PÁLYÁZATI PROGRAM MEGVALÓSULÁSA TECHNIKAI INFORMÁCIÓK A PROJEKT ZÁRÁSÁHOZ
Tartalom • • • •
Határidők a projekt megvalósításában Záró elszámolási csomag benyújtása Záró elszámolási csomag ellenőrzése Kötelező tevékenységek a fenntartási időszakban
Projekt megvalósításával kapcsolatos határidők TÁMOP-5.3.8.A2-12/1 és TÁMOP-5.3.8.A2-12/2 TÁMOP-5.3.8.A3-12/1 és TÁMOP-5.3.8.A3-12/2 Konstrukciók esetében: • •
•
Projekt fizikai befejezésének határideje: legkésőbb 2015. június 30. Projekt megvalósításának határideje: a projekt megvalósításának (támogatott tevékenység teljesült és a számlák kifizetése a Kedvezményezett részéről megtörtént) végső dátuma a projekt fizikai befejezését követő maximum 60. nap, de legkésőbb 2015. augusztus 29. Végső elszámolás és záró beszámoló benyújtásának határideje: projekttel kapcsolatos végső pénzügyi elszámolás és a záró beszámoló benyújtásának végső határideje a szakmai tevékenységek teljesítését és a megvalósítás során keletkezett számlák kiegyenlítését (projekt megvalósítását) követő 30. nap, de legkésőbb 2015. szeptember 28.
Projekt megvalósításával kapcsolatos határidők TÁMOP-5.3.8.A2-13/1 Konstrukció esetében: • •
•
Projekt fizikai befejezésének határideje: legkésőbb 2015. október 31. Projekt megvalósításának határideje: a projekt megvalósításának (támogatott tevékenység teljesült és a számlák kifizetése a Kedvezményezett részéről megtörtént) végső dátuma a projekt fizikai befejezését követő maximum 30. nap, de legkésőbb 2015. november 30. Végső elszámolás és záró beszámoló benyújtásának határideje: projekttel kapcsolatos végső pénzügyi elszámolás és a záró beszámoló benyújtásának végső határideje a szakmai tevékenységek teljesítését és a megvalósítás során keletkezett számlák kiegyenlítését (projekt megvalósítását) követő 30. nap, de legkésőbb 2015. december 30.
Utolsó módosítások lehetősége • Szerződésmódosítás: ha a módosítási kérelem benyújtásának dátuma legkésőbb a projekt fizikai befejezését követő 30 napon belüli. • Változás bejelentés: ha a változás bejelentés benyújtásra kerül a záró elszámolási csomag benyújtásával, de legkésőbb a záró elszámolás csomag hiánypótlásával egyidejűleg.
Záró elszámolási csomag benyújtása • Záró beszámoló és szükség esetén alátámasztó dokumentumai • Záró kifizetési igénylés és alátámasztó dokumentumai
Záró elszámolási csomag benyújtása • Beérkezés – Teljesen elektronikus benyújtás – Alátámasztó dokumentumok megküldése • Helyszíni ellenőrzés lehetősége • Hiánypótlás és korrekció lehetősége • Zárás
postai
úton
Záró elszámolási csomag benyújtása A Záró beszámoló az alábbi adatokkal egészül ki : – – – –
Adatszolgáltatás a fenntartási jelentéshez Arányosított bevételek Esélyegyenlőség érvényesülésének bemutatása Környezeti fenntarthatóság érvényesülésének bemutatása
FONTOS: • A beszámoló benyújtása előtt mindenképpen ellenőrizni kell a horizontális vállalások teljesítésülését, mert változás (alul- vagy felülteljesítés) esetén előzetesen be kell jelenteni (változásbejelentés/ szerződésmódosítás), hogy átvezetésre kerüljön az ellenőrzésig. • A záró beszámoló ellenőrzésekor az indikátorok vizsgálatára kiemelt figyelmet kell fordítani: Ellenőrizni szükséges, hogy a fizikai befejezésig teljesítendő indikátorok esetében teljesültek-e a hatályos szerződés szerinti vállalások. A kumuláltan megadott adatok ellenőrzésre kerülnek a helyszíni ellenőrzés során.
Záró elszámolási csomag benyújtása Záró kifizetési igénylés: • Lehetőség van „nullás” elszámolás benyújtására, ha minden felmerült költség időközi kifizetési igénylésekben elszámolásra került. • A támogatás látra szóló kamatai – olyan pénzügyi bevételnek minősülnek, amelyet a projekttel összefüggésben kell felhasználni. – a támogató felé történő elszámolása nem indokolt, és összegével a megítélt támogatási összeget nem kell csökkenteni, de nyilatkozat beadása szükséges, hogy a kamat a projekt terhére került felhasználásra.
Záró elszámolási csomag benyújtása •
Előleg-elszámolás: – Az előleg igénybevételét követően bármikor megkezdhető az előleggel való elszámolást, de legkésőbb a záró kifizetési igénylésben maradéktalanul kell elszámolni. – Amennyiben a köztes kifizetés eléri a támogatási összeg 70%-át, a benyújtott kifizetési igénylés támogatási összege előleg elszámolásra kerül. – Amennyiben ez nem sikerül az el nem számolt előleg visszakövetelésre kerül ügyleti kamattal terhelve, amely az előleg folyósításának napjától kerül kiszámításra!
Záró elszámolási csomag benyújtása Záró kifizetési igénylés: • Érdemes áttekinteni a projekt ideje alatt elszámolt költségtételeket, azok rögzítését a Pályázati eügyintézés felületen: – –
• •
Korábbi, téves rögzítés (például: nem megfelelő költséghely) esetén van lehetőség technikai költségmódosításra, amennyiben az nem került javításra. A költségvetésnek és így a számlák rögzítésének speciális jellegéből adódóan lehetnek téves rögzítések.
A technikai javítás kezdeményezhető nyilatkozat benyújtásával, melyben tételesen részletezésre kerül az elfogadott állapot és a javítási igény. Tipikus hibák elkerülése: – Nincsenek összhangban a dokumentumok (A szakmai teljesítés kronológiája nincs összhangban az alábbi dokumentumokkal: számla, teljesítésigazolás, megkötött szerződés.) –
–
„200 000 Ft-os szabály” • Amennyiben egy költségtételnél a támogatásigénylés meghaladja a 200 ezer forintot úgy az alátámasztó dokumentumok benyújtása szükséges abban az esetben is, ha költségösszesítő egy-egy soráról van szó (ekkor az adott sor összesen sorát kell figyelembe venni). • Kivétel ez alól az ERFA típusú költségek: ezekkel kapcsolatban az alátámasztó dokumentáció megküldése értékhatártól függetlenül szükséges. Dokumentumok benyújtása: • Hitelesített másolati példány szkennelve elektronikus feltöltéshez vagy adathordozón való beküldéshez • A költség- és számlaösszesítőket elektronikusan (xls) és hitelesített másolati példány szkennelve
Helyszíni ellenőrzés lehetősége
10-25 millió Ft közötti támogatási összeg
25 és 250 millió Ft közötti támogatási összeg
• Kockázatelemzés alapján (25%) • Ha összesítők összege> 10 millió az Ft
• A projekt végrehajtása során legalább egyszer, a zárást megelőzően, kivéve, ha a kockázat elemzés nem indokol korábbi ellenőrzést.
Helyszíni ellenőrzés dokumentumai Értesítőlevél Projekt azonosítója Ellenőrzés célja Jogszabályi felhatalmazás megnevezése Az ellenőrzésen megvizsgálni kívánt dokumentáció Ellenőrzés időpontja és helyszíne Képviselet igénylése (aláírásra jogosult, vagy meghatalmazottja) Megbízólevél Projekt azonosítója Ellenőr neve, Igazolványszám Felhatalmazás, Felhatalmazó aláírása Bélyegzőlenyomat Jegyzőkönyv
A helyszíni ellenőrzés során kiemelten vizsgált területek I. A 4/2011. Kormány rendelet alapján ellenőrzések során ellenőrizni kell különösen:
a
helyszíni
a projekt támogatási szerződésének megfelelő fizikai és pénzügyi előrehaladását és azok összhangját: Pályázatban foglalt, vállalt tevékenységek végrehajtása Időbeli előrehaladás vizsgálat a pályázat ütemterve szerint Indikátorok megvalósulásának ellenőrzése a kedvezményezett által benyújtott nyilatkozat összhangját az azt megalapozó bizonylatokkal, a termékek, szolgáltatások szerződéssel való összhangját,
teljesítésének
a
támogatási
A helyszíni ellenőrzés során kiemelten vizsgált területek I. a kifizetési igényléshez benyújtott alátámasztó bizonylatok és dokumentumok eredeti példánya rendelkezésre áll, megegyezik a kifizetési kérelemhez benyújtott másolattal: SZÁMLÁK, BIZONYLATOK (eredeti példányok megléte, egyezőség a benyújtott másolatokkal, záradék) BANKSZÁMLAKIVONATOK, KIADÁSI PÉNZTÁRBIZONYLATOK (eredeti példányok megléte, egyezőség a benyújtott másolatokkal) ELKÜLÖNÍTETT SZÁMVITELI NYILVÁNTARTÁS (gazdasági esemény beazonosítása, elkülönítés szabályszerűségének vizsgálata)
A helyszíni ellenőrzés során kiemelten vizsgált területek III.
a nyilvánosságra és tájékoztatásra vonatkozó közösségi szabályok betartását, esélyegyenlőségi és fenntartható fejlődéssel kapcsolatos vállalások a közbeszerzésekre és három ajánlatos beszerzésekre vonatkozóan a benyújtott dokumentumok eredeti dokumentumokkal való összhangját, a benyújtott dokumentumok valódiságát, a dokumentumok megőrzésére vonatkozó szabályokat, a projekt szintű elkülönített nyilvántartás vezetését.
dokumentációs
és
számviteli
A helyszíni ellenőrzés eredménye További intézkedés nem szükséges
Hiánypótlás benyújtása szükséges
Egyéb intézkedés kezdeményezése (szerződésmódosítás, korrekció, stb.) szükséges
Szabálytalansági eljárás kezdeményezése szükséges
Szabálysértési vagy büntetőeljárás kezdeményezése szükséges
Hiánypótlás, korrekció
•
•
Záró kifizetési igénylés esetén nincs lehetőség „jótétel” kifizetésére. Hiánypótlás – teljes körű ZKI és ZB együtt – esetleg helyszíni ellenőrzés is: – Elektronikusan történik – Hiánypótlás jellegétől függően a hiánypótlásra rendelkezésre álló napok száma 5-15 naptári nap Korrekció: – Elektronikusan történik – Ha a hiánypótlás nem teljesül, korrekcióban további hiánypótlás lehetőséges. – A korrekcióra rendelkezésre álló idő 40 nap – Több körben is történhet.
Projekt zárása Amennyiben a záró csomag ellenőrzése során nem merült fel hiánypótlás,korrekció, nincs folyamatban szabálytalansági eljárás, vagy a hiánypótlás/korrekció is lezárult, a záró beszámoló jóváhagyásra kerül. A záró beszámoló jóváhagyását követően kezdődik a fenntartási időszak.
KÖSZÖNJÜK A FIGYELMET!
