Optimalisatie Planning & Control Gemeente Barneveld 2011
“Meer met minder”
Waarom optimalisatie? Meer sturend vermogen door : - Herschikking programma’s - Alleen relevante en beïnvloedbare indicatoren - Ordening en samenhang informatie naar niveaus - Actuelere info door kortere doorlooptijden - Beleidsdoelstellingen koppelen aan uitvoering (prestaties, processen en activiteiten) en middelen Bijdrage invulling bezuiniging 1,2 mln op bedrijfsvoering (2 fte’s) Andere indeling Programmabegroting is wenselijk (meer focus) Betere verantwoording door meer transparantie 2
Waar staan we 2007: Werkplan budgetcyclus
11 mei 2011 raadscommissie samenleving
Speerpunt kadernota 2012-2015
12 december 2011 auditcommissie
25 oktober 2011 raadsbesluit *
Raad februari 2012 Besluitvorming optimalisatie traject
* Besloten 25-10-2011: - herschikking programma’s - autorisatie niveau raad gelijk - verdere optimalisering P&C
3
Optimalisatie Planning & Control We nemen u mee met:
inhoud en doel van het project nieuwe programma structuur gewijzigde opzet sturingsinformatie nieuwe structuur administratie 4
Optimalisatie Planning & Control Wat verwachten we van u:
Is het verhaal duidelijk? Moeten er nog zaken nader toegelicht worden voor de raadsvergadering?
5
Optimalisatie Planning & Control Totale project 1. Wat willen we bereiken? 2. Wat gaan we daarvoor doen? 3. Wat mag het kosten? 6
Optimalisatie Planning & Control 1. Wat willen we bereiken? Doel: Een betere en efficiëntere facilitering van het besturingsproces Wat te beïnvloeden? proces Besturingsproces: handelend vermogen informatie prestaties Verbeterpunten informatie: meer focus actueler gestructureerder
7
Optimalisatie Planning & Control 2. Wat gaan we daarvoor doen? a. Programma indeling en sturingsinformatie - meer focus, gestructureerdere informatie
b. Fysieke structuur van de administratie - actuelere en gestructureerdere informatie - efficiënter proces totstandkoming P&C instrumenten
c. Instrumenten P&C cyclus (1e helft 2012)
8
Definities Programma Een programma is een samenhangend geheel van beleidsproducten die tezamen strategische doelstellingen nastreven.
Beleidsproduct Een beleidsproduct is een samenhangend geheel van producten met een beleidsmatige overeenkomst. Deze beleidsmatige overeenkomst wordt geconcretiseerd in een gezamenlijke doelstelling. De raad stelt in Barneveld de begroting op het niveau van beleidsproducten vast en autoriseert het college op dat niveau om de begroting uit te voeren.
Product Een product is een verzameling van activiteiten die leiden tot één of meerdere prestaties. Voor elk product is één persoon de eindverantwoordelijke.
9
Herschikking Programma „s Actuele thema’s / strategische visie gemeente Barneveld geeft de volgende herschikking: Programma 1 Zelfstandigheid (people)
Programma 2 Bedrijvigheid (profit) Programma 3 Leefbaarheid (planet)
Programma 4 Bestuur & Bedrijfsvoering
1.1
Zelfredzame inwoners
1.2
Sociale en vitale samenleving
1.3
Gemeentelijk vangnet
2.1
Uitbreidings- en vestigingsmogelijkheden
2.2
Aantrekkelijk ondernemingsklimaat
3.1
Woningen (kwalitatief en kwantitatief aanbod)
3.2
Aantrekkelijke leefomgeving
3.3
Adequate voorzieningen
4.1
Bestuur
4.2
Interne dienstverlening
4.3
Algemene dekkingsmiddelen
4.4
Werken voor derden
10
nieuw programma
programma omschr
programma 1 Zelstandigheid
programma nr omschr
1.1 Zelfredzame inwoners
1.2 Sociale en vitale samenleving 1.3 Gemeentelijk vangnet
Huidig progr.
Omschrijving progr.
Programma Programma Programma Programma Programma Programma Programma Programma
Onderwijs Cultuur Werk en Inkomen Welzijn en Zorg Sport Welzijn en Zorg Werk en Inkomen Welzijn en Zorg
5 6 8 9 7 9 8 9
programma 2 Bedrijvigheid
2.1 Uitbreidings- en vestigingsmogelijkheden 2.2 Aantrekkelijk ondernemingsklimaat
Programma 4 Programma 3
Lokale Economie Verkeer en Openbare Ruimte
Programma 3 Leefbaarheid
3.1 Woningen (kwantitaief en kwalitatief aanbod)
Programma 10 Programma 11 Programma 2 Programma 3 Programma 10 Programma 11 Programma 1 Programma 3 Programma 5 Programma 6 Programma 7 Programma 9
Milieu Ruimte, Bouwen en Wonen Veiligheid Verkeer en Openbare Ruimte Milieu Ruimte, Bouwen en Wonen Bestuur Verkeer en Openbare Ruimte Onderwijs Cultuur Sport Welzijn en Zorg
Programma 1 Programma 1 Programma 2 Programma 3 Programma 4 Programma 5 Programma 6 Programma 7 Programma 8 Programma 9 Programma 10 Programma 11 Programma 4 Programma 12 Programma 13 Programma 3 Programma 4 Programma 11
Bestuur Bestuur Veiligheid Verkeer en Openbare Ruimte Lokale Economie Onderwijs Cultuur Sport Werk en Inkomen Welzijn en Zorg Milieu Ruimte, Bouwen en Wonen Lokale Economie Algemene dekkingsmiddelen en Onvoorzien Mutaties na bestemming Verkeer en Openbare Ruimte Lokale Economie Ruimte, Bouwen en Wonen
3.2 Aantrekkelijke leefomgeving
3.3 Adequate voorzieningen
Programma 4 Bestuur en bedrijfsvoering
4.1 Bestuur 4.2 Interne dienstverlening
4.3 Algemene dekkingsmiddelen
4.4 Werken voor derden
Sturingsinformatie Doel: ontwikkelen samenhangend model met voor de diverse gebruikers relevante informatie (raad, B&W, directie, management) uitgangspunten: gerichte informatie (focus) koppeling indicatoren aan doelstellingen en dus middelen (per beleidsproduct) 12
Sturingsinformatie
13
Sturingsinformatie Strategisch
% inwoners dat geen gebruik maakt van gemeentelijke vangnetvoorzieningen
Tactisch 10% verhard oppervlak afgekoppeld van de gemengde riolering in 2025
Operationeel
14
Sturingsinformatie
Hoe ziet de sturingsinformatie er dan uit?
15
Sturingsinformatie : nieuwe Programma 1
16
Fysieke structuur administratie Waarom wijzigen:
- Efficiënter werken (actuele informatie en verkorten doorlooptijd) - Bijdrage aan bezuiniging - Transparantie vergroten
17
Fysieke structuur administratie Stap 1. Administratie lean maken: zaken die geen toegevoegde waarde leveren elimineren gevolg is: toename kwaliteit afname kosten 18
Fysieke structuur administratie Stap 2. Volledig nieuwe opzet administratie (van scratch af aan, in huidig softwarepakket)
uitgangspunten: toegevoegde waarde transparant eenvoud flexibiliteit (onafhankelijk van programma-indeling en organisatiestructuur) 19
En hoe gaat de structuur er dan uitzien?
Wat hebben we nu:
Waar gaan we naar toe:
programma's
13
4
beleidsproducten
46
41
427
187
waarvan: interne producten
117
0
kostensplaatsen
46
0
externe producten
264
producten (fcl)
kostensoorten (ecl) mogelijke combinaties (fcl-ecl)
630
140
269.010
26.180
In de 187 nieuwe producten opgenomen: - producten voor faciliterende afdelingen 21
Opbouw programma 1 Programma onderdeel 1.1 Zelfredzame inwoners
Beleidsproducten 111 Lokaal onderwijsbeleid
112 Werkgelegenheid (reintegratie/participatie)
113 Maatschappelijke zorg
1.2 Sociale en vitale samenleving
121 Sportstimulering 122 Sociaal-cultureel werk
123 Gezondheidszorg
1.3 Gemeentelijk vangnet
131 Inkomensvoorziening
132 Voorziening gehandicapten
23414 23423 23424 23425 23431 23434 23452 23455 21413 21433 21451 21453 21454 21455 21458 21472 23432 21449 23456 23463 21462 23458 23461 21402 21403 21404 21417
Producten Lokaal onderwijs Leerlingenvervoer uitvoeren van de leerplicht Onderwijsachterstanden Educatie en Beroepsonderwijs Inburgering Onderwijsprojecten (biologisch centrum) Kinderopvang (incl peutersschool beleid)) Stimulering werkgelegenheid Re-ïntegratie Sociale werkvoorziening Maatschappelijk Werk (volwassenen) en dienstverlening Maatschappelijke dienstverlening Welzijnswerk volwassenen met beperkingen Ondersteuning vrijwilligerswerk en mantelzorg Hulp bij het huishouden (WMO) Sportbeleid en stimulering Sociaal-cultureel werk Jeugd- en jongerenwerk beleid wijkverenigingen werk Volksgezondheid Jeugdgezondheidszorg Preventief jeugdbeleid Bijstandsverlening Bijstandverlening aan zelfstandigen Bijzondere bijstand & minima regelingen WRV voorzieningen
22
Opbouw programma 4 (1) Programma onderdeel 4.1 Bestuur
Beleidsproducten 411 Kosten Raad 412 Kosten B&W
4.2 Interne dienstverlening
413 Bestuurlijke samenwerking 421 Beheer overige eigen gebouwen en gronden
422 Ondersteuning organisatie
10402 10511 10403 11402 11405 16405 16412 18532 10401 11414 11601 12603 13509 13602 13603 13700 14504 14601 14605 15601 16601 18601 19601 20601 20602 20603 20614 21601 23601 24601
Producten Kosten Raad rekenkamer B&W Bestuursondersteuning Bestuurlijke samenwerking Snippergroen,volkstuinen en overige opstallen Overige eigendommen Nieuwstraat 31 Directie Communicatie BMO Financiele economische dienstverlening Gezondheidsmanagement P&O I&A Werving en selectie Catering Kosten gemeentehuis Overige facilitaire dienstverlening BRW OWB V&I LEF BOR Gemeentewerf Garage en wagenpark tractie BOR WZI OCJS PUB
23
Opbouw programma 4 (2) Programma onderdeel 4.3 Algemene dekkinsmiddelen
Beleidsproducten 431 Treasury 432 Belastingen
433 Algemene uitkering 434 Overige baten en lasten
4.4 Werken voor derden
435 Mutaties na bestemming 441 Werken voor derden
12408 12601 12410 12421 12422 12423 12424 12425 12433 12415 10406 12418 12420 12434 12435 12417 10504 11426 20421 20423 20430
Producten Beleggingen (functie 913) financiering Kosten belastingen Opbrengst ozb - gebruikers Opbrengst ozb - eigenaren Opbrengst hondenbelasting Opbrengst toeristenbelasting Opbrengst forensenbelasting Opbrengst reclamebelasting Algemene uitkeringen Frictiekosten Algemene baten en lasten Saldo baten en lasten na resultaatbepaling (990) Taakstelling bezuinigingen Werkelijke bezuinigingen Mutaties reserves rekenkamer Huisuitzettingen Inritten Gebruik openbare gronden Aanleg kabels en leidingen
24
Programma Programma 1
Zelstandigheid
Programma onderdeel 1.1 Zelfredzame inwoners
Beleidsproduct 111 Lokaal onderwijsbeleid
1.2 Sociale en vitale samenleving
112 113 121 122 123
1.3 Gemeentelijk vangnet Programma 2
Bedrijvigheid
2.1 Uitbreidings- en vestigingsmogelijkheden 2.2 Aantrekkelijk ondernemingsklimaat
Programma 3
Leefbaarheid
3.1 Woningen (kwantitatief en kwalitatief aanbod)
3.2 Aantrekkelijke leefomgeving
131 132 211 221 222 311 312 321 322 323 324 325 326 327 328 329
3.3 Adequate voorzieningen
330 331 332
333 334
335 336 337
Huidig beleidsproduct 506 Lokaal onderwijsbeleid 603 Kunst en cultuur 902 Maatschappelijke zorg 903 Vreemdelingen Werkgelegenheid (reintegratie/participatie) 802 Werkgelegenheid Maatschappelijke zorg 902 Maatschappelijke zorg Sportstimulering 701 Recreatie en Sport Sociaal-cultureel werk 904 Sociaal-cultureel werk Gezondheidszorg 904 Sociaal-cultureel werk 907 Gezondheidszorg Inkomensvoorziening 801 Inkomensvoorziening Voorziening gehandicapten 906 Voorziening gehandicapten Economische zaken 401 Economische zaken 403 Toerisme Verkeer 302 Verkeer Parkeren 303 Parkeren Volkshuisvesting 1003 Milieu 1103 Volkshuisvesting Grondexploitatie 1104 Grondexploitatie Brandweer en rampenbestrijding 201 Brandweer en rampenbestrijding Openbare orde en veiligheid 201 Brandweer en rampenbestrijding 202 Openbare orde en veiligheid Groen 301 Wegen 305 Natuur en groenbeheer Begraven 306 Begraven Afvalinzameling en -verwerking 1001 Afvalverwerking Riolering 1002 Riolering Milieu 1003 Milieu 1103 Volkshuisvesting Ruimtelijke ordening 1102 Ruimtelijke ordening Wegen 301 Wegen 302 Verkeer 1001 Afvalverwerking Reiniging en vuilbeheersing 301 Wegen Publiekszaken 104 Publiekszaken 106 Verkiezingen Huisvesting onderwijs 502 Huisvesting primair onderwijs 503 Huisvesting speciaal onderwijs 504 Huisvesting bijzonder vwo 505 Bijzonder basisonderwijs 506 Lokaal onderwijsbeleid Bibliotheekwerk 601 Bibliotheekwerk Cultuur en kunst 602 Muziekonderwijs 603 Kunst en cultuur 604 Oudheidkunde en musea Sportaccomodaties 506 Lokaal onderwijsbeleid 701 Recreatie en Sport Overige accomodaties 904 Sociaal-cultureel werk Speelvoorzieningen 305 Natuur en groenbeheer
Programma Programma 4
Programma onderdeel Bestuur en bedrijfsvoering 4.1 Bestuur
Beleidsproduct Raad B&W Bestuurlijke samenwerking Beheer overige eigen gebouwen en gronden
4.2 Interne dienstverlening
411 412 413 421
4.3 Financiële huishouding
422 Ondersteuning organisatie 431 Treasury
4.4 Overige werken voor derden
432 433 434 435 441
Belastingen Algemene uitkering Overige baten en lasten Mutaties na bestemming Overige werken voor derden
Huidig beleidsproduct 101 Bestuursorganen 102 Bestuursondersteuning B&W 105 Bestuurlijke samenwerking 305 Natuur en groenbeheer 1101 Vastgoed alle huidige beleidsproducten 402 Nutsbedrijven 1201 Treasury 1202 Belastingen en rechten 1203 Algemene uitkeringen 1204 Overige baten en lasten 1300 Mutaties na bestemming 301 Wegen 402 Nutsbedrijven 1103 Volkshuisvesting
3. Wat mag het kosten? Kosten: - kosten eigen personeel (binnen reguliere formatie)
- automatiseringskosten (worden gedekt uit reguliere budget)
Opbrengsten: - ‘meer met minder’ - vergroting sturend vermogen - actuele informatie, kortere doorlooptijden - doelen gekoppeld aan middelen - meer focus en transparantie (overhead apart) - reductie 2 fte (€ 100.000,-) 27
Planning optimalisatie P&C Invoering per 1 januari 2013 Randvoorwaarden: 1. 2. 3. 4.
Besluitvorming raad uiterlijk februari 2012 Kadernota 2013-2016 = inhoud op thema’s en financieel MJB (eenmalig aangepaste vorm) Start begrotingsproces 2013 na implementatie nieuwe structuur Bestuurlijk besluitvormingsproces begroting 2013 verkorten ivm inleverdatum 15 november provincie
Indien randvoorwaarden niet worden gerealiseerd, dan volgt implementatie een jaar later.
28
Wat verandert: 1. Systeem van kostentoerekening - toerekening overhead - toerekening rente
vergroten benchmark mogelijkheden
29
Wat verandert: 2. Weergave kostendekkendheid afvalstoffenheffing, rioolheffing en leges Huidige overzichten: bedragen inclusief doorbelastingen overhead en rente. Voorbeeld uit begroting 2011 Wat zijn de kosten? Prod
Om schrijving
Werkelijk Begroting
Bestaand- Nieuw Totaal
2009 na w ijziging beleid
1001 Afvalverw erking 1002 Riolering 1003 Milieu totaal lasten
Beleid Begroting
2010
2011
2011
2011
31
-399
-537
-537
7
-26
-69
-69
1.560
2.049
1.235
75
1.310
1.598
1.624
629
75
704
31
Wat verandert: 3. Berekenen integrale kostprijs/extern tarief Voorbeeld berekening (denkmodel): Toeslag percentage Kosten product waarvan personeelskosten
A. B.
Toeslag huisvestingskosten
C1. C2. D1. D2.
Toeslag overige overhead
Integrale kostprijs
E.
€
€ 100 50
20% 10 (C1 * B) 10% 5 (D1 * B) 115 (A + C2 + D2)
Mogelijkheid: onderscheid wel/niet toerekenen diverse kosten (afhankelijk van relevantie) 32
Wat verandert: 4. Andere omgang met rente Huidig
Nieuw
€ 1.000
€ 1.000
€ 500 € 1.500
€ 1.000
Baten (omslagrente) - investeringen * - grondexploitatie
€ 800 € 800
€ 800
totale rentebaten
€ 1.600
€ 800
€
€ 200 -/-
Werkwijze renteberekening Lasten: betaalde rente fictief berekende rente * reserves & voorzieningen totale rentelasten
Rente resultaat * Effect begroting is per saldo nihil
100
33
Wat verandert: 5. Vergelijking cijfers 2013 t.o.v. eerdere jaren (conversietabel) - vergelijking op begrotingstotaal met overzicht beleidsproducten - van elk product uit 2012 is aan te geven waar die in de nieuwe structuur terecht komt (draaitabellen) - 1 op 1 vergelijking met voorgaande jaren niet mogelijk
34
Wat vinden anderen ervan Accountant Is positief
Andere gemeenten Meerdere gemeenten zijn bezig met het ontwikkelen van sturingsinformatie en met aanpassingen van hun fysieke structuur van de administratie (Amersfoort, Houten, Rhenen, Arnhem). Ook het ministerie SCW is geïnteresseerd in onze nieuwe opzet.
Marktpartijen (Centric, BMC, PWC, E&Y) Uit diverse contacten die worden onderhouden blijkt interesse voor het onderwerp en waardering voor de innovatie en eenvoud die wij willen bereiken. 35
Waarom optimalisatie? Meer sturend vermogen door : - Herschikking programma’s - Alleen relevante en beïnvloedbare indicatoren - Ordening en samenhang informatie naar niveaus - Actuelere info door kortere doorlooptijden - Beleidsdoelstellingen koppelen aan uitvoering (prestaties, processen en activiteiten) en middelen Bijdrage invulling bezuiniging 1,2 mln op bedrijfsvoering (2 fte’s) Andere indeling Programmabegroting is wenselijk (meer focus) Betere verantwoording door meer transparantie 36
Wat vindt u:
Is het verhaal duidelijk? Moeten er nog zaken nader toegelicht worden voor de raadsvergadering?
