1
SPECIAL
17e jaargang | april 2011 .info is een uitgave van Gemnet en brengt nieuws, opinies en achtergronden over elektronische communicatie in de publieke sector.
Open overheidsgebouwen met
Seats2Share
Gemeenten die meedoen aan de pilot Seats2share stellen werkplekken ter beschikking zodat ambtenaren tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken. De Brabantse gemeente Veghel trapte afgelopen najaar officieel het project af. “Ons gemeentehuis wordt écht een huis van de gemeente.” “In ons stadhuis hebben we
aan andere ambtenaren. “Door
inmiddels tien werkplekken
werkplekken slimmer te gebruiken
vrijgemaakt”, vertelt gemeente
kunnen we nieuwe ontmoetings-
secretaris Ruud Kleijnen.
en samenwerkingsplekken creëren
“Ambtenaren uit heel Nederland
in of rondom overheidsgebouwen”,
kunnen nu een werkplek bij ons
aldus Kleijnen. Ook zetten
reserveren via de website www.
gemeenten volgens de secretaris
seats2share.nl. Op de dag zelf
met Seats2share een grote stap
schuiven zij aan en kunnen zo
richting de burger. “Overheden
bijvoorbeeld de tijd voor een
kijken hiermee over hun eigen
afspraak overbruggen. Of iemand
grenzen. Want waarom zou je
blijft wat langer hangen om de file
het project beperken tot alleen
te vermijden.” Voorlopig zijn de
kantooruren? Veel vergaderingen
Seats2share werkplekken alleen
zijn ’s avonds. Het is prettig als je
toegankelijk voor ambtenaren,
dan nog even op het gemeentehuis
maar in de toekomst mogelijk ook
kan werken.”
“Door werkplekken slimmer te gebruiken kunnen we nieuwe ontmoetings- en samen werkingsplekken creëren in of rondom overheidsgebouwen”, aldus Kleijnen
voor burgers en zzp’ers. .Laagdrempelig .Ontmoetingsplekken
Inmiddels heeft de eerste
Seats2share is meer dan het
evaluatie plaatsgevonden met
aanbieden van flexplekken
initiatiefnemer en social media-
> lees verder op achterzijde .info | 17e jaargang | april 2011
Niet ‘nieuw’ maar ‘anders’ werken in Smallingerland 2
‘We zijn een maffe club eigenheimers’ Omgaan met mensen zoals je zelf behandeld wilt worden, elkaar vertrouwen en vooral dúrven. De werkwijze van de Friese gemeente Smallingerland heeft veel weg van Het Nieuwe Werken. “Al tien jaar doen we dat”, vertelt hoofd Communicatie Paul Lansen. “Niet omdat we Het Nieuwe Werken willen invoeren, maar omdat mensen beter werken als ze vrijheid en verantwoordelijkheid hebben.”
Toch wordt de gemeente de laatste jaren
op en we doen er wat mee. Bijvoorbeeld
een gemeente moeilijker dan voor een
steeds vaker gebeld met de vraag hoe
opmerkingen over het functioneren
commerciële organisatie. Bijvoorbeeld
zij dat nou doet, Het Nieuwe Werken.
door regels die vanuit de overheid
Gemeentesecretaris Leendert Maarleveld:
worden opgelegd en de taken die een
“Het past in het beeld dat mensen van
gemeente heeft. Lansen: “Natuurlijk
Het Nieuwe Werken hebben, maar dat is
moeten we ook gewoon het vuilnis
niet ons uitgangspunt.”
ophalen en mensen aan een paspoort helpen. Daar kun je niet veel veranderen,
“Ik geloof niet in het invoeren van een nieuwe concept waar vervolgens iedereen volgens moet werken. Het simpel houden en in kleine stapjes veranderen werkt veel beter.”
maar op de plekken waar dat wel kan, Leendert Maarleveld
doen we dat ook.” En ook in regels
Gemeentesecretaris
zien de ambtenaren geen probleem. Maarleveld: “Daar zoeken we gewoon
van de leiding, spullen die nodig zijn of
de grenzen van op. Als je zelf goed blijft
beveiliging. Nee zeggen doen we zelden.
nadenken en kritisch bent, hoeft er veel
We vragen eerder: hoe zou het volgens
minder en kun je in plaats van een dikke
.Ruimte voor fouten
jou moeten? En dan gaan we dat gewoon
nota te schrijven ook met één A4’tje uit
In Smallingerland is vooral veel
proberen. We zijn een maffe club
de voeten.”
ruimte voor medewerkers. Zij hebben
eigenheimers!” Lansen vult aan: “Fouten
bijvoorbeeld in groepen gepraat over
maken is daarbij niet erg. Het gaat erom
.Ivoren toren
hoe ze de toekomst voor zich zien, of zij
hoe je met je fouten omgaat.”
Bijzonder aan een gemeente die anders
daar klaar voor zijn en wat ze daarvoor
werkt is dat de werkwijze niet ophoudt
nodig hebben. Maarleveld: “Wensen die
.Grens opzoeken
bij de muren van het gemeentehuis.
we dan voorbij zien komen, pikken we
Toch lijkt deze manier van werken voor
Maarleveld: “Hoe wij met medewerkers .info | 17e jaargang | april 2011
aangeschaft voor medewerkers van de buitendienst. Zij kunnen dankzij de tablets die in de lunchruimte liggen gemakkelijk even het interne nieuws lezen.”
omgaan, zo gaan medewerkers met
burgercontact in de hal. Ook hebben
inwoners om. Ook logisch: als je het
we een jaar of tien geleden al een
binnen vrolijk aanvliegt, merk je dat
flexvloer ingericht, met lege bureaus
automatisch buiten ook.” En dus betrok
en een locker voor iedereen.” Verder
de gemeente inwoners en andere
verwacht Maarleveld een verandering
geïnteresseerden bijvoorbeeld bij het
van de onderlinge communicatie. “Dat
ontwerp van een wijk.
zal meer gaan via chat, dan via telefoon
.Zelf nadenken
of mail. En ook werken op afstand wordt
De andere manier van handelen zorgt
steeds belangrijker. Maar echt goede ICT-
ervoor dat de gemeentelijke dienst 25
oplossingen daarvoor, om bijvoorbeeld
tot 30 procent slanker is dan andere
op afstand in bepaalde gegevens of
vergelijkbare gemeenten. Lansen:
“Een experiment over hoe je internet kunt inzetten bij het tot stand komen van beleid. Bepaald waren de locatie, de bestemming -woningen- en het ambitieniveau. Via een community gingen mensen met elkaar aan de slag. Nu ligt er een mooi plan, maar vooral het leereffect is groot.”
“Ook besteden we minder uit, is de medewerkertevredenheid hoog en het ziekteverzuim laag.” Als andere gemeenten dat ook willen? Dan moeten ze vooral niet de gezette stappen van gemeente Smallingerland kopiëren, meent Maarleveld. Paul Lansen
Lansen: “Het heeft bijgedragen aan de
Hoofd Communicatie
bewustwording dat je uit je ivoren toren moet komen. Hoe je om kunt gaan met
systemen te kunnen, hebben we nog
inwoners en wat je rol als gemeente
niet. Beveiliging is daarbij namelijk
ook kan zijn.” Bovendien leverde het
leidend, met al die gegevens waarmee
de gemeente een nominatie op voor
we bij een gemeente te maken hebben.
overheidsorganisatie 2.0.
Maar in de nabije toekomst wordt dat
“Wil je een flexruimte dan kun je natuurlijk afkijken hoe een ander dat doet, dat hebben wij ook gedaan. Maar over het waarom ervan moet je zélf nadenken. Wat past bij jullie?”
vast ook wel opgelost.” Smallingerland
Het is een manier van denken, geen
.Beveiliging is leidend
maakt wel optimaal gebruik van de ICT-
trucje. Lansen raadt daarbij aan niet
Smallingerland heeft ook enkele
mogelijkheden die er al zijn. Dat zit soms
bang te zijn. “Durf te veranderen, en
praktische aanpassingen gedaan.
in kleine oplossingen.
durf ook afscheid te nemen als iets niet lukt.”
“Bijvoorbeeld door openheid te vertalen naar het zoveel mogelijk afhandelen van
“We hebben bijvoorbeeld iPads .info | 17e jaargang | april 2011
Steeds meer gemeenten zetten de eerste stappen richting Het Nieuwe Werken. Een lastige klus, want bij gemeenten gaat het vaak om zeer privacygevoelige informatie. Gemnet’s nieuwe dienst Digitale Werkomgeving Gemeenten brengt HNW nu binnen handbereik. 4
Digitale werkomgeving helpt gemeenten bij Het Nieuwe Werken Gemeentetype X Zelfstandige gemeente
diensten die je voor je werk nodig hebt. Dat kan in een beveiligde omgeving op het eigen departement, een gastdepartement, thuis via de pc of onderweg op de laptop of PDA. Dit voorjaar brengen Gemnet en Getronics het gemeentelijke equivalent van de dienst op de markt: Digitale Werkomgeving Gemeenten (DWG). “Hiermee zijn gemeenten voorbe-
Gemeente A Datacenter
Gemeentetype Y Samenwerkende gemeenten
DWG Gebruiker
Gemeente B Gemeente C
Gemeente D
Datacenter
Gemeentetype Z Shared Service Center (SSC) Gemeente E Gemeente G Gemeente H Gemeente I
DWG Datacenter Gemeente X Gemeente Y
Gemeente F Datacenter
Gemeentelijke applicaties Printen Samenwerken Kantoorautomatisering Beveiliging Werkplek besturingssysteem Werkplek Hardware
Beheer
wilt toegang hebben tot informatie en
X Y Z
Desktop
Gemeente Z
SSC / WAN
Webconferencing Samenwerkingsplatform Bestandsopslag Printen Authenticatie Persoonlijke communicatie Mail en Agenda Internettoegang
Continuïteit
ger: als ambtenaar waar en wanneer je
Laptop
iPad
Helpdesk
Binnen de rijksoverheid kan het al lan-
DWG Gemeente SmartPhone
reid op een toekomst waarin ambtenaren
Windows en Office, heeft de andere ge-
alle informatie, diensten en applicaties.
op elk gewenst moment en vanaf elke
meente behoefte aan een zwaarder pak-
Een andere wens was dat gemeenten de
locatie op veilige wijze met elkaar kun-
ket.” Om die reden ontwikkelden Gemnet
voor hen relevante informatie, taken,
nen samenwerken”, zegt projectleider
en Getronics drie verschillende varianten
toepassingen en processen zelf konden
Bas von Barnau Sythoff van Getronics.
van de dienst: Basis, Plus en Compleet.
instellen. Ook dat is bij DWG mogelijk.
“De dienst levert zo o.a. een grote bij-
De meest uitgebreide module ‘Compleet’
Gemnet en Getronics maken zich inmid-
drage aan de uitrol van Het Nieuwe Wer-
biedt de gebruiker toegang tot alle func-
dels op voor een pilot met zo’n tien ge-
ken.”
tionaliteiten, inclusief een geïntegreerde
meenten die dit voorjaar start.
samenwerkfunctionaliteit. .Flexibeler Het streven van de dienst DWG –en HNW
.Logisch vervolg
in breder verband– is uiteindelijk dat
“DWG is een logisch vervolg op de ont-
werknemers intensiever en flexibeler
wikkelingen in de markt en beantwoordt
kunnen samenwerken binnen de ge-
echt aan een vraag”, zegt Van der Wal.
meentemarkt. “Maar hóe die samen-
“We zijn vooraf bij tientallen lokale be-
werking ingevuld wordt, verschilt per
stuurders aangeschoven met de vraag
gemeente”, aldus Herman van der Wal,
hoe zij tegen thuiswerken of bijvoorbeeld
business developer van Gemnet. “Waar
flexplekken aankeken. Dit leidde uitein-
de ene gemeente voor de kantoorauto-
delijk tot deze relatief eenvoudige dienst,
matisering genoeg heeft aan toegang tot
waarmee gebruikers toegang krijgen tot
Meer weten? Bijvoorbeeld welke voordelen een digitale werkomgeving u kan opleveren? Gemnet voert graag samen met u een DWG-scan uit. Neem hiervoor contact op met uw accountmanager of kom langs op onze stand (D048) op de Overheid & ICT beurs op 19 t/m 21 april 2011.
.info | 17e jaargang | april 2011
De nieuwste ontwikkelingen op het gebied van e-overheid. En dat gecombineerd met een ouderwets goede sfeer in een oer-Hollandse setting. Nieuwsgierig? Bezoek Gemnet (stand D048) tijdens de Overheid & ICT beurs 2011. 5
Up-to-date met Gemnet op de Overheid & ICT beurs 2011 Voor een up-to-date ICT-huishouding is
op is, lijkt de overstap naar het nieuwe
nogal wat nodig. Zeker met het oog op
adresseringssysteem nabij. Dat vraagt
de fikse taakstelling waarmee gemeen-
om een goede en tijdige voorbereiding.
ten te maken krijgen. Laat u daarom op
Schuif daarom op de beurs bij ons aan
de Overheid & ICT 2011 beurs informeren
voor de laatste ‘ins en outs’ en hoe uw
over de oplossingen van Gemnet. Daar-
organisatie zich kan voorbereiden op de
mee bent u steeds verzekerd van con-
invoering van IPv6. Ook Gemnet is hard
tinue en veilige ondersteuning. Samen
bezig haar dienstverlening hierop in te
houden we de beheerlast laag.
richten.
.HNW Op de beurs vertellen wij u graag over de voordelen van Het Nieuwe Werken en hoe u uw medewerkers zo kunt toerusten dat zij gezonder, slimmer en efficiënter kunnen werken. Bijvoorbeeld
Ontmoet Gemnet op Overheid & ICT 2011
met de dienst Digitale Werkomgeving Gemeenten, die tijdens de beurs wordt
.Klantervaringen
gelanceerd. Met deze dienst hebben uw
Kortom een bezoek aan de stand van
werknemers veilig toegang tot de beno-
Gemnet is dé eerste stap naar betrouw-
digde software en documenten. Op de
bare en flexibele werkomgevingen. Laat
werkplek, maar ook thuis of onderweg.
u dus in oer-Hollandse sfeer – mét ijs-
Zo bent u goed voorbereid op ontwik-
pret en broodje Unox - informeren over
kelingen in de toekomst. (Zie ook het
onze diensten. Uit eerste hand krijgt u
artikel op pagina 4).
klantervaringen via een live-videover-
Kom beslagen ten ijs met
Het Nieuwe Werken
Bezoek de Gemnet stand (D048) tijdens Overheid & ICT van 19 t/m 21 april in de Jaarbeurs Utrecht.
binding. U maakt bovendien kans op een .IPv6
pilot videoconferencing in uw gemeente.
Een andere ontwikkeling die tijdens de
Wij verwelkomen u graag in onze stand.
beurs centraal staat is de invoering van
Onze nieuwe directeur, Heimen Visser,
IPv6. Nu de centrale voorraad van de
maakt graag van de gelegenheid gebruik
huidige vier miljard IP-adressen, IPv4,
u de hand te schudden.
.info | 17e jaargang | april 2011
.column 6
Heilige huisjes Johan van Marle Interim-directeur Gemnet
Het schaatsseizoen is lang en breed voorbij. Nu de lente is losgebarsten, liggen de ijzers weer in het vet en kijken we met z’n allen uit naar de zomer. Toch wil ik u nog even meenemen naar die koude wintermaanden. Gemnet heeft toen namelijk de kans aangegrepen om met partners te praten over een belangrijke ontwikkeling: Het Nieuwe Werken. Een onderwerp dat wel degelijk leeft bij gemeenten, getuige de vele initiatieven om werknemers gezonder, slimmer en efficiënter te laten werken. Van de invoering van videoconferencing tot de introductie van een nieuwe digitale werkomgeving of zelfs het compleet reorganiseren van de bedrijfsvoering; het aanpassen aan nieuwe werkmethoden kan op allerlei niveaus en met uiteenlopende hulpmiddelen. Welk wensenlijstje u ook heeft, Gemnet helpt u graag op weg. De overschakeling naar Het Nieuwe Werken kan immers best lastig zijn. Bestaande zekerheden gaan op de schop. Heilige huisjes gaan omver. En ja, dat is lastig –soms zelfs eng– en vraagt om lef. Lef van uw werknemers, maar ook van uzelf. Met de juiste ondersteuning lukt het zeker. Of, om in schaatstermen te blijven, u maakt zelf de slagen, Gemnet helpt u beslagen ten ijs. Natuurlijk blijft ook het ontmoeten van elkaar essentieel. Wij schuiven daarom gewoon nog steeds bij u en anderen aan. Voor mij persoonlijk is dat contact heel waardevol. En kennelijk geldt dat ook voor u, zo blijkt uit de uitkomsten van het jaarlijkse onderzoek naar onze klanttevredenheid. Juist die persoonlijke aandacht wordt door u gewaardeerd. Een resultaat waar ik trots op ben en waarvoor ik u via deze .info wil bedanken! Liever nog schud ik u ook persoonlijk de hand. U bent dan ook van harte uitgenodigd voor de Overheid & ICT beurs. Dat is dan gelijk een mooie gelegenheid om onze nieuwe directeur Heimen Visser te ontmoeten. Of, om deze column in stijl af te sluiten, het ijs te breken. U komt toch ook?
.info | 17e jaargang | april 2011
Veel burgers en bedrijven maken –bewust of onbewust– al langer gebruik van ‘cloud computing’. Bijvoorbeeld wanneer zij voor de boekhouding of salarisadministratie inloggen in een speciale online applicatie. Het systeem draait op een centrale plek, waardoor meerdere organisaties gebruik kunnen maken van dezelfde applicatie. “Efficiënt en overal te gebruiken”, aldus cloud strateeg Michiel de van der Schueren. 7
Verbindingen van Gemnet zijn basis voor cloud computing
burgers sms’t dat iemand wordt vermist. Of BuitenBeter, waarbij burgers met hun mobieltje een foto kunnen maken van een losliggende stoeptegel, deze verzenden naar een dienst die de gemeente waarschuwt dat gemeentewerken aan de slag moet.” Cloud computing maakt dus ook interactie mogelijk. “Bovendien kan informatie die al in de cloud beschikbaar is, bijvoorbeeld omdat een andere aangesloten partij die nodig had, hergebruikt worden.”
De van der Schueren vergelijkt de
is het heel eenvoudig gebruik te gaan
.Efficiënter
werking van een cloud vaak met een
maken van een cloud.” De van der
De van der Schueren ziet de cloud vooral
waterfabriek. “ICT is het water dat
Schueren merkt daarbij terecht op dat
als extra mogelijkheid. “Het is niet de
uit de kraan komt. We gebruiken het
veiligheid hierbij een aandachtspunt
oplossing voor alles. Sommige applicaties
allemaal, maar het wordt op één plek
moet zijn. “Het netwerk is dan wel
vergen een te grote bandbreedte.
opgepompt, gezuiverd en via leidingen
veilig, de cloud zelf moet dat ook
Maar voor veel diensten is het een
getransporteerd. Vertalen we dit naar
zijn. Een platform dat wordt gedeeld
stuk efficiënter. Belangrijk, zeker met
een cloud dan is er een losse applicatie
door gemeenten, een private cloud,
het oog op het groeiende tekort aan
nodig, de software, een machine of
kan uitkomst bieden. Bijvoorbeeld
ICT-personeel. Hoe meer gebruik
platform waarop die software kan
in combinatie met een public cloud
van de cloud, hoe minder computers
draaien, en een goede infrastructuur
voor een goede mix tussen de
gemeenten in hun kelder hoeven hebben
waardoor een organisatie contact kan
schaalvoordelen van de een en de
staan. Zonder zorgen over veiligheid
maken met dat platform.”
vertrouwde samenwerking van de
dankzij Gemnet als spreekwoordelijk
ander.”
oliemannetje.”
Die infrastructuur biedt Gemnet: “Zodat
.Interactie en hergebruik
Michiel de van der Schueren werkt als
de ICT keurig, veilig en zonder morsen
Diverse gemeenten werken al met
partner en consultant bij Cloud Eleven en
binnenkomt. Goede infrastructuur
applicaties die niet op de eigen pc,
is voorzitter van het SaaS-Cloud Netwerk
is de basis voor cloud computing. En
maar ergens op een centrale plek
van brancheorganisatie ICT-Office.h
aangezien iedere gemeente op het
draaien. “Denk aan Burgernet, waarbij
netwerk van Gemnet is aangesloten,
een gemeente via een applicatie
.Infrastructuur als basis
.info | 17e jaargang | april 2011
.actueel 8 Vervolg van pagina 1
Onderzoek klant tevredenheid 2011 Weer meer tevreden klanten
expert Kim Spinder. Kleijnen: “Je kunt het nu al een succes noemen. Er zijn veel geïnteresseerden en we worden regelmatig benaderd door gemeenten die een kijkje in
Voor het vierde jaar op rij is de waardering van onze klanten hoger. Ook op alle andere vlakken zijn verbeteringen zichtbaar.
Efficiënt vergaderen met videoconferencing
onze keuken willen.” Deelname is overigens niet alleen voor grote gemeenten weggelegd, benadrukt de gemeentesecretaris. “Veghel is
Gemnet trapte het jaar traditiegetrouw af
Steeds vaker maken overheden de stap naar
geen wereldstad en we liggen ook
met een klanttevredenheidsonderzoek. En
visuele digitale communicatie. Een logische
niet bepaald centraal. Dat speelt
de conclusie is duidelijk: onze klanten vinden
keus, want met een videoconferentie werkt
gelukkig geen rol, want de instap
in Gemnet opnieuw een betrouwbare en
u efficiënter. Gemnet biedt uitkomst met de
is laagdrempelig. Het enige wat je
servicegerichte partner. Zowel over de kwaliteit
dienst Video as a Service.
moet hebben is een vrije werkplek met Wi-Fi. Een computer mag,
van onze producten en diensten als over onze service zijn klanten tevreden. En wat betreft
Gemnet helpt u met de dienst Video as a Service
maar hoeft niet. De bezoeker neemt
onze accountmanagers, zijn klanten zelfs
(VaaS) aan een praktische en productieve
immers meestal zijn eigen laptop of
zeer te spreken: de tevredenheid over hen is
oplossing, met behoud van face-to-face
ander device mee.”
spectaculair gestegen.
contact. In tegenstelling tot bijvoorbeeld een telefonische vergadering brengt video letterlijk
.Groter geheel
.Belangrijke rol
in beeld wat er speelt en hoe gesprekspartners
Deelname aan Seats2share
Een ruime meerderheid van onze klanten vindt
in een bepaald onderwerp staan. Bovendien
past binnen de toekomstvisie
de rol van Gemnet essentieel of zeer belangrijk.
bespaart u reiskosten en draagt u bij aan een
van de gemeente Veghel. “We
Zoals een van de ondervraagden aangeeft:
duurzamere bedrijfsvoering.
zijn een vooruitstrevende gemeente. Seats2share en in
‘Er was een goed team om de afgenomen producten te realiseren. Daarnaast denkt
.Weinig nodig
bredere zin Het Nieuwe Werken
Gemnet mee met de gewenste oplossingen.’
Met VaaS kunt u videogesprekken voeren via
passen daar helemaal bij. Nu is
Natuurlijk zijn wij trots op dit resultaat en doen
het beveiligde Gemnet netwerk, het publieke
het zaak dat meer gemeenten
er ook dit jaar weer alles aan om deze kwaliteit
internet of via ISDN met andere gemeenten,
deelnemen. Alleen zo kunnen
vast te houden.
leveranciers en/of partners. En behalve een
we er een succes van maken en
verbindingslijn hebben gebruikers alleen een
valt er écht wat te kiezen.” Goed
Nieuwsgierig naar meer resultaten? U kunt de
beeldscherm en een camera nodig. Weten hoe
nieuws is dat de Vereniging van
volledige samenvatting van de uitkomsten en
het werkt? Kom dan van 19 t/m 21 april langs
Gemeentesecretarissen (VGS) heeft
de toelichting opvragen via
[email protected] of
bij Gemnet (stand D048) tijdens de Overheid
toegezegd dat vóór juli 2011 de helft
070 – 343 69 00.
& ICT beurs 2011 en ervaar zelf hoe het werkt.
van de Nederlandse gemeenten
U maakt dan bovendien kans op een pilot met
gaat meedoen. “We zijn er nog niet,
videoconferencing in uw gemeente.
maar het is een goed begin.” Geïnteresseerd of meedoen aan de
COLOFON Uitgave: Gemnet bv, Maanplein 110, 2516 CK Den Haag | Telefoon 070 - 343 67 52 | Voor reacties en redactionele bijdragen:
[email protected] | Vormgeving en illustraties: Hoogteyling BNO, Schiedam | Fotografie: pag 1, 7: iStock, pag 3: Gemeente Smallingerland
pilot? Op www.seats2share.nl staat hoe u zich kunt aanmelden.
