Overhead en Ontwikkelingen personele kosten Informatieavond Gemeenteraad 27 september 2011
Overhead Opbouw kosten van overhead Benchmark Berenschot Verdeling van overhead Hoe om te gaan met overhead uitbesteding e.d.
oktober ’11
Overhead/ Personele kosten
2
Kosten van overhead Overhead posten
Bedrag
Inkoop
301
Gemeentelijk vastgoed
2.278
Financiële administratie
1.831
P&O
1.320
Facility
998
Automatisering en telecommunicatie Informatisering
2.747 290
DIV
1.202
Directie & management
1.433
Vervoersmiddelen
1.115
Totaal
13.515
oktober ’11
Totaal overheadkosten: €13,5 miljoen
Overhead/ Personele kosten
3
Soort kosten van overhead Overhead posten Kosten Kosten Equalit Salariskosten Kapitaallasten Kosten belastingen Externe onderhoudskosten vervoersmiddelen Kosten post en repro Energiekosten Externe kosten facility Onderhoud gebouw Telefoonkosten Schoonmaak Kosten FPU Verzekeringen Diversen Totale kosten Opbrengsten Inkomsten Equalit Inkomsten catering/ bedrijfsrestaurant Overige inkomsten Totale opbrengsten Saldo overhead
oktober ’11
Bedrag 8.334 4.941 2.133 1.016 448 435 413 390 297 205 204 146 131 570 19.663
Totaal overheadkosten: €13,5 miljoen
5.804 160 184 6.148 13.515
Overhead/ Personele kosten
4
Berenschot benchmark De formatie voor staf en ondersteuning is uitgedrukt als percentage van de bruto formatie. De werklast is namelijk afhankelijk van de totale formatieomvang van de gemeente. Conclusie hieruit is dat de formatie binnen staf en ondersteuning in zijn algemeenheid lager is dan gemiddeld. Staf en ondersteuning
Oosterhout
Personeel en organisatie Informatisering en Automatisering Financiën en Control Juridische zaken Bestuurszaken en bestuursondersteuning Communicatie Facilitaire dienst Secretariaten in het primaire proces Totaal
oktober ’11
Overhead/ Personele kosten
1,5% 4,3% 5,9% 0,5% 2,7% 1,1% 8,2% 2,4% 26,5%
Gemiddeld 2,8% 3,3% 6,5% 1,5% 2,4% 1,7% 8,0% 2,5% 28,8%
Verschil in FTE -6,4 4,5 -3,1 -4,9 1,6 -3,1 0,9 -0,5 -10,9
5
Verdeling van overhead Verplicht Diverse methodieken Opslagmethode Kostenplaatsenmethode Direct costing Ons uitgangspunt opslagmethode: eenvoudig en toch goed met beperking administratieve last oktober ’11
Overhead/ Personele kosten
6
Verdeling van overhead Verdeling obv urenplanningen Uurtarief per afdeling Overhead verdeeld obv opslag t.o.v. totale personele kosten op een product
Kosten per afdeling (personeelskosten en afdelingskosten)
Overhead apart inzichtelijk Concernoverhead (huisvesting, ICT en dergelijke)
Begroting= Rekening
Producten
oktober ’11
Overhead/ Personele kosten
7
Hoe ermee om te gaan? Discussies bij uitbesteden e.d. Analyse variabele deel overhead Vaste deel niet meenemen bij scenario- analyses
oktober ’11
Overhead/ Personele kosten
8
Ontwikkeling personele kosten
Personeelsbudgetteringssysteem Cijfers ontwikkeling formatie en bezetting Wijze van sturing
oktober ’11
Overhead/ Personele kosten
9
Personeelsbudgetteringssysteem
Lonen en salarissen: formatie max-1 Tijdelijk personeel: centrale “knelpuntenpot”/ beperkte budgetten per afdeling Algemene afdelingskosten Specifieke afdelingskosten Inkomsten Sturing op het totaal door afdelingen
oktober ’11
Overhead/ Personele kosten
10
Cijfers
Ontwikkeling formatie: - 25 fte Formatie per afdeling Service en ondersteuning Stedelijke ontwikkeling Directie Informatie Service Centrum Realisatie en beheer woonomgeving Bestuur, control en advies Sport, cultuur en welzijn Veilig Raadsgriffie Totaal
oktober ’11
Begroting 2011 74,8 38,0 13,0 122,2 115,6 16,1 46,8 4,4 3,5 434,3
Overhead/ Personele kosten
Begroting 2012 74,4 35,1 11,0 113,7 106,2 15,1 44,5 5,1 3,5 408,6
11
Cijfers
Ontwikkeling bezetting: - 26 fte
Per einde apr-10 aug-10 dec-10 apr-11 aug-11
oktober ’11
Bezetting in fte’s (excl. Equalit) 424,63 419,30 415,03 404,40 398,35
Overhead/ Personele kosten
12
Wijze van sturing
Sturing op driehoek: resultatenexploitatie- personeel
Stap 1: Inhuur minimaliseren Selectieve vacaturestop
oktober ’11
Overhead/ Personele kosten
13
Wijze van sturing Nieuwe ontwikkelingen: Toekomstige uitstroom/ opbouw personeelsbestand Arbeidsmarkt Nieuwe taken voor gemeente Regionale samenwerking ZZP’ ers Stap 2:
reductie van de personeelskosten en een kwaliteitsverbetering van de dienstverlening
oktober ’11
Overhead/ Personele kosten
14
