Vlaamse Traditionele Sporten vzw Polderstraat 76 A bus 2 - 8310 Brugge tel: 050 35 84 62 - gsm: 0478 55 37 31 reknr: BE62 7343 3238 5461 www.vlas.be -
[email protected]
nr.5 Overlegvergadering ‘Superdagen’ Doornzele, maandag 31 januari van 14.30 uur tot 18.30 uur Aanwezig: VlaS: Limburg Mikt: Europese Spelen: Koning Klepschieten: Verontschuldigd:
Guido Van Alsenoy (voorzitter VlaS), Hein Comeyne (coördinator VlaS, secretaris PC’s), Lien Desmet (VlaS-medewerker) Julien Vanwetswinkel (Paal St-Pieter Tervant) Patrick Huyghe (voorzitter BKB), Johan Van de Walle (secretaris BKB) Jean Theunissen (voorzitter PC Limburg VlaS) Erik Raes (Eernegemse Krabbers), Willy Vanhoutte (voorzitter De Krabbers Eernegem), Daniel Vandewalle (voorzitter PC West VlaS)
Opmerking: De gemeentelijke sportdienst Ichtegem werd voor deze vergadering nog niet uitgenodigd. Ze vormen echter wel een volwaardige partner in de organisatie en zullen later betrokken worden bij de vergaderingen Superdagen. 1. Toetreding van West-Vlaanderen Vlamt tot de Superdagen West-Vlaanderen Vlamt is een volledig nieuw evenement en moet nog voor de eerste maal plaatsvinden. De voorbereidingen van West-Vlaanderen Vlamt zijn reeds begonnen. Voorstel: wachten met de toetreding van West-Vlaanderen Vlamt tot na de eerste organisatie en evaluatie van het evenement. Opmerking: hoe verloopt het gemeenschappelijk drukwerk als West-Vlaanderen Vlamt nog niet toegetreden is? Voor het samenwerkingsverband Superdagen was er ook al samenwerking dus het voorstel is om WestVlaanderen Vlamt op te nemen in het gemeenschappelijk drukwerk en het gebruik van de infopanelen enz. 2. Voorstelling van de Superdagen door de organisatoren a. Europese Spelen De Europese Spelen is een vierdaags evenement die start op vrijdag 12 augustus en eindigt op maandag 15 augustus 2011. De vrijdag is altijd de dag van de recreanten en van de jeugdbollingen. De beschrijfschieting van liggende wip is hier misschien een uitzondering maar deze schieting brengt heel wat mensen op de been. De avond wordt afgesloten met een reuze Bingo. Op de zaterdag staan de kampioenschappen centraal waar de krulbol het kampioenschap van België heeft en de liggende wip de Grote Prijs BKB. Er is heel wat randanimatie. In eerste instantie zijn er de kermisattracties: het eendjesspel, pottenspel en een kindermolen. De contacten met deze mensen komen voort uit de krulbolwereld. Met de kindermolen is er een samenwerking. Er worden twee generatoren gratis geplaatst en gebruikt. BKB staat wel in voor mazout. De rommelmarkt werd uitgebreid naar twee dagen in de plaats van één wegens het grote succes. Dit brengt ook met zich mee dat er twee dagen volk op de been is voor en door de rommelmarkt. De fietsgravering met de politie ligt vast maar de kantelwagen wordt pas later beslist. De grime wordt gedaan door kennissen binnen de krulbolwereld. De volksspelen en de muzikale ondersteuning ‘Sammy’ werden toegezegd door Gaston Coene (’t Keunekot). Interlands Op zondag vinden traditioneel de Europese Spelen plaats met de Interlands. Voor krulbol is er zowel een interland-specialisten als een interland-recreanten voorzien. Ploegen moeten op voorhand inschrijven en elke ploeg speelt vier wedstrijden MM. Bij de specialisten zijn er 5 à 6 ploegen toegestaan waarvan er 2 uit
Nederland komen en 2 à 3 ploegen uit Vlaanderen. Voor de recreanten is dit hetzelfde verhaal maar met 12 à 16 ploegen. Er komen 2 Zeeuws-Vlaamse ploegen, 1 uit Waasland en de overige verspreid uit het Vlaamse krulbolleven. Naast de interland krulbol staat de interland gaaibol op het programma met 4 x 3 Vlaamse ploegen en 4 x 3 Nederlandse ploegen. Ook staande wip en liggende wip heeft zijn interland en hiervoor moet vooraf ingeschreven worden wat de organisatie de dag zelf wel wat makkelijker maakt. Publiekswedstrijden De publiekswedstrijden kennen een andere manier van werken. Hiervoor schrijven de deelnemers zich de dag zelf in. Er zijn publiekswedstrijden krulbol, liggende wip, staande wip en gaaibol. Zeskamp Naast dit alles zijn er nog de zeskamp en de kennismakingen. De zeskamp heeft een maximale capaciteit van een 120-tal deelnemers. Als randanimatie is er de paardenkar die mensen van het evenement naar de Molen brengen. Voorstel hier is dat de staande wipschutters ook de mogelijkheid krijgen om op de paardenkar te stappen om naar de molen of het evenement te gaan. De Nostalbus zou de zaterdag of de zondag samen staan met de stand van toerisme Meetjesland. Demonstraties van 2 clubs country en line dance. Happy Hour Augustijn is een trekker voor de aanwezigen en er wordt een stuk gesponsord. Op maandag vinden de Vlaamse Kampioenschappen plaats. Algemeen Er wordt heel veel samengewerkt met diverse clubs, verenigingen, organisaties,… In overleg met PC Oost VlaS Sportiv en VlaS zou de organisatie van de interlands en de prijsuitreikingen geoptimaliseerd worden en zou een project ‘team verslaggeving’ uit de grond gestampt worden. b. Limburg Mikt Limburg Mikt is een multivolkssportdag die van start gaat dit jaar om 10u tot 18u. In 2011 wordt een jeugdsportevenement toegevoegd aan de traditionele Limburg Mikt. Er is het jeugdcriterium waar 30 jeugdschutters aan deelnemen. Nieuw is dat de jeugd tussen 10 en 12u kan deelnemen aan de overige aanwezige disciplines. Zowel jeugdleden als vriendjes, scholen en jeugdbewegingen zullen uitgenodigd worden. In de namiddag zijn er een 8 à 9 traditionele sportdisciplines aanwezig waar iedereen mits betaling van een deelnamekaart kan deelnemen aan een initiatie. Om 14u gaat de prijsschieting staande wip van start van het gewest Beringen. Ook het VlaS-kampioenschap zal terug plaatsvinden op Limburg Mikt. Alle medewerkers moeten nog gecontacteerd worden en de vraag voor specialistenwedstrijden moet nog gesteld worden. Als randanimatie is er momenteel contact voor een eendjeskraam en een ballenkraam. Het springkasteel is reeds in orde gebracht. Het Berings jeugdorkest zorgt voor de muzikale omlijsting en een dansgroep zal aanwezig zijn. Voor de deelnamekaart wordt geraamd dat er maximum 150 deelnemers kunnen meedoen die alles willen doen. Maar daarnaast kunnen er nog heel wat deelnamekaarten verkocht worden aan hen die enkele sporten wensen te doen. Er werd een tweede vergadering met de gemeente Beringen afgesproken nl. 21 februari 2011 om 14u met de sportdienst en dienst toerisme. c. Koning Klepschieten Koning Klepschieten gaat traditioneel het laatste weekend van augustus door op de schuttersstand SintBlasius Rijkhoven niet ver van het domein Alden Biesen. Op zaterdag is er een vrije schieting waar iedereen naar toe mag komen. Op zondag is het traditioneel de afsluiter van het schietseizoen. Er wordt gestart met een optocht en een misviering hierna volgt een wedstrijd individueel en in ploeg en wordt er afgesloten met de wedstrijd koning de koningen klepschieten. Hieraan nemen maximum 35 schutters deel. De prijsuitreiking is normaal voorzien voor 20u.
Als randanimatie wordt er katapultinitiatie voorzien en zal er met luchtkarabijn geschoten worden op silhouetten en er wordt gekeken voor muzikale omlijsting. De ruimte rond de schietstand laat enkel deze nevenactiviteiten toe. Voorstel: op zaterdag wat meer nevenactiviteiten voor een ruimer publiek plaatsen (eventueel kruisboogschieten). Hier wordt over nagedacht. d. West-Vlaanderen Vlamt West-Vlaanderen Vlamt is een multivolksportdag georganiseerd op zondag 5 juni 2011 van 13.00u tot 18.00u in en rond de sporthal van Eernegem. De doelgroep zijn gezinnen, families en de volkssporters. Er wordt gestart met een zestal disciplines en dit evenement zou jaarlijks plaatsvinden in Ichtegem. Er zou gewerkt worden volgens Limburg Mikt nl. met bezoekerswedstrijden en specialistenwedstrijden. Er is keizerschieting staande wip in de staande wipaccommodatie van Eernegem (andere kant van het dorp). De disciplines die zouden meewerken zijn trabol, katapult, liggende wip, golfbiljart, flessenschieten, krulbol, tafelvoetbal en staande wip. Qua catering en randanimatie werd nog niets concreets bekeken. Opmerking: organisatorisch moeten heel veel zaken tijdig vastgelegd worden, zoals de tentenhuur, toiletleveranciers, drank, politie/brandweer, electricteit, veiligheidsmaatregelen, catering (hiermee wordt ofwel een vast bedrag afgesproken of er word via percentage gewerkt, een natura ruil kan ook in aanmerking komen, bv dat alle medewerkers gratis kunnen eten. 3. Fondsenwerving a. Subsidie aanvraag van evenementen ter promotie van een breed sportaanbod Dit Vlaams subsidiereglement is de opvolger van subsidiereglement van massasportevenementen met bovenlokaal karakter. Dit subsidiekanaal focust zich voornamelijk op sporten die niet in aanmerking komen voor de klassieke subsidiëring via Topsport Vlaanderen en die weinig of geen kansen krijgen in de traditionele mediaverslaggeving. Het doel is om goede uitgewerkte evenementen binnen deze sporten ook in de spotlights te plaatsen.
VlaS zag hierin zeker een mogelijkheid voor de multivolkssportdagen. De definitieve toekenning gebeurt door Vlaams minister Muyters en een elektronische bevestiging volgt voor 31 mei. Er wordt per evenement maximaal 7000 euro voorzien. Voor Koning Klepschieten zou een dossier ingediend kunnen worden uiterlijk tegen 30 maart 2011. Voor Europese Spelen wordt er reeds een dossier ingediend voor het participatiedecreet. In het document werd samenwerking met scholen aangekruist en dit ter promotie van het evenement en voor Limburg Mikt misschien een goede uitvalsbasis om het nieuwe jeugdproject een goede start te geven. b. Subsidie aanvraag via de provincie Provincie West-Vlaanderen Voor West-Vlaanderen Vlamt diende de gemeente Ichtegem een dossier in en de provincie gaat akkoord om 500 euro (incl. BTW) te sponsoren voor deze multivolkssportdag. In return hiervoor krijgen ze logovermelding op de 4000 affiches en op 15.000 flyers. Achteraf wordt een factuur als bewijsstuk opgevraagd. Bij de provincie West-Vlaanderen kunnen ook trofeeën met inscriptie aangevraagd worden of een pakket ‘het beste van bij ons’. Kan dit een optie zijn voor West-Vlaanderen Vlamt?
Dit geldt niet alleen voor West-Vlaanderen Vlamt ook kleinere evenementen kunnen dit aanvragen bv. Finale trabol nieuwkomerstornooi… Provincie Limburg De provincie Limburg voorziet: - Subsidies voor bijzondere bovenlokale sportinitiatieven: Lien vraagt info via de provinciale sportdienst of Limburg Mikt hiervoor in aanmerking komt. Provincie Oost-Vlaanderen De provincie Oost-Vlaanderen voorziet eveneens subsidiëring van sportevenementen. De subsidie aanvraag moet uiterlijk twee maanden voor het plaatsgrijpen ingediend worden. Dit wordt reeds aangevraagd door de BKB voor Europese Spelen voor ongeveer 400 euro. c. Nationale Loterij De Nationale Loterij sponsort op drie verschillende manieren: - Grootschalige evenementen = uitgewerkt sponsordossier - Buurtinitiatieven of kleinschalige evenementen = proximity-aanvraag - Aanvraag voor gadgets Het sponsordossier moet minimum vier maanden voor het evenement bij de Nationale Loterij binnen zijn. VlaS zal voor West-Vlaanderen Vlamt, voor Limburg Mikt en voor Koning der Koningen een dossier indienen onder grootschalige evenementen. Voor de Europese Spelen wordt al een dossier ingediend door de BKB (voor ongeveer 250 euro). Voor zowel West-Vlaanderen Vlamt als voor Limburg Mikt werd een gadget aanvraag ingediend. Vorig jaar werd dit voor Limburg Mikt ook gedaan en ontvingen we een mooi pakket tombolaprijzen. Vlas zal ook een aanvraag doen voor Europese Spelen. d. Het participatie decreet De middelen voor 2011 zijn uitgeput dus er kunnen geen aanvragen meer ingediend worden. De aanvragen moeten eveneens zes maand voor de datum van het evenement ingediend worden. Misschien moet er gekeken worden om voor de Superdagen een algemeen groot dossier op te stellen. (Speciale doelgroepen vallen binnen dit decreet wel goed in de smaak.) 4. Drukwerk -
-
a. Promotiedrukwerk (flyers en affiches) Druk van een gemeenschappelijke folder met accent op het recreatieve met data 2012 en verspreiding vanaf 1 april 2011 hoeft niet alle details van het programma te bevatten. Voorstel: een drieluik folder met elk evenement één zijde en de één frontpagina met Superdagen en dynamische foto’s en op de achterzijde de contactgegevens (VlaS budget). Met verdeling naar clubs, gemeentebesturen, vip’s, besturen VlaS, bus-aan-bus bedeling, scholen,… Aanmaak eigen folder door de verschillende Superdagen (waar mogelijk in budget PC’s). Aanmaak flyer specifiek SW en optimale verdeling door de clubs. Voorstel in de vergadering van 12 oktober 2010 dat organiserende verenigingen dit aanmaken.
b. Promotiemateriaal Volgens vergadering 12 oktober 2010:
-
Aanmaak van een banner voor de Superdagen (met logo + tijdstip + plaatsen + foto’s disciplines) – 5 exemplaren (één per superdag en één voor VlaS) en dit klaar per 1 april 2011. Voorstel: geen data maar alle vaste gegevens opnemen en afwachten hoe de subsidies meevallen. Infopanelen: flessenschieten en golfbiljart infopanelen worden aangemaakt tegen 1 juni 2011. Toekomstgericht: één beach flag per discipline met naam discipline + foto discipline + logo superdagen. Budgetten via subsidiering afwachten. Voorstel: maken van 1 beachflag met de logo’s van Vlas/Sportiv/Superdagen. Om de ingang/plaats van activiteit zichtbaar te maken.
Voorstel vanuit het secretariaat: - Aanmaak hesjes herkenning teams. Er is de suggestie dat VlaS investeert in de aanmaak van bedrukte hesjes (met VlaS-logo of Sportiv-logo en logo Superdagen). - VlaS overweegt van te investeren in goede bewegwijzering voor VlaS evenementen. Deze zouden ook gebruikt kunnen worden door de organiserende verenigingen voor hun evenement. Het zouden reflecterende pijlen zijn. Kostprijs per stuk bij aankoop van 30 exemplaren is 35,11 euro inclusief BTW. 5. Data Superdagen 2012 Ter info: gemeenteraadsverkiezingen 2012 op zondag 14 oktober 2012. West-Vlaanderen Vlamt: op vergadering van 26/11/2010 werd hierover reeds gebrainstormd maar met geen concrete voorstellen tot gevolg. - 10 juni 2012 -> opgepast voor verkiezingen (worden in de sporthal georganiseerd) - Zeker geen verkiezingen op Pinksteren. - 3 juni 2012 -> opgepast curve bowls heeft internationaal tornooi in Herentals en voor tafelvoetbal is dit eveneens geen geschikte datum. - Voorstel: jaarlijks Pinkstermaandag 2012: 28 mei 2013: 20 mei 2014: 9 juni 2015: 25 mei
Limburg Mikt: - 2012: 23 en 24 juni - Voorstel: jaarlijks laatste weekend van juni 2013: 29 en 30 juni 2014: 28 en 29 juni 2015: 25 en 26 juni
Europese Spelen: - jaarlijks op het verlengd weekend rond 15 augustus. - 2012 is 15 augustus een woensdag wellicht gaan de ES door van 10 tot 13 augustus – Interlands op zondag 12 augustus. 2012: 12 augustus - Voorstel: 2013: 18 augustus 2014: 17 augustus 2015: 16 augustus
Koning Klepschieten: - 2012: 2 september - jaarlijks laatste van augustus in 2012 uitzonderlijk 1 en 2 september met koningschieten op zondag. 2013: 25 augustus 2014: 31 augustus 2015: 30 augustus
6. Varia 1. OVAM zoekt kandidaten voorbeeldevenementen 2011 2. De deelnemers met deelnamekaart van Limburg Mikt en de deelnemers aan de zeskamp van de Europese Spelen werden onder de loep genomen door Inge. Er werd gekeken hoeveel van de deelnemers er VlaS-leden waren en uit welke provincies ze afkomstig waren. Dit leverde volgende resultaten op: deelnemers bezoekerswedstrijdjes Limburg Mikt 2010
deelnemers zeskamp Europese Spelen 2010
Aantal leden:
53 van de 130 deelnemers
Aantal leden:
33 van de 114 deelnemers
disciplines (leden):
staande wip klepschieten katapult schaarbaankegelen struifvogel kegelen (manchet) liggende wip onbekend
24 20 4 2 1 1 1 77
disciplines (leden):
staande wip katapult liggende wip krulbol onbekend
4 8 4 15 83
provincies:
Limburg Antwerpen Rest
93 26 11
Oost-Vlaanderen Antwerpen Rest
91 8 15
provincies:
41%
(43 leden) (6 leden) (4 leden)
29%
(23 leden) (8 leden) (2 leden)
