Open Archieven door Crowdsourcing een project voor grootschalige archiefontsluiting Eindverslag voor het Mondriaan Fonds Projectnummer Stadsarchief Amsterdam April 2013
Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1. Eindverslag 1.2. Bekroond initiatief 1.3. Bewezen concept 1.4. Blijvend resultaat 2. Verloop van het project 2.1. Samenwerking binnen een landelijk project 2.2. Software: geen leverancier maar een public private partnership 2.3. Ontwikkeling software in samenwerking met testpanel 2.4. Indexeren met een hechte community 2.4.1. wie, waarom en waar vandaan 2.4.2. pleasure, praise & profit 2.5. Innovatie op Militieregisters.nl 3. Financiële verantwoording 3.1. Overzicht begroting en realisatie van de uitgaven 3.2. Projectteam 3.3. Uitwisselingsformat 3.4. Service overeenkomst 3.5. Scannen 3.6. Communicatie 3.7. Onvoorzien 3.8. Dekking 4. Fotobijlage
1
1. Inleiding 1.1
Eindverslag
Dit eindverslag heeft een drieledig doel. Primair vormt het de verantwoording aan de twee sponsors van het project: het Mondriaan Fonds en het VSB-fonds. Zonder financiële steun van deze fondsen had VeleHanden er niet kunnen komen. Het verslag is ook een nuttige evaluatie voor de deelnemende instellingen met wie efficiënt en zonder één wanklank is samengewerkt. Andere collega’s bieden we dit verslag met plezier aan. En – last but not least – het verslag is ook bedoeld als een terugblik voor alle leden van VeleHanden. Vanaf de eerste oproep via de nieuwsbrief van het Stadsarchief om ons te helpen met het testen van de software tot de laatste controle op de anderhalf miljoen ingevoerde namen van het pilotproject stonden de vrijwilligers voor ons klaar met altijd positieve inzet. Wij waren als projectteam heel erg blij met deze leuke samenwerking. Er is een echte ‘velehanden-community’ ontstaan. In lijn met de gang van zaken tijdens het project laten we in dit verslag daarom graag en vaak de leden van VeleHanden zelf aan het woord. De blokjes met citaten zijn afkomstig van het Forum, van de individuele Ledenpagina’s op VeleHanden.nl en van de pagina met publieksreacties van de website Geschiedenis Online-prijs.
1.2
Bekroond initiatief
Het doel van het project zoals geformuleerd in het projectplan is volledig gerealiseerd. Met VeleHanden.nl is een faciliteit gecreëerd waarmee archiefinstellingen met behulp van grootschalige inzet van vrijwilligers de vele kilometers archieven in hun bewaarplaatsen kunnen gaan ontsluiten. Het initiatief is beloond met de Geschiedenis Online prijs 2011, een eervolle vermelding bij de Artifex Award 2012 en een nominatie voor een Computable Award 2012.
Het projectteam bij de Uitreiking Geschiedenis Online prijs 2011
De publieksjury, een paar reacties Dit was er nog niet! Participeren, betrokken raken, interactie en het werkt als een trein.
2
Een overzichtelijke website zonder franje, goed te lezen en in één oogopslag te overzien!! Het is een plezier aan deze site te werken. Slim concept, goed uitgewerkt. Briljante website, werkt heerlijk. Veruit de beste crowdsourcing tool die beschikbaar is! Zowel in techniek als functie een top site!
Forum: Geschiedenisonline prijs gewonnen! Van harte gefeliciteerd! Leuk, dat jullie de deelnemers ook in de eer betrekken, maar velen zouden al snel zijn afgehaakt als de website niet zo goed doordracht in elkaar zat en niet zo makkelijk in het gebruik was.
De eer komt dus geheel en al de bedenkers en makers van de site toe! (en stiekem ben ik zelf ook wel een beetje trots)
Van harte gefeliciteerd met de prijs. Ik zag het gisteravond al en ik ben er ook best een beetje trots op. Geweldig leuk als je je afvraagt of er twee plaatsen Heerenveen zijn dat er iemand weet te antwoorden dat de plaats bij twee gemeenten hoorde. Heb je toch weer wat geleerd en je vraagt je dan weer af waarom dat zo was? Jammer dat ik niet bij de prijsuitreiking kon zijn. Vele Handen Team van harte gefeliciteerd, wat leuk dat "onze" website heeft gewonnen!
1.3
Bewezen concept
De cijfers bewijzen dat het concept ook werkt. Na anderhalf jaar zijn er bijna 2000 vrijwilligers geregistreerd. Voor het einde van de projectperiode is het pilotproject afgerond. Daarbij zijn in totaal 1.639.084 records met naam, geboorteplaats en geboortedatum twee maal ingevoerd door twee leden en door een derde lid gecontroleerd. Omgerekend is dat ruim 18 manjaren fulltime arbeid. Hoewel het vanzelfsprekend is dat internetprojecten wereldwijd toegankelijk zijn, heeft het ons toch blij verrast dat er zoveel vrijwilligers uit het buitenland meedoen: maar liefst 12% . Ook Militieregisters.nl, de site met de pilotindex gepubliceerd in het Nederlands en het Engels, mag zich verheugen in een brede belangstelling. Toppunt hiervan was voor ons een tweet in het Japans met een link naar de Militieregisters.
3
Met Google translate konden we ontcijferen dat de Japanse twitteraar opmerkt dat onder meer een lengte van minder dan 1 meter en 55 centimeter reden was voor afkeuring voor militaire dienst in de 19de eeuw in Nederland. En dat klopt. Dat is te lezen op Militieregisters.nl
Internationaal kregen we van veel collega’s bijzondere waardering voor ons vroege crowdsourcingsinitiatief. Ben Brumfield, een software-ontwikkelaar uit Texas vertaalde onze eerste proefsite in het Engels, het Duitse vakblad Der Archivar rapporteerde enthousiast over VeleHanden en een Engelse Phd-studente van University College London (UCL) schreef op haar blog over VeleHanden en ze interviewde voor haar proefschrift de leden van het testpanel. Op het 4-jaarlijkse International Congres of Archives werden we uitgenodigd te spreken. De presentatie voor dat congres in Australië is gemaakt in samenwerking met de studente van UCL.
Blog van Ben Brumfield en Powerpoint ICA-congres Brisbane
4
De enige teleurstelling bij dit project was dat het te moeilijk bleek om alle Nederlandse archiefinstellingen te bewegen tot deelname. Daardoor lukte het niet de gewenste 1 miljoen scans van Militieregisters binnen het project te ontsluiten. We zijn blijven steken op 326.437 scans, afkomstig van 16 archiefinstellingen. Positief is weer wel dat inmiddels andere beheerders van cultureel erfgoed VeleHanden.nl hebben ontdekt als het platform voor crowdsourcing. De Koninklijke Academie van Beeldende Kunsten in Den Haag roept nu de hulp van de crowd in bij het ontsluiten van haar leerlingen- en lerarenregisters, Regionaal Archief Leiden vraagt de crowd om een bestaande index aan de juiste scans te koppelen en Museum Naturalis start dit voorjaar een project voor de beschrijving van de grote collectie kleine insecten.
1.4
Blijvend resultaat
Zoals onze doelstelling was hebben de software-ontwikkelaars waarmee VeleHanden.nl en Militieregisters.nl zijn gebouwd de verdere ontwikkeling van respectievelijk het crowdsourcingsplatform en van het zoeksysteem op zich genomen en blijft het ook na afloop van het project voor alle erfgoedinstellingen mogelijk daarop projecten te plaatsen. Bij het eindfeest voor het project Militieregisters worden twee nieuwe projecten gepresenteerd aan de crowd: fotobeschrijving voor het Maria Austria Instituut en transcriptie van insectengegevens voor Naturalis. De projecten gaan door en zo heeft het project Open archieven door crowdsourcing een blijvend resultaat.
Forum VeleHanden: Hoera! De Militieregisters zijn klaar Ik heb ook meegedaan met de invoer. Dit was mijn favoriet. Jammer dat ik het niet eerder wist dat dit kon. Lekker invoeren. Maar gelukkig heb ik vele handen gevonden. Het lijkt wel gisteren.. dat we met zo'n 50 man/vrouw in juni 2011 bij de eerste sessie van het proefproject zaten! En nu is het klaar! Ongelooflijk hoe snel dat is gegaan en wat was het leuk, de discussies, de tips trucs etc. van collega invoerders om te verbeteren. Dat hebben we toch maar heel knap gedaan met z'n allen! Ook de steun van bouwers Vele Handen en projectteam, vooral in het begin, was onontbeerlijk. Een kleine snik dat het voorbij is. Jeetje, ze zijn dus écht op... Jammer, ik heb er met heel veel plezier aan meegewerkt. Helaas hoorde ik pas vorig jaar augustus van het project/Vele Handen. Maar ja, beter laat dan nooit, toch? Wil iedereen bedanken voor de fijne samen- en medewerking: de sfeer hier was/is ronduit fantastisch, echt voor en met elkaar. Zeker toen ik nét begon en regelmatig struikelde werd ik regelmatig weer op het goede spoor gezet. Super!!
5
2. Verloop van het project
2.1
Samenwerking in een landelijk project
Primair doel van dit project was het inrichten van een permanent platform voor crowdsourcing om de Nederlandse archieven met en voor een breed publiek toegankelijk te maken. Een landelijk platform met landelijke projecten is ook interessant voor vrijwilligers uit het hele land. Het pilotproject, het indexeren van de Militieregisters, is gekozen omdat vrijwel alle Nederlandse archieven over deze zelfde registers beschikken en iedereen met Nederlandse voorouders iemand in deze registers kan vinden met wie hij verwant is. Vanaf het voorjaar van 2010 hebben we geprobeerd de Nederlandse archieven enthousiast te maken voor deelname aan het project. Op de url van Militieregisters.nl was een tijdelijke projectwebsite met informatie over het project en een oproep tot deelname; we hebben vier maal geschreven over het project in het Nederlandse Archievenblad en twee achtereenvolgende jaren hebben we lezingen gegeven op het jaarlijkse landelijke archiefcongres. We spraken op erfgoedbrede bijeenkomsten in Amsterdam ‘Kom je ook’ (Mediamatic, 16 juni 2011) en Rotterdam ‘Dish’ (DEN ,7 december 2011). Gedurende de loop van het project hebben 16 archiefinstellingen zich aangemeld, waarvan de laatste in november 2012.
Eerste artikel met oproep tot deelname in Nederlands Archievenblad
Voorwaarde voor deelname was dat ieder archief zelf de kosten voor zijn rekening zou nemen voor de productie van de eigen scans. Bovendien zijn de inkomsten uit verkoop van de scans gedurende de projectperiode bestemd als bijdrage aan de financiering van het project. Stadsarchief Amsterdam verzorgde voor alle partners het volledige scantraject, inclusief:
6
-
Selectie en controle van de registers
-
Selectie, onderhandeling en instructie van leverancier
-
Heen- en retourtransporten van registers
-
Controle van de scans op kwaliteit en volledigheid
Omdat het een grote opdracht in een landelijke samenwerkingsverband was, lukte het een zeer aantrekkelijke stuksprijs voor de scans te bedingen bij de leverancier. De scans zijn direct na productie geleverd aan de archiefinstellingen; de door de crowd geproduceerde metadata zijn, na controles door het Stadsarchief, eveneens geleverd aan de instellingen bij de afronding van het project.
Vertegenwoordigers van de deelnemende archieven bij de laatste vergadering in Amsterdam
2.2
Software: geen leverancier maar een public private partnership
Het onderhoud van een landelijk platform voor crowdsourcing hoort niet tot het takenpakket van een Stadsarchief. Daarom is gezocht naar een commerciële partner die bereid is het platform niet alleen te bouwen maar ook te gaan exploiteren. Om zo’n partner te vinden is géén aanbesteding georganiseerd met een uitgebreid pakket van eisen waarbij de goedkoopste aanbieder de opdracht krijgt toegewezen, maar is een RFP (request for proposal) gepubliceerd waarin potentiële partners zijn opgeroepen om voor een vooraf vastgesteld bedrag zowel een innovatief en goed product te leveren als ook hun visie op crowdsourcing te omschrijven en zich aan te geven hoe zij de exploitatie van de site in de toekomst dachten te organiseren.
7
Het Request for Proposal. Alle projectdocumenten zijn gepubliceerd op de projectwebsite en op de website van het Stadsarchief: https://stadsarchief.amsterdam.nl/tadsarchief/over_ons/projecten/index.nl.
Niet eerder werd op deze wijze gezocht naar een samenwerkingspartner voor ontwikkeling van software. En, hoewel het beschikbare budget substantieel was, erg ruim was het niet, aldus onze blogger uit Texas met kennis van zaken: “The budget described in the RFP is maximum 150000 Euros. As a real-life software developer, it's hard for me to see how this would pay for building a transcription tool, index database, scan import tool, scan CMS, search database and (since they expect to sell the searched scans) eCommerce. And that includes running servers too!” http://manuscripttranscription.blogspot.nl/2010/12/militieregistersnl-and-velehandennl.html)
Gelukkig bleken toch niet minder dan zeven bedrijven bereid een voorstel te dienen. En het was lastig kiezen. Uiteindelijk is besloten niet met één, maar met twee bedrijven in zee te gaan: één voor de bouw van VeleHanden, het crowdsourcings platform en één voor de bouw van een website met een zoeksysteem en webwinkel voor een landelijke pilot. Picturae BV, met name bekend als leverancier van beeldbanken, is gevraagd VeleHanden.nl te bouwen. De ontwikkelaar van de Archiefbank van het Stadsarchief, Toutatis BV, heeft de website ontwikkeld voor het pilotproject: Militieregisters.nl.
8
Homepage van VeleHanden.nl en Zoeksysteem op Militieregisters.nl
2.3
Ontwikkeling software in samenwerking met testpanel
Voor de ontwikkeling van VeleHanden.nl is gekozen voor de zgn. ‘scrum-methode’. Daarbij wordt software niet volledig vooraf omschreven in een functioneel en technisch ontwerp, maar worden in een aantal korte ‘sprints’ stukjes software gedefinieerd, ontworpen, getest en opgeleverd in nauwe samenspraak tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Zo zijn VeleHanden.nl en Militieregisters.nl in drie fasen gebouwd waarbij achtereenvolgens getest kon worden op het invoeren, controleren en de productieomgeving. Bij het bouwen en testen van de websites is vanaf de start ook de doelgroep betrokken geweest. Wie kan beter beoordelen of prettig iets werkt dan degene die het in het dagelijks leven ook doet? Bovendien was een basisproductie van gegevens nodig om de functionaliteiten te kunnen testen. Via een oproep in de Nieuwsbrief van het Stadsarchief hoopten we enkele tientallen leden voor een testpanel aan te kunnen trekken. Binnen twee dagen is de aanmelding stopgezet toen zich 150 testers hadden gemeld!
Oproep om te testen in de Nieuwsbrief en op de website van het Stadsarchief 9
Voor de software-ontwikkelaars was het in eerste instantie wat onwennig om te werken met een zo grote groep eindgebruikers in de rol van tester. Het bleek echter zeer succesvol: de gebruikers waren blij omdat met de directe invloed die ze bleken te hebben op de werking van de site en de ontwikkelaars waren blij met gebruikers die niet klaagden over problemen maar juist geduld en begrip toonden tijdens het testtraject. Conclusie van de Alexandra Eveleigh, de UCL- studente die voor haar proefschrift de ontwikkelingen volgde: “In fact, I think one of VeleHanden‘s great strengths is the project’s user-focused approach to design and testing”
Foto van bijeenkomst met testpanel in Stadsarchief Amsterdam door Alexandra Eveleigh
Zo is het testpanel van juni tot november 2011 intensief betrokken geweest bij de ontwikkeling van VeleHanden.nl. Er zijn drie bijeenkomsten belegd met bouwers en testpanel en er is ook drie maal een uitgebreide enquête gehouden onder de testers. Tijdens de bijeenkomsten werd bij nieuw gebouwde onderdelen instructie gegeven en over en weer zijn argumenten uitgewisseld over voor- en nadelen van bepaalde opties. Via de enquête was het mogelijk ook de mening te peilen van testers die in het buitenland wonen. Een enquête geeft bredere en objectiever resultaten dan een mondelinge peiling tijdens een bijeenkomst. Een voorbeeld van een punt waarover tijdens de panelbijeenkomst uitvoerig is gesproken is de vraag of vrijwilligers nu wel of niet zelf de te indexeren scans zouden moeten kunnen kiezen op basis van herkomst van de scans. Voordeel zou zijn dat bekendheid met familie- of plaatsnamen uit een bepaalde streek zou leiden tot minder fouten bij het indexeren; nadeel dat wellicht scans uit een omgeving waar weinig vrijwilligers beschikbaar zijn, niet afgerond zouden worden en het werkproces zou ook veel minder efficiënt zijn. Je weet dan niet wanneer welke scan voor de 2e maal wordt ingevoerd zodat er gecontroleerd en afgehandeld kan worden; de scans blijven dan veel langer ‘open’. Wij vonden de nadelen opwegen tegen de voordelen en hebben er voor gekozen om bij de Militieregisters aan de vrijwillgers géén optie aan te bieden waarmee de indexeerder zelf kan kiezen welke scans hij bewerkt. Achteraf is via de enquête gevraagd hoe men deze beslissing vond en hoe het is ervaren. Over het
10
geheel genomen was de reactie positief: 44 % van de geënquêteerden koos zelfs voor de optie ‘Ik vind het juist leuk als de scans willekeurig worden uitgedeeld’. De vrijwilligers zonder kennis van met name de spelling van Friese plaatsnamen hebben het inderdaad een tijdje moeilijk gehad en sommigen haalden opgelucht adem toen de Friese scans klaar waren, maar de meerheid had er juist van genoten. En onderling heeft men elkaar hulp geboden bij het ontcijferen van de soms inderdaad wel heel ingewikkelde plaatsnamen.
Forum VeleHanden: Friese plaatsnamen Gisteren zijn we schijnbaar begonnen aan de Friese militieregisters. De plaatsnamen zijn hierbij een stuk moeilijker. Omdat ze onbekend zijn, zijn ze ook veel moeilijker te lezen. Ik heb gemerkt dat via Wikipedia je er vervlogens wel uitkomt. Bijvoorbeeld Wikipedia geeft bij Westdongeradeel 13 verschillende dorpjes, waarvan er dan eentje achter de plaatsnaam in het militieregister staat. Problemen heb ik nog met Franckeradeel of is het toch Franekeradeel. Zonder deze site was ik nooit op Rauwerdehem Irnsum gekomen ;) http://rabbel.nl/friesland.html#find Een voordeel van het invoeren van de Friese plaatsnamen. Als! de elfstedentocht doorgaat, kunnen we "moeiteloos" alle tussenliggende dorpen + gemeenten opnoemen, alsof we er zelf wonen!
2.4
Indexeren met een hechte community
Met de enthousiaste start van het testpanel was ook de basis gelegd voor een hechte community online. Bij de lancering van de site op 3 november zijn de leden van het testpanel gevraagd op te treden als ‘avant-garde’ en de nieuwkomers te helpen. Daartoe bleek men van harte bereid.
Leden van het testpanel helpen de nieuwkomers op 3 november
11
Online is het Forum de plaats geworden waar de leden met elkaar de tips en trics bespreken. Het bleek als snel nodig het Forum in te delen in een aantal onderwerpen. Onderstaande tabel laat zien hoeveel info is uitgewisseld uitsluitend over de Militieregisters.
Rubriek
Aantal reacties
Aantal Onderwerpen
Geboorteplaatsen
44
284
Geboortedatum
25
105
Persoonsnamen
62
189
Over de scan
107
483
Totaal
238
1061
Het projectteam had nagedacht over maatregelen om ongewenste publicatie op het Forum te signaleren en te verwijderen, maar in de praktijk is daar tot nu toe nog geen behoefte aan geweest. Slechts één maal is op verzoek van betrokkene een account verwijderd van de website. Forum VeleHanden: een actieve deelnemer komt na afwezigheid van enkele maanden terug Inez schreef op 14-02-2013 17:14: Ha Theo, welkom terug! Zag je naam bij Militieregisters vaak voorbij komen en op een gegeven moment was je en route om vrouwen iets te leren (water halen??) Leuk je naam weer te zien. Theo Karamba schreef op 14-02-2013 18:03: Ja, ja, weer terug bij Vele Handen maar wel vanuit een bloedheet Senegal. Ik heb vrouwen geholpen met het transport van de rijst, met de ezel. Bij de militieregisters had ik het gevoel door een helder landschap te lopen maar bij KABK lijkt het wel of je je weg moet vinden door de steegjes van Londen met veel opkomende mistbanken. Invuller schreef op 15-02-2013 11:27: Theo is back ! Leuk je weer te zien op het forum en sucses met de invoer.
12
2.4.1 Wie en waar vandaan Op het aanmeldformulier worden een paar vragen gesteld aan nieuwe leden. Antwoorden is niet verplicht. Uit de aldus verkregen informatie blijkt dat de vrijwilligers van het Militieproject op VeleHanden voor het merendeel bestaan uit mannen van middelbare leeftijd en dat ruim 10% niet uit Nederland afkomstig is.
Woonplaatsen in:
Aantal verschillende woonplaatsen
Nederland
322
Rest van Europa
24
Amerika
10
Australië
9
Afrika en Azië
2
leeftijd
<20
Man
Vrouw
Geen geslacht ingevuld
4
3
20-29
38
41
30-39
62
69
40-49
89
75
50-59
190
119
60-69
252
94
70-79
87
27
>80
22
3
Geen leeftijd ingevuld
142
143
Totaal
886
574
353
1813
Leden VeleHanden die hebben meegedaan met de pilot Militieregisters.
13
Een nieuwsberichtje over de internationale deelnemers van VeleHanden: VeleHanden: invoer en controle vanuit 18 landen Leuk om te zien - alleen al bij de Overgenomen Delen zijn mensen aan het invoeren en het controleren vanuit maar liefst 18 verschillende landen: naast Nederland op dit moment België, Frankrijk, Spanje, Ierland, Duitsland, Zweden, Noorwegen, Denemarken, Zwitserland, Suriname, Thailand, Brazilië, USA, Canada, Senegal, Nieuw-Zeeland en Australië!
2.4.2 Pleasure, praise & profit Uit de literatuur over crowdsourcing blijkt dat er drie aspecten zijn die mensen motiveren om mee te doen met een vrijwilligersproject online: -
Plezier: het werk moet leuk zijn om te doen, de software met soepel en goed werken
-
Nut: het werk moet voldoening geven, het gevoel dat het iets betekent voor nu en later
-
Beloning: immaterieel of materieel, punten of een presentje, kennis en scans
Bij het ontwerp van VeleHanden.nl is ervoor gezorgd dat het invoeren heel gemakkelijk werkt. Doordat bij uniforme paginaopmaak gewerkt wordt met rasters kunnen ervaren invoerders met gemak tientallen scans achter elkaar verwerken, bijna zonder de vingers van het toetsenbord te halen. Kortom: ‘lekker werken’.
Het Forum: plezier Ik vind dit een geweldig initiatief. Het invoeren is bijna verslavend. Die prachtige handschriften, die gekke achternamen van sommigen :), de vele Cornelissen die ik ben tegen gekomen...Laat maar komen, die scans!
Wat is het toch leuk, zojuist mijn grootvader geindexeerd, fantastisch toch!! Het indexeren van je eigen stad heeft toch iets extra's. Ik ben hieraan begonnen omdat ik het een geweldig idee vind om op deze manier de informatie voor alle genealogen toegankelijker te maken. Zojuist een leuke variant ingevoerd: het bankiers-/patriciërsgeslacht Sillem, compleet met gouvernante, dienstboden en huisknecht op Heerengracht nr.478. Totaal 33 personen. Heel interessant. Het is supergaaf om te doen. Leerzaam, spannend om te ontcijferen. Ook: fantastisch werk om tussen 2 banen in te doen.
14
Naast plezier moet het werk de vrijwilligers ook voldoening geven. Veel vrijwilligers zijn zelf ook geïnteresseerd in genealogisch onderzoek. Ze doen mee omdat ze het zelf ook prettig vinden gebruik te maken van alle informatie online. Ledenpagina’s: ik doe mee omdat het nuttig is voor iedereen Doe zelf al vele jaren aan genealogie. Ik heb hierdoor ervaring in het lezen van handschriften. Voorts help ik graag mee de archieven toegankelijker te maken. Én het is nog een leuk werk ook. Al die verschillende familienamen en plaatsen van herkomst. Wonende aan de andere kant van de wereld is het niet altijd gemakkelijk om aan persoonsgegevens te komen. Via het Internet ter beschikking stellen maakt het een stuk gemakkelijker. Voor mijn stambomen kijk ik veel op internet en dus in indexen. Ik werk dus graag mee aan uitbreiding van die mogelijkheden. Het lijkt me goed me hiervoor in te zetten. Met veel tijd na mijn pensionering doe ik her en der verschillende klussen maar er kunnen er best nog wat bij. I feel the information is important for genealogists, sociologists, archivists, demographers, historians, archivists and scholars.
Omdat ik veel voordeel heb van de invoer die anderen al voor mij hebben gedaan.
En ten slotte speelt ook het feit dat het invoeren en controleren wordt beloond met punten een niet onbelangrijke rol. Op een dagelijks en wekelijks scorebord wordt bijgehouden hoeveel punten er zijn verdiend. Dat geeft eer van het werk en leidt soms tot kleine competities. Maar belangrijker is nog dat de punten ingewisseld kunnen worden voor scans. Blogger Ben Brumfield: “The pay-or-transcribe approach for acquiring scans is a really innovative approach. Offering people alternatives for supporting the project is a great way of serving the varied constituencies that compose genealogical researchers, allowing cash-poor, time-rich users (like retirees) an easy way to access the project.”
Forum: beloning in de vorm van punten wordt gewaardeerd Het voelt toch als een klein cadeautje, en het is een stimulans om door te gaan, als je van je invoeren controlewerk af en toe een scan kunt (blijven) kopen. Leuk dat de wandeling Isaac Israels met punten kan.
15
Punten krijgen is toch een beetje een stimulans. Het is geen betaling (wie wil er twee uur werken om een scan van 50 cent te kunnen kopen ?), maar wel een waardering. Ik doe het ook niet voor de punten ... Het is gewoon leuk om te doen en mijn skills van 10-vingers blindtypen komt weer eens goed van pas! Dat ik punten krijg voor het archief van Amsterdam vind ik overigens wel fijn. Heb al heel vaak saldo gekocht om iets op te kunnen zoeken daar. Maar ook al zou ik geen punten krijgen dan zou ik het nog doen ... Dat moet denk ik ook de insteek zijn voor dit 'werk'. Het blijft tenslotte vrijwilligerswerk mensen! Nog enkele maanden en vele handen draait 1 jaar. Het verkrijgen van punten voor de invoer is een goede stimulans. Hiermee kan in Militierregister.nl worden gezocht en zo je stamboom met gegevens aanvullen.
2.5 Innovatie op Militieregisters.nl VeleHanden.nl is een landelijk platform en de gegevens die door de crowd worden geproduceerd moeten geëxporteerd kunnen worden naar de websites en / of metadatabeheersystemen van de opdrachtgevers. Dat gebeurt in een xml-formaat dat leverancier-onafhankelijk is. Om de uitwisseling van gegevens daadwerkelijk te testen is ervoor gekozen om Militieregisters.nl te laten bouwen door een andere leverancier dan de leverancier van VeleHanden.nl. Het zoeksysteem van Militieregisters.nl heeft een aantal extra faciliteiten om de gebruiker te helpen bij het vinden wat hij zoekt. Zo verschijnt onder het zoekvenster, terwijl je aan het typen bent, al een lijstje met termen die passen bij je zoekopdracht. Typ je bijvoorbeeld in het veld Achternaam ‘vries’ dan zie je dat er 11.313 hits zijn. Dat is erg veel. Het is dus verstandig meer gegevens in te voeren voordat je de opbrengst gaat bekijken. Vul je daarna in het veld Tussenvoegsel ook ‘de’ in dan is het aantal hits dat aan beide zoekvragen voldoet 11.078. Nog steeds heel veel. Typ je vervolgens ook de voornaam in, dan zie je, zodra je de eerste letters invoert weer suggesties voor voornamen verschijnen en hoe vaak die voorkomen in de database in combinatie met de achternaam ‘de Vries’. Invoeren van de letter ‘a’ bijvoorbeeld laat zien dat ‘Abraham de Vries’ 120 keer voorkomt en ‘Andries de Vries’ 106 keer. Invoeren van een tweede letter van de voornaam kan de opbrengst nog verder verkleinen. Ben je op zoek naar een naam die vaak voorkomt, zoals Jan de Vries (968 keer), dan is het verstandig de geboortedatum en / of geboorteplaats in te vullen. Zo vind je heel snel resultaat. Maar belangrijker is nog dat deze methode ook helpt bij het ontdekken van spellingsvarianten en typefouten. Met name voor beginnende stamboomonderzoekers is dat erg behulpzaam. Een voorbeeld daarvan is te zien in onderstaand screenshot. De naam van de auteur van dit stuk komt voor als ‘Fleurbaay’ en ‘Fleurbaaij’ en de naam ‘Fleurbuuy’ bestaat niet. Terwijl je aan het typen bent zie je, als je de letters ‘fleurb’ hebt ingetypt al staan dat Fleurbaaij 23 x voorkomt, Fleurbaay 1x en ook Fleurbuuy 1x. Je begrijpt al snel dat hier sprake is van 2 spellingsvarianten en 1 fout. Over wie de fout heeft gemaakt kun je van mening verschillen. Degene die het register heeft ingevuld in de 19de eeuw schreef zo slordig dat drie mensen in de naam een dubbele u in plaats van een dubbele a zagen. Maar voor de onderzoeker is de vraag wie de fout heeft gemaakt niet zo interessant. Belangrijker is dat het zoeksysteem heeft geholpen alle inschrijving te vinden die relevant zijn voor zijn onderzoek. 16
Zoekactie waarbij autocomplete helpt spellingsvarianten te ontdekken
Een tweede belangrijke innovatie van Militieregisters.nl is de wijze waarop een deel van de gegevens uit de database volledig voor de zoekmachines van Google kan worden opengesteld. Dankzij deze innovatie en het feit dat de site ook volledig in het Engels is vertaald vinden veel nieuwe gebruikers wereldwijd, zowel genealogen als niet-genealogen, de weg naar Militieregisters.nl. Dat heeft geleid tot een goede omzet maar ook tot enkele nieuwe leden van VeleHanden. Een voorbeeld daarvan is een man met de displaynaam ‘Australian’. Op zijn ledenpagina schreef hij bij Waarom ik meedoe “I feel the information is important for genealogists, sociologists, archivists, demographers, historians, archivists and scholars.”
17
