Outlook: voor gemak en rust in je werk
Wil je ook beschikken over je eigen persoonlijke secretaresse? Krijg inzicht in wat er allemaal mogelijk is in Outlook op basis van vier essentiële efficiencywaarden Leer hoe je je informatiestromen systematisch kunt beheren en verwerken en hoe je een compleet en correct e-mailarchief opbouwt Leer hoe je een takenlijst zo slim mogelijk kunt inrichten en beheren Combineer je taken met je agenda en maak je persoonlijke workflow zichtbaar Leer snelkoppelingen te maken en te auto-archiveren waarmee je steeds terugkerende handelingen kunt overslaan
Het optimaal inzetten van Outlook betekent 4 uur tijdwinst per week!
Wist je dat je Outlook zó kunt inrichten dat het jouw werk zonder extra inspanning ondersteunt? De meest gehoorde reden om niet al het mogelijke uit Outlook te halen is dat het zo veel werk is om "alles bij te houden". Het blijkt dat veel mensen niet weten dat alle onderdelen van Outlook een relatie hebben met elkaar en dat het helemaal niet nodig is om alles opnieuw of apart in te vullen.
In deze training leer je hoe je Outlook zó kunt inrichten dat het jouw werk ondersteunt, zonder dat je er extra werk voor hoeft te doen. De rode draad in deze training is jouw persoonlijk werkproces: de Workflow. De meeste workflows starten met e-mail, waarna de weg volgt via taken naar de agenda om uiteindelijk bij een optimaal resultaat uit te komen. Het gaat er dus om dat je binnen Outlook je werkprocessen automatiseert zodat je met meer gemak, tijd en rust kunt werken. Deze training richt zich niet op de knoppen van Outlook, we gaan ervan uit dat je die kennis al hebt. Deze training zit boordevol handige en praktische instructies waarmee je uiteindelijk meer gemak en rust krijgt in je werk, zoals: -
Een infographic, het overzicht van de workflow in Outlook en tevens de leidraad voor de route door de Modules
-
5 beslisstappen om dubbel werk te voorkomen
-
Suggesties voor automatisch sorteren en archiveren van e-mail
-
4 verschillende manieren waarop je de takenlijst kunt gebruiken
-
Een overzicht in één oogopslag van je werkplanning in je agenda
-
Instructies om overdraagbaar samen te werken met collega's
-
In enkele minuten een (eenvoudig) project inplannen en beheren
-
Werken met snelkoppelingen, zodat eindeloos doorklikken verleden tijd is
-
En heel veel instellingen waarmee je snelheid en gemak creëert in je werk met Outlook
Jullie benaderen Outlook vanuit de gedachte dat ik in gesprek ben met een levend persoon. En juist die benaderingswijze zorgt er nu voor dat ik er veel meer uithaal! Het geeft mij met name veel inzicht en overzicht, iets wat mij met jullie benaderingswijze eigenlijk heel weinig extra tijd kost. In ieder geval levert het me heel veel op! Ik weet nu waarvoor ik het consequent bijhouden van Outlook doe! – Paul
Op welke vragen krijg je in deze training antwoord? Hoe kan ik Outlook tot mijn persoonlijke secretaresse maken? In deze tijd hebben steeds minder mensen een eigen secretaresse. Jammer? Enerzijds wel, maar anderzijds hoeft dit niet meer zoveel uit te maken nu er systemen zijn die kunnen dienen als je eigen persoonlijke secretaresse. Outlook is zo’n systeem. Zodra je Outlook de juiste input geeft, krijg jij direct je eigen persoonlijke secretaresse. Wie wil dat nou niet?
Hoe breng ik overzicht en structuur aan in mijn werk? Overzicht over je werkzaamheden betekent dat je alles op één plek bij elkaar hebt en dat je een grove planning hebt gemaakt voor de afhandeling van al jouw acties. Zolang je nog met losse lijstjes werkt, kun je niet echt spreken van overzicht. De structuur ontstaat door systematisch te werk te gaan en de juiste prioriteiten te stellen. Outlook ondersteunt je hierin.
Ik heb van alles in mijn hoofd, hoe kan ik dat loslaten? Veel mensen hebben hun acties in hun hoofd en lopen die regelmatig te herhalen opdat ze niets vergeten. Zo gaan de dingen die echt niet overgeslagen mogen worden in het hoofd ook mee naar huis. Zodra acties een plek krijgen waar ze genoteerd staan en een plek krijgen in de planning is het mogelijk om los te laten. Hiervoor is Outlook bijzonder geschikt.
Wat is een workflow? De letterlijke vertaling van workflow is werkstroom, en dit slaat dus op de organisatorische invalshoek van je werkproces, je werkorganisatie: Wat doe je, wanneer doe je het en hoe doe je het om op tijd resultaten te behalen. Deze online training is erop gericht om zoveel mogelijk de organisatie van je werk te automatiseren. We spreken dan van een ‘Persoonlijke Workflow’.
Hoe zet ik Outlook in voor mijn projecten? Denk jij bij projectmanagement ook meteen aan ingewikkelde projecttools? Deze training laat je zien dat projectmatig werken helemaal niet ingewikkeld is als je Outlook hiervoor inzet. We laten je een aantal manieren van projectmanagement in Outlook zien. Jij kiest dan zelf wat het beste bij jou én bij jouw project past.
Hoe maak ik de voortgang in mijn werkzaamheden zichtbaar? Er zijn veel wegen die naar Rome leiden en zo is het binnen Outlook ook mogelijk om je werkzaamheden op verschillende manieren te ordenen en te presenteren. In deze online training leer je om een haalbare planning te maken en hoe je die weer kunt bijstellen als dat nodig is, je leert je taken van verschillende invalshoeken te benaderen en je leert om in één keer je gebruikte uren zichtbaar te maken.
Wat is er nog meer mogelijk om elkaar te informeren, naast het delen van agenda’s? Herken je dat je in eerste instantie voor jezelf met Outlook werkt? Herken je ook dat je je soms mateloos kunt irriteren dat je niet van je collega weet waar hij zit en wat hij doet? Dat hoeft niet! In deze training leer je om elkaar op een eenvoudige en logische wijze te informeren, zodat je elkaars werk kunt aanvullen, overpakken en waarnemen mocht jou plotseling iets overkomen.
Wat maakt deze training zo uniek?
1
Competentiegericht online leren
Wij geloven dat een online training niet alleen bedoeld is om kennis en inzicht over te brengen, maar ook om vaardigheden en uiteindelijk het gedrag te trainen. Cursisten nemen in deze cursus dan ook niet alleen nieuwe informatie tot zich, maar gaan aan de hand van vragen en opdrachten direct aan de slag met het verbeteren van hun vaardigheden. De combinatie van het trainen van kennis, inzicht en vaardigheden zal leiden tot gedragsverandering.
2
Persoonlijke leerroute
Trainingen die werkelijk toegespitst zijn op het individu leveren het hoogste rendement op. Immers, ieder individu heeft een andere achtergrond en een eigen niveau qua kennis en ervaring. Studytube is een leerplatform waar trainingen adaptief worden vormgegeven. Adaptief leren zorgt ervoor dat de trainingen zich automatisch focust op de onderwerpen die voor de betreffende cursist nog nadere uitleg of oefening vereisen. Cursisten zijn daardoor snel klaar met onderwerpen die ze begrijpen en langer bezig met onderwerpen waar ze meer moeite mee hebben. Individuele verbeterpunten worden op deze manier weggewerkt.
Voorbeeld: De drie cursisten Lisa, Mark en Tim
LISA
MARK
TIM
doorlopen allemaal dezelfde online training, maar de doorlooptijd verschilt aanzienlijk. Alle drie de cursisten starten de module met een video. Hierna volgen enkele meerkeuzevragen. Lisa beantwoordt deze meerkeuzevragen allemaal juist, waardoor zij dit onderdeel in 15 minuten afrondt. Mark en Tim geven foutieve antwoorden, waardoor zij een nieuwe leerroute inslaan en extra informatie krijgen. Door het doorlopen van deze adaptieve leerroutes hebben zij in 25, respectievelijk 55 minuten hetzelfde kennisniveau als Lisa behaald. Op deze wijze leren cursisten op maat en wordt alleen die kennis aangeboden die de cursist op dat moment nodig heeft. Just in time!
15 minuten
25 minuten
55 minuten
3
Sociaal leren
Je krijgt toegang tot de besloten community van deze training. In deze community kun je andere cursisten uitdagen voor een duel en reputatie opbouwen, en kun je (actief) deelnemen aan een van de discussie onderwerpen. Ook kunnen er regelmatig nieuwe praktijkopdrachten worden gepubliceerd, zodat je ook na afronding van de cursus je kennisniveau kunt blijven vergroten.
GAMIFICATION Met de doordachte Studytube Game Elementen krijgen gebruikers direct feedback op hun vorderingen en worden ze stapsgewijs gemotiveerd om het leertraject te voltooien. Gedurende het leertraject gaan gebruikers in duels onderling strijden, bouwen ze reputatie punten op en worden ze intrinsiek gemotiveerd om continu te blijven leren.
SOCIAAL EN COLLABORATIEF In groepsverband, samenspraak en samenwerking met mede cursisten van een vergelijkbaar niveau wordt een gemeenschappelijk doel nagestreefd. Studytube is een online alternatief voor het traditionele corporate klaslokaal.
4
Eenvoudig platform en doorlopend leertraject
Het volgen van een training op Studytube voelt als het browsen op je favoriete consumentenwebsite. Het systeem is voor iedereen eenvoudig te gebruiken. Zelfs als je nog nooit een online training hebt gevolgd is geen enkele vorm van instructie nodig.
De training is opgeknipt in diverse kleine onderdelen, en met behulp van het Studytube dashboard kun je je voortgang nauwlettend in de gaten houden. Zelfs als je maar een paar minuten de tijd hebt kun je zonder problemen een deel van de training volgen, en op een later moment weer verder gaan. Ook is het mogelijk om na afronding van de training bepaalde onderwerpen nogmaals te bekijken.
Inhoud van de modules
1
Inleiding In de eerste module krijg je inzicht in wat er allemaal mogelijk is in Outlook. Aan de hand van een infographic laten we je zien hoe de workflow in Outlook eruit ziet en hoe de Modules aansluiten op deze route. Ten slotte leggen we onze vier essentiële efficiencywaarden aan je uit. Deze efficiencywaarden vormen altijd de basis van onze manier van werken, dus ook van onze manier van werken met Outlook. Ze zijn als het ware een kompas voor hoe jij jouw werk kunt inrichten.
2
Outlook – E-mail E-mail is meestal het begin van de workflow in Outlook en dus leer je in deze module om informatiestromen systematisch te beheren en te verwerken. Je krijgt een stappenplan voor een lege inbox. Verder leer je hoe je eenvoudig een e-mailarchief opzet, waarbij je ook nog rekening houdt met de werking van je hersenen. Je leert hoe je ervoor zorgt dat je het e-mailarchief compleet en correct maakt, hoe je geautomatiseerd kunt archiveren en hoe je berichten snel terugvindt. Ook niet onbelangrijk.
3
Outlook - Taken In deze module pakken we de workflow op door een begin te maken met het verwerken van je acties. De takenlijst is daarin een belangrijke schakel. We leren je hoe je een takenlijst zo slim mogelijk kunt inrichten en beheren. Je krijgt lekker veel instructies waar je veel mee kunt doen! Zo leer je onder andere hoe je alle taken bij elkaar kunt zetten, hoe je orde aanbrengt en hoe je kunt werken met meerdere takenlijsten. En ook komt aan bod wat de factor tijd binnen een taak betekent. En als laatste leer je hoe je effectief en efficiënt kunt samenwerken met behulp van taken.
4
Outlook - Agenda In deze module leer je de laatste stappen van de workflow. Zodat je uiteindelijk rustig en gemakkelijk een optimaal resultaat kunt behalen. Een inhoudelijk resultaat maar ook het resultaat van meer doen in minder tijd.Je leert daarom heel praktisch hoe je met taken werkt in combinatie met de agenda, hoe je een haalbare planning maakt, hoe je kunt samenwerken met behulp van de agenda en welke automatiseringsslagen je helpen om je persoonlijke workflow zichtbaar te maken in je agenda.
5
Extra’s In deze module publiceren we regelmatig nieuwe handigheidjes zoals snelkoppelingen, auto-archiveren en Snelle stappen voor gevorderden. Handigheidjes waarmee je steeds terugkerende handelingen kunt overslaan. In het gedeelte over snelkoppelingen leer je niet alleen hoe je ze maakt naar mappen en documenten, maar ook hoe je de meest gebruikte websites direct kunt openen. Bij auto-archiveren gaat het om het archiveren van álle mappen binnen Outlook. En Snelle stappen voor gevorderden? Dat moet je zien.
Over de experts
Jaldhara Groeneveld Expertisegebied: Ontwikkelen van menselijk- en bedrijfspotentieel
Selma Mulder Expertisegebied: Persoonlijke efficiency en productief werken. Licentiehouder van het Persoonlijk Efficiency Programma PEP®.
Jaldhara Groeneveld (1960) is expert op het gebied van ‘ontwikkelen van menselijk potentieel en bedrijfspotentieel’. Zij is eigenaar van Het Efficiency Huis en mede oprichter van Ondernemen met Effect. Het is haar missie dat in 2020 heel werkend Nederland z’n volle potentieel met passie en plezier benut. Zij leerde de afgelopen 15 jaar duizenden medewerkers en managers om hun volle potentieel te benutten. Haar kracht is om praktijk en theorie met elkaar te verbinden.
Selma Mulder (1950) is expert op het gebied van persoonlijke effectiviteit en efficiency. Zij is eigenaar Mulder Performance Consultants en heeft in de afgelopen jaren duizenden mensen begeleid. Zij gelooft dat iedereen efficiënt en stressvrij kan werken. Als je maar weet hoe. Technieken die het werken vereenvoudigen liggen voor iedereen binnen handbereik. Mulder Performance Consultants biedt praktische oplossingen die het mogelijk maken om werkdruk het hoofd te bieden.
