2
Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 5 Taken ....................................................................................................................................................... 6 Algemeen............................................................................................................................................. 6 SOM ..................................................................................................................................................... 6 Te laat ...................................................................................................................................................... 7 Beoordelingsmodel ............................................................................................................................. 8 3, 6,9 regel ........................................................................................................................................... 8 3x te laat .......................................................................................................................................... 8 6x te laat .......................................................................................................................................... 8 9x te laat .......................................................................................................................................... 8 12x 15x 18x 21x etc. ........................................................................................................................ 8 Registratie SOM ................................................................................................................................... 9 Registratie SOM geoorloofd te laat: ................................................................................................ 9 Registratie SOM te laat:................................................................................................................. 10 Absent ................................................................................................................................................... 11 Ziek .................................................................................................................................................... 11 Meer dan 1 dag ziek .......................................................................................................................... 11 Ziek naar huis..................................................................................................................................... 11 Briefjes ............................................................................................................................................... 12 Briefjes bewaren ............................................................................................................................... 12 Verzuim door school.......................................................................................................................... 12 RT / MRT/ koor / orkest / CKV /excursie/(dyslexie)testen / faalangst reductie training / SOVAtraining .......................................................................................................................................... 12 Rebound / zorgklas ........................................................................................................................ 12 Spijbelen ........................................................................................................................................ 12 Schorsing ....................................................................................................................................... 12 Overig ............................................................................................................................................ 12 Verwijderd ............................................................................................................................................. 13 Procedure .......................................................................................................................................... 13 Registratie som .................................................................................................................................. 13 Richtlijn verwijderde leerlingen ........................................................................................................ 14 Straflokaal.............................................................................................................................................. 15 Agenda............................................................................................................................................... 15 Registratie SOM ................................................................................................................................. 15 3
Openingstijden straflokaal (A002) ..................................................................................................... 16 Het straflokaal is niet geopend bij:................................................................................................ 16 De verzuimcoördinator vervangt de docent: ................................................................................ 16 Klassen rondje ....................................................................................................................................... 17 Lijst maken: ....................................................................................................................................... 17 Voorbeeld Excel klassenlijst .............................................................................................................. 18 Mail mentoren....................................................................................................................................... 19 Mail docenten ....................................................................................................................................... 19
4
Inleiding Deze handleiding is een handreiking voor de verzuimcoördinatoren. Ik heb geprobeerd de werkzaamheden eenvoudig te beschrijven. Daarnaast specifieke informatie te vermelden over de administratie en SOM. De handleiding is opgebouwd met de concept – context gedachte. Elke locatie of afdeling heeft behoefte aan eigen regels en mogelijkheden. Als school is er juist behoefte aan uniformiteit. Om het evenwicht hiertussen te bewaken is dit de oplossing. Het concept is toepasbaar in elke locatie of afdeling. Veel werkplezier! Teus Verhoef
5
Taken
Absenten registratie
Te laat
Verzuimcoordinator
Verwijderen
Straflokaal
Algemeen De verzuimcoördinator heeft de volgende taken in de schoolorganisatie. Zorgen dat alles op gebied van afwezigheid, straflokaal, te laat en verwijdert administratief en pedagogisch in juiste banen wordt geleid binnen de school. Het is een kunst om dit alles elke dag netjes en naar ieders tevredenheid te organiseren.
SOM Samenwerking op maat is het programma waarin de administratie wordt ingevoerd en rapportages k gemaakt worden. De docent registreert de leerlingen aanwezig of afwezig. De cijfers van leerlingen met het LVS (Leerling Volg Systeem) registratie staan allemaal vermeld in het programma. De verzuimcoördinator heeft de taak om alle informatie over verzuim op de juiste wijze in het systeem in te voeren.
6
Te laat
Te laat Beoordelingsmodel 3, 6, 9 regel
registratie SOM
Een leerling komt te laat. Dat kan op 2 manieren. Geoorloofd of ongeoorloofd. De kunst is het toetsen van de reden. Enkele jaren geleden is er een beoordelingsmodel ontwikkeld. Een goed instrument om in te schatten of iets nu goed is of niet. Bij te laat komt de leerling een lesuur na in het straflokaal. Bij geoorloofd te laat wordt de melding geregistreerd maar hierop staan geen sancties. Voor leerlingen die erg vaak met ‘goede’ redenen te laat komen worden er indien nodig speciale afspraken gemaakt.
7
Beoordelingsmodel
Te laat (ongeoorloofd)
Te laat geoorloofd
Boeken- spullen halen
Medisch
te laat Roosterwijziging gemist.
Pech/lekkeband/Hulp bij pech
Vervoervertraging
Verslapen
Tas / sleutels kwijt / bijzondere reden ouders
3, 6,9 regel 3x te laat Deze regel telt alleen de ongeoorloofde reden: te laat. Als een leerling 3x te laat is geweest:
Belt de verzuimcoördinator naar de ouders. En handelt de maatregel 3x te laat af als dit gebeurd is. Geef dit door aan de mentor. (via de dagelijkse mail aan de mentoren)
6x te laat Brief printen en bij het directie secretariaat brengen. Doorgeven aan de mentor. (via de dagelijkse mail aan de mentoren) 9x te laat Brief printen en bij het directie secretariaat brengen. Melden via het verzuimloket bij de leerplicht ambtenaar. Doorgeven aan de mentor. (via de dagelijkse mail aan de mentoren) 12x 15x 18x 21x etc. Herhaling procedure 9x te laat.
8
Registratie SOM Registratie SOM geoorloofd te laat: 1. (eerst inloggen SOM) 2. Leerling>> afwezigheid >> Afwezigheid invoeren. 3. Zoek de leerling op in het systeem. (typ voor of achter naam in zoekvenster) 4. Menu invullen o Reden >> Te laat geoorloofd o Begin datum >> (staat automatisch op vandaag) o Eind datum >> (staat automatisch op vandaag) o Begintijd/ uur >> (vult automatisch begin tijd van het les uur in) o Eindtijd / uur >> (vult automatisch huidige tijd in) o Opmerkingen >>Indien nodig bijzonderheid vermelden. Bijvoorbeeld lekke band. o Afgehandeld >> aanvinken (staat standaard aan) o Printen >> aanvinken (staat standaard aan) 5. Klik op de knop opslaan. 6. Druk op de link reden formulier afdrukken.
2 3 6
5 4
9
Registratie SOM te laat: Zelfde procedure bij geoorloofd te laat alleen nu met de reden Te laat. Maatregel: Bij de reden te laat komt er automatisch maatregel op je scherm. Hier vulje de afspraak in wanneer de leerling in het straflokaal komt. 1. Hier vul je de bij juiste datum in. 2. Type hier het uur voor het straflokaal. Meer informatie over het straflokaal zie hoofdstuk straflokaal.
1 2
10
Absent
Absent Ziek
Briefjes
Verzuim door school
Registratie SOM
Ziek Ouders bellen voor 8:15 naar school. (Receptie en de leerling administratie registreert dit voor 9:30).
Meer dan 1 dag ziek Bij afwezigheidsconstatering klik je door naar meldingen en dan zie je dat de leerling gisteren ziek gemeld was. Je verlengt de melding en haalt het vinkje bij afhandelen weg. De leerling neemt een briefje mee als hij of zij meer dan 1 dag is ziek geweest. Bij binnenkomst van het briefje de melding afhandelen.
Ziek naar huis De leerling meldt zich. Stimuleer hem of haar weer in de les te krijgen. Is de leerling echt ziek?
Bel naar huis of laat de leerling zelf bellen. Vul (geel) kaartje in ziek naar huis. o Vertel de leerling dat hij/zij de volgende dag ondertekend en wel voordat hij/zij de les bezoekt het inlevert bij de verzuimcoördinator. o Is hij/zij de volgende dag nog ziek opnieuw ziekmelden. Registreer de melding reden ziek naar huis in SOM. Melding niet afhandelen. De melding wordt pas afgehandeld als de leerling het ondertekende kaartje retour brengt.
11
Briefjes
De leerling brengt de absentbriefjes met een verzoek tot verlof. Die worden getoetst en ingevoerd in SOM. Bij bijzonder verlof. Vakantie, speciale familie bijeenkomst o.i.d. Heb je toestemming nodig van de sectordirecteur. Meer dan 10 dagen verlof moet geregeld worden bij de leerplicht ambtenaar. Familieomstandigheden doorgeven via de dagmail aan de mentoren. Ziekenhuis, tandarts, orthodontist, logopedist, fysiotherapie worden allemaal geregistreerd onder medisch.
Briefjes bewaren De absent briefjes worden 2 jaar bewaard. Per leerjaar gesorteerd op alfabetische volgorde op achternaam van de leerling.
Verzuim door school Er is ook school gerelateerd verzuim. De leerlingen hebben les maar op dat zelfde moment worden ze ook op een andere plaats in school verwacht. RT / MRT/ koor / orkest / CKV /excursie/(dyslexie)testen / faalangst reductie training / SOVA-training De bovenstaande redenen worden in SOM verwerkt onder het kopje Hulp bij onderwijs. De collega die het organiseert is verantwoordelijk voor dat de informatie terechtkomt bij de verzuimcoördinator. Rebound / zorgklas Mentor geeft door wanneer de leerling aan en of afwezig is bij de zorgklas en rebound of reguliere lessen. Belangrijk is dat er korte lijntjes zijn en duidelijk is wie verantwoordelijk is voor aan en afwezigheid. In SOM worden de uren die de leerling in de rebound of zorgklas verblijft verwerkt met de reden onderwijs. Spijbelen Als een leerling vrij neemt dan wordt dat beloond met 2 uur nablijven. Bij het betreffende uur spijbelen invoeren en bij maatregel de data van nablijven. Schorsing Als er een leerling geschorst wordt vernemen we dat via de afdelingsleider (en bord docentenkamer) Invoeren in SOM melding reden onderwijs en maatregel geschorst en opmerking of het om interne of externe schorsing vermelden bij maatregel en bij de melding. Overig Dit kopje gebruiken bij incidentele situaties die niet onder de voor genoemde situaties vallen. Voeg een opmerking toe ter verduidelijking.
12
Verwijderd
Verwijderd registratie SOM
Procedure Procedure 1. 2. 3. 4. 5.
Leerling wordt door de docent verwijderd. Leerling meldt zich bij de verzuimcoördinator. Leerling vult het blad in. (procedure eruit gestuurde leerling) Leerling schrijft tot het einde van het uur strafwerk in de aula. Leerling meldt zich met formulier bij de docent.
Registratie som Reden verwijderd invoeren bij het betreffende uur van de leerling. Bij opmerking in maatregel aantal keer verwijderd invullen, docent code en de actie (zie richtlijn verwijderde leerling) De docent bepaald de definitieve straf en levert het formulier in bij de mentor van de leerling.
13
Richtlijn verwijderde leerlingen Aantal keren verwijderd 1 keer verwijderd 2 keer verwijderd 3 keer verwijderd
4 keer verwijderd
5 keer verwijderd 6 keer verwijderd
7 keer verwijderd 8 keer verwijderd 9 keer verwijderd
Passende maatregel -Standaardregel: 2 uur (uiteindelijk bepaalt de docent dit) -Standaardregel: 2 uur (uiteindelijk bepaalt de docent dit) -Standaardregel: 2 uur (uiteindelijk bepaalt de docent dit) -Mentor heeft contact met thuis. -Blokrooster -Afdelingsleider belt naar huis -Mentor en afdelingsleider overleggen of inbreng in het IZO aan de orde is. - 3 uur nakomen in het straflokaal. -Afdelingsleider belt naar huis en ouders worden uitgenodigd. - Mentor en afdelingsleider overleggen of inbreng in het IZO aan de orde is. -Blokrooster -4 uur nakomen in het straflokaal -4 uur nakomen in het straflokaal -Ouders uitnodigen -Interne schorsing -Inbrengen in IZO
14
Straflokaal
straflokaal Registratie SOM
Agenda Agenda
De agenda voor het straflokaal wordt gemaakt bij maatregels in SOM. Al de afspraken voor te laat, spijbelen, rokers e.d. (algemeen vergrijp) en meer dan 3x verwijderde leerlingen komen na in het straflokaal.
Registratie SOM
Bij te laat. Direct maatregel afspreken en invoeren. Bij verwijderen meer dan 4x direct bij maatregel invoeren. Bij spijbelen via afwezigheid invoeren dan gelijk bij maatregel de afspraken registreren. Maatregel toevoegen. Leerling opzoeken. Maatregel >maatregel toevoegen. Docenten straflokaal werken openen de agenda en handelen dit af.
Docenten mogen geen leerlingen in het straflokaal plaatsen. Als er een situatie is waarin dat nodig is moeten ze toestemming krijgen van de afdelingsleider en de verzuimcoördinator informeren zodat de agenda klopt. De verzuimcoördinator vult bij ziekte van de leerling bij de maatregel in dat ze leerling ziek is.
15
Openingstijden straflokaal (A002) Dag Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag
Lesuur 7 (14:20 -15:10) Bug Bug Vew Bug Beg
Lesuur 8 (15:10-16:00) Vew GtB Vew Bgg Bug
Het straflokaal is niet geopend bij: Nieuwjaarsreceptie Algemene vergaderingen Studie(mid)dag De laatste dag voor de kerstvakantie De verzuimcoördinator vervangt de docent: Bij ziekte. (Zieke collega’s staan op het bord in de docentenkamer). Voor aangekondigde afwezigheid als ruilen niet mogelijk is. Bijzondere omstandigheden. Altijd overleggen met de betreffende afdelingsleider van de docent. Teamvergadering (Sub)sectievergadering
16
Klassen rondje
Openstaande constateringen
Niet nagekomen maatregel Klassen rondje
Niet afgehandelde meldingen
Openstaande afspraken
Lijst maken: Voor het klassen rondje heb je een lijst nodig. Maak een Excellijst met de volgende data uit SOM.
Openstaande constateringen Niet nagekomen maatregel Niet afgehandelde meldingen
De openstaande afspraken worden dagelijks verstuurd naar de betreffende collega met een cc naar de afdelingsleiders en een vriendelijk verzoek om attent te blijven en absente noteren en controleren in SOM. (zie mail docenten)
17
Voorbeeld Excel klassenlijst
Dit Excel bestand is geen dubbele administratie maar een hulpmiddel. Hoe stel je de lijst samen? Openstaande constateringen
opzoeken in SOM en naar Excel. Kopieer naar het bestand.
Niet nagekomen maatregel
opzoeken in SOM en naar Excel. Kopieer naar het bestand.
Niet meldingen
afgehandelde
opzoeken in SOM en naar Excel. Kopieer naar het bestand.
Voor de naam vul maak je een kolom lokaal. Het(automatisch) filter bovenin gebruik je om de volgorde te bepalen. Daarna vul je het lokaal in waar de leerling zich bevind volgens het rooster bij stamgroep en individueel bij clusters. 18
Mail mentoren Elke werkdag wordt er rond 14:00 uur een mail gestuurd naar de mentoren en een CC naar de directie en zorgcoördinator). Hierin staat een:
Lijst met verwijderde leerlingen. Lijst met leerlingen die meer dan 1 dag ziek zijn. Lijst met leerlingen de 3x, 6x en 9x te laat. Lijst met bijzonderheden van briefjes en opmerkingen.
Mail docenten De niet nagekomen afspraken worden naar de docenten gemaild met een cc naar de leidinggevende van de afdeling. Openstaande afspraken>> Afdeling: GT Datum: (vorige werkdag) Zoeken. Naar Excel exporten lijst kopiëren naar de mail en namen invoeren en verzenden. In Som alles selecteren en afhandelen.
19
