ActaLibra 5.50.12
Overzicht van de aanpassingen in versie 5.50.12 Inhoud Overzicht van de aanpassingen in versie 5.50.12 .................................................................................... 1 Afdruk van facturen – Voorschotten samen met MVH ....................................................................................... 2 Voorbeeld – boekingen gemaakt via een AKB ................................................................................................................. 2 Toelichting bij deze boekingen......................................................................................................................................... 3 Voorschotten worden gelinkt aan een factuur ................................................................................................................ 3 Afdrukken met of zonder voorschotten ........................................................................................................................... 4 Nieuwe lay-out met voorschotten ................................................................................................................................... 4 (Oudere) facturen, die u voordien reeds had geboekt .................................................................................................... 5
Extra factuur lay-out opties ................................................................................................................................. 5 Correcties op reeds gemaakte facturen .............................................................................................................. 6 Correctie 1 : De cliënt voor een bestaande factuur wijzigen ........................................................................................... 6 Correctie 2 : Een bestaande factuur neutraliseren .......................................................................................................... 7 Correctie : Ook de voorschotboekingen neutraliseren .................................................................................................... 7 Opnieuw factureren ....................................................................................................................................................... 10 Voorschotten toch niet afdrukken op de factuur .......................................................................................................... 10 Voorschotten met de hand koppelen of ontkoppelen van een factuur ........................................................................ 11
Andere correcties op bestaande boekingen...................................................................................................... 13 Boekingen van kosten via 61-rekeningen toch in Btw-vak 82 ....................................................................................... 13 Rekening wijzigen in een bestaand boekstuk ................................................................................................................ 13
Afrekening – Berekening en aanduiding van het Verschil ................................................................................. 14 Afrekening – Extra aanduiding “Afgerekend”.................................................................................................... 14 Kwartaalstaat – Nieuwe editie Bijlage 2 ............................................................................................................ 15 Ook chronologie voor ingave van aankoopfacturen ......................................................................................... 16 Zoekers voor controle van de werkelijke kosten via Boekjes ............................................................................ 17 Aanpassing AKB-modellen – Notarieel fonds .................................................................................................... 18 Boekhoudrekening ......................................................................................................................................................... 18 Extra berekeningsconstante........................................................................................................................................... 18 Vervangen blokje in berekeningsmodellen .................................................................................................................... 18 De factuurafdruk herkent deze terugbetalingsboeking ................................................................................................ 19 Bij betaling door het Notarieel Fonds ............................................................................................................................ 19 Voor bestaande aktekostenbladen ................................................................................................................................ 19
Extra SDP-collectie van modellen........................................................................................................... 21 Andere documentatie ............................................................................................................................ 24 documentatie – Concepten en aanpak.............................................................................................................. 24 Modellen voor provisiebrieven en afrekeningen aanpassen ............................................................................ 24 Algemene handleiding ................................................................................................................................................... 24
Wat komt in volgende versies ? ............................................................................................................. 25 Controle-rapporten voor Btw-aangifte.............................................................................................................. 25 BTW aangifte ..................................................................................................................................................... 25 Controle en correcties-functies op Aankopen. .................................................................................................. 25 Aanpassing AKB-modellen – verdelingsrecht (2,5% ?) ...................................................................................... 25 Nieuwe formulieren........................................................................................................................................... 25
Bladzijde 1 van 25
ActaLibra 5.50.12 De documentatie horend bij de vorige versie staat in T:\ReleaseNotes\Aanpassingen55010.pdf . Indien u deze niet zou gelezen hebben : erg belangrijk dit toch te doen.
Afdruk van facturen – Voorschotten samen met MVH Vanaf versie 5.50.11 worden de voorschotten samen met de bedragen onder MVH afgedrukt op de factuur. OPGELET: In de voorbije opleidingssessies werd gedemonstreerd hoe voorschotten samen met de kosten onder MVH werden geboekt in één en dezelfde boeking. Die werkwijze werd echter terug afgevoerd. In de nieuwe werkwijze blijven voorschotten apart geboekt worden (in dagboek AKTE), net zoals voorheen, maar worden ze gelinkt voor gezamenlijk afdrukken.
Voorbeeld – boekingen gemaakt via een AKB In de nieuwe aanpak blijven voorschotten afzonderlijk geboekt worden van de bedragen onder MVH (maatstaf van heffing). Een typische boekingshistoriek ziet er bv. zo uit :
Bladzijde 2 van 25
ActaLibra 5.50.12
Toelichting bij deze boekingen De boekingen in dit (typisch) voorbeeld zijn automatisch geboekt – ofwel via Werkelijke kosten ofwel via facturatie van het AKB – en als volgt tot stand gekomen : 1. Bij ontvangst van de voorafgaandelijke staat werd de werkelijke kost van € 51,00 als aangerekende kost (op een 458-rekening) geboekt in het niet-facturatiejournaal “AKTE”. [AKTE/2080511] 2. Op 01/04/2012 wordt gefactureerd. Daarbij zorgt ActaLibra voor drie boekingen [zie de boekingen met rood kader] a. De eerste boeking [AKTE/2080512] zorgt ervoor dat de kosten die eerder al werden aangerekend (via een 458-rekening) nu “in kosten worden genomen”. Op die manier kunnen die kosten (in de facturatie-boeking) bij facturatie op een 7rekening in omzet worden geboekt. (conform de Btw-regels) Merk op dat het lopend saldo na deze boeking netjes terug op nul komt. Immers de voorafgaandelijk aangerekende kosten werden nu in kosten genomen. b. De tweede boeking [AKTE/2080513] die door de facturatiestap wordt opgemaakt bevat de te boeken voorschotten uit het aktekostenblad (AKB). Die voorschotten worden (zoals voorheen) geboekt in het niet-facturatiejournaal “AKTE”. c. De derde boeking [FACT/2120142] is de ‘echte’ factuurboeking. Daarin staan enkel de kosten die onder MVH vallen, en de daarop berekende Btw. 3. Na de akte (en na facturatie) worden nog werkelijke kosten geboekt wanneer de akte/stukken terugkomen van de registratie (boeking van 09/04) en van het hypotheekkantoor (boeking van 15/04). [Zie boekingen AKTE/2080514 en AKTE/2080515]. a. In AKTE/2080514 wordt een (onvoorziene) extra registratiebijlage geboekt. Dit zal bij afrekening aanleiding geven tot 25 € extra te vragen aan de cliënt, aangezien verschillen op voorschotten moeten worden afgerekend. Hier bestaat geen mogelijkheid dit verschil ‘voor eigen rekening’ te nemen. b. In AKTE/2080514 wordt de werkelijke kost voor een aanvullende hypotheekstaat geboekt, waarbij het verschil is gecompenseerd via het forfait, of waarbij men heeft geopteerd het verschil voor eigen rekening te nemen. Hierdoor werd het (wat de cliënt betreft) een nul-boeking. Merk op : Aangezien het hier hypotheekkosten betreft (die worden opgevolgd via een boekje en de bijhorende 458 rekening), en het AKB al werd gefactureerd, wordt voor deze kost zowel op de 458-rekening (de “aanrekening”), op de 619rekening (de “in kosten-neming”) als op de 7-rekening (de “omzet” boeking) geboekt.
Voorschotten worden gelinkt aan een factuur Nieuw in deze versie is dat bij het maken van de factuurboeking [in vb. FACT/2120142] de eerder geboekte voorschotten [in vb. AKTE/2080513] automatisch aan die nieuwe factuur worden gekoppeld voor gezamenlijke afdruk. Die geboekte voorschotten vormen dus geen deel van de factuurboeking, maar bij het boeken van een factuur (in een facturenboek) worden de voorschotten van dat AKB – die vóór of op de factuurdatum zijn geboekt – automatisch gelinkt aan die factuur. Voorschotten die op een latere boekingsdatum dan de factuurdatum worden geboekt worden niet gelinkt. Een eventuele slotfactuur kan alsnog de voorschotten die na de eerste factuur werden Bladzijde 3 van 25
ActaLibra 5.50.12 geboekt opvissen. Is er geen slot- of vervolgfactuur, dan zullen eventuele bijkomende voorschotboekingen (bv. in geval van een andere werkelijke in- of overschrijvingskost) enkel via een slotafrekening kunnen meegedeeld worden aan de cliënt. Wanneer bepaalde voorschotten ten onrechte wel of niet werden gelinkt aan een bepaalde factuur, kan u alsnog ingrijpen, en elke voorschot-boeking ontkoppelen of (ver)koppelen aan een andere factuur. Meer hierover verderop.
Afdrukken met of zonder voorschotten Na facturatie krijgt u via het tabblad “Afrekening” (onderaan het AKB) een overzicht van de gemaakte facturen, waar u via de knop “Print” de factuur afdrukt. Ook van op de boekingen in de facturatiejournalen kan u de facturen afdrukken. Bij de afdruk-opties werd o.a. de mogelijkheid toegevoegd om de gekoppelde voorschotten al dan niet mee af te drukken op de factuur.
Standaard staat deze optie AAN, maar wanneer deze wordt UIT gezet, worden de gekoppelde voorschotten NIET mee afgedrukt.
Nieuwe lay-out met voorschotten Omdat nu ook de voorschotten mee op de factuur kunnen worden afgedrukt, werd de factuurlay-out aangepast.
Bladzijde 4 van 25
ActaLibra 5.50.12 Onder de tabel met de bedragen onder MVH wordt de Btw-samenvatting geplaatst, en daaronder komt het zgn. “Factuur totaal”. (zie Groene pijl) Indien de voorschotten tegelijk werden geboekt, komen die in een tabel eronder, gevolgd door een “Totaal der kosten onder voorschotregeling”. (hier roze gemarkeerd) Tot slot wordt het algemeen totaal vermeld als “Totaal te betalen”. Opmerking: Als alle bestaande facturen zijn afgedrukt en geklasseerd, en daarop stond tevoren de vermelding dat "enkel de aan BTW onderhevige kosten erop vermeld worden", dan wilt u deze melding wellicht niet meer op de afdruk behouden. Pas dan de footer lijnen zo aan in het "Factuur Instellingen" bestand.
(Oudere) facturen, die u voordien reeds had geboekt Zodra u deze versie installeert, worden ook alle vroegere voorschotboekingen automatisch gelinkt aan de factuur van het zelfde aktekostenblad. Zo u dus een voorheen geboekte factuur opnieuw zou afdrukken, zal ActaLibra voorstellen er die voorschotten mee op af te drukken. Dat kan handig zijn, zeker voor vennootschappen die hadden gevraagd een factuur te krijgen waarop ook de voorschotten staan vermeld.
Extra factuur lay-out opties Opnieuw kan u nog enkele nieuwe afdruk-opties naar eigen voorkeur en inzicht instellen. Op basis van suggesties van gebruikers werden volgende opties voorzien:
1) Vaak komt de factuur ná de betaling door de cliënt. Dan is de melding "factuur reeds voldaan" wenselijk. 2) Indien de factuur nog te betalen is, kan de 2de melding gewenst zijn. 3) Soms betreft het kosten in een dossier waar geen authentieke akte is gemaakt. Dan is een vermelding van een aktedatum ongewenst. De concrete tekst voor de 2 eerste vermeldingen is in 2 talen instelbaar in het Factuurinstellingenbestand : Melding_ReedsBetaald=DEZE FACTUUR WERD REEDS DOOR U BETAALD. Mention_DejaPaye=VOUS AVEZ DEJA PAYE CETTE FACTURE. Melding_TeBetalen=Deze factuur is te betalen binnen de maand. Mention_APayer=Cette facture est à payer dans le mois.
Bladzijde 5 van 25
ActaLibra 5.50.12
Merk op: Indien u de header-lijnen (met uw eigen naam, adres en andere gegevens) over 9 of 10 lijnen spreidt in plaats van de standaard 8 lijnen, vergeet dan niet ook "header_lines=…" lijn aan te passen. Zo niet verschijnen enkel de 8 eerste lijnen.
Sommige printers drukken Notaris-logo niet correct af. U kan facturen ook afdrukken ZONDER logo. Daartoe stelt u in het Factuur instellingen bestand deze lijn zo in: header_is_jpeg=N
De factuur lay-out is ontworpen met het lettertype CALIBRI. Dit lettertype is door Microsoft geïntroduceerd met Windows Vista en Office 2007. Op oudere PCs, waarop dit lettertype nog ontbreekt, neemt Windows een ander lettertype, waardoor o.a. het factuurnummer soms niet helemaal in het hokje past waar het staat. U kan dit probleem oplossen, door dat lettertype gratis te installeren: door het Office Compatibility Pack te installeren. Daarmee kan u dan ook Office 2007 documenten openen en bewerken ! Surf naar http://actalibra.g-net.be/download/ en onderaan die pagina klik je punt 19 aan. Uw leverancier van PCs kan u hier eventueel in adviseren.
Correcties op reeds gemaakte facturen Vanaf deze versie 5.50.11 kan u enkele veel voorkomende foute facturaties snel en eenvoudig corrigeren. Eerst dient u de te corrigeren factuur op te roepen. Dat kan via het tabblad “Afrekening” op het aktekostenblad, maar ook rechtstreeks via het facturenboek (Boekingen cliënten). Bovenaan het tabblad “Afrekening” klikken we de foute factuur aan.
Klik nu op de knop “Correctie” (enkel bestemd voor gebruikers die kunnen factureren). We krijgen twee mogelijke correcties ter beschikking.
Correctie 1 : De cliënt voor een bestaande factuur wijzigen Indien u een factuur op de verkeerde cliënt factureerde (bv. U factureerde aan de privépersoon i.p.v. aan de vennootschap), en u had de factuur nog niet opgestuurd, dan kan u zonder meer de cliënt wijzigen.
Bladzijde 6 van 25
ActaLibra 5.50.12 Kies optie Net zoals bij facturatie kan u hierbij kiezen uit de partijen van het dossier via de knop , of eender welke andere cliënt kiezen via . Zodra u de originele factuur niet meer hebt, of de maand is reeds afgesloten, kan u deze correctie niet meer gebruiken, en moet u terugvallen op de volgende correctie, nl. het neutraliseren (en daarna opnieuw factureren) van de eerdere factuur.
Correctie 2 : Een bestaande factuur neutraliseren Wanneer u ten onrechte had gefactureerd, of u bv. een verkeerd percentage van de kosten had gefactureerd, dan kan u terugvallen op deze correctie. Merk op dat wanneer u enkel het Btw-nummer op de factuur wilt wijzigen, instellen of schrappen, u geen correctie hoeft te doen. Daarvoor volstaat het de factuurboeking te openen (bv. via de knop Boekstuk”), en daar het Btw-nummer te wijzigen of te wissen (+ Bewaren!), en vervolgens de factuur opnieuw af te drukken. Het neutraliseren van een factuur, komt erop neer dat ActaLibra automatisch een identieke creditnota maakt. Uiteraard wordt hierbij rekening gehouden met de chronologie qua nummering en boekingsdatum. Ook een creditnota kan geneutraliseerd worden. Dan wordt een identieke factuur gemaakt. Telkens zijn ze samen 0,00. Behalve het omkeren van de achterliggende boeking, worden ook de gefactureerde bedragen op het AKB herrekend, en kan u het AKB na het neutraliseren opnieuw factureren. Geneutraliseerde/neutraliserende facturen en creditnota’s worden in het facturenoverzicht doorstreept aangeduid.
Een geneutraliseerde factuur of creditnota kan niet nogmaals geneutraliseerd worden. Indien u de geneutraliseerde factuur al aan de cliënt had gestuurd, moet u zeker ook de correctie (creditnota of factuur) afdrukken en eveneens naar de cliënt sturen. Vraag hierover desnoods raad aan uw accountant.
Correctie : Ook de voorschotboekingen neutraliseren Aangezien facturen geen voorschotten bevatten, zal het neutraliseren van een factuur ook geen aanleiding geven tot het opnieuw kunnen boeken van de voorschotten. Na het opnieuw factureren (na een neutralisatie) zal de bijhorende factuurafdruk dus geen voorschotten bevatten. Op zich is dat geen probleem. Immers, u kan de te betalen voorschotten (net zoals voorheen) via een afzonderlijk document meedelen. Om ook de voorschotten opnieuw te kunnen boeken (bv. verdeeld over verschillende cliënten i.p.v. à 100%) moeten ook de voorschotboekingen eerst geneutraliseerd worden, alvorens u opnieuw factureert. Om dat enigszins vlot te laten verlopen, kunnen we als volgt tewerk gaan : Open het tabblad “Afrekening” op het AKB, en gebruik Ctrl+Klik op de knop “Boekstuk”.
Bladzijde 7 van 25
ActaLibra 5.50.12
Dit opent een overzicht van alle boekstukken die via dit AKB werden geboekt. Dit overzicht is vergelijkbaar met de gegevens die op de cliënthistoriek staan (optie “met details”).
Ook de details van elke boeking worden vermeld. Op die manier vinden we in dit overzicht snel de voorschotboeking terug (in dit vb. boekstuk AKTE/2080588). Van elke voorschotlijn wordt aangegeven aan welke factuur ze is gelinkt. In dit vb. zien we dat de twee voorschotlijnen voor gezamenlijke afdruk zijn gekoppeld aan factuur FACT/2120174. Voor de duidelijkheid worden gelinkte voorschotten ook als lijnen van de gelinkte factuur zelf vermeld (als + lijnen, met lijnnummer 0, en het bedrag tussen haakjes). Vanuit dit overzicht kunnen we een van de boekstukken openen door te dubbelklikken of m.b.v. de “Selecteer” knop. Om de voorschotboeking te openen dubbelklikken we op een van de + lijnen van FACT/2120174 of op een van de lijnen van boekstuk AKTE/2080588. De geselecteerde voorschotboeking wordt nu geopend. Onderaan treffen we ook hier de knop “Correctie” aan.
Bladzijde 8 van 25
ActaLibra 5.50.12
Nu opent het correctie-venster. Kies hier voor “Neutraliseer deze factuur of creditnota” .
Klik OK, en dit boekstuk (met uitsluitend voorschot-lijnen) wordt tegen-geboekt. In dit geval levert dat een creditnota op. Onmiddellijk na het neutraliseren wordt de gemaakte correctieboeking getoond :
We zien in de toelichting een verwijzing naar het geneutraliseerde boekstuk. Merk op dat voorschotten die deel uitmaken van een geneutraliseerd of neutraliserend boekstuk, worden niet meer automatisch gekoppeld aan een factuur. (zo nodig kunnen ze later alsnog met de hand worden gekoppeld: zie verder)
Bladzijde 9 van 25
ActaLibra 5.50.12 Via de knop AKB (rechts onderaan), keren we terug naar het betreffende aktekostenblad, en kunnen we alle kosten (ook de geneutraliseerde voorschotten) opnieuw boeken. Indien er meerdere voorschotboekingen waren, moeten/kunnen we ook die eerst neutraliseren. Gebruik in dat geval opnieuw Ctrl+Klik op de knop “Boekstuk” (bovenaan het tabblad “Afrekening” van het AKB), en selecteer een andere te neutraliseren voorschotboeking.
Opnieuw factureren Zodra we alle facturen (en zo nodig ook de voorschotboekingen) hebben geneutraliseerd, kunnen we het AKB opnieuw factureren, bv. ditmaal verdeeld over meerdere personen. Controleer steeds of de voorgestelde facturatiebedragen overeenstemmen met wat u verwachtte. Misschien vergat u nog een voorschotboeking te neutraliseren. De nu opnieuw geboekte voorschotten (bv. à een gedeeltelijk percentage) worden automatisch gelinkt aan de bijhorende factuurboeking. Zo worden de voorschotten bij afdruk van deze factuur correct weergegeven.
Voorschotten toch niet afdrukken op de factuur Al bij al kan het neutraliseren van gelinkte voorschotboekingen als omslachtig worden ervaren. Daarom kan u ervoor opteren niet de voorschotten, maar enkel de echte facturen (met bedragen onder MVH) te neutraliseren. Bij het neutraliseren van een factuur worden de daaraan gekoppelde voorschotten ontkoppeld. Bij een eerstvolgende facturatie worden die ontkoppelde voorschotten opnieuw gekoppeld aan de nieuwe factuur (tenzij ook die voorschotten werden geneutraliseerd). Zo die eerstvolgende nieuwe facturatie bv. maar voor 80% is, worden de vroeger (voor 100%) geboekte voorschotten aan die 80%-factuur gelinkt. Op zich geen probleem, maar misschien wilt u die (opnieuw) gekoppelde voorschotten dan liever niet afgedrukt zien op de nieuwe factuur. Daarom kan u er bij de factuurafdruk voor opteren de voorschotten niet mee af te drukken.
Zet in dat geval deze optie UIT. Bladzijde 10 van 25
ActaLibra 5.50.12
Voorschotten met de hand koppelen of ontkoppelen van een factuur Naast de automatische koppeling van voorschotten aan een factuur (voor gezamenlijke afdruk) kunnen we elk voorschot ook handmatig koppelingen of ontkoppelen. Dat doen we per individuele voorschotlijn. Ga daarbij als volgt tewerk : 1. Open het AKB 2. Klik op het tabblad “Afrekening” 3. Gebruik “Ctrl+Klik” om een overzicht te krijgen van alle boekingen voor dat AKB.
In dit overzicht zien we o.a. dat geboekte voorschotlijnen die (nog) niet zijn gekoppeld aan een factuur in de kolom “Aard / Op factuur” als “(VS)” (voorschot) staan aangegeven. Kies zo’n lijn, en “dubbelklik” of klik op “Selecteer” om het betreffende boekstuk te openen. 4. Het gekozen boekstuk wordt geopend.
Bladzijde 11 van 25
ActaLibra 5.50.12 Selecteer de voorschotlijn die u wilt (ont)koppelen van of aan een factuur, en klik rechts onderaan op de knop “op factuur ...”. 5. U krijgt nu volgend venster met een overzicht van alle facturen van het betrokken AKB.
Om te koppelen, kies je een factuur, en dubbelklik klik op “Selecteer” Om te ontkoppelen, selecteer (of dubbelklik) je de eerste lijn: “ONTKOPPELEN”. Herhaal deze werkwijze voor elke te (ont)koppelen voorschotlijn. Wanneer een voorschotlijn gekoppeld is aan een factuur, wordt die als volgt weergegeven in het boekingsoverzicht.
Na al het nodige (ont)koppelen, kan je de factuur (opnieuw) afdrukken, al dan niet met de gekoppelde voorschotlijnen erop vermeld.
Bladzijde 12 van 25
ActaLibra 5.50.12
Andere correcties op bestaande boekingen Ook voor andere typische fouten bij het boeken en factureren zijn een aantal voorzieningen getroffen zodat u deze zelf vlot kan rechtzetten. Deze wijzigingen zijn enkel mogelijk zolang de Btw-aangifte of de kwartaalafsluiting voor de betreffende periode nog niet is gebeurd.
Boekingen van kosten via 61-rekeningen toch in Btw-vak 82 In tegenstelling tot eerdere richtlijnen werd recent aangegeven (via het e-notariaat) dat alle kosten die geboekt worden via 61-rekeningen door de Btw-administratie nu toch aanzien worden als “Diensten en diverse goederen” (en dus niet als “handelsgoederen” zoals eerder was aangegeven). Bij installatie van deze versie zorgt ActaLibra er automatisch voor dat deze classificatie wordt rechtgezet. Zowel bij de rekeningen in het boekhoudplan als in de reeds bestaande boekingen. U hoeft zich hierover dus zelf niet bekommeren. Alle gerelateerde kosten zullen hierdoor in het juiste Btw-vak 82 terechtkomen (en niet in vak 81).
Rekening wijzigen in een bestaand boekstuk Onderzoek wees uit dat er regelmatig verkeerde rekeningen worden gebruikt, vooral bij het bij het boeken van manuele facturen (zowel aankoop als verkoop). Ga daarvoor als volgt tewerk : 1. Open het boekstuk waarop u een rekening wilt wijzigen 2. Klik de te wijzigen rekening aan
3. Kies via het menu “Extra” voor “Rekening wijzigen” 4. En vul in het volgend venster de correcte rekening in, gevolgd door OK.
Bladzijde 13 van 25
ActaLibra 5.50.12
Afrekening – Berekening en aanduiding van het Verschil Het overzicht van de verschillen tussen Provisie en Werkelijke kosten is aangepast. Aangezien er niet enkel tussen de geprovisioneerde en de werkelijke voorschotten, maar ook tussen de geprovisioneerde en de gefactureerde bedragen onder MVH een verschil kan ontstaan, worden dat MVH-verschil nu ook mee gerekend in het globaal verschil.
In dit voorbeeld zien we naast een verschil van + €150,00 op de voorschotten ook een verschil van - €181,50 op de bedragen onder MVH (incl. btw). Samen levert dat een globaal verschil van - €31,50. Merk op dat er geen verschilberekening qua MVH-bedragen wordt gemaakt zolang er op het aktekostenblad nog MVH bedragen te factureren zijn.
Afrekening – Extra aanduiding “Afgerekend” Zodra alle kosten in een dossier gekend zijn, kunnen de voorschotten met de cliënt afgerekend worden. Om aan te geven dat u dit heeft gedaan, is er nu een extra vinkje onderaan rechts op het kostenblad (tabblad Afrekening) waarmee u aanduidt dat het afrekenen is gebeurd :
De datum waarop u dit vinkje aanklikt wordt getoond in de tekst "Afgerekend op ../../…." We kunnen hierop ook makkelijk zoeken via de zoeker voor aktekostenbladen.
Bladzijde 14 van 25
ActaLibra 5.50.12
Kwartaalstaat – Nieuwe editie Bijlage 2 De extra gegevens die vereist worden door de Nationale kamer zijn toegevoegd aan de kwartaalaangifte : ACTIEF 1 : Te recupereren BTW PASSIEF 5 : Te betalen BTW
Voor de vroegere kwartalen blijft de oude werkwijze gehanteerd. Zo nodig kan u dus ook nog het 4de kwartaal voor 2011 afsluiten en de daarbij horende rapporten afdrukken. Voor een aparte afdruk van bijlage II voor een vroeger kwartaal, moet u de rapporten onder het menu “Oude lijsten” gebruiken in de module Boekhouding :
Bladzijde 15 van 25
ActaLibra 5.50.12
Ook chronologie voor ingave van aankoopfacturen Tijdens ons overleg met de Nationale kamer stelden zij dat u ook de aankoopfacturen in een aaneensluitende nummering per maand moet ingeven. Dat betekent concreet dat u klaar moet zijn met de ingave van alle aankoopfacturen van bv. april alvorens u een eerste aankoopfactuur met factuurdatum in mei mag ingeven. Zo niet komt de ononderbroken nummering voor de maanden april en mei in het gedrang. Daarom is een extra controle ingebouwd in het programma: als u vanop een AKB een boeking wilt doen van een verkoopfactuur of een aankoopfactuur (bv in ERE-BET na ontvangst van een factuur van een confrater die bij u een tussenkomst deed), dan kijkt het programma na of dit het eerste boekstuk in dat dagboek in die maand zou worden. In dat geval verschijnt een vraag waar u bevestigend moet op antwoorden.
Op deze manier kan u nog annuleren en eerst nazien of u effectief 100% klaar bent met de facturen van de voorbije maand. Overigens zijn uw leveranciers er aan gehouden om u ten laatste op de 5de werkdag van de maand alle facturen te bezorgen voor de voorbije maand. Als u alle ontvangen facturen heeft ingebracht, bent u m.a.w. 100% klaar met die voorbije maand en mag u beginnen met de ingave van facturen voor de nieuwe maand.
Bladzijde 16 van 25
ActaLibra 5.50.12
Zoekers voor controle van de werkelijke kosten via Boekjes Boekhouding menu Zoekers Zoekers Aktekostenbladen
Twee van deze zoekers werden in een (pre2012) versie gezet. Daarbij geldt nu dat de aktedatum vóór 2012 moet vallen, of bij gebrek aan een aktedatum de boekingsdatum. Gebruik deze zoeker voor de toestand te onderzoeken van AKB’s van voor 2012. De nieuwe zoeker “Ontbrekende werkelijke kosten (2012)” werkt een stuk eenvoudiger, en selecteert enkel uit de AKB’s met een aktedatum vanaf 2012, of bij afwezigheid van een aktedatum een boekingsdatum vanaf 2012 (of nog geen van beide ingevuld). Gebruik vanaf nu deze zoeker om de toestand te onderzoeken van AKB’s vanaf 2012. In tegenstelling tot de oudere editie worden hier enkel de (witte) lijnen opgenomen waarop in het AKB nog een “(?)” staat in de kolom “Werk. Kost”. Op termijn worden de (pre2012) zoekers verplaatst naar het submenu “Oude lijsten”, waar je nu ook al deze oude lijsten hebt :
Voor de zoeker “Nog door te boeken werk. kosten” komt geen nieuwe editie vanaf 2012. Alle werkelijke kosten worden nu immers automatisch geboekt door ActaLibra.
Bladzijde 17 van 25
ActaLibra 5.50.12
Aanpassing AKB-modellen – Notarieel fonds Naar aanleiding van het artikel (REF 8390) dat hierover verscheen op het e-notariaat, wordt de facturatie van erelonen in het geval er een terugbetaling is door het notarieel fonds afhandeling, nu anders afgehandeld. In dat artikel staat : FACTUUR EN BOEKHOUDKUNDIGE VERWERKING U vindt hierbij de correcte boekhoudkundige verwerking van de ontvangen gelden. Op het moment van het verlijden van de akte wordt door de notaris het volledig ereloon aan de cliënt gefactureerd met toepassing van BTW op het totale ereloon. Op de factuur voor de cliënt (of de afrekening indien de aflevering van de factuur niet verplicht is) wordt onderaan vermeld dat de betaling van een bedrag van 302,5 euro (250 euro + BTW) zal gebeuren door het Notarieel Fonds. Op boekhoudkundig vlak betekent dit dat er een debetsaldo van 302,5 euro op de cliëntenfiche ontstaat. Aansluitend dient deze vordering op de cliënt gecompenseerd te worden naar een rekening “Vordering Notarieel Fonds”. Op het moment van de uitbetaling door het Notarieel Fonds kan de vordering op deze laatste weg geboekt worden. Bij installatie van deze versie worden hiervoor volgende aanpassingen aangebracht :
Boekhoudrekening Zo nodig wordt er een rekening 416800 “Vordering op het Notarieel Fonds” / “Créance à recouvrir du Fonds Notarial” toegevoegd aan uw boekhoudplan.
Extra berekeningsconstante Zo nodig wordt er een extra berekeningsconstante toegevoegd : “Vordering notarieel fonds”, “payé par Fonds notarial” met als waarde : € -302.5 (het bedrag incl. Btw)
Vervangen blokje in berekeningsmodellen Het vroegere blokje “Verm. ereloon bescheiden woning” wordt vervangen door een nieuw blokje “Vordering notarieel fonds” / “'Créance fonds notarial”. Normaal gezien komt dit voor in de modellen VK en VKBTW. Het nieuwe blokje is een voorschotblokje, en zo er terugbetaling van toepassing is, volstaat het een 1 te zetten in de kolom aantal.
Merk op dat dit bedrag (-302,50) bij het factureren van het AKB in de vorm van een voorschot als vordering wordt geboekt op de rekening die hier hogerop werd gedefinieerd (standaard 416800). Het volle bedrag erelonen wordt onder MVH aan de cliënt gefactureerd (+ Btw).
Bladzijde 18 van 25
ActaLibra 5.50.12
De factuurafdruk herkent deze terugbetalingsboeking Bij afdruk van de factuur wordt de vermelding “deel betaling door het Notarieel Fonds” automatisch toegevoegd indien zo’n voorschot is gelinkt aan de betreffende factuur.
Bij betaling door het Notarieel Fonds De betaling door het Notarieel Fonds kan rechtstreeks op deze rekening 416800 worden geboekt, waardoor het saldo van die rekening zo terug op 0 komt (als alles klopt).
Voor bestaande aktekostenbladen Voor bestaande aktekostenbladen (in 2012) waar al een vermindering zou voorzien zijn geweest, dient dit met de hand opgelost te worden : 1. Druk historiek van de algemene rekening “700510” om te zien voor welke akten een bijkomende factuur moet gemaakt worden. 2. Open telkens aktekostenblad en zet het bedrag in het blokje “Vermindering bescheiden woning” terug op 0. 3. Voeg het nieuwe blokje “Vordering notarieel fonds” toe uit het model : a. Klik hiervoor op de knop “Extra blokje uit model overnemen”
b. en selecteer het blokje “Vordering notarieel fonds”
4. Zet een 1 in het blokje “Vordering notarieel fonds”, en bewaar.
5. Klik op Facturatie. Er wordt nu een extra factuur van 302,50€ (250€ +52,50€) gemaakt, waarvan het voorschot van 302,50 terug wordt afgetrokken. 6. Print die factuur af, en bezorg ze aan de cliënt. De cliënt moet deze € 302,50 uiteraard niet betalen. De vermelding i.v.m. het Notarieel Fonds wordt automatisch toegevoegd en ziet er als volgt uit :
Bladzijde 19 van 25
ActaLibra 5.50.12
Bladzijde 20 van 25
ActaLibra 5.50.12
Extra SDP-collectie van modellen Het ActaLibra team stelt samen met deze versie van de software een complete up-to-date collectie van modellen voor provisiebrieven en afrekeningen. Bij installatie (patch) wordt die collectie automatisch bij u neergezet onder deze submappen :
Onder T:\Modellen\AKBMerge\2012\ vinden we de modellen voor Vlaanderen. Onder T:\Modellen\AKBMerge\2012_BXL\ staan de modellen voor Brussel. Onder T:\Modellen\AKBMerge\2012_WAL\ staan de modellen voor Wallonië U kan deze modellen als voorbeeld gebruiken om uw eigen modellen aan te passen. U kan ook de tabellen met de berekeningstotalen kopiëren naar uw eigen bestaande modellen. Of u kan deze Word-modellen ook als zodanig overnemen als model. Dan moeten ze wel gekoppeld zijn aan de Provisie-brieven in ActaLibra (In Word – Invoegtoepassingen – ActaLibra – Aktekosten – Koppelen aan ActaLibra afrekeningsmodel). Ze hebben geen kop- en voettekst maar enkel de berekeningstabellen die u kan printen en toevoegen aan uw schrijven naar de cliënt (of u kan de berekeningstabellen knippen en plakken in uw brief). Kies bij het printen van het aktekostenblad in Word voor de nieuwe modellen waarvan de naam begint met “Provisiexxx:”
Er zijn ook twee nieuwe modellen; namelijk Afrekening Provisie (1 AKB) en Afrekening Provisie (4 AKB). Deze twee modellen kan u gebruiken om het verschil tussen de gevraagde Provisie Voorschotten en de Werkelijke Voorschotten (voor de registratierechten en de inschrijving) aan de cliënten mee te delen. Hiervoor klikt u op het tabblad Afrekening van het aktekostenblad op de knop
Bladzijde 21 van 25
ActaLibra 5.50.12 Als op de Afrekening-knop klikt, toont ActaLibra u echter alle beschikbare Provisiebrieven via Word. Kies voor
Opmerking: Zowel voor het printen van de Provisiebrieven als voor de Afrekening in Word is de modellenkeuzelijst is nu veel langer geworden. U kan de lijst inkorten. (U moet hiervoor over beheerdersrechten beschikken). Overleg eerst met de overige medewerkers op kantoor met welke modellen u gaat werken) In het ActaLibra Verkenner menu (zowel in Studie als Boekhouding) kiest u Aktekostenbeheer Modellen voor Provisie-brieven. Om te navigeren naar het model dat u niet meer gaat gebruiken, klikt u in het veld Omschrijving en gebruikt u de zwarte pijltjes in de navigatiebalk (bovenaan links in het ActaLibra scherm). Vink de optie “In gebruik” af.
Bladzijde 22 van 25
ActaLibra 5.50.12 Overloop alle modellen die u niet meer wenst te gebruiken. Wanneer u het venster sluit, ziet u het zandlopertje met SQL. U moet even wachten tot de software verwerkt is en u volgende kadertje krijgt
Op onze website werd hiervoor reeds een praktische handleiding gezet. Klik hier om deze te openen. (of kopieer deze link in uw browser : http://www.sdp.be/actalibra/download/ProvisiebrievenAanpassen.pdf )
Bladzijde 23 van 25
ActaLibra 5.50.12
Andere documentatie documentatie – Concepten en aanpak Via deze nieuwe tekst ( klik hier) trachten we een en ander te verduidelijken. Iedereen die dagelijks met ActaLibra aan de slag is, doet er goed aan deze tekst grondig door te nemen. Zowel dossierbeheerders en medewerkers die werkelijke kosten opvolgen, als diegenen die voor de boekhouding instaan. In dat online document staan ook enkele nieuwe gebruiksaanwijzingen. Extra facturatiejournaal toevoegen Hoe boek ik manueel een AANKOOP factuur o Btw-classificatie van kostenrekeningen instellen o Standaard Btw-percentage en tegenboekingsrekening(en) voor een leverancier Hoe boek ik manueel een VERKOOP factuur Modellen voor provisiebrieven en afrekeningen aanpassen
Modellen voor provisiebrieven en afrekeningen aanpassen Niets nieuws onder de zon, maar we hernemen even de links naar deze documentatie.
Algemene handleiding Kantoren die voorheen nog geen gebruik maakten van afrekeningsmodellen, kunnen de algemene gebruiksaanwijzing voor het beheren en opmaken van provisie- en afrekeningsmodellen ( klik hier) via deze link openen. In deze tekst (deel van een oudere versie van ActaLibra) beschrijven we hoe u gebruik kunt maken van provisiebrieven / afrekeningen in Word. We tonen een aantal modellen die al meegeleverd werden maar laten ook zien hoe u uw eigen modellen hiervoor kunt gebruiken..
Bladzijde 24 van 25
ActaLibra 5.50.12
Wat komt in volgende versies ? ActaLibra wordt ook na deze versie nog verder uitgebouwd met nodige en nuttige extra’s. In de eerstvolgende versie [release gepland in de loop van de maand mei] voorzien we o.a. het volgende :
Controle-rapporten voor Btw-aangifte Kort na de release van deze versie, volgt er nog een nieuwe editie van de ActaLibra boekhouding waarmee u (of uw accountant) alvast kan beschikken over de te controleren gegevens voor de Btw-aangifte. Dit moet u in staat stellen vlot fouten en anomalieën op te sporen op basis waarvan u de nodige correcties kan doen (in boekingen en facturatie), om zo tot een correcte Btw-aangifte te komen. Zo zal u in bestaande boekingen bv. de Btw-aard kunnen aanpassen
BTW aangifte Een volgende versie zal de volledige Btw-aangifte bevatten.
Controle en correcties-functies op Aankopen. Net zoals we nu in deze versie hebben ingebouwd, willen we het ook heel eenvoudig maken om ook fout geboekte aankoopfacturen snel te neutraliseren. Meer hierover later. Bij het boeken van aankoopfacturen zal er ook gecontroleerd wordt dat wanneer er een btwpercentage > 0% wordt gebruikt, de Btw-code nooit “buiten maatstaf van heffing” kan zijn.
Aanpassing AKB-modellen – verdelingsrecht (2,5% ?) VLAAMSE REGISTRATIERECHTEN - AANGEKONDIGDE VERHOGING VAN HET VERDELINGSRECHT vermoedelijke inwerkingtreding op 1 juni 2012. Wordt vervolgd …
Nieuwe formulieren Vanaf 1 juni worden een aantal nieuwe formulieren vernieuwd. Meer hierover later.
Bladzijde 25 van 25
