Optimale resourceplanning bij. Distri+, de powertool voor groothandels. Dynamics Mobile brengt bedrijfstoepassing tot bij de mobiele gebruiker

SUCCESS THROUGH VALUE INNOVATION

SOLUTIONS

Distri+, de powertool voor groothandels KEYNOTE

Dynamics Mobile brengt bedrijfstoepassing tot bij de mobiele gebruiker SPOTLIGHT

Optimale resourceplanning bij

distributeur VARO

Spotlight: Zeven tips voor een succesvolle implementatie

Waarom waarom uw uw betalingen betalingen twee twee keer keer ingeven ingeven??

Isabel en Microsoft Dynamics werken perfect samen. Een indrukwekkende tijdwinst in uw dagelijks beheer wat zich vertaalt in aanzienlijke besparingen.

Haal meer uit uw dag met Isabel

Inhoud SPOTLIGHT

Optimale resourceplanning bij distributeur VARO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pagina 4 Zeven tips voor een succesvolle implementatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pagina 14 KEYNOTE

Dynamics Mobile brengt bedrijfstoepassing tot bij de mobiele gebruiker . . . . . . . . . . . . . Pagina 7 SOLUTIONS

Distri+, de powertool voor groothandels . . . . Pagina 10 TRENDWATCHER

Tijd en geld besparen bij het beheer van uw financiële transacties . . . . . . . . . . . . . . . Pagina 13

INHOUD & EDITORIAAL

Editoriaal De voorbije 30 jaar stonden voornamelijk in het teken van efficiëntieverbetering. Vaak was dit ook de belangrijkste reden om op een nieuwe bedrijfsoplossing over te schakelen. En het mag gezegd worden: heel wat KMO’s hebben intussen een flinke weg afgelegd. Voorraden zijn beter onder controle, facturen worden sneller opgemaakt en debiteuren beter opgevolgd. Maar in een omgeving waar iedereen efficiënter werkt, moet je nieuwe manieren zoeken om je van concurrenten te onderscheiden. En één van de factoren die het succes van bedrijven in de 21e eeuw ongetwijfeld bepalen, is innovatie. Met innovatie bedoelen wij niet de activiteiten van een ietwat wereldvreemde medewerker die in zijn geïsoleerd kantoor aan nieuwe oplossingen werkt, wel integendeel. Innovatie bereik je vandaag door informatie te delen, door iedere medewerker de kans te geven om samen te werken om zo tot nieuwe oplossingen en diensten te komen. Naast een attitude die iedereen in het bedrijf zich eigen moet maken, vereist innovatie dat je ook over het technologisch platform beschikt om iedere medewerker zijn bijdrage te laten leveren tot de innovatie in het bedrijf. ‘Collaboration’ is vandaag het toverwoord: op ieder moment van de dag, waar je je ook bevindt, moet je informatie kunnen raadplegen en delen met anderen. Ongetwijfeld hebben we allemaal nog een hele weg af te leggen, maar de technologie is vandaag aanwezig. In dit nummer van KeyBoard, leest u interessante bijdragen over mobiel werken, elektronisch bankieren en boeiende klantengetuigenissen. Hopelijk doet u hiermee heel wat ideeën op die zullen bijdragen tot een succesvolle toekomst voor uw bedrijf. Wij wensen u alvast heel veel leesgenot! Dirk Covens Managing Partner iFacto Business Solutions

Colofon Keyboard Magazine - Success through value innovation Uitgever:

Sneeuwbeslaan 17 B7 B-2610 Wilrijk +32 (0)3 827 26 36 [email protected]

Redactie:

Veerle Bonte, Dries Van Damme, Patrick Dalle

Advertenties:

Microsoft, Isabel, iFacto

Grafische opmaak: Drukkerij:

Lemarco - Lutz Stange Artoos

Prins Boudewijnlaan 24C, B-2550 Kontich Tel.: +32 (0)3 443.20.70 - Fax +32 (0)3 443.20.74 www.ifacto.be - [email protected] Keyboard > Page 3

SPOTLIGHT

Optimale resourceplanning bij

distributeur VARO

Onder de klanten bevinden zich zowel nationale als internationale DIY-ketens en zelfstandige handelaars. Als distributeur komt VARO tussen in het ontwerp van de producten in China, voert uitgebreide tests uit in eigen land en ontwerpt zelf de verpakkingen, displays, handleidingen en catalogi. De vestiging in Lier omvat een magazijn van 22.000m2, waar 22 miljoen Euro voorraad ligt. VARO realiseert jaarlijks 70 miljoen Euro omzet in de Belgische vestiging, en heeft daarnaast ook een kantoor in Spanje en Hongkong.

Er heerst een grote bedrijvigheid bij distributeur VARO uit Lier: 1.200.000 orderlijnen dienen jaarlijks verwerkt, de magazijniers zijn druk in de weer met de vele pickings, en het onderhoud van de machines moet ook gebeuren. Het is geen sinecure om een bedrijf van deze omvang te automatiseren. iFacto is er echter glansrijk in geslaagd met de implementatie van Microsoft Dynamics NAV, aangevuld met een zeer krachtige WMS applicatie. In 1958 start Vic Van Rompuy een groothandel in ijzerwaren te Mortsel: VARO is geboren. Vanaf 1975 wordt Lier de nieuwe uitvalsbasis voor de inmiddels belangrijke distributeur van doe-het-zelf materiaal, voornamelijk van Europese makelij. Met de intrede van dochter Let Van Rompuy wordt er verder gebouwd aan de ontwikkeling van het bedrijf. Zo worden de opslagplaats uitgebreid en de kantoren gemoderniseerd. Na de Keyboard > Page 4

overname in 1997 door kleinzoon Jeroen Nys, wordt het roer omgegooid. VARO kiest resoluut voor de steeds belangrijker wordende Chinese productiemarkt. Er worden nieuwe afzetmarkten bewerkt en het bedrijf neemt een enorme sprong voorwaarts. Onder de merknamen Powerplus en Varo Tools, verdeelt VARO hand- en elektrische gereedschappen voor huis en tuin.

Jeroen Nys, CEO van VARO: “Onze sterkte schuilt in de hoge kwaliteit van onze machines, die wij desondanks kunnen aanbieden aan een lagere prijs dan de A-merken. Het assortiment is ontzettend breed en we bieden continuïteit in onze producten, ook voor de wisselstukken.”

Reusachtig magazijn vereist krachtige software Vóór de verhuis naar de nieuwe locatie, huurde VARO een magazijn bij ABX. Daar werden de containers gelost, de producten opgeslagen en tenslotte naar VARO getransporteerd voor verzending. Sinds 1999 werkte VARO met Real Applied Wholesale / Odisy software als beheersysteem en dat voldeed voor de oude manier van werken.

SPOTLIGHT

centraal beheerd in Microsoft Dynamics NAV, zodat VARO vanaf 2009 maandelijks geconsolideerd kan afsluiten. Op basis van deze cijfers kan de directie dan strategische rapporten voor kostenbeheersing en budgetcontrole exporteren uit de database via de iFacto BI cubes.

“De samenwerking met iFacto is optimaal en wij zien onze toekomst vol vertrouwen tegemoet. Microsoft Dynamics NAV is een complete, toekomstgerichte en internationale toepassing, maar het zijn toch steeds de mensen en de informaticapartner die het verschil maken.” Jeroen Nys, CEO van VARO Toen VARO in 2006 een eigen magazijn uitbouwde, diende het bestaande softwarepakket grondig uitgebreid te worden met WMS functionaliteit. Dit ingewikkeld staaltje maatwerk leverde echter problemen op voor de integratie met de andere vestigingen, niet alleen omwille van verschillen in taal en wetgeving, maar ook omdat de ondersteuning ontbrak in die landen. Een maand na de verhuis ging VARO al op zoek naar een andere oplossing, een globaal pakket dat boekhouding, verkoop, service en WMS zou integreren.

iFacto heeft de oplossing in huis Jeroen Nys: “We klopten aan bij iFacto, we kennen die mensen van implementaties in het verleden en hun consultants kennen onze sector bijzonder goed, vandaar het vertrouwen. Als algemeen beheersysteem boden zij ons Microsoft Dynamics NAV aan, een programma dat zijn strepen al verdiend heeft en weinig maatwerk vereist. Als aanvulling voor

onze complexe magazijntaken, stelden zij ons Locus voor. Dit zou ons toelaten om al onze resources efficiënter in te zetten.” Danny Neefs, CFO van VARO, had alvast enkele belangrijke eisen voor het nieuwe systeem: “De intercompany processen dienden geautomatiseerd te verlopen, de mensen op de technische dienst hadden nood aan een tool om de workflow overzichtelijk te maken, we wilden een reservatiesysteem uitbouwen voor de klanten en over een module beschikken voor containerplanning.”

Tijdwinst, overzicht en planning Half 2007 vatte iFacto de implementatie aan en zeven maand later was de software live. Ondertussen kunnen ze bij VARO al goed de voordelen van het nieuwe systeem benoemen. De boekhouding gebeurde voordien grotendeels extern. Nu wordt de boekhouding van de zes vennootschappen

Ook voor de verkoop- en orderafdeling is er heel wat veranderd. VARO verwerkt jaarlijks 1.200.000 orderlijnen. Meer dan 75% van de orders bereikt VARO nu via elektronische weg. De vertegenwoordigers en merchandisers bezoeken hun klanten met mobiele toestellen (PDA), zodat zij van op afstand kunnen orders ingeven, prijzen nakijken, klantenstatistieken consulteren en openstaande saldo’s voorleggen aan de klant. Dankzij de invoer van elektronische gegevensuitwisseling (EDI) komen er veel minder bestellingen binnen per fax, telefoon of e-mail. Door de centralisatie van de database, worden intercompany aankooporders rechtstreeks ingevoerd in het systeem: geen faxen meer vanuit Spanje of Azië, geen overtikwerk meer in België. Om de campagnes van de klanten te ondersteunen, beschikt VARO vandaag over een gesofisticeerd reservatiesysteem. Jeroen Nys: “De meeste ERP pakketten laten reservatie toe op basis van orders. Wij werken echter met reservatie op basis van afspraken, die nadien order per order worden afgenomen. Als een klant voor een campagne 500 toestellen wil reserveren, dan gaat onze module de stock na en rekent uit wat er aanwezig is en hoeveel stuks er reeds besteld zijn of onderweg. Zo kunnen wij heel gericht bijbestellen en tegelijk de verkoop naar de andere klanten garanderen.” Elke dag worden bij VARO gemiddeld tien containers gelost; dat zijn er maar liefst 3000 per jaar. Om deze constante stroom aan binnenkomende goederen in kaart te brengen, liet VARO een module voor containerplanning ontwikkelen. Zo heeft men vóór het inchecken van de goederen reeds een zicht op de voorraad van de komende weken. Keyboard > Page 5

SPOTLIGHT

Nieuwe ideeën voor de toekomst dankzij iFacto VARO broedt nog steeds op plannen om efficiënter en klantvriendelijker te werken. “Automatische verwittigingen zouden een volgende stap kunnen zijn om onze klanten nog beter te bedienen”, vindt Jeroen Nys, CEO van VARO. “Het systeem brengt de klant dan automatisch op de hoogte dat zijn zending de deur uit is, of dat zijn limiet overschreden werd, of dat zijn bestelling niet op voorraad is.”

Efficiëntie ten top gedreven in het magazijn De omzet van VARO is de voorbije jaren fiks gestegen. Tegelijk hebben de klanten hun voorraad afgebouwd, zodat er vandaag veel meer kleine orders binnenkomen en er meer pickings verwerkt moeten worden. Desondanks is in het magazijn noch de werklast, noch het aantal medewerkers toegenomen. Dat is volledig te danken aan het WMS systeem dat door iFacto voorgesteld werd. Danny Neefs: “Vroeger konden de heftruckchauffeurs zelf beslissen welke taken ze die dag zouden uitvoeren en in welke volgorde. Met Locus is dat verleden tijd; de software sorteert de taken per magazijnzone, zodat de heftrucks tussenin zo weinig mogelijk afstanden afleggen en ze zelden leeg rondrijden. Daarom kunnen wij met evenveel mensen aanzienlijk meer werk verzetten.”

werk op basis van papieren nota’s en wanneer een eindklant vragen had over de stand van zaken, dan was het even zoeken vooraleer een correct antwoord kon gegeven worden. Ondertussen is er sprake van een waterdichte tracking & tracing met het nieuwe service management systeem. Elk binnengebracht toestel wordt van een label voorzien. Dit label wordt ingegeven bij elke stap op de hersteldienst, zodat men in het systeem steeds kan nagaan op welke dag dit toestel werd binnengebracht, in welke winkel, wie de herstelling behandeld heeft, welke acties werden ondernomen en wat het volledige kostenplaatje is. De eindklant heeft bij vragen dus meteen een pasklaar antwoord over zijn herstelling.

Ook de website kan verder uitgebouwd worden met een online cataloog, die dankzij de link met Microsoft Dynamics NAV steeds up-to-date is. Omgekeerd zouden klanten ook wisselstukken kunnen bestellen via de website, waarna de bestelling meteen wordt weggeschreven in de database. Alles wijst erop dat VARO vertrouwen heeft in zijn informaticapartner. Jeroen Nys: “De samenwerking met iFacto is optimaal en wij zien onze toekomst vol vertrouwen tegemoet. Microsoft Dynamics NAV is een complete, toekomstgerichte en internationale toepassing, maar het zijn toch steeds de mensen en de informaticapartner die het verschil maken.”

Het creëren van artikelen vereist ook minder tijd en gebeurt nu op één scherm, waarop alle gegevens (gewicht, grootte, …) ingevuld worden. Eénmaal ingevoerd, zijn ze meteen in alle vennootschappen beschikbaar.

Service management ten dienste van de klant Drie jaar terug gebeurde de verwerking van de herstellingen nog volledig manueel. De hersteldienst ordende het Keyboard > Page 6

(vlnr) Steven Arrazola de Onate (iFacto), met Danny Neefs en Jeroen Nys, CFO en CEO van VARO

KEYNOTE

Dynamics Mobile

brengt bedrijfstoepassing tot bij de mobiele gebruiker De auto heeft er bijna een eeuw over gedaan om tot een massaproduct te evolueren. De PC legde hetzelfde traject in slechts 20 jaar af. En de GSM legde een nog indrukwekkender parcours af: het kleine toestelletje dat 10 jaar geleden enkel voor de ‘happy few’ weggelegd was, kent vandaag een maximale marktpenetratie. 9,4 miljoen Belgen, 88 % van de bevolking, heeft vandaag een GSM in huis. In de professionele omgeving bieden mobiele toestellen echter enorm veel toepassingsmogelijkheden die vandaag weinig of niet benut worden. Denk maar aan de mobiele werknemer die een flink stuk van de dag op de baan is: zijn mobiel apparaat is zowat het enige dat hem met het bedrijf verbindt. Wij spraken met Kurt Juvyns, Partner Technology & Solution Advisor voor Microsoft Dynamics, over wat het bedrijf zoal in petto heeft voor de mobiele gebruiker. Vanwaar die interesse van Microsoft voor de mobiele werknemer? Men zegt weleens: “Werken is iets wat je doet, niet iets waar je naartoe rijdt.” In 2009 zullen maar liefst 27% van de werknemers buiten de kantoormuren werken, stelt het onderzoeksbureau IDC. De uitdaging bestaat erin om oplossingen te bedenken waardoor m e d e werkers, ongeacht waar ze

“Uit cijfers van implementaties bij klanten blijkt dat een besparing gerealiseerd werd van meer dan 25% in voorraad- en distributiekosten. Maar nog belangrijker vind ik het volgende: er kon 20% meer tijd vrijgemaakt worden voor klantenservice.” Kurt Juvyns, Partner Technology & Solution Advisor voor Microsoft Dynamics zich bevinden, toegang krijgen tot de bedrijfsgegevens die voor hen van belang zijn. Anderzijds stel je vast dat ook de technologieën vandaag voor een doorbraak kunnen zorgen: netwerken bieden een dekking van bijna 100%, terwijl de beschikbare bandbreedte steeds toeneemt.

Is de GSM niet vooral bedoeld om te telefoneren? Wist je dat bij privégebruikers de meest gebruikte toepassing van de GSM niet het telefoneren, maar ‘instant messaging’ is? Maar in bedrijfsomgevingen is er nog heel wat werk: alles samen hebben slechts 15 % van de bedrijfsmedewerkers mobiel Keyboard > Page 7

KEYNOTE

toegang tot het bedrijfssysteem. 85% blijft dus in de kou staan. Er bestaat overigens een enorme diversiteit aan mobiele apparaten: alleen al op het Windows platform bestaan er zo’n 150 verschillende toestellen, van de meest eenvoudige waar je voornamelijk mee kan bellen en SMS’en, tot toestellen met

een groot scherm en klavier waarmee je kan mailen, surfen, je contacten beheren, je kalender raadplegen, … . Wat kan zo’n mobiel toestel concreet opleveren voor een bedrijf? Stel je voor dat je je medewerkers op de baan – en dit is bijna 30% van je personeelsbestand – zou uitrusten met een mobiel toestel of PDA, waarmee zij rechtstreeks toegang kunnen krijgen tot het ERP of CRM systeem: een nieuwe klant Keyboard > Page 8

inbrengen, een bestelling rechtstreeks doorgeven, controleren of een artikel op voorraad is, … de toepassingen zijn legio. Je klanten worden sneller bediend, je schakelt nodeloos papierwerk uit, je hebt betere toegang tot alle informatie, dus je gaat uiteindelijk ook heel wat kosten besparen. Kortom, je gaat als bedrijf niet alleen de productiviteit enorm verhogen, je gaat ook de service aan de klanten verbeteren door ze beter te informeren.

len van die voordelen moet voldoende aandacht krijgen. Je moet immers alle bedrijfsprocessen bekijken vanuit een kostenperspectief: hoeveel tijd gaat er vandaag in het bedrijf verloren door het dubbel inbrengen van gegevens? Hoeveel tijd heb je nodig om manueel of telefonisch een bestelling door te geven of om te controleren of een artikel in voorraad is? En wat zou het opbrengen als je dit rechtstreeks kon doen van op je mobiel toestel dat verbonden is met het order- of voorraadsysteem?

Welke mobiele toepassingen bestaan er vandaag al op de markt?

Maar de mobiele medewerkers moeten de mobiele oplossing natuurlijk kunnen en willen gebruiken…

We stellen vast dat de meeste mobiele oplossingen zich vandaag richten op het middenkader dat zich met financiën, operations magagement, marketing en sales bezig houdt. Er bestaat echter een enorme leemte aan mobiele toepassingen voor medewerkers op de vloer die elke dag opnieuw op de baan zijn. Het zijn net zij die dagelijks in contact staan met de klant en ook de tevredenheid van de klanten bepalen: we spreken hier over commerciële medewerkers, servicemedewerkers, chauffeurs, magazijniers, consultants, … . Het is voornamelijk bij deze categorie van medewerkers dat er nog heel veel ruimte is voor productiviteitsverbeteringen.

Dat is het tweede punt waar je moet mee rekening houden, na de ROI. Een mobiele toepassing moet afgestemd zijn op de specifieke rol die iedere gebruiker heeft binnen de organisatie. Een servicemedewerker heeft andere informatiebehoeften dan een verkoper of een magazijnmedewerker. Een mobiele toepassing moet dus bijzonder flexibel zijn en aanpasbaar aan de verschillende rollen van de gebruikers in het bedrijf.

Waar moet je mee rekening houden als je een mobiele oplossing gaat implementeren? Je gaat de ‘Return on Investment’ van de oplossing evalueren door de kosten af te wegen tegenover de voordelen die je eruit haalt. En vooral het bepa-

Hoe ziet het technologische plaatje eruit? De Microsoft Dynamics toepassingen zijn gebouwd op een betrouwbare en flexibele Service Oriented Architecture (SOA). Eigenlijk worden stukjes functionaliteit als een dienst of een service aangeboden: je kan het vergelijken met Lego blokken met telkens een stukje functionaliteit. Wie een mobiele toepassing op maat wil, moet alleen maar de Lego blokken met de juiste vorm en kleur selecteren, en dat zonder heel veel ‘herprogrammatie’. Zo is het technologische platform van Microsoft tegelijk eenvoudig en schaalbaar. Bovenop je standaard Microsoft Dynamics bedrijfsoplossing heb je gewoon een ‘Mobile Application User’ nodig die de ERP applicatie verbindt met de mobiele toepassing. Deze omvat onder andere een Mobile Server component die zorgt voor de communicatie met het ERP of CRM systeem. Je kan er bovendien van op afstand instal-

KEYNOTE

laties en updates mee uitvoeren, en als administrator de volledige communicatie monitoren. Belangrijk is dat we voor de communicatie tussen alle componenten gebruik maken van open standaarden: XML, web services en uiteraard HTTPS voor beveiligde internet verbindingen. Wat onderscheidt Dynamics Mobile van andere mobiele oplossingen? Het Microsoft Dynamics Mobile platform brengt een drastische vermindering in de ontwikkelingskost van mobiele toepassingen met zich mee. De standaard Mobile Development Tools zijn echt een doorbraak om snel en eenvoudig mobiele toepassingen te bouwen die afgestemd zijn op de specifieke rollen van de medewerkers in de organisatie, zonder kennis van de onderliggende complexe netwerken en protocollen. Zo kan men zich echt

concentreren op de business aspecten, zonder verloren te lopen in de onderliggende technologie. Een voorbeeld: de partner moet tijdens het aanpassen van de voorbeeldapplicatie ‘Mobile Sales’ niet meer wakker liggen of de eindgebruiker nu offline of online is terwijl hij een verkooporder doorstuurt naar het centrale ERP systeem. En wat heeft Microsoft voor de toekomst in petto? Er ligt al een uitgewerkte roadmap klaar voor Dynamics Mobile. Deze bevat onder andere connectoren met Dynamics CRM maar ook worden binnenkort specifieke Tasklets, zoals GPS tracking, capture photo en printing functionaliteit ter beschikking gesteld.

Zijn er al voorbeelden van concrete toepassingen op de markt? Zeker. De Mobiles Sales toepassing richt zich bijvoorbeeld naar commerciële medewerkers op de baan en mikt voornamelijk op kalenderfuncties, takenbeheer, het raadplegen van klanteninformatie en het doorsturen van bestellingen. Allemaal naadloos geïntegreerd met de Microsoft Dynamics oplossing. Uit cijfers van implementaties bij klanten blijkt dat een besparing gerealiseerd werd van meer dan 25% in voorraad- en distributiekosten. Maar nog belangrijker vind ik het volgende: er kon 20% meer tijd vrijgemaakt worden voor klantenservice. En dit is toch een prachtig voorbeeld van wat technologie kan opleveren.

Keyboard > Page 9

SOLUTIONS

Distri+

de powertool voor groothandels

Veel groothandelaars staan vandaag voor belangrijke uitdagingen: krimpende marges, toenemende concurrentiedruk en hoge klantenverwachtingen dwingen hen om hun bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk te maken. Een geïntegreerde bedrijfsoplossing voor de groothandel moet dan ook een brede waaier aan noden kunnen afdekken, terwijl de oplossing in het dagelijkse gebruik toch flexibel en gebruiksvriendelijk moet zijn. Vanwege deze dualiteit blijken de meeste pakketten niet te voldoen aan de typische groothandelbehoeften. iFacto daarentegen implementeert reeds jaren met stijgend succes bedrijfsoplossingen bij groothandelaars. Deze kennis en expertise werden samengebracht in de oplossing DISTRI+. Wij spraken hierover met Filip Van den Broeck, Consultant bij iFacto. Wat is DISTRI+ precies? iFacto koos als basisplatform Microsoft Dynamics NAV, de meest succesvolle, toekomstgerichte en betrouwbare ERP applicatie voor de (wereldwijde) KMO markt. Microsoft Dynamics NAV biedt geïntegreerde basismodules aan betreffende o.a. aankoop, verkoop, voorraad- en magazijnbeheer, (analytische) boekhouding, CRM, … . Maar onze jarenlange ervaring heeft ons geleerd dat de groothandel specifieke behoeften heeft m.b.t. bovenvermelde modules. Meer nog, deze behoeften verschillen niet veel naargelang de sector waarin de groothandel Keyboard > Page 10

zich bevindt. Daarom hebben wij besloten om talloze ‘groothandeleigen’ functionaliteiten te verzamelen in één module: DISTRI+.

Het klantenscherm in Distri+ is zo opgebouwd dat een werknemer toegang heeft tot alle belangrijke klantengegevens:

Klantvriendelijkheid wordt door groothandelaars hoog in het vaandel gedragen. Hoe vult DISTRI+ dat in?

• de contactgegevens van de klant; • alle openstaande orders; • de historiek van aangekochte artikelen; • zijn facturen en kredietnota’s; • de lopende offertes en contracten; • alle bestaande leveringsadressen; • zijn openstaande posten en verzonden aanmaningen; • gegevens m.b.t. kredietlimiet en verzekering; • …

Een goede sociale omgang bepaalt in grote mate het begrip klantvriendelijkheid. Maar wanneer een klant te lang moet wachten op informatie, wordt aan deze klantvriendelijkheid toch afbreuk gedaan. Daarom is het voor een groothandel van essentieel belang dat gegevens snel en efficiënt kunnen worden geraadpleegd.

SOLUTIONS

Voor meer details kan men verder inzoomen op bovenvermelde info (bv. oproepen van de detaillijnen van een lopend order, het afdrukken van de factuur, …). Indien borgartikelen in omloop zijn, wordt het saldo duidelijk vermeld. Het opzoeken van een klant of een artikel gebeurt overigens vliegensvlug via handige zoekvelden en filtermogelijkheden. Groothandelaars verliezen doorgaans veel tijd aan het updaten van hun prijslijst. Kan Distri+ hen daarbij helpen?

zeer snel offertes en orders aanmaken. Vanzelfsprekend resulteert dit ook in een tijdsbesparing op de dienst facturatie, omdat er zo minder foute facturen worden opgesteld. De grote kracht van de architectuur van DISTRI+ is de zeer vlotte logistieke verwerking van verkopen. Offertes worden in een handomdraai omgezet in een order en een order op zijn beurt in een pickbon voor de magazijnier en een leveringsbon voor de chauffeur. Handig is ook de functionaliteit waarmee men de geregistreerde leveringsaantallen na de effectieve levering snel nog kan aanpassen.

Dat klopt, toeleveranciers van groothandels wijzigen voortdurend hun artikelbestanden en prijzen. Daarom biedt DISTRI+ de mogelijkheid om Excel bestanden te importeren. Per leverancier wordt een apart sjabloon gedefinieerd zodat elke artikel- en/of prijslijst door het systeem wordt herkend en ingelezen. Verkoopprijzen zijn afhankelijk van de combinatie klantengroep-artikelgroephoeveelheid. Vanzelfsprekend kunnen ook specifieke prijsafspraken worden geregistreerd voor een welbepaalde klant en/of periode. Wij hebben dan ook de mogelijkheid voorzien om het systeem zelf een verkoopprijs te laten genereren op basis van de aankoopprijs waarop zelfgedefinieerde formules worden toegepast. Ook in het hanteren van kortingstructuren is DISTRI+ zeer flexibel. Kortingen worden toegekend op verschillende niveaus: per artikel, per artikelgroep, per klant of klantengroep, kwantumkortingen, promoties die beperkt zijn in de tijd, … . Hoe draagt Distri+ bij tot het verminderen van de administratieve last? Omdat alle commerciële afspraken met klanten vlekkeloos in DISTRI+ geregistreerd staan, kan een gebruiker

post, fax, mail, EDI,…). Tenslotte kunnen op orderniveau betalingen worden geboekt. Dit is vooral handig wanneer de klant bij afhaling contant moet betalen of wanneer hij een voorschot geeft. Voor typische balieverkoop is kassafunctionaliteit beschikbaar die met de boekhouding is geïntegreerd. Hoe gaat DISTRI+ om met de zgn. snelle prijsaanvragen die binnenkomen via telefoon of via de balie? Om adequaat te reageren op deze aanvragen hebben we een prijssimulatiescherm ontwikkeld. Zonder een offerte aan te maken, kan een verkoper via een simulatie aan de klant laten weten wat de prijs en beschikbaarheid is van een bepaald product. DISTRI+ houdt in de prijsberekening rekening met alle commerciële afspraken (specifieke contractprijs, korting, …). Zo heeft de klant binnen enkele seconden een correct antwoord op zijn prijsaanvraag. Uiterst handig hierbij is dat Distri+ deze simulaties bewaart, zodat ze later in een order kunnen worden opgehaald! Is deze flexibiliteit eveneens voorzien aan aankoopzijde?

Voor de afdeling verzending is een dispatchingoverzicht voorzien. Hierop zijn alle verkooporders zichtbaar en de nodige info (zoals leverdatum, gewicht, …) om het transport in te plannen. Klanten van groothandelaars zijn veeleisend, ook op vlak van facturatie. Daarom wordt per klant individueel vastgelegd op welke wijze de facturatie moet gebeuren. Naast de periode (per week, per twee weken, per maand,…) kan ook worden ingesteld of de facturen dienen te worden opgemaakt per levering, per werf, per project, hoeveel exemplaren hij wenst te ontvangen en op welke manier (per

Jazeker. Bij ontvangst van de goederen kan de magazijnier een overzicht oproepen van alle geregistreerde aankooporders per leverancier. Vervolgens kan hij zeer eenvoudig de ontvangen aantallen registreren. Ook de boekhouding doet hiermee haar voordeel. Een aankoopfactuur wordt samengesteld op basis van de geregistreerde ontvangsten en dient dus niet meer manueel te worden ingegeven. Indien aantallen of prijzen verschillen van het initieel order, wordt de aankoopfactuur geblokkeerd voor betaling. We hebben eveneens een integratie Keyboard > Page 11

SOLUTIONS

tussen aankoop en verkoop ingebouwd. Zo kan in een verkooporder worden aangeduid dat een artikel dient te worden besteld. Er is eveneens een koppeling voorzien tussen afroepcontracten met klanten en raamcontracten met leveranciers: wanneer een afroep van een bepaald verkoopsartikel in DISTRI+ wordt geregistreerd, wordt automatisch een afroeporder gecreëerd voor de leverancier. Kan een groothandel met DISTRI+ ook zijn aankoop- en voorraadbeleid optimaliseren? Gezien een groot deel van het werkingskapitaal wordt gespendeerd aan de bevoorrading van het magazijn is een goed voorraadbeheer van essentieel belang. DISTRI+ voorziet in een aantal belangrijke parameters die ertoe bijdragen dat de voorraad wordt beperkt, zonder dat de leverbetrouwbaarheid hieraan inboet. Op basis van deze parameters (veiligheidsvoorraad, bestelpunt, minimum en maximumvoorraad, …) en de geregistreerde aan- en verkooporders, wordt elke dag een bestelvoorstel gegenereerd. Dit voorstel kan nog worden aangepast (hoeveelheid, prijs, leverancier) alvorens de aankooporders automatisch worden aangemaakt en verzonden naar de leveranciers.

Het gebruik van scanners in het magazijn kan het werk sneller doen verlopen en de foutenlast verminderen. DISTRI+ kan perfect gegevens van scanners inlezen en verwerken. Toch zijn er functionaliteiten die zeer eigen zijn aan een welbepaalde sector. Hoe wordt hiermee omgegaan? De ontwikkelingsomgeving van Microsoft Dynamics NAV laat ons toe om op een snelle manier businessprocessen aan te passen of uit te breiden op basis van de noden van de klant. Een goed voorbeeld is het gebruik van koperprijzen in de elektrogroothandel. De verkoopprijs van koperartikelen wordt automatisch berekend op basis van de dagkoers van het koper, die dagelijks geregistreerd wordt. Telkens wanneer een offerte wordt omgezet in een order zal, het systeem de gebruiker de vraag stellen of de verkoopprijs moet herberekend worden op basis van de nieuwste koperkoers.

Welke invloed heeft DISTRI+ op het implementatiebudget? Buiten het functionele surplus heeft de klant ook een financieel voordeel. Immers, de implementatie van Microsoft Dynamics NAV aangevuld met Distri+ houdt in dat het volume maatwerk eerder beperkt blijft. Dit heeft een positieve impact op het budget! Een bijkomend voordeel betreft het feit dat Distri+ via de input van onze klanten steeds verder wordt uitgebreid met nieuwe functionaliteiten. Deze ‘solidaire’ info staat als het ware aan de basis van de voortdurende optimalisering van DISTRI+ en komt al onze klanten ten goede.

Ten behoeve van de groothandel in bouwmaterialen is het werken met verschillende eenheden toegelaten. Wanneer in een offerte of een order het aantal vierkante meter wordt ingegeven, wordt onmiddellijk weergegeven over hoeveel het stuks het gaat.

iFacto wint 2de maal de

President's Club Award Tijdens de jaarlijkse Worldwide Partner Conference in Houston reikte Microsoft Business Solutions de President’s Club Awards 2008 uit. Hierbij beloont Microsoft hun Business Solutions partners die wereldwijd tot de top 5 procent behoren. Deze partners munten uit in een hoogstaand service- en toewijdingsniveau naar Microsoft Dynamics klanten, hetgeen zich ook uit in een mooie groei van de omzet. Voor het tweede jaar op rij heeft iFacto deze prijs ontvangen. Een mooie beloning voor de klantgerichtheid en verkoopprestaties van het ganse iFacto team. En een extra motivatie om tot het uiterste te blijven gaan op vlak van kennis, technologie en klantentevredenheid. Keyboard > Page 12

TRENDWATCHER

Isabel en Microsoft Dynamics

Tijd en geld besparen bij het beheer van uw financiële transacties handig als de verantwoordelijke voor bepaalde betalingen in het buitenland vertoeft. Hoe garandeer je dat een systeem voor elektronisch bankieren voldoende beveiligd is? Isabel maakt gebruik van een Secure Signing Card en van de elektronische handtekening om de meest geavanceerde beveiliging te bieden, zowel wat de integriteit als wat de authenticiteit betreft.

Als financiële professional wilt u uw tijd zo goed mogelijk gebruiken. Tijdrovende en foutgevoelige manuele verrichtingen bent u liever kwijt dan rijk. Isabel biedt een complete professionele oplossing voor elektronisch bankieren, die naadloos geïntegreerd is met erp-oplossingen. Het resultaat: meer tijd voor zaken die voor u belangrijk zijn. Wij spraken met Didier Bruyneel, Channel & Partner Manager bij Isabel. Wat onderscheidt Isabel van andere oplossingen?

heeft men dus een duidelijk zicht op de financiële situatie van het bedrijf.

Isabel is in de eerste plaats een multibancaire oplossing: 25 Belgische en internationale banken zijn bij Isabel aangesloten. Maar onze oplossing is veel meer dan een toepassing voor bankieren alleen. Ze is uitgegroeid tot een compleet beheersysteem voor de financiële afdeling. In een oogopslag ziet men de transacties die in behandeling zijn met hun status: wie heeft al getekend en wie moet er nog tekenen? En natuurlijk vindt men er alle toepassingen van de overheid in terug. BTW aangiftes indienen via Intervat en jaarrekeningen neerleggen bij de Nationale Bank: het is zo getekend met de Isabelkaart. Op elk ogenblik

Hoe flexibel is het systeem als je bijvoorbeeld met meerdere gebruikers wil werken? In grote bedrijven is het niet ongewoon dat belangrijke betalingen door meerdere verantwoordelijken moeten ondertekend worden, zeker vanaf bepaalde bedragen. Bovendien is de persoon die de betalingen aanmaakt vaak niet degene die de bevoegdheid heeft ze te ondertekenen. In de Isabel oplossing kan een betalingsbestand door verschillende kaarthouders tegelijk ondertekend worden. Bovendien kunt u overschrijvingen ook van op afstand laten tekenen. Dit is bijzonder

Hoe zit het met de integratie met het bedrijfssysteem? Gegevens overtypen is verloren tijd en fouten zijn snel gemaakt. Daarom wordt er een diepgaande integratie gerealiseerd tussen Isabel en Microsoft Dynamics. Met één druk op de knop stuurt men betalingen door van Microsoft Dynamics naar Isabel. Ook buitenlandse verrichtingen binnen de Single European Payment Area (SEPA) worden vanuit Microsoft Dynamics aangemaakt en via Isabel automatisch verwerkt. Rekeningafschriften haalt men rechtstreeks binnen in de Microsoft Dynamics bedrijfstoepassing: zo verloopt de reconciliatie nog efficiënter. Meer informatie: Over Isabel : www.isabel.eu Over Microsoft Dynamics: www.microsoft.be/dynamics

Keyboard > Page 13

SPOTLIGHT

Zeven tips

voor een succesvolle

implementatie

Men zegt weleens dat de overstap naar een nieuwe bedrijfsoplossing vergelijkbaar is met een openhartoperatie. De keuze die u maakt, bepaalt mee de toekomst van uw onderneming en het project dient dan ook met voldoende ernst te worden aangepakt. Hier volgen enkele tips die als leidraad kunnen dienen:

1. Onderschat uw eigen bedijfsprocessen niet Schenk niet teveel aandacht aan de technologie, maar focus op uw bedrijfsprocessen. Laat die grondig in kaart brengen en bekijk samen met uw implementatiepartner hoe ze in de nieuwe oplossing vertaald worden en hoe u ze nog efficiënter kunt maken.

2. Kies voor een toekomstgerichte oplossing Tijdens uw zoektocht dienen zich misschien tientallen oplossingen aan die allemaal aan uw huidige functionele eisen voldoen. U maakt echter een keuze voor de komende 7 à 10 jaar; overtuig u er dus van dat de nieuwe oplossing voldoende garanties biedt om mee te evolueren met uw organisatie.

3. Maak voldoende tijd vrij voor het project Een implementatie van ERP software doe je er niet ‘even’ bij. Stel een sterk projectteam aan en kies enkele sleutelmedewerkers die intensief bij de implementatie Keyboard > Page 14

zullen betrokken worden. Deze sleutelmedewerkers moeten beschikbaar zijn bij de analyse en definitie van de procedures en zullen regelmatig documenten (facturen, rapporten) aanleveren. In een latere fase spelen zij een belangrijke rol bij de invoer en conversie van gegevens.

4. Durf prioriteiten te bepalen De nieuwe software voldoet grotendeels aan uw eisen, maar kan meestal nog veel meer. De verleiding is soms groot om ineens te veel te willen, met een langdurige implementatie tot gevolg en meer kans op mislukking. Bepaal goed op voorhand uw prioriteiten en faseer de implementatie: eerst de echte noden, daarna de optimalisatie.

5. Ondersteuning door het management Elke bedrijfsoplossing heeft een immense impact op de dagelijkse werking van uw organisatie en de implementatie vergt veel van uw medewerkers. Daarom is het cruciaal dat het volledige managementteam achter het project staat en dezelfde verwachtingen deelt.

6. Besteed aandacht aan een goede opleiding Het nieuwe systeem zal pas opbrengen wanneer alle medewerkers de oplossing optimaal gebruiken. Besteed daarom voldoende tijd aan de opleiding van de gebruikers; deze investering haalt u er immers achteraf meer dan voldoende uit.

7. En dan begint het pas… Om echt rendement te halen uit uw implementatie, moet u uw systeem blijvend optimaliseren: verdere benutting van de aanwezige functionaliteit, aanpassing van de bedrijfsprocessen en bovenal continu investeren in de kennis van het systeem.

ifacto

staat voor de realisatie van bedrijfsoplossingen voor kleine en middelgrote bedrijven, zowel nationaal als internationaal. Dit betekent dat we zowel korte, kleinere projecten, als meer complexe, grote projecten aanpakken, steeds met compacte, goedgetrainde projectteams. Als Microsoft Gold Certified Partner verdelen en implementeren we ERP oplossingen gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV. Onze jarenlange informatica ervaring en grondige sectorkennis bieden u de oplossing die de unieke behoeften van uw organisatie invult.

ifacto, taking your business to the next level.

ifacto business

solutions

Prins Boudewijnlaan 24C, B-2550 Kontich | T +32 (0)3 443.20.70 F +32 (0)3 443.20.74 | www.ifacto.be | [email protected]