Panduan Penggunaan Sistem Informasi Penguatan dan Pemberdayaan Program Studi Universitas Muhammadiyah Surakarta
Diagram Alir Sistem Informasi Penguatan dan Pemberdayaan Program Studi Universitas Muhammadiyah Surakarta 1|Hal Unit Information Technology UMS
Login ke alamat http://rpps.ums.ac.id/rpps dengan username masing-masing.
1. Input Data RPPS atau RPF oleh pimpinan PS atau pimpinan Fakultas (Menu RPPS>DAU atau RPF>DAU)
2|Hal Unit Information Technology UMS
Detail Anggaran untuk setiap kegiatan pada setiap bulan.
2. Negoisasi. Pimpinan Prodi atau pimpinan fakultas, bersama dengan reviewer melakukan negoisasi dengan menggunakan data yang sudah dimasukkan ke dalam system. 3. Pengusulan RPPS/RPF a. Pilih menu RPPS>Pengusulan, atau RPF>Pengusulan berikan Centang (V) pada checkbox pernyataan agar muncul tombol “Usulkan”.
b. Klik Tombol “Usulkan”, akan muncul tampilan “Cetak Data RPPS/RPF” dalam format pdf
c. Kaprodi / Dekan dapat menyimpan file ini dalam format pdf atau dapat juga langsung diprint.
3|Hal Unit Information Technology UMS
4. Pengajuan Pencairan Pengajuan pencairan dana dilakukan oleh Kaprodi (untuk RPPS) atau oleh Dekan (untuk RPF) Untuk mengajukan pencairan dana, pencairan diajukan per 3 bulan dengan memilih menu Pengajuan>RPPS atau Pengajuan>RPF a. Tampilan untuk ajuan pencairan triwulan 3 (Januari-Maret) untuk Kaprodi, sedangkan untuk Dekan setelah kolom pengajuan, akan langsung kolom Acc WR I.
b. Untuk mengajukan anggaran, maka klik tombol “Ajukan Semua” jika ingin mengajukan semua anggaran selama 3 bulan (Januari-Maret) sesuai dengan tanda centang pada setiap kegiatan.
Setelah diajukan, maka selanjutnya akan muncul status “Menunggu” pada kolom “Acc Dekan”.
Gambar pengajuan pencairan dana RPF oleh Dekan
4|Hal Unit Information Technology UMS
Sedangkan untuk RPF, maka akan muncul status “Menunggu” pada kolom “Acc WR I”
5. Persetujuan Ajuan Pencairan Dana a. Persetujuan oleh Dekan. Setelah login ke dalam system, maka Dekan akan memperoleh informasi tentang ajuan RPPS yang belum mendapatkan persetujuan dari Dekan.
Dekan melalui menu Pengajuan>RPPS memberikan persetujuan terhadap ajuan pencairan dana dengan menekan tombol “Setuju Semua”, akan muncul tampilan sebagai berikut.
b. Persetujuan oleh Wakil Rektor I. Setelah login ke dalam system, maka Wakil Rektor I akan memperoleh informasi tentang ajuan RPPS atau RPF yang belum mendapatkan persetujuan dari Wakil Rektor I.
5|Hal Unit Information Technology UMS
Wakil Rektor I melalui menu Pengajuan>RPPS memberikan persetujuan terhadap ajuan pencairan dana dengan menekan tombol “Setuju Semua”, akan muncul tampilan sebagai berikut.
Tampilan pada menu Kaprodi pada saat ajuan pencairan dananya sudah disetujui oleh Wakil Rektor I.
c. Persetujuan oleh Wakil Rektor II Wakil Rektor II login ke dalam system dan akan menemui informasi sebagai berikut:
Wakil Rektor II melalui menu Pengajuan>RPPS memberikan persetujuan terhadap ajuan pencairan dana dengan menekan tombol “Setuju Semua”
6|Hal Unit Information Technology UMS
Setelah WR II memberikan persetujuan, maka system akan mencetak surat perintah pencairan dana RPPS/RPF yang di tanda tangani oleh WR II. Surat perintah ini dalam format pdf dan dapat langsung diprint atau juga dapat disimpan.
Tampilan pada menu Kaprodi pada saat sudah disetujui oleh WR II, dan siap dicairkan oleh Kantor Keuangan.
6. Pencairan dana oleh Kantor Keuangan Kantor keuangan login ke dalam system dan akan muncul informasi tentang ajuan yang sudah disetujui oleh wakil rektor II dan butuh untuk dicairkan.
7|Hal Unit Information Technology UMS
Untuk mencairkan ajuan maka bagian keuangan cukup klik tombol “Cairkan Semua”
Tampilan pada menu Kaprodi/Dekan jika Kantor Keuangan sudah mencairkan ajuannya ke dalam rekening
7. Pelaporan kegiatan oleh Kaprodi/Dekan a. Pilih menu Laporan Kegiatan>RPPS (untuk kaprodi) atau Laporan Kegiatan>RPF (untuk dekan)
8|Hal Unit Information Technology UMS
b. Klik Laporkan pada salah satu kegiatan yang akan dilaporkan kegiatannya.
c. Setelah diisi lengkap, Klik tombol Simpan Setelah disimpan maka pada menu Laporan keuangan>RPPS atau Laporan Keuangan>RPF akan muncul Status menunggu laporan keuangan dari Sekprodi/WAKIL DEKAN II.
8. Pembuatan Laporan Keuangan oleh Sekprodi atau Wakil Dekan II Pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan oleh Sekprodi atau Wakil Dekan II melalui menu Laporan keuangan>RPPS atau Laporan Keuangan>RPF
Sekprodi atau Wakil Dekan II memasukkan data laporan keuangan dan mengupload lampiran yang terkait dengan laporan keuangan
9|Hal Unit Information Technology UMS
Gambar input untuk realisasi penggunaan anggaran secara detail.
Tampilan input laporan keuangan saat siap untuk disimpan
10 | H a l Unit Information Technology UMS
Setelah Sekprodi atau Wakil Dekan II menyimpan laporan keuangan, akan muncul tampilan untuk mencetak laporan.
Klik “Cetak Laporan”, maka akan muncul laporan kegiatan dan keuangan dalam format pdf yang bisa disimpan atau langsung dicetak/print.
9. Verifikasi Laporan Keuangan oleh Kantor Keuangan. Selanjutnya Kantor Keuangan akan melakukan verifikasi terhadap laporan keuangan yang sudah dibuat oleh Sekprodi/WAKIL DEKAN II
11 | H a l Unit Information Technology UMS
Kantor keuangan memberikan catatan terhadap laporan keuangan yang dibuat oleh Sekprodi atau Wakil Dekan II, berdasarkan data-data yang dimiliki.
10. Monitoring oleh KaPMP/KaMPF KaPMP atau KaPMF dapat melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan RPPS atau RPF melalui menu Monitoring/Auditing>RPPS atau Monitoring/Auditing>RPF
KaPMP atau KaPMF memberikan hasil monitoringnya dalam bentuk catatan deskriptif tentang pelaksanaan kegiatan dan atau laporan keuangan.
12 | H a l Unit Information Technology UMS
11. Monitoring dan Audit dari QAC dan auditor. QAC dan auditor melakukan monitoring dan audit untuk semua kegiatan yang dilakukan oleh Program Studi dan Fakultas melalui menu Monitoring/Auditing
QAC dan auditor memberikan catatan dan penilaian terhadap kegiatan yang dilakukan oleh Program Studi atau Fakultas berdasarkan laporan kegiatan dari Kaprodi/Dekan, Laporan Keuangan dari Sekprodi, catatan /komentar dari KaPMP/KaPMF, dan catatan/komentar dari Kantor Keuangan.
File panduan ini dapat diperoleh di Http://rpps.ums.ac.id pada bagian Download, 6. Panduan Pengajuan dan Pelaporan Online (12 Januari 2011)
13 | H a l Unit Information Technology UMS
