PARTICIPANTENBIJEENKOMST TERUGKOPPELING PILOTS Groningen, 21 januari 2014
Onderwerpen 1. Achtergrond en stand van zaken pilotprojecten 2. Eerste meetresultaten en getrokken lessen vanuit projecten 3. Te hanteren meetmethoden in vervolg?
4. Nieuwe pilots?
Achtergrond en stand van pilots
PKBN en waarom voorbeeldprojecten ketensamenwerking
Door praktijkgegevens uit voorbeeldprojecten inzicht krijgen:
in de bepalende factoren voor succes in ketensamenwerking in de aantoonbare resultaten van ketensamenwerking:
besparende effecten op directe en indirecte kosten bij opdrachtgever en opdrachtnemer meerwaarde in termen van kwaliteit en huurdertevredenheid
Kunnen leren van eigen en elkaars ervaringen op reële projecten op basis van ketensamenwerking
Tegelijkertijd zetten projectpartijen in pilots natuurlijk samen stappen in ontwikkeling van hun eigen ketensamenwerking
PKBN en waarom voorbeeldprojecten ketensamenwerking Meten is weten is verbeteren
Voortdurende verbetering behoort tot de essentie van ketensamenwerking. Een dashboard voor prestatiemeting is daarbij onontbeerlijk. Immers als je niet meet, weet je ook niet waar je staat. Laat staan dat je kunt verbeteren. En dan wordt het al helemaal lastig om aan te tonen dat nieuwe aanpakken leiden tot betere prestaties.
Meten is weten is verbeteren Zie bijvoorbeeld vergelijkende cijfers over de bouw uit UK:
Pilots: afgesproken (ideale) traject in fasen 1.
• Projectoverschrijdende voorbereidende werkzaamheden
2.
• Voorfase van opdrachtgever
3.
• Selectie projecten en uitvraag
4.
• Consortiumvorming, plan en- aanbiedingsfase
5.
• Selectie- en opdrachtfase
6.
• Uitvoering en evaluatie per project
7.
• Totaalevaluatie
Twee pilots in 2013 om de afgesproken aanpak te toetsen aan de praktijk Betreft fasen 2, 5 (vanaf startbijeenkomst), 6, 7
WoonFriesland, project Dwarswijkflat
consortium: Wits Noord, van Wijnen, Comfort Partners, Feenstra dakbedekking, Buwalda Multiservice, Glasconstruct startdatum: vlak voor zomer 2013; einddatum 1 december 2013
RUG, project Muurstraat
consortium: Boekema, Dolfsma Dakbedekkingen, Dunnewind– De Lange BV, Frans Nooren, Venema Zonwering, Sake Zittema Saneringen startdatum: nog niet bekend
Eerste meetresultaten en getrokken lessen vanuit projecten
WoonFriesland, project Dwarswijkflat
Genomen stappen in begeleiding en monitoring project Dwarswijkflat Stap 1 kritische succesfactoren benoemd en verwachtingen uitgewisseld tijdens startbijeenkomst net na de zomer Stap 2 aansluitend in de praktijk gekeken naar huidige werkwijze. Aantal KPI’s benoemd en dashboard opgesteld om effect van ketensamenwerking te kunnen meten op het project Stap 3 gebruik van het dashboard is in praktijk gemonitored Stap 4 invullen ketenmonitor TU Delft na afronding project Stap 5 evaluatiebijeenkomst op 17 januari jl.
Aanleiding en ambitie prijsvraagaanbesteding EBM WoonFriesland
Meer verantwoordelijkheid bij "de markt", van strak sturen op techniek naar meer "loslaten" aan betrouwbare partners Optimaal gebruik maken van kennis en ideeën partners Bijblijven m.b.t. energiebesparing: meer met minder Aanpak Energie Besparende Maatregelen (EBM) als tussenstap richting RVO (organisatie nog niet aan toe) Nu alleen EBM, wellicht in de toekomst het hele pakket op deze manier op de markt brengen
Wanneer EBM geslaagd: doelen Aspect
Doel
Tijd
▪ planning 1 dec. gereed (uitdagend) ▪ tijdsbesparing in voortraject en bewonerscommunicatie ▪ (op termijn) andere wijze van toezicht op kwaliteit
Kwaliteit
▪ minimale "basis" aanbieden maar ruimte om een betere kwaliteit apart aan te bieden. ▪ optimaal gebruik maken van de kennis die bij de bedrijven aanwezig is.
Bewonerstevredenheid
▪ we streven naar nul klachten ▪ we zien als positief bijeffect dat de bedrijven de bewoners zeer goed vooraf informeren
Duurzaamheid
▪ van label D naar label B
Veiligheid
niet specifiek benoemd
Teamtevredenheid
samenwerking met en vertrouwen van opzichter
Bevindingen in voorfase bij WoonFriesland
Duidelijke tijds- en kostenvoordelen voor de opdrachtgever door verantwoordelijkheid bij consortium neer te leggen:
Bestekfase Inventariseren Voorbereiding Selectie Toezicht Totaal
– 120 uur – 100 uur – 80 uur + 40 uur +/- 0 op termijn naar verwacht minder! - 260 uur per project
Opdrachtgever is in beweging als het gaat om anders in de markt zetten (ruimte geven i.p.v. gedetailleerd bestek), maar nog minder als het gaat om ketensamenwerken;
Bevindingen in voorbereiding en uitvoering consortium Wat onderscheidend goed ging: Samen onderscheidend ontwerp maken Bewoners tijdig en goed voorlichten/begeleiden (bewonersbegeleider ingezet door consortium) Samenwerking in de uitvoering
qua intentie waarmee gewerkt, elkaar helpen, sfeer met z’n drieën aanpakken i.p.v. ieder via zijn uitvoerder tussenopleveringen ook met 3 teamleiders
Nog beter doen volgende keer: voorbereiding en planning echt samen doen gezamenlijk belang versterken waardoor nog meer van elkaars inhoudelijke kwaliteiten gebruik maken in basis het team/de werkwijzen/ de procedures hebben staan voordat de aanvraag komt (procesmodel) opdrachtgever er eerder bij betrekken: transparanter efficiency nog meer vergroten door bijv. met 1 projectleider te werken
Dashboard tijdens projectuitvoering
Volgende zaken afgesproken om te meten: Bewonerstevredenheid
over de uitvoering (rapportscore 1-10 met minimum van 7) (meten middels BTO)
Bewonerstevredenheid
(aantal klachten gemeld aan WoonFriesland. Streven naar 0 klachten )
Kwaliteit
(aantal opleverpunten uit externe oplevering < 2 per woning)
Snelheid
dagen)
afhandelen gebreken uit oplevering (< 5
Resultaten dashboard
KPI Gemiddeld aantal opleverpunten Gemiddelde doorlooptijd opleverpunten
Aantal klachten bij WoonFriesland Gemiddelde score bewonertevredenheid
Vooroplevering
Eindoplevering
1,09
1,05
-
-
(1) 8,67
Resultaten dashboard
Bewonerstevredenheid:
Bewonerstevredenheid
1 klacht bij WoonFriesland gemeld
Kwaliteit
Respons: 50% Gemiddeld: 8,7 Spreiding : 5,75 tot 10.00 (slechts 1 onder de 7.00)
Vooroplevering gemiddeld: 1.00 Eindoplevering gemiddeld: 1.00 Maar spreiding is groot en veel verschillen, van 0 tot 5 punten. In 10 gevallen meer dan 2 punten. Soms 3 punten bij eindoplevering en 0 bij vooroplevering!
Snelheid afhandelen gebreken uit oplevering
Niet gemeten
Resultaten dashboard vergelijken met data derden: bijvoorbeeld met Deloitte Bewonerstevredenheid: enquêtes gehouden onder bewoners renovatiewoning.
Gemiddelde rapportcijfer Deloitte over renovatie 6,49 traditioneel en 7,08 bij ketensamenwerking. Bij Dwarswijkflat 8,7
Ketenmonitor TU Delft Vragenlijst in te vullen door OG en ON Vragen over: Aanpak Resultaten Resulteert in rapportage die inzicht geeft in: Hoe kijkt de OG en OG naar het project? Welke resultaten behaald?
Resultaten Dwarswijkflat vergelijken met data uit totaal van de ketenmonitor Kwaliteit
Aantal ernstige gebreken waardoor oplevering is uitgesteld: gemiddeld 21 en bij de Dwarswijkflat 0
Resultaten Dwarswijkflat vergelijken met data uit totaal van de ketenmonitor Doorlooptijd
• Verschil doorlooptijd totaal project tussen initiatieffase en realisatie: gemiddeld 25% en bij Dwarswijkflat 6-7% • Verschil doorlooptijd voorbereiding tussen initiatief en realisatie: gemiddeld ketenmonitor 60% bij Dwarswijkflat 0%
Kwalitatief opvallende zaken uit ketenmonitor Dwarswijkflat (voorlopig) De Aanpak kant:
De samenwerking met de opdrachtgever is eerder traditioneel gebleven terwijl de bedrijven in het consortium juist voor intensievere ketensamenwerking zijn gegaan. De intensievere samenwerking tussen de bedrijven in het consortium is ook duidelijk zichtbaar geworden in de uitvoering, bijvoorbeeld dat men elkaar hielp over de disciplinegrenzen heen, dat teamleiders samen de voorlopige oplevering deden etc. Opdrachtgever heeft geen volledig beeld van de onderlinge afstemming/samenwerking die op de verschillende niveaus heeft plaatsgevonden tussen de bedrijven, van directies tot uitvoering (zie hierboven). Geldt ook voor de wijze van kwaliteitsborging.
Kwalitatief opvallende zaken uit ketenmonitor Dwarswijkflat (voorlopig) De effectkant:
De (resultaten van de) begeleiding/monitoring tijdens de uitvoering is tussentijds niet met opdrachtgever gedeeld (vgl. inzet dashboard, gezamenlijke vooroplevering 3 teamleiders). De aantoonbaar behaalde doelstellingen zijn dus pas tijdens de eindevaluatie aan de opdrachtgever getoond. Betrokkenheid van de teamleden is volgens opdrachtnemer belangrijke succesfactor. De financiële cijfers zijn door WoonFriesland nog te beperkt ingevuld voor vergelijkende uitspraken. Morgen nog contact om dit aan te vullen
Belangrijkste conclusies ketensamenwerking Dwarswijkflat
Voor opdrachtgever:
in eerste instantie is andere aanbestedingswijze (prijsvraag) de verandering en komt ketensamenwerking erbij in voorfase duidelijke tijds- en dus kostenbesparing (ca. - 260 uur). Leidt tot extra werkzaamheden consortium
Ketensamenwerking heeft groot effect gehad op de kwaliteit van het ontwerp hetgeen kosten heeft bespaard en kwaliteit heeft vergroot Voortgaande ketensamenwerking tussen betrokken partijen leidt tot slim organiseren en grotere efficiency: bijvoorbeeld 1 i.p.v. 3 projectleiders (elke discipline 1), elkaar helpen over de disciplines heen (‘helpen bij verwijderen vloer’)
Belangrijkste conclusies ketensamenwerking Dwarswijkflat
Door meten op het werk (dashboard) wordt de kwaliteit beter: meer verantwoordelijkheid bij de teams en dus focus op steeds willen verbeteren, eerder ingrijpen als zaken onduidelijk, etc. Metingen: Bewonerstevredenheid over de uitvoering Bewonerstevredenheid voor en na Bewonerstevredenheid o.b.v. aantal klachten bij OG Kwaliteit o.b.v. aantal opleverpunten externe oplevering Voldaan aan planning per woning Snelheid afhandelen gebreken uit oplevering + melden OG
Gesprek met Eino Bloemhof, namens opdrachtgever en
Nico van Asten, namens consortium
Onderwerpen voor vraaggesprek
Terugblik op project Dwarswijkflat: wat
vindt ieder het meest aansprekend als het gaat over het project Dwarswijkflat? wat vond ieder de belangrijkste gemiste kans als het gaat over het project Dwarswijkflat?
Ieders reactie op de eerste meetresultaten en geleerde lessen? Wat gaat ieder naar de toekomst toe doen met deze geleerde lessen?
RUG, project Muurstraat
Actuele stand van zaken RUG-project Muurstraat RUG-project Muurstraat - Voorfase opdrachtgever:
verwachtingen in beeld gebracht, interne processen nog niet uitgekristalliseerd
- Selectie project en uitvraag
keuze voorbeeldproject Muurstraat in principe gemaakt vooruitlopend op opdracht al uitvraag gedeeld en scenario’s gemaakt
- Consortium heeft eigen leerpunten in beeld gebracht in relatie tot verwachtingen opdrachtgever
Verwachting RUG t.a.v. ketensamenwerking Thema Geld
Verwachtingen •
•
Tijd
•
•
Kwaliteit
•
Klanttevredenheid Gebruikertevredenheid
•
De verwachting is dat verspillingen in het gehele proces teruggedrongen kunnen worden door meer initiatief bij de bedrijven te leggen (minder werk RUG en innovatieve ideeën) Lagere onderhoudskosten door TCO denken en scenario's maken Er is een duidelijke ambitie om de doorlooptijd van projecten van initiatief tot en met uitvoering te verkorten Ook de doorlooptijd in de uitvoering zelf zou korter moeten worden door met vaste partners te werken. Door juist de opdrachtnemer de ruimte te geven verwachten we een betere kwaliteit te krijgen. (innovatiever, betere ideeën) We verwachten dat vaste ketenpartners extra aandacht hebben voor de gebruikers en extra inspanningen doen om overlast te voorkomen en tevredenheid te vergroten. Waar mogelijk gebruikers betrekken in keuzes.
Verwachting RUG t.a.v. ketensamenwerking Thema
Verwachtingen
Duurzaamheid
•
Duurzaamheid is steeds belangrijker. Door opdrachtnemers meer ruimte te geven verwachten we op dit gebied ook meer initiatief en goede ideeën (groene daken etc)
Veiligheid
•
Door de manier van samenwerken (vaste teams) zou het makkelijker moeten zijn elkaar aan te spreken op (onveilig) gedrag We verwachten dat de ketenpartners ook meedenken om met initiatieven te komen om de veiligheid voor de gebruiker te verbeteren Doordat partijen met eigen ideeën kunnen komen en langdurig samenwerken zou dit moeten verbeteren. Door processen slim en efficiënt in te richten kan de tevredenheid binnen RUG toenemen (Projecten)
•
Teamtevredenheid
•
Bevindingen in voorfase bij RUG
Bij de ketenaanpak van projecten wordt de engineering/ het opstellen van het plan van aanpak volledig neergelegd bij de ketenpartners. Dit is normaal niet zo. Dan wordt dit óf door de afdeling projecten gedaan óf uitbesteed aan een externe partij Een duidelijke vastgoedvisie binnen RUG ontbreekt nog. Dit maakt besluitvorming lastig (wat doen met complex) De verwachtingen en randvoorwaarden voor dit project zijn nog onvoldoende duidelijk gesteld. Dit maakt het lastig voor de ketenpartijen om met gerichte voorstellen te komen. De procesmatige kant van ketensamenwerking nog niet voldoende ontwikkeld binnen RUG t.a.v. projecten. Hierdoor is er de nodige onduidelijkheid. Er is behoefte om juist dit goed in beeld te brengen. Er zijn rondom het project “Muurstraat” de nodige wijzigingen geweest qua betrokkenheid (aan de zijde van de keten en aan de zijde van de RUG) en dit heeft het proces ook vertraagd.
Bevindingen van consortium project Muurstraat
Vraagspecificatie met opdrachtgever van groot belang om juiste plan te maken en efficiënt (samen) te werken als bedrijven (vaste methode/ checklist) Consortium vroeg in traject als team bij elkaar halen en gezamenlijke visie en aanpak bepalen Bij aanvang van project (initiatieffase) duidelijke afspraken maken met ook opdrachtgever over het traject als geheel (procesmodel) inclusief beslismomenten (kritisch pad) en dit vastleggen (rol,- en taakverdeling) Om doorlooptijd te verkorten onderling (uitvoerende partijen) goede afspraken maken en communiceren met betrokken, elkaar de ruimte geven voor inbreng Om kosten te verlagen voorafgaand aan uitvoering gezamenlijk overleg en plannen om dubbeling van kosten te voorkomen (inzet steigers, dubbel toezicht etc.
Gesprek met Marijke Boersma, namens opdrachtgever
Onderwerpen voor vraaggesprek
Wat is de huidige stand bij de RUG als het gaat over de ambitie van een andere verantwoordelijkheidsverdeling met opdrachtnemende bedrijven? Welke prioriteit wordt daarbij gegeven aan het planmatig schilderonderhoud? Hoe ziet de planning voor project Muurstraat er nu uit? Reactie op de eerste meetresultaten en geleerde lessen vanuit project Dwarswijkflat?
Voorstel voor te hanteren meetmethoden in vervolg
Door PKBN te hanteren meetmethoden bij volgende pilots? Voorstel n.a.v. Dwarswijkflat Bewonerstevredenheid
over de uitvoering Bewonerstevredenheid o.b.v. aantal klachten bij OG Bewonerstevredenheid
voor en na werkzaamheden
(product kwaliteit) Kwaliteit o.b.v. aantal opleverpunten externe oplevering Voldaan
aan planning per woning Snelheid afhandelen gebreken uit oplevering + melden OG
Om te bespreken met uw buurman/ buurvrouw Als geldt: ‘meten is weten is verbeteren’
Welke KPI’s zou u dan bovenop het voorstel Dwarswijkflat bij volgende pilots voorstellen om op te nemen in het dashboard? Noteer uw keuze voor deze KPI’s op A-5jes (1 per A5je) en plak deze op de muur. (Wat op elkaar lijkt bij elkaar plakken)
Nieuwe pilots?
In 2014 ruimte voor volgende pilots
Aanmelden bij ……
