SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PADA UNIVERSITAS MURIA KUDUS

Jurnal Teknologi Informasi, Volume 9 Nomor 1, April 2013, ISSN 1414-9999

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PADA UNIVERSITAS MURIA KUDUS 1,2

Slamet Siswanto1 dan Edy Mulyanto2 Program Pascasarjana Magister Teknik Informatika Universitas Dian Nuswantoro

Abstract Management information system ( MIS ) asst UMK is a system bases on intranet with aim to facilitate management in managing assets owned by university from planning until management of asset. With usage of this SIM expected able to yield an information to be more facilitates UMK in reaching purpose and function of from managements of goods. System bases on intranet to enable checking and observation directly through computer network from level of Yayasan, Universitas, BAU until lowermost layer that is Unit Kerja. This MIS covers management of non movable asset covers equipments and office supplies between of tool, hardware, office equipments, electronic equipments, machine, and others. Process handled in this MIS starts from entry master, levying proffering, levying approval, expenditure, stocktaking, mutation, decrease, disposal proffering, disposal approval, disposal process and hospitalization physical of along with reports related to the processs. Key word 1.

: asset, intranet;

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah UMK berdiri sejak tanggal 12 Juni 1980, berdasarkan SK. Kopertis V (sekarang Kopertis VI) No. : 029/K/22/Ko/VI/1980, yang kemudian dikukuhkan dengan keputusan SK Menteri Pendidikan dan Kebudayaan, No. : 125/01982 tertanggal 12 April 1982. UMK berdiri di atas lahan seluas 6,5 HA berlokasi di Desa Gondangmanis, Kecamatan Bae, Kabupaten Kudus, Propinsi Jawa Tengah. UMK merupakan satu-satunya perguruan tinggi yang berbentuk universitas di daerah eks-karesidenan Pati. UMK menyelenggarakan 6 Fakultas dengan 12 program studi yang rencananya pada tahun ajaran 2009/2010 akan membuka 2 program studi baru. Jumlah mahasiswa aktif sampai semester gasal tahun akademik 2007/2008 adalah : 4.696 orang. Sejak menyelenggarakan pendidikannya dari tahun 1982 sampai dengan semester gasal tahun akademik 2007/2008 ini telah meluluskan 6.745 orang Sarjana dan 581 orang Diploma III. Sampai dengan tahun akademik 2007/2008 jumlah Dosen Tetap : 119 orang dan Dosen Tidak Tetap (luar biasa): 30 orang serta staf pendukung 82 orang. Sarana dan prasarana yang dimiliki untuk saat ini diantaranya Ruang Kuliah : 4.080 m2, Laboratorium : 4.646,5 m2, Perpustakaan : 811 m2, Ruang Staff Akademik : 593 m2, Ruang Administrasi : 533 m2, Ruang lain : 8.991 m2, dari jumlah tersebut jika ditotal menjadi 18.846,5 m2. Selain sarana dan prasarana yang ada, saat ini UMK masih terus melakukan pengembangan-pengembangan dengan membangun beberapa gedung dan pengadaan peralatan laboratorium dan peralatan kantor lainnya. Pengadaan aset yang diselenggarakan oleh Program Studi tidak pernah dicatat oleh Universitas bahkan Fakultas padahal Program Studi sendiri tidak melaksanakan fungsi manajemen aset yang benar. Fungsi kontrol dari Universitas hanya dilakukan pada saat Laporan Belanja Program Studi diserahkan namun tidak dapat diketahui apakah aset tersebut benar-benar diadakan, adanya pengalokasian dana pembelanjaan aset yang dirasa tidak perlu, adanya pembelanjaan aset yang menyalahi prosedur atau 60

http://research.pps.dinus.ac.id


permasalahan lainnya karena kemampuan unit dalam mengelola anggaran, lemahnya sistem pendokumentasian, lemahnya pengawasan, dan tidak adanya evaluasi terhadap anggaran belanja unit atau Program Studi. Dengan manajemen aset yang baik diharapkan Universitas dapat melaksanakan fungsi perencanaan, kontrol, evaluasi dan tindakan-tindakan yang dirasa perlu dalam penanganan aset yang dimiliki oleh universitas dan unit-unit. 1.2. Rumusan Masalah Informasi manajemen aset pada Universitas Muria Kudus belum dapat mendokumentasikan setiap kegiatan yang terkait dengan data aset sehingga menghasilkan informasi yang tidak berkualitas. 1.3. Tujuan Terwujudnya sebuah sistem informasi manajemen aset berbasis intranet guna mempermudah Universitas dan unit-unit dalam perencanaan anggaran pendapatan dan belanja. sehingga dapat memberikan informasi yang berkualitas kepada pihak-pihak terkait. 1.4. Manfaat a. .Adanya pengelolaan aset yang lebih baik dapat membantu pengambil keputusan dalam mengambil suatu keputusan yang lebih bijaksana dan lebih tepat. b. Membantu pihak manajemen untuk merencanakan, memantau dan menghitung aset universitas seperti perkakas, perangkat keras, peralatan kantor, peralatan elektronik, mesin, dan lain-lain dari pembelian sampai penghapusan yang lebih efisiensi. Hal ini sangat memudahkan universitas untuk menyimpan sebuah daftar aset, semua dokumen pembelian secara berurut, biaya-biaya, jumlah, lokasi, digunakan oleh siapa, catatan pelayanan, pencatatan dan perhitungan asuransi, akumulasi depresiasi dan nilai yang berlaku sekarang. c. Manajemen Aset menyediakan informasi bagi universitas untuk perjalanan aset secara keseluruhan, tidak hanya untuk melihat aset mana saja yang dibeli dan berapa biayanya, aset mana yang digunakan dan bagaimana mereka dimanfaatkan, dimana lokasi mereka, termasuk dalam biaya apa, tetapi juga membantu mencegah hilangnya atau pencurian dari aset tersebut. d. Mempermudah administrasi dari aset dan hubungannya dengan tugas pencatatan. Semua tugas rutin manajemen termasuk pemeliharaan terhadap kategori aset, transaksinya seperti transfer, depresiasi, penghapusan, disposal, evaluasi ulang, dan penyesuaian keuangan dapat menjadi mudah dengan hanya dengan beberapa klik dan akan sangat menghemat waktu dan pemakai dapat berkarya. e. Dengan adanya infrastruktur jaringan intranet yang telah menghubungkan setiap unit, maka kebijakan pengelolaan aset dapat dilakukan secara desentralisasi sedangkan sentralisasi data dapat digunakan sebagai kontrol pengelolaan aset. 2.

LANDASAN TEORI

2.1. Metode Rekayasa Sistem 2.1.1 Model-Driven Development Strategy Model-driven development merupakan strategi pengembangan sistem yang menekankan pada gambaran model sistem untuk membantu memvisualisasi dan menganalisis masalah, mendefinisikan persyaratan bisnis, dan mendesain sistem informasi. Ada tiga tahapan yang harus dilakukan didalam Model-driven development yaitu: a. Process modeling – berfokus pada proses, http://research.pps.dinus.ac.id

,

61


b. Data modeling – berfokus pada data c. Object modeling – teknik yang menyatukan data dan proses menjadi sebuah konstruksi tunggal yang disebut obyek. 2.1.2 Incremental Model Banyak metode yang dapat digunakan untuk membuat rekayasa perangkat lunak (software engineering) yaitu menggunakan metode konvensional maupun metode berorientasi objek. Penambahan dilakukan pada increment-increment berikutnya. Model ini cocok untuk rekayasa alat bantu yang direkayasa secara bertahap dan moduler sehingga setiap increment akan menghasilkan alat bantu yang dapat difungsikan tanpa menunggu seluruh rekayasa selesai. 2.2. Aset Pengertian aset adalah aktiva berwujud yang memiliki umur yang lebih panjang dari satu tahun. Pengertian Asset atau Aset (dengan satu s) yang telah di Indonesiakan secara umum adalah barang (thing) atau sesuatu barang (anything) yang mempunyai; a. Nilai ekonomi (economic value), b. Nilai komersial (commercial value) atau c. Nilai tukar (exchange value); yang dimiliki oleh instansi, organisasi, badan usaha ataupun individu (perorangan). 2.3. Elemen dasar manajemen aset. Manajemen aset fokus pada pengelolaan aset secara efisien. Beberapa elemen dasar dari manajemen aset adalah: a. Mengumpulkan informasi detail atas aset. b. Menganalisa data untuk menentukan prioritas dan mengambil keputusan yang lebih baik atas aset. c. Mengintegrasikan data dan pengambilan keputusan dalam perusahaan. d. Menghubungkan strategi untuk menunjukkan kebutuhan infrastruktur dalam rangka tujuan pelayanan, anggaran operasi, dan rencana pengembangan modal. 2.4. Penyusutan Aktiva yang dapat disusutkan adalah aktiva yang: a. diharapkan untuk digunakan selama lebih dari satu periode akuntansi; dan b. memiliki suatu masa manfaat yang terbatas; dan c. ditahan oleh suatu perusahaan untuk digunakan dalam produksi atau memasok barang dan jasa, untuk disewakan, atau untuk tujuan administrasi. Masa manfaat dari suatu aktiva yang dapat disusutkan harus diestimasi setelah mempertimbangkan faktor berikut: a. a. taksiran aus dan kerusakan fisik (physical wear dan tear) b. b. keusangan c. c. pembatasan hukum atau lainnya atas penggunaan aktiva. 2.5. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Biaya Penyusutan. a. Harga Perolehan (Acquisition Cost). b. Nilai Residu (Salvage Value). c. Umur Ekonomis Aktiva (Economical Life Time). 62



2.6. Metode Penyusutan a. berdasarkan waktu: 1) metode garis lurus (straight line method) 2) metode pembebanan yang menurun a) metode jumlah angka tahun (sum of the years digit method) b) metode saldo menurun (declining balance method) b. berdasarkan penggunaan 1) metode jam-jasa (service hours method) 2) metode jumlah unit produksi (productive-output method) c. berdasarkan kriteria lainnya 1) metode berdasarkan jenis dan kelompok (group and composite method) 2) metode anuitas (annuity method) 3) sistem persediaan (inventory method) 3.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET

Kesulitan UMK dalam manajemen aset

Belum ada tools manajemen aset

Pendekatan

Lifecycle Asset Management

Model-Driven Development Strategy

INCREMENTAL MODEL

Metode rekayasa perangkat lunak

Sistem Informasi Manajemen Aset UMK

Gambar 1.


Kerangka Pemikiran

,

63


4.

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.8.

Context Diagram Sistem Informasi Manajemen Aset UMK dtUnitKerja dtPersetujuanPengadaan dtPersetujuanPenghapusan

Yayasan

0

LapKebutuhanAset LapInventarisasi dtKategoriAset dtJenisAset dtRuang dtPembelanjaanAset dtPenyusutan dtMutasiBarang dtPenghapusanBarang BAU

LapKebutuhanAset LapPersetujuanPengadaan LapInventarisasi LapMutasiBarang LapOpnameFisik LapPenyusutan LapPengajuanPenghapusan LapPersetujuanPenghapusan LapPenghapusanBarang

Gambar 2. 4.9.

LapPenyusutan LapPembelanjaan LapKebutuhanAset LapPengajuanPenghapusan LapPenghapusanBarang LapMutasiBarang LapInventarisasi dtPengelolaUnit dtKebutuhan_aset dtPenerimaan_&_Inventarisasi dtPengajuanPenghapusan dtOpnameFisik

LapPersetujuanPengadaan LapPembelanjaan LapInventarisasi LapMutasiBarang LapPersetujuanPenghapusan LapPenghapusanBarang

Unit Kerja

Context Diagram Sistem Informasi Manajemen Aset

Dekomposisi Sistem

Gambar 3. 64

Sisfo Manajemen Aset UMK

PR_II

Dekomposisi Sistem Informasi Manajemen Aset UMK http://research.pps.dinus.ac.id


4.10. DFD DFD Level 0 Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:

Sisfo Manajemen Aset UMK d:\pasca\tesis\context\ dfd00003.dfd Sisfo Manajemen Aset UMK Level 0 Aug-31-2008 Analis Sep-07-2008 Analis

dtKategoriAset dtJenisAset dtRuang

1 dtUnitKerja dtPengelolaUnit dbKategori

Master

dbRuang dbJenis

dbUnit dbKategori

dbAjuan

dbInventaris

dbUnit

dbInventaris

dbBelanja

dbRuang

dbAjuan dbKategori LapKebutuhanAset dtPersetujuanPengadaan LapKebutuhanAset LapPembelanjaan

Unit Kerja

dbUnit 2 dtKebutuhan_aset dtPenerimaan_&_Inventarisasi

dbBelanja dbJenis dbRuang LapKebutuhanAset LapPersetujuanPengadaan dtPembelanjaanAset

Pengadaan

LapPersetujuanPengadaan LapPembelanjaan dbBarang dbBarang

dbJenis

3

LapPenyusutan

Penyusutan

dbBarang

dtPenyusutan dbSusut

BAU

LapPenyusutan dbInventaris

dbInventaris

dbMutasi

dbInventaris

dbSusut

PR_II 4 dbBarang

dbMutasi

Mutasi

dtMutasiBarang LapMutasiBarang dbUnit

LapMutasiBarang LapMutasiBarang dbHapus

dbHapus

dbBarang

dbBarang

dbUnit

5 dtPengajuanPenghapusan LapPenghapusanBarang LapPersetujuanPenghapusan LapPenghapusanBarang LapPengajuanPenghapusan dtPersetujuanPenghapusan dbAjuHapus

Penghapusan

dbAjuHapus

dbUnit dtPenghapusanBarang LapPengajuanPenghapusan LapPersetujuanPenghapusan LapPenghapusanBarang

dbInventaris

dtOpnameFisik

dbInventaris 6

LapInventarisasi LapInventarisasi LapInventarisasi dbUnit

dbInventaris

LapOpnameFisik LapInventarisasi

Opname Fisik

dbRuang dbBarang dbKategori

dbOpname dbOpname Yayasan

dbUnit

dbJenis dbJenis

Gambar 4. http://research.pps.dinus.ac.id

dbKategori

dbBarang

dbRuang

DFD Level 0 ,

65


4.11. Diagram Relasi Antar Tabel SIM Aset

Gambar 5.

66

Desain Relasi Tabel secara Logic.



4.12. Halaman Utama SIM Aset

Gambar 6.

Halaman Utama SIM Aset

4.13. Pembahasan Hasil Pengujian Metode pengujian yang digunakan untuk menguji program adalah white box dan black box. Metode white box ini adalah suatu metode desain test case yang menggunakan struktur control desain procedural untuk memperoleh test case. Dengan menggunakan metode pengujian white box, perekayasaan sistem dapat melakukan test case yang dapat : a. memberikan jaminan bahwa semua jalur independen pada suatu modul telah digunakan paling tidak satu kali. b. menggunakan semua keputusan logis pada sisi true dan false. c. mengeksekusi semua loop pada batasan mereka dan pada batas operasional mereka d. menggunakan structural data internal untuk jaminan validitasnya


,

67


No

Responden

Tabel 1. Perolehan Skor Nilai User Jawaban Skor SS

CS

M

SM

Nilai

1.

1

1x0

2x0

3x5

4x0

15

2.

2

1x0

2x1

3x4

4x0

14

3.

3

1x0

2x0

3x4

4x1

16

4.

4

1x0

2x0

3x5

4x0

15

5.

5

1x0

2x0

3x4

4x1

16

6.

6

1x0

2x1

3x4

4x0

13

7.

7

1x0

2x0

3x3

4x2

17

8.

8

1x0

2x0

3x4

4x1

16

9.

9

1x0

2x0

3x5

4x0

15

10.

10

1x0

2x1

3x3

4x1

15

11.

11

1x0

2x0

3x4

4x1

16

12.

12

1x0

2x1

3x4

4x0

14

Nilai rata-rata user

= (15 + 14 + 16 + 15 + 16 + 13 + 17 + 16 +15+15+16+14) / 12 = 182 / 12

Nilai rata-rata

= 15.16

Prosentase nilai

= 15.16 / 20 x 100 %= 75,8 %

Dari hasil perolehan skor dapat disimpulkan bahwa sistem mendapatkan penilaian dengan skor nilai 75.8 % yang artinya sistem layak dan dapat diterima oleh user karena prosentasenya di atas 50 %, dimana merupakan batas ambang antara sistem dapat diterima atau ditolak. Dengan demikian sistem informasi manajemen asset berbasis website ini dapat diterima baik oleh user, sehingga nantinya dapat diterapkan dengan baik untuk mendukung pengelolaan asset pada Universitas Muria Kudus. Pengujian kualitas informasi telah dilakukan dengan cara melakukan uji terhadap hasil pemrosesan didalam sistem dibandingkan dengan hasil perhitungan manual yang selama ini dilakukan oleh pihakpihak terkait. Informasi dikatakan berkualitas jika memenuhi kriteria : a. Benar (akurat) artinya informasi yang dihasilkan mencerminkan keadaan yang sebenarnya, bukan hasil dari manipulasi data. b. Tepat waktu, artinya informasi dapat disajikan tepat pada waktunya yaitu pada saat informasi tersebut dibutuhkan oleh pengguna. 68



c. Relevan, artinya informasi tersebut tepat guna bagi yang menerima atau pemakai informasi. d. Lengkap, artinya informasi memberikan semua kebutuhan pengguna yang perlu diketahui. 5.3. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan pada sistem informasi manajemen asset Universitas Muria Kudus terhadap sistem yang berjalan selama ini, maka penulis dapat mengambil suatu kesimpulan sebagai berikut : a. Telah dihasilkan sistem informasi manajemen aset berbasis intranet yang dapat mempermudah Universitas dan unit-unit dalam perencanaan anggaran pendapatan dan belanja. Kemudahan tersebut dibuktikan dengan hasil perolehan skor kuesioner, penilaian dengan skor nilai 75.8 % yang artinya sistem layak dan dapat diterima oleh user karena prosentasenya di atas 50 %. b. Sistem yang dihasilkan dapat memberikan informasi yang berkualitas kepada pihak-pihak terkait mengenai aset beserta kondisinya, hal ini dibuktikan dari hasil pengujian yang telah dilakukan dengan membandingkan antara perhitungan secara manual dengan perhitungan didalam sistem. c. Sentralisasi data didalam server intranet dan desentralisasi pengelolaan aset didalam unit-unit sehingga dapat mendokumentasikan setiap kegiatan yang terkait dengan data aset mulai dari pengajuan, pengadaan, penyusutan, mutasi, penghapusan, dan opname fisik aset secara real time. Setiap unit diberikan hak akses untuk dapat mengajukan permohonan pengadaan barang, penempatan, mutasi, penyusutan, penghapusan, dan opname sesuai dengan hak dan wewenang masing-masing. 5.4. Saran Dengan melihat hasil perancangan dan pengujian sistem diatas, penulis sampaikan beberapa saran yaitu : a. Sistem ini dapat dikembangkan pada pengelolaan asset bergerak. b. Sistem keamanan dan validasi dalam proses pengadaan, mutasi, penyusutan dan penghapusan masih perlu dikembangkan sehingga tidak terjadi penyalahgunaan hak akses. c. Dari hasil pengujian meunjuukan bahwa masih adanya kesulitan dalam menjalankan program, hal ini mungkin disebabkan oleh desain interface yang kurang user friendy sehingga perlu dikembangkan lagi agar user lebih mudah didalam menggunakan program. DAFTAR PUSTAKA [1] [2] [3] [4] [5] [6]

_______, 2008. “Renstra Universitas Muria Kudus”, UMK, Kudus _______, 2008. “Blueprint Sistem Informasi Manajemen Universitas Muria Kudus Tahun 20092014”, UMK, Kudus Hanif Al Fatta, 2007, “Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern”, Penerbit Andi, Yogyakarta. http://assetmanagement.wordpress.com/2007/06/14/ Kadir, Terra CH. Triwahyuni, (2003). “Pengenalan Teknologi Informasi” Penerbit Andi, Yogyakarta. Lukmanul Hakim, 2008, “Membongkar trik rahasia para master php”, Lokomedia, Yogyakarta.


,

69

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PADA UNIVERSITAS MURIA KUDUS

Recommend Documents