NOTULEN BESTUURSVERGADERING VVCM Hotel Breukelen te Breukelen 26 januari 2009 Aanwezig:
De heer M. Westhuis De heer G. Bekkers Mevrouw A. Veldhuis De heer W. Mul De heer T. Bijleveld Mevrouw A. de Rooij Mevrouw J. Knight Mevrouw C. Harie
MWe GBe AVe WMu TBi ARo JKn CHa
Afwezig:
1.
Opening MWe opent om 16.20 uur de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. TBi meldt zich af voor het aansluitend diner. MWe deelt mee niet aanwezig te kunnen zijn tijdens het diner op de kickoff meeting van woensdag 28 januari as.
2.
Notulen vergadering 18 november 2008 De notulen van 18 november jl. zijn samengesteld door TBi. Pagina 1 geen opmerkingen Pagina 2 MWe gaat na of Burlinq de hoofdsponsor blijft van de Meet & Learn sessies.
MWe
Pagina 3 geen opmerkingen
3.
4.
5.
De notulen worden onder dankzegging aan TBi vastgelegd. Notulen ALV december 2008 Alle ingekomen suggesties zijn niet opgenomen in de notulen. De officiële vastlegging van de notulen wordt naar de volgende bestuursvergadering verplaatst. CHa zorgt dat de correcte versie beschikbaar is. CHa Actiepunten heisessie & opvolging MWe wil weten of alle actie punten opgevolgd worden en of iemand nog suggesties of vragen heeft, om te voor komen dat het verwaterd. Financiën 2008/2009 Cijfers 2008 Snapshot Het voorlopig resultaat van de VVCM komt positief uit op € 8.000,00. Voor Bart vd Kwast en GBe is het onduidelijk of vooruit gefactureerde advertenties in de cijfers zijn opgenomen. CHa levert op verzoek van GBe een overzicht aan CHa met alle reeds gefactureerde advertenties 2009. De kosten voor de SoftwareGuide zijn behoorlijk hoog uitgevallen. GBe wil weten wat de afspraken zijn met Eveliene de Jager van MoreCredible. MWe geeft aan dat vooraf een duidelijke afspraak is gemaakt waarbij eventuele verliezen evenredig gedeeld worden. CHa levert een compleet kosten/baten CHa overzicht aan TBi inzake de SoftwareGuide.
1
TBi heeft in februari afstemming met Eveliene de Jager inzake de financiële afhandeling.
TBi
De SAB VVCM geeft een voorlopig resultaat van € 20.000,00 positief. Planning jaarstukken Medio februari hebben GBe en Bart vd Kwast een afspraak om de voorlopige cijfers verder uit te werken zodat in de maart de definitieve cijfers over 2008 bekend zijn. GBe en Ave zullen tijdig met de kascommissie afspreken voor de kascontrole.
GBe/AVe
Begroting 2009 Het afgelopen jaar heeft de vereniging een terugloop gezien in het aantal leden. Als vanwege een doorzettende crisis ook overige inkomsten minder worden of zelfs opdrogen, hoe gaan we daar dan mee om? MWe heeft een oproep gedaan aan alle bestuursleden om hierover na te denken. Wat zijn belangrijke zaken en welke scenario’s zouden we als bestuur moeten aanhouden? AVe geeft aan dat we wellicht bij onze derde partijen (drukkerij, uitgeverij, vormgever enz.) onze positie wellicht beter kunnen uit onderhandelen en daarmee kortingen kunnen bedingen. De opties zijn die we verder kunnen bespreken zijn - vergader frequentie en locaties - leveranciers kortingen bedingen Voorafgaand aan de kickoff gaat het DB in overleg met CHa het een en ander afstemmen inzake het plan rondom sponsor acties en leden acties. AVe en GBe hebben op korte termijn een afspraak. Zij zullen een plan maken en indien nodig acties uitzetten om kritisch te kijken naar de kosten. Afstemming werkzaamheden AVe en GBe AVe overhandigt voor aanvang van de vergadering een kopie paspoort aan GBe. GBe is bezig met alle bancaire afwikkelingen, voor zowel de VVCM en de Fecma.
AVe/GBe
GBe
Formeel dient er een bestuursbesluit genomen te worden over het penningmeesterschap. De voorzitter wordt door de leden gekozen. De overige functies worden door bestuursleden onderling ingevuld op basis van een bestuursbesluit. De voorzitter brengt officieel in stemming om AVe per ingang van 1 januari 2009 te benoemen tot penningmeester. Alle bestuursleden gaan akkoord met de benoeming van Ave tot penningmeester van de vereniging. Ave treedt daarmee ook toe tot het dagelijks bestuur van de vereniging als de SAB. De situatie in 2009 ziet er als volgt uit; GBe heeft verantwoordelijkheid over de inhoud en de oplevering jaarcijfers 2008 tot daarover decharge door de leden over is verleend en blijft bestuurslid tot de ALV op 27 mei 2009. AVe heeft vanaf heden de officiële penningmeester status. GBe zal tot mei 2009 als adviseur optreden naast AVe. Door de officiële benoeming van AVe tot penningmeester kunnen GBe aanpassingen op alle officiële stukken geregeld worden. GBe zal de nieuwe
2
6.
inschrijvingen bij de KvK regelen. Voortgang portefeuilles Opleidingen Bemensing De commissie zal drie keer per jaar vergaderen samen met de hoofddocent, de heer Jean Gieskens, om de juiste aansluiting te behouden met de uitvoerende docenten en de ontwikkelingen op het terrein van opleidingen. De BTW regelgeving rondom opleidingen begint weer actueel te worden. De nieuwe regelgeving kan/zal resulteren in kosten verhoging van de opleidingen. De heer Jean Gieskens bewaakt dit proces en zal de commissie tijdig informeren. De commissie heeft tevens, in overleg met de hoofddocent, regelgeving vastgelegd inzake cursisten die een leergang overslaan of doorschuiven. Zonder officiële goedkeuring van de commissie zal een cursist, administratie kosten in rekening worden gebracht bij het doorschuiven naar een volgende leergang. WMu zal er voor zorgdragen dat deze regelgeving wordt vastgelegd in de studenten statuten en wordt gecommuniceerd.
WMu
Het secretariaat is in samenwerking met de heer Jean Gieskens bezig met het accrediteren van de opleidingen, in eerste instantie de CCM en op termijn de CCP. De accreditatie zal via CPION worden verricht. De ontwikkelingen met betrekking tot de CCC in samenwerking met Fontys Hogeschool is voorlopig vooruit geschoven. De literatuur lijst voor de CCM wordt ook aangepast om beter aan te sluiten op HBO’s en universiteiten. Dit zal ondermeer ook tot gevolg hebben dat het curriculum deels zal moeten worden herschreven. Het is de bedoeling om de CCP binnenkort te evalueren en de uitvoering opnieuw middels een tender uit te besteden aan bestaande marktpartijen. Zoals het er nu naar uitziet zullen ondermeer ProActum en Concredis uitgenodigd worden om een offerte uit te brengen. Tijdens de laatste commissie vergadering is de heer Hans Reitsma geïntroduceerd aan de commissie als zijnde iemand die zich meer wil gaan inzetten voor de vereniging en mogelijk een bestuursfunctie wil gaan vervullen. Hans Reitsma heeft inmiddels aangegeven bij WMu dat hij graag als bestuurslid een rol wil gaan vervullen binnen de opleidingscommissie. WMu wil in overleg met de commissie een planning maken voor het inwerken. Om iedereen kennis te laten maken met Hans Reitsma is hij uitgenodigd voor de kickoff op woensdag 28 januari as. Ontwikkeling RCM De samenwerking met Duitsland inzake de RCM wil nog niet concreet worden, mede omdat er uitgegaan wordt van een overwegend bedrijfseconomie curriculum. WMu zal, gezien de prioriteiten binnen de commissie opleidingen, hierin een passieve houding aannemen. Het secretariaat is bezig met het samenstellen van een enquête. Deze enquête
3
heeft als doel om een beeld te krijgen van de markt situatie voor de credit management opleidingen. Hoe wordt de CCM gewaardeerd en hoe sluit deze aan op de eisen die de huidige tijd stelt aan de functie van credit manager? De commissie wil met de enquête inzicht krijgen hoe het curriculum van de RCM ingericht moet worden. Input vanuit de enquête kan van belang zijn voor de gesprekken met Rotterdam Business School of de Universiteit Leiden. De focus van de commissie zal nu uitgaan naar de ontwikkeling van de RCM. JKn geeft aan dat bij het nabellen van opzeggingen veel CCP’ers na de opleiding het lidmaatschap hebben opgezegd. Veel CCP’ers gaan het lidmaatschap aan om in aanmerking te komen voor de korting op de opleiding. Vanuit de vereniging moeten een brug komen om deze groep te overtuigen van de toegevoegde waarde van een lidmaatschap. Wellicht dat we tijdens de opleiding bijeenkomsten moeten organiseren die specifiek voor cursisten interessant zijn. GBe heeft gesproken met de heer Prof. Leo Verhoef. De heer Verhoef heeft aangeboden om binnen het opleiding circuit uit te zoeken wat de subsidie mogelijkheden zijn voor de VVCM. De heer Leo Verhoef wil in overleg met het DB en commissie opleidingen inventariseren wat de huidige situatie is en wat de mogelijkheden naar de toekomst zijn. Als vergoeding ontvangt hij dan een percentage van het subsidie bedrag. Financieel loopt de vereniging daarin geen risico. CHa heeft in het verleden een dergelijke constructie afgesproken met een consultancybureau. De conclusie was dat de VVCM niet in aanmerking zou kunnen komen voor subsidies. Het bestuur stelt voor om het gesprek met de heer Leo Verhoef aan te gaan. CHa gaat in overleg met GBe een afspraak plannen voor WMu, GBe, Hans Reitsma en CHa en de heer Verhoef.
CHa
De commissie heeft voor 2009, 2 PE sessies op de agenda staan voor april en oktober. Deze PE sessies zullen verzorgd worden door Jan Adriaanse, Willem van Nielen en Jean Gieskens. Men is nog bezig met het samenstellen van de inhoud. WMu/ARo MWe heeft een voorstel voor cursus avonden door gestuurd aan WMu en ARo. Het verzoek is om hier kritisch naar te kijken in hoeverre de VVCM dit in de markt kan zetten. MWe wil op korte termijn een terugkoppeling hebben. Redactie Het CMI heeft besloten om als adverteerder te stoppen. In de communicatie vanuit de redactie is het een en ander niet helemaal goed verlopen. Daar naast heeft hij ook zijn lidmaatschap opgezegd. Het bestuur betreurt de gang van zaken, maar ziet af van verdere actie omdat zij het in de ogen van Raimond Honig toch nooit goed zal doen. Vanuit de redactie is besloten bepaalde zaken minder prominent te publiceren. De SoftwareGuide is goed ontvangen. Het secretariaat heeft een aantal bestellingen ontvangen met name vanuit de adverteerders. Het aantal workshops is gereduceerd tot 1 die zal plaats vinden in op 11 maart 2009. Voor deze workshops hebben we 15 deelnemers.
4
Leden activiteiten ARo wil dat er een regeling komt om leden die helemaal niet of niet tijdig afzeggen voor bijeenkomsten, kosten in rekening worden gebracht. Een dergelijke maatregel zou alleen moeten gelden indien de vereniging zelf ook kosten maakt voor een bijeenkomst. Een volledig gesponsorde bijeenkomst moeten we anders benaderen, zodat we ook laagdrempelige bijeenkomsten kunnen blijven bieden. Daarnaast moeten we ook ons het recht voorbehouden om, bij onvoldoende aanmeldingen bijeenkomsten te kunnen annuleren. Om verwarring te voorkomen zouden deze punten al in de vooraankondiging of uitnodiging opgenomen moeten worden. CHa zal het één en ander bij de volgende uitnodigingen in gang zetten.
CHa
GBe heeft een rekening zien passeren van € 3.000,00 vanuit Atradius betreffende de ICM bijeenkomst. Hij is benieuwd hoe de baten worden geboekt. CHa geeft aan dat alle kosten en baten die betrekking hebben op ledenactiviteiten worden geboekt op een aparte grootboekrekening. We kunnen aan de hand van een uitdraai precies zien wat de kosten en opbrengsten zijn. CHa CHa gaat uitzoeken wat het uiteindelijke resultaat is van deze bijeenkomst. In het kader van de voortgang van de Credit Expo 2009 gaat CHa een afspraak maken met Serge van Groningen, ARo, MWe en CHa. Wellicht het we in combinatie met het Jaarcongres CM en de Credit Expo een combi sponsor pakket kunnen aanbieden. CHa gaat de afspraak plannen.
CHa
Planning 2009 Silvano Orvini wil een bijeenkomst organiseren rond het thema Krediet verzekering. Daarbij is het de bedoeling dat alle grote partijen; Euler Hermes, Coface en Atradius om de tafel gaan zitten om de Kredietcrisis te bespreken cq. evalueren in bijvoorbeeld een forum. MWe vindt dit concept een goed thema ARo om de ALV in mei aan te koppelen. ARo neemt contact op met Silvano Orvini om het te bespreken. Samen met Lydia de Wit is een planning gemaakt voor 2009. Het secretariaat is samen met ARo druk zoekende naar geschikte locaties voor de ALV’s. De reguliere bijeenkomsten zijn redelijke ingevuld. Sanne de Nijs en Marcel Molengraaf zullen samen invulling geven aan de Meet & Learn sessie. MWe MWe gaat contact opnemen met Henk Kox van Atradius vanwege de bijeenkomst van oktober 2008, ICM. ARo doet een oproep aan het bestuur om helpen bij het werven van vrijwilligers voor haar commissie. JKn geeft aan dat Herjan Pullen interesse heeft getoond en AVe geeft aan dat Joke Veldhoen, net lid geworden van de vereniging, ook interesse heeft getoond. JKn en AVe mailen de contact gegevens. ARo gaat contact opnemen met genoemde leden.
JKn/AVe ARo
kickoff 28 jan 2009
5
ARo is benieuwd of de planning met 4Net rond is qua invulling van de middag. CHa geeft aan dat 4Net inmiddels afstemming heeft gehad met het secretariaat. TBi heeft eerder 4Net geïnformeerd over de inhoud en doel van de middag. Voor verder invulling zouden zij contact opnemen met het secretariaat. CHa gaat samen met het secretariaat een standaard powerpoint presentatie samenstellen bestemd voor de introductie middag voor nieuwe leden. Barbara vd Waerden zit nog steeds in de VVCM linkedIn groep. MWe geeft aan dat hij regelmatig mensen toelaat in de groep zonder te weten of zij lid zijn. MWe MWe zal samen met het secretariaat deze groep selecteren op leden en niet leden. JKn heeft bij de helpdesk van linkedIn een call aan laten maken inzake JKn rechten toekenning op het account van de VVCM. JKn houdt het verloopt van de call in de gaten. Haagse Contacten Er zijn 2 onderwerpen actueel binnen de commissie, namelijk de maatschappelijke discussie over incasso kosten en de deponeringsplicht. Voor het onderwerp incasso kosten worden 2 expert groepen samengesteld, B2B & B2C. Vanuit die groepen probeert men een document op te stellen dat de beeldvorming over incasso in de maatschappij en in politiek Den Haag positief moet beïnvloeden. Doelstelling is om medio maart met een aantal partijen oa NVI, KBvG het document te presenteren aan politiek Den Haag. Ontwikkelingen website bemensing Momenteel zijn er 2 leden actief binnen deze commissie, de heer Bert Batenburg & TBi. Afhankelijk van de ontwikkelingen zal bekeken worden of de commissie uitbreiding nodig heeft. 7. Internationale contacten Fecma ARo is de opvolger van GBe als Treasurer binnen de FECMA. GBe zal het een GBe/ARo en ander nog moeten overdragen aan ARo. GBe heeft een gesprek gehad met de notaris inzake de statuten, zodat de FECMA een vereniging naar Nederlands recht kan worden. Het statuut dient opgevraagd te worden bij het bestuur oa Glenn Bullivant & Valerie Collot. Op basis daarvan kan een Nederlandse vertaling gemaakt worden van het statuut. De vertaling (uit te voeren door beëdigde vertalers) zal na positieve beoordeling gedeponeerd kunnen worden. De totale kosten voor de statuten en het vertalen komen op € 750,00. ARo heeft een aanvulling vanuit de Italiaanse vereniging gemaild aan GBe. GBe moet hier nog naar kijken en zal het meenemen in het traject. GBe MWe stelt voor dat ARo naar de leden van de Fecma communiceert dat er op basis van het huidig statuut een Nederlands statuut komt door een beëdigd vertaler en wat de kosten daarvan zijn, zodat alles binnen de Fecma transparant is. GBe wil weten waar het vestigingsadres komt van de vereniging. ARo gaat het ARo voorstel doen om het secretariaat in Bussum als vestigingsadres op te nemen. CHa geeft aan dat het secretariaat geen notulen ontvangt. ARo gaat nogmaals ARo het verzoek doen bij SBB om alle communicatie te mailen aan MWe, GBe, ARo en Secretariaat.
6
Internationale contacten. MWe wil in het kader van internationale contacten de beleidslijn voor 2009 bepalen met betrekking tot de afvaardigingen naar de diverse activiteiten waar normaliter een uitnodiging voor wordt ontvangen. Zeker gezien de gaande recessie zal continue beoordeeld moeten worden welke afvaardiging verantwoordt kan worden. Na discussie wordt de volgende handelswijze afgesproken. In principe zal het bezoeken van de activiteiten worden toegewezen aan de verschillende bestuursleden die kenbaar hebben gemaakt in aanmerking te willen komen voor afvaardiging Vervolgens kunnen zich een drietal scenario’s voordoen: 1) de recessie gaat ons dusdanig voorbij dat we geen maatregelen hoeven te nemen. De bestuursleden zullen, mits er uitnodigingen zijn ontvangen, de toegewezen activiteiten bezoeken. 2) De recessie raakt de vereniging en haar achterban inmiddels zo dat slechts de voorzitter, mits er een uitnodiging is ontvangen, de activiteit als afvaardiging zal bezoeken 3) De recessie raakt de vereniging en haar achterban dusdanig dat er geen enkele afvaardiging de activiteiten zal bezoeken. Uitgezonderd van deze scenario’s zijn de Fecma bijeenkomsten gezien de bestuurlijke verantwoordelijkheid die de VVCM daarin draagt. De volgende activiteiten staan op de kalender (met daarachter de namen van de afvaardiging zoals die onder voorbehoud van het bovenstaande zijn genoemd): Fecma, 20 mei 2009 te Antwerpen GBe, ARo, MWe NACM, juni 2009 Orlando Florida MWe, ARo, GBe - MWe heeft een persoonlijke uitnodiging ontvangen en heeft een verzoek ingediend voor een 2e uitnodiging. Vooralsnog heeft hij daar geen reacties op ontvangen. FCIB China, september 2009 MWe, WMu - WMu heeft inmiddels aangegeven geen gebruik te maken van zijn toewijzing Fenca Praag, september 2009, onbekend Bundescongress, eind oktober 2009 Ave Fecma 20 november 2009 te Dublin, TBi, ARo, MWe
8.
Vooralsnog maakt MWe een inventarisatie van wie waar naar toe wil gaan. Afhankelijke van de situatie en animo zal een definitieve keuze gemaakt worden. WVTTK GBe heeft via Jan Smit een email ontvangen waaruit de suggestie wordt gewekt dat het secretariaat geen medewerking wil verlenen bij het verzenden van
7
malingen vanuit het Garantiefonds Gerechtsdeurwaarders. CHa is verbaasd over de inhoud van de email en gaat het een en ander in gang zetten om het op te lossen. GBe mailt het bericht aan CHa.
CHa GBe
JKn stelt voor om via linkedIn een aankondiging te doen over de bijeenkomsten bij Essent. Het secretariaat plaatst de mededeling op linkedIn.
CHa
GBe en CHa hebben een korte discussie inzake de contract evaluatie van Barbara vd Waerden tijdens de vorige vergadering. Naar aanleiding daarvan zou CHa het een en ander uitzoeken. CHa verplaatst dit punt op verzoek van GBe naar de volgende vergadering. Op verzoek van GBe wordt de voortgang van het Next Level contract op de volgende vergadering als actiepunt opgenomen. CHa plaatst dit punt op de agenda.
CHa
AVe heeft nog geen visitekaartjes. CHa gaat dat oppakken.
CHa
GBe wil de reiskosten regeling ter sprake brengen. Hij verzoek alle bestuurleden om hier over na te denken en daar een open discussie over te voeren om een definitieve regeling vast te stellen waarbij niemand te kort wordt gedaan. MWe stelt voor om deze discussie op de agenda van de volgende vergadering op te nemen. CHa pakt dit op.
CHa
GBe doet het verzoek om alle verslagen vanuit de commissies te circuleren binnen het bestuur. CHa gaat dit in gang zetten.
9.
CHa
Het bestuur stemt een aantal data af voor 2009; ALV - woensdag 27 mei & de data in december wordt in de volgende vergadering bepaald. Golfdag – GBe gaat een datum afstemmen met zijn contacten Sluiting MWe sluit om19.35 uur de vergadering en dankt een ieder voor zijn/haar aanwezigheid. De volgende bestuursvergadering wordt gepland op maandag 9 maart 2009 in Breukelen. De vergadering zal om 16.00 uur starten.
CHa
GBe
8
