Ordre de service N 6417

Instruction publique O.S. 2013/2014 - 01/29

Stad Brussel Departement Personeel

Ordre de service N° 6417 Ville de Bruxelles Département Personnel

Mobilité volontaire interdépartementale

Le Conseil communal, en séance du 21 mai 2012, a adopté le règlement sur la mobilité interne. Ce règlement a été porté à la connaissance des membres du personnel via l'ordre de service n° 6345. Les emplois repris ci-dessous sont déclarés vacants dans le cadre de la mobilité volontaire interdépartementale : 

Département Organisation : 



Département Personnel : 







Secrétaire d’administration à la Cellule Carrière administrative (offre d’emploi 13/02-014);

Département Finances : 

Assistant administratif à la Caisse communale (offre d’emploi 13/03-009);



Assistant administratif aux Taxes communales - Enrôlement des impôts (offre d’emploi 13/03-008);



Secrétaire administratif au Contrôle des dépenses – Budget ordinaire (offre d’emploi 13/03-011);

Département Centrale d’Achats : 

Assistant administratif au Catalogue (offre d’emploi 13/04-010);



Assistant administratif au Magasin (offre d’emploi 14/04-002);

Département Travaux de Voirie : 



Assistant administratif à la Cellule Audit interne (offre d'emploi 13/01-007);

Assistant administratif (offres d’emploi 13/05-025 et 13/05-026);

Département Urbanisme : 

Secrétaire administratif au Secrétariat central (offre d’emploi 13/06-033);



Secrétaire d’administration à la Cellule Contrôle (offre d’emploi 13/06-032);

./.





Département Démographie : 

Assistant administratif au Bureau administratif des Etrangers (offre d’emploi 13/07-031);



Assistant administratif au Bureau des Mariages et des Cohabitations légales (offre d’emploi 13/07-038);

Département Régie foncière des Propriétés communales : 



Département Culture, Jeunesse, Loisirs et Sports : 



Assistant administratif à la Gestion locative technique (offre d’emploi 14/09001);

Assistant administratif au Secrétariat central (offre d’emploi 13/10-029);

Entité Affaires économiques : 

Assistant administratif au Secrétariat central (offre d’emploi 13/25-003);



Secrétaire d’administration à l’Horeca (offre d’emploi 13/25-004);



Secrétaire d’administration aux Horodateurs (offre d’emploi 13/25-005).

Pour plus d'informations sur les missions et les tâches, les descriptions de fonction sont reprises à l'annexe 2. Les membres du personnel peuvent demander leur mobilité volontaire dans un emploi du même grade que celui dont ils sont titulaires. Pour postuler, le formulaire repris à l'annexe 1 doit être introduit pour le vendredi 14 mars 2014 au plus tard via le chef de département auprès du Département du Personnel, Cellule Sélection, boulevard Anspach 6 à 1000 Bruxelles. Bruxelles, le 6 février 2014. Par le Collège : Le Secrétaire de la Ville,

Luc SYMOENS

Le Collège,

Philippe CLOSE

Les Chefs de Département transmettront toutes les demandes, accompagnées d’une liste reprenant les noms de tous les candidats, au Département du Personnel avant la date de clôture des listes d’inscription. Le cas échéant, un "état néant" sera envoyé. La liste ou l’"état néant" mentionnera qu’il a été vérifié que tous les agents ont pris connaissance du présent ordre de service. Mme et MM. les Chefs de Département veilleront expressément à faire signer et dater le présent ordre de service par tous les agents placés sous leur direction. En outre, un exemplaire de l’ordre de service sera envoyé par les soins du Chef de Département aux agents qui sont temporairement éloignés du service, pour quelque motif que ce soit.

ANNEXE 1.


Mobilité interdépartementale volontaire Candidature Ville de Bruxelles Département Personnel

Numéro de l'offre d'emploi :

Nom, prénom : Matricule : Département : Unité organisationnelle : Grade :

Pourquoi désirez-vous poser votre candidature pour le poste vacant ?

Quelles compétences possédez-vous ? Compétences comportementales : -

-

Compétences techniques : -

-

Date et signature du candidat

Date et signature du chef de département

ANNEXE 2.


Mobilité interdépartementale volontaire Description de fonction Ville de Bruxelles Département Personnel

Numéro de l'offre d'emploi : 13/01-007 Département : Organisation Unité organisationnelle : Audit interne Grade : Assistant administratif Mission : Assister les membres de la cellule dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes et ponctuelles Tâches : - Suivi des plans d’action d’audit - Acheminement et distribution du courrier - Travaux de traduction - Organisation et préparation de réunions avec les entités auditées et le Comité d’audit - Gestion des commandes et inventaire - Impression de documents de travail et tenue administrative de dossiers - Gestion documentaire (physique et électronique) - Exécution de tests d’audit de base Contexte de travail : Cellule composée de 4 membres du personnel à temps plein ainsi que de 3 auditeurs externes à temps partiel. Cellule dépendant administrativement du Secrétaire de la Ville et fonctionnellement du Comité d’audit. Lieu de travail : Résidence Grétry Compétences comportementales : - Intégrité et respect de la confidentialité - Structurer son travail - Orienté résultats - Analyser - Coopérer - Communiquer Compétences techniques : - Rédaction de courriers administratifs - Elocution adaptée à son interlocuteur - Maîtrise du français et du néerlandais - Maîtrise des logiciels Word, Outlook et Excel



Numéro de l'offre d'emploi : 13/02-014 Département : Personnel Unité organisationnelle : Carrière administrative Grade : Secrétaire d’administration Mission : Responsable des résultats de l’équipe, en respectant les objectifs définis par la hiérarchie. Coordination et suivi des activités, des dossiers et des projets de l’équipe. Tâches : - Traitement des dossiers disciplinaires (analyse du dossier ; suivi de la procédure ; assister à l’audition par le Conseil communal, le Collège ou le Secrétaire de la Ville et rédaction des procèsverbaux) - Traitement des dossiers dans le cadre de propositions de licenciement pour raisons professionnelles (analyse du dossier ; suivi de la procédure ; assister à l’audition par le Secrétaire de la Ville et rédaction du procès-verbal) - Connaissance et suivi de la législation et de la réglementation dans le domaine - Rédaction et actualisation des règlements en rapport avec le statut du personnel - Diriger une équipe - Collaborer à l’inventaire et l’analyse des méthodes de travail en vue de leur simplification et informatisation Contexte de travail : La cellule compte 11 collaborateurs. Les activités sont réparties entre 3 équipes. L’adjoint au responsable dirige l’équipe en charge : - des procédures disciplinaires et de licenciement - du suivi de la législation et de la rédaction et de l’actualisation des règlements - de la gestion des distinctions honorifiques - de la gestion des conventions et des programmes à l’emploi - de la réalisation du projet capelo - du suivi de la validité des permis de travail et de séjour - de la rédaction, la mise à jour et le suivi des cadres du personnel - des applications informatiques internes - de la simplification des méthodes de travail de la cellule. Compétences comportementales : - Analyser - Trouver des solutions - Orienté résultats - Diriger une équipe - Collaborer - Gérer ses émotions Compétences techniques : - Très bonnes capacités rédactionnelles - Bilinguisme français/néerlandais - Bonne expression orale

- Connaissance des outils informatiques courants (Word, Excel, Outlook)



Numéro de l'offre d'emploi : 13/03-009 Département : Finances Unité organisationnelle : Caisse communale Grade : Assistant administratif Mission : Assurer un accueil de qualité, analyser la demande, informer, proposer des solutions au citoyen et traiter les documents relatifs à la demande. Représenter l’administration et se conformer aux prescrits légaux. Tâches : - Accueillir le public - Contrôler l’authenticité et la validité des documents - Gérer la comptabilité d’une caisse - Comptabiliser les opérations de caisse/de reddition dans les comptes de la caisse communale - Procéder à l’audit comptable des opérations de caisse - Comptabiliser les opérations financières enregistrées dans les comptes financiers - Procéder à la vérification des paiements à effectuer - Procéder aux paiements des dépenses - Délivrer des documents - Archiver et classer les divers documents Contexte de travail : L’accueil des usagers peut se révéler stressant. Exigence de rigueur et de concentration. Compétences comportementales : - Intégrité - Structurer son travail - Orienté résultats - Communiquer - Analyser - S’auto-développer Compétences techniques : - Maîtriser les techniques pour recueillir, vérifier, trier, saisir, traiter, transformer, envoyer et classer des informations écrites et/ou orales de manière manuelle et/ou avec la technologie appropriée - Appliquer les techniques d’accueil et téléphoniques - Connaissance de la Nouvelle Loi communale et du Règlement général sur la Comptabilité communale - Bonne connaissance du français et du néerlandais - Rédaction des courriers standard de manière structurée et sans fautes - Adapter sa communication en fonction du public - Connaissance de base de Word, Excel, Outlook, intranet et internet, agenda électronique



Numéro de l'offre d'emploi : 13/03-008 Département : Finances Unité organisationnelle : Taxes communales – Enrôlement des impôts Grade : Assistant administratif Mission : Gestion des déclarations d’imposition des contribuables. Tâches : - Gestion des déclarations des contribuables selon la nature des impôts attribués - Exécution des objectifs opérationnels du service - Gestion des appels téléphoniques (complémentaire) - Aide au classement des différentes déclarations d’imposition (complémentaire) Contexte de travail : Contact potentiellement stressant avec les réclamants Compétences comportementales : - Structurer son travail - Coopérer - S’auto-développer Compétences techniques : - Expression écrite et orale aisée en français et en néerlandais - Bonne connaissance de Word, Excel, Outlook



Numéro de l'offre d'emploi : 13/03-011 Département : Finances Unité organisationnelle : Contrôle des dépenses – Budget ordinaire Grade : Secrétaire administratif Mission : Conformément à la législation et aux procédures en vigueur, contrôler administrativement la réalité, la légalité et la régularité des dépenses générées par les services de l’administration et ayant trait au budget ordinaire. Etre responsable des dossiers et projets liés au domaine d’expertise. Constituer et suivre les différentes étapes de ceux-ci et contribuer ainsi à la mise en pratique des décisions des autorités. Etre le référent pour les dossiers/projets dont on a la responsabilité. Tâches : - Vérifier la conformité des opérations liées aux dépenses - Rendre des avis au Collège sur les rapports spécifiques établis par les services - Collecter les informations nécessaires à l’examen du dossier/demande/pièce - Encoder des données spécifiques dans le système comptable - Accueillir, informer et orienter/guider collègues/fournisseurs/citoyens - Rédiger des p.-v. de contrôle et des courriers officiels - Faire du reporting (tableaux statistiques) - Répondre aux demandes courantes - Proposer des décisions dans le cadre des dossiers - Contrôler les dossiers et fichiers de données Contexte de travail : Cellule actuellement composée de 6 personnes. Compétences comportementales : - Intégrité - Structurer son travail - Orienté résultats - Coopérer - Analyser - Communiquer - S’auto-développer Compétences techniques : - Affinités avec les chiffres - Rédiger des courriers, rapports et notes de manière structurée et sans fautes - Exprimer avec clarté ses opinions, les informations et les points essentiels liés à une argumentation - Respecter les procédures en vigueur, les directives imposées et les règles de déontologie professionnelle - Bonne connaissance du français et du néerlandais - Très bonnes connaissances de Word, Excel, Outlook, internet et intranet, logiciels de banque de données, agenda électronique



Numéro de l'offre d'emploi : 13/04-010 Département : Centrale d’Achats Unité organisationnelle : Catalogue Grade : Assistant administratif Mission : Rédaction des bons de commande et création dans la base de données PuMaS des nouveaux articles en français et en néerlandais selon les directives. Tâches : - Exécuter les objectifs du service - Analyser une demande et ses articles - Chercher des informations complémentaires pour les demandes - Repérer et distinguer les articles existants dans la base de données et ceux disponibles via un marché à commandes - Rédiger des bons de commande selon les prescrits réglementaires - Créer de nouveaux articles en français et néerlandais et les insérer au bon endroit dans le catalogue PuMaS - Accompagner et guider le client pour la rédaction de ses demandes (partie catalogue) - Enrichir la base de données de photos, documents techniques, … Contexte de travail : Travail de bureau Compétences comportementales : - Analyser - Structurer son travail - S’adapter Compétences techniques : - Bonne connaissance du français et du néerlandais - Bonnes connaissances des outils informatiques courants (Word, Excel, Outlook), agenda électronique



Numéro de l'offre d'emploi : 14/04-002 Département : Centrale d’Achats Unité organisationnelle : Magasin Grade : Assistant administratif Mission : Le bureau administratif du magasin assure la gestion et le soutien logistique des demandes et des commandes. Il s’agit d’accueillir, de renseigner et d’orienter les clients en assurant des tâches administratives de base ainsi que de donner une bonne image de la Centrale d’Achats en assurant un service de qualité, en traitant chaque demande avec la même importance. Tâches : - Encoder et traiter le suivi des demandes et commandes - Tenir et mettre à jour des fichiers - Accueillir, informer, orienter et transférer des appels - Réaliser des tâches administratives journalières en vue de transmettre des informations et/ou des documents - Archiver et classer des documents et données - Tenir à jour les informations concernant les stocks - Offrir un support logistique (mailing, photocopies, etc.) Contexte de travail : La cellule est composé de 5 personnes. Compétences comportementales : - Analyser - Structurer son travail - S’adapter - Communiquer - S’auto-développer - Trouver des solutions Compétences techniques : - Maîtriser les techniques pour recueillir, vérifier, trier, saisir, transformer, envoyer et classer des informations écrites et/ou orales de manière manuelle et/ou avec la technologie appropriée - Appliquer les techniques d’accueil et les techniques téléphoniques - Connaissance des outils informatiques courants (suite Office) - Bonne connaissance du français et du néerlandais - Bonnes capacités rédactionnelles - S’exprimer avec clarté et aisance



Numéro de l'offre d'emploi : 13/05-025 – 13/05-026 Département : Travaux de Voirie Grade : Assistant administratif Mission : Assurer un soutien administratif dans le cadre des dossiers du service. Contribuer au bon fonctionnement et à l’image de marque de l’institution en traitant avec diligence et professionnalisme les demandes des usagers et des services internes. Tâches : - Traiter la correspondance - Rédiger des documents (notes, rapports, courriers, p.-v., requêtes, articles, …) - Accueillir, informer et orienter - Collecter les informations utiles aux dossiers - Suivre/mettre à jour des dossiers - Archiver et classer des documents - Encoder les données - Elaborer des supports de présentation (Excel, PowerPoint, …) - Offrir un support logistique (mailing, photocopies, …) Contexte de travail : Petites équipes de travail de plusieurs collaborateurs sous l’autorité d’un responsable direct. Compétences comportementales : - Intégrité - Orienté résultats - Communiquer - Structurer son travail - S’adapter - Coopérer Compétences techniques : - Maîtriser les techniques pour recueillir, vérifier, trier, saisir, traiter, transformer, envoyer et classer des informations écrites et/ou orales de manière manuelle et/ou avec la technologie appropriée - Appliquer les techniques d’accueil et les techniques téléphoniques - Respecter les procédures en vigueur, les directives imposées et les règles de déontologie professionnelle - Appliquer les méthodes de classement et d’archivage - Bonne connaissance de Word, Excel, Outlook, internet et intranet, bases de données, agenda électronique - Bonne connaissance du français et du néerlandais - Capacités rédactionnelles de base - Savoir s’exprimer clairement



Numéro de l'offre d'emploi : 13/06-033 Département : Urbanisme Unité organisationnelle : Secrétariat central Grade : Secrétaire administratif Mission : Apporter une aide permanente, un support administratif au Directeur général du département. Assurer le suivi et la gestion des tâches administratives du Secrétariat central. Tâches : - Suivre les demandes et dossiers urgents et rappeler les informations importantes - Assurer l’accueil (gérer les appels téléphoniques – filtrer et orienter vers le destinataire compétent/accueillir les visiteurs internes et externes/orienter les demandes) - Gérer le courrier (trier le courrier entrant/sortant et le dispatcher/traiter les mails) - Préparer et organiser les réunions et préparer les ordres du jour - Organiser l’agenda - Dactylographier des notes et tous types de documents, dactylographier, relire et corriger les courriers - Classement (préparer, suivre, classer et archiver les dossiers/gestion informatique des dossiers) Contexte de travail : Collaboration directe avec la direction Compétences comportementales : - Intégrité - Structurer son travail - Trouver des solutions - S’adapter - Analyser - Communiquer Compétences techniques : - Maîtriser les techniques pour recueillir, vérifier, trier, saisir, traiter, transformer, envoyer et classer des informations écrites et/ou orales de manière manuelle et/ou avec la technologie appropriée - Appliquer les techniques d’accueil et les techniques téléphoniques - Maîtriser les techniques de secrétariat (prise de notes, …), concevoir des outils de planification et de suivi (tableaux de bord) - Bonnes connaissances de Word, Excel, Outlook, internet, intranet, banques de données, agenda électronique - Bonne connaissance du français et du néerlandais - Capacités rédactionnelles de base - S’exprimer avec clarté et aisance



Numéro de l'offre d'emploi : 13/06-032 Département : Urbanisme Unité organisationnelle : Contrôle Grade : Secrétaire d’administration Mission : Coordination générale de la gestion administrative interne de la cellule (fonctionnement, organisation) ainsi que des dossiers qui y sont traités par les agents techniques, sous la responsabilité du responsable technique de la cellule. Etre le responsable hiérarchique du personnel administratif de la cellule et de son fonctionnement général. Tâches : - Organiser l’accueil téléphonique, gérer les présences et les absences, les commandes de matériel, les archives, organiser les bureaux - Gérer tout le courrier entrant (réception, traitement, distribution) et sortant (contrôle systématique sur le fond et la forme, suivi de l’expédition) - Planification et distribution du travail des agents administratifs et techniques, en fonction des délais imposés par les dossiers traités - Analyse des besoins et développement de solutions, en termes de formations, d’outils informatiques, de nouvelles procédures de travail, etc. - Rédaction des rapports au Collège relatifs au fonctionnement général de la cellule (menus débours, divers) ou aux dossiers traités (modes de réparation demandés dans le cadre des infractions urbanistiques) - Etre la personne ressource pour les contacts internes et externes pour toutes les matières traitées par la cellule - Rédaction du rapport annuel - Sélection de nouveau personnel en concertation avec le référent RH du département et le Département du Personnel - Remplacement du responsable technique de la cellule en cas d’absence Compétences comportementales : - Intégrité - Structurer son travail - Organiser le travail des collaborateurs - Communiquer - Orienté résultats - S’auto-développer Compétences techniques : - Bonne connaissance du français et du néerlandais - Bonnes capacités rédactionnelles dans les deux langues nationales - S’exprimer avec clarté et aisance



Numéro de l'offre d'emploi : 13/07-031 Département : Démographie Unité organisationnelle : Bureau administratif des Etrangers Grade : Assistant administratif Mission : Assurer un accueil correct, définir les demandes, informer, proposer au citoyen des solutions et traiter des documents relatifs au service jusqu'à l'étape suivante de la procédure. Représenter l'administration et se conformer aux prescrits légaux. Tâches : - Accueillir le citoyen - Clarifier l'objet de sa visite - Contrôler l'authenticité et la validité des documents - Renseigner le citoyen concernant les procédures à suivre et l'état d'avancement des dossiers - Délivrer des documents - Actualiser ses connaissances en matière législative Contexte de travail : Environnement bruyant Compétences comportementales : - Savoir gérer son stress - Coopérer/Esprit d'équipe - Analyser - Faire preuve d'assertivité - Ecoute active/Empathie Compétences techniques : - Capacité à acquérir des connaissances en matière de législation pour pouvoir l'appliquer correctement - Connaissances de base de l'outil informatique - Bonne connaissance écrite et orale du français et du néerlandais; la connaissance d'autres langues constitue un atout - Savoir appliquer le classement alphanumérique



Numéro de l'offre d'emploi : 13/07-038 Département : Démographie Unité organisationnelle : Bureau des Mariages et des Cohabitations Grade : Assistant administratif Mission : Assurer un accueil correct, définir les demandes, informer, proposer au citoyen des solutions et traiter des documents relatifs au service jusqu'à l'étape suivante de la procédure. Représenter l'administration et se conformer aux prescrits légaux. Tâches : - Accueillir le citoyen - Clarifier l'objet de sa visite - Contrôler l'authenticité et la validité des documents - Renseigner le citoyen concernant les procédures à suivre et l'état d'avancement des dossiers - Dresser les actes d’état civil, confection des carnets de mariage et autres documents - Contacts avec l’Office des Etrangers - Interrogatoires des candidats au mariage en séjour précaire - Informer les autorités compétentes suite au mariage - Actualisation des connaissances en matière législative et procédurale Contexte de travail : Les employés travaillent dans un « open space » et doivent parfois faire face aux nuisances sonores provoquées par les personnes se trouvant dans la salle d’attente. Les employés effectuent 4 heures de guichet le matin et assurent alternativement les permanences de l’après-midi et du jeudi soir. Compétences comportementales : - Coopérer/Esprit d’équipe - Analyser les différents éléments d’une situation - Assertivité Compétences techniques : - Capacité à acquérir des connaissances en matière de législation pour pouvoir l'appliquer correctement - Connaissances de base de l'outil informatique - Bonne connaissance écrite et orale du français et du néerlandais; la connaissance d'autres langues constitue un atout - Savoir appliquer le classement alphanumérique



Numéro de l'offre d'emploi : 14/09-001 Département : Régie foncière des Propriétés communales Unité organisationnelle : Gestion locative technique Grade : Assistant administratif Mission : Le membre du personnel est le support administratif de la cellule. Tâches : - Traiter les demandes journalières de travaux d’entretien - Procéder aux états des lieux d’entrée et de sortie - Suivi et/ou réponse aux demandes écrites et téléphoniques des locataires - Rédaction de rapports au Collège - Débloquer les garanties - Encodage de données dans le système informatique de la Régie foncière - Archivage des dossiers Contexte de travail : Travail de bureau en équipe Compétences comportementales : - Intégrité - Trouver des solutions - Structurer son travail - Orienté résultats - Communiquer - Collaborer Compétences techniques : - Techniques d’accueil - Connaissances de base de la législation sur les marchés publics - Bonnes connaissances de Word, Excel, Workflow - Bonne connaissance écrite et orale du français et du néerlandais



Numéro de l'offre d'emploi : 13/10-029 Département : Culture, Jeunesse, Loisirs et Sports Unité organisationnelle : Secrétariat central Grade : Assistant administratif Mission : Aider, d’un point de vue administratif, les collègues et plus spécifiquement la hiérarchie du service (la Direction générale, la Direction, le secrétaire d’administration/référent RH). Veiller au respect des procédures de classement du courrier et des dossiers du service. Apporter un appui aux gestionnaires de dossiers et gérer soi-même certains dossiers confiés par la hiérarchie. Veiller également à la bonne circulation de l’information au sein du service et du département. Tâches : - Diffusion d’informations au personnel du département - Gestion du courrier entrant et sortant - Rédaction et dactylographie de courriers - Traitement administratif des dossiers transmis par la hiérarchie - Aide administrative au référent RH (rapports de formations, dossiers du personnel, …) - Rédaction et inscription des rapports au Collège et au Conseil communal, suivi des avis d’autres départements et de la tutelle - Gestion des dossiers centralisés au service (charroi du département, téléphonie, ordres de service, …) - Commandes de matériel et fournitures pour le Secrétariat central, la Direction - Suivi des demandes/questions en provenance du site internet de la Ville et des appels téléphoniques (public) - Aider à la gestion de l’agenda de la Direction - Diverses tâches nécessaires au bon fonctionnement d’un secrétariat (photocopies, transports de courriers urgents, …) - Aide administrative à la Cellule Subsides/Facturation - Prise de notes et rédaction de p.-v./comptes rendus de réunions - Accueil des nouveaux membres du personnel en cas d’absence du responsable de l’accueil - Présence, collaboration et interventions lors de divers événements Contexte de travail : Travail au sein d’une équipe de 5 personnes Environnement parfois stressant selon la charge de travail et les délais d’exécution Exceptionnellement, disponibilité demandée en dehors des heures normales de service Compétences comportementales : - Analyser - Flexibilité/Capacité d’adaptation - Structurer son travail - Coopérer/Esprit d’équipe - Communication - Respecter les règles de confidentialité - Utiliser à bon escient les règles et les procédures

Compétences techniques : - Bonne connaissance des outils informatiques de base - Système de classement - Connaissance des logiciels spécifiques à la Ville (Workflow, Brufin, PuMaS) - Dactylographie à dix doigts - Connaissance de base de la seconde langue nationale



Numéro de l'offre d'emploi : 13/25-003 Département : Entité Affaires économiques Unité organisationnelle : Secrétariat central Grade : Assistant administratif Mission : Assurer un soutien administratif aux dossiers administratifs du service. Participer au bon fonctionnement en traitant rapidement et avec professionnalisme les demandes du public et des services internes. Tâches : - Traiter la correspondance - Rédaction de rapports, notes, p.-v., … - Accueillir, informer et orienter - Réunir les informations nécessaires aux dossiers - Archiver et classer les documents - Encodage de données - Apporter une aide logistique (mailing, photocopies, …) Contexte de travail : Petite équipe qui assure le lien entre la direction et les différents services Compétences comportementales : - Ecoute active - Collaborer - S’adapter - Trouver des solutions - Structurer son travail - Orienté résultat Compétences techniques : - Etre autonome et prendre des initiatives - Bonne connaissance du français et du néerlandais - Bonnes connaissances des outils informatiques courants - Savoir rédiger des rapports contenant une analyse claire et des propositions concrètes - Communication claire



Numéro de l'offre d'emploi : 25/13-004 Département : Entité Affaires économiques Unité organisationnelle : Service Horeca Grade : Secrétaire d’administration Mission : Suivi de la réglementation horeca et terrasses. Gestion des dossiers d’utilisation du domaine public. Coaching et évaluation des membres de l’équipe et en référer à la Direction. En concertation avec la Direction, prendre toutes les mesures nécessaires pour améliorer l’environnement de travail et les prestations. Tâches : - Adaptation des règlements horeca et occupation du domaine public - Rédaction et gestion des différentes demandes au Collège - Diriger une équipe de 6 personnes - Suivi de la correspondance avec les exploitants, … Compétences comportementales : - Trouver des solutions - Organiser le travail des collaborateurs - Orienté résultat - Ecoute active - Diriger une équipe - Analyser - Développer une vision - Gérer les conflits - Collaborer Compétences techniques : - Grande capacité d’analyse - Capacités organisationnelles - Etre autonome et prendre des initiatives - Etre structuré dans le suivi des dossiers dans les délais impartis - Bonnes connaissances de Word, Excel, PowerPoint - Bonne connaissance du français et du néerlandais - Savoir rédiger des rapports contenant une analyse claire et des propositions concrètes - Communiquer de manière claire



Numéro de l'offre d'emploi : 25/13-005 Département : Entité Affaires économiques Unité organisationnelle : Service Horodateurs Grade : Secrétaire d’administration Mission : Contrôle et suivi des contrôles effectués par les agents contrôleurs. Coaching et évaluation de ceux-ci et en référer à la Direction. Prendre toutes les mesures nécessaires pour améliorer l’environnement de travail et les prestations. Tâches : - Organisation des tournées des agents contrôleurs et contrôle de leurs prestations - Etablissement de statistiques à l’intention de la direction et du Collège - Diriger une quarantaine de membres du personnel - Tester les plans de stationnement en fonction de la réalité - Réaliser les objectifs imposés - Veiller au bon fonctionnement de l’entrepreneur en ce qui concerne l’entretien des horodateurs et l’enlèvement des fonds Compétences comportementales : - Trouver des solutions - Organiser le travail des collaborateurs - Orienté résultat - Ecoute active - Diriger une équipe - Analyser - Développer une vision - Gérer les conflits - Collaborer - Convaincre Compétences techniques : - Grande capacité d’analyse - Capacités organisationnelles - Etre autonome et prendre des initiatives - Etre structuré dans le suivi des dossiers dans les délais impartis - Bonnes connaissances des outils informatiques courants - Bonne connaissance du français et du néerlandais - Savoir rédiger des rapports contenant une analyse claire et des propositions concrètes - Communiquer de manière claire


Dienstorder Nr 6417 Ville de Bruxelles Département Personnel

Vrijwillige interdepartementale mobiliteit

De Gemeenteraad heeft, in zitting van 21 mei 2012, het reglement van de interne mobiliteit goedgekeurd. Dit reglement werd ter kennis gebracht aan de personeelsleden via de dienstorder nr 6345. De hierna vermelde betrekkingen worden vacant verklaard in het kader van de interdepartementale mobiliteit: 

Departement Organisatie: 



Departement Personeel: 







Bestuurssecretaris bij de Cel Administratieve Loopbaan (vacature 13/02-014);

Departement Financiën: 

Administratief assistent bij de Gemeentekas (vacature 13/03-009);



Administratief assistent bij de Gemeentebelastingen - Registreren der belastingen (vacature 13/03-008);



Administratief secretaris bij de Controle op de uitgaven – Gewone begroting (vacature 13/03-011);

Departement Aankoopcentrale: 

Administratief assistent bij de Cel Catalogus (vacature 13/04-010);



Administratief assistent bij het Magazijn (vacature 14/04-002);

Departement Wegeniswerken: 



Administratief assistent bij de Cel Interne audit ( vacature 13/01-007);

Administratief assistent (vacatures 13/05-025 en 13/05-026);

Departement Stedenbouw: 

Administratief secretaris bij het Centraal secretariaat (vacature 13/06-033);



Bestuurssecretaris bij de Cel Controle (vacature 13/06-032);

./.





Departement Demografie: 

Administratief assistent bij het Administratief Vreemdelingenbureau (vacature 13/07-031);



Administratief assistent bij het Bureau van de Huwelijken en de Wettelijke samenwoningen ( vacature 13/07-038);

Departement Grondregie van de Stadseigendommen: 



Departement Cultuur, Jeugd, Ontspanning en Sport: 



Administratief assistent bij het Technisch huurbeheer (vacature 14/09-001);

Administratief assistent bij het Centraal secretariaat (vacature 13/10-029);

Entiteit Economische zaken: 

Administratief assistent bij het Centraal secretariaat (vacature 13/25-003);



Bestuurssecretaris bij de Dienst Horeca (vacature 13/25-004);



Bestuurssecretaris bij de Dienst Parkeerautomaten (vacature 13/25-005).

Voor meer info over de missies en de taken, kunnen de functiebeschrijvingen geraadpleegd worden in bijlage 2. De personeelsleden mogen hun vrijwillige mobiliteit aanvragen voor een betrekking van dezelfde graad dan deze die zij bezitten. Om te solliciteren moet het als bijlage 1 opgenomen formulier via het departemensthoofd ingediend worden bij het Departement Personeel, Cel Selectie, Anspachlaan 6 te 1000 Brussel, ten laatste op vrijdag 14 maart 2014. Brussel, 6 februari 2014. Vanwege het College : De Stadssecretaris,

Het College,

Luc SYMOENS

Philippe CLOSE

Nadat de inschrijvingen afgesloten zijn, dienen de departementshoofden alle aanvragen, samen met een lijst met de namen van alle kandidaten, over te maken aan het Departement Personeel. Indien er geen kandidaten zijn zal een "staat nihil" opgemaakt worden. In deze lijst of de "staat nihil" moet vermeld worden dat alle personeelseden van het departement deze dienstorder geraadpleegd hebben. De departementshoofden dienen deze dienstorder aan hun personeelsleden bekend te maken. Elk personeelslid zal dag- en handtekenen als bewijs dat hij er kennis van genomen heeft. Elk departementshoofd moet ook een exemplaar van de dienstorder opsturen aan alle personeelsleden die, om welke reden ook, niet aanwezig zijn.

BIJLAGE 1 Stad Brussel Departement Personeel

Vrijwillige interdepartementale mobiliteit Kandidatuur

Ville de Bruxelles Département Personnel

Nummer van de vacature: Naam, voornaam: Stamnummer: Departement: Organisationele eenheid: Graad:

Waarom wenst u te solliciteren voor de vacante betrekking?

Over welke competenties beschikt u? Gedragscompetenties: -

-

Technische competenties: -

-

Datum en handtekening van de kandidaat

Datum en handtekening van het departementshoofd

BIJLAGE 2


Vrijwillige interdepartementale mobiliteit Functiebeschrijving


Nummer van de vacature: 13/001-007 Departement: Organisatie Organisationele eenheid: Interne Audit Graad: Administratief assistent Opdracht: De personeelsleden van de cel bijstaan bij het uitvoeren van hun dagelijkse en gerichte taken Taken: - Opvolgen van de actieplannen van de audit - De post verzenden en verdelen - Vertalingen - Organisatie en voorbereiding van vergaderingen met de geauditeerde entiteiten en het Auditcomité - Beheer van de bestellingen en inventaris - Werkdocumenten uitprinten en administratief beheer van dossiers - Beheer van de documentatie (materieel en elektronisch) - Uitvoeren van basis audittesten Werkcontext: Cel samengesteld uit 4 voltijdse personeelsleden en 3 deeltijdse externe auditeurs. De cel hangt op administratief vlak af van de Stadssecretaris en functioneel van het Auditcomité. Gedragscompetenties: - Integriteit en respect voor vertrouwelijkheid - Eigen werk structureren - Resultaatsgericht - Analyseren - Samenwerken - Communiceren Technische competenties: - Opstellen van administratieve briefwisseling - Een aangepast taalgebruik in functie van de gesprekspartner - De Nederlandse en Franse taal beheersen - Goede kennis van Word, Outlook en Excel




Nummer van de vacature: 13/02-014 Departement: Personeel Organisationele eenheid: Administratieve loopbaan Graad: Bestuurssecretaris Opdracht: Verantwoordelijk voor de resultaten van het team, met respect voor de doelstellingen die werden vastgelegd door de hiërarchie. Coördinatie en opvolging van de activiteiten, dossiers en projecten van het team Taken: - Behandelen van de tuchtdossiers (analyseren van het dossier; opvolgen van de procedure; bijwonen van de hoorzitting voor de Gemeenteraad, het College of de Stadssecretaris en opmaken van de processen-verbaal) - Behandelen van de dossiers in het kader van voorstellen tot ontslag om beroepsredenen (analyseren van het dossier; opvolgen van de procedure; bijwonen van de hoorzitting voor de Stadssecretaris en opmaken van het proces-verbaal) - Kennen en opvolgen van de wetgeving en reglementering binnen het werkdomein - Opmaken en actualiseren van reglementen in verband met het personeelsstatuut - Leidinggeven aan het team - Meewerken aan het in kaart brengen en het analyseren van de werkprocessen met het oog op vereenvoudiging en informatisering. Werkcontext: De cel telt 11 medewerkers. De activiteiten worden verdeeld over 3 teams. Het adjunctdiensthoofd leidt het team dat instaat voor: - de tucht- en ontslagprocedures - de opvolging van de wetgeving en het opmaken en updaten van de reglementen - het beheer van de eretekens - het beheer van conventies en tewerkstellingsprogramma’s - de uitvoering van het project capelo - de opvolging van de geldigheid van arbeids- en verblijfvergunningen - de opmaak, de bijwerking en de opvolging van de personeelsformaties - de interne informaticatoepassingen - de vereenvoudiging van de werkprocessen van de cel Gedragscompetenties: - Analyseren - Oplossingen vinden - Resultaatsgericht - Een team leiden - Samenwerken - Kunnen omgaan met zijn emoties

Technische competenties: - Zeer goede schrijfvaardigheden - Tweetalig Nederlands/Frans - Goede spreekvaardigheid - Kennis van de courante informaticatoepassingen (Word, Excel, Outlook)




Nummer van de vacature: 13/03-009 Departement: Financiën Organisationele eenheid: Gemeentekas Graad: Administratief assistent Opdracht: Een correct onthaal verzekeren, de vraag nader bepalen, informatie geven, oplossingen aan de burger aanbieden en de documenten met betrekking tot de aanvraag behandelen. Het bestuur vertegenwoordigen en de wettelijke voorschriften naleven. Taken: - Onthaal van het publiek - Controleren van de echtheid en de geldigheid van de documenten - De boekhouding van een kassa beheren - De kassaverrichtingen/verantwoording van rekeningen in de boeken van de gemeentekas opnemen - Overgaan tot de boekhoudkundige audit van de kassaverrichtingen - De in de financiële rekeningen opgenomen geldverrichtingen in de boeken opnemen - Nagaan van de uit te voeren uitbetalingen - Overgaan tot de uit te voeren uitgaven - Documenten uitreiken - De verschillende documenten archiveren en klasseren Werkcontext: Het onthaal van de bezoekers kan stresserend zijn. Nauwkeurigheid en concentratie worden vereist. Gedragscompetenties: - Integriteit - Eigen werk structureren - Resultaatsgericht - Communiceren - Analyseren - Zich ontwikkelen Technische competenties: - De technieken beheersen om manueel of met de geschikte technologie schriftelijke en/of mondelinge informatie te verzamelen, sorteren, op te vangen, om te zetten, door te geven en klasseren - Instaan voor het (telefonisch) onthaal - Kennis van de Nieuwe Gemeentewet en het Algemeen reglement op de Gemeentelijke boekhouding - Goede kennis van het Nederlands en het Frans - Gestructureerd en foutloos opstellen van de standaard briefwisseling

- Zijn communicatie aan het doelpubliek aanpassen - Basiskennis van Word, Excel, Outlook, intranet en internet, elektronische agenda




Nummer van de vacature: 13/03-008 Departement: Financiën Organisationele eenheid: Gemeentebelastingen – Registreren der belastingen Graad: Administratief assistent Opdracht: Beheer van de belastingaangiftes van de belastingbetalers Taken: - Beheer van de belastingaangiftes van de belastingbetalers naargelang de aard van de opgelegde belastingen - Uitvoeren van de operationele doelstellingen van de dienst - Beheer van de telefonische oproepen (bijkomend) - Helpen bij het klasseren van de verschillende belastingaangiftes (bijkomend) Werkcontext: Het contact met de mensen die klachten hebben kan stresserend zijn. Gedragscompetenties: - Eigen werk structureren - Samenwerken - Zichzelf tot ontplooiing brengen binnen de dienst Technische competenties: - Zich vlot schriftelijk en mondeling uitdrukken in het Nederlands en het Frans - Goede kennis van Word, Excel, Outlook




Nummer van de vacature: 13/03- 011 Departement: Financiën Organisationele eenheid: Controle op de uitgaven – Gewone begroting Graad: Administratief secretaris Opdracht: In overeenkomst met de wetgeving en de van kracht zijnde procedures, de werkelijkheid, de wettelijkheid en de regelmatigheid op administratief vlak controleren van de uitgaven veroorzaakt door de diensten van het bestuur en die de gewone begroting betreffen. Verantwoordelijk zijn voor de dossiers en projecten binnen het deskundig domein. De verschillende stappen vastleggen en opvolgen en op die manier bijdragen tot het in de praktijk brengen van de beslissingen van de overheid. De referent zijn voor de dossiers/projecten waarvoor men verantwoordelijk is. Taken: - De conformiteit nagaan van de aan de uitgaven gelinkte verrichtingen - Adviezen geven aan het College op de specifieke rapporten die door de diensten opgesteld worden - De informatie verzamelen die nuttig is voor het analyseren van het dossier/aanvraag/stuk - De specifieke gegevens in het boekhoudstelsel invoeren - De collega’s/leveranciers/burgers onthalen, informeren en oriënteren - P.V.’s van controle en officiële brieven opstellen - Reporting doen (statistieken) - De courante aanvragen beantwoorden - Beslissingen voorstellen in het kader van de dossiers - De dossiers en de databanken controleren Werkcontext: De cel bestaat momenteel uit 6 personen. Gedragscompetenties: - Integriteit - Eigen werk structureren - Resultaatsgericht - Samenwerken - Analyseren - Communiceren - Zichzelf tot ontplooiing brengen binnen de dienst Technische competenties: - Affiniteiten met cijfers - Gestructureerd en foutloos brieven, rapporten en nota’s opstellen - Bij het argumenteren duidelijk zijn mening, de informatie en de essentiële punten uitdrukken

- De van kracht zijnde procedures, de opgelegde richtlijnen en de regels van beroepsethiek naleven - Goede kennis van het Nederlands en het Frans - Zeer goede kennis van Word, Excel, Outlook, internet en intranet, databanksoftware, elektronische agenda




Nummer van de vacature: 13/04-010 Departement: Aankoopcentrale Organisationele eenheid: Catalogus Graad: Administratief assistent Opdracht: Opstellen van bestelbonnen en creëren van nieuwe artikels in de databank PuMaS in het Nederlands en het Frans, naargelang de richtlijnen. Taken: - De doelstellingen van de dienst uitvoeren - Een aanvraag en zijn artikels analyseren - Bijkomende informatie opzoeken voor de aanvragen - De in de databank bestaande artikels en de via een open opdracht beschikbare artikels bepalen en onderscheiden - Bestelbonnen opstellen volgens de reglementaire voorschriften - Nieuwe artikels creëren in het Nederlands en het Frans en ze op de goede plaats in de catalogus PuMaS invoeren - De klant begeleiden en raad geven bij het opstellen van zijn aanvragen (deel catalogus) - De databank verrijken met foto’s, technische documenten, … Werkcontext: Bureauwerk Gedragscompetenties: - Analyseren - Eigen werk structureren - Zich aanpassen Technische competenties: - Goede kennis van het Nederlands en het Frans - Goede kennis van de courante informaticatoepassingen (Word, Excel, Outlook), elektronische agenda




Nummer van de vacature: 14/04-002 Departement: Aankoopcentrale Organisationele eenheid: Magazijn Graad: Administratief assistent Opdracht: Het administratief bureau van het magazijn verzekert het beheer en de logistieke steun van de aanvragen en bestellingen. De opdracht bestaat erin de klant te onthalen, te informeren en te oriënteren, het uitvoeren van administratieve basistaken en het weergeven van een goed imago van de Aankoopcentrale aan de hand van een kwaliteitsvolle dienstverlening en het behandelen van elke aanvraag met hetzelfde belang. Taken: - Invoeren en behandelen van de aanvragen en bestellingen - Bijhouden en updaten van de bestanden - Onthalen, informeren, oriënteren en oproepen doorgeven - Dagelijkse administratieve taken uitvoeren om informatie en/of documenten door te geven - Documenten en gegevens archiveren en klasseren - De informatie met betrekking tot de voorraden bijhouden - Een logistieke steun bieden (mailing, fotokopies, …) Werk context: De cel bestaat uit 5 personen. Gedragscompetenties: - Analyseren - Eigen werk structureren - Zich aanpassen - Communiceren - Zich ontwikkelen - Oplossingen vinden Technische competenties: - De technieken beheersen om manueel of met de geschikte technologie schriftelijke en/of mondelinge informatie te verzamelen, sorteren, op te vangen, om te zetten, door te geven en te klasseren - Instaan voor het (telefonisch) onthaal - Overweg kunnen met de courante informaticatoepassingen (Office) - Goede kennis van het Nederlands en het Frans - Goede schrijfvaardigheden - Zich duidelijk en vlot uitdrukken




Nummer van de vacature: 13/05-025 – 13/05-026 Departement: Wegeniswerken Graad: Administratief assistent Opdracht: Een administratieve steun verzekeren in het kader van de dossiers van de dienst. Bijdragen tot de goede werking en het imago van het bestuur door de aanvragen van de gebruikers en de interne diensten snel en vakkundig te behandelen. Taken: - De briefwisseling behandelen - Documenten opstellen (nota’s, rapporten, brieven, P.V.‘s, verzoeken, artikelen, …) - Onthalen, informeren en oriënteren - De voor de dossiers nodige informatie verzamelen - Dossiers opvolgen/bijwerken - Documenten archiveren en klasseren - De gegevens invoeren - Presentatiemiddelen opstellen (Excel, PowerPoint, …) - Een logistieke steun bieden (mailing, fotokopies, …) Werkcontext: Kleine teams samengesteld uit meerdere medewerkers onder toezicht van een rechtstreekse verantwoordelijke Gedragscompetenties: - Integriteit - Resultaatgericht - Communiceren - Eigen werk structureren - Zich aanpassen - Samenwerken Technische competenties: - De technieken beheersen om manueel of met de geschikte technologie schriftelijke en/of mondelinge informatie te verzamelen, sorteren, opvangen, omzetten, doorgeven en klasseren - Instaan voor het (telefonisch) onthaal - De van kracht zijnde procedures, de opgelegde richtlijnen en de regels van beroepsethiek naleven - De juiste processen toepassen wat klasseren en archiveren betreft - Goede kennis van Word, Excel, Outlook, internet en intranet, databanken, elektronische agenda - Goede kennis van het Nederlands en het Frans - Basis schrijfvaardigheden - Zich duidelijk uitdrukken




Nummer van de vacature: 13/06-033 Departement: Stedenbouw Organisationele eenheid: Centraal secretariaat Graad: Administratief secretaris Opdracht: Een permanente hulp en een administratieve steun aan de Directeur-generaal van het departement bieden. Het opvolgen en het beheer van de administratieve taken van het Centraal secretariaat verzekeren. Taken: - De aanvragen en de dringende dossiers opvolgen en de belangrijke informatie herhalen - Het onthaal verzekeren (de telefonische oproepen beheren – filteren en naar de bevoegde persoon doorverbinden/ interne en externe bezoekers/de aanvragen oriënteren) - De briefwisseling beheren (de binnenkomende en de vertrekkende briefwisseling sorteren en verdelen/de mails behandelen) - Vergaderingen voorbereiden en organiseren en de dagordes voorbereiden - De agenda organiseren - Nota’s en allerlei documenten typen, de briefwisseling typen, herlezen en verbeteren - Klasseren (de dossiers voorbereiden, klasseren, en archiveren/computerbeheer van de dossiers) Werkcontext: Rechtstreekse samenwerking met de directie Gedragscompetenties: - Integriteit - Eigen werk structureren - Oplossingen vinden - Zich aanpassen - Analyseren - Communiceren Technische competenties: - De technieken beheersen om manueel of met de geschikte technologie schriftelijke en/of mondelinge informatie te verzamelen, sorteren, opvangen, omzetten, doorgeven en klasseren - Instaan voor het (telefonisch) onthaal - Secretariaatstechnieken beheersen (notities nemen, …), plannen- en opvolgingshulpmiddelen ontwikkelen (boordtabellen) - Goede kennis van Word, Excel, Outlook, internet en intranet, databanken, elektronische agenda - Goede kennis van het Nederlands en het Frans - Schriftelijke basisvaardigheden - Zich duidelijk en vlot uitdrukken




Nummer van de vacature: 13/06-032 Departement: Stedenbouw Organisationele eenheid: Controle Graad: Bestuurssecretaris Opdracht: Algemene coördinatie van het administratief beheer van de cel (werking, organisatie) alsook van de dossiers die er behandeld worden door het technisch personeel, onder de verantwoordelijkheid van de technische verantwoordelijke van de cel. De hiërarchische verantwoordelijke zijn van het administratief personeel van de cel en van zijn algemene werking. Taken: - Het telefonische onthaal organiseren, de aanwezigheden en afwezigheden, de bestellingen van gereedschap en de archieven beheren, de bureaus organiseren - Al de binnenkomende briefwisseling beheren (ontvangst, behandeling, verdeling) alsook de buitengaande (systematische controle van de inhoud en de vorm, opvolgen van het versturen) - Het werk van het administratieve en technische personeel plannen en verdelen, naargelang de door de behandelde dossiers opgelegde termijnen - Analyse van de behoeften en ontwikkelen van oplossingen, op het gebied van vormingen, informaticatoepassingen, nieuwe werkprocessen, enz. - Opstellen van rapporten aan het College met betrekking tot de algemene werking van de cel (kleine uitgaven, verscheidenen) of tot de behandelde dossiers (vergoedingswijzen gevraagd in het kader van de stedenbouwkundige overtredingen) - De referent zijn voor alle interne en externe contacten voor alle materies die door de cel behandeld worden - Opstellen van het jaarlijks verslag - Het nieuwe personeel selecteren samen met de HR-referent van het departement en het Departement Personeel - Bij afwezigheid de technische verantwoordelijke van de cel vervangen Gedragscompetenties: - Integriteit - Eigen werk structureren - Het werk van de medewerkers organiseren - Communiceren - Resultaatgericht - Zich ontwikkelen Technische competenties: - Goede kennis van het Nederlands en het Frans - Goede schrijfvaardigheden in de twee talen - Zich duidelijk en vlot uitdrukken




Nummer van de vacature: 13/07-031 Departement: Demografie Organisationele eenheid: Administratief Vreemdelingenbureau Graad: Administratief assistent Opdracht: Een correct onthaal verzekeren, de vraag nader bepalen, informatie geven en oplossingen aan de burger aanbieden. Documenten die de dienst betreffen tot aan de volgende stap in de procedure afhandelen. Het bestuur vertegenwoordigen en de wettelijke voorschriften naleven. Taken: - Onthalen van de burger - Verduidelijken van het doel van zijn bezoek - Controleren van de echtheid en de geldigheid van de documenten - De burger inlichten over de te volgen procedures en over de stand van zaken van de dossiers - Afleveren van documenten - Actualiseren van de kennis van de wetgeving Werkcontext: Luidruchtige werkomgeving Gedragscompetenties: - Stressbestendig zijn - Vlot samenwerken en een teamplayer zijn - Analyseren - Assertiviteit - Luisteren / Een groot inlevingsvermogen hebben Technische competenties: - In staat zijn zich in te werken in de wetgeving om deze op een correcte manier toe te passen - Overweg kunnen met de meest courante informaticatoepassingen - Goede schriftelijke en mondelinge kennis van het Nederlands en het Frans, andere talen vormen een bijkomende troef - De alfanumerieke indeling kunnen toepassen




Nummer van de vacature: 13/07-038 Departement: Demografie Organisationele eenheid: Bureau van de Huwelijken en Wettelijke Samenwoningen Graad: Administratief assistent Opdracht: Een correct onthaal verzekeren, de vraag nader bepalen, informatie geven en oplossingen aan de burger aanbieden. Documenten die de dienst betreffen tot aan de volgende stap in de procedure afhandelen. Het bestuur vertegenwoordigen en de wettelijke voorschriften naleven. Taken: - Onthalen van de burger - Verduidelijken van het doel van zijn bezoek - Controleren van de echtheid en de geldigheid van de documenten - De burger inlichten over de te volgen procedures en over de stand van zaken van de dossiers - De aktes uit de burgerlijke stand, de trouwboekjes en andere documenten opstellen - Contacten met de Vreemdelingenzaken - Verhoor van kandidaten in precair verblijf met betrekking tot het huwelijk - De bevoegde overheid informeren over het huwelijk - Actualiseren van de kennis van de wetgeving en de procedures Werkcontext: De bedienden werken in een open space en moeten soms in een luidruchtige omgeving werken, veroorzaakt door de personen die zich in de wachtzaal bevinden. Zij voeren ‘s morgens 4 uur loketwerk uit en hebben beurtelings in de namiddag en de donderdagavond dienst. Gedragscompetenties: - Samenwerken/teamspirit - De verschillende elementen van een situatie analyseren - Assertiviteit Technische competenties: - In staat zijn zich in te werken in de wetgeving om deze op een correcte manier toe te passen - Overweg kunnen met de meest courante informaticatoepassingen - Goede schriftelijke en mondelinge kennis van het Nederlands en het Frans; andere talen vormen een bijkomende troef - De alfanumerieke indeling kunnen toepassen




Nummer van de vacature: 14/09-001 Departement: Grondregie van de Stadseigendommen Organisationele eenheid: Technisch huurbeheer Graad: Administratief assistent Opdracht: Het personeelslid zorgt voor de administratieve ondersteuning van de cel. Taken: - Behandelen van de dagelijkse aanvragen voor de onderhoudswerken - Instaan voor de in- en uitvoerende plaatsbeschrijvingen - Opvolgen van en/of beantwoorden van de schriftelijke en telefonische aanvragen van de huurders - Opstellen van verslagen aan het College - Vrijgeven van de waarborg - Invoeren van gegevens in het informaticasysteem van de Grondregie - Archiveren van de dossiers Werkcontext: Bureauwerk in een team Gedragscompetenties: - Integriteit - Oplossingen vinden - Eigen werk structureren - Resultaatgericht - Communiceren - Samenwerken Technische competenties: - Onthaaltechnieken - Basiskennis van de wetgeving inzake overheidsopdrachten - Overweg kunnen met Word, Excel en Workflow - Goede schriftelijke en mondelinge kennis van het Nederlands en het Frans




Nummer van de vacature: 13/10-029 Departement: Cultuur, Jeugd, Ontspanning en Sport Organisationele eenheid: Centraal secretariaat Graad: Administratief assistent Opdracht: Op administratief vlak hulp bieden aan de collega’s en in het bijzonder aan de hiërarchie van de dienst (de Algemene Directie, de Directie, de bestuurssecretaris/HR-referent). Waken over het naleven van de procedures in verband met het klasseren van de briefwisseling en de dossiers van de dienst. Steun bieden aan de dossierbeheerders en zelf door de hiërarchie toevertrouwde dossiers beheren. Waken over het goed circuleren van de informatie binnen de dienst en het departement. Taken: - De informatie naar het personeel van het departement verspreiden - Beheer van de binnenkomende en buitengaande briefwisseling - Brieven opstellen en typen - Administratief beheer van de door de hiërarchie doorgegeven dossiers - Administratieve steun aan de HR-referent (vormingsrapporten, personeelsdossiers, …) - Opstellen en inschrijving van de rapporten aan het College en de Gemeenteraad, opvolgen van de adviezen van andere departementen en de toezichthoudende overheid - Beheer van de bij de dienst gecentraliseerde dossiers (wagenpark van het departement, telefonie, dienstorders, …) - Bestelling van gereedschap en benodigdheden voor het Centraal secretariaat, de Directie - Opvolgen van de aanvragen/vragen voortvloeiend uit de website van de Stad en de telefonische oproepen (publiek) - Helpen bij het beheer van de agenda van de Directie - Verschillende taken die bij de goede werking van een secretariaat horen (fotokopies, verzenden van dringende brieven, …) - Administratieve hulp aan de Cel Subsidies/Facturatie - Notities nemen en P.V.‘s/rapporten van vergaderingen opstellen - Onthaal van de nieuwe personeelsleden bij afwezigheid van de verantwoordelijke van het onthaal - Aanwezigheid, samenwerking en interventies bij verschillende evenementen Werkcontext: Werkzaam zijn binnen een team van 5 personen Soms stresserende omgeving naargelang de werklast en de uitvoeringstermijnen Uitzonderlijk buiten de normale diensturen beschikbaar zijn Gedragscompetenties: - Analyseren - Flexibel zijn/Aanpassingsvermogen - Eigen werk structureren - Samenwerken/Teamspirit

- Communiceren - Vertrouwelijk te werk gaan - De regels en procedures weldoordacht gebruiken Technische competenties: - Goede kennis van de courante informaticatoepassingen - Indelingssysteem - Kennis van de specifieke interne programma’s (Workflow, Brufin, PuMaS) - Met tien vingers typen - Basiskennis van de tweede landstaal




Nummer van de vacature: 13/25-003 Departement: Entiteit Economische zaken Organisationele eenheid: Centraal secretariaat Graad: Administratief assistent Opdracht: Een administratieve ondersteuning van de administratieve dossiers van de dienst verzekeren. Deelnemen aan de goede werking door snel en professioneel de aanvragen van zowel het publiek als de interne diensten te behandelen. Taken: - Behandelen van de correspondentie - Opstellen van verslagen, nota’s, p.-v. ‘s, … - Onthalen, informeren en oriënteren - De nodige informatie verzamelen nuttig voor de dossiers - Archiveren en klasseren van documenten - Gegevens invoeren - Logistieke hulp bieden (mailing, fotokopies, …) Werkcontext: Met een beperkte groep de link zijn tussen de directie en de verschillende diensten Gedragscompetenties: - Luisteren - Samenwerken - Zich aanpassen - Oplossingen vinden - Eigen werk structureren - Resultaatgericht Technische competenties: - Autonoom zijn en initiatieven nemen - Goede kennis van het Nederlands en het Frans - Goede kennis van de courante informaticatoepassingen - Verslagen kunnen opstellen die een duidelijke analyse en concrete voorstellen bevatten - Zich duidelijk uitdrukken




Nummer van de vacature: 13/25-004 Departement: Entiteit Economische zaken Organisationele eenheid: Dienst Horeca Graad: Bestuurssecretaris Opdracht: Opvolgen van de reglementering horeca en terrassen. Beheer van de dossiers voor het gebruiken van het openbaar domein. Coaching en evaluatie van de medewerkers en verslag uitbrengen aan de directie. In samenspraak met de directie alle maatregelen nemen om de werkomgeving en de prestaties te verbeteren. Taken: - Aanpassing van de reglementering horeca en bezetting openbaar domein - Opmaken en beheer van de verschillende aanvragen voor het College - Leidinggeven aan een 6-tal personeelsleden - Opvolgen van de briefwisseling met de uitbaters, … Gedragscompetenties: - Oplossingen vinden - Het werk van de medewerkers organiseren - Resultaatgericht - Actief luisteren - Een team leiden - Analyseren - Een visie ontwikkelen - Conflicten beheren - Samenwerken Technische competenties: - Een analytisch denkvermogen hebben - Organisationele vaardigeden - Autonoom zijn en initiatief nemen - Gestructureerd te werk gaan binnen de opgelegde termijnen - Goede kennis van Excel, Word, PowerPoint - Goede kennis van het Nederlands en het Frans - Verslagen kunnen opstellen die een duidelijke analyse en concrete voorstellen bevatten - Zich duidelijk uitdrukken




Nummer van de vacature: 13/25-005 Departement: Entiteit Economische zaken Organisationele eenheid: Dienst Parkeerautomaten Graad: Bestuurssecretaris Opdracht: Controle en opvolging van de controles uitgevoerd door de parkeerwachters. Coaching en evaluatie en verslag uitbrengen aan de directie. In samenspraak met de directie alle maatregelen nemen om de werkomgeving en de prestaties te verbeteren. Taken: - Opstellen van de rondes van de parkeerwachters en controle van hun prestaties - Opmaken van statistieken voor de directie en het College - Leidinggeven aan een 40tal personeelsleden - De opgemaakte parkeerplannen aan de werkelijkheid toetsen - Realisatie van de vastgelegde doelstellingen - Opvolgen van de aannemer in verband met het onderhoud van de parkeerautomaten en het ophalen van de fondsen Gedragscompetenties: - Oplossingen vinden - Het werk van de medewerkers organiseren - Resultaatgericht - Actief luisteren - Een team leiden - Analyseren - Een visie ontwikkelen - Conflicten beheren - Samenwerken - Overtuigen Technische competenties: - Een analytisch denkvermogen hebben - Organisationele vaardigheden - Autonoom zijn en initiatief nemen - Gestructureerd te werk gaan binnen de opgelegde termijnen - Goede kennis van de courante informaticatoepassingen - Goede kennis van het Nederlands en het Frans - Verslagen kunnen opstellen die een duidelijke analyse en concrete voorstellen bevatten - Zich duidelijk en vlot uitdrukken

Ordre de service N 6417

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