OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006 PROSEDUR PEMPROSESAN BAHAN TERBITAN BERSIRI
1.0
Halaman: 1/9 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
TUJUAN Menyediakan prosedur kerja pemprosesan bahan terbitan bersiri yang dibekalkan.
2.0
SKOP Meliputi bahan terbitan bersiri bercetak yang dilanggan bagi keluaran terkini, yang berjilid dan sedia berjilid.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen -
Tajuk Dokumen Virtua Online Documentation
OPR/PSAS/GP01/ILB
Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan
OPR/PSAS/AK09
Arahan Kerja ‘Check In’ Bahan Terbitan Bersiri
OPR/PSAS/AK10
Arahan Kerja Membina Rekod Item Bahan Terbitan Bersiri
OPR/PSAS/GP02/CLM
Garis Panduan Tuntutan (Claims) Bahan Terbitan Bersiri
UPM/OPR/PSAS/P004
Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan
UPM/OPR/PSAS/P001
Prosedur Pengurusan Penjilidan Bahan
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006 PROSEDUR PEMPROSESAN BAHAN TERBITAN BERSIRI 4.0
5.0
Halaman: 2/9 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
TERMINOLOGI/SINGKATAN BKK
: Bahagian Koleksi Khas
BS
: Bahagian Sirkulasi
BLKS
: Bahagian Latihan dan Khidmat Sokongan
BTB
: Bahagian Terbitan Bersiri
PPSK
: Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan
PPV
: Perpustakaan Perubatan Veterinar
KB
: Ketua Bahagian Terbitan Bersiri / Ketua Perpustakaan Cawangan
KK
: Koleksi Kebelakangan
PAP
: Pembantu Am Pejabat
PP
: Pembantu Perpustakaan
PPP
: Penolong Pegawai Perpustakaan
PSAS
: Perpustakaan Sultan Abdul Samad
UPM
: Universiti Putra Malaysia
TANGGUNGJAWAB KB bertanggungjawab memastikan langkah-langkah dalam prosedur ini dipatuhi.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006 PROSEDUR PEMPROSESAN BAHAN TERBITAN BERSIRI
Halaman: 3/9 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006 PROSEDUR PEMPROSESAN BAHAN TERBITAN BERSIRI 7.0
Halaman: 4/9 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
PROSEDUR TERPERINCI Tindakan
7.1
Mula
7.2
Terima Bahan.
Tanggungjawab
PP/PAP
7.2.1 Bagi jurnal ‘loose issues’ dan sedia berjilid, ikut langkah 7.3. 7.2.2 Bagi jurnal yang telah lengkap keluaran setahun dari BS, BKK dan PPSK, ikut langkah 7.12. 7.2.3 Bagi jurnal berjilid yang diterima dari Unit Penjilidan, BLKS, ikut langkah 7.15. 7.3
Semak Butiran Bahan dengan Slip Penerimaan Bahan: a) alamat penerima b) judul c) keluaran (jilid, bilangan, bulan, tahun)
PP
7.3.1 Jika butiran betul, ikut langkah 7.4. 7.3.2 Jika butiran salah, maklumkan kepada pembekal untuk digantikan dengan bahan baru (jika perlu), kembali ke langkah 7.2. 7.4
Semak Keadaan Bahan dengan Menggunakan Borang Pemeriksaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/PTB).
PP
7.4.1 Jika keadaan baik, ikut langkah 7.5. 7.4.2 Jika keadaan tidak baik/rosak, maklumkan kepada Pembekal untuk digantikan dengan bahan baru, kembali ke langkah 7.2. 7.5
Catat Butiran Bahan dengan Menggunakan Borang Statistik Memproses Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/STA).
PP
7.6
Failkan Slip Penerimaan Bahan Mengikut Pembekal.
PP
7.7
Semak Sistem Virtua Menggunakan ISSN / Judul / Nama Pengarang untuk Mengetahui Jenis Bahan.
PP
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006 PROSEDUR PEMPROSESAN BAHAN TERBITAN BERSIRI
Halaman: 5/9 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
Tindakan
Tanggungjawab
7.7.1 Jika judul baru, serahkan kepada Pustakawan dan ikut langkah 7.8. 7.7.2 Jika keluaran terkini, ikut langkah 7.9. 7.8
Katalog dan Klasifikasi Bahan dalam Rekod ‘MARC’ dan ‘Holding MARC’. Rujuk Prosedur Pengkatalogan (UPM/OPR/PSAS/P004).
7.9
Klasifikasi
Bahan
Buat Proses ‘Check In’ dan Cetak Surat Tuntutan Pertama, Jika Ada. Catatkan Penerimaan Bahan dengan Menggunakan Borang Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/TER). Rujuk Arahan Kerja (OPR/PSAS/AK09).
7.10
dan
‘Check
In’
Bahan
Terbitan
Pustakawan
PP
Bersiri
Buat Proses Tuntutan (Claims).
PP
Rujuk Garis Panduan Tuntutan (Claims) dan Batal Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/GP02/CLM). 7.11
Buat Proses Identifikasi Bahan, Cop Tarikh Pamer dan Hantar ke Lokasi Berkenaan dengan Menggunakan Borang Penghantaran Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/HTR). Rujuk Garis Panduan (OPR/PSAS/GP01/ILB).
Identifikasi
dan
Melabel
PAP/PP
Bahan
7.12
Terima Bahan Telah Lengkap Keluaran Setahun dari BS, BKK dan PPSK beserta Senarai atau Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR).
PP
7.13
Buat Persediaan untuk Proses Jilid.
PP
Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/AK11). 7.14
Hantar Bahan ke Unit Penjilidan, BLKS beserta Borang
PP/PAP
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006 PROSEDUR PEMPROSESAN BAHAN TERBITAN BERSIRI
Halaman: 6/9 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
Tindakan
Tanggungjawab
Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) dan Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD). Rujuk Prosedur Pengurusan (UPM/OPR/PSAS/P001). 7.15
Penjilidan
Bahan
Terima Kembali Bahan yang Telah Siap Dijilid dari Unit Penjilidan, BLKS Beserta Salinan Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) dan Semak Keadaan Penjilidan Bahan Berpandukan Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD).
PP/PAP
7.15.1 Jika keadaan baik, keluarkan Salinan 3 Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) ikut langkah 7.16. 7.15.2 Jika keadaan tidak baik, isi borang Kawalan Ketidak Patuhan Produk (PGR/BR03/KKP) jika perlu dan ulang langkah 7.14. 7.16
Buat Proses Identifikasi Bahan dalam Masa 3 Hari Bekerja. Rujuk Garis Panduan (OPR/PSAS/GP01/ILB).
7.17
Identifikasi
dan
Melabel
PAP/PP
Bahan
Bina Rekod ‘Item’ dalam Sistem Virtua dalam Masa 3 Hari Bekerja.
PP
Rujuk Arahan Kerja Membina Rekod Item Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/AK10). 7.18
Semak Bahan PPSK. 7.18.1 Jika ya, ikut langkah 7.21. 7.18.2 Jika tidak, ikut langkah 7.19.
PP/PAP
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006 PROSEDUR PEMPROSESAN BAHAN TERBITAN BERSIRI
Halaman: 7/9 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
Tindakan 7.19
Taip dan Tampal Label Nombor Panggilan pada Bahan dalam Masa 3 Hari Bekerja. Rujuk Garis Panduan (OPR/PSAS/GP01/ILB).
7.20
Tanggungjawab
Identifikasi
dan
Melabel
PP/PAP
Bahan
Semak Setiap Bahan yang Telah Dilabel dan yang Telah Dibina ‘Item Id’.
PPP
7.20.1 Jika salah, isi Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) dan ulang langkah 7.19. 7.20.2 Jika betul, tanda tangan di bawah nombor panggilan dan ikut langkah 7.21. 7.21
Hantar Bahan Ke Lokasi yang Berkenaan Beserta Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) untuk Proses Menukar Status.
PAP/PP
Bagi bahan untuk dihantar ke PPSK/PPV, failkan senarai bahan ke dalam Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid PPSK/PPV (OPR/PSAS/BL02/EDR). 7.22
Failkan Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) di Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BL02/PRO) dan Borang Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) di Log Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BL02/BTL), Jika Ada.
7.23
Tamat.
PPP/PP
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006 PROSEDUR PEMPROSESAN BAHAN TERBITAN BERSIRI 8.0 Bil 1.
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
Sitem Virtua
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
KBSTM
KBSTM
Server Virtua
KBSTM
UPM/PSAS/BTB/8.2.251-300
Kekal PP
PP
Penerimaan Bahan 3.
No. Semakan: 02
REKOD KUALITI
Rekod Katalog 2.
Halaman: 8/9
(OPR/PSAS/BL02/BTL).
BTB
KB
2 Tahun KBTB/PPP
KBTB/PPP
BTB
KB
2 Bulan
Log Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan -Borang Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) 4.
OPR/PSAS/BL02/RPB
PP
PP
OPR/PSAS/BL02/TRM
KB
1 Tahun
Log Rekod Memproses Bahan Terbitan Bersiri -Borang Statistik Memproses Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/STA) 5.
BTB
PP
PP
BTB
KB
2 Tahun
Log Rekod Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri - Borang Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/TER) 6.
OPR/PSAS/BL02/PKS
PP
PP
(OPR/PSAS/BL02/EDR). Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid PPSK/PPV
KB
1 Tahun
Log Rekod Pemeriksaan Bahan Terbitan Bersiri -Borang Pemeriksaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/PTB) 7.
BTB
PAP
PAP
BTB 2 Tahun
KBTB
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006 PROSEDUR PEMPROSESAN BAHAN TERBITAN BERSIRI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Bil 8.
OPR/PSAS/BL02/RHB
Halaman: 9/9 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
PP
PP
BTB
KB
2 Tahun
Log Rekod Penghantaran Bahan -Borang Penghantaran Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/HTR) 9.
OPR/PSAS/BL02/PRO
PP
PP
10.
Borang Permohonan Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) Borang Log Proses Penjilidan Jurnal(OPR/PSAS/BR02/JUR) Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD)
OPR/PSAS/BL02/CLM
Pustakawan / PP
Pustakawan / PP
Log Penghantaran Tuntutan (Claims) Bahan Terbitan Bersiri
9.0
KB
3 Tahun
Log Proses Penjilidan Jurnal -
BTB
BTB
KB
2 Tahun (bagi bahan/nota kredit yang belum terima)
SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
Ketua Pustakawan
WP
03/01/2011
02
01
OPR(PSAS)2/2011
Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses
Ketua Pustakawan
WP
22/08/2011
02
02
OPR(PSAS) 3/2014
Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas 2/2014
Ketua Pustakawan
WP
18/07/2014
