CONCEPT Participantenovereenkomst Breede School Zuurland te Brielle Partijen, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brielle, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, mevrouw G.W.M. van Viegen, hierna de gemeente, en de schoolbesturen: de Stichting Katholiek Onderwijs Riviersteden, bevoegd gezag van RKBS Leonardus, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door………….. de Stichting Openbaar Primair Onderwijs Voorne-Putten en Rozenburg bevoegd, gezag van de openbare basisschool de Branding, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door………. de Vereniging voor Christelijk Onderwijs De Kring, bevoegd gezag van de protestants christelijke basisschool Anker, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door……………… hierna gezamenlijk aangeduid als de schoolbesturen, overwegende, dat de basisscholen Leonardus, de Branding en Anker met ingang van 1 augustus 2008 gezamenlijk gebruik maken van de Breede School Zuurland inclusief het BRES-gebouw, waarbij de schoolgebouwen waarin de basisscholen zijn gehuisvest juridisch eigendom zijn van de betreffende schoolbesturen en het economisch claimrecht overeenkomstig de Wet op het Primair Onderwijs bij de gemeente ligt en het BRES-gebouw in volledig eigendom van gemeente Brielle is; dat voor het efficiënt kunnen beheren van de Breede School Zuurland door partijen er een Stichting Beheer Accommodaties Brielle wordt opgericht die tot taak heeft de Breede School Zuurland inclusief het BRES-gebouw te beheren overeenkomstig en voor zover geregeld in de onderhavige overeenkomst; dat partijen de wijze en voorwaarden van de samenwerking met betrekking tot dit beheer nader wensen te regelen in de onderhavige overeenkomst; verklaren het volgende te zijn overeengekomen 1.
Begripsbepaling: In deze overeenkomst wordt het volgende verstaan onder: de Stichting: de Stichting Beheer Accommodaties Brielle; de gemeente: de gemeente Brielle; Breede School Zuurland: de schoolgebouwen en het BRES-gebouw gezamenlijk; de schoolgebouwen: de gebouwen, onderdeel van de Breede School Zuurland, die uitsluitend worden gebruikt ten behoeve van één school, derhalve niet het BRESgebouw;
het BRES-gebouw:
het multifunctionele gebouw onderdeel van de Breede School Zuurland met in ieder geval een onderwijsfunctie ten behoeve van de drie participerende scholen als ook een culturele functie.
2.
Statuten Partijen dragen er zorg voor dat in de statuten van de op te richten Stichting Beheer Accommodaties Brielle wordt opgenomen dat het bestuur van de Stichting zich bij zijn werkzaamheden houdt aan hetgeen in de onderhavige overeenkomst daaromtrent is overeengekomen.
3. 3.1
Taken De Stichting heeft tot taak het zorg dragen voor het beheer en de exploitatie van de Breede School Zuurland. In dit kader is de Stichting onder andere verantwoordelijk voor: - het beleid met betrekking tot het beheer en exploitatie; - het namens de betreffende juridische eigenaren in medegebruik geven en verhuren van ruimtes in de Breede School Zuurland; - het sluiten van dienstverleningsovereenkomsten met derden voor het beheer en de exploitatie van de Breede School Zuurland; - het innen van de huurpenningen en de vergoedingen voor het in medegebruik geven van ruimten in de Breede School Zuurland en het doen van betalingen aan de leveranciers van de Stichting; - het voeren van een administratie ter zake.
4. 4.1
Bestuur Elk van de partijen vaardigt één lid af in het bestuur van de Stichting. De afgevaardigde van de gemeente is lid van het college van burgemeester en wethouders. De afgevaardigde van de gemeente is tevens de voorzitter van het bestuur van de Stichting. Het bestuur wijst uit zijn midden een vice-voorzitter aan. Besluitvorming binnen het bestuur vindt plaats bij een gewone meerderheid van stemmen, waarbij elk bestuurslid één stem heeft, tenzij de statuten dan wel deze overeenkomst hiervan afwijken. Bij besluitvorming in aangelegenheden die uitsluitend betrekking hebben op het beheer en de exploitatie van het BRES-gebouw met uitzondering van de onderwijsruimten van dat gebouw, hebben de leden die namens de schoolbesturen zitting hebben in het bestuur van de Stichting 1/3 stem en de gemeente 1 stem. Indien de stemmen binnen het bestuur staken dan is de stem van de voorzitter de beslissende stem.
4.2 4.3 4.4
4.5 5. 5.1 5.2 5.3
Ambtelijk secretaris Aan de Stichting wordt een ambtelijk secretaris verbonden. Deze ambtelijk secretaris wordt ter beschikking gesteld door de gemeente en werkt in opdracht en onder aansturing van het bestuur van de Stichting. De ter beschikkingstelling van de ambtelijk secretaris vanuit de gemeente aan de Stichting geschiedt om niet. De ambtelijk secretaris is belast met de voorbereiding en uitvoering van het bestuursbeleid, met het adviseren van het bestuur op financieel, technisch en organisatorisch terrein, met het aansturen van voor het beheer en de exploitatie ingehuurde derden, met het doen uitvoeren van de financiële administratie en met de externe vertegenwoordiging van de stichting overeenkomstig het op te stellen mandaat. Het gehele takenpakket van de ambtelijk secretaris wordt opgenomen in een door het bestuur van de Stichting vast te stellen functiebeschrijving.
5.4
5.5
6. 6.1
6.2
7. 7.1
7.2 7.3
7.4
7.5
8. 8.1
Ten minste twee maal per jaar vindt een gebruikersoverleg plaats onder voorzitterschap van de ambtelijk secretaris dan wel door iemand door hem aan te wijzen. Aan dit overleg nemen de vaste gebruikers van de Breede School Zuurland deel en de facilitair beheerder genoemd onder 8.1. In dit overleg wordt de dagelijkse gang van zaken besproken rondom het gebruik van de Breede School Zuurland. De ambtelijk secretaris zal het bestuur van de Stichting ieder kwartaal informeren over de financiële stand van zaken, de uitvoering van het planmatig onderhoudsbeheer, de gepleegde investeringen en overige relevante ontwikkelingen. Financiële administratie De gemeente verzorgt in opdracht en onder aansturing van het bestuur van de Stichting de financiële administratie van de Stichting, inhoudende dat de gemeente namens de Stichting onder meer de begroting en jaarrekening opstelt, de betalingen verricht, managementinformatie genereert en de communicatie met de accountant verzorgd. De gemeente verzorgt deze administratie om niet. De kosten van de accountantscontrole komen wel voor rekening van de Stichting. Het bestuur van de Stichting zendt het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brielle de door het bestuur van de Stichting vastgestelde begroting en de jaarrekening ter kennisname toe. Verhuur/medegebruik De juridisch eigenaar van een te onderscheiden gedeelte van de Breede School Zuurland mandateert het bestuur van de Stichting om de Breede School Zuurland, voor zover artikel 107 van de Wet op het Primair Onderwijs geen toepassing vindt, namens hem te verhuren dan wel in medegebruik te geven, met in achtneming van het bepaalde in artikel 108 van de Wet op het Primair Onderwijs. Voor verhuur en het in medegebruik geven van ruimten zal door de Stichting gewerkt worden met door de juridisch eigenaren goedgekeurde standaard overeenkomsten voor verhuur en medegebruik. De aan te stellen facilitair beheerder als bedoeld in artikel 8.1 is verantwoordelijk voor het opstellen van een planning voor het gebruik van de ruimten in de Breede School Zuurland, uitgangspunt hierbij is dat het gebruik zich verdraagt met het onderwijskundig gebruik van de Breede School Zuurland. Indien de facilitair beheerder in het onderling overleg met de gebruikers niet tot een planning kan komen die de instemming heeft van alle gebruikers, beslist het bestuur. Bij het gebruik van het BRES-gebouw hebben de scholen voorrang bij het gebruik van maandag 8.00 uur tot vrijdag 12.00 uur, in de periode van vrijdag vanaf 12.00 uur tot maandag 8.00 uur hebben de sociaal-culturele voorzieningen, in het bijzonder de Stichting Brielle, Stad van Kunst en Cultuur voorrang bij het gebruik, een en ander op basis van de planning als bedoeld in artikel 7.5. De vaste gebruikers van de Breede School Zuurland maken per schooljaar een planning voor het gewenste gebruik van de ruimten binnen het BRES-gebouw van de Breede School Zuurland en versturen dit voorafgaande aan 1 mei toe aan de facilitair beheerder ter verwerking. Dienstverleningscontracten De Stichting is gerechtigd dienstverleningscontracten te sluiten met het oog op het beheer en de exploitatie van de Breede School Zuurland. Voor zover de taken niet door de Stichting zelf worden uitgevoerd sluit de Stichting dienstverleningscontracten af ten aanzien van: - het uitvoeren van het onderhoud aan de Breede School Zuurland; - het uitvoeren van het onderhoud aan de bouwkundige en technische installaties in de Breede School Zuurland; - het schoonmaken van de Breede School Zuurland;
8.2
8.3
9. 9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
- het verzorgen van de horeca- en cateringfunctie in het BRES-gebouw; - het invullen van de functie van facilitair beheerder. Voor zover door de gemeente reeds overeenkomsten zijn gesloten ter zake van het onder 8.1 vermelde, dan worden deze overeenkomsten per 1 april 2009 overgesloten op naam van de Stichting, waarbij de Stichting in alle rechten en plichten treedt die voortkomen uit deze overeenkomst. Indien de schoolbesturen, los van het bepaalde in artikel 8.1, gebruik willen maken van de door de Stichting ingehuurde diensten als bedoeld onder 8.1 ten behoeve van de schoolgebouwen dan dienen deze schoolbesturen hiervoor een kostendekkende bijdrage te vergoeden, die zal worden vastgesteld door het bestuur van de Stichting. Middelen Voor het onderhoud aan de Breede School Zuurland voor zover dat kan worden gerekend tot de voorzieningen zoals opgenomen in de Verordening Voorzieningen Huisvesting Onderwijs van de gemeente Brielle, is de gemeente verantwoordelijk. De Stichting kan namens de schoolbesturen aanvragen voor voorzieningen in dat kader indienen op basis van de genoemde verordening. Voor wat betreft het onderhoud aan het BRES-gebouw wordt de systematiek van de Verordening Voorzieningen Huisvesting Onderwijs naar analogie toegepast. Indien na een periode van 30 jaar na realisatie van de Breede School Zuurland, dan wel op een eerder of later moment, een renovatie zal plaatsvinden ten einde de technische, functionele en economische levensduur van de Breede School Zuurland te verlengen, zullen de kosten van deze renovatie voor rekening van de gemeente komen voor zover het voorzieningen betreft die op basis van de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs voor rekening komen van de gemeente. Voor al het onderhoud aan de schoolgebouwen, niet vallend onder het onderhoud genoemd in 9.1, betalen de schoolbesturen per aanwezige vierkante meter bruto vloeroppervlak in het betreffende schoolgebouw, de bijdrage die van het Rijk wordt ontvangen voor het onderhoud als onderdeel van de groepsafhankelijke programma’s van eisen zoals deze jaarlijks bekend worden gemaakt door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en, overeenkomstig de geldende normering in de programma’s van eisen, wordt omgerekend naar een bedrag per vierkante meter bruto vloeroppervlak. Dit bedrag wordt berekend op kalenderjaar en in 12 gelijke maandelijkse termijnen aan de Stichting overgemaakt. Voor wat betreft de kosten voor het beheer en exploitatie (inclusief onderhoud) van het BRES-gebouw betalen de schoolbesturen aan de Stichting de bijdrage die zij van het Rijk ontvangen in het kader van de groepsafhankelijke programma’s van eisen zoals deze jaarlijks bekendgemaakt worden door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen voor de in de Breede School Zuurland participerende basisschool, minus de bijdrage die zij ontvangen van het Rijk voor de groepsafhankelijke programma’s van eisen voor het gebruik van het schoolgebouw in de Breede School Zuurland, van het schoolgebouw in de wijk Nieuwland-Oost, dan wel van een ander door de betreffende school in gebruik zijnd schoolgebouw. Deze laatste bijdrage wordt berekend door het aantal vierkante meters dat in deze beide gebouwen ter beschikking staat voor de betreffende school te vermenigvuldigen met de vergoeding die in het kader van de groepsafhankelijke programma’s van eisen wordt ontvangen en, overeenkomstig de geldende normering in de programma’s van eisen, wordt omgerekend naar een bedrag per vierkante meter bruto vloeroppervlak. Dit bedrag wordt berekend op kalenderjaar en in 12 gelijke maandelijkse termijnen aan de Stichting overgemaakt. Een school draagt er zorg voor dat zij eerst het schoolgebouw in de Breede School Zuurland en het schoolgebouw in de wijk Nieuwland-Oost volledig bezet alvorens gebruik te maken van de wissellokalen in het BRES-gebouw. De Stichting is
9.6
gerechtigd de ruimtes waarvoor geen vergoeding wordt ontvangen binnen de kaders van de Wet op het Primair Onderwijs in medegebruik te geven aan derden of te verhuren. De opbrengst van het in medegebruik geven of verhuren van deze ruimtes komt ten gunste van de exploitatie van het BRES-gebouw als bedoeld in artikel 10. De gemeente maakt een bedrag voor het beheer en de exploitatie (inclusief onderhoud) over aan de Stichting voor het BRES-gebouw dat gelijk is aan de groepsafhankelijke programma’s van eisen zoals deze jaarlijks bekendgemaakt worden door het Ministerie van Onderwijs en, overeenkomstig de geldende normering in de programma’s van eisen, wordt omgerekend naar een bedrag per vierkante meter bruto vloeroppervlak. Dit bedrag wordt overgemaakt naar rato van het aantal vierkante meters in het BRES-gebouw waarvoor geen vergoeding wordt ontvangen van de schoolbesturen overeenkomstig het gestelde in artikel 9.5 Dit bedrag wordt berekend op kalenderjaar en in 12 gelijke maandelijkse termijnen aan de Stichting overgemaakt.
10.
Exploitatie
10.1
In de financiële administratie van de Breede School Zuurland zal de exploitatie van de schoolgebouwen en het BRES-gebouw afzonderlijk inzichtelijk worden gemaakt. Kosten die gemaakt worden voor zowel de schoolgebouwen als het BRES-gebouw worden met het oog op het bepaalde in artikel 10.1 toegerekend naar rato van het bruto vloeroppervlak uitgedrukt in vierkante meters van het betreffende gebouw. In een bijlage bij deze overeenkomst is het aantal vierkante meters bruto vloeroppervlak opgenomen zoals dat voor elk gebouw dat onderdeel is van de Breede School Zuurland, van toepassing is in het kader van deze overeenkomst. Tevens is in deze bijlage een tekening opgenomen met daarop aangegeven bij welke partij de verantwoordelijkheid ligt voor het beheer van de buitenruimten. Deze bijlage maakt onderdeel uit van deze overeenkomst. De Stichting draagt er zorg voor dat alle ontvangsten die betrekking hebben op het onderhoud, met uitzonderling van de ontvangsten voor de jaarlijkse uitgaven, worden toegevoegd aan een voorziening onderhoud. Uit deze voorziening onderhoud worden de uitgaven zoals opgenomen in het op te stellen meerjarenonderhoudsplan gefinancierd. Middelen die door de Stichting in een kalenderjaar niet worden besteed worden opgenomen in een te treffen exploitatiereserve. Er zullen twee exploitatiereserves worden gevormd: één met betrekking tot de exploitatie van de schoolgebouwen en één met betrekking tot de exploitatie van het BRES-gebouw. De omvang van deze reserves mag niet groter zijn dan ……% van de jaarlijkse inkomsten van de Stichting ten behoeve van die betreffende activiteit (onderwijsgebouwen, BRESgebouw). Bij overschrijding van deze normering en indien de voorziening onderhoud als bedoeld in 9.3 toereikend is voor de uitgaven opgenomen in het meerjarenonderhoudsplan, zal de vergoeding van de bij die betreffende exploitatie betrokken partijen als genoemd onder artikel 9 in het daarop volgende jaar naar rato van het overschot naar beneden worden bijgesteld. De vermindering van de vergoeding van de schoolbesturen vindt plaats naar rato van het aantal leerlingen op 1 oktober 2008 van de in de Breede School Zuurland participerende basisschool. Indien er sprake is van een exploitatietekort dat niet of niet geheel kan worden gefinancierd vanuit de exploitatiereserve als bedoeld onder 10.4 dan verstrekken de partijen een aanvullende vergoeding aan de Stichting ter hoogte van het resterende exploitatietekort. Indien en voor zover het exploitatietekort wordt veroorzaakt door de exploitatie van de schoolgebouwen verstrekken de schoolbesturen deze aanvullende vergoeding, en indien en voor zover het exploitatietekort wordt veroorzaakt door het BRES-gebouw verstrekt de gemeente deze aanvullende vergoeding. De afzonderlijke schoolbesturen dragen bij in de
10.2
10.3
10.4
10.5
aanvullende vergoeding voor de schoolgebouwen als bedoeld in de vorige volzin naar rato van het aantal leerlingen op 1 oktober 2008 van de in de Breede School Zuurland participerende basisschool. 11. 11.1 11.2
11.3 11.4
11.5
Werkingsduur Deze overeenkomst treedt in werking vanaf 1 januari 2009 en heeft een looptijd van 5 jaar. Na drie jaar wordt de werking van deze overeenkomst en de uitvoerbaarheid van de daarin opgenomen bepalingen mede in relatie tot de financiële situatie van de Stichting in de eerste drie jaren, geëvalueerd en indien alle partijen daarmee instemmen zo nodig naar aanleiding van deze evaluatie gewijzigd. Tenzij alle partijen akkoord zijn met beëindiging van de werking van de overeenkomst, wordt de overeenkomst telkens voor een periode van vijf jaar verlengd. Indien één van schoolbesturen niet langer wil participeren in deze overeenkomst geldt een opzegtermijn van één jaar. Het uittredende schoolbestuur is voor een periode van drie jaar na de datum van uittreding verantwoordelijk voor de nadelige financiële consequenties voor de Stichting van zijn uittreding. De bepalingen in deze overeenkomst ten aanzien van de middelen en de bijdrage daarin van de partijen zijn met terugwerkende kracht geldig vanaf het moment van ingebruikname van de Breede School Zuurland door partijen, waarbij tot 1 januari 2009 de gemeente de rol heeft die de Stichting heeft na 1 januari 2009 en zoals die is beschreven in deze overeenkomst.
12
Overige bepalingen
12.1
Indien de regelgeving niet langer verenigbaar is met hetgeen in deze overeenkomst is overeengekomen, worden tussen partijen aanvullende afspraken gemaakt zoveel mogelijk aansluitend bij de reeds gemaakte afspraken en de intenties daarvan. Aanvullingen op, en afwijkingen van deze overeenkomst zullen alleen geldig zijn indien en voor zover zij schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen, of schriftelijk door de partijen zijn bevestigd. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht bij uitsluiting van ieder ander rechtsstelsel van toepassing. De Nederlandse rechter is bij uitsluiting van ieder ander bevoegd tot beslechting van geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst.
12.2 12.3 12.4
Aldus overeengekomen, opgemaakt in tweevoud en ondertekend
