PROSEDUR MUTU
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
No. PM
7.4.06
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
1/
O1. Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman pelaksanaan pengadaan bahan pustaka. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk pelaksanaan pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Politeknik Negeri Semarang. 3. Uraian Umum 3.1 Bahan Pustaka 3.1.1
Yang dimaksud dengan bahan pustaka perpustakaan adalah seluruh tulisan ilmiah atau karya ilmiah yang dikelola oleh UPT Perpustakaan dalam bentuk softcopy dan hardcopy.
3.1.2
Yang dimaksud dengan tulisan ilmiah atau karya kepustakaan dalam bentuk softcopy meliputi video kaset, CD, magnetik tape/disk, micro film, dan slide film.
3.1.3 Yang dimaksud dengan tulisan ilmiah atau karya kepustakaan dalam bentuk hardcopy meliputi buku teks, buku referensi, jurnal ilmiah, manuskrip, buletin, laporan penelitian, tugas akhir, majalah ilmiah populer, buku fiksi, tabloit, dan koran. 3.2 Pengadaan Bahan Pustaka 3.2.1
Pengadaan bahan pustaka adalah pelaksanaan pengadaan bahan pustaka melalui pembelian dan langganan dengan sumber dana DIPA.
3.2.2
Pengadaan bahan pustaka berdasarkan prioritas kebutuhan sivitas akademika Polines.
3.2.3
Data dukung usulan judul bahan pustaka yaitu kurikulum, daftar katalog penerbit, daftar pustaka dari lembaga/instansi lain, atau daftar pustaka lain yang diketahui oleh sivitas akademika.
3.3 Tim Perencanaan dan Pengembangan Bahan Pustaka 3.3.1
Tim perencanaan dan pengembangan bahan pustaka adalah tim yang bertugas merencanakan dan mengembangkan bahan pustaka perpustakaan agar dapat berfungsi menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi Polines dengan maksimal.
3.3.2
Ketua Tim Perencanaan dan Pengembangan Bahan Pustaka adalah Kepala UPT Perpustakaan dengan anggotanya terdiri dari dosen jurusan dan staf perpustakaan.
PROSEDUR MUTU
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
No. PM
7.4.06
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
3.3.3
2/
Anggota tim perencanaan dan pengembangan bahan pustaka terdiri dari para Kaprodi dan Pustakawan UPT Perpustakaan Polines.
3.4 Tim Pengadaan 3.4.1 Tim pengadaan adalah tim yang dibentuk oleh Polines untuk melaksanakan pengadaan barang. 3.5 Rekanan 3.5.1 Rekanan adalah pemilik perusahaan dengan persyaratan tertentu yang ditunjuk oleh Tim Pengadaan atau pemenang lelang dalam lelang pengadaan barang. 4. Prosedur 4.1 Pengadaan Bahan Pustaka Dengan Sumber Dana DIPA 4.1.1
Kepala UPT Perpustakaan 4.1.1.1 Melaksanakan rapat koordinasi tentang usulan judul bahan pustaka sivitas akademika.
4.1.2
Sekretaris 4.1.2.1 Membuat surat edaran tentang usulan judul bahan pustaka (PM 7.4.06/L1). 4.1.2.2 Membuat form isian usulan judul bahan pustaka (PM 7.4.06/L2). 4.1.2.3 Mengedarkan surat edaran beserta form ke Prodi, Jurusan, BEM, dan BLM. 4.1.2.4 Merekap usulan judul dari Prodi, Jurusan, BEM, dan BLM.
4.1.3
Pustakawan 4.1.3.1 Menyiapkan data dukung untuk usulan judul bahan pustaka. 4.1.3.2 Mengedarkan data dukung kepada sivitas akademika. 4.1.3.3 Merekap daftar seluruh usulan judul bahan pustaka. 4.1.3.4
Menyeleksi usulan judul bahan pustaka dengan komputer data base koleksi bahan pustaka, apakah usulan sudah memenuhi ekslemplarnya atau belum?
4.1.3.5
Membuat daftar usulan judul yang sudah diseleksi dengan data base komputer.
PROSEDUR MUTU
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
No. PM
7.4.06
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
4.1.4
3/
Sekretaris 4.1.4.1 Membuat
surat
undangan
rapat
koordinasi
kepada
Tim
Perencanaan
dan
Pengembangan Bahan Pustaka tentang seleksi usulan bahan pustaka sivitas akademika. 4.1.4.2 Mengedarkan surat undangan. 4.1.5
Kepala UPT Perpustakaan 4.1.5.1 Melaksanakan rapat koordinasi dengan Tim Perencanaan dan Pengembangan Bahan Pustaka.
4.1.6
Kaprodi 4.1.6.1 Menyeleksi daftar usulan judul bahan pustaka agar sesuai dengan prioritas kebutuhan Prodi.
4.1.7
Pustakawan 4.1.7.1 Merekap daftar usulan judul bahan pustaka terseleksi (PM 7.4.06/L3).
4.1.8
Kepala UPT Perpustakaan 4.1.8.1 Mengirim daftar usulan judul bahan pustaka terseleksi (PM 7.4.06/L3) kepada Tim Pengadaan.
4.1.9
Tim Pengadaan 4.1.9.1 Menyesuaikan besarnya anggaran dengan daftar usulan judul bahan pustaka terseleksi. 4.1.9.2 Melaksanakan tender pengadaan bahan pustaka berdasarkan daftar usulan judul bahan pustaka terseleksi.
4.1.10 Rekanan
PROSEDUR MUTU
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
No. PM
7.4.06
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
4/
4.1.11 Sekretaris 4.1.11.1 Menerima bahan pustaka dari rekanan. 4.1.11.2 Mengecek bahan pustaka dari rekanan dengan faktur pengiriman bahan pustaka (PM 7.4.06/L4). 4.1.11.3 Mengarsip faktur pengiriman bahan pustaka (PM 7.4.06/L4). 4.2 Pengadaan Bahan Pustaka Dengan Dana Sumbangan Wisudawan/wati 4.2.1
Direktur 4.2.1.1 Melaksanakan rapat koordinasi wisuda. 4.2.1.2 Menerbitkan surat edaran pelaksanaan wisuda.
4.2.2
Calon Wisudawan 4.2.2.1 Membayar biaya wisuda dan sumbangan buku perpustakaan di Bank BPD Jateng Capem Polines.
4.2.3
Kabag AAK & PSI 4.2.3.1 Melaksanakan kegiatan wisuda.
4.2.4
Kepala UPT Perpustakaan 4.2.4.1 Mengirim surat permohonan pencairan dana sumbangan buku perpustakaan (PM 7.4.06/L5) kepada Kabag AAK & PSI.
PROSEDUR MUTU
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
No. PM
7.4.06
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
4.2.7
5/
Kepala UPT Perpustakaan 4.2.7.1 Melaksanakan pengadaan bahan pustaka berdasarkan daftar usulan judul bahan pustaka terseleksi (PM 7.4.06/L3). 4.2.7.2 Melaporkan hasil pengadaan bahan pustaka/faktur pengiriman bahan pustaka (PM 7.4.06/L4) kepada Kabag AAK & PSI.
5. Lampiran PM 7.4.06/L1
Formulir Surat Edaran Usulan Judul Bahan Pustaka
PM 7.4.06/L2
Formulir Usulan Judul Bahan Pustaka
PM 7.4.06/L3
Formulir Daftar Usulan Judul Bahan Pustaka Terseleksi
PM 7.4.06/L4
Formulir Faktur Pengiriman Bahan Pustaka
PM 7.4.06/L5
Formulir Surat Permohonan Pencairan Dana
PROSEDUR MUTU
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
No. PM
7.4.06
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
6/
