P U I K 2014-2030 Planning Uitgaven en Inkomsten per Kalenderjaar - gebruiksaanwijzing-
Voor wie is PUIK bedoeld ? PUIK is geen ‘all-round’ boekhoudprogramma waarin alle mogelijke financiële functies zijn opgenomen. Voornaamste doel van het programma is slechts om de gebruiker een zo eenvoudig mogelijk hulpmiddel te bieden voor het verkrijgen van enig zicht op zijn/haar toekomstige financiële situatie. De toekomstige situatie (= het maken van een begroting) staat met andere woorden voorop. Aan gedane uitgaven kan immers weinig meer worden veranderd, aan toekomstige uitgaven meestal des te meer ! Het bijgeleverde kasboek is bedoeld als hulpmiddel om meer inzicht te krijgen in de gerealiseerde uitgaven, uitsluitend ten behoeve van een betere begrotingsopstelling. Voor het bereiken van de nagestreefde eenvoud is het aantal functionaliteiten in het programma tot een minimum beperkt. Zo is er in de gratis versie geen registratiemogelijkheid voor inkomsten in het kasboek opgenomen (dit is ook niet noodzakelijk om zinvol gebruik te kunnen maken van het programma : de omvang en de herkomst van gerealiseerde inkomsten is meestal wel bekend, ook zonder registratie), is er geen automatische vergelijking tussen werkelijke kasboekuitgaven en begrote uitgaven (voegt weinig toe in verband met altijd opduikende tijd – definitie - en aggregatieverschillen), en is er geen mogelijkheid om elektronisch gegevens in te lezen. PUIK is aldus voor mensen die * enig zicht willen hebben op hun inkomsten en uitgaven. * niet de inspanning er voor over hebben om een volledige boekhouding er op na te houden * tot de conclusie zijn gekomen dat het bijhouden van financiën in zelf ontworpen spreadsheets ook niet ‘alles’ is * papieren huishoudboekjes/kasboekjes onhandig vinden PUIK valt niet in de categorieën ‘boekhoudsystemen’ of ‘spreadsheets’, maar kan worden omschreven als een elektronisch notitieblok voor de (privé-) huishoudfinanciën. De eenvoud van het gebruik, de transparantie van de gehanteerde rekenregels en de efficiëntie van het onderhoud zijn daarbij centrale punten, meer dan boekhoudkundige normen of volledigheid. PUIK is geen programma waarmee elektronisch kan worden gebankierd of een bedrijfsmatige boekhouding kan worden gevoerd. Indien u prijs stelt op elektronische inlezing en automatische toewijzing van de cijfers, dan is dit dus geen programma voor u. Alle gegevens in PUIK worden handmatig ingevoerd, hetgeen een meer bewuste verwerking (toewijzing, controle) van de afzonderlijke uitgaven en inkomsten
met zich mee brengt. De ervaring leert dat dit om verschillende redenen essentieel kan zijn. Het programma is uitsluitend bedoeld voor het bijhouden van de eigen persoonlijke financiën en niet voor toepassingen in de zakelijke sfeer. Wat kan PUIK u bieden ? Met PUIK wordt beoogd om u een eenvoudig hulpmiddel te verschaffen bij het systematisch in kaart brengen van een vijftal financiële zaken: - uw toekomstige inkomsten - uw toekomstige uitgaven - het saldo (= het tekort/overschot) van uw toekomstige inkomsten en uitgaven - het saldo (=het tekort/overschot) van uw totale financiële situatie over heel het jaar 2014 (begroting + kasboek) - uw gerealiseerde uitgaven vanaf 1-1-2014 (kasboek) - uw gerealiseerde inkomsten vanaf 1-1-2014 (kasboek, alleen luxe versie). Verder bevat PUIK nog een rekenhulpje voor het begroten van de kosten van een nieuwe auto. Installatie PUIK wordt automatisch geïnstalleerd en opgestart na het downloaden. Indien u het installatieproces heeft onderbroken, kunt u met het programma installpuik.exe later de installatie alsnog uitvoeren (zie onderaan dit document). Opstarten PUIK kunt u activeren door in het Windows startmenu op de daarin weergegeven PUIK programmaknop te klikken. Deze heeft een snelkoppeling naar het bestand BUDGETLX.EXE in de map waarin de programma’s zijn opgeslagen (standaard in c:\puik…..). Voor een snelle toegang kunt u desgewenst ook het PUIK-icoontje op het bureaublad gebruiken en voorzien van een pictogram. Puik is ontworpen voor gebruik met een beeldschermresolutie van 1024 x 768 pixels. Bij gebruik van een beeldscherm met een hogere resolutie kunnen onderdelen van een venster ‘verspringen’, disproportioneel of op een niet-optimale plaats worden weergegeven. In toekomstige versies zal dit gaandeweg worden verbeterd. Updates Nieuwe versies/updates van het programma zijn te downloaden vanaf de PUIK internetpagina http://puik.nibfo.eu Een update bestaat uit een complete set programma’s en wordt standaard als gratis versie geïnstalleerd in een nieuwe map met een naam die gelijk is aan de het versienummer (bijvoorbeeld in c:\puik2013a). Check het versienummer dat u in gebruik heeft alvorens u een nieuwe installeert : bij abusievelijk dubbele installatie van eenzelfde versie worden de bestaande (oude) gegevens nl overschreven. Het versienummer is uitsluitend te vinden in de naamgeving van de betreffende puik-map.
Overbrengen gegevens van een oude naar een nieuwe versie Na het downloaden en installeren van een nieuwe versie van het programma kunnen de gegevens en indelingen die u reeds heeft vastgelegd in een oudere versie, worden overgebracht naar de nieuwe versie. In de menubalk onder het item ‘extra ‘ klikt u daartoe op de optie ‘inlezen gegevens oudere versies’ en selecteert vervolgens de map waarin de oude versie van ECOhome is opgeslagen. Na ‘ok’ worden de gegevens in de nieuwe versie geheel vervangen door de gegevens die u reeds had vastgelegd in de door u gebruikte oude versie. Let op : gebruik deze mogelijkheid slechts 1 maal (bij de ingebruikname van een nieuwe versie) omdat alle aanwezige gegevens daarmee worden vervangen ! Desgewenst kunt u natuurlijk ook de gegevens ‘handmatig’ overbrengen. Kopieer daartoe het gegevensbestand ‘puikdat2014.dcf’ vanuit de oude puik-map naar de nieuwe map (c:\puikxxxxx). Doe dit desgewenst ook voor de bestanden van de begrotingsjaren 2015 t/m 2020. De gegevens zijn nu automatisch ook in de nieuwe versie beschikbaar. Het kopiëren kan op de standaardwijze plaatsvinden in de Windows verkenner (zie de Windows gebruikershandleiding onder het onderwerp ‘bestanden kopiëren’) Invoeren en opslaan van eigen gegevens. De eerste keer dat u het programma start zult u de mogelijkheid hebben om kennis te maken met het programma door middel van demo-cijfers die zijn opgeslagen in het jaar 2019. De lege tabellen van de afzonderlijke jaren kunt u vullen met uw eigen gegevens. Met een rechtermuisklik op een regel van een begrotingstabel kunt u uw eigen uitgaven/inkomstenposten creëren. Aangebrachte wijzigingen worden opgeslagen indien het programma wordt afgesloten door een druk op de knop ‘stoppen en opslaan’. Spaarrekeningen In de begrotingstabellen wordt aangenomen dat daarin uitsluitend de saldi van de salarisrekeningen (rekening-courant) bij de bank worden vermeld en niet de saldi van spaarrekeningen, zodat inzicht ontstaat in de toekomstige overschotten/tekorten van de ‘lopende rekening’. Saldi van eventuele spaar/beleggingsrekeningen worden uitsluitend vermeld in de ‘financiële-situatie tabel’ onder de betreffende tab. Stap 1: begroting van de inkomsten Onder het tabblad ‘inkomstenbegroting’ vult u als eerste de voor iedere maand te verwachten (= toekomstige) inkomsten per categorie in de tabel in. De reeds verstreken maanden zet u op nul. De inkomstenposten kunt u zelf onbeperkt uitbreiden en verminderen met een rechtermuisklik op de regel die verwijderd moet worden respectievelijk waaronder een post moet worden toegevoegd. Het lopende saldo van alle betaalrekeningen bij de diverse banken en de kasvoorraad (wat staat er nu op mijn betaalrekeningen en wat heb ik cash in huis) dient in deze tabel vermeld te worden (alleen in de lopende maand, de overige maanden dienen op 0 te staan)) als actuele
‘kasvoorraad’. Dit kan gebeuren onder bijvoorbeeld de begrotingsposten 'saldo betaalrekening ING' en 'saldo betaalrekening RABO' en 'kas'. Begrote opnames van spaartegoeden kunnen al dan niet als inkomsten in de begrotingstabel worden geregistreerd . Hou met uw keuze rekening als u ook het overzicht ‘financiële situatie’ onder tabblad 3 gebruikt (zie toelichtende tekst aldaar). Onder in het venster van de inkomstenbegroting kunt u kiezen voor de inschakeling van extra cursorfuncties: - regelverplaatsing : hiermee kan een regel binnen een tabel met twee muisklikjes worden verplaatst. Met de eerste muisklik wordt de te verplaatsen regel geselecteerd, met de tweede muisklik wordt de regel aangewezen waarachter de met muisklik 1 geselecteerde regel moet worden verplaatst. De actie wordt direct uitgevoerd na de tweede muisklik. - meercellen invoerhulp : indien aaneengesloten cellen op een regel worden geselecteerd die gevuld moeten worden met eenzelfde bedrag, kan dit door in het hulpvenster dat automatisch verschijnt , het bedrag slechts 1 maal in te vullen. Stap 2 : begroting van de uitgaven Onder tabblad ‘uitgavenbegroting’ vult u voor iedere maand de te verwachten (=toekomstige) uitgaven per uitgavenpost in de tabel in. Deze kunt u ook wel beschouwen als ‘budgetten’. De reeds verstreken maanden zet u op nul. De uitgavenposten kunt u zelf onbeperkt uitbreiden of verminderen met een rechtermuisklik op de regel die verwijderd moet worden respectievelijk waaronder een post moet worden toegevoegd. Het werken met vrij gedetailleerde uitgavenposten wordt aanbevolen: dit vergroot de beheersbaarheid, inzichtelijkheid en betrouwbaarheid van de planning. In plaats bijvoorbeeld één post op te nemen voor ‘verzekeringen’ wordt aanbevolen om verschillende posten voor iedere verzekering afzonderlijk op te nemen : hierdoor kunnen de uitgaven in de juiste premievervalmaanden worden ingepland. Iedere door u gecreëerde uitgavenpost kunt u direct na toevoeging, koppelen aan een cluster. Later kan die koppeling desgewenst worden gewijzigd onder het tabblad ‘financiële situatie’. Begrote inleg op spaar-of beleggingsrekeningen kunnen al dan niet als uitgave te worden geboekt. Hou met uw keuze rekening als u ook het overzicht ‘financiële situatie’ onder tabblad 3 gebruikt (zie toelichtende tekst aldaar). Onder in het venster van de uitgavenbegroting kunt u kiezen voor de inschakeling van extra cursorfuncties: - regelverplaatsing : hiermee kan een regel binnen een tabel met twee muisklikjes worden verplaatst. Met de eerste muisklik wordt de te verplaatsen regel geselecteerd, met de tweede muisklik wordt de regel aangewezen waarachter de met muisklik 1 geselecteerde regel moet worden verplaatst. De actie wordt direct uitgevoerd na de tweede muisklik. - meercellen invoerhulp : indien aaneengesloten cellen op een regel worden geselecteerd die gevuld moeten worden met eenzelfde bedrag, kan dit door in het hulpvenster dat automatisch verschijnt , het bedrag slechts 1 maal in te vullen. Belangrijk : periodieke actualisatie van de begrotingsbedragen
Het de bedoeling dat u in de begrotingstabellen alleen de toekomstige uitgaven en inkomsten registreert zodat u zicht krijgt in een mogelijk toekomstig overschot of tekort. Om dit te bewerkstelligen dienen in de tabellen periodiek de begrotingsbedragen van reeds gerealiseerde uitgaven en inkomsten op nul te worden gezet. Zo mogelijk wekelijks werkt u dan de tabellen bij aan de hand van o.a. bankafschriften, kassabonnen en nota’s. ‘Bijwerken’ betekent dat u de reeds gerealiseerde uitgaven/inkomsten in de begrotingstabellen op nul zet, respectievelijk vermindert met het gerealiseerde bedrag. Halverwege de maand maart bijvoorbeeld zullen de maanden januari en februari op nul staan, en zullen de in maart genoteerde bedragen zijn verminderd met de reeds gedane uitgaven resp. reeds ontvangen inkomsten. Bijzondere aandacht dient hierbij te worden gegeven aan de plaats van het saldo van de bank/girorekeningen (betaalrekeningen) en de hoeveelheid ‘cash’ (voorzover de omvang van enige betekenis is). Het is van belang om deze bedragen als ‘beschikbare middelen’ op te nemen onder de betreffende inkomenspost (alleen in de lopende maand, in de andere maanden dienen ze op nul te staan) en iedere week te actualiseren.
Saldo toekomstige inkomsten en uitgaven Direct na het invullen van ieder nieuw bedrag in de inkomsten of uitgaventabel worden de randtotalen van de tabel bijgewerkt alsook het verschillenoverzicht onder in het beeld. Dit laatstgenoemde overzicht is het verschil tussen de prognose van de inkomsten en de prognose van de uitgaven (budgetten). NB: indien u het periodiek updaten van de begrotingsbedragen in de begrotingstabellen achterwege laat, zal het saldo van de tabellen niet het toekomstig overschot of tekort weergeven.
Stap 3: Invullen tabel totale Financiële situatie Om een overzicht te verkrijgen van uw totale financiële situatie over het hele het jaar 2014 is onder het tabblad ‘financiële situatie’ een tabel toegevoegd. Hierin registreert u van al uw relevante financiële zaken de (reeds gerealiseerde) stand op 1 januari 2014 en de inschatting van de stand per 31 december 2014. Het kan hierbij onder meer gaan om de waarde van het eigen onroerend goed, de waarde van de auto, beleggingen in aandelen of obligaties, tegoeden op spaarrekeningen, hoogte van hypothecaire leningen, leningen voor studie, auto, doorlopend krediet, postorderbedrijven etc. Schulden (zoals hypotheekschuld, persoonlijke leningen, studieschulden etc) worden hierbij als negatieve bedragen ingevoerd, bezittingen (waarde eigen woning, spaartegoeden, e.d.), als positieve bedragen. De post ‘kas//betaalrekeningen’ in dit overzicht is een vaste post die niet kan worden verwijderd. Let op: deze tabel geeft alleen de financiële situatie weer indien u bij de inschatting van de bedragen van de spaartegoeden op het einde van het jaar, rekening heeft gehouden met toekomstige opnames en stortingen. Met andere woorden : niet vergeten mag worden om indien opnames zijn
gepland van spaartegoeden, deze in mindering te brengen op de betreffende spaarrekening op het einde van het jaar . Ditzelfde geldt voor begrote inleg in spaarrekeningen: deze verhogen het spaartegoed op het einde van het jaar. Bij het saldo van de kasvoorraad (en/of de lopende betaalrekeningen bij de bank) dient eveneens met deze opnames en stortingen op spaarrekening rekening te worden gehouden (opnames leiden tot hoger kassaldo, stortingen leiden tot minder kassaldo). Het is afhankelijk van de inrichting van de begrotingstabellen met deze posten of u het saldo van de begrotingstabellen kunt overnemen in de financiële-situatie tabel : heeft u in de begrotingstabellen de spaartegoed-opnames niet als inkomen vermeld of spaargeld- stortingen niet als uitgaven opgenomen, dan dient u deze alsnog handmatig te verrekenen op het saldo van de begrotingstabellen alvorens u dit saldo kunt gebruiken als kassaldo in de financiële-situatie tabel. Indien u bovenstaande eenvoudige regeltjes in acht neemt, is in deze financiële-situatie-tabel direct te zien of u over 2014 een overschot of een tekort zult hebben in uw gehele financiële huishouding. Doe niet aan zelfmisleiding en vul hem daarom zorgvuldig en ‘naar eer en geweten’ in ! Zijn de regeltjes mbt de spaartegoeden voor u te veel rompslomp, gebruik deze tabel dan niet. De in het programma aangebrachte strikte scheiding tussen begroting en kasboek laat u volkomen vrij om het kasboek (de gedetailleerde registratie van gerealiseerde uitgaven) wel of niet te gebruiken, dan wel op een later tijdstip bij te werken. Er is m.a.w. geen directe koppeling gelegd tussen prognoses en realisaties. Dit houdt het programma eenvoudig, transparant en flexibel terwijl de administratielast er tot een minimum mee wordt beperkt. Stap 4: (facultatief) : bijhouden van het kasboek (registratie van gerealiseerde uitgaven) In deze versie van PUIK staat het kasboek volledig los van de uitgavenplanning/budgettering en kan desgewenst geheel afzonderlijk ervan worden gebruikt. Het kasboek is bedoeld om u inzicht te verschaffen in de aard en hoogte van uw reeds gerealiseerde uitgaven en u daarmee in staat te stellen in de toekomst een betere begroting te maken. Zoals reeds eerder vermeld is het uitdrukkelijk niet bedoeld als allesomvattende (en omslachtige) boekhouding . Van iedere uitgave kunt u het bedrag en een omschrijving registreren alsmede de gekozen cluster. Bij de registratie van een nieuw bedrag in het kasboek wordt gelijktijdig het overzicht naar cluster bijgewerkt. Door middel van een simpele ‘drilldown’ faciliteit kunt u in het geclusterde kasboekoverzicht een specificatie van de gewenste cluster opvragen. Dit kan eenvoudigweg door met de cursor op de betreffende cel te gaan staan en met de linkermuisknop eenmaal te klikken. Klikt u op een regel van de rijtekst (links voor de tabel) dan verschijnt een staafgrafiek van de betreffende regel in het bovenste deel van het scherm. Klikt u op de kolomtekst (boven in de tabel) dan verschijnt een taartgrafiek met verhoudingsgetallen van de uitgavenclusters in die betreffende maand. Tip: Om te voorkomen dat u alle nota’s en kassabonnetjes moet bewaren voor de registratie in het kasboek kunt u overwegen om alleen de huishouduitgaven/dagelijkse boodschappen contant betalen. Alle eigen opnames bij de bank/giro zijn dan te rubriceren als ‘levensonderhoud’. Uitgaven die niet met dagelijkse boodschappen te maken
hebben betaalt u dan uitsluitend per pinpas/bankpas zodat u daarvan een afzonderlijke afschrijving ontvangt. Op deze manier is uw wekelijkse bank/giro- afrekening het enige invoerdocument dat u nodig heeft voor het bijhouden van uw kasboek. Dit zal dan slechts enkele minuten per week vergen.
In het kasboek van de gratis versie kunt u alleen de uitgaven vastleggen (meer is ook niet nodig voor een zinvol gebruik van het programma). In de luxe versie kunt u ook de inkomsten registreren. Onbeperkt aantekeningen maken bij iedere uitgavenboeking in het kasboek. Bij iedere uitgavenboeking in het kasboek kunt u snel en eenvoudig aantekeningen registreren. Door een simpele shift/linkermuisklik op de betreffende boeking verschijnt een nieuw venstertje waarin u onbeperkt tekst kunt vastleggen en later (op dezelfde manier) weer oproepen. Reeds bestaande tekst kunt u aanvullen of wijzigen. Door het wegklikken van het venstertje wordt de tekst automatisch in de PUIK data-base opgenomen. Wilt u de wijzigingen definitief opslaan, vergeet dan niet om de knop 'opslaan' te gebruiken of het programma af te sluiten met 'opslaan en afsluiten'. Met deze faciliteit kunt u eenvoudig relevante extra informatie over het betreffende uitgavebedrag vastleggen. Voorbeelden van mogelijk nuttige/interessante aantekeningen: - is er wel of geen nota aanwezig en zo ja, in welke vorm en waar is die te vinden, - wat er precies gekocht voor het bedrag (indien er meerdere voorwerpen of diensten zijn betaald) - het bedrag is uitgeleend aan een kennis en deze zal het binnen 3 maanden terugbetalen - doel van de uitgave : bij een dinernota kan worden vastgelegd met wie is gedineerd en voor welk doel : verjaardag, zaken, afscheid etc - kortom : er zijn talloze zaken die van belang of interessant kunnen zijn . Aanmaken nieuwe clusters Onder het kopje ‘Instellingen’ in de menubalk kunt u zelf clusters aanmaken en wissen. Geadviseerd wordt om het aantal clusters zo beperkt mogelijk te houden. Hou er daarbij ook rekening mee dat de taartgrafieken zijn ontworpen voor het weergeven van een beperkt aantal clusters . Wordt dit aantal overschreden, dan worden de taartgrafieken niet meer weergegeven en geeft het programma een foutmelding. In de luxe versie is er een instelbaar drempelpercentage voor taartgrafieken. Clusterbedragen worden daarbij tijdelijk toegewezen aan de cluster ‘overig’ indien hun omvang minder is dan het gekozen percentage. Meerjarenplanning U kunt niet alleen voor het lopende jaar een begroting maken maar ook alvast voor volgende jaren inplannen hoe de financiën zullen uitpakken. Een ander jaar selecteren kan in de menubalk onder ‘instellingen’/ ‘kalenderjaar kiezen’. Let er op dat hiermee alle gegevens van het actuele jaar verdwijnen uit het RAM-geheugen. Indien u veranderingen daarin heeft aangebracht en deze wilt bewaren, dient u niet te vergeten deze eerst op te slaan alvorens gegevens van een ander jaar te laden.
Voor ieder jaar afzonderlijk kunt u de variabelen zoals clustering, kleuren, uitgavenposten etc. aanpassen en opslaan. Afdrukken van tabellen De voornaamste tabellen kunnen worden afgedrukt door in de menubalk onder ‘afdrukken’ de desbetreffende tabel te kiezen. De opmaak van de tabellen is niet te wijzigen. Bij het afdrukken van tabellen in de gratis versie kan het zijn dat bij bepaalde pc/printer-combinaties niet alle gegevens van een tabel op een pagina zullen passen of dat het lettertype te klein is. In de luxe versie is een extra afdrukmogelijkheid beschikbaar waarbij grafische software er automatisch voor zorgt dat de tabellen op een pagina passen. Ook kan de export-mogelijkheid (zie hieronder) worden gebruikt om tabellen vanuit een extern document (bijvoorbeeld Word) af te drukken. Exporteren van tabellen Een aantal tabellen kan in de luxe versie worden geëxporteerd naar een extern ‘txt’-bestand. Dit externe bestand kan desgewenst vervolgens worden ingelezen in een ander programma (bijvoorbeeld WORD, wordpad, etc) en daar verder worden verwerkt (en geprint). Let er op dat gebruik van een ‘vast’ lettertype (bijvoorbeeld Courier of Times New Roman) in het externe bestand is vereist om de kolommen in de tabellen netjes onder elkaar te krijgen. Wachtwoord Om diverse redenen is in het programma geen voorziening opgenomen voor het gebruik van een wachtwoord voor de toegang. Is het toch nodig dat de toegang tot het programma en de gegevens beschermd wordt, dan zou u kunnen overwegen om de mogelijkheden voor toegangsbeveiliging te gebruiken die Windows standaard beschikbaar heeft (zie gebruikershandleidingen van het besturingssyteem). Eveneens zou u kunnen overwegen om PUIK uitsluitend te installeren op, respectievelijk te gebruiken vanaf een memory-stick. Deze stick kunt u na gebruik dan weer veilig opbergen. Dit geeft – voor zover bekend – geen problemen omdat PUIK relatief slechts een geringe geheugenruimte vergt (ca. 8mb). Tevens zijn er memory-sticks in de handel die standaard kunnen worden voorzien van een toegangsbeveiliging. Indien u deze procedure volgt, vergeet dan vooral niet om een reservekopie te maken van het gegevensbestand ‘puikdatxxxx.dcf’ (zie ook hieronder). Deze kopie kunt u betrekkelijk rustig in een openbare omgeving opslaan : het valt immers niet te verwachten dat iemand dit bestand kan inzien zonder dat bekend is bij welk programma het hoort. Automatisch periodieke veiligheidskopie De gegevens die u in PUIK inbrengt, worden vastgelegd in de gegevensbestanden puikdat2014.dcf puikdat2015.dcf, etc. Iedere maand wordt er automatisch een veiligheidskopie van deze bestanden aangemaakt op een afzonderlijke plek binnen de PUIK map (onder de map ‘puikreservekopieen\rescopy2014mnd.). In voorkomende gevallen kunnen deze worden ingelezen met de optie ‘inlezen gegevens uit oudere versies’. Let op : gebruik deze mogelijkheid uitsluitend indien strikt noodzakelijk (dus niet om te ‘proberen’ of het wel werkt) omdat alle aanwezige gegevens hierdoor worden vervangen !
Met bovenomschreven voorziening is getracht om het risico van gegevensverlies te minimaliseren. Laat ons svp weten als er onverhoopt toch nog onduidelijkheid bestaat over het herstellen van beschadigde en/of overschreven gegevens. Ad hoc veiligheidskopie Om het risico van verlies van gegevens verder te beperken is het sterk aan te bevelen om van de ingevoerde gegevens regelmatig een reservekopie te maken op een extern opslagmedium (externe harde schijf, cd, dvd, etc). Met de optie ‘maak reservekopie’ van het item ‘import/export’ in de menubalk kan dit op een eenvoudige wijze plaatsvinden. Indien de back-up wordt opgeslagen op een cd of dvd, hou er dan rekening mee dat door het branden het bestand veelal wordt veranderd in een ‘alleen lezen’ bestand. In die toestand is het onbruikbaar voor PUIK. Het programma zal daarom ook niet functioneren direct vanaf cd/dvd. Bij het terugzetten van de reservekopie dient deze eigenschap weer te worden hersteld (dwz gewijzigd in ‘archiefbestand’). In de Windows verkenner klikt u daartoe met de rechter muisknop op het teruggezette bestand en vervolgens wijzigt u de desbetreffende ‘eigenschappen’. Tussentijdse veiligheidkopie Iedere keer dat het proces ‘inlezen gegevens uit oudere versies’ wordt gebruikt, wordt een tussentijdse veiligheidskopie aangemaakt van de in de actuele versie aanwezige gegevens om te voorkomen dat gegevens definitief verloren gaan. Deze tussentijdse kopie wordt opgeslagen in de PUIK-map onder de naam ‘rescopy2010mnd_dag_tijd’. Deze aanmaak gebeurt natuurlijk voordat deze gegevens worden vervangen. Mocht u de betreffende gegevens weer willen herstellen dan kan dit met de optie ‘inlezen gegevens oudere versies’. Terugzetten veiligheidskopie Wilt u de gegevens van een eerder gemaakte veiligheidskopie terug inladen in PUIK, gebruik dan daarvoor de optie ‘inlezen gegevens oudere versie’ onder het item ‘extra’ in de menubalk. Selecteer daarin de map waarin de back-up gegevens zijn opgeslagen en het programma zorgt automatisch voor het terugzetten van deze gegevens. Desgewenst kunt u ook de afzonderlijke PUIK-bestanden handmatig met behulp van de kopieermogelijkheden in de Windows verkenner terugzetten. Kopieer daartoe de betreffende bestanden vanuit de back-up map naar de actuele PUIK-map (c:\puik…..). Uitwisseling van indelingen en gegevens tussen verschillende jaren De diverse indelingen en instellingen kunnen voor ieder jaar verschillen en zijn voor ieder jaar dan ook afzonderlijk in te voeren en vast te leggen. Dit betekent dat u voor elk jaar de uitgavenposten, inkomstenposten en clusters opnieuw moet invoeren. Mocht u dit bezwaarlijk vinden dan is het ook mogelijk om alle gegevens (inclusief indelingen) van een jaar over te brengen naar een ander (desgewenst het volgende) jaar. Let er op dat alle gegevens die u in het bestemmingsjaar al heeft ingevuld daardoor worden gewist en worden overschreven met de gegevens van het herkomstjaar! Wilt u bijvoorbeeld de indeling van 2014 overbrengen naar 2015, dan kan dat als volgt. -Kopieer het bestand van het jaar dat u wilt overbrengen (‘puikdat2014.dcf’) naar een willekeurige tijdelijke map (bijvoorbeeld ‘c:/puiktemp’).
-Wijzig de jaartoevoeging van de benaming van dit gekopieerde bestand in de tijdelijke map handmatig in de jaartoevoeging van het jaar waarnaar u de instellingen wilt overbrengen (puikdat2014.dcf in map c:/puiktemp dus wijzigen in puikdat2015.dcf ). -Kopieer vervolgens dit bestand met de nieuwe naam naar de PUIK-map, waarbij het reeds bestaande bestand met die naam wordt overschreven. De reeds ingevoerde gegevens en indelingen van het jaar 2014 zijn dan beschikbaar in het jaar 2015 en de eventueel aanwezige gegevens van 2015 zijn daarmee gewist. Herhaal deze procedure desgewenst voor andere jaren. Deze werkwijze kan ook worden toegepast bij het maken van meerjarenbegrotingen en kan handig zijn indien de achtereenvolgende jaren een vrijwel gelijke indeling hebben. Snel wissen van kasboekregels Bij de bovenbeschreven procedure voor de uitwisseling tussen verschillende jaren, worden alle gegevens van het herkomstjaar overgebracht naar het bestemmingsjaar. In het kasboek is dit echter veelal niet de bedoeling. Wissen van te veel overgebrachte kasboekregels kan op een snelle manier door gebruik van de ‘enter’-toets: -- selecteer de eerste regel die u wilt wissen met de muis -- klik op ‘verwijderen kasboekregel’ -- de betreffende regel wordt daarmee verwijderd -- wilt u meer regels verwijderen dan kan dit vervolgens op een snelle manier door de ‘enter’ toets te gebruiken -- let op : indien u de ‘enter’-toets permanent ingedrukt blijft houden dan gaat dit nog sneller, maar dan is de kans groot dat er meer regels worden gewist dan de bedoeling is, omdat het wissen dan blijft ‘doorlopen’ nadat de toets weer is losgelaten. Automatische jaaraanpassing met iedere jaarwisseling In PUIK is een automatische jaaromschakeling ingebouwd, die bij iedere jaarwisseling de dataselectie en de opschriften boven de tabellen en vensters wijzigt. Dit gebeurt aan de hand van de datum die in uw Windows besturingssysteem is vastgelegd. Deze jaaraanpassing werkt tot het jaar 2030. Let op : zoals hierboven al is vermeld, kunnen de indelingen van de begrotingsposten en clusters ieder jaar verschillen en deze worden daarom niet automatisch naar een volgend jaar overgebracht. Mocht u daar toch prijs op stellen, dan kan de procedure worden gevolgd die staat beschreven onder het kopje ‘uitwisseling van indelingen en gegevens tussen verschillende jaren’. Installpuik.exe Installpuik.exe is het installatieprogramma dat in beginsel slechts 1 maal hoeft te worden gebruikt. Het wordt automatisch geactiveerd na het downloaden. Indien het na die tijd wordt geactiveerd, let er dan op, dat iedere keer als dit gebeurt, alle programma’s en eerder ingevoerde gegevensbestanden worden overschreven, tenzij u tijdens het installatieproces de bestemmingsfolder verandert.
Beginvenster Bij het opstarten van het programma verschijnt als eerste een beginvenstertje waarin de gebruiker op de hoogte wordt gebracht van de status van het programma. Er wordt daarin nadrukkelijk gewezen op de mogelijkheid dat sommige functies (nog) niet werken zoals de bedoeling is en dat gebruik geheel voor eigen risico van de gebruiker is. Omdat het de bedoeling is dat iedere (potentiële) gebruiker hierop wordt gewezen, blijft het venstertje ook na installatie iedere keer verschijnen. Een pc kent immers veelal meer gebruikers dan alleen degene die het programma installeert. Alleen voor gebruikers van VISTA Indien PUIK in de map ‘Program Files’ wordt geïnstalleerd dan worden nieuwe door u aangemaakte bestanden door VISTA niet opgeslagen in de betreffende ‘Program Files’-map, maar in een zogenaamde ‘compatibiliteitsbestanden’-map. Indien u de ‘Program Files’-map bekijkt met de windows-verkenner, dan staat het woord ‘compatibiliteitsbestanden’ bovenaan in het verkenner-venster vermeld. Klik hierop om de exacte locatie van de bestanden en de inhoud ervan te zien. Bij de aanmaak van veiligheidsbestanden, het overhevelen van gegevens, de aanmaak van externe bestanden, etc dient hiermee rekening gehouden te worden. Om deze reden wordt aangeraden om het programma niet onder ‘Program Files’ te installeren.
