Stappenplan voor het maken van een animatie

Stappenplan voor het maken van een animatie

Versie 1.0

Datum Status

8 juli 2015 Versie 1.0

CONCEPT | Stappenplan voor het maken van een animatie| 8 juni 2015

Colofon

Versienummer Projectleider Contactpersoon

0.2 Angelique Feitsema — T 06 1860 67 49 Landelijke huisstijlcoördinator Belastingdienst Beatrice Schäfer Helpdeskmedewerker T 012 345 67 89 M 06 123 456 78 [email protected] Centrum voor kennis en communicatie Herman Gorterstraat 75 | 3511 EW Utrecht

Pagina 2 van 9


Inhoud

Colofon—2 Inleiding—4 1 Briefing en offerte aanvraag door de Belastingdienst—5 1.1 Onderwerp, doelen en boodschap—5 1.2 Doelgroep en afzender—6 1.3 Lengte, budget en release datum—6 1.4 Kanalen—7 1.5 Animatie laten maken—7 2 Offerte en debriefing door het bureau—8 2.1 Stijl en tone-of-voice—8 2.2 Aanpak en planning—9 2.3 Prijs—9 2.4 Oplevering—9

Pagina 3 van 9


Inleiding

Achtergrond De samenleving verandert ingrijpend en in snel tempo. Nederland ontwikkelt zich tot een netwerksamenleving met een hoge connectiviteit van burgers en ondernemers. We zijn 24/7 online en communiceren steeds meer via sociale media. Het verandert de manier waarop we werken, diensten verlenen en handhaven. Zo verwachten de snel digitaliserende burgers in hun contacten met de Belastingdienst vooral eenvoud en gemak. Dit vraagt om een informatieaanbod passend bij hedendaags online gedrag. Van ontsluiten naar aansluiten De uitdaging is nu om meer aan te sluiten bij de informatiebehoefte van de doelgroep. Een van de manieren om beter aan te sluiten is: informatie niet alleen in puur tekstuele vorm presenteren, maar inspelen op de ontwikkeling dat mensen informatie steeds meer visueel consumeren. Waarom een animatie inzetten? Redenen om een animatie in te zetten zijn:   

een animatie maakt ingewikkelde boodschappen makkelijk en begrijpbaar; een visuele boodschap is beter te onthouden dan een tekstboodschap; resultaten zijn online goed meetbaar en conversie verhogend.

Met andere woorden: een animatie sluit perfect aan bij de informatiebehoefte van de doelgroep. Bij het inzetten van een animatie is het goed om rekening te houden dat het niet eenvoudig is om de essentie van een ingewikkelde boodschap bloot te leggen. Het makkelijk en begrijpbaar maken van een boodschap vergt dan ook veel tijd en denkkracht. Wanneer een animatie inzetten? De keuze om een animatie in te zetten maak je op basis van de aard van het onderwerp en het doel. Wanneer het over abstracte en complexe onderwerpen of processen gaat die uitgelegd dienen te worden, dan is een animatie de beste vorm. Wanneer niet een animatie inzetten? Een animatie is minder geschikt om interne processen toe te lichten aan burgers, ondernemers en intermediairs, of als de boodschap te omvangrijk is om de essentie om te zetten in handelingen. Dit stappenplan Het stappenplan is een kapstok voor het (laten) maken van een animatie. Daarnaast schetst het de betrokken rollen, onderlinge communicatie, en verwijst het naar tools en toolkits van de Belastingdienst. Deze zijn voor zowel de Belastingdienst als het bureau leidend. Raadpleeg bij twijfel de huisstijlcoördinator.

Pagina 4 van 9


1

Briefing en offerte aanvraag door de Belastingdienst

Om te zorgen dat het proces goed verloopt worden voor het bureau alle eisen en wensen op papier gezet in de vorm van een briefing. De volgende onderdelen mogen daarin niet ontbreken: 1.1

Onderwerp, doelen en boodschap Onderwerp Korte, algemene omschrijving van het onderwerp. Vragen die hier beantwoord worden zijn: 1. Waarover gaat de animatie, wat wil je communiceren? 2. Wat is het belangrijkste probleem? 3. Wat is de oplossing? 4. Wat zijn de voordelen? 5. Hoe werkt het? Doelen Een beschrijving van wat bereikt moet worden. Hierbij maken we onderscheid tussen het communicatiedoel en kwantitatieve doelstellingen. Communicatiedoelen van de Belastingdienst zijn:

Doelen

Beschrijving

Informeren

Het overbrengen van informatie, het op de hoogte brengen van, met name feiten en/of gebeurtenissen.

Introduceren

Iets aan de doelgroep aankondigen, voorstellen en bekend maken.

Instrueren

Onderwijzen, begeleiden door een proces.

Motiveren

Aanzetten tot, stimuleren, prikkelen.

Overtuigen

Overhalen, een denkbeeld met argumenten doen laten aanvaarden.

Werven

Overhalen, overtuigen tot.

Eén van de voordelen van het inzetten van animaties is dat de resultaten van online animaties goed meetbaar zijn. Hiervoor is het goed om vooraf kwantitatieve doelstellingen te bepalen. Heb je moeite om de doelstellingen vast te stellen? Wees open en stel ze samen met het bureau op. Zij kunnen je helpen om dit op te stellen op basis van soortgelijke animaties. Boodschap De boodschap is de belofte die je wilt waarmaken, ofwel de belangrijkste informatie die je wil overbrengen. De belofte vloeit voort uit de (communicatie)strategie.

Pagina 5 van 9


1.2

Doelgroep en afzender Doelgroep Voor wie is de animatie bestemd? Gaat om een interne of externe doelgroep? Geef hier ook een korte beschrijving van de (communicatie)strategie. De strategie is gebaseerd op bepaalde inzichten over de primaire doelgroep. Op deze inzichten kan in de animatie op worden ingespeeld. Afzender Beschrijf hier wie de afzender van de animatie is. Vanuit welk organisatieonderdeel wordt er gecommuniceerd? Afhankelijk van de afzender kan het bureau de juiste inen outro selecteren.

1.3

Lengte, budget en releasedatum Lengte Een animatie is uitermate geschikt om ingewikkelde boodschappen makkelijk, begrijpbaar en compact over te brengen op de doelgroep. Om te voorkomen dat de kijker zijn concentratie en focus verliest, zou een animatie optimaal 1 minuut mogen duren en maximaal 2 minuten.

Conclusie; een langere animatie kost niet alleen meer, je bereikt er ook nog eens minder mee.

Pagina 6 van 9


Budget Voor een groot deel bepaalt de lengte van een animatie het budget. Hoe langer de animatie duurt, hoe meer tijd er nodig is voor bijvoorbeeld het schrijven van de voice-over tekst, het maken van het storyboard, het animeren zelf en het maken van de ondertiteling. Het advies is om naar het bureau open te zijn over het budget. Een bureau kan je namelijk helpen bij het maken van keuzes in de uitvoering. Door direct samen beslissingen te nemen versnel je het proces en bespaar je onnodige uitgaven. Hierbij helpen ook heldere instructies. Een goede briefing is hiervoor de basis.

Tip: een korte animatie met een sterke boodschap heeft meer impact en kost minder.

Releasedatum Tot slot vermeld je in de briefing ook de gewenste releasedatum. Hou hierbij rekening dat het webcare team en content beheerders van de website een aantal dagen nodig hebben om de animatie online beschikbaar te maken. Hiermee kan door het bureau rekening worden gehouden in planning. 1.4

Kanalen Waar gaat de animatie gepubliceerd worden? Hiervoor is het nuttig om te weten waar de doelgroep zich online bevindt en welke devices de doelgroep gebruikt. Elk platform heeft zijn eigen formaat en extensie. Om alle benodigde bestanden volledig op te leveren is het voor het bureau van belang om te weten of de animatie bijvoorbeeld op YouTube en/of de website van de Belastingdienst wordt geplaatst of in een presentatie.

1.5

Animatie laten maken Voor het produceren van animaties werkt de Belastingdienst samen met vaste leveranciers. Wil je een animatie laten maken, dan kan er via dit formulier vrijblijvend een offerte aangevraagd worden: Briefingformulier animatie

Opmerking [ML1]: Link

De juiste leverancier neemt vervolgens contact met je op als er aanvullende vragen zijn of komt direct bij je terug met een concrete offerte. Let op: de Belastingdienst is gebonden aan vaste leveranciers; afwijken hiervan is niet mogelijk en ten strengste verboden.

Pagina 7 van 9


2

Offerte en debriefing door het bureau

Hieronder een aantal tips voor het aanvragen van een offerte: 2.1

Stijl en tone-of-voice Om te zorgen voor herkenbaarheid en consistentie is de stijlkeuze gekoppeld aan doel en doelgroep. Door middel van een keuzeschema is het duidelijk welke stijl en tone-of-voice van toepassing is voor het bureau. Controleer aan de hand van het volgende schema of dit het geval is:

Doel

Doelgroep

Functie

Stijl

Kenmerken

Tone of voice

Interne communicatie

Kleinere groepen medewerkers, managers of bestuurders

Informeren, introduceren , instrueren, motiveren, overtuigen Motiveren, werven

Line-art eenvoudig

Eenvoudige overgangen tussen illustraties

Helder, vriendelijk, actief

Line-art uitgebreid

Geanimeerde figuren

Informeren, introduceren , instrueren, motiveren, overtuigen Informeren, introduceren , instrueren, motiveren, overtuigen, werven Werven

Picto

Geanimeerde figuren

Helder, vriendelijk, motiverend, inspirerend, actief Anna Drijver

Picto

Geanimeerde figuren

Mannelijk, zakelijk, helder

Cardboard

Verfijnd geanimeerd, veel bewegende elementen en perspectieven

Anna Drijver

Alle medewerkers

Externe communicatie

Burgers en ondernemers

B2B (FIOD, AEO’s, GO’s)

Burgers

Bekijk hieronder een voorbeeldanimatie van elke stijl: 1. Line-art-stijl eenvoudig 2. Line-art-stijl uitgebreid 3. Picto-stijl 4. Cardboard-stijl

Pagina 8 van 9


2.2

Aanpak en planning Hoewel elk bureau zijn eigen werkmethodiek hanteert, hebben we hieronder een overzicht gemaakt van een aantal standaard stappen die in de aanpak niet mogen ontbreken: 1. 2. 3. 4. 5.

Bepalen van verhaallijn Schrijven voice-over tekst Opnemen voice-over Opzetten storyboard Realisatie animatie a. Opleveren testversie b. Opleveren definitieve versie 6. Oplevering bestanden voor publicatie In de planning dient bij stap 5 rekening gehouden te worden dat zowel de test- en definitieve versie voorgelegd wordt aan de huisstijlcoördinator. Dit is om herkenbaarheid en consistentie van de Belastingdienst te waarborgen. Let op: het produceren van een eenvoudige line-art animatie duurt al minimaal vier weken. Voor de andere stijlen kun je uitgaan van minimaal 8 weken. 2.3

Prijs De grootste kostenpost voor het produceren van een animatie zit hem in stap 5, de realisatie van de animatie. Hoe korter de animatie, hoe lager de kosten. De prijs is verder opgebouwd uit de uren van de tekstschrijver, het uitwerken van het storyboard en het opnemen van de voice-over. Voor het inspreken van de voiceover door Anna Drijver zijn de volgende standaard tarieven afgesproken met de Belastingdienst;  

Inspreektarief is € 345 per uur exclusief btw Online buy-out per animatie in Nederland is € 345 exclusief btw

Hierbij komen nog de kosten voor studiohuur en het opleveren van het WAVmasterbestand voor de animator. Voor het inhuren van een andere stemacteur zullen de kosten waarschijnlijk iets hoger zijn. Neem contact op met huisstijlcoördinator indien deze kosten aan de hoge kant lijken te zijn. Verder kunnen er bijvoorbeeld nog extra kosten worden gemaakt voor het maken van illustraties. Dit is het geval wanneer er in de toolkit nog geen illustraties voorhanden zijn. Deze kosten zullen als stelpost worden opgenomen in de offerte en enkel gefactureerd worden indien er nieuwe animaties gecreëerd zijn. Bij het opstellen van de offerte en debriefing worden door het bureau ook een aantal standaard correctierondes opgenomen. Heb je een laag budget, bundel dan alle aanpassingen en dien deze in 1 keer in. Hou er rekening mee dat extra correctierondes leiden tot extra kosten. 2.4

Oplevering Het laten maken van een animatie is een uitgebreid proces dat bestaat uit meerdere stappen. Om te zorgen dat de animatie op tijd wordt opgeleverd is het belangrijk om goede afspraken met het bureau te maken. Zo verminder je de kans dat het project uitloopt en niet op tijd opgeleverd kan worden. Pagina 9 van 9

Stappenplan voor het maken van een animatie

Recommend Documents