Operationeel plan 2013 Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking Strategische en operationele doelstellingen

Operationeel plan 2013 Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking Strategische en operationele doelstellingen

Strategische Doelstelling

Operationele Doelstelling

S.D. 1

O.D. 1.1

1.1.1

VAIS draagt bij tot het bereiken van de millenniumdoelstellingen (MDG's).

Het agentschap realiseert alle aangegane engagementen van de bilaterale strategienota’s.

OP 2013 - Strategische doelstellingen

Prestatie Omschrijving activiteit

Timing

Indicator / norm

Identificeren, nieuwe programma's voorbereiden en opstarten: Malawi, Mozambique & Zuid-Afrika (begroting 2013 in bijlage I)

Continu

1. Aantal dossiers in voorbereiding & bijhorend budget (tussentijdse indicator) 2. Beschikbaar krediet (DE110) voor 95% vastleggen (1.1.1 + 1.2.1), met respect voor de beleidskeuzes & bestaande engagementen. 3. Aantal identificaties

1.1.2

Opvolgen van lopende programma's en projecten Malawi, Mozambique & Zuid-Afrika

Continu

1. Ordonnanceringsgraad behalen van min. 90% voor beschikbaar ordonnanceringskrediet 2013 (DE110) (1.1.2 + 1.2.2) 2. Aantal openstaande dossiers & bijhorend vastleggingsbudget & openstaand saldo 3. Aantal dossiers afgesloten (100% uitbetaald of encours geschrapt) & bedrag teruggevorderd 4. Aantal audits en evaluaties

1.1.3

Starten met het uitwerken van de implementatiestrategie voor de nieuwe CSP Malawi

24/05/2013

31/12/2013

Opstart uitwerking implementatiestrategie

1/9




Timing

Indicator / norm

O.D. 1.2

1.2.1

Identificeren, nieuwe programma's voorbereiden en opstarten (begroting 2013 in bijlage I)

Continu

Indicatoren zoals 1.1.1

Het agentschap ondersteunt regionale initatieven in het kader van armoedebestrijding in het Zuiden.

1.2.2

Opvolgen van lopende programma's en projecten

Continu

Indicatoren zoals 1.1.2

O.D. 1.3

1.3.1

De structuur en het beheer van de DAB aanpassen zodat het mogelijk wordt participaties aan te gaan in internationale fondsen

30/06/2013

VAIS beheert het Waarborgfonds Microfinanciering en stuurt en ondersteunt het Waarborgcomité dat de minister adviseert.

1.3.2

Aangaan en beheren van participaties in internationale fondsen

31/12/2013

O.D. 2.1

2.1.1

Identificeren van reservedossiers voor minimaal 10% van het beschikbare beleidskrediet (begroting 2013 in bijlage I)

Continu

aantal reservedossiers & bijhorend budget

2.1.2

Dossiers opmaken conform de intern afgesproken procedures: prospectie, identificatie, beoordeling door adviescomité, advies aan kabinet

Continu

% dossiers dat conform procedure werd afgehandeld

2.1.3

Optimaliseren van de interne procedure voor de beoordeling van subsidieaanvragen Optimaliseren van de regionale werking, o.m. samenwerking met multilaterale organisaties

Begin 2013

Afspraken vastgelegd en toegepast

Begin 2013

Nota met visie, aanpak & criteria

S.D. 2

VAIS streeft naar een performante uitvoering van VAIS streeft naar een de internationale samenwerking. performante uitvoering van de internationale samenwerking en past daarbij de internationale consensus over goede donorpraktijk toe.

2.1.4

1. Input gegeven voor het programmadecreet en voor aanpassing van het uitvoeringsbesluit 2. Kader voor keuze en beheer van de participaties uitgewerkt Aantal opgestarte participaties & bijhorend budget

O.D. 2.2

2.2.1

Jaarlijks een overzicht maken van alle nieuwe en lopende projecten en programma's in elk partnerland en bezorgen aan de respectieve overheden

31/01/2013

Wel/niet uitgevoerd

VAIS past de internationale consensus over goede donorpraktijk toe.

2.2.2

Deelname aan donoroverlegfora en nagaan van opportuniteiten voor samenwerking met andere donoren

31/12/2013

Overzicht


24/05/2013

2/9



S.D. 3

O.D. 3.1

3.1.1

Deelname aan diverse overlegplatformen rond draagvlakversterking

VAIS draagt bij tot de versterking van het draagvlak voor ontwikkelingssamenwerking.

Het agentschap onderneemt zelf acties om het draagvlak voor de Vlaamse ontwikkelingssamenwerking te versterken.

3.1.2

Communicatie acties: Overzicht - Update jaarverslag + duurzaamheidsverslag 31/03/2013 - Fototentoonstelling Mozambique in gemeenten Andere 31/12/2013 - Actie duurzame dagen - Themacommunicatie rond bvb. Wereldaidsdag - Gebruik sociale media (ook in relatie met subsidieontvangers)

O.D. 3.2

3.2.1

Identificeren, nieuwe projecten voorbereiden en opstarten (begroting 2013 in bijlage I)

Het agentschap ondersteunt acties van derden in functie van het stimuleren en ondersteunen van een draagvlak voor ontwikkelingssamenwerking.

3.2.2

Opvolgen lopende dossiers

3.2.3

3.2.4



Timing Continu

31/12/2013

Indicator / norm Overzicht

1. Aantal dossiers in voorbereiding & bijhorend budget (tussentijdse indicator) 2. Beschikbaar krediet (DE105, DE112, DE114 & DE115) voor 95% vastleggen

Continu

1. Ordonnanceringsgraad behalen van min. 90% voor beschikbaar ordonnanceringskrediet 2013 (DE105, DE107, DE112, DE114 en DE115) 2. Aantal openstaande dossiers & bijhorend vastleggingsbudget & openstaand saldo 3. Aantal dossiers afgesloten (100% uitbetaald of encours geschrapt) & bedrag teruggevorderd 4. Aantal audits en evaluaties

Voorbereiden van opstart en werking impulsbeleid gemeentelijke ontwikkelingssamenwerking

31/12/2013

1. Procesbeschrijving van subsidiestroom en beoordelingskader uitgewerkt 2. Gemeenten zijn geïnformeerd 3. Rol van stakeholders is bepaald

Het potentieel om de op 1 juli 2012 geregulariseerde DAC arbeidsplaatsen in te passen in het beleid internationale samenwerking analyseren en onderzoeken of een aanpassing van het protocol nodig is

31/12/2013

Nota aan de minister (indien analyse positief is)

24/05/2013

3/9



S.D. 4

O.D. 4.1

Het agentschap draagt bij tot VAIS ondersteunt, op een snelle en kwaliteitsvolle wijze, humanitaire organisaties die noodhulp flexibele humanitaire en verlenen aan mensen in crisisgebieden. noodhulpverlening



Timing

Indicator / norm Beschikbaar krediet (DE109) voor 95% vastleggen 1. Ordonnanceringsgraad voor de kredieten voor noodhulp (DE109) behalen van min. 90% 2. Aantal openstaande dossiers & bijhorend vastleggingsbudget & openstaand saldo 3. Aantal dossiers afgesloten (100% uitbetaald of encours geschrapt) & bedrag teruggevorderd

4.1.1

Voorbereiden en opstarten van nieuwe dossiers

Continu

4.1.2

Opvolgen van lopende dossiers

Continu

4.1.3

Doorlooptijd van dossiers noodhulp zo kort mogelijk houden

Continu

24/05/2013

Gemiddelde doorlooptijd: 1. na akkoord minister binnen 1 week voorleggen aan Inspectie van Financiën (mits volledig dossier) 2. binnen 1 week na ontvangst een volgende stap in de procedure zetten (doorsturen naar de Vlaamse Regering, naar de MOD voor vastlegging of uitbetaling)

4/9



S.D. 5

O.D. 5.1

Het agentschap bereidt in functie van de VAIS ondersteunt de beleidscyclus de nodige en gevraagde stukken minister en de Vlaamse voor. Regering bij de uitvoering van het beleid ontwikkelingsO.D. 5.2 samenwerking. VAIS zorgt voor een goede operationele beleidsondersteuning van de minister en zijn kabinet, op hun verzoek en proactief.

O.D. 5.3 VAIS werkt constructief mee aan een verbeterde interne coördinatie en harmonisatie van de ontwikkelingshulp binnen de Vlaamse overheid.



Timing

Indicator / norm

5.1.1

Tijdig een bijdrage leveren voor de opmaak van ontwerpen van: beleidsnota, jaarlijkse beleidsbrief, begroting en memorie van toelichting, antwoord op parlementaire vragen

Continu

Bijdragen leveren binnen de opgelegde deadline

5.2.1

Deelnemen aan vergaderingen met minister en kabinet en minister ondersteunen in Vlaams Parlement

Continu

Deelname aan vergaderingen

5.2.2

Bezorgen van de jaarlijkse ODA-cijfers voor de opmaak van het ODA-jaarrapport

5.2.3

Structureel overleggen met DiV zowel m.b.t. beleidsvoorbereidende als beleidsuitvoerende materie

5.2.4

Voorbereiden van en deelnemen aan het tweejaarlijkse overleg in het kader van de strategienota's Mozambique en Malawi

5.2.5

Input leveren voor bijdrage beleidsdomein aan nieuw regeerakkoord

5.2.6

Ondersteuning en begeleiding van zending MP (Malawi)

5.3.1

Kennis en ervaring uitwisselen met andere entiteiten van de Vlaamse overheid

24/05/2013

31/01/2013

Continu

Wel/niet uitgevoerd

Overzicht vergaderingen

Februari en maart Wel / niet uitgevoerd 2013 31/12/2013 April 2013 Continu

Nota aan DiV Wel / niet uitgevoerd 1. overzicht vergaderingen 2. ondertekende overeenkomsten (indien van toepassing) 3. overzicht geleverde adviezen

5/9



S.D. 6

O.D. 6.1

6.1.1

VAIS verbetert zijn werking voortdurend om zo zijn doelstellingen op de meest efficiënte, effectieve, integere, klantgerichte en kwaliteitsvolle manier te realiseren.

Het VAIS verhoogt verder de maturiteit van de eigen organisatie.

6.1.2

O.D. 6.2

Het VAIS definieert verbetertrajecten om meetbare efficiëntiewinsten te realiseren.

Prestatie Omschrijving activiteit Opvolgen van aanbevelingen van IAVA n.a.v. zelfevaluatie en audits (2010) Audit landenkantoor Mozambique faciliteren en aanbevelingen opvolgen

Timing Continu

Indicator / norm Zie actieplan organisatiebeheersing

31/12/2013

1. Wel / niet uitgevoerd 2. Actieplan opgemaakt

6.1.3

Interne processen evalueren en indien nodig aanpassen

31/03/2013 30/06/2013

1. Interne processen geëvalueerd 2. Processen aangepast indien nodig

6.1.4

Zelfevaluatie uitvoeren

30/06/2013

Evaluatie uitgevoerd

6.1.5

Starten met het uitbouwen van een systeem van risicomanagement

31/12/2013

1. Plan van aanpak opgemaakt 2. Gestart met uitvoering acties

6.2.1

Zoeken naar en in praktijk brengen van mogelijke efficiëntiewinsten i.s.m. DiV: - Actief deelnemen aan de werkgroep personeelsbeleid opgericht binnen het beleidsdomein iV voor het personeel tewerkgesteld in het buitenland - Actief deelnemen aan de werkgroep pilootproject werkverblijven in buitenlandkantoren Bijdragen aan het meerjarenprogramma slagkrachtige overheid, ViA en Pact 2020

Continu

Overzicht overleg en resultaten

Continu

Bijdragen geleverd

6.2.2

O.D. 7.1

7.1.1

Vormingsplan 2013 opmaken

31/03/2013

Plan opgemaakt

Het agentschap wil een correcte en aantrekkelijke werkgever zijn voor de betrokken werknemers.

7.1.2

Seminarie organiseren

30/06/2013

Wel / niet uitgevoerd

7.1.3

Resultaten van de personeelspeiling 2012 analyseren en indien nodig actieplan opmaken

31/03/2013

Analyse opgemaakt Acties uitgevoerd (indien relevant)

7.1.4

Uitvoeren van het jaaractieplan ter bevordering van welzijn op het werk Actieve bemiddeling naar kansengroepen vragen bij vacatures

Continu

Wel / niet uitgevoerd

Continu

Wel/niet uitgevoerd (Indien relevant)

Opstellen van neutrale vacatures en inschrijven van de diversiteitsclausule in de vacatures Websites van VAIS zo beheren dat ze het anysurfer label blijven behouden

Continu

% van de vacatures

Continu

Alle websites dragen het anysurfer label

S.D. 7

O.D. 7.2

7.2.1

VAIS streeft naar diversiteit op de werkvloer en werkt binnen het beleidsdomein mee aan het behalen van de streefcijfers die afgesproken zijn binnen de Vlaamse overheid.

7.2.2

VAIS wil een voorbeeldige werkgever zijn.


7.2.3

24/05/2013

6/9

VAIS wil een voorbeeldige werkgever zijn.



O.D. 7.3

Prestatie Omschrijving activiteit 7.3.1

Verder uitwerken van het PEP en starten met de implementatie ervan

Timing 31/12/2013

Indicator / norm PEP is opgemaakt Implementatie gestart

Het VAIS engageert zich tegenover de minister om het reële aantal medewerkers, uitgedrukt in bruto voltijdse equivalenten (VTE), maximaal gelijk te houden en bij voorkeur te verlagen ten opzichte van het reële aantal VTE in de entiteit op het moment van het ingaan van het Vlaamse Regeerakkoord 2009-2014.


24/05/2013

7/9

Operationeel plan 2013 Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking Strategische projecten Strategisch Project


Timing

Strategisch Project 1

S.1.1

Systeem ontwikkelen om op managementsniveau globaal M&E overzicht te houden; M&E-comité opstarten

VAIS verbetert het beheersinstrumentarium voor systematische monitoring en evaluatie van de samenwerking.

S.1.2

Nieuw ingevoerde instrumentarium M&E consolideren

S.1.3

OP 2013 - Strategische projecten

Indicator / norm

30/06/2013

wel/niet uitgevoerd

continu

wel/niet uitgevoerd

Taakafspraken en verantwoordelijkheden financiële medewerkers landenkantoren verduidelijken; uitwerken additionale sjablonen waar nodig

30/06/2013

wel/niet uitgevoerd

S.1.4

Uitwerken M&E aanpak / beheer SWAp

30/06/2013

wel/niet uitgevoerd

S.1.5

Algemeen auditbeleid uitwerken en auditplanning 2013 per land opmaken

31/03/2013

wel/niet uitgevoerd

S.1.6

Beleid rond evaluaties uitwerken, waaronder nagaan van de opportuniteit om een raamcontract af te sluiten voor identificaties, formuleringen en evaluaties

30/09/2013

wel/niet uitgevoerd

S.1.7

Jaarlijks instrumentarium M&E en financiële richtlijnen actualiseren en/of bijsturen op basis van ervaringen en eventuele nieuwe ontwikkelingen

31/12/2013

wel/niet uitgevoerd

24/05/2013

8/9

Strategisch Project


Timing


S.2.1

VAIS werkt aan een methodiek om de transversale thema’s effectief te integreren in alle projecten en programma’s.

S.2.2 S.2.3

Indien nodig externe expertise m.b.t. transversale thema's inzetten


S.3.1

Nieuwe ontwikkelingen in klimaatsector opvolgen

VAIS werkt aan een methodiek om de aanpassing aan de klimaatsverandering te integreren in de ontwikkelingsprogramma’s.

S.3.2

Indien nodig externe expertise rond klimaat inzetten

S.3.3

Informatie vergaren m.b.t. het thema klimaat in partnerlanden

OP 2013 - Strategische projecten

Uitwerken van een methodiek voor de integratie van de transversale thema's 'gender' en 'goed bestuur' en instrumentarium implementeren Interne capaciteit rond integratie transversale thema's en implementatie methodiek verder opbouwen

24/05/2013

30/06/2013

wel/niet uitgevoerd

continu

wel/niet uitgevoerd

continu, wel/niet uitgevoerd naargelang vraag

continu

wel/niet uitgevoerd

continu, wel/niet uitgevoerd naargelang vraag continu

wel/niet uitgevoerd

9/9

Operationeel plan 2013 Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking Strategische en operationele doelstellingen

Recommend Documents