PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH ACEH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH ACEH 2014
PENDAHULUAN Salah satu permasalahan yang dirasakan oleh bagian logistik di perguruan tinggi adalah pengontrolan aset yang sudah tersebar di unit-unit perguruan tinggi. Kendala dalam pengelolaan aset di perguruan tinggi adalah dokumen-dokumen yang tidak tertata, kesulitan dalam pengontrolan aset, dan tidak tersedianya informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam pengambilan keputusan terhadap suatu aset. Untuk itu, pengelolaan aset perlu didukung dengan sistem informasi manajemen aset yang dapat membantu bagian logistik di perguruan tinggi dalam pengelolaan asetnya. Sistem Informasi Manajemen Aset adalah sistem informasi berbasis web yang bertujuan mengelola, memelihara, dan pengawasan terhadap aset-aset penting yang diperlukan untuk menunjang pengambilan keputusan tentang rencana anggaran dan akusisi investasi baru. Sistem informasi ini dibuat untuk memudahkan user dalam mendapatkan informasi mengenai data aset yang ada secara langsung melalui database sistem dari organisasi pengelolaan yang paling atas ke yang paling bawah. Dalam hal ini, Pusat Sistem Informasi Universitas Muhammadiyah Aceh mengembangkan sebuah sistem informasi manajemen aset berbasis web yang berfungsi untuk mengelola inventarisasi aset di setiap unit yang ada di Universitas Muhammadiyah Aceh. Sistem informasi tersebut dapat diakses melalui alamat : http://aset.unmuha.ac.id
Gambar 01. Tampilan halaman Sistem Informasi Manajemen Aset Universitas Muhamamdiyah Aceh
Sistem informasi manajemen aset yang dikembangkan oleh Pusat Sistem Informasi Universitas Muhamamdiyah Aceh membagi aset yang dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Aceh ke dalam beberapa direktori; yaitu 1. Inventaris Tanah 2. Inventaris Kantor, yang meliputi : a) Rektorat b) Fakultas Hukum c) Fakultas Teknik d) Fakultas Ekonomi e) Fakultas Kesehatan Masyarakat f)
Fakultas Psikologi
g) Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan h) Akademi Pariwisata i)
Akademi Fisioterapi
3. Inventaris kendaraan 4. Gedung dan Bangunan 5. Sarana Pendidikan a) Ruang Kuliah b) Laboratorium c) UKM d) Koperasi e) Perpustakaan f)
Klinik
g) Tempat Ibadah h) Kantin i)
Fasilitas MCK
j)
Fasilitas Olah Raga
6. Peralatan Pengolah Data 7. Peralatan Catu Daya
Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Aset Universitas Muhammadiyah Aceh ini disusun sebagai buku petunjuk penggunaan sistem yang dapat digunakan oleh setiap unit di Universitas Muhammadiyah Aceh. STRUKTUR PENGGUNA (USER) DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH ACEH Pengguna (user) dalam Sistem Informasi Manajemen Aset Universitas Muhammadiyah Aceh berada secara hirarki berada pada Biro Umum yang dikelola oleh Biro Pembantu Rumah Tangga (PRT). Hal ini disebabkan untuk mempermudah pengontrolan inventarisasi aset yang ada di Universitas Muhammadiyah Aceh. Laporan perubahan kondisi aset yang ada pada masing-masing unit di Universitas Muhammadiyah Aceh dapat dilakukan dengan mengirim laporan kepada pengelola sistem, dalam hal ini, Biro Pembantu Rumah Tangga (PRT) melalui sistem secara online. FITUR-FITUR YANG TERDAPAT DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET Untuk dapat melihat fitur-fitur yang ada dalam Sistem Informasi Manajemen Aset adalah
Direktori Aset: adalah menu dimana deskripsi masing-masing jenis aset dipaparkan Data Aset: adalah menu dimana data asset yang telah diinput dapat dilihat Input Data Aset: adalah menu untuk menginput data aset
Kotak Pesan: adalah menu dimana pesan tentang pembaharuan data aset tersimpan yang selanjutnya akan digunakan oleh administrator untuk memperbaharui data aset Kirim Pesan: adalah menu dimana informasi mengenai data aset terbaru dikirim kepada administrator. KOLOM-KOLOM YANG TERDAPAT DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET Inventaris Tanah Halaman Input Data Aset Inventaris Tanah
Halaman Data Aset Inventaris Tanah
Inventaris Kendaraan Halaman Input Data Aset Inventaris Kendaraan
Halaman Data Aset Inventaris Kendaraan
Inventaris Kantor Meliputi: Rektorat, Fakultas Hukum, Fakultas Teknik, Fakultas Ekonomi, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Fakultas Psikologi, Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan, Akademi Pariwisata, dan Akademi Fisioterapi. Masing-masing dari halaman input data aset tersebut memiliki dua halaman yang memiliki kolom isian yang sama; yaitu Halaman Input Data Aset
Halaman Data Aset Inventaris
Gedung dan Bangunan Halaman Input Data Aset - Gedung dan Bangunan
Halaman Data Aset - Gedung dan Bangunan
Sarana Pendidikan Meliputi : Ruang Kuliah, Laboratorium, UKM, Koperasi, Perpustakaan, Klinik, Tempat Ibadah, Kantin, Fasilitas MCK. Sarana Pendidikan – Ruang Kuliah Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan – Ruang Kuliah
Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan – Ruang Kuliah
Sarana Pendidikan – Laboratorium Meliputi : Laboratorium, Laboratorium Bahasa, Laboratorium Komputer, Laboratorium Komputer FTIK, Laboratorium Psikologi, Laboratorium Teknik Sipil, dan Studio Arsitektur. Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan – Laboratorium
Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan – Laboratorium
Pada halaman data aset untuk Sarana Pendidikan – Laboratorium berbeda dengan halaman data aset untuk Laboratorium Bahasa, Laboratorium Komputer, Laboratorium Komputer FTIK, Laboratorium Psikologi, Laboratorium Teknik Sipil, dan Studio Arsitektur. Perbedaan terletak pada jenis kolom masing-masing halaman tersebut. Pada halaman data aset untuk Sarana Pendidikan – Laboratorium, beberapa laboratorium diinventarisir beserta fasilitas yang ada didalamnya, sedangkan pada halaman data aset untuk Sarana Pendidikan Laboratorium Bahasa, Laboratorium Komputer, Laboratorium Komputer FTIK, Laboratorium Psikologi, Laboratorium Teknik Sipil, dan Studio Arsitektur; fasilitas yang ada pada masing-masing laboratorium diinventaris satu persatu. Kolom-kolom isian yang terdapat dalam halaman data aset dan halaman input data aset pada Sarana Pendidikan Laboratorium Bahasa, Laboratorium Komputer, Laboratorium Komputer FTIK, Laboratorium Psikologi, Laboratorium Teknik Sipil, dan Studio Arsitektur; memiliki kolom isian yang sama. Dibawah ini adalah salah satu contoh kolom isian yang terdapat pada salah satu laboratorium. Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan – Laboratorium – Laboratorium Bahasa
Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan – Laboratorium – Laboratorium Bahasa
UKM (UNIT KEGIATAN MAHASISWA) Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan – UKM (UNIT KEGIATAN MAHASISWA)
Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan – UKM (UNIT KEGIATAN MAHASISWA)
Koperasi Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan – Koperasi
Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan – Koperasi
Perpustakaan Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan – Perpustakaan
Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan – Perpustakaan
Selain nama-nama perpustakaan, dalam halaman perpustakaan juga terdapat data aset yang lebih rinci berkaitan dengan beberapa perpustakaan yang ada di Universitas Muhammadiyah Aceh; yaitu: Perpustakaan Universitas, Perpustakaan Fakultas Ekonomi, dan Perpustakaan Fakultas Kesehatan
Masyarakat. Ketiga perpustakaan tersebut memiliki kolom isian data aset yang sama, sebagai contoh adalah Perpustakaan Universitas. Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan – Perpustakaan – Perpustakaan Universitas
Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan – Perpustakaan – Perpustakaan Universitas
Klinik Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan – Klinik
Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan – Klinik
Tempat Ibadah Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan – Tempat Ibadah
Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan – Tempat Ibadah
Kantin Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan – Kantin
Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan – Kantin
Fasilitas MCK Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan – Fasilitas MCK
Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan – Fasilitas MCK
Fasilitas Olah Raga Halaman Input Data Aset - Sarana Pendidikan – Fasilitas Olah Raga
Halaman Data Aset - Sarana Pendidikan – Fasilitas Olah Raga
Peralatan Pengolah Data
Halaman Input Data Aset - Peralatan Pengolah Data
Halaman Data Aset - Peralatan Pengolah Data
Peralatan Catu Daya
Halaman Input Data Aset - Peralatan Catu Daya
Halaman Data Aset - Peralatan Catu Daya
KOTAK PESAN DAN KIRIM PESAN
Fasilitas Kotak Pesan merupakan fasilitas dimana pesan tentang pembaharuan data aset tersimpan yang selanjutnya akan digunakan oleh administrator untuk memperbaharui data asset. Pesan masuk yang berisi pembaharuan data aset akan masuk dalam kotak pesan, yang kemudian akan digunakan oleh administrator untuk memperbaharui data aset. Berikut adalah tampilan halaman Kotak Pesan
Fasilitas Kirim Pesan merupakan menu dimana informasi mengenai data aset terbaru dikirim kepada administrator. Data tersebut dikirim melalui pesan dengan format yang disesuaikan dengan masingmasing kolom isian halaman data aset.
Berikut adalah tampilan halaman Kirim Pesan
Sebagai contoh disini dimasukkan satu pemberitahuan mengenai pembaharuan data aset pada Perlengkapan Pengolah Data. Title
: diisi dengan judul pemberitahuan
Contoh : Pemberitahuan kerusakan Peralatan Pengolah Data Isi
:
Contoh : Data yang direvisi : Nama Barang : Komputer Klien SIA Jenis/Tiipe : Desktop Hewlett Packard Jumlah/Unit : 1 Lokasi : Lantai 2 Gedung Rektorat Universitas Muhammadiyah Aceh Harga : 6.000.000 Kondisi : Baik Unit Pemakai : Pusat Sistem Informasi Universitas Muhammadiyah Aceh Revisi data sebagai berikut; Kondisi : Rusak Berat Belum ada fasilitas pengganti sampai pengadaan barang baru dibeli. Terima kasih Administrator SIA
Lalu klik “Save” untuk menyimpan pemberitahuan perubahan data.
Selanjutnya administrator dapat melihat apakah ada pesan yang masuk melalui menu “Kotak Pesan”
Didalam Kotak Pesan terdapat satu pesan yang masuk, untuk membaca pesan tersebut, klik “Title” dari pesan tersebut.
LOG OUT
Untuk Log Out, langkah yang dilakukan : Klik Log In lalu Klik Log Out
PEMBAHARUAN DATA PADA DATA ASET
Data Aset yang telah dimasukkan dan kemudian mendapat perubahan data, perubahan data yang ada dikirim melalui “Pesan Masuk”.
Didalam Kotak Pesan terdapat satu pesan yang masuk, untuk membaca pesan tersebut, klik “Title” dari pesan tersebut.
Pada pesan masuk diatas ada pesan mengenai perubahan data pada Perlengkapan Pengolah Data, dimana kondisi dari barang tersebut “Rusak Berat”.
Untuk merevisi data berdasarkan pesan masuk tersebut, administrator melakukannya dengan merubahnya melalui halaman administrator pada alamat : http://aset.unmuha.ac.id/administrator.
Untuk masuk ke halaman administrator portal Sistem Informasi Manajemen Aset menggunakan; Username
: admin
Password
: asetunmuh4
Kemudian pada menun “Component” klik “Visiforms”
Pada halaman diatas sejumlah form isian data aset ditampilkan dalam 2 halaman, untuk menampilkan seluruh form isian data aset, pada kolom “Display” klik “All”.
Berikut adalah halaman dimana seluruh form isian data asset ditampilkan.
Perubahan yang akan dilakukan adalah perubahan data aset pada form “Perlengkapan Pengolah Data” .
Klik “Display Data” pada form “Peralatan Pengolah Data”.
Pada halaman data asset Perlengkapan Pengolah Data, ada satu data yang akan direvisi, yaitu “Komputer Klien SIA”. Data yang dirubah adalah kondisi barang dari “Baik” menjadi “Rusak Berat”. Untuk merubah data tersebut, langkah pertama adalah menghapus data yang lama. Centang data “Komputer Klien SIA”, lalu klik “Delete”.
Kemudian data yang baru dimasukkan melalui halaman depan di http://aset.unmuha.ac.id, lalu klik “Log In”.
Masukkan username dan password yang dimiliki.
Pada menu “Input data Aset” klik “Peralatan Pengolah Data”.
Masukkan ulang data baru berdasarkan pesan yang dikirim dalam “Kotak Pesan”, lalu klik “Masukkan Data”. Untuk melihat data yang telah dimasukkan pada menu “Data Aset” klik “Peralatan pengolah Data”.
Dibawah ini adalah halaman Data Aset untuk “Peralatan Pengolah Data” yang datanya telah dimasukkan.
