!de!invloed!van!de! beoordelaar!vergroot.!Bij!de!tweede!variant!is!dit!effect!minder!aanwezig.!!

Hoe!kan!de!onderlinge!werkrelatie!in!de!achterliggende!periode!worden! omschreven!vanuit!het!perspectief!van!de!opdrachtnemer?!!

Voorbeeld!van!een!vraag!! met!vaste!antwoordmogelijkheden,! waarbij!de!antwoorden!staan!voor!de! cijfers!1,!4,!7!en!10!! (Rijkswaterstaat,!2012).!

a.!De!werkrelatie!was!slecht.!Discussies!zorgden!voor!een!nietSprettige!sfeer!en! mogelijk!zelfs!irritatie.!De!opdrachtgever!luisterde!niet!goed!naar!de!wensen!van! de!opdrachtnemer.!! b.!De!werkrelatie!was!niet!optimaal,!maar!wel!werkbaar.!Met!moeite!konden!de! wensen!van!de!opdrachtnemer!kenbaar!gemaakt!worden.!! c.!Er!was!sprake!van!een!normale!werkrelatie.!De!wensen!van!de! opdrachtnemer!konden!kenbaar!worden!gemaakt!en!er!werd!redelijk!naar! gehandeld.!! d.!De!samenwerking!was!professioneel.!De!wensen!van!de!opdrachtnemer! konden!kenbaar!gemaakt!worden!en!er!werd!goed!naar!gehandeld.!Discussies! waren!opbouwend.! ! Ook!het!aantal!antwoordmogelijkheden!kan!invloed!hebben!op!de!resultaten.! Wanneer!er!drie!of!vijf!opties!worden!gegeven!is!het!waarschijnlijk!dat!er!in!veel! gevallen!voor!de!neutrale!middelste!optie!wordt!gekozen.!! Als!er!vier!mogelijkheden!zijn,!wordt!een!beoordelaar!gedwongen!te!kiezen!tussen! twee!antwoorden,!in!het!geval!dat!er!niet!uitzonderlijk!slecht!of!goed!gepresteerd! is.!Dit!kan!mogelijk!tot!gevolg!hebben!dat!er!in!de!uiteindelijke!ranglijst!een! duidelijker!onderscheid!komt.!!

21!

21!


Inschrijfcombinaties! Wanneer!twee!of!meer!bedrijven!zich!gezamenlijk!inschrijven!bij!een!aanbesteding! gaat!het!om!een!inschrijfcombinatie.!Bij!het!beoordelen!is!er!daardoor!de!keuze! deze!bedrijven!afzonderlijk,!of!als!geheel!te!beoordelen.!! De!meeste!opdrachtgevers!kiezen!ervoor!om!de!inschrijfcombinatie!als!geheel!te! beoordelen.!De!beoordeling!is!daardoor!ook!alleen!bruikbaar!bij!aanbestedingen! waarbij!dezelfde!inschrijfcombinatie!zich!aanmeldt.!Bij!het!afzonderlijk!beoordelen! van!de!bedrijven!is!het!lastig!om!te!onderscheiden!welke!prestaties!aan!welk! bedrijf!toe!te!wijten!zijn.! Objectiviteit! Bij!het!beoordelen!blijft!er!altijd!een!bepaalde!mate!van!subjectiviteit!in!het!spel,! omdat!het!gaat!om!de!mening!van!de!beoordelaar.!Om!verdere!objectiviteit!te! garanderen!kan!een!opdrachtgever!ervoor!zorgen!dat!een!beoordeling!niet!door! één!enkel!persoon!wordt!bepaald.!Opdrachtnemers!blijken!dit!een!belangrijk!punt! te!vinden.!! Bij!de!gemeente!Haarlem!wordt!met!tevredenheid!gewerkt!met!een!systeem! waarbij!de!betrokken!projectleider!in!eerste!instantie!de!beoordeling!uitvoert.!Deze! beoordeling!moet!vervolgens!worden!toegelicht!en!onderbouwd!bij!een!derde! persoon!die!niet!bij!het!project!betrokken!is.!!! Bezwaar! De!uiteindelijke!stap!wanneer!een!opdrachtnemer!het!oneens!is!met!een! beoordeling,!is!de!raad!van!arbitrage!en!de!Nederlandse!rechtsgang.! Opdrachtgevers!verwachten!niet!dat!het!gemakkelijk!zo!ver!zal!komen.!! Belangrijk!is!om!te!zorgen!dat!een!negatieve!beoordeling!niet!van!het!een!op!het! andere!moment!ontstaat.!Wanneer!een!beoordeling!uiteindelijk!toch!negatief! uitvalt,!wordt!daardoor!voorkomen!dat!het!een!verrassing!is!voor!de! opdrachtnemer.!!

3.3 Gebruik!van!beoordelingen! 3.3.1

Bepaling!bedrijfsscore!

Alvorens!verschillende!losse!beoordelingen!kunnen!worden!gebruikt!bij!een! aanbesteding,!zal!er!een!bedrijfsscore!voor!elke!opdrachtnemer!moeten!worden! bepaald.!Deze!bedrijfsscore!maakt!het!mogelijk!om!de!prestaties!van!bedrijven!te! vergelijken!en!eventueel!een!ranglijst!te!vormen.! Aantal!beoordelingen! Vanuit!zowel!opdrachtgevers!als!opdrachtnemers!is!consensus!over!het!feit!dat!er! in!elk!geval!meer!dan!één!beoordeling!van!meer!dan!één!project!aanwezig!moet! zijn.!!

22!

22!


De!precieze!eisen!verschillen!per!opdrachtgever.!Rijkswaterstaat!vereist! beoordelingen!over!de!afgelopen!vijf!kwartalen,!waarbij!maximaal!één!kwartaal! zonder!beoordelingen!te!overbruggen!valt.!Gemeenten!nemen!veelal!genoegen! met!de!beoordelingen!van!minimaal!twee!projecten.! Rekenmethodes! De!meest!eenvoudige!variant!voor!het!bepalen!van!een!bedrijfsscore!is!het! rekenkundige!gemiddelde!van!alle!beschikbare!beoordelingen.!Er!zijn!ook! complexere!methodes!te!bedenken,!waarbij!bijvoorbeeld!ook!de!recentheid!van! een!beoordeling!een!rol!gaat!spelen.!

Rijkswaterstaat!bepaalt!per!project!per!kwartaal!een!contractkwartaalscore.! Deze!score!is!het!rekenkundig!gemiddelde!van!minimaal!één!tot!maximaal!drie! contractmetingen,!uitgevoerd!in!dat!kwartaal.! De!bedrijfskwartaalscore!wordt!bepaald!aan!de!hand!van!het!rekenkundig! gemiddelde!van!minimaal!twee!contractkwartaalscores.!Deze! bedrijfskwartaalscores!vormen!de!basis!voor!het!samenstellen!van!een!ranglijst.! Deze!score!is!altijd!het!resultaat!van!minimaal!twee!contractmetingen.! De!uitvoeringsperformance!betreft!het!voortschrijdend!gewogen!gemiddelde! van!de!som!van!de!laatste!vijf!bedrijfskwartaalscores!van!een!bedrijf.!Daarbij! wordt!het!jongste!kwartaal!het!zwaarst!(100%)!en!het!oudste!kwartaal!het! lichtst!(20%)!gewogen.!De!uitvoeringsperformance!is!bedoeld!voor!gebruik!bij! nadere!selectie!bij!toekomstige!aanbestedingen.! !

Alternatief!van!de!relatief!uitgebreide!procedure!van!Rijkswaterstaat!is!om!het! rekenkundig!gemiddelde!te!bepalen!van!alle!beoordelingen!die!aanwezig!zijn.! Hierbij!zouden!de!beoordelingen!ouder!dan!een!bepaalde!grenswaarde!kunnen! worden!uitgesloten.!Door!recente!beoordelingen!meer!invloed!te!geven,!heeft! leveren!van!betere!prestaties!sneller!effect!op!de!ranglijst.!Dit!geeft!een!verdere! stimulans.! Variabele!bedrijfsscore!! Een!mogelijke!optie!is!het!bepalen!van!een!bedrijfsscore!per!aanbesteding.!Hierbij! kan!afhankelijk!van!wat!er!in!die!aanbesteding!belangrijk!is,!meer!of!minder! gewicht!worden!gegeven!aan!beoordelingscriteria.!Hierdoor!kan!mogelijk!een! bedrijfsscore!worden!gevormd!die!beter!past!bij!de!vereisten!van!het!project.! Opdrachtgevers!kijken!veelal!negatief!deze!werkwijze!aan.!Het!instrument!wordt!er! een!stuk!complexer!door.!Bovendien!is!de!gedachte:!samenwerken!is! samenwerken,!ongeacht!het!soort!project.!Daarnaast!verkleint!het!de! transparantie!van!het!instrument,!doordat!van!te!voren!niet!valt!aan!te!geven!wat! het!belang!is!beoordelingscriteria.!

23!

23!


Veranderingen!bij!organisatie! Het!kan!mogelijk!zijn!dat!(ingrijpende)!veranderingen!optreden!bij!een!organisatie.! Hierdoor!zijn!beoordelingen!uit!het!verleden!waarschijnlijk!niet!meer!compleet! representatief!zijn!voor!het!toekomstige!presteren.!! Opdrachtgevers!erkennen!dat!dit!mogelijk!is.!De!enige!wijze!waarop!hier!eenduidig! en!praktisch!mee!kan!worden!omgegaan,!is!het!beperken!van!de!geldigheid!van! een!beoordeling.!Hierdoor!kan!worden!gezorgd!dat!een!beoordeling!altijd!zo!veel! mogelijk!betrekking!heeft!op!de!actuele!situatie!van!een!organisatie.!! 3.3.2

Rol!tijdens!aanbestedingsprocedures!

Opdrachtgevers!ervaren!dat!ze!bij!onderhands!aanbesteden!de!meeste!vrijheid! hebben.!Het!gebruik!van!past!performance!bij!onderhandse!aanbestedingen!is!dan! ook!de!meest!aannemelijke!en!voorkomende!variant.!Alleen!van!ProRail!is!bekend! dat!ze!past!performance!ook!bij!andere!aanbestedingsprocedures!gebruiken,!maar! gebruikt!daarvoor!een!erkenningsregeling.!! !

Eddy!Roosen!–!Gemeente!Haarlem! Vroeger$nodigden$we$aannemers$altijd$maar$een$beetje$uit$ons$hoofd$uit$(…).$Nu$ doen$we$dat$objectiever,$dus$ze$moeten$alleen$maar$blij$zijn.$ !

Het!gebruik!van!past!performance!bij!onderhandse!aanbestedingen!kan!op! verschillende!manieren:! •

•

•

Er!kan!een!minimumscore!worden!aangehouden!waaraan!een! opdrachtnemer!moet!voldoen!om!in!aanmerking!te!komen!voor! onderhands!werk.!De!hoogte!van!de!minimumscore!heeft!hierbij!invloed! op!de!mate!waarin!past!performance!opdrachtnemers!stimuleert!beter!te! presteren.! Wanneer!er!voor!een!werk!op!basis!van!andere!selectiecriteria!meer!dan! voldoende!opdrachtnemers!geschikt!zijn,!kan!past!performance!gebruikt! worden!om!verder!onderscheid!te!maken.! Een!derde!mogelijkheid!is!om!tegenover!elke!goede!beoordeling!een! enkelvoudig!onderhands!werk!of!drie!inschrijvingen!op!een!meervoudig! onderhands!te!zetten.!De!gemeente!Haarlem!overweegt!het!gebruik!van! deze!werkwijze,!maar!heeft!er!nog!geen!ervaringen!mee.!!

Hoewel!het!theoretisch!mogelijk!blijkt!om!past!performance!als!selectiecriteria!te! gebruiken!bij!nietSopenbare!aanbestedingen,!zijn!er!in!de!praktijk!geen! opdrachtgevers!tegengekomen!welke!deze!methode!hanteren.!Dit!heeft!mogelijk! te!maken!met!het!feit!dat!opdrachtgevers!meer!vrijheid!ervaren!bij!het!gebruik!van! onderhandse!procedures.!Doordat!bij!nationale!en!Europese!aanbestedingen!de! aanbestedingssom!vaak!groter!is,!en!de!belangen!dus!ook!groter!zijn,!wordt!er!ook! kritischer!gekeken!naar!de!procedure.!

24!

24!


Bovendien!wordt!bij!onderhandse!procedures!ook!zonder!past!performance!in!de! praktijk!vrijwel!alleen!gewerkt!met!opdrachtnemers!waarmee!in!de!openbare! markt!positieve!ervaringen!zijn!opgedaan.!Hierdoor!zullen!er!bij!onderhandse! aanbestedingen!van!elke!opdrachtnemer!altijd!beoordelingen!aanwezig!zijn.!Bij! nationale!en!Europese!procedures!is!er!de!kans!dat!er!zich!gegadigden!aanmelden! waarvan!geen!past!performance!beschikbaar!is.! Drempelbedragen! Meerdere!opdrachtgevers!noemen!dat!ze!naar!een!aanbestedingsbeleid!toe!willen,! waarbij!drempelbedragen!niet!meer!van!belang!zijn.!Per!project!moet!gezocht! worden!naar!de!meest!geschikte!aanbestedingsprocedure.!Bij!een!project! waarvoor!duidelijk!is!welke!opdrachtnemers!geschikt!zijn,!willen!ze!niet!gebonden! zijn!aan!bijvoorbeeld!een!nationale!procedure!terwijl!een!meervoudig!onderhandse! procedure!al!voldoet.!

Samenvatting! De!opdrachtgevers!die!gesproken!zijn!kijken!positief!aan!tegen!het!gebruik!van!past! performance.!Hetzelfde!geldt!voor!het!gebruik!van!de!methode!in!een! samenwerkingsverband!met!andere!opdrachtgevers.! De!analyse!van!praktijkervaringen!brengt!diverse!aandachtspunten!met!zich!mee.! Zo!blijkt!onder!andere!dat!het!belangrijk!is!om!draagvlak!te!verkrijgen!voor!het! gebruik!van!de!methode.!De!wijze!van!vraagstelling!en!het!beoordelingsproces! hebben!invloed!op!de!objectiviteit!van!methode.!Ook!moet!goed!worden! nagedacht!over!de!geldigheidsduur!van!beoordelingen!en!het!aantal!beoordelingen! dat!minimaal!nodig!voor!een!geldige!bedrijfsscore.!Opdrachtgevers!gebruiken! bedrijfsscores!met!name!tijdens!onderhandse!aanbestedingsprocedures,!waarbij! het!als!handvat!wordt!gebruikt!voor!het!selecteren!van!goed!presterende! opdrachtnemers.!

25!

25!


4 Randvoorwaarden!

In!dit!hoofdstuk!worden!de!randvoorwaarden!van!het!model!bekeken.!De! betrokken!partijen!die!relevant!zijn,!zijn!de!gemeente!Enschede,!Netwerkstad! Twente!en!opdrachtnemers.!

4.1 Gemeente!Enschede! Aan!het!gebruik!van!past!performance!door!de!gemeente!worden!een!aantal!eisen! gesteld.!Een!eerste!punt!heeft!te!maken!met!de!hoeveelheid!papierwerk!die!het! toepassen!van!past!performance!met!zich!meebrengt.!Er!moet!kritisch!worden! gekeken!naar!de!toegevoegde!waarde!ten!opzichte!van!de!vereiste!handelingen.! Samenhangend!met!dit!punt!is!dat!methode!op!een!eenduidige!wijze!te!gebruiken! moet!zijn.! Ook!inpassing!met!het!huidig!aanbestedingsbeleid!is!belangrijk.!Daarbij!zijn!naast! de!doelen!die!worden!nagestreefd,!ook!de!juridische!kaders!van!belang.!! 4.1.1

Aanbestedingsbeleid!

De!volgende!beginselen!liggen!ten!grondslag!aan!het!aanbestedingsbeleid!van!de! gemeente!Enschede:! Effectief!en!efficiënt!inkopen;! Kwalitatief!en!voordelig!inkopen;! Rechtmatig!inkopen;! Transparant,!objectief!en!op!nietSdiscriminerende!wijze!overheidsgelden! besteden;! • Het!minimaliseren!van!de!kans!op!fraude!en!het!bewaken!van!integriteit;! • Het!hanteren!van!een!eenduidige!en!transparante!werkwijze.! • • • •

Het!doel!van!het!beleid!is!een!kader!te!scheppen!waarbinnen!de!inkopen!en! aanbestedingen!van!de!gemeente!geregeld!worden!(Gemeente!Enschede,!2009).!! 4.1.2

Aanbestedingsprocedures!

De!aanbestedingsprocedure!van!de!opdracht!wordt!gekozen!op!basis!van!de! waardebepaling.!De!gemeente!Enschede!maakt!onderscheid!tussen!de!volgende! werken:!

26!

26!


Onder!cultuurtechnische!werken! vallen!de!opdrachten!waarbij! beplanting,!grondwerken!ten! behoeve!van!aanleg!van!levende! beplantingen!en!grondverwerking! in!totaal!meer!dan!50%!van!de! aanneemsom!bevatten.!

• Bouwkundige!werken;! • Cultuurtechnisch!werken;! • Civieltechnisch!werken.! In!tabel!2!is!een!overzicht!te!zien!van!drempelbedragen!met!bijhorende! aanbestedingsprocedure.!Aanvullend!is!in!figuur!9!de!verdeling!te!zien!tussen! gebruikte!aanbestedingsprocedures!door!de!gemeente!Enschede!in!2011.!! !

!

Europese! procedure!

Nationale! procedure!

Meervoudig! onderhands!

Enkelvoudig! onderhands!

Bouwkundig!

>!5.000.000!

>!1.500.000!S! 5.000.000!

>!100.000!S!1.500.000!

Cultuurtechnisch!

>!5.000.000!

>!1.500.000!S! 5.000.000!

>!100.000!S!1.500.000!

Civieltechnisch!

>!5.000.000!

>!100.000!S! 5.000.000!

S!

Tabel!2! Overzicht!drempelbedragen!en! aanbestedingsprocedure!per! soort!opdracht!(in!euro’s,! exclusief!BTW)!

! Uit!de!verdeling!valt!af!te!leiden!dat!bijna!80%!van!het!aantal!aanbestedingen! onderhands!verloopt.!Als!onderdeel!van!de!totale!som!aan!uitgaven!bij! aanbestedingen!is!dit!slechts!een!derde.!Dit!is!een!gevolg!van!de!drempelbedragen.!! Andersom!geldt!voor!de!Europese!aanbestedingen.!Doordat!het!gaat!om!projecten! met!een!relatief!grote!aanbestedingssom,!omvat!het!beperkt!aantal!Europese! aanbestedingen!wel!een!derde!van!de!totale!uitgaven!bij!aanbestedingen.!! ! 70%#

60%#

50%#

40%# Aantal# 30%#

Bedrag#

20%#

Figuur!9! Verdeling!gebruikte! aanbestedingsprocedures! gemeente!Enschede!(2011)!

10%#

0%# Na-onaal#

Europees#

Enkelvoudig# onderhands#

Meervoudig# onderhands#

27!

!

27!


4.2 Netwerkstad!Twente! Netwerkstad!Twente!is!een!samenwerkingsverband!tussen!de!gemeenten!Almelo,! Borne,!Hengelo,!Oldenzaal!en!Enschede.!Dit!verband!richt!zich!met!name!op!het! stedelijk!netwerk!met!daarin!meer!dan!365.000!mensen.!Door!krachten!te! bundelen!hoopt!Netwerkstad!Twente!de!economische!motor!van!heel!Twente!te! kunnen!zijn.!Eén!van!de!ambities!heeft!betrekking!op!de!samenwerking!op!het! gebied!van!gemeentelijke!en!regionale!organisatie,!waaronder!inkoop!(Regio! Twente,!2012).! Met!het!oog!op!Netwerkstad!Twente!moet!gekeken!worden!of!het!mogelijk!is!een! uniform!systeem!te!ontwikkelen,!wat!door!alle!gemeenten!binnen!het! samenwerkingsverband!gebruikt!kan!worden.! Het!aanbestedingsbeleid!van!de!gemeenten!komt!niet!overeen.!Er!worden!er!onder! andere!verschillende!drempelbedragen!gebruikt.!Zo!kunnen!alle!werken!bij!de! gemeente!Almelo!en!Oldenzaal!tot!1,5!miljoen!euro!onderhands!worden! aanbesteed!(Gemeente!Almelo,!2012;!Gemeente!Oldenzaal,!2012).!

4.3 Opdrachtnemers! Tijdens!de!bijeenkomst!met!lokale!opdrachtnemers!is!besproken!wat!zij!belangrijk! vinden!wanneer!past!performance!gebruikt!zou!worden!door!gemeenten!binnen! Netwerkstad!Twente.! Hierbij!werd!onder!andere!bevestigd!dat!ze!ervaren!dat!het!lastig!is!om!zichzelf!van! andere!opdrachtnemers!te!onderscheden.!Elke!mogelijkheid!om!hier!verandering! in!te!brengen!wordt!dan!ook!als!welkom!ervaren.!Het!gebruik!van!past! performance!als!criteria!bij!aanbestedingen!sluit!hier!bij!aan.! In!aanvulling!daarop!werd!positief!gereageerd!om!de!methode!te!gebruiken!om!! verwachtingen!van!opdrachtgever!en!opdrachtnemer!beter!op!elkaar!af!te! stemmen.!Wel!bleek!dat!niet!alle!opdrachtnemers!positief!staan!tegenover!het! beoordelen!van!de!opdrachtgever.!De!verwachting!was!dat!opdrachtnemers! daarbij!niet!kritisch!durven!te!zijn!en!richting!de!opdrachtgever!alleen!positief! beoordelen.!! Daarnaast!juichen!opdrachtnemers!een!samenwerking!binnen!Netwerkstad!Twente! of!breder!toe.!Ook!zij!zien!voordelen!in!een!uniform!systeem!toegepast!door! gemeenten!en!de!mogelijkheid!tot!het!breder!verspreiden!van!hun!naam.!Bij!de! bijeenkomst!met!opdrachtnemers!stond!het!merendeel!open!voor!een!brede! invoering!van!het!beoordelen.!Dat!de!gevolgen!van!beoordelingen!beperkt!zijn! zolang!ze!nog!niet!worden!gebruikt!bij!aanbestedingen!heeft!hier!waarschijnlijk! mee!te!maken.!Naar!aanleiding!van!de!ervaringen!die!hierbij!wordt!opgedaan,!kan! gekeken!worden!of!beoordelingen!ook!op!een!juiste!manier!te!gebruiken!te! gebruiken!zijn!bij!aanbestedingen.!

28!

28!


! Ook!opdrachtnemers!hechten!waarde!aan!de!beginselen!van!het! aanbestedingsbeleid!wat!door!de!gemeente!wordt!toegepast.!Concreet!uit!zich!dit! in!elk!geval!in!de!volgende!verwachtingen:! •

•

Transparantie!over!beoordelingen:!zowel!wat!betreft!de!methode!als!het! uiteindelijke!oordeel.!Er!moet!van!te!voren!duidelijkheid!zijn!over!de! beoordelingscriteria!en!wegingsfactoren.! Er!moet!worden!gelet!op!de!objectiviteit!van!de!methode.!Een! beoordeling!mag!niet!het!oordeel!zijn!van!één!enkel!persoon.!!

Samenvatting! De!gemeente!Enschede!wil!dat!de!methode!een!beperkte!hoeveelheid!papierwerk! met!zich!meebrengt.!Daarnaast!moet!rekening!worden!gehouden!met!het!huidige! aanbestedingsbeleid.!Daarbij!blijkt!dat!bijna!80%!van!het!aantal!aanbestedingen! onderhands!verloopt.!! Een!samenwerking!op!het!gebied!van!past!performance!tussen!gemeenten!van! Netwerkstad!Twente!sluit!aan!bij!doelstellingen!van!het!samenwerkingsverband.! Wel!moet!rekening!worden!gehouden!met!verschillen!in!het!aanbestedingsbeleid.! Opdrachtnemers!lijken!open!te!staan!voor!het!gebruik!van!past!performance.! Wensen!bij!vormgeving!van!de!methode!sluiten!aan!bij!algemene!beginselen!van! het!aanbestedingsbeleid!van!de!gemeente!Enschede!en!hebben!betrekking!op! onder!andere!de!transparantie!en!objectiviteit!van!de!methode.!!

29!

29!


5 Past!performance!model! voor!de!gemeente!Enschede!

In!dit!hoofdstuk!wordt!een!mogelijke!implementatie!van!past!performance!bij!de! gemeente!Enschede!behandeld.!Daarbij!wordt!ook!ingegaan!op!het!samenwerken! met!andere!gemeenten!binnen!Netwerkstad!Twente.!!

5.1 Basis!van!het!model! Functie! Vast!staat!dat!past!performance!gebruikt!kan!worden!om!ervaringen!uit!het! verleden!een!rol!te!laten!spelen!bij!nieuwe!aanbestedingen.!In!aanvulling!daarop! staat!de!gemeente!Enschede!open!voor!het!gebruik!van!de!beoordelingen!ter! verbetering!van!de!samenwerking.!Dit!heeft!gevolgen!voor!de!verdere!uitwerking! van!het!model.!! Toepassingsgebied! In!de!praktijk!wordt!past!performance!gebruikt!in!variërende!toepassingsgebieden! en!bij!verschillende!contractvormen.!Zowel!voor!Vastgoedbedrijf!Enschede!als! Stadsingenieurs!Enschede!lijkt!de!methode!daardoor!te!gebruiken!bij!alle!vormen! van!samenwerkingen!met!opdrachtnemers.!De!effectiviteit!en!toegevoegde!waarde! van!methode!zal!moeten!blijken!in!de!praktijk.!Daaruit!zal!ook!moeten!blijken!of!er! verschillen!zijn!tussen!het!gebruik!bij!traditionele!en!geïntegreerde! contractvormen.! Invoering! Bij!de!start!met!het!gebruik!van!past!performance!zal!het!niet!gelijk!mogelijk!zijn! om!de!beoordelingen!van!invloed!te!laten!zijn!bij!aanbestedingen.!Dit!is!pas! mogelijk!wanneer!er!genoeg!beoordelingen!zijn!beschikbaar!zijn.!In!eerste!instantie! zal!past!performance!dus!enkel!bestaan!uit!het!uitvoeren!van!beoordelingen.! Het!ontwikkelen!van!het!precieze!beleid!met!betrekking!tot!het!gebruik!van!de! beoordelingen!bij!aanbestedingen!kan!gebeuren!nadat!er!voldoende!ervaring!is! opgedaan!met!uitvoeren!van!de!beoordelingen!zelf.!Het!is!bovendien!gemakkelijker! om!draagvlak!te!krijgen!onder!opdrachtnemers!wat!betreft!het!gebruik!van!

30!

30!


beoordelingen,!wanneer!ze!het!al!eens!zijn!met!de!beoordelingsmethode!zelf.!Wel! kunnen!de!beoordelingen!al!gebruikt!worden!ter!verbetering!van!de! samenwerking.!! Het!creëren!van!draagvlak!en!de!wil!om!past!performance!daadwerkelijk!te! gebruiken!moeten!zowel!intern!als!bij!opdrachtnemers!gebeuren.!Daarom!zal!er! tijd!moeten!worden!besteed!aan!goede!voorlichting.!Doormiddel!van! bijeenkomsten!kan!het!belang!en!de!werking!van!de!methode!worden!toegelicht.!!! Aangeraden!wordt!om!regelmatig!te!evalueren.!Praktijkervaringen!ten!aanzien!van! de!vragenlijst!en!beoordelingsmethode!kunnen!tot!nieuwe!inzichten!en!eventuele! aanpassingen!leiden.!! Samenwerking!met!Netwerkstad!Twente! Een!samenwerking!met!de!gemeenten!binnen!Netwerkstad!Twente!biedt!meer! voordelen!dan!alleen!de!uitwisseling!van!beoordelingen.!Wel!moet!gelet!worden! op!de!uniformiteit!van!het!systeem.!Wanneer!de!gemeenten!verschillende! beoordelingsmethodes!gebruiken,!wordt!het!uitwisselen!van!beoordelingen! lastiger.!! De!verschillen!in!het!aanbestedingsbeleid!en!de!drempelbedragen!hebben! gevolgen!voor!het!gebruik!van!de!beoordelingen!bij!aanbestedingen.!Om!tot!een! uniform!systeem!te!komen!is!het!daarom!nodig!om!de!ontwikkeling!van!dit!beleid! in!samenwerking!met!de!gemeenten!binnen!Netwerkstad!Twente!te!doen.! Mogelijk!zullen!delen!van!het!aanbestedingsbeleid!van!de!gemeenten!hiervoor! verder!op!elkaar!afgestemd!moeten!worden.! Voor!de!beoordelingsmethode!is!dit!minder!van!belang.!Het!is!dus!mogelijk!dat!de! gemeente!Enschede!ervoor!kiest!om!in!eerste!instantie!zelf!een! beoordelingsmethode!op!te!zetten.!Deze!methode!kan!vervolgens!worden! voorgelegd!aan!de!andere!gemeenten!binnen!Netwerkstad!Twente.!

5.2 Beoordelingsmethode! Dubbele!eenzijdigheid! In!het!kader!van!het!verbeteren!van!de!samenwerking!biedt!het!gebruik!van! dubbele!eenzijdigheid!bij!beoordelingen!de!meeste!potentie.!Er!zal!een!vragenlijst! ontwikkeld!moeten!worden!die!betrekking!heeft!op!prestaties!van!de!gemeente!en! opdrachtnemer,!welke!bij!een!beoordeling!door!beide!partijen!moet!worden! ingevuld.!Wel!moet!rekening!worden!gehouden!met!het!feit!dat!niet!alle! opdrachtnemers!hiervoor!open!lijken!te!staan.!Hier!kan!mee!worden!omgegaan! door!goede!voorlichting!te!bieden!en!duidelijk!te!maken!dat!de!gemeente!juist! open!staat!voor!commentaar.! Een!stap!terug!is!het!gebruik!van!eenzijdige!beoordelingen.!Hierdoor!wordt!het! lastiger!om!verschil!en!overeenkomsten!in!perceptie!zichtbaar!te!maken.!Wel!

31!

31!


dragen!de!beoordelingen!bij!aan!het!stimuleren!van!het!leveren!van!goede! prestaties!en!kunnen!ze!later!gebruikt!worden!bij!aanbestedingen.! Om!objectiviteit!bij!het!beoordelen!te!garanderen!moet!de!beoordeling!intern! worden!getoetst.!Dit!kan!worden!gedaan!door!beoordelingen!intern!eerst!te!voor! te!leggen!bij!een!onafhankelijk!persoon,!alvorens!de!beoordeling!definitief!is.!! Beoordelingscriteria! De!criteria!die!door!het!merendeel!van!de!opdrachtgevers!gebruikt!worden!vormen! een!goed!eerste!handvat.!De!gemeente!Enschede!lijkt!zich!te!kunnen!in!het!gebruik! van!deze!criteria!als!basisopzet:! • • • • • • •


Enig!aandachtspunt!is!dat!er!mogelijk!onderscheid!moet!worden!gemaakt!in!de! werkrelatie!en!verstandhouding!tijdens!de!verschillende!fases!van!het!project.!Op! basis!van!praktijkervaringen!met!het!beoordelen!kan!bepaald!worden!in!hoeverre! de!criteria!een!juist!beeld!geven.!Ook!kan!er!eventueel!bijgestuurd!worden!met! wegingsfactoren.!

Rijkswaterstaat!publiceert!medio! augustus!2012!‘Handreiking! prestatiemeten’!waarin!wordt!toegelicht! op!welke!wijze!Rijkswaterstaat!past! performance!gebruikt.!!

Vragenlijst! De!voorkeur!gaat!uit!naar!een!duidelijke!vragenlijst!waarmee!subjectiviteit!zoveel! mogelijk!kan!worden!beperkt.!Het!gebruik!van!vaste!antwoordmogelijkheden!bij!de! vragenlijst!kan!hier!aan!bijdragen.!Een!dergelijke!vragenlijst!is!in!gebruik!bij!ProRail! en!Rijkswaterstaat!(Lemans,!2010;!Rijkswaterstaat,!2012).!Deze!kan!gebruikt! worden!voor!de!totstandbrenging!van!een!eerste!opzet.!Uiteraard!moet!er!worden! gelet!op!de!toepasbaarheid!van!deze!vragenlijsten!bij!de!gemeente!Enschede.! Eindbeoordeling! Projecten!bij!de!gemeente!Enschede!zijn!veelal!van!een!relatief!kleine!schaal.! Tussentijdse!beoordelingen!zijn!daardoor!niet!nodig.!Wel!moet!voorkomen!worden! dat!het!gebruik!van!past!performance!alleen!tijdens!de!afronding!van!het!project! naar!voren!komt.!Dit!kan!worden!gedaan!door!bij!elk!project!tussentijds!in!elk!geval! één!keer!de!stand!van!zaken!met!betrekking!tot!de!verschillende! beoordelingscriteria!te!bespreken,!bijvoorbeeld!tijdens!een!bouwoverleg.!In! aanvulling!daarop!moet!er!voor!worden!gezorgd!dat!opdrachtnemers!vanaf!de!start! van!een!project!weten!op!welke!criteria!ze!beoordeeld!worden!en!wat!de! wegingsfactoren!zijn.!! Voor!projecten!met!een!langere!tijdsduur!kan!er!voor!worden!gekozen!om! bijvoorbeeld!elk!kwartaal!een!score!te!vormen.!Ook!hierbij!kan!dan!elk!kwartaal!in! een!tussentijds!overleg!de!stand!van!zaken!worden!besproken.!

32!

32!


5.3 Gebruik!van!beoordelingen! Gewogen!bedrijfsscore! Voor!de!totstandkoming!van!een!ranglijst!moet!een!bedrijfsscore!bepaald!worden.! Om!het!verbeteren!van!prestaties!te!stimuleren!is!er!de!voorkeur!voor!het!gebruik! van!een!gewogen!gemiddelde.!Recente!beoordelingen!moeten!daarbij!meer! gewicht!krijgen.!Voor!een!valide!bedrijfsscore!moet!daarnaast!een!minimum!aantal! beoordeling!worden!vastgesteld.!Ook!moet!bepaald!worden!wat!de!maximale! geldigheidsduur!van!beoordeling!is.!! Onderhandse!aanbestedingen! Op!basis!van!de!analyse!naar!de!inpassing!van!past!performance!bij! aanbestedingsprocedures!lijkt!de!methode!het!meest!geschikt!om!te!gebruiken!bij! onderhandse!aanbestedingen.!Hierbij!valt!past!performance!te!gebruiken!als! selectiecriteria.! Het!gebruik!van!past!performance!bij!onderhandse!aanbestedingen!sluit!het!meest! aan!bij!het!huidige!beleid!van!de!gemeente.!Ook!nu!wordt!voornamelijk!gewerkt! met!opdrachtnemers!waarmee!in!de!openbare!markt!positieve!ervaringen!zijn! opgedaan.!Door!een!minimumprestatieniveau!te!eisen!en!op!basis!van!een!ranglijst! te!selecteren!worden!opdrachtnemers!gestimuleerd!hun!prestaties!te!verbeteren! en!wordt!het!mogelijk!de!best!presterende!opdrachtnemers!op!nieuwe!werken!te! zetten.!In!2011!was!bijna!80%!van!het!aantal!aanbestedingen!van!de!gemeente! Enschede!onderhands,!waardoor!past!performance!een!duidelijke!rol!kan!spelen!bij! nieuwe!aanbestedingen.!Wel!gaat!het!slechts!om!een!derde!van!de!totale!som!van! aanbestedingen.!! Voor!het!gebruik!van!past!performance!bij!nietSopenbare!procedures!zal!eerst! duidelijk!moeten!worden!hoe!wordt!omgegaan!met!gegadigden!waarvan!geen! beoordelingen!aanwezig!zijn.!Past!performance!is!eventueel!ook!toe!te!passen!als! uitsluitingsgrond!maar!kan!door!de!voorwaarden!verbonden!aan!een!uitsluiting! niet!leiden!tot!een!eenduidige!methode!waarnaar!de!gemeente!op!zoek!is.! Bovendien!valt!daarbij!geen!verder!onderscheid!te!maken!tussen!opdrachtnemers! die!wel!voldoende!presteren.! Drempelbedragen! Het!aanbestedingsbeleid!van!de!gemeente!Enschede!kent!relatief!lage! drempelbedragen.!Civieltechnische!projecten!van!meer!dan!100.000!euro!moeten! nationaal!worden!aanbesteed.!Diverse!gemeenten,!waaronder!gemeenten!van! Netwerkstad!Twente,!gebruiken!hiervoor!een!grens!van!1!miljoen!euro!of!zelfs! meer.!Invoering!van!past!performance!kan!reden!vormen!om!de!hoogte!van!de! drempelbedragen!nader!te!bekijken.! !

33!

33!


Samenvatting! De!gemeente!Enschede!kan!past!performance!gebruiken!ter!verbetering!van!de! kwaliteit!van!het!product!en!het!proces!bij!projecten.!Dit!kan!worden!gedaan!door! opdrachtnemers!te!stimuleren!betere!prestaties!te!leveren!en!door!de! beoordelingen!te!gebruiken!om!te!werken!aan!betere!samenwerking.!In!eerste! instantie!is!met!name!het!ontwikkelen!van!een!beoordelingsmethode!van!belang.! Door!te!werken!met!dubbele!eenzijdigheid!kan!snel!verschil!in!perceptie!aan!het! licht!worden!gebracht!en!kunnen!de!beoordelingen!ook!worden!gebruikt!om!de! eigen!prestaties!te!verbeteren.!Wel!is!het!van!belang!om!hier!zowel!intern!als!bij! opdrachtnemers!draagvlak!voor!te!creëren.!! Het!gebruik!van!past!performance!als!selectiecriteria!is!mogelijk!bij!onderhandse! aanbestedingen!en!sluit!aan!bij!het!huidige!beleid.!Het!gebruik!van!een!gewogen! bedrijfsscore!maakt!dat!het!leveren!van!betere!prestaties!sneller!gevolgen!kan! hebben.!! !

34!

34!


Conclusies!

Aan!de!hand!van!de!deelvragen!en!hoofdvraag!die!zijn!opgesteld,!worden!de! conclusies!van!het!onderzoek!behandeld:! 1.

Wat!is!het!huidige!aanbestedingsbeleid!van!de!gemeente!Enschede?!!

Het!aanbestedingsbeleid!focust!zich!op!beginselen!als!transparantie,!objectiviteit,! effectiviteit!en!het!hanteren!van!een!eenduidige!werkwijze.!Bijna!80%!van!het! aantal!aanbestedingen!verloopt!onderhands,!waarbij!in!de!huidige!situatie! opdrachtnemers!worden!geselecteerd!op!basis!van!positieve!ervaringen!vanuit!de! openbare!markt.!De!gemeente!is!onderdeel!van!Netwerkstad!Twente,!een! samenwerkingsverband!van!vijf!gemeenten!waarbij!onder!andere!wordt! samengewerkt!op!het!gebied!van!inkoop!(hoofdstuk!4).! 2.

Welke!mogelijkheden!biedt!past!performance?!

De!methode!draagt!bij!aan!het!verbeteren!van!de!kwaliteit!van!het!product!en! proces!tijdens!projecten.!Het!beoordelen!van!opdrachtnemers!betekent!dat! prestaties!die!worden!geleverd!ook!in!de!toekomst!nog!gevolgen!kunnen!hebben.! Dit!stimuleert!het!leveren!van!goede!prestaties.!Bovendien!kunnen!op!basis!van!de! beoordelingen!bij!onderhandse!en!nietSopenbare!aanbestedingen!opdrachtnemers! worden!geselecteerd!die!in!het!verleden!goed!gepresteerd!hebben.!De!methode! kan!daarnaast!worden!gebruikt!om!de!samenwerking!intern!en!met! opdrachtnemers!te!verbeteren.!Als!gevolg!van!de!beoordelingen!kunnen! verschillen!en!overeenkomsten!in!perceptie!aan!het!licht!komen!(hoofdstuk!2).!! 3.

Wat!zijn!de!ervaringen!van!partijen!die!past!performance!al!hebben! toegepast?!

De!opdrachtgevers!die!gesproken!zijn!kijken!positief!aan!tegen!het!gebruik!van!past! performance.!Hetzelfde!geldt!voor!het!gebruik!van!de!methode!in!een! samenwerkingsverband!met!andere!opdrachtgevers.!De!analyse!van! praktijkervaringen!brengt!diverse!aandachtspunten!met!zich!mee.!Zo!blijkt!onder! andere!dat!het!belangrijk!is!om!draagvlak!te!verkrijgen!voor!het!gebruik!van!de! methode.!De!wijze!van!vraagstelling!en!het!beoordelingsproces!hebben!invloed!op! de!objectiviteit!van!methode.!Ook!moet!goed!worden!nagedacht!over!de! geldigheidsduur!van!beoordelingen!en!het!aantal!beoordelingen!dat!minimaal! nodig!voor!een!geldige!bedrijfsscore.!Opdrachtgevers!gebruiken!past!performance! met!name!tijdens!onderhandse!aanbestedingsprocedures,!waardoor!de!hoogte!van! drempelbedragen!ook!van!belang!wordt!(hoofdstuk!3).!

35!

35!


4.

Welke!keuzes!zijn!van!belang!bij!de!vorming!van!beleid!op!het!gebied!van! past!performance!voor!gemeenten?!

Als!eerste!moet!bepaald!worden!of!de!methode!gebruikt!gaat!worden!om!te! werken!aan!het!verbeteren!van!eigen!prestaties!en!die!van!opdrachtnemers.!In!dat! geval!is!het!gebruik!van!dubbele!eenzijdigheid!bij!beoordelingen!verstandig.! Daarnaast!moet!bepaald!worden!welke!criteria!beoordeeld!worden.!De!exacte! wijze!waarop!past!performance!een!rol!gaat!spelen!tijdens!aanbestedingen!heeft! minder!prioriteit!doordat!er!in!eerste!instantie!ervaring!moet!worden!opgedaan! met!het!beoordelen!en!voldoende!beoordelingen!moeten!worden!verzameld! (hoofdstuk!5).!! 5.

Hoe!kan!past!performance!gebruikt!worden!in!samenwerking!met! Netwerkstad!Twente?!

Een!samenwerking!biedt!voordelen!bij!zowel!de!invoering!als!het!daadwerkelijke! gebruik.!Wel!zal!gekomen!moeten!worden!tot!een!uniform!systeem.!Dit!is!nodig! ten!behoeve!van!de!uitwisselbaarheid!van!beoordelingen!maar!ook!vanwege!de! eenduidigheid!van!de!methode!richting!opdrachtnemers.!De!ontwikkeling!van!het! beleid!met!betrekking!tot!het!gebruik!van!past!performance!bij!aanbestedingen! vereist!een!gezamenlijke!inspanning,!omdat!de!gemeenten!een!verschillend! aanbestedingsbeleid!hanteren.!Mogelijk!zal!dit!verder!op!elkaar!afgestemd!moeten! worden!(hoofdstuk!5).!! Hoe$kan$de$gemeente$Enschede$past$performance$invoeren$en$gebruiken$bij$ aanbestedingen?$ De!invoering!bestaat!uit!de!ontwikkeling!van!de!methode!en!het!daadwerkelijk! gebruik.!Voor!de!ontwikkeling!zullen!keuzes!moeten!worden!gemaakt!zoals! beschreven!bij!deelvraag!4.!Ook!moet!bepaald!worden!op!welke!wijze!Netwerkstad! Twente!betrokken!wordt.! Het!gebruik!valt!uiteen!in!het!uitvoeren!van!beoordelingen!en!het!gebruik!van!de! gegevens!bij!nieuwe!aanbestedingen.!Het!beoordelen!kan!aanzet!zijn!tot!een! verdere!professionalisering!van!de!samenwerking!met!opdrachtnemers!waarbij! eerlijk!en!open!gecommuniceerd!wordt!over!verwachtingen!en!geleverde! prestaties.!De!praktijk!zal!moeten!uitwijzen!in!hoeverre!dit!daadwerkelijk!gaat! gebeuren.!Het!creëren!van!draagvlak!en!het!bieden!van!voldoende!voorlichting!is! daarom!een!belangrijk!aspect.! Het!gebruik!bij!aanbestedingen!lijkt!zich!te!beperken!tot!onderhandse!en!nietS openbare!procedures,!waarbij!past!performance!is!te!gebruiken!als!selectiecriteria.! Inpassing!bij!onderhandse!aanbestedingen!sluit!het!meest!aan!bij!het!huidige! aanbestedingsbeleid.!Het!biedt!de!gemeente!Enschede!een!handvat!om!bij!bijna! 80%!van!het!aantal!aanbestedingen!de!selectie!van!uit!te!nodigen!opdrachtnemers! op!een!meer!objectieve!en!transparante!wijze!te!laten!verlopen.!

36!

36!


Aanbevelingen!

Evalueren! Het!advies!in!dit!onderzoek!is!gebaseerd!op!huidige!inzichten!en!beschikbare! literatuur.!Daarbij!moet!beseft!worden!dat!het!gaat!om!slechts!een!beperkt!aantal! bronnen!en!bijvoorbeeld!lang!niet!alle!opdrachtgevers!gesproken!zijn!die!ervaring! hebben!met!het!gebruik!van!past!performance.!Mocht!er!daadwerkelijk!worden! overgegaan!tot!de!invoering!van!de!methode,!dan!wordt!geadviseerd!om! regelmatig!dit!gebruik!te!evalueren.!Hierbij!moet!gekeken!worden!of!de!methode! voldoet!aan!de!verwachtingen.!Ook!ontwikkelingen!bij!andere!opdrachtgevers! kunnen!mogelijk!leiden!tot!nieuwe!inzichten!en!verdere!verbeteringen.! Veranderingen!aanbestedingswet! Ten!tijde!van!dit!onderzoek!zijn!er!verandering!in!de!aanbestedingswet!op!komst.! De!exacte!vorm!van!deze!veranderingen!zijn!nog!niet!bekend!en!het!is!nog! onduidelijk!of!het!effect!heeft!op!de!toepassing!van!past!performance.!Eén! opdrachtgever!noemt!zelfs!dat!sommige!gemeentes!het!gebruik!van!past! performance!overwegen,!juist!vanwege!de!aankomende!veranderingen,!alhoewel! onduidelijk!is!waarom.!Het!is!raadzaam!om!op!de!hoogte!te!blijven!van!deze! veranderingen.! Bijeenkomst! De!bijeenkomst!met!opdrachtnemers!heeft!inzicht!gegeven!in!hoe!marktpartijen! tegen!de!methode!aankijken.!Opvallend!was!dat!de!geleverde!kritiek!beperkt!bleef.! Dit!kan!mogelijk!te!maken!hebben!met!het!feit!dat!er!nog!geen!concrete!methode! voorhanden!was!waar!commentaar!op!kon!worden!geleverd.!De!grote!van!de! groep!kan!echter!ook!van!invloed!zijn!geweest.!Bij!volgende!bijeenkomsten!kan!hier! mogelijk!rekening!mee!worden!gehouden,!door!bijvoorbeeld!de!omvang!van!de! groep!te!beperken.! Gecombineerd!gebruik! Hoewel!de!mogelijkheden!van!past!performance!interessant!zijn,!is!het!naar!alle! waarschijnlijkheid!geen!wondermiddel.!Past!performance!moet!dan!ook!gezien! worden!als!één!van!de!middelen!om!de!kwaliteit!van!proces!en!product!te! verhogen.!Dit!kan!gecombineerd!gaan!met!bijvoorbeeld!het!gebruik!van!emvi!bij! gunning,!geïntegreerde!contractvormen!en!systeemgerichte!contractbeheersing.! Als!opdrachtgever!zullen!daarom!de!ogen!moeten!worden!open!gehouden!voor! verdere!ontwikkelingen!op!het!gebied!van!aanbesteden.!

37!

37!


Literatuurlijst!

! Arcadis.!(2008).!Past$performance$metingen:$toepassing$in$de$aanbesteding.! Bakens,!W.!(2008).!De$ontwikkeling$van$een$meetinstrument.! Bakens,!W.,!&!Van!Duren,!J.!(2008).!Past!Performance!bij!aanbesteden!van!werken.! Binnerts,!J.!C.!(2012).!Heeft!past!performance!een!toekomst!als!uitsluitingsgrond?! Tijdschrift$voor$Bouwrecht,!45,!3–5.! ChaoSDuivis,!M.!A.!B.!(2006).!Het!beoordelen!van!aannemers!op!basis!van!past! performance:!een!eerste!verkenning.!Bouwrecht.! Gemeente!Almelo.!(2012).!InkoopS!en!aanbestedingsbeleid.! Gemeente!Enschede.!(2009).!InkoopO$en$aanbestedingsbeleid.! Gemeente!Enschede.!(2012).!Stadsingenieurs!Enschede.!Verkregen!van! http://stadsingenieurs.enschede.nl! Gemeente!Groningen.!(2009).!Past!performance!in!de!gemeentelijke!praktijk.! Gemeente!Haarlem.!(2011).!Past$performance$in$de$praktijk:$Selectieaannemers$en$ externe$adviesO$en$ingenieursbureaus.! Gemeente!Oldenzaal.!(2012).!InkoopS!en!aanbestedingsbeleid.! Gemeente!Rotterdam.!(2012).!Opzet!basisdocument!Past!Performance!bij! gemeenten.! Het!Opdrachtgeversforum.!(2011).!Focus!op!aanbesteden.! Kashiwagi,!D.!(2011).!Case!Study:!Best!Value!Procurement/Performance! Information!Procurement!System!Development.!Journal$for$the$Advancement$ of$Performance$Information$and$Value,!3(1).!

38!

38!


Kashiwagi,!D.,!&!Kashiwagi,!J.!(2011).!Case!Study:!Performance!Information! Procurement!System!(PIPS)!in!the!Netherlands.!Malaysian$Construction$ Research$Journal,!8(1).! Koolwijk,!J.!S.!J.,!Geraedts,!R.!P.,!&!ChaoSDuivis,!M.!A.!B.!(2005).!PreSqualification!of! Contractors!Based!on!Past!Performance.! Lemans,!D.!(2010).!Performance$meten$volgens$de$ProRail$methode.!TU!Delft.! Nicis!Institute.!(2010).!Handboek$Prestatiemeting:$kwaliteit$in$kaart.! PIANOo.!(2012).!Expertisecentrum!Aanbesteden.!Verkregen!van!http://pianoo.nl/! Petit,!C.!H.!N.!M.!(2010).!Past!en!Present!Performance.!Tijdschrift$voor$Bouwrecht,! 143,!1–9.! Petit,!C.!H.!N.!M.!(2011).!Aanbevelingen$Past$en$Present$Performance.! Regio!Twente.!(2012).!Regio!Twente.!Verkregen!van! http://regiotwente.nl/netwerkstad! Rijksgebouwendienst.!(2012).!Past!Performance!bij!de!Rijksgebouwendienst.! Rijkswaterstaat.!(2012).!Prestatiemeten:$Werkwijze$bij$Rijkswaterstaat.! Stichting!Aanbestedingsinstituut!Bouw!&!Infra.!(2012).!Analyse$aanbestedingen$ 2011.!Verkregen!van!http://www.aanbestedingsinstituut.nl! Van!Dijk,!T.!(2008).!Stellingen!Past!Performance.!Verkregen!van! http://www.opdrachtgeversforum.nl/dinerpensant08_pastperformance.php! Van!Duren,!J.,!&!Dorée,!A.!(2008).!An!evaluation!of!performance!information! procurement!system!(PIPS).!Third$International$Public$Procurement$ Conference$(IPPC).! !

39!

39!


A Beoordelingscriteria!

Bij!de!analyse!van!beoordelingscriteria!gebruikt!door!opdrachtgevers!die!past! performance!al!toepassen!blijken!er!een!aantal!criteria!te!zijn!die!vaak!beoordeeld! worden!(Gemeente!Groningen,!2009;!Gemeente!Haarlem,!2011;!Koolwijk!et!al.,! 2005;!Lemans,!2010;!Rijkswaterstaat,!2012):! • • • • • • •


Daarnaast!zijn!er!nog!diverse!andere!criteria!die!gebruikt!worden!of!waarvan! mogelijk!gebruik!wordt!overwogen:! • • • • • • • • • • • • • • • • •

Omgang!met!onderaannemers;! Kosten;! Hinder;! Duurzaamheid;! Conflicten;! Kwaliteit!van!documentatie;! Werken!volgens!kwaliteitsplan;! Beheersing!van!risico’s;! Administratieve!afwikkeling;! Coördinatie!tijdens!uitvoering;! Flexibiliteit;! Logistiek;! Voortgangrapportages;! Certificering;! Belang!voor!de!regio;! Benaderbaarheid;! Managementcapaciteit.!

!

40!

40!


B Interviews!

B.1 Geïnterviewde!personen! ! Naam!

Organisatie!

Eddy!Roosen!

Gemeente!Haarlem!

Luuk!Bosch!

Rijkswaterstaat!

Joop!van!Duren!

Zuyd!Hogeschool!

Servaas!Sinnecker!

Provincie!ZuidSHolland!

Joost!Visser!

Gemeente!Groningen!

B.2 Vragenlijst! Past!performance! • • •

Kunt!u!toelichten!welke!ervaring!u!heeft!past!performance?! Waar!denkt!u!dat!het!gebruik!van!past!performance!aan!kan!bijdragen! vanuit!het!perspectief!van!de!opdrachtgever?! Waar!denkt!u!dat!het!gebruik!van!past!performance!aan!kan!bijdragen! vanuit!het!perspectief!van!de!opdrachtnemer?!

Beoordelingsmethode! • • • • • •

Wat!moet!er!volgens!u!beoordeeld!worden?!Product,!proces,!organisatie?!! Op!basis!van!welke!criteria!moet!beoordeeld!worden?! Welke!overwegingen!zijn!van!belang!bij!het!kiezen!van! beoordelingscriteria?! Door!wie!moet!de!beoordeling!worden!uitgevoerd?! Hoe!moet!er!worden!omgegaan!met!opdrachtnemers!die!het!niet!met!een! beoordeling!eens!zijn?!! Hoe!kan!er!voor!worden!gezorgd!dat!de!beoordeling!zo!objectief!mogelijk! blijft?!

41!

41!


• •

Waar!moet!op!worden!gelet!om!de!beoordelingsmethode!juridisch! houdbaar!te!maken?! Zijn!er!volgens!u!nog!verdere!aspecten!waar!bij!het!opstellen!van!de! beoordelingsmethode!op!gelet!moet!worden?!

Gebruik!van!beoordelingen! • • • •

•

Op!welke!manieren!denkt!u!dat!een!aanbestedende!dienst!past! performance!kan!laten!meewegen!bij!aanbestedingen?! Hoeveel!gevolgen!mag!één!slechte!beoordeling!hebben?! Hoe!moet!er!worden!omgegaan!met!nieuwe!spelers?! Hoe!denkt!u!dat!er!bij!het!gebruik!van!beoordelingen!moet!worden! omgegaan!met!verschillen!tussen!beoordeelde!projecten,!zoals! bijvoorbeeld!de!tijdsduur,!schaal!en!soort!werk?! Wat!zijn!volgens!u!de!mogelijkheden!om!past!performance!juridisch!gezien! binnen!de!gunningsfase!van!een!aanbesteding!te!gebruiken?!!

Opgedane!ervaringen! • •

• •

Hoe!is!de!invoering!van!de!methode!verlopen?! o Wat!ging!er!goed,!wat!ging!er!slecht?! Hoe!past!de!methode!binnen!jullie!aanbestedingsbeleid?! o Wat!waren!de!belangrijkste!uitgangspunten,!en!hoe!is!dat!in!het! beleid!verwerkt!(bijv.!objectiviteit!of!transparantie)?! Voor!welke!veranderingen!heeft!de!invoering!gezorgd?! Hoe!reageren!opdrachtnemers!op!het!gebruik!van!past!performance?!

Afsluitend! • • •

Denkt!u!dat!het!mogelijk!is!voor!opdrachtgevers!om!gezamenlijk!past! performance!te!gaan!toepassen?! Welke!voorS!en!nadelen!zou!dit!hebben?! Zijn!er!volgens!u!nog!verdere!aandachtspunten!voor!overheidsinstanties! die!past!performance!willen!toepassen!bij!aanbestedingen?!

42!

42!


C Bijeenkomst!

Voor!twintig!lokale!opdrachtnemers!uit!de!regio!Twente!is!een!bijeenkomst! georganiseerd.!Hierbij!is!op!basis!van!vier!stellingen!over!verschillende!aspecten! van!past!performance!gediscussieerd.!Hieronder!volgt!een!overzicht!van!de! stellingen!en!toelichtingen.! !

! Past!performance!moet!vooral!kijken!naar!de!kwaliteit!van!het! uiteindelijke!product,!en!niet!zozeer!het!proces!van!totstandkoming.! ! Toelichting! Eén!van!de!vragen!die!speelt!bij!het!opstellen!van!de!beoordelingen,!is!welke! criteria!er!moeten!worden!beoordeeld.!Er!valt!onderscheid!te!maken!tussen!criteria! die!te!maken!hebben!met!het!resultaat,!en!criteria!die!gebonden!zijn!aan!het! proces.! Resultaat! Soms!wordt!genoemd!dat!het!proces!eigenlijk!niet!uit!maakt,!zolang!het!resultaat! maar!goed!is.!Wanneer!het!resultaat!wordt!beoordeeld!gaat!het!om!bijvoorbeeld:! • • •

Hoe!goed!is!de!kwaliteit!van!het!opgeleverde!werk?! Is!het!project!binnen!de!planning!opgeleverd?! Zijn!omwonenden!tevreden!over!de!communicatie!tijdens!het!werk?!

Het!gaat!hierbij!dus!om!meer!tastbare!beoordelingscriteria.!Deze!zouden!daardoor! makkelijker!te!beoordelen!zijn.!Dat!hoeft!echter!niet!altijd!zo!te!zijn:!een!project! kan!misschien!wel!te!laat!zijn!opgeleverd,!maar!was!dit!wel!de!schuld!van!de! opdrachtnemer?! Proces! Bij!het!beoordelen!van!het!proces!gaat!het!met!name!om!de!houding!van!de! opdrachtnemer!van!het!proces,!bijvoorbeeld:! •

Hoe!heeft!de!opdrachtnemer!zich!opgesteld!in!de!samenwerking!met!de! opdrachtgever?!

43!

43!


• •

Hoe!heeft!de!opdrachtnemer!zich!opgesteld!bij!het!werken!volgens!de! planning?! Hoe!heeft!de!opdrachtnemer!zich!opgesteld!bij!het!communiceren!met! omwonenden?!!

Door!meer!op!de!rol!van!de!opdrachtnemer!te!focussen,!wordt!invloed!van!andere! partijen!op!het!resultaat!niet!meegenomen!in!een!beoordeling.!Hierdoor!kan!een! project!te!laat!zijn!opgeleverd,!maar!hoeft!een!opdrachtnemer!niet!per!se!negatief! worden!beoordeeld.!! !

! Je!moet!de!opdrachtnemer!niet!in!de!beoordeling!betrekken.!Je!laat! de!slager!toch!ook!niet!zijn!eigen!vlees!keuren.! ! Toelichting! Er!zijn!verschillende!mogelijkheden!voor!de!totstandkoming!van!de!beoordelingen.!! •

•

•

Eén!variant!is!de!opdrachtgever!eenzijdig!een!beoordeling!uitvoert:!het! gaat!immers!om!zijn!mening!en!zo!kan!hij!niet!beïnvloed!worden!door!de! opdrachtnemer.!Eventueel!kan!er!nadat!de!beoordeling!is!uitgevoerd,!in! een!gesprek!worden!gepraat!over!wat!er!goed!en!minder!goed!ging.!! ! Een!tweede!optie!is!om!direct!in!gesprek!te!gaan!met!elkaar,!en!in!dat! gesprek!tot!een!beoordeling!komen.!Hierbij!is!de!kans!dat!beide!partijen! elkaars!oordeel!neutraliseren,!waardoor!uiteindelijk!niet!duidelijk!wordt! hoe!een!opdrachtgever!nou!echt!over!een!opdrachtnemer!denkt.! ! De!laatste!variant!is!dat!zowel!opdrachtgever!als!opdrachtnemer! onafhankelijk!van!elkaar!een!beoordeling!van!zichzelf!én!de!andere!partij! uitvoeren.!Door!deze!beoordelingen!naast!elkaar!te!leggen,!kan!in!één! oogopslag!worden!gezien!op!welke!punten!de!partijen!het!met!elkaars! eens!zijn.!Wanneer!partijen!het!over!bepaalde!punten!oneens!zijn,!kan!dit! aanleiding!zijn!tot!een!gesprek!over!de!samenwerking.!Alleen!de! beoordeling!die!de!opdrachtgever!aan!de!opdrachtnemer!geeft,!vormt!het! cijfer!wat!gebruikt!wordt!voor!de!past!performance.!

44!

44!


! Subjectiviteit!bij!de!beoordeling!is!geen!probleem,!zolang!de! opdrachtgever!zich!maar!niet!op!een!enkel!project!baseert.! ! Toelichting! Doordat!een!beoordeling!altijd!gekoppeld!is!aan!de!mening!van!de!beoordelaar,!is! er!altijd!een!mate!van!subjectiviteit!in!het!spel.!De!vraag!is!of!opdrachtgever!en! opdrachtnemer!met!deze!mate!van!subjectiviteit!kunnen!leven!–!en!wat!er! mogelijk!kan!worden!aan!gedaan!om!de!invloed!ervan!zoveel!mogelijk!te!beperken.! Door!pas!een!oordeel!over!een!opdrachtnemer!te!vormen!als!er!genoeg!projecten! beoordeeld!zijn,!kan!er!sprake!zijn!van!geobjectiveerde!subjectiviteit.!De!vraag!is! dan!echter,!hoeveel!beoordelingen!zijn!er!nodig?!Bijkomende!vraag:!hoelang!zijn! beoordelingen!geldig?!Naar!verloop!van!tijd!zal!een!aannemer!immers!misschien! wel!met!totale!andere!mensen!werken.!Ook!dat!is!een!punt!wat!aandacht!vereist.! !

! Beter!een!start!met!een!kleine!groep,!dan!gelijk!voor!iedereen!een! systeem!neerzetten.! ! Toelichting! Er!wordt!onder!andere!nagedacht!over!een!samenwerking!met!past!performance! binnen!Netwerkstad!Twente.!Door!samen!te!werken!kunnen!ervaringen!worden! uitgewisseld!en!kan!de!methode!sneller!volwassen!worden.!Bovendien!is!het!een! optie!dat!beoordelingsresultaten!tussen!gemeenten!worden!uitgewisseld,! waardoor!elke!opdrachtgever!nog!meer!informatie!heeft!om!opdrachtnemers!uit! de!regio!te!selecteren.! Ook!bij!het!invoeringsproces!zijn!vragen.!Moet!dit!geleidelijk!gebeuren?!In!dat! geval!zouden!er!in!eerste!instantie!alleen!beoordelingen!worden!uitgevoerd!maar! hebben!deze!nog!geen!effect!bij!nieuwe!aanbestedingen.!Of!kunnen!de! beoordelingen,!zodra!er!genoeg!zijn,!gelijk!gebruikt!worden!bij!nieuwe!projecten?!

45!

45!

Past performance. Een wijze les voor iedereen

Recommend Documents