Handleiding voor de CROW-website Past Performance
Inleiding Deze Handleiding heeft tot doel gebruikers en beheerders zo snel mogelijk vertrouwd te maken met de werking van de CROW-website Past Performance. Er is naar gestreefd alle functies en keuzes zo systematisch en duidelijk mogelijk toe te lichten. De Handleiding volgt de praktische, chronologische gang van zaken, beginnend bij het inloggen en eindigend bij het uitloggen.
Deze Handleiding bevat instructies voor het gebruik van de website Past Performance in technische zin. Daarnaast is het van groot belang dat de systematiek op een zorgvuldige, open en integere wijze wordt toegepast. Om dit te bevorderen, zijn Gebruiks- en gedragsregels opgesteld. Van gebruikers en beheerders wordt verwacht dat zij hiervan kennis nemen en dat zij zich aan deze regels houden.
Gebruiker of beheerder? De website Past Performance stelt organisaties in staat de systematiek van Past Performance op een efficiënte en effectieve manier toe te passen. De gebruiksmogelijkheden van de website worden bepaald door de rol die is toegewezen aan de persoon die inlogt. Meestal zal deze ‘gebruiker’ zijn, maar per organisatie zullen ook één of enkele personen de rol van beheerder vervullen. Een beheerder kan alles wat een gebruiker kan en beschikt daarnaast over een aantal extra mogelijkheden. Gebruiker is iedereen die kan inloggen op het besloten deel van de website Past Performance. Gebruikers hebben gedurende de looptijd van een project toegang tot de informatie over dat project in de website. Ze kunnen informatie met betrekking tot het project toevoegen of wijzigen. Op het moment dat van opdrachtgeverszijde alle gegevens voor een beoordeling rond zijn, is de rol van de gebruiker voor het project uitgespeeld. De beheerder legt de definitieve beoordeling voor aan de opdrachtnemer en verzorgt de verdere afwikkeling van het beoordelingstraject. Beheerder is degene die namens een organisatie (gemeente) de website Past Performance beheert. Er is per organisatie nooit meer (en ook nooit minder) dan één eindverantwoordelijke beheerder van de website. De beheerder heeft toegang tot alle informatie over alle lopende projecten van de eigen organisatie en kan deze wijzigen. De beheerder heeft daarnaast toegang tot alle beoordelingsresultaten die in het systeem zijn opgenomen (van zowel de eigen organisatie als alle andere deelnemers aan Past Performance). Eenmaal vastgestelde beoordelingsresultaten kan hij uiteraard niet wijzigen. Zoals vermeld is er per organisatie altijd maar één eindverantwoordelijke beheerder voor Past Performance. Deze bepaalt welke medewerkers binnen de organisatie toegang krijgen tot de website. Daarbij heeft hij twee mogelijkheden. Hij kan iemand een rol (licentie) geven als gebruiker, maar ook als beheerder. Veruit de meeste medewerkers zullen de gebruikersrol
2
toegewezen krijgen. Het kan echter praktisch zijn om een of enkele collega’s de rol van beheerder te geven. Bijvoorbeeld in grote gemeenten met projecten op diverse afdelingen of om te voorkomen dat er tijdens vakanties geen beheerder beschikbaar is. De benoemde (mede)beheerders beschikken binnen de website over exact dezelfde gebruiksmogelijkheden als de eindverantwoordelijke (hoofd)beheerder. U kunt pas met de website Past Performance gaan werken als de beheerder voor u een account heeft aangemaakt. Daarbij wordt ook vastgelegd welke rol u heeft. Normaal gesproken zal de beheerder toekomstige gebruikers (en medebeheerders) van de website mondeling en/of schriftelijk van een en ander op de hoogte brengen. U kunt ervan uitgaan dat als u niet expliciet bent benoemd tot (mede)beheerder, u gebruiker bent. Opbouw Handleiding Deze Handleiding is bestemd voor zowel gebruikers als beheerders van Past Performance. De tekst richt zich primair tot gebruikers. Op een aantal plaatsen wordt verwezen naar aanvullende informatie voor beheerders in hoofdstuk 6. De Handleiding is als volgt opgebouwd. 1 Inloggen 2 Homepage 3 Dashboard 3.1 Overzicht 3.1.1 Statussen 3.1.2 Projecten 3.1.3 Tussentijdse beoordelingen 3.2 Werken 3.2.1 Werk toevoegen 3.2.2 Beoordelingsformulier Werken 3.3 Diensten 3.3.1 Dienst toevoegen 3.3.2 Beoordelingsformulier Diensten 3.4 Bedrijf toevoegen 3.5 Zoeken 4 Bedrijven 5 Uitloggen 6 Aanvullende informatie voor beheerders 6.1 Accounts beheren 6.2 Extra acties 6.3 Beoordelingen bekijken
3
1. Inloggen Gebruikers kunnen het gemakkelijkst inloggen via de website www.past-performance.nl. Hoe dat gaat, wordt hierna beschreven. Als beheerders uitsluitend willen werken met beoordelingen, kunnen zij op dezelfde wijze inloggen; als zij echter accounts voor gebruikers en medebeheerders van Past Performance willen inzien of aanpassen, moeten zij inloggen via ‘Mijn CROW’; zie hiervoor paragraaf 6.1. Inloggen via www.past-performance.nl Ga naar de website www.past-performance.nl. U komt dan op de voor iedereen toegankelijke homepage van Past Performance. Deze bevat algemene informatie over het waarom, hoe en waartoe van Past Performance. De informatie is geordend aan de hand van vijf vragen. Als u deze basisinformatie nog niet hebt gelezen, wordt aangeraden dat te doen voordat u met de website aan de slag gaat. Op de homepage kunt u ook gebruikmaken van de optie ‘Veelgestelde vragen’ (bovenaan de pagina) en de opties onder ‘Overige informatie’ (onderaan de pagina). Rechtsboven op de homepage ziet u een button met een sleutelsymbool en de tekst ‘Inloggen’. Klik hierop. U komt nu op de pagina ‘Inloggen Mijn CROW’. Vul hier uw e-mailadres en het door uw beheerder verstrekte wachtwoord in. Klik vervolgens op de button ‘Log in’. U keert nu terug op de homepage Past Performance; zie voor het vervolg hoofdstuk 2.
4
2. Homepage Als u na inloggen belandt op de homepage Past Performance, ziet u in de button rechtsboven achter het sleutelsymbool uw naam staan (ten teken dat u ingelogd bent). In het hoofdmenu, midden bovenaan de pagina, ziet u de opties ‘Home’, ‘Dashboard’ en ‘Bedrijven’. Dit hoofdmenu blijft tijdens het werken met de website permanent zichtbaar. Door te klikken op ‘Home’ keert u vanuit elke pagina terug naar de homepage, waarop u zich nu bevindt. U zult vooral gebruikmaken van de optie ‘Dashboard’. Deze geeft namelijk toegang tot het instrumentarium om gegevens in te voeren en te bewerken, en om andere acties uit te voeren. De optie ‘Bedrijven’ is handig als u (informatie over) bedrijven wilt zoeken of bedrijven wilt toevoegen aan de database van Past Performance. Hoofdstuk 3 gaat uitvoerig in op de werking van het ‘Dashboard’. Hoofdstuk 4 behandelt de optie ‘Bedrijven’.
5
3. Dashboard Als u de optie ‘Dashboard’ aanklikt, belandt u op een pagina die uit drie componenten bestaat. Bovenaan ziet u, van links naar rechts, het logo van CROW, het hoofdmenu en de button met het sleutelsymbool en uw naam. Direct hieronder bevindt zich een grijze balk met vier groene buttons. De werking daarvan komt hierna uitvoerig aan de orde. Weer wat lager treft u een overzicht van projecten van uw organisatie waarop Past Performance van toepassing is. Deze projecten zijn ingedeeld in zes statussen. Een of meer statussen kunnen leeg zijn (bijvoorbeeld als uw organisatie nog maar net is begonnen met Past Performance). Hierna worden eerst de opbouw en de werking van het overzicht (de derde component) toegelicht. Daarna wordt ingegaan op de functies van de buttons in de grijze balk. 3.1 Overzicht Elk project van uw organisatie waarop Past Performance van toepassing is of is geweest, bevindt zich in een van de zes statussen. Een zelfde project kan zich nooit in twee of meer statussen bevinden. Per project is een aantal basisgegevens te zien, verdeeld over vijf kolommen. In de zesde kolom, uiterst rechts, bevindt zich een button met de tekst ‘Acties’ of ‘PDF’. Hierna wordt eerst de indeling van de statussen toegelicht. Daarna komen de projectgegevens en de bewerkingsmogelijkheden aan de orde. 3.1.1 Statussen Zodra een project met Past Performance van start gaat, wordt dit in de website opgenomen (hoe dit gaat, wordt toegelicht in 3.2.1 en 3.3.1). Hierbij wordt een aantal basisgegevens over het project en de uitvoerenden vastgelegd. Deze informatie is vanaf dat moment voor alle aangewezen gebruikers en beheerder(s) van de eigen organisatie beschikbaar. De beoordeling van de opdrachtnemer is op dat moment niet aan de orde. Er zijn immers nog geen gegevens over. De website plaatst het project daarom in de status ‘Onvolledig’. Het project blijft in de status ‘Onvolledig’ totdat alle vereiste projectgegevens en beoordelingsgegevens zijn ingevuld (daarnaast kan een aantal facultatieve gegevens worden opgenomen, maar dit is niet noodzakelijk om de procedure voort te zetten). Gebruikers die bij het project zijn betrokken en beheerders kunnen tijdens de uitvoering van het project zo vaak als zij willen informatie toevoegen en wijzigen. Zodra het project (het werk of de dienst) is afgerond, zullen gebruiker(s) en beheerder(s), doorgaans in overleg, de eindbeoordeling van de opdrachtnemer uitvoeren. Dit gebeurt aan de hand van het beoordelingsformulier, dat nader aan de orde komt in 3.2.2 en 3.3.2. Als de hierin opgenomen vragenlijst volledig is beantwoord (en ook alle andere vereiste gegevens
6
ingevuld zijn), is de informatie van opdrachtgeverszijde compleet. Op dat moment zal de website het project verplaatsen naar de status ‘Volledig’.
Let op: Als er van een project dat zich reeds in de status ‘Volledig’ bevindt, in een volgende sessie verplichte gegevens worden verwijderd, zal de website het project vanuit de status ‘Volledig’ terugplaatsen naar de status ‘Onvolledig’.
De status ‘Volledig’ toont alle projecten van de organisatie waarvan alle vereiste gegevens beschikbaar zijn. De volgende stap in het proces is dat de beoordeling wordt voorgelegd aan de opdrachtnemer. Deze actie kan, net als alle daarop volgende acties, alleen worden uitgevoerd door een beheerder. Omdat de opdrachtnemer doorgaans benieuwd is naar de uitkomst van de beoordeling, en tevens in het belang van de voortgang van het proces, zal de beheerder de beoordeling (dat wil zeggen: het digitale beoordelingsformulier) doorgaans snel naar de opdrachtnemer verzenden. In het begeleidende e-mailbericht wordt de opdrachtnemer uitgenodigd op de beoordeling te reageren. Projecten blijven meestal maar korte tijd in de status ‘Volledig’. Overigens stelt de website geen limiet aan de tijd dat een project in de statussen ‘Onvolledig’ en ‘Volledig’ verblijft. Op het moment dat de beheerder de beoordeling verstuurt aan de opdrachtnemer, schuift het project op naar de status ‘Verzonden’. De opdrachtnemer heeft twee weken de tijd om te reageren op de beoordeling. Tot dat moment is de enig mogelijke actie het opvragen van een pdf van de beoordeling. Als de opdrachtnemer in zijn reactie laat weten dat hij het niet eens is met de beoordeling, komt het project in de status ‘Niet akkoord’. Opdrachtgever en opdrachtnemer zullen dan in overleg gaan met het doel ‘eruit te komen’. Als dit lukt, en natuurlijk ook als de opdrachtnemer direct akkoord gaat met de beoordeling, krijgt de beheerder meer acties tot zijn beschikking. Zo kan hij het project accorderen, waardoor het belandt in de status ‘Geaccordeerd’. Dit betekent dat de opdrachtgever het project - in elk geval wat Past Performance betreft - als afgesloten kan beschouwen. Het eindresultaat van de beoordeling wordt automatisch opgenomen in het databestand van Past Performance. Het is vanaf dat moment in te zien voor iedere beheerder van de systematiek. Een project kan om diverse redenen vertraging oplopen of stil komen liggen. Ook is het mogelijk dat opdrachtgever en opdrachtnemer het onvoldoende eens worden over de uitvoering van Past Performance of dat er andere problemen spelen. In dergelijke gevallen is het mogelijk het project te deactiveren. Het wordt dan geplaatst in de status ‘Inactief’ (je zou kunnen zeggen ‘in de ijskast gezet’). Het is uiteraard de bedoeling dat het project op enig moment weer wordt vlotgetrokken. De beoordeling wordt dan automatisch teruggezet in de laatst bekende status. Zoals aangegeven, kunnen vanaf het moment dat het beoordelingsformulier compleet is, alleen nog stappen worden uitgevoerd door de beheerder. De gebruiker kan de voortgang van
7
de beoordeling volgen in de website (hij ziet het project ‘opschuiven’ naar volgende statussen). Ook kan hij vanuit een aantal statussen de beoordeling inzien (via de optie PDF; zie hierna). Verder is het voor de gebruiker mogelijk om vanuit diverse statussen een project te deactiveren. In de praktijk wordt deze optie als het goed is niet of nauwelijks gebruikt, maar als een project bijvoorbeeld wordt gestaakt, kan zowel een gebruiker als een beheerder dit in de website kenbaar maken.
3.1.2 Projecten De informatie over de projecten is verdeeld over vijf kolommen. De zesde kolom, uiterst rechts, biedt mogelijkheden om acties uit te voeren. De kolommen worden hierna van links naar rechts toegelicht. Projectnaam Hier staat uiteraard de naam van het project. Deze wordt toegekend door degene die het project in de website opneemt. Dit kan zowel de beheerder als een gebruiker zijn. Zolang het project zich bevindt in de statussen ‘Onvolledig’ en ‘Volledig’, kan de naam (onbeperkt) worden gewijzigd; daarna niet meer. Bedrijf In deze kolom wordt de naam van het bedrijf (de opdrachtnemer) weergegeven in de vorm van een link. Als deze wordt aangeklikt, verschijnen in elk geval de adresgegevens van het bedrijf. Wat er verder wordt getoond, is afhankelijk van wat er in de website over het bedrijf bekend is (uitgevoerde en beoordeelde projecten). Als uw organisatie nog geen projecten van dit bedrijf heeft beoordeeld, verschijnt er, onder de adresgegevens, alleen een melding met die strekking. Als uw organisatie wel projecten van dit bedrijf heeft beoordeeld, wordt hiervan een overzicht getoond. De projecten zijn uitgesplitst naar werken en diensten. Voor beide wordt het gemiddelde eindcijfer over het afgelopen jaar weergegeven. Daarnaast zijn per project de projectnaam, de beoordelaar(s), het eindcijfer, de startdatum en de einddatum te zien. De projectnaam is weergegeven als link. Als u hierop klikt, wordt het bijbehorende beoordelingsformulier getoond (in zijn definitieve, geaccordeerde vorm). Soort In deze kolom wordt aangegeven of het een werk of een dienst betreft. Gebruiker Hier wordt de naam van de gebruiker vermeld, zoals hij deze zelf heeft ingevoerd (niet in de vorm van een e-mailadres). De gebruiker kan ook een beheerder zijn. Datum De datum betreft de dag waarop het project is aangemaakt. Acties (of PDF)
8
Afhankelijk van de status waarin een project zich bevindt, kan een gebruiker een of meer acties uitvoeren. Deze worden hierna toegelicht. Beheerders beschikken over een aantal extra mogelijkheden; zie hiervoor paragraaf 6.2. Als een gebruiker met betrekking tot een project verschillende acties kan uitvoeren, bevindt zich in de zesde kolom een grijze button met de tekst ‘Acties’ en een uitklappijltje. Klik op een van beide om de opties te bekijken. Voor gebruikers zijn de volgende acties mogelijk: Deactiveren Door hierop te klikken wordt het project verplaatst naar de status ‘Inactief’. Wijzigen Door hierop te klikken kunt u wijzigingen aanbrengen in de onlineversie van het beoordelingsformulier (deze optie wordt het meest gebruikt). PDF Door hierop te klikken, wordt een pdf van het beoordelingsformulier geopend. Aan dit document kan niets veranderd worden. Het bestand kan wel worden geprint of worden opgeslagen (in bijvoorbeeld Adobe Reader).
Let op: In de pdf staat het eindcijfer van de beoordeling bovenaan bij de projectgegevens en dus niet onderaan het formulier, zoals in de onlineversie (zie 3.2.2 en 3.3.2).
Als het openen van een pdf de enig mogelijke actie is, wordt in plaats van de grijze button met de tekst ‘Acties’ een blauwe button met de tekst ‘PDF’ getoond. 3.1.3 Tussentijdse beoordelingen Als een project met Past Performance een looptijd heeft van meer dan vier maanden, moet er ten minste één tussentijdse beoordeling worden uitgevoerd. Om te voorkomen dat er verwarring ontstaat met de eindbeoordeling, wordt het volgende geadviseerd. Bij een tussentijdse beoordeling legt de opdrachtgever alleen een geprinte versie van het (voorlopig ingevulde) beoordelingsformulier aan de opdrachtnemer voor. Deze kan hierop mondeling of schriftelijk reageren. Bij de eindbeoordeling stuurt de opdrachtgever de opdrachtnemer een digitale versie van het beoordelingsformulier. De opdrachtnemer kan hierop reageren door in het laatste veld van het digitale formulier zijn commentaar op te nemen. Een tussentijdse beoordeling kan door een beheerder óf een gebruiker aan een opdrachtnemer worden voorgelegd; de eindbeoordeling kan alleen door de beheerder aan de opdrachtnemer worden verzonden.
9
3.2 Werken In deze paragraaf wordt beschreven hoe u een werk aan het systeem toevoegt en hoe u het ‘Beoordelingsformulier Werken’ invult.
Let op: In het beoordelingsformulier wordt onder meer de naam van het bedrijf (van de opdrachtnemer) gevraagd. Als u niet zeker weet of deze naam al voorkomt in de databank van Past Performance (op landelijk niveau), is het raadzaam dit eerst te checken. Dat kan via de optie ‘Bedrijven’ in het hoofdmenu (zie voor een toelichting hoofdstuk 4). Als blijkt dat het desbetreffende bedrijf nog niet in de databank is opgenomen, kunt u dit toevoegen. Daarna, en ook als het bedrijf al in de database stond, kunt u verder met ‘Werk toevoegen’ (zie 3.2.1).
3.2.1 Werk toevoegen Wanneer u een werk aan het systeem wilt toevoegen, logt u in en gaat u naar het ‘Dashboard’. Vervolgens klikt u, in de grijze balk bovenaan, op de groene button ‘Werk toevoegen’. Hierop verschijnt het ‘Beoordelingsformulier Werken’. Om het werk door de website geaccepteerd te laten worden, moet een aantal velden (niet alle) in het document worden ingevuld. Het is echter mogelijk dat voor deze verplichte velden nog niet alle gegevens bekend zijn. U kunt dan voorlopige of zelfs fictieve gegevens invullen; als het project verder is gevorderd, hebt u alle gelegenheid om de gegevens aan te passen. Het beoordelingsformulier bestaat uit vier clusters. Dit zijn achtereenvolgens: de projectgegevens; de vragenlijst (meerkeuzevragen en velden om een toelichting op te nemen); het eindoordeel (van de opdrachtgever); de reactie van de opdrachtnemer.
Let op: Helemaal onderaan het formulier bevindt zich de groene button ‘Opslaan’. Vergeet niet om na het invoeren en/of wijzigen van gegevens hierop te klikken!
Als u verplichte gegevens niet hebt ingevuld, zal er, na het klikken op ‘Opslaan’, bovenaan de pagina een melding verschijnen. Daarin wordt aangegeven welke gegevens nog moeten worden toegevoegd. Als dit gebeurd is, klikt u opnieuw op ‘Opslaan’.
10
3.2.2 Beoordelingsformulier invullen De wijze waarop het beoordelingsformulier moet worden ingevuld, spreekt grotendeels voor zich. Hier volgen enkele aanwijzingen en aandachtspunten. Projectgegevens Projectnaam Kies een duidelijke naam die de lading dekt en geen aanleiding kan geven tot verwarring met bijvoorbeeld andere projecten. Bedrijf U kunt in dit veld niet zelf een naam intypen. Klik in het veld of op het pijltje om de lijst met reeds in Past Performance opgenomen bedrijven zichtbaar te maken. Klik vervolgens op het gewenste bedrijf. Als het gewenste bedrijf niet in de lijst voorkomt, moet u dit toevoegen. Dat is noodzakelijk om het formulier straks te kunnen opslaan. Volg hiervoor de instructies onder 3.4 of 4. Uitvoerder U kunt hier de naam van de uitvoerder invullen (niet verplicht). Soort Als u klikt op de grijze button, klapt een lijst open. Deze toont meer dan veertig opties om het soort werk te karakteriseren. In deze lijst, die is gebaseerd op de RAW-systematiek, kunt u een onbeperkt aantal van deze opties aanvinken. Als u nogmaals op de button klikt, klapt de lijst weer dicht.
Let op: Als u de eerste keer de opties hebt aangevinkt, zal na het dichtklappen van de lijst onder de grijze button de melding ‘0 opties geselecteerd’ verschijnen. Hierdoor moet u zich niet laten misleiden. De opties zijn wel degelijk geselecteerd, maar omdat het formulier nog niet is opgeslagen, is de informatie nog niet verwerkt. Bij een volgende sessie (na opslaan) zult u een melding zien met het juiste aantal geselecteerde opties.
Aanbesteding Vul dit veld in via het uitklapmenu (dit is vereist om het project te kunnen opslaan). Contractvorm, Gunning U kunt deze velden invullen via het uitklapmenu (niet verplicht). Aanneemsom Vul hier de aanneemsom in en het gedeelte daarvan dat reeds gefactureerd is (gebruik zo nodig voorlopige of fictieve gegevens). Deze gegevens zijn niet verplicht om het project te kunnen opslaan, maar wel om het project in de status ‘Volledig’ geplaatst te krijgen.
11
Beoordelaars U kunt hier de namen van de beoordelaars invullen (niet verplicht). Startdatum, Einddatum, Beoordelingsdatum, Vaststeldatum Als u in deze velden klikt, verschijnt een kalender. De actuele datum is gemarkeerd. Met de pijltjes bovenaan de kalender kunt u per maand vooruit of terug klikken. Het is ook mogelijk de datum handmatig in het veld in te voeren.
Vragenlijst Dit is het cluster waar het eigenlijk om gaat, maar het wordt meestal pas ‘gaande de rit’ ingevuld. Dit om de eenvoudige reden dat bij het aanmaken van het project in de website de meeste vragen nog niet beantwoord kunnen worden. In totaal bevat de lijst 14 vragen. Deze zijn verdeeld over de volgende zes thema’s (tussen haakjes is het aantal vragen per thema aangegeven): Planmatig werken (2) Proactiviteit en samenwerking (3) Deskundigheid en kwaliteit (2) Veiligheid en gezondheid (2) Omgevingsmanagement (3) Oplevering en revisie (2) Elk thema wordt afgesloten met een veld waarin de opdrachtgever een toelichting kan opnemen. Vragen Een vraag wordt beantwoord door te klikken in het lichtgrijze rondje vóór het gewenste antwoord. Hierin verschijnt dan een blauwe bullet. Als u bij nader inzien een ander antwoord beter vindt, klikt u in het rondje dat zich dáárvoor bevindt. De blauwe bullet ‘verspringt’. Uiteraard is per vraag altijd maar één antwoord mogelijk. Alle vragen moeten zijn beantwoord om het beoordelingsformulier de status ‘Volledig’ te kunnen geven. In het Beoordelingsformulier Werken zijn per vraag steeds vier antwoorden mogelijk. Bij elk antwoord behoort een score. Deze wordt tussen haakjes weergegeven aan het begin van het antwoord. Er zijn geen ‘tussenscores’ mogelijk. Velden De opdrachtgever kan per thema een toelichting geven op de beoordeling of anderszins nuttige informatie opnemen. Klik hiervoor in het desbetreffende veld. Door elders te klikken wordt het veld weer gesloten.
12
Eindoordeel Dit derde cluster bevat de volgende vier items. Beoordeling Als u klikt in het veld onder ‘Datum’ verschijnt een kalender. Hierin selecteert u de datum waarop de beoordeling naar de opdrachtnemer wordt verstuurd. Cijfer In het grijze veld onder ‘Cijfer’ kunt u geen gegevens invoeren. De eerste keer dat u het formulier opent, staat er geen score (ook niet als u alle vragen zou beantwoorden). Er verschijnt pas voor het eerst een cijfer in de sessie ná de sessie waarin alle vragen zijn beantwoord. Het cijfer is het gemiddelde van de scores per vraag, afgerond op één decimaal. Als u op enig moment een antwoord (score) verandert, wordt in de volgende sessie (na ‘Opslaan’ en heropenen) het nieuwe gemiddelde getoond. Voor gezien In dit veld wordt de naam ingevuld van de persoon die eindverantwoordelijk is voor de beoordeling. Vaak is dit de projectmanager, maar het kan ook een andere functionaris zijn. Het is uiteraard zaak dat hierover aan opdrachtgeverszijde duidelijkheid is. Trefwoorden Deze functie is optioneel. Door een aantal geschikte trefwoorden op te nemen, gescheiden door komma’s, kan het project vanuit de zoekfunctie op deze trefwoorden worden gevonden. Een trefwoord kan uit meerdere woorden bestaan, gescheiden door een spatie. Geschikte trefwoorden zijn bijvoorbeeld ‘asfalt’, ‘aanleg kademuur’ en ‘geluidbeperkende constructie in beton’.
Reactie opdrachtnemer Dit laatste cluster van het beoordelingsformulier kan, indien gewenst, worden gebruikt door de opdrachtnemer. Dat is vanzelfsprekend pas mogelijk als deze het (voor de rest volledig ingevulde) formulier van de opdrachtgever heeft ontvangen. De informatie is daarom niet vereist om het project in de status ‘Volledig’ te kunnen plaatsen. Opdrachtnemer In dit veld vult de persoon die de opdrachtnemer vertegenwoordigt, zijn eigennaam in. Reactie In dit veld kan de opdrachtnemer aangeven wat hij van de beoordeling vindt, met welke punten hij het wel en niet eens is, wat hiervoor de redenen zijn, enzovoort. Daarna zal de opdrachtnemer het formulier terugsturen naar de opdrachtgever; dit moet uiterlijk twee weken na ontvangst van het formulier gebeurd zijn. De opdrachtnemer heeft twee keuzes: akkoord gaan met de beoordeling (al dan niet met begeleidend commentaar) of niet akkoord gaan. In dat laatste geval klikt de opdrachtnemer op de voor hem beschikbare button ‘Niet akkoord’. De beoordeling wordt dan geplaatst in de gelijknamige status. Als de opdrachtnemer wel akkoord gaat, klikt hij op de button ‘Akkoord’.
13
De beoordeling blijft dan in de status ‘Verzonden’, maar de beheerder heeft hierin nu (onder meer) de actie ‘Accorderen’ tot zijn beschikking. Als hij op de desbetreffende button klikt, wordt de beoordeling verplaatst naar de status ‘Geaccordeerd’. Het formulier opslaan en opnieuw openen Tijdens een sessie kunt u onbeperkt gegevens toevoegen en wijzigen. Op het moment dat u hiermee klaar bent (of desgewenst tussentijds), klikt u op de groene button ‘Opslaan’ (onderaan het formulier). Als er geen verplichte informatie ontbreekt (wat normaal gesproken alleen bij de eerste sessie het geval kan zijn), wordt het formulier opgeslagen en gesloten. U keert terug naar het ‘Dashboard’. Daar kunt u direct controleren of het project is opgenomen in de status ‘Onvolledig’ of eventueel is doorgeschoven van ‘Onvolledig’ naar ‘Volledig’. Als u het formulier opnieuw opent (via ‘Acties’ en ‘Wijzigen’), kan er bovenaan in een roze veld een melding verschijnen. Deze geeft aan welke informatie nog (minimaal) noodzakelijk is om het beoordelingsformulier compleet te maken.
3.3 Diensten In deze paragraaf wordt beschreven hoe u een dienst aan het systeem toevoegt en hoe u het ‘Beoordelingsformulier Diensten’ invult. De uit te voeren acties en de beschikbare opties zijn voor het overgrote deel dezelfde als bij het onderdeel ‘Werken’. Daarom wordt voor de algemene gang van zaken verwezen naar paragraaf 3.2. In plaats van ‘Werk’ moet u daar dan uiteraard ‘Dienst’ lezen. Hierna wordt alleen ingegaan op de onderwerpen die bij Diensten anders zijn dan bij Werken.
3.3.1 Dienst toevoegen Wanneer u een dienst aan het systeem wilt toevoegen, logt u in en gaat u naar het ‘Dashboard’. Vervolgens klikt u, in de grijze balk bovenaan, op de groene button ‘Dienst toevoegen’. Daarop verschijnt het ‘Beoordelingsformulier Diensten’. Voor verdere instructies wordt verwezen naar paragraaf 3.2.1.
3.3.2 Beoordelingsformulier invullen Op twee onderdelen wijkt het ‘Beoordelingsformulier Diensten’ af van het ‘Beoordelingsformulier Werken’. Dit zijn de keuzemogelijkheden bij ‘Soort’ (in het eerste cluster ‘Projectgegevens’) en de opbouw en antwoordmogelijkheden van de vragenlijst (tweede cluster). Voor het overige wordt verwezen naar paragraaf 3.2.2. Projectgegevens Als u bij ‘Soort’ klikt op de grijze button, klapt een lijst open. Deze toont vijf opties om het soort dienst te karakteriseren. In de lijst kunt u een of meer opties aanvinken. Als u nogmaals op de button klikt, klapt de lijst weer dicht.
14
Vragenlijst De vragenlijst bij ‘Diensten’ behandelt vijf thema’s. Over elk thema wordt één vraag gesteld. De thema’s zijn: Kwaliteit van de geleverde concept-producten Houding ten aanzien van de planning Proactiviteit en samenwerking Kwaliteit van de ramingen Houding bij meer- en minderwerk en aanvullende opdrachten Elk thema wordt afgesloten met een veld waarin de opdrachtgever een toelichting kan opnemen. In het ‘Beoordelingsformulier Werken’ zijn er per vraag altijd vier antwoordmogelijkheden met elk een vaste score. In het ‘Beoordelingsformulier Diensten’ varieert het aantal antwoordmogelijkheden per vraag. Per optie wordt tussen haakjes de bijbehorende score aangegeven. Er zijn geen ‘tussenscores’ mogelijk (zelfs niet bij de laatste vraag, met slechts twee opties en scores van 1 en 10).
3.4 Bedrijf toevoegen De derde groene button in de grijze balk bovenaan het ‘Dashboard’ is ‘Bedrijf toevoegen’. Als u hierop klikt, verschijnt het scherm KvK (Kamer van Koophandel). In het enige veld kunt u het KvK-nummer van het desbetreffende bedrijf invoeren (wellicht bekend van briefpapier). U kunt ook (een deel van) de naam van het bedrijf intypen. KvK-nummer Als u het KvK-nummer van een bedrijf invoert, verschijnen direct de gegevens van dit bedrijf. Via de button ‘Opslaan’ kunt u het bedrijf toevoegen aan het databestand van Past Performance. Bedrijfsnaam Als u niet over een KvK-nummer beschikt, kunt u (een deel van) de naam van het bedrijf invoeren. Er verschijnt dan een overzicht van alle bedrijven met die naam of een daarop gelijkende naam. Dit overzicht is ontleend aan de database van de Kamer van Koophandel. Als het gezochte bedrijf erbij staat, kunt u dit aan de database van Past Performance toevoegen door te klikken op de button ‘Opslaan’. Vervolgens belandt u in het scherm ‘Bedrijven’. Bovenaan staat de melding ‘Het bedrijf is toegevoegd!’. Zie voor het verdere gebruik van dit scherm hoofdstuk 4 Bedrijven.
15
3.5 Zoeken Uiterst rechts in de grijze balk bovenaan het ‘Dashboard’ vindt u de groene button ‘Zoeken’. Als u hierop klikt, kunt u kiezen uit drie opties: een werk, een dienst of een bedrijf zoeken. Werk of Dienst zoeken Als u klikt op ‘Werk zoeken’ of ‘Dienst zoeken’, verschijnt een scherm dat bestaat uit twee clusters. Het bovenste cluster bevat een reeks criteria aan de hand waarvan u kunt zoeken. Door gebruik te maken van de uitschuifmenu’s bij ‘Gemeente’, ‘Aanbesteding’ en ‘Soort’ kunt u uw zoekopdracht verfijnen. Dit kan eveneens via de schuifbalkjes bij ‘Startjaar’, ‘Straal’, ‘Budget’ en ‘Beoordeling’. Aan beide zijden van het balkje bevindt zich een schuifknop. Hiermee kunt u de ondergrens en de bovengrens aan uw wensen aanpassen. De respons op het criterium ‘Straal’ is gebaseerd op de postcode van de gemeente, zoals ingesteld door de beheerder van het abonnement. Het onderste cluster toont, indien van toepassing, een alfabetisch overzicht van de Past Performance-projecten waarbij uw organisatie betrokken is en die voldoen aan de ingestelde zoekcriteria. Per project wordt een aantal basisgegevens getoond, waaronder de score van de eindbeoordeling. In de kolom uiterst rechts bevindt zich bij elk project een blauwe button ‘Tonen’. Wanneer een gebruiker hierop klikt, verschijnt de melding dat hij ‘geen rechten heeft om dit te doen’. Beheerders beschikken over ruimere mogelijkheden om beoordelingen in te zien. Zie hiervoor paragraaf 6.3. Bedrijf zoeken Als u deze optie kiest, belandt u in hetzelfde scherm als wanneer u in het hoofdmenu de optie ‘Bedrijven’ aanklikt. Daarom wordt voor het vervolg verwezen naar hoofdstuk 4 Bedrijven.
16
4.
Bedrijven
De optie ‘Bedrijven’ in het hoofdmenu is tijdens het werken met de website permanent beschikbaar. Door erop te klikken kunt u bedrijven zoeken en toevoegen. Bovendien wordt een overzicht gepresenteerd van alle bedrijven die in de database van Past Performance zijn opgenomen, inclusief hun adresgegevens en hun gemiddelde scores voor werken en diensten. Beheerders kunnen de scores én de beoordelingen inzien van elk afgerond Past Performanceproject van elke deelnemende organisatie; zie hiervoor paragraaf 6.3). Hierna wordt eerst het overzicht toegelicht en daarna de functies ‘Zoeken’ en ‘Toevoegen’. Overzicht bedrijven Het overzicht van bedrijven is alfabetisch geordend. De volgorde is gebaseerd op de naam waaronder een bedrijf ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel. Per scherm worden maximaal 15 bedrijven getoond. Linksonder in het scherm bevindt zich een balkje dat het aantal beschikbare pagina’s (schermen) representeert. Door hierop te klikken kunt u bladeren door het bedrijvenbestand. Per bedrijf worden de adresgegevens getoond, en daarnaast de gemiddelde scores voor Werken respectievelijk Diensten, met de aantallen beoordelingen waarop deze gebaseerd zijn. De bedrijfsnamen in de eerste kolom zijn opgenomen in de vorm van een link. Als u hierop klikt, verschijnt een nieuw scherm. Dit laat alle projecten zien die het bedrijf voor uw organisatie heeft uitgevoerd en die met Past Performance zijn beoordeeld, uitgesplitst naar Werken en Diensten. Als er nog geen Werken en/of Diensten zijn beoordeeld, verschijnt hiervan een melding. Bedrijf zoeken en/of toevoegen Als u in het hiervoor besproken overzicht een bedrijf wilt zoeken, vult u in het veld bovenaan het scherm (een deel van) de naam van het bedrijf in. Vervolgens klikt u op de button ‘Zoeken’. Er verschijnt dan een nieuwe versie van het overzicht; daarin worden alleen bedrijven getoond waarvan de naam met uw zoekopdracht correspondeert. Als het gezochte bedrijf er niet bij staat, kunt u dit aan het bestand toevoegen. Hiertoe klikt u op de button ‘Toevoegen’ (zonder het veld in te vullen). U komt dan in hetzelfde scherm als wanneer u vanuit het ‘Dashboard’ de button ‘Bedrijf toevoegen’ aanklikt. Zie voor het vervolg paragraaf 3.4.
17
5. Uitloggen Het is van groot belang de website op een goede manier af te sluiten. Als u dat niet doet, blijft uw account actief. Dat kan ongewenste gevolgen hebben; bijvoorbeeld dat uw gegevens door een andere gebruiker worden overschreven. Sluit elke sessie daarom af door uit te loggen! Uitloggen is zeer eenvoudig. Nadat u uw gegevens hebt opgeslagen (!), klikt u op de button met het symbool van het sleuteltje en uw naam, rechtsboven in het scherm. U komt nu op de publieksversie van de homepage van Past Performance. De groene button rechtsboven toont de tekst ‘Inloggen’, ten teken dat u (succesvol) uitgelogd bent.
18
6. Aanvullende informatie voor beheerders 6.1 Accounts beheren Als beheerder hebt u toegang tot alle functies van de website Past Performance. Daarnaast beheert u de licenties voor het gebruik van de website binnen uw organisatie. De manier waarop u inlogt, is afhankelijk van wat u wilt doen. Als u alleen aan de slag wilt met beoordelingen, kunt u het best inloggen via www.past-performance.nl. Als u licenties voor het gebruik van de website wilt toevoegen, wijzigen of intrekken, moet u inloggen via ‘Mijn CROW’ op de website www.crow.nl. Werken met beoordelingen De inlogprocedure is in dit geval dezelfde als voor gebruikers. Ga naar de website www.pastperformance.nl. Rechtsboven ziet u een button met een sleutelsymbool en de tekst ‘Inloggen’. Klik hierop. U komt nu op de pagina ‘Inloggen Mijn CROW’. Vul hier uw e-mailadres en wachtwoord in. Klik vervolgens op de button ‘Log in’. U keert nu terug op de homepage Past Performance; zie voor het vervolg hoofdstuk 2. Accounts beheren Om accounts te kunnen beheren, gaat u naar www.crow.nl en logt in op ‘Mijn CROW’. Dit kan via de kolom rechts of via de optie ‘Inloggen’ in het menu bovenaan de pagina. Als u het juiste e-mailadres en wachtwoord hebt ingevoerd, belandt u op de pagina ‘Mijn profiel’. Het menu in de linkerkolom bevat zes opties. Kies: ‘Online kennis & tools’. Er verschijnt nu een overzicht van alle online kennis en tools waartoe u toegang hebt. De items zijn alfabetisch geordend. Daarom staat ‘Abonnement gebruik Past Performance’ (nagenoeg) bovenaan de lijst. Aan de rechterzijde van de middenkolom ziet u twee buttons, namelijk ‘Start tool’ en ‘Beheer licenties’. Als u klikt op ‘Start tool’, komt u op de homepage Past Performance (zie voor vervolg hoofdstuk 2). U kunt dan werken met de website, maar geen licenties aanpassen. Klikt u op ‘Beheer licenties’, dan komt u op de pagina ‘Licentiebeheer’. U ziet hier achtereenvolgens een overzicht van e-mail accountbeheerders en een overzicht van e-mail licentiehouders. (Wanneer u de eerste keer op deze pagina komt, wordt alleen uw eigen account vermeld.) Account toevoegen Als u een account wilt toevoegen, klikt u op een van de ‘vrije nummers’ in het overzicht. Aan het onderste overzicht, van de e-mail licentiehouders, kunt u personen toevoegen. Hiervoor klikt u, in de kolom uiterst rechts, op ‘bewerken’. In de tweede kolom, rechts van het hekje en het volgnummer, wordt nu een veld geopend. Hier vult u het e-mailadres van de desbetreffende persoon in. Vervolgens vult u de rol van de nieuwe gebruiker in.
19
In de vierde kolom, getiteld ‘Rol’, worden twee opties weergegeven: PPM_beheerder en PPM_gebruiker. Klik de gewenste rol aan. Als u in een later stadium een rol wilt toevoegen of verwijderen, klikt u bij het desbetreffende account in de kolom rechts op ‘bewerken’ en (mogelijk na even wachten) op de rol. Hierop opent zich het veld waarin u de opties kunt wijzigen. Zolang u aan het bewerken bent, is in de kolom rechts de optie ‘verwijderen’ vervangen door een button ‘OPSLAAN’ en de optie ‘bewerken’ door ‘annuleren’. Maak, wanneer u klaar bent met bewerken, de gewenste keuze. (Als het verzoek Opslaan niet kan worden geaccepteerd, verschijnt hiervan onderaan het overzicht een melding. Klik op ‘annuleren’ om het overzicht terug te brengen in de oorspronkelijke toestand. U kunt desgewenst een nieuwe poging doen.) Account wijzigen Als u de gegevens of rol van een persoon wilt veranderen, klikt u op ‘Bewerken’, vervolgens kunt u de gewenste rol (gebruiker of beheerder) aanklikken. Account verwijderen Middels deze optie kunt u personen verwijderen uit uw licentie.
6.2 Extra acties Gebruikers hebben de mogelijkheid om beoordelingen te deactiveren, om gegevens te wijzigen (alleen in de statussen ‘Onvolledig’ en ‘Volledig’) en om pdf’s van beoordelingen in te zien. Voor beheerders zijn, afhankelijk van de status waarin een beoordeling zich bevindt, daarnaast de volgende acties beschikbaar:
Uitnodigen (in de status ‘Volledig’) Na het aanklikken van deze optie verschijnt een scherm waarin de naam en het emailadres van de ontvanger moeten worden ingevuld. Door vervolgens op de groene button ‘Versturen’ te klikken, wordt een digitale versie van de definitieve beoordeling overgebracht aan de geadresseerde. Daarna verschijnt het ‘Dashboard’ weer, met boven het statussen overzicht de melding ‘De uitnodiging is verzonden’. De geadresseerde ontvangt een mail met een link en als bijlage een pdf van het beoordelingsformulier. De tekst van de mail luidt als volgt: Beste [naam], Wij willen u graag uitnodigen om op deze review op Past Performance te reageren. U kunt dat binnen twee weken doen via [link]. Na uw reactie wordt de review afgerond en komt deze beschikbaar binnen Past Performance. Bij uitblijven van een reactie wordt na twee weken de review binnen Past Performance beschikbaar gesteld. Met vriendelijke groet, Het projectteam Past Performance. Als de geadresseerde de in de mail vermelde link aanklikt, verschijnt een digitale
20
versie van het beoordelingsformulier. De opdrachtnemer kan aan de inhoud hiervan niets wijzigen, maar hij kan wel in de laatste twee velden respectievelijk zijn naam en zijn reactie (review) geven op de beoordeling. Vervolgens heeft hij de keus om, onderaan het formulier, de button ‘Beoordeling afwijzen’ dan wel de button ‘Beoordeling goedkeuren’ aan te klikken. In het eerste geval belandt de beoordeling in de status ‘Niet akkoord’. In het tweede geval blijft de beoordeling in de status ‘Verzonden’. De beheerder krijgt hier nu de mogelijkheid de beoordeling te accorderen (zie hierna).
Accorderen (in de status ‘Verzonden’) Deze optie is beschikbaar als een opdrachtnemer positief heeft gereageerd op een aan hem voorgelegde beoordeling. De opdrachtnemer krijgt in dat geval de melding ‘Het project is gereviewd.’ De beoordeling blijft in de status ‘Verzonden’. Als de beheerder in deze status vervolgens de optie ‘Accorderen’ aanklikt, wordt de beoordeling verplaatst naar de status ‘Geaccordeerd’.
Afwijzen (in de status ‘Verzonden’) Door deze optie aan te klikken wordt de beoordeling verplaatst naar de status ‘Niet akkoord’.
Wijzigen (in de status ‘Niet akkoord’) In tegenstelling tot gebruikers kan een beheerder aan een afgewezen beoordeling wél gegevens veranderen. Na het bestuderen van de review van de opdrachtnemer en eventueel een gesprek kan de beheerder feitelijke gegevens, scores en/of toelichtende tekst aanpassen. Vervolgens wordt de beoordeling (na ‘Opslaan’) teruggeplaatst in de status ‘Volledig’. Vanhier kan de beheerder de (aangepaste) beoordeling opnieuw naar de opdrachtnemer mailen.
Activeren (in de status ‘Inactief’) Door deze optie aan te klikken zorgt de beheerder ervoor dat een beoordeling wordt teruggeplaatst naar de status waarin deze zich bevond voordat de beoordeling werd gedeactiveerd.
6.3 Beoordelingen bekijken Als beheerder hebt u toegang tot alle definitief vastgestelde beoordelingen die in het databestand van Past Performance beschikbaar zijn; gebruikers hebben alleen toegang tot beoordelingen van projecten waarbij zij zelf betrokken zijn (geweest). U kunt de beoordelingen raadplegen door rechtsboven in het ‘Dashboard’ de groene button ‘Zoeken’ aan te klikken en vervolgens in het uitklapmenu de optie ‘Werk’ of ‘Dienst’ te kiezen. Hierop verschijnt een scherm waarin u aan de hand van diverse variabelen kunt aangeven van wat voor type werk of dienst u beoordelingen zoekt (zie paragraaf 3.5). Per weergegeven werk of dienst bevindt zich in de kolom uiterst rechts een blauwe button met de tekst ‘Tonen’. Wanneer een beheerder hierop klikt, verschijnt een pdf van de desbetreffende beoordeling.
21
