PROFIS project SEE/D/0233/1.2/X
Emlékeztető Technikai mebeszélés a PROFIS projekt magyar partnerei részére Helyszín: Budapest - 1116, Fehérvári út 130. (bejárat a Kondorfa u. 1. felől) Dátum: 2013. Január 16.
Number of Work Package:
WP1
Task:
1.1. GA &PMB meetings
Deliverable Dissemination:
Internal document
Deliverable Due Date:
25 January 2013
Task leader:
LP ‐ BZN
Contributing partners:
UG
Version
1
Submission date
19/01/2013
Status
final
Comments from
Submitted and finalized by BZN
AGENDA 2013. január 16. Téma 09:00 – 09.20 09:20 – 10:00
Résztvevők bemutatkozása (Introduction of project participants, responsibilities) A SEE Programme szabályai, működése (elszámolható költségek, jelentések készítése, kifizetések, költések időbeli ütemezése, jelentése, átcsoportosítás) (Rules of South East European Programme (eligible expenditures, reporting, reimbursement, spending forecast, budget shifting)
10:00 – 11:00 11:00 – 12:00
WP3 – megvalósítás, tervezett módszertan (WP3 – Implementation, planned methodology) Felkészülés a Győri Egyetemen – 2013 február 7-8-án - megrendezésre kerülő nyitó projekttalálkozóra (Preparation of the Kick-off meeting, wich will be held in Győr at premises of UG on 7-8 February, 2013)
Résztvevők ERDF PP1
Dr. DŐRY Tibor
ERDF PP1
TILINGER Attila
ERDF PP1 – UG
TÓTH Eszter
LP – BZN
GERGELY Szilvia
LP – BZN
MOKCSAY Bernadett
A megbeszélés célja: - A magyar projektpartnerek felkészítése a SEE Programban való részvételre, - Felkészülés az Universitas Győr által rendezendő nyitó projekt meetingre, a feladatok teendők egyeztetése, átbeszélése - A WP3 munkacsomag rövid áttekintése, a tervezett módszertan kezdeti egyztetése (A WP3 munkacsomag megvalósításával idul a projekt, melynek Az Universitas Győr a felelőse)
Bevezető: Mokcsay Bernadett (BZN) ismertette a napirendi pontokat és a megbeszélés célját. Ezután a partnerek röviden bemutatkoztak.
A SEE Programme szabályai, működése (elszámolható költségek, jelentések készítése, kifizetések, költések időbeli ütemezése, jelentése, átcsoportosítás): Mocsay Bernadett (BZN) a VÁTI Nonprofit Kft. által készített összefoglaló diák alapján röviden bemutatta a program működését, szervezeteit, szereplőit és szabályait. Finanszírozás: 85% ERFA forrás, 10% hazai társfinanszírozás, 5% önerő JTS (Joint Technical Secretariat) és a vezető partner (a teljes konzorcium nevében) szerződést köt az ERFA támogatásra. A vezető partner a JTS-nek küldi be a projekt szintű jelentést, valamint a JTS folyósítja a vezető partner felé az ERFA támogatást. A vezető partner utalja azt tovább a projekt partnerek felé. Magyarországon a hitelesítésre kijelölt szervezet (First Level Control Body) a VÁTI Nonprofit Kft. A Magyar projekt partnerek a VÁTI-val kötnek szerződést a hazai társfinanszírozásra (A társfinanszírozás összege a partneri költségvetés10%-a, mely 100% előlegként kerül kifizetésre) A hazai partnereknek VÁTI felé kell benyújtaniuk a partneri jelentést valamint hitelesítésre a felmerült költségeket. A VÁTI állítja ki kettő eredeti példányban a hitelesítési nyilatkozatot (Declaration on validation of expenditures) melynek egy példányát a vezető partner részére kell átadni a project szintű jelentés összeállításához. A társfinanszírozási szerződés megkötése ügyében a projekt partnernek kell eljárnia. Ez a vezető partnertől függetlenül zajlik. A társfinanszírozási szerződés megkötéséhez a vezető partner megküldi a következőket: - JTS-szel megkötött főszerződés másolatát (Subsidy Contract) - Az elfogadott pályázatot (Application Form/AF) - A Partnerségi megállapodást (Partnership Agreement) - A Lead Partner Confirmation másolatát A szerződéskötéshez szükséges kitöltendő nyomtatványokat a VÁTI Nonprofit Kft. adja ki. A 3/a és 3/b nyomtatványt az elfogadott pályázati nyomtatvány (AF) alapján kell kitölteni. A szerződéskötéshez szükséges projekt összefoglalót szintén a pályázati nyomtatvány (AF) alapján kell elkészíteni - magyar nyelven - abban a projekt megvalósítása során a projekt partner feladatait kell leírni. Jelentések: A partneri jelentések benyújtása szintén a vezető partnertől függetlenül zajlik. Minden periódus végén a partneri jelentés esetében hiánypótlására 2 alkalom és összesen 15 nap áll rendelkezésre.
A vezető partner a partnerektől kapott beszámolók alapján állítja össze a projekt szintű jelentést. Nagyon fontos a tervezett időbeli költés betartása, mivel a projekt csak 2 éves és hosszabbításra nincs lehetőség. Elszámolási periódusok közül az 1. és a 2. periódus három, a többi 6 hónapos. Az 1. periódus vége 2013. március 31. Átcsoportosítás: Költségátcsoportosításra partnerek között 1 alkalommal van lehetőség a projekt futamideje alatt. Költségsorok és munkacsomagok között projekt szinten 10% erejéig lehet eltérni a tervezettektől. Az egyes partnerek ilyen jellegű átcsoportosítást csak a vezető partner és a JTS jóváhagyásával tehetnek meg. Elszámolási irányelvek: Ezek részletes leírását a VÁTI által kiadott tájékoztató tartalmazza. Külső szolgáltatások esetében 1000 EURO értékhatár felett 3 árajánlat szükséges a piaci ár igazolására. Olyan szervezet nem lehet ajánlattevő, amelyben a projekt partnernek tulajdonrésze van. A személyi költségek és a munkaidő elszámolás alátámasztására time-sheet vezetése szükséges. Ebben fel kell tüntetni, hogy az adott személy melyik activityben milyen tevékenységet végzett. A beszámolóhoz csatolni kell a munkaszerződést és a munkaköri leírást is. A költségeket EURO-ra a periódus utolsó hónapjának középárfolyamával kell átszámítani. A napidíjak elszámolásának 3 elfogadott módszere: (A felmerült költségek összege egyik módszer esetén sem haladhatják meg az EB által megállapított napidíj mértékét.) 1. EB által megállapított napidíj: fedeznie kell a szállás, ellátás és helyi közlekedés költségeit, 2. Belső szabályozás szerinti külföldi napidíj + szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés, helyi közlekedés, 3. Ha nem kerül külföldi napidíj kifizetésre: a szállás, ellátás, országon belüli távolsági közlekedés, helyi közlekedés költsége számolható el. Az elszámolásokhoz mindig az eredeti számlákat kell benyújtani. A projektben bevétel nem keletkezhet. Ha bevétel keletkezik, annak összege levonásra kerül a támogatásból. Külső szakértői díjak soron számolandók el a megbízási szerződések díjai. Nem kell kötelezően táblát kitenni az intézményre a projekt megvalósításával kapcsolatban.
Felkészülés a Győri Egyetemen – 2013 február 7-8-án megrendezésre kerülő nyitó projekttalálkozóra A kick-off meeting célja a projekt közös értelmezése. Az első General Assembly meeting-en (GA) főleg az adminisztratív, pénzügyi és menedzsment feladatokat kell átbeszélni. Ez közelítőleg 1 napot vesz igénybe majd meg kell fogalmazni az 1-6 hónap teendőinek listáját is. Fontos a minőségbiztosítási folyamat tisztázása és a módszertan ismertetése. Legkésőbb április közepe-vége felé újabb GA meeting-et volna célszerű összehívni, ahol már a szakmai programot komolyan el kell indítani. Ez sok feladatot jelent majd, mivel néhány partner nem rendelkezik elég tapasztalattal ezen a területen. Számukra több útmutatást és segítséget kell adni. Áprilisban el kellene kezdeni a National Study-k elkészítését. Ki kell hangsúlyozni, hogy a projekt igen szoros időbeli ütemezéssel valósul meg, hosszabbításra nincs lehetőség. A szervezéssel kapcsolatban megállapodás született, hogy a meghívót, a közlekedési tudnivalókat, szállás javaslatokat az UG január 18-án kiküldi a partnerek részére. A regisztrációs lapot január 25-i határidővel kéri vissza. A megbeszélésen közösen véglegesítésre került az Agenda. A végleges programot a vezető partner küldi meg a résztvevőknek. A jelenléti ívhez és a kitűzőkhöz használandó template-eket a vezető partner készíti el és küldi meg UG-nek, ezekből a regiszrációs lista alapján UG elkészíti a kitűzőket és a jelenléti ívet. A partnerek prezentációit a vezető partner gyűjti össze. A meeting végén Mokcsay Bernadett megköszönte a részvételt és lezárta a megbeszélést. Budapest, 2013. január 19.
