Roadshow szervezése A Roadshow-t az ország több városában, településén érdemes megszervezni, hasonló tartalommal. Résztvevőként elsősorban a kis- és közepes méretű vállalkozások vezetőit ajánlott meginvitálni. Ezeken a rendezvényeken kifejezetten gyakorlati példákon, sikertörténeteken illusztrálva kerülnek bemutatásra a rugalmas foglalkoztatási formák előnyei. A roadshow a konferencia-előadásoknál kötetlenebb, a szeminárium típusú eseményeken a szakmai tartalom illeszkedik a hallgatóság igényeihez. Az előadások interaktívak, mindenki számára érthetőek, befogadhatóak. A Roadshow rendezvényeken – hasonlóan a munkaadóknak tartandó workshopokon - a résztvevőknek lehetőségük van feltenni kérdéseiket. A Roadshow rendezvények célja, hogy a mindennapokban is használható segítséget adjon a megjelenteknek, így a szakmai tartalom összeállításánál, az előadások és az előadók kiválasztásánál törekedni kell a konkrét témák, problémák, élethelyzetek bemutatására. A Roadshow rendezvény előkészülete és megszervezése megegyezik a Munkaadói workshop rendezvényének előkészületeivel, azonban előre meg kell tervezni, hogy hány helyszínen kerül a roadshow megrendezésre. Érdemes átgondolni, lesz-e állandó stáb, kik alkalmasak betegség vagy elfoglaltság esetén az előadók vagy munkatársak helyettesítésére. Fontos kérdés az is, hogy milyen ütemben követik egymást a roadshow eseményei. A résztvevők számára meg kell szervezni az utazást, a roadshow-ban részt vállalók elszállásolását, a kihelyezett programon kívüli egyéb eseményeket, amelybe beleértendő az is, hogy üzleti szempontból kikkel és milyen formában szeretnének találkozni a szervezők, és milyen formában.
A helyszínválasztás szempontjai A rugalmas munkaszervezés népszerűsítéséhez több rendezvényforma került ismertetésre. Ezek szervezésénél természetesen nem lehet ugyanazokat a szempontokat figyelembe venni, hiszen egy vidéki kisvárosban megrendezendő workshop alkalmával - melynek célja a látogatók és kiállítók közötti formális és informális tájékoztatás, a közvetlen találkozási lehetőség biztosítása – egészen más igények dominálnak, összehasonlítva egy fővárosban megrendezendő konferenciával, ahol elsősorban a szakértők, előadók prezentációjának zavartalan technikai biztosítása, a kommunikáció megfelelő és közérthető áramlása, a tájékoztatás a fő szempont. A helyszínválasztás szempontjai A rugalmas munkaszervezés népszerűsítéséhez több rendezvényforma került ismertetésre. Ezek szervezésénél természetesen nem lehet ugyanazokat a szempontokat figyelembe venni, hiszen egy vidéki kisvárosban megrendezendő workshop alkalmával - melynek célja a látogatók és kiállítók közötti formális és informális tájékoztatás, a közvetlen találkozási lehetőség biztosítása – egészen más igények dominálnak, összehasonlítva egy fővárosban megrendezendő konferenciával, ahol elsősorban a szakértők, előadók prezentációjának zavartalan technikai biztosítása, a kommunikáció megfelelő és közérthető áramlása, a tájékoztatás a fő szempont.
A rendezvényhelyszín kiválasztásánál fontos felmérni a helyiség alapterületét, fekvését, világítását és szellőztethetőségét, ezért ha nem szállodát, hanem valamilyen közintézményt biztosítunk a rendezvény lebonyolítására, ezeket a szempontokat sem hagyhatjuk figyelmen kívül. A roadshow alkalmával előadások megtartására kerül sor, ezért külön figyelmet kell fordítani arra, hogy a helyszín nagy alapterületű, könnyen berendezhető, természetes fénnyel vagy jó megvilágítással rendelkező legyen, az előadások idejére könnyen elsötétíthető jelleggel. Témától függően videó konferenciát is lehet tartani, vagy ennek lehetőségét ki lehet használni. Ezzel például külföldi vagy földrajzilag távol lévő előadók, szakemberek egyaránt on-line módon bekapcsolhatók. Szükséges a bejárathoz regisztrációs pultot felállítani, melynél követhető a látogatók létszáma és személye, illetve a résztvevők számára összeállított információs anyagok is átadhatók.
A rendezvények technikai feltételei Országos Road Show, technikai igénye: • Projektor • Laptop • Vetítővászon vagy fehér falfelület • Pulpitus az előadónak • Stábszoba / Titkársági szoba • Ruhatár • Regisztrációs pult Minden rendezvényen általánosan ajánlott fényképezőgépen és videó-kamerán rögzíteni az eseményeket, az előadókat, előadásokat, újdonságokat. Ez az alapja az esemény dokumentálásának. A rendezvények személyi feltételei A rugalmas munkaszervezést népszerűsítő rendezvények megszervezését egy hierarchikusan összeállított, feladatorientált csapat tudja hatékonyan elvégezni. Szükséges a célkitűzés meghatározása és annak folyamatos nyomon követése, a feladatok meghatározása, koordináció, az egyes feladattípusok végrehajtása és ellenőrzése. A rendezvények lebonyolításában fontos szerepet töltenek be az informatikai munkatársak. Mindemellett a külső szakértők bevonása nélkülözhetetlen a megfelelő szakmai tartalom minőségbiztosításához.
Roadshow • Általános szervezetfejlesztési tanácsok munkáltatóknak A rugalmas munkaszervezéssel kapcsolatos, kifejezetten a KKV szektor szervezetfejlesztési, költségoptimalizálási lehetőségeinek bemutatása szakértők által, a rugalmas foglalkoztatási formák bevezetésének tükrében. Az előadások tematikájának részletes kidolgozása során felhasználásra kerülnek a nagyvállalati szervezetfejlesztés azon tapasztalatai, amelyek a kis és középvállalkozások esetében is relevánsak. •
A rugalmas munkaszervezés bevezetéséhez igénybe vehető ingyenes szolgáltatások, kiadványok Azoknak a tanácsadói szolgáltatásoknak és már megjelent kiadványoknak a bemutatása, melyek hasznos segítséget adhatnak a munkaadóknak a rugalmas munkaszervezés bevezetéséhez. A szolgáltatások tanácsadásra, személyügyi és kompetencia-fejlesztő készségek felmérésére vonatkozhatnak, a kiadványok tekintetében külön hangsúlyt fektetve a hazai és nemzetközi tapasztalatok bemutatását célzó nyomtatott és elektronikus forrásanyagokra, pénzügyi elemzésekre. • A rugalmas foglalkoztatás előnyei és veszélyei munkáltatói szemmel A rugalmas foglalkoztatás kockázat-elemzés megközelítésű értékelése. Az előnyök és veszélyek számszerűsítésére tett kísérletek. • A rugalmasságot növelő foglalkoztatási formák bemutatása 1. távmunka, 2. részmunkaidős foglalkoztatás, 3. munkaerő-kölcsönzés, 4. bedolgozás, 5. rugalmas munkaidő rendszerek. • A rugalmas foglalkoztatás bevezetésének gyakorlati lépései Szervezetfejlesztés fogalma, eszközei. Diagnózis készítése. Cselekvési összetevők, folyamatfenntartó összetevők. Módszertani szempontok. Felmérés – Tervezés – Bevezetés Monitoring. • Feladatkiosztás, ellenőrzés, feladatmenedzsment rugalmasan Hogyan tudja irányítani vállalkozását egy cégvezető, miután bevezette a rugalmas foglalkoztatást? Milyen kihívásokkal, problémákkal szembesül? Milyen automatikus előnyöket élvez?
• A sikeres pályázat titka, pályázatírási tippek KKV-k számára A pályázatok elkészítéséhez, beadásához, lebonyolításához, elszámolásához kapcsolódó gyakorlati ismeretek. Az előadó egy pályázatíró vállalkozás képviselője, aki lehet egy állandó szakmai előadó partner, vagy minden esetben az adott településen székhellyel rendelkező cég. • Legyen jelen a Net-en! A rugalmas foglalkoztatáshoz, azon belül a távmunkához kapcsolódó érdekes és népszerű téma az Internet. Ennek KKV orientált lehetőségeit mutatja be egy online marketing szakértő vállalkozás képviselője. Az előadó egy helyi cég képviselője, vagy egy általános, együttműködő partner lehet. • Család-barát munkahelyek kialakításának szempontjai és támogatási lehetőségei A családbarát munkahely fogalma, követelményrendszere és szervezetfejlesztési aspektusai. Auditálási és minősítési kérdések. • Esélyegyenlőség és rugalmas munkavégzés Az előadás keretében bemutatásra kerülnek a munkaerő-piaci szempontból hátrányos helyzetű álláskeresők, munkavállalók rugalmas formában történő elhelyezkedési lehetőségeit, foglalkoztatását támogató programok, pályázati lehetőségek. •
Egy külső vállalkozás által a projekt tartalmához, a szolgáltatásportfolió valamely eleméhez kapcsolódó szakmai előadás. A külső vállalkozó képviselője által biztosított a „helyi értékek, szokások” megjelenítése a rendezvényen. Az adott előadás konkrét tartalma minden esetben a külső vállalkozó preferenciái és a rendezvényszervező szakértő munkatársak szakmai elképzeléseinek egyeztetése után alakul ki. • A munkaügyi ellenőrzés gyakorlati tapasztalatai Munkaügyi, adóügyi ellenőrzési problémák és tapasztalatok munkaadóknak, megtörtént esetek, példák bemutatása, megvitatása a résztvevőkkel. • Kerekasztal-beszélgetés A kerekasztal-beszélgetésre meghívásra kerülhet 1 vagy 2 helyi szakértő, vállalkozó személy is, akik a szükséges „helyi értéket, szokást” képviselik, jobban megértik a célcsoport lokális problémáit (A kerekasztal-beszélgetés kezdetén 3-4 szakértő vitát indít a rendezvény során érintett, érdekesnek talált témákban, vagy ehhez kapcsolódó komplementer területeken. A vitát egy moderátor úgy irányítja, hogy a hallgatóság minél több tagját igyekszik bevonni, interaktívvá, családias légkörűvé téve a beszélgetést.) Fővédnök, előadók, szakértők: • a Szervezet vezetője • az együttműködő szervezetek, egyesületek, vállalkozások vezetői • a rugalmas munkaszervezés szakmai tanácsadói, szakértői • marketing szakértők, tanácsadók • humán szervezői, pénzügyi szakértők • pályázatírási tanácsadók • munkaügyi, munkajogi tanácsadók
• •
meghívott előadók, helyi vállalkozások vezetői, képviselői moderátor, kommunikációs vezető
Motivációteremtés eszközei a részvétel növelése érdekében Az utóbbi években megnövekedett a konferenciák, rendezvények száma, éppen ezért a rendezvények szervezésének előkészítésekor minden olyan eszközt érdemes felhasználni, amely a rugalmas munkaszervezés iránt felkelti az érdeklődők figyelmét, és arra ösztönzi a vállalkozókat, hogy személyesen vegyenek részt az ilyen témájú rendezvényeken. A motiváció eszközei lehetnek: • olyan előadók, fővédnökök, díszvendégek meghívása a programra – és nevük feltüntetése a publikált hirdetésekben, Meghívókon -, amely társadalmi érdeklődésre tarthat számot • olyan technikai eszközök alkalmazása a rendezvényen, amely eltér a megszokott eszközöktől, kiemelkedik és újdonságot kínál a jelenlévőknek • olyan témák kiválasztása a rendezvény programjának összeállításakor, amely közérdeklődésre tarthat számot. Ilyen témák lehetnek egy vállalkozást célzó rendezvény esetében a forrásteremtés, a versenyképesség növelés, munkavállalóknak szóló rendezvények esetében a személyes álláskeresési és karrier-tanácsadás, álláslehetőségek kínálata, képzések felvonultatása A rendezvények látogatottságát tovább motiválhatja: • neves szponzorok felajánlásai a látogatók között • pályázatok, szakmai versenyek meghirdetése • szakmai díjak meghirdetése Természetesen figyelembe kell venni egy-egy rendezvény létszám-igényét, befogadó-képességét. Egy sajtótájékoztatón megjelenő ideális létszám 20-30 fő (beleértve az online és offline médiákat, televíziós stábokat). Munkaadói-munkavállalói rendezvények esetében számíthatunk 40-60 vagy ez utóbbi esetében akár 80-100 érdeklődőre is, igaz, hogy egy álláskereső workshop-ra folyamatosan érkezhetnek az érdeklődők, így ez a létszám nem a nyitás időpontjára, hanem összlétszámában tapasztalható. Roadshow szervezésénél figyelembe kell venni az adott település nagyságát, és az abban található vállalkozások számát. Kisebb településeken 15-25, nagyobb településeken 35-45 vállalkozás jelenthet meg egy-egy rendezvényen. Az országos konferenciákra eredményesen toborozható létszám 120 – 150 fő, jó motivációs eszközökkel azonban ez a létszám akár 250-300 fő is lehet.
Toborzás és népszerűsítés A rugalmas munkaszervezési módszereket bemutató rendezvény akkor éri el célját, ha megfelelő számú érdeklődőhöz, azon belül megfelelő számú potenciális célcsoporthoz jut el. Olyan mikro-, valamint kis- közép és nagyvállalatokat kell tehát elérni és számukra a rendezvényt megszervezni, amelyek nyitottak a változások befogadására, és képesek azokat végrehajtani.
Hogyan tudunk minél több olyan vállalkozást a rendezvény hatósugarába vonni, amely képes a fent említettek befogadására? Néhány hatékony módszer a látogatók toborzására, a rendezvény népszerűsítésére: •
A rendezvény Interneten való megjelenítése – a program teljeskörű ismertetése, regisztrációs lehetőség, esetleg Fórum, e-mail cím feltüntetése a további segítség kéréshez. Minden szervezet számára ajánlott – főleg, amely a rugalmas munkaszervezési módszerek bevezetésének és tapasztalatainak megosztásához szervez rendezvényeket – saját weboldalt működtetni, és azon a rendezvényekkel kapcsolatos információkat feltüntetni. A rendezvények akár naptár-rendben is feltüntethetők, vagy külön hivatkozással lehetnek elérhetők. Az egyes rendezvényeknek ajánlott külön oldalt készíteni, azon feltüntetni a rendezvény programtervezetét és előadóit, valamint egy külön oldalt biztosítani az online regisztrációnak. Hasznos továbbá korábbi rendezvények tudósításait, sajtócikkeit, esetleg fotógalériát összegyűjteni és az oldalon elérhetővé tenni az érdeklődők számára. •
A rendezvény hivatalos weboldalára mutató internet-hirdetések (Bannerek, Flashanimációk) más oldalakon való elhelyezése. Ajánlott szabványméretű online hirdetések készíttetése, melyeket a szervezet partnerei, társoldalai saját internet-oldalukon elhelyezhetnek, az adott rendezvény oldalára mutató közvetlen hivatkozással. A hirdetések egyszerű, figyelemfelkeltő szövegezéssel készüljenek, amelyek felkeltik a célcsoport érdeklődését. • Más rendezvényeken való megjelenés, figyelemfelkeltés, kommunikáció. Amennyiben lehetőség van más rendezvényeken előadóként, moderátorként, szakértőként megjelenni, ajánlott a rendezvényt a hallgatóság számára megemlíteni, illetve – ha készült print hirdetési anyag – azt az információs pulton elérhetővé tenni. Így bővíthető az érdeklődők köre olyan vállalkozásokkal, akik addig még nem ismerték szervezetünket, de a munkaszervezési módszer iránt érdeklődést mutatnak. •
Partnercégekkel, partnerszervezetekkel való együttműködés keretében a rendezvény felhívásának közzététele – azok saját adatbázisában, saját partnerei között. Mindenképpen hasznos együttműködést kötni olyan szervezetekkel és intézményekkel, melyek a rendezvény célcsoportjaival valamilyen kapcsolatban állnak. Így számukra hiteles forrásból –saját partnerszervezetük által- eljuttatható a rendezvény Meghívója. • Újsághirdetés megjelentetése Azoknak a célcsoportnak megtalálására alkalmas ez a toborzási forma, melyhez a rendezvény híre semmilyen más módon nem jutna el. • Rádió-hirdetés együttműködő média-partnerek bevonásával Azoknak a célcsoportnak megtalálására alkalmas ez a toborzási forma, melyhez a rendezvény híre semmilyen más módon nem jutna el. A hirdetések megjelentetéséhez ajánlott az adott médiával együttműködési megállapodást kötni a költséghatékonyság szem előtt tartásával. •
Újságcikkek megjelentetése a helyi sajtóban, egy-egy téma kiválasztása, az aktuális rendezvény időpontjának és jelentkezési lehetőség feltüntetése.
Nagyon hatékony hirdetési eszköznek számít, mivel nem direkt, hanem közvetett módon hívja fel a figyelmet az aktuális rendezvényre. Ajánlott egy-egy, a rendezvényen elhangzó témát röviden összefoglalva, akár interjú formájában közzétenni, és a cikk végén felhívni az olvasók figyelmét a közelgő rendezvényre, melyen természetesen az olvasottaknál bővebb információt kaphatnak az adott témáról. •
Amennyiben van korábbi, hasonló rendezvényekről összegyűjtött adatbázis a rugalmas munkaszervezés iránt érdeklődő szervezetekről, cégvezetőkből, a rendezvény Meghívóját számukra is hasznos elküldeni, mivel potenciális érdeklőknek számíthatnak a témakörben.
A toborzás és népszerűsítés során fontos, hogy ne csak magyar, hanem angol – vagy akár több idegen nyelven is - szülessenek információk. A munkaerő szabad áramlása ma már az EU tagországain belül természetes. Utánkövetés, adatbázisépítés Utánkövetés A rendezvény nem ér véget az előadások befejezésével – több teendője is van a szervezőknek az utánkövetés során: • Köszönőlevelek kiküldése. A rendezvényen megjelent szakértők, előadók, kiemelt meghívottak részére hivatalos levélben ajánlott részvételüket megköszönni, biztosítva őket arról, hogy a szervezők hasonló rendezvényeken is számítanak részvételükre. • Fotók, videók utómunkálatai. A rendezvényen készült fotók és videófelvételek saját adatbázisban (CD-n, szerveren) történő elhelyezése, valamint a publikussá tehető információk weboldalon történő elhelyezése közérdeklődésre is számot tarthat. • Sajtócikkek begyűjtése. A rendezvényről megjelent tudósítások figyelése és összegyűjtése, szkennelése / tárolása, archívumba tétele és a legérdekesebbek megjelentetése a saját internet felületen szintén számot tarthat az érdeklődésre. • Adatbázisépítés A rendezvényre regisztrált, és megjelent érdeklődők adatainak adatbázisban való összegyűjtése később hasznos forrása lesz hasonló rendezvények látogatóinak toborzásához. Adatbázisépítés A rendezvények lebonyolítása során két alkalommal nyílik alkalom arra, hogy a téma iránt érdeklődőket saját adatbázisba rendezzük. •
Regisztrációs visszaigazolás kérése részvételi szándék megerősítéséről
A visszaigazolásban ajánlott elkérni az érdeklődő nevét, cégnevét, cégcímét, e-mail és telefonos elérhetőségét a későbbi kapcsolattartáshoz. Amennyiben módunkban áll, kérjük ki a véleményét a rendezvényen elhangzó témákról – van-e olyan konkrét kérdés, témafelvetés, melyről szívesen hallana bővebben? A kérdésfeltevéssel akár később rendezvényekhez kaphatunk támpontokat, akár az aktuális rendezvényt tehetjük a résztvevők számára közvetlenebbé.
•
A rendezvény regisztrációs pultjánál elhelyezett névjegykártya-gyűjtőben hagyott névjegykártyák alapján
A névjegykártyákból készíthető a legpontosabb adatbázis, mivel ezen további adatok – mobiltelefon, faxszám, cég tevékenysége - is szerepelnek.
Részletes forgatókönyvek rendezvény műfajonként Forgatókönyv tervezet Roadshow szervezéséhez ROADSHOW CÍME Helyszín pontos megnevezése Helyszín pontos címe Időpont, időtartam
Szervező részéről kijelölt felelős kapcsolattartó: […név…] beosztás Mobil-elérhetőség: [….] Helyszín részéről kijelölt felelős kapcsolattartó: […név…] beosztás Mobil-elérhetőség: [….] 7:00 Szervezők a helyszínre érkeznek. • • • • •
Irányítótáblák elhelyezése. Felirat: […A Roadshow témájának pontos címe, ahogy az meghirdetésre került…] Regisztrációs pult, rajta 1 db üveg névjegykártya-gyűjtő elhelyezése Főasztal elrendezése, névtáblák kihelyezése További asztalok elrendezése, névtáblák kihelyezése Felelős: […név….]
Regisztrációra felkészülés: • 1 fő regisztrál […név….] • ABC név szerint lista. A résztvevők aláírnak érkezéskor. • Felelős: […név….]
8:00-9:00 Regisztráció • Aláírás mindenkitől • Felelős: […név….] 9:00 – 9:05 Az előadók elfoglalják helyüket a főasztalnál. • A technika odakészíti az asztali mikrofont.
9:05 – 9:10 A vendégek elfoglalják helyüket. 9:10 – 9:15 Köszöntő: […név…] • A szervezet vezetője rövid köszöntőt mond, és bemutatja a meghívott előadókat. Felkéri az első előadót az előadása megtartására. 9:15 – 9:30 Az első előadó […név…] előadása. 9:30 – 9:35 A Szervezet vezetője (moderátor) megköszöni az előadást és felkéri […név…]-et, a második előadót, hogy tartsa meg előadását. 9:35 – 10.00 […név…], a 2. előadó előadása. 10:00 – 10.05 A Szervezet vezetője (moderátor) megköszöni az előadást, és felkéri […név…]-et, a 3. előadót, hogy tartsa meg előadását. 10:05 – 10.30
[…név…], a 3. előadó előadása.
10:30 – 10:35 A Szervezet vezetője (moderátor) megköszöni az előadást, és felkéri […név…]-et, és bejelenti a kávészünetet. 10:35 – 11.00
Kávészünet
11.00 – 11.05
Az előadók elfoglalják helyüket a főasztalnál.
11.05 – 11.10 megtartására.
A Szervezet vezetője (moderátor) felkéri a 4. előadót […név…] előadása
11.10 – 11.30
A 4. előadó előadása.
11.30 – 11.35 A Szervezet vezetője (moderátor) megköszöni az előadást, és felkéri az 5. előadót előadása megtartására. 11.35 – 12:00
Az 5. előadó előadása.
12:00 – 12.05 konzultációt.
A Szervezet vezetője (moderátor) megköszöni az előadást, és megnyitja a
12:05 – 12:30 Kérdések, válaszok, konzultációk. Moderátor irányít. • Mozgó mikrofonról a technika gondoskodik! 12:30 A délutáni moderátor megköszöni a roadshow vendégeinek és előadóinak a részvételt, majd lezárja a roadshow-t. 12:30 – 13:00 A technika leszereli a technikát és a kiállítók lebontják a reklámjaikat. • Szervezők összegyűjtik a leadott névjegykártyákat és a megmaradt információs anyagokat. • Felelős: […név….]
Legfontosabb telefonszámok: • Szervezet vezetője: […név….] […telefonszám….] • Előadó: […név….] […telefonszám….] • Előadó: […név….] […telefonszám….] • Előadók: […név….] […telefonszám….] • Technika: […név….] […telefonszám….]
Költségkalkuláció, a rendezvények alkalmazásának ár-érték aránya Miután eldöntésre került, mely rendezvény, mikor és hol kerül megrendezésre, a tervezés következő fontos állomása a költségek megtervezése. A költségterv adja meg a keretet a döntésekhez. A tervezetnek minden fix és változó költséget tartalmaznia kell és az esemény egésze alatt figyelembe kell venni. Kiszámolása hosszú munka és többszöri átbeszélést igényel. Folyamatosan ellenőrizni és frissíteni a szervezés előrehaladásával. Mit tartalmazzon a költségterv? Listát kell készíteni a rendezvény minden várható költségéről, bevételekről. A rendezvény minden részletét át kell gondolni, az esetleges utazási és szállásköltségtől (vidéki rendezvények esetén) a terembérlési költségen át a technikai, előadói díjakon, információs anyagok költségein, tiszteletdíjakon át egészen a catering (étkezési) költségekig. Ajánlott szétválasztani a fix és változó költségeket. Ezen belül érdemes elkülönítani a várható bevételi forrásokat (pld: belépődíj, szponzorációs támogatás.) A rendezvény különböző költségei Fontos tudni mi tartozik a fix és mi a változó költségek közé. A fix költségek nem változnak, nem függenek a résztvevők számától, míg a változó költségek igen. Ezek figyelembe vételével kell megtalálni a rendezvény optimális nagyságát, látogatói létszámot. A lehető legjobb ár megtalálása A lista összeállítása után becsüljük meg a költségeket. Azokat a költségelemeket, melyek magas díjazásúak, érdemes több helyre elküldeni és árajánlatokat kérni. Fontos alaposan megnézni, hogy az adott árajánlatban a beszállító minden lehetséges költséget belekalkulált-e, mert előfordulhat, hogy egy-egy számunkra fontos elem külön kerülne kiszámlázásra. Bevételi lehetőségek Amennyiben a rendezvény nem nonprofit jellegű, szükséges a finanszírozáshoz forrást előteremteni. A finanszírozás több oldalról történhet: pályázati forrásból, állami támogatással, szponzorációs támogatással, belépő díjakkal. Kockázat-elemzés A rendezvény megszervezésének elkezdése előtt érdemes végiggondolni a szervezéssel járó kockázatokat.
A kockázat jellege: - anyagi veszteség - presztízs veszteség - személyi veszteség
•
Kivédésének módjai: - szerződéskötés szolgáltatókkal, támogatókkal - biztosításkötés - etikai kódexek kialakítása
Sajtószervezéssel kapcsolatos feladatok: Sajtólista készítése és karbantartása Sajtótájékoztatók szervezése Sajtóközlemények készítése és kiadása Hírlevelek szerkesztése, készítése Publikációk, riportok, interjúk szervezése, hallgatói, nézői fórumok szervezése sajtóháttér beszélgetések szervezése sajtóreggelik, -ebédek, -vacsorák szervezése Sajtófigyelés, -szemle, -elemzés, -archíválás végzése A média munkájának értékelése B-roll készítése Sajtófotó archívum kialakítása
hír kitalálás, sztori generálás (sajtómunka) és az eseményteremtés (event marketing) • • • • • • •
nem szabad abszolutizálni a PR-en belül a sajtómunkát, a sajtó szerepét. Ennek ellenére fontos a sajtókapcsolatok tudatos fejlesztése, rendszeres ápolása, Fontos a közvélemény folyamatos informálása terén jelentős feladatokat betöltő sajtó munkatársaival kialakított kapcsolatok minősége Leghatásosabb és legfontosabb összekötő kapocs bármely szervezet és annak közönsége között A szervezet amely figyelmen kívül hagyja a sajtót, végzetes hibát követ el, mivel valójában a közönséget hagyja figyelmen kívül A közönség támogatása, bizalma és megértése nélkül semmilyen szervezet nem tartható fenn A sajtókapcsolatok menedzselése szorosan hozzátartozik a szervezet vezetéséhez és stratégiai döntéshozatalához
A sajtómunka alapelvei (4 axióma és 4 realitás • Az emberek hajlamosak rá, hogy az elsőként hallott sztorit higgyék el Törekedj az elsőségre A pr szakember legyen proaktív, menjen elébe az eseményeknek Ne elszenvedje a környezeti hatását és híreit, hanem lehetőségei szerint maga alakítsa azokat A realitás mint környezeti elvárás érvényes a szervezettel szemben is Aki nem ad hírt magáról az nem is létezik Kommunikálni kell hogy környezetünk ismerjen és támogasson. Sokrétűen és őszintén kell bemutatni magunkat Szempontok: • A kommunikációs csatornák nyitvatartása • Az újságírók ismereteinek bővítése • A riporter/szerkesztő munkájának megkönnyítése • Nem szabad kivételt tenni • Nem szabad a sajtót kihasználni • A rossz hírt megfelelően, de őszintén kell kezelni • A tévedéseket korrigálni
•
A közlést kiharcolni
Az audiovizualitás lehetőségei • A PR nem nélkülözheti a korszerű echnika alkalmazását a kommunikációja során, legyen az bármelyik formája • Tények bizonyítják, hogy a ma embere a legfogékonyabb a kép és hang együttes alkalmazásával közölt információkra (ebben is a színesség a nagyobb hatású) • Az AV információ befogadásakor nem kell a befogadónak külön munkát végezni, hogy az információt átvegye, csak hallgatnia, látnia kell (írásban kódolni kell) • Ez értékeli fel a televízió, a videotechnika, a DVD elemeket, a színes képernyős számítógépeket stb. Az event marketing = eseményteremtés Számos formában történhet: • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Évfordulók ünneplése Aukciók szervezése Könyvkiadás, dedikálás Táncestélyek, bálok Kirakodó vásár Szokatlan helyszínű estélyek Hétvégi sportrendezvény, túrák Kvíz játékok Látványteremtés Évfordulók ünneplése Aukciók szervezése Könyvkiadás, dedikálás Táncestélyek, bálok Kirakodó vásár Szokatlan helyszínű estélyek Hétvégi sportrendezvény, túrák Kvíz játékok Látványteremtés
• • • • • •
Az esemény témájának pontos meghatározása Az esemény forgatókönyvének kreatív tervezése A helyszín kiválasztása (téma, imázs, cégvezetők kommunikációs adottságai alapján) A meghívottak listájának összeállítása, egyeztetése A meghívók formai kialakítása, szövegének megalakítása Meghívók borítékolása, elküldése
• • • •
Rendezvény előtti ellenőrző telefonálások, „ellenőrzés” VIP, újságírók esetében Regisztrációs lista összeállítása az aktuális résztvevői lista alapján Sajtóanyag előkészítése, átadása a regisztrációnál A rendezvény forgatókönyvének megírása (lebonyolításban résztvevők nevével, feladataival) A szereplők kommunikációs felkészítése, menedzsment beszédek tematikus és szöveges tervezése és megírása Exkluzív interjuk szervezése, egyeztetése, előkészítése A technikai eszközök, a berendezés módjának tisztázása, megszervezése, kellék, dekoráció stb Profi kiszolgáló személyzet biztosítása az adott feladat függvényében (hostess, tolmács, dekoratőr, stúdiós) Fotós, videós biztosítása Javaslat az esetleges ajándékokra
• • • • • •
• • •
A catering jellegének meghatározása Meg nem jelent meghívottaknak sajtóanyag küldése a rendezvény dokumentációinak rendezett összeállítása Az esemény értékelése
Bármilyen rendezvény 3 legfontosabb sikertényezője: a jó időpont, a sikeresen választott helyszín, és a megfelelő program Az időpont • Választhatunk szokványos és rendhagyó időpontokat • Hagyományos időpontban számolni kell más rendezvényekkel is (meghívottak „átfedése”) • Rendhagyó időpontban mienk az előny. Érdeklődést válthat ki, fokozhatja a részvételi hajlandóságot. De magába hordozhatja a bukás lehetőségét is. A helyszin • Kulcskérdés hol rendezzük az eseményt • Itt is dilemma a hagyományos és rendhagyó helyszín • A meglepetés sokszor lehet jótékony hatással • A helyszín technikai szempontból is fontos (terület nagysága, berendezés, parkolási lehetőség stb.) A program • Ide kell a kreativitás • Lehet vonzó, de unalmas is • A program határozza meg milyen hatása lehet a szereplőknek • Követni kell a tematikus rendet: kezdet. Kibontakozás, bezárás • Sok egyéniséget, különlegességet a közönség honorálja • Az emlékezetes rendezvényt évek múltán is emlegetni fogják a céggel együtt Forgatókönyv • Az időbeni megvalósulás rendjét a forgatókönyv tartalmazza • A rendezvény előkészítésének és megvalósításának legfontosabb dokumentuma • Rögzítjük az időpontokat (mettől – meddig) a történéseket (ki, mit fog csinálni) a szervezőmunka felelőseit és eszközszükségleteit (ki fog gondoskodni róla, honnan lehet beszerezni, ki működteti) • Akkor jó, ha kiterjed minden részletre, a történések percről – percre végigkísérése • Ne adjon okot a meglepetésekre • • • ????? • A rendezvény sikerét két dolog határozza meg > a résztvevők száma és a megjelent sajtótudósítások száma Eszköz mix –Road show-utazó cirkusz • Több eszköz párhuzamos felhasználását jelenti (road – show) • Több rendezvény, több helyszín, állandó program • A pr tevékenység legkomplexebb feladatsora. Komoly szervezési és kemény végrehajtási feladatokat ró a szakemberekre (program biztosítás, logisztikai feladatok folyamata más és más helyszíneken) • A helyszínek száma tetszőleges, formája sugaras, vagy körkörös • Lokális kommunikációs eszköz • A marketing pr hatásos eleme lehet direkt, nyílt kommunikáció • A közönség felkeresése, szabad programrendszerrel (utazó cirkusz) • A médiamunka a helyi médiákra terjed ki • Csak közvetlen kommunikáció esetén hatásos (egyediség fontos
