Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven

Lei dra a d v o o r h e t m aken van een i n t ern c a l a m i t e i t enplan voor archieven

Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs, 2002

Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven

1

2


Inhoudsopgave Inleiding

5

Literatuur

8

Stap 1

Het aanstellen van een “crisismanager” die ten tijde van een calamiteit de leiding heeft Stap 2 Het uitvoeren van een risico-analyse om na te gaan tegen welke calamiteiten men zich wenst te beschermen Stap 3 Het maken van een overzicht van de inhoud van de archieven en op basis hiervan het maken van een prioriteitenlijst Stap 4 Het in kaart brengen en evalueren van bestaande preventieve voorzieningen en maatregelen Stap 5 Het maken van een lijst van personeelsleden en van externe organisaties, die in geval van een calamiteit gewaarschuwd moeten worden Stap 6 Het bepalen van de te gebruiken beschermingsmethoden Stap 7 Het maken van plannen voor herstel van archieven Stap 8 Het anticiperen op contacten met de media Stap 9 Het schrijven van een calamiteitenplan voor archieven Stap 10 Het opleiden van personeel Stap 11 Het oefenen van het calamiteitenplan Stap 12 Het evalueren van het calamiteitenplan voor archieven

13 13 16 16 16 17 18 18 18 19 19 20

Bijlage 1 Voorbeeld van het schrijven van een calamiteitenplan Inleiding en doelstelling. Hoofdstuk 1 Verantwoordelijkheden Hoofdstuk 2 Reikwijdte van het plan Hoofdstuk 3 Handelwijze bij calamiteiten

23 23 25 25

Bijlage 2 Het bestrijden van een schimmelbesmetting

33


3

4


Inleiding In februari 1995 werden veel instellingen in het rivierengebied in Limburg, Gelderland en ZuidHolland geconfronteerd met de acute dreiging van een archiefcalamiteit. Toen bleken niet alleen kennis en ervaring tekort te schieten, maar bleek ook een organisatie met adequate hulpmiddelen te ontbreken. Daarom werd door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) besloten tot de instelling van een werkgroep risicobeheersing archieven. Deze werkgroep kwam met een aantal aanbevelingen waaronder het opstellen van calamiteitenplannen voor gemeenten en waterschappen die beschikken over een speciaal daartoe ingestelde archiefdienst, alsmede voor de regiopolitie en instellingen op basis van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en voor de provinciale organen. De voor u liggende leidraad is bestemd voor gemeenten, waterschappen, e.d. die niet beschikken over een dergelijke dienst. Zij is tot stand gekomen in samenwerking tussen vertegenwoordigers van de gemeenten Gaasterlán-Sleat en Wûnseradiel, de Regionale Brandweer Zuidwest-Friesland, de Regiopolitie Friesland en de provinciale archiefinspectie Friesland en in latere instantie de provinciale archiefinspecties van Zeeland, Limburg en Zuid-Holland. De vertegenwoordigers van deze instanties hebben er naar gestreefd om zo duidelijk en volledig mogelijk te zijn bij het opstellen van de leidraad. Opmerkingen en aanvullingen zijn uiteraard welkom en indien noodzakelijk zal de leidraad hierop worden aangepast. Als uitgangspunt voor deze leidraad hebben met name drie publicaties gediend, namelijk: - Voor het kalf verdronken is; Handleiding voor het maken van een museaal calamiteitenplan van het Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap; - Risicobeheersing voor archiefdiensten; Voorlopige aanbevelingen voor organisatie, preventie en salvage van de hiervoor vermelde werkgroep risicobeheersing archieven; - Concept-calamiteitenplan voor de collecties van het Algemeen Rijksarchief en de Koninklijke Bibliotheek door I. van Leeuwen en B. Wassink. Deze leidraad is bedoeld als richtlijn bij het opstellen van een calamiteitenplan voor alle archiefbescheiden binnen uw organisatie, d.w.z. alle bescheiden, ongeacht hun vorm (digitaal, papier, perkament of anderszins) die door gemeente of waterschap, etc. zijn ontvangen of opgemaakt. Dit calamiteitenplan kan worden gebruikt bij minimaal brand-, water- en schimmelschade en diefstal. De bescheiden kunnen als volgt worden onderverdeeld: a. bescheiden die in beginsel dagelijks nodig zijn voor de bedrijfsvoering (het zgn. dynamisch archief). In het algemeen zijn deze bescheiden niet ouder dan circa 5 jaar; b. bescheiden die voor de bedrijfsvoering niet meer dagelijks moeten worden gebruikt, maar nog wel van belang zijn om er op terug te kunnen vallen (het zgn. semi-statisch archief).


5

In het algemeen zijn deze bescheiden tussen circa 5 en 20 jaar oud; c. bescheiden die primair niet meer van belang zijn voor de bedrijfsvoering, maar historische waarde hebben gekregen (het zgn. statisch archief). In het algemeen zijn deze bescheiden ouder dan 20 jaar en komen voor permanente bewaring in aanmerking. De leidraad is geen organisatieoverzicht noch een waarschuwings- en afsprakensysteem voor het adequaat kunnen optreden bij calamiteiten. Deze bevat dus ook geen concrete voorschriften en procedures die voor iedere instelling direct toepasbaar zijn. Dit betekent dat elke lagere overheid zelf haar eigen maatwerk zal moeten verzorgen in de vorm van een calamiteitenplan voor archieven. Het verdient de voorkeur voor de uitwerking van dit plan aansluiting te zoeken bij de systematiek van het gemeentelijk rampenplan, als bedoeld in de Wet Rampen en Zware Ongevallen. Concreet zou dit kunnen inhouden de voorbereiding van een actiecentrum archieven. Geadviseerd wordt daarover contact op te nemen met de ambtenaar rampenbestrijding van de gemeente. De bemensing van het actiecentrum geschiedt uit de eigen organisatie. Het actiecentrum wordt formeel aangestuurd door de gemeentesecretaris, die zitting heeft in de gemeentelijke rampenstaf. Dat het treffen van voorzieningen noodzakelijk is, illustreren de volgende voorbeelden van (bijna-)archiefcalamiteiten. ● Eind jaren tachtig werd het Ryksargyf in Friesland geconfronteerd met een acute schimmelexplosie. Deze was veroorzaakt doordat een besmet archief in een van de depots was geplaatst. ● In 1990 kwam als gevolg van een volgelopen bouwput met water uit het Eindhovens Kanaal het souterrain van het Nutsbedrijf Eindhoven onder water te staan. Hierin bevond zich het volledige archief (600 meter). ● In 1992 werd brand gesticht in een hoop rommel bij de aanzuigopening van het klimaatsysteem van het gemeentearchief te Amsterdam. De brandweer kon niet komen, omdat deze bezig was met het blussen van de brand in en om de neergestorte Boeing van El AL op een flat in de Bijlmermeer. Hieruit blijkt dat de brandweer en in het algemeen iedere rampenorganisatie uiteraard absolute prioriteit geeft aan humanitaire hulpverlening. ● In 1995 werd bij de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) in Winschoten een aantal daar op bewerking wachtende (Friese) archieven beschadigd door waterschade als gevolg van een lekkend dak. ● Ook in 1995 werden veel instellingen in het rivierengebied door extreem hoge waterstanden geconfronteerd met een dreigende archiefcalamiteit op grote schaal. Als gevolg hiervan moesten alle archieven van het streekarchivariaat Bommelerwaard in Zaltbommel worden geëvacueerd naar ‘s-Hertogenbosch.

6


●

●

●

●

●

●

In datzelfde jaar werd bij enkele archiefdiensten in de Randstad geconstateerd dat een bezoeker een aantal archiefbescheiden had ontvreemd. In 1996 kwam als gevolg van een gesprongen waterleiding een groot deel van het Tweede Kamergebouw in Den Haag onder water te staan, waaronder de archiefkelder. Gevolg: vele kamerstukken raakten beschadigd. Ook in dat jaar werd uit het kantoor van het Landelijk Recherche Team (LRT) een aantal diskettes met vertrouwelijke informatie ontvreemd. Het bleek dat de beveiliging onvoldoende was. In 1999 ontstond in het Limburgse Susteren als gevolg van hevige regenval in de gemeentelijke archiefbewaarplaats, tevens archiefruimte, een omvangrijke schade. Onder begeleiding van de provinciale archiefinspectie werd een reddingsoperatie gestart. De totaalkosten van deze calamiteit werden geschat op f 510.000,- afgezien nog van de kosten van de verbetering van de archiefbewaarplaats à raison van f 450.000,-. De gemeente was niet verzekerd. Eveneens niet zo lang geleden hebben in Pekela en Zutphen onopgemerkte defecten aan de klimaatbeheersing er toe geleid dat archieven met schimmel besmet werden. Ook de recente vuurwerkramp in Enschede en de cafébrand in Volendam bevestigen nut en noodzaak van een goede documentatie en archivering van relevante bescheiden.

Om tot een verantwoord plan te komen is een aantal stappen noodzakelijk die voornamelijk gericht zijn op het voorkomen van schade. Deze stappen zijn achtereenvolgens: Stap 1. Het aanstellen van een “crisismanager” (hoofd actiecentrum archieven) die ten tijde van een calamiteit de leiding heeft; Stap 2. Het uitvoeren van een risico-analyse om na te gaan tegen welke calamiteiten men zich wenst te beschermen; Stap 3. Het maken van een overzicht van de inhoud van de archieven en op basis hiervan het maken van een prioriteitenlijst; Stap 4. Het in kaart brengen en evalueren van bestaande preventieve voorzieningen en maatregelen; Stap 5. Het maken van een lijst van personeelsleden en van externe organisaties die in geval van een calamiteit gewaarschuwd moeten worden; Stap 6. Het bepalen van de te gebruiken beschermingsmethoden;


7

Stap 7. Het maken van plannen voor herstel van archieven; Stap 8. Het anticiperen op contacten met de media; Stap 9. Het schrijven van een calamiteitenplan voor archieven; Stap 10. Het opleiden van het personeel; Stap 11. Het oefenen van het calamiteitenplan voor archieven; Stap 12. Het evalueren van het calamiteitenplan voor archieven.

Hierna wordt per stap aangeven welke voorzieningen getroffen moeten worden. Aangezien schimmelbesmetting de meest voorkomende calamiteit in archieven is, is er voor gekozen de in dat geval te volgen procedure uitgebreid te behandelen (zie bijlage 2). Aanbevolen wordt bij deze werkzaamheden ook de hieronder vermelde literatuur te raadplegen.

Literatuur Adam, H.B.N.B. ea., Risicobeheersing voor archiefdiensten; voorlopige aanbevelingen voor organisatie, preventie en salvage, zonder plaats, 1995 Bedrijfshulpverlening totaal, theorie & praktijk, Alphen aan den Rijn, 1996 Brandbeveiligingsconcept, gebouwen met een publieksfunctie. Ministerie van Binnenlandse Zaken, Directie Brandweer en Rampenbestrijding, Afdeling Preventiebeleid, Den Haag, 1995 Brokerhof, A.W., Zanen, B. van en Teuling, A.J. den, Pluis in huis. Geïntegreerde bestrijding van schimmels in archieven, Amsterdam 1999. Bruin, G. de (e.a.), Depothygiëne en schimmelbestrijding, in: Archiefbeheer in de Praktijk, hoofdstuk 5055, Houten, 1987, laatstelijk gewijzigd 1996 Buylinckx, J.J.A., Van evacuatie zonder rampenplan naar risicobeheersing, in: Nieuws van Archieven, nulnummer, augustus 1996

8


Calamiteitenkalender en Waterschade wat nu? Eerste conserverende Maatregelen. Instituut Collectie Nederland, 1999 Kemp, J., Vriesdrogen van fotografische materialen, een rapport, mei 1995 (getypt) Kölker, A.J., Vriesdrogen technisch archiefbestand, in: Overheidsdocumentatie 11 (1985) Leeuwen, I. van (e.a.), Concept-calamiteitenplan Koninklijke Bibliotheek en Algemeen Rijksarchief, Den Haag, 1995 Margry, P.J. (red.) Voorschriften Archiefruimten, Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI), ‘s-Hertogenbosch, 1991, laatstelijk gewijzigd 1995 Meijer, A.C. (e.a.), Het vacuümvriesdrogen van grote hoeveelheden natte boeken in Zeeland, in: Open 17(1985)3 Mosk-Stoets, L.H., Voor het kalf verdronken is, handleiding voor het maken van een museaal calamiteitenplan. Centraal Laboratorium, informatie nr. 10, Amsterdam, 1992 Most, P. van der (e.a.),Schade-atlas archiefmateriaal voor 1800, Den Haag, 1991 Ommeren, H.R. van., Over het vriesdrogen -niet vacuümvriesdrogen- van natte archiefstukken, in: Archiefperspectief, Bulletin van de gezamenlijke provinciale archiefinspecteurs in Nederland, nummer 2, 1987 Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen 2001 Richtlijnen waterschade. Uitgebracht door restauratie-atelier de Tiendschuur, Tilburg, januari 1998 Roelofs, W.G.Th. (red), Museale calamiteiten en calamiteitenplanning. Centraal Laboratoriuminformatie nr. 20, Amsterdam, 1992 Teuling, A.J.M. den, Calamiteiten. Wegwijzer bij (water-)schade in archieven en bibliotheken en het opstellen van een rampenplan, in: Archiefbeheer in de Praktijk, hoofdstuk 5050, Houten, 1987, laatstelijk gewijzigd 1996.


9

10


Stapsgewijs

Watersnood in het archief van Susteren Foto: Gemeente Susteren


11

12


HET STAPPENPLAN

Stap 1 Het aanstellen van een “crisismanager” (hoofd gemeentelijk actiecentrum) die ten tijde van een calamiteit de leiding heeft Als zich een calamiteit voordoet zal er iemand als “crisismanager” (of diens vervanger) met de leiding moeten worden belast, die over bepaalde kennis en vaardigheden beschikt. In de eerste plaats dient deze persoon op de hoogte te zijn van specifieke aspecten als veiligheid en beveiliging en daarnaast ook te beschikken over kennis van en inzicht in de administratieve en cultuurhistorische waarde van archieven. Bij een archiefdienst zal dit in de meeste gevallen de archivaris zijn. Bij instellingen die niet beschikken over een eigen archiefdienst kunt u hierbij denken aan het hoofd van het organisatie-onderdeel dat is belast met het archiefbeheer. Uiteraard geldt dit laatste ook voor instellingen die nog niet overgebrachte archieven beheren. Voorbeelden hiervan zijn departementen en provincies. De crisismanager moet schriftelijk worden aangesteld door het management van elke organisatie. In die schriftelijke verklaring moeten de verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden worden vastgelegd.

Stap 2 Het uitvoeren van een risico-analyse om na te gaan tegen welke calamiteiten men zich wenst te beschermen Hoe kunt u nu bepalen tegen welke risico’s u de archieven moet beschermen? In de eerste plaats is het van belang goede, volledige en betrouwbare informatie te verzamelen. Stel, er dreigt een overstroming. Dan is het zaak dat u weet hoe hoog uw gebouw ligt, wat de prognoses van de te verwachten waterstand zijn als een dijk mocht doorbreken. Het verdient aanbeveling om in voorkomende gevallen een en ander met het waterschap en zijn calamiteitenplan af te stemmen. Om een goede risico-analyse uit te voeren kunt u onderstaande risicokaart gebruiken. Hierin wordt onderscheid gemaakt in mogelijke risico’s van buitenaf en van binnen het gebouw.


13

Kolom 1 Potentieel risico

Kolom 2 Historie

Kolom 3 Kans

Kolom 4 Kritiek

Kolom 5 Risicoanalyse

Risico’s van buitenaf * Aardbeving * Bommelding * Brand * Diefstal * Milieuramp * Storing energievoorziening * Storm * Vandalisme * Waterschade (veroorzaakt door dijkdoorbraak, hoogwaterstand, lekkage, leidingbreuk, rioolverstopping, brandblussing etc.)

Risico’s binnen het gebouw * Achterstallig onderhoud, risico van condensvorming (met schimmel als gevolg) * Bommelding * Brand * Diefstal * Ongelukken van personeel of bezoekers * Overval * Storing energievoorziening * Vandalisme * Waterschade (veroorzaakt door dijkdoorbraak, hoogwaterstand, lekkage, leidingbreuk, rioolverstopping, brandblussing etc.) * Werkzaamheden

14


Bij historie vult u in de ervaring die u heeft gehad met één van de potentiële risico’s. Dit kan als volgt. Deze calamiteit heeft zich nog nooit voorgedaan. U vult een 0 (nul) in. Deze calamiteit is een of twee keer voorgekomen, maar de schade was gering en de problemen waren zonder hulp op te lossen. U vult een 1 in. Als de calamiteit zich minder dan vier maal heeft voorgedaan, de schade gering was en u de problemen ook hier zelf kon oplossen vult u een 2 in. Een 3 moet u invullen als een calamiteit meer dan drie keer is voorgekomen en de schade groot is, maar beperkt tot enkele archiefbescheiden. Als een calamiteit meer dan drie keer is voorgekomen, de schade groot is, de problemen niet meer alleen zijn op te lossen en de kosten zeer hoog zijn, vult u een 4 in. Als u een 5 moet invullen betekent dit dat de calamiteit meer dan drie keer is voorgekomen. De schade is zeer groot of uitgebreid en de problemen zijn ingewikkeld. Bovendien zijn de kosten niet of nauwelijks op te brengen en is meer hulp nodig dan kon worden gegeven. In de derde kolom (kans) wordt de waarschijnlijkheid aangetekend dat een bepaalde calamiteit zich werkelijk voordoet. Dit kan als volgt worden bepaald: 0 = onwaarschijnlijk kleine kans dat dit soort calamiteiten zich onder deze omstandigheden voordoet; 1 = zeer kleine kans, moeilijk te bepalen met de huidige gegevens; 2 = kleine kans; 3 = redelijke kans (meer dan 50%); 4 = grote kans; 5 = bijna zeker dat dit soort calamiteit onder deze omstandigheden in de nabije toekomst gebeurt. Hoe hachelijk het is voor het functioneren van de instelling, als een bepaalde calamiteit zou gebeuren, noteert u in kolom 4. Als dit niet van toepassing is, noteert u een 0 (nul) (= score 0 in kolom 3). Verder, 1 = geen effect, 2 = betrekkelijk onbelangrijk, 3 = ernstig, 4 = zeer ernstig 5 = fataal. In de vijfde kolom tenslotte noteert u het rangnummer, dat is toegekend aan de verschillende soorten risico’s. Dit doet u voornamelijk op basis van de derde en vierde kolom.


15

Stap 3 Het maken van een overzicht van de inhoud van de archieven en op basis hiervan het maken van een prioriteitenlijst Nu u de potentiële risico’s in kaart heeft gebracht moet u op basis van het archievenoverzicht gaan bepalen welke archiefbescheiden u wilt beschermen. U kunt dus gebruik maken van het overzicht dat u heeft gemaakt bij het depotmanagement Uiteraard kunt u niet alle archiefbescheiden dezelfde prioriteit geven. Daarom kunnen zij worden onderverdeeld in drie categorieën. In de eerste categorie worden archiefbescheiden opgenomen die zowel vanuit administratief als uit cultuurhistorisch oogpunt koste wat het kost beschermd moeten worden. In de tweede categorie neemt u archiefbescheiden op, die dezelfde waarde hebben als die in de eerste. Het verlies ervan is betreurenswaardig, maar niet catastrofaal en zij zijn eventueel vervangbaar. De laatste categorie bevat archiefbescheiden die weinig waarde hebben en eventueel gemakkelijk te vervangen zijn. Overleg bij deze stap altijd met deskundigen. Hierbij kunt u denken aan beleidsambtenaren, de provinciale archiefinspecteur, geschiedkundigen en medewerkers van archiefdiensten.

Stap 4 Het in kaart brengen en evalueren van bestaande preventieve voorzieningen en maatregelen Het is duidelijk dat het treffen van goede voorzieningen aan archiefruimten en archiefbewaarplaatsen een eerste vereiste is om calamiteiten te voorkomen. Ga daarom na in hoeverre deze ruimten binnen uw organisatie aan de daaraan te stellen eisen voldoen. Uitgangspunt is de Regeling ex artikel 13 van het Archiefbesluit, waarop de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen is gebaseerd (zie ook de literatuuropgave). Met behulp van deze ministeriële regeling brengt u relatief eenvoudig in kaart waar potentiële gevaren schuilen.

Stap 5 Het maken van een lijst van personeelsleden en van externe organisaties die in geval van een calamiteit gewaarschuwd moeten worden Bij een grote calamiteit is het absoluut noodzakelijk dat u de juiste personen en organisaties snel kunt bereiken. Daarom is het essentieel dat u een lijst opstelt met vermelding van adres, telefoonen faxnummer. Wie moeten er in elk geval op die lijst staan? In de eerste plaats de namen van uw directe collega’s. Ten tweede de brandweer en de politie. Zie daarom ook het gemeentelijk rampenplan. Ook instanties in de buurt, waar u uw archieven heen kunt brengen, moeten worden genoemd. Verder de Verzekeraarshulpdienst BV (Stichting Salvage) in Apeldoorn en het bureau coördinatie expertise (http://bce.schadeexpertise.nl) en erkende schoonmaakbedrijven die zijn gespecialiseerd in het schoonmaken van archiefruimten- en bewaarplaatsen.

16


Ook restauratieateliers neemt u in de lijst op, evenals verhuisbedrijven en vriesveembedrijven. Zijn daar zgn. waakvlam-overeenkomsten mee afgesloten? Verhuisbedrijven (met koelwagens bij de noodzaak tot vriesdrogen) uiteraard om de archiefbescheiden naar instanties in de buurt te brengen, maar als de archiefbescheiden nat zijn naar vriesveembedrijven. Daar worden zij ingevroren en vervolgens gesublimeerd (ontdooid zonder dat de archiefbescheiden nat worden). Tot slot mag ook de provinciale archiefinspectie niet op de lijst ontbreken. Goede afspraken ten aanzien van de registratie van de te vervoeren bestanden zijn onontbeerlijk: wat gaat waarheen.

Stap 6 Het bepalen van de te gebruiken beschermingsmethoden De keuze van de te gebruiken beschermingsmethoden is afhankelijk van een aantal factoren. In de eerste plaats de grootte van het gevaar waaraan de archieven blootstaan. Een tweede factor is de waarde van de archieven, die u heeft vastgelegd in de prioriteitenlijst. In de derde plaats is het van belang dat u beoordeelt in welke mate de archieven op dit moment zijn beschermd. Is het gebouw waarin zij zijn opgeslagen voldoende of bieden archiefdozen voldoende bescherming. Een belangrijke factor is ook de huidige fysieke aard van de archieven. Verder de situatie waarin de archiefbescheiden op een bepaald moment verkeren. Het kan zijn dat zij worden tentoongesteld, zijn uitgeleend of anderszins. De laatste factor om te bepalen welke beschermingsmethoden u moet gebruiken, heeft betrekking op de middelen die u tot uw beschikking heeft om de archiefbescheiden te beschermen. Deze factor speelt een rol bij de methoden die er bestaan om archieven te beschermen tegen calamiteiten. Deze methoden zijn: a. bescherming en versterking van het gebouw; b. bescherming op de plaats van de objecten; c. verplaatsing; d. evacuatie; e. vervanging. In de praktijk blijkt dat evacuatie vaak de beste methode is die u kunt toepassen. Bovendien is het vaak ook de enige mogelijkheid. Belangrijk hierbij is dat u van te voren bepaalde zaken heeft geregeld. Zo zal er verpakkingsmateriaal aanwezig moeten zijn voor de te evacueren archieven. Ook moet het transport geregeld zijn. Als dit tijdens de calamiteit nog moet gebeuren kan het vaak te laat zijn. Archiefmateriaal dat bijvoorbeeld nat is geworden, moet binnen een paar uur nadat de calamiteit zich heeft voorgedaan ingevroren worden. Stel dus een gedetailleerd ontruimingsplan op waarin de volgende zaken in elk geval zijn geregeld: waakvlam-overeenkomsten met verhuizers (die over koelwagens beschikken) en vriesveembedrijven, een actuele prioriteitenlijst, een


17

goede pakmethode, afspraken over het transport en een regeling voor de beveiliging en conservering van de archieven. Het gevolg van de calamiteit kan zijn dat ook niet nat geworden archieven naar elders gebracht dienen te worden. In een dergelijk geval is het raadzaam om met naburige gemeenten e.d. goede afspraken te maken over het eventueel tijdelijk opslaan van deze archiefbestanden in hun archiefruimte/bewaarplaats. Het afsluiten van een reconstructieverzekering als preventieve maatregel behoort hier ook toe. Deze verzekering is bedoeld om de kosten te dekken van het opnieuw verzamelen en vastleggen van verloren gegane of onvolledige gegevens op de wijze als voor de calamiteit gebruikelijk was.

Stap 7

Het maken van plannen voor herstel van archieven

Om na de calamiteit snel aan de slag te kunnen moet er vooraf ook een herstelplan worden gemaakt. Dit betekent in de eerste plaats dat het noodzakelijk is afspraken te maken over de plaats waar de noodmaterialen liggen. Het is uiteraard niet logisch deze bij de archiefbescheiden zelf op te slaan! U kunt bijvoorbeeld contact opnemen met organisaties bij u in de buurt waar ook archieven worden bewaard. Bij noodzakelijke noodmaterialen valt te denken aan een calamiteitenset met stiften, etiketten, papier etc, opvouwbare plastic kratten, verhuisdozen, steekkarren, zaklantaarns, emmers, dweilen, waterzuigers en pompen.

Stap 8

Het anticiperen op contacten met de media

Het verdient de voorkeur de lijn te volgen, zoals die op dit punt is omschreven in het gemeentelijk rampenplan.

Stap 9

Het schrijven van een calamiteitenplan (zie bijlage 1)

De hiervoor genoemde aspecten komen uiteindelijk samen in het calamiteitenplan. Dit bestaat uit een inleiding, drie hoofdstukken en een aantal bijlagen. In de inleiding beschrijft u het doel van het plan. In de meeste gevallen luidt dit doel: het voorkomen en beperken van schade tijdens een noodsituatie, waarbij archieven beschadigd of verloren dreigen te gaan. Ook is het aan te bevelen om een calamiteit uit de praktijk te noemen. In hoofdstuk 1 worden de verantwoordelijkheden geregeld. Wie is verantwoordelijk en welke preventieve werkzaamheden moet worden uitgevoerd? In hoofdstuk 2 wordt de reikwijdte van het plan beschreven. Geldt het plan voor alle archieven, of alleen voor die welke in een archiefbewaarplaats berusten? Worden in dit traject ook digitale

18


gegevensbestanden meegenomen? Hoofdstuk 3 beschrijft concreet de handelwijze per calamiteit (bij brand, na de brand, bij waterschade, bij verdenking van diefstal. Tot slot neemt u de volgende bijlagen op: - een organisatieschema, waarin duidelijk is vastgelegd wie welke taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft; - de prioriteitenlijst van de te evacueren archiefbescheiden; - een lijst van personen en organisaties die gewaarschuwd moeten worden; - een lijst van benodigde noodmaterialen; - een logboek, waarin bijgehouden wordt wanneer welke werkzaamheden zijn verricht. Deze informatie kan ook worden gebruikt als er voorlichting moet worden gegeven aan de media. Het logboek is ook een belangrijk hulpmiddel voor de evaluatie van de calamiteit (zie stap 12).

Stap 10

Het opleiden van personeel

Het trainen van personeel heeft tot doel dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht wanneer zich een calamiteit voordoet. Uitgangspunt daarbij is dat helder omschreven is wat ieders verantwoordelijkheden zijn. Wie is bijvoorbeeld belast met het inpakken van de beschadigde archiefbescheiden of wie houdt het logboek bij? Tot slot, iedereen moet beschikken over de juiste vaardigheden om de te verrichten taken goed uit te voeren. Een richtlijn hierbij is: hoe minder de verantwoordelijkheid, hoe korter de instructie. Aangezien er meerdere partijen bij de calamiteit betrokken zijn, is het noodzakelijk de training gezamenlijk uit te voeren.

Stap 11

Het oefenen van het calamiteitenplan

Door de brandweer worden regelmatig oefeningen gehouden om plannen en procedures te testen. Wellicht heeft u het binnen uw eigen organisatie wel eens meegemaakt dat het hele gebouw werd ontruimd. Bij zo’n ontruiming kan ook het opgestelde calamiteitenplan voor archieven mee worden genomen of zelfs centraal staan. Het testen van het plan heeft een aantal functies. In de eerste plaats maakt het duidelijk waarmee in het plan rekening moet worden gehouden. In de tweede plaats krijgen het personeel en de overige organisaties een helder beeld van wat er bij een echte calamiteit zou kunnen gebeuren. Tenslotte, het oefenen van een archiefcalamiteit leidt ongetwijfeld tot het verbeteren van het plan.


19

Stap 12

Het evalueren van het calamiteitenplan

Na afloop van de calamiteit wordt uiteraard geëvalueerd. Welke zaken verliepen naar wens, welke minder? Deze evaluatie leidt er ongetwijfeld toe dat het calamiteitenplan moet worden aangepast. Ook hier wordt aangesloten bij de systematiek van het gemeentelijk rampenplan.

20


Bijlage 1 Voorbeeld van het schrijven van een calamiteitenplan

Archiefkasten na de brand bij recreatieschap De Brielse Maas (1998) Foto: Groenservice Zuid-Holland


21

22


Bijlage 1. Voorbeeld van het schrijven van een calamiteitenplan (zie stap 9). Hoewel er geen standaardmodel bestaat voor een calamiteitenplan kan in de praktijk volstaan worden met een inleiding, drie hoofdstukken en een aantal bijlagen. Hierna is een model opgenomen dat voor dit doel gebruikt kan worden.

Inleiding en doelstelling In februari 1995 werden vele instellingen in het rivierengebied in Limburg, Gelderland en ZuidHolland geconfronteerd met de acute dreiging van een archiefcalamiteit. Toen bleken niet alleen kennis en ervaring tekort te schieten, maar ook een organisatie met adequate hulpmiddelen bleek te ontbreken. Daarom werd door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) besloten tot instelling van een werkgroep risicobeheersing archieven. Deze werkgroep kwam met een aantal aanbevelingen waaronder het opstellen van calamiteitenplannen voor gemeenten die beschikken over een speciaal daartoe ingestelde archiefdienst. Dit calamiteitenplan heeft tot doel het voorkomen en beperken van schade tijdens een noodsituatie waarbij archieven beschadigd of verloren dreigen te gaan. Het is uitdrukkelijk niet bedoeld om de bureaucratie te vergroten! De opbouw van dit calamiteitenplan is als volgt: In hoofdstuk 1 staat aangegeven wie politiek en wie ambtelijk verantwoordelijk is (met plaatsvervanger) voor het maken, invoeren en actualiseren van het plan. Ook staat met name genoemd wie onder welke omstandigheden beslist of het plan zal worden uitgevoerd en wie de noodoperaties coördineert. Tenslotte staat hierin beschreven welke preventieve maatregelen getroffen dienen te worden; In hoofdstuk 2 is vermeld op welk soort archieven dit plan betrekking heeft; In hoofdstuk 3 wordt per calamiteit aangegeven welke procedures gevolgd moeten worden. Het geheel wordt besloten met een aantal bijlagen.

Hoofdstuk 1 Verantwoordelijkheden 1. Het college van Burgemeester en Wethouders is op grond van de Archiefwet 1995 belast met de zorg voor zijn archieven. Voor het feitelijk archiefbeheer is de gemeentesecretaris verantwoordelijk. Organisatorisch vallen de archieven onder (het organisatieonderdeel dat als zodanig met het archiefbeheer is belast). Dit is ook voor overige lagere overheden geregeld.


23

2. (Het hoofd van het organisatieonderdeel dat als zodanig met archiefbeheer is belast) is verantwoordelijk voor het maken, invoeren en tenminste één maal per (twee) jaar actualiseren van dit calamiteitenplan. Als zijn/haar plaatsvervang(st)er treedt op .......... 3. In geval van een calamiteit beslist (het hoofd van het organisatieonderdeel dat als zodanig met archiefbeheer is belast, of indien niet aanwezig zijn/haar plaatsvervang(st)er) of het plan wordt uitgevoerd). Hij/zij coördineert de noodoperaties; 4. Indien naar het oordeel van (het hoofd van het organisatieonderdeel dat als zodanig met archiefbeheer is belast) noodzakelijk stelt hij/zij een actiecentrum archieven in waarin personen zitting hebben die specifieke kennis hebben op veiligheids-, beveiligings- en archiefgebied. (Het hoofd van het organisatieonderdeel dat als zodanig met archiefbeheer is belast) verricht ter preventie de volgende werkzaamheden: a. het maken van een organisatieschema waarbij wordt vastgelegd wie welke taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft bij een calamiteit b. het uitvoeren van een risico-analyse om na te gaan tegen welke calamiteiten men zich wenst te beschermen, zoals vermeld in stap 2 c. het maken van een overzicht van de inhoud van de archieven en op basis hiervan het maken van een prioriteitenlijst, zoals vermeld in stap 3 d. het in kaart brengen en evalueren van bestaande preventieve voorzieningen en maatregelen, zoals vermeld in stap 3. Daartoe hoort uitdrukkelijk het bekend maken van het calamiteitenplan, het zorgen voor een adequaat sleutelbeheer, het kunnen claimen van andere ruimten in het gebouw voor tijdelijke opslag van te verplaatsen archiefbestanden, de afspraken met naburige gemeenten, etc. e. het leggen van contacten met externe organisaties, zoals vermeld in stap 5 f. het bepalen van de te gebruiken beschermingsmethoden, zoals vermeld in stap 6 g. het maken van plannen voor herstel van archieven, zoals vermeld in stap 7 h. het anticiperen op contacten met de media, zoals vermeld in stap 8 i. het schrijven van een calamiteitenplan voor archieven, zoals vermeld in stap 9 j. het opleiden van het personeel, zoals vermeld in stap 10 k. het oefenen van het calamiteitenplan voor archieven, zoals vermeld in stap 11 1. het evalueren van het calamiteitenplan voo archieven, zoals vermeld in stap 12

24


Hoofdstuk 2 Reikwijdte van het plan Het plan heeft betrekking op alle archiefbescheiden binnen de organisatie d.w.z. alle bescheiden, ongeacht hun vorm (digitaal, papier, perkament of anderszins) die door de gemeente zijn ontvangen of opgemaakt. Het betreft: a. bescheiden die in beginsel dagelijks nodig zijn voor de bedrijfsvoering (het zgn. dynamisch archief). In het algemeen betreft dit bescheiden niet ouder dan ca. vijf jaar; b. bescheiden die voor de bedrijfsvoering niet meer dagelijks moeten worden gebruikt, maar nog wel van belang zijn om er op terug te kunnen vallen (het zgn. semi-statisch archief). In het algemeen betreft dit bescheiden tussen de ca. vijf en twintig jaar oud; c. bescheiden die primair niet meer van belang voor de bedrijfsvoering maar cultuurhistorische waarde hebben gekregen (het zg. statisch archief). In het algemeen betreft dit bescheiden die ouder zijn dan twintig jaar en voor permanente bewaring in aanmerking komen.

Hoofdstuk 3 Handelwijze bij calamiteiten HANDELWIJZE BIJ BRAND (in afstemming met de lokale c.q. regionale brandweer) 1. Sla glas brandmelder in 2. Bel alarmnummer. Geef locatie en aard van de brand 3. Breng in gevaar verkerende personen in veiligheid 4. Sluit ramen, deuren (ook van de archiefbewaarplaats!) en archiefkasten; schakel het ventilatiesysteem uit 5. Probeer te blussen; gebruik geen poeder of schuim bij papier 6. In werking zijnde electrische apparaten niet met water blussen


25

7. Gebruik nooit de lift; regel vervoer van gehandicapten in het gebouw 8. Telefoneer zo weinig mogelijk 9. Volg orders van de brandweer en de bedrijfshulpverleners op 10. Blijf op uw afdeling zolang het verantwoord is 11. Maak waar mogelijk foto’s of video-opnames .

HANDELWIJZE NA BRAND 1. Neem, nadat de brandweer de plek heeft vrijgegeven, de situatie ter plekke op. Let hierbij op het omvallen/instorten van kasten en obstakels 2. Indien het een kleine brand betreft waarbij vandalisme de oorzaak kan zijn, niet opruimen voordat de politie de zaak heeft kunnen onderzoeken 3. Waarschuw de personen en instanties zoals vermeld in stap 5 4. Verminder rook en stank door te ventileren via ramen en deuren, niet via het kokersysteem 5. Zorg ervoor dat roet zich niet verspreidt naar andere nog schone delen van het gebouw 6. Raak beroete materialen niet aan; na aanraking is roet vaak niet te verwijderen 7. Zorg ervoor dat er veilig kan worden gewerkt in de ruimte. Draag zonodig stof- of gasmaskers en beschermende kleding 8. Verwijder met stofzuigers zoveel mogelijk roet uit de ruimte en van de archiefbescheiden

26


9. Haal het verbrand (of gedeeltelijk verbrand) materiaal weg uit de betreffende ruimte en breng het naar een schone inpakruimte. Neem hierbij de volgende zaken in acht: ● Volg aanwijzingen van de brandweer en/of andere autoriteiten op ● Plak de voorbedrukte etiketten op de kratten waarin de archiefbescheiden worden opgeborgen ● Registreer de te evacueren archiefbescheiden aan de hand van de prioriteiten-registratielijst volgens bijlage 2 ● Houd een logboek bij zoals vermeld in stap 9 ● Pak de kratten niet te vol en volgens de goede pakmethode (zware boeken plat en met de rug naar beneden) ● Houd beroet en niet-beroet materiaal van elkaar gescheiden ● Reinig en herverpak droog beroet materiaal zelf ● Maak beroet en door waterschade nat geworden materiaal gereed om te laten invriezen en vriesdrogen (zie verder de handelwijze bij waterschade) ● Op het oog niet aangeslagen archiefbescheiden kunnen wel beroet zijn, m.a.w. niet zichtbare schade wil niet zeggen dat er geen schade is.

HANDELWIJZE BIJ WATERSCHADE 1. Meld de waterschade aan (het hoofd van het organisatieonderdeel waaronder de archieven vallen) 2. Het hoofd van het organisatieonderdeel waaronder de archieven vallen neemt de situatie ter plekke op 3. Waarschuw (overige) personen en instanties zoals vermeld in stap 5 4. Plaats bij lekkages zo mogelijk emmers en bakken om leidingwater op te vangen. Dek stellingen en/of kasten af met plastic. Zet indien aanwezig de verwarming uit 5. Zorg ervoor dat geen extra schade ontstaat door het opspatten van water bij het lopen door de ruimte en het schoonmaken 6. Probeer bij een (dreigende) overstroming het water buiten de archiefruimte(n) te houden door middel van het dichten van deuren met behulp van tochtstrips, siliconenkit, zandzakken etc.


27

7. Ter beoordeling van de crisismanager wordt de brandweer gewaarschuwd indien er meer dan 10 cm water in de archiefruimte staat. Indien er minder dan 10 cm water in de archiefruimte staat wordt dit verwijderd met behulp van de schoonmaakdienst en waterstofzuigers 8. Neem hierbij het volgende in acht. De ruimte moet onmiddellijk worden leeggepompt als de calamiteit korter dan zes uur geleden plaatsvond, omdat dicht op elkaar gepakt papier dan nog niet geheel is doorweekt. Wacht anders tot er transportmogelijkheden aanwezig zijn. Onder water ontstaat geen schimmelgroei 9. Koel, ventileer en ontvochtig de ruimte om schimmelvorming tegen te gaan 10. Haal het nat (of gedeeltelijk nat) materiaal weg uit de betreffende ruimte en breng het naar een schone inpakruimte. Neem hierbij het volgende in acht: ● Volg aanwijzingen brandweer en/of andere autoriteiten op ● Geef voorrang aan half nat materiaal, omdat de kans op een schimmelexplosie hierbij het grootst is ● Plak de voorbedrukte etiketten op de kratten waarin de archiefbescheiden worden opgeborgen ● Registreer de te evacueren archiefbescheiden aan de hand van de prioriteiten-/ registratielijst, zoals vermeld in stap 3 ● Houd een logboek bij, zoals vermeld in stap 9 ● Pak de kratten niet te vol en volgens de goede pakmethode (zware boeken plat en met de rug naar beneden) ● Houd nat en vochtig of droog materiaal van elkaar gescheiden ● Herverpak droog materiaal zelf ● Open natte archiefmaterialen (dozen, omslagen e.d.) niet. Nat papier scheurt namelijk zeer snel ● Leg tussen nat materiaal plastic om te voorkomen dat het aan elkaar vastvriest ● Houd leren en perkamenten banden apart.

28


HANDELWIJZE BIJ SCHIMMELSCHADE 1. Waarschuw de betrokken instanties en personen 2. Trek handschoenen, eventueel beschermdende kleding en een fijn stofmasker aan 3. Zorg er voor dat schimmel zich niet naar schone delen van het gebouw kan verplaatsen 4. Scheid beschimmeld en niet-beschimmeld materiaal van elkaar 5. Zorg ervoor dat nat of vochtig materiaal zo snel mogelijk wordt gedroogd of als dit niet mogelijk is ingevroren 6. Vries beschimmeld materiaal ook in. Vervolgens vriesdrogen en ontsmetten volgens de volgende methode: ● Bij minder kwetsbare archiefstukken: gebruik een stofzuiger van het merk Numatic waarvan de borstel is bedekt met kaasdoek of linnen ● Bij in slechte conditie verkerende archiefstukken: gebruik een wondzuigvacuumpomp met filter ● Laat deze werkzaamheden bij voorkeur over aan een restauratieatelier ● Pas gammastraling alleen in het uiterste geval toe, omdat de vezelsterkte van papier als gevolg van eenmaal behandelen met 50% afneemt! ● Vervang beschimmelde archiefdozen en omslagen door nieuw zuurvrij materiaal dat voldoet aan de standaardeisen van het Instituut Collectie Nederland te Amsterdam.

HANDELWIJZE BIJ VERDENKING VAN DIEFSTAL ALS BETROKKENE NOG IN GEBOUW AANWEZIG IS 1. Licht een collega in die assistentie kan verlenen of inroepen 2. Blijf kalm en beleefd tegenover de bezoeker 3. Gebruik de naam van de bezoeker als hem of haar wordt uitgelegd wat de reden is om hem (haar) te controleren 4. Handel de zaak zo discreet mogelijk af


29

5. Het contact moet in de eerste plaats zijn gericht op het veiligstellen van de archiefbescheiden 6. Waarschuw de politie en de provinciale archiefinspectie 7. Gebruik geen fysiek geweld.

HANDELWIJZE NA CONSTATERING VAN DIEFSTAL DOOR DERDEN VAN BUITEN HET GEBOUW BUITEN DE OPENINGSTIJDEN 1. Waarschuw de politie en de provinciale archiefinspectie 2. Raak totdat de politie is gearriveerd geen voorwerpen meer aan. 3. Ga aan de hand van de bezoekersregistratieformulieren na wie archiefonderzoek hebben verricht. 4. Volg de aanwijzingen van de politie op.

Bijlagen bij het calamiteitenplan 1. Organisatieschema. Neem hierin een schema op van uw organisatie, waarin duidelijk is vastgelegd wie welke taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft bij een calamiteit. 2. Prioriteiten-/ registratielijst van te evacueren archieven. Neem hier de lijst op die is opgesteld bij stap 3. 3. Verzendlijst annex lijst van personeelsleden en externe personen en instanties. Neem hier de lijst op die is opgesteld bij stap 5. 4. Lijst van benodigde noodmaterialen. Neem hier de lijst op die is opgesteld bij stap 7. 5. Logboek. Neem hier een aantal lege vellen schrijfpapier op. Hierop wordt tijdens de calamiteit beschreven op welk tijdstip, welke werkzaamheden zijn verricht en eventueel welke problemen zich daarbij in de praktijk hebben voorgedaan. Deze aantekeningen dienen te worden gebruikt bij het geven van voorlichting aan de media en bij de evaluatie van de calamiteit (zie ook de stappen 8 en 12).

30


Bijlage 2 Het bestrijden van een schimmelbesmetting

Schimmel in een archief van de gemeente Zevenaar (2001). Foto: Provinciale Archiefinspectie Gelderland


31

32


BIJLAGE 2 Het bestrijden van een schimmelbestemming In feite is een schimmelbesmetting ook een calamiteit. De praktijk wijst uit dat deze calamiteit zich het meest voordoet. Daarom behandelen wij deze apart. Het Algemeen Rijksarchief, het Instituut Collectie Nederland en het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) hebben de handen ineen geslagen om te komen tot een stappenplan voor een geïntegreerde schimmelbestrijding. Dit is een strategie waarbij ernaar gestreefd wordt het gebruik van schadelijke bestrijdingsmiddelen en -methoden tot een minimum te beperken door het treffen van de juiste preventieve maatregelen en door het verantwoord omgaan met de archiefbescheiden en andere collecties. Het stappenplan is beschreven in het boekje “Pluis in huis” (mei 1999). Zie ook literatuuropgave. Het is gericht op: a. preventie (voorkomen van een voor schimmels aantrekkelijke omgeving) b. controle (detecteren van de besmetting) c. bestrijding (voorkomen van verspreiding en besmetting, en bestrijding van de besmetting). Deze stappen worden hierna kort toegelicht. Na bestudering van deze paragraaf bent u in staat om maatregelen te treffen ter voorkoming en bestrijding van een schimmelbesmetting.

PREVENTIE De eerste stap die u moet nemen, is het voorkomen dat de omgeving aantrekkelijk wordt voor schimmels. Dit kunt u in de eerste plaats doen door de Relatieve Vochtigheid (RV) beneden de 60% te houden en de temperatuur tussen de 16 en 18 graden Celsius. U kunt dit doorlopend meten met een thermohygrograaf. Haarhygrometers mogen hiervoor niet worden gebruikt. Ook moet u ervoor zorgen dat er voldoende ventilatie aanwezig is. Ideaal is als de lucht dag en nacht in beweging is en tweemaal per etmaal gerecirculeerd wordt door het hele depot. Ook moet u ervoor zorgen dat er in het depot plaatselijk geen afwijkende klimaatomstandigheden voorkomen. Dergelijke microklimaten kunt u tegenkomen bij de buitenmuren, op plaatsen waar de luchtcirculatie onvoldoende is en in dozen waarin de archiefbescheiden zijn verpakt. Om de luchtcirculatie optimaal te laten functioneren moeten archiefstellingen en -kasten lost staan van de wanden, 20 cm van de vloer en 30 cm van het plafond. Verder moet het depot regelmatig (minimaal eenmaal per kwartaal) schoon en stofvrij worden gemaakt. Dit geldt uiteraard ook voor de vrije planken en legborden in de stellingen. Als u deze preventieve maatregelen heeft getroffen, moet u ervoor zorgen dat de situatie ook zo blijft. Dit kunt u als volgt doen: a. Ga na waar de schimmels het gebouw kunnen binnenkomen. Als u dit heeft ontdekt, neemt u uiteraard maatregelen om dat tegen te gaan;


33

b. Controleer en vervang de filters van de luchtbehandelingsinstallatie regelmatig; c. Reinig kanalen, warmtewisselaars en druipbakken van luchtbehandelingsinstallaties regelmatig; d. Als u archiefbescheiden aangeleverd krijgt, controleer deze dan eerst op schimmelgroei. Dit geldt uiteraard niet als het gaat om dossiers die van de dynamische archieven worden afgevoerd naar het depot; e. Als u in de afgevoerde archiefbescheiden inderdaad schimmelgroei aantreft, plaatst u deze in quarantaine. Als u niet over een geschikte ruimte beschikt, kunt u gebruikmaken van goed sluitende dozen of plastic zakken; f. Controleer of “verdacht” materiaal schimmelgroei vertoont. Als dit niet zo is, kunt u het schoonmaken en opnemen in het archief. Zo ja, isoleer en behandel dan het materiaal. CONTROLE Als u preventieve maatregelen heeft getroffen, is het belangrijk om regelmatig na te gaan of deze nog voldoen. Dit kunt u doen door steekproefsgewijs archiefstukken te controleren. Hierbij moet u letten op schade en pluis op zowel dozen en omslagen, als op de archiefstukken zelf. Ook stukken die u heeft uitgeleend, moeten na terugkeer worden gecontroleerd. Verder dient u regelmatig het depot door te lopen om te kijken of zich ergens schimmelgroei voordoet. Vooral in de zomer en het najaar, als de kans op schimmelgroei het grootst is, moet u extra controleren. Als u schade, pluis of schimmel op archiefstukken aantreft, kunt u deze pas terugzetten in het archief nadat ze zijn schoongemaakt. In ernstige gevallen moet u deze stukken isoleren. Evenals bij het calamiteitenplan is het aan te bevelen een logboek bij te houden van uw waarnemingen. BESTRIJDING Uiteraard moet u bij constatering van een besmetting zo snel mogelijk maatregelen nemen om te voorkomen dat er meer archiefstukken worden aangetast. Hiervoor moet u het volgende doen: a. Zet zo nodig de luchtbehandelingsinstallatie stil; b. Probeer alle besmette archiefstukken te lokaliseren; c. Neem een monster van het schimmel en laat dit door een deskundige onderzoeken (determineren); d. Isoleer de besmette stukken. Dit kan door ze in een aparte quarantaineruimte te plaatsen als u daarover beschikt. Maar ook goed sluitende dozen zijn voldoende. Doe dit echter niet bij vochtige archiefstukken, omdat hierdoor de schimmelgroei alleen maar wordt gestimuleerd. Dergelijke stukken moet zo snel mogelijk worden ingevroren; e. Voer de besmette stukken af naar de behandelruimte of geef ze mee aan een bedrijf dat is gespecialiseerd in conservering en restauratie;

34


f. Voorkom herhaling door de oorzaak van de besmetting weg te nemen. Het kan zijn dat de Relatieve Vochtigheid te hoog is. Ook kunnen er lekkages of microklimaten zijn opgetreden. Kunt u de oorzaak niet vinden, dan kan determinatie van de schimmel in de archiefstukken misschien de oorzaak aangeven. Vaak bent u niet in staat om de besmetting zelf te bestrijden. Er is een aantal restauratieateliers dat hierin is gespecialiseerd. Hiermee moet u vooraf afspraken maken. Tot slot, zorg bij het werken met beschimmeld materiaal altijd voor goede persoonlijke bescherming!


35

Colofon Uitgave: Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) Redactie: O.W. Hoogerhuis, L.P.E. Kretzschmar, F.W.J. Scholten Grafische verzorging: Provincie Gelderland, afdeling EPP Oplage: 2.500 exemplaren Foto omslag: Archiefkasten na de brand bij het recreatieschap De Brielse Maas, 1998 (Foto: Groenservice Zuid-Holland) Arnhem, maart 2002 36


Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven

Recommend Documents