PANDUAN UMUM
ADMINISTRASI DAN KEARSIPAN KEORGANISASIAN HMJ-KEHUTANAN
PERIODE
2014–2015
JURUSAN KEHUTANAN FAKULTAS KEHUTANAN DAN ILMU LINGKUNGAN UNIVERSITAS HALU OLEO KENDARI
PETUNJUK OPERASIONAL
MUKADDIMAH Petunjuk Operasional (PO) organisasi dimaksudkan sebagai panduan teknis dalam organisasi. PO telah diamanahkan dalam Anggaran Rumah Tangga (ART) pada pasal 16. PO memuat kaidah (teknis) administrasi, bentuk koordinasi antar instrumen organisasi yang bersifat internal dan bentuk kerja sama yang bersifat eksternal. Dengan adanya PO, organisasi berjalan sesuai dengan petunjuk yang telah diatur dalam PO, yakni sebagaiberikut: BAB I STRUKTUR DAN BENTUK KOORDINASI Pasal 1 Struktur Organisasi Struktur organisasi HMJ-Kehutanan F.HIL terdiri dari Pembinan dan Pengurus Inti. Pengurus inti terdiri Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Bidang-Bidang dan divisidivisi. Struktur organisasi pengurus HMJ-Kehutanan F.HIL adalah sebagai berikut:
Ketua umum
Pembina
Wakil Ketua Umum
Sekertaris
Bidang Internal
Bendahara
Bidang Eksternal
Bidang Keprofesian
Divisi-Divisi disesuaikan dengan kebutuhan organisasi
Ket. Komando ..... Koordinasi
“Karya Anak Rimba”
PETUNJUK OPERASIONAL
Pasal 2 Bentuk Koordinasi 1. 2.
KetuaUmumdenganPembinamenjalankanfungsikoordinasi. KetuaUmummemintapetunjuk, arahan, saran danmasukankepada Pembinadalamrangkamewujudkanvisi, misidantujuanorganisasi 3. KetuaUmummenjalankanfungsikoordinasidenganPembina 4. KetuaUmummemintapertimbangankepadaPembinadalamhalpengambilankeputusan (kebijakan) ditingkatorganisasi HMJ-Kehutanan F.HIL. 5. KetuaUmummenjalankanfungsikomandokepadaSekretarisUmum/, BendaharaUmum/WakilBendaharaUmum, danBidang-Bidang. 6. SekretarisUmummenjalankanfungsikoordinasidenganBendaharaUmumdanmenjanakanfu ngsikomandokepadaBidang-Bidang. 7. SekretarisUmumdanBendaharaUmumbertanggungjawablangsungkepadaKetuaUmum 8. Divisi-Divisi bertanggung jawab langsung kepada Kepala Bidang. 9. Terkaitdengankebijakan/keputusan, BidangBidangbertanggungjawablangsungkepadaKetuaUmumsedangkansecaraadministrasi, BidangBidangbertanggungjawabkepadaSekretarisUmumsertamengenaikeuanganbertanggungjaw abkepadaBendaharaUmum. 10. Antarbidangmenjalankanfungsikoordinasi.
BAB II
1. 2. 3.
ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN Pasal 3 Surat-Surat SuratberupaSuratUndangandanSuratKeputusan Penulisansurat-suratmenggunakankertasukuran A4 denganukuran margin disesuikan, sertahurufjenisCalibri (body)denganukuran 12, kecualipadabagian Kop berukuran 18. Suratterdiri Kop surat, bagianutamasurat, serta kata semboyanpadasudutbawahsurat
“Karya Anak Rimba”
PETUNJUK OPERASIONAL
Contoh Kop Surat
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN KEHUTANAN FAKULTAS KEHUTANAN DAN ILMU LINGKUNGAN UNIVERSITAS HALUOLEO (HMJ-KEHUTANAN UHO)2014-2015 Sekretriat: ............................................................Tlp. 085240147000 Pada Kop suratdisertakan Logo F.HILpadasisikananatauseblahkiripadalayarkomputer. Pada Kop disertakandenganalamatsekretariatdan No. letaknyadibawahpenulisan Isi Kop. Pembatas Kop ditarikgarislurusvertikaldenganketebalan 2 pt.
HMJ-Kehutanan Telepon/HP
yang
Contoh Bagian Utama Surat No Lampiran Perihal
: 002/A/HMJ-Kehutanan/X/2013 : 1 (Satu) Lembar : UndanganMenghadiri
Yth Bapak/ IbuSaudara (i) Di – Tempat Salam Rimba…! Teriringsalamdandoasemogatuhan yang HidayahdanKarunia-Nya kepadakitasemua. Amin…!
mahaesaselalumelimpahkanRahmat,
Sehubungandenganakandiadakanyasilaturahmi alumni KehutananUniversitasHaluOleo yangdirangkaikandenganmusyawarahpembentukanIkatan Alumni KehutananUniversitasHalu Oleo yang insya Allah akandilaksankanpada : Hari/Tanggal Pukul Tempat
: Sabtu/ 19 Oktober 2013 : 15.30 - selesai : JL. Bunga Kolosua Blok B 27, Kemaraya,Kendari
Denganini kami mengundangBapak/Ibu/Saudara(i) untukmenghadirikegiatan yang dimaksud. Demikianundanganini ucapkanterimakasih.
kami
sampaikan,
atasperkenaandankendairinya
kami
Kendari, 10 September 2014 “Karya Anak Rimba”
PETUNJUK OPERASIONAL Pengurus HMJ-KehutananF.HIL
Muh. Reza Setiawan (Ketua Umum)
La Ode Diara (Sekretaris)
Uraian Surat 1. 002/A/HMJ-Kehutanan/XIII/2014 a. 002 adalahnomorsurat, b. A adalahKodesurat Internal danuntukkeluarkode B c. HMJ-Kehutanan adalahlembaga yang mengeluarkansurat, danuntuksuratpanitiapelaksana (Panpel) kegiatandidahulukanPanpel “Panpel –HMJKehutanan” d. XIIIadalahangkaromawi (13) menandakanbulanpembuatansurat e. 2014adalahtahunpembuatansurat 2. Untuksurattingkatbidang, padabagian yang mengundangditandatanganiolehKetuaBidangdanSekretarisBidangdanditembuskankepadaK etuaUmumsebagaiLaporan.
Contoh Bagian Utama Surat Keputusan SURAT KEPUTUSAN No: 01/KPTS/HMJ-Kehutanan/XIII/2014 Tentang Komposisi Pengurus Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) Kehutanan Fakultas Kehutanan Universitas HaluOleo PERIODE 2014-2015 Dengan senantiasa mengharapkan Rahmat dan Ridho Tuhan Yang Maha Esa, Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) Kehutanan, Fakultas Kehutanan, Universitas HaluOleo, Setelah: Menimbang Mengingat Memperhatikan
: : :
1. 1. 1.
Dan seterusnya Dan seterusnya Hasil konsolidasi para pengurus HMJ-Kehutanan, September 2014
:
1.
Dan seterusnya
Memutuskan Menetapkan
Ditetapakan : Di Kendari Pada Tanggal : ….., Januari 2014 “Karya Anak Rimba”
PETUNJUK OPERASIONAL
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN KEHUTANAN FAKULTAS KEHUTANAN DAN ILMU LINGKUNGAN UNIVERSITAS HALUOLEO PERIODE 2014-2015
Muh. Reza Setiawan Ketua Umum
La Ode Diara Sekretaris Umum
Tembusan, Kepada Yth: 1. Pembantu Dekan III FHIL 2. Ketua Jurusan Kehutanan FHIL Pasal 4 Pengarsipan 1.
2.
Setiapadministrasiberupasurat, laporankegiatandansejenisnyaharusdilakukanpengarsipanolehpenanggungjawabteknistert entudandiserahkanpadabidang yang bertanggungjawabyaknidivisiKesekretariatan dan administrasi. Pengarsipansuratdisesuaikandenganjenissurat (masukdankeluar), pelaporanhasilkegiatandansejenisnya. BAB III ATRIBUT ORGANISASI Pasal 5 Bendera
Bendera HMJ-Kehutanan berlatar utama Hijau tua dan ditengah gambar lambang PC. Silva Halu Oleo. Contoh Bendera
“Karya Anak Rimba”
PETUNJUK OPERASIONAL
Makna Bentuk dan WarnaGambar: 1. 2.
Gambarmenandakan identitas organisasi Warnaabu-abu menunjukantidak memihak pada siapapun dan tidak mementingkan golongan tertentu.
Pasal 6 Lambang Lambang yang selanjutnya disebut Logo HMJ-Kehutanan F.HIL dengan bentuk sebagai berikut:
Makna Bentuk dan WarnaGambar: 1. 2. 3. 4.
Gambarbintangmenandakankejayaan Gambar 5 tulang daun menandakan 5 sila dasar negara Gambar buku menandakan keilmuan Gambartalimenandakankebersamaan/ikatanpersaudaraan
Pasal 7 Baju Baju HMJ-Kehutanan F.HIL berwarna; dengan warna dasar Hijau,
“Karya Anak Rimba”
PETUNJUK OPERASIONAL
BAB IV PENUTUP Pasal 8 1. Semuahal yang belumatautidakcukupdiaturPetunjukOperasional (OP) iniakandiaturdalamperaturan-peraturan lain dalammendukungoperasionalHMJ-Kehutanan F.HIL. 2. PetunjukOperasional (OP) HMJ-Kehutanan F.HILinimulaiberlakusejaktanggalditetapkandandisahkanRapatPengurus. Ditetapakan : Di Kendari Pada Tanggal : 04September 2014 HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN FAKULTAS KEHUTANAN DAN ILMU LINGKUNGAN UNIVERSITAS HALUOLEO PERIODE 2014-2018 Menyutujui, Ketua Umum HMJ-Kehutanan
Sekertaris Umum
Muh. Reza Setiawan STB:D1B5 12 003
La Ode Diara STB:D1B5 12 036
Mengetahui, Ketua Jurusan Kehutanan
Zulkarnain S.Hut,. M.Si “Karya Anak Rimba”
PETUNJUK OPERASIONAL
NIP:19781025 200501 1 001
“Karya Anak Rimba”
