PETUNJUK PELAKSANAAN UMUM ADMINISTRASI

PETUNJUK PELAKSANAAN UMUM ADMINISTRASI (STANDARD OPERATING PROCEDURE OF ADMINISTRATIONS)

UNIT KEGIATAN MAHASISWA SHORINJI KEMPO UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA

DAFTAR ISI

Administrasi NIK.................................................................................................................. 1 Administrasi Ujian Kenaikan Tingkat .................................................................................. 3 Latihan Rutin ....................................................................................................................... 5 Rapat Umum Internal UKM ................................................................................................ 7 Demo Bela Diri Shorinji Kempo........................................................................................... 9 Diklat UKM .......................................................................................................................... 10 Display UKM ........................................................................................................................ 12 Pengenalan UKM................................................................................................................. 14 Gashuku dan Ujian Kenaikan Tingkat ................................................................................. 15 Seminar ............................................................................................................................... 17 Kejuaraan Shorinji Kempo................................................................................................... 19

PERSAUDARAAN SHORINJI KEMPO INDONESIA UNIT KEGIATAN MAHASISWA BELADIRI KEMPO DOJO UNIVERSITAS AIRLANGGA

Alamat Sekretariat: Ruang 102 Lt.1 Student Centre Kampus C Universitas Airlangga Mulyorejo, Surabaya 60115

PETUNJUK PELAKSANAAN

ADMINISTRASI NOMOR INDUK KENSHI (NIK) 1. Pemetaan kenshi-kenshi baru, berfungsi untuk menentukan apakah calon kenshi perlu Page | 1 secepatnya dilakukan pengurusan NIK atau masih bisa didaftarkan belakangan. Pemetaan ini dapat dilakukan dengan cara menawarkan/menanyakan langsung kesediaan calon kenshi untuk mendaftar sebagai anggota resmi Perkemi. 2. Menyiapkan Formulir-01 sebanyak calon kenshi yang ingin mendaftar. 3. Formulir-01 diisi oleh calon kenshi secara lengkap dan benar (juga termasuk foto yang ditempelkan di formulir). Sebaiknya pengurus memeriksa kembali kelengkapan biodata calon kenshi apabila masih ada yang kosong ataupun belum benar. 4. Setelah biodata diisi dengan lengkap dan benar, formulir sebaiknya ditanda tangan langsung oleh Ketua UKM yang saat itu sedang menjabat (meskipun kemungkinan SK Rektor belum turun), dan di-stempel di bagian kiri tanda tangan. Usahakan stempel tidak banyak menutupi tanda tangan. 5.

Formulir-formulir yang telah diisi, ditanda tangan dan di-stempel, dijadikan 1 bendel, kemudian dikopi sebanyak 3x. Rinciannya sebagai berikut: 

Satu formulir asli untuk PB Perkemi



Satu kopi formulir untuk Pengprov



Satu kopi formulir untuk Pengkot



Satu kopi formulir untuk arsip UKM

Perlu diperhatikan, bahwa sebaiknya formulir untuk Pengprov ditempel foto asli. 6.

Membuat surat rekomendasi permohonan NIK untuk kenshi baru, kemudian hasil print out discan untuk selanjutnya dikirim ke email PB Perkemi.

7.

Melakukan transfer uang pendaftaran ke nomor rekening PB Perkemi (BNI, 0004467787), serta membayar uang pendaftaran ke Pengprov dan Pengkot. Semua bukti pembayaran harap disimpan. Khusus untuk bukti transfer uang ke PB Perkemi, harap dikopi sebanyak 2x, dengan rincian: 1 bukti transfer asli & 1 kopi disimpan (untuk jaga-jaga), sedangkan 1 kopi lainnya dikirim ke PB Perkemi, di bagian belakang bukti transfer diberi penjelasan berapa jumlah kenshi yang mendaftar. 1 kopi bukti transfer di-scan untuk dikirim ke email PB Perkemi.

Kasih sayang tanpa kekuatan adalah Kelemahan, Kekuatan tanpa kasih sayang adalah Kezaliman Created by: R. Luki M.S



8.

Bendel formulir-01, print out surat rekomendasi NIK baru, dan 1 kopi bukti transfer uang pendaftaran dikirim dalam 1 paket pos ke alamat PB Perkemi. Alamat pos PB Perkemi adalah sebagai berikut: ”PUSDIKLAT KEMPO

Page | 2

JL. C 62 RT 03 RW 06 JATIMAKMUR PONDOK GEDE BEKASI 17431” 9. Bukti pengiriman pos harap di-scan kemudian disimpan. Untuk berjaga-jaga, bukti pengiriman pos bisa difotokopi (namun seringkali tidak diperlukan untuk lebih menghemat uang kas UKM). 10. Scan bukti pengiriman pos, scan bukti transfer, dan scan surat rekomendasi dikirim via email ke PB Perkemi ([email protected]). Untuk pengiriman, menggunakan email resmi UKM Shorinji Kempo UA ([email protected]) 11. Diharapkan untuk selalu melakukan konfirmasi (telpon mau SMS) ke pihak PB Perkemi untuk mendapatk kepastian kapan NIK selesai diurus. Umumnya durasi administrasi di PB Perkemi berkisar antara 2-3 minggu setelah pengiriman berkas permohonan NIK. Apabila lebih dari 3 minggu, harap menghubungi Pengkot untuk mendapat bantuan akses ke PB Perkemi agar NIK segera turun 12. Setelah NIK turun, diharapkan agar setiap kenshi mencatat dan menyimpan dengan baik NIK tersebut untuk kelengkapan administrasi gashuku, ujian, pertandingan, dan sebagainya. File NIK dari PB Perkemi (biasanya berbentuk Ms. Excel) harap disimpan dengan baik (di email ataupun di alat simpan portable lainnya) oleh pengurus agar suatu saat memiliki backup data apabila ada kenshi yang menanyakan NIK-nya kembali.





ADMINISTRASI UJIAN KENAIKAN TINGKAT 1. Pemetaan kenshi-kenshi yang hendak ujian, berfungsi untuk menentukan apakah kenshi Page | 3 tersebut telah layak untuk mengikuti ujian kenaikan tingkat. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum memberikan rekomendasi ujian kepada seorang kenshi antara lain: 

Intensitas latihan di dojo, yaitu seberapa sering kenshi tersebut aktif latihan di dojo dan diketahui oleh pelatih dan/atau asisten pelatih.



Kesungguhan mengikuti ujian, yaitu seberapa serius kenshi tersebut ingin mengikuti ujian., dibuktikan dengan penguasaan materi ujian dengan baik (berlaku untuk ujian praktek dan teori)



Jaminan dari kenshi yang hendak mengikuti ujian untuk lebih giat berlatih pasca lulus ujian.

Ketiga faktor tersebut saling berkait. Apabila ada salah 1 saja tidak terpenuhi, maka pengurus dan pelatih harus berani mengambil sikap tegas kepada kenshi yang hendak mengikuti ujian, kecuali jika ada beberapa faktor lain yang mengharuskan kenshi tersebut mengikuti ujian, contoh: apabila ada senior/alumni ingin mengikuti ujian tetapi jarang latihan, maka pengurus dan pelatih bisa memberikan toleransi kepada kenshi tersebut. 2. Menyiapkan: 

Formulir-24 sebanyak calon kenshi yang ingin mengikuti ujian.



Formulir-26 sebanyak 1 lembar.



Formulir-25 (apabila kenshi tersebut hendak ujian ke yudansha)



Formulir gashuku (jika diminta oleh panitia ujian)

3. Formulir-24 diisi oleh kenshi secara lengkap dan benar (juga termasuk foto yang ditempelkan di formulir). Sebaiknya pengurus memeriksa kembali kelengkapan biodata calon kenshi apabila masih ada yang kosong ataupun belum benar. 4. Setelah biodata diisi dengan lengkap dan benar, formulir-24 sebaiknya ditanda tangan langsung oleh Ketua UKM yang saat itu sedang menjabat (meskipun kemungkinan SK Rektor belum turun), dan di-stempel di bagian kiri tanda tangan. Usahakan stempel tidak banyak menutupi tanda tangan.




5. Formulir-24 yang telah diisi, ditanda tangan dan di-stempel, kemudian dikopi sebanyak 3x. Rinciannya sebagai berikut: 

Satu formulir asli untuk PB Perkemi



Satu kopi formulir untuk Pengprov



Satu kopi formulir untuk Pengkot



Satu kopi formulir untuk arsip UKM

Page | 4

Perlu diperhatikan, bahwa sebaiknya formulir untuk Pengprov ditempel foto asli. 6. Mengisi formulir-26, data disesuaikan dengan formulir-24, kemudian di print sebanyak 4x, dengan rincian masing-masing 1 lembar untuk PB, Pengprov, Pengkot, dan dojo. 7. Formulir-26 dan formulir-24 ditata sedemikian rupa untuk ditanda tangani oleh Ketua Pengkot. 1 bendel formulir 24 dan 26 akan diberikan kembali ke dojo, 3 lainnya akan diproses Pengkot untuk disampaikan ke PB dan Pengprov. 8. Melakukan transfer uang iuran ke nomor rekening PB Perkemi (BNI, 0004467787), serta membayar uang iuran ke Pengprov dan Pengkot. Semua bukti pembayaran harap disimpan. 9. Scan bukti transfer uang iuran dikirim (jika memang melakukan transfer uang iuran) via email ke PB Perkemi ([email protected]). Untuk pengiriman, menggunakan email resmi UKM Shorinji Kempo UA ([email protected]) 10. Diharapkan untuk menyelesaikan semua kelengkapan administrasi ujian sebelum mendekati batas akhir hari pengumpulan formulir ujian.





LATIHAN RUTIN 1. Melakukan jarkom informasi latihan rutin paling lambat H-1 (bisa via SMS, telpon, dan Page | 5 sebagainya). Adapun isi dari jarkom latihan adalah: 

Hari, tanggal, dan jam latihan



Lokasi latihan



Materi latihan (opsional, bisa ada atau tidak)

PENTING: Harap diperhatikan pula bahwa perlu dipastikan siapa saja yang bisa melatih pada hari tersebut. 2.

Diusahakan untuk memulai latihan tepat waktu. Para kenshi sebaiknya telah hadir 30 menit sebelum latihan dimulai di sekretariat.

3. Menyiapkan lembar presensi latihan, selanjutnya tiap kenshi yang hadir wajib melakukan presensi setelah latihan selesai. 4.

Latihan dimulai dengan pemanasan (warming up) terlebih dahulu (jogging, lari di tempat, dan sejenisnya) sekitar 5 – 10 menit. Selanjutnya melakukan peregangan (stretching) selama 10 – 15 menit. Adapun urutan peregangan adalah: 

Dimulai dari bawah ke atas, atau atas ke bawah



Dimulai dari peregangan aktif, kemudian statis, dan (jika diperlukan) selanjutnya pasif (dengan bantuan orang lain)

5. Setelah melakukan pemanasan dan peregangan (juga telah termasuk push up atau tate), pemimpin di depan menyilakan untuk merapikan dogi. 6. Membaca janji dan ikrar (seperti di bawah ini). Di antara jeda janji dan ikrar, melakukan zazen (meditasi). Janji, Kami berjanji Selalu bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa Menghormati atasan Tidak meremehkan bawahan Saling mengasihi & saling menolong Kami berjanji, akan tunduk pada pimpinan Mengikuti latihan tanpa keraguan Sebagai insan yg murni




Kami berjanji, Akan mengamalkan kempo Bagi masyarakat banyak & tidak hanya utk kepentingan pribadi Demi tanah air, demi persaudaraan, demi kemanusiaan

Page | 6

Ikrar, kami putra & putri Indonesia Pecinta tanah air Bertekad mempertinggi martabat bangsa Kami putra & putri Indonesia Pembela kebenaran & keadilan Berperikemanusiaan, bersopan santun Senantiasa mengutamakan, Kepentingan bangsa & Negara Di atas kepentingan pribadi Demi tanah air, demi persaudaraan, demi kemanusiaan 7. Melakukan latihan gerakan dasar (kihon) dan ken, selama 10 – 15 menit. 8. Melakukan jeda untuk istirahat selama 5 menit, setelah itu dilanjutkan dengan latihan inti (materi latihan mengikuti pelatih). Jika latihan inti adalah waza, maka pelatih dianjurkan untuk membawa buku atau catatan lain agar kesalahan dalam mengajarkan materi teknik kepada kenshi-nya dapat diminimalkan. 9. Melakukan pendinginan (cooling down) selama 5 – 10 menit. 10. Jika ada informasi (seperti jadwal rapat UKM, gashuku, ujian kenaikan tingkat, dan sebagainya), maka pengurus UKM wajib memberitahukan di akhir sesi latihan kepada para kenshi. 11. Lain-lain: latihan rutin dilaksanakan minimal 2x dalam seminggu (jika tidak dalam masa liburan perkuliahan atau hari besar lainnya). Apabila dalam masa liburan, sebaiknya tetap dilaksanakan latihan setidaknya 1x seminggu. Jika ada pertimbangan lain yang memaksa (contoh: jadwal latihan berbenturan dengan jadwal gashuku/ujian kenaikan tingkat) untuk meliburkan latihan, maka hal ini boleh dilakukan, dengan catatan bahwa pengurus telah melakukan pemberitahuan (paling lambat H-3) terkait latihan yang diliburkan di berbagai media (SMS, telpon, FB, twitter, dan sebagainya).





RAPAT UMUM INTERNAL UKM 1. Melakukan jarkom informasi rapat paling lambat H-1 rapat (bisa via SMS, telpon, dan Page | 7 sebagainya). Adapun isi dari undangan rapat adalah:

2.



Hari, tanggal, dan jam rapat



Lokasi rapat



Agenda rapat (membahas tentang apa)

Melakukan konfirmasi peserta rapat yang bisa hadir, BPH (ketua, wakil ketua, sekretaris, bendahara, dan para koordinator bidang) wajib hadir dalam rapat, kecuali jika benar-benar tidak bisa hadir rapat dengan alasan yang dapat diterima.

3. Diusahakan untuk memulai rapat tepat waktu. Jika terjadi keterlambatan dalam memulai rapat, sebaiknya tidak lebih dari 30 menit dari info awal di jarkom. 4. Menyiapkan lembar presensi rapat dan notulen rapat, selanjutnya tiap peserta yang hadir wajib melakukan presensi. 5. Rapat dibuka oleh ketua UKM. Apabila ketua UKM tidak dapat hadir, maka dibuka oleh wakil ketua UKM, dan seterusnya. 6.

Dalam rapat, diharapkan agar semua peserta rapat dapat memberikan pendapat individu. Jika terjadi perdebatan dalam rapat, sebaiknya ketua UKM menengahi perdebatan tersebut.

7. Peserta rapat diwajibkan fokus dalam pokok pembahasan rapat. Dilarang untuk berbicara sendiri dalam forum, maupun membahas hal-hal yang tidak ada kaitannya dengan pokok bahasan. Apabila pembahasan mulai tidak sesuai, ketua UKM wajib mengingatkan peserta rapat. 8. Ketua UKM disarankan telah menyiapkan poin-poin penting rapat, agar rapat bisa berjalan dengan lancar. Adapun poin-poin rapat antara lain: 

Deskripsi kegiatan yang akan dilakukan



Menentukan timeline kegiatan



Menentukan susunan kepanitiaan



Perkembangan dari persiapan kegiatan untuk masing-masing sie, dan sebagainya (tergantung dari kebutuhan)




9.

Apabila durasi waktu rapat masih kurang dan diperlukan pertemuan di lain hari, maka waktu tersebut ditentukan dan disepakati oleh peserta rapat.

10. Jika rapat telah selesai, maka rapat ditutup oleh ketua UKM [atau wakil ketua, dan seterusnya], diakhiri dengan doa bersama agar kegiatan dapat berjalan lancar. 11. Sebaiknya melakukan posting untuk poin-poin penting dari hasil rapat di media online (FB, twitter, blog, dan sebagainya) agar anggota UKM yang tidak dapat hadir rapat dapat mengetahui dan memahami hasil rapat yang telah dilaksanakan, kecuali jika melakukan rapat khusus BPH yang tidak memerlukan posting hasil rapat di media umum, maka diperbolehkan untuk tidak melakukan posting hasil rapat tersebut. 12. Harap diperhatikan bahwa dalam setiap persiapan suatu kegiatan, para pengurus WAJIB untuk SELALU BERKONSULTASI dan BERKOMUNIKASI dengan PEMBINA UKM untuk mencegah terjadinya miss komunikasi atau hal-hal negatif lainnya, sekaligus sebagai sarana untuk menjalin hubungan baik dengan Pembina. Pembina UKM bukan sekedar orang yang diminta untuk tanda tangan saja.


Page | 8




DEMO BELA DIRI SHORINJI KEMPO 1. Memahami juklak rapat umum (buka kembali juklak rapat umum internal UKM) 2. Sebaiknya melakukan rapat persiapan demo H-30 sebelum tanggal demo dilakukan. 3. Pemilihan pelatih dan peserta demo. 4. Pengajuan proposal kegiatan demo ke rektorat. 5. Menentukan tema demo (contoh: gerakan sehari-hari, perang, dan sebagainya). 6. Menentukan jadwal dan tempat latihan demo. 7. Membuat timeline persiapan demo. Contoh: Minggu

Keterangan

Ke1

Pembuatan proposal, penentuan peserta demo, dan jadwal latihan

2

Latihan gerakan yang diperlukan untuk demo (waza, ken, formasi, dan sebagainya), dengan intensitas latihan = 3x seminggu

3

Sama dengan minggu ke-2, ditambah simulasi demo secara menyeluruh, dengan tingkat kesalahan gerakan seminimal mungkin, agar demo bisa terlihat bagus dan menarik DEMO BELA DIRI SHORINJI KEMPO

4 5

Evaluasi demo dan pembuatan LPJ kegiatan

Keterangan: timeline di atas hanya untuk gambaran umum. Untuk detilnya bisa dibuat sendiri disesuaikan dengan kebutuhan.


Page | 9




DIKLAT UKM 1. Memahami juklak rapat umum (buka kembali juklak rapat umum internal UKM) 2. Sebaiknya melakukan rapat persiapan diklat 2 bulan sebelum tanggal diklat. 3.

Sebaiknya diklat diadakan maksimal 2 bulan setelah PUKM berakhir, agar mahasiswa baru yang mendaftar UKM Kempo tidak banyak yang berkurang karena UKM minim kegiatan.

4.

Pemilihan ketua panitia acara diklat dan sie-sie yang diperlukan (contoh: sekretaris, bendahara, kesekretariatan, transportasi, perlengkapan, konsumsi, acara, pubdok & humas, dan sebagainya).

5. Rapat dibuka oleh ketua panitia. Apabila ketua panitia tidak dapat hadir, maka dibuka oleh wakil ketua, dan seterusnya. 6. Menentukan tema diklat 7. Menentukan tanggal dan tempat diklat. 8. Menentukan pembicara/pengisi materi diklat. Sebaiknya melakukan list untuk beberapa pembicara (berjaga-jaga apabila pembicara pertama tidak bisa mengisi diklat di tanggal yang telah ditentukan). Tidak menutup kemungkinan bahwa pembicara meminta perubahan waktu dalam mengisi materi diklat. Siapkan banyak rencana (plan A, B, C, dan seterusnya) untuk mengantisipasi hal ini. 9. Menanyakan biaya jasa pengisi materi kepada pembicara (jika ada). 10. Membuat rundown umum kegiatan diklat (untuk rundown detil cukup dibuat oleh sie.acara, dan selanjutnya sie.acara wajib melakukan briefing kepada semua panitia untuk tiap rundown agar tiap panitia bisa mengerti dengan baik perannya masing-masing). 11. Briefing kegiatan sebaiknya dilakukan minimal sebelum keberangkatan diklat, dan setiap hendak melakukan kegiatan saat diklat berlangsung. Briefing dilakukan di tempat yang terpisah dari para peserta diklat (Lanjut ke halaman selanjutnya)


Page | 10



12. Membuat timeline persiapan diklat untuk masing-masing sie. Contoh: Minggu Ke1

Sekretaris

Bendahara

Pembuatan

Membuat

proposal

anggaran acara

Sie. KSK

-

Sie. Perkap & Transport

Sie. Konsumsi

Sie. Humas & Pubdok

Menyiapkan

Menentukan

Fiksasi

Bekerja sama

list

konsumsi

materi,

dgn sie.acara

perlengkapan,

yang

peserta,

untuk

tempat diklat,

diperlukan

MC, &

menghubungi

pembicara

pembicara

Membuat

Menyebar

rundown

undangan

detil acara

diklat

& transport 2

Sie. Acara

Pengajuan

Distribusi dana

Membuat

dana ke

ke masing-

keplek

rektorat

masing sie.

panitia

Mengumpulkan

Menyiapkan

Fiksasi

Membeli

Technical

Fiksasi jumlah

semua bukti

presensi

transport,

konsumsi

meeting

peserta diklat

pengeluaran

acara, dan

perlengkapan

sebanyak

persiapan

salinan

& tempat

yang

diklat

materi

diklat

dibutuhkan

kepada

3

-

-

-

para peserta diklat 4 5

DIKLAT Evaluasi kegiatan dan pembuatan LPJ kegiatan



Page | 11




DISPLAY UKM SHORINJI KEMPO 1. Memahami juklak rapat umum (buka kembali juklak rapat umum internal UKM) 2. Sebaiknya melakukan rapat persiapan display UKM H-30 sebelum tanggal display UKM dilakukan. 3. Pemilihan pelatih dan peserta display UKM. 4. Pengajuan proposal kegiatan display UKM ke rektorat (kondisional, bisa diminta atau tidak oleh rektorat). 5.

Menentukan tema display UKM (contoh: gerakan sehari-hari, perang, dan sebagainya). Tema display juga disesuaikan dengan tema yang diminta oleh panitia inti display UKM tingkat universitas. Gerakan-gerakan yang ditampilkan dalam display diusahakan sesuai dengan tema dan dibuat semenarik mungkin untuk menarik minat pendaftar.

6. Menentukan jadwal dan tempat latihan display UKM. 7. Membuat timeline persiapan display UKM. Contoh: Minggu

Keterangan

Ke1

Penentuan desain stan (beserta perlengkapannya), peserta display UKM, dan jadwal latihan

2

Latihan gerakan yang diperlukan untuk display UKM (waza, ken, formasi, dan sebagainya), dengan intensitas latihan = 3x seminggu

3

 Sama dengan minggu ke-2, ditambah simulasi display UKM secara menyeluruh, dengan tingkat kesalahan gerakan seminimal mungkin, agar display UKM bisa terlihat bagus dan menarik  Menyiapkan semua perlengkapan untuk pendaftaran UKM Shorinji Kempo (buku tamu, alat tulis, perlengkapan stan UKM, stempel display, stempel UKM Shorinji Kempo, buku kuitansi, dan sebagainya)  Menyiapkan semua perlengkapan demo gerakan untuk mendukung perform UKM bela diri Shorinji Kempo


Page | 12



DISPLAY UKM BELA DIRI SHORINJI KEMPO

4 5



Evaluasi display UKM dan pembuatan LPJ kegiatan (LPJ bersifat kondisional, bisa diminta oleh rektorat ataupun tidak)



Mulai membentuk panitia PUKM dan melakukan persiapan PUKM

Keterangan: timeline di atas hanya untuk gambaran umum. Untuk detilnya bisa dibuat sendiri disesuaikan dengan kebutuhan. 8. Harap diperhatikan bahwa mahasiswa yang mendaftar harus didata dengan baik (minimal ada nama, NIM, dan no.HP), agar pengurus dapat menginformasikan terkait tanggal dan tempat Pengenalan UKM (PUKM) Shorinji Kempo kepada calon anggota UKM. Data mahasiswa baru dapat direkap di Microsoft Excel ataupun Word. Hati-hati dalam melakukan rekap ke Ms. Excel atau Word, agar tidak terjadi salah ketik (contoh: salah ketik no.HP), sehingga menyebabkan mahasiswa baru tidak memperoleh informasi apapun terkait kegiatan-kegiatan yang akan dijalani pasca pendaftaran.


Page | 13




PENGENALAN UKM (PUKM) SHORINJI KEMPO 1. Memahami juklak rapat umum (buka kembali juklak rapat umum internal UKM) 2. Sebaiknya melakukan rapat persiapan PUKM 7 hari sebelum tanggal PUKM dilakukan. 3. Pemilihan pengisi materi dalam PUKM (bisa dari alumni Kempo UA, internal pengurus, dan lainnya). 4. Pengajuan proposal kegiatan PUKM ke rektorat (kondisional, bisa diminta atau tidak oleh rektorat). 5. Menentukan tema PUKM. 6. Menentukan jadwal dan tempat PUKM (jika perlu, dibuat timeline sederhana terkait persiapan PUKM). 7. PUKM dilaksanakan minimal sebanyak 3x pertemuan, dengan rincian: 

Pertemuan pertama untuk perkenalan awal pengurus dengan mahasiswa baru, ulasan singkat bela diri Shorinji Kempo, testimoni dari alumni (jika ada) dan pengurus, games (untuk lebih mengakrabkan suasana, sifat: opsional), serta demo singkat (beserta deskripsi gerakan) oleh pengurus UKM.



Pertemuan ke-2 & ke-3 untuk pemberian materi terkait tradisi dan latihan gerakan dasar (kihon) bela diri Kempo, yang akan digunakan sebagai materi ujian badge. Materi yang diberikan tidak perlu banyak, yang penting bisa dipahami dengan baik oleh mahasiswa baru.



Pada pertemuan ke-3 disisipkan informasi terkait diklat UKM.


Page | 14




GASHUKU & UJIAN KENAIKAN TINGKAT (UKT) 1. Memahami juklak rapat umum (buka kembali juklak rapat umum internal UKM) 2. Sebaiknya melakukan rapat persiapan gashuku dan/atau ujian kenaikan tingkat 2 bulan sebelum tanggal kegiatan dilaksanakan. 3.

Pemilihan ketua panitia acara gashuku dan/atau UKT dan sie-sie yang diperlukan (contoh: sekretaris, bendahara, kesekretariatan, transportasi, perlengkapan, konsumsi, acara, pubdok & humas, dana, dan sebagainya).

4. Rapat dibuka oleh ketua panitia. Apabila ketua panitia tidak dapat hadir, maka dibuka oleh wakil ketua, dan seterusnya. 5. Menentukan hendak mengadakan gashuku saja atau termasuk UKT juga. 6. Berkoordinasi dengan Pengkot untuk menentukan tanggal dan tempat gashuku dan/atau UKT. 7.

Berkoordinasi dengan Pengkot untuk menentukan pengisi gashuku dan penguji UKT (apabila termasuk UKT), dan membahas biaya-biaya yang diperlukan.

8. Setelah mendapat kepastian ijin kegiatan dan persiapan lainnya dari Pengkot, membuat timeline persiapan gashuku dan/atau UKT. (Lanjut ke halaman selanjutnya)


Page | 15



9. Membuat timeline persiapan gashuku dan/atau UKT untuk masing-masing sie. Contoh: Minggu Ke1

Sekretaris

Bendahara

Sie. KSK

Sie. Perkap

Sie. Konsumsi

Sie. Humas & Pubdok

Pembuatan

Membuat

Menyiapkan

Menentukan

Menyebar

proposal

anggaran acara

list

konsumsi

undangan

perlengkapan

yang

gashuku

& tempat

diperlukan

dan/atau UKT

kegiatan ke

-

rektorat

gashuku dan/atau UKT 2

Pengajuan dana

Distribusi dana

Membuat

ke rektorat &

ke masing-

keplek

Pengkot (jika

masing sie.

panitia

Fiksasi jumlah -

-

memungkinkan) 3 -

gashuku dan/atau UKT

Mengumpulkan

Menyiapkan

Fiksasi

Membeli

semua bukti

presensi

perlengkapan

konsumsi

& tempat

sebanyak

gashuku

yang

dan/atau UKT

dibutuhkan

pengeluaran

4 5

peserta

-

GASHUKU DAN/ATAU UKT Evaluasi kegiatan dan pembuatan LPJ kegiatan



Page | 16




SEMINAR 1. Memahami juklak rapat umum (buka kembali juklak rapat umum internal UKM) 2. Sebaiknya melakukan rapat persiapan seminar H-30 sebelum tanggal seminar. 3. Pemilihan ketua panitia acara seminar dan sie-sie yang diperlukan (contoh: sekretaris, bendahara, kesekretariatan, transportasi, perlengkapan, konsumsi, acara, pubdok & humas, dana, dan sebagainya). 4. Rapat dibuka oleh ketua panitia. Apabila ketua panitia tidak dapat hadir, maka dibuka oleh wakil ketua, dan seterusnya. 5.

Menentukan topik seminar (contoh: seminar tentang kurikulum baru Shorinji Kempo, seminar penanganan cedera, dan sebagainya). Pemilihan topik sebaiknya didiskusikan dengan serius agar tidak setengah-setengah dalam menjalankan persiapannya.

6. Menentukan tanggal dan tempat seminar. 7.

Menentukan pembicara/pengisi materi seminar. Sebaiknya melakukan list untuk beberapa pembicara (berjaga-jaga apabila pembicara pertama tidak bisa mengisi seminar di tanggal yang telah ditentukan). Tidak menutup kemungkinan bahwa pembicara meminta perubahan waktu seminar. Siapkan banyak rencana (plan A, B, C, dan seterusnya) untuk mengantisipasi hal ini.

8. Menanyakan biaya jasa pengisi materi kepada pembicara (jika ada). (Lanjut ke halaman selanjutnya)


Page | 17



9. Membuat timeline persiapan seminar untuk masing-masing sie. Contoh: Minggu Ke1

Sekretaris

Bendahara

Pembuatan

Membuat

proposal

anggaran acara

Sie. KSK

-

Sie. Perkap

Sie. Konsumsi

Pubdok

Menentukan

Fiksasi

Bekerja sama

list

konsumsi

materi,

dgn sie.acara

perlengkapan

yang

peserta,

untuk

& tempat

diperlukan

MC, &

menghubungi

pembicara

pembicara

Membuat

Menyebar

rundown

undangan

detil acara

seminar

Pengajuan

Distribusi dana

Membuat

dana ke

ke masing-

keplek

rektorat

masing sie.

panitia

Mengumpulkan

Menyiapkan

Fiksasi

Membeli

Simulasi

Fiksasi jumlah

semua bukti

presensi

perlengkapan

konsumsi

seminar

peserta

pengeluaran

acara, dan

& tempat

sebanyak

salinan

seminar

yang

3 -

-

materi 4 5

Sie. Humas &

Menyiapkan

seminar 2

Sie. Acara

-

seminar

dibutuhkan SEMINAR

Evaluasi kegiatan dan pembuatan LPJ kegiatan



Page | 18




KEJUARAAN SHORINJI KEMPO 1. Memahami juklak rapat umum (buka kembali juklak rapat umum internal UKM) 2. Sebaiknya melakukan rapat persiapan kejuaraan minimal: 

3 bulan sebelum tanggal kegiatan dilaksanakan apabila bersifat internal universitas.



6 bulan sebelum tanggal kegiatan dilaksanakan apabila bersifat regional Kota Surabaya atau Jawa Timur



1 tahun sebelum tanggal kegiatan dilaksanakan apabila bersifat nasional (seluruh Indonesia), atau nasional wilayah IV (Jawa Timur, Bali, NTT, NTB)



2 tahun sebelum tanggal kegiatan dilaksanakan apabila bersifat internasional

3. Pemilihan ketua panitia acara kejuaraan dan sie-sie yang diperlukan (contoh: pertandingan, sekretaris, bendahara, kesekretariatan, transportasi, perlengkapan, konsumsi, acara, pubdok & humas, dana, pendamping kontingen, dan sebagainya). Ketua panitia, sie.pertandingan, dan sie.konsumsi yang dipilih sebaiknya tidak merangkap sebagai atlet, agar bisa fokus menjalankan tugasnya sebagai panitia, karena sie-sie ini yang bekerja ekstra ketika kejuaraan berlangsung. 4. Rapat dibuka oleh ketua panitia. Apabila ketua panitia tidak dapat hadir, maka dibuka oleh wakil ketua, dan seterusnya. 5.

Menentukan hendak mengadakan kejuaraan tingkat internal, regional Surabaya/Jawa Timur, nasional, atau internasional.

6. Berkoordinasi dengan: 

Pengkot untuk menentukan tanggal, tempat, wasit, dan arbitrase kejuaraan apabila hanya skala internal.



Pengkot, Pengprov dan PB Perkemi untuk menentukan tanggal, tempat, wasit, dan arbitrase kejuaraan apabila skala regional Surabaya, Jawa Timur, nasional, atau internasional.

7.

Setelah mendapat kepastian ijin kegiatan dan persiapan lainnya baik dari Pengkot, Pengprov, maupun PB Perkemi (disesuaikan dengan lingkup kejuaraan yang diadakan) membuat timeline persiapan kejuaraan.

(Lanjut ke halaman selanjutnya)


Page | 19



8. Membuat timeline persiapan kejuaraan untuk masing-masing sie. Contoh: Bulan

Sekretaris

Ke1

Bendahara

Sie. KSK

Pembuatan

Membuat

proposal

anggaran acara

kegiatan ke

Sie. Perkap

-

rektorat

Sie.

Sie. Humas &

Konsumsi

Pubdok

Dana

Menyiapkan

Menentukan

Menyebar

Pengajuan

list

konsumsi

undangan

dana ke

perlengkapan

yang

kejuaraan

berbagai

& tempat

diperlukan

sponsorship

kejuaraan 2

Pengajuan dana

Distribusi dana

Membuat

Fiksasi jumlah

Pengajuan

ke rektorat &

ke masing-

keplek

peserta

dana ke

Pengkot (jika

masing sie.

panitia

kejuaraan

para alumni

Mengumpulkan

Menyiapkan

Fiksasi

Membeli

Fiksasi

semua bukti

presensi

perlengkapan

konsumsi

sponsorhip

& tempat

sebanyak

kejuaraan

yang

-

-

memungkinkan) 3&4

Kempo UA

pengeluaran

-

yang dapat

-

membantu

dibutuhkan 5 6

KEJUARAAN Evaluasi kegiatan dan pembuatan LPJ kegiatan

Timeline khusus Sie. Pertandingan:

KEGIATAN

Bulan ke-1

Bulan ke-2

Bulan ke-3

Bulan ke-4

Bulan ke-5

Pembuatan

Melakukan rekap

peraturan

registration by

panitera

registration

sebelum pertandingan

pertandingan

number dari

pertandingan

by name

dilaksanakan:

(dikonsultasikan

kontingen yang

dan

kontingen

 Melakukan TM ke-2,

ke Pengkot,

ikut kejuaraan,

melakukan

kejuaraan

untuk menentukan

Pengprov,

dan melakukan

training

maupun PB)

technical meeting

kepada para

rundown

nomor pertandingan

(TM) pertama

panitera

semua

(sudah termasuk timbang

nomor

badan peserta randori)

pertandingan

dan memberi penjelasan

untuk

 Merekrut

 Membuat list

menentukan

perlengkapan

nomor yang akan

pertandingan

dipertandingkan

 Merekap

 Membuat

Untuk beberapa hari

urutan kontingen di tiap

lain yang diperlukan  Melakukan refreshing wasit, sekaligus gladi bersih persiapan panitera pertandingan dalam simulasi pertandingan


Page | 20



yang sebenarnya bersama para wasit Saat pertandingan berlangsung:  Merekap semua hasil pertandingan yang telah usai, bekerja sama dengan panitera, yang selanjutnya hasil tersebut digunakan untuk menentukan juara masing-masing nomor pertandingan dan juara umum  Selalu memonitor jalannya pertandingan agar tidak terjadi keterlambatan waktu pertandingan



Page | 21

PETUNJUK PELAKSANAAN UMUM ADMINISTRASI

Recommend Documents