4.
ANALISIS DAN PEMBAHASAN Permasalahan pada PT Swastisiddhi Amagra dapat dilihat pada diagram
tulang ikan (Gambar 1).
Berdasarkan diagram tulang ikan tersebut, analisis
kebutuhan sistem pada PT Swastisiddhi amagra ditungkan pada Tabel 2 Tabel 2. Analisis Kebutuhan Sistem Informasi pada PT Swastisiddhi Amagra Faktor Teknologi
Manusia
Manajemen Metode
Masalah
Kebutuhan
Pencatatan dilakukan secara manual hanya dengan menggunakan Ms Word dan atau Ms Excel saja Tidak ada pelatihan kepada karyawan atas pencatatan transaksi bisnis
Sarana pencatatan pesanan transaksi terkomputerisasi
dan
Pelatihan pencatatan kepada karyawan atas transaksi dan aktivitas yang terjadi. tingkat pendidikan karyawan tidak cukup Sarana pencatatan yang user friendly. tinggi Pengawasan dari kantor pusat sulit Sistem yang bersifat real time agar dilakukan kantor pusat dapat langsung melihat apa yang dicatat oleh pabrik Hasil laporan dikirim menggunakan travel Transfer data secara langsung (real atau e-mail dari pabrik ke kantor pusat time)
Sistem informasi terkomputerisasi berbasis database ini akan membantu PT Swastisiddhi Amagra untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan seperti yang ada pada tabel 2. Untuk mengurangi resistance to change serta agar tidak mempersulit pengguna dalam mengoperasikan sistem ini, maka sistem ini dirancang dengan tampilan yang menyerupai aplikasi yang sehari-hari dipakai oleh karyawan pada PT Swastisiddhi Amagra. Pemodelan Data dan Proses
11
Pada penelitian ini, Pemodelan data dan proses dilakukan dengan menggunakan DFD (Data Flow Diagram). Penggambaran DFD dilakukan didasari oleh proses bisnis perusahaan agar pemodelan data dan proses sistem informasi PT Swastisiddhi Amagra sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sistem informasi pada PT Swastisiddhi Amagra dibagi dalam dua kategori, yaitu yang pertama sistem yang menangani CPO dan PK berupa sistem timbangan dan sistem produksi. Sedangkan kategori kedua menangani sistem suku cadang berupa sistem gudang. Sistem gudang pada PT Swastisiddhi Amagra bukan merupakan gudang tempat penyimpanan bahan baku, tetapi merupakan departemen yang menangani suku cadang alat-alat pabrik saja.
12
Sumber: Hasil Observasi
Gambar 3. Bagan proses pengolahan kelapa sawit
13
Kantor pusat
Permintaan barang
Stock opname
Lap. gudang
barang
Permintaa barang
Mutasi barang
barang
Gudang
Gudang pabrik lain
Pabrik
Sumber: Hasil Observasi
Gambar 4. Bagan proses permintaan suku cadang
DFD (Data Flow Diagram) Level Konteks DFD (Data Flow Diagram) level konteks, menunjukkan batasan dari rancangan sistem informasi PT Swastisiddhi Amagra. Terdapat dua external agent pada sistem informasi produksi PT Swastisiddhi Amagra, yaitu timbangan (bagian pembelian) dan kantor pusat. External agent tersebut menjadi sumber dan tujuan data sistem informasi pada PT Swastisiddhi Amagra.
14
Permintaan barang Pabrik Pemakaian barang
Sistem gudang PT Swastisiddhi Amagra
Permintaan barang
Penerimaan barang Laporan gudang
Mutasi barang
Kantor pusat
Gambar 5. DFD (Data Flow Diagram) level konteks gudang Pada sistem informasi timbangan terdapat empat external agent, yaitu supplier, produksi, customer dan Sistem Informasi Manajemen kantor pusat seperti pada Gambar 6.
15
supplier
Print-out timbangan Print-out sortasi
produksi
Lap. Stock CPO-PK
Lap. TBS masuk Surat pengantar barang
Sistem timbangan PT Swastisiddhi Amagra
Surat pengantar CPO-PK
Lap. Rekap timbangan
kontrak customer
SIM kantor pusat
Gambar 6. DFD (Data Flow Diagram) level konteks timbangan Pada DFD Level konteks sistem produksi terdapat dua external agent, yaitu timbangan dan Sistem Informasi Manajemen kantor pusat (Gambar 7.). Dalam DFD Level konteks dari sistem produksi ini, external agent timbangan memberikan data tentang pembelian TBS yang kemudian akan diolah dan menerima laporan stok CPO dan PK yang nantinya akan dikirim ke customer untuk memenuhi kontrak jual perusahaan. External agent
Sistem Informasi
Manajemen kantor pusat hanya mengalir dokumen laporan produksi dari sistem produksi.
16
Timbangan
Lap. Stok CPO-PK
Lap. TBS masuk
Sistem produksi PT Swastisiddhi Amagra
Lap. Produksi
SIM kantor pusat
Gambar 7. DFD (Data Flow Diagram) level konteks produksi DFD (Data Flow Diagram) Level 0 Pada pemodelan DFD (Data Flow Diagram) level 0, aliran data digambarkan secara lebih terperinci. Aliran data dalam sistem juga ikut digambarkan, tidak hanya aliran data antara external agent dengan sistem saja. Pemodelan ini dilakukan agar aliran data dapat dirancang secara lebih terperinci antara setiap prosesnya pada sistem informasi PT Swastisiddhi Amagra.
17
Timbangan
Lap. TBS masuk
1.0 Pemrosesan produksi
Lap. Stok CPO-PK
TBS masuk
2.0 CPO-PK
Pemrosesan produksi harian
4.0 Lap. Produksi
Pemrosesan laporan produksi
3.0 SIM kantor pusat
Pemrosesan analisa laboratorium
Hasil lab
Gambar 8. DFD (Data Flow Diagram) level 0 produksi
18
Pemasok
Surat pengantar barang
1.0 Pemrosesan TBS masuk
Print out
TBS masuk
Produksi
3.0 SIM kantor pusat
Pemrosesan laporan timbangan
Lap. stok
2.0 Pemrosesan CPO-PK keluar
Surat pengantar CPO-PK
Pelanggan
Kontrak
Gambar 9. DFD (Data Flow Diagram) level 0 timbangan
19
Pabrik
Permintaan barang
Penerimaan barang Permintaan barang
3.0
2.0
1.0
Pemrosesan pemakaian barang
Pemrosesan penerimaan barang
Pemrosesan permintaan barang
Pemakaian barang
Kantor pusat 4.0 Pemrosesan laporan gudang
Laporan gudang
Gambar 10. DFD (Data Flow Diagram) level 0 gudang
20
Perancangan Database Hasil dari pemodelan data dan proses yang telah dilakukan untuk merancang sistem informasi akuntansi, dijadikan sebagai dasar dalam pembuatan database yang dipakai dalam sistem tersebut. Database ini berfungsi sebagai tempat menyimpan dan mengolah data yang sudah dimasukkan ke dalam sistem. Database akan menghubungkan antara data satu dengan data yang lainnya untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Pemodelan database dilakukan dengan menggunakan Entity-Relationship Diagram (ERD).
21
Gambar 11. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Produksi PT Swastisiddhi Amagra
22
Gambar 12. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Timbangan PT Swastisiddhi Amagra
23
Gambar 13. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Pembelian Peralatan Pabrik PT Swastisiddhi Amagra
24
Gambar 14. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Hutang Pembelian Peralatan Pabrik PT Swastisiddhi Amagra
25
Gambar 15. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Stok Gudang PT Swastisiddhi Amagra
26
Gambar 16. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Gudang PT Swastisiddhi Amagra
27
Perancangan Tampilan Sistem Informasi Selain fungsi dan cara kerja, tampilan juga merupakan salah satu hal utama pada suatu sistem informasi. Desain tampilan dari sebuah sistem informasi harus dirancang sedemikian rupa agar pengguna merasa nyaman dengan sistem tersebut, karena hal tersebut memiliki pengaruh yang besar terhadap pengguna dan kinerja sistem itu sendiri. Desain tampilan yang baik dapat mengurangi kesalahan yang dilakukan oleh pengguna serta dapat pula untuk menghindari ke engganan untuk berubah dari karyawan itu sendiri. Pemodelan data, proses dan database yang telah dirancang kemudian dijadikan dasar untuk merancang tampilan sistem informasi pada PT Swastisiddhi Amagra. Desain tampilan didesain mirip dengan sistem yang dulu dipakai oleh PT Swastisiddhi Amagra agar mudah dimengerti oleh pengguna sehingga sistem informasi dapat dengan mudah dioperasikan tanpa melaui pelatihan mendasar dan pengguna tidak ada alasan untuk tidak ingin berubah. Pada penelitian ini, selain menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio 2010, peneliti mengunakan DevExpress Component agar tampilan terlihat lebih menarik.
28
Alur Menu Sistem Informasi PT Swastisiddhi Amagra Berdasarkan pemodelan data, proses dan database pada PT Swastisiddhi Amagra, dirancanglah sebuah alur menu pada sistem informasi yang akan dibuat. Alur ini akan mempermudah dalam merancang desain tampilan pada sistem informasi tersebut.
Login
Home
Master data
Produksi
Gudang
Stock
Pembelian
Timbangan
Pilih tampilan
Data barang
Data silo
Data gudang
Penyesuaian stock barang
Purchase order
Ambil data timbangan
Backup database
Data produk
Data tangki
Permintaan barang
Kartu stock barang
Pembelian
Data timbangan
Ganti password
Data customer
Data koefisien suhu
Penerimaan barang
Laporan stock barang
retur
Rekapitulasi timbangan
Log out
Data supplier
Analisa lab
Pemakaian barang
Keluar
Data user
Produksi harian
Mutasi barang
Data karyawan
Laporan produksi
Laporan gudang
Laporan PO beli
Data shift karyawan
Gambar 17. Alur Menu Sistem Informasi PT Swastisiddhi Amagra
Login
29
Penjualan
Kontrak jual
Form Login akan muncul ketika pengguna menjalankan sistem informasi PT Swastisiddhi Amagra. Form ini berfungsi sebagai pengendalian keamanan dan otorisasi pada sistem tersebut. Pengguna diminta untuk mengisi id dan password pada form untuk dapat mengoperasikan sistem informasi PT Swastisiddhi Amagra. Berdasarkan id dan password pengguna, sistem akan menentukan hak akses pengguna. Terdapat dua hak akses pada sistem yaitu “admin” dan “user”. Pengguna dengan status hak akses “admin” dapat mengakses semua menu yang ada pada sistem, sedangkan pengguna dengan status hak akses “user”, terdapat beberapa menu pada sistem yang tidak dapat diakses oleh pengguna Hak akses ini berfungsi sebagai pengawasan kinerja karyawan untuk menghindari terjadinya kecurangan dan kesalahan yang dilakukan oleh karyawan.
Gambar 18. Login
Halaman Utama (Home) Form halaman utama adalah tampilan yang pertama muncul ketika pengguna berhasil login. Pada halaman utama ini terdapat menu backup, ganti password, log out, keluar dan skin.
30
Gambar 19. Halaman utama o Menu backup Form menu backup berfungsi untuk membuat backup database agar ketika terjadi error maka pengguna tidak akan kehilangan semua data penting.
Gambar 20. Menu backup
o Menu ganti password
31
Form menu ganti password berfungsi untuk mengganti password login dari pengguna.
Gambar 21. Menu ganti password o Menu log out Form menu log out berfungsi untuk kembali ke halaman login.
Gambar 22. Menu log out
o Menu keluar
32
Form menu keluar berfungsi untuk keluar dari aplikasi. Menu skin berfungsi untuk merubah tema tampilan dari program.
Gambar 23. Menu keluar
Master Data Form master data berisi data utama perusahaan seperti data barang, data produk, data customer, data supplier, data user, data karyawan dan data shift karyawan.
33
Gambar 24. Master data
Data barang Form data barang berfungsi untuk memasukkan data barang-barang seperti sparepart dan mesin.
Gambar 25. Data barang
Data produk
34
Form data produk berfungsi untuk mengisi data barang sama seperti data barang namun barang tersebut didapat dari produksi sendiri.
Gambar 26. Data produk
Data customer Form data customer berfungsi untuk mengisi data pembeli hasil CPO dan PK olahan pabrik.
Gambar 27. Data customer
35
Data supplier Form data supplier berfungsi untuk mengisi data dari pemasok TBS ke perusahaan.
Gambar 28. Data supplier
Data user Form data user berfungsi untuk memasukkan data pengguna program dan otoritasnya dalam menggunakan sistem.
36
Gambar 29. Data user
Data karyawan Form data karyawan berfungsi untuk memasukkan data diri karyawan perusahaan.
Gambar 30. Data karyawan
Data shift karyawan 37
Form data shift karyawan berfungsi untuk memasukkan data shift karyawan perusahaan.
Gambar 31. Data shift karyawan
Produksi Form produksi berisi data produksi perusahaan seperti data silo, data tangki, data koefisien suhu, data analisa laboratorium, data produksi harian, dan laporan produksi.
38
Gambar 32. Produksi
Data silo Form data silo berisi data nama silo, lokasi silo dan keterangan tentang silo.
Gambar 33. Data silo
Data tangki
39
Form data tangki berisi data nama tangki, lokasi tangki, suhu tangki, kapasitas tangki dan keterangan tentang tangki tersebut.
Gambar 34. Data tangki
Data koefisisen suhu Form data koefisien suhu berisi tentang koefisien suhu
Gambar 35. Data koefisien suhu
40
Analisis laboratorium Form analisis laboratorium berfungsi untuk memasukkan data hasil dari analisa laboratorium terhadap CPO dan PK
Gambar 36. Input analisa lab
Produksi harian Form produksi harian berfungsi untuk memasukkan data produksi tiap hari.
41
Gambar 37. Produksi harian
Laporan produksi Form laporan produksi berisi data tentang hasil produksi selama suatu periode. dalam submenu laporan produksi ini terdapat beberapa jenis laporan yang dapat digunakan untuk analisa oleh manajemen perusahaan.
Gambar 38. Laporan produksi rendemen TBS
Gudang Menu gudang berisi tentang form-form yang terkait dengan aktifitas gudang PT Swastisiddhi Amagra. Di dalamnya terdapat submenu data gudang, permintaan barang, penerimaan barang, pemakaian barang, mutasi barang dan laporan gudang.
42
Gambar 39. Gudang
Data gudang Form data gudang berisi tentang gudang itu sendiri, seperti nama gudang, lokasi gudang, dan keterangan tambahan.
Gambar 40. Data gudang
Permintaan barang
43
Form permintaan barang berisi tentang data barang yang diminta dari pabrik ke kantor pusat.
Gambar 41. Permintaan barang
Penerimaan barang Form penerimaan barang berisi tentang data dari barang yang sudah diterima oleh gudang.
Gambar 42. Penerimaan barang
44
Pemakaian barang Form pemakaian barang berisi tentang data barang di gudang yang dipakai beserta keterangannya.
Gambar 43. Pemakaian barang
Mutasi barang Form mutasi barang berisi data perpindahan barang dari satu gudang ke gudang lainnya beserta keterangannya.
45
Gambar 44. Mutasi barang
Laporan gudang Form laporan gudang berisi laporan permintaan, laporan pemakaian dan laporan penerimaan gudang PT Swastisiddhi Amagra.
Gambar 45. Laporan gudang
Stock
46
Menu stock berfungsi untuk mempermudah proses audit persediaan barang di gudang.
Gambar 46. Stock
Penyesuaian stock barang Form penyesuaian stock barang berfungsi untuk menyesuaikandata barang di gudang dengan data barang yang ada di kantor pusat.
Gambar 47. Penyesuaian stock barang
47
Kartu stock barang Form kartu stock barang berfungsi untuk melihat data stock barang yang ada di suatu gudang.
Gambar 48. Kartu stock barang
Laporan stock barang Form laporan stock barang berisi tentang laporan stock barang yang ada di gudang.
48
Gambar 49. Laporan stock barang
Pembelian Menu pembelian berhubungan dengan pembelian sparepart pabrik. Di dalam menu pembelian terdapat submenu purchase order, pembelian, retur, dan laporan PO beli.
Gambar 50. Pembelian o Purchase order (PO)
49
Form purchase order ini berisi data permintaan pembelian barang (spareparts).
Gambar 51. Purchase order (PO) o Pembelian Form pembelian berisi data barang yang dibeli.
Gambar 52. Pembelian o Retur
50
Form retur berisi retur barang dari pembelian jika terjadi retur.
Gambar 53. Retur
o Laporan PO beli Form laporan PO beli berisi data dari PO pembelian yang terjadi di perusahaan selama periode tertentu.
51
Gambar 54. Laporan PO beli
Timbangan Menu timbangan berhubungan dengan aktifitas yang terjadi di timbangan. Di dalam menu timbangan terdapat submenu ambil data timbangan, data timbangan dan rekapitulasi timbangan.
Gambar 55. Timbangan o Ambil data timbangan
52
Form ambil data timbangan berfungsi untuk mengambil data timbangan yang belum masuk ke sistem database aplikasi.
Gambar 56. Ambil data timbangan o Data timbangan Form data timbangan berfungsi untuk menampilkan data selama aktifitas timbangan (pembelian TBS) berlangsung.
Gambar 57. Data timbangan
53
o Rekapitulasi timbangan Form rekapitulasi timbangan berisi data aktifitas timbangan selama suatu periode, terkait dengan pembelian TBS dan keluar masuknya CPO dan PK.
Gambar 58. Rekapitulasi timbangan
Penjualan Menu penjualan hanya berisi form kontrak jual yang berisi data kontrak penjualan yang dilakukan oleh PT Swastisiddhi Amagra.
54
Gambar 59. Kontrak jual
55
